(Luận Văn Tốt Nghiệp Ngành Kế Toán Doanh Nghiệp) Kế Toán Bán Hàng Và Xác Định Kết Quả Bán Hàng Tại Công Ty Cổ Phần Thương Mại Trường Ngân

- Các phương pháp nghiên cứu cụ thể: Để nghiên cứu và trính bày kết quả nghiên cứu, em vận dụng kết hợp các phương pháp về nghiên cứu lý thuyết, khảo sát thực tế, phỏng vấn, tham khảo ý

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em, các số liệu,

kết quả trong luận văn tốt nghiệp là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế

của đơn vị thực tập

Tác giả luận văn tốt nghiệp

NGUYỄN THÙY LINH

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT v

DANH MỤC SƠ ĐỒ vi

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: 4

LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 4

1.1.Khái quát chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 4

1.1.1 Khái niệm về bán hàng 4

1.1.2 Khái niệm về xác định kết quả bán hàng 4

1.1.3 Mối quan hệ giữa bán hàng và xác định kết quả bán hàng 5

1.1.4 Yêu cầu của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 5

1.1.5 Vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 6

1.1.6 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 6

1.1.7 Các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán 1.1.7.1 Các phương thức bán hàng 7

1.2.Nội dung cơ bản của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 9

1.2.1 Các nguyên tắc cơ bản và chuẩn mực kế toán chi phối đến bán hàng và xác định kết quả bán hàng 9

1.2.2 Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 12

1.2.3 Sổ sách kế toán sử dụng trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng và trình bày thông tin trên Báo cáo tài chính 27

1.2.4 Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán 31

CHƯƠNG 2: 35

THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI TRƯỜNG NGÂN35 2.1 Tổng quan về công ty CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI TRƯỜNG NGÂN 35 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển công ty cổ phần thương mại Trường Ngân 35

2.1.2.Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh tại công ty 37

2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý tại công ty 37

2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty 38

2.2 Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty Cổ Phần Thương Mại Trường Ngân 43

2.2.1 Phương thức bán hàng, phương thức thanh toán và các loại hàng hóa tại công ty 43

2.2.2 Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty Cổ Phần Thương Mại Trường Ngân 44

2.3 Đánh giá công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty Cổ Phần thương mại Trường Ngân 66

2.3.1 Ưu điểm 66

2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân hạn chế 68

Kết luận chương 2 70

CHƯƠNG 3: 71

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI TRƯỜNG NGÂN 71

3.1 Định hướng phát triển công ty 71

3.2 Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty Cổ Phần Thương Mại Trường Ngân 72

3.3 Giải Pháp hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 73

3.3.1 Giải pháp hoàn thiện 73

3.3.2 Điều kiện thực hiện giải pháp 75

Kết luận chương 3 78

KẾT LUẬN 79

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 80

PHỤ LỤC 81

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1 : Trình tự doanh thu bán hàng 16

Sơ đồ 1.2 : Sơ đồ hạch toán giá vốn hàng bán 19

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng 22

Sơ đồ 1.4 Trình tự hạch toán xác định kết quả bán hàng 27

Sơ đồ 1.5 Quy trình xử lý thông tin kế toán 32

Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty Cổ Phần Thương Mại Trường Ngân 39

Sơ đồ 2.2 : Tổ chức hạch toán theo hình thức Nhật ký chung 42

Sơ đồ 2.3 Quy trình ghi sổ doanh thu bán hàng 45

Sơ đồ 2.4 Quy trình ghi sổ giá vốn hàng bán 54

Sơ đồ 2.5 Quy trình ghi sổ kế toán chi phí bán hàng 60

Sơ đồ 2.6 Quy trình ghi sổ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp 61

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong bối cảnh kinh tế phát triển, hàng hóa nhiều ngành dư thừa, công nghệ kĩ thuật và chất lượng hàng hóa ngày càng cao, các doanh nghiệp cần năng động sáng tạo, vạch chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp, đáp ứng nhu cầu khách hàng, nâng cao sức cạnh tranh Trong các khâu, bán hàng là một khâu quan trọng, xác định kết quả kinh doanh giúp nhà quản trị thường xuyên cập nhật thông tin, xây dựng chiến lược kinh doanh Tổ chức hợp lý quá trình bán hàng và xác định kết quả giúp đơn vị quản lý hoạt động kinh doanh tốt hơn, đảm bảo các chu kỳ bán hàng diễn ra đều đặn, tránh ứ đọng vốn, mang lại hiệu quả và nâng cao đời sống lao động Trên cơ sở vận dụng lý luận và căn cứ tình hình thực tế tại đơn vị, với sự giúp đỡ tận tình của Giáo viên hướng dẫn PGS.TS NGUYỄN BÁ MINH và các cán bộ kế toán,

em xin đi vào nghiên cứu đề tài “Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán

hàng tại công ty Cổ Phần Thương Mại Trường Ngân (sau đây gọi tắt là

- Phân tích, đánh giá và đề xuất một số ý kiến hoàn thiện kế toán bán hàng

và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại Trường Ngân

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu về lý luận và thực trạng kế toán

bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty (cách thức luân

chuyển chứng từ, phương thức bán hàng, phương pháp kế toán bán hàng và xác định kết quả …).

Phạm vi nghiên cứu:

Nghiên cứu thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ Phần Thương Mại Trường Ngân trong quý IV năm 2018 trên giác

độ kế toán tài chính

 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp luận: Hạch toán kế toán là khoa học kinh tế, với đối tượng

nghiên cứu ở đây là kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Do vậy phương pháp nghiên cứu dựa trên chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử

- Các phương pháp nghiên cứu cụ thể: Để nghiên cứu và trính bày kết quả

nghiên cứu, em vận dụng kết hợp các phương pháp về nghiên cứu lý thuyết, khảo sát thực tế, phỏng vấn, tham khảo ý kiến kế toán, thống kê số liệu, phân tích, so sánh…để thu thập và xử lý tài liệu:

Thu thập tài liệu thứ cấp: Thực hiện nghiên cứu vấn đề kế toán bán hàng

và xác định kết quả kinh doanh thông qua việc tham khảo các giáo trình, sách báo, thông tư, nghị định…Quan sát, nghiên cứu về chứng từ sổ sách kế toán, báo cáo tài chính tại Công ty năm 2018 và thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng

Thu thập tài liệu sơ cấp: Thực hiện phỏng vấn, xin ý kiến trực tiếp các

cán bộ kế toán và các nhân viên khác tại công ty….và xin ý kiến của giảng viên hướng dẫn

Tổng hợp xử lý tài liệu thu thập được làm luận chứng cho kết quả nghiên

cứu: Sử dụng phương pháp thống kê mô tả, phân tích định tính và so sánh

giữa thực trạng và cơ sở lý luận để suy diễn, quy nạp và trình bày kết quả

4 Kết cấu chính của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận giữa các chương, danh mục tài liệu

tham khảo, luận văn gồm 3 chương :

Chương 1: Lý luận cơ bản về <Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng

= trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại

công ty cổ phần thương mại Trường Ngân

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện về kế toán bán hàng và xác định kết

quả bán hàng tại công ty cổ phần thương mại Trường Ngân

CHƯƠNG 1:

LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.Khái quát chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1.1.1 Khái niệm về bán hàng

Bán hàng là quá trình bên bán chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua để từ đó thu được tiền hoặc được quyền thu tiền ở bên mua

Trong doanh nghiệp thương mại bán hàng là khâu cuối cùng, khâu quan trọng nhất của quá trình kinh doanh Trên góc độ kinh tế, bán hàng là quá trình hàng hóa của doanh nghiệp được chuyển từ hình thái vật chất (hàng) sang hình thái tiền tệ (tiền)

Trong các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại dịch vụ nói riêng, quá trình bán hàng có những đặc điểm chính như sau:

- Có sự thỏa thuận trao đổi giữa người mua và người bán Người bán đồng ý bán, người mua đồng ý mua, người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền

- Có sự thay đổi quyền sở hữu về hàng hóa: người sở hữu mất quyền sở hữu còn người mua có quyền sở hữu về hàng hóa đã mua

- Trong quá trình tiêu thụ hàng hóa nhất định và nhận lại từ khách hàng một khoản tiền gọi là doanh thu bán hàng hóa Đây là cơ sở để doanh nghiệp xác định kết quả hoạt động kinh doanh chính của mình

1.1.2 Khái niệm về xác định kết quả bán hàng

Kết quả bán hàng là kết quả của quá trình bán hàng thông thường của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định, được biểu hiện bằng số tiền lãi hay

lỗ

Xác định kết quả bán hàng là việc so sánh giữa chi phí bán hàng đã bỏ

ra và doanh thu từ quá trình kinh doanh đã thu về trong kỳ Nếu doanh thu

lớn hơn chi phí nghĩa là kết quả bán hàng có lãi, nếu thu nhập nhỏ hơn chi phí nghĩa là kết quả bán hàng bị lỗ Việc xác định kết quả bán hàng thường được tiến hành vào cuối kỳ (cuối tháng, cuối quý, cuối năm) tùy thuộc vào đặc điểm và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

1.1.3 Mối quan hệ giữa bán hàng và xác định kết quả bán hàng

Bán hàng và xác định kêt quả có mối quan hệ hữu cơ với nhau Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, mặt khác, xác định kết quả bán hàng lại là căn cứ quan trọng để đơn

vị quyết định có tiếp tục tiêu thụ hàng hóa ra thị trường nữa hay không Như vậy, kết quả bán hàng là mục đích cuối cùng còn bán hàng là phương tiện trực tiếp để đạt được mục đích đó

1.1.4 Yêu cầu của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng

Nghiệp vụ bán hàng liên quan đến từng khách hàng, từng phương thức thanh toán và từng mặt hàng, từng loại dịch vụ nhất định Do đó, công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ đòi hỏi phải quản lý các chỉ tiêu như quản lý doanh thu, quản lý các khoản giảm trừ doanh thu, tình hình thay đổi trách nhiệm vật chất ở khâu bán, tình hình tiêu thụ và thu hồi tiền, tình hình công nợ và thanh toán công nợ, quản lý giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ…

Quản lý nghiệp vụ bán hàng, xác định kết quả bán hàng cần bám sát các yêu cầu sau:

- Quản lý sự vận động của từng mặt hàng trong quá trình xuất – nhập – tồn kho trên các chỉ tiêu số lượng, chất lượng và giá trị Xác định đúng thời điểm hàng hóa được coi là đã tiêu thụ để kịp thời lập báo cáo bán hàng

- Nắm bắt theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng khách hàng và từng loại sản phẩm tiêu thụ Thường xuyên báo cáo tình hình bán hàng và thanh toán, nhằm giám sát chặt chẽ hàng hóa

bán ra về cả số lượng, chủng loại.Đôn đốc thanh toán, thu hồi đầy đủ tiền hàng

- Tổ chức luân chuyển hệ thống chứng từ khoa học, hợp lý, tránh sự trùng lặp hoặc bỏ sót, không quá phức tạp nhưng vẫn đảm bảo yêu cầu và hiệu quả Hình thức sổ sách kế toán sử dụng cũng cần phù hợp, tối ưu nhất với đặc điểm ngành nghề kinh doanh

- Tính toán, xác định đúng đắn chi phí, doanh thu, kết quả của từng loại hoạt động và thực hiện nghiêm túc cơ chế phân phối lợi nhuận

- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước theo chế độ quy định

1.1.5 Vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng

Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng giữ vai trò rất quan trọng đối với bản thân doanh nghiệp nói riêng và với nền kinh tế nói chung Xét về phía doanh nghiệp, chỉ khi bán được hàng doanh nghiệp mới có thu nhập để bù đắp các chi phí đã bỏ ra, phần lợi nhuận thu được có thể sử dụng

để mở rộng hoạt động kinh doanh, tăng quy mô, nâng cao đời sống, thu nhập cho người lao động, tạo nguồn tích lũy cho nền kinh tế

Việc xác định chính xác kết quả bán hàng là cơ sở xác định chính xác hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp đối với Nhà nước thông qua việc nộp thuế, phí, lệ phí, xác định cơ cấu chi phí hợp lý và sử dụng có hiệu quả cao số lợi nhuận thu được, giải quyết hài hòa các lợi ích kinh tế giữa: Nhà nước, tập thể và các cá nhân người lao động

1.1.6 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng

Trong các doanh nghiệp thương mại dịch vụ hiện nay, công tác kế toán nói chung cũng như kế toán bán hàng nói riêng đã giúp cho các doanh nghiệp

và Nhà nước đánh giá được mức độ hoàn thành kế hoạch về các chỉ tiêu: Giá vốn hàng bán, chi phí, lợi nhuận… từ đó có được cái nhìn tổng quan về tình

hình kinh doanh, công tác quản lý trong đơn vị, là cơ sở đề ra các giải pháp khắc phục những mặt hạn chế, tồn tại

Các khâu trong quá trình bán hàng cần được tổ chức, sắp xếp hợp lý, tạo sự thống nhất trong toàn hệ thống góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng

Để phát huy vai trò quan trọng của công tác kế toán trong quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, kế toán bán hàng cần thực hiện tốt những nhiệm vụ sau đây:

- Tính toán, phản ánh đúng đắn, kịp thời, chi tiết số lượng, chất lượng, trị giá vốn của hàng hóa mua vào, hàng hóa bán ra và hàng tồn kho Tính toán đúng đắn chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp…phục vụ cho việc xác định kết quả bán hàng

- Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch lợi nhuận, kiểm tra tình hình quản lý tiền thu về bán hàng, tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán và việc thực hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp với Nhà nước

- Tính toán, phản ánh đúng đắn, kịp thời, chi tiết doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ, thường xuyên đôn đốc, bảo đảm thu hồi đủ và kịp thời tiền bán hàng, tránh bị chiếm dụng vốn bất hợp lý

- Cung cấp thông tin trung thực, chính xác, lập quyết toán đầy đủ kịp thời, đánh giá và phản ánh đúng tình hình bán hàng, tình hình thực hiện nghĩa

vụ với Nhà nước

Việc thực hiện tốt các nhiệm vụ nêu trên giúp cho việc quản lý chặt chẽ hàng hóa và kết quả bán hàng Để thực hiện tốt các nhiệm vụ này, kế toán cần nắm vững nội dung công việc trong tổ chức công tác kế toán và phải đảm bảo các yêu cầu đã nêu trên

1.1.7 Các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán 1.1.7.1 Các phương thức bán hàng

 Bán buôn:

Bao gồm hai hình thức:

- Bán buôn qua kho

+ Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Là hình thức bán hàng

trong đó doanh nghiệp xuất kho hàng hóa giao trực tiếp cho đại diện của bên mua

+ Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: Là hình thức bán hàng

trong đó doanh nghiệp căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc hợp đồng đã ký kết xuất kho hàng hóa

- Bán buôn không qua kho

+ Bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp: Là hình thức bán mà người mua cử

đại diện đến nhận hàng do doanh nghiệp bán chỉ định theo hóa đơn của người bán

đã nhận

+ Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng: Là hình thức bán

hàng mà bên bán tự vận chuyển hàng từ các điểm nhận hàng đến địa điểm của bên mua theo hợp đồng bằng phương tiện vận chuyển tự có hoặc thuê ngoài

 Hình thức bán hàng thu tiền trực tiếp: nhân viên bán hàng trực tiếp bán hàng cho khách và thu tiền

 Hình thức bán hàng trả góp: người mua trả tiền mua hàng thành nhiều lần Doanh nghiệp thương mại ngoài số tiền thu theo hoá đơn giá bán hàng hoá còn thu thêm khoản tiền lãi trả chậm của khách

 Hình thức bán hàng tự động: Hình thức này không cần nhân viên bán hàng đứng quầy giao hàng và nhận tiền tiền của khách Khách hàng tự động nhét thẻ tín dụng của mình vào máy bán hàng và nhận hàng (Hình thức này chưa phổ biến rộng rãi ở nước ta nhưng ngành xăng dầu cũng đã bắt đầu áp dụng bằng việc tạo ra một số cây xăng bán hàng tự động ở các trung tâm thành phố lớn)

 Hình thức gửi đại lý bán:

Doanh nghiệp thương mại giao hàng cho cơ sở nhận đại lý Họ nhận hàng và thanh toán tiền cho doanh nghiệp thương mại rồi sau đó được nhận hoa hồng đại lý

bán (hàng hóa thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại) Hàng hóa được xác nhận là tiêu thụ khi doanh nghiệp nhận được tiền cho bên nhận đại lý thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán

1.1.7.2 Các Phương thức Thanh toán

- Phương thức thanh toán trực tiếp: Sau khi nhận được hàng mua, doanh

nghiệp thương mại thanh toán ngay tiền cho người bán, có thể bằng tiền mặt, bằng tiền cán bộ tạm ứng, bằng chuyển khoản, có thể thanh toán bằng hàng (hàng đổi hàng) những hóa đơn trên 20 triệu phải chuyển khoản theo Thông tư 26/2015/TT-BTC tại Điều 1, Khoản 10 sửa đổi, bổ sung Điều 15, Thông tư 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ Tài chính ban hành,

- Phương thức thanh toán chậm trả: Doanh nghiệp đã nhận hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho người bán Việc thanh toán chậm trả có thể thực hiện theo điều kiện tín dụng ưu đãi theo thoả thuận

1.2.Nội dung cơ bản của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1.2.1 Các nguyên tắc cơ bản và chuẩn mực kế toán chi phối đến bán hàng và xác định kết quả bán hàng

1.2.1.1 Các nguyên tắc kế toán cơ bản

- Nguyên tắc cơ sở dồn tích: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền Báo cáo tài chính lập trên cơ sở dồn tích phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai

- Nguyên tắc hoạt động liên tục: Báo cáo tài chính được lập trên cơ sở giả định là doanh nghiệp đang hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường trong tương lai gần, doanh nghiệp không có ý định cũng như không buộc phải ngừng hoạt động hay thu hẹp đáng kể quy mô hoạt động Trường hợp thực tế khác với giả định hoạt động liên tục thì báo cáo tài

chính phải lập trên một cơ sở khác và phải giải thích cơ sở đã sử dụng để lập báo cáo tài chính

- Nguyên tắc nhất quán: Các chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm Nếu có sự thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đã chọn, doanh nghiệp phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính

- Nguyên tắc giá gốc: Tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc, giá gốc của tài sản được tính theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả

để có được tài sản hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó tại thời điểm tài sản được ghi nhận Giá gốc của tài sản không được thay đổi, trừ khi có quy định khác trong chuẩn mực kế toán cụ thể

- Nguyên tắc phù hợp: Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau, khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu, chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó

- Nguyên tắc thận trọng: Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để thiết lập các ước tính kế toán trong điều kiện không chắc chắn Nguyên tắc này đòi hỏi:

 Phải lập các khoản dự phòng nhưng không lập quá lớn;

 Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập;

 Không đánh giá thấp hơn giá trị các khoản nợ phải trả và chi phí;

 Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn

về khả năng thu được lợi ích kinh tế Chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí

- Nguyên tắc trọng yếu: Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin hoặc thông tin thiếu chính xác có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai sót được đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể, tính trọng yếu của thông tin được xem xét trên cả phương diện định tính và định lượng

1.2.1.2 Các chuẩn mực kế toán chi phối đến kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng

Các chuẩn mực kế toán Việt Nam chi phối đến kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh gồm có:

Chuẩn mực kế toán VAS 01: Chuẩn mực kế toán chung

Chuẩn mực này quy định, hướng dẫn các nguyên tắc và yêu cầu kế toán cơ bản, các yếu tố và ghi nhận các yếu tố trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp

Chuẩn mực kế toán VAS 02: Hàng tồn kho

Mục đích của chuẩn mực này là quy định và hướng dẫn các nguyên tắc và phương pháp kế toán hàng tồn kho, bao gồm:

- Xác định giá trị và kế toán hàng tồn kho vào chi phí;

- Ghi giảm giá trị hàng tồn kho cho phù hợp giá trị thuần có thể thực hiện được;

- Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho làm cơ sở ghi sổ kế toán, lập Báo cáo tài chính

Chuẩn mực kế toán VAS 14: Doanh thu và thu nhập khác

Chuẩn mực này quy định, hướng dẫn các nguyên tắc, phương pháp kế toán doanh thu, thu nhập khác, gồm:

- Các loại doanh thu, thời điểm ghi nhận doanh thu;

- Phương pháp kế toán doanh thu và thu nhập khác để làm cơ sở ghi sổ kế toán và lập Báo cáo tài chính

Trích dẫn điều kiện ghi nhận doanh thu đối với hoạt động bán hàng, doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời các điều kiện sau được thỏa mãn:

 Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua;

 Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người

sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;

 Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;

 Doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng;

 Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

Doanh thu Cung cấp dịch vụ: Thực hiện công việc đã thỏa thuận theo hợp đồng trong một kỳ, hoặc nhiều kỳ kế toán, như cung cấp dịch vụ vận tải, du lịch, cho thuê TSCĐ theo phương thức cho thuê hoạt động, doanh thu hợp đồng xây dựng…

 Điều kiện ghi nhận doanh thu:

 Nguyên tắc kế toán tiền trong ghi nhận doanh thu : doanh thu chỉ được ghi nhận khi và chỉ khi kế toán thu được tiền đối với các giao dịch liên quan đến doanh thu

 Nguyên tắc kế toán dồn tích : doanh thu được ghi nhận khi chúng phát sinh và đủ điều kiện ghi nhận là doanh thu, không nhất thiết phải gắn với dòng tiền thu

 Theo VAS 14, doanh thu bán hàng chỉ được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn 5 điều kiện sau:

1 Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích và quyền

sở hữu sản phẩm hàng hóa cho người mua

2 Doanh nghiệp không nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người

sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa

3 Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn

4 Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng

5 Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

 Phương pháp xác định doanh thu:

 Doanh thu bán hàng trong doanh nghiệp thường được thực hiện riêng theo từng loại :

Q tt số lượng sản phẩm, dịch vụ được coi là tiêu thụ

 Doanh thu bán hàng thuần (DTT)

DTT = Σ DT - Các khoản giảm trừ

 Phương pháp tính doanh thu cụ thể đối với một số trường hợp cụ thể:

Doanh thu bán theo phương thức trả góp, trả chậm là giá bán trả tiền một lần (không gồm lãi chậm trả).

Đối với hàng hoá xuất khẩu doanh nghiệp bán theo giá nào thì doanh thu phản ánh theo giá

đó, không phân biệt giá bán tại nước xuất khẩu hay ở nước ngoài.

Đối với hàng hoá, thành phẩm dùng để trao đổi:

- Nếu trao đổi lấy hàng hoá tương tự (cùng bản chất, cùng giá trị) thì việc trao đổi đó không coi là doanh thu

- Nếu trao đổi lấy hàng hoá khác không tương tự thì việc trao đổi đó được coi

là doanh thu và xác định bằng Giá trị hợp lý của hàng hoá, dịch vụ nhận về, sau khi điều chỉnh các khoản tiền hoặc tương đương tiền trả thêm, thu thêm Nếu không xác định được giá trị hợp lý của hàng nhận về thì doanh thu được xác định là giá trị hợp lý của hàng đem trao đổi sau khi điều chỉnh các khoản tiền thu thêm hoặc trả thêm

Đối với hoạt động gia công thì doanh thu tính theo giá gia công ghi trên hoá đơn của khối lượng sản phẩm gia công hoàn thành trong kỳ

Đối với sản phẩm biếu tặng, tiêu dùng nội bộ thì doanh thu được tính là giá thành sản xuất hoặc giá vốn hàng bán

Đối với đơn vị kinh doanh bảo hiểm doanh thu là phí bảo hiểm phải thu hoặc

đã thu trong kỳ

Doanh thu bằng ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch trên thị trường tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ

 Các khoản giảm trừ doanh thu gồm:

- Chiết khấu thương mại: là khoản doanh nghiệp giảm giá bán niêm yết cho khách hàng khi mua hàng với khối lượng lớn

- Giảm giá hàng bán: là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hoá cung cấp kém phẩm chất, sai quy cách lạc hậu thị hiếu

- Giá trị hàng bán bị trả lại: là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán

-Theo thông tư số 133 của BTC, các khoản giảm trừ doanh thu được hạch toán trực tiếp trên TK 511

 Chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán sử dụng:

Hóa đơn GTGT( mẫu 01- GTKT-3LL)

Hóa đơn bán hàng thông thường ( mẫu 02- GTTT-3LL)

Bảng thanh toán hàng đại lý, kí gửi (mẫu 01-BH)

Thẻ quầy hàng ( mẫu 02-BH)

Các chứng từ thanh toán ( phiếu thu, séc chuyển khoản, séc thanh toán,

ủy nhiệm thu, giấy báo có ngân hàng, bảng sao kê ngân hàng)

Chứng từ kế toán liên quan khác như phiếu nhập kho hàng trả lại

 TÀI KHOẢN KẾ TOÁN SỬ DỤNG

- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch

vụ của công ty trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất, kinh doanh từ các giao dịch và các nghiệp vụ sau:

 Bán hàng hóa: Bán sản phẩm do công ty sản xuất ra, bán hàng hóa mua vào và bán bất động sản đầu tư;

 Cung cấp dịch vụ: Thực hiện công việc đã thỏa thuận theo hợp đồng trong một kỳ, hoặc nhiều kỳ kế toán, như cung cấp dịch vụ vận tải, du lịch, cho thuê TSCĐ theo phương thức cho thuê hoạt động, doanh thu hợp đồng xây dựng…

Dựa vào yêu cầu quản lý, công ty phân chia TK này thành các TK cấp

TK 5118 - Doanh thu khác

- TK 3331: Thuế GTGT phải nộp TK này áp dụng chung cho đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế và đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

- TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện

3331

Doanh thu bán hàng hóa với

DN nộp thuế GTGT trực tiếp ghi theo tổng giá thanh toán Các khoản giảm trừ

911

TK111,112,13

K511

1.2.2.2 Kế toán giá vốn hàng bán

Giá vốn hàng bán thuần là giá thực tế xuất kho của số sản phẩm đã bán được (hoặc gồm cả chi phí mua hàng phân bổ cho hàng hóa đã bán ra trong kỳ

- đối với doanh nghiệp thương mại)

*Tính giá hàng hóa xuất trong kì

a Phương pháp tính giá thực tế bình quân:

Giá thực tế của hàng hóa xuất

Số lượng hàng hóa (tồn đầu kỳ+ số lượng nhập trong kỳ)

b Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO)

Theo phương pháp này hàng hóa được tính giá thực tế xuất kho trên cơ

sở giả định là lô hàng hóa nào nhập trước sẽ được xuất trước Vì vậy, lượng hàng hóa xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập

đó

c Phương pháp đích danh

Hàng hóa được xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh) Vì vậy, khi xuất nguyên vật liệu ở lô nào thì tính giá thực tế nhập kho đích danh của lô

đó

Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô nguyên vật liệu nhập kho với các loại hàng hóa có giá trị cao, phải xây dựng hệ thống kho tàng cho phép bảo quản riêng từng lô hàng

hóa nhập kho

Ngoài ra nếu doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán chi tiết hàng nhập- xuất thì cuối kỳ, kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để phản ánh trên các tài khoản

Khi xác định trị giá hàng hóa xuất kho, người ta xác định trị giá mua hàng hóa xuất kho và phân bổ chi phí thu mua cho hàng hóa xuất kho trong

Chi phí thu mua hàng hóa được phân bổ cho hàng hóa bán ra trong kỳ

được xác định như sau :

d Phương pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ

Áp dụng đối với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng hóa mẫu mã khác nhau nhưng không có điều kiện kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho Vì vậy, doanh nghiệp phải tính giá cho số lượng hàng hóa tồn kho cuối

kỳ trước, sau đó mới xác định được hàng hóa xuất kho trong kỳ:

vốn hàng bán 156; 1381

1.2.2.3 Kế toán chi phí bán hàng

 Chi phí bán hàng: Là toàn bộ các chi phí thực tế phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ

 Chi phí bán hàng gồm:

- Chi phí nhân viên: là những khoản phải trả cho nhân viên bán hàng,

nhân viên đóng gói, bảo quản, vận chuyển, bao gồm tiền lương, tiền

công, các loại phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN

- Chi phí vật liệu, bao bì: các chi phí về vật liệu, bao bì, bao gói sản

phẩm, hàng hóa, dịch vụ dùng cho vận chuyển hàng hóa

- Chi phí dụng cụ, đồ dùng: chi phí về dụng cụ, để phục vụ cho quá

trình bán hàng như dụng cụ đo lường, tính toán, phương tiện làm việc

- Chi phí khấu hao tài sản cố định: chi phí khấu hao các tài sản cố định

dùng trong khâu tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa như nhà cửa, máy móc…

- Chi phí bảo hành: là các khoản chi phí bỏ ra để sửa chữa, bảo hành

sản phẩm, hàng hóa trong thời gian bảo hành

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: chi phí thuê ngoài sửa chữa tài sản cố

định, tiền thuê kho, tiền thuê bóc vác, vận chuyển, hoa hồng trả lại cho nhân

viên bán hàng

- Chi phí bằng tiền khác: chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí

giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng, chi phí bảo hành sản phẩm

TK 6421 - chi phí bán hàng

TK 111, TK 112

Chi tiết như sau:

Tài khoản 64211 - Chi phí nhân viên

Tài khoản 64212 - Chi phí vật liệu, bao bì

Tài khoản 64213 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng

Tài khoản 64214 - Chi phí khấu hao TSCĐ

Tài khoản 64215 - Chi phí bảo hành

Tài khoản 64217 - Chi phí dịch vụ mua ngoài

Tài khoản 64218 - Chi phí bằng tiền khác

 Phương pháp hạch toán

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng 1.2.2.5 Chi phí quản lý doanh nghiệp

 Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính và một số khoản khác có tính chất chung toàn doanh nghiệp

Theo quy định của chế độ hiện hành, chi phí quản lý doanh nghiệp chi tiết thành các yếu tố chi phí sau:

6421

334, 338

Trích lập quỹ dự phòngphải trả khác

Trích KH TSCĐ

Chí phí nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý

352

152, 153…

 Chi phí nhân viên quản lý gồm chi phí về tiền lương, phụ cấp phải trả cho ban giám đốc, nhân viên các phòng ban của doanh nghiệp và khoản trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ trên tiền lương nhân viên quản lý theo tỷ lệ quy định

 Chi phí vật liệu quản lý: giá trị vật liệu, nhiên liệu xuất dùng cho công tác quản lý, cho sửa chữa TSCĐ, công cụ dụng cụ

 Chi phí đồ dùng văn phòng: giá trị đồ dùng, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý

 Chi phí khấu hao TSCĐ: khấu hao TSCĐ dùng cho doanh nghiệp như nhà văn phòng, vật kiến trúc, máy móc thiết bị quản lý dùng cho văn phòng

 Thuế phí và lệ phí: chi phí về thuế như thuế môn bài, thuế nhà đất, và các khoản phí, lệ phí khác

 Chi phí dự phòng: các khoản trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi

 Chi phí dịch vụ mua ngoài: chi phí về điện nước, điện thoại, thuê nhà dùng cho toàn doanh nghiệp

 Chi phí bằng tiền khác: các khoản chi bằng tiền phát sinh cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp và các khoản chi phí đã kể trên như chi phí hội nghị, tiếp khách

TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi tiết như sau

Tài khoản 64221 - Chi phí nhân viên quản lý

Tài khoản 64222 - Chi phí vật liệu quản lý

Tài khoản 64223 - Chi phí đồ dùng văn phòng

Tài khoản 64224 - Chi phí khấu hao TSCĐ

Tài khoản 64225 - Thuế, phí và lệ phí

Tài khoản 64226 - Chi phí dự phòng

Tài khoản 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài

Tài khoản 64228 - Chi phí bằng tiền khác

152, 153…

Chi phí VL, CCDC dùng cho quản lý kinh doanh

352

Trích lập quỹ dự phòngphải trả khác

911

214

Trích KH TSCĐ

242, 335

Chi phí trả trước và chi phí phải trả tính vào CPQLKD

Các khoản thuế, phí lệ phí

333

111, 112,

Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền

1.2.2.6 Kế toán chi phí thuế TNDN và Xác định kết quả bán hàng

Kế toán chi phí thuế TNDN

*Nguyên tắc kế toán chi phí thuế TNDN :

-Tài khoản này dùng để phản ánh chi phí thuế TDND của DN phát sinh

trong năm làm căn cứ xác định KQHĐKD sau thuế của doanh nghiệp trong

năm tài chính hiện hành

- Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành là số thuế thu nhập doanh

nghiệp phải nộp tính trên thu nhập chịu thuế trong năm và thuế suất thuế thu

nhập doanh nghiệp hiện hành

* Chủ yếu sử dụng TK 821

TK 8211 – chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành;

Các Tài khoản liên quan khác: TK 3334, 243, 347,

= Lợi -

nhuận gộp

Thuế TNDN = Lợi nhuận trước thuế x 20%

Lợi nhuận sau thuế = Lợi nhuận trước thuế - Thuế TNDN

* Chứng từ sổ sách sử dụng

Phiếu kế toán

* Tài khoản sử dụng

TK 911- Xác định kết quả kinh doanh

* Trình tự xác định kết quả bán hàng (thực hiện vào cuối mỗi kỳ)

Sơ đồ 1.4 Trình tự hạch toán xác định kết quả bán hàng

1.2.3 Sổ sách kế toán sử dụng trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán

hàng và trình bày thông tin trên Báo cáo tài chính

Kết chuyển chi phí thuế TNDN

chi phí thuế TNDN hoãn lại

Kết chuyển chi phí thuế TNDN chi phí thuế TNDN hoãn lại Kết chuyển chi phí trong kì Kết chuyển doanh thu,

thu nhập khác trong kì

 Đối với hình thức sổ kế toán Nhật ký chung

mà chỉ có dư Nợ đầu kỳ và dư Có đầu kỳ

Sổ Cái các tài khoản: TK511, TK 632, TK 642, TK 911, TK 821 Bảng cân đối số phát sinh

 Sổ kế toán chi tiết:

Sổ chi tiết Tk 511, sổ chi tiết TK642,,,

 Đối với hình thức sổ kế toán Nhật Ký - sổ cái

Hình thức sổ kế toán nhật ký - sổ cái bao gồm các loại sổ sau :

- Nhật ký - sổ cái

- các sổ , thẻ kế toán chi tiết

 Đổi với hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ

Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là < chứng từ ghi sổ < Hình thức này bao gồ các loại sổ kế toán sau :

- sổ cái các tài khoản

- sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết

1.2.3.2 Trình bày thông tin về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trên Báo cáo tài chính

Trên Bảng cân đối kế toán:

- Số dư cuối kỳ TK 156 được thể hiện trên chỉ tiêu <Hàng tồn kho=

- Số dư cuối kỳ TK 111, TK 112 được thể hiện trên chỉ tiêu <Tiền=

- Số dư cuối kỳ TK 131 được thể hiện trên chỉ tiêu <Phải thu ngắn hạn của khách hàng= nếu như thời hạn thu hồi còn lại không quá 12 tháng, chỉ tiêu

<Phải thu dài hạn của khách hàng= nếu như thời hạn thu hồi còn lại lớn hơn

12 tháng

- Sau khi xác định kết quả kinh doanh có lãi, số dư bên Có của TK 421 được phản ánh trên chỉ tiêu <Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối= Nếu kết quả kinh doanh lỗ, được thể hiện bằng số âm dưới hình thức ghi trong ngoặc đơn (…)

- Số dư cuối kỳ TK 333 được phản ánh trên chỉ tiêu <Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước=

Trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh:

- Số phát sinh bên Có TK 511 được phản ánh trên chỉ tiêu <Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ= (Mã số 01)

- Chỉ tiêu <Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ= (Mã số 10):

- Số liệu chi tiết về chi phí lãi vay trên TK 635 được phản ánh trên chỉ tiêu

<Chi phí lãi vay= (Mã số 23)

- Số phát sinh bên Có TK 642 đối ứng với bên Nợ TK 911 được phản ánh trên chỉ tiêu <Chi phí quản lý kinh doanh = (Mã số 24)

- Chỉ tiêu <Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh= (Mã số 30):

Mã số 30 = Mã số 20 + (Mã số 21 – Mã số 22) – Mã số 24

- Số phát sinh bên Nợ TK 711 đối ứng với bên Có TK 911 phản ánh trên chỉ tiêu <Thu nhập khác= (Mã số 31)

- Số phát sinh bên Có TK 811 đối ứng bên Nợ TK 911 được phản ánh trên chỉ tiêu <Chi phí khác= (Mã số 32)

- Chỉ tiêu <Lợi nhuận khác= (Mã số 40 = Mã số 31 – Mã số 32)

- Chỉ tiêu <Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế= (Mã số 50 = Mã số 30 + Mã số 40)

- Số phát sinh bên Có TK 8211 đối ứng bên Nợ TK 911 hoặc số phát sinh bên

Nợ TK 8211 đối ứng bên Có TK 911 được phản ánh trên chỉ tiêu <Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành= (Mã số 51), ở trường hợp sau được ghi âm dưới hình thức ghi trong ngoặc đơn (…)

- Chỉ tiêu <Lợi nhuận sau thuế TNDN= (Mã số 60 = Mã số 50 – Mã số 51)

1.2.4 Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán

 Tổ chức khai báo ban đầu

Để đưa chương trình kế toán trên phần mềm vào sử dụng, chúng ta cần thực hiện khai báo danh mục ban đầu Danh mục là tập hợp dữ liệu dùng để quản lý một cách có tổ chức, khoa học, tránh nhầm lẫn giữa các đối tượng thông qua việc mã hóa các đối tượng cụ thể cần quản lý Mỗi danh mục sẽ bao gồm nhiều danh điểm, mỗi danh điểm là một đối tượng cụ thể cần quản

lý Riêng đối với kế toán bán hàng và xác định kết quả sẽ liên quan đến các danh mục như: Danh mục tài khoản, danh mục hàng hóa, danh mục nhà cung cấp, danh mục khách hàng, danh mục TSCĐ, danh mục nhân viên…

 Mã hóa các đối tượng

Mã hóa là cách thức thể hiện sự phân loại, sắp xếp theo tiêu chuẩn đã lựa chọn và được ký hiệu riêng cho từng đối tượng mã hóa Có thể hiểu, mã hóa

là việc sử dụng một hoặc một nhóm ký tự (số, chữ) đại diện cho đối tượng cần

mã hóa Việc mã hóa trong kế toán có thể sử dụng mã trình tự (sử dụng các chữ số theo trình tự liên tục), mã khối, mã nhóm (mã phân thành các nhóm ký

tự với ý nghĩa mô tả khách nhau), mã phân cấp, mã gợi nhớ (mang tính gợi nhớ)…Mã hóa phải bảo đảm yêu cầu đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu để tổng hợp Mã hóa cho phép nhận diện, tìm kiếm nhanh chóng, tăng tốc độ xử lý dữ liệu, giảm thời gian nhập liệu, tiết kiệm bộ nhớ và tăng hiệu quả trong việc quản lý, tương tác với các đối tượng

 Tổ chức nhập dữ liệu và quy trình xử lý dữ liệu

Các tài liệu gốc sau khi được phân loại, tập hợp sẽ được nhập vào chương trình trên màn hình bảng nhập liệu, kế toán sẽ lựa chọn và thiết lập phương pháp tính giá vốn xuất kho, tiêu thức phân bổ chi phí, khấu hao… Cuối kỳ, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển và phân bổ thông qua các lệnh đã lập trình sẵn trong chương trình, để chương trình tự động xử lý dữ liệu liên quan được nhập vào hệ thống, từ đó xuất ra các thông tin đầu ra gồm các sổ kế toán, các báo cáo kế toán, báo cáo tài chính… Khi muốn sửa hay xóa dữ liệu, kế toán thực hiện sửa và xóa trực tiếp trên màn hình bảng nhập liệu, chương trình sẽ tự động cập nhật những thay đổi và phản ánh lên các sổ, các báo cáo liên quan Ở bất cứ thời điểm nào, nếu muốn in dữ liệu, kế toán đều có thể thực hiện in bằng cách vào mục sổ sách, báo cáo cần in và thực hiện lệnh in

Quy trình xử lý thông tin như sau:

Sơ đồ 1.5 Quy trình xử lý thông tin kế toán

Hệ thống sổ kế toán và trình tự hệ thống hóa thông tin kế toán phụ thuộc vào hình thức kế toán, mỗi hình thức kế toán có một hệ thống sổ kế toán và trình tự hệ thống hóa thông tin khác nhau

Chứng

từ gốc

Nhập dữ liệu vào hệ thống

Hệ thống tự động xử lý theo thiết lập ban đầu

Sổ kế toán, báo cáo kế toán…

Nếu doanh nghiệp sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung, từ các chứng từ gốc ban đầu sẽ được nhập vào hệ thống, sau khi xử lý sẽ cho ra nhật ký chung, sổ cái các TK 511, TK 156, TK 632, TK 6421, TK 6422, TK 911…,

sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng, phải trả người bán, sổ chi tiết bán hàng… các báo cáo kế toán như báo cáo nhập – xuất – tồn, báo cáo bán hàng…và báo cáo tài chính

-Giao diện phần mềm kế toán công ty áp dụng :