Báo cáo Quản trị dự Án phần mềm (KMA)

Tổng hợp những câu hỏi cần thiết và quan trọng của môn Quản trị dự án phần mềm (KMA). Tài liệu này giúp các bạn sinh viên có thể vượt qua các bài kiểm tra giữa kỳ, cuối kỳ và đạt kết quả cao nhất. Xin cảm ơn các bạn đã xem và tải tài liệu.

XÁC ĐỊNH DỰ ÁN

Tài liệu Business Case

- Executive Summary: o Mục tiêu: Triển khai một trang website bán quần áo trực tuyến để tăng cường trải nghiệm mua sắm của khách hàng cho Shop thời trang KRIK o Lợi ích: Mở rộng thị trường, tăng doanh số bán hàng, củng cố danh tiếng trực tuyến, cải thiện trải nghiệm người dùng o Tổng kết: Dự án này hứa hẹn mang lại nhiều cơ hội kinh doanh và cung cấp giải pháp tốt nhất để Shop KRIK bước vào thị trường thương mại điện tử

- Reason: o Vấn đề: Nhu cầu ngày càng tăng về mua sắm trực tuyến, cạnh tranh mạnh mẽ từ các đối thủ trong ngành thời trang o Giải pháp: Xây dựng một trang website bán hàng trực tuyến với trải nghiệm người dùng tốt, tích hợp hệ thống thanh toán an toàn và cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc

- Business Option: Để đáp ứng thách thức và cơ hội để mở rộng thị phần của shop, có nhiều cách giải quyết khác nhau: có thể xây dựng website bán hàng hoặc mở thêm cửa hàng o Vấn đề: Với dự án xây dựng kênh bán hàng online, có thể mua website sẵn có hoặc thuê ngoài để xây dựng website mới Nếu như mua website có sẵn thì cơ chế bảo mật không tốt, dễ bị hack,… Nếu như thuê ngoài xây dựng website thì chi phí sẽ cao hơn nhưng độ bảo mật tốt hơn o Phương án: Phát triển và quản lý một trang website bán hàng trực tuyến chuyên nghiệp với các tính năng như tìm kiếm tiện lợi, giao diện thân thiện, và tích hợp mạnh mẽ với các hệ thống tồn kho và giao hàng

- Expected Benefit: o Tăng doanh số bán hàng trực tuyến o Mở rộng khách hàng đối tượng o Xây dựng thương hiệu trực tuyến mạnh mẽ o Cải thiện sự hài lòng của khách hàng o Giảm chi phí thuê nhân viên, thuê cửa hàng

- Expected Dis-Benefit: o Chi phí triển khai ban đầu khá cao vì phải mất một khoản tiền khá lớn để xây dựng trang website o Khả năng cạnh tranh từ các đối thủ lớn o Rủi ro về bảo mật thông tin khách hàng

- Timescale: o Thời gian triển khai: Dự án dự kiến chạy trong giai đoạn phát triển và triển khai trong vòng 5 tháng 7 ngày bắt đầu từ tháng 10 năm 2023 đến tháng 3 năm 2024 o Lợi ích ngắn hạn: Trong vòng 12 tháng kể từ khi trang website bắt đầu hoạt động, dự kiến sẽ có sự tăng trưởng đáng kể trong doanh số bán hàng trực tuyến và sự mở rộng của khách hàng đối tượng o Lợi ích dài hạn: Lợi ích từ dự án này sẽ được theo dõi chặt chẽ trong vòng 3 năm sau khi dự án hoàn thành để đánh giá hiệu suất và xác định tỷ lệ thu hồi vốn đầu tư o Đánh giá hiệu suất dự án: Các mốc đánh giá hiệu suất sẽ được thực hiện hàng năm sau thời điểm ra mắt (cứ sau 12 tháng) Các chỉ số quan trọng bao gồm tăng trưởng doanh số, tỷ lệ chuyển đổi và đánh giá phản hồi từ khách hàng

→ Dự án sẽ tiếp tục theo dõi và đánh giá lợi ích trong toàn bộ chu kỳ hoạt động, nhưng sự tập trung đặc biệt sẽ đặt vào những năm đầu tiên sau triển khai để đảm bảo rằng các mục tiêu kinh doanh ngắn hạn và dài hạn đều được đạt được

- Cost: Chi phí của dự án và chi phí vận hành để vận hành output của dự án, cũng như nguồn ngân sách cho dự án o Phát triển và thiết kế website: ước tính khoảng 40 triệu đồng o Quảng cáo và tiếp thị trực tuyến: ước tính khoảng 20 triệu đồng o Huấn luyện nhân viên và hỗ trợ kỹ thuật: ước tính khoảng 20 triệu đồng

- Major Risk: Nhóm dự án sẽ tiến hành một đánh giá chi tiết về các rủi ro tiềm ẩn và xác định khả năng và tác động của chúng đối với dự án quản trị website bán quần áo trực tuyến cho Shop thời trang KRIK Các rủi ro dự kiến sẽ bao gồm: o Chi phí triển khai: Rủi ro về sự tăng cao về chi phí triển khai so với dự kiến ban đầu o Bảo mật thông tin: Rủi ro liên quan đến việc bảo mật thông tin cá nhân của khách hàng trên trang web o Cạnh tranh: Rủi ro về sự cạnh tranh mạnh mẽ từ các đối thủ trong ngành thời trang trực tuyến

→ Đối phó với rủi ro o Dự báo chi phí triển khai tốt hơn: Thực hiện một đánh giá chi tiết hơn và dự báo tốt hơn về chi phí triển khai từ đầu để tránh sự bất ngờ o Hiện đại hóa bảo mật: Đầu tư vào công nghệ bảo mật hiện đại để đảm bảo an toàn thông tin cá nhân của khách hàng o Nghiên cứu đối thủ: Thực hiện nghiên cứu thị trường đối thủ để điều chỉnh chiến lược kinh doanh

Nhóm dự án sẽ duy trì một hệ thống giám sát liên tục để theo dõi và đánh giá các rủi ro, cũng như sẽ chuẩn bị các kế hoạch đối phó linh hoạt để giảm tác động của chúng đối với dự án Điều này bao gồm việc thiết lập các kịch bản và kế hoạch dự phòng để đảm bảo rằng dự án có thể thích ứng linh hoạt với mọi tình huống không mong muốn.

Thông tin dự án

Khách hàng Shop thời trang KRIK Địa điểm khách hàng 280 – 282 Nguyễn Trãi Đơn vị thực hiện Công ty TNHH KRIK Việt Nam

Tên dự án Xây dựng Website bán quần áo trực tuyến

Ngày bắt đầu dự án 6/10/2023

Ngày kết thúc dự án 29/3/2024

Mục tiêu dự án Theo các yêu cầu mà KRIK đề xuất, website phải đáp ứng được:

Thứ nhất: Giới thiệu sản phẩm của cửa hàng

- Sản phẩm mới và nổi bật: Đặc điểm này nhấn mạnh việc giới thiệu các dòng sản phẩm mới nhất, điểm nổi bật về kiểu dáng và chất lượng Cung cấp mô tả chi tiết, hình ảnh rõ nét để khách hàng có cái nhìn toàn diện về sản phẩm

- Thông tin màu sắc và giá cả: Đảm bảo rằng thông tin về màu sắc của sản phẩm được mô tả đầy đủ và chính xác Giá cả cũng cần phải rõ ràng và đúng với giá bán thực tế ngoài cửa hàng

- Chế độ đổi trả, khuyến mãi và giá cả: Cung cấp thông tin chi tiết và rõ ràng về chính sách đổi trả, các chương trình khuyến mãi hiện tại, cũng như giá thành của sản phẩm Điều này giúp khách hàng có cái nhìn toàn diện về ưu đãi mà họ có thể nhận được khi mua sắm

Thứ hai: Quản lý bán sản phẩm

- Hệ thống quản lý sản phẩm: Phải có một hệ thống quản lý sản phẩm hiệu quả, giúp dễ dàng thêm mới, cập nhật thông tin và hình ảnh sản phẩm Hỗ trợ danh mục sản phẩm, giúp khách hàng dễ dàng tìm kiếm và lựa chọn

- Giỏ hàng và thanh toán: Cung cấp giao diện giỏ hàng thuận tiện và tích hợp các phương thức thanh toán đa dạng Bảo mật thông tin thanh toán là ưu tiên hàng đầu

- Quản lý đơn hàng: Hệ thống cần có khả năng theo dõi và quản lý đơn hàng một cách hiệu quả Cung cấp thông báo cho người quản trị và khách hàng về tình trạng đơn hàng

- Ưu đãi và khuyến mãi: Hỗ trợ triển khai chương trình khuyến mãi, giảm giá, voucher, và quản lý ưu đãi đối với khách hàng thân thiết

Thứ ba: Yêu cầu về kỹ thuật

- Responsive design: Website cần phải có giao diện đáp ứng, tức là có thể hiển thị một cách tốt trên nhiều thiết bị, từ máy tính đến điện thoại di động

- Tích hợp SEO: Đảm bảo website được tối ưu hóa cho công cụ tìm kiếm để tăng cơ hội xuất hiện ở top trong kết quả tìm kiếm

- Bảo mật: Cung cấp một môi trường an toàn cho khách hàng khi mua sắm online, bao gồm cả bảo vệ dữ liệu cá nhân và thông tin thanh toán

- Hệ thống trợ giúp tốt: Có các chức năng giúp khách hàng có thể đặt hàng trực tuyến, có chức năng tư vấn giúp cho khách hàng biết về thông tin những sản phẩm mới nhất, hỗ trợ khách hàng về kích thước chất liệu và các chính sách vận chuyển, đổi trả

- Giao diện: Dễ sử dụng, thân thiện với người dùng và phải bật lên tính thời trang, chất riêng của cửa hàng

Thứ tư: Thời gian thực hiện

- Lập kế hoạch: Xây dựng một lịch trình chi tiết cho việc phát triển website, bao gồm cả giai đoạn thiết kế, phát triển, kiểm thử, và triển khai

- Liên tục cập nhật: Thường xuyên báo cáo về tiến độ cho các bên liên quan, đồng thời kiểm soát và giải quyết vấn đề ngay khi chúng xuất hiện để đảm bảo dự án diễn ra đúng tiến độ

- Kiểm thử và đảm bảo chất lượng: Dành thời gian đủ để kiểm thử mọi khía cạnh của website, đảm bảo rằng nó hoạt động mượt mà và đáp ứng đúng các yêu cầu đã đề xuất

Phạm vi dự án Ranh giới của dự án:

- Danh mục tính năng: Xác định rõ ràng những tính năng chính mà website sẽ cung cấp, bao gồm quản lý sản phẩm, giỏ hàng, thanh toán, quản lý đơn hàng, và chế độ đổi trả

- Giao diện người dùng: Mô tả rõ ràng về giao diện người dùng, bao gồm cách thông tin sản phẩm được hiển thị, cách người dùng tương tác với trang website, cách giỏ hàng và thanh toán được thiết kế

- Quản lý nội dung: Xác định cách quản lý và hiển thị nội dung trên trang website, bao gồm mô tả sản phẩm, chương trình khuyến mãi, và chính sách đổi trả Ứng dụng của sản phẩm:

- Đối tượng người dùng: Xác định đối tượng người dùng mục tiêu của trang website

- Phương tiện tiếp cận: Mô tả cách sản phẩm sẽ được quảng bá và tiếp cận đối tượng khách hàng, bao gồm chiến lược tiếp thị trực tuyến, xã hội, và quảng cáo

Sản phẩm bàn giao cho khách hàng

STT Sản phẩm Ngày bàn giao Nơi bàn giao

1 Tài liệu phân tích thiết kế 12/11/2023 280 – 282 Nguyễn Trãi –

2 Website bán quần áo trực tuyến 19/3/2024 280 – 282 Nguyễn Trãi –

3 Tài liệu hướng dẫn quản trị website 1/3/2024 280 – 282 Nguyễn Trãi –

Giả thiết và ràng buộc

1 Về nhân sự (Những người thực hiện dự án):

- Người quản lý dự án: Cao Văn Văn

2 Về kỹ thuật, công nghệ:

Sử dụng HTML, CSS, Javascrip, PHP, Bootstrap

Sử dụng trên nền tảng: Chrome, Cốc cốc,…

Các công cụ hỗ trợ như: Visual Studio Code, Xampp

3 Chi phí: Dự kiến khoảng 90 triệu đồng

4 Nguồn nhân lực thực hiện dự án:

Nhân sự: 4 người trong đó:

- Cán bộ nghiệp vụ: 2 người

- Nhóm phân tích thiết kế hệ thống: 4 người

- Nhóm cài đặt, triển khai, bảo trì: 2 người

- Nhà quản lý dự án: 1 người

Thông tin: Shop thời trang KRIK cung cấp

- Cán bộ nghiệp vụ: 2 người

- Nhóm phân tích thiết kế hệ thống: 4 người

- Nhóm cài đặt, triển khai, bảo trì: 2 người

- Nhà quản lý dự án: 1 người

6 Quá trình thực hiện dự án chia làm 5 giai đoạn chính:

- Giai đoạn 1: Xác định yêu cầu

- Giai đoạn 2: Phân tích thiết kế hệ thống

- Giai đoạn 3: Thiết kế website (Sử dụng mã nguồn mở Wordpress)

- Giai đoạn 5: Bàn giao sản phẩm

KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN

Các thông tin chính

- Chủ đầu tư: Shop thời trang KRIK

- Quy mô dự án: o Nhân lực: 4 người o Thời gian: 5 tháng 23 ngày

- Mục đích, mục tiêu, phạm vi và các yêu cầu: o Mục đích: Xây dựng hoàn thiện website theo yêu cầu khách hàng o Mục tiêu: Các chức năng chính của sản phẩm sau khi đã được xây dựng

▪ Hệ thống hỗ trợ khách hàng đăng ký tài khoản

▪ Hệ thống hỗ trợ khách hàng đăng nhập

▪ Hệ thống hỗ trợ khách hàng tìm kiếm sản phẩm quần áo thời trang

▪ Hệ thống hỗ trợ khách hàng đặt mua hàng trực tuyến

▪ Hệ thống hỗ trợ khách hàng thanh toán trực tuyến

▪ Hệ thống hỗ trợ khách hàng quản lý giỏ hàng cá nhân

▪ Hệ thống hỗ trợ khách hàng quản lý tài khoản cá nhân

▪ Hệ thống hỗ trợ admin đăng nhập quản trị

▪ Hệ thống hỗ trợ admin quản lý đơn hàng

▪ Hệ thống hỗ trợ admin thống kê-báo cáo

▪ Hệ thống hỗ trợ admin quản lý sản phẩm

▪ Hệ thống hỗ trợ admin quản lý tài khoản khách hàng và tài khoản nhân viên o Yêu cầu:

▪ Bên xây dựng phần mềm sẽ phải bàn giao sản phẩm hoàn thiện có đầy đủ chức năng, các tài liệu có liên quan như đã cam kết với khách hàng

▪ Khách hàng phải đảm bảo bàn giao đúng số tiền xây dựng dự án cho bên xây dựng theo đúng bản hợp đồng.

Những người liên quan chính

Nhóm thực hiện dự án:

Những người sử dụng sản phẩm dự án: Nhân viên Shop thời trang KRIK và khách hàng

Các mốc thời gian quan trọng

30/10/2023 5/12/2023 Hoàn thành bản phân tích thiết kế hệ thống và giao diện cho khách hàng 6/12/2023 26/2/2024 Hoàn chỉnh các chức năng của hệ thống và kiểm thử 27/2/2024 29/2/2024 Hoàn thiện tài liệu hướng dẫn sử dụng

28/3/2024 29/3/2024 Bàn giao sản phẩm và kết thúc dự án

Tài liệu Scope statement

• Phạm vi sản phẩm: Có đầy đủ các chức năng theo yêu cầu của khách hàng:

- Phía quản lý cửa hàng: o Đăng nhập quản trị o Quản lý đơn hàng o Thống kê – báo cáo o Quản lý sản phẩm o Quản lý tài khoản khách hàng và tài khoản nhân viên

- Phía khách hàng mua quần áo: o Đăng ký tài khoản o Đăng nhập o Tìm kiếm sản phẩm quần áo thời trang o Đặt mua hàng trực tuyến o Thanh toán trực tuyến o Quản lý giỏ hàng cá nhân o Quản lý tài khoản cá nhân

- Đặc tả được sản phẩm của cửa hàng và phải đảm bảo có đủ sản phẩm của cửa hàng trên trang web

- Hệ thống và giao diện dễ sử dụng, gần gũi với khách hàng

- Dễ dàng nâng cấp, phát triển và bảo trì trang website

- Nhân sự: o Tổng thành viên tham gia: 4 người o Chuyên gia thiết kế giao diện: 2 người o Quản lý dự án: 1 người

- Công nghệ, phần mềm cần sử dụng: HTML, CSS, JavaScrip, PHP, Bootstap, Visual Studio Code

- Thời gian thực hiện dự án: 6/10/2023 – 29/3/2024

- Thời gian thực hiện dự án có thể thay đổi do: o Trang thiết bị gặp trục trặc o Khách hàng thay đổi yêu cầu dự án trong phạm vi cho phép o Lý do khách quan

- Dự án thuộc mức độ trung bình nên ước lượng dự tính thười gian nếu có thay đổi sẽ vào khoảng 10%

- Hệ thống đã hoàn thành đủ chức năng mà khách hàng yêu cầu: o Giao diện người dùng hoạt động tốt o Chức năng thanh toán an toàn o Thống kê – báo cáo chính xác o Đầy đủ sản phẩm trên trang website mà khách hàng cần

- Đưa ra gói nâng cấp và bảo trì trong vòng 6 tháng đối với trang website

- Quy trình kiểm thử và chấp nhận: o Kiểm thử chức năng, hiệu suất, tương thích trình duyệt o Kiểm thử tích hợp với các hệ thống bên ngoài o Bảo đảm tuân thủ với các tiêu chuẩn bảo mật

• Công cụ lập kế hoạch

- Công cụ soạn thảo văn bản: Microsoft Word

- Công cụ xây dựng lập lịch quản lý dự án Microsoft Project

- Công cụ soạn thảo và tính toán Microsoft Excel

- Công cụ xây dựng cơ sở dữ liệu MySQL

- Sử dụng IDE: Visual Studio Code

- Tài liệu tham khảo trên Google

LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN

Nhân sự

Sơ yếu lý lịch của những thành viên trong nhóm:

Lịch biểu công việc

Tổng thời gian dự kiến là 5 tháng 23 ngày được phân bổ như sau:

- Giai đoạn 1: Khảo sát hiện trạng, xác định yêu cầu (14 ngày)

- Giai đoạn 2: Phân tích thiết kế hệ thống (8 ngày)

- Giai đoạn 3: Thiết kế website (Sử dụng mã nguồn mở Wordpress) (99 ngày)

- Giai đoạn 4: Kiểm thử (12 ngày)

- Giai đoạn 5: Bàn giao sản phẩm (2 ngày)

Kế hoạch phân công công việc cụ thể được chia thành các giai đoạn cụ thể như sau:

Giai đoạn Nội dung công việc Thành viên đảm nhận Từ ngày Đến ngày

Khảo sát hiện trạng, thiết kế và phân tích yêu cầu khách hàng

Xác định yêu cầu khách hàng 17/10/2023 18/10/2023

Viết tài liệu phân tích yêu cầu khách hàng

Phân tích thiết kế hệ thống

Mô hình hoá chức năng (Vẽ usecase và đặc tả usecase)

Mô hình hoá cấu trúc 27/10/2023 27/10/2023

Mô hình hoá dữ liệu (Vẽ mô hình thực thể quan hệ)

Thiết kế cơ sở dữ liệu 2/11/2023 3/11/2023

Các site của nhãn hàng 27/11/2023 5/12/2023

Thiết kế cơ sở dữ liệu 25/1/2024 7/2/2024

Sử dụng API các bên thứ 3 8/2/2024 13/2/2024

Lập tài liệu hướng dẫn quản trị và sử dụng sản phẩm

Bàn giao sản phẩm Bàn giao sản phẩm và kết thúc dự án 28/3/2024 29/3/2024

Tài chính

STT Hạng mục Chi tiết Thành tiền Ghi chú

3.2 Chi phí đội thực hiện dự án

3.3 Đơn giá đội thực hiện dự án

STT Tên Đơn giá giờ làm việc thông thường Đơn giá giờ

3.4 Cấu trúc công việc WBS

Hình Cấu trúc công việc WB

PHÂN TÍCH RỦI RO

Xác định rủi ro

STT Lĩnh vực xảy ra rủi ro

8 Sự hài lòng của khách hàng

1.1 Rủi ro về xác định yêu cầu

- Yêu cầu khó hiểu, nhiều thay đổi trong quá trình thực hiện dự án

- Các yêu cầu mâu thuẫn, thiếu chặt chẽ hoặc quá sơ sài

- Khách hàng thay đổi bất ngờ phạm vi trong quá trình thực hiện dự án

- Hiểu sai yêu cầu khách hàng

- Lấy thiếu yêu cầu khách hàng

- Đánh giá chưa đủ về tính khả thi của yêu cầu

- Tổng hợp yêu cầu chưa rõ ràng dễ gây tranh cãi hiểu sai vấn đề

1.2 Rủi ro về kế hoạch

- Lên kế hoạch không đầy đủ do dự án phức tạp không lường trước được

- Các lịch thực hiện dự án lạc quan

- Dự án thay đổi quá phức tạp

- Phạm vi dự án thay đổi đột ngột

- Không kịp tiến độ bàn giao dự án do bị trễ ở các giai đoạn dẫn đến trễ cả dự án

- Không quản lý được phạm vi công việc

- Ước lượng chi phí khá xa thực tế dẫn đến thiếu ngân sách

- Kế hoạch truyền thông và giao tiếp chưa hiệu quả

- Nhanh so với kế hoạch nhưng không có hiệu quả

1.3 Rủi ro về chất lượng dự án

- Sản phẩm: o Thừa tính năng (tính năng không cần thiết) o Quá phức tạp để khách hàng vận hành do tính thân thiện của phần mềm thấp o Hệ thống không thực sự đúng hoặc thiếu yêu cầu o Hiệu năng hoạt động thấp o Số lượng các trình duyệt và hệ điều hành mà hệ thống hỗ trợ không đáp ứng được yêu cầu o Nhiều lỗi phát sinh trong khi khách hàng vận hành phần mềm o Phần mềm thiếu khả năng chịu lỗi o Triển khai sẩn phẩm không thuận lợi, không chạy được

- Kiểm thử: o Không phát hiện được hết lỗi o Đánh giá không đúng về khả năng chịu tải của hệ thống o Kiểm thử quá trình cài đặt kém hiệu quả o Kiểm thử sản phẩm không đạt yêu cầu về tốc độ xử lý

1.4 Rủi ro về tổ chức

- Mất mát nhân sự chủ chốt như quản lý dự án hay các nhân viên chủ chốt

- Quản lý: o Yếu kém trong việc vận hành dự án o Thiếu kinh nghiệm quản lý dự án o Tổ chức phân công nhân sự chưa được hiệu quả o Có mâu thuẫn trong nội bộ làm giảm tiến độ

- Kết hợp các bên liên quan còn khó khăn

1.5 Rủi ro về nhân sự

- Thành viên tham gia dự án: o Trình độ chuyên môn không đáp ứng được yêu cầu công việc o Làm việc thiếu chuyên nghiệp o Đội ngũ phát triển dự án không vững chắc o Làm việc thiếu trách nhiệm o Thiếu nhân sự để thực hiện dự án o Thành viên tham gia dự án đột ngột bị giảm trong quá trình thực hiện dự án (do ốm đau, lý do riêng) o Thiếu sự cam kết hỗ trợ của những người tham gia dự án (khách hàng hoặc kỹ thuật viên chưa có ràng buộc hợp đồng)

- Phân công nhân sự chưa hợp lý

- Mâu thuẫn giữa các thành viên trong dự án

- Thêm người vào dự án quá muộn

1.6 Rủi ro về kỹ thuật

- Cơ sở vật chất, hạ tầng gặp trục trặc (máy tính hỏng, mất điện, mạng lỗi,…)

- Yêu cầu về công nghệ, thiết bị cài đặt xa lạ với đội dự án

- Lựa chọn công nghệ không phù hợp

- Triển khai cài đặt sản phẩm không thuận lợi, không chạy được

- Mã nguồn viết không đúng yêu cầu hoặc không đúng phân tích, thiết kế, phải viết lại nhiều lần

- Lỗi khi tích hợp module không tương thích

1.7 Rủi ro về ngân sách

- Nguồn tài trợ cho dự án bị thiếu hụt hoặc chậm

- Nhà tài trợ ngừng đầu tư cho dự án vì lý do nào đó

- Khó thống nhất về kinh phí và thời gian cho dự án

- Chi phí phát sinh vượt quá ngân sách cho phép

- Thiếu thốn trong cơ sở vật chất

1.8 Rủi ro về sự hài lòng của khách hàng

- Giao diện không đúng yêu cầu của khách hàng

- Đòi hỏi báo cáo tiến độ thường xuyên trong khi chưa thể hoàn thành

- Sản phẩm nhận được phản hồi không tốt từ khách hàng, phải làm lại

- Khó khăn trong đàm phán về chi phí, thời hạn bàn giao sản phẩm

- Vi phạm hợp đồng với khách hàng

1.9 Rủi ro về kiểm soát

- Các bản mã không được lưu trữ cẩn thận

- Thiết hệ thống theo dõi và đánh giá tiến trình

- Thiếu quy trình xác nhận và phê duyệt thay đổi

- Thiếu quy tắc và quy trình báo cáo vấn đề

1.10 Rủi ro về các lĩnh vực khác

- Thời tiết: Bão, lũ lụt, động đất,…

- Sự cố: Mất mạng, mất điện, cháy nhà,…

- Đội phát triển gặp vấn đề về tinh thần, sức khoẻ: ngộ độc, bệnh tật, tai nạn,…

Phân tích rủi ro

Phân tích các rủi ro để tìm ra kế hoạch giải quyết hoặc làm giảm thiểu rủi ro không mong muốn

❖ Thang đánh giá tác động của rủi ro lên dự án:

Lĩnh vực Mức độ ảnh hưởng

Rất cao Cao Trung bình Thấp

Chất lượng > 5 lần cho phép 3 – 5 lần cho phép

2 – 3 lần cho phép < 2 lần cho phép

❖ Thang đánh giá mức độ rủi ro dựa trên tiêu chí xác suất:

Mức độ ảnh hưởng Rất cao Cao Trung bình Thấp

Khả năng xảy ra rủi ro

Khả năng xảy ra cao 60 – 80% Ít khả năng xảy ra 35 – 60%

Hầu như không xảy ra < 35%

Đánh giá rủi ro

1 Lên kế hoạch không đầy đủ

2 Các lịch thực hiện lạc quan Rất lâu Thấp Cao Trung bình 17

3 Dự án thay đổi quá phức tạp Lâu Cao Rất cao Rất cao 2

4 Dự án thay đổi phạm vi Rất gần Cao Cao Cao 8

Không kịp tiến độ bàn giao dự án do bị trễ ở các giai đoạn dẫn đến trễ cả dự án

Khá lâu Rất cao Rất cao Không chấp nhận 1

Không quản lý được phạm vi công việc

Rất gần Thấp Thấp Thấp 18

Yêu cầu khó hiểu, nhiều thay đổi trong quá trình thực hiện dự án

Các yêu cầu mâu thuẫn, thiếu chặt chẽ hoặc quá sơ sài

Rất gần Cao Cao Cao 4

Khách hàng thay đổi bất ngờ phạm vi trong quá trình thực hiện

Ngay lập tức Thấp Thấp Thấp 20

Nguồn tài trợ cho dự án chậm trễ nhiều lần

Rất cao Cao Cao Cao 5

Nhà tài trợ ngừng đầu tư cho dự án vì lý do nào đó

Trung bình Rất cao Cao 7

Khó thống nhất về kinh phí và thời gian cho dự án

Yêu cầu về công nghệ, thiết bị cài đặt xa lạ so với dự án

Sắp xảy ra Thấp Thấp Trung bình 16

Kết hợp các bên liên quan còn gặp nhiều khó khăn

Không xác định Cao Cao Cao 3

Cơ sở vật chất, hạ tầng gặp trục trặc (máy tính hỏng, mất điện, mạng lỗi,…)

Triển khai cài đặt sản phẩm không thuận lợi, không chạy được

Sắp xảy ra Trung bình

Khi tích hợp các phần thì hệ thống không tương thích

Ngay lập tức Thấp Trung bình

Kiểm thử sản phẩm không đạt yêu cầu về tốc độ xử lý

Các thành viên trong đội tạm nghỉ (do ốm đau, lý do riêng,…)

Trung bình Thấp Trung bình 15

Mâu thuẫn giữa các thành viên trong dự án

Rất gần Cao Trung bình Cao 9

Lên kế hoạch trong quản lý rủi ro dự án

Việc lập kế hoạch trong quản lý rủi ro dự án là một điều rất quan trọng sẽ liên quan đến mức độ thành công của công việc Để lập kế hoạch dự án cần dựa theo sơ đồ dòng dữ liệu sau:

Thực hiện với năm rủi ro hàng đầu và hướng giải quyết

Mã Công việc cần làm Phương pháp khắc phục

MS01 - Đề nghị với khách hàng về việc có thể gia hạn thời gian bàn giao phần mềm

- Đề nghị nhà tài trợ hỗ trợ thêm chi phí để thuê nhân viên làm thêm giờ để đẩy nhanh tiến độ

- Đẩy nhanh tốc độ làm việc của nhân viên, chấp nhận làm ngoài giờ

- Thường xuyên báo cáo tiến độ công việc

Né tránh Ngay từ khi mới thực hiện dự án

- Luôn có các kế hoạch cho nhân viên làm thêm giờ, tăng lương cho nhân viên

- Mua bảo hiểm để chia sẻ chi phí khi dự án xảy ra rủi ro

- Thiết lập và quản lý thời gian chi tiết cho từng phần chặt hơn

MS02 - Thực hiện các cuộc họp giữa các nhóm thiết kế, phát triển để tìm ra các đoạn yêu cầu phức tạp, từ đó lên kế hoạch tìm kiếm các chuyên gia về lĩnh vực đó

- Tập trung khi các nhân viên khá, giỏi để phối hợp cùng chuyên gia xử lý các đoạn yêu cầu phức tạp đó

- Lập lại kế hoạc phân bố nhân sự khi có các trường hợp phức tạp xảy ra

- Thương lượng với khách hàng, nếu yêu cầu đó quá phức tạp nhằm thay đổi hoặc loại bỏ bớt các yêu cầu, phân tích rõ cho khách hàng hiểu rõ về chi phí và các lợi ích

Né tránh hoặc giảm nhẹ

Ngay từ khi mới phát hiện

- Tham khảo ý kiến chuyên gia khi mới phát hiện

- Xây dựng quỹ dự phòng nhằm bù lỗ cho dự án

- Lược bỏ hoặc giảm bớt khó khăn tới mức có thể

MS03 - Tư vấn cho khách hàng những yêu cầu cần thiết và chi phí của dự án nếu thay đổi, giảm nhẹ khó khăn

- Cử thêm người đi lấy yêu cầu và xác định rõ cái khách hàng cần, không phải cái khách hàng muốn

- Tạo mọi điều kiện để có thể lấy yêu cầu có demo cho khác hàng hình dung

- Nhờ chuyên gia phân tích và trợ giúp

- Họp bàn và đưa ra quyết định thay thế tối ưu nếu phát hiện lỗi quá muộn

MS04 - Lập bàn kế hoạch báo cáo chi tiết chi phí và thời gian cần thiết chính xác nhất

- Liên tục cập nhật và báo cáo tiến độ dự án theo định kỳ tuần, tháng,…

- Đề nghị với nhà tài trợ lưu ý với các rủi ro có thể xảy ra khi chậm trễ

Giảm nhẹ, né tránh, thiết lập bảo trợ

Vào giữa dự án khi vấn đề diễn biến theo chiều hướng xấu

- Có thể có quỹ dự phòng cho dự án ngay từ ban đầu

- Tham khảo ý kiến chuyên gia tài chính về chi phí thu chi

- Tìm hiểu nguyên nhân và cách giải quyết nhanh nhất

- Có thể tìm thêm nhà đầu tư, tài trợ cho dự án

MS05 - Tạo mối quan hệ, thúc đẩy hợp tác chặt chẽ giũa các bên liên quan

- Lập kế hoạch khắc phục và liên kết chặt chẽ với bên ổn định nhất, tốt nhất

Ngay khi mới bắt đầu dự án

- Ký kết hợp đồng đảm bảo cho dự án

- Tìm kiếm chuyên gia và xem xét, tham khảo các dự án trước đó của bên đầu tư.

Kiểm soát rủi ro

Kiểm soát rủi ro bắt đầu với việc chọn lựa chiến lược và phương pháp đối phó rủi ro Có nhiều chiến lược và phương pháp đối phó khác nhau, tuy theo tình huống dự án, môi trường và đặc thù của từng rủi ro Trong thực tế, các chiến lược phổ biến nhất bao gồm trong hình dưới đây:

- Tránh né: Dùng “đường đi khác” để né tránh rủi ro, đường đi mới có thể không có rủi ro, có rủi ro nhẹ hơn hoặc chi phí đối phó rủi ro thấp hơn Chẳng hạn: o Thay đổi phương pháp, công cụ thực hiện, thay đổi con người o Thương lượng với khách hàng (hoặc nội bộ) để thay đổi mục tiêu

- Chuyển giao:Giảm thiểu rủi ro bằng cách chia sẻ tác hại khi chúng xảy ra Chẳng hạn: o Đề nghị với khách hàng chấp nhận và chia sẻ rủi ro (tăng thời gian, chi phí) o Báo cáo ban lãnh đạo để chấp nhận tác động và chi phí đối phó rủi ro o Mua bảo hiểm để chia sẻ chi phí khi rủi ro xảy ra

- Giảm nhẹ: Thực thi các biện pháp để giảm thiểu khả năng xảy ra rủi ro hoặc giảm thiểu tác động và chi phí khắc phục rủi ro nếu nó xảy ra Chẳng hạn: o Cảnh báo và triệt tiêu các yếu tố làm cho rủi ro xuất hiện o Điều chỉnh các yếu tố có liên quan theo dây chuyền để rủi ro xảy ra sẽ có ít tác động

- Chấp nhân: Đành chấp nhận “sống chung” với rủi ro trong trường hợp chi phí loại bỏ, phòng tránh, làm nhẹ rủi ro quá lớn (lớn hơn chi phí khắc phục tác hại), hoặc tác hại của rủi ro nếu xảy ra là nhỏ hay cực kỳ thấp Kế hoạch đối phó có thể là: o Thu thập hoặc mua thông tin để có kế hoạch kiểm soát tốt hơn o Lập kế hoạch khắc phục tác hại khi rủi ro xảy ra.

QUẢN LÝ – K IỂM SOÁT VIỆC THỰC HIỆN DỰ ÁN

Quy trình quản lý

Người quản lý dự án quản lý tiến trình thực hiện dự án tại các mốc thời gian kiểm soát, phải luôn theo dõi sát sao với từng giai đoạn của dự án, tại các mốc thời gian kiểm soát, người phụ trách chính của công việc mỗi giai đoạn sẽ là người báo cáo tiến độ công việc và gửi tài liệu báo cáo

Mỗi cuộc họp, người báo cáo phải nêu rõ những điều đã làm được và những điều chưa làm được, hay có những khó khăn nào trong quá trình thực hiện, để người quản lý dự án có thể điều chỉnh hợp lý và có những biện pháp khắc phục kịp thời Tài liệu tại các mốc là các báo cáo của các nhóm trưởng và biên bản các cuộc họp.

Các mốc kiểm soát

Hình Sơ đồ quản lý 2.2 Các mốc kiểm soát

STT Kết thúc giai đoạn Ngày báo cáo Tài liệu Trách nhiệm

1 Khảo sát hiện trạng 16/10/2023 - Báo cáo khảo sát hiện trạng

2 Thiết kế và phân tích yêu cầu khách hàng

- Báo cáo khảo sát yêu cầu khách hàng

- Bản đặc tả yêu cầu khách hàng

3 Phân tích thiết kế hệ thống

3/11/2023 - Bản phân tích hệ thống dựa trên yêu cầu khách hàng

- Bản đặc tả thiết kế

- Hoàn thành bản phân tích thiết kế hệ thống và giao diện theo yêu cầu khách hàng

4 Xây dựng 13/2/2024 - Báo cáo tiến độ

5 Kiểm thử hệ thống 26/2/2024 Tài liệu hướng dẫn sử dụng sản phẩm

6 Viết tài liệu 29/2/2024 Báo cáo các tài liệu

7 Bàn giao cho khách hàng 29/3/2024 Biên bản bàn giao

Quá trình thực hiện dự án

3.1 Khởi động dự án a Biên bản họp dự án

Biên bản họp dự án

Tên Dự án Xây dựng website bán quần áo trực tuyến

Nội dung công việc Quyết định khởi động dự án

Thời gian 6/10/2023 Địa điểm Học viện Kỹ thuật Mật mã

Mục đích: Công bố việc khởi động dự án, dự kiến các công việc cần làm, bàn giao kế hoạch tiếp theo b Tiến độ hiện tại

STT Công việc Thực hiện Kết quả Lý do không hoàn thành

1 Khởi động Cả nhóm Hoàn thành 6/10/2023 c Kế hoạch tiếp theo

STT Công việc Thực hiện Kết quả cần đạt Thời hạn

1 Khảo sát hiện trạng Cả nhóm Hoàn thành 16/10/2023 d Các tài liệu

1 Biên bản quyết định khởi động dự án

3 Biên bản khảo sát hiện trạng

4 Biên bản bàn giao cho các thành viên

3.2 Lập kế hoạch a Biên bản họp dự án

Nội dung công việc Lập kế hoạch dự án

Mục đích: Dự kiến chi tiết các công việc cần làm trong từng giai đoạn của dự án b Tiến độ hiện tại

1 Kế hoạch thực hiện Cả nhóm Hoàn thành 7/10/2023 c Kế hoạch tiếp theo

1 Xác định yêu cầu hệ thống Cả nhóm - Báo cáo khảo sát yêu cầu khách hàng

- Bản đặc tả yêu cầu khách hàng

2 Lập kế hoạch tiếp theo Bàn giao kế hoạch cho từng thành viên

1 Bản kế hoạch thực hiện dự án

3 Tài liệu thiết kế và phân tích yêu cầu khách hàng

3.3 Xác định yêu cầu hệ thống a Biên bản họp dự án

Nội dung công việc Đặc tả yêu cầu khách hàng

Mục đích: Dựa trên bản khảo sát các yêu cầu khách hàng tiến hành xây dựng bản đặc tả các yêu cầu của khách hàng b Tiến độ hiện tại

1 Bản đặc tả yêu cầu khách hàng

Hoàn thành 7/10/2023 c Kế hoạch tiếp theo

1 Phân tích thiết kế hệ thống - Bản phân tích hệ thống dựa trên yêu cầu khách hàng

- Bản đặc tả thiết kế

- Hoàn thành bản phân tích thiết kế hệ thống theo yêu cầu khách hàng

1 Báo cáo khảo sát yêu cầu khách hàng

2 Bản đặc tả yêu cầu khách hàng

5 Biên bản kế hoạch tiếp theo

3.4 Phân tích thiết kế a Biên bản họp dự án

Nội dung công việc Phân tích thiết kế

Mục đích: Dựa trên bản đặc tả về yêu cầu sản phẩm để tiến hành xây dựng hoàn thiện bản phân tích cho các chức năng và những yêu cầu khác của hệ thống, có mô tả giao diện kèm theo b Tiến độ hiện tại

STT Công việc Thực hiện Kết quả Lý do không Thời hạn hoàn thành

1 Bản phân tích thiết kế hệ thống

1 Xây dựng hệ thống - Tạo ra sản phẩm

1 Báo cáo bản phân tích thiết kế hệ thống

3.5 Xây dựng hệ thống a Biên bản họp dự án

Nội dung công việc Thiết kế, xây dựng website

Mục đích: Hoàn thành các chức năng của sản phẩm b Tiến độ hiện tại

1 Các chức năng của sản phẩm

2 Thiết kế cơ sở dữ liệu

1 Kiểm thử hệ thống - Hệ thống không có lỗi

- Tài liệu hướng dẫn sử dụng sản phẩm

3.6 Kiểm thử và khắc phục lỗi a Biên bản họp dự án

Nội dung công việc Kiểm thử và khắc phục lỗi

Mục đích: Kiểm thử và khắc phục lỗi b Tiến độ hiện tại

1 Viết kế hoạch tổng thử các test case

1 Tổng kết dự án Đội kiểm thử Bàn giao sản phẩm 29/3/2024 d Các tài liệu

1 Tài liệu hướng dẫn sử dụng

XÂY DỰNG CÔNG CỤ QUẢN LÝ DỰ ÁN

Ước lượng thời gian sử dụng biểu đồ PERT

- Sau khi xây dựng hoàn chỉnh bảng công việc WBS, chúng ta sẽ tiến hành xây dựng bảng ước lượng thời gian cho công việc

- Bảng ước lượng thời gian công việc sử dụng sơ đồ PERT: o Ước lượng khả dĩ nhất (ML-Most Likely) o Ước lượng lạc quan nhất (MO-Most Optimistic) o Ước lượng bi quan nhất (MP-Most Perssimistic) o Ước lượng cuối cùng tính theo công thức:(MO + 4(ML) + MP)/6

1.1 Bảng công việc ước lượng công việc giai đoạn 1:

Tên công việc MO ML MP EST

Viết tài liệu yêu cầu 1 2 3 2

Mô hình hóa chức năng 1 2 3 2

Mô hình hóa cấu trúc 1.5 2 3 2,1

Mô hình hóa dữ liệu 1 2 3 2

Mua domain, thuê hosting và upload wordpress 0.5 1 1 0,9 Mua themes và các wordpress plugin cần thiết 0.5 1 2 1,1

Thiết kế tổng thể website 7 9 12 9,2

Thiết kế chi tiết các chức năng website 8 11 13 10,8

Mua domain, thuê hosting và upload wordpress 0.5 1 1 0,9 Mua themes và các wordpress plugin cần thiết 0.5 1 2 1,1

Viết tài liệu hướng dẫn sử dụng quản trị website 9 11 12 10,8

Bàn giao sản phẩm và kết thúc dự án 1 1 2 1,2

2 Xây dựng biểu đồ GANTT quản lý công việc

Xây dựng kế hoạch làm việc:

Công việc Ngày bắt đầu Thời gian thực hiện Ngày kết thúc

Khảo sát hiện trạng 06/10/2023 7 days 16/10/2023 Xác định yêu cầu khách hàng 17/10/2023 6 days 24/10/2023 Phân tích thiết kế hệ thống 25/10/2023 8 days 03/11/2023

Xây dựng sản phẩm 06/11/2023 72 days 13/02/2024

Kiểm thử hệ thống 14/02/2024 8 days 26/02/2024

Bàn giao sản phẩm 28/02/2024 2 days 29/02/2024

Xây dựng biểu đồ quản lý lịch làm việc sử dụng MS Project

KẾT QUẢ CỦA DỰ ÁN

1 Tài liệu phân tích thiết kế hệ thống

2 Website bán quần áo trực tuyến

Link website: Đăng nhập quản trị với:

3 Tài liệu hướng dẫn sử dụng

Định dạng
Số trang	35
Dung lượng	1,7 MB