Các thuộc tính của dự án.- Dự án là một nỗ lực tạp thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả duy nhất.- Dự án kết thúc khi mục tiêu của họ đã đạt được hoặc dự án
Trang 1Câu 1: Dự án là gì? Dự án kết thúc khi nào? Các thuộc tính của dự án 2
Câu 2: đề án, quản lý đề án 2
Câu 3: quản lý dự án (qlda), lợi ích của việc sử dụng qlda 2
Câu 4: Ba ràng buộc của quản lý dự án (qlda) 3
Câu 5: Các bên lên quan dự án? 3
Câu 6: 10 vùng tri thức quản lý dự án 3
Câu 7: Các công cụ và kỹ thuật quản lý dự án 4
Câu 8: Thế nào là một dự án thành công? Điều gì khiến một dự án thành công? 4
Câu 9: Vai trò của người quản lý dự án, và các kỹ năng cần thiết của người quản lý dự án 4
Câu 10: 10 kỹ năng và năng lực quan trọng nhất cho người qlda 5
Câu 11: Cái nhìn hệ thống về quản lý dự án 5
Câu 12: 4 khung nhìn trong quan điểm về tổ chức 5
Câu 13: Các giai đoạn dự án và vòng đời dự án 5
Câu 14: 4 Xu hướng gần đây ảnh hưởng đến quản lý dự án CNTT 6
Câu 15: quy trình quản lý dự án 7
Câu 16: Mapping tiến trình với 10 vùng tri thức 7
Câu 17: pha trước khi khởi động dự án 8
Câu 18: Trình bày các pha trong quy trình phát triển dự án 8
Câu 19: Quản lý phạm vi dự án là gì? 9
Câu 20: 6 tiến trình trong quản lý phạm vi dự án 10
Câu 21: chi tiết từng tiến trình trong quản lý phạm vi dự án 10
Câu 22: tầm quan trọng của quản lý thời gian dự án 11
Câu 23: Quy trình quản lý thời gian dự án 12
Câu 24: Lập kế hoạch quản lý thời gian 12
Câu 25: Milestones là gì? Nêu các đặc điểm 13
Câu 26: chi phí và quản lý chi phí 13
Câu 27: quy trình quản lí chi phí dự án 13
Câu 28: phân tích các quy trình trong quản lí chi phí 13
Câu 29: các loại chi phí và lợi ích 14
Câu 30: rủi ro là gì?, phân loại 15
Câu 31: 4 bước quản trị rủi ro 15
Bài tập tính NPV 16
Bài 2: tính EVM 16
Trang 2Câu 1: Dự án là gì? Dự án kết thúc khi nào? Các thuộc tính của dự án.
- Dự án là một nỗ lực tạp thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả duy nhất.
- Dự án kết thúc khi mục tiêu của họ đã đạt được hoặc dự án bị chấm dứt.
- Các dự án có thể lớn hoặc nhỏ, và mất 1 khoảng thời gian ngắn hoặc dài nào đó để hoàn thành.
- Các thuộc tính của dự án:
o Có một mục đích duy nhất o Có tính chất tạm thời o Được phát triển lũy tuyến
o Đòi hỏi nguồn lực tài nguyên từ nhiều lĩnh vực khác nhau o Nên có một khách hàng hoặc nhà tài trợ chính
o Tính không chắc chắn (về thời gian, yêu cầu, tính năng công nghệ) o Được phát triển theo phương pháp lũy tiến.
Câu 2: đề án, quản lý đề án.
- Đề án: nhóm các dự án liên quan được quản lý theo cách phối hợp để có được lợi ích và kiểm soát không có sẵn từ việc quản lý chúng riêng lẻ.
- Quản lý đề án giám sát các đề án, thường đóng vai trò là ông chủ cho các nhà
o là ứng dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật cho các hoạt động của dự án để đáp ứng yêu cầu của dự án
o các nhà quản lý cố gắng đáp ứng 3 ràng buộc (scope, time, cost) và cũng tạo điều kiện cho toàn bộ quá trình đáp ứng nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan của dự án.
- Lợi ích của việc sử dụng qlda:
o Kiểm soát tốt hơn các nguồn tài 9, nhân lực và vật chất o Cải thiện quan hệ khách hàng
o Thời gian phát triển ngắn, chi phí thấp hơn o Chất lượng cao hơn và tăng độ tin cậy o Tỷ suất lợi nhuận cao hơn
o Cải thiện năng suất o Phối hợp nội bộ tốt hơn o Tinh thần làm việc cao hơn o …
Trang 3Câu 4: Ba ràng buộc của quản lý dự án (qlda)
Để 1 dự án thành công, người quản lý dự án phải xem xét phạm vi, thời gian và chi phí và cân bằng 3 mục tiêu thường cạnh tranh lẫn nhau này:
- Phạm vi: công việc nào sẽ thực hiện như một phần của dự án? Sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả duy nhất mà khách hàng hoặc nhà tài trợ mong đợi từ dự án - Thời gian: mất bao lâu để hoàn thành dự án?, lịch trình dự án là gì?, làm thế
nào để nhóm theo dõi hiệu suất lịch trình thực tế, ai có thể thay đổi lịch trình? - Chi phí: chi phí để hoàn thành dự án, ngân sách từ đâu, ai có thể điều chỉnh
ngân sách, chi phí sẽ được thay đổi như thế nào?
Câu 5: Các bên lên quan dự án?
Các bên liên quan là những người tham gia hoặc bị ảnh hưởng bởi các hoạt động của
Câu 6: 10 vùng tri thức quản lý dự án
Vùng tri thức mô tả các năng lực chính mà các nhà quản lý dự án phải phát triển Người quản lý dự án phải có kiến thức và kỹ năng trong tất cả 10 lĩnh vực:
- Ql phạm vi dự án: liên quan đến việc xác định và quản lý tất cả các công việc cần thiết để hoàn thành dự án thành công
- Quản lý thời gian dự án: bao gồm ước tính sẽ mất bao lâu để hoàn thành công việc, xây dựng lịch trình dự án chấp nhận được và đảm bảo hoàn thành dự án kịp thời.
- Quản lý chi phí dự án: bao gồm chuẩn bị và quản lý ngân sách cho dự án - Quản lý chất lượng dự án: đảm bảo rằng dự án sẽ đáp ứng các nhu cầu đã
nêu hoặc ngụ ý mà nó đã được thực hiện.
- Quản lý rủi ro dự án: bao gồm xác định, phân tích và ứng phó với các rủi ro liên quan đến dự án.
- Quản lý tài nguyên con người: liên quan đến việc sử dụng hiệu quả những người liên quan đến dự án.
- Quản lý truyền thông dự án: liên quan đến việc tạo, thu thập, phổ biến và lưu trữ thông tin dự án.
- Quản lý tạp vụ: liên quan đến mua sắm hàng hóa hoặc dịch vụ cho một dự án từ bên ngoài tổ chức thực hiện.
- Quản lý các bên liên quan của dự án bao gồm xác định và kiểm soát sự tham gia của họ trong suốt vòng đời của dự án.
- Quản lý tích hợp dự án là một chức năng bao quát, ảnh hưởng và bị ảnh hưởng bởi tất cả các lĩnh vực kiến thức khác.
Trang 4Câu 7: Các công cụ và kỹ thuật quản lý dự án
Các công cụ và kỹ thuật quản lý dự án hỗ trợ các nhà quản lý dự án và các nhóm của họ trong các khía cạnh khác nhau của quản lý dự án:
- Điều lệ dự án, tuyên bố phạm vi, cấu trúc phân chia công việc (WBS) và từ điển WBS.
- Biểu đồ Gantt, sơ đồ mạng, phân tích đường dẫn quan trọng , lập lịch chuỗi thời gian.
- Dự toán chi phí và quản lý giá trị thu được - Progress reports (Báo cáo tiến độ)
- Kick-off meeting (Cuộc họp khởi đầu) - Change requests (Thay đổi yêu cầu) - Lesson learned report.
Câu 8: Thế nào là một dự án thành công? Điều gì khiến một dự án thành công?
Có nhiều cách để định nghĩa một dự án thành công;:
- Dự án đáp ứng các mục tiêu về phạm vi, thời gian và chi phí - Dự án làm hài lòng khách hàng / nhà đầu tư
- Kết quả của dự án đã đáp ứng mục tiêu của nó chẳng hạn như thực hiện tiết kiệm được một số tiền nhất định, mang lại lợi tức đầu tư tốt, hoặc đơn giản hơn là làm cho các nhà tài trợ hài lòng
Để giúp một dự án thành công:
- Hỗ trợ điều hành từ cấp trên - Có sự tham gia của người dùng - Mục tiêu kinh doanh rõ ràng - Sự trưởng thành về cảm xúc - Tối ưu hóa phạm vi
- Sự dụng quy trình phát triển agile - Chuyên môn quản lý dự án
- Đội ngũ phát triển có tay nghề - Công cụ và cơ sở hạ tầng
3 lý do hàng đầu khiến dự ánh công nghệ liên ngành thành công - Tài trợ đầy đủ
- Chuyên môn nhân viên
- Cam kết từ tất cả các bên liên quan
Câu 9: Vai trò của người quản lý dự án, và các kỹ năng cần thiết của ngườiquản lý dự án.
Vai trò của người quản lý dự án:
- Mô tả công việc khác nhau nhưng hầu hết bao gồm các trách nhiệm như: lên kế hoạch, lập lịch, điều phối và làm việc với mọi người để đạt được mục tiêu của dự án
- 97% thành công của dự án là được dẫn dắt bởi các nhà quản lý dự án có kinh nghiệm, những người có ảnh hưởng đến sự thành công của dự án
Kỹ năng của người quản lý dự án: - Có kiến thức về quản lý dự án
Trang 5- Ứng dụng các vùng tri thức, các tiêu chuẩn, các quy định - Kiến thức môi trường dự án
- Kiến thức và kỹ năng quản lý chung
- Kỹ năng mềm hoặc kỹ năng quan hệ con người
Câu 10: 10 kỹ năng và năng lực quan trọng nhất cho người qlda.
- Kỹ năng con người - Khả năng lãnh đạo - Kỹ năng lắng nghe
- Chính trực, hành vi đạo đức kiên định - Mạnh mẽ trong việc xây dựng niềm tin - Giao tiếp bằng lời nói
- Mạnh về xây dựng đội
- Giải quyết xung đột, quản lý xung đột - Tư duy phản biện, giải quyết vấn đề - Hiểu cân bằng các ưu tiên
Câu 11: Cái nhìn hệ thống về quản lý dự án
Một cách tiếp cận hệ thống đã xuất hiện vào những năm 1950 để mô tả một cách tiếp cận phân tích hơn để quản lý và giải quyết vấn đề Gồm 3 phần:
- Triết lý hệ thống: một mô hình tổng thể để xem xét về mọi thứ đều là 1 hệ thống
- Phân tích hệ thống: Cách tiếp cận để giải quyết vấn đề
- Quản lý hệ thống: giải quyết các vấn đề kinh doanh, công nghệ và tổ chức trước khi thay đổi hệ thống
Mô hình ba hình cầu cho quản lý hệ thống - business
- Technology - Organization
Câu 12: 4 khung nhìn trong quan điểm về tổ chức
- Khung nhìn cấu trúc: vai trò và trách nhiệm, phối hợp và kiểm soát Sơ đồ tổ chức giúp mô tả khung này
- Khung nhìn con người: cung cấp sự hài hòa giữa nhu cầu của tổ chức và nhu cầu của mọi người
- khung nhìn chính trị: liên minh gồm nhiều cá nhân và nhóm lợi ích khác nhau xung đột và quyền lực là vấn đề chính
- Khung nhìn biểu tượng: biểu tượng và ý nghĩa liên quan đến các sự kiện văn hóa, ngôn ngữ, truyền thống và hình ảnh là tất cả các phần của khung này
Câu 13: Các giai đoạn dự án và vòng đời dự án
- Vòng đời dự án là tập hợp các giai đoạn dự án xác định: công việc gì sẽ được thực hiện trong từng giai đoạn những sản phẩm nào sẽ được sản xuất và khi nào Ai tham gia vào từng giai đoạn
Trang 6 Làm thế nào quản lý sẽ kiểm soát và phê duyệt công việc được sản xuất trong
- Trong giai đoạn đầu của vòng đời dự án nhu cầu tài nguyên thường thấp nhất
mức độ không chắc chắn (rủi ro) là cao nhất
các bên liên quan của dự án có cơ hội lớn nhất để tác động đến dự án - Trong giai đoạn giữa của một vòng đời dự án
sự chắc chắn của việc hoàn thành một dự án được cải thiện cần thêm tài nguyên
- Giai đoạn cuối cùng của vòng đời dự án tập trung vào đảm bảo rằng các yêu cầu của dự án đã được đáp ứng nhà tài trợ phê duyệt hoàn thành dự án
Câu 14: 4 Xu hướng gần đây ảnh hưởng đến quản lý dự án CNTT
- Toàn cầu hóa:
Các vấn đề: truyền thông, lòng tin, công cụ, thực hành công việc thông thường Giải pháp: sử dụng các công cụ và công nghệ mới hơn, suy nghĩ toàn cầu
nhưng hành động địa phương, giữ đà dự án đi lên.
- Thuê ngoài: Thuê ngoài là khi một tổ chức mua hàng hóa từ nguồn bên ngoài Lợi ích: giảm chi phí, tiết kiệm thời gian,…
Bất lợi:….
- Team ảo: Một nhóm ảo là một nhóm các cá nhân làm việc xuyên thời gian và không gian bằng cách sử dụng các công nghệ truyền thông.
Lợi thế:
o Tăng tính cạnh tranh và khả năng đáp ứng bằng cách có một đội ngũ công nhân sẵn sàng 24/7
o giảm chi phí vì không cần văn phòng
o cung cấp thêm chuyên môn và tính linh hoạt bằng cách cho các thành viên trong nhóm trên toàn cầu làm việc bất cứ lúc nào ngày hay đêm o Tăng cân bằng công việc và cuộc sống cho các thành viên trong nhóm
bằng cách loại bỏ giờ làm việc cố định và nhu cầu đi công tác Bất lợi:
o Cô lập các thành viên trong nhóm
o Tăng tiềm năng cho các vấn đề truyền thông
o Giảm khả năng cho các thành viên trong nhóm kết nối mạng và chuyển thông tin không chính thức
o Tăng sự phụ thuộc vào công nghệ để hoàn thành công việc
Trang 7o Xem văn bản để biết danh sách các yếu tố giúp các nhóm ảo thành công, bao gồm các quy trình của nhóm, niềm tin / mối quan hệ, phong cách lãnh đạo và lựa chọn thành viên nhóm.
- Quản lý dự án Agile: Agile có nghĩa là sử dụng một phương pháp dựa trên sự phát triển lặp lại và gia tăng, trong đó các yêu cầu và giải pháp phát triển thông qua sự hợp tác chặt chẽ với khách hàng.
Câu 15: quy trình quản lý dự án
- Một tiến trình là một chuỗi các hành động hướng đến một kết quả cụ thể - Quản lý dự án có thể được xem như một số tiến trình liên kết với nhau - Quy trình quản lý dự án bao gồm:
Lên kế hoạch quản lý phạm vi, Thu thập yêu động, ước tính tài nguyên hoạt động, ước tính thời
Lập kế hoạch quản lý chi phí, ước lượng chi phí, Xác định ngân sách
Kiểm soát chi phí
Trang 8Lập kế hoạch quản lý tài nguyên con người
Lập kế hoạch quản lý rủi ro ,Xác định rủi ro, Phân tích rủi ro, Lên kế hoạch
Câu 17: pha trước khi khởi động dự án
- tốt cho việc đặt nền tảng cho một dự án trước khi nó chính thức bắt đầu - thường thực hiện 1 số nhiệm vụ trước khi bắt đầu bao gồm:
o Xác định phạm vi, thời gian và chi phí hạn chế cho dự án o Xác định nhà tài trợ dự án
o Chọn người quản lý dự án
o Phát triển trường hợp kinh doanh cho một dự án
o Gặp gỡ với người quản lý dự án để xem xét quá trình và kỳ vọng để
Trang 9- Bao gồm nhận biết và bắt đầu một dự án hoặc một giai đoạn dự án mới - Phát triển điều lệ dự án và kick-off meeting.
- Xác định các bên liên quan: danh sách các bên liên quan, chiến lược ql các bên lq.
(Điều lệ dự án: Điều lệ dự án thường ngắn và bao gồm các thông tin chính liên quan đến dự án ( ngân sách, tiêu chí đánh giá mức độ thành công, định hướng cho dự án) và chữ ký của các bên liên quan.
Kick off meeting được thực hiện lúc chuẩn bị triển khai dự án để các bên liên quan gặp mặt nhau cùng xem xét các mục tiêu của dự án và thảo luận về các kế hoạch trong tương lai)
2) Lập kế hoạch dự án
- Mục đích 9 của lập kế hoạch là hướng dẫn thực thi
- Mỗi vùng tri thức bao gồm kế hoạch thông tin: …(nêu các bản kế hoạch ra) - Output:
o A team contract
o Tuyên bố phạm vi dự án o Cấu trúc phân chia công việc
o Lập lịch dự án dưới dạng biểu đồ Gantt với tất cả các phụ thuộc và tài nguyên được nhập
o Danh sách rủi ro theo mức độ ưu tiên 3) Thực thi dự án
- Thông thường mất nhiều thời gian và tài nguyên nhất để thực hiện dự án - Các nhà tài trợ và khách hàng tập trung vào các deliverable liên quan đến
việc cung cấp các sản phẩm, dịch vụ hoặc các kết quả mong muốn từ dự án - Một báo cáo cột mốc có thể giúp tập trung vào việc hoàn thành các mốc
quan trọng
4) Giám sát và kiểm soát dự án
- Liên quan đến việc đo lường tiến độ cho các mục tiêu của dự án, theo dõi độ lệch khỏi kế hoạch và thực thi các hoạt động điều chỉnh.
- ảnh hưởng đến tất cả các nhóm quy trình và xảy ra trong tất cả các pha của
- Ngay cả khi dự án chưa hoàn thành, chúng cũng nên được đóng lai - Output: các tệp dự án, bài học rút ra, báo cáo cuối cùng.
Trang 10Câu 19: Quản lý phạm vi dự án là gì?
- Phạm vi đề cập đến tất cả các công việc liên quan đến việc tạo ra các sản phẩm của dự án và các quy trình được sử dụng để tạo ra chúng.
- 1 sản phẩm có thể phân phối (deliverable) là một sản phẩm được tạo ra như một phần của dự án, chẳng hạn như phần cứng hoặc phần mềm, tài liệu lập kế hoạch hoặc biên bản cuộc họp.
- Quản lý phạm vi dự án bao gồm các quy trình liên quan đến việc xác định và kiểm soát những gì được hoặc không được bao gồm trong một dự án Nó đảm bảo rằng nhóm dự án và các bên liên quan có cùng sự hiểu biết về sp mà dự án sẽ sản xuất và quy trình mà nhóm dự án sẽ sử dụng để sản xuất chúng.
Câu 20: 6 tiến trình trong quản lý phạm vi dự án
- Lập kế hoạch phạm vi: xác định cách ql phạm vii và yêu cầu của dự án - Thu thập yêu cầu: xác định và ghi lại các tính năng và chức năng của sản
phẩm được tạo ra trong các dự án cũng như các quy trình được sử dụng để tạo ra chúng.
- Xác định phạm vi bao gồm: xem xét các kế hoạch quản lý phạm vị dự án, điều lệ dự án, tài liệu yêu cầu và tài sản quy trình tổ chức để tạo ra 1 tuyên bố phạm vi, thêm thông tin khi yêu cầu được phát triển và thay đổi yêu cầu được phê duyệt
- Tạo WBS: chia các sp 9 của dự án thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.
- Xác nhận phạm vi: 9 thức hóa việc chấp nhận các sản phẩm dự án
- Kiểm soát thay đổi phạm vi dự án: Kiểm soát thay đổi phạm vi dự án trong suốt vòng đời của dự án.
Câu 21: chi tiết từng tiến trình trong quản lý phạm vi dự án.
1) Lập kế hoạch quản lý phạm vi: output: Kế hoạch quản lý phạm vi và kế hoạch quản lý yêu cầu
- Kế hoạch quản lý phạm vi: cách chuẩn bị một tuyên bố phạm vi chi tiết o Cách tạo WBS
o Cách duy trì và phê duyệt WBS
o Làm thế nào để đạt được sự chấp nhận chính thức của các sản phẩm có thể bàn giao đã hoàn thành của dự án
o Cách kiểm soát các yêu cầu thay đổi phạm vi dự án
- Kế hoạch quản lý yêu cầu: Các tài liệu quản lý yêu cầu trình bày làm thế nào các yêu cầu dự án sẽ được phân tích, ghi lại và quản lý Bao gồm:
o Cách lập kế hoạch, theo dõi và báo cáo các hoạt động yêu cầu o Cách thực hiện các hoạt động quản lý cấu hình
o Cách ưu tiên các yêu cầu
o Cách sử dụng số liệu sản phẩm