Hãy lên một Kịch bản tổ chức sự kiện để đấu thầu theo yêu cầu sau: Tổ chứcchương trình ngoại khóa cho lớp Du lịch có số lượng 35 sinh viên + 02 giảng viên,tham quan thực tế 02 ngày 01 đê
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-
-BÁO CÁO CUỐI MÔN MÔN: KỸ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN KỊCH BẢN TỔ CHỨC TOUR NGOẠI KHÓA
2 NGÀY 1 ĐÊM TẠI PHAN THIẾT CHO
SINH VIÊN DU LỊCH GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN : PHẠM CÔNG DANH
SINH VIÊN THỰC HIỆN:
Nguyễn Ngọc Quỳnh Anh 319H0187 Huỳnh Đỗ Chiêu Đan 319H0203 Nguyễn Lê Minh Tâm 319H0270
TP HCM, THÁNG 03/2021
TP HỒ CHÍ MINH THÁNG 5/2022
Trang 21 Hãy lên một Kịch bản tổ chức sự kiện để đấu thầu theo yêu cầu sau: Tổ chức chương trình ngoại khóa cho lớp Du lịch có số lượng 35 sinh viên + 02 giảng viên, tham quan thực tế 02 ngày 01 đêm với ngân sách dự kiến là 1,8 triệu đồng/người Chương trình cần bao gồm các điểm tham quan giúp sinh viên có thể trải nghiệm được những đặc trưng về thiên nhiên, văn hóa bản địa; Tạo được niềm vui, sự hứng khởi cho tập thể trong suốt chuyến đi; Các hoạt động thiết kế trong chương trình cần khai thác được tính sáng tạo, chuyên nghiệp, kỷ luật và phụng sự của
sinh viên 3
1.1 Các chi tiết quan trọng phải bao gồm trong kịch bản tổ chức sự kiện: 3
1.2 Chương trình tour dự kiến tổ chức: 3
1.3 Báo giá dịch vụ trọn gói 7
2 Dự báo một số tình huống phát sinh có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện và đề xuất phương án ứng phó tương ứng 7
MỨC ĐỘ THAM GIA CỦA TỪNG THÀNH VIÊN 10
Trang 3Phần I KỊCH BẢN TOUR PHAN THIẾT 2 NGÀY 1 ĐÊM
Chương trình tour Phan Thiết 2 ngày 1 đêm
1.1 Các chi tiết quan trọng phải bao gồm trong kịch bản tổ chức sự kiện:
- Mục đích của sự kiện: trải nghiệm được những đặc trưng về thiên nhiên, văn hóa bản địa; Tạo được niềm vui, sự hứng khởi cho tập thể trong suốt chuyến đi
- Đối tượng tham dự: sinh viên và giảng viên du lịch của trường Đại học Tôn Đức Thắng
- Thời gian: 2 ngày 1 đêm
- Không gian: 3 điểm ngoài trời và 2 điểm trong nhà
- Hoạt động dự kiến: chơi teambuilding, tắm biển, gala dinner, food tour,
- Giá cả và dịch vụ tương ứng (hoặc các dịch vụ không bao gồm): 1,8 triệu đồng/người
- Bố trí nhân sự: 1 HDV, 1 tài xế và 1 phụ xe
1.2 Chương trình tour dự kiến tổ chức:
CHƯƠNG TRÌNH DU LỊCH TOUR PHAN THIẾT 2N1Đ
CÔNG TY VNTRAVEL
NGÀY 1: TP.HCM – TRƯỜNG DỤC THANH – TEAMBUILDING - GALA DINNER
Buổi sáng
5h30: Xe và HDV sẽ đón quý khách tại điểm hẹn Trường ĐH Tôn Đức Thắng và khởi
hành đi Phan Thiết
7h30 (Đ.cao tốc Bắc Nam phía Đông – 1h8p – 42,9 km) : Quý khách dùng điểm tâm
sáng tại nhà hàng Mekong Rest Stop Long Thành, tại đây quý khách set menu tự chọn
tô + ly (1 món ăn và 1 ly nước) Sau khi ăn sáng xong xe sẽ đưa đoàn tiếp tục hành trình đi Phan Thiết, trên đường đi HDV sẽ nói sơ qua các điểm tham quan của chương trình ngày 1 và tổ chức một số trò chơi trên xe và có phần thưởng nhằm giao lưu với
du khách
Trang 410h30 (qua QL1A – 3h12p – 158 km): Đoàn đến tham quan tại điểm thứ nhất là khu di
tích trường Dục Thanh – ngôi trường có lịch sử hơn 100 năm tuổi – nơi thầy giáo Nguyễn Tất thành từng sống và dạy học, cũng là nơi ghi dấu hành trình của Bác Khu
di tích là những dãy nhà rêu phong cổ kính, xen kẽ với những mảng cây xanh được chăm chút gọn gàng với sân vườn thoáng mát, không khí trong lành Du khách sẽ tham quan ở đây trong vòng 30 phút và giá vé vào cổng được miễn phí
11h15 (38p – 29,6 km) : Đoàn đến nhà hàng Hòn Rơm Hill để dùng cơm trưa 12h00 (2p – 1,2 km) : Quý khách về đến Resort Nắng Hòn Rơm HDV làm thủ tục
check-in, quý khách nhận phòng và nghỉ ngơi
Buổi chiều
15h00 (28p – 24,5 km) : Đoàn sẽ di chuyển ra bãi biển Phan Thiết để tham gia chương
trình Teambuilding với chủ đề “Vươn ra biển lớn” với hệ thống âm thanh, các trò chơi thú vị, hấp dẫn để phá vỡ bức tường ngăn cách giữa các bạn sinh viên, xây dựng lòng tin hỗ trợ cùng nhau phát triển, có nhiều trải nghiệm thú vị của thời sinh viên và cùng nhau lưu lại những hình ảnh khó quên
Khởi động, dựng cờ, chọn đội trưởng, dựng khẩu hiệu đội
Các đội sẽ lần lượt tham gia các trò chơi team building sau, mỗi trò đòi hỏi sự gắn kết, nhanh nhẹn và hiểu biết lẫn nhau giữa các thành viên trong đội để mang lại tiếng cười
và thể hiện tinh thần đồng đội
Sau kết thúc trò chơi ban giám khảo sẽ chấm điểm và công bố đội thắng cuộc Giải thưởng cho các đội là
Giải nhất: 01 thùng bia Heineken
Giải nhì: 01 thùng bia Tiger
Giải ba: 01 thùng nước ngọt
Kết thúc chương trình đoàn tự do tắm biển, tắm hồ và nghỉ ngơi
Buổi tối
Trang 519h00: Đoàn di chuyển về resort dùng bữa tiệc Gala Dinner
Đây là chương trình nhằm tri ân các bạn sinh viên và nhà trường và gắn kết tinh thần tập thể của cả đoàn Chương trình được dàn dựng công phu từ âm thanh, hình ảnh, và rất nhiều phần quà hấp dẫn dành cho người tham dự, được chia làm 6 phần như sau: Phần 1: Mc sẽ mời thầy/cô trường đại học Tôn Đức Thắng lên nêu suy nghĩ và cảm nhận, sau đó mời trưởng đoàn lên ngỏ lời và khai mạc buổi tiệc
Phần 2: Là sẽ hát chúc mừng sinh nhật các bạn mà có ngày sinh trong tháng này và mời các bạn tham gia chương trình khui quà bí mật
Phần 3: Là các game show có quà
NGHE NHẠC HIỆU ĐOÁN HÌNH NỀN
DU LỊCH BỐN PHƯƠNG
HOA HẬU THẾ GIỚI( nam giả nữ)
HÍT ĐẤT TÌNH YÊU
GIỌNG CA VÀNG
Phần 4: RÚT THĂM TRÚNG THƯỞNG: Các thành viên được chọn mỗi người một
số, sau đó quay số ngẫu nhiên, người nào may mắn sẽ được quà từ công ty du lịch VNTRAVEL
Phần 5: Bế mạc
21h30: Kết thúc chương trình, quý khách về phòng nghỉ ngơi
NGÀY 2: TRẢI NGHIỆM CÁC ĐIỂM ĐẾN TẠI PHAN THIẾT – TP HCM Buổi sáng
06h00: Đoàn dùng điểm tâm Buffet sáng tại Resort
07h00: Đoàn làm thủ tục check-out resort
07h30 (4p – 3,3 km): Lên đường đến với đồi cát bay Mũi Né - nơi được mệnh danh là
tiểu sa mạc Sahara, nơi có những đồi cát nhấp nhô, những đụn cát thay đổi hình dạng
Trang 6hàng ngày nhờ những cơn gió, địa hình và khí hậu Đoàn có thể tham gia các hoạt động như là trượt cát, đi mô tô địa hình 4 bánh và thưởng thức đặc sản Dừa ba nhát (chi phí tự túc)
08h30 (đường Võ Nguyên Giáp – 16p – 15 km) Xe đưa đoàn tham quan Lâu Đài Rượu Vang – Napa Valley lớn nhất Việt Nam tọa lạc trên diện tích 12.000 m2, bao xung quanh là ruộng nho xanh ngát hòa cùng nắng gió của thiên đường nghỉ dưỡng Được xây dựng phỏng theo những pháo đài thời trung cổ, nơi đây lưu giữ rất nhiều các loại rượu vang nổi tiếng, được trưng bày một cách bắt mắt Du khách có thể cùng ngồi xuống và thưởng thức một ly rượu vang theo một phong cách rất quý tộc và tham quan, chụp hình tại nơi có cảnh quan tuyệt đẹp này
9h30: (4p – 2.5km) Chúng ta sẽ đến thăm bảo tàng nước mắm Làng Chài Xưa đây là bảo tàng đầu tiên và duy nhất của Việt Nam Chúng ta sẽ được tìm hiểu những đặc sắc
và tinh tuý của nghề làm nước mắm, cùng ngược dòng 300 năm lịch sử của người dân tại Phan Thiết Mũi Né Ngoài ra du khách sẽ được chiêm ngưỡng bảo tàng với lối trưng bày đương đại, sử dụng nghệ thuật trình diễn ánh sáng lần đầu tiên có mặt tại Việt Nam Những hiện vật cổ sẽ hiện ra một cách lung linh mờ ảo, đem lại cái nhìn mãn nhãn cho khách tham quan
Buổi trưa
11h30 (4p – 2.7 km): ăn trưa tại Nhà Hàng Cây Bàng Đoàn tự do nghỉ ngơi ít phút 12h45 (21p – 12 km): Đoàn di chuyển đến chợ Phan Thiết
13h10 -> 14h30: Du khách được tự do tạo cho mình một foodtour ăn vặt ngay tại chợ
Phan Thiết: răng mực nướng, bánh tráng nướng mắm ruốc trứ danh, bánh quai vạc, nem nướng và đặc biệt và những món ăn được chế biến từ hải sản tươi sống đánh bắt trong ngày với giá cả rất rẻ, và mua một số đặc sản địa phương tại ngay ngôi chợ này như: nước mắm Phan Thiết, cá khô Phan Thiết, mực rim me Phan Thiết, bánh rế,
14h45 (qua QL1A và ĐCT TP.HCM – Long Thành – Dầu Giây - 4h1p – 192 km):
Đoàn khởi hành về TpHCM, trên đường về, Quý khách ghé thăm Cơ sở Tranh Cát Phi
Trang 7Long Các sản phẩm ở tranh cát ở đây được lấy cảm hứng từ những điều giản dị trong cuộc sống Không những không khiến những bức tranh trở nên nhàm chán hay thiếu
đi sự tinh tế, độc đáo Mà còn khiến các bức tranh gần gũi hơn, thu hút hơn, khiến người xem tranh như bị mê hoặc bởi những điều quen thuộc
19h25: Về lại đến trường ĐH Tôn Đức Thắng Kết thúc chuyến tham quan, xe và
VNTRAVEL chia tay các bạn sinh viên và thầy (cô), chúc sức khỏe và hẹn ngày gặp lại
1.3 Báo giá dịch vụ trọn gói
Chi phí bao gồm
Chí phí biến đổi – 950.000/khách
Resort: Nắng Hòn Rơm: 600.000/1 đêm/ phòng 2 giường đơn (300.000/đêm/ khách)
Ăn uống:
Điểm tâm sáng tại nhà hàng Mekong Rest Stop Long Thành: 100.000/ khách
Buổi trưa ngày 1 tại nhà hàng Hòn Rơm Hill: 100.000/ khách
Bữa tiệc Gala: 250.000/ khách
Bữa trưa ngày 2 tại nhà hàng Cây Bàng: 100.000đ/khách
Vé tham quan theo chương trình:
Vé vào cổng Lâu đài rượu vang: 100.000/vé
Vé vào cổng Bảo tàng nước mắm: 100.000/vé
Chi phí cố định – 14.468.000/đoàn
Hướng dẫn viên: 210.000/ngày
Xe di chuyển TP HCM – Phan Thiết (2N1Đ – 45 chỗ): 7.500.000/ đoàn Phí tổ chức team building: 1.500.000/ đoàn
Phí tổ chức Gala Dinner: 4.000.000/đoàn
Quà tặng nước uống 5.000/ chai x 2 = 10.000/ khách/ ngày, khăn 2.000đ/cái x2
= 4000/ khách/ ngày, nón du lịch 20.000/ khách
Chi phí chưa bao gồm:
Trang 8Chi phí cá nhân ngoài chương trình
Tiền tip bồi dưỡng tài xế, nhân viên phục vụ, hướng dẫn viên
Công thức tính giá thành
z = VC (biến phí) + FC (định phí)\Q (tổng số khách) = 950.000 + 14.468.000/37
= 1.341.000/khách
Công thức tính giá bán
G = z + Cb + Ck + P = Giá thành + lãi 20% giá thành + VAT 10% giá thành + 2% hỗ trợ đối tác = 1.341.000 + ( 20% x 1.341.000) + ( 10% x 1.341.000) + ( 2% x 1.341.000) = 1.770.000/ khách
PHẦN II:DỰ BÁO MỘT SỐ TÌNH HUỐNG PHÁT SINH CÓ THỂ XẢY
RA TRONG QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ ĐỀ XUẤT
PHƯƠNG ÁN ỨNG PHÓ TƯƠNG ỨNG
Tình huống 1: Trong đoàn có du khách ăn chay hoặc dị ứng hải sản nhưng chưa báo trước với công ty
Phương án ứng phó: Liên hệ trực tiếp với nhà hàng làm 1 món chay hoặc món gì
không có hải sản để du khách có thể dùm tạm với cơm
Tình huống 2: Khi rời khỏi resort khách phát hiện bỏ quên đồ
Phương án ứng phó: HDV gọi về resort nhờ nhân viên ktra lại hành lý của khách, nếu
còn thì xin địa chỉ của khách hoặc điểm khách sắp đến để gửi hành lý đến sau Đồng thời báo nhân viên resort giữ hộ khách những hành lý này trước khi đến tay khách Tình huống 3: Thời tiết xấu không thể chơi teambuilding ngoài trời
Phương án ứng phó: Báo trước với khách đổi địa điểm chơi và sẽ phát sinh thêm phí
nếu có
Tình huống 4: Đã đến thời gian tập trung nhưng khách vẫn chưa đến đủ
Phương án ứng phó: Đầu tiên, người điều hành tour, hướng dẫn viên du lịch phải an ủi
mọi người Thay mặt du khách đến muộn xin lỗi du khách trong đoàn Sau đó, nhanh
Trang 9chóng liên lạc với du khách đến muộn Đồng thời thông qua, những người điều hành khác để tìm hiểu phạm vi hoạt động của du khách đó Nếu liên lạc được, cố gắng chờ đợi trong khoảng thời gian cho phép Thường không được vượt quá 15 phút Nếu quá thời gian chờ đợi, người điều hành tour sẽ ở lại đợi Còn hướng dẫn viên phụ trách tiếp tục dẫn đoàn tham quan
Tình huống 5: Xe bị hỏng trên đường đi đón khách
Phương án ứng phó: Khi gặp phải tình huống trên, bạn phải hỏi tài xế xem tình hình
xe như thế nào Nếu xe có thể sửa xong trong thời gian 10 – 15 phút thì bạn có thể đợi Nếu chu đáo hơn, đặc biệt đối với đoàn lớn, bạn nên yêu cầu công ty cử thêm một xe khác đến đón khách Trong trường hợp không có xe thay thế thì bạn phải chủ động thuê taxi để kịp thời gian đón khách Hình ảnh công ty du lịch của bạn sẽ bị mất đi tính chuyên nghiệp trong mắt khách nếu buộc họ phải đợi lâu
Tình huống 6: Khách bị ngộ độc thực phẩm khi ăn tại một nhà hàng mà công ty đã đặt chỗ
Phương án ứng phó: Trong tình huống này, người đại diện của cả nhà hàng và công ty
du lịch của bạn phải xin lỗi tất cả đoàn khách và nhanh chóng đưa những khách có triệu chứng ngộ độc đi cấp cứu tại bệnh viện đồng thời mang những mẫu thức ăn mà khách đã ăn để kiểm tra Trong lúc đó, công ty du lịch phải cử người ở lại nhà hàng để trấn an những vị khách còn lại và đưa họ về khách sạn để nghỉ ngơi Nếu nguyên nhân khách bị ngộ độc là do thức ăn của nhà hàng thì phải xin lỗi khách và chi trả những chi phí liên quan cho khách Nếu sau khi xác định thức ăn nhà hàng không có vấn đề
gì mà do khách đã ăn món gì trước đó thì phải hỏi rõ khách Có thể loại thực phẩm mà khách đã ăn trước đó kị với thức ăn của nhà hàng thì nên nhắc nhở khách chú ý không nên dùng chung những thực phẩm đó Dù vì nguyên nhân nào thì HDV vẫn phải quan tâm, chăm sóc khách chu đáo và nên đưa vị khách bị ngộ độc đã ổn định sức khỏe về resort nghỉ ngơi
Tình huống 7: Du khách bị lạc đường tại các điểm tham quan
Trang 10Phương án ứng phó: Cung cấp thông tin chính xác về điểm tham quan Cụ thể như: có
bao nhiêu lối vào bao nhiêu lối ra, cung cấp bản đồ của điểm tham quan cho khách… + Đưa ra giờ hẹn chính xác và địa điểm tập trung Cho số điện thoại của HDV + Ngoài những điều trên HDV luôn luôn nên đi trực tiếp với đoàn xuống điểm tham quan để hạn chế trường hợp lạc khách
+ Trong trường hợp lạc khách HDV cần bình tĩnh và thông báo cho những người còn lại trong đoàn biết, hiện trong đoàn đang có người bị lạc Mọi người hỗ trợ với nhau
để tìm kiếm những người bị lạc
+ Tập trung số người còn lại của đoàn để không xảy ra tình huống tiếp tục có người đi lạc
+ Liên hệ với ban quản lý khu du lịch, phát loa phóng thanh để thông báo tìm người lạc …
Trang 11MỨC ĐỘ THAM GIA CỦA TỪNG THÀNH VIÊN
ST
T
hoàn thành
Chú thích công việc
1 Nguyễn Ngọc
Quỳnh Anh
319H018 7
Chiêu Đan
319H020 3
100% Chương trình tour ngày 1, dự
báo một số tình huống và đề xuất
Minh Tâm
319H027 0
100% Chương trình tour ngày 1, dự
báo một số tình huống và đề xuất
4 Lê Thị Bảo
Trân
319H029 0
100% Chương trình tour ngày 2, dự
báo một số tình huống và đề xuất
3
100% Chương trình tour ngày 2, dự
báo một số tình huống và đề xuất