Hãy lên một Kịch bản tổ chức sự kiện để đấu thầu theo yêu cầu sau: Tổ chứcchương trình ngoại khóa cho lớp Du lịch có số lượng 35 sinh viên + 02 giảng viên,tham quan thực tế 02 ngày 01 đê
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNGKHOA KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN : PHẠM CÔNG DANH
SINH VIÊN THỰC HIỆN:
Nguyễn Ngọc Quỳnh Anh319H0187Huỳnh Đỗ Chiêu Đan319H0203Nguyễn Lê Minh Tâm319H0270
TP HCM, THÁNG 03/2021
TP HỒ CHÍ MINH THÁNG 5/2022
Trang 21 Hãy lên một Kịch bản tổ chức sự kiện để đấu thầu theo yêu cầu sau: Tổ chứcchương trình ngoại khóa cho lớp Du lịch có số lượng 35 sinh viên + 02 giảng viên,tham quan thực tế 02 ngày 01 đêm với ngân sách dự kiến là 1,8 triệu đồng/người.Chương trình cần bao gồm các điểm tham quan giúp sinh viên có thể trải nghiệmđược những đặc trưng về thiên nhiên, văn hóa bản địa; Tạo được niềm vui, sựhứng khởi cho tập thể trong suốt chuyến đi; Các hoạt động thiết kế trong chươngtrình cần khai thác được tính sáng tạo, chuyên nghiệp, kỷ luật và phụng sự của
sinh viên 3
1.1 Các chi tiết quan trọng phải bao gồm trong kịch bản tổ chức sự kiện: 3
1.2 Chương trình tour dự kiến tổ chức: 3
1.3 Báo giá dịch vụ trọn gói 7
2 Dự báo một số tình huống phát sinh có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sựkiện và đề xuất phương án ứng phó tương ứng 7
MỨC ĐỘ THAM GIA CỦA TỪNG THÀNH VIÊN 10
Trang 3Phần I KỊCH BẢN TOUR PHAN THIẾT 2 NGÀY 1 ĐÊMChương trình tour Phan Thiết 2 ngày 1 đêm
1.1.Các chi tiết quan trọng phải bao gồm trong kịch bản tổ chức sự kiện:
- Mục đích của sự kiện: trải nghiệm được những đặc trưng về thiên nhiên, vănhóa bản địa; Tạo được niềm vui, sự hứng khởi cho tập thể trong suốt chuyến đi- Đối tượng tham dự: sinh viên và giảng viên du lịch của trường Đại học Tôn
Đức Thắng
- Thời gian: 2 ngày 1 đêm
- Không gian: 3 điểm ngoài trời và 2 điểm trong nhà
- Hoạt động dự kiến: chơi teambuilding, tắm biển, gala dinner, food tour, - Giá cả và dịch vụ tương ứng (hoặc các dịch vụ không bao gồm): 1,8 triệu
- Bố trí nhân sự: 1 HDV, 1 tài xế và 1 phụ xe.
1.2.Chương trình tour dự kiến tổ chức:
CHƯƠNG TRÌNH DU LỊCH TOUR PHAN THIẾT 2N1ĐCÔNG TY VNTRAVEL
NGÀY 1: TP.HCM – TRƯỜNG DỤC THANH – TEAMBUILDING - GALADINNER
Buổi sáng
5h30: Xe và HDV sẽ đón quý khách tại điểm hẹn Trường ĐH Tôn Đức Thắng và khởi
hành đi Phan Thiết.
7h30 (Đ.cao tốc Bắc Nam phía Đông – 1h8p – 42,9 km) : Quý khách dùng điểm tâm
sáng tại nhà hàng Mekong Rest Stop Long Thành, tại đây quý khách set menu tự chọntô + ly (1 món ăn và 1 ly nước) Sau khi ăn sáng xong xe sẽ đưa đoàn tiếp tục hànhtrình đi Phan Thiết, trên đường đi HDV sẽ nói sơ qua các điểm tham quan của chươngtrình ngày 1 và tổ chức một số trò chơi trên xe và có phần thưởng nhằm giao lưu vớidu khách.
Trang 410h30 (qua QL1A – 3h12p – 158 km): Đoàn đến tham quan tại điểm thứ nhất là khu di
tích trường Dục Thanh – ngôi trường có lịch sử hơn 100 năm tuổi – nơi thầy giáoNguyễn Tất thành từng sống và dạy học, cũng là nơi ghi dấu hành trình của Bác Khudi tích là những dãy nhà rêu phong cổ kính, xen kẽ với những mảng cây xanh đượcchăm chút gọn gàng với sân vườn thoáng mát, không khí trong lành Du khách sẽtham quan ở đây trong vòng 30 phút và giá vé vào cổng được miễn phí.
11h15 (38p – 29,6 km) : Đoàn đến nhà hàng Hòn Rơm Hill để dùng cơm trưa12h00 (2p – 1,2 km) : Quý khách về đến Resort Nắng Hòn Rơm HDV làm thủ tục
check-in, quý khách nhận phòng và nghỉ ngơi.
Buổi chiều
15h00 (28p – 24,5 km) : Đoàn sẽ di chuyển ra bãi biển Phan Thiết để tham gia chương
trình Teambuilding với chủ đề “Vươn ra biển lớn” với hệ thống âm thanh, các trò chơithú vị, hấp dẫn để phá vỡ bức tường ngăn cách giữa các bạn sinh viên, xây dựng lòngtin hỗ trợ cùng nhau phát triển, có nhiều trải nghiệm thú vị của thời sinh viên và cùngnhau lưu lại những hình ảnh khó quên
Khởi động, dựng cờ, chọn đội trưởng, dựng khẩu hiệu đội.
Các đội sẽ lần lượt tham gia các trò chơi team building sau, mỗi trò đòi hỏi sự gắn kết,nhanh nhẹn và hiểu biết lẫn nhau giữa các thành viên trong đội để mang lại tiếng cườivà thể hiện tinh thần đồng đội.
Sau kết thúc trò chơi ban giám khảo sẽ chấm điểm và công bố đội thắng cuộcGiải thưởng cho các đội là
Giải nhất: 01 thùng bia Heineken.Giải nhì: 01 thùng bia Tiger.Giải ba: 01 thùng nước ngọt.
Kết thúc chương trình đoàn tự do tắm biển, tắm hồ và nghỉ ngơi
Buổi tối
Trang 519h00: Đoàn di chuyển về resort dùng bữa tiệc Gala Dinner
Đây là chương trình nhằm tri ân các bạn sinh viên và nhà trường và gắn kết tinh thầntập thể của cả đoàn Chương trình được dàn dựng công phu từ âm thanh, hình ảnh, vàrất nhiều phần quà hấp dẫn dành cho người tham dự, được chia làm 6 phần như sau:Phần 1: Mc sẽ mời thầy/cô trường đại học Tôn Đức Thắng lên nêu suy nghĩ và cảmnhận, sau đó mời trưởng đoàn lên ngỏ lời và khai mạc buổi tiệc
Phần 2: Là sẽ hát chúc mừng sinh nhật các bạn mà có ngày sinh trong tháng này vàmời các bạn tham gia chương trình khui quà bí mật
Phần 3: Là các game show có quàNGHE NHẠC HIỆU ĐOÁN HÌNH NỀN.DU LỊCH BỐN PHƯƠNG.
HOA HẬU THẾ GIỚI( nam giả nữ).HÍT ĐẤT TÌNH YÊU.
GIỌNG CA VÀNG
Phần 4: RÚT THĂM TRÚNG THƯỞNG: Các thành viên được chọn mỗi người mộtsố, sau đó quay số ngẫu nhiên, người nào may mắn sẽ được quà từ công ty du lịchVNTRAVEL
Phần 5: Bế mạc
21h30: Kết thúc chương trình, quý khách về phòng nghỉ ngơi
NGÀY 2: TRẢI NGHIỆM CÁC ĐIỂM ĐẾN TẠI PHAN THIẾT – TP HCMBuổi sáng
06h00: Đoàn dùng điểm tâm Buffet sáng tại Resort07h00: Đoàn làm thủ tục check-out resort
07h30 (4p – 3,3 km): Lên đường đến với đồi cát bay Mũi Né - nơi được mệnh danh là
tiểu sa mạc Sahara, nơi có những đồi cát nhấp nhô, những đụn cát thay đổi hình dạng
Trang 6hàng ngày nhờ những cơn gió, địa hình và khí hậu Đoàn có thể tham gia các hoạtđộng như là trượt cát, đi mô tô địa hình 4 bánh và thưởng thức đặc sản Dừa ba nhát(chi phí tự túc).
08h30 (đường Võ Nguyên Giáp – 16p – 15 km) Xe đưa đoàn tham quan Lâu Đài RượuVang – Napa Valley lớn nhất Việt Nam tọa lạc trên diện tích 12.000 m2, bao xungquanh là ruộng nho xanh ngát hòa cùng nắng gió của thiên đường nghỉ dưỡng.Được xây dựng phỏng theo những pháo đài thời trung cổ, nơi đây lưu giữ rất nhiềucác loại rượu vang nổi tiếng, được trưng bày một cách bắt mắt Du khách có thể cùngngồi xuống và thưởng thức một ly rượu vang theo một phong cách rất quý tộc và thamquan, chụp hình tại nơi có cảnh quan tuyệt đẹp này.
9h30: (4p – 2.5km) Chúng ta sẽ đến thăm bảo tàng nước mắm Làng Chài Xưa đây làbảo tàng đầu tiên và duy nhất của Việt Nam Chúng ta sẽ được tìm hiểu những đặc sắcvà tinh tuý của nghề làm nước mắm, cùng ngược dòng 300 năm lịch sử của người dântại Phan Thiết Mũi Né Ngoài ra du khách sẽ được chiêm ngưỡng bảo tàng với lốitrưng bày đương đại, sử dụng nghệ thuật trình diễn ánh sáng lần đầu tiên có mặt tạiViệt Nam Những hiện vật cổ sẽ hiện ra một cách lung linh mờ ảo, đem lại cái nhìnmãn nhãn cho khách tham quan
Buổi trưa
11h30 (4p – 2.7 km): ăn trưa tại Nhà Hàng Cây Bàng Đoàn tự do nghỉ ngơi ít phút12h45 (21p – 12 km): Đoàn di chuyển đến chợ Phan Thiết
13h10 -> 14h30: Du khách được tự do tạo cho mình một foodtour ăn vặt ngay tại chợ
Phan Thiết: răng mực nướng, bánh tráng nướng mắm ruốc trứ danh, bánh quai vạc,nem nướng và đặc biệt và những món ăn được chế biến từ hải sản tươi sống đánh bắttrong ngày với giá cả rất rẻ, và mua một số đặc sản địa phương tại ngay ngôi chợnày như: nước mắm Phan Thiết, cá khô Phan Thiết, mực rim me Phan Thiết, bánhrế,
14h45 (qua QL1A và ĐCT TP.HCM – Long Thành – Dầu Giây - 4h1p – 192 km):
Đoàn khởi hành về TpHCM, trên đường về, Quý khách ghé thăm Cơ sở Tranh Cát Phi
Trang 7Long Các sản phẩm ở tranh cát ở đây được lấy cảm hứng từ những điều giản dị trongcuộc sống Không những không khiến những bức tranh trở nên nhàm chán hay thiếuđi sự tinh tế, độc đáo Mà còn khiến các bức tranh gần gũi hơn, thu hút hơn, khiếnngười xem tranh như bị mê hoặc bởi những điều quen thuộc.
19h25: Về lại đến trường ĐH Tôn Đức Thắng Kết thúc chuyến tham quan, xe và
VNTRAVEL chia tay các bạn sinh viên và thầy (cô), chúc sức khỏe và hẹn ngày gặplại.
1.3.Báo giá dịch vụ trọn gói
Hướng dẫn viên: 210.000/ngày
Xe di chuyển TP HCM – Phan Thiết (2N1Đ – 45 chỗ): 7.500.000/ đoànPhí tổ chức team building: 1.500.000/ đoàn.
Phí tổ chức Gala Dinner: 4.000.000/đoàn
Quà tặng nước uống 5.000/ chai x 2 = 10.000/ khách/ ngày, khăn 2.000đ/cái x2= 4000/ khách/ ngày, nón du lịch 20.000/ khách
Chi phí chưa bao gồm:
Trang 8Chi phí cá nhân ngoài chương trình
Tiền tip bồi dưỡng tài xế, nhân viên phục vụ, hướng dẫn viên
Công thức tính giá thành
z = VC (biến phí) + FC (định phí)\Q (tổng số khách) = 950.000 +14.468.000/37
= 1.341.000/khách.
Công thức tính giá bán
G = z + Cb + Ck + P = Giá thành + lãi 20% giá thành + VAT 10% giá thành +2% hỗ trợ đối tác = 1.341.000 + ( 20% x 1.341.000) + ( 10% x 1.341.000) +( 2% x 1.341.000) = 1.770.000/ khách
PHẦN II:DỰ BÁO MỘT SỐ TÌNH HUỐNG PHÁT SINH CÓ THỂ XẢYRA TRONG QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ ĐỀ XUẤT
PHƯƠNG ÁN ỨNG PHÓ TƯƠNG ỨNG.
Tình huống 1: Trong đoàn có du khách ăn chay hoặc dị ứng hải sản nhưng chưa báotrước với công ty.
Phương án ứng phó: Liên hệ trực tiếp với nhà hàng làm 1 món chay hoặc món gì
không có hải sản để du khách có thể dùm tạm với cơm.Tình huống 2: Khi rời khỏi resort khách phát hiện bỏ quên đồ
Phương án ứng phó: HDV gọi về resort nhờ nhân viên ktra lại hành lý của khách, nếu
còn thì xin địa chỉ của khách hoặc điểm khách sắp đến để gửi hành lý đến sau Đồngthời báo nhân viên resort giữ hộ khách những hành lý này trước khi đến tay khách.Tình huống 3: Thời tiết xấu không thể chơi teambuilding ngoài trời
Phương án ứng phó: Báo trước với khách đổi địa điểm chơi và sẽ phát sinh thêm phí
nếu có.
Tình huống 4: Đã đến thời gian tập trung nhưng khách vẫn chưa đến đủ
Phương án ứng phó: Đầu tiên, người điều hành tour, hướng dẫn viên du lịch phải an ủi
mọi người Thay mặt du khách đến muộn xin lỗi du khách trong đoàn Sau đó, nhanh
Trang 9chóng liên lạc với du khách đến muộn Đồng thời thông qua, những người điều hànhkhác để tìm hiểu phạm vi hoạt động của du khách đó Nếu liên lạc được, cố gắng chờđợi trong khoảng thời gian cho phép Thường không được vượt quá 15 phút.Nếu quá thời gian chờ đợi, người điều hành tour sẽ ở lại đợi Còn hướng dẫn viên phụtrách tiếp tục dẫn đoàn tham quan.
Tình huống 5: Xe bị hỏng trên đường đi đón khách
Phương án ứng phó: Khi gặp phải tình huống trên, bạn phải hỏi tài xế xem tình hình
xe như thế nào Nếu xe có thể sửa xong trong thời gian 10 – 15 phút thì bạn có thể đợi.Nếu chu đáo hơn, đặc biệt đối với đoàn lớn, bạn nên yêu cầu công ty cử thêm một xekhác đến đón khách Trong trường hợp không có xe thay thế thì bạn phải chủ độngthuê taxi để kịp thời gian đón khách Hình ảnh công ty du lịch của bạn sẽ bị mất đitính chuyên nghiệp trong mắt khách nếu buộc họ phải đợi lâu.
Tình huống 6: Khách bị ngộ độc thực phẩm khi ăn tại một nhà hàng mà công ty đã đặtchỗ
Phương án ứng phó: Trong tình huống này, người đại diện của cả nhà hàng và công ty
du lịch của bạn phải xin lỗi tất cả đoàn khách và nhanh chóng đưa những khách cótriệu chứng ngộ độc đi cấp cứu tại bệnh viện đồng thời mang những mẫu thức ăn màkhách đã ăn để kiểm tra Trong lúc đó, công ty du lịch phải cử người ở lại nhà hàng đểtrấn an những vị khách còn lại và đưa họ về khách sạn để nghỉ ngơi Nếu nguyên nhânkhách bị ngộ độc là do thức ăn của nhà hàng thì phải xin lỗi khách và chi trả nhữngchi phí liên quan cho khách Nếu sau khi xác định thức ăn nhà hàng không có vấn đềgì mà do khách đã ăn món gì trước đó thì phải hỏi rõ khách Có thể loại thực phẩm màkhách đã ăn trước đó kị với thức ăn của nhà hàng thì nên nhắc nhở khách chú ý khôngnên dùng chung những thực phẩm đó Dù vì nguyên nhân nào thì HDV vẫn phải quantâm, chăm sóc khách chu đáo và nên đưa vị khách bị ngộ độc đã ổn định sức khỏe vềresort nghỉ ngơi.
Tình huống 7: Du khách bị lạc đường tại các điểm tham quan
Trang 10Phương án ứng phó: Cung cấp thông tin chính xác về điểm tham quan Cụ thể như: có
bao nhiêu lối vào bao nhiêu lối ra, cung cấp bản đồ của điểm tham quan cho khách… + Đưa ra giờ hẹn chính xác và địa điểm tập trung Cho số điện thoại của HDV + Ngoài những điều trên HDV luôn luôn nên đi trực tiếp với đoàn xuống điểm thamquan để hạn chế trường hợp lạc khách
+ Trong trường hợp lạc khách HDV cần bình tĩnh và thông báo cho những người cònlại trong đoàn biết, hiện trong đoàn đang có người bị lạc Mọi người hỗ trợ với nhauđể tìm kiếm những người bị lạc
+ Tập trung số người còn lại của đoàn để không xảy ra tình huống tiếp tục có người đilạc
+ Liên hệ với ban quản lý khu du lịch, phát loa phóng thanh để thông báo tìm ngườilạc …
Trang 11MỨC ĐỘ THAM GIA CỦA TỪNG THÀNH VIÊN
hoàn thành
Chú thích công việc
1 Nguyễn NgọcQuỳnh Anh
Chiêu Đan
100% Chương trình tour ngày 1, dựbáo một số tình huống và đềxuất
Minh Tâm
100% Chương trình tour ngày 1, dựbáo một số tình huống và đềxuất
4 Lê Thị BảoTrân
100% Chương trình tour ngày 2, dựbáo một số tình huống và đềxuất
100% Chương trình tour ngày 2, dựbáo một số tình huống và đềxuất