báo cáo thực tập 1 tại công ty cổ phần thương mại và cung ứng sao biển

Lời mở đầuTrong quá trình học tập và rèn luyện tại Khoa Kinh Tế & QTKD Trường,Đại học Hải Phòng, nhóm em đã được tiếp cận và trang bị những kiến thức, bài giảngcủa thầy cô về vấn đề nghi

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNGKHOA KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH

-BÁO CÁO THỰC TẬP 1

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀCUNG ỨNG SAO BIỂN

NHÓM SINH VIÊN THỰC HIỆN:Hoàng Bá Việt Anh

ĐỀ TÀI: TỔNG QUAN VÀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬNHÀNG XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN

THƯƠNG MẠI VÀ CUNG ỨNG SAO BIỂN

Mục lục

Lời mở đầu……… 3

CHƯƠNG I: TNG QUAN V CÔNG TY C PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ CUNG ỨNG SAO BIỂN……… 4

1.1 Quá trình hình thành và phát triển 4

1.2.Cơ cấu tổ chức và chức năng của các phòng ban……… 6

1.3.Chức năng, nhiệm vụ của ngành nghề kinh doanh……… 9

1.4.Tình hình nguồn nhân lực của công ty……… 10

1.5.Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 10

CHƯƠNG II: TÌM HIỂU V HOẠT ĐỘNG KINH DOANH QUỐC TẾ CỦA CÔNG TY C PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ CUNG ỨNG SAO BIỂN 12

2.1 Quy trình thực hiện hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu của Công ty Cổ phần thương mại và cung ứng Sao Biển 12

2.2 Kết quả hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu của Công ty Cổ phần thương mại và cung ứng Sao Biển 26

Kết luận……….……… 29

Lời mở đầu

Trong quá trình học tập và rèn luyện tại Khoa Kinh Tế & QTKD Trường,

Đại học Hải Phòng, nhóm em đã được tiếp cận và trang bị những kiến thức, bài giảng

của thầy cô về vấn đề nghiệp vụ như: Xuất Nhập khẩu, Vận tải, Giao nhận hàng… cùng với một số vấn đề như: Tài chính, nhận sự, marketing, sản xuất…Tuy nhiên để khỏi bỡ ngỡ sau khi ra trường, nhà trường đã tạo điều kiện cho em tiếp cận với thực tế, được áp dụng những kiến thức mình đã học, có nhận thức khách quan với tất các vấn đề xoay quanh các kiến thức nghiệp vụ và chính sách quản lý và phát triển troing các doanh nghiệp.

Thực tập chính là cơ hội để chúng em tiếp cận được với thực tế, được áp dụng những lý thuyết mình đã học trong nhà trường, phát huy những ý tưởng mà trong quá trình học chưa được thực hiện Trong thời gian này, chúng em được tiếp cận với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như có thể quan sát học tập phong cách và kinh nghiệm làm việc.

Khoảng thời gian thực tập 1 tháng tại Công ty Cổ phần thương mại và cung

ứng Sao Biển, được sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban lãnh đạo, các nhân viên trong công

ty và sự hướng dẫn của thầy Trần Quang Phong, nhóm em có điều kiện nắm bắt tổng

quát chung về tình hình hoạt động của công ty và hoàn thành bài báo cáo thực tập của mình

Dưới đây là bài báo cáo của nhóm em trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ

phần thương mại và cung ứng Sao Biển, bài viết của chúng em còn có nhiều thiếu

sót, chúng em mong sẽ nhận được sự giúp đỡ và bổ sung của thầy để bài báo cáo của chúng em được hoàn thiện hơn !

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ CUNG ỨNG SAO BIỂN:

1.1: Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần thương mại và cung ứng Sao Biển:

1.1.1: Quá trình hình thành và phát triển:

Khi mới thành lập, công ty Sao Biển vẫn còn gặp khó khăn về nhân lực, đầu mối về các khách hàng quan trọng và thân thiết Sau 10 năm thành lập, do xu thế phát triển của thị trường và những yêu cầu cấp thiết của doanh nghiệp, công ty ngày càng phát triển và mở rộng cùng đội ngũ nhân viên năng động sáng tạo, giàu lòng nhiệt huyết, tận tâm chu đáo với khách hàng Hiện tại công ty có 07 xe container đàu kéo và 7 sơmi Rơmóoc, tất cả phương tiện vận tải đều đạt chỉ tiêu vận chuyển và có giấy chứng nhận kiểm định của cục Đăng kiểm Việt Nam; việc lưu thông của các phương tiện đều được đặt hệ thống giám sát lộ trình chạy của tài xế đảm bảo hàng hoá được vận chuyển an toàn, đúng lộ trình.Với tinh thần không ngại khó vượt lên sự cạnh tranh khốc liệt của thị trường, hiện nay công ty đang trên đà phát triển với lĩnh vực kinh doanh chính là Vận tải hàng hoá đường bộ bằng container và tàu biển.

Trải qua nhiều năm nỗ lực của mình, Công ty đã dần khẳng định vị thế của mình trong các lĩnh vực mà Công ty tham gia,có được sự tín nhiệm của khách hàng và trở thành đối tác tin cậy của nhiều khách hàng khó tính.

1.1.2: Thông tin chung về Công ty Cổ phần thương mại và cung ứng Sao Biển

- Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ CUNG ỨNG SAO BIỂN

- Tên giao dịch: SAO BIEN SUPPLYING AND TRADING JOINT STOCK COMPANY

- Địa chỉ trụ sở chính: Số 57 Máy Tơ, Phường Máy Tơ, Quận Ngô Quyền, Thành phố Hải Phòng, Việt Nam.

- Địa chỉ văn phòng: P.103 – Khách sạn Dầu Khí – Số 441 Đà Nẵng – Đông Hải –

- Ngày thành lập: 4-3-2011 tại Sở kế hoạch và đàu tư Thành Phố Hải Phòng - Ngành nghề kinh doanh:

Vận tải hàng hóa bằng container.

Hoạt động vận tải đường bộ và hỗ trợ khác liên quan đến vận tải:Giao nhận hàng hóa, dịch vụ đại lý tàu biển, kho bãi.

1.2: Cơ cấu tổ chức và chức năng của các phòng ban:

1.2.1 Sơ đồ bộ máy cơ cấu tổ chức của công ty

Hình 1.2.1 Sơ đồ bộ máy Công ty CP Thương mại vàCung ứng Sao Biển

1.2.2 Chức năng của các bộ phận phòng ban

a) Giám đốc:

- Chỉ đạo công tác lập kế hoạch chiến lược, kế hoạch kinh doanh và chỉ đạo triển khai việc thực hiện trong phạm vi toàn công ty.

- Là người đứng đầu bộ máy, là người trực tiếp thiết kế bố máy tổ chức của toàn công ty Do đó giám đốc phải tổ chức bộ máy quản lý đủ về số lượng, mạnh về chất lượng, bố trí hợp lý lực lượng các phòng ban để đảm bảo quan hệ bền vững trong tổ chức hoạt động ăn khớp, nhịp nhàng, hoàn thành tốt mục tiêu đã đề ra.

- Tổ chức công tác kiểm tra, điều chỉnh hoạt động kinh doanh của công ty luôn đi đúng quỹ đạo, phù hợp với sự thay đổi môi trường bên ngoài, đảm bảo đạt hiểu quả tốt nhất.

- Là một nhà lãnh đạo tài giỏi, tiếp lửa cho sự yêu nghề cho mỗi nhân viên để làm việc hiệu quả năng xuất.

- Vừa là nhà quản lý, vừa là chủ tài khoản của doanh nghiệp b) Phòng kế toán:

- Quản lí sổ sách, thông tin, lưu giữ các hồ sơ chứng từ của toàn công ty - Nhận và kiểm tra chứng từ: tổng phí, giá bán, điều kiện thanh toán, đối

tượng xuất hóa đơn (trong nước hay ngoài nước).

- Xuất hóa đơn phác thảo (Debit, bảng tổng kết) cho khách hàng.

- Liên lạc với khách hàng để kiểm tra tính chính xác của hóa đơn phác thảo.

- Xuất hóa đơn gốc c) Phòng kinh doanh:

- Trực tiếp liên lạc với đối tác, khách hàng - Không ngừng tìm kiếm khách hàng tiềm năng

- Duy trì mối quan hệ thân thiết đối với các khách hàng quen của công ty - Tìm hiểu thăm dò sự đổi mới trong logistics trong và ngoài nước để củng

cố chức năng, nhiệm vụ công ty.

- Theo dõi, liên hệ với khách hàng để thu thập thông tin,sắp xếp thời gian phù hợp cho các phòng ban khác giải quyết công việc đúng tiến độ - Nhận, kiểm tra độ đầy đủ và tính chính xác của bộ chứng từ mà khách

hàng gửi - Khai báo hải quan

Nhân viên hiện trường:

- Trực tiếp đi lấy lệnh, cược vỏ và gia hạn (nếu cần) tại các hãng tàu và thực hiện đổi lệnh ở dưới cảng

- Đến các kho bãi chọn container cho hàng xuất khẩu

- Kết hợp cùng hải quan để kiểm tra, kiểm hoá hàng hoá tại cảng - Lấy cược sau khi đã trả vỏ container và hoàn tất thủ tục

Nhân viên vận tải:

- Kiểm tra tình trạng container khi đến cảng kéo hàng và sau khi trả hàng cho khách, nếu có vấn đề phát sinh thì tiến hành lập biên bản

- Điều khiển phương tiện vận tải để vận chuyển hàng hoá an toàn và kịp thời tới địa điểm được giao

- Hạ vỏ về bãi theo đúng chỉ định của hãng tàu

1.3: Chức năng, nhiệm vụ của ngành nghề kinh doanh.

Là doanh nghiệp tư nhân hoạt động trong lĩnh vực thương mại và cung ứng nên công ty có chức năng và nhiệm vụ chính là phân phối hàng hóa và kinh doanh các dịch vụ liên quan cụ thể như sau :

– Thu, phát các chứng từ vận tải và vận đơn; – Hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan; – Hoạt động của các đại lý bán vé máy bay

– Hoạt động của các đại lý vận tải hàng hóa đường biển và hàng không; – Môi giới thuê tàu biển và máy bay;

– Hoạt động liên quan khác như: bao gói hàng hóa nhằm mục đích bảo vệ hàng hóa trên đường vận chuyển, dỡ hàng hóa, lấy mẫu, cân hàng hoá

1.3.2: Nhiệm vụ

Thiết lập hệ thống cửa hàng rộng dày các khu vực để tiêu thụ sản phẩm nhanh Luôn điều tra nghiên cứu thị trường, mở rộng thị trường Xác định những thiếu sót trong kênh phân phối dưới để khắc phục tạo điều kiện thúc đẩy bán hàng tại các cửa hàng bán trực tiếp cho người tiêu dùng.

1.3.3: Tầm nhìn của công ty

- Trở thành hệ thống giao nhâ •n hàng xuất nhâ •p khẩu chuyển nghiệp hàng đầu Việt Nam.

- Xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp nơi mà mọi cá nhân có thể phát huy tối đa sức sáng tạo, khả năng lãnh đạo và cơ hội làm chủ thực sự với tinh thần làm chủ rất cao.

- Kết hợp hài hòa giữa kinh tế và khoa học kỹ thuật, mang đến cho khách hàng sự hài lòng tuyệt đối với phương thức dịch vụ vàchất lượng sản phẩm.

1.4: Tình hình nguồn nhân lực của công ty

Tổng số lao động trong công ty: 14 người bao gồm Ban Giám đốc: 1 người

Phòng kế toán: 1 người Phòng kinh doanh: 1 người Phòng Logistic: 11 người:

Nhân viên chứng từ: 1 người Nhân viên hiện trường: 3 người Nhân viên vận tải: 7 người

1.5: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty:

CHƯƠNG II: TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG KINH DOANH QUỐC TẾCỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ CUNG ỨNG SAO BIỂN

2.1: Quy trình th c hi n ho t đ ng giao nh n hàng nh p kh u c a Công ty ự ệ ạ ộ ậ ậ ẩ ủ C phầần thổ ương m i và cung ng Sao Bi nạ ứ ể

2.1.1 Sơ đồ quy trình thực hiện nghiệp vụ

Hình 2.1.1 Sơ đồ quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận lô hàng nhậpkhẩu

2.1.2 Phân tích nghiệp vụ

Sau khi công ty FWD ký kết thành công hợp đồng giao nhận với chủ hàng là bên nhập khẩu trong hợp đồng kinh tế với nhiệm vụ là làm thủ tục thông quan nhập khẩu, vận chuyển hàng hóa an toàn và giao cho người nhận hàng tại địa điểm mà người nhâ •n hàng đã chỉ rõ trong hợp đồng kinh tế; bộ phận chứng từ của công ty FWD sẽ nhận được tất cả các chứng từ liên quan đến lô hàng từ phía nhà nhập khẩu đồng thời kiểm tra xem bô • chứng từ này đã đầy đủ và đảm bảo chính xác hay chưa.

● Gửi chứng từ:

Các chứng từ mà bên công ty nhập hàng giao cho công ty Forwarder bao gồm:

- 2 giấy giới thiệu của doanh nghiệp có chữ ký, đóng dấu của giám đốc (1 để nhân viên giao nhận đến hãng tàu lây lệnh, 1 để nhân viên giao nhận tiến hành khai thủ tục hải quan).

- Giấy ủy quyền.

- Giấy thông báo hàng đến của hãng tàu - Hóa đơn thương mại.

- Hợp đồng mua bán (Purchase Order) - Vận đơn đường biển B/L.

- Phiếu đóng gói (Packing List)

- Mã số thuế công ty, mã số xuất nhập khẩu.

- Giấy chứng nhận nguồn gốc(Certificate of Origin-C/O) - Giấy chứng nhận phân tích (Certificate of Analysis-C/A)

- Booking Note

Nhân viên hiện trường lấy 2 liên (xanh và đỏ) và Tờ khai phí cơ sở hạ tầng đã đóng dấu thu tiền.

● Lấy lệnh:

Khi có Giấy báo hàng đến, nhân viên chạy lệnh cầm theo giấy giới thiệu lên văn phòng của hãng tàu để lấy “Lệnh giao hàng” (Delivery Oder, viết tắt là D/O) Tại đây, phải hoàn thành đầy đủ phí “ Local Charge”.

Nếu như giữa NXK và NNK thanh toán bằng L/C, trên vận đơn lúc này sẽ có dòng “To Order of … Bank” NXK phải chuyển B/L gốc cho NNK qua chuyển phát nhanh để NNK mang Bill gốc lên Ngân hàng thanh toán tiền hàng, xin xác nhận của Ngân hàng về mặt sau của Bill Sau đó NNK gửi Bill gốc cho công ty FWD, nhân viên công ty khi lên hãng tàu lấy lệnh phải mang theo cả Bill gốc này.

Thông thường, trên lệnh sẽ ghi là : DEM : 05 và DET : 03 để khai thác hàng.

Tức là, kể từ ngày container được hạ xuống bãi, trong vòng 5 ngày buộc người nhập khẩu phải kéo container đó ra khỏi cảng để nhập hàng về kho Và kể từ khi lấy container ra khỏi cảng cho đến khi trả vỏ container về bãi chỉ trong vòng 3 ngày Quá thời hạn trên, NNK phải chịu phí lưu vỏ, lưu bãi.

Trong nhiều trường hợp, hàng đã đến cảng rồi, nhưng NNK lại chưa sẵn sàng

có kho hay vì lý do khách quan nào đó để nhập hàng về, nhân viên chạy lệnh của công ty sẽ thay mặt NNK mang lệnh lên hãng tàu để xin “gia hạn lệnh” Ở đây phát sinh thêm “phí gia hạn lệnh” và “cước lưu bãi”

● Các bước tiến hành, thủ tục giấy tờ:

Nhân viên hiện trường của công ty sẽ đến văn phòng của đại lí hãng tàu lấy

lệnh và cược vỏ container.

Ngày tàu đến (ETA) là ngày nào thì lấy lệnh ngày đó.

Công ty Forwarder cần chuẩn bị các khoản tiền để làm hàng, công ty cũng có thể chuyển khoản trước khi đến lấy lệnh:

- Các khoản phí Local charge: Phụ phí xếp dỡ tại cảng (THC), Phí lệnh giao hàng (D/O), Phí phụ trợ cân bằng vỏ(CIC), Vệ sinh container, phí lưu container (nếu có)

- Các khoản phí dưới cảng: Phí nâng hạ,… - Phí sử dụng tiện ích công trình cảng biển - Tiền cược vỏ container

Nhân viên lấy lệnh đặt các chứng từ: Giấy giới thiệu, B/L, Bản photo chứng minh thư vào khay tại quầy chứng từ hàng nhập Khi hãng tàu gọi đến tên (tên công ty đóng dấu trên giấy giới thiệu) thì vào quầy giao dịch Trình tự như sau:

- Nộp tiền cho kế toán (Nếu nộp tiền mặt): Nhân viên hiện trường cung cấp thông tin công ty, mã số thuế cho kế toán hãng tàu và nhận hoá đơn xác nhận đã nộp tiền.

- Lấy D/O và Ký nhận (ghi rõ họ tên + SĐT): Nhân viên hiện trường ký và ghi rõ số điện thoại xác nhận đã nhận Lệnh giao hàng D/O Thông thường lệnh giao hàng sẽ gồm 3 bản (tuy nhiên cũng có nới 2 hoặc 4) Sau đó hãng tàu gửi tra nhân viên hiện trường 2 bản D/O gốc (có giá trị trong 3 ngày) và 2 Bill có đóng dấu của hãng tàu.

Hình 2.1.2.a Lệnh giao hàng

● Cược cont:

Sau khi lấy lệnh xong, nhân viên hiện trường tới quầy cược vỏ để làm thủ tục cược

Giấy cược container có 4 liên ứng với 4 màu : Trắng, xanh dương, hồng, vàng Liên màu trắng được giữ lại tại hãng tàu Liên màu xanh dương là căn cứ đã cược container để đi đổi lệnh Liên màu hồng là liên giữ lại, có chức năng như tờ hóa đơn, là căn cử để mang lên hãng tàu lấy lại tiền cược vỏ sau khi hoàn tất việc tra vỏ Liên màu vàng lưu lại tại Ngân hàng thu hộ cho hãng tàu.

Đối với các hãng tàu không thu tiền cược container qua ngân hàng, giấy cược container chỉ có 3 liên.

Các bước tiến hành, thủ tục giấy tờ:

- Lệnh giao hàng

- Viết cược: Tại quầy cược, điền tất cả các thông tin giống trên Bill và D/O vào phiếu cược vỏ của hãng tàu (một số hãng như Evergrenn thì nhân viên hiện trường không phải viết cược mà bên hãng tàu sẽ làm) Sau đó nộp tiền và nhận phiếu tạm thu Hãng tàu đóng dấu vào phiếu cược vỏ Nhân viên hiện trường lấy 3 liên.

Hình 2.1.2.b Phiếu mượn container rút ruột hàng nhập

● Khai hải quan

Bước này có thể được tiến hành đống thời với bước lấy lệnh ở trên, sau khi đã nhận được Thông báo hàng đến Nhân viên chứng từ lên tờ khai hải quan, áp mã HS Code rồi gửi cho khách hàng kiểm tra, nếu khách hàng báo thông tin chưa chính xác thì tiến hành sửa đổi cho đúng, khi thông tin đã chính xác thì thực hiện khai báo hải quan điện tử và tải các chứng từ liên quan lên hệ thống quản lý Sau khi hoàn thành, nhân viên chứng từ gửi lại tờ khai đã phân luồng cho khách hàng.

Nếu hàng hoá được phân luồng xanh, báo khách hàng nộp thuế và lệ phí hải quan 20.000 VNĐ, sau khi hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế cho lô hàng thì tờ khai sẽ tự động thông quan.

Với hàng hoá phân vào luồng vàng, nhân viên hiện trường phải mang theo các chứng từ liên quan của lô hàng (C/O, vận đơn, Invoice,…) và nộp 20.000 VNĐ lệ phí để làm thủ tục Hải quan Nhân viên hiện trường mang hồ sơ để gặp phó đội trưởng đội hải quan để phân tiếp nhận kiểm hổ sơ Hải quan tiếp nhận hồ sơ nếu không có sai sót sẽ trình lên lãnh đạo để duyệt tờ khai, sau đó đẩy mã vạch cho tờ khai.

Còn đối với hàng hoá bị phân vào luồng đỏ, hải quan sẽ phải kiểm tra thực tế lô hàng.

- Mở cont: Nhân viên hiện trường đăng kí thời gian kiểm hoá với Chi cục Hải quan nơi mở tờ khai Khi đến thời điểm đã được đăng kí, Hải quan kiểm hoá sẽ tiến hành mở cont và kiểm tra các thông tin được khai báo trên chứng từ (tên hàng, xuất xứ,…) có đúng với hiện trạng hàng hoá hay không Nếu xuất hiện tình trạng sai phạm, tiến hành sửa đổi hoặc lập biên bản nếu là hàng cấm, hàng quá hạn sử dụng, hàng hoá không được phép nhập khẩu về Việt Nam; hoặc buộc phải tiêu huỷ/ xử phạt/ tịch thu (nếu có) Nếu thông tin khai báo trên chứng từ đã