Tổng Hợp Nội Dung Chương 3 Chức Năng Lập Kế Hoạch Và Đưa Ra Quyết Định.pdf

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ - ĐHQGHN

-o0o -TỔNG HỢP NỘI DUNG CHƯƠNG 3: CHỨC NĂNG LẬP KẾHOẠCH VÀ ĐƯA RA QUYẾT ĐỊNH

BỐ CỤC NỘI DUNG LÝ THUYẾT

3.1 Chức năng lập kế hoạch

3.1.1 Khái niệm kế hoạch và lập kế hoạch 3.1.2 Đặc điểm của kế hoạch

3.1.3 Vai trò của kế hoạch 3.1.4 Phân loại kế hoạch 3.1.5 Nội dung các bước lập kế hoạch 3.1.6 Phương pháp và nguyên tắc lập kế hoạch

3.2 Ra quyết định quản lý

3.2.1 Khái niệm quyết định quản lý 3.2.2 Đặc điểm của quyết định quản lý 3.2.3 Vai trò của quyết định quản lý 3.2.4 Phân loại quyết định quản lý 3.2.5 Quy trình ra quyết định quản lý 3.2.6 Phương pháp ra quyết định

3.1 Chức năng lập kế hoạch

3.1.1 Khái niệm kế hoạch và lập kế hoạch

ĐỊNH NGHĨA :

● Kế hoạch là một văn bản hay một ý tưởng thể hiện mục tiêu chung của tổ chức cũng như mục tiêu được phân cấp cùng với những phương án, thời gian đạt mục tiêu đó.

● Lập kế hoạch là quá trình xác định mục tiêu và xây dựng phương án hành động tương lai của tổ chức để thực hiện mục tiêu trong một khoảng thời gian xác định trong những điều kiện lịch sử cụ thể

Lập kế hoạch = tìm câu trả lời cho 05 câu hỏi

1 What? (Làm cái gì? Mục tiêu nào cần hoàn thành?) 2 Who? (Ai sẽ thực hiện mục tiêu và thực hiện với ai?) 3 Where? (Các mục tiêu được thực hiện trong điều kiện nào?) 4 When? (Thời hạn cho việc hoàn thành các mục tiêu?)

(Thực hiện mục tiêu theo cách thức, phương án nào?)

5 How?

3.1.2 Đặc điểm của kế hoạch

● Tính khách quan : là sự chắt lọc thông tin từ thực tế

● Tính bắt buộc : đòi hỏi xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của mỗi chủ thể trong việc thực hiện các

mục tiêu, thể hiện tính chất pháp lệnh của các kế hoạch giữa các chủ thể với mục tiêu.

● Tính ổn định: Khi hoàn cảnh thực hiện kế hoạch thay đổi thì các kế hoạch cũng phải được điều

chỉnh kịp thời

● Tính linh hoạt : Khi các điều kiện cho sự tồn tại của kế hoạch thay đổi thì bản thân kế hoạch cũng

phải được điều chỉnh

● Tính khả thi : Phương án được lựa chọn giải quyết được tương đối những chỉ tiêu đề ra trên cơ sở

những người được phân công phụ trách có đủ thẩm quyền

● Tính rõ ràng: mạch lạc, logic

3.1.3 Vai trò của kế hoạch

● Chỉ ra con đường đi tới mục tiêu tương đối chính xác

● Làm tăng hiệu quả công việc

● Giúp tổ chức tiết kiệm chi phí, thời gian, nguồn lực

● Hạn chế rủi ro khi ra quyết định • Là cơ sở cho chức năng kiểm tra

3.1.4 Phân loại kế hoạch

● Căn cứ vào thời gian thực hiện kế hoạch: Dài hạn; Trung hạn; Ngắn hạn

✧ Dài hạn : là kế hoạch có thời gian thực hiện > 5 năm, là sự cụ thể hóa chiến lực , phương hướng phát triển của tổ chức

✧ Trung hạn : từ 1 - 5 năm nhằm cụ thể hóa kế hoạch dài hạn, có tính chất thực hành , duy trì tính chất cân đối giữa các yếu tố , các nguồn lực hoạt động của tổ chức

✧ Ngắn hạn : thời gian thực hiện < 1 năm, thể hiện các mục tiêu cụ thể và các hành động trực tiếp tạo ra kết quả cuối cùng

● Căn cứ vào hình thức thể hiện của kế hoạch: Chiến lược, Quy hoạch, Chính sách, Chương trình, Dự án…

✧ Chiến lược: là kế hoạch lớn , xác định mục tiêu tổng thể và giải pháp cơ bản

Quy hoạch: là sự bố trí chiến lược về không gian lãnh thổ và thời gian

✧ Chính sách : là quan điểm phương hướng và cách thức chung định hướng hành động của hệ thống để giải quyết những vấn đề lặp đi lặp lại

✧ Dự án : là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau , được thực hiện trong một khoảng thời gian xác định

● Căn cứ vào tính chất nội dung của kế hoạch : kế hoạch tổ chức, kế hoạch nhân lực, kế hoạch kiểm tra

✧ Kế hoạch tổ chức: là hoạt động cần được triển khai theo một trình tự thời gian

✧ Kế hoạch nhân lực : là phân tích về nhu cầu nhân lực và những biện pháp sử dụng tối ưu và phát triển nguồn nhân lực

✧ Kế hoạch kiểm tra - đánh giá : xác định quy trình tiến hành kiểm tra , đánh giá

● Căn cứ vào cấp kế hoạch: Chiến lược; Tác nghiệp

✧ Chiến lược : trong khoảng thời gian từ 5 năm trở lơn tác động đến những mảng hoạt động lớn

✧ Tác nghiệp: < 1 năm, phạm vi hẹp trong một hoạt động nào đó

3.1.5 Nội dung quy trình lập kế hoạch I.Phân tích bối cảnh môi trường

II Xác định mục tiêu III Thiết lập các phương án IV Đánh giá và lựa chọn phương án V Xây dựng lịch trình tổ chức thực hiện VI Xác định các tiêu chuẩn kiểm tra – đánh giá VII Lập dự toán ngân sách

I.Phân tích bối cảnh môi trường

● Mục đích: Xác định thách thức của môi trường, phát hiện các cơ hội, thiết lập mối

quan hệ nhân quả

●Trình tự:

✧ Xác định mục tiêu (vấn đề nhân sự, vấn đề kinh doanh, vấn đề tài chính, mục tiêu ngắn hạn hay dài hạn, đối tượng mục tiêu là ai,…)

✧ Xác định vấn đề chính (cơ hội/thách thức, điểm mạnh/điểm yếu)

✧ Dùng lược đồ làm rõ mối quan hệ giữa các vấn đề

● Công cụ : PEST, SWOT, các kỹ thuật dự báo

II.Xác định mục tiêu

● Bản chất: Mô tả những thành quả trong tương lai khi các vấn đề được giải quyết ● Tiêu chí:

Specific: tính rõ ràng

Measurable: đo lường được

✧ Achievable: có thể đạt được

✧ Realistic: tính thực tế

✧ Time-bound: giới hạn về thời gian

●Sắp thứ tự ưu tiên theo :

✧ Mức độ ảnh hưởng của mục tiêu tới sứ mệnh của tổ chức ✧ Tính cấp bách về mặt thời gian

✧ Mức độ phụ thuộc của các hoạt động tiếp theo vào việc đạt mục tiêu của hoạt động trước

III.Thiết lập các phương án

● Xác định các nguồn lực mà tổ chức hiện có Phân tích tình hình hiện tại của tổ chức để xác định khoảng cách giữa mục tiêu và nguồn lực (Kế thừa kết quả bước ● Phát triển tiền đề/lợi thế từ môi trường bên ngoài Xác định dự báo/chính sách cơ bản (địa bàn/quy mô hoạt động, mức giá, sản phẩm gì, triển khai công nghệ gì, mức chi phí,…)

● Thiết lập các phương án Không bao giờ chỉ đưa ra một phương án

IV.Đánh giá và lựa chọn phương án

● Đánh giá các phương án Xem xét những điểm mạnh/yếu bằng cách định lượng chúng thông qua tiền đề và mục tiêu

✧ Lựa chọn chỉ tiêu/mục tiêu quan trọng nhất để làm ưu tiên cho việc so sánh/đánh giá

Xem xét và đánh giá mức độ quan trọng của những mục tiêu và xếp loại theo thứ tự 1, 2, 3, … ✧ Tổng hợp đánh giá chung xem phương án nào giải quyết

được nhiều vấn đề quan trọng và cốt yếu nhất ● Lựa chọn phương án Có thể chọn một/một số phương án

V.XÂY DỰNG LỊCH TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN

● Liệt kê nhiệm vụ cần thực hiện

● Xác định đối tượng tham gia thực hiện

● Xác định nguồn lực Xác định khung thời gian cho mỗi nhiệm vụ

● Dự kiến rủi ro, thiếu sót

● Thống nhất cơ chế điều phối và kiểm soát

● Khẳng định lại cam kết của các bên

VI XÁC ĐỊNH CÁC TIÊU CHUẨN KIỂM TRA – ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH

●Mục đích:

✧ Biết được chính xác mức độ hoàn thành các mục tiêu

✧ Cơ sở đánh giá mức độ hoàn thành công việc của ĐTQL

Căn cứ xác định:

✧ Mục tiêu

VII LẬP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH

● Một bộ phận/chương trình của tổ chức đều có thể có ngân quỹ riêng có liên hệ chặt chẽ với ngân quỹ chung của tổ chức

● Tính toán tất cả những chi phí có thể có để triển khai kế hoạch theo định mức cho phép và trình bày dự toán một cách rõ ràng, khoa học

3.1.6 Phương pháp và nguyên tắc lập kế hoạch

Phương Pháp :

a.Các phương pháp dự báo

● Dự báo kịch bản : sự mô tả bằng văn bản một tương lai có thể xảy ra

● Dự báo theo mô phỏng tình huống: là sự minh họa về một hệ thống thực tế Mô hình này thường được sử dụng để mô tả những hoạt động của một hệ thống thực tế dưới hình thức định lượng hoặc định tính

b.Các phương pháp so sánh đánh giá

=>> nhằm phân tích bối cảnh, xây dựng các phương án, so sánh các phương án để từ đó lựa chọn các phương án tối ưu.

1.Phân tích PEST:

=>>Chỉ ra và đánh giá ảnh hưởng của các nhân tố môi trường vĩ mô Chính trị - kinh tế - xã hội - công nghệ đối với tổ chức trong tương lai :

Nhân tố chính trị : Môi trường chính trị bền vững như thế nào ? Những chính sách của nhà nước, đảng

cầm quyền chi phối như thế nào ? …

Nhân tố kinh tế : Môi trường kinh tế đang diễn ra những hoạt động j ? Ảnh hưởng của nó đến sự tồn tại

của tổ chức mạnh hay yếu , trực tiếp hay gián tiếp ? …

Nhân tố xã hội : Hệ giá trị văn hóa ? Truyền thông , thói quen , tập quán của số đông dân cư?Quan điểm

và thái độ phản ứng của người dân về các vấn đề kinh tế - xã hội ?

=>> Phân tích PEST giúp chúng ta hiểu được những vấn đề thuộc về môi trường của tổ chức

Phân tích SWOT : Được tiến hành dựa trên 3 giai đoạn chính :

1 Đưa ra các ý tưởng về điểm mạnh và yếu nội tại của một nhóm hay tổ chức, và các cơ hội cũng như các mối đe dọa từ bên ngoài.

2 Phân tích bối cảnh bằng việc dựa vào các cách thức mà các điểm mạnh của một nhóm/ tổ chức có thể được xây dựng nhằm khắc phục các điểm yếu, và các cơ hội có thể hạn chế những nguy cơ đe dọa

3 Hình thành chiến lược SO,ST,WO,WT nhằm cải thiện tình hình

3.Biểu đồ Gantt

Các bước cơ bản khi tiến hành xây dựng sơ đồ Gantt:

● -Định nghĩa các hoạt động;

● -Tính toán thời gian cần thiết để hoàn thành công việc cho mỗi hoạt động , tùy thuộc vào khối lượng công việc, nguồn lực cho phép, tổng thời gian để hoàn thành;

● -Xác định mối liên hệ giữa các hoạt động; ● -Vẽ lịch thực hiện đề tài

● -Điều chỉnh thời gian các tất cả các công việc cho đến khi hoàn thành lịch trình

4.Ma trận Khung Logic

Nguyên Tắc :

I Phải đảm bảo tính khách quan và dân chủ

II Có tính tất yếu và phổ biến

● Quyết định quản lý là tuyên bố lựa chọn của chủ thể quản lý về một hoặc một số phương án để

thực hiện những công việc cụ thể trong điều kiện hoàn cảnh nhất định nhằm hoàn thành mục tiêu của tổ chức

✧ Chủ thể ra quyết định là các cá nhân, tập thể được trao thẩm quyền hoặc ủy quyền ra quyết định

✧ Đối tượng nhận quyết định là đối tượng mà quyết định hướng tới, có nhiệm vụ điều chỉnh hành vi ngay sau quyết định

✧ Môi trường quyết định là phạm vi mà quyết định được thực hiện

✧ Công cụ thực hiện quyết định là những biện pháp được dùng để thực hiện quyết định

3.2.2 Đặc điểm của quyết định quản lý

● Gắn liền với hoạt động quản lý và nhà quản lý

● Gắn với những vấn đề của tổ chức

● Liên quan tới hoạt động thu thập và xử lý thông tin

● Mang tính hạn định

3.2.3 Vai trò của quyết định quản lý

● Là hoạt động đặc trưng của quản lý

● Vai trò định hướng

● Quyết định sự thành công của quản lý

● Vai trò phối hợp

3.2.4 Phân loại quyết định quản lý

● Theo nội dung: Quyết định về tư tưởng/giải pháp/hoạt động…

● Theo tính thành văn: Quyết định thành văn/bất thành văn

● Theo tính công bố của quyết định: Quyết định công bố/Quyết định ngầm

● Theo cách thức tác động: Quyết định cưỡng chế/hướng dẫn/tùy nghi

Theo tầm hạn quản lý: Quyết định vĩ mô/trung mô/vi mô

● Theo chủ thể ra quyết định: Quyết định của hiệu trưởng/giám đốc…

● Theo thời gian: Quyết định ngắn hạn/dài hạn

3.2.5 Quy trình ra quyết định quản lý

3.2.5.1 Căn cứ để ra quyết định - Căn cứ vào mục tiêu.

- Căn cứ vào thẩm quyền ra quyết định - Căn cứ thực trạng nguồn lực của tổ chức - Căn cứ vào môi trường ra quyết định.

3.2.5.2 Các bước ra quyết định

3.2.5.3 Những yêu cầu để ra quyết định quản lý hiệu quả.

- Loại bỏ những định kiến cảm tính - Vận dụng khả năng sáng tạo - Đảm bảo tính thống nhất - Không cầu toàn, chấp nhận rủi ro

- Hình thức của quyết định quản lý cần cô đọng dễ hiểu.

3.2.6 Phương pháp ra quyết định

● Khắc phục tình trạng thiếu thông tin trong xây dựng quyết định

● Thống nhất giữa các chủ thể (quan điểm, lợi ích.v.v.)

● Chấp nhận tính tương đối của quyết định quản lý

● Tính kịp thời

● Dám chịu trách nhiệm

Phần Tổng Hợp Nội Dung Câu Hỏi Trắc Nghiệm

Questions (20)

1 - Quiz

Khoa học và công nghệ phát triển nhanh đem lại cho doanh nghiệp:

Nhiều cơ hội

Nhiều cơ hội và thách thức Nhiều thách thức Tất cả đều chưa chính xác

2 - Quiz

Kỹ thuật phân tích SWOT đc dùng để:

Xác định điểm mạnh-yếu của doanh nghiệp Xác định cơ hội-đe dọa đến doanh nghiệp

Phân tích môi trường để xây dựng chiến lược, phương hướng tới mục tiêu Tổng hợp các thông tin từ phân tích môi trường

Trong quản lý, SWOT gồm những gì?

Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats Sales, Workers, Orders, Tasks.

Strategies, Weaknesses, Opportunities, Threats.

Strengths, Workers, Opportunities, Threats.

5 - Quiz

Công cụ phân tích PEST gồm những yếu tố?

Psychology, Economic, Social, Technological Political, Economic, Social, Time-bound Political, Employee, Social, Time-bound Political, Economic, Social, Technological

6 - Quiz

Quản lý là gì?

Quy trình làm việc theo nhóm Quy trình đưa ra quyết định

Quy trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, và kiểm tra Quy trình tạo ra sản phẩm

7 - Quiz

Lập kế hoạch là gì trong quản lý?

Quy trình đưa ra quyết định.

Quy trình xác định mục tiêu và cách để đạt được chúng Quy trình tuyển dụng nhân viên.

Quy trình giám sát nhân viên.

8 - Quiz

Phân tích SWOT được sử dụng trong giai đoạn nào của quy trình lập kế hoạch?

Định nghĩa vấn đề Xác định mục tiêu Phát triển chiến lược Thiết kế kế hoạch chi tiết.

Phân phối.

10 - Quiz

Đâu KHÔNG phải vai trò của việc lập kế hoạch?

Tăng hiệu quả công việc

Hạn chế rủi ro, lãng phí thời gian, nguồn lực Là cơ sở cho chức năng kiểm tra Gò bó vào một khuân mẫu được đặt ra

11 - Quiz

Quá trình đưa ra quyết định bao gồm những bước nào?

Đ/n vấn đề, p/tích lựa chọn, chọn lựa chọn tốt nhất, thực hiện và đánh giá Đ/n vấn đề, xác định mục tiêu, lựa chọn giải pháp, thực hiện và đánh giá Đ/n vấn đề, tìm kiếm giải pháp, đưa ra quyết định, thực hiện và kiểm tra Đ/n vấn đề, x/định mục tiêu, chọn lựa chọn tốt nhất, thực hiện và kiểm tra.

12 - Quiz

Phân loại kế hoạch giữa chiến lược và tác nghiệp căn cứ vào những yếu tố nào

Thời gian, môi trường, mức độ cụ thể Thời gian, phạm vi, mức độ cụ thể

Trong quá trình quản lý, quản lý môi trường có nghĩa là gì?

Quản lý tài nguyên thiên nhiên Kiểm soát môi trường làm việc.

Quản lý mối quan hệ giữa tổ chức và môi trường xung quanh nó.

Tất cả đều đúng.

15 - Quiz

Xác định mục tiêu với tiêu chí SMART gồm gì?

Specific, Measureable, Achievable, Realistic, Time-bound Special, Measureable, Achievable, Relevant, Time-bound Special, Measureable, Achievable, Realistic, Time-bound Specific, Measureable, Attractive, Realistic, Time-bound

16 - Quiz

Lập kế hoạch là đi tìm câu hỏi cho?

What, Who, Where, Which, How? What, Why, Where, When, How? What, Why, Whoes, When, How? What, Who, Where, When, How?

Đặc điểm của kế hoạch gồm những đặc tính nào?

Tính khách quan, bắt buộc, ổn định, linh hoạt, khả thi, rõ ràng Tính chủ quan, bắt buộc, ổn định, kĩ luật, khả thi, rõ ràng Tính khách quan, ép buộc, ổn định, linh hoạt, khả thi, rõ ràng, nhanh Tính khách quan, tự do, ổn định, linh hoạt, khả thi, kịp thời.

19 - Quiz

Chức năng lập kế hoạch trong quản lý bao gồm những bước nào sau đây?

Xác định mục tiêu, phát triển chiến lược, và thiết kế kế hoạch chi tiết Xác định mục tiêu, đưa ra quyết định, và thực hiện kế hoạch Định nghĩa vấn đề, xác định mục tiêu, và đưa ra quyết định.

Xác định mục tiêu, đánh giá hiệu suất, và điều chỉnh kế hoạch.