phân tích thiết kế hệ thống quản lý cửa hàngvăn phòng phẩm

Đồng thời ứng dụng mô hình công nghệ với mục đích làm cho chương trình có thể đáp ứng được nhu cầu quản lý ngày càng phức tạp với khối lượng thông tin ngày càng lớn, dễ dàng trong triển

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VÂN TẢI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

-o0o -BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN :

MÔN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Giảng viên hướng dẫn: Đào Thị Lệ Thủy

Hà Nội, ngày 07 tháng 09 năm 2022

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên cho chúng em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến toàn thể các thầy cô giáo trong khoa Công Nghệ Thông Tin – Trường Đại Học Giao Thông Vận Tải, những người đã hết mình truyền đạt và chỉ dẫn cho chúng em những kiến thức, những bài học quý báu trong suốt thời gian qua.

Để hoàn thành được bài tập lớn này, đặc biệt chúng em xin được bày tỏ lòng tri ân và xin chân thành cám ơn cô Đào Thị Lệ Thủy người đã trực tiếp chỉ dẫn chúng em trong suốt quá trình học tập.

1

MỤC LỤC

Chương 1 KHẢO SÁT VÀ TÌM HIỂU NHU CẦU CỦA HỆ THỐNG 4

1.1Giới thiệu đề tài 4

1.1.1Xác định tên đề tài 4

1.1.2Lý do lựa chọn đề tài 4

1.1.3Phạm vi thực hiện 5

1.1.4Dự kiến nơi khảo sát 5

1.2Phân công công việc 5

Chương 2 PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG 17

1.Các tác nhân tham gia hệ thống 17

2.Sơ đồ phân rã chức năng BFD 17

3.Mô hình hóa tiến trình 18

a)DFD logic mức ngữ cảnh 18

b)DFD logic mức đỉnh 19

c)DFD mức dưới đỉnh 20

Chương 3 PHÂN TÍCH DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG 24

1.Xây dựng mô hình thực thể liên kết 24

1.1.Các kiểu thực thể 24

1.2.Mối liên kết giữa các thực thể 26

1.3.Thuộc tính khóa của thực thể 27

1.4.Mô hình thực thể liên kết 28

2.Xây dựng mô hình quan hệ 29

2.1.Chuyển các thực thể thành quan hệ tương ứng 29

2.2.Chuyển đổi từ mô hình thực thể liên kết sang mô hình quan hệ 32

4.2.Thiết kế giao diện 36

1.Giao diện đăng nhập 36

2.Giao diện trang chủ 37

3.Giao diện quản lý nhân viên 38

4.Giao diện quản lý bán hàng 39

5.Giao diện quản lý khách hàng 39

6.Giao diện thống kê và doanh thu 40

3

Chương 1 KHẢO SÁT VÀ TÌM HIỂU NHU CẦU CỦA HỆ THỐNG

1.1 Giới thiệu đề tài 1.1.1 Xác định tên đề tài

Sau khi học xong phần kiến thức tổng quan về hệ thống thông tin và khảo sát nhu cầu của hệ thống nhóm đã chọn đề tài thực hiện demo bài tập lớn cho môn học là: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý cửa hàng văn phòng phẩm.

1.1.2 Lý do lựa chọn đề tài

- Ngày nay, công nghệ thông tin có những bước phát triển mạnh mẽ, trong đó phải kể đến các ứng dụng phần mềm Một số công việc làm bằng thủ công sẽ dẫn đến việc tốn sức, tốn công lại hao tốn quá nhiều thời gian nên dần dần chúng được chuyển sang hệ thống tự động hóa Từ đó đem lại sự thuận tiện trong công việc cho con người cũng như góp phần làm cho hoạt động mua bán mang tính chuyên nghiệp và đạt hiệu quả hơn Kết quả của nhu cầu thực tế đó là sự ra đời của nhiều phần mềm, công cụ quản lý và xử lý các công việc thay cho con người như trước đây.

- Văn phòng phẩm là những vật dụng đơn giản dùng hàng ngày trong học tập của học sinh và văn phòng làm việc, chẳng hạn như bút viết, giấy, túi bìa, kẹp file, Chính vì vậy mà các cửa hàng văn phòng phẩm luôn không thể thiếu trong việc đáp ứng nhu cầu học tập và làm việc đối với học sinh và nhân viên văn phòng Với sự phát triển ngày càng rộng, nhu cầu làm đơn giản hóa các quy trình trong cửa hàng văn phòng phẩm trở nên tất yếu - Chương trình quản lý văn phòng phẩm kế thừa mô hình hoạt động của các

cửa hàng văn phòng phẩm hiện có trên thực tế Đồng thời ứng dụng mô hình công nghệ với mục đích làm cho chương trình có thể đáp ứng được nhu cầu quản lý ngày càng phức tạp với khối lượng thông tin ngày càng lớn, dễ dàng trong triển khai cũng như ứng dụng.

- Trong quản lý cửa hàng văn phòng phẩm, với số lượng các mặt hàng ngày càng đa dạng và phong phú về cả chủng loại cũng như nhà sản xuất Do đó, việc xây dựng hệ thống “Quản lý cửa hàng văn phòng phẩm” giúp cho người bán dễ dàng quản lý tình trạng mua bán cũng như tình trang hàng hóa

trong cửa hàng Đây là một công cụ cần thiết và hiệu quả, giúp cho quản lý công việc dễ dàng hơn ,tiết kiếm thời gian và công sức đáng kể.

- Cũng tương tự như một siêu thị mini, cửa hàng văn phòng phẩm của đề tài đặt ra là một cửa hàng loại nhỏ, kinh doanh lưu trữ đủ mọi thể loại hàng hóa và bày bán đủ những thứ cần thiết như đồ dùng học tập, văn phòng phẩm, Với nhiều loại mặt hàng không đồng nhất về thể loại khiến cho việc quản lý một cửa hàng văn phòng phẩm không phải là điều dễ dàng, thậm chí nếu không có cách thức quản lý phù hợp sẽ gây ra các nhầm lẫn và thất thoát hàng hóa không đáng có Do vậy, để giúp các chủ cửa hàng có được sự quản lý chặt chẽ và doanh thu và đem lại sự phục vụ cho khách hàng một cách tốt nhất có thể, hệ thống quản lý cửa hàng văn phòng phẩm tích hợp các chức năng dành riêng cho cửa hành văn phòng phẩm và được nhiều cửa hàng hưởng ứng, đưa vào ứng dụng một cách hiệu quả.

1.1.3 Phạm vi thực hiện

- Phân tích thiết kế hệ thống cho cửa hàng văn phòng phẩm dạng vừa và nhỏ, với số chi nhánh khoảng từ 1-2 chi nhánh.

1.1.4 Dự kiến nơi khảo sát

- Các cửa hàng văn phòng mà nhóm dự kiến khảo sát:

Văn phòng phẩm Bách Hoá Hồng Địa chỉ: Số 22 Ngõ 15–Lê Trọng Tấn– Thanh Xuân–Hà Nội.

1.2 Phân công công việc T

Nội Dung Công ViệcNgười Thực HiệnThời Gian

Nguyễn Anh Quân

Nguyễn Anh Quân

1.3 Khảo sát hệ thống

5

1.3.1 Khảo sát thông qua phỏng vấn

Chủ đề 1:Câu hỏi và trả lời Chủ đề 2:Câu hỏi và trả lời

Người được hỏi: Lê Thị HồngNgày: 10/9/2022

Người phỏng vấn: Nguyễn Hải Đăng

Hệ thống máy móc, thiết bị,

7

phần mềm:

1 Khi bán hàng nhân viên có cần máy móc chuyên môn không? Và việc sử dụng nó như thế nào cho hiệu quả?

Nhân viên chỉ cần sử dụng được office thành thạo Việc sử dụng thì cũng khá đơn giản nên cũng chung trên thị trường hay được thiết kế riêng cho cửa hàng ?

Cửa hàng nhỏ nên chỉ sử dụng phần mềm chung trên thị trường Chúng tôi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Kiot Việt, dễ sử dụng và đơn giản, tuy nhiên phần mềm hiện nay đã lỗi thời và xảy ra nhiều vấn đề trong quản lý sản phẩm nên cần phải nâng cấp phần mềm mới.

3 Cửa hàng có thường nâng cấp trang thiết bị, máy móc hiện có không?

Không cần phải nâng cấp thiết bị.

Quản lí nhân viên:

1 Cửa hàng có bao nhiêu nhân viên?

Có 2 nhân viên và tôi là quản lý 2 Cửa hàng có cần phân chia

nhân viên theo từng loại mặt hàng để dể quản lí ?

Cũng không cần thiết vì là cửa hàng nhỏ lẻ nên nhân viên cũng nắm khá dễ vị trí của các mặt hàng.

3 Nhân viên ở đây có cần trình độ về tin học không ? Nếu có thì cửa hàng sẽ tuyển nhân viên thế nào cho phù hợp ?

Tuy là cửa hàng nhỏ nhưng cũng cần nhân viên có hiểu biết chút ít về máy tính, nếu tuyển thì sẽ ưu tiên có trình độ tin học cơ bản là đủ.

Cần thu thập dữ liệu: Thông tin về quá trình quản lí và phân loại mặt hàng

Cần thỏa thuận: Xem qua quá trình quản lí và phân loại mặt hàng.

Các yêu cầu đòi hỏi: Vai trò, vị trí, trình độ, kinh nghiệm của

Chủ đề :Câu hỏi và trả lời

Ước lượng thời gian:

Người được hỏi: Lê Thị HồngNgười phỏng vấn: Nguyễn Anh Quân Quản lí cửa hàng văn phòng phẩm

2 Từng loại mặt hàng trong cửa hàng sẽ được phân loại như thế ngoài cửa hàng thì sẽ trưng bày từng mẫu để bán Tùy từng loại mặt hàng mà bố trí khác nhau để tiện cho khách hàng có thể xem và mua sắm.

4 Cửa hàng có lưu lại thông tin của các loại mặt hàng cũng như của nhà cung cấp không ? nếu có thì lưu ở đâu ?

Có, thường thì viết lên tại thùng cho tiện việc lấy, hoặc nếu nhập 1 số ít thì tự nhớ luôn do cửa hàng cũng nhỏ.

5 Thường thì cửa hàng kiểm hàng trong kho bao lâu 1 lần?

Cũng tùy, chúng tôi sẽ kiểm hàng vào cuối ngày hoặc là sáng hôm nghiệm của người phỏng vấn.

11

Giới thiệu Tổng quan về dự án Tổng quan về phỏng vấn o Chủ đề đề cập

Chủ đề 1: Câu hỏi và trả lời Chủ đề 2: Câu hỏi và trả lời

Người được hỏi: Lê Thị HồngNgày: 10/9/2022

Người hỏi: Nguyễn Anh Quân

Quá trình bán hàng:

1 Đối tượng thường trực tiếp mua tại cửa hàng là những ai?

Cửa hàng chúng tôi thường được các đối tượng như học sinh- sinh viên hay công nhân viên làm việc tại văn phòng đến mua trực tiếp 2 Cửa hàng có cần phải lưu lại

thông tin khách hàng cũng như các mặt hàng đã bán ra trong ngày để tiện giải quyết những vấn đề

Các mặt hàng đã bán ra trong ngày thì cần phải thiết phải lưu vì phải để thống kê doanh thu sau mỗi kì Còn thông tin khách hàng

phát sinh sau này ? đến mua trực tiếp thì thường là không cần.

3 Nhân viên bán hàng có cần phải viết báo cáo quá trình bán mua mỗi ngày không ?

4 Có thể cho biết hình thức mua bán tại cửa hàng ?

Khách hàng đến mua trực tiếp tại cửa hàng xong sẽ tới quầy thu ngân tính tiền Quầy thu sẽ chịu trách nhiệm việc kiểm tra mặt hàng cũng như giá cả Cuối cùng là thu tiền và in biên lai đưa lại cho khách.

Quản lí hàng tồn kho, hư hỏng, hết hạn:

1 Cửa hàng có thường đối mặt với các vấn đề như mặt hàng hư hỏng hay hết hạn không? Nếu có bị hư hỏng thì thường là do những nguyên nhân nào ?

Có Hư hỏng chủ yếu là do lúc vận chuyển, nhập hàng và do khách hàng trực tiếp gây hư hỏng.

2 Đối với những mặt hàng bị hư hỏng do nguyên nhân trực tiếp từ 3 Cửa hàng sẽ xử lí như thế nào

với những mặt hàng tồn kho, hư được nữa Sau đó sẽ gọi những người chuyên môn xử lí tiếp 4 Cửa hàng có cần lưu lại thông

tin những mặt hàng bị hư hỏng Có.

13

Đối tượng được hỏi là: Chủ cửa

hàng Cần thu thập dữ liệu: Thông tin về các loại mặt hàng và các mặt hàng nhập thêm mới Cần thỏa thuận: Xem quá trình nhập thêm hàng và các loại mặt hàng.

Các yêu cầu đòi hỏi: Vai trò, vị trí, trình độ, kinh nghiệm của

Người được hỏi: Lê Thị HồngNgười được hỏi: Lê Thị Hồng Quản lí cửa hàng văn phòng phẩm Quản lí cửa hàng văn phòng phẩm

vụ cho công việc văn phòng hay trong học tập của các em, đại loại như : sổ tập, giấy, viết, bìa, hồ

3 Khi nhập thêm, cửa hàng có cần kiểm tra số lượng và nguồn có báo giá hay cửa hàng có cần thương lượng lại giá với nhà cung cấp không ?

Nhà cung cấp sẽ báo giá, chúng tôi sẽ căn cứ vào đó để điều chỉnh giá.

1.3.2 Khảo sát thông qua quan sát và nghiên cứu tài liệu

Các mặt hàng văn phòng phẩm nhập vào kho sẽ được ghi vào phiếu nhập gồm các thông tin như số phiếu, ngày nhập , nhập của nhà cung cấp nào, loại sản phậm nhập, tổng giá trị nhập của phiếu nhập này Phiếu đơn giá bán: sẽ có sđt khách hàng, mã nhân viên xuất hóa đơn, số lượng bán, tên sản phẩm bán, đơn giá bán, tổng tiền của hóa đơn này Cửa hàng sẽ được nhà cung cấp khác nhau cung cấp các mặt hàng khác nhau theo phiếu yêu cầu của cửa hàng do bộ phận nhân viên quản kho yêu cầu Các mặt hàng nhập về được kiểm tra xem có đạt chất lượng như yêu cầu hay không - Nếu đạt thì mặt hàng sẽ được nhập và viết phiếu nhập kho.

15

Đồng thời ghi vào sổ theo dõi hàng Nếu không thì gửi thông tin phản hồi với nhà cung cấp Việc thanh toán cho các nhà cung cấp sẽ do bộ phận kế toán, có thể thanh toán ngay hoặc vài ngày sau đó Khi thanh toán sẽ phải viết phiếu chi Khi khách vào cửa hàng sẽ được nhân viên sẽ giới thiệu để khách lựa chọn được sản phẩm phù hợp Lúc thanh toán nhân viên thu ngân sẽ viết và in hóa đơn cho khách hàng Nếu có sự cố xảy ra quản lý sẽ tiến hành lập biên bản và xử lý sự cố Khi chủ cửa hàng yêu cầu báo cáo thì lập báo cáo gửi cho chủ cửa hàng.

1.4 Đánh giá thực trạng

Qua khảo sát thì thấy hiện nay có các hệ thống có các chức năng như sau: Quản lý bán hàng: Có nhiê “m vụ tư vấn và bán các sản phẩm cho khách hàng.

Quản lý nhân viên: quản lý các nhân viên làm việc tại cửa hàng như: nhân viên bán hàng và bảo vệ.

Quản lý hàng tồn kho, hết hạn: Gồm quản lý các nhà cung cấp vâ “t liê “u và các mă “t hàng trong cửa hàng Các mă “t hàng nhâ “p xuất và hiê “n đang còn tồn trong kho và hết hạn.

Quản lý khách hàng: Quản lý thông tin khách hàng và chăm sóc khách hàng Ở một số cửa hàng vừa và nhỏ kinh doanh ngày càng phát triển mạnh mẽ trong xu hướng bán lẻ để khảo sát các cửa hàng bán đồ trên thị trường cho thấy, đa số các cửa hàng đều đã có phần mềm quản lý, tuy nhiên hiện nay các phần mềm đều đã lồi thời và bảo mật thông tin kém, có thể xảy ra rất nhiều rủi ro gây mất dữ liệu của cửa hàng và thông tin của khách hàng.

1.5 Xác định mục tiêu

- Giảm khả năng sai sót trong quá trình nhập xuất hóa đơn - Giảm rủi ro do các phần mềm cũ gây ra.

- Thuận tiên nhanh chóng bao quát quản lý cửa hàng cho chủ cửa hàng 1.6 Thiết lập dự án mới

- Mục tiêu của đề tài đặt ra là xây dựng hệ thống quản lý cửa hàng văn phòng phẩm, hỗ trợ cho việc quản lý thông tin các sản phẩm, thông tin nhân viên, thông tin khách hàng một cách hiện đại, chặt chẽ và dễ dàng hơn, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong một số quy trình trong hoạt động kinh doanh của cửa hàng, giúp tạo ra ưu thế cạnh tranh trước các đối thủ trong ngành.

Chương 2 PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG 1 Các tác nhân tham gia hệ thống

- Khách hàng: là người mua sản phẩm của cửa hàng Khách hàng có thể thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc thanh toán bằng thẻ thanh toán.

- Quản lý: quản lý nhân viên, thống kê doanh thu và tiền lương của nhân viên - Nhà cung cấp: sẽ cung cấp sản phẩm cho cửa hàng.

- Thông tin khách hàng: chứa thông tin của khách hàng như họ tên, địa chỉ, số điện thoại và chăm sóc khách hàng khi khách hàng yêu cầu.

- Nhân viên: sẽ tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng như cskh, bán hàng và thanh toán.

2 Sơ đồ phân rã chức năng BFD

17

Hình 1 Sơ đồ phân rã chức năng 3 Mô hình hóa tiến trình

a) DFD logic mức ngữ cảnh

Hình 1 DFD mức ngữ cảnh

b) DFD logic mức đỉnh

19

Hình 1 DFD mức đỉnh (DFD mức 0) c) DFD mức dưới đỉnh

Mô hình luồng dữ liệu của chức năng quản lý nhân viên

Hình 1 DFD mức 1 “Quản lí nhân viên”

21

Mô hình luồng dữ liệu của chức năng quản lý kho hàng

Hình 2 DFD mức 1 “Quản lí kho hàng”

Mô hình luồng dữ liệu của chức năng quản lý bán hàng

Hình 3 DFD mức 1 “Quản lí bán hàng”

23

Mô hình luồng dữ liệu của chức năng quản lý khách hàng

Hình 4 DFD mức 1 “Quản lí khách hàng”

Chương 3 PHÂN TÍCH DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG 1 Xây dựng mô hình thực thể liên kết NGAYSINH: ngày sinh

GioiTinh: giới tính True là nữ, False là nam

MANV: mã nhân viên TenNV: tên nhân viên NGAYSINH: ngày sinh

Các kiểu thực thể tham gia: KHACHHANG-HOADON

Diễn giải: Một khách hàng có nhiều hóa đơn, một hóa đơn bán hàng chỉ thuộc một khách hàng.

Mối kết hợp NHANVIEN-HOADON (1-N) Các thực thể tham gia: NHANVIEN, HOADON

Diễn giải: Một hóa đơn do một nhân viên phụ trách, một nhân viên có thể phụ trách nhiều hóa đơn.

Mối kết hợp NHANVIEN-CHUCVU (1-N) Các thực thể tham gia: NHANVIEN, CHUCVU

Diễn giải: Một nhân viên có một chức vụ, nhiều chức vụ sẽ có nhiều nhân viên đảm nhận.

Mối kết hợp HOADON-SANPHAM (N-N) Các thực thể tham gia: HOADON, SANPHAM

Diễn giải: Một hóa đơn có nhiều sản phẩm, một sản phẩm có nhiều hóa đơn.

Mối kết hợp NHANVIEN-PHIEUNHAP (1-N) Các thực thể tham gia: NHANVIEN, CHUCVU

Diễn giải: Một phiếu nhập do một nhân viên phụ trách, một nhân viên có thể phụ trách nhiều phiếu nhập.

Mối kết hợp SANPHAM-LOAISP (1-N)

27

Các thực thể tham gia: LOAISP, SANPHAM

Diễn giải: Một sản phẩm có nhiều loại sản phẩm, một loại sản phẩm chỉ một sản phẩm.

Mối kết hợp SANPHAM-PHIEUNHAP (N-N) Các thực thể tham gia: PHIEUNHAP, SANPHAM

Diễn giải: Một sản phẩm có nhiều phiếu nhập, một phiếu nhập có nhiều sản phẩm.

Mối kết hợp NHACUNGCAP-PHIEUNHAP (1-N) Các thực thể tham gia: NHACUNGCAP, SANPHAM

Diễn giải: Một sản phẩm có nhiều phiếu nhập, một phiếu nhập chỉ có