Mô hình Văn phòng công chứng ra đời là kết quả của một quá trình nghiên cứu và thử nghiệm các biện pháp cải cách hành chính ở nước ta, tạo điều kiện cho người dân dễtiép cận với dịch vụ
Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của Luận văn - 2-5 2+s+cx+zcszse2 4 8 Bố cục của Luận VĂắn C11210 2 111111131 11111015 1111111 cv cu 4 CHƯƠNG 1: NHUNG VAN DE LÝ LUẬN VE VAN PHÒNG CÔNG CHUNG
Khái niệm và đặc điểm hoạt động công Chứng - << <<++ 5 1.1.2 Khái niệm và đặc điểm của Văn phòng công chứng
1.1.1.1 Khải niệm hoạt động công chứng
Việc xác định chính xác bản chất công chứng có một vai trò lý luận và thực tiễn quan trọng, không những ảnh hưởng mang tính quyết định đến mô hình tô chức, cơ chế hoạt động mà căn cứ vào đó người ta còn khăng định được phạm vi, nội dung công chứng và quyền, nghĩa vụ của những cá nhân được nhà nước giao thực hiện quyền năng này Hoạt động công chứng, chứng thực ở nước ta xuất hiện từ rất sớm.
Từ năm 1858 đến năm 1954 đã tồn tại thể chế công chứng Pháp tại Đông Dương, trong đó có Việt Nam và tập trung ở Sài Gòn Các công chứng viên là công chức người Pháp ở nhiều cơ quan khác nhau với nhiệm vụ chủ yếu là công chứng hợp đồng mua bán bất động sản ở Pháp Sau khi Cách mạng tháng Tám thành công và thiết lập nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa năm 1945, bằng việc Chủ tịch Hồ Chí Minh ban hành Sắc lệnh số 59/SL ngày 15/11/1945 về việc ấn định thể lệ thị thực các giấy tờ và Sắc lệnh số 85/SL ngày 29/02/1952 quy định thé lệ trước bạ về việc mua, bán, cho, đôi nhà cửa, ruộng đất đã chính thức đặt nền móng cho hoạt động công chứng, chứng thực ở nước ta.
Khái niệm đầu tiên về công chứng đã được nêu tại Thông tư số 574/QLTPK ngày 10/10/1987 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn công tác công chứng nhà nước, theo đó “Công chứng nhà nước là một hoạt động của Nhà nước, nhằm giúp công dân, các cơ quan, tô chức lập và xác nhận các văn bản, sự kiện có ý nghĩa pháp ly, hợp pháp hóa các văn ban, sự kiện do, lam cho các văn ban, sự kiện do có hiệu lực thực hiện” Theo khái niệm này, công chứng được khẳng định mang tính quyền lực nhà nước và được cấu thành bởi hai bộ phận cơ bản là “lập và xác nhận văn bản, sự kiện có ý nghĩa pháp lý” cũng như “hợp pháp hóa” các văn bản và sự kiện đó. Đến khi Nghị định số 45/HĐBT ngày 27/02/1991 của Hội đồng Bộ trưởng về tô chức và hoạt động công chứng nhà nước được ban hành, quan niệm vê công
45/HĐBT: “Công chứng nhà nước là việc chứng nhận tính xác thực các hợp đồng và giấy tờ theo quy định của pháp luật, nhằm bảo vệ quyên, lợi ích hợp pháp của công dân và cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội (sau đây gọi chung là các tổ chức), góp phần phòng ngừa vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Các hop đông và giấy tờ được công chứng có giá trị chứng cứ”.
Tại Điều 1 Nghị định số 31/CP ngày 18/5/1996 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước: “Công chứng là việc chứng nhận tính xác thực của các hợp đồng và giấy tờ theo quy định của pháp luật, nhằm bảo vệ quyên, lợi ích hợp pháp của công dân và cơ quan nhà nước, tô chức kinh tế, tô chức xã hội (sau đây gọi chung là tổ chức), góp phan phòng ngừa vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Các hop dong và giấy tờ đã duoc công chứng nhà nước chứng nhận hoặc Ủy ban nhân dân cấp có thẩm quyên chứng thực có giá trị chứng cứ, trừ trường hợp bi Tòa án nhân dân tuyên bố là vô hiệu ” Theo khái niệm nay, chủ thê thực hiện công chứng vẫn không được xác định nhưng căn cứ vào quy định về giá trị pháp lý của các hợp đồng, giấy tờ đã được chứng nhận, chủ thé công chứng bao gồm “công chứng nhà nước” và “Ủy ban nhân dân cấp có thâm quyền”. Tuy nhiên, hợp đồng, giấy tờ đã được chứng nhận hoặc chứng thực sẽ không còn giá trị chứng cứ nếu bị Tòa án nhân dân tuyên bố vô hiệu Tương tự như Nghị định SỐ 45/HDBT, giá trị thực hiện của văn bản công chứng không được đề cập đến, tính quyền lực nhà nước của công chứng chỉ được khang định thông qua chủ thé thực hiện công chứng Tại khái niệm này, cụm từ “nhà nước” đã không xuất hiện trong khái niệm công chứng, các nhà làm luật đã tách biệt hành vi chứng nhận của công chứng nhà nước và chứng thực của Uy ban nhân dân câp có thâm quyên.
Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực đã thay thế Nghị định số 31/CP Tại Nghị định này, khái niệm công chứng đã được sửa đổi: “Công chứng là việc phòng công chứng chứng nhận tính xác thực của hợp đồng được giao kết hoặc giao dịch khác được xác lập trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và quan hệ xã hội khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) và thực hiện các việc khác theo quy định cua Nghị định nay” Lần đầu tiên, chủ thể công chứng được khang định là Phòng công chứng Việc quy định chủ thê thực hiện công chứng là tổ chức hành nghề công chứng (Phòng công chứng) cho thay ảnh hưởng to lớn của chế định công chứng các nước xã hội chủ nghĩa đến quy phạm pháp luật.
Sau khi Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), hệ thống pháp luật nói chung cũng như chế định công chứng nói riêng cũng đã có nhiều thay đổi nhăm đáp ứng được yêu cầu của xu hướng hội nhập, khu vực hóa và toàn cầu hóa Trong bối cảnh này, Luật công chứng năm 2006 đã ra đời thay thế Nghị định số
75/2000/NĐ-CP xác định: “Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tinh hợp pháp của hop dong, giao dịch khác (sau đây gọi là hợp đông, giao dịch) bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tô chức tự nguyện yêu cẩu công chứng” (Điều 2) Như vay, chủ thé công chứng đã được khăng định là cá nhân công chứng viên; mục đích công chứng hướng đến không chỉ đơn thuần là “tính xác thực” mà còn bao gồm cả “tính hợp pháp” của các hợp đồng, giao dịch Sự thay đổi về chủ thé công chứng (từ tổ chức hành nghề sang công chứng viên) đánh dấu xu hướng chuyền đổi thiết chế công chứng Việt Nam từ mô hình tổ chức công chứng nhà nước sang mô hình tổ chức công chứng hành nghề tự do.
Hiện nay, khai niệm công chứng đã được mở rộng hơn tại Luật công chứng năm 2014: “Công chứng là việc công chứng viên của một tô chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cau công ching” Lan đầu tiên, công chứng được mở rộng bao gồm cả chứng nhận tinh chính xác, hợp pháp của bản dịch.
Như vậy, qua các giai đoạn khác nhau, khái niệm công chứng có một sé thay đổi nhất định Sự thay đổi này không những thé hiện quan điểm chính thức của nha nước về bản chất công chứng mà còn phản ánh kỹ thuật lập pháp, trình độ phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội của nước ta qua từng thời kỳ Công chứng viên được nhà nước uy quyền, thay mặt cho nhà nước chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch nhằm bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của các bên khi giao kết hợp đồng, phòng ngừa rủi ro, tranh chấp và các tổ chức hành nghề công chứng chịu
Việt Nam cũng giống như các nước đều quy định công chứng là hoạt động của cơ quan có thâm quyền xác nhận tính xác thực và tính hợp pháp của các hành vi pháp lý dân sự, sự kiện pháp lý và các văn bản pháp lý theo trình tự quy định của pháp luật Như vậy, hoạt động công chứng có hai chức năng chính: thứ nhất là ngăn chặn các tranh chấp pháp lý Việc chuẩn bị các văn bản công chứng mang lại băng chứng rõ ràng liên quan đến các quyền lợi hợp pháp của các bên trong hợp đồng, giao dịch và giúp ngăn chặn tranh chấp pháp lý Thứ hai là giải quyết các tranh chấp pháp lý, các văn bản công chứng đáp ứng được những yêu cầu nhất định sẽ là cơ sở để một bên có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết khi một bên không thực hiện nghĩa vụ của mình.
1.1.1.2 Đặc điểm của hoạt động công chứng
Từ khái niệm hoạt động công chứng cho thấy hoạt động công chứng có các đặc điêm cơ bản sau:
Thứ nhất, công chứng mang tính công quyền Công chứng viên cung cấp dịch vụ công do Nhà nước ủy nhiệm thực hiện nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch; phòng ngừa tranh chấp; góp phan bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tô chức; ôn định và phát triển kinh tế xã hội Đặc điểm nay thé hiện ở chỗ không phải bat kỳ ai cũng có thắm quyền thực hiện việc công chứng, chỉ khi nào cá nhân được cơ quan có thâm quyền bổ nhiệm làm công chứng viên mới được thực hiện công chứng Đặc điểm này là lý do dẫn đến giá trị pháp lý của văn bản công chứng được quy định tại Điều 5 Luật công chứng năm 2014, theo đó, hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hop đồng, giao dịch có thỏa thuận khác Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ, những tình tiết sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ,văn bản được dịch Ngoài ra, công chứng không phải là một chế định mang tính chất hành chính hay mang tính chat tư pháp đơn thuần, mà là chế định bổ trợ tư pháp.Công chứng là việc công chứng viên thay mặt Nhà nước giúp đương sự thể hiện đúng, chính xác và hợp pháp ý chí của mình đồng thời chứng nhận sự thê hiện đó. mệnh lệnh hành chính như các cơ quan chức năng của chính quyền Khi hành nghé, công chứng viên hoàn toàn độc lập và chỉ tuân theo pháp luật, hành nghề khách quan, trung thực, tuân thủ các quy tắc đạo đức nghề nghiệp và chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng.
Thứ hai, công chứng có yếu tô mang tinh dịch vụ: công chứng viên không đương nhiên thực hiện công chứng mà thực hiện công chứng thông qua yêu cầu của cá nhân, tổ chức Khi sử dụng dịch vụ công chứng, cá nhân, tô chức phải trả một khoản phí công chứng nhất định Người yêu cầu công chứng phải trả thù lao khi yêu cầu tô chức hành nghề công chứng thực hiện việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp, dịch giấy tờ, văn bản và các việc khác liên quan đến việc công chứng (Điều 67 Luật công chứng năm 2014) Trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị xác minh, giám định hoặc thực hiện công chứng ngoài trụ sở của tô chức hành nghề công chứng thì người yêu cầu công chứng phải tra chi phí để thực hiện việc đó; mức chi phí do người yêu cầu công chứng và tô chức hành nghề công chứng thoả thuận (Điều 68 Luật công chứng năm 2014).
Thứ ba, hoạt động công chứng do chủ thé nhất định có thâm quyền thực hiện, đó là công chứng viên hoặc người được giao thực hiện công chứng Công chứng viên là người có đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật công chứng, được Bộ trưởng
Bộ Tư pháp bố nhiệm để hành nghề công chứng.
Công chứng viên không phải hành nghề tự do, phải hành nghề trong một tổ chức hành nghề công chứng nhất định và chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng của mình Nội dung công chứng là xác định tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch Công chứng viên kiểm chứng và xác nhận các tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch và xác nhận tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch đó, bảo đảm cân băng quyền và lợi ích hợp pháp của các bên ngay từ khi giao kết, kiểm tra năng lực hành vi, tính tự nguyện, chữ ký của các chủ thê tham gia hợp đồng, giao dịch, kiểm tra nội dung và mục đích của hợp đồng, giao dịch có vi phạm điều cấm của pháp luật, có trái đạo đức hay không, đối tượng hợp đồng, giao dịch là thật hay giả mạo, hình thức của hợp đồng có phù hợp với quy định của pháp luật hay không
1.1.2 Khái niệm và đặc điểm của Văn phòng công chứng
Pháp luật về Văn phòng công chứng - + 2s +S2+E+E££EzE+EeEzxzrsree 14 1.3 Quá trình hình thành và phát triển Văn phòng công chứng ở Việt Nam
Theo quy định của Luật công chứng năm 2014, Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh (Khoản 1 Điều 22). Như vậy, Văn phòng công chứng được tô chức và hoạt động không chỉ theo quy định của Luật công chứng mà còn theo quy định của pháp luật đối với một doanh nghiệp Quy định này mang tính đặc thù nhưng phù hợp với bản chất, tính chất hoạt động của Văn phòng công chứng, đó là cung cấp dịch vụ công nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch.
Pháp luật về Văn phòng công chứng là những quy định pháp luật làm cơ sở cho sự hình thành, hoạt động và phát triển của Văn phòng công chứng, bao gồm các quy định của pháp luật công chứng, các quy định của pháp luật doanh nghiệp tương ứng với loại hình tổ chức, hoạt động của Văn phòng công chứng, các quy định pháp luật nội dung liên quan đến hoạt động hành nghề công chứng và các quy định pháp luật khác có liên quan (thuế, lao động )
1.2.1 Pháp luật về tổ chức và hoạt động của Văn phòng công chứng
Pháp luật về tô chức và hoạt động của Văn phòng công chứng là các quy định của Luật công chứng năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành Đây chính là cơ sở pháp lý quan trọng nhất cho sự hình thành, phát triển và hoạt động của Văn phòng công chứng Theo đó, những vấn đề có liên quan đến tô chức và hoạt động của Văn phòng công chứng được Luật công chứng năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành quy định bao gồm: thành lập, đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng; mô hình tô chức của Văn phòng công chứng; tên gọi của Văn phòng công chứng: người đại diện của Văn phòng công chứng; nguyên tắc tài chính, nguồn thu của Văn phòng công chứng: quyền và nghĩa vụ của Văn phòng công chứng; công chứng viên - trung tâm của Văn phòng công chứng: tổ chức, sắp xếp lại Văn phòng công chứng; thâm quyền hoạt động của Văn phòng công chứng; cham dứt hoạt động
Bên cạnh các quy định của Luật công chứng năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành, Văn phòng công chứng còn được Luật công chứng xác định hoạt động theo loại hình công ty hợp danh (hiện có cả theo loại hình doanh nghiệp tư nhân được thành lập theo quy định của Luật công chứng năm 2006, chưa chuyên đổi thành Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh) Do đó, những quy định của pháp luật dân sự, pháp luật doanh nghiệp về công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân, pháp luật kế toán, thuế, lao động, bảo hiểm xã hội cũng điều chỉnh t6 chức và hoạt động của Văn phòng công chứng Văn phòng công chứng ngoài chịu sự quản lý nhà nước của Sở Tư pháp (về chuyên môn, tổ chức hoạt động) còn phải chịu sự quản lý nhà nước của các cơ quan quản lý nhà nước khác ở địa phương trong từng khía cạnh khác có liên quan đến tổ chức và hoạt động của Văn phòng công chứng (Ví dụ: tài chính, thuế, lao động - thương binh và xã hội, bảo hiểm xã hội ).
1.2.2 Pháp luật liên quan đến hoạt động hành nghề công chứng Đây là những quy định pháp luật về nội dung ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động hành nghé công chứng của các Văn phòng công chứng Công chứng được xác định là hoạt động cung cấp dịch vụ công, chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch, chứng nhận tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch Công chứng là hoạt động do công chứng viên hành nghề tại các tổ chức hành nghề công chứng, trong đó có các Văn phòng công chứng thực hiện. Ngoài thấm quyền công chứng hợp đồng, giao dich, ban dịch, công chứng viên còn được giao thêm thầm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký cá nhân trong các giấy tờ, văn bản Như vậy, những quy định pháp luật điều chỉnh về hợp đồng, giao dịch, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký cá nhân trong các giấy tờ, văn bản chính là những quy định pháp luật liên quan, điều chỉnh hoạt động hành nghề công chứng của công chứng viên, Văn phòng công chứng.
Luật công chứng là luật hình thức, quy định chủ yếu về điều kiện, tiêu chuẩn, trình tự, thủ tục công chứng Còn những nội dung chuyên môn, nghiệp vụ công chứng, chứng thực lại do các văn bản quy phạm pháp luật khác điều chỉnh, công chứng viên, Văn phòng công chứng phải căn cứ vào các quy định pháp luật này (bên cạnh pháp luật công chứng) dé hành nghề công chứng Pháp luật liên quan đến hoạt động hành nghé công chứng rat rộng, rất phức tap, đòi hỏi công chứng viên phải có khả năng nghiên cứu, tong hợp dé nắm vững quy định pháp luật trong nhiều lĩnh vực như: dân sự, đất đai, nhà ở, hôn nhân gia đình, doanh nghiệp, thương mại, chứng thực Đó chính là các quy định pháp luật liên quan đến hoạt động hành nghề công chứng của Văn phòng công chứng.
1.3 Quá trình hình thành và phát triển Văn phòng công chứng ở Việt Nam Ở nước ta hiện nay tồn tại song song hai mô hình tổ chức hành nghề công chứng, đó là: Phòng công chứng và Văn phòng công chứng.
Phòng công chứng được thành lập từ năm 1987 (sau khi Thông tư số 574/QLTPK ngày 10/10/1987 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn công tác công chứng nhà nước có hiệu lực thi hành), gọi là Phòng công chứng nhà nước (do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập) Suốt thời điểm đó đến trước khi Luật công chứng năm 2006 có hiệu lực thi hành, ở nước ta chỉ tồn tại một mô hình tô chức hành nghề công chứng là Phòng công chứng Tuy nhiên, do số lượng các
Phòng công chứng và công chứng viên còn it, lại đảm đương cả công tác chứng thực bản sao, chữ ký nên các Phòng công chứng thường xuyên quá tải, gây bức xúc và không đáp ứng được yêu câu của người dân.
Trước tình trạng đó và dé thực hiện chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng theo Nghị quyết số 49-NQ/TW ngày 02/06/2005 của Bộ Chính trị về chiến lược cải cách tư pháp, ngày 29/11/2006 Quốc hội đã ban hành Luật công chứng năm
2006, trong đó có quy định về việc thành lập các Văn phòng công chứng do các công chứng viên đề nghị thành lập Từ thời điểm Luật công chứng năm 2006 có hiệu lực thi hành, chủ trương xã hội hóa công chứng đã được thực hiện Số lượng tô chức hành nghề công chứng chỉ trong thời gian ngắn đã tăng lên nhanh chóng Bên cạnh đó, các việc có tính chất thị thực đơn giản như chứng thực bản sao, chữ ký đã được giao toàn bộ cho cơ quan thực hiện chứng thực Các tô chức hành nghề công chứng không còn bị quá tải, có đủ điều kiện để tập trung thực hiện tốt hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch Chính vì vậy, Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và Nghị định số 88/2009/NĐ-CP ngày 19/10/2009 của Chính phủ về việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất đã giao cho Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương căn cứ vào tình hình phát triển của tô chức hành nghề công chứng để quyết định giao các hợp đồng, giao dich từ Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã cho các tô chức hành nghề công chứng thực hiện.
Việc chuyên giao được thực hiện theo nguyên tắc chỉ chuyên giao tại những địa bàn cấp huyện đã thành lập được tô chức hành nghề công chứng và các tô chức này đáp ứng được yêu cầu công chứng tại địa phương Việc xác định thời điểm chuyên giao, phạm vi chuyền giao thuộc thâm quyền quyết định của Uy ban nhân dân cấp tỉnh căn cứ vào tình hình phát triển kinh tế - xã hội, điều kiện địa lý thực tiễn của địa phương và đã đạt được một số kết quả Tính đến ngày 15/12/2010, đã có 63/63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành được Quyết định chuyên giao với những phạm vi chuyên giao khác nhau (chuyển giao tại một số địa bàn cấp huyện, một số dia bàn cấp xã thuộc huyện hoặc chuyên giao trong phạm vi toàn tỉnh) do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định tùy thuộc vào điều kiện thực tế tại địa phương" và quy mô, đa số các địa phương thực hiện chuyên giao tại một số địa bàn cấp huyện trong tỉnh, thành phố, song cũng đã có một số địa phương đã hoàn thành chủ trương chuyên giao trên tất cả các địa bàn cấp huyện, như Thành phố Hồ Chí Minh, Hải Dương, Hưng Yên Có thé đánh giá chủ trương chuyên giao đã được thực hiện khá hiệu quả, đa số các tỉnh, thành phố trên cả nước đã thực hiện tốt chủ trương này Sự chuyên giao về thâm quyền công chứng đối với các giao dịch từ Ủy ban nhân dân sang tô chức hành nghề công chứng đã tăng cường bảo đảm an toàn pháp lý cho người dân khi thực hiện các giao dịch Đồng thời, tạo điều kiện cho cán bộ của Ủy ban nhân dân tập trung vào việc thực hiện công tác chứng thực và các công việc chuyên môn khác Chủ trương chuyên giao thẩm quyền công chứng hợp đồng, giao dịch từ Ủy ban nhân dân sang tổ chức hành nghề công chứng đã tạo tiền đề cho hoạt động công chứng phát triển theo hướng chuyên nghiệp hóa, đặt nền móng cho việc hình thành một nên hành chính “gân dân” và “vì dân”.
Như vậy, sự ra đời mô hình Văn phòng công chứng là một chủ trương đúng đắn và khi có các Văn phòng công chứng, Nhà nước sẽ không phải tốn nhiều kinh phí, con người và cơ sở vật chất cho hoạt động công chứng Các công chứng viên sẽ có trách nhiệm cao hơn rất nhiều, từ trách nhiệm nghề nghiệp, uy tín, thương hiệu tới các quyền lợi kinh tế, uy tín và thương hiệu Theo Báo cáo tổng kết 5 năm thi
' Báo cáo số 201/BC-BTP ngày 30/8/2013 của Bộ Tư pháp về tình hình quan lý nhà nước đối với hoạt động công chứng, chứng thực trên phạm vi cả nước từ 01/7/2007 đên nay hành Luật công chứng của Bộ Tư pháp ngày 13/5/2013: Thực hiện chủ trương xã hội hóa công chứng, số lượng tổ chức hành nghề công chứng và các công chứng viên đã có sự phát triển nhanh chóng trong thời gian qua Đến nay, cả nước có 487 Văn phòng công chứng (tăng 4,77 lần so với thời điểm trước khi Luật công chứng năm 2006 có hiệu lực) Các t6 chức hành nghề công chứng trên cả nước đã công chứng được gần 7 triệu việc, với doanh thu gần 2.780 tỷ đồng, nộp ngân sách nhà nước gan 1.000 tỷ đồng Các tổ chức hành nghề công chứng được phân bé tập trung tại các thành phố lớn như Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh và đang phát triển theo quy mô lớn Các Văn phòng công chứng được thành lập theo chủ trương xã hội hóa đã từng bước hoạt động ôn định Công tác quản trị, điều hành tổ chức, hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng được cải tiễn theo hướng chuyên nghiệp hóa. Công chứng từ chỗ là một thủ tục hành chính đơn thuần nay được coi là một ngành nghề chuyên sâu Chứng nhận giao dịch, hợp đồng từ chỗ là một nhiệm vụ, quyền hạn “độc tôn” của cơ quan hành chính nhà nước giờ đây đã trở thành nhiệm vụ chủ yếu của các tô chức hành nghề công chứng, tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tô chức trong việc thực hiện các yêu cầu công chứng Với những kết quả nêu trên, hoạt động công chứng trong thời gian qua đã đóng góp tích cực cho sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch, đáp ứng nhu cầu của nhân dân trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, góp phần giảm bớt gánh nặng về biên chế và ngân sách nhà nước, tăng nguồn thu ngân sách của các địa phương, giải quyết công việc cho nhiều người lao động: tạo lập môi trường pháp lý thuận lợi và tin cậy cho hoạt động đầu tư, kinh doanh, thương mại trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, góp phần quan trọng vào tiến trình cải cách hành chính và cải cách tư pháp.
Hiện nay, 62/63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã có Văn phòng công chứng theo chủ trương xã hội hoá” So với bình diện chung trong cả nước, việc xã hội hóa hoạt động công chứng được tiễn hành tương đối mạnh tại các tỉnh, thành phố như: Hà Nội (103 Văn phòng công chứng), Thành phố Hồ Chí Minh (50 Văn phòng công chứng), tỉnh Thanh Hoá (28 Văn phòng công chứng, tỉnh Nghệ An (25
Văn phòng công chứng), tỉnh Đồng Nai (24 Văn phòng công chứng)” v.v Nhìn chung, các tổ chức hành nghề công chứng được phân bố tập trung tại các thành phố
? Tỉnh Lai Châu chưa thành lập được Văn phòng công chứng.
PHÁP LUẬT HIỆN HANH VE TO CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CUA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG 20 2.1 Nguyên tắc quan lý nhà nước đối với Văn phòng công chứng
Nguyên tắc bảo đảm pháp chế Xã hội chủ nghĩa trong quản lý hoạt động của Văn phòng CONG CHỨHg c3 E*33331535555111 111111111 xks 20 2.1.2 Nguyên tac bảo dam sự quản lý nhà nước đối với Van phòng công chứng
động của Văn phòng công chứng
Thực hiện nguyên tắc pháp chế xã hội chủ nghĩa trong hoạt động công chứng có nghĩa là những người thực hiện công chứng và những người yêu cầu công chứng phải nghiêm chỉnh và tuân thủ triệt dé pháp luật khi thực hiện nghĩa vụ va quyền hạn của mình, đồng thời cơ quan quản lý nhà nước phải thực hiện việc quản lý, điều hành đúng quy định của pháp luật, bảo đảm pháp luật được thi hành hiệu quả Mọi yêu cầu công chứng phải hợp pháp, phù hợp với đạo đức xã hội, trường hợp không hợp pháp, trái đạo đức xã hội sẽ bị từ chối thực hiện Khi thực hiện công chứng, các công chứng viên, Văn phòng công chứng phải tuân thủ các nguyên tắc, trình tự, thủ tục được quy định trong hệ thống pháp luật về công chứng.
Hoạt động công chứng nhăm giúp cho công dân, tổ chức trong việc thực hiện quyền và bảo vệ lợi ích hợp pháp của họ Công chứng viên phải có trách nhiệm giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyên, nghĩa vụ, lợi ích hợp pháp của họ, cũng như ý nghĩa pháp lý của việc công chứng mà họ yêu cầu.
2.1.2 Nguyên tac bảo dam sự quản lý nhà nước doi với Văn phòng công chứng
Theo quy định của Luật công chứng năm 2014 thì Văn phòng công chứng có tư cách pháp nhân, có trụ sở riêng, có tài khoản riêng và có con dấu theo quy định của pháp luật Văn phòng công chứng có Trưởng Văn phòng, công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ và các nhân viên hành chính khác Nội dung nguyên tắc này thê hiện ở chỗ Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về Văn phòng công chứng, Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước đối với Văn phòng công chứng trong phạm vi toàn quốc; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước đối với Văn phòng công chứng trên phạm vi địa phương; Sở
Tư pháp được giao giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước đối với Văn phòng công chứng tại địa phương.
2.1.3 Nguyên tac bảo đảm sự độc lập và tw chịu trách nhiệm của công chứng viên trong thực hiện hoạt động công chứng
Công chứng viên thực hiện công chứng một cách độc lập, không bị chi phối hoặc chịu sự áp đặt bởi bat cứ tổ chức, cá nhân nào, chính vì thé người thực hiện hành vi công chứng phải chịu trách nhiệm độc lập trước pháp luật về công việc mà mình thực hiện Theo quy định hiện hành, công chứng là một trong các nghề bô trợ tư pháp, công chứng viên là một chức danh tư pháp, hoạt động độc lập, tuân theo pháp luật, thủ trưởng cơ quan công chứng không chịu trách nhiệm về văn bản công chứng do công chứng viên thực hiện Như vậy, quan hệ giữa công chứng viên và Trưởng phòng công chứng chỉ là quan hệ hành chính khi được phân công thực hiện các công việc công chứng Công chứng viên phải bảo đảm giữ bí mật tuyệt đối về nội dung công chứng và các thông tin liên quan đến hoạt động công chứng, trừ những trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng van bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, truy tố, xét xử vụ việc có liên quan đến việc đã công chứng.
2.2 Quy định về tổ chức Văn phòng công chứng
2.2.1 Dia vị pháp lý của Văn phòng công chứng
Văn phòng công chứng là một trong hai hình thức tổ chức hành nghề công chứng được quy định trong Luật công chứng Theo quy định tại Luật công chứng năm 2006, Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo 02 loại hình: doanh nghiệp tư nhân và công ty hợp danh Việc thành lập Văn phòng công chứng phải tuân thủ thủ tục chặt chẽ, được sự cho phép của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp nơi đặt trụ sở Tuy nhiên, Luật công chứng năm 2014 chỉ cho phép Văn phòng công chứng được thành lập theo một loại hình công ty hợp danh và quy định rõ Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn (Khoản 1 Điều 22) Như vậy, theo quy định pháp luật hiện hành, Văn phòng công chứng có tư cách pháp nhân và quy định này có ý nghĩa nâng cao năng lực và quy mô tổ chức hoạt động của các Văn phòng công chứng Các Văn phòng công chứng phải chịu trách nhiệm vô hạn đối với hoạt động của mình và việc quy định không có thành viên góp vốn trong mô hình công ty hợp danh theo quy định củaLuật công chứng năm 2014 là việc cam kết trách nhiệm vô hạn của công chứng viên đối với khách hàng sử dụng dịch vụ của mình Quy định thống nhất về loại hình này vừa thuận tiện cho việc thông nhât quản lý của các cơ quan nhà nước và cơ quan tô chức xã hội - nghê nghiệp của công chứng viên.
Theo quy định tại Điều 79 Luật công chứng năm 2014, Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập theo quy định của Luật công chứng năm
2006 phải chuyên đổi thành Văn phòng công chứng được tô chức và hoạt động theo quy định tại Điều 22 của Luật công chứng năm 2014 trong thời hạn 24 tháng kể từ ngày 01/01/2015 Như vậy, hiện nay vẫn còn tồn tại loại hình Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập được tô chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân Luật doanh nghiệp năm 2014 quy định về doanh nghiệp tư nhân như sau: “Doanh nghiệp tu nhân là doanh nghiệp do một ca nhân lam chu và tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động cua doanh nghiệp; Doanh nghiệp tư nhân không được phát hành bất kỳ loại chứng khoán nào; Mỗi cá nhân chỉ được quyển thành lập một doanh nghiệp tr nhân Chủ doanh nghiệp tr nhân không được dong thời là chủ hộ kinh doanh, thành viên công ty hợp danh; Doanh nghiệp tư nhân không được quyền góp vốn thành lập hoặc mua cô phan, phan vốn góp trong công ty hợp danh, công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần ” (Điều 183). Đồng thời, Luật công chứng năm 2014 quy định trách nhiệm pháp lý của Văn phòng công chứng, cụ thé là trách nhiệm hành chính và trách nhiệm bồi thường thiệt hại: “Tổ chức hành nghệ công chứng vi phạm quy định của Luật này thì bị xử phat vi phạm hành chính, nếu gây thiệt hại phải bồi thường theo quy định của pháp luật” (Điều 72) Các quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp, cụ thé trong lĩnh vực công chứng được quy định tại Mục 3 Chương II (từ Điều
11 đến Điều 15) và trong lĩnh vực chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (được quy định tại Mục 1 Chương III (từ Điều 24 đến Điều 26) tại Nghị định số 110/2013/NĐ-CP ngày 24/9/2013 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bỗ trợ tư pháp, hành chính tư pháp, hôn nhân va gia đình, thi hành an dan sự, pha sản doanh nghiệp, hợp tác xã (được sửa déi, bd sung bởi Nghị định số 67/2015/NĐ-CP ngày 14/8/2015).
Ngoại trừ những hành vi vi phạm hành chính đã được liệt kê cụ thể theo quy định hiện hành, Văn phòng công chứng còn là đối tượng điều chỉnh trong các văn bản quy phạm pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong các lĩnh vực khác như thuế (chậm nộp thuế, trốn thuế ) Như vậy, Văn phòng công chứng trong phạm vi tài sản của mình phải gánh chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại như bat kỳ một chủ thê độc lập tham gia giao kết hợp đồng dân sự, kinh tế, thương mại
2.2.2 Thành lập và đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng
Theo quy định pháp luật hiện hành, trình tự, thủ tục thành lập Văn phòng công chứng đã được quy định tại Điều 23 Luật công chứng năm 2014 Văn phòng công chứng hoạt động theo mô hình công ty hợp danh là loại hình doanh nghiệp được quy định tại Luật doanh nghiệp năm 2014, điểm khác biệt lớn nhất về trình tự, thủ tục đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng là vai trò của Sở Tư pháp Sở Tư pháp có trách nhiệm cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng Đồng thời, với tư cách là một doanh nghiệp thành lập và hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp, Văn phòng công chứng cũng có nghĩa vụ tuân thủ các quy định chung về doanh nghiệp.
Sự tồn tại và phát triển của Văn phòng công chứng phụ thuộc vào chất lượng công chứng các văn bản, sự nhanh chóng, thuận tiện, chính xác trong hoạt động công chứng của mình, do đó đã khơi dậy tính chủ động, tích cực và ý thức trách nhiệm của công chứng viên khi thực hiện nhiệm vụ Các tô chức hành nghề công chứng nói chung va Văn phòng công chứng nói riêng đều lay yếu tô “phục vụ khách hàng” là tiêu chí phục vụ hang đầu và là một trong những yếu tô dé cạnh tranh lành mạnh trong hoạt động công chứng.
Pháp luật hiện hành quy định Văn phòng công chứng phải có trụ sở riêng, có phòng làm việc của công chứng viên, có khi lưu trữ hồ sơ công chứng nhăm thắt chặt công tác quan lý nhà nước đối với việc chuẩn bi các thủ tục thành lập Văn phòng công chứng, dé công chứng viên thay rõ hoạt động công chứng phải tương xứng với vai trò, nhiệm vụ, tính chất của một tô chức thay mặt Nhà nước thực hiện dịch vụ công, tránh tình trạng trụ sở là nơi tạm bợ hoặc là nơi kết hợp nhiều hình thực dịch vụ khác không phù hop với tính chất nghiêm túc, quyền lực công của hoạt động công chứng.
2.2.3 Chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng
Trong quá trình xây dựng và hoàn thiện Nhà nước pháp quyền Việt Nam xã hội chủ nghĩa của dân, do dân và vì dân, Đảng đã chủ trương khuyên khích các tô chức và cá nhân có đủ điều kiện tham gia vào việc cung ứng dịch vụ công cho xã hội Nghị quyết Đại hội X của Đảng chỉ rõ: “Xây dựng, hoàn thiện hệ thống chính trị đảm bảo cung ứng dịch vụ công cộng thiết yếu, bình đăng cho mọi người dân””.
Hoạt động công chứng có liên quan đến quyền lực nhà nước, công chứng là lay quyền công ra làm chứng, tuy nhiên, trong một số lĩnh vực không nhất thiết phải là công chức nhà nước thì mới có quyền nhân danh quyền công Tùy theo tình hình cụ thể mà nhà nước có thê giao quyền đó cho một số tô chức và cá nhân không phải của nhà nước thực hiện Thực tế ở nước ta đã có lĩnh vực công quyền được nhà nước giao cho những người không phải là công chức thực hiện: Hội thâm nhân dân không nhất thiết phải là công chức nha nước nhưng vẫn cùng với tham phán xét xử Điều đó chứng tỏ van dé xã hội hóa một số lĩnh vực quản lý nhà nước không chi là van đề của riêng nước ta mà đã trở thành xu hướng chung của thê giới hiện đại.
Theo quy định tại Luật công chứng năm 2014, “Phong công chứng chi được thành lập mới tại những địa bàn chưa có điều kiện phát triển được Văn phòng công chứng” (Điều 18) và “Trong trường hợp không can thiết duy trì Phòng công chứng thì Sở Tu pháp lập dé án chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định”; “Trường hợp không có khả năng chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng thì Sở Tư pháp lập dé án giải thé Phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định” (Điều 21) Như vậy, việc chuyển đổi Phòng công chứng là hoạt động thực hiện chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng, bảo đảm hài hòa lợi ích của Nhà nước và công chứng viên, viên chức, người lao động làm việc tại Phòng công chứng được chuyền đồi.
Theo quy định tại Điều 5 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP, Phòng công chứng chuyền đồi thành Văn phòng công chứng trong các trường hợp sau: Các địa bàn cấp huyện đã thành lập đủ số tổ chức hành nghề công chứng theo Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt và số lượng Văn phòng công chứng nhiều hơn số lượng Phòng công chứng; các địa ban cấp huyện chưa thành lập đủ số tổ chức hành nghé công chứng theo Quy hoạch tong thê phát triển tổ chức hành nghề công chứng đã được Thủ tướng Chính phủ phê ° Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc làn thứ X, NXB Chính trị Quốc gia Hà Nội, 2006, trang 101, 104 và
105 duyệt, nhưng có ít nhất 02 Văn phòng công chứng đã hoạt động 6n định từ 02 năm trở lên, ké từ ngày đăng ký hoạt động.
Hợp nhất, sáp nhập và chuyển nhượng Văn phòng công chứng
2.2.5.1 Hợp nhất, sáp nhập Văn phòng công chứng
Theo quy định tại Điều 28 Luật công chứng năm 2014 thì hai hoặc một số Văn phòng công chứng có trụ sở trong cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có thê hợp nhất thành một Văn phòng công chứng mới bằng cách chuyền toàn bộ tài sản, quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp sang Văn phòng công chứng được hợp nhất, đồng thời chấm dứt hoạt động của các Văn phòng công chứng bị hợp nhất Một hoặc một số Văn phòng công chứng có thê sáp nhập vào một Văn phòng công chứng khác có trụ sở trong cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương băng cách chuyển toàn bộ tài sản, quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp sang Văn phòng công chứng nhận sáp nhập, đồng thời chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng bị sáp nhập Việc hợp nhất, sáp nhập Văn phòng công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định.
Thủ tục hợp nhất Văn phòng công chứng được quy định tại Điều 13 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP:
“1 Các Văn phòng công chứng hợp nhất theo quy định tại khoản I Diéu 28 của Luật công chứng nộp 01 (một) bộ hồ sơ hợp nhất tại Sở Tư pháp noi dang ký hoạt động Hồ sơ bao gom: a) Hop dong hợp nhất Văn phòng công chứng, trong đó có các nội dung chủ yếu sau: Tên, địa chỉ trụ sở của các Văn phòng công chứng được hợp nhất, tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng hop nhất; thời gian thực hiện hợp nhất;phương án chuyển tài sản của các Văn phòng công chứng được hợp nhất sang Văn phòng công chứng hợp nhất; phương án sử dụng lao động của Văn phòng công chứng hợp nhất; việc kế thừa toàn bộ quyên, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của các Văn phòng công chứng được hợp nhất và các nội dung khác có liên quan.
Mỗi Văn phòng công chứng hợp nhất cử một công chứng viên hợp danh làm đại diện để kỷ kết hop đồng hợp nhất; b) Kê khai thuế, báo cáo tài chính trong 03 (ba) năm gân nhất đã được kiểm toán của các Văn phòng công chứng được hợp nhất tính đến ngày dé nghị hợp nhất; c) Biên bản kiểm kê các hô sơ công chứng và biên bản kiểm kê tài sản hiện có của các Văn phòng công chứng được hợp nhất; d) Danh sách các công chứng viên hợp danh và công chứng viên làm việc theo chế độ hợp dong tại các Văn phòng công chứng được hợp nhất; d) Quyết định cho phép thành lập và giấy đăng ký hoạt động của các Van phòng công chứng được hợp nhất.
2 Trong thời hạn 20 ngày, kề từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định tai khoản 1 Diéu này, Sở Tư pháp lấy ý kiến của tô chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên (ở những nơi đã thành lập), trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép hợp nhất Văn phòng công chứng.
3 Trong thời hạn 15 ngày, ké từ ngày nhận được dé nghị của Sở Tư pháp, Uy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép hợp nhất Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
4 Trong thời hạn 15 ngày, kế từ ngày nhận được Quyết định cho phép hợp nhất, Văn phòng công chứng hợp nhất phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp Khi đăng ký hoạt động phải có đơn đăng kỷ hoạt động, Quyết định cho phép hợp nhất Văn phòng công chứng, giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng va giấy đăng ky hành nghệ của các công chứng viên.
Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kế từ ngày nhận đủ hô sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng hợp nhất, dong thời thực hiện việc xóa tên các Văn phòng công chứng được hợp nhất khỏi danh sách đăng ký hoạt động; trường hợp từ choi phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
5 Trong thời gian làm thủ tục hợp nhất, các Văn phòng công chứng được hop nhất tiếp tục hoạt động cho đến khi Văn phòng công chứng hợp nhất được Sở
Tu pháp cấp giấy đăng kỷ hoạt động Văn phòng công chứng hợp nhất kế thừa toàn bộ quyên, nghĩa vụ, yêu cau công chứng đang thực hiện tại các Văn phòng công chứng được hợp nhất và có trách nhiệm lưu trữ toàn bộ hô sơ công chứng của các Văn phòng công chứng được hợp nhất.
6 Việc cung cấp thông tin, đăng báo nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng hợp nhất thực hiện theo quy định tại Điều 25, 26 của Luật Công chứng ”.
Thủ tục sáp nhập Văn phòng công chứng được quy định tại Điều 13 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP:
“1 Các Văn phòng công chứng sáp nhập theo quy định tại khoản 2 Diéu 28 của Luật Công chứng nộp 01 (một) bộ hồ sơ sáp nhập tại Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động Hồ sơ bao gỗm: a) Hợp đồng sáp nhập Văn phòng công chứng, trong đó có các nội dung chủ yếu sau: Tên, địa chỉ trụ sở của các Văn phòng công chứng bị sáp nhập; tên, địa chỉ trụ sở cua Văn phòng công chứng nhận sap nhập; thời gian thực hiện sáp nhap; phương án chuyển tài sản của các Văn phòng công chứng bị sáp nhập sang Văn phòng công chứng nhận sáp nhập; phương án sử dụng lao động của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập; việc kế thừa toàn bộ quyển, nghĩa vu và lợi ích hợp pháp của các Văn phòng công chứng bị sáp nhập và các nội dung khác có liên quan.
Moi Văn phòng công chứng sáp nhập cử một công chứng viên hợp danh làm đại diện để ký kết hợp đồng sáp nhập. b) Kê khai thuế, báo cáo tài chính trong 03 (ba) năm gân nhất đã được kiểm toán của các Văn phòng công chứng tính đến ngày dé nghị sáp nhập; c) Biên bản kiểm kê hô sơ công chứng và biên bản kiểm kê tài sản hiện có của các Văn phòng công chứng; d) Danh sách các công chứng viên hợp danh và công chứng viên làm việc theo chế độ hợp dong tại các Văn phòng công chứng; ọ) Quyết định cho phộp thành lập và giấy đăng ký hoạt động của cỏc Van phòng công chứng.
2 Trong thời hạn 20 ngày, kề từ ngày nhận đủ hồ so hợp lệ theo quy định tai khoản 1 Diéu này, Sở Tư pháp lấy ý kiến của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên (ở những nơi đã thành lập), trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép sáp nhập Văn phòng công chứng.
3 Trong thời hạn 15 ngày, kề từ ngày nhận được dé nghị của Sở Tư pháp, Uy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép sáp nhập Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông bdo bằng văn bản và nêu rõ ly do.
4 Trong thời han 15 ngày, ké từ ngày nhận được Quyết định cho phép sáp nhập, Văn phòng công chứng nhận sáp nhập phải thực hiện thay đổi nội dung đăng ký hoạt động theo quy định tại Điều 24 của Luật Công chứng Hồ sơ dé nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động bao gom: Don dé nghị, Quyết định cho phép sáp nhập Văn phòng công chứng, giấy tờ chứng mình về trụ sở của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập và giấy đăng ký hành nghề của các công chứng viên đang hành ngh tại các Văn phòng công chứng bị sáp nhập.
Quy định về hoạt động Văn phòng công chứng 2 2 s+s+£zc+¿ 37 1 Nguyên tắc hành ngh công chứỨng - + + c2 222tr 37 2 Việc hành nghệ công chứng của công chứng viên : s55: 44 3 Công chứng hop dong, giao dịch, bản dịch .-ccccs se: 31 4 Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ky cá nhân trong giấy tờ, văn bẩH St E1 1EE111111111111112 E211 ng 11H re 53 5 Cơ chế tai chính của Văn phòng công chứng se cccsa 34 6 Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên
2.3.1 Nguyên tắc hành nghề công chứng
Xã hội hóa công chứng là một bước đột pha trong công tác quan lý hoạt động công chứng, công chứng viên là điểm trọng tâm xuyên suốt toàn bộ các quy định của Luật công chứng Khi công chứng được coi là một dạng nghề nghiệp lần đầu tiên được ghi nhận tại Luật công chứng năm 2006, nguyên tắc hành nghề công chứng là một trong những quy định hoàn toàn mới Việc xây dựng một đội ngũ công chứng viên vững mạnh có pham chat đạo đức tốt, có trình độ năng lực chuyên môn và tận tâm phục vụ người dân là nhiệm vụ cần thiết được đặt ra trong giai đoạn hiện nay Nguyên tắc hành nghề công chứng được quy định cụ thể tại Điều 4 Luật công chứng năm 2014: “Tuân thủ Hiến pháp và pháp luật; Khách quan, trung thực; Tuân theo quy tắc đạo đức hành nghề công chứng: Chịu trách nhiệm trước pháp luật và người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng”.
2.3.1.1 Nguyên tắc tuân thủ Hién pháp và pháp luật Đây là nguyên tắc mang tính nền tảng được áp dụng cho rất nhiều đối tượng khác nhau, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật không chỉ là nghĩa vụ riêng của công chứng viên mà còn được áp dụng cho rất nhiều đối tượng khác trong xã hội, ví dụ:Tuân thủ Hiến pháp và pháp luật là một trong năm nguyên tắc hành nghề luật sư được xác định tại Điều 5 Luật luật sư 2006 (được sửa đổi, bô sung bởi Luật luật sư năm 2012); Điều 5 Luật viên chức năm 2010 quy định: “Tuân thủ pháp luật, chịu trách nhiệm trước pháp luật trong quá trình thực hiện hoạt động nghề nghiệp” là một trong bốn nguyên tắc hoạt động nghé nghiệp của viên chức Như vậy, nguyên tắc tuân thủ Hiến pháp và pháp luật là nguyên tắc cơ bản nhất nhằm bảo đảm “tính hợp pháp” trong mục đích của hoạt động công chứng Khi công chứng viên thượng tôn pháp luật thì mới có thé khang định được tính hợp pháp trong các sự kiện pháp lý, hợp đồng được thực hiện công chứng Nguyên tắc này là một nguyên tắc mang tính truyền thống, xuất hiện ngay từ những văn bản quy phạm pháp luật đầu tiên điều chỉnh lĩnh vực bồ trợ tư pháp, ví dụ: Điều 18 Nghị định số 45/HDBT đã liệt kê
“Những yêu cau công chứng trái pháp luật” là một trong nhiều trường hợp mà công chứng viên không được thực hiện công chứng Tiếp đó, Điều 4 Nghị định số 31/CP quy định: “Công chứng viên, các cá nhán khác cua Phong công chứng nhà nước khi thực hiện nhiệm vụ của mình phải bao đảm công minh, đúng pháp luật” Khi thực hiện nguyên tắc này, công chứng viên không chỉ bảo đảm được tính hợp pháp trong hoạt động công chứng mà ở khía cạnh khác, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật còn tạo điều kiện cho công chứng viên có thé bảo đảm tính độc lập.
2.3.1.2 Nguyên tắc khách quan, trung thực
Nguyên tắc này phố biến trong nhiều ngành luật, ví dụ: “Trung thực, chính xác, khách quan” là một trong bốn nguyên tắc thực hiện giám định tư pháp (khoản 2 Điều 3 Luật giám định tư pháp năm 2012); “Độc lập, trung thực, tôn trọng sự thật khách quan” là một trong năm nguyên tắc hành nghề luật sư (Điều 5 Luật luật sư năm 2006, được sửa đôi, bé sung năm 2012) Như vậy, bảo đảm tính vô tư, khách quan, trung thực không chỉ là yêu cầu mang tính định hướng trong khi tác nghiệp của công chứng viên mà đây còn là “kim chỉ nam” cho hoạt động của rất nhiều chức danh tư pháp hay bồ trợ tư pháp khác Đến Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, nguyên tắc “khách quan, trung thực” khi thực hiện công chứng của công chứng viên mới chính thức được ghi nhận “Khi £hực hiện công chứng, chứng thực, người thực hiện công chứng, chứng thực phải khách quan, trung thực và phải chịu trách nhiệm về việc công chứng, chứng thực của mình” Điều 3 Luật công chứng năm 2006 tiếp tục khang định “khách quan, trung thực” là một trong bốn nguyên tắc hành nghề công chứng Khi quy định các hành vi bị nghiêm cắm tại Điều 7 Luật công chứng năm
2014, công chứng viên không được “thuc hiện công chứng trong trường hợp mục dich và nội dung của hợp dong, giao dịch, nội dung của bản dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội”: “công chứng hop đồng, giao dịch, bản dịch có liên quan đến tài san, lợi ich cua ban than mình hoặc cua những người than thích là vợ hoặc chong, cha me đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha me nuôi cua vợ hoặc chong; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể, ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em ruột của vợ hoặc chong; cháu là con của con đẻ, con nuôi” (Điểm b, ¢ Khoản 1) Các quy định trên nhằm bảo đảm sự khách quan, trung thực của công chứng viên xoay quanh hai mối quan hệ cơ bản là quan hệ nhân thân hoặc quan hệ tài sản Công chứng viên không chỉ tự công chứng cho bản thân mà còn loại trừ các đối tượng liên quan tới công chứng viên thông qua các mối quan hệ khác nhau như quan hệ hôn nhân (vợ chồng), quan hệ trực hệ (ông, cháu, con cháu) thậm chí là các mối quan hệ không bền vững, có thể thay đôi theo thời gian (quan hệ vợ chồng, con dâu, con ré ) Do do, công chứng viên phải can trọng khi xác định thẩm quyền công chứng dựa trên tiêu chí huyết thống tại các thời điểm cụ thê.
Nguyên tắc khách quan, trung thực đã khang định công chứng viên phải hành nghề một cách chuyên nghiệp, không được kiêm nhiệm Đây là quy định không chỉ xuất hiện trong pháp luật Việt Nam mà còn hiện diện trong chế định công chứng của các quốc gia khác như Cộng hòa Ba Lan, Cộng hòa Pháp Khoản 1 Điều 29 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP khăng định “Công chứng viên là công chức do Bộ trưởng
Bộ Tu pháp bồ nhiệm, công chứng viên phải hoạt động chuyên trách, không được kiêm nhiệm công việc khác”, như vậy, các nhà làm luật đã ý thức được tầm quan trọng của quy định bắt buộc công chứng viên hành nghề chuyên nghiệp trong hoạt động “làm chứng” có phần đặc thù này Luật công chứng năm 2006 cũng đã quy định các trường hợp bị miễn nhiệm công chứng viên khi kiêm nhiệm công việc khác tại Điểm c Khoản 2 Điều 20 Quy định này tiếp tục khẳng định tại Luật công chứng năm 2014, “kiém nhiệm công việc thường xuyên khác ” là một trong các trường hợp mà công chứng viên bị miễn nhiệm (Điểm c Khoản 2 Điều 15) Như vậy công chứng viên hành nghề chuyên nghiệp, không được kiêm nhiệm là một quy định mang tính pháp định và dù trực tiếp hay gián tiếp cũng nhằm bảo đảm tính khách quan, trung thực của công chứng viên khi tác nghiệp.
Nguyên tắc khách quan, trung thực khi hành nghề công chứng được thé hiện qua cách thức xác định tiêu chí bổ nhiệm công chứng viên Tiêu chuẩn bổ nhiệm công chứng viên được ghi nhận qua mỗi thời kỳ, các nhà làm luật đưa ra các quy định nhằm bảo đảm tính khách quan, trung thực khi hành nghề công chứng của các công chứng viên tương lai Công chứng viên phải là người “có phẩm chất chính trị, đạo đực tot, cong minh, liém khiết, trung thực, luôn tôn trọng sự thật, là người không có tiền án” (Khoản 2 Điều 14 Nghị định số 45/HDBT); “có phẩm chất chính trị, dao đực tot, cong minh, trung thuc, liém khiết, khách quan ” (Khoản 1 Điều 17 Nghị định số 31/CP); “có phẩm chất dao đức tot) (Điểm c Khoản 1 Điều 30 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP) Luật công chứng năm 2006 tiếp tục quy định một trong các tiêu chuẩn của công chứng viên là người có phẩm chất đạo đức tốt (khoản I Điều 13) Đến Luật công chứng năm 2014, “phẩm chất đạo đức tốt” được khang định là một trong các tiêu chuân bổ nhiệm công chứng viên Tiêu chuẩn trên bảo đảm cho cơ quan nhà nước có thâm quyền bổ nhiệm được những công chứng viên có đầy đủ các phẩm chat cần thiết dé hoàn thành nhiệm vụ được giao.
2.3.1.3 Nguyên tắc tuân theo quy tắc dao đức hành nghề công chứng
Quy tắc đạo đức bao gồm những nguyên tắc, chuẩn mực và thang bậc giá trị được xã hội thừa nhận Dao đức có tác dụng chi phối, điều chỉnh hành vi của mỗi người, phù hợp với lợi ích của xã hội Đạo đức của mỗi cá nhân chịu sự tác động của dư luận xã hội, sự kiểm tra của những người khác trong xã hội, cũng như sự tự kiểm tra bởi chính mình.
Hiện nay, Thông tư số 11/2012/TT-BTP ngày 30/10/2012 của Bộ trưởng Bộ
Tư pháp ban hành Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng đã tạo môi trường pháp lý bình dang và có thé áp dụng cho cả hai loại công chứng viên Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng quy định các chuẩn mực đạo đức, hành vi ứng xử của công chứng viên trong hành nghề công chứng, là cơ sở để công chứng viên tự giác rèn luyện, tu dưỡng đạo đức trong hành nghề và trong đời sống nhằm nâng cao trách nhiệm nghề nghiệp, nâng cao uy tín của công chứng viên, góp phần tôn vinh nghề công chứng trong xã hội Có thể khăng định rằng, khi làm bất cứ ngành nghề nào cũng cần phải có đạo đức nghề nghiệp Công chứng là một nghề cao quý, bởi hoạt động công chứng bảo đảm tính an toàn pháp lý, ngăn ngừa tranh chấp, giảm thiểu rủi ro cho các hợp đồng, giao dịch, qua đó bảo vệ quyền, lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức Trong đó, công chứng viên là người được Nhà nước giao quyền, thay mặt Nhà nước chứng nhận tính xác thực va tính hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch băng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc tô chức, cá nhân tự nguyện yêu câu công chứng.
Nhu vậy, đối với một công chứng viên, ngoài việc thực hiện nghiêm túc và đầy đủ những quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm có liên quan, công chứng viên phải tuân theo và tôn trọng Quy tắc đạo đức nghè nghiệp Bộ quy tắc này có hiệu lực đã phát huy tác dụng trong thực tiễn hoạt động công chứng, với vai trò tự quản của các Tổ chức xã hội - nghề nghiệp Thời gian qua, các Hội công chứng đã bước đầu thực hiện có hiệu quả vai trò của mình trong việc tuyên truyền, phổ biến, kiểm tra, giám sát việc tuân thủ pháp luật và Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, kịp thời chấn chỉnh các trường hợp vi phạm, tô chức bồi đưỡng về kiến thức pháp luật, kỹ năng hành nghề, đạo đức và ứng xử nghề nghiệp, sinh hoạt chuyên đề để chia sẻ khó khăn, vướng mắc, trao đổi kinh nghiệm trong quá trình hành nghề công chứng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động công chứng”.
Dé thực hiện tốt Quy tắc Dao đức hành nghé công chứng, đòi hỏi mỗi công chứng viên phải thường xuyên tu dưỡng, rèn luyện để giữ gìn uy tín, thanh danh nghề nghiệp, xứng đáng với sự ủy thác của Nhà nước, sự tôn trọng và tin cậy của nhân dân Đạo đức hành nghề công chứng là sự chuẩn mực về phẩm chất, chuẩn mực về xử sự trong khi hành nghề Sự chuân mực đó được thê hiện trong quan hệ với đồng nghiệp, với người yêu cầu công chứng nói riêng và với nhân dân nói chung, với Nhà nước và xã hội như: Chấp hành các nội quy, quy chế của tô chức hành nghề công chứng, Hội công chứng: lịch sự khi tiếp xúc với người dân, khi thực hiện việc công chứng, công chứng viên cần có thiện chí và phải tư vấn cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ về hệ quả pháp lý phát sinh sau khi hợp đồng, giao dịch được công chứng Công chứng viên đối xử bình dang giữa những người yêu cầu công chứng: không phân biệt giới tính, dân tộc, chủng tộc, quốc tịch, tôn giáo, địa vị xã hội, khả năng tài chính Thu đúng, thu đủ, thu công khai phí và thù lao công chứng đã quy định và niêm yết, khi thu phải có chứng từ đầy đủ Đồng thời, chấp hành nghiêm chỉnh các hành vi bị nghiêm cắm đối với công chứng viên quy định tại Luật công chứng: Không được sách nhiễu, gây khó khăn cho người yêu cầu công chứng; Không đòi hỏi bat ky mot khoan tiền, loi ích nào khác ngoài phí, thù lao công chứng và chi phí khác đã được thoả thuận Đặc biệt, doi với việc bảo vệ lợi ích công cộng, lợi ích cua nhà nước, voi tu
? Báo cáo số 201/BC-BTP ngày 30/8/2013 về tình hình quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng, chứng thực trên phạm vi cả nước từ 01/7/2007 đên nay, có 4 Hội công chứng được thành lập gôm: Hà Nội,
TP Hồ Chí Minh, Hải Dương và Đà Nẵng cách là người được nhà nước giao phó, cho phép sử dụng quyền lực nhà nước để đứng ra làm chứng trong các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại công chứng viên phải khăng định các hợp đồng, giao dịch đã được công chứng không chỉ dựa trên những tài liệu xác thực, tuân thủ chặt chẽ quy định của pháp luật mà còn nhất thiết không được làm ảnh hưởng xấu tới lợi ích công cộng, quyền lợi của nhà nước. Điều này có nghĩa công chứng viên sẽ vi phạm đạo đức hành nghề công chứng nếu như tư vấn để cho người yêu cầu công chứng trốn tránh nghĩa vụ đối với nhà nước hay làm ảnh hưởng không tốt tới khả năng quản lý của cơ quan nhà nước có thâm quyền Nói theo một cách khác, khi có sự mâu thuẫn giữa lợi ích của người yêu cầu công chứng với lợi ích của nhà nước, của cộng đồng thì công chứng viên có nghĩa vụ ưu tiên bảo vệ lợi ích của nhà nước, của cộng đông.
2.3.1.4 Nguyên tắc chịu trách nhiệm trước pháp luật và người yêu cau công chứng về văn bản công chứng
Giống với các nguyên tắc trên, nguyên tắc chịu trách nhiệm trước pháp luật về công việc do mình trực tiếp thực hiện không chỉ xuất hiện trong hoạt động công chứng mà còn hiện diện trong nhiều lĩnh vực khác như “Chiu trách nhiệm pháp luật về kết luận giám định” là một trong b6n nguyên tắc thực hiện giám định tư pháp (Khoản 4 Điều 3 Luật giám định tư pháp năm 2012); “Tudn thủ pháp luật, chịu trách nhiệm trước pháp luật trong quá trình thực hiện hoạt động nghề nghiệp” (Điều 5 Luật viên chức năm 2010) Văn bản công chứng chính là sản phẩm nghề nghiệp của công chứng viên va cũng chính là công cụ ghi nhận lia toàn bộ sự thỏa thuận và ý chí chủ quan của người yêu cầu công chứng vì trước khi chính thực chứng nhận một văn bản công chứng, công chứng viên phải thực hiện hàng loạt thao tác nghiệp vụ như tìm hiểu ý chí của người yêu cầu công chứng, kiểm tra hé sơ, tai liệu do người yêu cầu công chứng: hướng dẫn, tư vấn giải thích cho người yêu cầu công chứng Khoản 6 Điều 40 Luật công chứng năm 2014 cũng quy định: “Công chứng viên kiểm tra dự thảo hop dong, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp động, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dich không phù hop với quy định của pháp luật thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu câu công chứng dé sửa chữa Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyên từ chối công chứng ” Như vay, không chỉ có nhiệm vụ ký tên và đóng dau va hợp đồng công chứng, công chứng viên còn có trách nhiệm thực hiện các công việc khác nhăm phục vụ cho hành vi chứng nhận văn bản công chứng.
Những tồn tại, hạn chế của pháp luật hiện hành về tổ chức và hoạt động Văn 0005001509105: 2117177
động Văn phòng công chứng
2.4.1 Về hệ thong văn bản quy phạm pháp luật điều chính lĩnh vực công chứng
Nhiều quy định liên quan đến lĩnh vực công chứng không chỉ nằm trong các văn bản trực tiếp điều chỉnh lĩnh vực này mà còn nằm rải rác trong các văn bản khác điều chỉnh về các lĩnh vực chuyên ngành như đất đai, doanh nghiệp sẽ không tránh
'* Báo cáo số 201/BC-BTP ngày 30/8/2013 về tình hình quản ly nhà nước đối với hoạt động công chứng, chứng thực trên phạm vi cả nước từ 01/7/2007 đến nay
! Báo cáo số 201/BC-BTP ngày 30/8/2013 về tình hình quản ly nhà nước đối với hoạt động công chứng,chứng thực trên phạm vi cả nước từ 01/7/2007 đến nay được tình trạng các văn bản quy phạm pháp luật có sự mâu thuẫn, chồng chéo, không thống nhất, không đồng bộ, ví dụ: Nếu như Luật công chứng năm 2014 tách bạch thắm quyền công chứng tuy nhiên tại các văn bản luật chuyên ngành đồng nhất công chứng như một hoạt động mang đậm tính chất quản lý hành chính nhà nước, giao cho tô chức trong bộ máy hành chính (Uy ban nhân dân cấp xã) thực hiện. Chính sự không thống nhất như trên đã gây hiểu nhầm về công chứng là một hoạt động mang tính chất quản lý hành chính nhà nước là chủ yếu Ví dụ: Luật công chứng không quy định cụ thê về thủ tục hợp đồng ủy quyền nên đối với hợp đồng ủy quyền có nội dung ủy quyên thế chấp tài sản dé vay vốn tại các tô chức tín dụng, người được ủy quyên khi mang tài sản đi công chứng hợp đồng thé chấp đều bị các tổ chức hành nghề công chứng từ chối vì nội dung ủy quyền trái với quy định tại Khoản 1 Điều 317 Bộ luật dân sự năm 2015 quy định: “Thế chấp tài sản là việc một bên (sau đây gọi là bên thế chấp) dùng tài sản thuộc sở hữu của mình để bảo đảm thực hiện nghĩa vụ và không giao tài sản cho bên kia (sau đây gọi là bên nhận thế chấp)” Theo quy định này, thế chấp là việc chủ sở hữu tự mang tài sản của mình đi thế chấp, hợp đồng ủy quyền đã khiến người được ủy quyền lầm tưởng mình là người sở hữu tài sản Việc công chứng hợp đồng ủy quyên liên quan đến động sản và bất động sản trên thực tế rất nhiều Hầu hết các trường hợp có nội dung là ủy quyền toàn quyền quản lý, sử dụng, thế chấp, chuyển nhượng, mua bán, cho tặng tài sản Điều đó tiềm ân nhiều rủi ro và rất dé bị các bên lợi dụng để mua bán tài sản nhằm trốn tránh nghĩa vụ nộp thuế đối với nha nước mà công chứng viên không có quyền từ chối thực hiện.
Luật công chứng năm 2014 không quy định cụ thé và không giao Bộ Tư pháp hướng dẫn chỉ tiết hồ sơ từng loại hợp đồng, giao dịch nhăm công khai, minh bạch hồ sơ, thủ tục dé dé người yêu cầu công chứng dé dàng, thuận tiện trong việc chuẩn bị hồ sơ, công chứng viên không lạm quyền, gây khó khăn cho người yêu cầu công chứng Hiện nay, công chứng viên áp dụng các quy định của pháp luật chuyên ngành dẫn đến cách áp dụng pháp luật khác nhau khi tiếp nhận hồ sơ Theo quy định hiện hành, công chứng viên có nghĩa vụ giải thích về hợp đồng, giao dịch Tuy nhiên, việc giải thích này là một công việc trong thủ tục công chứng, khi công chứng viên tiếp nhận hồ sơ Quy định này chưa hợp lý, nghĩa vụ giải thích cần được quy định xuyên suốt quá trình thực hiện thủ tục, từ tiếp nhận hồ sơ, hướng dẫn thủ tục đến thời điểm ký kết hợp đồng công chứng Trêm thực tế, thời điểm nộp hồ sơ và hoàn thiện hồ sơ thường do một người nộp, khi ký kết hợp đồng sẽ xuất hiện nhiều người, sau khi nghe công chứng viên giải thích, những người yêu cầu công chứng thường bàn bạc, trao đôi kỹ trước khi ký, đến thời điểm này, người yêu cầu công chứng van thay đổi quyết định cuối cùng của mình.
2.4.2 Về công tác quản lý nhà nước đối với Văn phòng công chứng
2.4.2.1 Về tên gọi của Văn phòng công chứng
Một điểm mới không thé không kể đến trong Luật công chứng năm 2014 đó là siết chặt hơn quy định về tên gọi của Văn phòng công chứng Đối với quy định về tên gọi của Văn phòng công chứng trong Luật công chưng năm 2006 quy định đơn giản hơn về cách đặt tên đã có sự nhằm lẫn đối với các Văn phòng công chứng thuộc các quận, huyện, thị xã có trùng tên với nhau và điều này cũng làm cho một số công chứng viên lợi dụng tên của một số Văn phòng công chứng có danh tiếng để gây nhằm lẫn cho khách hàng.
Khoản 3 Điều 22 Luật công chứng 2014 quy định: “7ền gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của
Truong Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác cua Van phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nham lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hoá, dao đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc”. Việc quy định về tên gọi của Văn phòng công chứngcũng giống như quy định về tên gọi của doanh nghiệp Việc tuân thủ các quy tắc đặt tên sẽ đảm bảo việc tuân thủ các quy định pháp luật về sở hữu trí tuệ và sự thống nhất quản lý của Nhà nước nhằm bảo đảm sự phát triển của xã hội Đề xác định tên gọi của Văn phòng công chứng có trùng với tên của các t6 chức hành nghề công chứng khác hay không, nếu trong phạm vi tỉnh, thành phố thì Sở Tư pháp còn có cơ sở để giải quyết và chấp thuận việc đặt tên Tuy nhiên, nếu vấn đề này thuộc phạm vi cả nước thì Sở Tư pháp rất khó kiểm tra Mặt khác, pháp luật chưa có quy định cụ thé, rõ ràng về chuẩn mực dé đánh giá tên gọi, từ ngữ, ký hiệu như thế nào là vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục của dân tộc van dé nay con mang tinh chu quan của co quan quan ly nhà nước của từng địa phương, dẫn đến tình trang không có sự thống nhất giữa các địa phương.
2.4.2.2 Về tiêu chí xét duyệt hỗ sơ dé nghị thành lập Văn phòng công chứng
Luật Công chứng năm 2014, Nghị định số 29/2015/NĐ-CP chưa có quy định và hướng dẫn việc xây dựng tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng Một số quy định liên quan đến việc thành lập Văn phòng công chứng tại Luật Công chứng năm 2014 và Nghị định số 29/2015/NĐ-CP còn chung, mang tính nguyên tắc, thiếu cụ thé Nếu việc ban hành tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng chỉ áp dụng trong trường hợp có nhiều hồ sơ thì sẽ không bảo đảm sự công bằng, minh bạch trong trường hợp chỉ có 01 hồ sơ đề nghị (hoặc số lượng hồ sơ ít hơn so với chỉ tiêu được quy hoạch) và việc xét duyệt lại không thông qua tiêu chí xét duyệt Ngoài ra, Điều 70 Luật công chứng năm 2014 quy định Ủy ban nhân dân cấp tỉnh “Ban hành tiêu chí xét duyệt hô sơ dé nghị thành lập Văn phòng công chứng ” cũng không quy định việc ban hành tiêu chí xét duyệt hồ sơ dé nghị thành lập Văn phòng công chứng chỉ áp dụng dé xét duyệt khi hồ sơ dé nghị “nhiều hơn số Văn phòng công chứng đã được quy hoạch” Do đó, bat cứ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng nào cũng đều phải được xem xét dựa trên cơ sở các tiêu chí do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành (không phụ thuộc vào số lượng hồ sơ ít hay nhiều hơn so với quy hoạch).
Vì vậy, để bảo đảm quyền thành lập Văn phòng công chứng của các công chứng viên, bảo đảm sự công băng, công khai, minh bạch khi xét duyệt hồ sơ và phù hợp với nhiệm vụ, quyền hạn mà Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được giao tại Điều 70 Luật công chứng năm 2014, Ủy ban nhân dân các tỉnh cần ban hành văn bản quy phạm pháp luật để quy định tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh mình đối với tất cả các đối tượng có quyền thành lập theo quy định của pháp luật.
2.4.2.3 Tình trạng các Văn phòng công chứng cạnh tranh không lành mạnh, không thực hiện đây du các thủ tục công chứng theo luật định
Hoạt động của một số tổ chức hành nghề công chứng thiếu tính chuyên nghiệp, chưa có sự liên kết trong hành nghề, cơ sở vật chất chưa đáp ứng yêu cầu,trình độ quản lý còn bất cập Còn có tình trạng “cạnh tranh” không lành mạnh giữa các Văn phòng công chứng tại một số địa phương Vì cạnh tranh nên có Văn phòng công chứng thu cao, có Văn phòng công chứng thu thấp dẫn đến sự không thống nhất Hiện tượng không tuân thủ nghiêm túc về trình tự, thủ tục, thời gian, địa điểm công chứng vẫn xảy ra Để thu hút khách hàng đến với mình, Văn phòng công chứng don giản hóa các loại giấy tờ, bố trí điểm tiếp nhận hồ so công chứng ở các địa bàn ngoài trụ sở của tô chức mình đề tiếp nhận yêu cầu công chứng, không niêm yết lịch làm việc, thu thù lao công chứng cao hơn mức niêm yết, vi phạm quy định về lưu trữ hồ sơ công chứng hay trích lại phần trăm phí và thù lao công chứng cho người yêu cầu công chứng dé thu hút những người này sử dụng dich vụ công chứng của tô chức mình, đầu tư vốn vào các Văn phòng công chứng khác Ngoài ra, còn có hiên tượng trén thuế ở một số Văn phòng công chứng, có sự kiêm nhiệm trong hoạt động của nhân viên như: kế toán hiêm lưu trữ, lưu trữ kiêm công tác văn phòng ` Điều này đã gây ảnh hưởng đến uy tín và sự phát triển lành mạnh của hoạt động công chứng.
Luật công chứng năm 2014 quy định người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng công chứng, Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn Tuy nhiên, thực tế đã có tình trạng công chứng viên không đủ tiềm lực tài chính dé mở văn phòng nên thường kết hợp với một vài cỗ đông khác góp vốn chung, những người góp vốn (chủ đầu tư) yêu cầu được quản lý, điều hành Văn phòng công chứng nên rất dé xuất hiện mâu thuẫn Trong khi đó, Luật công chứng năm 2014 không thừa nhận Văn phòng công chứng có thành viên góp vốn, do đó, tình trạng xung đột, tranh chấp giữa công chứng viên với những người góp vốn khó giải quyết (hoặc chỉ giải quyết theo quy định pháp luật dân sự).
2.4.2.4 Hoạt động thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm trong lĩnh vực công chứng
Tính từ thời điểm Luật công chứng năm 2014 có hiệu lực đến nay đã có một số những vi phạm trong hoạt động công chứng cụ thê như sau: chưa chấp hành đầy đủ các quy định về trình tự, thủ tục công chứng, một số trường hợp thiếu giấy tờ chứng minh quyền sử dụng, sở hữu tài sản, giấy tờ tùy thân, giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân của chủ thể tham gia hợp đồng, giao dịch; lời chứng của công chứng viên theo quy định tại Điều 5 của Luật công chứng về chứng nhận “đối tượng hợp đồng, giao dịch là có thật”; thực hiện sửa lỗi kỹ thuật trên văn bản công chứng không đúng với quy định của pháp luật, không có chữ ký của các bên tham gia vào từng trang của văn bản công chứng; cạnh tranh không lành mạnh giữa các tô chức hành nghề công chứng, theo đó tô chức hành nghề công chứng trích “hoa hồng” cho
'S Báo cáo số 25/BC-STP ngày 27/7/2011 về công tác quản lý nàh nước về công chứng và tình hình tô chức, hoạt động của các tô chức hành nghê công chứng trên địa bàn thành phô Hà Nội 06 tháng đâu năm 2011. các tô chức tín dụng, cá nhân nhăm lôi kéo các tô chức, cá nhân này sử dụng dịch vụ công chứng của tô chức mình.
Sau 6 năm thực hiện Luật công chứng năm 2006, Thanh tra Bộ Tư pháp đã tiến hành thanh tra 74 tổ chức hành nghề công chứng, trong đó thanh tra 52 Văn phòng công chứng tại Hà Nội, Đà Nẵng, Lào Cai, Nghệ An, Đồng Nai, Bắc Ninh, Cần Thơ Thanh tra Sở Tư pháp cũng đã tiến hành thanh tra, kiêm tra hầu hết các tổ chức hành nghé công chứng tại địa phương mình Tính đến nay, Thanh tra các cấp đã phát hiện và xử phạt vi phạm hành chính 276 trường hợp tô chức hành nghề công chứng, công chứng viên có sai phạm, trong đó, Thanh tra Bộ Tư pháp đã phát hiện và xử phạt vi phạm hành chính 15 công chứng viên, 14 tổ chức hành nghề công chứng có sai phạm Thanh tra các Sở Tư pháp đã phát hiện và xử phạt vi phạm hành chính 247 trường hợp tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên có sai phạm. Qua thanh tra, kiểm tra cho thấy, 80% các sai phạm trong hoạt động công chứng tập trung ở nhóm đối tượng được miễn đảo tạo, tập sự hành nghề công chứng ”.
Cá biệt có trường hợp vi phạm pháp luật nghiêm trọng tới mức phải truy cứu trách nhiệm hình sự như: tại thành phố Hà Nội, công chứng viên Hoàng Văn Sự đã bị Tòa án nhân dân thành phô Hà Nội xử phạt 42 tháng tù về tội “thiếu trách nhiệm gây hậu quả nghiêm trọng” theo Bản án số 45/2011/HSST ngày 22/11/2011 Trường hợp công chứng viên Ngô Quang Anh bị Tòa án nhân dân thành phố Hà Nội xử phạt
24 tháng cải tạo không giam giữ về tội “vu không” theo Ban án số 594/2012/HSPT ngày 24/05/2012 Tuy nhiên, đây là hành vi vi phạm pháp luật của công dan Ngô
Quang Anh mà không liên quan đến hoạt động công chứng của công chứng viên. Hiện nay, 02 công chứng viên này đã bị Bộ Tư pháp miễn nhiệm công chứng viên. Còn tại tỉnh Bắc Kạn, năm 2013, có 01 công chứng viên của Phòng công chứng số 3 có hành vi vi phạm pháp luật (thu tiền làm thêm giờ mà không có thỏa thuận với người yêu cầu công chứng) Sai phạm này cũng đã được Sở Tư pháp tỉnh Bắc Kạn kịp thời phát hiện, kiểm điểm, xử lý và yêu cầu công chứng viên hoàn trả số tiền đã thu không đúng quy định cho người yêu cầu công chứng ”?.
70 GIẢI PHÁP HOÀN THIEN VÀ BAO DAM HIỆU QUA THI HÀNH
Giải pháp bảo đảm hiệu quả thực hiện pháp luật về Văn phòng công chứng
thấp nhất vi phạm pháp luật và ngăn chặn tranh chấp phát sinh Công chứng viên thực hiện vai trò của mình là bảo đảm sự an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch, bản dịch bắt buộc phải công chứng hoặc theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng Nếu các hợp dong, giao dich nay không được công chứng, rủi ro đối với các bên tham gia giao dich là điều dé xảy ra, tranh chấp sẽ phát sinh ngày càng nhiều đồng thời ảnh hưởng đến trật tự an toàn xã hội.
3.2.1 Tăng cường hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà nước doi với Văn phòng công chứng
Nguyên tắc bảo đảm sự quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt động của Văn phòng công chứng thé hiện ở chỗ, Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về Văn phòng công chứng; Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước đối với Văn phòng công chứng trong phạm vi toàn quốc; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý nhà nước đối với Văn phòng công chứng trên phạm vi địa phương.
Bộ Tư pháp, Ủy ban nhân dân, Sở Tư pháp thực hiện quản lý nhà nước về công chứng cần tích cực, chủ động trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, ban hành văn bản chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn nghiệp vụ kịp thời, đúng quy định đối với những bất cập phát sinh trong quá trình thực hiện phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội trong từng thời kỳ Các co quan có thâm quyên tăng cường phối hợp, chia sẻ thông tin, ban hành quy chế phối hợp trong hoạt động công chứng.
Bộ Tư pháp phối hợp với Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương triển khai thực hiện có hiệu quả Quy hoạch tông thé phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020, bảo đảm phát triển các tô chức hành nghề công chứng rộng khắp va phân bồ hop lý gắn với địa ban dân cư trên toàn quốc, đáp ứng đầy đủ nhu cầu công chứng các hợp đồng, giao dịch của cá nhân, tô chức trong xã hội, tăng cường tính an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch, khắc phục tình trạng phát triển tổ chức hành nghề công chứng không đồng đều giữa khu vực đô thị với khu vực nông thôn, miền núi, vùng sâu, vùng xa, địa bàn có điều kiện kinh - tế xã hội khó khăn Đồng thời nghiên cứu thành lập Quỹ bảo hiểm hành nghề công chứng dé hỗ trợ các tổ chức hành nghề công chứng trong việc mua bảo hiểm nghề nghiệp và bôi thường khi xảy ra thiệt hai.
3.2.2 Day mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công chứng Đề chủ trương của Đảng, pháp luật của Nhà nước đi vào cuộc sống trong lĩnh vực công chứng cần thiết phải day mạnh tuyên truyền, phô biến, giáo dục pháp luật công chứng và nâng cao ý thức pháp luật cho cán bộ, công chức, công chứng viên, nhân viên tại các tô chức hành nghê công chứng, ví dụ các biện pháp đông bộ như sau:
Thư nhất, công tác trién khai, tuyên truyền, phổ biến thi hành các văn bản về công chứng cần được Bộ Tư pháp thực hiện đồng bộ, toàn diện và sâu rộng trên phạm vi cả nước với sự tham gia của các cơ quan tư pháp, cơ quan dai, báo từ Trung ương đến địa phương với nhiều hình thức khác nhau như các chuyên đề, chuyên mục, chuyên trang Trên thực tế còn có tình trạng các cơ quan quản lý nhà nước, các tô chức hành nghề công chứng chưa nhận thức được bản chất, vai trò của hoạt động công chứng, các quy định của pháp luật công chứng Do đó, các cơ quan quản ly nhà nước về công chứng ở Trung ương, địa phương, các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên phải thực sự vào cuộc và thực hiện với trách nhiệm cao, nghiên cứu các quy định pháp luật một cách thấu đáo Nhận thức của các cơ quan, tô chức, cá nhân về ý nghĩa, vai trò và tầm quan trọng của hoạt động công chứng được nâng lên rõ rệt, tạo tiền đề cho việc triển khai có hiệu quả Luật công chứng trên phạm vi toàn quốc và trong từng địa phương.
Day mạnh các biện pháp, đa dạng các hình thức tuyên truyền, phô biến pháp luật về công chứng và các quy định liên quan đến công chứng viên và người dân. Các quy định của pháp luật, đặc biệt các quy định về Luật công chứng, các quy định liên quan đến công chứng như Bộ luật dân sự, Luật đất đai, Luật nhà ở cần được phổ biến chi tiết đến từng người dân bằng nhiều hình thức, phương tiện khác nhau. Ủy ban nhân dân, Sở Tư pháp các địa phương phối hợp công chứng viên phô biến, tư van về pháp luật công chứng theo từng cum dân cư dé người dân có thé năm bắt thông tin và hiểu biết về việc thực hiện hợp đồng, giao dịch đúng quy định của pháp luật, tiêt kiệm thời gian, công sức và tiên bạc.
Thnk hai, tang cường sự phối hợp của các cơ quan có thấm quyền dé chủ động hướng dẫn, tháo gỡ vướng mắc, khó khăn trong thi hành Luật công chứng và các quy định có liên quan của Bộ luật dân sự, Luật đất đai, Luật nhà ở tạo cơ sở pháp lý đồng bộ, cơ sở áp dụng thống nhất trong hoạt động công chứng, đảm bảo quyền và lợi ích tôt nhât cho cá nhân, tô chức có nhu câu công chứng.
Các tô chức hành nghé công chứng nói chung và Văn phòng công chứng nói riêng, công chứng viên cần tích cực chủ động tham gia tọa đàm, hội thảo về chuyên môn, nghiệp vụ và nâng cao ý thức pháp luật nghề nghiệp Với mục đích bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch cần tăng cường đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, chuyên môn, nghiệp vụ cua công chứng viên, những người giup việc cho công chứng viên cũng cần được đào tạo, bồi dưỡng Sở Tư pháp các địa phương với tư cách là cơ quan quản lý nhà nước trực tiếp Văn phòng công chứng cần tích cực, chủ động, tô chức hội thảo, tọa đàm, các lớp tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ công chứng cho công chứng viên, nhân viên của tổ chức hành nghề công chứng.
Thứ ba, trién khai thực hiện có hiệu quả Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng để nâng cao ý thức chấp hành pháp luật và tăng cường đạo đức hành nghề cho các công chứng viên, hạn chế những nhận thức không đúng, những tùy tiện trong ứng xử nghé nghiệp của một bộ phận công chứng viên.
Mặt khác, công chứng viên cũng phải rà soát lại tính thần, thái độ phục vụ người dân, phải thường xuyên tu dưỡng đạo đức, học tập dé nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ để phục vụ các yêu cầu công chứng một cách đúng pháp luật, bảo vệ quyên va lợi ích của các bên yêu câu công chứng.
3.2.3 Tăng cường hoạt động thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm trong lĩnh vực công chứng
Trước những biểu hiện phát triển không lành mạnh của hoạt động công chứng trong thời gian qua, sự dễ dãi, tùy tiện của một bộ phận công chứng viên trong hành nghề, các cơ quan quản lý nhà nước ở Trung ương và địa phương cần tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, nhằm phát hiện và chan chỉnh, xử lý nghiêm các sai phạm Đồng thời, hướng dẫn, định hướng các công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của Luật công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Hoạt động giám sát, thanh tra, kiểm tra là một trong những hoạt động quản lý, mang tính quyền lực nhà nước đối với các chủ thé có thâm quyền Hoạt động này góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động công chứng, công chứng viên và người yêu cầu công chứng; qua đó tổng kết thực tiễn, đánh giá những mặt tích cực và hạn chế giúp cơ quan nhà nước có cơ sở đưa ra những giải pháp, quy định đúng dan, từng bước hoàn thiện cơ chế, chính sách đây mạnh hoạt động công chứng phát triển. Công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo về tổ chức và hoạt động công chứng, chứng thực cũng được Bộ Tư pháp xác định là một trong những nhiệm vụ trọng tâm Hàng năm, Bộ Tư pháp xây dựng kế hoạch tô chức các đợt thanh tra về tô chức và hoạt động công chứng, chứng thực ở các tỉnh, thành phó, trong đó tập trung vào thanh tra về tổ chức và hoạt động công chứng; đồng thời, chỉ đạo các Sở
Tư pháp tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra hoạt động công chứng dé kịp thời phát hiện và xử lý nghiêm minh những hành vi vi phạm pháp luật, vi phạm Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng Để bảo đảm hiệu quả thi hành pháp luật công chứng, cân thực hiện đông bộ các nội dung sau: Đây mạnh hoạt động giám sát đối với chất lượng công chứng viên, chất lượng văn bản công chứng, việc thành lập tổ chức hành nghề công chứng, tăng cường đối thoại, làm việc với cá nhân, tô chức yêu cầu công chứng dé điều chỉnh hoạt động áp dụng pháp luật đạt chất lượng, hiệu quả.
Tại địa phương, Sở Tư pháp với vai trò là cơ quan tham mưu cho Ủy nân nhân dan tỉnh trong việc quản ly nhà nước về công chứng cần tăng cường công tac thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm về công chứng, đặc biệt xử phạt nghiêm các hành vi vi phạm của công chứng viên, bao đảm việc thực hiện pháp luật công chứng đúng quy định Thanh tra của Sở Tư pháp cần thực hiện các nội dung thanh tra chuyên dé, tổ chức thanh tra trực tiếp, toàn diện các tổ chức hành nghề công chứng.
3.2.4 Nâng cao chất lượng đội ngũ công chứng viên theo hướng chuyên nghiệp hóa