tổ chức lao động trong văn phòng

Thạc sĩ: Lê Hùng Điệp

Tổ chức lao động

trong văn phòng

Mỹ Đại diện chủ yếu của lý luận này là Frederick Winslow Taylor, người được các học giả về quản lý ở địa phương.

Frederick Winslow Taylor

2.1.1 CÁC NGUYÊN TẮC CỦA TAYLOR

Frederick Winslow Taylor (20 tháng 3 năm 1856 – 21 tháng 3 năm 1915) là một kỹ sư cơ khí người Mỹ Ông được biết đến rộng rãi nhờ các phương pháp nâng cao hiệu quả công nghiệp

Ông là một trong những nhà tư vấn quản lý đầu tiên Taylor là một trong những nhà lãnh đạo trí thức của Phong trào Hiệu quả

và những ý tưởng của ông, được quan niệm rộng rãi, có ảnh hưởng lớn trong Kỷ nguyên Tiến bộ (những năm 1890 – 1920)

Năm 1911, Taylor đã tổng kết các kỹ thuật hiệu quả của mình trong cuốn sách Các nguyên tắc quản lý khoa học , năm 2001, nghiên cứu sinh của Học viện Quản lý được bình chọn là cuốn

sách quản lý có ảnh hưởng nhất thế kỷ XX Công việc tiên phong của ông trong việc áp dụng các nguyên tắc kỹ thuật vào công việc được thực hiện trên sàn nhà máy là công cụ tạo ra và phát triển ngành kỹ thuật mà ngày nay được gọi là kỹ thuật công nghiệp Taylor đã làm nên tên tuổi của mình, và tự hào nhất về

công việc của mình, trong quản lý khoa học; tuy nhiên, ông đã thực hiện tài sản của mình bằng sáng chế cải tiến quy trình thép Taylor cũng là một vận động viên thi đấu quần vợt quốc

gia.

2 Các nguyên tắc

Theo Taylor, quá trình quản lý khoa học có 5 nguyên tắc chính:

Nguyên tắc quản lý khoa học của Taylor ủng hộ việc nghiên cứu về thời gian lao động hiệu quả, xem xét những cá nhân lao động hiệu quả và tìm ra lý do tại sao họ có thể làm việc hiệu quả như vậy.

Mục đích của việc này nhằm lặp lại cách thực hiện công việc hiệu quả nhằm giúp mọi người trong tổ chức có thể hoàn thành công việc theo cách hiệu quả nhất.

Sử dụng cách làm việc hiệu quả nhất

Thuyết quản lý theo khoa học của Taylor đề cập việc giám sát và hợp tác Mục đích của việc này là tối ưu hóa năng suất và sản

lượng, giám sát các hoạt động của người làm công để chắc chắn họ không lơ là, và tìm cách hợp tác với nhân viên nhằm tạo ra hiệu quả tốt nhất trong công việc.

Đào tạo nhân viên theo khoa học

Mỗi nhân viên sẽ được tổ chức đào tạo chính xác cách thực hiện nhiệm vụ Dựa theo quy tắc quản lý theo khoa học, một người nhân viên phải tìm cách làm công việc theo một cách hiệu quả nhất và nhanh nhất.

5 Trả lương theo năng suất

Nguyên tắc cuối cùng trong thuyết quản lý theo khoa học của ông chính là người lao động sẽ được trả

lương công bằng theo năng suất Tiền lương mà người lao động nhận

được tương ứng với số năng suất mà họ làm

4 Phân chia công việc theo khoa học

Trong tổ chức, hệ thống phân cấp phải rõ ràng, công việc phải được sắp xếp theo khoa học Mỗi người phải làm đúng công

việc của mình, ví dụ như quản lý phải có trách nhiệm kiểm tra tiến độ công việc và

nhân viên phải thực hiện đúng nhiệm vụ của mình.

3 Vận dụng vào ngành học

Phân tích công việc

Áp dụng theo nguyên tắc quản lý khoa học của Taylor, trước khi thực hiện công việc, bạn có thể suy nghĩ kỹ và phân tích xem có bao nhiêu cách để hoàn thành tốt công việc và ít tốn thời gian nhất

Phân công nhiệm vụ

Bạn có thể xác định từng nhiệm vụ và nhân viên nào sẽ làm nhiệm vụ nào, thay vì giao cả mớ công việc cho một nhóm nhân viên và dễ có sự đùn đẩy trách nhiệm Nhân viên sẽ thấy người quản lý của mình công bằng và từ đó sẽ làm việc hiệu quả hơn, giúp doanh nghiệp có năng suất hơn.

Khuyến khích nhân viên

Đây cũng là một cách quản lý theo khoa học, khi bạn đưa ra mục tiêu và nhân viên hoàn thành kết quả vượt xa mong đợi, bạn có thể cân nhắc tăng lương hoặc có KPI cho nhân viên Điều này sẽ khích lệ tinh thần nhân viên và làm nhân viên muốn cống hiến hết mình cho bạn.

2.1.2 THUYẾT QUẢN LÍ CỦA

TAYLOR

1 Khái niệm cơ bản

Khái niệm cơ bản của lý thuyết được xây dựng bởi Taylor trong những thập niên 1880 và 1890, xuất bản lần đầu trong công trình “Shop Management” vào năm 1903 và “The Principles of Scientific

Management” (1911) Khi đang làm đốc công và thợ máy tiện ở Midvale Steel, Taylor nhận ra sự khác biệt bẩm sinh, hình thành bởi nhiều yếu tố như tài năng, trí thông minh, hay động lực, của các nhân công khác nhau thì khác nhau

Ông là một trong những người tiên phong áp dụng khoa học vào tình huống này, thật vậy, hiểu lý do và phương thức để có dung hòa những khác biệt giữa khả năng của nhân công, qua đó sắp xếp họ vào vị trí phù hợp, rồi nhân rộng sang những nhân công khác, bằng cách tạo ra các tiêu chuẩn Ông cho rằng, kinh

nghiệm truyền thống và quy tắc theo kinh nghiệm nên được thay thế bằng cách khai thác chuỗi thao tác chính xác, với mục đích tăng năng suất lao động và giảm bớt những cố gắng của nhân công.

Lý thuyết Quản lý theo khoa học dựa trên sự điều hành chặt chẽ đối với nhân công của người quản lý Chính vì thế, phương pháp này yêu cầu nhiều quản lý viên hơn so với

các phương pháp cũ Sự khác biệt này phân biệt nhóm những người quản lý dựa trên sự chi tiết trong công việc, khả năng xoay xở, và những người quản lý chỉ đơn thuần

và gây ra sự xích mích giữa lao công và quản lý, cũng như sự căng thẳng giữa các giai cấp xã hội, giữa giới lao

động chân tay và giới lao động trí óc.

Cách tiếp cận và quan niệm về quản lý của TaylorF.W.Taylor, như đã nói, xuất thân là một người thợ và đã kinh qua các vị trí quản lý cấp thấp nên ông tiếp cận quản lý cấp thấp (điều hành, tổ chức thực hiện).Ông nói: Một nhà máy tồi nhưng có tổ chức thì sẽ có hiệu quả hơn một nhà máy tốt nhưng có tổ chức tồi.5 F.W.Taylor cho rằng quản lý là biết trước điều bạn

muốn người khác làm và sau đó, hiểu được rằng họ đang hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất.Muốn biết trước điều người khác làm, người quản lý cần lập kế hoạch, muốn biết người khác hoàn thành công việc một cách tốt nhất phải kiểm tra, kiểm soát Như vậy,theo Taylor quản lý có 2 chức năng cơ bản: Lập kế hoạch công việc và kiểm tra, kiểm soát

Cách tiếp cận chung và sự đóng góp

02

Phát triển một phương thức chuẩn cho việc thực thi mỗi công

Hỗ trợ công nhân bằng cách giúp họ quy hoạch công việc và loại bỏ những gián đoạn không cần thiết

Trả lương ưu đãi cho công nhân để tăng sản lượng.

Về sự đóng góp: Phương pháp tiếp cận khoa học để thúc đẩy

tiến bộ và quản lý doanh nghiệp Tầm quan trọng của điều chỉnh hiệu suất Bắt đầu có những nghiên cứu cẩn thận về

phân công lao động và vai trò trong hoạt động tác nghiệp

 Tầm quan trọng của các tiêu chí lựa chọn

Người lao động được xác định rõ trách nhiệm/thẩm quyền một cách chính thức

Địa vị được đặt theo thứ bậc và quản lý theo chiều dọc (cấp dưới thuộc sự quản lý của cấp cao hơn)

Lựa chọn kỹ năng kỹ thuật, chuyên môn hay kinh nghiệm Hoạt động và quyết định được ghi lại cho phép ghi nhớ và

3 Nguyên tắc quản lý chủ đạo của Taylor là: “Chuyên môn hóa công việc”.

Có nghĩa rằng:

* Công việc được chia nhỏ, thành các bước hành động chi tiết.

* Nhà quản lý kiểm soát người lao động – làm theo đúng các bước đó – thì sẽ đạt hiệu suất cao

Nguyên tắc quản lý 1:

Thay thế thói quen làm việc thông thường – bằng phương pháp quản lý khoa học – để tìm ra những cách thức làm việc hiệu quả hơn.

Nguyên tắc quản lý 2:

Tuyển chọn người lao động phù hợp – dựa trên năng lực và động lực – sau đó, đào tạo họ để đạt được hiệu quả tối đa.

Nguyên tắc quản lý 3:

Giám sát hiệu suất làm việc và hướng dẫn nhân viên – để đảm bảo rằng – họ đang sử dụng các phương pháp làm việc hiệu quả nhất.

Nguyên tắc quản lý 4:

* Phân bổ công việc giữa quản lý và người lao động – để nhà quản lý dành thời gian lên kế hoạch và đào tạo họ – giúp người lao động thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả nhất.

4 Vận dụng ưu và nhược của học thuyết

- Làm việc chuyên môn hóa

- Tuyển dụng và đào tạo nhân viên một cách chuyên nghiệp - Hạ giá thành

Nhờ vào việc tiêu chuẩn hóa công việc, F.W Taylor đã khiến công nhân có thể tập trung chuyên môn vào một mảng, một thành phần nhất định trong toàn

bộ quá trình, nâng cao chất lượng lẫn số lượng sản phẩm nhờ đó giảm giá thành sản phẩm tăng lượng tiêu thụ và doanh thucho danh nghiệp.

- Xem quản trị như một nghề và là đối tượng khoa học.

Taylor mà bước đầu mọi người xem trọng ngành quản trị khoa học và từng bước nghiên cứu, tìm hiểu chuyên sâu ngành quản

trị khoa học.

- Nêu lên tầm quan trọng của việc tuyển chọn và huấn luyện nhân viên, đầu tiên dùng đãi ngộ để tăng năng suất lao động

- Xác định rõ công việc của người quản lí và công nhân Đảm bảo mọi người thực hiện công việc của mình một cách nghiêm túc, đầy đủ.

- Thực hiện theo chế độ tiền lương theo sản phẩm khuyến khích người lao động hoàn thành theo định mức và vượt định mức Người lao động sẽ hăng hái làm việc hơn và đời sống của họ sẽ được cải thiện

Nhược điểm

- Không phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ vì họ thường không có đủ khả năng để chi trả.

- Việc cơ cấu tổ chức và nghiên cứu, cải thiện, nâng cấp các thiết bị rất tốn kém nên đòi hỏi số vốn ban đầu lớn.

- Hệ thống chỉ có thể hoàn thiện bởi người công nhân toàn tâm với công việc, nếu không hệ thống sẽ không mang lại kết quả như mong muốn.

- Phá hủy sự sáng tạo của công nhân, vì những người công nhân phải làm việc theo đúng quy trình và quy tắc của người quản trị Điều đó khiến những người công nhân trở nên đơn điệu và máy móc Dễ khiến công nhân nhàm chán với công việc.

- Tiến độ làm việc nhanh, gây ảnh hưởng đến sức khỏe của công nhân Chưa chú trọng nhu cầu xã hội và nhu cầu tinh thần con người

- Phi dân chủ vì nó trao quyền kiểm soát tuyệt đối cho nhà quản trị Người lao động phải tuân theo hoàn toàn chỉ thị của cấp trên.

- Trọng tâm của quản trị là ở người thừa hành F.W Taylor chưa thật sự quân tâm đến nhu cầu tinh thần người lao động, ông đã quá đề cao và xem mỗi người công nhân như một cỗ máy, chính vì như thế giai cấp công nhân bị giai cấp tư sản bốc lột hết sức nặng nề, thậm tệ.