Từ những dữ liệu đầu vào và các dữ liệu khác thu thập được, nhóm em đã đề xuất bài toán cụ thể cho doanh nghiệp với từng phân hệ với mục tiêu cụ thể:Tạo được nguồn cơ sở dữ liệu thống n
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BÀI TOÁN CẦN GIẢI QUYẾT
Giới thiệu chung đơn vị nghiên cứu
Shop quần áo nữ Nhung Closet là một cửa hàng chuyên các sản phẩm về thời trang nữ cho giới trẻ Tuy mới chỉ gia nhập thị trường thời trang khoảng thời gian chưa đến 1 năm và hoạt động chủ yếu trên các sàn thương mại điện tử, những số liệu của shop thời trang này cho thấy nhiều tiềm năng phát triển trong tương lai không xa.
Hình 1 Shop quần áo nữ Nhung Closet
Các sản phẩm của Nhung Closet đa dạng về chất liệu, mẫu mã và màu sắc, được chia thành nhiều danh mục: Chân váy, áo len, áo khoác, đồ bộ,túi ví, phụ kiện nữ… phù hợp với nhiều phong cách khác nhau Với cách tiếp cận đó, shop mang về hơn 1000 lượt mua cùng những đánh giá rất tích cực từ khách hàng, nhiều sản phẩm có lượt mua khủng dù không hề sử dụng thuật toán buff số liệu.
Hình 3 Sản phẩm của Nhung Closet(2)
Sơ đồ cấu trúc
Hình 4 Sơ đồ cấu trúc
Lý do cần xây dựng hệ thống ERP
Đảm bảo thông tin thông suốt giữa các bộ phận là một yếu tố quan trọng đối với sự phát triển của một doanh nghiệp Khi doanh nghiệp mở rộng và có nhiều bộ phận chuyên nghiệp hơn, việc quản lý thông tin trở nên phức tạp Trong bối cảnh này, thách thức lớn là đảm bảo rằng dữ liệu từ một bộ phận có thể dễ dàng chia sẻ và tiếp cận bởi các bộ phận khác Hệ thống Enterprise Resource Planning (ERP) ra đời nhằm giải quyết vấn đề này bằng cách truyền tải thông tin tức thì giữa các bộ phận và bảo vệ quyền riêng tư của từng bộ phận.
Ví dụ, dữ liệu về bán hàng có thể được mua hàng sử dụng để lập kế hoạch, doanh thu bán lẻ có thể truy xuất trực tiếp bởi bộ phận kế toán mà không cần phải chờ đợi báo cáo hàng ngày Qua đó, ERP giúp đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng tiếp cận thông tin hiệu quả.
Bộ phận kế toán Bộ phận kinh doanh Bộ phận kho vận Bộ phận nhân sự
Quy trình chặt chẽ là một ưu điểm lớn khác của hệ thống ERP Hệ thống này có thể phát hiện và ngăn chặn ngay từ đầu những sai sót cơ bản và logic vô lý trong quy trình, giúp giảm thiểu công việc phí phạm thời gian và tối ưu hóa giá trị cho doanh nghiệp Điều này bao gồm việc ngăn chặn các công việc như làm lại đơn hàng, báo cáo tài chính không hợp lý, hay kiểm kho do bất logic với bộ phận nhập hàng.
Hệ thống ERP cũng giúp tinh giản quy trình bằng cách thống nhất dữ liệu và thông tin, loại bỏ sự phức tạp từ việc lưu trữ thông tin bởi nhiều bộ phận khác nhau Điều này giúp tránh xung đột công việc và giảm thiểu sự phụ thuộc giữa các bộ phận.
Một điểm mạnh nữa của ERP là khả năng module hóa từng bộ phận, giúp tránh được xung đột công việc và tạo ra sự độc lập trong hoạt động của từng bộ phận Hệ thống đã được thiết kế sẵn có với nhiều quy trình cần thiết để vận hành một doanh nghiệp, từ bán hàng, mua hàng, marketing đến nhân sự.
Trong lĩnh vực kế toán, ERP giúp đơn giản hóa quy trình và giảm thiểu sai sót Công việc nhàm chán và lặp lại như hạch toán được tự động hóa, giúp cung cấp báo cáo tài chính hàng ngày mà không cần phải dựa vào công việc thủ công. Đảm bảo bảo mật thông tin là một ưu điểm khác của ERP, nơi mỗi bộ phận chỉ có quyền truy cập và cung cấp thông tin của mình mà không làm tiếp cận được thông tin không cần thiết Điều này giảm rủi ro tiết lộ thông tin quan trọng của doanh nghiệp và đảm bảo an ninh thông tin.
Một vấn đề lớn nếu dữ liệu không được quản lý tập trung là sự dư thừa dữ liệu Hệ thống ERP giúp ngăn chặn hiện tượng này bằng cách lưu trữ dữ liệu tập trung và giảm khả năng dư thừa, làm cho việc cập nhật thông tin trở nên dễ dàng hơn.
Khả năng kết hợp dữ liệu vận hành, tài chính và hoạch định chiến lược là một lợi ích quan trọng của ERP Hệ thống có thể tổng hợp dữ liệu của doanh nghiệp và tạo ra báo cáo phức tạp, giúp ban giám đốc có cái nhìn tổng quan và đưa ra quyết định chiến lược.
Hệ thống ERP còn giúp thỏa mãn yêu cầu của khách hàng thông qua việc quản lý thông tin sản phẩm theo thời gian thực Việc này giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng và chính xác đối với mong muốn của khách hàng.
Cuối cùng, một ưu điểm của ERP là bảo mật cao mà vẫn giữ cho nhân viên có khả năng làm việc dễ dàng và nắm bắt thông tin cần thiết Hệ thống giúp hạn chế khả năng tiếp cận các tác vụ gây hại đồng thời đảm bảo an toàn cho dữ liệu của doanh nghiệp.
Mô tả bài toán
Trong quá trình tìm hiểu về cửa hàng, nhóm em nhận thấy việc xây dựng ERP hoàn chỉnh để quản lý tổng thể cửa hàng là một việc vô cùng quan trọng Từ những dữ liệu đầu vào và các dữ liệu khác thu thập được, nhóm em đã đề xuất bài toán cụ thể cho doanh nghiệp với từng phân hệ với mục tiêu cụ thể:
Tạo được nguồn cơ sở dữ liệu thống nhất
Thu thập, trích xuất dữ liệu có sự liên kết với nhau
Tạo được sự ràng buộc giữa các phân hệ trong hệ thống
Thông tin, dữ liệu chính xác, cập nhật nhanh chóng, kịp thời
Tạo các danh mục quản lý sản phẩm, nhân viên, kho vận, phòng ban, nhà cung cấp, hóa đơn bán, hóa đơn mua,…
Dựa trên thông tin từ bộ phận kho, nhân viên mua hàng sẽ thực hiện việc tính toán và dự trù số lượng cần cho mỗi sản phẩm Sau đó, họ sẽ lập phiếu báo giá và gửi cho các nhà cung cấp có sản phẩm phù hợp với nhu cầu của công ty Khi nhận được báo giá từ các nhà cung cấp, nhân viên mua hàng sẽ so sánh giá và xác nhận đơn đặt hàng sao cho có được tỷ suất lợi nhuận cao nhất.
Sau khi xác nhận đơn mua, nhà cung cấp sẽ gửi hàng về kho đã được chỉ định Tại kho, nhân viên kho vận sẽ tiến hành kiểm tra hàng và lập phiếu nhận hàng để đảm bảo rằng số lượng và chất lượng của hàng nhận được đúng như đặt hàng ban đầu Trong quá trình này, nhân viên mua hàng có thể tạo hóa đơn để bộ phận kế toán có thể tiếp tục xử lý các giao dịch tài chính liên quan.
Qua các bước này, quy trình mua hàng và quản lý kho hàng được thực hiện một cách hiệu quả và có thể tối ưu hóa quy trình kế toán.
Tùy thuộc vào sở thích hoặc nhu cầu cụ thể, khách hàng có thể chọn sản phẩm mà họ quan tâm Sau đó, họ có thể xác nhận đơn đặt hàng bằng cách ký hợp đồng hoặc thực hiện thanh toán trực tiếp để hoàn tất quy trình mua bán Đối với những sản phẩm mới, nhân viên bán hàng sẽ tư vấn cho khách hàng dựa trên sở thích, mục đích sử dụng, chức năng, và giá cả, cũng như các khuyến mãi có sẵn Tiếp theo, họ sẽ kiểm tra số lượng sản phẩm trong kho để đảm bảo tính khả dụng.
Sau khi khách hàng đã lựa chọn sản phẩm, nhân viên bán hàng sẽ thu thập thông tin cá nhân của khách hàng, lập hóa đơn, và thực hiện quá trình thanh toán Cuối cùng, họ sẽ trả hóa đơn cho khách hàng để hoàn tất giao dịch mua bán Quy trình này giúp đơn giản hóa trải nghiệm mua sắm của khách hàng và tăng cường sự thuận tiện trong quá trình giao dịch.
Hệ thống bao gồm quản lý thông tin nhân viên, theo dõi công việc của từng cá nhân, và đảm bảo sự rõ ràng về thời gian và số lượng nhân viên tại mỗi ca làm Nó cũng lưu trữ lý lịch cá nhân và thông tin liên hệ để có thể tổ chức lịch làm việc một cách hợp lý.
Khi nhận yêu cầu nhập hàng hoặc xuất hàng, nhân viên sẽ thực hiện việc kiểm kê các sản phẩm và cập nhật số lượng mới lên hệ thống Đồng thời, họ sẽ tạo các phiếu nhập kho, xuất kho, hay điều chuyển hàng để ghi nhận chính xác các giao dịch này Ngoài ra, nhân viên kho vận sẽ thường xuyên tiến hành kiểm kê kho và làm báo cáo tồn kho, giúp họ nắm bắt rõ số lượng và trạng thái của từng loại sản phẩm Những báo cáo này cung cấp thông tin chi tiết, giúp đưa ra những đề xuất và quyết định kịp thời trong quản lý hàng tồn kho.
Trong lĩnh vực kế toán, có nhiều chức năng chuyên môn như kế toán kho, kế toán công nợ, kế toán thuế, kế toán bán hàng, và nhiều công việc khác Trách nhiệm của kế toán bao gồm việc ghi chép, thu nhận và xử lý thông tin liên quan đến các hoạt động tài chính của doanh nghiệp, đảm bảo tính chính xác và tuân thủ theo quy định kế toán.
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
Phân hệ mua hàng
- Mô tả usecase: Use Case này cho phép người dùng tạo báo giá đến nhà cung cấp, cho phép người dùng xác nhận đơn hàng được gửi từ nhà cung cấp, cho phép trả hàng và theo dõi hàng hóa đang vận chuyển từ nhà cung cấp, cho phép người dùng tạo hóa đơn thanh toán cho nhà cung cấp.
Hình 5 Biểu đồ usecase phân hệ mua hàng
1.1.Quy trình Nhập hàng từ nhà cung cấp:
Khi có yêu cầu mua hàng, nhân viên tạo báo giá cho nhà cung cấp Thỏa thuận giá thành công, nhà cung cấp gửi đơn hàng tới kho
Bộ phận kho xác nhận đơn hàng và kiểm kê số lượng sản phẩm có khớp nhu cầu và chất lượng sản phẩm có đạt chuẩn không Nếu không đạt, yêu cầu trả hàng sẽ được lập và trả lại hàng cho nhà cung cấp.
Nếu đạt, bộ phận kho tiến hành nhập kho, in số liệu và tạo hóa đơn nhập
Cuối cùng, kế toán vào sổ và xác nhận xử lý thanh toán cho nhà cung cấp.
Nhập hàng từ nhà cung cấp thành công.
Hình 6 Biểu đồ hoạt động của quy trình nhập hàng từ nhà cung cấp
Hình 7 Biểu đồ tuần tự của quy trình nhập hàng từ nhà cung cấp
1.2.Quy trình trả lại hàng cho nhà cung cấp:
Khi có yêu cầu trả hàng cho nhà cung cấp, nhân viên tiếp nhận hàng và gửi trả lại hàng hóa không đạt yêu cầu.
Hình 8 Biểu đồ hoạt đọng của quy trình trả lại hàng cho nhà cung cấp
Hình 9 Biểu đồ tuần tự của quy trình trả lại hàng cho nhà cung cấp
1.3.Quy trình Thanh toán cho nhà cung cấp:
Khi hoá đơn được tạo bởi bộ phận mua hàng với xuất hóa đơn nhập được xuất Bộ phận kế toán sẽ tiếp nhận và làm thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp.Đơn hàng nhập được thanh toán thành công.
Hình 10 Biểu đồ hoạt động của quy trình thanh toán cho nhà cung cấp
Hình 11 Biểu đồ tuần tự của quy trình thanh toán cho nhà cung cấp
Phân hệ bán hàng
Lập phiếu báo giá: Usecase cho phép bộ phận bán hàng lập phiếu báo giá để báo giá sản phẩm cho khách hàng khi nhận được yêu cầu.
Tên ca sử dụng Lập phiếu báo giá
Tác nhân Nhân viên bán hàng Điều kiện đầu vào Khi nhận được yêu cầu báo giá từ khách hàng
Các luồng sự kiện Luồng sự kiện chính:
Tác nhân lựa chọn Lập phiếu báo giá
Hệ thống hiển thị form Phiếu báo giá và tự động sinh Mã PNK
Tác nhận nhập các thông tin cần thiết như tên khách hàng, sản phẩm, giá bán rồi chọn lưu và gửi mail cho khách.
Luồng 1: Dừng việc tạo Phiếu báo giá và trả về thông báo lỗi cho tác nhân.
Kết quả trả về Thông tin phiếu báo giá đã được lưu trên hệ thống và hiển thị
Bảng 1: Usecase lập phiếu báo giá Tạo hóa đơn bán hàng: Usecase cho phép bộ phận bán hàng tạo hóa đơn bán.
Tên ca sử dụng Tạo hóa đơn bán hàng
Tác nhân Nhân viên bán hàng Điều kiện đầu vào Khi khách hàng xác nhận phiếu báo giá
Các luồng sự kiện Luồng sự kiện chính:
Tác nhân bấm vào phiếu báo giá, chọn chức năng Tạo hóa đơn bán
Hệ thống hiển thị form Tạo hóa đơn bán và tự động sinh Mã PNK
Tác nhận nhập bổ sung các thông tin cần thiết rồi chọn lưu và in hóa đơn
Luồng 1: Dừng việc tạo Hóa đơn bán và trả về thông báo lỗi cho tác nhân.
Kết quả trả về Thông tin hóa đơn bán đã được lưu trên hệ thống và hiển thị
Bảng 2: Usecase tạo hóa đơn bán hàng Lập phiếu xuất kho: Usecase cho phép bộ phận kế toán kho Lập phiếu xuất kho để tiến hành giao hàng cho khách hàng.
Tên ca sử dụng Lập phiếu xuất kho
Tác nhân Kế toán kho Điều kiện đầu vào Khi nhận được hóa đơn bán và kiểm tra đủ số lượng hàng tồn
Các luồng sự kiện Luồng sự kiện chính:
Tác nhân chọn danh mục Phiếu giao hàng.
Hệ thống hiển thị form Phiếu giao hàng đã được nhân viên bán hàng xác nhận trước đó.
Hệ thống yêu cầu set lại số lượng sản phẩm trong phiếu.
Tác nhân nhập set số lượng sản phẩm
Hệ thống kiểm tra sự hợp lệ của các thông tin Nếu sai thì thực hiện luồng phụ 1.
Hệ thống lưu lại những thông tin trong Phiếu giao hàng và thông báo hệ thống đánh dấu “Hoàn thành”
Luồng 1: Dừng việc tạo Phiếu xuất kho và trả về thông báo lỗi cho tác nhân.
Kết quả trả về Thông tin phiếu xuất kho đã được lưu trên hệ thống
Bảng 3: Usecase lập phiếu xuất kho 2.2 Biểu đồ hoạt động
Hình 12 Biểu đồ hoạt động quy trình bán hàng 2.3 Biểu đồ tuần tự
Quy trình Lập phiếu báo giá
Hình 13 Biểu đồ tuần tự lập phiếu báo giá Quy trình Tạo hóa đơn bán
Hình 14 Biểu đồ tuần tự quy trình tạo hóa đơn bán
Phân hệ quản lý chuỗi cung ứng xuất nhập kho
Biểu đồ ca sử dụng phân hệ kho
Hình 15 Biểu đồ ca sử dụng phân hệ kho
Tên ca sử dụng Lập phiếu nhập kho
Tác nhân Thủ kho, Nhân viên mua hàng Điều kiện đầu vào Đã có xác nhận thành công và nhận phiếu nhập hàng từ nhân viên mua hàng
Tác nhân lựa chọn Phiếu nhận hàng.
Hệ thống hiển thị form Phiếu nhận hàng và tự động sinh Mã PNK
Hệ thống yêu cầu set lại số lượng trong phiếu nhận hàng.
Tác nhân nhập các thông tin theo yêu cầu.
Hệ thống kiểm tra sự hợp lệ của các thông tin vừa nhập Nếu sai thì thực hiện luồng phụ 1.
Hệ thống lưu lại những thông tin trong Phiếu nhận hàng và thông báo hệ thống đã lưu Phiếu nhận hàng thành công.
Luồng 1: Dừng việc tạo Phiếu Nhận Hàng và trả về thông báo lỗi cho tác nhân.
Kết quả trả về Thông tin phiếu nhận hàng đã được lưu trên hệ thống và đánh dấu
Bảng 4: Usecase phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Tên ca sử dụng Lập phiếu xuất kho
Tác nhân Thủ kho, Nhân viên bán hàng Điều kiện đầu vào Có đơn hàng mới
Kiểm tra tồn kho còn đủ số lượng hàng theo đơn hay không
Các luồng sự kiện Luồng sự kiện chính:
Tác nhân chọn danh mục Phiếu giao hàng.
Hệ thống hiển thị form Phiếu giao hàng đã được nhân viên bán hàng xác nhận trước đó.
Hệ thống yêu cầu set lại số lượng sản phẩm trong phiếu.
Tác nhân nhập set số lượng sản phẩm
Hệ thống kiểm tra sự hợp lệ của các thông tin Nếu sai thì thực hiện luồng phụ 1.
Hệ thống lưu lại những thông tin trong Phiếu giao hàng và thông báo hệ thống đánh dấu “Hoàn thành”
Luồng 1: Dừng việc tạo Phiếu xuất kho và trả về thông báo lỗi cho tác nhận.
Kết quả trả về Thông tin phiếu giao hàng được lưu trên hệ thống
Bảng 5: Usecase phiếu xuất kho Điều chuyển hàng
Tên ca sử dụng Điều chuyển hàng
Tác nhân Thủ kho Điều kiện đầu vào Số lượng sản phẩm
Điều chuyển hàng để chuyển số lượng sản phẩm từ kho này sang kho khác
Các luồng sự kiện Luồng sự kiện chính:
Tác nhân chọn danh mục Điều chuyển hàng.
Hệ thống hiển thị danh sách các phiếu nhận hàng, giao hàng, điều chuyển hàng
Tác nhân chọn tạo phiếu điều chuyển.
Hệ thống kiểm tra sự hợp lệ của các thông tin vừa nhập Nếu sai thì thực hiện luồng phụ 1.
Hệ thống lưu lại những thông tin trong Phiếu điều chuyển và thông báo hệ thống đã lưu Phiếu điều chuyển thành công.
Luồng 1: Dừng việc tạo Phiếu điều chuyển hàng và trả về thông báo lỗi cho tác nhân.
Kết quả trả về Thông tin phiếu điều chuyển hàng được lưu trên hệ thống
Bảng 6: Usecase điều chuyển hàng Kiểm kê kho
Tên ca sử dụng Kiểm kê kho
Tác nhân Thủ kho Điều kiện đầu vào Kiểm tra lại số lượng sản phẩm khi đã nhập thêm hàng hoặc hàng đã được bán
Các luồng sự kiện Luồng sự kiện chính:
Tác nhân lựa chọn danh mục Hoạt động rồi chọn Kiểm kê kho
Hệ thống truy vấn vào cơ sở dữ liệu và hiển thị thông tin lên form.
Hệ thống hiển thị form Kiểm kê kho.
Tác nhân kiểm tra thông tin về số lượng sản phẩm trong form, nếu số lượng thực tế > số lượng có thì thực hiện luồng phụ 1.
Tác nhân thực hiện điều chỉnh lại số lượng đã kiểm và click lưu.
Hệ thống lưu lại kiểm kê và hiển thị thông báo lưu thành công cho tác nhân.
Luồng phụ 1: Tác nhân kích chọn Hủy và hệ thống hủy bỏ Kiểm kê kho vừa tạo.
Kết quả trả về Đưa ra được danh sách Kiểm kê kho.
Bảng 7: Usecase kiểm kê kho Báo cáo tồn kho
Tên ca sử dụng Báo cáo tồn kho
Tác nhân Thủ kho Điều kiện đầu vào Số lượng sản phẩm được cuối ngày
Các luồng sự kiện Luồng sự kiện chính:
Tác nhân chọn danh mục Báo cáo tồn kho
Hệ thống hiển thị danh sách sản phẩm tồn kho
Hệ thống yêu cầu nhập đầy đủ các thông tin cần thiết
Tác nhân nhập các thông tin theo yêu cầu và cập nhật số lượng
Hệ thống kiểm tra sự hợp lệ của các thông tin vừa nhập Nếu sai thì thực hiện luồng phụ 1.
Hệ thống lưu lại những thông tin trong Báo cáo tồn kho và thông báo hệ thống đã lưu Báo cáo tồn kho thành công.
Luồng 1: Dừng việc tạo Báo cáo tồn kho và trả về thông báo lỗi cho tác nhân.
Kết quả trả về Thông tin Báo cáo tồn kho được lưu trên hệ thống
Bảng 8: Usecase báo cáo tồn kho
Hình 16 Biểu đồ hoạt động cuả lập phiếu nhập kho Lập phiếu xuất kho
Hình 17 Biểu đồ hoạt động cuả lập phiếu xuất kho Điều chuyển hàng
Hình 18 Biểu đồ hoạt động của điều chuyển hang Kiểm kê kho
Hình 19 Biểu đồ hoạt động của kiểm kê kho Báo cáo tồn kho
Hình 20 Biểu đồ hoạt động của báo cáo tồn kho 3.3 Biểu đồ tuần tự
Hình 21 Biểu đồ tuần tự của phiếu nhập kho Lập phiếu xuất kho
Hình 22 Biểu đồ tuần tự của phiếu xuất kho Điều chuyển hàng
Hình 23 Biểu đồ tuần tự của điều chuyển hàng Kiểm kê kho
Hình 24 Biểu đồ tuần tự của kiểm kê kho Báo cáo tồn kho
Hình 25 Biểu đồ tuần tự của báo cáo tồn kho
Phân hệ nhân sự
Mô tả usecase: usecase này cho phép nhân viên đăng nhập vào hệ thống quản lý của cửa hàng Hệ thống sẽ phân quyền nhân viên được đăng nhập vào hệ thống.
Nhân viên nhập thông tin đăng nhập bao gồm username và password theo đúng thông tin đã được tạo.
Kiểm tra thông tin đăng nhập vào hệ thống Nếu đúng sẽ tiến hành phân quyền Nếu sai yêu cầu nhập lại. Đăng nhập thành công
Biểu đồ ca sử dụng
Hình 26 Usecase phân hệ quản lí nhân sựBiểu đồ hoạt động
Hình 27 Biểu đồ hoạt động quy trình đăng nhập
Hình 28 Biểu đồ tuần tự quy trình đăng nhập
Biểu đồ ca sử dụng
Hình 29: Biểu đồ ca sử dụng quản lý nhân sự
Tên ca sử dụng Quản lý nhân sự
Tác nhân Bộ phận quản lý Điều kiện đầu vào Khi tác nhân chọn chức năng quản lý nhân sự
Các luồng sự kiện Luồng sự kiện chính:
Tác nhân chọn chức năng quản lý nhân viên trên hệ thống
Hệ thống hiển thị giao diện chức năng quản lý hồ sơ nhân viên
Tác nhân có thể thực hiện các chức năng như tạo mới, chỉnh sửa, xóa hồ sơ nhân viên
Hệ thống xác nhận dữ liệu hợp lệ, thông báo lưu thành công
Luồng 1: Khi dữ liệu không hợp lệ: Hệ thống thông báo cho tác nhân lưu thay đổi không thành công.
Kết quả trả về Thông tin nhân viên được lưu trên hệ thống
Bảng 9: Usecase quản lý nhân sự 4.2.1 Tạo mới nhân viên
Hình 30 Biểu đồ hoạt động thêm nhân viên mới
Hình 31 Biểu đồ tuần tự thêm nhân viên mới 4.2.2 Sửa thông tin nhân viên
Hình 32 Biểu đồ hoạt động sửa thông tin nhân viênBiểu đồ tuần tự:
Hình 33 Biểu đồ tuần tự sửa thông tin nhân viên 4.2.3 Xóa nhân viên
Hình 34 Biểu đồ hoạt động xóa nhân viênBiểu đồ tuần tự:
Hình 35 Biểu đồ tuần tự xóa nhân viên
Biểu đồ ca sử dụng
Hình 36: Biểu đồ ca sử dụng chấm công
Tên ca sử dụng Chấm công
Tác nhân Bộ phận quản lý Điều kiện đầu vào Khi tác nhân chọn chức năng chấm công từ trang chủ của hệ thống
Các luồng sự kiện Luồng sự kiện chính:
Tác nhân truy cập vào chọn chức năng chấm công trên hệ thống
Hệ thống hiển thị danh sách các nhân viên và thông tin chấm công của từng nhân viên
Tác nhân có thể thực hiện thay đổi trạng thái đi làm của nhân viên theo ngày và sau đó lưu thông tin
Hệ thống xác nhận thông tin hơp lệ, hiển thị thông báo lưu thành công
Luồng 1: Khi dữ liệu không hợp lệ: Hệ thống thông báo cho tác nhân lưu thay đổi không thành công.
Kết quả trả về Thông tin chấm công của nhân viên được lưu trên hệ thống
Bảng 10: Usecase chấm côngBiểu đồ hoạt động:
Hình 37 biểu đồ hoạt động chấm cộng của nhân viênBiểu đồ tuần tự:
Hình 38: Biểu đồ tuần tự chấm công nhân viên
Phân hệ Tài chính kế toán
Biểu đồ ca sử dụng phân hệ kế toán
Hình 39: Biểu đồ ca sự dụng phân hệ kế toán
Lập phiếu đề nghị thu tiền: Use case cho phép kế toán quản lý tổng tiền thu: Các tiền thu về bán hàng sẽ được tự hiển thị tại sổ thu, ngoài ra kế toán có thể lập phiếu thu:
Điền thông tin: Ngày thu, tổng tiền thu, lý do thu, người thu, hình thức thu vào phiếu thu.
Lập phiếu đề nghị chi tiền: Use case cho phép kế toán quản lý tổng tiền chi, kế toán nhập các thông tin phiếu chi vào sổ chi:
Điền thông tin: Ngày chi, tổng tiền chi, lý do chi, người chi, hình thức chi vào phiếu chi.
Hóa đơn bán hàng: Use case này cho phép nhân viên thống kê hóa đơn bán hàng trong hệ thống.
Ghi nhận hóa đơn bán hàng: Use case này cho phép nhân viên ghi nhận hóa đơn mua hàng trong hệ thống.
Hình 40: Biểu đồ hoạt động phiếu thu tiền Lập phiếu chi tiền
Hình 41: Biểu đồ hoạt động phiếu chi tiền
Hình 42: Biểu đồ tuần tự phiếu thu tiền
Hình 43: Biểu đồ tuần tự phiếu chi tiền
THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU VÀ CÀI ĐẶT HỆ THỐNG
Thiết kế cơ sở dữ liệu
Thiết kế cơ sở dữ liệu mức vật lí
Bảng đặc tả dữ liệu dùng chung các phân hệ
Bán hàng Mua hàng Kế toán Kho vận
- Cung cấp thông tin khách hàng để quản lý trong quá trình kinh doanh
- Sử dụng trong các chiến dịch quảng cáo sản phẩm
- Cung cấp thông tin hoạt động mua hàng của khách để thực hiện các
- Cung cấp dữ liệu về các khách hàng đã thanh toán các đơn đặt hàng được lưu trữ và ghi chú lịch sử giao dịch của từng khách hàng
- Ghi chép công nợ phải thu đối với khách hàng chưa thanh toán loại báo cáo
- Cung cấp thông tin cho nhân viên bán hàng tư vấn sản phẩm và khách hàng lựa chọn sản phẩm phù hợp
- Phân biệt và phân loại rõ các loại sản phẩm
- Xác định chính xác và rõ ràng các sản phẩm trong các hóa đơn chứng từ
- Cung cấp số lượng và đặc điểm của sản phẩm tránh tình trạng thừa hoặc thiếu sản phẩm dẫn đến ứ đọng hay gián đoạn tình trạng kinh doanh
- Xác định chính xác và rõ ràng các sản phẩm trong các hóa đơn chứng từ
- Cung cấp những thông tin như thuế hàng hóa trên mỗi đầu sản phẩm như thuế bán hàng và thuế nhà cung cấp, giúp thuận tiện theo dõi và tính toán chi tiêu cho doanh nghiệp
Cung cấp tình trạng sản phẩm, từ đó lọc được các sản phẩm phù hợp bán chạy hay chậm để đưa ra quyết định nhập hàng phù hợp với thị trường và nhu cầu của khách hàng
- Cung cấp thông tin các đơn hàng sau các chương trình chạy quảng cáo và qua sự tư vấn của nhân viên
- Kiểm tra và xác thực độ chính xác mỗi lần bán hàng và xuất kho, dùng khi thực hiện
- Lập chứng từ hóa đơn bán hàng, đơn giá, số lượng từng sản phẩm
- Kiểm kê lại số lượng từng sản phẩm trong kho và chi phí xuất kho
- Viết báo cáo doanh thu và kết chuyển lợi nhuận
- Lập báo cáo tồn kho báo cáo và kiểm kê sản phẩm tránh thất thoát
- Cung cấp thông tin về nhà cung cấp từng loại sản phẩm cho công ty
- Kiểm tra và xác thực độ chính xác mỗi lần nhập hàng từ đó có thể dễ dàng nhận thấy hàng hóa nào lên nhập nhiều Giúp công ty có kế hoạch nhập hàng hợp lý
- Dùng khi thực hiện báo cáo và kiểm kê sản phẩm tránh thất thoát
- Thống kê các chứng từ về hóa đơn nhập: số lượng, tổng tiền, thành tiền, …của các loại sản phẩm
- Nhập kho thông tin của các loại sản phẩm vào cơ sở dữ liệu
- Kê khai thuế đầu vào
- Viết báo cáo công nợ phải thu chi
- Cung cấp thông tin các mặt hàng đã nhập vào kho
- Ghi lại và in chứng từ về các dữ liệu liên quan đến việc nhập hàng
Mô tả các dữ liệu dùng chung cho từng nhóm phân hệ
Mô tả dữ liệu dùng chung cho các phân hệ:
Gồm tbl.KH, tbl.SanPham, tbl.HoaDonBan, tbl.ChiTietHoaDonBan.
Hàng hóa : Cung cấp dữ liệu thông tin của sản phẩm cho người bán tư vấn sản phẩm và khách hàng lựa chọn sản phẩm.
Khách hàng : Cung cấp các dữ liệu về khách hàng lớn, nhỏ của doanh nghiệp.
Hóa đơn bán : Cung cấp dữ liệu về các đơn đặt hàng của khách hàng.
Chi tiết hóa đơn bán : Cung cấp dữ liệu về số lượng và số tiền mà các sản phẩm bán.
Gồm tbl.KhachHang, tbl.SanPham tbl.NCC, tbl.HoaDonNhap, tbl.ChiTietHoaDonNhap.
Hàng hóa : Cung cấp thông tin về sản phẩm bán chạy cần nhập cho các nhà cung cấp.
Nhà cung cấp : Cung cấp thông tin về nguồn gốc của các sản phẩm: chất liệu, chi phí sản xuất… Từ đó để định giá của các sản phẩm.
Hóa đơn nhập kho : Cung cấp thông tin các sản phẩm đã nhập vào kho, ngày nhập kho.
Chi tiết hóa đơn nhập : Cung cấp dữ liệu về số lượng và số tiền mà các sản phẩm nhập.
Gồm tbl.SanPham, tbl.HoaDonNhap, tbl.ChiTietHoaDonNhap, tbl.HoaDonBan, tbl.ChiTietHoaDonBan
Hàng hóa : Cung cấp thông tin về sản phẩm bán chạy cần nhập cho các nhà cung cấp. Hóa đơn nhập : Cung cấp thông tin các sản phẩm đã nhập vào kho, ngày nhập kho.
Chi tiết hóa đơn nhập : Cung cấp dữ liệu về số lượng và số tiền mà các sản phẩm nhập.
Hóa đơn bán : Cung cấp dữ liệu về các đơn đặt hàng của khách hàng, ngày xuất hàng trong kho.
Chi tiết hóa đơn bán : Cung cấp dữ liệu về số lượng và số tiền mà các sản phẩm bán.
Gồm tbl.KhachHang, tbl.HoaDonNhap, tbl.ChiTietHoaDonNhap, tbl.HoaDonBan, tbl.ChiTietHoaDonBan
Hóa đơn nhập : Cung cấp thông tin các sản phẩm đã nhập vào kho, ngày nhập kho. Chi tiết hóa đơn nhập : Cung cấp dữ liệu về số lượng và số tiền mà các sản phẩm nhập.
Hóa đơn bán : Cung cấp dữ liệu về các đơn đặt hàng của khách hàng, ngày xuất hàng trong kho.
Chi tiết hóa đơn bán : Cung cấp dữ liệu về số lượng và số tiền mà các sản phẩm. Khách hàng : Cung cấp các dữ liệu về khách hàng lớn, nhỏ của doanh nghiệp
Gồm tbl.NV, tbl.PhieuLuong,tbl.ChiTietPhieuLuong
Nhân Viên : cung cấp dữ liệu về nhân viên của công ty
Phiếu lương : cung cấp dữ liệu của nhân viên chức vụ và cấu trúc lương
Chi tiết phiếu lương : cung cấp dữ liệu về ngày, giờ làm viêc của nhân viên
Thiết kế giao diện Odoo
3.1 Phân hệ Mua hàng a Danh mục
Hình 63: Danh mục đơn mua hàng
Hình 64: Danh mục sản phẩm
Hình 65: Danh sách nhà cung cấp
Hình 66: Danh sách sản phẩm b Biểu ghi
Hình 67: Biểu ghi tạo sản phẩm
Hình 68: Biểu ghi tạo phiếu mua hàng c Chứng từ
Hình 69: Chứng từ đơn mua hàng
Hình 70: Chứng từ nhập hàng từ nhà cung cấp d Báo cáo
Hình 71: Báo cáo mua hàng
Báo giá khách hàng được tạo ra với mục đích cung cấp cho khách hàng thông tin về đặc điểm của sản phẩm, giá bán, chính sách bán hàng, điều kiện bảo hành, bảo trì, vận chuyển, thông tin thanh toán,…
Tại giao diện phân hệ bán hàng, nhân viên bán hàng có thể xem thông tin tổng quát của các báo giá: Ngày tạo, khách hàng, tổng tiền, và tạo một báo giá mới bằng cách chọn
“Đơn hàng/Báo giá” và nhấn nút “ Mới ”:
Hình 72: Giao diện báo giá(1)
Trong Odoo, báo giá và đơn hàng là một form chỉ khác nhau về trạng thái, chính vì vậy các thông tin trên báo giá sau khi được xác nhận sẽ chuyển thành đơn hàng Ta gọi chung các báo giá, đơn bán, trong module này là đơn hàng kèm thêm trạng thái cụ thể.
Tại giao diện trang Báo giá gồm thanh trạng thái dùng để thể hiện các trạng thái của đơn hàng.
Các trạng thái chính bao gồm:
- Báo giá: Khi tạo mới 1 đơn hàng.
- Báo giá đã gửi: Khi chọn Gửi qua Email và xác nhận gửi báo giá cho khách hàng qua email.
- Đơn bán: Nếu bỏ qua bước “Gửi báo giá” cho khách hàng mà trực tiếp “Xác nhận” thì “Báo giá” được chuyển thành “Đơn bán”.
- Các thông tin trên báo giá bao gồm:
- Khách hàng: Đối tác cần báo giá, có thể lấy thông tin sẵn trong danh sách liên hệ hoặc tạo mới.
- Hết hạn: Ngày báo giá hết hạn Chỉ hiển thị khi đơn hàng ở trạng thái “Báo giá”.
- Các điều khoản thanh toán: Các thông tin về lần thanh toán, % thanh toán được tạo trong phân hệ kế toán.
- Thông tin sản phẩm: Nhấn vào “Thêm sản phẩm”, chọn sản phẩm mà khách hàng muốn mua từ cửa hàng thông tin sản phẩm sẽ mặc định lấy tên và trường miêu tả trên form sản phẩm đã tạo.
Hình 73: Giao diện báo giá(2)
- Sản phẩm tùy chọn: Nhân viên có thể thêm danh sách các sản phẩm muốn giới thiệu thêm cho khách hàng ngoài phạm vi báo giá Thông tin này giúp tăng doanh số bán hàng từ các cơ hội đang có VD: Bán nước tẩy trang thì có thể tư vấn thêm với khách hàng về bông tẩy trang,
- Nhân viên kinh doanh: Mặc định phần mềm lấy thông tin người đang tạo báo giá, hoặc cũng có thể gán cho nhân viên khác nếu muốn.
- Đội ngũ bán hàng: Là đội mà nhân viên bán hàng thuộc về Thông tin này sử dụng để lên các báo cáo về doanh số theo nhân viên và đội bán hàng.
- Ký trực tuyến: Cho phép khách hàng ký qua website hoặc không Sau khi điền đầy đủ các thông tin nhân viên ấn “Lưu” để hoàn tất báo giá.
Hình 74: Giao diện báo giá(3)
Sau khi soạn xong báo giá với thông tin cần thiết, bạn có thể gửi báo giá cho khách hàng thông qua nút “Gửi qua Email”.
Hình 75: Giao diện báo giá(5)
Phần mềm tự động đính kèm file Mẫu báo giá pdf cùng email cửa hàng gửi với đầy đủ thông tin trên báo giá:
Sau khi ấn nút “Gửi”, đơn hàng chuyển sang trạng thái “Báo giá đã gửi” Các thông điệp cửa hàng gửi cho khách hàng hoặc khách hàng phản hồi sẽ được hiển thị dưới dạng báo giá thông qua tính năng thảo luận Những cá nhân đã được gửi 1 lần sẽ được thêm vào danh sách người theo dõi để những lần sau không phải thêm lại liên hệ của người đó nữa
Hình 77: Báo giá đã gửi
Sau khi nhận được phản hồi của khách hàng có thể xảy ra các tình huống:
Khách không đồng ý với giá báo: Sửa lại và gửi báo giá theo thỏa thuận với khách. Hủy nếu không đạt được thỏa thuận và bỏ qua đơn hàng.
Khách hàng đồng ý với thông tin báo giá đã gửi: Xác nhận đơn tương ứng với việc ký hợp đồng bên ngoài đơn hàng chuyển trạng thái “Đơn bán hàng”.
Chọn “Tạo hóa đơn/Xác nhận thanh toán” sau khi nhận thanh toán từ khách và đẩy thông tin đơn hàng sang bộ phận kế toán.
Giao diện Tổng quan kho
Khi chọn “Kho vận”, trang tổng quan sẽ hiện ra với các thông tin cơ bản về các loại hoạt động: Nhận hàng, xuất hàng, điều chuyển hàng, trả lại,…
Giao diện phiếu nhập kho
Trong giao diện “Phiếu nhập kho” có các thông tin mã tham chiếu, kho, nhà cung cấp, ngày dự kiến và trạng thái sau khi được nhân viên mua hàng hoàn thành để chuyển về cho kho vận.
Nhân viên sẽ chọn “kiểm tra tình trạng còn hàng” để cập nhật lại số lượng vào trong kho hàng và xác nhận đơn.
Hình 80: Phiếu nhập kho Để có thể thực hiện việc kiểm tra việc điều chuyển ra vào của hàng hóa, ta có thể sử dụng lịch sử dịch chuyển ở phần báo cáo.
Hình 81: Lịch sử dịch chuyển Giao diện Giao hàng Ở giao diện Giao hàng, nhân viên kho có thể quản lý được danh sách hàng hóa xuất khỏi kho nào, ai là người xuất kho, xuất kho đi vào ngày nào và xuất ra chi nhánh nào
Nhân viên sẽ chọn “kiểm tra tình trạng còn hàng” để cập nhật lại số lượng vào trong kho hàng và xác nhận đơn.
Hình 82: Giao diện Giao hàng Giao diện Điều chuyển hàng
Tại giao diện Điều chuyển hàng, nhân viên kho có thể xem được các đơn hàng đã được lập từ bên mua hàng, giao hàng, điều chuyển hàng với trạng thái các trạng thái.
Hình 83: Giao diện Điều chuyển hàng
Nhân viên có thể tạo mới một phiếu điều chuyển và nhập đầy đủ các thông tin cần thiết Đối với phiếu điều chuyển đang ở trạng thái “Sẵn sàng” thì sẽ cần chọn phiếu và hoàn thành các bước còn lại
Hình 84: Trạng thái sẵn sàng
Trạng thái chuyển sang “Hoàn thành”
Hình 85: Trạng thái hoàn thành Giao diện Điều chỉnh tồn kho vật lí
Tại giao diện này, Nhân viên có thể theo dõi được số lượng có sự thay đổi khi hàng được bán ra, mua vào, chênh lệch giữa số hàng thực tế với số hàng hóa đếm được khi kiểm kê.
Hình 86: Giao diện Điều chỉnh tồn kho vật lí Giao diện Báo cáo tồn kho
Giao diện Báo cáo tồn kho cho biết số lượng tồn kho hiện tại và địa điểm của từng sản phẩm.
Hình 87: Giao diện Báo cáo tồn kho
Hình 88: Giao diện kế toán Giao diện Tạo và thống kê hóa đơn bán, công nợ của khách
Giao diện cho phép người dùng tạo các hóa đơn bán, điền thông tin khách hàng, ngày bán hàng, công nợ khách hàng, chi tiết hóa đơn,
Hình 89: Giao diện Tạo và thống kê hóa đơn bán, công nợ của khách