Tiểu luận thiết kế và xây dựng kho dự trữ lúa tại khu đồng bằng sông cửu long

Kho dữ trữ lúa cũng có thể được sử dụng để kiểm soát giá cả và đảm bảo khả năng mua lúa của người dân trong thời gian khó khăn.Đặc điểm của kho dự trữ Yêu cầu đối với kho dự trữ quốc gia

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP HCM KHOA ĐÀO TẠO CHẤT LƯỢNG CAO

MÔN HỌC: QUẢN TRỊ KHO BÃI TIỂU LUẬN

THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG KHO DỰ TRỮ LÚA TẠI KHUĐỒNG BẰNG SÔNG CỬU LONG

BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ

QUẢ 1 Trần Huy Hòa (NT) 21126267 Nội dung chương 1,

chỉnh sửa, tổng hợp 100%

5 Nguyễn Lưu Hoàng

Mục Lục

Chương 1 Tổng quan về kho hàng và hàng hóa 1

1.1 Tổng quan về ngành nông nghiệp lúa tại Việt Nam 1

1.2 Tổng quan về kho dự trữ lúa 3

1.3 Một số lưu ý quan trọng cần lưu ý khi tiến hành lưu kho lúa tại kho dữ

2.5 Hệ thống quản lý trong kho 15

Chương 3: Xây dựng các quy trình hoạt động kho hàng 16

3.1 Xây dựng quy trình nhập hàng (quy trình các bước thực hiện, các bên liên quan, các chứng từ kèm theo (có vẽ mẫu các chứng từ), các lưu ý trong từng bước thực hiện…) 16

3.2 Xây dựng quy trình xuất hàng (quy trình các bước thực hiện, các bên liên quan, các chứng từ kèm theo (có vẽ mẫu các chứng từ), các lưu ý trong từng bước thực hiện…) 32

Tài Liệu Tham Khảo 46

Chương 1 Tổng quan về kho hàng và hàng hóa 1.1 Tổng quan về ngành nông nghiệp lúa tại Việt Nam

Khái niệm về lúa

Lúa là một trong năm loại cây lương thực chính của thế giới, cùng với bắp, lúa mì, sắn, khoai tây Theo quan niệm xưa lúa cũng là một trong sáu loại lương thực chủ yếu trong lục cốc Tại Việt Nam lúa cũng là loại cây lương thực chủ yếu, với khoảng 1505,3 nghìn ha (tháng 9/2022), sản lượng lúa năm 2022 thu được 42,66 triệu tấn (Bảng 1) Và sản phẩm gạo chế biến từ lúa đã cung cấp lương thực cho gần 100 triệu dân và là mặt hàng quan trọng trong các loại nông sản xuất khẩu của Việt Nam.

Bảng 1: Tình hình sản xuất nông nghiệp trong năm 2022

Nguồn: Tổng cục thống kê Sản lượng lúa gạo tại đồng bằng sông cửu long

Đồng bằng sông Cửu Long là một trong những đồng bằng lớn, phì nhiêu nhất Đông Nam Á, là vùng sản xuất, xuất khẩu lương thực, vùng cây ăn trái nhiệt đới lớn nhất Việt Nam với diện tích tự nhiên 4.092,2 nghìn ha, trong đó 2.575,2 nghìn ha đất

dùng cho sản xuất nông nghiệp, chiếm 62,9% tổng diện tích đất tự nhiên của cả vùng Phần lớn diện tích đồng bằng được bồi đắp phù sa hằng năm, rất màu mỡ, nhất là dải đất phù sa ngọt dọc sông Tiền và sông Hậu cùng với mạng lưới sông ngòi, kênh rạch chằng chịt, tạo điều kiện thuận lợi cung cấp nước cho sản xuất lúa Với những lợi thế đó, Đồng bằng sông Cửu Long tập trung sản xuất lúa và trở thành vựa lúa số một cả nước.

Bảng 2: So sánh sản lượng lúa của đồng bằng sông cửu long với cả nước qua các năm 2000-2020

Nguồn: Tổng cục thống kế Diện tích gieo trồng lúa của vùng luôn đứng đầu cả nước, trung bình chiếm 52% diện tích gieo trồng lúa của cả nước Năm 2000, diện tích gieo trồng lúa của toàn vùng đạt 3.945,8 nghìn ha, chiếm 51,5% diện tích trồng lúa của cả nước, năm 2015 tăng lên 4.301,5 nghìn ha, chiếm 55% và đến năm 2020 là 3.963,7 nghìn ha, chiếm 54,5% Ngành lúa gạo của Đồng bằng sông Cửu Long đã không ngừng áp dụng cải tiến giống cây trồng, thay đổi từ giống lúa năng suất thấp chỉ đạt 2-3 tấn/ha sang các giống lúa cao sản chất lượng cao đạt 6-8 tấn/ha Năng suất lúa của vùng hầu hết các năm đều cao hơn mức bình quân chung của cả nước Sự thay đổi mùa vụ từ 1-2 vụ/năm sang 3 vụ lúa chính/năm cùng với đổi mới cơ cấu giống lúa và quy trình sản

xuất theo hướng thâm canh tăng năng suất Bên cạnh cải tiến giống lúa, công tác cải tạo thủy lợi xả phèn, rửa mặn, cải tạo đất hoang hóa, chủ động trong tưới tiêu, tạo tiền đề cho các giống lúa thích nghi phát triển và đẩy mạnh công tác khuyến nông, nâng cao trình độ sản xuất của bà con nông dân đã góp phần nâng sản lượng lúa của vùng từ 12,8 triệu tấn năm 1995 lên 23,8 triệu tấn năm 2020 Đóng góp lớn vào sản lượng lúa của vùng là 3 tỉnh Kiên Giang, An Giang và Đồng Tháp, sản lượng lúa của 3 địa phương này chiếm tới gần 50% sản lượng lúa toàn vùng

1.2 Tổng quan về kho dự trữ lúa Khái niệm của kho dự trữ lúa

Kho dữ trữ lúa là một khái niệm liên quan đến việc tạo ra và duy trì một nguồn cung cấp lúa dự phòng trong một quốc gia Nó đảm bảo rằng quốc gia có đủ lượng lúa để đáp ứng nhu cầu trong các tình huống khẩn cấp, như thảm họa tự nhiên, chiến tranh, thiếu hụt nguồn cung lúa do các yếu tố khác nhau như thời tiết xấu, bệnh dịch hoặc sự biến đổi khí hậu Kho dữ trữ lúa quốc gia thường được quản lý bởi các cơ quan chính phủ hoặc tổ chức có thẩm quyền tương tự Chúng thường được xây dựng và bảo quản ở các vị trí chiến lược trong quốc gia, bảo đảm an toàn và khả năng tiếp cận dễ dàng.

Mục tiêu chính của kho dữ trữ lúa quốc gia là đảm bảo ổn định nguồn cung cấp lúa trong tình huống khẩn cấp và bảo vệ quốc gia khỏi những tác động tiêu cực của thiếu hụt nguồn cung lúa Kho dữ trữ lúa cũng có thể được sử dụng để kiểm soát giá cả và đảm bảo khả năng mua lúa của người dân trong thời gian khó khăn.

Đặc điểm của kho dự trữ

Yêu cầu đối với kho dự trữ quốc gia được quy định tại Điều 61 Luật Dự trữ quốc gia 2012, bao gồm:

(1) Kho dự trữ quốc gia phải được xây dựng theo quy hoạch đã được phê duyệt; từng bước đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa, có công nghệ bảo quản tiên tiến, trang bị đủ phương tiện, thiết bị kỹ thuật cần thiết để thực hiện cơ giới hóa, tự động hóa việc nhập, xuất, bảo quản hàng dự trữ quốc gia.

(2) Khu vực kho dự trữ quốc gia phải được tổ chức bảo vệ chặt chẽ, an toàn, bí mật theo quy định của pháp luật; trang bị đa phương tiện, thiết bị kỹ thuật cần thiết cho quan sát, giám sát, phòng, chống thiên tai, hoả hoạn, hư hỏng, mất mát và các yếu tố khác có thể gây thiệt hại đến hàng dự trữ quốc gia.

(3) Căn cứ quy hoạch kho dự trữ quốc gia đã được phê duyệt, bộ, ngành quản lý hàng dự trữ quốc gia huy động tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân đầu tư xây dựng kho dự trữ quốc gia theo tiêu chuẩn kho được quy định tại Điều 62 của Luật này để đơn vị dự trữ quốc gia thuê hoặc nhận hợp đồng thuê bảo quản hàng dự trữ quốc gia.

Tiêu chuẩn của kho dự trữ

Theo quy định tại Điều 62 Luật Dự trữ quốc gia 2012, tiêu chuẩn kho dự trữ quốc gia được quy định như sau:

(1) Tiêu chuẩn kho dự trữ quốc gia phải phù hợp với yêu cầu công nghệ bảo quản và đặc thù của mỗi loại hàng dự trữ quốc gia.

(2) Bộ trưởng Bộ Tài chính quyết định tiêu chuẩn kho dự trữ quốc gia sau khi thống nhất với Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Thủ trưởng bộ, ngành quản lý hàng dự trữ quốc gia Đối với kho dự trữ quốc gia thuộc lĩnh vực quốc phòng, an ninh, Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an quyết định tiêu chuẩn kho dự trữ quốc gia sau khi thống nhất với Bộ trưởng Bộ Tài chính và Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

Như vậy, kho dự trữ quốc gia cần được thực hiện các hoạt động quy hoạch tổng thể, quy hoạch chi tiết mạng lưới và quy hoạch quỹ đất nhằm xây dựng kho dự trữ quốc gia Bên cạnh đó, kho dự trữ quốc gia cần đáp ứng các tiêu chuẩn và điều kiện cụ thể theo quy định của pháp luật hiện hành.

1.3 Một số lưu ý quan trọng cần lưu ý khi tiến hành lưu kho lúa tại kho dữ trữ

Theo thông tư số 53/2014/TT-BTC ngày 24 tháng 4 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia đối với thóc dự trữ quốc gia yêu câu chất lượng thóc khi nhập vào kho dự trữ như sau:

Chất lượng:

Chất lượng thóc nhập kho dự trữ quốc gia phải là thóc mới Tùy thuộc vào tình hình sản xuất, thời vụ từng năm, Tổng cục trưởng Tổng cục Dự trữ Nhà nước quyết định thời vụ thóc nhập kho phù hợp.

Yêu cầu cảm quan:

- Màu sắc: Hạt thóc có màu sắc đặc trưng của giống - Mùi: Có mùi tự nhiên của thóc mới, không có mùi lạ - Trạng thái: Hạt mẩy, vỏ trấu không bị nứt, hở.

- Sinh vật hại: Thóc nhập kho không bị nấm men, nấm mốc, không có côn trùng sống, nhện nhỏ và sinh vật hại khác nhìn thấy bằng mắt thường.

Yêu cầu các chỉ tiêu chất lượng

Thóc nhập kho phải bảo đảm yêu cầu chất lượng theo quy định tại Bảng 3 Bảng 3: Chỉ tiêu chất lượng của thóc nhập kho DTQG

3 Hạt xanh non, % khối lượng, không lớn hơn 6,0

6 Hạt bạc phấn, % khối lượng, không lớn hơn 7,0 7 Hạt lẫn loại, % khối lượng, không lớn hơn 9,0

9 Hạt rạn nứt, % khối lượng, không lớn hơn 10,0 10 Tỷ lệ gạo lật, % khối lượng, không nhỏ hơn 77,0

Chương 2: Thiết kế kho hàng 1 Xác định vị trí kho hàng

Kho hàng lúa gạo đặt tại khu công nghiệp Bình Hòa tổng diện tích đất là 132 ha tại xã Bình Hòa, huyện Châu Thành, tỉnh An Giang, khu vực ngã ba lộ tẻ, cạnh Quốc lộ 91 và Tỉnh lộ 941, thuộc huyện Châu Thành, tỉnh An Giang Cách TP Long Xuyên 15 km, cảng Mỹ thới 23 km; TP Hồ Chí Minh 205km Khu kinh tế gắn liền với cửa khẩu toàn cầu Tịnh Biên 67km và cách cảng Mỹ Thới 20km Vị trí đắc địa về giao thông đường bộ và đặt biệt và đường thủy và nằm ngay vùng sản lượng lúa gạo lớn nhất cả nước khiến cho khu vực thành tâm điểm giao thương giữa các vùng, mang lại khả năng tiếp cận nhanh chóng nhiều khu vực trong và ngoài nước Với vị trí cũng như không gian có thể xây dựng khoa lúa gạo 3.6 ha và 20.000 tấn/kho.

.2 Cấu trúc kho hàng

Yêu cầu về không gian trong kho hàng

Với công suất kho hàng là 20.000 tấn/kho thì xây dựng khu vực kho chưa hàng khoàng

Khu vực lưu kho

Để xác định không gian kho hàng cho kho lúa gạo 20.000 tấn, cần tính toán diện tích và thể tích của kho hàng.

Với kho lúa gạo 20.000 tấn, giả sử mật độ lưu trữ là 0.7 tấn/m3 (có thể thay đổi tùy theo loại gạo và cách sắp xếp trong kho), thì thể tích cần để lưu trữ là:

20.000 tấn / 0.5 tấn/m3 = 40.000 m3

Ngoài ra, không gian cho các hành lang, khu vực quản lý, khu vực đi lại của nhân viên, hệ thống thông gió và hệ thống chống cháy Tùy thuộc vào thiết kế cụ thể của kho hàng, diện tích này có thể dao động từ 30% diện tích kho hàng.

Vậy, để lưu trữ kho lúa gạo 20.000 tấn, diện tích và thể tích kho hàng cần tối thiểu là:

Thể tích kho hàng = 40.000 m3 x 1.3 (từ 30% không gian thêm) = 52.000 m3 Diện tích kho hàng = diện tích sàn x 1.2 - 1.3 (từ 20-30% không gian thêm) = 52.000 m3 / chiều cao kho hàng

Chiều cao kho hàng ở đây ta chọn 4 mét vậy diện tích sàn của khu vực chưa hàng có thể tính là 52.000/4=13.000 m2.

Khu vực nhập hàng và xuất hàng

Khu vực nhập hàng và xuất hàng là một phần quan trọng trong thiết kế kho hàng, cần được tính toán kỹ lưỡng để đảm bảo quá trình nhập xuất hàng diễn ra hiệu quả và tiết kiệm thời gian.

Để xác định diện tích khu vực nhập hàng và xuất hàng cho kho lúa gạo 20.000 tấn, ta cần lưu ý các yếu tố sau:

Thông lượng hàng hóa: Xác định lượng hàng hóa cần nhập và xuất hàng trong một ngày hoặc một giờ, từ đó tính toán diện tích cần thiết cho các khu vực nhập và xuất hàng.

Thiết bị nâng hạ: Xác định loại và số lượng xe nâng, cần có không gian đủ để xe nâng di chuyển và đỗ hàng.

Các hoạt động liên quan: Ngoài hoạt động nhập xuất hàng, cần tính toán thêm không gian cho các hoạt động liên quan như kiểm tra hàng hóa, đóng gói, sắp xếp hàng hóa,

Ví dụ, nếu ta tính toán cho một kho lúa gạo với thông lượng hàng hóa nhập và xuất kho là 3000 tấn/ngày, và sử dụng xe nâng có chiều cao nâng là 5m, ta có thể tính toán diện tích khu vực nhập và xuất hàng như sau:

Diện tích khu vực nhập hàng: 3000 tấn / 6 giờ x 1.5 lần lưu kho (thời gian xếp hàng, kiểm tra,) = 750 m2

Diện tích khu vực xuất hàng: 3000 tấn / 6 giờ x 1.5 lần lưu kho (thời gian đóng gói, sắp xếp hàng,) = 750 m2

Ngoài ra, cần tính thêm diện tích cho các hoạt động liên quan, ví dụ như kiểm tra hàng hóa, sắp xếp hàng hóa, v.v Nếu tính toán tất cả các yếu tố trên, diện tích cho khu vực nhập và xuất hàng kho lúa gạo 20.000 tấn vào khoản (750+750) x 1.3 (30% diện tích các phần liên quan) = 1.950 m2.

Bộ phận dành cho nhặt đơn hàng và ghép đơn hàng.

Bộ phận không gian khác trong kho hàng phân phối vật chất được dành cho nhặt đơn hàng và ghép đơn hàng thường được gọi là khu vực picking và packing trong thiết kế kho hàng Đây là một phần quan trọng trong quá trình phân phối hàng hóa, cần được thiết kế đúng kỹ thuật để tối ưu hóa quá trình này.

Để xác định diện tích khu vực picking và packing cho kho lúa gạo 20.000 tấn, ta cần lưu ý các yếu tố sau:

Thông lượng hàng hóa: Xác định lượng hàng hóa cần nhặt và ghép đơn hàng trong một ngày hoặc một giờ, từ đó tính toán diện tích cần thiết cho khu vực picking và packing Ở đây ta tính toán thông lượng hàng hóa khoảng 3000 tấn trên ngày.

Thiết bị hỗ trợ: Các loại như xe nâng, thang máy,dây chuyền ,

Các hoạt động liên quan: Ngoài hoạt động picking và packing, còn có các không gian cho các hoạt động liên quan như kiểm tra hàng hóa, đóng gói, sắp xếp hàng hóa,

Ta tính toán cho một kho lúa gạo với thông lượng hàng hóa nhặt và ghép đơn hàng là 1000 đơn hàng/ngày, và sử dụng thiết bị hỗ trợ như xe nâng, thang máy, ta có thể tính toán diện tích khu vực picking và packing như sau:

Diện tích khu vực picking: 3000 đơn hàng / 6 giờ x 2 lần lưu kho (thời gian nhặt đơn hàng, kiểm tra, ) = 1000 m2

Diện tích khu vực packing: 3000 đơn hàng / 6 giờ x 2 lần lưu kho (thời gian đóng gói, sắp xếp hàng,) = 1000 m2

Ngoài ra, còn có diện tích cho các hoạt động liên quan như kiểm tra hàng hóa, đóng gói, sắp xếp hàng hóa, v.v chiếm thêm 1000 m2 Tổng khu vực này là 3000 m2.

Không gian khác của kho hàng:

Tổng diện tích kho hàng khoảng 20000 nghìn m2 nằm trong phạm vị quy mô 3.6 ha Khu vực sửa chữa bảo trì thiết bị: Khu vực này được thiết kế để sửa chữa các thiết bị, máy móc và xe tải trong kho, được trang bị đầy đủ các công cụ và thiết bị sửa chữa để đảm bảo các hoạt động sửa chữa diễn ra một cách nhanh chóng và hiệu quả Thường chiếm khoảng 3-5%

Khu vực văn phòng hành chính: Khu vực này được sử dụng để quản lý và điều hành hoạt động của kho Khu vực này bao gồm các phòng làm việc, phòng họp, khu vực tiếp khách và khu vực lưu trữ tài liệu Khu vực này cần được trang bị đầy đủ các thiết bị văn phòng Diện tích khu vực văn phòng hành chính có thể chiếm từ 2-5% diện tích của kho hàng.

Khu vực phụ dành cho vệ sinh, căng tin, tủ khoá đồ: Khu vực này bao gồm các phòng vệ sinh, khu vực ăn uống và khu vực lưu trữ đồ cá nhân của nhân viên Khu vực này cần được trang bị đầy đủ các thiết bị như bồn rửa tay, máy lọc nước, tủ khoá đồ và các thiết bị tiện ích khác thường chiếm khoảng 2-3% diện tích của kho

Kho lưu trữ

Khu vực nhặt đơn hàng và ghép đơn hàng

Xuất hàng

Khu vực nhập hàng: Nơi tiếp nhận lúa gạo từ nguồn cung cấp bên ngoài, sử dụng các thiết bị như máy định lượng, cân, băng tải để tiếp nhận và xử lý lúa gạo đầu vào một cách nhanh chóng và chính xác.

Khu vực lưu trữ hàng hóa: Đây là nơi lưu trữ lúa gạo đã được nhập hàng vào kho, sử dụng các kệ chứa pallet Đây là loại kệ thường được sử dụng trong các kho hàng hóa để chứa các pallet chứa lúa gạo Kệ chứa pallet được xây dựng từ khung thép

Khu vực hành chính

Khu vực sửa chữa

chắc chắn, có thể chứa nhiều tầng pallet xếp lên nhau, tận dụng không gian chiều cao của kho Kệ chứa pallet thường có khả năng chịu tải lớn, đáp ứng được khối lượng và trọng lượng của lúa gạo Với các trang thiết bị trên thì khoảng cách hàng lang giữa các kệ hàng chiếm 3 đến 4 m để các trang thiết bị máy móc có thể hoạt động một cách dễ dàng và tiết kiệm thời gian chi phí, nhân lực

Khu vực nhặt hàng: Đây là nơi nhân viên thực hiện quá trình nhặt đơn hàng từ khu vực lưu trữ hàng hóa Sử dụng các thiết bị hỗ trợ như xe nâng đối trọng, cẩu, hệ thống định vị hoặc công nghệ tự động hóa để tăng tính chính xác, nhanh chóng và giảm bớt công sức trong quá trình nhặt hàng.

Khu vực ghép hàng: Sau khi nhặt đơn hàng, lúa gạo sẽ được ghép lại thành đơn hàng hoàn chỉnh trước khi đóng gói và vận chuyển Sử dụng các thiết bị hỗ trợ như máy đóng gói, hệ thống băng tải tấm mềm, công nghệ tự động hóa để tăng tốc độ và đảm bảo tính chính xác của quá trình ghép hàng.

Khu vực xuất hàng: Nơi chuẩn bị và đóng gói lúa gạo đã được ghép hàng trước khi giao hàng cho khách hàng Sử dụng các thiết bị hỗ trợ như xe nâng, pallet, hệ thống đóng gói hoặc định vị hàng hóa để đạt được tính chính xác và nhanh chóng trong quá trình xuất hàng.

Khu vực sửa chữa: Trang bị đầy đủ các trang thiết bị sửa chữa và bảo trì Với các trang thiết bị trên thì khoảng cách hàng lang giữa các kệ hàng chiếm 3 đến 4 m để các trang thiết bị máy móc có thể hoạt động một cách dễ dàng và tiết kiệm thời gian và chi phí

.4 Các hệ thống trong kho hàng Hệ thống điện:

Sử dụng điện âm tường để tránh cháy nổ, sử dụng hệ thống điện ổn định, chống sét và chống giật để đảm bảo an toàn cho người làm việc Có hệ thống phát hiện sự cố điện để đảm bảo sự an toàn cho kho hàng Vì lúa gạo là hệ thống dễ cháy nổ.

Hệ thống ánh sáng:

Sử dụng đèn LED hoặc đèn tiết kiệm năng lượng để giảm tiêu thụ điện giảm khả năng phát sáng Hệ thống đèn khẩn cấp để đảm bảo an toàn trong trường hợp cúp điện hoặc sự cố khẩn cấp.

Hệ thống thoát hiểm:

Có đường thoát hiểm ở các khu vực đầu cuối giữa kho hàng và được đánh dấu rõ ràng để người làm việc có thể sử dụng khi cần thiết.

Hệ thống sưởi ấm:

Kho hàng ở đồng bằng sông Cửu Long nên không cần hệ thống sửi ấm cho kho hàng

Hệ thống thông gió:

Sử dụng hệ thống thông gió trên phần mái của kho, sử dụng quạt xung quang kho có khả năng điều chỉnh lưu lượng gió để kho trở nên khô ráo nhất.

Hệ thống điều hoà không khí:

Sử dụng máy lạnh xung quang trần và xung quanh tường kho hang Duy trì nhiệt độ độ trong luôn ổn dịnh ở mức 20 đến 25 độ C

Hệ thống thông tin liên lạc:

Bao gồm các thiết bị liên lạc như điện thoại, radio, máy tính và phần mềm quản lý kho để cho phép các nhân viên trong kho có thể liên lạc và giao tiếp với nhau một cách dễ dàng và hiệu quả

Hệ thống an ninh:

Sử dụng hệ thống an ninh bao gồm camera giám sát, hệ thống báo động và cổng kiểm tra để đảm bảo an ninh cho kho hàng.

Hệ thống lưu trữ và xếp dỡ hàng trên cao bản:

Cao bản:

Chất liệu: Cao bản là các pallet được chế tạo từ nhiều chất liệu khác nhau như thép, gỗ, nhôm, nhựa hoặc hợp kim Tuy nhiên, trong trường hợp kho lúa gạo với trọng lượng hàng hóa lớn, cao bản thường được chế tạo từ thép để đảm bảo độ bền và an toàn cho hàng hóa.

Kích thước: Kích thước của cao bản phải được thiết kế sao cho phù hợp với kích thước của pallet hàng và không gian kho lưu trữ Thông thường, chiều rộng của cao bản thường từ 4-5m và chiều cao từ 4m.

Thiết bị dịch chuyển cao bản:

Xe nâng: Là thiết bị dùng để di chuyển và xếp dỡ hàng hóa lên cao bản Có nhiều loại xe nâng khác nhau như xe nâng đối trọng, xe nâng điện, xe nâng dầu, có công suất lớn để nâng lúa gạo lên cao cũng như lấy xuống.

Thang máy hàng: Là thiết bị dùng để vận chuyển hàng hóa lên và xuống các tầng của cao bản một cách nhanh chóng và tiện lợi Thang máy hàng được chế tạo từ thép và có thể chịu tải trọng lớn.

Cầu trục: Là thiết bị dùng để di chuyển hàng hóa trên cao bản và các khu vực trong kho Cầu trục được lắp đặt trên cao bản hoặc trần nhà để giảm diện tích sử dụng và tăng diện tích lưu trữ hàng hóa.

Băng tải để di chuyển lúa gạo đến nhập kho và xuất kho.

Ngoài ra, còn có các thiết bị khác như xe di chuyển pallet, cần cẩu, hệ thống băng tải được sử dụng để hỗ trợ việc di chuyển và lưu trữ hàng hóa trên cao bản của kho lúa gạo.

Khu chứa hàng:

Khu chứa hàng trên mặt đất: Các kệ pallet được đặt trực tiếp lên nền, xếp kề lẫn nhau và được xếp chống lên nhau và chia thành các tầng khác nhau để có thể chịu đựng sức nặng của lúa gạo đến độ cao 4m.

.5 Hệ thống quản lý trong kho

Với quy mô lớn nên sử dụng phần mềm quản lý SAP SAP là phần mềm rất nổi tiếng hiện nay trên thế giới, phần mềm này có nhiều chức năng để quản trị doanh nghiệp: quản trị tài chính – kế toán; quản lý nhân sự, bán hàng, kho hàng Vấn đề quản trị kho hàng: SAP có thể đáp ứng được việc quản lí xuất - nhập - tồn, quản lý bán hàng , quản lý hạn sử dụng sản phẩm, quản lý tồn kho trên hệ thống Chophép chạy báo cáo về hàng xuất bán, hạn sử dụng trên online, điều này rất thuận tiệncho nhà quản trị cập nhật thông tin nhanh chóng để đưa ra những quyết sách, chỉ đạo kịp thời trong hoạch định chiến lược.

Chương 3: Xây dựng các quy trình hoạt động kho hàng

.1 Xây dựng quy trình nhập hàng (quy trình các bước thực hiện, các bên liên quan, các chứng từ kèm theo (có vẽ mẫu các chứng từ), các lưu ý trong từng bước thực hiện…)

Dưới đây là một quy trình nhập hàng vào kho lúa gạo: Bước 1: Lập kế hoạch nhập hàng

Xác định nhu cầu nhập hàng của doanh nghiệp Định vị và liên hệ với các nhà cung cấp lúa gạo.

Xác định thời gian nhập hàng và thống nhất các điều khoản hợp đồng

Bước 2: Kiểm tra chất lượng lúa gạo

Thực hiện kiểm tra chất lượng mẫu ngẫu nhiên của lúa gạo từ nhà cung cấp Sử dụng các công cụ đo lường như máy đo độ ẩm để kiểm tra độ ẩm của lúa gạo Chú ý đến các đặc tính của lúa gạo, bao gồm màu sắc, hương vị và kích thước của hạt

Một số lưu ý:

Sử dụng các công cụ đo lường chính xác và đảm bảo mẫu kiểm tra được lấy ngẫu nhiên.

Chú ý đến các đặc tính khác nhau của lúa gạo để đảm bảo chọn loại sản phẩm phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Bước 3: Chọn và chuẩn bị đóng gói

Chọn loại bao bì phù hợp với loại sản phẩm và điều kiện lưu trữ để đảm bảo sản phẩm được bảo vệ tốt nhất.

Sử dụng các công cụ đóng gói chuyên nghiệp và đảm bảo rằng các bao bì đóng gói được bảo vệ tốt nhất trước khi được lưu trữ.

Một số lưu ý:

Sử dụng các công cụ đóng gói chuyên nghiệp để đảm bảo sản phẩm được bảo vệ và giảm thiểu tỷ lệ hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

Bước 4: Vận chuyển hàng hoá

Chọn các đối tác vận chuyển uy tín và đảm bảo rằng sản phẩm được vận chuyển đúng thời gian và đến địa chỉ chính xác.

Một số lưu ý:

Chú ý đến các điều kiện vận chuyển để đảm bảo sản phẩm không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

Bước 5: Nhập hàng vào kho

Thực hiện quá trình kiểm tra lúa gạo khi nhập kho.

Đảm bảo rằng các thông tin về sản phẩm, số lượng và chất lượng đều được cập nhật vào hệ thống quản lý kho.

Thực hiện kiểm tra mẫu ngẫu nhiên sau khi nhập kho để đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu cầu của doanh nghiệp.

Một số lưu ý:

Thực hiện quá trình kiểm tra khi nhập kho và lưu trữ sản phẩm đúng cách để đảm bảo chất lượng sản phẩm.

Cập nhật các thông tin liên quan đến sản phẩm và lượng hàng tồn kho trong hệ thống quản lý kho.

Bước 6: Lưu trữ và quản lý kho

Sử dụng các công cụ quản lý kho để quản lý lượng hàng nhập kho và đảm bảo rằng sản phẩm được bảo quản tốt nhất trước khi được xuất hàng.

Thực hiện các hoạt động bảo trì và vệ sinh cho kho để đảm bảo rằng sản phẩm được lưu trữ trong môi trường an toàn và sạch sẽ.

Theo dõi lượng hàng tồn kho và xử lý các trường hợp hàng tồn kho quá hạn hoặc không đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Một số lưu ý:

Thực hiện bảo trì và vệ sinh kho định kỳ để đảm bảo sản phẩm được lưu trữ trong môi trường an toàn và sạch sẽ.

Theo dõi lượng hàng tồn kho và đưa ra các biện pháp để xử lý hàng tồn kho quá hạn hoặc không đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Bước 7: Chuẩn bị và xuất hàng

Thực hiện quá trình chuẩn bị hàng hóa trước khi xuất kho.

Sử dụng các công cụ quản lý kho để đảm bảo rằng hàng hóa được xuất kho đúng thời gian và đến địa chỉ chính xác.

Chuẩn bị các chứng từ cần thiết để đảm bảo quá trình xuất hàng được thực hiện đúng quy trình và đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan.

Một số lưu ý:

Đảm bảo hàng hóa được xuất kho đúng thời gian và đến địa chỉ chính xác Bước 8: Đánh giá và báo cáo

Theo dõi các chỉ số liên quan đến chất lượng sản phẩm, thời gian vận chuyển và đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Một số lưu ý:

Thực hiện các báo cáo về quá trình nhập hàng và đánh giá hiệu quả của quá trình này.

Đánh giá các điểm mạnh và điểm yếu của quá trình nhập hàng và đề xuất các cải tiến để nâng cao hiệu quả quá trình này.

Trong quy trình nhập hàng vào kho lúa gạo, có nhiều bên liên quan đến việc thực hiện quy trình này, bao gồm:

Nhà cung cấp: là người cung cấp hàng hóa, chịu trách nhiệm đảm bảo chất lượng, số lượng và thời gian giao hàng.

Nhân viên kho: là nhân viên đảm nhiệm việc nhập hàng, kiểm kê, lưu trữ và quản lý hàng hóa trong kho.

Bộ phận mua hàng: là bộ phận đặt hàng và tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp, đảm bảo thông tin đúng và chính xác về đơn đặt hàng.

Bộ phận kế toán: là bộ phận đảm nhiệm công tác thanh toán cho nhà cung cấp, kiểm tra hóa đơn và các chứng từ liên quan đến nhập hàng.

Bộ phận quản lý sản xuất: là bộ phận đảm nhiệm công tác lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, đảm bảo có đủ nguyên liệu để sản xuất.

Công nhân sản xuất: là người sử dụng hàng hóa để sản xuất sản phẩm, phụ thuộc vào chất lượng hàng hóa nhập vào để đảm bảo chất lượng sản phẩm.

Cơ quan quản lý: là cơ quan chức năng có thẩm quyền đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm và giám sát các hoạt động nhập xuất hàng hóa.

Dưới đây là các chứng từ kèm theo trong quy trình nhập hàng vào kho lúa gạo và mẫu của từng chứng từ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Thời gian giao hàng: Địa điểm giao hàng: Phương thức thanh toán:

- Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản

- Thanh toán trước 50% giá trị hợp đồng, 50% còn lại thanh toán sau khi giao hàng.