BÁO CÁO BÀI TẬP NHÓM MÔN KỸ NĂNG MỀM Chủ đề thực hiện Quản lý thời gian

Covey, tác giả nổi tiếng của cuốn sách "7 Thói Quen Của Người Quản Lý Hiệu Quả," ma trận quản trị thời gian giúp phân loại nhiệm vụ theo độ quan trọng và độ ưu tiên để tối ưu hóa sự quản

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

VIỆN SƯ PHẠM KỸ THUẬT



BÁO CÁO BÀI TẬP NHÓM MÔN KỸ NĂNG MỀM Chủ đề thực hiện:

Quản lý thời gian

Giảng viên hướng dẫn: Thầy Vũ Đình Minh Lớp Kỹ năng mềm ED3220_146232 Nhóm sinh viên thực hiện:

Họ và tên MSSV

1 Vũ Mạnh Thắng 20223737

2 Phạm Duy Thanh 20225158

3 Hoàng Minh Thi 20195188

4 Nguyễn Thế Thiện 20227264

5 Phạm Đức Thịnh 20206581

6 Nguyễn Thị Hà Thu 20221282

7 Phan Quý Thuận 20216891

8 Trần Chí Thức 20216708

9 Đàm Minh Tiến 20217275

Hà Nội, 12 – 2023

MỤC LỤC

MỤC LỤC 2

LỜI MỞ ĐẦU 4

CHƯƠNG 1 QUẢN LÝ THỜI GIAN 5

1.1 Bốn thế hệ quản trị thời gian 5

1.2 Mô hình quản lý thời gian 5A 7

1.3 Lập kế hoạch……… 9

CHƯƠNG 2 GIÁ TRỊ SỐNG………10

2.1 Trọng tâm cuộc sống……… 10

2.2 Nhận diện trọng tâm cuộc sống……….12

2.3 Thiết lập và vận dụng bản tuyên ngôn sứ mệnh cá nhân……… 14

CHƯƠNG 3 KỂ LẠI QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC NHÓM THÔNG QUA BTL………16

3.1 Sự làm quen rồi bầu trưởng nhóm, thư ký , lựa chọn chủ đề……….16

3.2 Sự phân công các công việc cho bài tập lớn……… 16

3.3 Nội dung thông điệp mà Nhóm muốn truyền tải qua BTL………16

CHƯƠNG 4 KẾT QUẢ VÀ ĐÁNH GIÁ NHÓM KHI LÀM BTL……… 17

4.1 Kết quả Nhóm đạt được thông qua BTL………17

4.2 Trưởng nhóm & Thư ký đánh giá điểm số của các thành viên……… 17

4.1 Chia sẻ của các bạn dành cho nhau……….17

LỜI MỞ ĐẦU

CHƯƠNG 1 QUẢN LÝ THỜI GIAN

1.1 Bốn thế hệ quản trị thời gian

1.1.1 Ma trận quản trị thời gian

Ma trận quản trị thời gian là một công cụ hiệu quả giúp các cá nhân và

tổ chức tổ chức thời gian của họ một cách thông minh và hiệu quả Được giới thiệu bởi Stephen R Covey, tác giả nổi tiếng của cuốn sách "7 Thói Quen Của Người Quản Lý Hiệu Quả," ma trận quản trị thời gian giúp phân loại nhiệm

vụ theo độ quan trọng và độ ưu tiên để tối ưu hóa sự quản lý thời gian

Ma trận này chia nhiệm vụ thành bốn ô hoặc phần:

Ma trận quản trị thời gian không chỉ giúp người sử dụng quản lý công việc một cách hiệu quả hơn mà còn giúp họ tập trung vào những hoạt động quan trọng nhất để đạt được mục tiêu cá nhân và tổ chức

1.1.2 Bốn thế hệ quản trị thời gian

Trong cuộc sống hối hả và ngày càng đa dạng, quản lý thời gian trở thành một nhiệm vụ quan trọng để đảm bảo sự hiệu quả và đạt được mục tiêu

cá nhân và chuyên nghiệp Có nhiều phương pháp và công cụ hữu ích để giúp chúng ta tổ chức, ưu tiên, và tập trung vào những công việc quan trọng Sau đây là 4 thế hệ quản trị thời gian mà Stephen R Covey đưa ra:

 Các mảnh giấy ghi chú hay các bảng liệt kê công việc

 Lịch công tác và sổ ghi chép các cuộc hẹn

 Xác định các thứ tự ưu tiên, các giá trị của mọi hoạt động

 Lấy nguyên tắc làm trọng tâm và quản lý bản thân

Các mảnh giấy ghi chú hay các bảng liệt kê công việc

Các mảnh giấy ghi chú và bảng liệt kê công việc thường được sử dụng

để ghi chú những công việc cần hoàn thành Bằng cách sử dụng mảnh giấy,

người dùng có thể viết ra nhanh chóng những công việc cần làm, sau đó có thể

tổ chức và ưu tiên chúng Bảng liệt kê công việc có thể là công cụ quản lý công việc toàn diện hơn, giúp người dùng xác định và theo dõi tiến độ của mọi nhiệm vụ.

Ưu điểm:

 Ghi chú các công việc cần thực hiện

 Kiểm tra, đối chiếu các việc đã làm

Nhược điểm:

 Chưa nêu ra thứ tự ưu tiên

 Chưa chỉ ra mối liên hệ với các giá trị và mục tiêu

Lịch công tác và sổ ghi chép các cuộc hẹn

Lịch công tác là công cụ quan trọng giúp người dùng lên kế hoạch và theo dõi các cuộc hẹn, sự kiện, và công việc cụ thể theo thời gian Sổ ghi chép cuộc hẹn thường được sử dụng để ghi lại thông tin chi tiết về cuộc hẹn, như nội dung, địa điểm, và người tham gia Điều này giúp người dùng duyệt lại thông tin quan trọng và tập trung vào những điểm chính

Xác định các thứ tự ưu tiên, giá trị của mọi hoạt động

Việc xác định thứ tự ưu tiên và giá trị của mỗi hoạt động là quan trọng

để đảm bảo sự tập trung vào những công việc quan trọng nhất Điều này có thể bao gồm việc sử dụng hệ thống đánh giá ưu tiên, viết ra danh sách ưu tiên, hoặc sử dụng các mô hình quản lý thời gian như Ma trận Ưu Tiên của Stephen Covey

Ưu điểm:

 Làm rõ các giá trị và đặt ra các mục tiêu

 Lập kế hoạch hàng ngày, chọn thứ tự ưu tiên cho các hoạt động Nhược điểm:

 Hạn chế tầm nhìn

 Xác lập thứ tự chứ không phải là tầm quan trọng của các hoạt động

Lấy nguyên tắc làm trọng tâm và quản lý bản thân

Nguyên tắc làm trọng tâm là quan điểm quan trọng trong quản trị thời gian và phát triển cá nhân Nó nhấn mạnh sự tập trung vào những mục tiêu lớn, giá trị cốt lõi, và những hoạt động quan trọng nhất Quản lý bản thân bao

gồm việc tự điều chỉnh hành vi, tập trung vào ưu tiên quan trọng, và phát triển

kỹ năng quản lý để duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống

1.2 Mô hình quản lý thời gian 5A

Mô hình quản lý thời gian 5A là một khung công cụ hữu ích để giúp cá nhân và tổ chức hiệu quả quản lý và sử dụng thời gian của mình Mô hình này tập trung vào năm yếu tố quan trọng, được biểu thị bằng năm chữ cái A, đại diện cho năm hoạt động quan trọng nhất để đạt được sự tổ chức và hiệu quả:

Mô hình 5A không chỉ giúp người sử dụng tối ưu hóa thời gian mà còn thúc đẩy sự tự quản lý và phát triển cá nhân Đồng thời, nó đặt ra một cấu trúc linh hoạt cho việc quản lý thời gian theo hướng tích cực và chủ động

Awareness: Nhận biết

Đây là bước quan trọng nhất, yêu cầu người sử dụng nhận ra và hiểu rõ

về bản thân và công việc Sau đó ta có thể xác định mục tiêu theo nguyên tắc SMART:

 Specific ( cụ thể ): cần xác định cụ thể mục tiêu

 Measurable ( đo lường được ): về giá cả, số lượng, khối lượng,

 Achievable ( khả thi ): mục tiêu cần có tính thực tế, thử thách

 Relevant ( thích hợp): phù hợp với sự phát triển bản thân

 Time ( thời hạn ): cần đưa ra thời hạn hợp lý

Analyse: Phân tích

Việc ghi chép lịch trình làm việc và tiến hành đánh giá các khoảng thời gian là bước quan trọng để hiểu rõ cách chúng ta sử dụng thời gian Dựa trên những đánh giá này, chúng ta có thể phân chia lại thời gian một cách hợp lý, tập trung vào những hoạt động quan trọng và ưu tiên cao để đạt được sự hiệu quả và tổ chức tốt nhất trong công việc hàng ngày

Ngoài ra, chúng ta còn phải đánh giá công việc để phân bổ thời gian sao cho hợp lý Chúng ta có thể phân bổ thời gian dựa theo nguyên tắc sau:

Attack: Kẻ cắp thời gian

Quá trình này không chỉ giúp chúng ta nhận diện các nguyên nhân của

sự lãng phí thời gian, mà còn mở rộng tầm nhìn để hiểu rõ hơn về tác động của những yếu tố nội và ngoại tại đối với quản lý thời gian cá nhân Có thể là

áp lực công việc, thiếu kỹ năng quản lý, hoặc thậm chí là sự phân tâm từ công nghệ Việc nhận biết cách sự lãng phí thời gian là chìa khóa để xây dựng kế hoạch cải thiện và tối ưu hóa sử dụng thời gian hiệu quả hơn

Assign: Lập thứ tự ưu tiên

Arrange: Lập kế hoạch

Trong quá trình quản lý thời gian, bước quan trọng nhất và là cuối cùng

là lên kế hoạch cụ thể và linh hoạt Một kế hoạch đặc tả chi tiết những gì cần phải thực hiện và xác định thời điểm cụ thể cho từng công việc Điều này không chỉ giúp tạo ra một cái nhìn tổng thể về các mục tiêu và hoạt động dự kiến mà còn giúp tối ưu hóa sự hiệu quả trong việc sử dụng thời gian

Bản kế hoạch có thể được xây dựng dựa trên nhiều mức độ, từ kế hoạch dài hạn theo năm, đến kế hoạch trung hạn theo tuần, và kế hoạch ngắn hạn theo ngày Bằng cách này, người quản lý thời gian có khả năng định hình mục tiêu lớn và lập kế hoạch chi tiết để đạt được chúng Sự linh hoạt trong kế hoạch cho phép thích ứng với thay đổi, giúp duy trì sự hiệu quả trong môi trường biến động và thách thức

1.3 Lập kế hoạch

Lập kế hoạch là một phần quan trọng trong quá trình quản lý thời gian, giúp tạo ra một khung thời gian hợp lý và hiệu quả để đạt được mục tiêu cá nhân và chuyên nghiệp

Nhận diện các vai trò

Trước hết, quá trình lập kế hoạch bắt đầu bằng việc nhận diện các vai trò quan trọng trong cuộc sống Các vai trò này có thể bao gồm công việc, gia đình, học tập, hoặc bất kỳ vai trò nào khác quan trọng đối với cá nhân Điều này giúp xác định ưu tiên và tập trung vào những hoạt động quan trọng nhất

Lựa chọn mục tiêu

Sau khi xác định các vai trò, quá trình tiếp theo là lựa chọn mục tiêu cụ thể cho mỗi vai trò Mục tiêu này nên liên quan chặt chẽ đến vai trò cụ thể đó

và được xác định rõ ràng và đo lường được Việc này giúp xây dựng hướng đi

và định rõ kết quả cần đạt được

Lập lịch công tác hàng tuần

Lập lịch công tác hàng tuần là bước quan trọng để tổ chức thời gian một cách có tổ chức Trong bước này, mỗi hoạt động cụ thể được gán vào các khoảng thời gian cố định, giúp đảm bảo rằng mọi công việc đều được thực hiện đúng hạn Lập lịch hàng tuần cũng giúp tối ưu hóa sự linh hoạt và điều chỉnh khi cần thiết

Điều chỉnh kế hoạch hàng ngày

Việc điều chỉnh kế hoạch hàng ngày là quan trọng để đảm bảo sự linh hoạt và thích ứng với các biến động trong môi trường làm việc và cuộc sống Khi xuất hiện yếu tố không dự kiến hoặc ưu tiên thay đổi, quyết định điều chỉnh kế hoạch sẽ giúp duy trì sự hiệu quả và đạt được mục tiêu

Trong quá trình này, việc xem xét lại các ưu tiên và công việc đã lập lịch cho ngày đó là quan trọng Điều này có thể bao gồm việc ưu tiên lại công việc theo mức độ quan trọng, hoặc thậm chí là thay đổi thứ tự thực hiện chúng

để đảm bảo rằng các công việc quan trọng được hoàn thành trước hết

Ngoài ra, việc học cách thích ứng với sự thay đổi một cách nhạy bén là chìa khóa để duy trì sự hiệu quả trong môi trường đầy biến động Điều này có thể đòi hỏi sự sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch, thậm chí là từ bỏ một số công việc không quan trọng khi cần thiết

Trong tất cả, quá trình điều chỉnh kế hoạch hàng ngày không chỉ là một phản ứng đối với thay đổi mà còn là một cơ hội để liên tục cải thiện quy trình quản lý thời gian cá nhân và tối ưu hóa sự hiệu quả trong mọi hoạt động CHƯƠNG 2 GIÁ TRỊ SỐNG

2.1 Trọng tâm cuộc sống

Trọng tâm cuộc sống là nguyên tắc hoặc giá trị cốt lõi mà một người chọn để định hình và dẫn dắt cuộc sống của mình Đây là trung tâm của những quyết định lớn và nhỏ, hành động hàng ngày, và sự ưu tiên trong cuộc sống Trọng tâm cuộc sống thường phản ánh những điều quan trọng nhất đối với người đó dựa trên giá trị, mục tiêu, và ý nghĩa cá nhân

Vòng tròn quan tâm và vòng tròn ảnh hưởng

Trong thực tế cuộc sống hàng ngày, con người liên tục và đa dạng hóa việc tiếp nhận thông tin, qua cả các hình thức chủ động và bị động Quá trình tiếp thu này không chỉ là sự thuần túy nhận thức, mà còn liên quan chặt chẽ đến cách mà con người xử lý và tương tác với thông tin được cung cấp Sự đa dạng này trong cách tiếp nhận thông tin tạo ra một tình huống phức tạp, với việc xác định mức độ tác động của thông tin đối với cuộc sống hàng ngày của

họ là một yếu tố quan trọng

Trong quá trình tiếp nhận thông tin, con người đối mặt với sự đa dạng không chỉ trong nội dung thông tin mà còn trong cách họ chọn lựa và phản ứng với chúng Điều này là hậu quả của ảnh hưởng từ thông tin tới sự nhận thức, quan điểm và giá trị cá nhân Sự biến động trong cách mà con người chấp nhận thông tin là kết quả của sự tương tác giữa các yếu tố như nền văn hóa, giáo dục, và trải nghiệm cá nhân

Trong bối cảnh phức tạp này, khái niệm về "vòng tròn quan tâm" và

"vòng tròn ảnh hưởng" được giới thiệu để trình bày một cách trực quan hóa về

sự liên kết và tương tác giữa con người và thông tin

" Vòng tròn quan tâm" đặt ra một không gian nơi mà những vấn đề và

thông tin được con người quan tâm, tuy nhiên, không nhất thiết phải có sự kiểm soát trực tiếp

Trong khi đó, " vòng tròn ảnh hưởng" là lãnh thổ trong đó con người có

thể tác động và kiểm soát trực tiếp đến thông tin và môi trường xung quanh

Người chủ động thường đặt trọng tâm nỗ lực của họ vào vòng tròn ảnh hưởng, tập trung vào những khía cạnh và yếu tố mà họ có thể kiểm soát Bản chất tích cực của họ đồng nghĩa với việc họ không ngần ngại đối mặt với thách thức và tìm kiếm cách để tạo ra ảnh hưởng tích cực trong môi trường xung quanh Họ không chỉ giữ vững tinh thần tích cực mà còn làm tăng chu vi của vòng tròn ảnh hưởng, đóng góp vào sự phát triển và thành công cá nhân

và xã hội

Ngược lại, người bị động hướng nỗ lực của mình vào vòng tròn quan tâm, tập trung vào những điểm yếu của người khác và các vấn đề nằm ngoài

khả năng kiểm soát cá nhân Họ thường dễ rơi vào thói quen tiêu cực như đổ lỗi, chỉ trích, và sử dụng ngôn từ bị động Sự tập trung này không chỉ làm tăng năng lượng tiêu cực, mà còn dẫn đến việc bỏ qua những cơ hội và khả năng

mà họ có thể tận dụng để làm giảm chu vi của vòng tròn ảnh hưởng, góp phần vào sự hạn chế và đắc đỏ trong phạm vi tác động của họ

Bốn yếu tố căn bản của cuộc sống

Nếu như vòng tròn quan tâm và vòng tròn ảnh hưởng phản ánh sự tập trung thời gian và sức lực của bản thân thì bốn yếu tố căn bản của cuộc sống

sẽ cho chúng ta thấy được thước đo, tiêu chí để xác định những ảnh hưởng mà trọng tâm cuộc sống sẽ làm thay đổi cuộc sống của mỗi người như thế nào

Sau đây sẽ là bốn yếu tố căn bản của cuộc sống:

 An toàn: ý thức về giá trị, cá tính, nền tảng tình cảm, lòng tự trọng và các thế mạnh

 Định hướng: các nguyên tắc, tiêu chuẩn ngầm chi phối những quyết định của con người

 Khôn ngoan: khả năng phán đoán, suy xét và hiểu biết; là chỉnh thể tổng hợp của suy nghĩ và kinh nghiệm

 Năng lực: là khả năng hành động và tiềm lực cá nhân

Bốn yếu tố trên luôn có quan hệ phụ thuộc và tác động lẫn nhau Rõ

ràng an toàn và định hướng sẽ đem lại khôn ngoan thật sự, là chất xúc tác để giải phóng năng lực

Các trọng tâm của cuộc sống

- Trọng tâm bố mẹ

Khi bạn lấy trọng tâm là bố mẹ thì:

 An toàn: dựa trên sự chấp nhận và đáp ứng kì vọng của bố mẹ; giá trị bản ngã dựa trên thanh danh

 Định hướng: điều chỉnh thái độ và hành vi dựa trên ý muốn của

bố mẹ

 Khôn ngoan: lí giải mọi mặt của cuộc sống dựa trên quan điểm

bố mẹ

 Năng lực: hành động bị hạn chế bởi truyền thống gia đình

- Trọng tâm tiền bạc, vật chất

Nếu lấy trọng tâm là tiền bạc, vật chất thì:

 An toàn: giá trị bản thân được quyết định dựa vào tài sản bạn có;

dễ bị tổn thương khi bị đe dọa an toàn kinh tế

 Định hướng: lợi nhuận là tiêu chuẩn cho quyết định

 Khôn ngoan: kiếm tiền là lăng kính để nhìn và hiểu cuộc sống, dẫn đến sự suy đoán lệch lạc

 Năng lực: bị hạn chế bởi đồng tiền

- Trọng tâm học hành, bằng cấp, công việc

Nếu lấy trọng tâm là học hành, bằng cấp, công việc thì:

 An toàn: giá trị bản thân được quyết định dựa vào điểm số hoặc công việc

 Định hướng: các quyết định dựa vào nhu cầu, kì vọng trong công việc

 Khôn ngoan: công việc, học hành là tất cả cuộc sống

 Năng lực: bị hạn chế bởi điểm số đạt được/ cơ hội nghề nghiệp

- Trọng tâm bạn bè

Nếu lấy trọng tâm là bạn bè thì:

 An toàn: phụ thuộc vào tấm gương xã hội, lệ thuộc ý kiến người khác

 Định hướng: quyết định phụ thuộc cảm xúc người khác

 Khôn ngoan: nhìn cuộc sống qua tầm nhìn của người khác

 Năng lực: bị giới hạn trong phạm vi quan hệ xã hội, hành động

dễ bị thay đổi

- Trọng tâm bản thân

Nếu lấy trọng tâm là bản thân thì:

 An toàn: luôn thay đổi và biến động

 Định hướng: dựa vào cảm xúc cá nhân

 Khôn ngoan: nhìn thế giới qua quan niệm cá nhân

 Năng lực: bị giới hạn bởi nguồn lực bản thân

2.2 Nhận diện trọng tâm cuộc sống

Điều kiện lựa chọn trọng tâm bản thân

Như các ví dụ ở trên, việc lấy trọng tâm là một yếu tố cố định hầu hết mang lại những điểm không tốt cho bản thân mỗi người Vì vậy, để tạo nên thước đo chuẩn cho bản thân thì trọng tâm phải được chọn dựa vào những điều kiện sau: