BÁO CÁO BÀI TẬP NHÓM MÔN KỸ NĂNG MỀM Chủ đề thực hiện Quản lý thời gian

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘIVIỆN SƯ PHẠM KỸ THUẬT

BÁO CÁO BÀI TẬP NHÓMMÔN KỸ NĂNG MỀM

Chủ đề thực hiện: Quản lý thời gian

Giảng viên hướng dẫn: Thầy Vũ Đình Minh

MỤC LỤC

MỤC LỤC 2

LỜI MỞ ĐẦU 4

CHƯƠNG 1 QUẢN LÝ THỜI GIAN 5

1.1 Bốn thế hệ quản trị thời gian 5

1.2 Mô hình quản lý thời gian 5A 7

CHƯƠNG 3 KỂ LẠI QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC NHÓM THÔNG QUA BTL………16

3.1 Sự làm quen rồi bầu trưởng nhóm, thư ký , lựa chọn chủ đề……….16

3.2 Sự phân công các công việc cho bài tập lớn……… 16

3.3 Nội dung thông điệp mà Nhóm muốn truyền tải qua BTL………16

CHƯƠNG 4 KẾT QUẢ VÀ ĐÁNH GIÁ NHÓM KHI LÀM BTL……… 17

4.1 Kết quả Nhóm đạt được thông qua BTL………17

4.2 Trưởng nhóm & Thư ký đánh giá điểm số của các thành viên……… 17

4.1 Chia sẻ của các bạn dành cho nhau……….17

LỜI MỞ ĐẦU

CHƯƠNG 1 QUẢN LÝ THỜI GIAN1.1 Bốn thế hệ quản trị thời gian

1.1.1 Ma trận quản trị thời gian

Ma trận quản trị thời gian là một công cụ hiệu quả giúp các cá nhân và tổ chức tổ chức thời gian của họ một cách thông minh và hiệu quả Được giới thiệu bởi Stephen R Covey, tác giả nổi tiếng của cuốn sách "7 Thói Quen Của Người Quản Lý Hiệu Quả," ma trận quản trị thời gian giúp phân loại nhiệm vụ theo độ quan trọng và độ ưu tiên để tối ưu hóa sự quản lý thời gian.

Ma trận này chia nhiệm vụ thành bốn ô hoặc phần:

Ma trận quản trị thời gian không chỉ giúp người sử dụng quản lý công việc một cách hiệu quả hơn mà còn giúp họ tập trung vào những hoạt động quan trọng nhất để đạt được mục tiêu cá nhân và tổ chức.

1.1.2 Bốn thế hệ quản trị thời gian

Trong cuộc sống hối hả và ngày càng đa dạng, quản lý thời gian trở thành một nhiệm vụ quan trọng để đảm bảo sự hiệu quả và đạt được mục tiêu cá nhân và chuyên nghiệp Có nhiều phương pháp và công cụ hữu ích để giúp chúng ta tổ chức, ưu tiên, và tập trung vào những công việc quan trọng Sau đây là 4 thế hệ quản trị thời gian mà Stephen R Covey đưa ra:

 Các mảnh giấy ghi chú hay các bảng liệt kê công việc  Lịch công tác và sổ ghi chép các cuộc hẹn

 Xác định các thứ tự ưu tiên, các giá trị của mọi hoạt động  Lấy nguyên tắc làm trọng tâm và quản lý bản thân

Các mảnh giấy ghi chú hay các bảng liệt kê công việc

Các mảnh giấy ghi chú và bảng liệt kê công việc thường được sử dụng để ghi chú những công việc cần hoàn thành Bằng cách sử dụng mảnh giấy,

người dùng có thể viết ra nhanh chóng những công việc cần làm, sau đó có thể tổ chức và ưu tiên chúng Bảng liệt kê công việc có thể là công cụ quản lý công việc toàn diện hơn, giúp người dùng xác định và theo dõi tiến độ của mọi nhiệm vụ.

Ưu điểm:

 Ghi chú các công việc cần thực hiện  Kiểm tra, đối chiếu các việc đã làm Nhược điểm:

 Chưa nêu ra thứ tự ưu tiên

 Chưa chỉ ra mối liên hệ với các giá trị và mục tiêu

Lịch công tác và sổ ghi chép các cuộc hẹn

Lịch công tác là công cụ quan trọng giúp người dùng lên kế hoạch và theo dõi các cuộc hẹn, sự kiện, và công việc cụ thể theo thời gian Sổ ghi chép cuộc hẹn thường được sử dụng để ghi lại thông tin chi tiết về cuộc hẹn, như nội dung, địa điểm, và người tham gia Điều này giúp người dùng duyệt lại thông tin quan trọng và tập trung vào những điểm chính.

Xác định các thứ tự ưu tiên, giá trị của mọi hoạt động

Việc xác định thứ tự ưu tiên và giá trị của mỗi hoạt động là quan trọng để đảm bảo sự tập trung vào những công việc quan trọng nhất Điều này có thể bao gồm việc sử dụng hệ thống đánh giá ưu tiên, viết ra danh sách ưu tiên, hoặc sử dụng các mô hình quản lý thời gian như Ma trận Ưu Tiên của Stephen

Lấy nguyên tắc làm trọng tâm và quản lý bản thân

Nguyên tắc làm trọng tâm là quan điểm quan trọng trong quản trị thời gian và phát triển cá nhân Nó nhấn mạnh sự tập trung vào những mục tiêu lớn, giá trị cốt lõi, và những hoạt động quan trọng nhất Quản lý bản thân bao

gồm việc tự điều chỉnh hành vi, tập trung vào ưu tiên quan trọng, và phát triển kỹ năng quản lý để duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

1.2 Mô hình quản lý thời gian 5A

Mô hình quản lý thời gian 5A là một khung công cụ hữu ích để giúp cá nhân và tổ chức hiệu quả quản lý và sử dụng thời gian của mình Mô hình này tập trung vào năm yếu tố quan trọng, được biểu thị bằng năm chữ cái A, đại diện cho năm hoạt động quan trọng nhất để đạt được sự tổ chức và hiệu quả:

Mô hình 5A không chỉ giúp người sử dụng tối ưu hóa thời gian mà còn thúc đẩy sự tự quản lý và phát triển cá nhân Đồng thời, nó đặt ra một cấu trúc linh hoạt cho việc quản lý thời gian theo hướng tích cực và chủ động.

Awareness: Nhận biết

Đây là bước quan trọng nhất, yêu cầu người sử dụng nhận ra và hiểu rõ về bản thân và công việc Sau đó ta có thể xác định mục tiêu theo nguyên tắc SMART:

 Specific ( cụ thể ): cần xác định cụ thể mục tiêu

 Measurable ( đo lường được ): về giá cả, số lượng, khối lượng,  Achievable ( khả thi ): mục tiêu cần có tính thực tế, thử thách  Relevant ( thích hợp): phù hợp với sự phát triển bản thân  Time ( thời hạn ): cần đưa ra thời hạn hợp lý

Analyse: Phân tích

Việc ghi chép lịch trình làm việc và tiến hành đánh giá các khoảng thời gian là bước quan trọng để hiểu rõ cách chúng ta sử dụng thời gian Dựa trên những đánh giá này, chúng ta có thể phân chia lại thời gian một cách hợp lý, tập trung vào những hoạt động quan trọng và ưu tiên cao để đạt được sự hiệu quả và tổ chức tốt nhất trong công việc hàng ngày.

Ngoài ra, chúng ta còn phải đánh giá công việc để phân bổ thời gian sao cho hợp lý Chúng ta có thể phân bổ thời gian dựa theo nguyên tắc sau:

Attack: Kẻ cắp thời gian

Quá trình này không chỉ giúp chúng ta nhận diện các nguyên nhân của sự lãng phí thời gian, mà còn mở rộng tầm nhìn để hiểu rõ hơn về tác động của những yếu tố nội và ngoại tại đối với quản lý thời gian cá nhân Có thể là áp lực công việc, thiếu kỹ năng quản lý, hoặc thậm chí là sự phân tâm từ công nghệ Việc nhận biết cách sự lãng phí thời gian là chìa khóa để xây dựng kế hoạch cải thiện và tối ưu hóa sử dụng thời gian hiệu quả hơn.

Assign: Lập thứ tự ưu tiên

Arrange: Lập kế hoạch

Trong quá trình quản lý thời gian, bước quan trọng nhất và là cuối cùng là lên kế hoạch cụ thể và linh hoạt Một kế hoạch đặc tả chi tiết những gì cần phải thực hiện và xác định thời điểm cụ thể cho từng công việc Điều này không chỉ giúp tạo ra một cái nhìn tổng thể về các mục tiêu và hoạt động dự kiến mà còn giúp tối ưu hóa sự hiệu quả trong việc sử dụng thời gian.

Bản kế hoạch có thể được xây dựng dựa trên nhiều mức độ, từ kế hoạch dài hạn theo năm, đến kế hoạch trung hạn theo tuần, và kế hoạch ngắn hạn theo ngày Bằng cách này, người quản lý thời gian có khả năng định hình mục tiêu lớn và lập kế hoạch chi tiết để đạt được chúng Sự linh hoạt trong kế hoạch cho phép thích ứng với thay đổi, giúp duy trì sự hiệu quả trong môi trường biến động và thách thức.

1.3 Lập kế hoạch

Lập kế hoạch là một phần quan trọng trong quá trình quản lý thời gian, giúp tạo ra một khung thời gian hợp lý và hiệu quả để đạt được mục tiêu cá nhân và chuyên nghiệp.

Nhận diện các vai trò

Trước hết, quá trình lập kế hoạch bắt đầu bằng việc nhận diện các vai trò quan trọng trong cuộc sống Các vai trò này có thể bao gồm công việc, gia đình, học tập, hoặc bất kỳ vai trò nào khác quan trọng đối với cá nhân Điều này giúp xác định ưu tiên và tập trung vào những hoạt động quan trọng nhất.

Lựa chọn mục tiêu

Sau khi xác định các vai trò, quá trình tiếp theo là lựa chọn mục tiêu cụ thể cho mỗi vai trò Mục tiêu này nên liên quan chặt chẽ đến vai trò cụ thể đó và được xác định rõ ràng và đo lường được Việc này giúp xây dựng hướng đi và định rõ kết quả cần đạt được.

Lập lịch công tác hàng tuần

Lập lịch công tác hàng tuần là bước quan trọng để tổ chức thời gian một cách có tổ chức Trong bước này, mỗi hoạt động cụ thể được gán vào các khoảng thời gian cố định, giúp đảm bảo rằng mọi công việc đều được thực hiện đúng hạn Lập lịch hàng tuần cũng giúp tối ưu hóa sự linh hoạt và điều chỉnh khi cần thiết.

Điều chỉnh kế hoạch hàng ngày

Việc điều chỉnh kế hoạch hàng ngày là quan trọng để đảm bảo sự linh hoạt và thích ứng với các biến động trong môi trường làm việc và cuộc sống Khi xuất hiện yếu tố không dự kiến hoặc ưu tiên thay đổi, quyết định điều chỉnh kế hoạch sẽ giúp duy trì sự hiệu quả và đạt được mục tiêu.

Trong quá trình này, việc xem xét lại các ưu tiên và công việc đã lập lịch cho ngày đó là quan trọng Điều này có thể bao gồm việc ưu tiên lại công việc theo mức độ quan trọng, hoặc thậm chí là thay đổi thứ tự thực hiện chúng để đảm bảo rằng các công việc quan trọng được hoàn thành trước hết.

Ngoài ra, việc học cách thích ứng với sự thay đổi một cách nhạy bén là chìa khóa để duy trì sự hiệu quả trong môi trường đầy biến động Điều này có thể đòi hỏi sự sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch, thậm chí là từ bỏ một số công việc không quan trọng khi cần thiết.

Trong tất cả, quá trình điều chỉnh kế hoạch hàng ngày không chỉ là một phản ứng đối với thay đổi mà còn là một cơ hội để liên tục cải thiện quy trình quản lý thời gian cá nhân và tối ưu hóa sự hiệu quả trong mọi hoạt động CHƯƠNG 2 GIÁ TRỊ SỐNG

2.1 Trọng tâm cuộc sống

Trọng tâm cuộc sống là nguyên tắc hoặc giá trị cốt lõi mà một người chọn để định hình và dẫn dắt cuộc sống của mình Đây là trung tâm của những quyết định lớn và nhỏ, hành động hàng ngày, và sự ưu tiên trong cuộc sống Trọng tâm cuộc sống thường phản ánh những điều quan trọng nhất đối với người đó dựa trên giá trị, mục tiêu, và ý nghĩa cá nhân.

Vòng tròn quan tâm và vòng tròn ảnh hưởng

Trong thực tế cuộc sống hàng ngày, con người liên tục và đa dạng hóa việc tiếp nhận thông tin, qua cả các hình thức chủ động và bị động Quá trình tiếp thu này không chỉ là sự thuần túy nhận thức, mà còn liên quan chặt chẽ đến cách mà con người xử lý và tương tác với thông tin được cung cấp Sự đa dạng này trong cách tiếp nhận thông tin tạo ra một tình huống phức tạp, với việc xác định mức độ tác động của thông tin đối với cuộc sống hàng ngày của họ là một yếu tố quan trọng.

Trong quá trình tiếp nhận thông tin, con người đối mặt với sự đa dạng không chỉ trong nội dung thông tin mà còn trong cách họ chọn lựa và phản ứng với chúng Điều này là hậu quả của ảnh hưởng từ thông tin tới sự nhận thức, quan điểm và giá trị cá nhân Sự biến động trong cách mà con người chấp nhận thông tin là kết quả của sự tương tác giữa các yếu tố như nền văn hóa, giáo dục, và trải nghiệm cá nhân.

Trong bối cảnh phức tạp này, khái niệm về "vòng tròn quan tâm" và "vòng tròn ảnh hưởng" được giới thiệu để trình bày một cách trực quan hóa về sự liên kết và tương tác giữa con người và thông tin.

"Vòng tròn quan tâm" đặt ra một không gian nơi mà những vấn đề và

thông tin được con người quan tâm, tuy nhiên, không nhất thiết phải có sự kiểm soát trực tiếp

Trong khi đó, "vòng tròn ảnh hưởng" là lãnh thổ trong đó con người có

thể tác động và kiểm soát trực tiếp đến thông tin và môi trường xung quanh Người chủ động thường đặt trọng tâm nỗ lực của họ vào vòng tròn ảnh hưởng, tập trung vào những khía cạnh và yếu tố mà họ có thể kiểm soát Bản chất tích cực của họ đồng nghĩa với việc họ không ngần ngại đối mặt với thách thức và tìm kiếm cách để tạo ra ảnh hưởng tích cực trong môi trường xung quanh Họ không chỉ giữ vững tinh thần tích cực mà còn làm tăng chu vi của vòng tròn ảnh hưởng, đóng góp vào sự phát triển và thành công cá nhân và xã hội.

Ngược lại, người bị động hướng nỗ lực của mình vào vòng tròn quan tâm, tập trung vào những điểm yếu của người khác và các vấn đề nằm ngoài

khả năng kiểm soát cá nhân Họ thường dễ rơi vào thói quen tiêu cực như đổ lỗi, chỉ trích, và sử dụng ngôn từ bị động Sự tập trung này không chỉ làm tăng năng lượng tiêu cực, mà còn dẫn đến việc bỏ qua những cơ hội và khả năng mà họ có thể tận dụng để làm giảm chu vi của vòng tròn ảnh hưởng, góp phần vào sự hạn chế và đắc đỏ trong phạm vi tác động của họ.

Bốn yếu tố căn bản của cuộc sống

Nếu như vòng tròn quan tâm và vòng tròn ảnh hưởng phản ánh sự tập trung thời gian và sức lực của bản thân thì bốn yếu tố căn bản của cuộc sống sẽ cho chúng ta thấy được thước đo, tiêu chí để xác định những ảnh hưởng mà trọng tâm cuộc sống sẽ làm thay đổi cuộc sống của mỗi người như thế nào.

Sau đây sẽ là bốn yếu tố căn bản của cuộc sống:

 An toàn: ý thức về giá trị, cá tính, nền tảng tình cảm, lòng tự trọng và các thế mạnh.

 Định hướng: các nguyên tắc, tiêu chuẩn ngầm chi phối những quyết định của con người

 Khôn ngoan: khả năng phán đoán, suy xét và hiểu biết; là chỉnh thể tổng hợp của suy nghĩ và kinh nghiệm

 Năng lực: là khả năng hành động và tiềm lực cá nhân

Bốn yếu tố trên luôn có quan hệ phụ thuộc và tác động lẫn nhau Rõ

ràng an toàn và định hướng sẽ đem lại khôn ngoan thật sự, là chất xúc tác đểgiải phóng năng lực

Các trọng tâm của cuộc sống

- Trọng tâm bố mẹ

Khi bạn lấy trọng tâm là bố mẹ thì:

 An toàn: dựa trên sự chấp nhận và đáp ứng kì vọng của bố mẹ; giá trị bản ngã dựa trên thanh danh

 Định hướng: điều chỉnh thái độ và hành vi dựa trên ý muốn của

Nếu lấy trọng tâm là tiền bạc, vật chất thì:

 An toàn: giá trị bản thân được quyết định dựa vào tài sản bạn có; dễ bị tổn thương khi bị đe dọa an toàn kinh tế

 Định hướng: lợi nhuận là tiêu chuẩn cho quyết định

 Khôn ngoan: kiếm tiền là lăng kính để nhìn và hiểu cuộc sống, dẫn đến sự suy đoán lệch lạc

 Năng lực: bị hạn chế bởi đồng tiền

- Trọng tâm học hành, bằng cấp, công việc

Nếu lấy trọng tâm là học hành, bằng cấp, công việc thì:

 An toàn: giá trị bản thân được quyết định dựa vào điểm số hoặc công việc

 Định hướng: các quyết định dựa vào nhu cầu, kì vọng trong công việc

 Khôn ngoan: công việc, học hành là tất cả cuộc sống

 Năng lực: bị hạn chế bởi điểm số đạt được/ cơ hội nghề nghiệp

- Trọng tâm bạn bè

Nếu lấy trọng tâm là bạn bè thì:

 An toàn: phụ thuộc vào tấm gương xã hội, lệ thuộc ý kiến người khác

 Định hướng: quyết định phụ thuộc cảm xúc người khác  Khôn ngoan: nhìn cuộc sống qua tầm nhìn của người khác

 Năng lực: bị giới hạn trong phạm vi quan hệ xã hội, hành động dễ bị thay đổi

- Trọng tâm bản thân

Nếu lấy trọng tâm là bản thân thì:

 An toàn: luôn thay đổi và biến động  Định hướng: dựa vào cảm xúc cá nhân

 Khôn ngoan: nhìn thế giới qua quan niệm cá nhân  Năng lực: bị giới hạn bởi nguồn lực bản thân

2.2 Nhận diện trọng tâm cuộc sống

Điều kiện lựa chọn trọng tâm bản thân

Như các ví dụ ở trên, việc lấy trọng tâm là một yếu tố cố định hầu hết mang lại những điểm không tốt cho bản thân mỗi người Vì vậy, để tạo nên thước đo chuẩn cho bản thân thì trọng tâm phải được chọn dựa vào những điều kiện sau:

 Trọng tâm cuộc sống của một người là sự kết hợp cùng lúc các trọng tâm lại với nhau

 Tùy thuộc vào điều kiện môi trường xung quanh, một trọng tâm cụ thể nào đó có thể được kích hoạt cho đến khi các nhu cầu cơ bản được thỏa mãn

 Điều lý tưởng là tạo ra một trọng tâm rõ ràng để bạn có thể đạt được an toàn, định hướng, khôn ngoan và năng lực ở mức độ cao nhằm luôn giúp chủ động cũng như kết hợp hài hòa mọi mặt của cuộc sống

Trọng tâm hướng về nguyên tắc

Các nguyên tắc là những chân lý cơ bản và sâu xa, những sự thật hiển nhiên tồn tại bao đời, những mẫu số chung của mọi thứ.

Những nguyên tắc sống không bao giờ thay đổi, không bao giờ phản bội bạn.

Không ai làm những điều đúng đắn mà lại phải hối hận hay dằn vặt cả.

Nếu bạn lấy trọng tâm là nguyên tắc sống thì:

 An toàn: Không bao giờ thay đổi Niềm tin để bạn học hỏi, mở mang kiến thức và sự hiểu biết

 Định hướng: Sử dụng số liệu chính xác để đưa ra quyết định khả thi và có ý nghĩa Đứng tách riêng khỏi thực trạng cuộc sống, tình cảm và hoàn cảnh, nhìn vào tổng thể cân bằng

 Khôn ngoan: Chủ động chọn giải pháp tốt nhất, đặt các quyết định dựa trên lương tâm được các nguyên tắc định hướng Lý giải mọi kinh nghiệm trong cuộc sống dưới góc độ các cơ hội để học tập và đóng góp

 Năng lực: Năng lực chỉ bị hạn chế bởi sự hiểu biết và tuân theo quy luật tự nhiên, các nguyên tắc đúng đắn cũng như hậu quả tự nhiên của chính các nguyên tắc Khả năng hành động vượt xa các nguồn lực cá nhân và khuyến khích sống tương thuộc