Môn học quản trị học bài thi tiểu luận cuối kỳ đề tài những mô hình làm việc nhóm hiệu quả và hiện đại

mục đích Mục đích của mô hình làm việc nhóm hiện đại và hiệu quả là tạo ra một môi trường làm việc tối ưu, thúc đẩy sự hợp tác và đóng góp của các thành viên, từ đó đạt được các kết quả

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN LANG

KHOA QUAN HỆ CÔNG CHÚNG - TRUYỀN THÔNG

MÔN HỌC: QUẢN TRỊ HỌCBÀI THI TIỂU LUẬN CUỐI KỲ

ĐỀ TÀI:

NHỮNG MÔ HÌNH LÀM VIỆC NHÓM HIỆUQUẢ VÀ HIỆN ĐẠI

Nhóm sinh viên thực hiên: Nhóm bản thiết kế vĩ đại Lớp: 223_71MANA20022_22

Giảng viên hướng dẫn: ThS Phạm Thị Diễm

TP Hồ Chí Minh, tháng 08/2023

Tp Hồ Chí Minh, ngày 15 tháng 08 năm 2023

BIÊN BẢN

V/v: Phân công và đánh giá nhiệm vụ thực hiện bài tiểu luận cuối kỳ học phần Quản trị học

(nhóm bản thiết kế vĩ đại)

I THỜI GIAN – ĐỊA ĐIỂM – THÀNH PHẦN

1 Thời gian: 15 tháng 8 năm 2023 2 Địa điểm: trường Đại học Văn Lang 3 Thành phần:

II NỘI DUNG

1 Phân công nhiệm vụ

PHÂN TÍCH CÁC MÔ HÌNH LÀM VIỆC NHÓM - Dư Xuân Tường

- Nguyễn Thị Trà My

TỔNG HỢP NỘI DUNG + TRÌNH BÀY TIỂU LUẬN + KẾT LUẬN - Trần Nguyễn Ngọc Anh Thư

Ghi Họ & Tên đầy đủ

Ghi Họ & Tên đầy đủ

2.1.2 Mô hình làm việc theo nhóm: 4

2.2 Hiệu quả và hiện đại: 4

2.2.1 Hiệu quả: 5

2.2.2 Hiện đại: 5

2.3 Các giai đoạn phát triển nhóm: 5

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH MỘT SỐ MÔ HÌNH LÀM VIỆC NHÓM 6

3.1 Tầm quan trọng của các mô hình làm việc nhóm 6

3.2 Phân tích các mô hình làm việc nhóm hiệu quả và hiện đại 7

3.2.1 Mô hình nhóm ảo 7

3.2.2 Mô hình nhóm tự quản 9

3.2.3 Mô hình nhóm giải quyết vấn đề 10

3.2.4 Mô hình làm việc nhóm đa chức năng 12

CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN 13

TÀI LIỆU THAM KHẢO 15

NỘI DUNG BÀICHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU

1.1 tầm quan trọng của vấn đề

Mô hình làm việc nhóm hiện đại và hiệu quả đóng vai trò vô cùng quan trọng trong thành công và phát triển của tổ chức, dự án hoặc công việc Giúp tập hợp các tài năng và kiến thức đa dạng từ các thành viên khác nhau Điều này có thể tạo ra những ý tưởng sáng tạo và giải pháp tốt hơn, từ đó tăng năng suất của tổ chức Mô hình làm việc nhóm cho phép phân chia công việc dựa trên chuyên môn và khả năng của từng thành viên Làm việc nhóm hiện đại thường tập trung vào giải quyết vấn đề thông qua sự kết hợp các góc nhìn khác nhau và phân tích sâu hơn Điều này có thể dẫn đến việc tìm ra những giải pháp độc đáo và hiệu quả hơn Mô hình làm việc nhóm hiện đại và hiệu quả không chỉ tạo ra cơ hội cho sự phát triển cá nhân mà còn đóng góp quan trọng vào sự thành công và phát triển của tổ chức trong môi trường kinh doanh ngày nay.

1.2 mục đích

Mục đích của mô hình làm việc nhóm hiện đại và hiệu quả là tạo ra một môi trường làm việc tối ưu, thúc đẩy sự hợp tác và đóng góp của các thành viên, từ đó đạt được các kết quả và mục tiêu của tổ chức, dự án hoặc công việc một cách hiệu quả và thành công Một số mục đích cụ thể của mô hình làm việc nhóm hiện đại và hiệu quả như:

Tăng cường sáng tạo và đổi mới: Mô hình làm việc nhóm hiện đại khuyến khích sự đa

dạng trong tư duy và góp phần thúc đẩy sự sáng tạo và đổi mới Các ý tưởng mới và giải pháp độc đáo có thể được tạo ra thông qua việc kết hợp các quan điểm khác nhau và thúc đẩy trao đổi thông tin.

Tối ưu hóa tài nguyên: Mô hình làm việc nhóm giúp tận dụng tối đa tài năng và khả năng

của từng thành viên, từ đó tạo ra sự tối ưu hóa về nguồn lực và kỹ năng Việc phân chia 1

công việc dựa trên sở trường và chuyên môn của mỗi người có thể cải thiện hiệu suất tổng thể.

Tăng cường hiệu suất làm việc: Mô hình làm việc nhóm hiện đại thường tạo ra sự đồng

lòng và cam kết từ các thành viên, từ đó làm tăng hiệu quả và hiệu suất làm việc Các thành viên có thể học hỏi lẫn nhau và cùng nhau giải quyết các vấn đề khó khăn.

Phát triển kỹ năng mềm và quản lý xung đột: Mô hình làm việc nhóm tạo cơ hội cho

việc phát triển kỹ năng giao tiếp, lãnh đạo, giải quyết xung đột và làm việc trong môi trường đa dạng Điều này có thể cải thiện khả năng làm việc độc lập cũng như trong nhóm.

Tạo môi trường học tập và phát triển: Mô hình làm việc nhóm thúc đẩy việc chia sẻ

thông tin, kinh nghiệm và kiến thức giữa các thành viên Điều này có thể tạo ra môi trường học tập liên tục và phát triển cá nhân.

Tạo sự cam kết và đồng đội: Mô hình làm việc nhóm hiệu quả giúp xây dựng tinh thần

đồng đội và cam kết đối với mục tiêu và thành công của tổ chức Thành viên cảm thấy có vai trò quan trọng và được động viên để đóng góp.

Tạo giá trị gia tăng: Mô hình làm việc nhóm hiện đại thường tạo ra giá trị gia tăng thông

qua sự kết hợp và tương tác giữa các thành viên Những giải pháp và sản phẩm tốt hơn có thể được tạo ra thông qua việc tận dụng sự đa dạng và sáng tạo của nhóm.

1.3 đối tượng

Làm việc nhóm là một phương pháp quan trọng mà bất kì lĩnh vực nào trong đời sống cũng đều áp dụng nhằm mục đích tối ưu nhất hiệu quả Hình thức này không giới hạn bất kì nhóm đối tượng nào, ai cũng có thể làm việc nhóm với nhau

Môi trường học đường: đối tượng là học sinh/sinh viên có thể làm việc nhóm với nhau để

tối ưu được việc hỗ trợ nhau học tập, nhờ làm việc nhóm mà các bạn có nhiều ý tưởng hơn, nhiều quan điểm hơn để xây dựng kiến thức cũng như làm bài tập.

2

Môi trường công ty văn phòng: đối tượng là nhân viên có thể trao đổi công việc với nhau

theo nhóm chuyên môn, đưa ra được nhiều phương hướng đề xuất trong công việc, cùng nhau giải quyết các trục trặc khó khăn của công ty cách tốt nhất.

Môi trường xã hội: đối tượng là một trong chính chúng ta nhờ vào việc nhóm mà chúng ta

chia sẽ, gần gũi với nhau hơn, chung tay đóng góp cộng đồng, xã hội như: thiện nguyện, cứu trợ,

1.4 phạm vi

Phạm vi của làm việc nhóm là bao gồm tất cả những đối tượng trong một nhóm làm việc với nhau có chung một chủ đề, một mục đích Được giới hạn bằng chuyên môn, công việc.

1.5 ý nghĩa

Khi làm việc nhóm có hiệu quả sẽ giúp chúng ta có thêm kinh nghiệm làm việc chung với những người khác nhau, cùng học tập và chia sẻ nhiều kinh nghiệm mà bản thân mình còn thiếu sót Ngoài ra còn giúp cho chúng ta biết ứng biến và giải quyết với các tình huống tiêu cực khi cùng làm việc chung với nhau Tham gia vào mô hình làm việc nhóm hiện đại giúp các thành viên phát triển kỹ năng giao tiếp, lãnh đạo, quản lý thời gian, giải quyết xung đột Điều này có lợi cho sự phát triển cá nhân và sự nghiệp của mỗi người Giúp xây dựng tinh thần đồng đội mạnh mẽ và tạo sự cam kết đối với mục tiêu chung Các thành viên cảm thấy có sự đóng góp quan trọng và được khích lệ để đóng góp hết mình Ngoài ra còn giúp phân chia công việc dựa trên sở trường và kỹ năng của mỗi thành viên, đảm bảo mỗi người đóng góp hết mình vào các phần của dự án hoặc công việc.

3

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN

2.1 Mô hình làm việc nhóm:

Là những giai đoạn của một quá trình hình thành và làm việc theo nhóm.

2.1.1 Kỹ năng làm việc nhóm:

Khả năng hợp tác và giao tiếp có hiệu quả với những thành viên khác trong một môi trường làm việc và hướng đến một mục tiêu chung Kỹ năng làm việc nhóm cần thiết trong các cuộc thảo luận, các dự án với nhiều thành viên,

There are no sources in the current document Kỹ năng này yêu cầu chúng ta phải có

khả năng giao tiếp và giải quyết xung đột, biết lắng nghe cũng như quản lý thời gian hợp lí, có năng lực thuyết phục mọi người và nhiều đức tính khác.

2.1.2 Mô hình làm việc theo nhóm:

Một phương pháp tổ chức công việc mà trong đó các thành viên sẽ có những vị trí, vai trò nhất định sao cho có thể hoàn thành nhiệm vụ chung một cách tốt nhất Trong mô hình làm việc theo nhóm, mọi người có trách nhiệm chia sẻ, giúp đỡ nhau, chung tay để công việc có thể đạt hiệu quả cao hơn so với những gì một người có thể làm được

Mô hình làm việc theo nhóm giúp tăng năng suất công việc, khả năng sáng tạo, giúp các thành viên cải thiện kỹ năng giao tiếp và hợp tác xã hội Mô hình là một phương pháp hỗ trợ và phát triển từng cá nhân, là công cụ để tập hợp đa dạng các kỹ năng từ thành viên nhóm.

Tóm lại, mô hình làm việc theo nhóm là công cụ giúp mang lại nhiều lợi ích cho không chỉ mỗi các cá nhân mà còn cho cả một tập thể lớn.

2.2 Hiệu quả và hiện đại:

4

2.2.1 Hiệu quả:

Hiệu quả (Efficiency) là một khái niệm thường được sử dụng để mô tả mức độ mà một hành động, quá trình hoặc hoạt động, một khả năng tạo ra được kết quả như mong muốn một cách tốt và có ích, có thể sử dụng mức tối ưu của tài nguyên như thời gian, tiền bạc, năng lượng, và công sức Một hành động, mục tiêu được xem là hiệu quả khi kết quả cuối cùng hoàn thành đúng như dự kiến hoặc mong đợi, tạo ra sự ấn tượng sâu sắc và sống động Mức độ hiệu quả của công việc thường được đo lường bằng cách so sánh giữa kết quả thực tế với mục tiêu hay kế hoạch như ban đầu.

2.2.2 Hiện đại:

Hiện đại là một khái niệm đa diện và có thể được áp dụng trong nhiều ngữ cảnh khác nhau Tổng quát, nó thường được sử dụng để miêu tả sự tiến bộ, thay đổi và phát triển trong một lĩnh vực cụ thể so với quá khứ hoặc truyền thống trước đó Tính từ này có thể ám chỉ đến phương pháp tiếp cận, phong cách, xu hướng và ý thức mới mẻ trong nhiều khía cạnh khác nhau

2.3 Các giai đoạn phát triển nhóm:

Để xây dựng và phát triển một mô hình nhóm lý tưởng cần phải trải qua 4 giai đoạn chính là: Forming (Hình thành) - Storming (Sóng gió) - Norming (Ổn định) - Performing (Hoạt động hiệu quả) Tuy nhiên, so với thực tế không phải lúc nào các giai đoạn này đều diễn ra theo một trình tự nhất định Những yếu tố thay đổi, phát triển và tương tác phức tạp có thể làm cho mô hình này trở nên linh hoạt và đa dạng.

 Giai đoạn 1 (Forming - Hình thành nhóm): Đây là thời gian đầu khi các thành

viên của nhóm mới gặp nhau và bắt đầu làm quen Mọi người sẽ dần khám phá, tìm hiểu vai trò của mình trong tập thể nhóm và cố gắng hiểu rõ mục tiêu và nhiệm vụ.

5

Ở giai đoạn này, tính cách cũng như cách làm việc của mỗi một cá thể vẫn chưa được thể hiện rõ ràng, sẽ có những sự dè chừng, ngại ngùng giữa các thành viên

 Giai đoạn 2 (Storming - Sóng gió): Giai đoạn này xảy ra sau quá trình hình thành

nhóm Thời gian này các thành viên bắt đầu bộc lộ cá tính riêng và có thể phá vỡ các quy tắc đã quy định Vì vây, có thể xem đây là giai đoạn rất khó khăn đối với nhóm và rất dễ dàng dẫn đến kết quả xấu, không như mong đợi Sự xung đột giữa các thành viên có thể xảy ra bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân khác nhau như: cách cư xử, giao tiếp, phong cách làm việc, tranh cãi về những lý tưởng khác biệt, không đồng nhất…Ngoài ra, giữa các cá thể cũng có sự so sánh giữa mình với người khác cũng như không hài lòng về công việc của nhau Từ đó dẫn đến việc nhóm khó đi đến các quyết định dựa trên sự đồng thuận, tinh thần làm việc dễ đi xuống, gây mệt mỏi, căng thẳng.

 Giai đoạn 3 (Norming - Ổn định): Giai đoạn này bắt đầu khi các thành viên bắt đầu

chấp nhận, thấu hiểu được sự khác biệt, tôn trọng lẫn nhau và cố gắng tìm hướng giải quyết các khó khăn, mâu thuẫn còn tồn đọng Nhóm dần tìm ra cách thức làm việc cùng nhau một cách hiệu quả hơn Các quy tắc và chuẩn mực chung bắt đầu hình thành và các thành viên bắt đầu giao tiếp, trợ giúp lẫn nhau, xây dựng nhóm bền vững tạo không gian thuận lợi để mọi người làm việc, thể hiện tính đoàn kết.

 Giai đoạn 4 (Performing - Hoạt động hiệu quả): Đây là giai đoạn nhóm đạt được

mức độ hiệu quả cao trong công việc Các thành viên làm việc cùng nhau một cách nhiệt tình và tận dụng các kỹ năng và kinh nghiệm của mỗi người, hỗ trợ lẫn nhau nhằm giúp nhóm phát triển tốt hơn.

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH MỘT SỐ MÔ HÌNH LÀM VIỆC NHÓM

3.1 Tầm quan trọng của các mô hình làm việc nhóm

6

Trong thời đại 4.0 phát triển mạnh mẽ, việc con người từ trạng thái cá nhân bắt đầu tham gia hoạt đồng với một nhóm, một cộng đồng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết Từ đó, các mô hình làm việc nhóm hiệu quả và hiện đại đã được sáng tạo, áp dụng nhằm hướng đến cũng như phát triển, đạt được một mục đích chung mà chính nhóm, chính các cá nhân đã cùng nhau xác định Tuy nhiên, nếu không để ý, xem trọng hay chú ý đến các vấn đề nảy sinh trong những mô hình thực hiện làm việc nhóm, nguy cơ khiến nhóm có thể xung đột và tan rã là điều không thể tránh khỏi Vậy nên, chúng ta cần phải xây dựng mô hình làm việc nhóm hiệu quả nhằm có cách thức quản lý đội nhóm một cách phù hợp, từ đó giúp nâng cao năng suất làm việc lên gấp nhiều lần so với một cá nhân riêng lẻ Bởi lẽ, khi thực hiện các mô hình làm việc theo nhóm sẽ giúp hỗ trợ thúc đẩy tinh thần hợp tác, hiểu biết và phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm, đưa ra các giải pháp giải quyết mọi khó khăn Song đó, khi làm việc theo mô hình nhóm hiệu quả và hiện đại, các thành viên có thể tận dụng tối đa nguồn lực chung trong nhóm.

Để nói đến lợi ích của các mô hình đội nhóm này còn được phô diễn, được thể hiện qua sự hoàn thiện của các thành viên tham gia đội nhóm Vì mỗi thành viên trong nhóm sẽ đưa ra những cách giải quyết vấn đề khác nhau, từ đó phát huy được những khả năng tiềm tàng của bản thân Bên cạnh đó, việc làm chung với một đội nhóm sẽ giúp mỗi cá nhân có cơ hội hoạt động trong môi trường tập thể, được giao tiếp với nhiều người, được giao trách nhiệm và các quyền hạn cụ thể, đây cũng chính là nơi đặt niềm tin tưởng lên hàng đầu, khuyến khích các thành viên làm việc nhiệt tình hơn.

3.2 Phân tích các mô hình làm việc nhóm hiệu quả và hiện đại

3.2.1 Mô hình nhóm ảo

Nhóm ảo là nhóm các thành viên sẽ ít tiếp xúc trực tiếp với nhau và thường không tập trung tại chỗ Thay vào đó, các thành viên sẽ sử dụng các phương tiện điện tử, gồm cả đồng bộ và không đồng bộ Thông qua các diễn đàn trao đổi trực tuyến, cũng như những phương tiện chia sẻ, quản lý các dữ liệu.

7

Các thành viên của nhóm ảo đều đã được trang bị các kỹ năng bổ sung cho nhau, thực hiện cùng một mục tiêu chung hay các mục tiêu liên kết chặt chẽ với nhau Tất cả đều có chung một định hướng để tiếp cận công việc và chia sẻ các trách nhiệm với nhau Ta có thể xây dựng nhóm ảo kết hợp với phần mềm giao việc online để tăng năng suất làm việc của các thành viên.

Ưu điểm:

Chi phí thấp: Chi phí làm việc theo mô hình nhóm ảo có thể khá rẻ Bởi lẽ, khi ta so sánh

chúng với chi phí khi ta thuê nhân công tại địa phương cụ thể Bên cạnh đó còn là chi phí về văn phòng, chi phí điện, đi lại của nhân viên cũng là một vài trong số rất nhiều chi phí mà ta cần để duy trì một doanh nghiệp ở một địa điểm hoặc khu vực.

Ứng viên đến từ khắp nơi trên thế giới: Khi tìm kiếm nguồn nhân lực mới, ta có thể tìm

kiếm những nhân viên có năng lực tốt, thông minh và ham học hỏi trên toàn thế giới bằng cách sử dụng các nhóm ảo.

Tăng năng suất: Với mô hình ảo người lao động được phép làm việc tại nhà, không yêu

cầu phải đi làm là một cách tuyệt vời để tăng năng suất và động lực Nhân viên khi làm việc tại nhà có thể thức dậy, chuẩn bị tinh thần cho ngày mới và bắt đầu làm việc đúng giờ, loại bỏ căng thẳng và dễ dàng quản lý thời gian cho việc đi lại.

Các dịch vụ của công ty luôn sẵn sàng 24 giờ một ngày: Sử dụng các nhóm ảo có thể

cung cấp cho công ty các dịch vụ 24 giờ, đặc biệt cho người tiêu dùng Đây chính là một cách tiếp cận tuyệt vời nhằm thúc đẩy các hoạt động kinh doanh lặp lại Sự tương tác giữa khách hàng và một công ty trở nên dễ dàng và thường xuyên.

Nhược điểm:

Giao tiếp trở nên không hiệu quả: Sử dụng quá nhiều công cụ kỹ thuật số, thiết bị điện tử

đã hỗ trợ nhóm ở xa duy trì kết nối Thế nhưng, chính những công cụ, những thiết bị này có thể làm thiếu đi tính cá nhân hóa mà quá trình tương tác, giao tiếp trực tiếp mang lại Giao tiếp dựa trên các nền tảng hay văn bản, ví dụ như email, tin nhắn văn bản… tất cả đều

8

thiếu đi ngôn ngữ cơ thể, thiếu đi giọng điệu và các manh mối phi ngôn ngữ tinh tế khác trong các cuộc trò chuyện trực tiếp Từ đó, làm tăng khả năng hiểu sai ý, sai thông tin Bên cạnh đó, trong quá trình làm việc từ xa, thông qua các công cụ, thành viên trong nhóm có thể trở nên dè dặt hơn trên các nền tảng kỹ thuật số, đặc biệt ít có xu hướng tham gia vào các cuộc họp hoặc trả lời email.

Các vấn đề với Ủy quyền: Thất bại trong giao tiếp cũng có thể dẫn đến sự hiểu biết lẫn

lộn về trách nhiệm của nhân viên Nhà lãnh đạo phải ủy quyền nhiệm vụ trong khi chẳng mấy lưu tâm đến việc hiểu sai và suy luận Từ đó, chính sự bối rối không biết ta sẽ làm gì, cũng như khả năng cao đe dọa đến sự đoàn kết của cả đội

Sự khác biệt trong đạo đức làm việc: Đã có một chứng minh, bằng chứng cho thấy rằng

một số người sẽ làm việc nhiều hơn trong không gian làm việc văn phòng Vì khi được bao quanh bởi các thành viên khác, một hiện tượng, thái độ hay còn được gọi là “tạo thuận lợi xã hội” sẽ được bộc phát Vậy nên, trong môi trường ảo, các thành viên có thể dễ dàng từ chối yêu cầu hoặc trì hoãn phản hồi

Kết nối cá nhân không đầy đủ: Các nhân viên làm trong không gian ảo, làm việc từ xa

thường xuyên bị cô lập, điều này có thể có tác động tiêu cực đến sự hòa hợp của nhóm Thiếu tương tác trực tiếp dễ dẫn đến việc thiếu sự gắn kết, liên kết trong nhóm và mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm.

3.2.2 Mô hình nhóm tự quản

Mô hình nhóm tự quản nghĩa là tất cả các thành viên sẽ cùng nhau phối hợp, làm việc như một đơn vị tổng thể (nó hơn là việc kết hợp giữa các cá nhân lại với nhau) và sau đó tự quản lý trong phạm vi tự do cho phép dựa trên vị trí của nó trong kết cấu của toàn công ty Mô hình này đã xuất hiện từ lâu và ngày càng phát triển khi các công việc làm từ xa trở nên phổ biến.

Thành viên của mô hình nhóm tự quản có quyền sở hữu và tự trách nhiệm trong định hướng kết quả kinh doanh theo một quy trình cụ thể Trong nhóm tự quản, chúng ta không có hệ thống phân bậc mà thay vào đó, các thành viên trong nhóm đều có quyền chủ động

9