LÀM VIỆC TỪ XA LÀM CHỦ MÔ HÌNH LÀM VIỆC HIỆN ĐẠI

Kinh Tế - Quản Lý - Kinh tế - Quản lý - Quản trị kinh doanh Tháng 10, 2021 Làm việc từ xa Làm chủ mô hình làm việc hiện đại PwC 4 trên 5 doanh nghiệp tin rằng làm việc từ xa là xu hướng tất yếu Làm việc từ xa là xu hướng tất yếu của tương lai. Một khảo sát toàn cầu của PwC về “Tương lai của làm việc từ xa” chỉ ra rằng 80 doanh nghiệp tin rằng việc áp dụng hình thức làm việc này là chuẩn mực mới của thị trường lao động. Khảo sát tiếp theo thực hiện vào tháng 82021 cho biết: 2 19 22 Làm việc từ xa là một hình thức cho phép nhân viên làm việc tại nhà hoặc ở nơi khác ngoài không gian truyền thống của doanh nghiệp (theo Từ điển Cambridge). mong muốn làm việc từ xa hoàn toàn ngay cả khi đại dịch COVID-19 không còn đáng ngại. 33 người tham gia khảo sát cho biết họ muốn chủ yếu làm việc tại văn phòng (làm việc từ xa 1 ngày hoặc ít hơn mỗi tuần). mong đợi một mô hình làm việc kết hợp giữa lực lượng làm việc toàn thời gian tại văn phòng, với lực lượng vừa làm tại văn phòng vừa có thể làm từ xa (hybrid) và lực lượng làm việc hoàn toàn từ xa. PwC Những xu hướng chính thay đổi kỳ vọng về lực lượng lao động và môi trường kinh doanh 3 Người lao động Người sử dụng lao động ● Sự bùng nổ thế hệ Z (Gen Z) - 80 thế hệ Z tin rằng họ có thể làm việc từ xa hiệu quả. Dự đoán đến năm 2025, thế hệ Z, nhân tố mới nhất tham gia lực lượng lao động, sẽ chiếm 1 phần 3 dân số trong độ tuổi lao động của Việt Nam. ● Thay đổi kỳ vọng - Công nghệ tiên tiến và những cuộc chiến thu hút nhân tài khiến người lao động kỳ vọng vào khả năng được làm việc linh hoạt. ● Đại dịch COVID-19 kéo dài - Người lao động bày tỏ mối lo ngại về việc các biến thể mới lây lan khi làm việc trong môi trường văn phòng khép kín. ● Tuyển dụng nhân tài - Nhu cầu về nhân lực và các bộ kỹ năng cụ thể khiến doanh nghiệp tìm kiếm nhân tài vượt qua khoảng cách địa lý. ● Hưởng lợi từ đầu tư - Các khoản đầu tư vào các công cụ và công nghệ hỗ trợ làm việc nhóm (ví dụ: các phương tiện viễn thông) đang phát huy hiệu quả khi doanh nghiệp làm việc từ xa. ● Thực hiện quy phạm kinh doanh mới - Nhiều doanh nghiệp có kế hoạch thay đổi về diện tích văn phòng mà họ cần sử dụng cũng như phương pháp hỗ trợ nhân viên làm việc hiệu quả trong bất kỳ hoàn cảnh nào. PwC 1. Thay đổi hành vi và phong cách quản lý 3 yếu tố cần thiết để quản lý hiệu quả lực lượng lao động từ xa 4 3. Xây dựng quan hệ và chủ động quan tâm tới sức khỏe của nhân viên 2. Phương pháp quản lý hiệu suất mới Rất nhiều tổ chức đang lên kế hoạch cho một mô hình kết hợp bao gồm làm việc tại chỗ, làm việc từ xa và mô hình kết hợp cả hai hình thức trên (hybrid). Để làm chủ mô hình làm việc hiện đại, doanh nghiệp cần chú ý 3 yếu tố chính sau đây: Quản lý từ xa bằng kết quả, không phải đầu việc Trao quyền, hướng dẫn và tin tưởng Áp dụng tư duy AGILE vào quản lý hàng ngày Sử dụng OKR (Quản trị theo Mục tiêu và Kết quả Then chốt) Mục tiêu dựa trên chỉ số có thể đo lường Thiết lập các chính sách và quy trình làm việc từ xa để duy trì mô hình bền vững Tận dụng nhiều kênh hỗ trợ giao tiếp và tương tác khác nhau để đảm bảo luồng thông tin Chủ động sắp xếp thời gian check-in và huấn luyện (coaching) Phát triển các phương pháp làm việc nhóm từ xa hiệu quả Trao đổi với các thành viên trong nhóm về các vấn đề ngoài công việc , chia sẻ với nhau về cuộc sống hàng ngày PwC 1. Thay đổi hành vi và phương cách quản lý 5 Tip hữu dụng: 1. Khi thảo luận về công việc, tập trung vào kết quả ● Yêu cầu nhân viên phải chịu trách nhiệm cho kết quả và các dấu mốc trong công việc ● Tin tưởng họ sẽ thực hiện đầu việc được giao 2. Áp dụng các phương pháp quản lý hiệu quả như AGILE ● Sử dụng Bảng Kanban để theo dõi các đầu việc hoạt động liên quan đến các mốc quan trọng ● Thiết lập thời gian check-in vào sángtối hàng ngày để kiểm tra và phát hiện kịp thời các khó khăn hay tiến độ bị chậm trễ Cân nhắc thay đổi phong cách và các phương pháp tiếp cận thông thường là một điểm khởi đầu tốt Trong bối cảnh làm việc từ xa, chúng ta cần xem xét lại phong cách quản lý đã áp dụng trong nhiều năm làm việc tại văn phòng. Thứ hai, 9h sáng Như thường lệ, Mai tham gia cuộc họp trực tuyến với nhóm dự án. Trong 30 phút, Mai check-in để giải quyết mọi khó khăn, cập nhật tiến độ, v.v.. Thông qua cuộc họp, các thành viên trong nhóm tranh thủ làm rõ các thắc mắc hoặc nêu lên các vấn đề đang gặp phải. Cuộc họp này diễn ra đều đặn 2 ngày 1 lần để đảm bảo tiến độ công việc. PwC 2. Phương pháp quản lý hiệu suất mới 6 Tip hữu dụng: Sử dụng OKR định kỳ hai tuần một lần để giám sát hiệu suất và đưa ra phản hồi cũng như đào tạo kịp thời dựa trên kết quả của nhân viên. Bảng biểu minh hoạ bên trái là phiên bản đơn giản của OKR mà PwC sử dụng. Trao quyền quản lý cho từng thành viên trong nhóm của bạn Việc ứng dụng các mục tiêu tập trung vào kết quả hoặc OKR vào giám sát tiến độ và đánh giá kết quả công việc giúp nhân viên làm việc từ xa theo sát các mốc thời gian chính và sự kiện quan trọng. Thứ tư, 9h sáng Mai sử dụng mục tiêu (OKR) để quản lý tiến độ và thảo luận về hiệu suất công việc trong các buổi họp check-in và đánh giá định kỳ. Cô ấy trao quyền cho nhân viên để họ tự đề xuất lịch trình làm việc và Mai sẽ theo dõi dựa trên kết quả công việc. Điều này cho phép Mai tập trung vào các vấn đề ưu tiên và đưa ra phản hồi (feedback) kịp thời để duy trì tiến độ. Công việc ít bị trì hoãn hơn khi tần suất feedback là hàng tuần hoặc 2 tuần 1 lần. Lưu ý: Các chính sách như thời gian trả lời yêu cầu dự kiến, thông báo cho các thành viên trong nhóm khi vắng mặt và duy trì các kênh liên lạc là chìa khóa để đảm bảo tiến độ công việc. Mục tiêu Đầu việc chính và hạn chót Các phép đo Xây dựng ấn phẩm “Kinh doanh tại Việt Nam” Tinh chỉnh các mẫu thiết kế và đề xuất vào ngày 309, dự kiến có 2 lượt đánh giá Thêm nội dung và hoàn thành trước ngày 1511 Thiết kế c...

Làm việc từ xa Làm chủ mô hình làm việc hiện đại Tháng 10, 2021 4 trên 5 doanh nghiệp tin rằng làm việc từ xa là xu hướng tất yếu Làm việc từ xa là một hình thức cho phép nhân viên làm việc Làm việc từ xa là xu hướng tất yếu của tương lai Một khảo sát toàn tại nhà hoặc ở nơi khác ngoài không gian truyền thống của cầu của PwC về “Tương lai của làm việc từ xa” chỉ ra rằng 80% doanh doanh nghiệp (theo Từ điển Cambridge) nghiệp tin rằng việc áp dụng hình thức làm việc này là chuẩn mực mới của thị trường lao động Khảo sát tiếp theo thực hiện vào tháng 8/2021 cho biết: 19% mong muốn làm việc từ xa hoàn toàn ngay cả khi đại dịch COVID-19 không còn đáng ngại 22% người tham gia khảo sát cho biết họ muốn chủ yếu làm việc tại văn phòng (làm việc từ xa 1 ngày hoặc ít hơn mỗi tuần) mong đợi một mô hình làm việc kết hợp 33% giữa lực lượng làm việc toàn thời gian tại văn phòng, với lực lượng vừa làm tại văn phòng vừa có thể làm từ xa (hybrid) PwC và lực lượng làm việc hoàn toàn từ xa 2 Những xu hướng chính thay đổi kỳ vọng về lực lượng lao động và môi trường kinh doanh Người lao động Người sử dụng lao động ● Sự bùng nổ thế hệ Z (Gen Z) - 80% thế hệ Z tin rằng họ có thể làm việc từ xa hiệu quả Dự đoán ● Tuyển dụng nhân tài - Nhu cầu về nhân lực và đến năm 2025, thế hệ Z, nhân tố mới nhất tham gia các bộ kỹ năng cụ thể khiến doanh nghiệp tìm lực lượng lao động, sẽ chiếm 1 phần 3 dân số trong kiếm nhân tài vượt qua khoảng cách địa lý độ tuổi lao động của Việt Nam ● Hưởng lợi từ đầu tư - Các khoản đầu tư vào các ● Thay đổi kỳ vọng - Công nghệ tiên tiến và những công cụ và công nghệ hỗ trợ làm việc nhóm (ví dụ: cuộc chiến thu hút nhân tài khiến người lao động kỳ các phương tiện viễn thông) đang phát huy hiệu vọng vào khả năng được làm việc linh hoạt quả khi doanh nghiệp làm việc từ xa ● Đại dịch COVID-19 kéo dài - Người lao động bày ● Thực hiện quy phạm kinh doanh mới - Nhiều tỏ mối lo ngại về việc các biến thể mới lây lan khi doanh nghiệp có kế hoạch thay đổi về diện tích làm việc trong môi trường văn phòng khép kín văn phòng mà họ cần sử dụng cũng như phương pháp hỗ trợ nhân viên làm việc hiệu quả trong bất PwC kỳ hoàn cảnh nào 3 3 yếu tố cần thiết để quản lý hiệu quả lực lượng lao động từ xa Rất nhiều tổ chức đang lên kế hoạch cho một mô hình kết hợp bao gồm làm việc tại chỗ, làm việc từ xa và mô hình kết hợp cả hai hình thức trên (hybrid) Để làm chủ mô hình làm việc hiện đại, doanh nghiệp cần chú ý 3 yếu tố chính sau đây: 1 Thay đổi hành vi và phong cách 2 Phương pháp quản lý hiệu suất 3 Xây dựng quan hệ và chủ động quản lý mới quan tâm tới sức khỏe của nhân viên • Quản lý từ xa bằng kết quả, không • Sử dụng OKR (Quản trị theo Mục phải đầu việc tiêu và Kết quả Then chốt) / Mục • Chủ động sắp xếp thời gian check-in tiêu dựa trên chỉ số có thể đo lường và huấn luyện (coaching) • Trao quyền, hướng dẫn và tin tưởng • Thiết lập các chính sách và quy • Phát triển các phương pháp làm trình làm việc từ xa để duy trì mô việc nhóm từ xa hiệu quả • Áp dụng tư duy AGILE vào quản lý hình bền vững hàng ngày • Trao đổi với các thành viên trong • Tận dụng nhiều kênh hỗ trợ giao nhóm về các vấn đề ngoài công tiếp và tương tác khác nhau để việc, chia sẻ với nhau về cuộc sống đảm bảo luồng thông tin hàng ngày PwC 4 1 Thay đổi hành vi và phương cách quản lý Cân nhắc thay đổi phong cách và các phương pháp tiếp cận thông thường là một điểm khởi đầu tốt Trong bối cảnh làm việc từ xa, chúng ta cần xem xét lại phong cách quản lý đã áp dụng trong nhiều năm làm việc tại văn phòng Thứ hai, 9h sáng Tip hữu dụng: 1 Khi thảo luận về công việc, tập trung vào kết quả Như thường lệ, Mai tham gia cuộc họp trực tuyến với nhóm dự án Trong 30 phút, Mai check-in để giải ● Yêu cầu nhân viên phải chịu trách nhiệm cho kết quả quyết mọi khó khăn, cập nhật tiến độ, v.v Thông qua và các dấu mốc trong công việc cuộc họp, các thành viên trong nhóm tranh thủ làm rõ các thắc mắc hoặc nêu lên các vấn đề đang gặp ● Tin tưởng họ sẽ thực hiện đầu việc được giao phải Cuộc họp này diễn ra đều đặn 2 ngày 1 lần để đảm bảo tiến độ công việc 2 Áp dụng các phương pháp quản lý hiệu quả như AGILE ● Sử dụng Bảng Kanban để theo dõi các đầu việc / PwC hoạt động liên quan đến các mốc quan trọng ● Thiết lập thời gian check-in vào sáng/tối hàng ngày để kiểm tra và phát hiện kịp thời các khó khăn hay tiến độ bị chậm trễ 5 2 Phương pháp quản lý hiệu suất mới Thứ tư, 9h sáng Trao quyền quản lý cho từng thành viên trong nhóm của bạn Mai sử dụng mục tiêu (OKR) để quản lý tiến độ và thảo luận về hiệu suất công việc trong các buổi họp check-in và đánh giá định Việc ứng dụng các mục tiêu tập trung vào kết quả kỳ Cô ấy trao quyền cho nhân viên để họ tự đề xuất lịch trình làm hoặc OKR vào giám sát tiến độ và đánh giá kết quả việc và Mai sẽ theo dõi dựa trên kết quả công việc công việc giúp nhân viên làm việc từ xa theo sát các mốc thời gian chính và sự kiện quan trọng Điều này cho phép Mai tập trung vào các vấn đề ưu tiên và đưa ra phản hồi (feedback) kịp thời để duy trì tiến độ Công việc ít bị trì hoãn hơn khi tần suất feedback là hàng tuần hoặc 2 tuần 1 lần Quản lý đặt ra Nhân viên và quản lý cùng Cả hai bên cùng Tip hữu dụng: thiết kế thống nhất Mục tiêu Sử dụng OKR định kỳ hai Xây dựng ấn phẩm “Kinh doanh tại Việt Nam” Đầu việc chính và hạn chót Các phép đo tuần một lần để giám sát Tinh chỉnh các mẫu thiết kế và đề xuất vào Thiết kế cuối cùng được phê duyệt vào hiệu suất và đưa ra phản hồi ngày 30/9, dự kiến có 2 lượt đánh giá ngày 1/1/2022 Thêm nội dung và hoàn thành trước ngày cũng như đào tạo kịp thời 15/11 dựa trên kết quả của nhân viên Bảng biểu minh hoạ bên trái là phiên bản đơn Lưu ý: Các chính sách như thời gian trả lời yêu cầu dự kiến, thông báo cho các thành viên trong nhóm khi vắng mặt và duy trì các kênh liên lạc là chìa khóa để đảm bảo tiến giản của OKR mà PwC sử độ công việc PwC dụng 6 3 Xây dựng quan hệ và chủ động quan tâm tới sức khỏe của nhân viên Thứ năm, 4h chiều Đừng đánh giá thấp việc xây dựng quan hệ với đồng nghiệp Mai nhận thấy một thành viên trong nhóm, Lân thường đến muộn trong các cuộc họp Các công việc Văn gần đây cũng Làm việc trực tuyến làm mất đi cơ hội kết nối và giao không đạt tiêu chuẩn Trong một lần check-in 1-1, Mai được tiếp mà chúng ta thường có tại môi trường truyền biết người thân của Lân phải nhập viện nên anh ấy phải nấu thống Doanh nghiệp cần áp dụng các hoạt động ăn cho các anh chị em và mang đồ ăn vào cho mẹ trong 3 nhằm xây dựng quan hệ vào quản lý từ xa, qua đó, ngày qua Mai đã phân bổ lại công việc cho Lân xây dựng niềm tin giữa các nhân viên Tips hữu ích: 1 Chúng ta sẽ khó phát hiện các thách thức khi không thể quan sát và đọc cảm xúc của nhân viên thông qua các phương tiện trực tuyến - vì vậy, dành thời gian để check-in là rất quan trọng 2 Làm việc từ xa (đặc biệt là khi giãn cách xã hội) là rất khó khăn Do đó, việc quan tâm đến đời sống hàng ngày của nhân viên sẽ giúp quản lý hỗ trợ nhóm của mình tốt hơn 3 Phát triển các phương pháp làm việc nhóm hiệu quả, đặc biệt là các kỳ vọng xung quanh làm việc từ xa; Xác định thời gian trả PwC lời yêu cầu, xây dựng các hướng dẫn về thời gian và phương pháp cập nhật; Sắp xếp thời gian để tương tác trực tuyến (không chỉ về công việc), khuyến khích tương tác qua video, v.v 7 Các bước để 1 2 3 doanh nghiệp ứng dụng Xem xét mô hình hoạt Xem xét cơ sở hạ tầng Xây dựng các chính hoàn toàn mô động/cấu trúc nhằm CNTT và tận dụng các sách và quy trình nhân hình làm việc hỗ trợ mô hình kết công cụ công nghệ để sự với các hướng dẫn mới này: hợp (hybrid) xuyên hỗ trợ hợp tác giữa phù hợp để hỗ trợ lực suốt quá trình hoạt nhân viên lượng lao động làm động việc hoàn toàn từ xa 4 5 6 Làm việc với các bộ Xây dựng các kênh và Đào tạo các nhà phận quản lý rủi ro, nền tảng hỗ trợ giao quản lý về kỹ năng tuân thủ và pháp lý để tiếp và tương tác từ xa quản lý từ xa xác định rủi ro liên quan tới lực lượng lao động PwC 8 Ví dụ điển hình: Xây dựng định vị giá trị nhân viên (EVP) lý tưởng cho tương lai KHÁCH HÀNG CỦA PwC Các giai đoạn trong dự án: Một số kết quả nổi bật: Một ngân hàng lớn, hiện hoạt động tại hơn 50 thị trường Xem xét mô hình/cấu trúc hoạt động: ● COO và Trưởng bộ phận Nhân sự của từng quốc gia chỉ Thiết lập chiến lược EVP Xác định đạo lên kế hoạch về làm việc linh hoạt dựa trên định YÊU CẦU phương pháp làm việc linh hoạt cho từng hướng của trụ sở chính và những cân nhắc về chính Tái định hình nguồn nhân lực nhóm nhân viên cụ thể sách, pháp lý, tuân thủ và tài sản tại địa phương tương lai theo mô hình kết hợp (hybrid) cho phép nhân viên làm Phát triển chính sách và quy trình ● Hợp đồng lao động linh hoạt mới, hỗ trợ (1) tối đa hai vị việc linh hoạt hơn nhân sự: Tinh chỉnh hoạt động nhân sự, trí làm việc trong một quốc gia và (2) tùy chọn các lương thưởng và phúc lợi, các quy trình phương thức làm việc phù hợp (ví dụ: thiết lập giờ làm PwC và thủ tục để hỗ trợ môi trường làm việc việc cố định hoặc linh động giờ làm việc trong tuần) từ xa ● Trợ cấp một lần nhằm hỗ trợ chi phí lắp đặt, thành lập Cung cấp kế hoạch ‘Thay đổi & Kích văn phòng tại nhà, áp dụng cho nhân viên lựa chọn hình hoạt’ (Change & Enablement): Lên kế thức làm việc từ xa/tại nhà Các khoản chi về tiện ích, đi hoạch Sprint về văn hóa, truyền thông và lại giữa nhà và cơ quan và lắp đặt thiết bị sẽ không thay đổi dòng công việc để tạo điều kiện được hoàn lại cho mô hình làm việc mới ● Hỗ trợ bộ phận Nhân sự và chuyển đổi văn hoá (ví dụ: Hướng dẫn cho Lãnh đạo bộ phận Nhân sự và nhân viên, các câu hỏi thường gặp - FAQ) ● Chuyển đổi không gian và công nghệ tại nơi làm việc nhằm cải thiện công nghệ phù hợp với không gian số và nâng cao nền tảng hỗ trợ làm việc nhóm, cho phép nhân viên làm việc linh hoạt hơn 9 Chuyên gia của PwC Việt Nam Johnathan Ooi Chris Lee Lã Trần Minh Nguyễn Hiền Giang Phó Tổng giám đốc Trưởng phòng cao cấp, Trưởng phòng cao cấp, Trưởng phòng cao cấp, Lãnh đạo Dịch vụ Tư vấn Tư vấn Chuyển đổi Nguồn nhân lực Tư vấn Chuyển đổi Nguồn nhân lực Tư vấn Chuyển đổi Nguồn nhân lực và Thương vụ M: +84 902 717 062 M: +84 908 249 157 M: +84 988 016 806 M: +84 28 3823 0796 E: lee.aik.sern@pwc.com E: la.minh.tran@pwc.com E: nguyen.hien.giang@pwc.com E: johnathan.sl.ooi@pwc.com Cash conservation and management September 2021 PwC Đây là một kỷ nguyên mới - một kỷ nguyên tập trung vào mô hình làm việc kết hợp và những phương pháp làm việc mới Quét mã để TP Hồ Chí Minh TP Hà Nội tìm hiểu Lầu 8, Saigon Tower Lầu 16, Keangnam Landmark thêm 29 Lê Duẩn 72 Phạm Hùng Quận 1 Quận Nam Từ Liêm TP Hồ Chí Minh, Việt Nam TP Hà Nội, Việt Nam ĐT: +84 28 3823 0796 ĐT: +84 24 3946 2246 Tài liệu này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin tổng quát và không được sử dụng thay cho ý kiến tư vấn của các tư vấn viên chuyên nghiệp Tại PwC Việt Nam, mục tiêu của chúng tôi là tạo dựng uy tín trong xã hội và giải quyết các vấn đề quan trọng Chúng tôi là thành viên của mạng lưới các công ty PwC tại 156 quốc gia với hơn 295.000 nhân viên luôn cam kết cung cấp các dịch vụ kiểm toán và đảm bảo, tư vấn quản lý tài chính, tư vấn thuế và pháp lý chất lượng cao Hãy trao đổi với chúng tôi các vấn đề của bạn và tìm hiểu rõ hơn về chúng tôi bằng cách truy cập trang web www.pwc.com/vn ©2021 Công ty TNHH PwC (Việt Nam) Bảo lưu mọi quyền Trong tài liệu này, “PwC” là Công ty TNHH PwC (Việt Nam), và trong một số trường hợp có thể là mạng lưới PwC, trong đó mỗi công ty thành viên là một pháp nhân độc lập và riêng biệt Vui lòng truy cập www.pwc.com/structure để biết thêm chi tiết