LÀM VIỆC TỪ XA LÀM CHỦ MÔ HÌNH LÀM VIỆC HIỆN ĐẠI

Kinh Tế - Quản Lý - Kinh tế - Quản lý - Quản trị kinh doanh Tháng 10, 2021 Làm việc từ xa Làm chủ mô hình làm việc hiện đại PwC 4 trên 5 doanh nghiệp tin rằng làm việc từ xa là xu hướng tất yếu Làm việc từ xa là xu hướng tất yếu của tương lai. Một khảo sát toàn cầu của PwC về “Tương lai của làm việc từ xa” chỉ ra rằng 80 doanh nghiệp tin rằng việc áp dụng hình thức làm việc này là chuẩn mực mới của thị trường lao động. Khảo sát tiếp theo thực hiện vào tháng 82021 cho biết: 2 19 22 Làm việc từ xa là một hình thức cho phép nhân viên làm việc tại nhà hoặc ở nơi khác ngoài không gian truyền thống của doanh nghiệp (theo Từ điển Cambridge). mong muốn làm việc từ xa hoàn toàn ngay cả khi đại dịch COVID-19 không còn đáng ngại. 33 người tham gia khảo sát cho biết họ muốn chủ yếu làm việc tại văn phòng (làm việc từ xa 1 ngày hoặc ít hơn mỗi tuần). mong đợi một mô hình làm việc kết hợp giữa lực lượng làm việc toàn thời gian tại văn phòng, với lực lượng vừa làm tại văn phòng vừa có thể làm từ xa (hybrid) và lực lượng làm việc hoàn toàn từ xa. PwC Những xu hướng chính thay đổi kỳ vọng về lực lượng lao động và môi trường kinh doanh 3 Người lao động Người sử dụng lao động ● Sự bùng nổ thế hệ Z (Gen Z) - 80 thế hệ Z tin rằng họ có thể làm việc từ xa hiệu quả. Dự đoán đến năm 2025, thế hệ Z, nhân tố mới nhất tham gia lực lượng lao động, sẽ chiếm 1 phần 3 dân số trong độ tuổi lao động của Việt Nam. ● Thay đổi kỳ vọng - Công nghệ tiên tiến và những cuộc chiến thu hút nhân tài khiến người lao động kỳ vọng vào khả năng được làm việc linh hoạt. ● Đại dịch COVID-19 kéo dài - Người lao động bày tỏ mối lo ngại về việc các biến thể mới lây lan khi làm việc trong môi trường văn phòng khép kín. ● Tuyển dụng nhân tài - Nhu cầu về nhân lực và các bộ kỹ năng cụ thể khiến doanh nghiệp tìm kiếm nhân tài vượt qua khoảng cách địa lý. ● Hưởng lợi từ đầu tư - Các khoản đầu tư vào các công cụ và công nghệ hỗ trợ làm việc nhóm (ví dụ: các phương tiện viễn thông) đang phát huy hiệu quả khi doanh nghiệp làm việc từ xa. ● Thực hiện quy phạm kinh doanh mới - Nhiều doanh nghiệp có kế hoạch thay đổi về diện tích văn phòng mà họ cần sử dụng cũng như phương pháp hỗ trợ nhân viên làm việc hiệu quả trong bất kỳ hoàn cảnh nào. PwC 1. Thay đổi hành vi và phong cách quản lý 3 yếu tố cần thiết để quản lý hiệu quả lực lượng lao động từ xa 4 3. Xây dựng quan hệ và chủ động quan tâm tới sức khỏe của nhân viên 2. Phương pháp quản lý hiệu suất mới Rất nhiều tổ chức đang lên kế hoạch cho một mô hình kết hợp bao gồm làm việc tại chỗ, làm việc từ xa và mô hình kết hợp cả hai hình thức trên (hybrid). Để làm chủ mô hình làm việc hiện đại, doanh nghiệp cần chú ý 3 yếu tố chính sau đây: Quản lý từ xa bằng kết quả, không phải đầu việc Trao quyền, hướng dẫn và tin tưởng Áp dụng tư duy AGILE vào quản lý hàng ngày Sử dụng OKR (Quản trị theo Mục tiêu và Kết quả Then chốt) Mục tiêu dựa trên chỉ số có thể đo lường Thiết lập các chính sách và quy trình làm việc từ xa để duy trì mô hình bền vững Tận dụng nhiều kênh hỗ trợ giao tiếp và tương tác khác nhau để đảm bảo luồng thông tin Chủ động sắp xếp thời gian check-in và huấn luyện (coaching) Phát triển các phương pháp làm việc nhóm từ xa hiệu quả Trao đổi với các thành viên trong nhóm về các vấn đề ngoài công việc , chia sẻ với nhau về cuộc sống hàng ngày PwC 1. Thay đổi hành vi và phương cách quản lý 5 Tip hữu dụng: 1. Khi thảo luận về công việc, tập trung vào kết quả ● Yêu cầu nhân viên phải chịu trách nhiệm cho kết quả và các dấu mốc trong công việc ● Tin tưởng họ sẽ thực hiện đầu việc được giao 2. Áp dụng các phương pháp quản lý hiệu quả như AGILE ● Sử dụng Bảng Kanban để theo dõi các đầu việc hoạt động liên quan đến các mốc quan trọng ● Thiết lập thời gian check-in vào sángtối hàng ngày để kiểm tra và phát hiện kịp thời các khó khăn hay tiến độ bị chậm trễ Cân nhắc thay đổi phong cách và các phương pháp tiếp cận thông thường là một điểm khởi đầu tốt Trong bối cảnh làm việc từ xa, chúng ta cần xem xét lại phong cách quản lý đã áp dụng trong nhiều năm làm việc tại văn phòng. Thứ hai, 9h sáng Như thường lệ, Mai tham gia cuộc họp trực tuyến với nhóm dự án. Trong 30 phút, Mai check-in để giải quyết mọi khó khăn, cập nhật tiến độ, v.v.. Thông qua cuộc họp, các thành viên trong nhóm tranh thủ làm rõ các thắc mắc hoặc nêu lên các vấn đề đang gặp phải. Cuộc họp này diễn ra đều đặn 2 ngày 1 lần để đảm bảo tiến độ công việc. PwC 2. Phương pháp quản lý hiệu suất mới 6 Tip hữu dụng: Sử dụng OKR định kỳ hai tuần một lần để giám sát hiệu suất và đưa ra phản hồi cũng như đào tạo kịp thời dựa trên kết quả của nhân viên. Bảng biểu minh hoạ bên trái là phiên bản đơn giản của OKR mà PwC sử dụng. Trao quyền quản lý cho từng thành viên trong nhóm của bạn Việc ứng dụng các mục tiêu tập trung vào kết quả hoặc OKR vào giám sát tiến độ và đánh giá kết quả công việc giúp nhân viên làm việc từ xa theo sát các mốc thời gian chính và sự kiện quan trọng. Thứ tư, 9h sáng Mai sử dụng mục tiêu (OKR) để quản lý tiến độ và thảo luận về hiệu suất công việc trong các buổi họp check-in và đánh giá định kỳ. Cô ấy trao quyền cho nhân viên để họ tự đề xuất lịch trình làm việc và Mai sẽ theo dõi dựa trên kết quả công việc. Điều này cho phép Mai tập trung vào các vấn đề ưu tiên và đưa ra phản hồi (feedback) kịp thời để duy trì tiến độ. Công việc ít bị trì hoãn hơn khi tần suất feedback là hàng tuần hoặc 2 tuần 1 lần. Lưu ý: Các chính sách như thời gian trả lời yêu cầu dự kiến, thông báo cho các thành viên trong nhóm khi vắng mặt và duy trì các kênh liên lạc là chìa khóa để đảm bảo tiến độ công việc. Mục tiêu Đầu việc chính và hạn chót Các phép đo Xây dựng ấn phẩm “Kinh doanh tại Việt Nam” Tinh chỉnh các mẫu thiết kế và đề xuất vào ngày 309, dự kiến có 2 lượt đánh giá Thêm nội dung và hoàn thành trước ngày 1511 Thiết kế c...

Tháng 10, 2021

Làm việc từ xa

Làm chủ mô hình làm việc hiện đại

4 trên 5 doanh nghiệp tin rằng làm việc từ xa là xu hướng tất yếu

Làm việc từ xa là xu hướng tất yếu của tương lai Một khảo sát toàn cầu của PwC về “Tương lai của làm việc từ xa” chỉ ra rằng 80% doanh nghiệp tin rằng việc áp dụng hình thức làm việc này là chuẩn mực mới của thị trường lao động Khảo sát tiếp theo thực hiện vào tháng 8/2021 cho biết:

2

19%

22%

Làm việc từ xa là một hình thức cho phép nhân viên làm việc

tại nhà hoặc ở nơi khác ngoài không gian truyền thống của

doanh nghiệp (theo Từ điển Cambridge)

mong muốn làm việc từ xa hoàn toàn ngay cả khi đại dịch COVID-19 không còn đáng ngại

33%

người tham gia khảo sát cho biết họ muốn chủ yếu làm việc tại văn

phòng (làm việc từ xa 1 ngày hoặc ít hơn mỗi tuần)

mong đợi một mô hình làm việc kết hợp giữa lực lượng làm việc toàn thời gian tại văn phòng, với lực lượng vừa làm tại văn phòng vừa có thể làm từ xa (hybrid)

và lực lượng làm việc hoàn toàn từ xa

Những xu hướng chính thay đổi kỳ vọng về lực lượng lao động

và môi trường kinh doanh

3

lao động

● Sự bùng nổ thế hệ Z (Gen Z) - 80% thế hệ Z tin

rằng họ có thể làm việc từ xa hiệu quả Dự đoán

đến năm 2025, thế hệ Z, nhân tố mới nhất tham gia

lực lượng lao động, sẽ chiếm 1 phần 3 dân số trong

độ tuổi lao động của Việt Nam

● Thay đổi kỳ vọng - Công nghệ tiên tiến và những

cuộc chiến thu hút nhân tài khiến người lao động kỳ

vọng vào khả năng được làm việc linh hoạt

● Đại dịch COVID-19 kéo dài - Người lao động bày

tỏ mối lo ngại về việc các biến thể mới lây lan khi

làm việc trong môi trường văn phòng khép kín

● Tuyển dụng nhân tài - Nhu cầu về nhân lực và

các bộ kỹ năng cụ thể khiến doanh nghiệp tìm kiếm nhân tài vượt qua khoảng cách địa lý

● Hưởng lợi từ đầu tư - Các khoản đầu tư vào các

công cụ và công nghệ hỗ trợ làm việc nhóm (ví dụ:

các phương tiện viễn thông) đang phát huy hiệu quả khi doanh nghiệp làm việc từ xa

● Thực hiện quy phạm kinh doanh mới - Nhiều

doanh nghiệp có kế hoạch thay đổi về diện tích văn phòng mà họ cần sử dụng cũng như phương pháp hỗ trợ nhân viên làm việc hiệu quả trong bất

kỳ hoàn cảnh nào

1 Thay đổi hành vi và phong cách

quản lý

3 yếu tố cần thiết để quản lý hiệu quả lực lượng lao động từ xa

4

3 Xây dựng quan hệ và chủ động quan tâm tới sức khỏe của nhân viên

2 Phương pháp quản lý hiệu suất mới

Rất nhiều tổ chức đang lên kế hoạch cho một mô hình kết hợp bao gồm làm việc tại chỗ, làm việc từ xa và mô hình kết hợp cả hai hình thức trên (hybrid) Để làm chủ mô hình làm việc hiện đại, doanh nghiệp cần chú ý 3 yếu tố chính sau đây:

• Quản lý từ xa bằng kết quả, không

phải đầu việc

• Trao quyền, hướng dẫn và tin

tưởng

• Áp dụng tư duy AGILE vào quản lý

hàng ngày

• Sử dụng OKR (Quản trị theo Mục

tiêu và Kết quả Then chốt) / Mục tiêu dựa trên chỉ số có thể đo lường

• Thiết lập các chính sách và quy

trình làm việc từ xa để duy trì mô

hình bền vững

• Tận dụng nhiều kênh hỗ trợ giao

tiếp và tương tác khác nhau để

đảm bảo luồng thông tin

• Chủ động sắp xếp thời gian check-in

và huấn luyện (coaching)

• Phát triển các phương pháp làm

việc nhóm từ xa hiệu quả

• Trao đổi với các thành viên trong

nhóm về các vấn đề ngoài công

việc, chia sẻ với nhau về cuộc sống

hàng ngày

1 Thay đổi hành vi và phương cách quản lý

5

Tip hữu dụng:

1 Khi thảo luận về công việc, tập trung vào kết quả

● Yêu cầu nhân viên phải chịu trách nhiệm cho kết quả

và các dấu mốc trong công việc

● Tin tưởng họ sẽ thực hiện đầu việc được giao

2 Áp dụng các phương pháp quản lý hiệu quả như AGILE

● Sử dụng Bảng Kanban để theo dõi các đầu việc / hoạt động liên quan đến các mốc quan trọng

● Thiết lập thời gian check-in vào sáng/tối hàng ngày

để kiểm tra và phát hiện kịp thời các khó khăn hay tiến độ bị chậm trễ

Cân nhắc thay đổi phong cách và các phương pháp tiếp cận thông thường là một điểm khởi đầu tốt

Trong bối cảnh làm việc từ xa, chúng ta cần xem xét lại phong cách quản lý đã áp dụng trong nhiều năm làm việc tại văn phòng.

Thứ hai, 9h sáng

Như thường lệ, Mai tham gia cuộc họp trực tuyến với

nhóm dự án Trong 30 phút, Mai check-in để giải

quyết mọi khó khăn, cập nhật tiến độ, v.v Thông qua

cuộc họp, các thành viên trong nhóm tranh thủ làm rõ

các thắc mắc hoặc nêu lên các vấn đề đang gặp

phải Cuộc họp này diễn ra đều đặn 2 ngày 1 lần để

đảm bảo tiến độ công việc

2 Phương pháp quản lý hiệu suất mới

6

Tip hữu dụng:

Sử dụng OKR định kỳ hai

tuần một lần để giám sát hiệu suất và đưa ra phản hồi

cũng như đào tạo kịp thời dựa trên kết quả của nhân viên Bảng biểu minh hoạ bên trái là phiên bản đơn giản của OKR mà PwC sử dụng

Trao quyền quản lý cho từng thành viên trong nhóm của bạn

Việc ứng dụng các mục tiêu tập trung vào kết quả hoặc OKR vào giám sát tiến độ và đánh giá kết quả công việc giúp nhân viên làm việc từ xa theo sát các mốc thời gian chính và sự kiện quan trọng.

Thứ tư, 9h sáng

Mai sử dụng mục tiêu (OKR) để quản lý tiến độ và thảo luận về

hiệu suất công việc trong các buổi họp check-in và đánh giá định

kỳ Cô ấy trao quyền cho nhân viên để họ tự đề xuất lịch trình làm

việc và Mai sẽ theo dõi dựa trên kết quả công việc

Điều này cho phép Mai tập trung vào các vấn đề ưu tiên và đưa

ra phản hồi (feedback) kịp thời để duy trì tiến độ Công việc ít bị

trì hoãn hơn khi tần suất feedback là hàng tuần hoặc 2 tuần 1 lần

Lưu ý: Các chính sách như thời gian trả lời yêu cầu dự kiến, thông báo cho các thành viên trong nhóm khi vắng mặt và duy trì các kênh liên lạc là chìa khóa để đảm bảo tiến

độ công việc.

Mục tiêu Đầu việc chính và hạn chót Các phép đo

Xây dựng ấn phẩm “Kinh doanh tại Việt

Nam”

Tinh chỉnh các mẫu thiết kế và đề xuất vào ngày 30/9, dự kiến có 2 lượt đánh giá Thêm nội dung và hoàn thành trước ngày 15/11

Thiết kế cuối cùng được phê duyệt vào ngày 1/1/2022

Nhân viên và quản lý cùng

thiết kế Cả hai bên cùng

thống nhất Quản lý đặt ra

Tips hữu ích:

1 Chúng ta sẽ khó phát hiện các thách thức khi không thể quan sát và đọc cảm xúc của nhân viên thông qua các phương tiện trực

tuyến - vì vậy, dành thời gian để check-in là rất quan trọng

2 Làm việc từ xa (đặc biệt là khi giãn cách xã hội) là rất khó khăn Do đó, việc quan tâm đến đời sống hàng ngày của nhân viên sẽ

giúp quản lý hỗ trợ nhóm của mình tốt hơn

3 Phát triển các phương pháp làm việc nhóm hiệu quả, đặc biệt là các kỳ vọng xung quanh làm việc từ xa; Xác định thời gian trả

lời yêu cầu, xây dựng các hướng dẫn về thời gian và phương pháp cập nhật; Sắp xếp thời gian để tương tác trực tuyến (không chỉ về công việc), khuyến khích tương tác qua video, v.v

Đừng đánh giá thấp việc xây dựng quan hệ với đồng nghiệp

Làm việc trực tuyến làm mất đi cơ hội kết nối và giao tiếp mà chúng ta thường có tại môi trường truyền thống Doanh nghiệp cần áp dụng các hoạt động nhằm xây dựng quan hệ vào quản lý từ xa, qua đó, xây dựng niềm tin giữa các nhân viên.

3 Xây dựng quan hệ và chủ động quan tâm tới sức khỏe của nhân viên

7

Thứ năm, 4h chiều

Mai nhận thấy một thành viên trong nhóm, Lân thường đến

muộn trong các cuộc họp Các công việc Văn gần đây cũng

không đạt tiêu chuẩn Trong một lần check-in 1-1, Mai được

biết người thân của Lân phải nhập viện nên anh ấy phải nấu

ăn cho các anh chị em và mang đồ ăn vào cho mẹ trong 3

ngày qua Mai đã phân bổ lại công việc cho Lân

Các bước để

doanh nghiệp

ứng dụng

hoàn toàn mô

hình làm việc

mới này:

8

5

3

Xây dựng các chính sách và quy trình nhân

sự với các hướng dẫn phù hợp để hỗ trợ lực lượng lao động làm việc hoàn toàn từ xa

6

Đào tạo các nhà quản lý về kỹ năng quản lý từ xa

2

Xem xét cơ sở hạ tầng CNTT và tận dụng các công cụ công nghệ để

hỗ trợ hợp tác giữa nhân viên

1

Xem xét mô hình hoạt động/cấu trúc nhằm

hỗ trợ mô hình kết hợp (hybrid) xuyên suốt quá trình hoạt động

4

Làm việc với các bộ phận quản lý rủi ro, tuân thủ và pháp lý để xác định rủi ro liên quan tới lực lượng lao động

Xây dựng các kênh và nền tảng hỗ trợ giao tiếp và tương tác từ xa

PwC 9

Ví dụ điển hình: Xây dựng định vị giá trị nhân viên (EVP) lý tưởng

cho tương lai

Các giai đoạn trong dự án: Một số kết quả nổi bật:

● COO và Trưởng bộ phận Nhân sự của từng quốc gia chỉ đạo lên kế hoạch về làm việc linh hoạt dựa trên định hướng của trụ sở chính và những cân nhắc về chính sách, pháp lý, tuân thủ và tài sản tại địa phương

● Hợp đồng lao động linh hoạt mới, hỗ trợ (1) tối đa hai vị trí làm việc trong một quốc gia và (2) tùy chọn các

phương thức làm việc phù hợp (ví dụ: thiết lập giờ làm việc cố định hoặc linh động giờ làm việc trong tuần)

● Trợ cấp một lần nhằm hỗ trợ chi phí lắp đặt, thành lập văn phòng tại nhà, áp dụng cho nhân viên lựa chọn hình thức làm việc từ xa/tại nhà Các khoản chi về tiện ích, đi lại giữa nhà và cơ quan và lắp đặt thiết bị sẽ không được hoàn lại

● Hỗ trợ bộ phận Nhân sự và chuyển đổi văn hoá (ví dụ: Hướng dẫn cho Lãnh đạo bộ phận Nhân sự và nhân viên, các câu hỏi thường gặp - FAQ)

● Chuyển đổi không gian và công nghệ tại nơi làm việc nhằm cải thiện công nghệ phù hợp với không gian số và nâng cao nền tảng hỗ trợ làm việc nhóm, cho phép nhân viên làm việc linh hoạt hơn

KHÁCH HÀNG CỦA PwC

Một ngân hàng lớn, hiện hoạt

động tại hơn 50 thị trường

YÊU CẦU

Tái định hình nguồn nhân lực

tương lai theo mô hình kết hợp

(hybrid) cho phép nhân viên làm

việc linh hoạt hơn

Xem xét mô hình/cấu trúc hoạt động:

Thiết lập chiến lược EVP Xác định phương pháp làm việc linh hoạt cho từng nhóm nhân viên cụ thể

Phát triển chính sách và quy trình

lương thưởng và phúc lợi, các quy trình

và thủ tục để hỗ trợ môi trường làm việc

từ xa

Cung cấp kế hoạch ‘Thay đổi & Kích

hoạch Sprint về văn hóa, truyền thông và thay đổi dòng công việc để tạo điều kiện cho mô hình làm việc mới

Cash conservation and management September 2021

Chuyên gia của PwC Việt Nam

Johnathan Ooi

Phó Tổng giám đốc

Lãnh đạo Dịch vụ Tư vấn

và Thương vụ

M: +84 28 3823 0796

E: johnathan.sl.ooi@pwc.com

Chris Lee

Trưởng phòng cao cấp,

Tư vấn Chuyển đổi Nguồn nhân lực

M: +84 902 717 062 E: lee.aik.sern@pwc.com

Lã Trần Minh

Trưởng phòng cao cấp,

Tư vấn Chuyển đổi Nguồn nhân lực

M: +84 908 249 157 E: la.minh.tran@pwc.com

Nguyễn Hiền Giang

Trưởng phòng cao cấp,

Tư vấn Chuyển đổi Nguồn nhân lực

M: +84 988 016 806 E: nguyen.hien.giang@pwc.com

Đây là một kỷ nguyên mới - một kỷ

nguyên tập trung vào mô hình làm

việc kết hợp và những phương pháp

làm việc mới.

Tài liệu này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin tổng quát và không được sử dụng thay cho ý kiến tư vấn của các tư vấn viên chuyên nghiệp.

Tại PwC Việt Nam, mục tiêu của chúng tôi là tạo dựng uy tín trong xã hội và giải quyết các vấn đề quan trọng Chúng tôi là thành viên của mạng lưới các công ty PwC tại 156 quốc gia với hơn 295.000 nhân viên luôn cam kết cung cấp các dịch vụ kiểm toán và đảm bảo, tư vấn quản lý tài chính, tư vấn thuế và pháp lý chất lượng cao Hãy trao đổi với chúng tôi các vấn đề của bạn và tìm hiểu rõ hơn về chúng tôi bằng cách truy cập trang web www.pwc.com/vn.

©2021 Công ty TNHH PwC (Việt Nam) Bảo lưu mọi quyền Trong tài liệu này, “PwC” là Công ty TNHH PwC (Việt Nam), và trong một số trường hợp có thể là mạng lưới PwC, trong đó mỗi công ty thành viên là một pháp nhân độc lập và riêng biệt Vui lòng truy cập www.pwc.com/structure để biết thêm chi tiết.

Quét mã để tìm hiểu thêm

TP Hồ Chí Minh

Lầu 8, Saigon Tower

29 Lê Duẩn Quận 1

TP Hồ Chí Minh, Việt Nam ĐT: +84 28 3823 0796

TP Hà Nội

Lầu 16, Keangnam Landmark

72 Phạm Hùng Quận Nam Từ Liêm

TP Hà Nội, Việt Nam ĐT: +84 24 3946 2246