ĐÁNH GIÁ TÁC ĐỘNG CỦA GIAN LẬN THÔNG QUA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ĐẾN UY TÍN VÀ DANH TIẾNG CỦA DOANH NGHIỆP

BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

BÀI TẬP NHÓM

MÔN: HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

ĐÁNH GIÁ TÁC ĐỘNG CỦA GIAN LẬN THÔNG QUA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ĐẾN UY TÍN VÀ DANH TIẾNG CỦA DOANH NGHIỆP

GVHD: Nguyễn Hương Anh

MỤC LỤC

I Khái quát chung 4

1 Hệ thống thông tin kế toán 4

2.3 So sánh giữa gian lận và sai sót 6

II Gian lận trong hệ thống thông tin kế toán 7

III Ảnh hưởng của gian lận thông qua hệ thống thông tin kế toán đối với doanh nghiệp 9

IV Giải pháp 9

LỜI MỞ ĐẦU

Kế toán là một bộ phận quan trọng hàng đầu của hệ thống quản lý kinh tế - tài chính; đóng vai trò to lớn trong việc kiểm soát, quản lý và điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Chất lượng thông tin kế toán là vấn đề cực kỳ quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng và hiệu quả quyết định của người sử dụng thông tin Trên cơ sở vai trò quan trọng đó của hệ thống thông tin kế toán, việc đảm bảo chất lượng của hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp là một yêu cầu đặc biệt cần thiết nhằm tạo ra những thông tin kế toán có chất lượng, mức độ chính xác cao cho người dùng Tuy nhiên khi hệ thống thông tin kế toán bị lạm dụng hoặc bị sử dụng để thực hiện các hành vi gian lận thì sẽ đem lại hậu quả rất nghiêm trọng.

Bài tiểu luận này nhằm đánh giá mức độ tác động của gian lận thông qua hệ thống thông tin kế toán đến uy tín và danh tiếng của doanh nghiệp Chúng ta sẽ tìm hiểu về những nguy cơ và hậu quả không lường trước được mà gian lận có thể mang lại, đặt ra những thách thức đối với cổ đông, nhà đầu tư, đối tác kinh doanh và cả khách hàng Đồng thời, chúng ta cũng sẽ xem xét những biện pháp phòng ngừa và kiểm soát có thể được áp dụng để bảo vệ uy tín và danh tiếng, đặt doanh nghiệp trên con đường của sự minh bạch và chung thủy trong môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp.

I Khái quát chung

1 Hệ thống thông tin kế toán1.1 Khái niệm

Hệ thống thông tin kế toán là cấu trúc mà cơ quan hoặc doanh nghiệp sử dụng để thu thập, tổng hợp, quản lý, lưu trữ, xử lý, truy xuất và báo cáo dữ liệu tài chính – kế toán của mình Hệ thống thông tin kế toán có thể được sử dụng bởi nhân viên kế toán, chuyên gia tư vấn, kế toán trưởng, chuyên gia phân tích kinh doanh, ban lãnh đạo, giám đốc tài chính, kiểm toán viên hay các nhà quản lý và cơ quan thuế.

1.2 Thành phần

Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán:

- Dữ liệu đầu vào: Tất cả các nội dung được đưa vào hệ thống kế toán được gọi là dữ liệu đầu vào, bao gồm:

+ Hệ thống chứng từ và nội dung các chứng từ sử dụng để phản ánh nội dung các nghiệp vụ phát sinh;

+ Các đối tượng kế toán mà nghiệp vụ phát sinh cần phải được tập hợp, theo dõi thông qua hệ thống tài khoản kế toán;

+ Hệ thống các đối tượng quản lý mà các nghiệp vụ phát sinh cần được tập hợp, theo dõi chi tiết phù hợp yêu cầu thông tin và quản lý của doanh nghiệp.

- Hệ thống xử lý: Tập hợp tất cả những yếu tố tham gia vào quá trình xử lý dữ liệu để có thông tin kế toán hữu ích:

+ Quá trình luân chuyển chứng từ và thực hiện các quá trình kinh doanh; + Hình thức ghi sổ hay cách thức nhập liệu, khai báo, cập nhật dữ liệu; + Quy định về phân tích, hạch toán các nghiệp vụ phát sinh;

+ Phương thức xử lý bằng máy, phần mềm hay ghi chép thủ công;

+ Bộ máy xử lý bao gồm mối quan hệ giữa các bộ phận, phòng ban trong việc thu thập và luân chuyển thông tin về bộ phận kế toán; tổ chức công việc trong bộ máy kế toán.

- Lưu trữ: Dữ liệu thu thập và xử lý có thể lưu trữ để phục vụ cho các quá trình xử lý, cung cấp thông tin lần sau thông qua các phương thức:

+ Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán trong hệ thống kế toán thủ công; + Các tập tin, bảng tính lưu trữ dữ liệu trong môi trường máy tính.

- Kiểm soát: Bao gồm những quy định, thủ tục, chính sách được thiết lập trong hệ thống kế toán để kiểm soát quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của hệ thống kế toán, đảm bảo các thông tin cung cấp là trung thực và hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin.

- Thông tin kết xuất: Thông tin của hệ thống thông tin kế toán thể hiện nội dung của các báo cáo kế toán (báo cáo tài chính và báo cáo quản trị) và cả thông qua hệ thống sổ sách kế toán.

1.3 Phân loại

- Theo mục tiêu và phương pháp, có hai loại hệ thống thông tin kế toán:

+ Hệ thống thông tin kế toán tài chính: Cung cấp các thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài Những thông tin này phải tuân thủ các quy định, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành + Hệ thống thông tin kế toán quản trị: Cung cấp các thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra, các dự đoán, các ảnh hưởng về tài chính kinh tế của chúng đối với doanh nghiệp.

- Theo sự lưu trữ và xử lý số liệu:

+ Hệ thống thông tin kế toán thủ công: Trong những hệ thống này, nguồn lực chủ yếu là con người, cùng với các công cụ tính toán, con người thực hiện toàn bộ các công cụ kế toán Dữ liệu trong các hệ thống này được ghi chép thủ công và lưu trữ dưới hình thức chứng từ, số, thẻ, bảng.

+ Hệ thống thông tin kế toán máy tính: Nguồn lực chủ yếu là máy tính, toàn bộ các công việc kế toán từ phân tích nghiệp vụ, ghi chép, lưu trữ tổng hợp, lập báo cáo đều do máy tính thực hiện Dữ liệu trong các hệ thống này được ghi chép và lưu trữ dưới hình thức các tập tin.

+ Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính: Nguồn lực bao gồm con người và máy tính Trong đó, máy tính thực hiện toàn bộ các công việc kế toán dưới sự điều khiển, kiểm soát của con người Như vậy, nếu không có con người thì hệ thống này không thể hoạt động được và ngược lại, nếu không có máy tính thì hệ thống này cũng không thể vận hành hoàn hảo Ngoài vai trò chủ đạo là điều khiển, kiểm soát máy tính, con người còn có nhiệm vụ nhập các dữ liệu mà hệ thống máy tính không tự thu nhập được, cũng như thực hiện các công việc bảo mật, bảo vệ, bảo trì hệ thống.

2 Gian lận và sai sót2.1 Khái niệm

Gian lận là những hành vi cố ý làm sai lệch thông tin kinh tế, tài chính do một hay nhiều người trong Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, các nhân viên hoặc bên thứ ba thực hiện nhằm mục đích tư lợi cá nhân hoặc nhóm.

Sai sót là một sự không chính xác hay lỗi xảy ra trong quá trình thực hiện một công việc hay nhiệm vụ nào đó Đây thường là kết quả của sự cẩu thả, thiếu chú ý hay hiểu biết không đầy đủ nhưng thường không có ý định cố ý làm sai.

2.2 Nội dung

* Một số hình thức biểu hiện của gian lận:

- Cố ý đánh giá tài sản quá cao hoặc quá thấp để tạo ra hình ảnh không chính xác về giá trị thực tế của doanh nghiệp;

- Ghi nhận doanh số bán hàng hay thu nhập không đúng để tăng doanh số và hoa hồng;

- Chuyển chi phí từ một khoản chi phí sang một khoản khác để làm giảm lợi nhuận hay thuế phải trả;

- Tạo ra các hóa đơn từ các công ty không tồn tại để ghi nhận doanh số bán hàng; - Lừa đảo trong các giao dịch tài chính như làm giả hóa đơn, chứng từ, để ghi

nhận các giao dịch không tồn tại * Một số hình thức biểu hiện của sai sót: - Sai sót trong quá trình nhập liệu, tính toán;

- Sai sót do thiếu sót thông tin, làm sai quy trình, sai kiến thức, sai chủ đề; - Sai sót trong giao tiếp như hiểu sai ý định, truyền đạt thông tin không đúng

- Ảnh hưởng đến tính chính xác của thông tin trong hệ thống thông tin kế toán;

- Gây thiệt hại cho cá nhân, tổ chức có liên quan như: mất uy tín, ảnh hưởng đến lợi nhuận, tình hình tài chính;

- Đều yêu cầu các biện pháp kiểm soát nội bộ và quản lý rủi ro để ngăn chặn và giảm thiểu.

Mục tiêu Nhằm mục đích tư lợi cá nhân hoặc cố tình làm cho thông tin

Thường yêu cầu các biện pháp rất tinh vi, khéo léo để che giấu hành vi gian lận

Thường xuất hiện trong các quy trình làm việc thông thường

Phát hiện Khó phát hiện Dễ phát hiện thông qua các biện pháp kiểm soát nội bộ và kiểm tra định kỳ

Tính nghiêm trọng

Là hành vi nghiêm trọng Tùy thuộc vào quy mô và sự lặp lại của sai sót

II Gian lận trong hệ thống thông tin kế toán

1 Các hình thức gian lận trong hệ thống thông tin kế toán

Gian lận có thể được biểu hiện dưới các hình thức tổng quát sau: - Xuyên tạc, làm giả chứng từ, tài liệu;

- Sửa đổi chứng từ, tài liệu kế toán; - Biển thủ tài sản;

- Che dấu hoặc cố ý bỏ sót các thông tin, tài liệu hoặc nghiệp vụ kinh tế; - Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế không đúng sự thật;

- Cố ý áp dụng sai các chuẩn mực, nguyên tắc, phương pháp và chế độ kế toán, chính sách tài chính;

- Cố ý tính toán sai về số học;

- Sự xâm nhập bất hợp pháp vào các thông tin.

Trong một nghiên cứu đuợc thực hiện tại Indiana University Southeast, Tipgos (2002) đã chỉ ra rằng 60% các sai phạm trong kế toán là do lỗi của hệ thống sổ sách quá đơn giản hoặc việc áp dụng sai các chuẩn mực kế toán Đồng thời, nghiên cứu so sánh giữa hệ thống thông tin kế toán tại các công ty áp dụng quản trị linh hoạt và hệ thống kế toán truyền thống chỉ ra rằng các kỹ thuật trong hệ thống kế toán truyền thống hạn chế nhiều khả năng quản trị chi phí và lợi ích trong doanh nghiệp Các kỹ thuật mới trong phương pháp kế toán đã làm thay đổi vai trò của hệ thống thông tin kế toán, giúp hạn chế và ngăn ngừa tốt hơn các gian lận và sai sót trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó tăng cường hiệu quả quản lý của doanh nghiệp (Sriram, 1995) Không chỉ vậy, nghiên cứu của Morey (2010) chỉ ra việc thiết kế một hệ thống thông tin kế toán thiếu tính kiểm soát cũng là yếu tố phát sinh gian lận và sai sót Vấn đề có thể phát sinh khi một người kiêm nhiều công việc một lúc hoặc không có các thủ tục kiểm tra chéo kết quả công việc Việc phân tích tổng hợp các thông tin kế toán có thể hỗ trợ trong việc phát hiện ra các sai phạm và xử lý kịp thời ngay khi phát hiện ra các dấu hiệu này.

2 Các yếu tố dẫn đến khả năng gian lận trong hệ thống thông tin kế toán

- Hoạt động kiểm toán: Vì mục đích của hoạt động kiểm toán là phát hiện các sai phạm trọng yếu do gian lận và sai sót nên sự tồn tại của hoạt động kiểm toán thường xuyên trong doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế khả năng tồn tại các vấn đề này.

- Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán: Nếu doanh nghiệp càng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán trong doanh nghiệp thì mức độ tồn tại gian lận và sai sót càng giảm Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nói chung và vào công tác kế toán nói riêng sẽ tạo các điều kiện thuận lợi cho các nhà quản lý trong quản trị doanh nghiệp và đối chiếu kiểm tra chéo để phát hiện các gian lận cũng như sai sót về tài chính.

- Tần suất kiểm kê tài sản – nguồn vốn: Nếu doanh nghiệp tiến hành kiểm kê tài sản và đối chiếu công nợ thường xuyên với tần suất càng nhiều thì sẽ giảm khả năng tồn tại gian lận Việc kiểm kê đối chiếu là nhằm so sánh giữa sổ sách với thực tế để phát hiện các chênh lệch, do vậy qua đó giúp phát hiện các gian lận trong quá trình hạch toán vào sổ sách hoặc theo dõi trong thực tế Ngoài ra, các biện pháp xử lý cũng như quy chế thưởng phạt rõ ràng khi phát hiện ra các vấn đề gian lận này ở nhân viên cũng cần được đề cao để mang tính chất ngăn ngừa các hành vi cố tình sai phạm của các nhân viên trực tiếp quản lý tài sản vật chất của đơn vị.

- Mức độ phân quyền trong truy cập phần mềm: Trong môi trường máy tính, phần mềm kế toán được ví như trái tim, linh hồn của hệ thống thông tin kế toán Ưu việt của việc sử dụng phần mềm kế toán là đảm bảo tính thống nhất, quy trình xử lý ngăn ngừa sai sót, nhưng cũng có những hạn chế nhất định về tính chính xác; dễ xảy ra các gian lận liên quan đến phần mềm thông qua mã bị lỗi Hiện nay, việc sử dụng phần mềm kế toán đã khá phổ biến nhưng nếu phần mềm được lập trình sai, hay phần mềm thiết kế không phù hợp với chế độ kế toán, thông tin kế toán bị đánh cắp, lỗi thiết bị… sẽ gây những khó khăn nhất định cho người sử dụng, tạo sự rủi ro về tính tin cậy, bảo mật của

thông tin kế toán Việc phân quyền hạn và trách nhiệm cho các nhân viên:

Việc làm này ngoài ngăn chặn sự truy cập trái, doanh nghiệp còn có thể theo dõi, giám sát tất cả các hoạt động truy cập vào hệ thống thông qua nhật ký truy cập, kiểm soát thời gian đăng nhập, mã người truy cập, loại yêu cầu truy cập và dữ liệu truy cập.

- Tần suất đối chiếu thông tin kế toán: Việc thường xuyên đối chiếu thông tin kế toán giúp phát hiện giúp cho thông tin kế toán đầy đủ, chính xác, phản ánh trung thực tình hình thực tế của doanh nghiệp, giúp loại bỏ các sai lệch và gian lận trong công tác lập các Báo cáo tài chính và Báo cáo quản trị.

- Vai trò của nhà quản lý trong hệ thống kế toán: Sự tham gia nhiều và sâu hơn vào hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp của các nhà quản

lý sẽ có tác dụng hạn chế tần suất xảy ra các gian lận và sai sót trong doanh nghiệp Các đối tượng quản lý ở đây được đưa ra bao gồm từ Ban Giám đốc doanh nghiệp, trưởng phó các phòng ban, bộ phận và cả các kế toán viên trong doanh nghiệp Việc càng nhiều số đối tượng quản lý tham gia việc thảo luận ban hành các quy chế nội bộ, đối chiếu số liệu trong sổ sách hoặc sổ sách với thực tế thì càng gia tăng khả năng phát hiện và ngăn chặn kịp thời các gian lận và sai sót Đồng thời, sự am hiểu cần thiết về chuyên môn kế toán của các nhà quản lý là hết sức quan trọng.

III Ảnh hưởng của gian lận thông qua hệ thống thông tin kế toán đối với doanh nghiệp

3 tttt3.1 ffgfg

- Mất lòng tin của cổ đông và nhà đầu tư: Khi gian lận được phát hiện sẽ có thể dẫn đến mất lòng tin của cổ đông và nhà đầu tư Điều này có thể khiến họ mất sự tự tin vào việc đầu tư tiếp vào doanh nghiệp hoặc thậm chí bán ra cổ phiếu - Sự suy giảm của giá trị cổ phiếu và thị trường: Khi xảy ra gian lận, có thể làm giảm giá trị cổ phiếu của doanh nghiệp và có tác động tiêu cực đến thị trường chung Thị trường có thể phản ứng bằng việc giảm giá trị cổ phiếu của doanh nghiệp và làm giảm niềm tin của các nhà đầu tư khác.

- Sự suy giảm uy tín và danh tiếng: Gian lận trong hệ thống thông tin kế toán làm suy yếu uy tín của doanh nghiệp và có thể có ảnh hưởng đến danh tiếng Điều này có thể khiến khách hàng và đối tác kinh doanh mất niềm tin và hạn chế hoạt động của doanh nghiệp.

- Khủng hoảng tài chính: Gian lận trong thông tin kế toán có thể dẫn đến khủng hoảng tài chính Nếu số liệu được gian lận, doanh nghiệp có thể không nhận ra thực tế về tình hình tài chính của mình Điều này khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý và dự đoán tài chính và có thể gây ra các tình huống khủng hoảng tài chính.

- Hậu quả pháp lý và hình phạt: Nếu gian lận trong hệ thống thông tin kế toán được phát hiện, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với hậu quả pháp lý và hình phạt từ cơ quan chức năng Điều này có thể làm tổn thương hình ảnh của doanh nghiệp và gây ra mất mát tài chính đáng kể trong việc chi trả các khoản tiền phạt và bồi thường.

IV Giải pháp

Để đảm bảo tính trung thực và minh bạch trong hệ thống thông tin kế toán, doanh nghiệp cần áp dụng một số giải pháp cụ thể như sau:

1 Thiết lập các quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ: Đây là một trong những giải pháp quan trọng nhất để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin kế toán Các quy trình này bao gồm việc xác định và phân bổ trách

nhiệm, kiểm tra và xác nhận thông tin, đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của dữ liệu và giám sát các hoạt động kế toán.

2 Sử dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp: Giúp đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán Đồng thời, các nhân viên cần được đào tạo để sử dụng phần mềm này một cách hiệu quả.

3 Thực hiện kiểm tra nội bộ thường xuyên: Để phát hiện và ngăn chặn các hành vi gian lận trong hệ thống thông tin kế toán, doanh nghiệp cần thực hiện kiểm tra nội bộ thường xuyên Các kiểm tra này bao gồm kiểm tra tài khoản, kiểm tra các giao dịch, kiểm tra các báo cáo tài chính và kiểm tra các quy trình kế toán.

4 Tăng cường sự minh bạch và truyền thông về thông tin kế toán: Doanh nghiệp cần tăng cường sự minh bạch và truyền thông về thông tin kế toán đến các bên liên quan, bao gồm cổ đông, nhà đầu tư, đối tác kinh doanh và cơ quan quản lý Điều này giúp tăng độ tin cậy và uy tín của doanh nghiệp.

5 Tạo ra một môi trường làm việc đúng đạo đức: Một môi trường làm việc đúng đạo đức giúp tạo ra một nền tảng vững chắc cho việc quản lý thông tin kế toán Các nhân viên cần được khuyến khích để báo cáo các hành vi gian lận hoặc vi phạm đạo đức.

6 Tuyển dụng các chuyên gia kế toán và kiểm toán bên ngoài: Giúp đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán Các chuyên gia này có thể giúp doanh nghiệp đánh giá và cải thiện các quy trình kế toán, đồng thời đưa ra các khuyến nghị để tăng cường tính chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán.

7 Thực hiện các chính sách phúc lợi và đào tạo: Để tăng cường năng lực và đạo đức của nhân viên trong việc quản lý thông tin kế toán, doanh nghiệp cần thực hiện các chính sách phúc lợi và đào tạo Các chính sách này bao gồm đào tạo về kế toán và kiểm toán, đào tạo về đạo đức và các chính sách phúc lợi khác để tạo động lực cho nhân viên.

8 Thực hiện kiểm toán bên ngoài: Kiểm toán bên ngoài là một giải pháp quan trọng để đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán Các công ty kiểm toán bên ngoài có thể giúp doanh nghiệp đánh giá và cải thiện các quy trình kế toán, đồng thời đưa ra các khuyến nghị để tăng cường tính chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán.

9 Áp dụng các tiêu chuẩn kế toán quốc tế: Giúp đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán Các tiêu chuẩn này bao gồm tiêu chuẩn kế toán quốc tế (IAS), tiêu chuẩn báo cáo tài chính quốc tế (IFRS) và tiêu chuẩn kiểm toán quốc tế (ISA).

10 Tạo ra một hệ thống phân phối thông tin kế toán hiệu quả: Giúp đảm bảo tính minh bạch và truyền thông của thông tin kế toán Các báo cáo tài chính