BÀI TẬP TỰ LUẬN CHƯƠNG 1 MÔN HỌC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN (AIS)

BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC UEH – TRƯỜNG KINH DOANHKHOA KẾ TOÁN

BÀI TẬP TỰ LUẬN CHƯƠNG 1

MÔN HỌC: HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN (AIS)

Giảng viên: ThS Nguyễn Quốc Trung

23 Nguyễn Huỳnh Thiên Kim 37 Đinh Thị Tuyết Nhung

Tiểu luận nhóm: AIS and Blockchain

Ngày nay, với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật, công nghệ tiên tiến nhất đã được ứng dụng vào lĩnh vực hoạt động của con người, từ sản xuất, kinh doanh đến giám sát và quản lý Công nghệ giúp con người quản lý công việc hiệu quả và nhanh chóng hơn, đồng thời cung cấp thông tin kịp thời và tin cậy Kế toán là một bộ phận quan trọng hàng đầu của hệ thống quản lý kinh tế tài chính, đóng vai trò to lớn trong việc kiểm soát, quản lý và điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay

Điều đó đòi hỏi doanh nghiệp phải ứng dụng công nghệ vào tổ chức thực hiện công tác kế toán với mục đích tạo ra một hệ thống thông tin kế toán (AIS) hiệu quả Hệ thống đó phải hợp lý, chặt chẽ, cung cấp thông tin trung thực, kịp thời, đáng tin cậy với kỹ thuật xử lý tiên tiến nhất Điều đó không chỉ góp phần vào việc gia tăng năng lực cạnh tranh mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp Đây là xu hướng phát triển tất yếu và phù hợp với tiến trình đổi mới, đặc biệt là trong giai đoạn hội nhập kinh tế như hiện nay

Ngoài ra khi công nghệ thông tin phát triển thì đã xuất hiện ra một loại tiền công nghệ số hoặc tiền mã hóa, gọi là bitcoin Kể từ khi Bitcoin được tạo ra vào năm 2009, thế giới đã phát cuồng vì tiền điện tử Trên thực tế, hiện có hơn 1.500 đồng tiền khác nhau sẵn có để mua, bán và giao dịch! Tuy nhiên, điều quan trọng nhất đến tất cả những điều này cho đến nay là công nghệ làm nền tảng cho nó - công nghệ blockchain Trong bài viết lần này, chúng ta cùng thảo luận về AIS và Blockchain.

 Giới thiệu

Một hệ thống (system) là một tập hợp gồm hai hoặc nhiều thành phần có liên quan

với nhau, tương tác với nhau để đạt được mục tiêu Hầu hết các hệ thống bao gồm các

hệ thống con (subsystems) nhỏ hơn hỗ trợ hệ thống lớn hơn Ví dụ, một trường đại

học kinh doanh là một hệ thống bao gồm nhiều phòng ban khác nhau, mỗi phòng ban là một hệ thống con Hơn nữa, bản thân trường cao đẳng là một hệ thống con của trường đại học.

Mỗi hệ thống con được thiết kế để đạt được một hoặc nhiều mục tiêu của tổ chức Những thay đổi trong các hệ thống con không thể được thực hiện mà không xem xét

tác động lên các hệ thống con khác và trên toàn bộ hệ thống Mâu thuẫn mục tiêu

tiêu của hệ thống con khác hoặc với toàn bộ hệ thống Sự phù hợp về mục tiêu (Goalcongruence) xảy ra khi một hệ thống con đạt được các mục tiêu của nó đồng thời

đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức Tổ chức càng lớn và hệ thống càng phức tạp thì càng khó đạt được sự đồng nhất về mục tiêu.

Dữ liệu (Data) là những sự kiện được thu thập, ghi lại, lưu trữ và xử lý bởi một hệ

thống thông tin Ví dụ: doanh nghiệp cần thu thập dữ liệu về một lần bán hàng (ngày, tổng số tiền), tài nguyên đã bán (hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng đã bán, đơn giá) và những người tham gia (khách hàng, nhân viên bán hàng).

Thông tin (Information) là dữ liệu đã được tổ chức và xử lý để cung cấp ý nghĩa và

cải thiện quá trình ra quyết định Tuy nhiên, có những giới hạn về lượng thông tin mà

tâm trí con người có thể tiếp thu và xử lý Tình trạng quá tải thông tin (Informationoverload) xảy ra khi các giới hạn đó bị vượt qua, dẫn đến chất lượng ra quyết địnhgiảm sút và chi phí cung cấp thông tin đó tăng lên Giá trị của thông tin (The valueof information) là lợi ích được tạo ra bởi thông tin trừ đi chi phí sản xuất ra nó Lợi

ích của thông tin bao gồm giảm sự không chắc chắn, cải thiện các quyết định và cải thiện khả năng lập kế hoạch và lên lịch trình cho các hoạt động.

 Accounting information system (AIS) – Hệ thống thông tin kế toán

Người ta thường nói rằng kế toán là ngôn ngữ của kinh doanh Nếu đúng như vậy, thì

hệ thống thông tin kế toán (AIS) là trí thông minh phương tiện cung cấp thông tin

-của ngôn ngữ đó Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống thu thập, ghi nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu để tạo ra thông tin cho việc quyết định AIS có thể là hệ thống thủ công hoặc hệ thống trên nền máy tính.

AIS xử lý dữ liệu để tạothông tin cho người raquyết định

AIS có 6 thành phần:

- Con người (people) sử dụng hệ thống

- Quy trình, thủ tục, hướng dẫn (procedures and instructions) dùng để thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu

- Dữ liệu (data)

- Phần mềm (software)

- Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin (information technology infracstructure)

- Kiểm soát nội bộ và phương thức bảo mật (internal controls and security measures) để đảm bảo an toàn cho AIS

Sáu thành phần này cho phép AIS thực hiện ba chức năng kinh doanh quantrọng:

- Thu thập và lưu trữ dữ liệu về các hoạt động, nguồn lực và nhân sự của tổ chức Các tổ chức có một số quy trình kinh doanh, chẳng hạn như bán hàng hoặc mua nguyên liệu thô, được lặp lại thường xuyên

- Chuyển đổi dữ liệu thành thông tin để ban quản lý có thể lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và đánh giá các hoạt động, nguồn lực và nhân sự, hỗ trợ người dùng ra quyết định.

- Cung cấp các biện pháp kiểm soát phù hợp để bảo vệ tài sản và dữ liệu của tổ chức Vì dữ liệu kế toán đến từ AIS nên kiến thức và kỹ năng của AIS rất quan trọng đối với sự thành công trong sự nghiệp của kế toán viên Tương tác với AIS là một trong những hoạt động quan trọng nhất mà kế toán thực hiện Các hoạt động quan trọng khác liên quan đến AIS bao gồm thiết kế hệ thống thông tin và cải tiến quy trình kinh doanh.

Ngoài ra một AIS được thiết kế tốt có thể gia tăng giá trị cho một tổ chức bằngcách:

- Cải thiện chất lượng và giảm chi phí sản phẩm hoặc dịch vụ

Ví dụ: AIS có thể giám sát máy móc để người vận hành được thông báo ngay lập tức khi hiệu suất vượt quá giới hạn chất lượng chấp nhận được Điều này giúp duy trì chất lượng sản phẩm, giảm lãng phí và giảm chi phí

- Cải thiện hiệu quả

Ví dụ, thông tin kịp thời làm cho phương pháp sản xuất đúng lúc trở nên khả thi, vì nó đòi hỏi thông tin liên tục, chính xác, cập nhật về hàng tồn kho nguyên vật liệu và địa điểm của chúng

- Chia sẻ tri thức

Chia sẻ tri thức và chuyên môn có thể cải thiện hoạt động và mang lại lợi thế cạnh tranh Ví dụ: các công ty CPA sử dụng hệ thống thông tin của họ để chia sẻ các phương pháp hay nhất và hỗ trợ liên lạc giữa các văn phòng Nhân viên có thể tìm kiếm cơ sở dữ liệu của công ty để xác định các chuyên gia cung cấp hỗ trợ cho một

khách hàng cụ thể; do đó, chuyên môn quốc tế của công ty CPA có thể được cung cấp cho bất kỳ khách hàng địa phương nào

- Cải thiện sự hữu hiệu và hiệu quả của chuỗi cung ứng

Ví dụ: cho phép khách hàng truy cập trực tiếp vào hệ thống nhập đơn đặt hàng và hàng tồn kho có thể giảm chi phí bán hàng và tiếp thị, do đó tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng - Cải thiện cấu trúc kiểm soát nội bộ

AIS với cơ cấu kiểm soát nội bộ thích hợp có thể giúp bảo vệ hệ thống khỏi gian lận, lỗi, lỗi hệ thống và thảm họa

- Cải thiện việc ra quyết định

Nghiên cứu điển hình dựa trên các ví dụ về AIS

- Case - Martin Inc., chủ sở hữu chuỗi siêu thị bán lẻ nổi tiếng ở London đã sử dụng phương pháp ghi chép giao dịch thông thường trên giấy, nay với quan điểm mở rộng kinh doanh muốn biết chi tiết về khách hàng, nhà cung cấp, lợi nhuận thu được trong quá khứ, ước tính trong tương lai khả năng sinh lời, chi tiết vốn lưu động tham gia vào hoạt động kinh doanh của mình nhưng không thể dự đoán được do thực hành kế toán dựa trên thủ công.

- Vấn đề - Chủ sở hữu không có khả năng hiểu rõ địa điểm kinh doanh của mình, tức là tất cả các yêu cầu nêu trên.

- Giải pháp - Nếu có AIS được sử dụng, Martin Inc sẽ dễ dàng trích xuất thông tin chi tiết về khách hàng, nhà cung cấp, lợi nhuận kiếm được trong quá khứ, vốn lưu động tham gia kinh doanh, v.v Không chỉ số liệu trong quá khứ, mà AIS còn có khả năng dự đoán tương lai xu hướng lợi nhuận, dòng tiền và các vị thế khác

 AIS và Blockchain

Năm 2008, Satoshi Nakamoto đã phát minh ra chuỗi khối để ghi lại kỹ thuật số các giao dịch tiền điện tử như Bitcoin Kể từ đó, công nghệ chuỗi khối đã được điều chỉnh để hầu như mọi thứ có giá trị đều có thể được ghi lại và các chuỗi khối riêng tư đã được phát triển để sử dụng cho doanh nghiệp Giống như mọi người không cần phải biết chính xác cách thức hoạt động của Internet hoặc ô tô, họ không cần biết các chi tiết kỹ thuật về cách thức hoạt động của chuỗi khối để sử dụng nó Tuy nhiên, kiến thức cơ bản về công nghệ blockchain giúp người dùng sử dụng công nghệ tốt hơn.

Blockchain có tên từ cấu trúc của nó, đó là các bản ghi kỹ thuật số riêng lẻ, được gọi

là các khối, được liên kết với nhau bằng mật mã trong một danh sách duy nhất, được

gọi là chuỗi Chuỗi khối không được lưu trữ ở một vị trí duy nhất - nó là một sổ cái phân tán có chức năng như một cơ sở dữ liệu phi tập trung Mỗi máy tính trong mạng ngang hàng phân tán duy trì một bản sao của sổ cái để ngăn chặn một lỗi duy nhất Vì chuỗi khối được quản lý bởi một mạng tuân theo các giao thức để liên lạc giữa các nút và xác thực các khối mới, nên không cần cơ quan trung ương kiểm soát mọi thứ Thông tin được ghi trong chuỗi khối được công khai, vì vậy mọi người trên mạng ngang hàng của chuỗi khối đều có một bản sao của chuỗi khối và tất cả mọi người đều có thể truy cập được tất cả giao dịch.

Ví dụ về ứng dụng blockchain:

- Spotify — Khi Spotify mua lại startup blockchain Mediachain Labs, nó giúp phát triển các giải pháp thông qua cơ sở dữ liệu phi tập trung để kết nối tốt hơn các nghệ sĩ và thỏa thuận cấp phép với các bản nhạc trên dịch vụ của Spotify.

- Walmart & Ngành công nghiệp thực phẩm — Mạng lưới phức tạp của ngành công nghiệp thực phẩm từ nông dân đến cửa hàng thực phẩm làm cho việc theo dõi các căn bệnh do thực phẩm gây ra khó khăn Blockchain có thể cải thiện tính minh bạch và hiệu quả của việc tìm ra những thực phẩm có thể bị ô nhiễm và ở đâu trong suốt chuỗi cung ứng.

Cách thức hoạt động của chuỗi khối: nghĩa là, cách một giao dịch được thêm vào

một khối và cách một khối được thêm vào chuỗi

1 Bắt đầu giao dịch Hai bên, chẳng hạn như người mua và người bán, quyết định trao đổi một thứ gì đó có giá trị và yêu cầu bắt đầu giao dịch Thay vì sử dụng tên người mua hoặc người bán thực tế, chữ ký số hoặc số nhận dạng duy nhất được sử dụng Điều này tương tự như việc sử dụng một số phần cho một sản phẩm hoặc tên người dùng cho một người.

2 Xác thực giao dịch Giao dịch được gửi đến các nút mạng ngang hàng sử dụng thuật toán để xác thực đồng thời các chi tiết giao dịch, bao gồm thời gian, số tiền và người tham gia Để đạt được sự đồng thuận, phần lớn 51% số nút phải xác thực khối Số lượng máy tính trong mạng ngang hàng có thể lớn như mong muốn; chuỗi khối Bitcoin có hàng triệu, mỗi người có một bản sao sổ cái chuỗi khối của nó Trong một nền tảng chuỗi khối công khai, không cần cấp phép như Bitcoin, mọi nút mạng đều có thể ghi lại các giao dịch và tham gia vào quá trình đồng thuận Trong một chuỗi riêng tư, được

phép, việc tham gia vào quá trình đồng thuận bị hạn chế đối với các nút đã được phê duyệt.

3 Tạo khối Vì mỗi khối trong chuỗi có thể lưu trữ tối đa 1 MB dữ liệu, các giao dịch đã xác minh được kết hợp với hàng trăm hoặc hàng nghìn giao dịch tương tự để tạo một khối mới cho sổ cái Số tiền giao dịch và chữ ký điện tử của cả hai bên được lưu trữ trong khối.

4 Tính toán và chèn một hàm băm (hash) Mỗi khối được cung cấp hai mã hoặc các mẫu thông tin nhận dạng duy nhất được gọi là hàm băm, giúp phân biệt nó với các khối khác Mã băm sử dụng thuật toán toán học để biến thông tin kỹ thuật số thành một chuỗi số và chữ cái Một hàm băm là của khối hiện tại và hàm thứ hai là hàm băm của khối đứng trước nó trong chuỗi Khi một khối mới được thêm vào chuỗi, nó sẽ được liên kết với khối trước đó bằng cách lưu trữ hàm băm mật mã được tạo từ nội dung của khối trước đó Hàm băm thứ hai đảm bảo rằng chuỗi không bao giờ bị phá vỡ và mỗi khối được ghi lại theo cách vĩnh

viễn và không thể thay đổi Hàm băm thứ hai làm cho khối chống giả mạo và an toàn; nghĩa là, nó bổ sung mức độ đảm bảo cao rằng nội dung khối trước đó không bị thay đổi Nếu dữ liệu trên một khối được chỉnh sửa theo bất kỳ cách nào, mã băm của khối đó sẽ thay đổi và mã của tất cả các khối tiếp theo sẽ thay đổi Sự khác biệt này khiến thông tin trên chuỗi khối rất khó bị thay đổi mà không báo trước.

5 Hoàn tất giao dịch Khối được thêm vào chuỗi khối và tất cả các máy tính khác lưu trữ chuỗi khối được cập nhật tự động Điều này hoàn thành quá trình ghi lại giao dịch và quyền sở hữu đối với mặt hàng có giá trị được chuyển từ người bán sang người

- Hiệu quả - Hạn chế - Bảo mật

- Tra xét được lịch sử truy cập

Mặc dù blockchain có nhiều lợi thế quan trọng, nhưng vẫn có những thách thức đáng

kể đối với việc áp dụng nó, bao gồm các vấn đề chính trị và quy định Những tháchthức này bao gồm:

- Chi phí Chi phí là một lợi thế của blockchain vì phí giao dịch ít hơn, nhưng nó cũng là một bất lợi vì công nghệ cần thiết để vận hành một blockchain rất đắt đỏ Hàng nghìn giờ được sử dụng để sản xuất phần mềm tùy chỉnh và các quy trình phụ trợ cần thiết để đưa công nghệ chuỗi khối vào các hệ thống kinh doanh hiện tại cũng vậy Ngoài ra còn có các chi phí tiện ích cần thiết để chạy các máy tính xử lý và lưu trữ chuỗi khối.

- Mất quyền riêng tư và bảo mật Vì người dùng chuỗi khối không thể xác định được những người tham gia giao dịch, nên những người dùng không trung thực có thể sử dụng các mạng chuỗi khối như Bitcoin để thực hiện các giao dịch mua bất hợp pháp Để ngăn chặn điều này, một số quốc gia như Hoa Kỳ cấm ẩn danh hoàn toàn bằng cách yêu cầu các sàn giao dịch trực tuyến thu thập thông tin khách hàng, xác minh danh tính của họ và xác nhận rằng họ không nằm trong danh sách những kẻ khủng bố đã biết hoặc bị nghi ngờ

- Tính nhạy cảm Một cuộc tấn công 51% rất khó thực hiện do sức mạnh tính toán cần thiết để giành quyền kiểm soát phần lớn mạng chuỗi khối Điều đó có thể thay đổi khi chi phí công nghệ giảm và tin tặc có khả năng thuê sức mạnh tính toán thay vì mua nó Ngoài ra, các cuộc tấn công này khó khăn hơn khi số lượng nút trong mạng blockchain tăng lên.

 Kết luận

Trong thời đại công nghệ thay đổi nhanh chóng và thích ứng với các tiến bộ công nghệ, AIS đang có những thay đổi đáng kể Những thay đổi mới nhất bao gồm điện toán đám mây, kế toán đám mây, kế toán thời gian thực hoặc kế toán di động Điều này đã làm cho việc hạch toán trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn rất nhiều so với các cách hạch toán cũ Sự tiến bộ đã đạt đến mức không chỉ ghi lại, phân loại, phân tích và

báo cáo số liệu mà còn dự đoán các xu hướng trong tương lai, có thể giúp đối mặt với tình huống thực tế với nhiều sự chuẩn bị.

Hệ thống thông tin kế toán (AIS) có thể được mô tả như một lợi ích cho các tổ chức Tuy nhiên, nhìn chung sẽ rất có lợi cho một tổ chức khi chuyển từ kế toán thủ công sang kế toán dựa trên AIS Để khắc phục các nhược điểm, hạn chế khác nhau của AIS, có phần mềm bảo vệ AIS của tổ chức khỏi vi rút, tin tặc và các cuộc tấn công khác Trí tuệ nhân tạo, một phiên bản mở rộng của Hệ thống thông tin kế toán (AIS) đã bắt đầu giảm can thiệp thủ công và sẽ sớm phát triển với tốc độ chóng mặt.

Và qua những chia sẻ về blockchain thì cũng phần nào giải thích được blockchain là gì và nó hoạt động như thế nào Qua đó hiểu rõ về công nghệ này, cũng như tất cả những lợi ích mà nó mang lại Tóm lại, Blockchain là một sổ cái công khai, toàn cầu, bảo mật bằng mật mã, tự động ghi lại và xác minh khối lượng lớn các giao dịch kỹ thuật số Sự kết hợp của các khối không thể thay đổi, các khối được liên kết với nhau trong một chuỗi và mật mã để bảo mật mọi thứ tạo ra một hệ thống ghi lại giao dịch có thể tin cậy cho các giao dịch giữa các đối tác không đáng tin cậy

Tài liệu tham khảo

1 Romney, M B., Steinbart, P J (2021) Accounting Information Systems Pearson, 15th editionBook – Chapter 1

2 Slide bài giảng môn Hệ thống thông tin kế toán – ThS Nguyễn Quốc Trung, Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh

3. phobitcoin.com (2020) 30+ ví dụ thực tế về công nghệ Blockchain trong thựctiễn Truy cập ngày 29/03/2023 tại

Trong những năm gần đây, vai trò và tầm quan trọng của công nghệ thông ngày càng được chú trọng và nâng cao và trở thành một yếu tố rất quan trọng không chỉ tác động đến quản trị doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến kế toán viên cũng như hệ thống

thông tin kế toán Công nghệ thông tin ngày càng phát triển mạnh mẽ và việc áp dụng chúng vào kế toán ngày càng nhiều có thể sẽ dẫn đến một sự thay đổi lớn vào năm 2030.

Cuộc Cách mạng 4.0 tạo ra một xu hướng mới trong lĩnh vực kế toán trên phạm vi toàn cầu Về mặt bản chất, kế toán là quá trình xác định/ nhận diện, ghi chép, tổng hợp và báo cáo các thông tin kinh tế tài chính của một doanh nghiệp cho những người ra quyết định Chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy sự đột phá của công nghệ ảnh hưởng đáng kể đến quy trình kế toán làm cho công việc của kế toán trở nên đơn giản và hiệu quả hơn, hoạt động của doanh nghiệp nhẹ nhàng và mang lại lợi ích kinh tế cao, cụ thể:

- Về quy trình xử lý kế toán: Tất cả các giai đoạn của quy trình kế toán đều có thể được công nghệ, các phần mềm thay thế Một số công ty có nhiều nghiệp vụ phát sinh, nếu áp dụng phương pháp kế toán thủ công sẽ có trường hợp sai sót thông tin không đáng có Còn nếu áp dụng máy móc, phần mềm sẽ đảm bảo được tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin kế toán và tính kịp thời vì không tốn quá nhiều thời gian tìm lại, chỉnh sửa những sai số đó.

- Về tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin kế toán: Ứng dụng CNTT, các phần mềm vào kế toán sẽ làm cho công việc ghi chép kế toán trở nên hiệu quả hơn, giảm lỗi dữ liệu, giảm chi phí và cải thiện hiệu suất lao động của nhân viên kế toán.

- Về tính kịp thời trong quá trình xử lý số liệu và cung cấp thông tin: khả năng tính toán, tốc độ xử lý, khả năng truy cập, đã giúp cho việc xử lý thông tin kế toán một cách nhanh chóng, chính xác.

Với những lợi ích vượt trội như vậy thì có thể dễ dàng thấy đến năm 2030, nhờ các bước tiến lớn trong công nghệ, có khả năng kế toán trong tương lai sẽ được áp dụng công nghệ, hoạt động trên hệ thống thiết bị hiện đại 100% Ngoài ra, việc áp dụng hệ thống thông tin kế toán sẽ làm thay đổi bản chất cũng như chức năng kế toán theo nhiều cách Vì thế các kế toán viên cần phải trang bị những kiến thức về AIS- Hệ thống thông tin kế toán.