Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold - Chương 5 docx

Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ Chương Nhóm Nhân Sự Hoàn thành chƣơng này, bạn hiểu vận hành đƣợc nội dung sau:  Khởi tạo nhóm nhân cố định  Hiệu lực tất nhân viên thuộc nhóm  Chỉ định nhân viên thuộc nhóm  Cài đặt thuộc tính cấu thành nhân viên hiệu lực nhóm  Khởi tạo nhóm nhân hiệu lực theo ngày khai báo  Chỉ định nhân viên thuộc nhóm  Quản lý lịch sử hoạt động nhóm biến động nhân  Lập kế hoạch nhóm biến động nhân nhằm tránh bị động sách liên quan đến nhân lực cơng ty | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ A HƢỚNG DẪN THAO TÁC CƠ BẢN Nhóm nhân nhóm nhân viên cơng ty có đặc điểm giống để xếp thành nhóm Khởi tạo nhóm nhân eTimeGold nhằm mục đích quản lý chặt chẽ nhóm nhân viên cơng ty I Nhóm nhân cố định hiệu lực tồn nhân viên Hƣớng dẫn bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Khởi tạo nhóm nhân có tên nhóm Toàn Nhân Viên với loại hiệu lực toàn nhân viên Đăng nhập eTimeGold mở chức [Nhóm Nhân Sự] GHI CHÚ: Nếu chưa có chức [Nhóm Nhân Sự] người dùng tham khảo tài liệu chương để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống [Phân bổ] chức Chọn nút [Tạo Mới] hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu khởi tạo a Tại cột [Tên Nhóm] nhập “Tồn Nhân Viên”  Bắt buộc nhập liệu b Tại cột [Ký hiệu] nhập “TNV”  Bắt buộc nhập liệu  Không nhập trùng  Khôngsử dụng Unicode ký tự đặc biệt (Xem tài liệu chương để hiểu khái niệm Unicode ký tự đặc biệt) | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ c Tại cột [Nhân viên hiệu lực] click chọn nút để hiển thị danh sách loại hiệu lực d Chọn loại hiệu lực [1 Tất nhân viên] e Tại cột [Ghi chú] nhập “Nhóm nhân viên có hiệu lực tất nhân viên công ty”  Đây thơng tin thích thêm người dùng nhập liệu (nếu cần) Có thể bỏ trống Chọn nút [Lƣu Trữ] để lưu lại khởi tạo Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo đồng thời tạo khởi tạo khác Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu trả hình lưới liệu | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ II Nhóm nhân cố định hiệu lực theo nhân viên Hƣớng dẫn bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Khởi tạo nhóm nhân có tên nhóm Nhóm Phòng Nhân Sự với loại hiệu lực nhân viên trực tiếp chọn nhân viên có mã AC 5000 vào nhóm Đăng nhập eTimeGold mở chức [Nhóm Nhân Sự] GHI CHÚ: Nếu chưa có chức [Nhóm Nhân Sự] người dùng tham khảo tài liệu chương để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống [Phân bổ] chức Chọn nút [Tạo Mới] hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu khởi tạo a Tại cột [Tên Nhóm] nhập “Nhóm Phịng Nhân Sự” b Tại cột [Ký hiệu] nhập “NPNS”  Bắt buộc nhập liệu  Không nhập trùng  Khôngsử dụng Unicode ký tự đặc biệt (Xem tài liệu chương để hiểu khái niệm Unicode ký tự đặc biệt)  c Tại cột [Nhân viên hiệu lực] click chọn nút để hiển thị danh sách loại hiệu lực | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ d Chọn loại hiệu lực [2 Nhân viên trực tiếp] e Tại cột [Ghi chú] nhập “Nhóm có hiệu lực nhân viên trực tiếp chọn vào”  Đây thơng tin thích thêm người dùng nhập liệu (nếu cần) Có thể bỏ trống Chọn nút [Lƣu Trữ] để lưu lại khởi tạo Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo đồng thời tạo khởi tạo khác Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu trả hình lưới liệu Tại tab [Nhân Viên Trực Tiếp] click chọn [Chọn nhân viên] | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ a Form lên, click bỏ check nhân viên b Tại cột [Mã AC] nhập “5000” gõ Enter c Click chọn [Thực Hiện] để hoàn tất việc lựa chọn Kết | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ III Nhóm nhân cố định hiệu lực theo điều kiện Hƣớng dẫn bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Khởi tạo nhóm nhân có tên nhóm Nhóm Làm Đêm với loại hiệu lực Theo điều kiện chọn điều kiện thuộc nhóm phịng ban bảo vệ Đăng nhập eTimeGold mở chức [Nhóm Nhân Sự] GHI CHÚ: Nếu chưa có chức [Nhóm Nhân Sự] người dùng tham khảo tài liệu chương để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống [Phân bổ] chức Chọn nút [Tạo Mới] hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu khởi tạo a Tại cột [Tên Nhóm] nhập “Nhóm Làm Đêm” b Tại cột [Ký hiệu] nhập “NLD”  Bắt buộc nhập liệu  Không nhập trùng  Khôngsử dụng Unicode ký tự đặc biệt (Xem tài liệu chương để hiểu khái niệm Unicode ký tự đặc biệt)  c Tại cột [Nhân viên hiệu lực] click chọn nút để hiển thị danh sách loại hiệu lực d Chọn loại hiệu lực [3 Theo điều kiện] e Tại cột [Ghi chú] nhập “Nhóm có hiệu lực nhân viên thuộc phòng ban bảo vệ”  Đây thơng tin thích thêm người dùng nhập liệu (nếu cần) Có thể bỏ trống | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ Chọn nút [Lƣu Trữ] để lưu lại khởi tạo Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo đồng thời tạo khởi tạo khác Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu trả hình lưới liệu Lập điều kiện cho nhóm a Click chọn dịng liệu có cột [Tên Nhóm] “Nhóm Làm Đêm” b Click chọn tab [Lọc Theo Điều Kiện] | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ c Tại phần [ĐIỀU KIỆN THEO NHÓM] click chọn [Tạo Mới], form cho phép người dùng thực đặt điều kiện cho nhóm d e f g Phần [O] click chọn dấu mở cho điều kiện “(” Phần [Điều kiện] click chọn [1 Phòng ban] Phần [So Sánh] click chọn dấu “=” Phần giá trị click biểu tượng để mở form [Chọn Phòng Ban] h Chọn tên phòng ban [Phòng Bảo Vệ], click chọn [Thực Hiện] để lưu trữ phòng ban vừa chọn i Phần [C] click chọn dấu đóng cho điều kiện “)” j Phần [Liên Kết] sử dụng mặc định GHI CHÚ: Nếu có điều kiện thứ trở lên người dùng cần phải chọn hai điều kiện liên kết để phù hợp với mục đích | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ Click [Lƣu Trữ] để hoàn thành khởi tạo điều kiện nhóm Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo đồng thời tạo khởi tạo khác Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu trả hình lưới liệu | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 10 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ II Ngày xem hồ sơ nhóm biến động Ngày xem hồ sơ giúp người sử dụng quản lý nhanh hiệu lực hết hiệu lực nhân viên nhóm biến động nhân GHI CHÚ: Ngày xem hồ sơ nhóm biến động vào ngày hiệu lực nhân viên nhóm biến động nhân Hƣớng dẫn bƣớc thực hành Đăng nhập eTimeGold mở chức [Nhóm Biến Động Nhân Sự] GHI CHÚ: Nếu chưa có chức [Nhóm Biến Động Nhân Sự] người dùng tham khảo tài liệu chương để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống [Phân bổ] chức Quan sát ngày hiệu lực nhân viên nhóm [Nhóm Thử Việc Tháng 1/2012], [Ngày xem hồ sơ] 18/2/2012 nhân viên có mã nhân viên A01, B01, C01 hiệu lực Click chọn biểu tượng để hiển thị form chọn ngày tháng, chọn ngày 9/1/2012 GHI CHÚ: Ngày xem hồ sơ ngày 9/1/2012 lưới liệu có nhân viên có mã nhân viên A01, nhân viên có mã B01, C01 cịn hiệu lực ngày xem hồ sơ chưa đến nên lưới liệu chưa xuất | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 39 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ III Quy trình chứng từ chuyển nhóm nhân Các bƣớc chuẩn bị để thực quy trình chứng từ chuyển nhóm nhân Đăng nhập vào eTimeGold tài khoản đăng ký tìm chọn chức [Quản Lý Ngƣời Dùng] GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống [Phân bổ] chức Kiểm tra tài khoản tạo user phân cấp user hay chưa Phân bổ chức theo trách nhiệm quản lý (soạn thảo – chuyển tiếp – xét duyệt) GHI CHÚ: Để khởi tạo tài khoản quyền phân cấp thành thư mục phục vụ cho quy trình chứng từ xem chương | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 40 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ Kiểm tra phân bổ chức quản lý quy trình chuyển nhóm nhân biến động nhân User [SoanThao] cấp thấp phân chức [Chuyển Nhóm Nhân Sự] với quyền Soạn thảo User [SoanThao] cấp thấp phân chức [Chuyển Nhóm Biến Động] với quyền Soạn thảo User [ChuyenTiep] cấp thấp phân chức [Chuyển Nhóm Nhân Sự] có quyền Chuyển Tiếp User [ChuyenTiep] cấp thấp phân chức [Chuyển Nhóm Biến Động] có quyền Chuyển Tiếp | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 41 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ User [QuanLy] cấp thấp phân chức [Chuyển Nhóm Nhân Sự] có quyền Xét Duyệt User [QuanLy] cấp thấp phân chức [Chuyển Nhóm Biến Động] có quyền Xét Duyệt GHI CHÚ: Để hiểu cách [Phân bổ] chức tham khảo lại chương Cách phân quyền quản lý cho user phân cấp xem chương 24 | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 42 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ Quy trình chứng từ Hƣớng dẫn bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Soạn chứng từ điều động nhân viên vào nhóm nhân có tên Nhóm TT Group user [SoanThao] Sau chứng từ điều động nộp lên cho user [ChuyenTiep] xem xét chuyển lên cho user [QuanLy] duyệt KINH NGHIỆM SỬ DỤNG: Quy trình chứng từ [Chuyển Nhóm Nhân Sự] có thao tác thực giống với quy trình [Chuyển Nhóm Biến Động] Quan trọng bước soạn thảo chứng từ user SoanThao Việc soạn thảo chứng từ [Chuyển Nhóm Biến Động], [Chuyển Nhóm Nhân Sự] xem chi tiết phần [Nhóm Nhân Sự], [Nhóm Biến Động Nhân Sự] Soạn thảo chứng từ chuyển nhóm biến động nhân Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold tài [SoanThao] Mở chức [Chuyển Nhóm Biến Động - Soạn] Chọn nút [Tạo Mới], hình hiển thị form liệu cho người dùng khai báo GHI CHÚ: Cột [Mã chứng từ] tự động điền người sử dụng hoàn tất khai báo click chọn [Cập Nhật] Để sử dụng phần mã tự động người dùng tham khảo thêm chương cách áp dụng mã tự động cho việc khai báo [Chuyển Nhóm Biến Động] hay quy trình phải khai báo chức [Khởi Tạo Chuyển Nhóm Biến Động] | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 43 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ Tại cột [Ngày chứng từ] để mặc định hệ thống Tại cột [Mã nhóm biến động] click chọn biểu tượng để hiển thị form [Chọn nhóm biến động] Click chọn tên nhóm biến động [Thử Việc] với mã nhóm TV, chọn [Thực Hiện] để hoàn thành việc lựa chọn Tại cột [Ngày hiệu lực] để mặc định hệ thống Tại cột [Ngày hết hạn] để mặc định hệ thống Tại cột [Ghi chú] nhập “Chứng từ thêm nhân viên mã AC 5000 vào nhóm thử việc”  Đây thơng tin thích thêm người dùng nhập liệu (nếu cần) Có thể bỏ trống 10 Tại tab [Nhân Viên] click chọn biểu tượng cột [Mã AC], form [Chọn nhân viên] cho phép người dùng chọn nhân viên cần thực điều động thông qua chứng từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 44 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ a Form lên, click bỏ check nhân viên b Tại cột [Mã AC] nhập “5000” gõ Enter c Check chọn tên nhân viên có mã AC 5000 d Click chọn [Thực Hiện] để hoàn tất việc lựa chọn 11 Cột [Lý do] để mặc định 12 Click [Cập Nhật] để lưu trữ lại thông tin vừa khai báo 13 Click [Nộp], chọn [Ok] để đưa chứng từ điều động nhóm biến động nhân lên user cấp ChuyenTiep | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 45 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ Chuyển tiếp chứng từ thay đổi nhóm biến động nhân Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold với user [ChuyenTiep] Chọn chức [Chuyển Nhóm Biến Động - Chuyển] có nhấp nháy chữ “New” GHI CHÚ: Chữ “New” nhấp nháy báo hiệu có chứng từ cần xử lý Click vào Record điều khiển liệu, chọn chứng từ có [Mã chứng từ] CNBDNS_000 GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển liệu Tại ô [Ghi Chú] nhập “Ok chuyển” Chọn [Chuyển Tiếp], click [Ok] để đưa chứng từ lên cấp user QuanLy | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 46 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ Duyệt chứng từ thay đổi nhóm biến động nhân Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold với user [QuanLy] Chọn chức [Chuyển Nhóm Biến Động – Duyệt] có nhấp nháy chữ “New” GHI CHÚ: Chữ “New” nhấp nháy báo hiệu có chứng từ cần xử lý Click vào Record điều khiển liệu, chọn chứng từ có [Mã chứng từ] CNBDNS_000 GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển liệu Tại ô [Ghi Chú] nhập “Ok Duyệt” Chọn [Duyệt], click chọn [Ok] để hiệu lực chứng từ kết thúc quy trình chứng từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 47 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ IV Quản lý xem lịch sử thay đổi chứng từ nhóm biến động nhân Sau chứng từ duyệt chứng từ lưu vào lịch sử Người quản lý dùng quyền [Quản Lý Lịch Sử] chứng từ [Chuyển Nhóm Biến Động] để xem trả lại chứng từ duyệt cho cấp user SoanThao Ở cấp user SoanThao theo dõi vị trí chứng từ nằm cấp hay duyệt thông qua quyền [Xem Lịch Sử] Quản lý lịch sử thay đổi nhóm biến động nhân Kiểm tra phân bổ chức User [QuanLy] phân bổ chức [Chuyển Nhóm Biến Động] với quyền Quản lý lịch sử Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold tài khoản [QuanLy] Chọn chức [Chuyển Nhóm Biến Động - QL] | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 48 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ Click vào Record điều khiển liệu, chọn chứng từ có [Mã chứng từ] CNBDNS_000 GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển liệu | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 49 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ Xem lịch sử thay đổi nhóm biến động nhân Kiểm tra phân bổ chức năng.User [SoanThao] phân bổ chức [Chuyển Nhóm Biến Động] với quyền Xem lịch sử Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold tài khoản [SoanThao] Chọn chức [Chuyển Nhóm Biến Động - Xem] Click vào Record điều khiển liệu, chọn chứng từ có [Mã chứng từ] CNBDNS_000 GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển liệu | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 50 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ Xem lịch sử chứng từ phần [Ghi chú] GHI CHÚ: Ngoài chức xem chứng từ duyệt chưa duyệt chức khơng thể chỉnh sửa chứng từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 51 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ Trả lại chứng từ thay đổi nhóm biến động nhân Kiểm tra phân bổ chức User [QuanLy] phân bổ chức [Chuyển Nhóm Biến Động] với quyền Quản lý lịch sử Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold tài khoản [QuanLy] Chọn chức [Chuyển Nhóm Biến Động - QL] Click vào Record điều khiển liệu, chọn chứng từ có [Mã chứng từ] CNBDNS_000 GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển liệu Nút chức giao diện Nút Mô tả Trả chứng từ chọn user phân quyền Soạn thảo Trả toàn chứng từ chọn user phân quyền Soạn thảo Làm danh sách chứng từ duyệt | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 52 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ Click nút [Trả Lại], click chọn [OK]  Chứng từ ngược user [SoanThao] theo phân cấp quy trình chứng từ Kết user SoanThao: | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 53 ... Tham khảo tài liệu chương để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển liệu | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 29 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương. .. Tham khảo tài liệu chương để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển liệu | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 49 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương. .. chương để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển liệu | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 50 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình