LIÊN HỆ THỰC TIỄN CHUYẾN CÔNG TÁC THAM GIA TRIỂN LÃM HÀNG HÓA NHÂN KỶ NIỆM QUỐC KHÁNH VIỆT NAM TẠI NGA CỦA TẬP ĐOÀN TH

QTHCVP NHÓM CÂU HỎI 1 3 1 Khái niệm, nhiệm vụ, chức năng của hành chính văn phòng? Ví dụ 3 2 Vai trò và nội dung của quản trị hành chính văn phòng? .4 3 Khái niệm, chức năng và nhiệm vụ của nhà quản trị hành chính văn phòng? 6 4 Khái niệm, tiêu chuẩn của thư ký văn phòng? Ví dụ .7 5 KN và phân loại cuộc họp, hội nghị, hội thảo? VD 8 6 Các công việc cần thực hiện để chuẩn bị cho cuộc họp, hội nghị, hội thảo? VD 10 7 Các công việc cần thực hiện khi tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo? VD .13 8 Các công việc cần thực hiện sau khi tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo?VD 16 9 Khái niệm, vai trò, nguyên tắc của tiếp khách trong doanh nghiệp? 17 10 Phân loại khách? Ví dụ 18 11 Phương thức giao tiếp trong tiếp khách? Ví dụ 20 12 Các công việc khi tiếp khách trực tiếp và tiếp qua điện thoại? VD 22 13 Xử lý các tình huống trong tiếp khách? Ví dụ .24 14 KN, phân loại chuyến công tác? Ví dụ 27 15 Nội dung xây dựng kế hoạch chuyến công tác? 28 16 Nội dung tiến hành các công việc trong và sau chuyến công tác? VD .31 17 Khái niệm, phân loại văn bản, nguyên tắc quản lý văn bản?VD .32 18 Nội dung quản lý, giải quyết văn bản đến, văn bản đi VD 33 19 Nội dung công tác lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp VD 39 20 Khái niệm, yêu cầu đối với quản lý thiết bị văn phòng VD .43 21 Phân loại thiết bị văn phòng VD 45 22 Nội dung tổ chức quản lý thiết bị văn phòng VD .46 NHÓM CÂU HỎI 2: .48 1 Xây dựng kế hoạch tổ chức một hội nghị hội thảo, cuộc họp tọa Đàm buổi lễ theo các nội dung cụ thể trong một doanh nghiệp cụ thể .48 ONLINE WORKSHOP: XÂY DỰNG KẾ HOẠCH NGHỀ NGHIỆP CHO TƯƠNG LAI 50 2 Xử lý các tình huống cụ thể liên quan đến tổ chức tiếp khách tại doanh nghiệp .51 3 Xây dựng kế hoạch chuyến công tác trong nước hoặc nước ngoài để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của doanh nghiệp 53 LIÊN HỆ THỰC TIỄN CHUYẾN CÔNG TÁC THAM GIA TRIỂN LÃM HÀNG HÓA NHÂN KỶ NIỆM QUỐC KHÁNH VIỆT NAM TẠI NGA CỦA TẬP ĐOÀN TH 53 Xây dựng kế hoạch chuyến đi tham dự "Hội thảo Quốc về công nghệ mới và thiết bị hiện đại cho sản xuất xi măng " trong hai ngày 25,26/2/20013 tại Đà Nẵng của công ty Xi măng Hải Phòng 56 4 Thiết kế sổ quản lý văn bản đến văn bản đi cho một doanh nghiệp cụ thể 59 NHÓM CÂU HỎI 1 2 1 Khái niệm, nhiệm vụ, chức năng của hành chính văn phòng? Ví dụ  Khái niệm: Hành chính văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo của doanh nghiệp những công việc giấy tờ, hành chính Hay, văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của doanh nghiệp; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của doanh nghiệp  Nhiệm vụ Tùy theo đặc điểm về lĩnh vực hoạt động, về quy mô của mỗi doanh nghiệp mà văn phòng sẽ được giao những nhiệm vụ khác nhau Các nhiệm vụ đó thường gồm: + Xây dựng chương trình, kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác Đây là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của văn phòng Mỗi doanh nghiệp có thể có nhiều chương trình kế hoạch do các bộ phận khác nhau xây dựng Vì vậy, văn phòng là nơi tổng hợp các chương trình kế hoạch công tác đó để tạo thành hệ thống hoàn chỉnh ăn khớp nhằm đạt mục tiêu chung của cơ quan + Thu thập, xử lý, quản lý thông tin - Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng - Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng - Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại - Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng - Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư tài sản của doanh nghiệp  Chức năng a Chức năng tham mưu tổng hợp Tham mưu là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, ăn khớp Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu, tổng hợp Để có những quyết định tối ưu, người lãnh đạo cần căn cứ vào những ý kiến tham mưu của các cấp quản lý, những người trợ giúp Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, phương án đúng nhất Hoạt động cần thiết, hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn vừa mang tính chuyên sâu Bộ phận tham mưu thường được đặt tại văn phòng để giúp cho công tác tham mưu được thuận lợi Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu Văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn tập hợp lại thành hệ thống thống nhất trình lãnh đạo hoặc đề xuất với lãnh đạo phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng của từng bộ phận chuyên môn Như vậy, văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu, vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp thông tin, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo Đây là hai công việc có liên quan mật thiết với nhau, cùng nhằm một mục đích là trợ giúp cho công tác điều hành quản lý đạt hiệu quả cao nhất 3 b Chức năng giúp việc điều hành Văn phòng là bộ phận trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo trong công tác quản lý điều hành doanh nghiệp Chức năng này thể hiện thông qua các hoạt động như: xây dựng và triển khai chương trình kế hoạch công tác, tổ chức tiếp khách, tổ chức hội họp, tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, công tác văn thư… c Chức năng hậu cần Hoạt động của các doanh nghiệp không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm của các doanh nghiệp Văn phòng là bộ phận xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lý sử dụng các trang thiết bị phương tiện vật chất nhằm đạt hiệu quả cao nhất Đó là chức năng hậu cần của văn phòng Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức năng quan trọng trên đây Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết, khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi doanh nghiệp VÍ DỤ: Tập đoàn ABB, một công ty công nghệ hàng đầu, quyết định triển khai một dự án hợp tác liên doanh với một đối tác có chuyên môn trong lĩnh vực trí tuệ nhân tạo (AI) Dự án nhằm mục tiêu phát triển các ứng dụng AI tiên tiến và sáng tạo cho các ngành công nghiệp khác nhau Bước đầu tiên, văn phòng hành chính và tham mưu tổng hợp của ABO chịu trách nhiệm xây dựng chương trình và kế hoạch chi tiết cho dự án Các bộ phận này liên tục tương tác với các bộ phận chuyên môn để đảm bảo rằng mọi khía cạnh của dự án được tính đến và hài hòa Trong quá trình triển khai, chức năng giúp việc điều hành của văn phòng hành chính thực hiện tổ chức các buổi làm việc, hội thảo, và các sự kiện liên quan đến dự án Việc này không chỉ giúp củng cố mối quan hệ nội bộ mà còn tạo cơ hội cho các đối tác hợp tác trực tiếp Chức năng thu thập và quản lý thông tin của văn phòng chịu trách nhiệm về việc duy trì thông tin chi tiết về tiến độ dự án, kế hoạch làm việc, và các quyết định quan trọng Các báo cáo thường xuyên được tạo ra để cung cấp thông tin chi tiết cho lãnh đạo và đối tác Trong mảng hậu cần, văn phòng đảm nhận trách nhiệm về việc quản lý tài sản, vật tư cần thiết cho dự án Quản lý mua sắm và cung ứng linh kiện, phần mềm, hay bất kỳ tài nguyên nào khác để đảm bảo rằng dự án diễn ra mượt mà và hiệu quả Thông qua những chức năng này, văn phòng hành chính chơi một vai trò chủ chốt trong việc hỗ trợ tập đoàn ABO và đối tác hợp tác thành công trong dự án AI hợp tác liên doanh của họ 2 Vai trò và nội dung của quản trị hành chính văn phòng?  Khái niệm: Quản trị hành chính văn phòng là việc mà nhà quản trị tiến hành hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các công tác hành chính văn phòng nhằm đạt mục tiêu đã đề ra một cách có hiệu quả  Vai trò 4 Quản trị hành chính văn phòng là một lĩnh vực quản trị vừa có nội dung hoạt động độc lập vừa có quan hệ mật thiết với các lĩnh vực quản trị khác trong doanh nghiệp Văn phòng là “bộ nhớ” của lãnh đạo doanh nghiệp, nếu văn phòng làm việc có nề nếp, kỷ cương, khoa học thì công việc của doanh nghiệp sẽ “chạy đều”, quản lý hành chính sẽ thông suốt và hiệu quả Như vậy, quản trị tốt công tác hành chính văn phòng sẽ có những lợi ích sau: - Tạo tiền đề phát triển cho mỗi doanh nghiệp - Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, truyền tải thông tin phục vụ hoạt động của doanh nghiệp - Tăng khả năng sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp - Nâng cao năng suất lao động của doanh nghiệp ⇒ Hoạt động văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp Chất lượng làm việc của văn phòng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của các bộ phận khác và toàn thể doanh nghiệp Do đó, quản trị hành chính văn phòng sẽ góp phần quan trọng để doanh nghiệp thực hiện các lĩnh vực quản trị khác một cách có hiệu quả nhằm đạt mục tiêu đã đề ra VD: Tại công ty Apple, hoạt động quản trị hành chính văn phòng đóng một vai trò lớn trong việc duy trì và nâng cao chất lượng hoạt động của doanh nghiệp Một trong những ví dụ rõ nét về sự quan trọng của quản trị hành chính văn phòng có thể thấy trong việc tổ chức các sự kiện ra mắt sản phẩm Khi Apple chuẩn bị ra mắt một sản phẩm mới, quản trị hành chính văn phòng đảm nhiệm vai trò quan trọng trong việc tổ chức sự kiện này Công việc bao gồm việc lên kế hoạch chi tiết về không gian sự kiện, đảm bảo nguồn nhân lực đủ để hỗ trợ, và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình truyền đạt thông tin Việc này không chỉ tạo ấn tượng tích cực đối với khách hàng và đối tác mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc quảng bá hình ảnh của công ty Ngoài ra, trong quá trình chuẩn bị và tổ chức sự kiện, quản trị hành chính văn phòng cũng đảm bảo rằng mọi thông tin liên quan đến sự kiện được truyền đạt một cách mạch lạc và chính xác Công tác này không chỉ giúp đảm bảo tính chuyên nghiệp mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa thời gian và nguồn lực Tóm lại, hoạt động quản trị hành chính văn phòng tại Apple không chỉ giúp tạo ra những sự kiện ấn tượng mà còn đóng góp vào việc xây dựng và duy trì uy tín của công ty trong ngành công nghiệp công nghệ ● Nội dung - Tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo - Tổ chức tiếp khách - Tổ chức chuyến công tác - Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản và lưu trữ tài liệu VD1: 5 Trong doanh nghiệp FPT, quản trị hành chính văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và điều hành các hoạt động văn phòng Dưới đây là nội dung cụ thể của quản trị hành chính văn phòng trong doanh nghiệp FPT: 1 Tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo: Quản trị hành chính văn phòng có trách nhiệm lên kế hoạch, chuẩn bị và tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo trong doanh nghiệp Họ phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo sự thành công của các sự kiện này, bao gồm đặt lịch, chuẩn bị thiết bị, phòng họp, trình bày thông tin và bản ghi hình ảnh hoặc ghi âm nếu cần thiết 2 Tổ chức tiếp khách: Quản trị hành chính văn phòng của FPT đảm nhiệm việc tiếp đón và phục vụ khách hàng, đối tác và khách tham quan Họ cung cấp thông tin cần thiết, hướng dẫn họ vào nơi thích hợp và đảm bảo rằng họ được đối xử một cách chuyên nghiệp và lịch sự 3 Tổ chức chuyến công tác: Quản trị hành chính văn phòng có nhiệm vụ xây dựng và thực hiện kế hoạch cho các chuyến công tác của cán bộ nhân viên trong FPT Điều này bao gồm việc đặt vé máy bay, book khách sạn, chuẩn bị giấy tờ cần thiết và hỗ trợ các sự kiện và cuộc họp diễn ra trong chuyến công tác 4 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản và lưu trữ tài liệu: Quản trị hành chính văn phòng của FPT có trách nhiệm quản lý và duy trì các tài liệu văn phòng, bao gồm lưu trữ, phân loại và bảo quản chúng Họ cũng cung cấp hỗ trợ trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến văn bản, như việc soạn thảo, phê duyệt và phân phối các bản sao của văn bản 3 Khái niệm, chức năng và nhiệm vụ của nhà quản trị hành chính văn phòng?  Khái niệm Nhà quản trị hành chính văn phòng là người do lãnh đạo doanh nghiệp bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về mọi hoạt động của văn phòng Nhà quản trị hành chính văn phòng điều hành mọi hoạt động của văn phòng theo chế độ của một nhà quản trị Đồng thời, nhà quản trị hành chính văn phòng là đầu mối trong mối quan hệ giữa lãnh đạo doanh nghiệp với các bộ phận khác, đảm bảo cho mọi hoạt động được thực hiện thông suốt.Nhà quản trị hành chính văn phòng có vai trò, vị trí khác nhau tùy theo tổ chức của doanh nghiệp và chức năng, nhiệm vụ của văn phòng  Chức năng, nhiệm vụ Nhà quản trị hành chính văn phòng của mỗi doanh nghiệp có thể có những chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng có thể khái quát những vấn đề cơ bản sau: 1 Xây dựng một cơ cấu hành chính hợp lí, có hiệu quả - Nhà quản trị hành chính văn phòng cần có sự hiểu biết các công việc hành chính văn phòng như: thu thập và truyền đạt thông tin, soạn thảo và quản lý văn bản, điều hành các thiết bị - Cần tổ chức lực lượng hành chính văn phòng thông qua việc phân công cụ thể công việc cho mỗi bộ phận, mỗi nhân viên một cách rõ ràng về nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn - Bảo đảm duy trì, tăng cường cơ sở vật chất cần thiết cho công việc hành văn phòng và cả doanh nghiệp Cần có sự phối hợp chặt chẽ các hoạt động hành chính văn phòng của các bộ phận trong doanh nghiệp 2 Hoạch định công việc hành chính văn phòng và lãnh đạo mọi người thực hiện 6 - Nhà quản trị văn phòng cần xây dựng và đề ra một kế hoạch tối ưu cho công việc hàng ngày thông qua lịch công tác tuần, ngày, tháng - Cần phải có sự phân tích kỹ lưỡng, đầy đủ và chỉ huy chặt chẽ, thường xuyên - Phải quan tâm tạo điều kiện thuận lợi và động viên kịp thời mọi nhân viên văn phòng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ cũng như trong cuộc sống Ví dụ: Trong một hoạt động thực tế tại tập đoàn ABB, nhà quản trị hành chính văn phòng chịu trách nhiệm xây dựng và duy trì một cơ cấu hành chính hiệu quả, đồng thời quản lý lực lượng làm việc hành chính với sự phân công công việc rõ ràng Ví dụ, khi ABB triển khai dự án nâng cấp hệ thống quản lý thông tin nội bộ, nhà quản trị hành chính văn phòng đảm bảo rằng mỗi bộ phận hành chính được giao nhiệm vụ cụ thể, phù hợp với chuyên môn và kỹ năng của từng nhân viên Đối với việc hoạch định công việc hành chính và lãnh đạo, nhà quản trị tại ABB xây dựng kế hoạch công tác chi tiết cho cả lãnh đạo và nhân viên văn phòng Điều này bao gồm việc lập lịch công tác hàng ngày, tuần, và tháng để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và hiệu quả Một ví dụ cụ thể có thể là quá trình chuẩn bị và tổ chức một sự kiện quan trọng như lễ kỷ niệm thành lập công ty Nhà quản trị hành chính văn phòng đảm bảo mọi công việc, từ trang trí, xử lý giấy tờ đến việc quản lý thông tin và giao tiếp được thực hiện đúng hẹn và đạt hiệu suất cao Trong quá trình thực hiện, nhà quản trị không chỉ thường xuyên phân tích và đánh giá mức độ hoàn thành công việc mà còn đề xuất những cải tiến có thể tối ưu hóa quy trình làm việc Điều này giúp tăng cường hiệu suất và khả năng linh hoạt của đội ngũ hành chính văn phòng tại ABB 4 Khái niệm, tiêu chuẩn của thư ký văn phòng? Ví dụ  Khái niệm Theo nghĩa rộng: “thư ký là người trợ giúp của cấp quản trị, là người nắm vững các nghiệp vụ hành chính văn phòng, có khả năng chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và đưa các quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình” Theo nghĩa hẹp: thư ký văn phòng là người trợ giúp cấp quản trị, được giao một phần hoặc toàn bộ các công việc liên quan đến lĩnh vực chuyên môn của văn phòng Như vậy, không phải người thư ký nào cũng là thư ký văn phòng mà chỉ có những người thư ký đảm nhiệm các công việc có liên quan đến lĩnh vực văn phòng như quản lý hồ sơ tài liệu, văn bản, giao tiếp, thông tin liên lạc, tổ chức sắp xếp… nhằm hỗ trợ, phục vụ cho các hoạt động của cơ quan tổ chức hoặc người lãnh đạo  Tiêu chuẩn Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của người thư ký họ cần phải có phẩm chất, những kiến thức cơ bản và các kỹ năng cơ bản về hành chính văn phòng cần thiết 1 Về phẩm chất - Tính trung thực, thẳng thắn - Sự tự tin, tự giác, có ý thức tổ chức kỷ luật và triệt để trong công việc - Yêu nghề, luôn có ý thức vươn lên mạnh mẽ trong nghề nghiệp 7 - Có tính năng động, linh hoạt, sáng tạo, cẩn thận, chu đáo, nhanh nhẹn, kín đáo - Có tinh thần đoàn kết tương trợ, tế nhị khéo léo và lôi cuốn, nhẫn nại, tự kiềm chế mình 2 Tiêu chuẩn kỹ năng - Kỹ năng tổ chức khoa học các hoạt động của doanh nghiệp - Kỹ năng giao tiếp: nghe, nói, đọc, viết - Kỹ năng ghi chép nhanh, tốc ký chính xác - Kỹ năng sử dụng thành thạo, sáng tạo các thiết bị văn phòng - Kỹ năng soạn thảo, quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ tài liệu, tra cứu nhanh - Kỹ năng điều hành công việc của đơn vị, tổ chức - Kỹ năng quản lý thời gian làm việc có hiệu quả cao 3 Tiêu chuẩn kiến thức cơ bản - Kiến thức về quản trị, kinh tế học, luật kinh doanh, luật pháp, quy định nhà nước về lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, quản trị hành chính văn phòng, toán học- thống kê, ngoại ngữ, tâm lý xã hội VD: Công ty ABB, một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực công nghiệp và tự động hóa, thường xuyên có những người thư ký văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ cấp quản trị và quản lý hành chính văn phòng.Người thư ký tại ABB không chỉ có nhiệm vụ quản lý hồ sơ, tài liệu, và thông tin liên lạc, mà còn tham gia tích cực vào quá trình tổ chức sự kiện, hội thảo, và các cuộc họp chiến lược Trong bối cảnh công nghệ phát triển, họ cũng phải sử dụng thành thạo các công cụ và thiết bị văn phòng, đồng thời có khả năng sáng tạo để tối ưu hóa quy trình công việc Với tính chất đa nhiệm và đòi hỏi tương tác giữa các bộ phận khác nhau, người thư ký ở ABB cần có kỹ năng giao tiếp tốt, không chỉ trong nội bộ mà còn trong quan hệ với đối tác và khách hàng Họ thường xuyên phải làm việc nhóm, tham gia vào các dự án và nhiệm vụ đặc biệt, nơi mà sự linh hoạt và sáng tạo là chìa khóa cho thành công Ngoài ra, kiến thức cơ bản về quản trị, kinh tế, luật pháp, và các ngành công nghiệp mà ABB hoạt động là quan trọng để người thư ký có thể hiểu rõ hơn về môi trường làm việc của mình và có thể hỗ trợ mọi quyết định của cấp quản lý Tóm lại, người thư ký văn phòng ở công ty ABB không chỉ là người thực hiện các công việc hành chính mà còn là người đóng góp tích cực vào sự phát triển và thành công của công ty thông qua sự đa nhiệm, sáng tạo, và sự hiểu biết sâu sắc về ngành công nghiệp 5 KN và phân loại cuộc họp, hội nghị, hội thảo? VD  Khái niệm và phân loại - Họp: Họp là việc tập trung nhiều người trong một khoảng thời gian nhất định, tại một hoặc nhiều địa điểm nhất định đặt dưới sự chủ trì của một người hoặc nhiều người (chủ tịch đoàn) để thông qua việc bàn luận tìm ra giải pháp, phương thức tối ưu nhằm giải quyết một hay nhiều vấn đề thuộc phạm vi hoạt động, chức năng của ngành hoặc cơ quan tổ chức, hoặc trao đổi và truyền đạt những thông tin và mệnh lệnh cần thiết để điều hành 8 - Hội nghị: Hội nghị là một cuộc họp quan trọng, được tổ chức bài bản để bàn bạc về một công việc hoặc chủ đề cụ thể nào đó nhằm bàn luận những vấn đề quan trọng của doanh nghiệp hoặc tổ chức, tổng kết tình hình hoạt động từ đó rút ra bài học thực tiễn và đưa ra định hướng mới trong tương lai - Hội thảo: Hội thảo là cuộc gặp mặt của một nhóm người có cùng một mối quan tâm chung tại một địa điểm và thời gian đã định trước để tranh luận về nội dung quan tâm Khách mời tham gia hội thảo là những người có cùng mối quan tâm đến một lĩnh vực nào đó và họ cùng đến hội thảo chia sẻ, tranh luận về vấn đề đó Các hội thảo phổ biến nhất dựa trên các ngành công nghiệp, nghề nghiệp, và người hâm mộ chung Phân loại: Họp Hội nghị Hội thảo đạt được mục tiêu chung thông làm sáng tỏ cơ sở của Mục qua tương tác bằng lời nói, đưa ra quyết định, nhận xét hoặc vấn đề, đề xuất, kiến tiêu chẳng hạn như chia sẻ thông tin thống nhất một vấn đề nhất định nào nghị hoặc dự báo xu hoặc đạt được thỏa thuận đó hướng theo cơ sở khoa học bàn bạc về những vấn đề lớn, có tổ thảo luận về một số vấn Nội cập nhật về tiến độ công việc, chức, có chủ đề cụ thể nhằm tổng kết đề mang tính khoa học, dung giải quyết vấn đề, và trao đổi tình hình hoạt động đã qua, chỉ ra lý luận và thực tiễn thông tin những ưu điểm và nhược điểm của tổ đang đặt ra chức, doanh nghiệp buổi gặp gỡ, trao đổi ý kiến, buổi họp có tổ chức bài bản cuộc thảo luận về Hình những vấn đề như: khoa học, lý luận và thảo luận giữa các thành viên thức thực tiễn tham gia VD: Công ty ABB, một doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực công nghiệp và tự động hóa, thường tổ chức các hoạt động gặp gỡ và tương tác giữa các bộ phận thông qua các loại hình họp khác nhau 1 Họp: Mỗi tuần, các bộ phận như Kỹ thuật, Kinh doanh và Sản xuất của ABB có thể tổ chức các buổi họp nội bộ để cập nhật về tiến độ công việc, giải quyết vấn đề, và trao đổi thông tin nhanh chóng Ví dụ, ABB có thể tổ chức một buổi họp hàng tuần giữa các bộ phận khác nhau như sản xuất, tiếp thị và nghiên cứu phát triển để cập nhật về tiến độ sản xuất, thị trường và các dự án mới Đây là một hoạt động họp thông thường, tập trung vào việc giải quyết công việc hàng ngày và đảm bảo sự hiệu quả trong mọi hoạt động 2 Hội nghị: Khi ABB quyết định triển khai một chiến lược mới hoặc giới thiệu sản phẩm quan trọng, họ có thể tổ chức một hội nghị quy mô lớn Ví dụ, Hội nghị Tổ chức Công nghiệp và Tự động hóa quốc tế có thể diễn ra để trình bày và thảo luận về những xu hướng mới trong lĩnh vực công nghiệp và tự động hóa Các 9 buổi hội nghị thường diễn ra theo quy trình và thủ tục cụ thể, đưa ra quyết nghị và hướng dẫn cho các bộ phận thực hiện 3 Hội thảo: ABB cũng có thể tổ chức các hội thảo chuyên sâu với sự tham gia của các chuyên gia trong ngành và đối tác Ví dụ, hội thảo về "Công nghệ Tự động hóa trong Ngành Công nghiệp Dầu và Khí" có thể thu hút những người có kiến thức sâu rộng về lĩnh vực này để thảo luận về các giải pháp và ứng dụng tiên tiến 6 Các công việc cần thực hiện để chuẩn bị cho cuộc họp, hội nghị, hội thảo? VD Khái niệm: - Họp: Họp là việc tập trung nhiều người trong một khoảng thời gian nhất định, tại một hoặc nhiều địa điểm nhất định đặt dưới sự chủ trì của một người hoặc nhiều người (chủ tịch đoàn) để thông qua việc bàn luận tìm ra giải pháp, phương thức tối ưu nhằm giải quyết một hay nhiều vấn đề thuộc phạm vi hoạt động, chức năng của ngành hoặc cơ quan tổ chức, hoặc trao đổi và truyền đạt những thông tin và mệnh lệnh cần thiết để điều hành - Hội nghị: Hội nghị là một cuộc họp quan trọng, được tổ chức bài bản để bàn bạc về một công việc hoặc chủ đề cụ thể nào đó nhằm bàn luận những vấn đề quan trọng của doanh nghiệp hoặc tổ chức, tổng kết tình hình hoạt động từ đó rút ra bài học thực tiễn và đưa ra định hướng mới trong tương lai - Hội thảo: Hội thảo là cuộc gặp mặt của một nhóm người có cùng một mối quan tâm chung tại một địa điểm và thời gian đã định trước để tranh luận về nội dung quan tâm Khách mời tham gia hội thảo là những người có cùng mối quan tâm đến một lĩnh vực nào đó và họ cùng đến hội thảo chia sẻ, tranh luận về vấn đề đó Các hội thảo phổ biến nhất dựa trên các ngành công nghiệp, nghề nghiệp, và người hâm mộ chung a Xác định mục tiêu cuộc họp, hội nghị, hội thảo  Họp để phát triển: phổ biến các chủ trương, chính sách, đường lối, nhằm nâng cao nhận thức và tạo tiền để cho việc thực hiện các chủ chương, đường lối, chính sách đó  Họp để trao đổi thông tin: trao đổi tin tức, tình hình hoạt động của các bộ phận  Họp để mở rộng dân chủ: tạo điều kiện cho mọi người phát biểu ý kiến về các chủ chương, chính sách mới  Họp để bàn bạc giải quyết vấn đề: tập thể thảo luận cùng nhất trí ra quyết định tạo thể or thủ trưởng dựa vào đó để đưa ra quyết định b Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo  Xác định thành phần tham dự cuộc họp - Lập danh sách thành phần tham gia cuộc họp - Trình chủ tọa hoặc nhà quản trị hành chính văn phòng xem và ký duyệt - Thông báo và gửi giấy mời đến từng đại biểu - Trong trường hợp thành phần của cuộc họp có người nước ngoài tham dự thì thư ký cần liên hệ và thông báo cho bộ phận đối ngoại, cơ quan an ninh, cơ quan ngoại giao  Xây dựng chương trình cuộc họp 10