Slide thuyết trình cách sử dụng giao tiếp bằng email hiệu quả trong kinh doanh

CÁCH SỬ DỤNG GIAO TIẾP BẰNG EMAIL HIỆU QUẢ TRONG KINH DOANHNHÓM 12 GIAO TIẾP VÀ ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH... Khái niệm giao tiếp qua emailGiao tiếp qua email là một quá trình giao tiếp g

CÁCH SỬ DỤNG GIAO TIẾP BẰNG EMAIL HIỆU QUẢ TRONG KINH DOANH

NHÓM 12 GIAO TIẾP VÀ ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH

Nội dung

I Khái niệm giao tiếp qua

email

II tại sao cần phải có kỹ năng

giao tiếp qua email

III Các nguyên tắc khi giao

tiếp qua email

IV Cấu trúc của một địa

V Nên viết gì khi gửi email

VI Trong một số trường hợp sử dụng email giao tiếp trong kinh doanh

VII Ưu và nhược điểm khi

sử dụng email trong giao tiếp kinh doanh

VIII Những lưu ý khi giao tiếp qua Email

I Khái niệm giao tiếp qua email

Giao tiếp qua email là một quá trình giao tiếp gián tiếp nhằm trao đổi và tiếp nhận thông tin giữa chủ thể này với chủ thể khác để thực hiện mục

đích đề ra

Giúp truyền đạt thông

tin hiệu quả hơn so với

II.Tại sao cần phải có kỹ năng giao tiếp qua email

III.Các nguyên tắc khi giao tiếp qua email

3

Mọi ý đưa ra đều phải

có dẫn chứng cụ thể

Nên dùng số liệu, hình ảnh một cách tinh tế để tạo hiệu ứng mình muốn

III.Các nguyên tắc khi giao tiếp qua email

và chính tả trong các email gửi cho khách hàng

6

Viết email phải luôn thể hiện sự tôn trọng khách hàng tuyệt đối qua cách viết

III.Các nguyên tắc khi giao tiếp qua email M

8

IV.Cấu trúc của một địa chỉ email (gồm 3 phần)

Tên định dạng

Giúp người đọc xác định được ai là người gửi email đó.Tuy nhiên, hiện nay không còn dùng

IV.Cấu trúc của một địa chỉ email (gồm 3 phần)

Tên email

Là tên xác định hộp thư của địa chỉ email

đó Tên này được người dùng tự tạo ra miễn sao là duy nhất

và khác biệt với cái địa chỉ email khác

IV.Cấu trúc của một địa chỉ email (gồm 3 phần)

Tên miền

Là tên của nơi cung cấp dịch vụ thư điện tử Phần này thường bắt đầu bằng dấu “@” và tiếp sau đó là tên

miền

IV.Cấu trúc của một địa chỉ email (gồm 3 phần)

Ví dụ

Peter Wilson peter_wilson@businessmail.com

Với "Peter Wilson" là tên định dạng,

"peter_wilson" là tên email và

"businessmail.com" là tên miền.

V.Nên viết gì khi gửi email

1.Đặt chủ đề Email

(Subject)

Chủ đề email nhằm

giải thích cho mọi

người hiểu thông tin

bạn muốn truyền đạt

một cách ngắn gọn

V.Nên viết gì khi gửi email M

T

W

T

F

2 Bắt đầu bằng một câu chào

• Nếu bạn đang viết email tới một người mà bạn chưa hề gặp Vậy thì hãy

bắt đầu email theo cách thông thường như trong ví dụ sau đây:

‘Thân gửi Anna,

Tôi hy vọng rằng email này có thể đến được với bạn

Tên của tôi là Jack và hiện tại tôi đang lãnh đạo dự án Phát triển Quốc tế.’

• Nếu như người nhận là đồng nghiệp mà bạn đã quen biết, bạn có thể mở

lời chào một cách gần gũi hơn:

‘Xin chào Anna,

Tôi hy vọng rằng bạn vẫn khỏe

Đây là thông tin cập nhật nhanh về dự án Phát triển Quốc tế.’

V.Nên viết gì khi gửi email M

T

W

T

F

• Nếu bạn không biết rõ đối phương sẽ nhận email của bạn là ai ví dụ

như khi viết email xin việc hoặc gửi email đến group chung, bạn có

thể áp dụng cách như sau:

‘Kính gửi nhà quản lý tuyển dụng’

• Nếu email gửi cho nhiều hơn một người nhận, bạn có thể kể tên từng

người hoặc gọi tắt như gợi ý này:

‘Xin chào mọi người/ Chào mọi người.’

2 Bắt đầu bằng một câu chào

Câu hỏi: Bạn hãy nhìn vào bức dưới đây và cho biết người nhận email thuộc trường hợp nào đã kể trên?

3 Nêu mục đích của email

 Cách thức diễn đạt cầu kỳ hay đơn giản tùy thuộc vào hoàn cảnh và vị trí của người gửi, tuy nhiên yếu tố cốt lõi là phải thể hiện rõ mục đích viết email

 Hoàn toàn có thể lựa chọn cách viết ngắn gọn và rõ ràng như trong câu sau:

‘Tôi viết thư này để hỏi về nguồn hỗ trợ cho dưu án Phát triển Quốc tế.’

V.Nên viết gì khi gửi email

V Nên viết gì khi gửi email

4 Lời kêu gọi hành động

Phần cuối thư nên bổ sung lời kêu gọi hành độngnhằm chỉ rõ những mục tiêu mà bạn mong muốnngười nhận email sẽ thực hiện trong thời gian tới (tùy trường hợp để sử dụng), ví dụ như câu sauđây:

“Bạn có thể vui lòng gửi cho tôi những tập tin

quan trọng đó trước 3 giờ chiều thứ 5 ngày 14

được không”

5 Nhớ khép lại nội dung vào cuối thư

Email trước khi được gửi phải có câu cuối thư để cảm ơn người nhận

đã dành thời gian đọc thư này Một

V Nên viết gì khi gửi email

6 Thêm chữ ký cá nhân

-Cần thêm chữ ký và một vài thông tin liên lạc để giúp cho bức

email của bạn thêm phần chuyên nghiệm hơn

-Chữ ký có thể bao gồm tên, nghề nghiệp, tên công ty, số điện

thoại hoặc thậm chí là kênh liên lạc khẩn cấp để giúp người

khác liên lạc ngay lập tức trong các trường hợp cần thiết

V Nên viết gì khi gửi email M

T

W

T

F

7 Rà soát lỗi trước khi gửi

Hãy kiểm tra lại email một lần cuối trước khi gửi Điều này sẽ giúp người đọc mất ít công sức hơn và bạn sẽ không phải mất thêm thời gian giải thích điều

bạn muốn nói.

VII Ưu và nhược điểm khi sử dụng email trong

giao tiếp kinh doanh

VIII Những lưu ý khi giao tiếp qua email

Tiêu đề không rõ ràng hay không có tiêu đề email lâu dài và chính Sử dụng 1 địa chỉ