Slide thuyết trình cách sử dụng giao tiếp bằng email hiệu quả trong kinh doanh

GIAO TIẾP VÀ ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH CÁCH SỬ DỤNG GIAO TIẾP BẰNG EMAIL HIỆU QUẢ TRONG KINH DOANH NHÓM 12 Thành viên nhóm 12 675711 Nguyễn Trang Minh 675773 Nguyễn Thị Bích Ngọc 675716 Vàng Thị Mơ 675761 Nguyễn Thị Minh Ngọc 6654210 Nguyễn Thùy Mỵ 6667268 Tạ Thị Hồng Ngọc 675731 Hoàng Thị Lê Na Nội dung 1 I Khái niệm giao tiếp qua V Nên viết gì khi gửi email email VI Trong một số trường 2 II tại sao cần phải có kỹ năng hợp sử dụng email giao tiếp trong kinh doanh giao tiếp qua email VII Ưu và nhược điểm khi III Các nguyên tắc khi giao sử dụng email trong giao tiếp 3 tiếp qua email kinh doanh IV Cấu trúc của một địa VIII Những lưu ý khi giao tiếp chỉ email qua Email 4 I Khái niệm giao tiếp qua email Giao tiếp qua email là một quá trình giao tiếp gián tiếp nhằm trao đổi và tiếp nhận thông tin giữa chủ thể này với chủ thể khác để thực hiện mục đích đề ra II.Tại sao cần phải có kỹ năng giao tiếp qua email M 1 2T Giúp truyền đạt thông • Tạo hiệu quả công việc W tin hiệu quả hơn so với các hình thức giao tiếp cao khác • Tăng cường sự kết nối giữa người gửi với T người nhận email F M II.Tại sao cần phải có kỹ năng giao tiếp qua email 3 4 T Là một cách thể Thông qua việc viết, gửi, hiện thương hiệu cá nhận email mọi người nhân cũng sẽ đoán biết được W phần nào con người, tính cách, phong cách, quan điểm làm việc, tư duy, T cách nhìn nhận vấn đề của bạn F III.Các nguyên tắc khi giao tiếp qua email M 1 2 T Viết câu chủ Các luận điểm 3 động, cấu trúc quan trọng nhất đơn giản, dễ phải đưa lên đầu Mọi ý đưa ra đều phải W hiểu, cô đọng email, và highlight có dẫn chứng cụ thể Nên dùng số liệu, hình ảnh một cách tinh tế để tạo hiệu ứng T mình muốn F III.Các nguyên tắc khi giao tiếp qua email M 4 5 T Diễn giải lại ý của Đoán trước được các 6 khách hàng theo thắc mắc khách hàng cách mình hiểu, và sẽ có khi đọc mail Viết email phải luôn W hỏi họ xem mình Luôn luôn, luôn thể hiện sự tôn trọng hiểu thế có đúng luôn check grammar và chính tả trong các khách hàng tuyệt không email gửi cho khách đối qua cách viết T hàng F III.Các nguyên tắc khi giao tiếp qua email M T 7 8 W Truyền đạt luận Văn phong và điểm của mình và thần thái thuyết phục khách hàng tin vào luận T điểm đó F IV.Cấu trúc của một địa chỉ email (gồm 3 phần) Tên định dạng Giúp người đọc xác định được ai là người gửi email đó.Tuy nhiên, hiện nay không còn dùng IV.Cấu trúc của một địa chỉ email (gồm 3 phần) Tên miền Là tên của nơi cung cấp dịch vụ thư điện tử Phần này thường bắt đầu bằng dấu “@” và tiếp sau đó là tên miền IV.Cấu trúc của một địa chỉ email (gồm 3 phần) Ví dụ Peter Wilson peter_wilson@businessmail.com Với "Peter Wilson" là tên định dạng, "peter_wilson" là tên email và "businessmail.com" là tên miền V.Nên viết gì khi gửi email 1.Đặt chủ đề Email (Subject) Chủ đề email nhằm giải thích cho mọi người hiểu thông tin bạn muốn truyền đạt một cách ngắn gọn V.Nên viết gì khi gửi email M 2 Bắt đầu bằng một câu chào • Nếu bạn đang viết email tới một người mà bạn chưa hề gặp Vậy thì hãy T bắt đầu email theo cách thông thường như trong ví dụ sau đây: ‘Thân gửi Anna, Tôi hy vọng rằng email này có thể đến được với bạn W Tên của tôi là Jack và hiện tại tôi đang lãnh đạo dự án Phát triển Quốc tế.’ • Nếu như người nhận là đồng nghiệp mà bạn đã quen biết, bạn có thể mở T lời chào một cách gần gũi hơn: ‘Xin chào Anna, Tôi hy vọng rằng bạn vẫn khỏe Đây là thông tin cập nhật nhanh về dự án Phát triển Quốc tế.’ F V.Nên viết gì khi gửi email M 2 Bắt đầu bằng một câu chào T • Nếu bạn không biết rõ đối phương sẽ nhận email của bạn là ai ví dụ như khi viết email xin việc hoặc gửi email đến group chung, bạn có thể áp dụng cách như sau: W ‘Kính gửi nhà quản lý tuyển dụng’ • Nếu email gửi cho nhiều hơn một người nhận, bạn có thể kể tên từng người hoặc gọi tắt như gợi ý này: T ‘Xin chào mọi người/ Chào mọi người.’ F Câu hỏi: Bạn hãy nhìn vào bức dưới đây và cho biết người nhận email thuộc trường hợp nào đã kể trên? V.Nên viết gì khi gửi email 3 Nêu mục đích của email  Cách thức diễn đạt cầu kỳ hay đơn giản tùy thuộc vào hoàn cảnh và vị trí của người gửi, tuy nhiên yếu tố cốt lõi là phải thể hiện rõ mục đích viết email  Hoàn toàn có thể lựa chọn cách viết ngắn gọn và rõ ràng như trong câu sau: ‘Tôi viết thư này để hỏi về nguồn hỗ trợ cho dưu án Phát triển Quốc tế.’ V Nên viết gì khi gửi email P4h.ầLn ờciuốkiêuthưgọniêhnàbnổhsđuộnngglời kêu gọi hành động nhằm chỉ rõ những mục tiêu mà bạn mong muốn người nhận email sẽ thực hiện trong thời gian tới (tùy trường hợp để sử dụng), ví dụ như câu sau đây: “Bạn có thể vui lòng gửi cho tôi những tập tin quan trọng đó trước 3 giờ chiều thứ 5 ngày 14 được không” V Nên viết gì khi gửi email M 5 Nhớ khép lại nội dung vào cuối thư Email trước khi được gửi phải có T câu cuối thư để cảm ơn người nhận đã dành thời gian đọc thư này Một W ví dụ : “Cảm ơn bạn đã giúp.” “Tôi rất mong nhận được câu trả lời T từ bạn” “Trân trọng/ Lời chúc tốt đẹp/ Mọi điều tốt đẹp nhất” F