CÔNG TÁC VĂN PHÒNG pdf

- Để thực hiện hai chức năng trên văn phòng có những nhiệm vụ cơ bản là:+ Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc cho cơ quan; + Thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin; +

Bµi TH T : Ứ Ư

Tæ chøc c«ng t¸c V¡N PHßNG CñA ñy ban nh©n

d©n cÊp x·

I NHẬN THỨC CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1 Khái niên:

- Theo nghĩa rộng: là toàn bộ những hoạt động có liên quan đến công việc chuyên môn văn phòng của cơ quan, tổ chức.

- Theo nghĩa hẹp: Là công việc bộ phận chuyên môn văn phòng.

* Trong khoa học hành chính hiện nay công tác văn phòng được nghiên cứu với tư cách toàn bộ những hoạt động của bộ phận chuyên môn là văn phòng

2 Chức năng nhiệm vụ của văn phòng

- Văn phòng có hai chức năng

+ Chức năng tham mưu, tổng hợp

+ Chức năng hậu cần, quản trị

- Để thực hiện hai chức năng trên văn phòng có những nhiệm vụ cơ bản là:

+ Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc cho cơ quan;

+ Thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin;

+ Quản lý văn bản, lập hồ sơ, thực hiện công tác lưu trữ;

+ Xây dụng bộ máy và đội ngũ cán bộ công chức văn phòng;

+ Thực hiện các hoạt động tác nghiệp hành chính; + Tổ chức đối nội, đối ngoại;

+ Bảo đảm nhu cầu kinh phí, quản lý tài sản, vật

tư của cơ quan.

3 Nội dung cơ bản của hoạt động công tác văn phòng.

- Công tác thông tin

- Công tác tổng hợp

- Công tác văn thư lưu trữ

- Công tác hoạt động tác nghiệp, hành chính, hậu cần.

II NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG UBND CẤP XÃ

1 Xây dựng chương trình, kế hoạch và lịch làm việc

Chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan

là sự định hình những nhiệm vụ, xác định mục tiêu và phương hướng thực hiện nhiệm vụ và mục tiêu đó.

Thông thường chương trình kế hoạch, công tác được trình bày dưới dạng văn bản.

Tùy theo quy mô và tính chất công tác, các chương trình, kế hoạch có quy mô và độ dài về

* Một số yêu cầu trong quá trình xây dựng chương trình công tác:

- Cần làm rõ danh mục những công việc phải làm, người thực hiện, thời gian hoàn thành.

- Nội dung phải bán sát các căn cứ, bảo đảm thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan và tuân thủ mệnh lệnh cấp trên.

- Sắp xếp công việc hợp lý, có trọng tâm, trọng điểm.

- Bảo đảm sự ăn khớp với với chương trình, kế hoạch cấp trên, của các đơn vị có liên quan.

- Bảo đảm tính khả thi, phù hợp với thực tế.

chương trình kế hoạch.

Đối với Văn phòng UBND cấp xã việc xây dựng chương trình kế hoạch và lịch làm việc là một nội dung quan trọng

Bao gồm: Chương trình, kế hoạch hàng năm, hàng quý, hàng tháng, và lịch làm việc các ngày trong tuần.

Khi xây dựng chương trình, kế hoạch và lịch làm việc ngoài căn cứ vào yêu cầu chung, cán bộ làm công tác văn phòng cần làm tốt những việc sau:

a, Xác định căn cứ để xây dựng chương trình kế hoạch.

- Ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch UBND;

- Ý kiến của các ban chuyên môn;

- Ý kiến của nhân dân, yêu cầu thực tiễn đời sống kinh tế xã hội của địa phương.

Lịnh làm việc các ngày trong tuần, căn cứ vào lịch làm việc tháng.

b, Quy trình lập chương trình, kế hoạch và lịch làm việc.

Là các bước của việc xác lập chương trình, kế hoạch

và lịch làm việc, bao gồm:

Một là, Xây dựng dự thảo đề cương chương trình, kế hoạch và lịch làm việc.

Bản đề cương dự thảo cần xác định rõ những vấn đề sau: Tên gọi; nội dung các công việc phải làm; thời gian, trình tự tiến hành; phương thức, công cụ thực hiện công việc; phân công công việc và trách nhiện cụ thể (đối với chương trình công tác kế hoạch cụ thể).

Hai là,Tổ chức hội nghị, bàn bạc, thảo luận hoặc xin ý kiến (tùy theo từng loại chương trình)

Ba là, hoàn chỉnh dự thảo, thông qua, ban hành

2 Tổ chức, phục vụ các cuộc họp của UBND và Chủ tịch UBND

a, Phân loại các cuộc họp:

Các cuộc họp của UBND và Chủ tịch UBND bao gồm:

- Họp UBND: là cuộc họp tất cả thành viên UBND (mỗi tháng ít nhất 1 lần).

- Họp Chủ tịch UBND, Phó chủ tịch UBNN với lãnh đạo của các ban chuyên môn.

- Họp liên tịch giữa UBND với HĐND

- Họp giao ban hàng tuần của Chủ tịch UBND và Phó Chủ tịch UBND.

- Họp thường kỳ.

- Họp bất thường.

b, Nguyên tắc phân công

Chủ tịch UBND xã chịu trách nhiệm chung trong việc chỉ đạo và phân công các đơn vị tham gia tổ chức phục vụ các cuộc họp.

- Văn phòng UBND là đầu mối chung trong việc tổ chức phục vụ các cuộc họp Giao trực tiếp cho văn phòng UBND điều hành mọi công việc tổ chức, phục

vụ các cuộc họp.

+ Chuẩn bị cho việc tiến hành bao gồm: tổ chức, thảo luận.

+ Chuẩn bị các điều kiện khác: mời đại biểu, phòng họp, điều kiện vật chất, thiết bị hỗ trợ

Bước 2: tổ chức, phục vụ tiến hành cuộc họp

+ Theo dõi, ghi chếp nội dung, diễn biến cuộc họp.

+ Chuẩn bị các nội dung thảo luận.

+ Tổng hợp các ý kiến phát biểu và viết báo cáo tổng kết hoặc dự thảo nghị quyết.

+ Tổng hợp hồ sơ phiên họp, lưu hồ sơ.

Bước 3: tổ chức phục vụ việc thực hiện những kết luận hoặc nghị quyết (nếu có) của cuộc họp.

3 Tổ chức phục vụ tiếp dân và tiếp khách

- Tổ chức nơi tiếp dân và các điều kiện phục vụ.

- Tổng hợp ý kiến phản ánh của nhân dân, báo cáo trung thực, chính xác các ý kiến đó với người có thẩm quyền giải quyết ngay sau ngày tiếp dân.

QUY CHẾ

Tiếp công dân, tiếp nhận, xử lý và quản lý đơn khiếu nại, tố

cáo trên địa bàn tỉnh Quảng Bình (Ban hành kèm theo Quyết định số 20/2007/QĐ-UBND ngày 24 tháng 8 năm 2007 của UBND tỉnh Quảng Bình)

Điều 2 “UBND các cấp… phải bố trí địa điểm thuận tiện bảo đảm các điều kiện cần thiết để tiếp công dân đến trình bày khiếu nại tố cáo, phản ánh, kiến nghị được dễ dàng, thuận lợi

Nơi tiếp công dân phải niêm yết: Lịch tiếp công dân (ghi

cụ thể ngày, giờ tiếp; chức vụ, chức danh người tiếp); nội quy tiếp công dân (ghi rõ quyền, nghĩa vụ của người đến khiếu nại, tố cáo); phải có đủ sổ sách ghi chép, theo dõi việc tiếp công dân, tiếp nhận đơn thư theo đúng quy định”

Điều 6, khoản 3 “Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn chủ trì tiếp công dân mỗi tuần ít nhất một ngày, vào thứ ba hàng tuần”.

Điều 8 “Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn phải bố trí địa điểm tiếp công dân của đơn vị mình, phân công cán bộ Văn phòng phối hợp với cán bộ

Tư pháp làm nhiệm vụ tiếp công dân thường xuyên”.

Tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân Điều 16, khoản 3 “UBND xã, phường, thị trấn giao cho cán bộ tư pháp xã, phường, thị trấn thực hiện”.

Điều 19 “Công dân gửi đơn thư khiếu nại, tố cáo đến UBND, cơ quan, đơn vị đều phải được tiếp nhận, ghi chép đầy đủ vào sổ theo dõi, quản lý đơn theo mẫu đã quy định thống nhất và lưu giữ theo chế độ mật”.

b, Tổ chức phục vụ tiếp khách

Công việc của Văn phòng:

Thông báo lịch tiếp khác và thành phần tiếp khách.

- Chuẩn bị nội dung cho cho cuộc tiếp khách, chương trình, các bài phát biểu.

4 Tiếp nhận xử lý, xây dựng và ban hành văn bản

(Nghiên cứu giáo trình và bài Công tác văn thư)

5 Tổ chức thực hiện công tác thông tin, báo cáo và xử lý, sử dụng thông tin, báo cáo

a, Tổ chức thực hiện công tác thông tin, báo cáo

- Báo cáo nhanh

- Báo cáo tuần

- Báo Cáo tháng

- Báo cáo quý

- Báo cáo năm

b, Xử lý, sử dụng các thông tin báo cáo

Thông tin báo cáo sau khi được thu thập phải được phân tích, kiểm tra, phân loại để tổ chức sử dụng các thông tin, báo cáo một cách có hiệu quả.

6 Tổ chức, phục vụ công tác hậu cần

- Dự trù và chuẩn bị các điều kiện phương tiện vật chất đảm bảo cho nhu cầu hoạt động của Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các bộ phận, ban chuyên môn.

Chăn lo đời sống vật chất tinh thần cho mọi thành viên trong UBND.

- Quản lý vật tư tài sản, điều phối công việc hàng ngày của nhân lực, vật lực trong UBND.

- Chuẩn bị các khoản kinh phí, tổ chức chi tiêu,

sử dụng kinh phí đúng mục đích và tiết kiệm.

- Hiện đại hóa công sở UBND

III MỘT SỐ PHƯƠNG HƯỚNG ĐỔI MỚI CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND CẤP XÃ HiỆN NAY

Một là: Đổi mới nhận thức về Văn phòng UBND cấp

xã trong điều kiện xây dựng nhà nước pháp quyền Việt Nam dưới sự lãnh đạo của Đảng cộng sản Việt Nam.

- Có quan niện đúng đắn về vị trí, vai trò của công tác văn phòng UBND cấp xã.

- Làm rõ cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về công tác văn phòng hiện nay.

Hai là: đổi mới tổ chức bộ máy và cơ chế hoạt động của công tác văn phòng.

- Vận dụng môt hình “Một cửa, một dấu”.

- Phân định rõ nhiệm vụ, chức năng.

- Hoàn thiện cơ chế phối kết hợp của văn phòng với các phòng, ban chuyên môn trong UBND.

- Xây dựng và hoàn thiện các quy chế, nội dung, quy trình trong việc giải quyết những vấn đề cụ thể.

Ba là, Xây dựng đội ngũ công chức nhà nước có đủ năng lực, phẩm chất.

- Đào tạo, bồi dưỡng.

- Tiêu chuẩn rõ ràng: tuyển chon, đánh giá, sát hạch.

- Xây dựng kỹ năng chuyên môn công tác văn phòng.

Bốn là: Hiện đại hóa công tác văn phòng UBND cấp xã.

- Đầu tư thích đáng cho việc hiện đại hóa công sở UBND xã.

- Áp dụng những thành tựu khoa học công nghệ hiện đại vào tổ chức và hoạt động của công tác văn phòng.

Kết thúc bài Câu hỏi thảo luận:

-Chủ tịch mặt trận tổ quốc việt nam và người đứng đầu các đoàn thể nhân dân ở địa phương được mời dự các phiên họp của UBND cùng cấp khi bàn về những vấn đề có liênn quan.

đề ra tại Nghị quyết 17 của hội nghị Trung ương 5 khóa X, tại kỳ họp thứ 4 Quốc hội khóa XII đã ban hành nghị quyết 26/2008/QH12 về thực hiện thí điểm

bỏ hội đồng nhân dân cấp huyện, quận và phường tại 10 tỉnh, thành phố.

bầu ra và gồm: chủ tịch, phó chủ tịch và ủy viên Kết quả bầu thành viên UBND

xã phải được Chủ tịch UBND huyện Phê chuẩn

quy định:

trung du có 8.000 người trở lên và xã biên giới UBND xã có 5 thành viên, 1 chủ tịch, 2 phó chủ tịch, 2 ủy viên Các xã còn lại 3 thành viên 1,1,1.

thành viên quy định là 5 người, 1,2,2.

quyết định, chỉ thị mang tính cá biệt.

-NGHỊ ĐỊNH 92/2009/NĐ-CP NGÀY 22/10/2009 QUY ĐỊNH VỀ CHỨC DANH, SỐ LƯỢNG, MỘT SỐ CHẾ ĐỘ, CHÍNH SÁCH ĐỐI VỚI CÁN BỘ, CÔNG CHỨC Ở XÃ, PHƯỜNG, THỊ TRẤN VÀ NHỮNG NGƯỜI HOẠT ĐỘNG KHÔNG CHUYÊN TRÁCH Ở CẤP XÃ (có hiệu lực từ ngày 01/01/2010)

Điều 12 Chế độ đào tạo, bồi dưỡng

1 Cán bộ, công chức cấp xã được đào tạo, bồi dưỡng kiến thức phù hợp tiêu chuẩn chức danh hiện đang đảm nhiệm và theo quy hoạch cán bộ, công chức.

2 Cán bộ, công chức cấp xã khi được cử đi đào tạo, bồi dưỡng, được hưởng chế độ như sau:

a) Được cấp tài liệu học tập;

b) Được hỗ trợ một phần tiền ăn trong thời gian đi học tập trung;

c) Được hỗ trợ chi phí đi lại từ cơ quan đến nơi học tập.

Điều 4 Số lượng cán bộ, công chức cấp xã

1 Số lượng cán bộ, công chức cấp xã được bố trí theo loại đơn vị hành chính cấp xã; cụ thể như sau:

a) Cấp xã loại 1: không quá 25 người;

b) Cấp xã loại 2: không quá 23 người;

b) Cấp xã loại 3: không quá 21 người;

Việc xếp loại đơn vị hành chính cấp xã thực hiện theo quy định tại Nghị định số 159/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về việc phân loại đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn.

2 Số lượng cán bộ, công chức cấp xã quy định tại khoản 1 Điều này bao gồm cả cán bộ, công chức được luân chuyển, điều động, biệt phái về cấp xã.

QUYẾT ĐỊNH CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ SỐ 77/2006/QĐ-TTG NGÀY 13 THÁNG 4 NĂM 2006 BAN HÀNH QUY CHẾ LÀM VIỆC MẪU CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ,

PHƯỜNG, THỊ TRẤN

1 Phiên họp Ủy ban nhân dân xã:

a) Ủy ban nhân dân xã mỗi tháng họp ít nhất một lần, ngày họp cụ thể do Chủ tịch quyết định.

Thành phần tham dự phiên họp gồm có: Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các ủy viên Ủy ban nhân dân xã Chủ tịch Ủy ban nhân dân mời Thường trực Đảng ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân cùng tham dự Chủ tịch Mặt trận Tổ quốc, người đứng đầu các đoàn thể nhân dân, cán bộ không chuyên trách, công chức cấp xã và các Trưởng

phát biểu ý kiến nhưng không có quyền biểu quyết;

2 Giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã:

a) Hàng tuần, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch họp giao ban một lần theo quyết định của Chủ tịch để kiểm điểm tình hình, thống nhất chỉ đạo các công tác; xử lý các vấn đề mới nảy sinh; những vấn đề cần báo cáo xin ý kiến của

Ủy ban nhân dân, Hội đồng nhân dân xã, Ủy ban nhân dân huyện; chuẩn bị nội dung các phiên họp Ủy ban nhân dân, các hội nghị, cuộc họp khác do Ủy ban nhân dân xã chủ trì triển khai Thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Mặt trận Tổ quốc và người đứng đầu các đoàn thể nhân dân cấp xã và cán bộ, công chức xã được mời tham

dự khi bàn về các vấn đề có liên quan;

4 Sáu tháng một lần hoặc khi thấy cần thiết, Ủy ban nhân dân xã họp liên tịch với Thường trực Đảng ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Mặt trận Tổ quốc và người đứng đầu các đoàn thể nhân dân cấp xã, cán bộ không chuyên trách và công chức cấp xã, Trưởng thôn, Tổ trưởng dân phố để thông báo tình hình kinh tế - xã

hội, kiểm điểm sự chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và triển khai nhiệm vụ công tác sắp tới.

9 Trách nhiệm của Văn phòng Ủy ban nhân dân xã trong phục vụ các cuộc họp và tiếp khách của Ủy ban nhân

dân xã:

a) Chủ động đề xuất, bố trí lịch họp, làm việc, cùng với các cán bộ, công chức có liên quan đến nội dung cuộc

họp, tiếp khách chuẩn bị các điều kiện phục vụ;

b) Theo chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân, phối hợp với cán bộ, công chức liên quan chuẩn bị nội dung, chương trình các cuộc họp, làm việc; gửi giấy mời và tài liệu đến các đại biểu; ghi biên bản các cuộc họp.

3 Văn phòng Ủy ban nhân dân xã giúp Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tổng hợp báo cáo kiểm điểm chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân theo định kỳ 6 tháng và cả năm; báo cáo tổng kết nhiệm kỳ theo

quy định

3 Các vấn đề về chủ trương, chính sách đã được quyết định trong phiên họp của Ủy ban nhân dân xã đều phải