Bµi TH T :Ứ Ư Tæ chøc c«ng t¸c V¡N PHßNG CñA ñy ban nh©n d©n cÊp x· I. NHẬN THỨC CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN I. NHẬN THỨC CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG PHÒNG 1. Khái niên: 1. Khái niên: - Theo nghĩa rộng: là toàn bộ những hoạt - Theo nghĩa rộng: là toàn bộ những hoạt động có liên quan đến công việc chuyên môn động có liên quan đến công việc chuyên môn văn phòng của cơ quan, tổ chức. văn phòng của cơ quan, tổ chức. - Theo nghĩa hẹp: Là công việc bộ phận - Theo nghĩa hẹp: Là công việc bộ phận chuyên môn văn phòng. chuyên môn văn phòng. * Trong khoa học hành chính hiện nay công * Trong khoa học hành chính hiện nay công tác văn phòng được nghiên cứu với tư cách tác văn phòng được nghiên cứu với tư cách toàn bộ những hoạt động của bộ phận toàn bộ những hoạt động của bộ phận chuyên môn là văn phòng chuyên môn là văn phòng 2. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng 2. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng - Văn phòng có hai chức năng - Văn phòng có hai chức năng + Chức năng tham mưu, tổng hợp + Chức năng tham mưu, tổng hợp + Chức năng hậu cần, quản trị + Chức năng hậu cần, quản trị - Để thực hiện hai chức năng trên văn phòng có - Để thực hiện hai chức năng trên văn phòng có những nhiệm vụ cơ bản là: những nhiệm vụ cơ bản là: + Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, lịch + Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc cho cơ quan; làm việc cho cơ quan; + Thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin; + Thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin; + Quản lý văn bản, lập hồ sơ, thực hiện công tác + Quản lý văn bản, lập hồ sơ, thực hiện công tác lưu trữ; lưu trữ; + Xây dụng bộ máy và đội ngũ cán bộ công chức + Xây dụng bộ máy và đội ngũ cán bộ công chức văn phòng; văn phòng; + Thực hiện các hoạt động tác nghiệp hành chính; + Thực hiện các hoạt động tác nghiệp hành chính; + Tổ chức đối nội, đối ngoại; + Tổ chức đối nội, đối ngoại; + Bảo đảm nhu cầu kinh phí, quản lý tài sản, vật + Bảo đảm nhu cầu kinh phí, quản lý tài sản, vật tư của cơ quan. tư của cơ quan. 3. Nội dung cơ bản của hoạt động công tác 3. Nội dung cơ bản của hoạt động công tác văn phòng. văn phòng. - Công tác thông tin - Công tác thông tin - Công tác tổng hợp - Công tác tổng hợp - Công tác văn thư lưu trữ - Công tác văn thư lưu trữ - Công tác hoạt động tác nghiệp, hành chính, - Công tác hoạt động tác nghiệp, hành chính, hậu cần. hậu cần. II. NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC VĂN II. NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG UBND CẤP XÃ PHÒNG UBND CẤP XÃ 1. Xây dựng chương trình, kế hoạch và lịch 1. Xây dựng chương trình, kế hoạch và lịch làm việc làm việc Chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan Chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan là sự định hình những nhiệm vụ, xác định mục là sự định hình những nhiệm vụ, xác định mục tiêu và phương hướng thực hiện nhiệm vụ và tiêu và phương hướng thực hiện nhiệm vụ và mục tiêu đó. mục tiêu đó. Thông thường chương trình kế hoạch, công Thông thường chương trình kế hoạch, công tác được trình bày dưới dạng văn bản. tác được trình bày dưới dạng văn bản. Tùy theo quy mô và tính chất công tác, các Tùy theo quy mô và tính chất công tác, các chương trình, kế hoạch có quy mô và độ dài về chương trình, kế hoạch có quy mô và độ dài về thời gian khác nhau. thời gian khác nhau. * Một số yêu cầu trong quá trình xây dựng * Một số yêu cầu trong quá trình xây dựng chương trình công tác: chương trình công tác: - Cần làm rõ danh mục những công việc phải làm, - Cần làm rõ danh mục những công việc phải làm, người thực hiện, thời gian hoàn thành. người thực hiện, thời gian hoàn thành. - Nội dung phải bán sát các căn cứ, bảo đảm thực - Nội dung phải bán sát các căn cứ, bảo đảm thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan và tuân thủ mệnh hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan và tuân thủ mệnh lệnh cấp trên. lệnh cấp trên. - Sắp xếp công việc hợp lý, có trọng tâm, trọng điểm. - Sắp xếp công việc hợp lý, có trọng tâm, trọng điểm. - Bảo đảm sự ăn khớp với với chương trình, kế hoạch - Bảo đảm sự ăn khớp với với chương trình, kế hoạch cấp trên, của các đơn vị có liên quan. cấp trên, của các đơn vị có liên quan. - Bảo đảm tính khả thi, phù hợp với thực tế. - Bảo đảm tính khả thi, phù hợp với thực tế. - Phải có kế hoạch dự phòng, khả năng điều - Phải có kế hoạch dự phòng, khả năng điều chỉnh chỉnh chương trình kế hoạch. chương trình kế hoạch. Đối với Văn phòng UBND cấp xã việc xây Đối với Văn phòng UBND cấp xã việc xây dựng chương trình kế hoạch và lịch làm việc là dựng chương trình kế hoạch và lịch làm việc là một nội dung quan trọng. một nội dung quan trọng. Bao gồm: Chương trình, kế hoạch hàng năm, Bao gồm: Chương trình, kế hoạch hàng năm, hàng quý, hàng tháng, và lịch làm việc các ngày hàng quý, hàng tháng, và lịch làm việc các ngày trong tuần. trong tuần. Khi xây dựng chương trình, kế hoạch và lịch Khi xây dựng chương trình, kế hoạch và lịch làm việc ngoài căn cứ vào yêu cầu chung, cán bộ làm việc ngoài căn cứ vào yêu cầu chung, cán bộ làm công tác văn phòng cần làm tốt những việc làm công tác văn phòng cần làm tốt những việc sau: sau: a, Xác định căn cứ để xây dựng chương a, Xác định căn cứ để xây dựng chương trình kế hoạch. trình kế hoạch. Các căn cứ sau: Các căn cứ sau: - Chủ trương, chính sách, nghị quyết, quyết - Chủ trương, chính sách, nghị quyết, quyết định, chỉ thị của cơ quan cấp trên; định, chỉ thị của cơ quan cấp trên; - Chức năng nhiện vụ của UBND và nghị quyết - Chức năng nhiện vụ của UBND và nghị quyết của HĐND; của HĐND; - Ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch UBND; - Ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch UBND; - Ý kiến của các ban chuyên môn; - Ý kiến của các ban chuyên môn; - Ý kiến của nhân dân, yêu cầu thực tiễn đời - Ý kiến của nhân dân, yêu cầu thực tiễn đời sống kinh tế xã hội của địa phương. sống kinh tế xã hội của địa phương. Lịnh làm việc các ngày trong tuần, căn cứ vào Lịnh làm việc các ngày trong tuần, căn cứ vào lịch làm việc tháng. lịch làm việc tháng. b, Quy trình lập chương trình, kế hoạch và b, Quy trình lập chương trình, kế hoạch và lịch làm việc. lịch làm việc. Là các bước của việc xác lập chương trình, kế hoạch Là các bước của việc xác lập chương trình, kế hoạch và lịch làm việc, bao gồm: và lịch làm việc, bao gồm: Một là, Một là, Xây dựng dự thảo đề cương chương trình, kế Xây dựng dự thảo đề cương chương trình, kế hoạch và lịch làm việc. hoạch và lịch làm việc. Bản đề cương dự thảo cần xác định rõ những vấn đề Bản đề cương dự thảo cần xác định rõ những vấn đề sau: Tên gọi; nội dung các công việc phải làm; thời gian, sau: Tên gọi; nội dung các công việc phải làm; thời gian, trình tự tiến hành; phương thức, công cụ thực hiện công trình tự tiến hành; phương thức, công cụ thực hiện công việc; phân công công việc và trách nhiện cụ thể (đối với việc; phân công công việc và trách nhiện cụ thể (đối với chương trình công tác kế hoạch cụ thể). chương trình công tác kế hoạch cụ thể). Hai là,Tổ Hai là,Tổ chức hội nghị, bàn bạc, thảo luận hoặc xin ý chức hội nghị, bàn bạc, thảo luận hoặc xin ý kiến (tùy theo từng loại chương trình) kiến (tùy theo từng loại chương trình) [...]... Hiện đại hóa công sở UBND III MỘT SỐ PHƯƠNG HƯỚNG ĐỔI MỚI CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND CẤP XÃ HiỆN NAY Một là: Đổi mới nhận thức về Văn phòng UBND cấp xã trong điều kiện xây dựng nhà nước pháp quyền Việt Nam dưới sự lãnh đạo của Đảng cộng sản Việt Nam - Có quan niện đúng đắn về vị trí, vai trò của công tác văn phòng UBND cấp xã - Làm rõ cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về công tác văn phòng hiện nay... dưỡng - Tiêu chuẩn rõ ràng: tuyển chon, đánh giá, sát hạch - Xây dựng kỹ năng chuyên môn công tác văn phòng Bốn là: Hiện đại hóa công tác văn phòng UBND cấp xã - Đầu tư thích đáng cho việc hiện đại hóa công sở UBND xã - Áp dụng những thành tựu khoa học công nghệ hiện đại vào tổ chức và hoạt động của công tác văn phòng Kết thúc bài Câu hỏi thảo luận: -Chủ tịch mặt trận tổ quốc việt nam và người đứng... đổi mới tổ chức bộ máy và cơ chế hoạt động của công tác văn phòng - Vận dụng môt hình “Một cửa, một dấu” - Phân định rõ nhiệm vụ, chức năng - Hoàn thiện cơ chế phối kết hợp của văn phòng với các phòng, ban chuyên môn trong UBND - Xây dựng và hoàn thiện các quy chế, nội dung, quy trình trong việc giải quyết những vấn đề cụ thể Ba là, Xây dựng đội ngũ công chức nhà nước có đủ năng lực, phẩm chất - Đào... dung của cuộc tiếp khách và báo cáo người có thẩm quyền giải quyết (nếu có) 4 Tiếp nhận xử lý, xây dựng và ban hành văn bản (Nghiên cứu giáo trình và bài Công tác văn thư) 5 Tổ chức thực hiện công tác thông tin, báo cáo và xử lý, sử dụng thông tin, báo cáo a, Tổ chức thực hiện công tác thông tin, báo cáo - Báo cáo nhanh - Báo cáo tuần - Báo Cáo tháng - Báo cáo quý - Báo cáo năm b, Xử lý, sử dụng các... UBND - Họp thường kỳ - Họp bất thường - Các cuộc họp khác b, Nguyên tắc phân công Chủ tịch UBND xã chịu trách nhiệm chung trong việc chỉ đạo và phân công các đơn vị tham gia tổ chức phục vụ các cuộc họp - Văn phòng UBND là đầu mối chung trong việc tổ chức phục vụ các cuộc họp Giao trực tiếp cho văn phòng UBND điều hành mọi công việc tổ chức, phục vụ các cuộc họp c, Quy trình tổ chức các cuộc họp Bước... “Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn chủ trì tiếp công dân mỗi tuần ít nhất một ngày, vào thứ ba hàng tuần” Điều 8 “Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn phải bố trí địa điểm tiếp công dân của đơn vị mình, phân công cán bộ Văn phòng phối hợp với cán bộ Tư pháp làm nhiệm vụ tiếp công dân thường xuyên” Tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân Điều 16, khoản 3 “UBND xã, phường, thị trấn giao... và triển khai nhiệm vụ công tác sắp tới 9 Trách nhiệm của Văn phòng Ủy ban nhân dân xã trong phục vụ các cuộc họp và tiếp khách của Ủy ban nhân dân xã: a) Chủ động đề xuất, bố trí lịch họp, làm việc, cùng với các cán bộ, công chức có liên quan đến nội dung cuộc họp, tiếp khách chuẩn bị các điều kiện phục vụ; b) Theo chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân, phối hợp với cán bộ, công chức liên quan chuẩn... Điều 19 Công dân gửi đơn thư khiếu nại, tố cáo đến UBND, cơ quan, đơn vị đều phải được tiếp nhận, ghi chép đầy đủ vào sổ theo dõi, quản lý đơn theo mẫu đã quy định thống nhất và lưu giữ theo chế độ mật” b, Tổ chức phục vụ tiếp khách Công việc của Văn phòng: Thông báo lịch tiếp khác và thành phần tiếp khách - Chuẩn bị nội dung cho cho cuộc tiếp khách, chương trình, các bài phát biểu - Chuẩn bị phòng. .. bảo đảm các điều kiện cần thiết để tiếp công dân đến trình bày khiếu nại tố cáo, phản ánh, kiến nghị được dễ dàng, thuận lợi Nơi tiếp công dân phải niêm yết: Lịch tiếp công dân (ghi cụ thể ngày, giờ tiếp; chức vụ, chức danh người tiếp); nội quy tiếp công dân (ghi rõ quyền, nghĩa vụ của người đến khiếu nại, tố cáo); phải có đủ sổ sách ghi chép, theo dõi việc tiếp công dân, tiếp nhận đơn thư theo đúng... trách, công chức cấp xã và các Trưởng thôn, Tổ trưởng dân phố được mời tham dự khi bàn về các công việc có liên quan Đại biểu mời tham dự được phát biểu ý kiến nhưng không có quyền biểu quyết; 2 Giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã: a) Hàng tuần, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch họp giao ban một lần theo quyết định của Chủ tịch để kiểm điểm tình hình, thống nhất chỉ đạo các công tác; . động công tác 3. Nội dung cơ bản của hoạt động công tác văn phòng. văn phòng. - Công tác thông tin - Công tác thông tin - Công tác tổng hợp - Công tác tổng hợp - Công tác văn thư lưu trữ - Công. trữ - Công tác văn thư lưu trữ - Công tác hoạt động tác nghiệp, hành chính, - Công tác hoạt động tác nghiệp, hành chính, hậu cần. hậu cần. II. NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC VĂN II. NỘI. Theo nghĩa hẹp: Là công việc bộ phận chuyên môn văn phòng. chuyên môn văn phòng. * Trong khoa học hành chính hiện nay công * Trong khoa học hành chính hiện nay công tác văn phòng được nghiên