Kiểm soát nội bộ chi phí tại trung tâm hạ tầng mạng miền trung chi nhánh tổng công ty hạ tầng mạng

Tính cấp thiết của đề tài Kiểm tra, kiểm soát là một chức năng quan trọng của quản lý, gắn liền với mọi hoạt động trong đơn vị, nó giúp cho hiệu quả sử dụng các nguồn lực tài chính của đ

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Bố cục đề tài 2

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 3

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP 7

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 7

1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ 7

1.1.2 Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ 10

1.1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 10

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP 19

1.2.1 Khái niệm và phân loại chi phí trong doanh nghiệp 19

1.2.2 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chi phí 22

1.2.3 Các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất kinh doanh 24

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 29

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI TRUNG TÂM HẠ TẦNG MẠNG MIỀN TRUNG – TỔNG CÔNG TY HẠ TẦNG MẠNG 30

2.1 GIỚI THIỆU VỀ TRUNG TÂM HẠ TẦNG MẠNG MIỀN TRUNG – TỔNG CÔNG TY HẠ TẦNG MẠNG 30

2.1.1 Chức năng nhiệm vụ 30

2.1.2 Kinh doanh các dịch vụ 31

2.1.3 Khách hàng, đối tác 32

2.1.4 Hạ tầng mạng lưới 32 2.1.5 Cơ cấu tổ chức 35 2.1.6 Tổ chức bộ máy kế toán và hình thức kế toán tại Trung tâm Hạ tầng mạng miền Trung 39 2.2 ĐẶC TRƯNG CƠ BẢN CỦA HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VIỄN THÔNG VÀ NHỮNG YÊU CẦU ĐẶT RA ĐỐI VỚI CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ 42 2.2.1 Đặc điểm dịch vụ viễn thông tại Trung tâm Hạ tầng mạng miền Trung 42 2.2.2 Đặc điểm phân cấp tổ chức, quản lý ảnh hưởng đến công tác kiểm soát chi phí tại Trung tâm Hạ tầng mạng miền Trung 44 2.2.3 Yêu cầu về kiểm soát chi phí tại Trung tâm Hạ tầng mạng miền Trung 48 2.3 CÁC YẾU TỐ CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT TẠI TRUNG TÂM HẠ TẦNG MẠNG MIỀN TRUNG 49 2.3.1 Môi trường kiểm soát 49 2.3.2 Đánh giá rủi ro 5112.3.3 Hoạt động kiểm soát 51 2.3.4 Thông tin và trao đổi thông tin 5222.3.5 Hoạt động giám sát 52 2.4 HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI TRUNG TÂM HẠ TẦNG MẠNG MIỀN TRUNG 53 2.4.1 Công tác lập dự toán chi phí tại Trung tâm Hạ tầng mạng miền Trung 53 2.4.2 Thủ tục kiểm soát chi phí tại Trung tâm Hạ tầng mạng miền Trung 59 2.5 ĐÁNH GIÁ CHUNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI TRUNG TÂM HẠ TẦNG MẠNG MIỀN TRUNG 72

2.5.1 Một số ưu điểm 72

2.5.2 Những tồn tại trong công tác kiểm soát chi phí 73

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 777

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI TRUNG TÂM HẠ TẦNG MẠNG MIỀN TRUNG 788 3.1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI TRUNG TÂM HẠ TẦNG MẠNG MIỀN TRUNG 788

3.2 NỘI DUNG HOÀN THIỆN CÁC YẾU TỐ CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI TRUNG TÂM 799

3.2.1 Hoàn thiện về môi trường kiểm soát 799

3.2.2 Hoàn thiện về hoạt động kiểm soát 811

3.2.3 Hoàn thiện về công tác thông tin- truyền thông 844

3.3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM TẠO ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT 899

3.3.1 Đối với Tổng công ty và Tập đoàn 899

3.3.2 Đối với các nhà quản trị tại đơn vị 899

3.3.3 Đối với nhân viên 90

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 922

KẾT LUẬN 933 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Tập đoàn VNPT Tập đoàn bưu chính viễn thông Việt Nam VNPT Net3 Trung tâm Hạ tâng mạng miền Trung –

Tổng công ty Hạ tầng mạng (Trung tâm) VNPT Net Tổng công ty Hạ tầng mạng (Tổng công ty)

2.6 Định mức nhiên liệu sử dụng máy phát điện dự phòng tại

trạm năm 2021

69

3.2 Mẫu bảng kê thanh toán nhiên liệu ô tô/máy phát điện 86

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Số hiệu

Sơ đồ

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Kiểm tra, kiểm soát là một chức năng quan trọng của quản lý, gắn liền với mọi hoạt động trong đơn vị, nó giúp cho hiệu quả sử dụng các nguồn lực tài chính của đơn vị được nâng cao Vì vậy việc kiểm soát nội bộ chi phí hữu hiệu đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực tài chính của đơn vị, nó giúp các cấp lãnh đạo có thể biết được sự kém hiệu quả của công việc xảy ra ở đâu và nguyên nhân của sự việc là gì Qua đó cũng xác nhận được trách nhiệm thuộc về bộ phận hay cá nhân nào

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của các doanh nghiệp viễn thông hiện nay, để nâng cao năng lực cạnh tranh, các doanh nghiệp viễn thông cần khẳng định vị thế của mình bằng việc tích lũy vốn, thường xuyên đổi mới công nghệ hiện đại, kinh nghiệm khai thác, chất lượng dịch vụ tốt, có đội ngũ mạnh Từ chỗ chỉ có một doanh nghiệp là Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT) thì đến nay đã có 5 doanh nghiệp khác cùng khai thác dịch

vụ viễn thông

Trung tâm Hạ tầng mạng miền Trung (VNPT Net3) là một đơn vị hạch toán phụ thuộc, trực thuộc Tổng công ty Hạ tầng mạng VNPT Net3 được giao quản lý và phối hợp với VNPT 13 tỉnh miền Trung để quản lý hạ tầng mạng viễn thông của Tập đoàn VNPT, đảm bảo an toàn thông tin mạng lưới Nguồn thu của đơn vị chủ yếu đến từ doanh thu phối hợp với các đơn vị khác trực thuôc Tập đoàn VNPT Khi nguồn thu của đơn vị còn nhiều hạn chế thì việc kiểm soát chặt chẽ chi phí nhằm đảm bảo việc sử dụng nguồn thu đúng mục đích, tiết kiệm và có hiệu quả có ý nghĩa rất quan trọng Nhận thức được

vị trí và tầm quan trọng đặc biệt của vấn đề kiểm soát nội bộ nói chung, kiểm soát nội bộ chi phí nói riêng, tôi chọn đề tài “KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI TRUNG TÂM HẠ TẦNG MẠNG MIỀN TRUNG – CHI NHÁNH

TỔNG CÔNG TY HẠ TẦNG MẠNG” để nghiên cứu thực hiện luận văn thạc

sĩ của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

Luận văn tập trung tìm hiểu thực trạng kiểm soát chi phí tại Trung tâm

Hạ tầng mạng miền Trung, qua đó đưa ra những giải pháp nhằm tăng cường

công tác kiểm soát chi phí tại đơn vị

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Hoạt động kiểm soát nội bộ chi phí tại Trung tâm Hạ tâng mạng miền Trung – Tổng công ty Hạ tầng mạng

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu của luận văn là tập trung vào công tác kiểm soát nội

bộ chi phí tại Trung tâm Hạ tầng mạng miền Trung – Tổng công ty Hạ tầng mạng, bao gồm chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong luận văn là thu thập, tổng hợp, phân tích và so sánh nguồn dữ liệu sơ cấp và thứ cấp liên quan đến kiểm soát chi phí…

- Nguồn dữ liệu sơ cấp có được từ việc quan sát toàn bộ các quy trình, quy chế tại đơn vị Ngoài ra, tác giả còn tiến hành phỏng vấn những người có liên quan để làm rõ một số hoạt động phát sinh chi phí mà thông tin thứ cấp không cung cấp được

- Nguồn dữ liệu thứ cấp được lấy từ số liệu kế toán tài chính do phòng Kế toán cung cấp Ngoài ra, còn có một số thông tin từ các nguồn khác như

phòng Kế hoạch- Đầu tư

5 Bố cục đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo,

nội dung của luận văn được trình bày thành 3 chương:

Chương 1 Một số vấn đề lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí

Chương 2 Thực trạng và đánh giá kiểm soát nội bộ chi phí tại Trung

tâm Hạ tầng mạng miền Trung – Chi nhánh Tổng công ty Hạ tâng mạng

Chương 3 Một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí tại

Trung tâm Hạ tầng mạng miền Trung – Chi nhánh Tổng công ty Hạ tâng mạng

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Trên cơ sở nhận thức được vai trò cũng như tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ, đến nay đã có không ít công trình nghiên cứu liên quan đến vấn đề này Một số đề tài tiêu biểu có thể kể đến là:

Luận văn thạc sĩ của Trần Ngọc Tuyết (2010) với đề tài: “Hoàn thiện kiểm soát chi phí tại Công ty Xăng dầu khu vực V” Bằng những lý luận cơ bản về kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp, tập trung vào chi phí quản lý kinh doanh trong doanh nghiệp, tác giả đã đi sâu tìm hiểu về các chu trình chi phí tại Công ty Xăng dầu khu vực V, đánh giá những ưu điểm, tồn tại và nguyên nhân (như: quy trình kiểm soát soát giá vốn hàng bán như mua hàng, xuất kho; kiểm soát chi phí bán hàng và chi phí quản lý như kiểm soát chi tiền lương, vận chuyển, các chi phí bằng tiền khác …) Trên cơ sở đó, tác giả đã

đề xuất được những giải pháp thiết thực phù hợp với đặc thù của đơn vị liên quan đến công tác kiểm soát chi phí tại Công ty Xăng dầu khu vực V

Lê Thị Khánh Như (2012), với đề tài “Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí và doanh thu tại Công ty TNHH MTV Cấp thoát nước Phú Yên” Tác giả đã dựa trên cơ sở những lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ doanh thu, chi phí trong doanh nghiệp được hệ thống hóa để tiến hành đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ doanh thu, chi phí tại Công ty TNHH MTV Cấp thoát nước Phú Yên.Từ đó đề xuất giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ

chi phí và doanh thu hoạt động cấp nước tại Công ty TNHH MTV Cấp thoát nước Phú Yên

Phạm Thị Hồng (2012) với đề tài “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty TNHH môi trường đô thị Quy Nhơn” Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp nói chung và công tác kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp nói riêng Trên cơ sở lý luận, luận văn đi sâu tìm hiểu thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty TNHH môi trường đô thị Quy Nhơn Từ thực trạng, đối chiếu với lý luận để đưa ra đánh giá về hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát (kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, kiểm soát chi ph nhân công, kiểm soát chi phí chung), đưa ra được những ưu điểm và mặt còn tồn tại (quy trình kiểm tra chưa chặt chẽ, định mức kỹ thuật và định mức lao động chưa thỏa đáng, công tác kế hoạch chưa kịp thời, …) trong công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Từ đó, luận văn đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí như: Xây dựng chính sách nhân sự và kế hoạch, hoàn thiện cơ cấu quản lý, thiết lập quy trình kiểm tra chặt chẽ, xây dựng định mức kỹ thuật phù hợp hơn với yêu cầu kiểm soát chi phí tại đơn vị

Luận văn của tác giả Lê Hoa (2012) “Hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh tại công ty TNHH MTV cấp nước Đà Nẵng” Nội dung đề tài nói về công tác kiểm soát nội bộ của một ngành sản xuất mặt hàng tương đối đặc thù là nước Luận văn đã đánh giá về thực trạng kiểm soát chi phí với các nội dung như công tác tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát, công tác kiểm soát chi phí SXKD Tuy hầu hết các khoản mục chi phí đã được kiểm soát tương đối chặt chẽ nhưng vẫn còn một số khoản chi phí chiếm tỉtrọng lớn còn để xảy ra thất thoát Qua quá trình nghiên cứu luận văn đề xuất cần nâng cao công tác lập dự toán, tăng cường kiểm tra mức độ tuân thủ các qui định về kiểm soát chi phí

Gần đây nhất vào năm 2021, Phạm Thị Duyên Hải (2021) với nghiên cứu

“Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Bình” cũng tập trung giải quyết những vấn đề còn tồn tại liên quan đến kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Bình Luận văn đã đạt được những thành công nhất định khi hệ thống hóa được những lý luận cơ bản về kiểm soát nội

bộ chi phí trong doanh nghiệp nói chung, đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp mang tính thực tiễn áp dụng tại Công ty Điện lực Quảng Bình nhằm kiểm soát chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty

Trên cơ sở lý luận, hầu hết những nghiên cứu trên đều cung cấp những lý luận cơ bản về công tác kiểm soát nội bộ chi phí trong doanh nghiệp nói chung Tuy nhiên xét về mặt thực tiễn, ứng với mỗi doanh nghiệp, sẽ có những ưu điểm, nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ là khác nhau, mỗi doanh nghiệp sẽ có một môi trường kiểm soát, một triết lý quản lý khác nhau giữa những nhà quản trị, ngoài ra việc thiết kế các thủ tục kiểm soát hay đặc thù về chi phí cũng khác nhau

Còn nhiều nghiên cứu khác nữa về chủ đề kiểm soát nội bộ nói chung cũng như kiểm soát nội bộ chi phí nói riêng Các công trình nghiên cứu này cũng hệ thống hóa những nội dung cơ bản của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, gắn với các trường hợp nghiên cứu điển hình khác nhau và phần nào đưa ra các giải pháp nhằm khắc phục và hoàn thiện những hạn chế của việc kiểm soát nội bộ trong những đơn vị nghiên cứu đó Tuy nhiên, theo hiểu biết của tác giả thì có rất ít đề tài nghiên cứu về kiếm soát nội bộ chi phí tại doanh nghiệp viễn thông và chưa có nghiên cứu nào về kiểm soát nội bộ chi phí tại Trung tâm Hạ tầng mạng miền trung – Chi nhánh Tổng công ty Hạ tầng mạng Do vậy, việc nghiên cứu về kiểm soát nội bộ chi phí tại Trung tâm Hạ tầng mạng miền trung – Chi nhánh Tổng công ty Hạ tầng mạng được cho là

cần thiết cả về lý luận và thực tiễn

Bên cạnh các tài liệu tham khảo, tác giả sử dụng nguồn tự liệu là các quy định nội bộ của Tập đoàn và Tổng công ty như:

- Quyết định 204/VNPT Net KTTC ngày 11/08/2015 về việc ban hành quy chế quản lý tài chính của Tổng công ty Hạ tầng mạng Trong đó qui định

về việc quản lý và sử dụng vốn; quản lý và sử dụng tài sản; quản lý doanh thu- chi phí và kết quản hoạt động SXKD; Kế hoạch tài chính, chế độ kế toán thống kê và kiểm toán

- Văn bản số 241/VNPT-Net-KTTC ngày 20/8/2015 V/v hướng dẫn công tác Kế toán tài chính tại các đơn vị trực thuộc VNPT Net

- Quyết định 132/QĐ-VNPT-KHĐTV-KHĐT ngày 14/09/2020 về việc ban hành Quy chế mua sắm nhằm phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và duy trì hoạt động thường xuyên của Tập đoàn VNPT;

- Văn bản số 1071/VNPT Net-KTTC ngày 01/11/2015 của VNPT Net

về chế độ công tác phí, chi tiếp khách, chi hội thảo, hội nghị trong, ngoài nước;

- Văn bản 6388/VNPT Net-KTTC ngày 04/12/2017 của VNPT Net về việc Sửa đổi chế độ công tác phí và chi hội thảo, hội nghị

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ

TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

Qua quá trình phát triển nhận thức, ở dưới góc độ quản lý và các nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã hình thành nhiều định nghĩa khác nhau Hiện nay, định nghĩa được chấp nhận rộng rãi là định nghĩa của COSO Theo COSO

(2013) kiểm soát nội bộ được định nghĩa như sau: “kiểm soát nội bộ là một

tiến trình được thiết lập và vận hành bởi hội đồng quản trị, ban quản lý và các nhân sự khác, được thiết kế để đem lại một sự bảo đảm hợp lý đối với việc đạt được các mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, và sự tuân thủ với các luật và quy định liên quan” (Đường Nguyên Hưng, 2016)

Trong định nghĩa trên, một số nội dung cơ bản có thể hiểu như sau:

Thứ nhất: Kiểm soát nội bộ hướng đến việc đạt được mục tiêu của tổ

chức Các mục tiêu của tôt chức có thể khái quát thành 3 loại mục tiêu: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo và mục tiêu tuân thủ Các mục tiêu hoạt động có liên quan đến tính hiệu quả và hiệu suất của các hoạt động của tổ chức, bao gồm các mục tiêu hoạt động, mục tiêu tài chính và bảo vệ tài sản Các mục tiêu báo cáo bao gồm tính tin cậy, tính kịp thời, tính minh bạch hoặc các yêu cầu khác được quy định bởi các cơ quan quản lý nhà nước, các cơ quan ban hành chuẩn mực, và các chính sách của tổ chức Các mục tiêu tuân thủ thể hiện sự tuân thủ các luật và các quy định có liên quan đến tổ chức

Thứ hai: Kiểm soát nội bộ là một quá trình Kiểm soát nội bộ không

phải là một sự kiện hay một hoàn cảnh mà là một tiến trình lặp đi lặp lại, bao gồm các hành động hòa quyện trong các hoạt động cuẩ tổ chức, và vốn nằm trong cách thức ban quản lý điều hành tổ chức Trong tiến trình đó, các biện

pháp kiểm soát được thiết lập dựa trên các chính sách và thủ tục Các chính sách phản ảnh những công bố của ban quản lý hoặc hội đồng quản trị về những gì cần thực hiện để làm cho kiểm soát nội bộ trở nên có hiệu lực Các công bố này có thể bằng văn bản, hoặc được thể hiện rõ ràng trong các hình thức giao tiếp khác của ban quản lý, hoặc ngầm định thông qua các hành động

và quyết định của ban quản lý

Thứ ba: Kiểm soát nội bộ được thực hiện bởi con người KSNB được

thực hiện bởi hội đồng quản trị, ban quản lý và các nhận sự khác của tổ chức Kiểm soát nội bộ được thực hiện bởi con người của tổ chức thông qua hành động hoặc lời nói Cùng với các chức năng quản trị, hội đồng quản trị thực hiện chức năng giám sát bao gồm cung cấp các tư vấn và định hướng cho ban quản lý, truy vấn ban quản lý một cách xây dừng, phê chuẩn các chính sách

và các nghiệp vụ quan trọng và giám sát các hoạt động của ban quản lý Ban quản lý có trách nhiệm trực tiếp thiết lập và vận hành hệ thống kiểm soát nội

bộ dưới dự giám sát của Hội đồng quản trị Cả Hội đồng quản trị và ban quản

lý có trách nhiệm trong việc thiết lập một thông điệp kỳ vọng và chuẩn mực đạo đức để hỗ trợ tích cực cho kiểm soát nội bộ cho tổ chức Các thành viên khác của tổ chức hành ngày thực thi các chức năng của mình đồng thời với các trách nhiệm kiểm soát nội bộ trong các hoạt động của tổ chức

Thứ tư: Kiểm soát nội bộ cung cấp sự đảm bảo ở mức độ hợp lý KSNB

cung cấp một sự đảm bảo hợp lý (chứ không phải đảm bảo tuyệt đối) đối với các mục tiêu của tổ chức Điều này do hai vấn đề cơ bản: sự giới hạn của tính hữu hiệu của hệ thống KSNB và sự không chắc chắn và rủi ro luôn tồn tại Một sự bảo đảm tuyệt đối cho việc đạt được các mục tiêu là điều không thể

Sự giới hạn của tính hữu hiệu của hệ thống KSNB là do bới hai yếu tố chủ yếu như sau: sự giới hạn của yếu tố con người và sự giới hạn của nguồn lực Yếu tố con người có thể làm phát sinh các vấn đề như năng lực trình độ, kinh

nghiệm hạn chế, sức khỏe, tuổi tác không đảm bảo có thể làm phát sinh các sai sót; các vấn đề về phẩm chất đạo đức như sự lợi dụng vị trí, quyền hạn để

bỏ qua kiểm soát, sự móc ngoặc hoặc liên kết với nhau để vô hiệu hóa kiểm soát, sự nể nang xuề xòa có thể dung túng cho hành vi sai phạm và sự vô trách nhiệm dẫn đến các sai phạm có thể xảy ra Bên cạnh đó, nguồn lực của tổ chức là có hạn, đồng thời phải được ưu tiên phân bổ cho các hoạt động tài chính, trực tiếp tạo ra giá trị cho tổ chức Do vậy sự giới hạn của nguồn lực có thể khiến cho KSNB không thể được đầu tư một cách đầy đủ và làm hạn chế mực độ hữu hiệu của KSNB Song song với những giới hạn của tính hữu hiệu của KSNB là sự không chắc chắn và rủi ro luôn tồn tại dù cho tổ chức có đối phó như thế nào đi nữa Ngoài ra do khả năng dự đoán và nguồn lực có hạn

mà tổ chức chỉ thường tập trung thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ để đối phó với các rủi ro có khả năng phát sinh thường xuyên hơn là các rủi ro không phát sinh thường xuyên Đây cũng là điều làm cho hệ thống kiểm soát nội bộ không thể luôn đối phó có hiệu quả với các rủi ro

Thứ năm: Kiểm soát nội bộ có thể thích ứng với các cơ cấu tổ chức

khác nhau, kể cả các bộ phận khác nhau trong một tổ chức Các tổ chức có thể được cấu trúc theo nhiều kiểu khác nhau Dù tổ chức được cấu trúc hoạt động theo mô hình hoạt động quản lý hay cấu trúc tư cách pháp lí như thế nào, kiểm soát nội bộ đều có thể được thiết lập đầy đủ và phù hợp với đặc điểm cấu trúc của tổ chức (Đường Nguyên Hưng, 2016)

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315: “KSNB là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan” (Bộ Tài chính, 2012)

Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về kiểm soát nội bộ nhưng có thể định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ như sau:

Kiểm soát nội bộ là một hệ thống gồm các chính sách, thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu bảo vệ tất cả các tài sản của đơn vị, không bị sử dụng lãng phí, gian lận hoặc không hiệu quả; cung cấp dữ liệu kế toán chính xác và đáng tin cậy; thúc đẩy và đánh giá sự chấp hành các chính sách của đơn vị; đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị

1.1.2 Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ giúp cho việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị hiệu quả, giảm bớt mọi nguy cơ rủi ro tiềm ẩn xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh Giúp cho Ban lãnh đạo có thể chuyên nghiệp hóa trong công tác điều hành, quản lý một cách khoa học, đưa ra những tiêu chí cụ thể chứ không dựa vào cảm tính để quyết định một vấn đề nào đó của đơn vị

Đảm bảo mọi nhân viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của pháp luật

Đảm bảo tổ chức hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đề ra

Bảo vệ tài sản có thể bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, sử dụng sai mục đích Tài sản vô hình và hữu hình có thể bị lạm dụng hay đánh cắp Tương tự tài sản phi vật thể như tài liệu, chứng từ kế toán cũng có thể bị sử dụng vào mục đích khác nếu hệ thống kiểm soát không bảo vệ được

Đảm bảo tính chính xác, kịp thời các số liệu, các báo cáo kế toán Đảm bảo sự tuân thủ pháp luật và các quy định, đảm bảo sự tin cậy của báo cáo tài chính nhằm đạt được hiệu quả trong các hoạt động của đơn vị

1.1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo COSO 2013, các yếu tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 5 bộ phận: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát,

thông tin và truyền thông, hoạt động giám sát (các yếu tố này không thay đổi

so với COSO 1992) Cụ thể:

a Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát là một tập hợp các chuẩn mực, các quy trình và các cấu trúc tạo lập cơ sở cho sự vận hành kiểm soát nội bộ trong tổ chức môi trường kiểm soát có tác động lan tỏa đến toàn hệ thống kiểm soát nội bộ của

tổ chức Môi trường kiểm soát bao gồm tất cả các nhân tố bên trong và các nhân tố bên ngoài đơn vị có ảnh hưởng đến quá trình hoạt động và tính hiệu quả của kiểm soát nội bộ Thông qua môi trường kiểm soát, bộ phận quản lý đánh giá được thái độ của toàn đơn vị đối với hệ thống kiểm soát nội bộ, đồng thời tạo ra các chính sách, trình tự, các chỉ dẫn đảm bảo cho sự giám sát liên tục và hữu hiệu đối với các mục tiêu đã đặt ra Các nhân tố chính của môi trường kiểm soát bao gồm:

• Đặc thù quản lý:

Đặc thù về quản lý, triết lý quản lý và phong cách của ban lãnh đạo khi điều hành Triết lý quản lý được thể hiện qua những quan điểm và suy nghĩ của người quản lý, phong cách thức điều hành lại thể hiện qua tính cách và thái độ của người quản lý khi điều hành đơn vị Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính và rất chú trọng đến việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch Một số nhà quản lý lựa những hoạt động kinh doanh với mức rủi ro cao, nhưng có thể thu được nhiều lợi nhuận Một số quản lý khác lại rất thận trọng với rủi ro Sự khác nhau trong triết lý quản lý và cách thức điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị Triết lý quản lý và cách thức điều hành cũng được phản ánh trong phong cách nhà quản lý sử dụng các thông tin

và mối quan hệ với các cấp Có nhiều nhà quản lý trong quá trình điều hành

và lãnh đạo thích gặp gỡ, trao đổi trực tiếp với cấp dưới Nhưng ngược lại, có

nhiều nhà quản lý chỉ thích điều hành công việc theo một khuôn khổ hay trật

tự đã được sắp xếp, xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị

• Cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức của một đơn vị phản ánh việc phân cấp các quyền, trách nhiệm và nghĩa vụ cũng như các mối quan hệ hợp tác, công tác phối hợp, công tác kiểm soát và chia sẻ các thông tin lẫn nhau giữa các bộ phận, các thành viên trong đơn vị Muốn tạo ra môi trường kiểm soát tốt cần có sự góp phần của một cơ cấu tổ chức hợp lý Một cơ cấu tổ chức được coi là hợp lý nếu cơ cấu đó được tổ chức chặt chẽ và không bị chồng chéo về quyền hạn và trách nhiệm Ngược lại, khi bố trí không chính xác, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất đi tác dụng Cơ cấu tổ chức được thể hiện qua

sơ đồ tổ chức, phải quy định rõ các quyền hạn, trách nhiệm, nghĩa vụ và các hình thức báo cáo phù hợp Ngoài ra, cơ cấu tổ chức còn phải phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị Như vậy, để có được một cơ cấu tổ chức phù hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý phải tuân thủ những nguyên tắc sau:

Thứ nhất, thành lập công tác điều hành và kiểm soát tất cả các hoạt

động của đơn vị, không bỏ qua lĩnh vực nào, bên cạnh đó không được sự chồng chéo giữa các bộ phận

Thứ hai, thực hiện sự tách bạch các chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi

chép sổ báo cáo và bảo quản tài sản

Thứ ba, đảm bảo sự độc lập giữa các bộ phận chức năng nhằm đạt được

hiệu quả cao nhất trong tất cả các lĩnh vực

• Chính sách nhân sự:

Chính sách nhân sự là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về công tác tuyển dụng, bồi huấn, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, khen thưởng và kỷ luật đối với các nhân viên trong đơn vị Chính sách nhân sự và việc áp dụng

chính sách nhân sự vào thực tiễn làm ảnh hưởng đến sự hiệu quả của môi trường kiểm soát thông qua việc tác động của các nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như đạt yêu cầu về năng lực, sự trung thực, tính khách quan

sẽ dễ dàng và hữu hiệu Kế hoạch lập ra có thể thay đổi theo tình hình thực tế chứ không nhất thiết phải cứng nhắc Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và

xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời

• Bộ máy kiểm soát:

Tại các doanh nghiệp có quy mô lớn thường thành lập ra một bộ máy lãnh đạo cao cấp nhất am hiểu về lĩnh vực kiểm soát, không kiêm nhiệm chức

vụ quản lý để: giám sát việc chấp hành pháp luật tại doanh nghiệp; giám sát quá trình lập báo cáo tài chính; dung hòa những bất đồng giữa doanh nghiệp

và kiểm toán viên

• Môi trường kiểm soát:

Các nhân tố bên ngoài cũng gây ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát chung Nhà quản lý không kiểm soát được các nhân tố này nhưng lại có sự ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, hành vi, cách thức điều hành của các nhà quản

lý cũng như sự xây dựng và vận hành các quy định và thủ tục kiểm soát nội

bộ Nhóm các nhân tố bao gồm: Sự quản lý của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của các nhà cung cấp, môi trường pháp lý,

b Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là một quá trình linh hoạt, lặp đi lặp lại của việc nhận diện và đánh giá rủi ro đối với việc các mục tiêu của đơn vị phải đạt được Ban quản lý xem xét các thay đổi trong môi trường bên ngoài và bên trong tổ chức mà có thể ảnh hưởng đến khả năng các mục tiêu của đơn vị phải đạt được nhằm nhận diện các rủi ro có thể phát sinh

Đơn vị phải nhận thức được và đối phó với các rủi ro mà tổ chức có thể gặp phải thì mới có thể đạt được những mục tiêu đã đề ra Đánh giá rủi ro bao gồm những nội dung sau: Thiết lập mục tiêu của tổ chức, nhận dạng và phân tích rủi ro, kiểm soát rủi ro:

- Thiết lập mục tiêu của tổ chức: Thiết lập mục tiêu rất quan trọng trong công tác đánh giá những rủi ro, nó là cơ sở là tiền đề dầu tiên và đóng vai trò quyết định Nếu một sự việc đe dọa việc đạt được những mục tiêu của doanh nghiệp thì nó được xem là rủi ro Vì vậy, khi mục tiêu được xác định đưa ra thì nhà quản lý mới nhận diện được các rủi ro, từ đó đưa ra những biện pháo

để quản lý một cách đúng đắn

Những mục tiêu chủ yếu:

Mục tiêu hoạt động: Gồm các mục tiêu: cách thức thực hiện, lợi nhuận,

bảo vệ tài sản Nó liên quan hiệu lực và hiệu quả của tất cả các hoạt động trong một doanh nghiệp Tùy thuộc vào cơ cấu và cách thực hiện thì mục tiêu hoạt động sẽ thay đổi Mục tiêu báo cáo tài chính: Đảm bảo độ tin cậy, sự phù hợp, sự đầy đủ, sự kịp thời, sự nhất quán, sự dể hiểu của các thông tin và các yêu cầu khác được quy định bởi các nhà ban hành chuẩn mực, cơ quan quản

lý nhà nước và các chính sách của tổ chức

Mục tiêu về tính tuân thủ: Các quy định, quy trình và các nguyên tắc

mang tính pháp lý phải được tuân thủ Những hoạt động khác nhau sẽ ảnh hưởng đến một hoặc nhiều mục tiêu Thông thường, các mục tiêu của tổ chức đưa ra và thực hiện có sự liên kết Khi mục tiêu phải được triển khai một cách phổ biến và nhất quán đến tất cả bộ phận trong đơn vị Để hiệu quả đạt được thành tích cao, hay mức độ phù hợp với mục tiêu đưa ra thì nhà quản lý và nhân viên thực hiện cần có sự hỗ trợ lẫn nhau để hiểu được, vì quản lý mục tiêu là vấn đề cơ bản trong kiểm soát nội bộ

- Nhận dạng và phân tích rủi ro:

Nhận dạng rủi ro: Mục đích của tiến trình nhận diện rủi ro là xác định tất cả các rủi ro có khả năng ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu cũng như các rủi ro đang nổi lên – các rủi ro đang gia tăng mức độ liên quan và quan trọng đối với tổ chức mà có thể phát hiện bằng cách rà soát và phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến rủi ro có liên quan đến tổ chức

Nhận dạng rủi ro được thực hiện thông qua việc xem xét các nhân tố bên ngoài và bên trong doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động của đơn vị Có thể xét đến các nhân tố bên ngoài như: Sự thay đổi công nghệ, môi trường kinh doanh, những yếu tố cạnh tranh xuất hiện không mong muốn

và tác động đến giá cả, thị trường, thói quen của người tiêu dùng thay đổi làm cho sản phẩm bị lỗi thời…Nhân diện rủi ro thông qua việc xem xét tất cả các nhân tố có tác đọng, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn

vị Các nhân tố như: năng lực của đội ngũ cán bộ, cách thức xử lý cũng như

hệ thống thông tin, sự quản lý không rõ ràng, thiếu minh bạch, đạo đức nghề nghiệp không được coi trọng, sự kiểm tra kiểm soát còn nhiều hạn chế, cách thức hoạt động của tổ chức…

Phân tích rủi ro: bao gồm khả năng, xác suất xảy ra rủi ro, tầm quan trọng của rủi ro đó Từ đó mới có thể xem xét việc đối phó, xử lý rủi ro, quản

lý và hạn chế thấp nhất rủi ro Rất khó để xác định hay định lượng một rủi ro

và rủi ro rất đa dạng, phong phú Những giai đoạn phân tích rủi ro như sau: đánh giá mức độ thiệt hại đối với hoạt động của đơn vị, đánh giá xác suất khả năng xảy ra, các biện pháp ngăn ngừa và đối phó với rủi ro Rủi ro cũng có nhiều loại: Một số loại không tác động hay ảnh hưởng nhiều đến hoạt động của đơn vị và xác suất xảy ra thấp Một số loại lại gây ra những tác động lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị và xác suất xảy ra cao Vì vậy, khi phân tích rủi ro phải hết sức thận trọng, bên cạnh đó cần phải xem xét các yếu tố liên quan đến chi phí phát sinh khi đối phó với những thiệt hai từ rủi ro

đó Khi có sự thay đổi về công nghệ, về kinh tế, pháp luật, thì phải kiểm soát rủi ro

c Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là các hành động được thiết lập bởi các chính sách

và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý về việc đối phó với các rủi ro đối với việc đạt được các mục tiêu được thực hiện Hoạt động kiểm soát bao gồm các chính sách kiểm soát và thủ tục kiểm soát Chính sách kiểm soát

là những nguyên tắc chung làm cơ sở cho việc thực hiện các thủ tục kiểm soát Còn thủ tục kiểm soát là những quy định cụ thể để thực hiện chính sách kiểm soát Chính sách kiểm soát có thể được tài liệu hóa một cách đầy đủ và

có hệ thống hoặc lưu hành theo kiểu truyền miệng Tổ chức hoạt động kiểm soát bao gồm: Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Trong quá trình thực hiện công việc, để giảm khả năng xảy ra các sai phạm, giấu diếm những sai phạm có thể gây ra cho bất kỳ thành viên nào và các sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng thì các nhân viên phải kiểm soát lẫn nhau, đó là mục đích của phân chia trách nhiệm Khi phân chia trách nhiệm phải tách bạch giữa các chức năng sau:

- Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán

- Chức năng phê duyệt nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản

- Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: Để biết thông tin

có đáng tin cậy hay không cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và phê duyệt các nghiệp vụ Đảm bảo khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin cần phải: phải kiểm soát chặt chẽ chứng từ sổ sách; việc phê duyệt các loại nghiệp vụ có đúng đắn hay không Cụ thể:

• Kiểm soát chứng từ, sổ sách:

- Các chứng từ phát sinh phải được ký hiệu và đánh số liên tục khi sử dụng để có thể kiểm soát, trách thất lạc và dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết

- Khi nghiệp vụ vừa phát sinh cần được lập ngay chứng từ

- Thiết kế chứng từ cần phải đơn giản, rõ ràng và dễ hiểu, và có thể sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau

- Tổ chức luân chuyển chứng từ một cách kịp thời, nhanh chóng và khoa học - Tất cả các chứng từ cần phải đóng tập chắn chắn để tránh thất lạc, đánh số theo thứ tự, đánh số trang liên tục và có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát,…

- Phải lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán một cách khoa học, an toàn, đúng quy định và dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết

• Phê duyệt các nghiệp vụ phát sinh một cách đúng đắn: Tất cả các nghiệp vụ phát sinh phải được các cấp phê duyệt theo thẩm quyền cho phép

Để thực hiện sự phê chuẩn các cá nhân hoặc bộ phận được ủy quyền phải có chức vụ tương xứng với tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ Kiểm soát vật chất: Được thực hiện cho các loại sổ sách ghi chép và tài sản Để đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản thực tế cần phải đối chiếu, kiểm kê theo định kỳ Khi phát hiện sai sót trong quá trình đối chiếu thì phải tìm hiểu nguyên nhân, xứ lý Từ đó phát hiện những yếu kém về mặt quản lý, thủ tục kiểm soát để có thể quản lý, sủ dụng một cách chính xác và hiệu quả

Kiểm tra việc thực hiện một cách độc lập: Tổ chức kiểm tra chéo giữa các thành viên trực tiếp thục hiện nghiệp vụ Khi có các vấn đề phát sinh ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện: Tổ chức rà soát lại công tác thực hiện bằng cách kiểm tra, so sách tình hình thực hiện thực tế với kế hoạch, dự toán, thời điểm thực hiện Đồng thời xem xét thông tin có liên quan đến tài chính, đánh giá quá trình thực hiện theo đúng trình tự Nhà quản lý cũng phải biết được các nhân viên có thực hiện mục tiêu đưa ra một cách hiệu quả hay không, bằng cách kiểm tra quá trình thực hiện của các nhân viên đó Thường xuyên nghiên cứu những vấn đề bất thường phát sinh trong quá trình thực hiện để kịp thời đưa ra những cách thức, chiến lược và điều chỉnh nếu có

d Thông tin và trao đổi thông tin

Tổ chức cần có thông tin để thực hiện các trách nhiệm kiểm soát nội

bộ, hỗ trợ cho việc thực hiện các mục tiêu của mình Trao đổi thông tin là một tiến trình liên tục, lặp đi lặp lại của việc cung cấp, chia sẻ và thu thập các thông tin cần thiết Thông tin và truyền thông có một vai trò quan trọng trong việc thiết lập, duy trì, nâng cao năng lực kiểm soát bằng cách thực hiện các báo cáo để cung cấp thông tin về tất cả các hoạt động, tài chính và quá trình tuân thủ về bên trong và bên ngoài Để đạt được những mục tiêu kiểm soát thì thông tin thật sự rất cần thiết và không thể thiếu trong một tổ chức Thông tin được cung cấp thông qua hệ thống thông tin Hệ thống thông tin của một đơn

vị có thể được xử lý tùy theo đơn vị những phải đảm bảo các yêu cầu về chất luwonjg, tính chính xác, kịp thời

e Hoạt động giám sát

Hoạt động giám sát là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng KSNB

để đảm bảo các nội dung trong chính công ty được triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục để hệ thống này hoạt động được tốt Nếu một công ty có

những cách giám sát hiệu quả thì sẽ làm giảm đi rất nhiều công việc đánh giá của mình Để thực hiện việc giám sát có hệ thống, minh bạch thì các công ty cần phải có bộ phận kiểm toán nội bộ Bộ phận này phải độc lập và được thiết lập trong đơn vị để kiểm tra việc tiến hành công việc và đánh giá các việc thực hiện để phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị Hoạt động giám sát thực hiện chức năng giám sát tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ của một

tổ chức Hoạt động giám sát bao gồm các đánh giá thường xuyên, đánh giá chuyên biệt hoặc sự kết hợp cả hai hình thức được thực hiện để xem xét các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ có đang hiện diện và đang vận hành hay không

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Khái niệm và phân loại chi phí trong doanh nghiệp

a Khái niệm

Chi phí là biểu hiện về giá trị của toàn bộ những hao phí về lao động sống và lao động vật hóa mà doanh nghiệp đã thực sự tiêu dùng để phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp nhằm tạo ra doanh thu và thu nhập khác của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định

b Phân loại chi phí:

Chi phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, nhiều khoản khác nhau về nội dung, tính chất, công dụng, vai trò, vị trí trong quá trình kinh doanh Để quản lý chi phí được tốt và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán, chi phí phải được phân loại theo những tiêu thức khác nhau dựa vào những căn cứ khoa học, hợp lý và cơ chế quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước trong từng thời kỳ là hết sức quan trọng

+ Phân loại chi phí theo nội dung kinh tế: Theo cách phân loại này, chi

phí được chia thành các loại:

- Chi phí nguyên vật liệu là toàn bộ giá trị các loại nguyên vật liệu mua

ngoài dùng cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

- Chi phí nhân công là toàn bộ các khoản tiền lương; tiền công và các khoản phụ cấp doanh nghiệp phải trả cho công nhân và nhân viên tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh; các khoản chi phí trích nộp theo lương như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn

mà doanh nghiệp phải nộp trong kỳ

- Chi phí khấu hao tài sản cố định là toàn bộ số tiền khấu hao các loại tài sản cố cịnh trích trong kỳ

- Chi phí dịch vụ mua ngoài là toàn bộ số tiền doanh nghiệp phải trả cho các dịch vụ đã sử dụng vào hoạt động kinh doanh trong các kỳ do các đơn vị

ở bên ngoài cung cấp

- Chi phí bằng tiền khác là các khoản chi phí bằng tiền ngoài các khoản

đã nêu trên Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp lập được dự toán chi phí theo các yếu tố, kiểm tra sự cân đối giữa kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu, kế hoạch lao động tiền lương, kế hoạch khấu hao tài sản cố định, kế hoạch nhu cầu vốn lưu động

+ Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí: Cách “ứng xử” của chi

phí (cost behavior) là thuật ngữ để biểu thị sự thay đổi của chi phí tương ứng với các mức độ hoạt động đạt được Các chỉ tiêu thể hiện mức độ hoạt động cũng rất đa dạng Trong doanh nghiệp sản xuất ta thường gặp các chỉ tiêu thể hiện mức độ hoạt động như: khối lượng công việc đã thực hiện, khối lượng sản phẩm sản xuất, số giờ máy hoạt động,v.v Khi xem xét cách ứng xử của chi phí, cũng cần phân biệt rõ phạm vi hoạt động (operating range) của doanh nghiệp với mức độ hoạt động (operating levels) mà doanh nghiệp đạt được trong từng kỳ Phạm vi hoạt động chỉ rõ các năng lực hoạt động tối đa như công suất máy móc thiết bị, số giờ công lao động của công nhân, mà doanh nghiệp có thể khai thác, còn mức độ hoạt động chỉ các mức hoạt động cụ thể

mà doanh nghiệp thực hiện trong một kỳ trong giới hạn của phạm vi hoạt động đó

Khi nói đến cách ứng xử của chi phí, chúng ta thường hình dung đến một

sự thay đổi tỉ lệ giữa chi phí với các mức độ hoạt động đạt được: mức độ hoạt động càng cao thì lượng chi phí phát sinh càng lớn và ngược lại Tuy nhiên, loại chi phí có cách ứng xử như vậy chỉ là một bộ phận trong tổng số chi phí của doanh nghiệp Một số loại chi phí có tính chất cố định, không phụ thuộc theo mức độ hoạt động đạt được trong kỳ, và ngoài ra, cũng có một số các chi khác mà cách ứng xử của chúng là sự kết hợp của cả hai loại chi phí kể trên Chính vì vậy, xét theo cách ứng xử, chi phí của doanh nghiệp được chia thành

3 loại: Chi phí khả biến (biến phí), chi phí bất biến (định phí) và chi phí hỗn hợp

- Chi phí khả biến (Biến phí) là chi phí thay đổi theo tỷ lệ với mức độ hoạt động của doanh nghiệp.Thông thường trong đơn vị sản xuất, chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp là chi phí khả biến Một số khoản mục trong chi phí SXC ( như chi phí vật liệu phụ, nhiên liệu), chi phí bán hàng (như chi phí hoa hồng,môi giới), chi phí QLDN có thể là chi phí khả biến

- Chi phí bất biến (Định phí) là chi phí không có sự thay đổi theo mức độhoạt động Trong doanh nghiệp chi phí bất biến thường là chi phí khấu hao TSCĐ, tiền lương nhân viên quản lý, thuê nhà

- Chi phí hỗn hợp là chi phí mà cấu thành nên nó bao gồm bao gồm cảyếu tố chi phí khả biến và bất biến Ở một mức độ hoạt động cụ thể nào đó, chi phí hỗn hợp mang đặc điểm của chi phí bất biến và khi mức độ hoạt động tăng lên, chi phí hỗn hợp sẽ biến đổi như đặc điểm của chi phí khả biến Trong doanh nghiệp thì chi phí hỗn hợp như điện, điện thoại, bảo trì máy móc

+ Phân loại chi phí theo công cụ kinh tế của chi phí: Theo cách phân

loại này, chi phí của doanh nghiệp bao gồm:

- Chi phí nguyên vật liệu

- Chi phí nhân công bao gồm chi phí lương, tiền công, các khoản trích nộp của công nhân tạo ra sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp phải nộp theo quy định

- Chi phí sản xuất chung và các chi phí sử dụng cho hoạt động sản xuất, chế biến của phân xưởng trực tiếp tạo ra sản phẩm hàng hoá, dịch vụ

- Chi phí bán hàng là toàn bộ các chi phí liên quan tới việc tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ

- Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các chi phí cho bộ máy quản lý

và điều hành doanh nghiệp, các chi phí có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

+ Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được

Một khoản chi phí có thể kiểm soát được hoặc là không kiểm soát được ở một cấp quản lý nào đó tùy thuộc vào khả năng cấp quản lý này có thể ra các quyết định để chi phối, tác động đến khoản chi phí đó hay không Quản lý chi phí thường gắn với một cấp quản lý nhất định Khoản chi phí mà ở một cấp quản lý nào đó có quyền ra quyết định để chi phối nó thì được gọi là chi phí kiểm soát được, nếu ngược lại thì gọi là chi phí không kiểm soát được Cách phân loại này giúp doanh nghiệp hoạch định được ngân sách chi phí chính xác hơn tạo điều kiện hạn chế tình trạng bị động về vốn và trách nhiệm quản lý

1.2.2 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chi phí

Nhằm nhằm đảm bảo cho các mục tiêu được thực hiện, doanh nghiệp cần tổ chức thông tin từ các chứng từ kế toán liên quan nghiệp vụ về chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ đến tổ chức hệ thống sổ kế toán và lập báo cáo chi phí kinh doanh Một hệ thống thông tin đầy đủ phải có hai nhân tố đó là

thông tin dự toán và thông tin thực hiện

a Tổ chức thông tin dự toán chi phí:

Hệ thống thông tin dự toán chi phí là hệ thống thông tin chi phí hướng tới tương lai được cấu thành bởi hệ thống định mức chi phí và hệ thống dự toán chi phí bao gồm các khoản mục: chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp

+ Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:

- Về mặt lượng nguyên vật liệu: Lượng nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất một sản phẩm, có cho phép những hao hụt bình thường, lượng vật liệu tính cho sản phẩm hỏng

- Về mặt giá nguyên vật liệu: Phản ánh giá cuối cùng của một đơn vị nguyên vật liệu trực tiếp sau khi đã trừ đi mọi khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán Định mức về giá nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm là: Giá mua (trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán), chi phí thu mua nguyên vật liệu Vì vậy định mức về chi phí nguyên vật liệu được tính bằng định mức về lượng nhân định mức về giá

+ Định mức chi phí nhân công:

- Định mức về lượng: Thời gian làm việc; Định mức về giá một đơn vị thời gian lao động: bao gồm tiền lương và các khoản phụ cấp theo lương liên quan đến lao động

Vì vậy, định mức chi phí nhân công bằng định mức lượng nhân định mức giá

+ Định mức chi phí sản xuất chung:

- Định mức biến phí sản xuất chung cũng được xây dựng theo định mức lượng và giá Định mức giá phản ánh biến phí của đơn giá chi phí sản xuất chung phân bổ Định mức lượng, ví dụ thời gian thì phản ánh số giờ hoạt động được chọn làm căn cứ phân bổ chi phí sản xuất chung cho 1 đơn vị sản phẩm

- Định mức định phí sản xuất chung thường được xác định căn cứ vào dự toán định phí sản xuất chung hàng năm và tiêu thức phân bổ định phí sản xuất chung như số giờ máy, số giờ lao động

b Tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí

- Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu: Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

và công tác hạch toán ban đầu là công việc tổ chức vận dụng hệ thống chứng

từ đã được ban hành, quy định các mẫu biểu chứng từ sử dụng tại đơn vị Tổ chức công tác hạch toán ban đầu là việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị ở tất cả các bộ phận, đảm bảo các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh đều được phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời vào các chứng từ

kế toán theo quy định hiện hành Đồng thời, tổ chức luân chuyển chứng từ một cách khoa học, hợp lý đảm bảo nguyên tắc thời gian luân chuyển ngắn nhất, không trùng lặp, không bỏ sót các bộ phận chứng từ đã phát sinh

- Tổ chức hệ thống sổ kế toán: Có rất nhiều hình thức ghi sổ kế toán, mỗi hình thức kế toán có ưu nhược điểm riêng và các điều kiện áp dụng cho từng loại vùng doanh nghiệp Tuy nhiên, tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức kế toán phù hợp, từ đó cung cấp những thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, đáng tin cập giúp cho việc quản lý và ra quyết định của ban lãnh đạo

- Tổ chức hệ thống báo cáo về chi phí sản xuất: Các báo cáo kế toán bao gồm cả báo cáo kế toán tài chính và kế toán quản trị phục vụ yêu cầu kiểm soát từ bên trong và bên ngoài

1.2.3 Các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất kinh doanh

a Kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

+ Mục tiêu kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Các gian lận và sai sót thường gặp trong kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: việc tính toán và đánh giá nguyên vật liệu dùng cho sản xuất

kinh doanh không chính xác hoặc gian lận có mục đích của một số người…

Do vậy Công ty phải tổ chức thông tin kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu từ khâu đầu đến khâu cuối Quản lý nguyên vật liệu phải đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin cho nhà quản lý Kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm:

- Quản lý về mặt lượng, giá trị, phương pháp xác định giá thành, giá xuất kho phù hợp đặc điểm của nguyên vật liệu cũng như phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp

- Tổ chức quản lý, theo dõi quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra việc theo dõi, ghi chép, hạch toán, lưu hồ sơ, luân chuyển hồ sơ chứng từ và việc lập báo cáo định kỳ của đơn vị

+ Các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu với mục đích ngăn ngừa, hạn chế hư hỏng hoặc sử dụng lãng phí nguyên vật liệu trong quá trình sử dụng

Kiểm soát tốt quá trình mua nguyên vật liệu, cần có sự tham gia của các

bộ phận: bộ phận kế hoạch, bộ phận mua hàng, bộ phận kế toán, bộ phận xét duyệt, bộ phận thủ kho, bộ phận nghiệm thu

Kiểm tra tốt quá trình nhập kho, số lượng hàng hóa nhập kho, chủng loại, chất lượng hàng hóa,v.v…

Kiểm soát tốt quá trình xuất kho, số lượng, hồ sơ chứng từ, đối tượng phục vụ, v.v… Kiểm soát quá trình luân chuyển chứng từ, hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Kiểm tra, so sánh thực tế và sổ sách nguyên vật liệu xuất kho giữa các bộ phận

b Kiểm soát nội bộ chi phí nhân công

+ Mục tiêu kiểm soát nội bộ chi phí nhân công

Việc kiểm soát được thực hiện thông qua các chức năng theo dõi, chấm

công, phân công lao động, khối lượng thực hiện và chất lượng công việc, gồm

có các bộ phận: bộ phận chấm công, bộ phận nhân sự, bộ phận tính lương, bộ phận xét duyệt, bộ phận trả lương Các gian lận và sai sót thường xảy ra trong kiểm soát nội bộ như: việc tính lương không chính xác, bảng chấm công và bảng tính tiền lương không khớp nhau Do đó, đơn vị phải tổ chức kiểm soát vói mục tiêu: Xác định mức lương phù hợp, xác định tình hình biến động nhân công, quản lý theo năng suất lao động, tiền lương chi trả, báo cáo kịp thời, đầy đủ

+ Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí nhân công

Kiểm soát chi phí nhân công bao gồm kiểm soát chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương

- Tổ chức kiểm soát chi phí tiền lương bao gồm những vấn đề sau:

• Kiểm soát bằng kế hoạch lao động – tiền lương: Định kỳ, bộ phận nhân

sự sẽ tổng hợp, kiểm tra, so sánh chi phí tiền lương thực tế với các cơ sở tính lương theo quy chế của đơn vị: lao động thực tế tại từng bộ phận, thời gian làm việc, đơn giá tiền lương, hệ số lương, so sánh chi phí tiền lương thực tế với kế hoạch Cần phát hiện kịp thời những sự khác biệt trọng yếu

• Kiểm soát bằng phân công trách nhiệm trong công tác lao động - tiền lương: Theo dõi nhân sự, theo dõi thời gian, theo dõi khối lượng công việc, lập bảng lương, thanh toán lương và ghi chép về tiền lương

• Kiểm soát chi phí tiền lương thông qua việc đối chiếu số liệu trên sổ sách và chứng từ: Đối chiếu tên và mức lương trên bảng lương của từng bộ phận trong đơn vị với hồ sơ lý lịch nhân viên tại bộ phận tổ chức và nhân sự; Đối chiếu số giờ công, ngày công trên bảng lương với các bảng chấm công của các bộ phận sử dụng lao động; kiểm tra việc tính toán trên bảng lương

- Kiểm soát các khoản trích theo lương: Thông qua việc đối chiếu số liệu

đã tính các khoản trích theo lương (Kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo

hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp) với các căn cứ, tỷ lệ quy định trích khoản này

• Kiểm tra việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, đúng đối tượng các nghiệp vụ liên quan đến các khoản trích theo lương

• Kiểm soát thông qua việc so sánh số liệu tính dồn trên các tài khoản phản ánh các khoản trích theo lương của kỳ này so với kỳ trước

c Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung

Bao gồm nhiều yếu tố chi phí khác nhau: thủ tục kiểm soát vật liệu, công cụ dụng cụ; chi phí nhân công của công nhân quản lý, chi phí mua ngoài, chi phí khác

- Đối với thủ tục kiểm soát nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ; chi phí nhân công của công nhân quản lý thì kiểm soát tương tự như những khoản mục chi phí liên quan đã nêu trên

- Đối với các loại chi phí như chi phí khấu hao tài sản cố định: kiểm soát việc trích đúng, trích đủ giá trị khấu hao bằng cách kiểm tra hiện trạng của tài sản; hồ sơ tăng, giảm tài sản cố định; so sánh tỷ lệ khấu hao năm trước với năm thực tế; so sánh, đối chiếu số dư cuối kỳ trên tài khoản có liên quan với

số dư cuối kỳ trên sổ theo dõi tài sản cố định

- Đối với dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác thì kiểm soát các khoản chi phí bằng kế hoạch, dự toán, định mức; kiểm soát tính phù hợp với quy định về tính chất của từng loại chi phí được hạch toán vào từng tài khoản; kiểm soát tính hợp lý, hợp lệ của các thủ tục, chứng từ liên quan đến các khoản chi phí sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn, các chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác

Kiểm soát chi phí chung nhằm mục đích ngăn ngừa, hạn chế những chi phí phát sinh không hợp lý ở từng dịch vụ, từng hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh

Để kiểm soát tốt chi phí sản xuất chung cần kiểm tra tính xác thực của các hóa đơn, chứng từ và kiểm tra chứng từ hạch toán theo đúng tài khoản liên quan hay không

d Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp

Bao gồm thủ tục kiểm soát chi phí nhân công của nhân viên bán hàng; chi phí vật liệu, chi phí nhân công quản lý doanh nghiệp, công cụ dụng cụ dùng cho hoạt động bán hàng, hoạt động quản lý; chi phí khấu hao tài sản cố định; chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác bằng tiền

Đối với chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương: phòng Tổ chức nhân sự căn cứ vào số liệu thống kê của bộ phận bán hàng, quản lý tiến hành tính lương theo quy định của đơn vị Đồng thời căn cứ vào hệ số lương cơ bản của từng người, tiến hành trích các khoản trích theo lương, chuyển cho bộ phận kế toán thanh toán lương Bộ phận kế toán xem xét tính hợp lệ của chứng từ lương, làm thủ tục chi lương và nộp các khoản trích theo lương Đối với dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác thì kiểm soát các khoản chi phí bằng kế hoạch, quy định ; kiểm soát tính hợp lý, hợp lệ của các thủ tục, chứng từ liên quan

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Để thực hiện tốt việc quản lý chi phí trong doanh nghiệp cũng như ngăn chặn và phát hiện kịp thời các sai phạm, lãng phí và đề ra các phương pháp ngăn ngừa cụ thể, đưa các hoạt động vào khuôn khổ thì kiểm soát nội bộ là vô cùng quan trọng và cần thiết

Hệ thống kiểm soát được cấu thành bởi 5 yếu tố có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau và chính những yếu tố này đều hữu ích và quan trọng trong việc giúp cho tổ chức đạt được một trong ba nhóm mục tiêu là: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo và mục tiêu tuân thủ

Tất cả các vấn đề lý luận về chi phí, kiểm soát chi phí trong chương này

là cơ sở để luận văn nghiên cứu thực trạng về công tác kiểm soát chi phí nhằm đưa ra các giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ chi phí tại Trung tâm Hạ tầng mạng miền Trung một cách hiệu quả hơn

và điều hành viễn thông của Tập đoàn, bộ phận hạ tầng của các đơn vị Công

ty Dịch vụ Viễn thông (Vinaphone), Công ty Điện toán và Truyền số liệu (VNPT NET), Công ty Viễn thông Quốc tế (VNPT-I), vệ tinh Vinasat 1, 2 và

hạ tầng kỹ thuật của các Trung tâm Chuyển mạch Truyền dẫn thuộc 63 viễn thông tỉnh thành phố

- Tên giao dịch bằng tiếng Việt: Trung tâm Hạ tầng mạng miền Trung

- Tên giao dịch quốc tế: VNPT Net Region

- Tên viết tắt: VNPT-Net3

- Trụ sở chính: Lô số 12 đường số 3, khu công nghiệp An Đồn, Phường An Hải Bắc, Quận Sơn Trà, TP Đà Nẵng