mẫu báo cáo thực tập môn: nghiệp vụ văn thư lưu trữ (Ngành Quản Trị Văn Phòng) tài liệu được bạn sinh viên Trường Cao đẳng biên soạn và thực hiện .................................................................................................................................................................... LỜI NÓI ĐẦU Công tác Quản trị Văn phòng và Văn thư, Lưu trữ là một lĩnh vực chiếm vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của các cơ quan quản lý Nhà nước nói chung. Dù bất cứ thời kỳ nào, thì đây vẫn là những công tác không thể thiếu, vì nó có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả thực hiện nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị, tổ chức. Trong những năm qua, song song với sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, thì công cuộc cải cách hành chính luôn là vấn đề mà Nhà nước chú trọng triển khai thực hiện, nhằm tiến tới xây dựng một nền hành chính có hiệu lực. Từ đó việc giáo dục đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ “Quản trị Văn phòng lưu trữ học” nhấn mạnh hơn là công tác giảng dạy nhằm tạo ra một đội ngũ những nhân viên có đủ năng lực và trình độ để có thể đáp ứng được những yêu cầu cần thiết của công việc hiện nay. “Học đi đội với hành” “Lý luận phải gắn liền với thực tiễn” đó là phương châm không bao giờ thay đổi. Vì vậy, thực tập chiếm vị trí quan trọng trong sự nghiệp đào tạo của Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương. Việc thực tế này giúp cho sinh viên làm quen với công việc tại cơ quan, vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được học khi còn ngồi trên ghế Nhà trường vào công việc thực tế tại cơ quan. Đó cũng là phương tiện để cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một quản trị viên; cán bộ văn thư lưu trữ, là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau này.
TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN – GIÁO DỤC NGHỀ NGHIỆP BÁO CÁO THỰC TẬP NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ Sinh viên thực hiện: Hạng A Tồng Say Mã sinh viên: 211116010057 Lớp: 21QTVP Giáo viên hướng dẫn: Vũ Thị Bích (Giảng Viên) Hà Nội, tháng 05 năm 2023 LỜI NÓI ĐẦU Công tác Quản trị Văn phòng và Văn thư, Lưu trữ là một lĩnh vực chiếm vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của các cơ quan quản lý Nhà nước nói chung Dù bất cứ thời kỳ nào, thì đây vẫn là những công tác không thể thiếu, vì nó có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả thực hiện nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị, tổ chức Trong những năm qua, song song với sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, thì công cuộc cải cách hành chính luôn là vấn đề mà Nhà nước chú trọng triển khai thực hiện, nhằm tiến tới xây dựng một nền hành chính có hiệu lực Từ đó việc giáo dục đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ “Quản trị Văn phòng - lưu trữ học” nhấn mạnh hơn là công tác giảng dạy nhằm tạo ra một đội ngũ những nhân viên có đủ năng lực và trình độ để có thể đáp ứng được những yêu cầu cần thiết của công việc hiện nay “Học đi đội với hành” “Lý luận phải gắn liền với thực tiễn” đó là phương châm không bao giờ thay đổi Vì vậy, thực tập chiếm vị trí quan trọng trong sự nghiệp đào tạo của Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương Việc thực tế này giúp cho sinh viên làm quen với công việc tại cơ quan, vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được học khi còn ngồi trên ghế Nhà trường vào công việc thực tế tại cơ quan Đó cũng là phương tiện để cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một quản trị viên; cán bộ văn thư - lưu trữ, là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau này MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU .1 MỤC LỤC 2 BẢN CỤM TỪ VIẾT TẮT 3 LỜI CẢM ƠN .3 NỘI DUNG BÁO CÁO THỰ TẬP NGÀNH QTVP .4 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 4 I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CƠ QUAN ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC CÔNG TY CP ECOBA VIET NAM 4 II KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM VĂN PHÒNG LÀM VIỆC CỦA CƠ QUAN TRỰC THUỘC CÔNG TY CP ECOBA VIET NAM .7 CHƯƠNG II: NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ 8 I CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ TRONG CÔNG TY CP ECUBA VIET NAM 8 II QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ CỤ THỂ .9 1.2.1 Khái niệm, mục đích, yêu cầu của lập hồ sơ 9 1.2.2 Lập danh mục hồ sơ 10 1.2.3 Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 15 1.2.4 Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 16 III NỘI DUNG BIÊN MỤC ĐÁNH SỐ TỜ 17 KẾ LUẬN 20 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 21 BẢN CỤM TỪ BIẾT TẮT ST Từ, cụm từ viết tắt Từ, cụm từ viết đầy đủ T Báo cáo Cơ quan 1 BC Giáo viên hướng dẫn Người hướng dẫn 2 CQ Học sinh,sinh viên Khoa Giáo dục Nghề nghiệp 3 GVHD Quản trị Văn phòng 4 NHD 5 HS-SV 6 Khoa GDNN 7 QTVP LỜI CẢM ƠN Trước tiên cho phép tôi xin gửi lời cảm ơn tới anh Dương, anh Bính cùng với các anh chị nhân viên khác trong văn phòng làm việc tại phòng tổ chức - kế hoạch hành chính – ECUBA VIET NAM, đã giúp đỡ tôi rất nhiệt tình trong suốt thời gian tôi về thực tập tại văn phòng Ngoài ra cho tôi cảm ơn tất cả các bạn thực tập sinh đã cùng tôi làm việc tại văn phòng, các bạn đã chia sẻ công việc, giúp tôi rất nhiều Và bài cáo này sẽ không hoàn thành tốt nếu không có sự giúp đỡ tận tình của cô Vũ Thị Bích – Giáo viên hướng dẫn, cô đã tận tụy truyền dạy kiến thức cho tôi trong thời gian qua để tôi có thể hoàn thành tốt chuyến thực tập này Với thời gian thực tế là 8 tuần (bắt đầu từ ngày 6/02 đến 31/3/2023) Thời gian thực tập tuy ngắn nhưng nhờ sự giúp đỡ của các GVHD và NHD đã tạo cơ hội cho tôi áp dụng lý thuyết được trang bị vào công tác thực tiễn Trong uốt thời gian thực tập, tôi đã có cơ hội thực hành các công tác VP như một nhân viên văn phòng thực thụ Qua đó tôi đã tự rèn luyện được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết của mình trong việc trao đổi nghiệp vụ, từ đó nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của công tác VP Qua quá trình tự học hỏi của bản thân và sự giúp đỡ nhiệt tình của NHD, các nghiệp vụ VP, tác phong làm việc và kỹ năng giao tiếp nơi công ở của cá nhân tôi đã cải thiện rất nhiều – đó là kết quả lớn nhất mà tôi đã đạt được Tôi viết bản BC này với mục đích gửi tới nhà trường, Khoa GDNN để nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo phụ trách bộ môn chuyên ngành giúp tôi hoàn thiện hơn về nghiệp vụ của mình để tôi có cơ ở, nền tảng kiến thức để bước vào kỳ thi tốt nghiệp năm tới đạt kết quả cao đồng thời phục vụ cho công tác sau này với hi vọng góp phần nhỏ trong công cuộc đổi mới đất nước, công cuộc cải cách nền hành chính nước nhà Vì vốn kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên trong khuôn khổ của bản bản BC này không tránh khỏi những hạn chế, ai sót Một lần nữa cho phép tôi xin cảm ơn GVHD Vũ Thị Bích của khoa của nhà trường, NHD tại phòng tổ chức - kế hoạch hành chính – ECUBA VIET NAM đã tạo điều kiện, giúp đỡ để tôi hoàn thành tốt BC này NỘI DUNG BÁO CÁO THỰ TẬP NGÀNH QTVP CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BỘ PHẬN THỰC TẬP I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CƠ QUAN ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC CÔNG TY CP ECOBA VIET NAM Công ty CP Ecoba Việt Nam có thể có các cơ quan trực thuộc để quản lý và điều hành các hoạt động của công ty Một số cơ quan trực thuộc phổ biến trong công ty có thể bao gồm: 1 Phòng Kinh doanh: có nhiệm vụ quản lý và triển khai các hoạt động kinh doanh của công ty, bao gồm tìm kiếm khách hàng, đàm phán hợp đồng, quản lý dự án, v.v 2 Phòng Kế toán: có nhiệm vụ quản lý các hoạt động tài chính, kế toán, thu chi, lập báo cáo tài chính và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về kế toán 3 Phòng Nhân sự: có nhiệm vụ quản lý các hoạt động liên quan đến nhân sự, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, chính sách phúc lợi, quản lý hiệu suất lao động, v.v 4 Phòng Kỹ thuật: có nhiệm vụ thiết kế, phát triển và quản lý các sản phẩm, dịch vụ của công ty Phòng này cũng có thể tham gia vào việc nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới 5 Phòng Quản lý chất lượng: có nhiệm vụ đảm bảo chất lượng của sản phẩm, dịch vụ của công ty Phòng này có thể đưa ra các tiêu chuẩn chất lượng, kiểm tra và giám sát quá trình sản xuất, v.v Ngoài các phòng ban trên, công ty CP Ecoba Việt Nam còn có thể có các cơ quan trực thuộc khác như Ban Giám đốc, Ban kiểm soát, Ban đại diện pháp luật, v.v Chức năng và nhiệm vụ của mỗi cơ quan trực thuộc sẽ phụ thuộc vào cấu trúc tổ chức của công ty và mục tiêu kinh doanh củacông ty Tuy nhiên, chức năng chung của các cơ quan trực thuộc là đảm bảo hoạt động của công ty được diễn ra hiệu quả, tuân thủ các quy định pháp luật và đạt được mục tiêu kinh doanh của công ty + Sơ đồ tổ chức cơ quan đơn vị của Công ty cp Ecoba Việt Nam Marking BQánuảhnànlýg Giám Đốc Đấu thầu ngân sách HT kiểm soát chất Trợ lý lượng từ Ecoba VN PGD kinh PGD kỹ PGD QL doanh thuật sản xuất KHỐI PHÁT TRIỂN KINH HĐọiềauchhàđnịnhh SX NhâKn sHựTỐhiIếtKkếĨ TVHậtUtưẬTThHiếậtu cần KHỐI SẢM XUẤT DOANH dự án dự án bị, kho Chức năng Chức năng Chức năng Bảo trì dự Bảo hành dự VQậLnThCànDhAdự án Kỹ thuật án QA/QC án PHÒNG/BAN/BỘ PHẬN PHÒNG/BAN/BỘ PHẬN PHÒNG/BAN/BỘ PHẬN BP MARKETING: P TƯ VẤN THIẾT KẾ P DỰ ÁN: - Thiết kế thương hiệu - quản lý thiết kế: công nghệ, xây dựng, cơ khí - Điều phối, chuẩn bị, thực hiện dự án, đóng - Phát triển thương hiệu P ĐIỆN ĐIỀU KHIỂN: dự án P KINH DOANH: - Tổng hợp, báo cáo, đề xuất phương án bắt - Xây dựng, triển khai và - quản lí thiết kế điện, tích hợp, phát triển phần kịp triển khai tiến độ dự án kiểm soát kế hoạch bán hàng mềm điều khiển tự động hóa - Nhân sự dự án - Quản lí quan hệ khách hàng P HẬU CẦN: - Chịu trách nhiệm doanh thu và dòng tiền P ĐẤU THẦU: - Quản lí mua hàng, phát triển mạng lưới nhà cùng BP Tài chính dự án - Đánh giá tính khả thi dự án cung cấp, thầu phụ BP TCDA: - Tổ chức thực hiện đấu thầu - Phát triển hệ thống thu mua - Kiểm soát hợp đồng A BP QUẢN LÍ NGÂN SÁCH: - Quản lí kho hàng - Kiểm soát và quản lí về doanh thu toàn khối - Lập và kiểm soát ngân sách P O&M sản xuất dự án - Vận hành dự án - Kiểm soát và quản lí về Dòng Tiền A toàn - Bảo hành, bảo trì dự án khối sản xuất - Tổng hợp, báo cáo thông tin thu được từ khách - Quản lí và điều phối nhân sự QS cho khối hàng sản xuất BP KỸ THUẬT: - Sử dụng nguồn lực từ phòng chức năng - Điều động tùy theo quy mô dự án II KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM VĂN PHÒNG LÀM VIỆC CỦA CƠ QUAN TRỰC THUỘC CÔNG TY CP ECOBA VIET NAM Văn phòng làm việc của một cơ quan trực thuộc công ty CP Ecoba Việt Nam có một số đặc điểm chung như sau: 1 Vị trí và thiết kế: Văn phòng thường được đặt tại các tòa nhà văn phòng hoặc khu vực trung tâm, thuận tiện cho việc di chuyển và giao dịch Thiết kế văn phòng thường tập trung vào tính tiện nghi, thoải mái cho nhân viên làm việc với không gian mở, ánh sáng tự nhiên, hệ thống điều hòa không khí và chiếu sáng tốt 2 Hệ thống trang thiết bị: Văn phòng được trang bị đầy đủ các trang thiết bị cần thiết để hỗ trợ công việc như máy tính, máy in, máy fax, máy photocopy, điện thoại và hệ thống mạng 3 Tổ chức và quản lý: Văn phòng làm việc của cơ quan trực thuộc công ty CP Ecoba Việt Nam thường được tổ chức và quản lý theo các quy trình chuyên nghiệp, đảm bảo tính hiệu quả và đạt được mục tiêu của công ty Các quy trình này bao gồm quản lý tài liệu, quản lý nhân sự, quản lý kế toán và quản lý hành chính 4 Đội ngũ nhân viên: Văn phòng làm việc của cơ quan trực thuộc công ty CP Ecoba Việt Nam thường có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có trình độ và kinh nghiệm trong lĩnh vực của mình Các nhân viên này thường được đào tạo và hỗ trợ để phát triển kỹ năng và năng lực của mình 5 Văn hóa doanh nghiệp: Văn phòng làm việc của cơ quan trực thuộc công ty CP Ecoba Việt Nam cũng phản ánh văn hóa doanh nghiệp của côngty Công ty CP Ecoba Việt Nam có thể có một văn hóa doanh nghiệp chú trọng vào sự chuyên nghiệp, tôn trọng khách hàng và đối tác, tạo môi trường làm việc thoải mái và thân thiện cho nhân viên Văn hóa doanh nghiệp cũng đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng và thúc đẩy sự phát triển của công ty 6 Công nghệ và hệ thống thông tin: Văn phòng của cơ quan trực thuộc công ty CP Ecoba Việt Nam thường sử dụng công nghệ và hệ thống thông tin hiện đại để hỗ trợ công việc, đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng trong việc xử lý thông tin, giúp tăng năng suất và hiệu quả làm việc 7 An toàn và bảo mật: Các văn phòng làm việc của cơ quan trực thuộc công ty CP Ecoba Việt Nam đều được đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin Các biện pháp an ninh vật lý và an ninh mạng được áp dụng để đảm bảo an toàn cho tài sản vật chất và thông tin của công ty Tóm lại, văn phòng làm việc của cơ quan trực thuộc công ty CP Ecoba Việt Nam có đặc điểm chung với các văn phòng làm việc của các công ty khác, tập trung vào thiết kế, hệ thống trang thiết bị, tổ chức và quản lý, đội ngũ nhân viên, văn hóa doanh nghiệp, công nghệ và hệ thống thông tin, an toàn và bảo mật Tuy nhiên, mỗi công ty có thể có những đặc điểm riêng phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của mình CHƯƠNG II: SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ I CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ TRONG CÔNG TY CP ECUBA VIET NAM Trong công ty CP Ecuba Việt Nam, công tác nghiệp vụ lưu trữ được đảm nhiệm bởi các chuyên viên có kinh nghiệm và được đào tạo chuyên sâu về quản lý tài liệu và lưu trữ Công ty cung cấp các giải pháp lưu trữ cho các loại tài liệu khác nhau, bao gồm tài liệu giấy, tài liệu số, hình ảnh và video Các hoạt động chính của công tác nghiệp vụ lưu trữ trong Ecuba Việt Nam bao gồm: 1 Thu thập và tiếp nhận tài liệu từ khách hàng: Ecuba Việt Nam tiếp nhận các tài liệu từ khách hàng bằng nhiều cách khác nhau như email, fax, hoặc giao hàng trực tiếp Sau đó, các tài liệu này sẽ được phân loại và sắp xếp theo từng loại để tiện quản lý 2 Quét và số hóa tài liệu: Các tài liệu giấy sẽ được quét và số hóa để tiện lưu trữ và tìm kiếm Ecuba Việt Nam sử dụng các thiết bị quét tài liệu chuyên dụng và phần mềm OCR để chuyển đổi các tài liệu giấy thành dạng số 3 Lưu trữ tài liệu: Các tài liệu giấy và số hóa sau khi được phân loại sẽ được lưu trữ trong các kho lưu trữ của Ecuba Việt Nam Kho lưu trữ được thiết kế để đảm bảo rằng các tài liệu được bảo quản tốt nhất và tránh khỏi các tác động tiêu cực của thời tiết, độ ẩm và sự mất mát 4 Quản lý tài liệu: Các tài liệu sẽ được quản lý thông qua hệ thống phần mềm quản lý tài liệu Hệ thống này cho phép Ecuba Việt Nam tìm kiếm và truy cập các tài liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng 5 Xử lý tài liệu cũ: Ecuba Việt Nam cũng cung cấp dịch vụ xử lý tài liệu cũ Các tài liệu không còn sử dụng sẽ được tiêu hủy hoặc lưu trữ tại các kho lưu trữ dành riêng cho tài liệu cũ Tất cả những hoạt động trên giúp Ecuba Việt Nam đảm bảo rằng các tài liệu của khách hàng được lưu trữ và quản lý một cách an toàn, hiệu quả và tiết kiệm chi phí II QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ CỤ THỂ 1.2.1 Khái niệm, mục đích, yêu cầu của lập hồ sơ * Một số khái niệm Hồ sơ là một tập VB, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại VB; cơ quan, tổ chức ban hành VB; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp các VBQPPL , VB hướng dẫn về những mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp VB, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định * Mục đích của việc lập hồ sơ Việc lập hồ sơ nhằm mục đích nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của cán bộ, viên chức; giúp cơ quan, đơn vị quản lý VB được chặt chẽ; tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ * Yêu cầu về lập hồ sơ Việc lập hồ sơ phải đảm bảo các yêu cầu: phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ; đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các VB; các VB trong hồ sơ phải cùng giá trị, VB trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức VB, hồ sơ cần phải được biên mục đầy đủ 1.2.2 Lập danh mục hồ sơ * Tác dụng của danh mục hồ sơ và căn cứ lập danh mục hồ sơ Tác dụng của Danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ có những tác dụng như: quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ; giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và bảo quản hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học; là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu giữ và phục vụ sử dụng Căn cứ lập Danh mục hồ sơ Các căn cứ chủ yếu để lập danh mục hồ sơ bao gồm: các VB quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong cơ quan, tổ chức; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức; kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, tổ chức, các đơn vị và của mỗi cá nhân; danh mục hồ sơ của những năm trước; bảng thời hạn bảo quản tài liệu và mục lục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nếu có) * Nội dung lập Danh mục hồ sơ Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức hoặc lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức Căn cứ tình hình thực tế của mỗi cơ quan, tổ chức để chọn khung đề mục danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện Trong đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị (đối với khung đề mục theo cơ cấu tổ chức); hoặc các vấn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động (đối với khung đề mục theo lĩnh vực hoạt động) Trong mỗi đề mục nhỏ các hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của hồ sơ Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập Xác định những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ dựa trên các căn cứ lập danh mục hồ sơ đặc biệt là chương trình, kế hoạch và nhiệm vụ công tác năm của cơ quan, tổ chức và của các đơn vị, nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng cá nhân trong đơn vị Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các VB, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc Dự kiến thời gian bảo quản của hồ sơ Thời hạn bảo quản của hồ sơ được ghi theo các Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Đánh số ký hiệu, các đề mục và hồ sơ Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từ đề mục lớn được đánh số riêng bằng chữ số Ả Rập Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và ký hiệu (bằng chữ viết tắt) của đề mục lớn Chữ viết tắt các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu và dễ nhớ * Quy trình lập danh mục hồ sơ Lập danh mục hồ sơ được tiến hành qua các bước như sau: Bước 1: Lập dự thảo danh mục hồ sơ, được thực hiện theo hai cách sau: - Văn thư xây dựng dự thảo danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan; hoàn thiện dự thảo trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành - Các đơn vị dự kiến danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành Bước 2: Duyệt, ký ban hành danh mục hồ sơ, do người đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt, ký ban hành vào đầu năm Bước 3: Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các đơn vị, cá nhân liên quan để thực hiện lập hồ sơ theo danh mục 1.2.3 Lập hồ sơ công việc * Mở hồ sơ Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó (Theo Danh mục hồ sơ hoặc kể cả trường hợp cơ quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ) * Thu thập, cập nhật VB, tài liệu vào hồ sơ Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật VB, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm * Kết thúc hồ sơ Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: - Kiểm tra mức độ đầy đủ của VB, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ - Xem xét loại ra khỏi hồ sơ các tài liệu: bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến của lãnh đạo cơ quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản chụp VB, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ - Sắp xếp các VB, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của VB Nếu hồ sơ dày quá 3cm thì tách thành các đơn bị bảo quản khác nhau để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng - Đối chiếu với Danh mục hồ sơ để xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ - Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong hồ sơ (nếu cần) Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào danh mục hồ sơ năm sau 1.2.3 Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan * Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ cơ quan được quy định như sau: - Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ ngày công việc kết thúc - Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức - Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán - Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc * Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ tài liệu sau: - Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi VB hết hiệu lực thi hành - Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong - Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ đơn vị chủ trì) - Các VB, tài liệu gửi để biết, để tham khảo * Thủ tục giao nộp Khi nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai biên bản "Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu" Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại một bản * Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại Điều 31 Nghị định 30/2020/NĐ-CP Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm 1.2.4 Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) hoặc người được giao trách nhiệm có các nhiệm vụ: tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan, tổ chức mình; tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó Văn thư đơn vị có trách nhiệm: cuối mỗi năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ của các cá nhân trong đơn vị, xác định các hồ sơ đã kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu; thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ cơ quan Văn thư cơ quan có trách nhiệm: xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; đầu năm, Văn thư sao gửi Danh mục hồ sơ cho các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức làm căn cứ lập hồ sơ; chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ; phối hợp với Lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm: giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu; tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu; giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức III NỘI DUNG BIÊN MỤC ĐÁNH SỐ TỜ Biên mục đánh số tờ là một cách để xác định số thứ tự của mỗi tờ trong hồ sơ lưu trữ Việc đánh số tờ giúp cho việc quản lý và tìm kiếm tài liệu trong các hồ sơ lưu trữ trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn Các nội dung trong biên mục đánh số tờ có thể bao gồm: 1 Số tờ: Số thứ tự của mỗi tờ trong hồ sơ lưu trữ 2 Nội dung tờ: Nội dung chính của từng tờ trong hồ sơ Nếu hồ sơ lưu trữ có nhiều chủ đề khác nhau, cần ghi rõ nội dung của tờ để dễ dàng phân loại và tìm kiếm 3 Ngày tháng năm: Ngày tháng năm của mỗi tờ trong hồ sơ lưu trữ 4 Mã số hồ sơ: Mã số định danh cho hồ sơ lưu trữ chứa tờ đó Ví dụ: Biên mục đánh số tờ của một hồ sơ lưu trữ gồm các thông tin sau: Số tờ Nội dung tờ Ngày/tháng/năm Mã số hồ sơ 001 Báo cáo tài chính quý 1 năm 2023 01/04/2023 HS-001 002 Hợp đồng mua bán 3 năm 2023 15/03/2023 HS-001 003 Bản sao giấy phép kinh doanh 10/05/2023 HS-001 Trong biên mục trên, số tờ và nội dung tờ được ghi rõ để biết được nội dung chính của từng tờ trong hồ sơ lưu trữ Ngày tháng năm được ghi để xác định thời gian tạo ra từng tờ, và mã số hồ sơ được ghi rõ để liên kết với hồ sơ lưu trữ chứa các tờ trên Để quản lý hồ sơ lưu trữ một cách hiệu quả, việc đánh số tờ hồ sơ là một bước quan trọng trong quá trình lưu trữ tài liệu Khi đánh số tờ hồ sơ, cần xác định các thông tin cần thiết để hệ thống hóa và tìm kiếm dễ dàng như: 1 Mã số hồ sơ: Mã số hồ sơ là một chuỗi ký tự được gán cho mỗi hồ sơ Mã số này cần được đánh liên tục và không được lặp lại trong toàn bộ hệ thống lưu trữ tài liệu 2 Số tờ trong hồ sơ: Số tờ trong hồ sơ là số thứ tự của từng tờ trong hồ sơ Số tờ này cũng cần được đánh liên tục và không được lặp lại trong toàn bộ hồ sơ 3 Mã đơn vị: Mã đơn vị là mã số được gán cho từng đơn vị trong tổ chức Điều này giúp cho việc phân loại và tìm kiếm được dễ dàng hơn 4 Ngày tháng năm: Ngày tháng năm được ghi nhận để xác định thời gian tạo ra hồ sơ Ví dụ: Một hồ sơ lưu trữ có thể được đánh số là HS-001/01/ABC/2023, trong đó: - HS-001 là mã số hồ sơ - 01 là số tờ trong hồ sơ - ABC là mã đơn vị của người tạo ra hồ sơ - 2023 là năm tạo ra hồ sơ Việc đánh số tờ hồ sơ lưu trữ giúp cho việc quản lý và tìm kiếm tài liệu trong các hồ sơ lưu trữ trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn KẾT LUẬN Để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ thì việc học tập trên ghế nhà trường là chưa đủ mà còn là học tập kinh nghiệm kiến thức qua trải nghiệm thực tế Là một sinh viên năm hai, em ý thức được rằng để trang bị kiến thức và sự hiểu biết của mình thì luôn phải cố gắng trau rồi, học hỏi kiến thức trong lý thuyết cũng như thực tế để sau này làm tốt công việc của mình Qua thời gian thực tập tại phòng Tổ chức - Hành chính Công ty CP Ecoba Việt Nam, em đã trang bị thêm cho mình nhiều kiến thức, kinh nghiệm cho bản thân Đó không chỉ là nắm vững hơn các kỹ năng nghiệp vụ mà còn là kỹ năng sống, cách ứng xử nơi công sở Trên cơ sở nghiên cứu các tài liệu liên quan đến tổ chức và hoạt động của Trường Cao đằng Sư phạm Trung ương cùng với những kiến thức thu thập được trong quá trình thực tập tại phòng Tổ chức - Hành chính Công ty CP Ecoba Việt Nam đã giúp em củng cố thêm kiến thức đã học trong hơn hai năm ngồi trên ghế Nhà trường Với sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của lãnh đạo Văn phòng, trực tiếp là cán bộ chuyên viên bộ phận văn thư, em có cơ hội áp dụng lý thuyết mà mình đã thu thập được trong các bộ phận chuyên môn như: Kỹ thuật soạn thảo văn bản; Nghiệp vụ văn thư; Nghiệp vụ lưu trữ; Quản trị văn phòng; … vào thực tế Để có kiến thức và kết quả thực tế ngày hôm nay, trước hết em xin chân thành cảm ơn Cô Vũ Thị Bích – giảng viên và các Thầy Cô trong khoa Công nghệ thông tin - Giáo dục nghề nghiệp trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương và NHD Công ty CP Ecoba Việt Nam đã giảng dạy và trang bị cho em những kiến thức cơ bản đã giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi giúp em hoàn thành tốt thời gian thực tập của mình Với thời gian thực tập còn hạn chế và sự hiểu biết thực tế vẫn còn nhiều bỡ ngỡ nên bài báo cáo của em sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Nên em mong nhận được ý kiến đóng góp để em có thể đúc kết được nhiều bài học và kinh nghiệm cho bản thân, từ đó giúp ích được nhiều cho em khi chính thức bước vào môi trường làm việc bên ngoài