Báo cáo thực tập thực hành nghiệp vụ lưu trữ

mẫu báo cáo thực tập môn: nghiệp vụ văn thư lưu trữ (Ngành Quản Trị Văn Phòng) tài liệu được bạn sinh viên Trường Cao đẳng biên soạn và thực hiện .................................................................................................................................................................... LỜI NÓI ĐẦU Công tác Quản trị Văn phòng và Văn thư, Lưu trữ là một lĩnh vực chiếm vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của các cơ quan quản lý Nhà nước nói chung. Dù bất cứ thời kỳ nào, thì đây vẫn là những công tác không thể thiếu, vì nó có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả thực hiện nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị, tổ chức. Trong những năm qua, song song với sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, thì công cuộc cải cách hành chính luôn là vấn đề mà Nhà nước chú trọng triển khai thực hiện, nhằm tiến tới xây dựng một nền hành chính có hiệu lực. Từ đó việc giáo dục đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ “Quản trị Văn phòng lưu trữ học” nhấn mạnh hơn là công tác giảng dạy nhằm tạo ra một đội ngũ những nhân viên có đủ năng lực và trình độ để có thể đáp ứng được những yêu cầu cần thiết của công việc hiện nay. “Học đi đội với hành” “Lý luận phải gắn liền với thực tiễn” đó là phương châm không bao giờ thay đổi. Vì vậy, thực tập chiếm vị trí quan trọng trong sự nghiệp đào tạo của Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương. Việc thực tế này giúp cho sinh viên làm quen với công việc tại cơ quan, vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được học khi còn ngồi trên ghế Nhà trường vào công việc thực tế tại cơ quan. Đó cũng là phương tiện để cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một quản trị viên; cán bộ văn thư lưu trữ, là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau này.

TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN – GIÁO DỤC NGHỀ NGHIỆP

LỜI NÓI ĐẦU

Công tác Quản trị Văn phòng và Văn thư, Lưu trữ là một lĩnh vực chiếm vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của các cơ quan quản lý Nhà nước nói chung Dù bất cứ thời kỳ nào, thì đây vẫn là những công tác không thể thiếu, vì

nó có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả thực hiện nhiệm vụ của từng

cơ quan, đơn vị, tổ chức.

Trong những năm qua, song song với sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, thì công cuộc cải cách hành chính luôn là vấn đề mà Nhà nước chú trọng triển khai thực hiện, nhằm tiến tới xây dựng một nền hành chính có hiệu lực.

Từ đó việc giáo dục đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ “Quản trị Văn phòng - lưu trữ học” nhấn mạnh hơn là công tác giảng dạy nhằm tạo ra một đội ngũ những nhân viên có đủ năng lực và trình độ để có thể đáp ứng được những yêu cầu cần thiết của công việc hiện nay.

“Học đi đội với hành” “Lý luận phải gắn liền với thực tiễn” đó là phương châm không bao giờ thay đổi Vì vậy, thực tập chiếm vị trí quan trọng trong sự nghiệp đào tạo của Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương Việc thực tế này giúp cho sinh viên làm quen với công việc tại cơ quan, vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được học khi còn ngồi trên ghế Nhà trường vào công việc thực tế tại cơ quan Đó cũng là phương tiện để cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một quản trị viên; cán bộ văn thư - lưu trữ, là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau này.

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

MỤC LỤC 2

BẢN CỤM TỪ VIẾT TẮT 3

LỜI CẢM ƠN 3

NỘI DUNG BÁO CÁO THỰ TẬP NGÀNH QTVP 4

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 4

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CƠ QUAN ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC CÔNG TY CP ECOBA VIET NAM 4

II KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM VĂN PHÒNG LÀM VIỆC CỦA CƠ QUAN TRỰC THUỘC CÔNG TY CP ECOBA VIET NAM 7

CHƯƠNG II: NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ 8

I CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ TRONG CÔNG TY CP ECUBA VIET NAM 8

II QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ CỤ THỂ 9

1.2.1 Khái niệm, mục đích, yêu cầu của lập hồ sơ 9

1.2.2 Lập danh mục hồ sơ 10

1.2.3 Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 15

1.2.4 Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 16

III NỘI DUNG BIÊN MỤC ĐÁNH SỐ TỜ 17

KẾ LUẬN 20

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 21

BẢN CỤM TỪ BIẾT TẮT ST

Và bài cáo này sẽ không hoàn thành tốt nếu không có sự giúp đỡ tận tình của cô Vũ Thị Bích – Giáo viên hướng dẫn, cô đã tận tụy truyền dạy kiến thức cho tôi trong thời gian qua để tôi có thể hoàn thành tốt chuyến thực tập này.

Với thời gian thực tế là 8 tuần (bắt đầu từ ngày 6/02 đến 31/3/2023) Thời gian thực tập tuy ngắn nhưng nhờ sự giúp đỡ của các GVHD và NHD đã tạo cơ hội cho tôi áp dụng

lý thuyết được trang bị vào công tác thực tiễn Trong uốt thời gian thực tập, tôi đã có cơ hội thực hành các công tác VP như một nhân viên văn phòng thực thụ Qua đó tôi đã tự rèn luyện được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết của mình trong việc trao đổi nghiệp vụ, từ đó nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của công tác VP.

Qua quá trình tự học hỏi của bản thân và sự giúp đỡ nhiệt tình của NHD, các nghiệp

vụ VP, tác phong làm việc và kỹ năng giao tiếp nơi công ở của cá nhân tôi đã cải thiện rất nhiều – đó là kết quả lớn nhất mà tôi đã đạt được.

Tôi viết bản BC này với mục đích gửi tới nhà trường, Khoa GDNN để nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo phụ trách bộ môn chuyên ngành giúp tôi hoàn thiện hơn về nghiệp vụ của mình để tôi có cơ ở, nền tảng kiến thức để bước vào kỳ thi tốt nghiệp năm tới đạt kết quả cao đồng thời phục vụ cho công tác sau này với hi vọng góp phần nhỏ trong công cuộc đổi mới đất nước, công cuộc cải cách nền hành chính nước nhà.

Vì vốn kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên trong khuôn khổ của bản bản BC này không tránh khỏi những hạn chế, ai sót.

Một lần nữa cho phép tôi xin cảm ơn GVHD Vũ Thị Bích của khoa của nhà trường, NHD tại phòng tổ chức - kế hoạch hành chính – ECUBA VIET NAM đã tạo điều kiện, giúp đỡ để tôi hoàn thành tốt BC này.

NỘI DUNG BÁO CÁO THỰ TẬP NGÀNH QTVP

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BỘ PHẬN THỰC TẬP

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CƠ QUAN ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC CÔNG TY CPECOBA VIET NAM

Công ty CP Ecoba Việt Nam có thể có các cơ quan trực thuộc để quản lý và điều hànhcác hoạt động của công ty Một số cơ quan trực thuộc phổ biến trong công ty có thể baogồm:

1 Phòng Kinh doanh: có nhiệm vụ quản lý và triển khai các hoạt động kinh doanh củacông ty, bao gồm tìm kiếm khách hàng, đàm phán hợp đồng, quản lý dự án, v.v

2 Phòng Kế toán: có nhiệm vụ quản lý các hoạt động tài chính, kế toán, thu chi, lậpbáo cáo tài chính và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về kế toán

3 Phòng Nhân sự: có nhiệm vụ quản lý các hoạt động liên quan đến nhân sự, bao gồmtuyển dụng, đào tạo, chính sách phúc lợi, quản lý hiệu suất lao động, v.v

4 Phòng Kỹ thuật: có nhiệm vụ thiết kế, phát triển và quản lý các sản phẩm, dịch vụcủa công ty Phòng này cũng có thể tham gia vào việc nghiên cứu và phát triển sản phẩmmới

5 Phòng Quản lý chất lượng: có nhiệm vụ đảm bảo chất lượng của sản phẩm, dịch vụcủa công ty Phòng này có thể đưa ra các tiêu chuẩn chất lượng, kiểm tra và giám sát quátrình sản xuất, v.v

Ngoài các phòng ban trên, công ty CP Ecoba Việt Nam còn có thể có các cơ quan trựcthuộc khác như Ban Giám đốc, Ban kiểm soát, Ban đại diện pháp luật, v.v Chức năng vànhiệm vụ của mỗi cơ quan trực thuộc sẽ phụ thuộc vào cấu trúc tổ chức của công ty và

mục tiêu kinh doanh củacông ty Tuy nhiên, chức năng chung của các cơ quan trực thuộc

là đảm bảo hoạt động của công ty được diễn ra hiệu quả, tuân thủ các quy định pháp luật

và đạt được mục tiêu kinh doanh của công ty

+ Sơ đồ tổ chức cơ quan đơn vị của Công ty cp Ecoba Việt Nam

PGD kinh

doanh

Trợ lý

HT kiểm soát chất lượng từ Ecoba VN

Giám Đốc

PGD QL sản xuất

PGD kỹ thuật

KHỐI PHÁT TRIỂN KINH

DOANH

Chức năng

PHÒNG/BAN/BỘ PHẬN

BP MARKETING:

- Thiết kế thương hiệu

- Phát triển thương hiệu

P KINH DOANH:

- Xây dựng, triển khai và

kiểm soát kế hoạch bán hàng.

Đấu thầu ngân sáchQuản lý

KHỐI KĨ THUẬT

Chức năng

PHÒNG/BAN/BỘ PHẬN

P TƯ VẤN THIẾT KẾ

- quản lý thiết kế: công nghệ, xây dựng, cơ khí

P ĐIỆN ĐIỀU KHIỂN:

- quản lí thiết kế điện, tích hợp, phát triển phần mềm điều khiển tự động hóa

Hậu cần Thiết kế

II KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM VĂN PHÒNG LÀM VIỆC CỦA CƠ QUAN TRỰCTHUỘC CÔNG TY CP ECOBA VIET NAM

Văn phòng làm việc của một cơ quan trực thuộc công ty CP Ecoba Việt Nam có một sốđặc điểm chung như sau:

1 Vị trí và thiết kế: Văn phòng thường được đặt tại các tòa nhà văn phòng hoặc khuvực trung tâm, thuận tiện cho việc di chuyển và giao dịch Thiết kế văn phòng thường tậptrung vào tính tiện nghi, thoải mái cho nhân viên làm việc với không gian mở, ánh sáng tựnhiên, hệ thống điều hòa không khí và chiếu sáng tốt

2 Hệ thống trang thiết bị: Văn phòng được trang bị đầy đủ các trang thiết bị cần thiết

để hỗ trợ công việc như máy tính, máy in, máy fax, máy photocopy, điện thoại và hệthống mạng

3 Tổ chức và quản lý: Văn phòng làm việc của cơ quan trực thuộc công ty CP EcobaViệt Nam thường được tổ chức và quản lý theo các quy trình chuyên nghiệp, đảm bảo tínhhiệu quả và đạt được mục tiêu của công ty Các quy trình này bao gồm quản lý tài liệu,quản lý nhân sự, quản lý kế toán và quản lý hành chính

4 Đội ngũ nhân viên: Văn phòng làm việc của cơ quan trực thuộc công ty CP EcobaViệt Nam thường có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có trình độ và kinh nghiệm tronglĩnh vực của mình Các nhân viên này thường được đào tạo và hỗ trợ để phát triển kỹnăng và năng lực của mình

5 Văn hóa doanh nghiệp: Văn phòng làm việc của cơ quan trực thuộc công ty CPEcoba Việt Nam cũng phản ánh văn hóa doanh nghiệp của côngty Công ty CP EcobaViệt Nam có thể có một văn hóa doanh nghiệp chú trọng vào sự chuyên nghiệp, tôn trọngkhách hàng và đối tác, tạo môi trường làm việc thoải mái và thân thiện cho nhân viên.Văn hóa doanh nghiệp cũng đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng và thúc đẩy sựphát triển của công ty

6 Công nghệ và hệ thống thông tin: Văn phòng của cơ quan trực thuộc công ty CPEcoba Việt Nam thường sử dụng công nghệ và hệ thống thông tin hiện đại để hỗ trợ côngviệc, đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng trong việc xử lý thông tin, giúp tăng năngsuất và hiệu quả làm việc

7 An toàn và bảo mật: Các văn phòng làm việc của cơ quan trực thuộc công ty CPEcoba Việt Nam đều được đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin Các biện pháp an ninhvật lý và an ninh mạng được áp dụng để đảm bảo an toàn cho tài sản vật chất và thông tincủa công ty

Tóm lại, văn phòng làm việc của cơ quan trực thuộc công ty CP Ecoba Việt Nam cóđặc điểm chung với các văn phòng làm việc của các công ty khác, tập trung vào thiết kế,

hệ thống trang thiết bị, tổ chức và quản lý, đội ngũ nhân viên, văn hóa doanh nghiệp, côngnghệ và hệ thống thông tin, an toàn và bảo mật Tuy nhiên, mỗi công ty có thể có nhữngđặc điểm riêng phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của mình.

CHƯƠNG II: SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ

I CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ TRONG CÔNG TY CP ECUBA VIET NAMTrong công ty CP Ecuba Việt Nam, công tác nghiệp vụ lưu trữ được đảm nhiệmbởi các chuyên viên có kinh nghiệm và được đào tạo chuyên sâu về quản lý tài liệu và lưutrữ Công ty cung cấp các giải pháp lưu trữ cho các loại tài liệu khác nhau, bao gồm tàiliệu giấy, tài liệu số, hình ảnh và video

Các hoạt động chính của công tác nghiệp vụ lưu trữ trong Ecuba Việt Nam baogồm:

1 Thu thập và tiếp nhận tài liệu từ khách hàng: Ecuba Việt Nam tiếp nhận các tàiliệu từ khách hàng bằng nhiều cách khác nhau như email, fax, hoặc giao hàng trực tiếp.Sau đó, các tài liệu này sẽ được phân loại và sắp xếp theo từng loại để tiện quản lý

2 Quét và số hóa tài liệu: Các tài liệu giấy sẽ được quét và số hóa để tiện lưu trữ

và tìm kiếm Ecuba Việt Nam sử dụng các thiết bị quét tài liệu chuyên dụng và phần mềmOCR để chuyển đổi các tài liệu giấy thành dạng số

3 Lưu trữ tài liệu: Các tài liệu giấy và số hóa sau khi được phân loại sẽ được lưutrữ trong các kho lưu trữ của Ecuba Việt Nam Kho lưu trữ được thiết kế để đảm bảo rằngcác tài liệu được bảo quản tốt nhất và tránh khỏi các tác động tiêu cực của thời tiết, độ ẩm

và sự mất mát

4 Quản lý tài liệu: Các tài liệu sẽ được quản lý thông qua hệ thống phần mềm quản

lý tài liệu Hệ thống này cho phép Ecuba Việt Nam tìm kiếm và truy cập các tài liệu mộtcách dễ dàng và nhanh chóng

5 Xử lý tài liệu cũ: Ecuba Việt Nam cũng cung cấp dịch vụ xử lý tài liệu cũ Cáctài liệu không còn sử dụng sẽ được tiêu hủy hoặc lưu trữ tại các kho lưu trữ dành riêngcho tài liệu cũ

Tất cả những hoạt động trên giúp Ecuba Việt Nam đảm bảo rằng các tài liệu củakhách hàng được lưu trữ và quản lý một cách an toàn, hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

II QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ CỤ THỂ

1.2.1 Khái niệm, mục đích, yêu cầu của lập hồ sơ

* Một số khái niệm

Hồ sơ là một tập VB, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc,một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại VB; cơquan, tổ chức ban hành VB; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quátrình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan,

tổ chức hoặc của một cá nhân

Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp các VBQPPL , VB hướng dẫn về những mặt công tácnghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơquan, tổ chức, cá nhân.

Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp VB, tài liệu hình thành trong quá trình theodõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định

* Mục đích của việc lập hồ sơ

Việc lập hồ sơ nhằm mục đích nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của cán

bộ, viên chức; giúp cơ quan, đơn vị quản lý VB được chặt chẽ; tạo thuận lợi cho công táclưu trữ

* Yêu cầu về lập hồ sơ

Việc lập hồ sơ phải đảm bảo các yêu cầu: phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụcủa cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ; đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các VB; các

VB trong hồ sơ phải cùng giá trị, VB trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức VB, hồ sơcần phải được biên mục đầy đủ

1.2.2 Lập danh mục hồ sơ

* Tác dụng của danh mục hồ sơ và căn cứ lập danh mục hồ sơ

Tác dụng của Danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ có những tác dụng như: quản lý các hoạt động của cơ quan, tổchức và cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ; giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc

tổ chức lập hồ sơ và bảo quản hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ vàkhoa học; là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân; góp phầnnâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập

hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; là căn cứ để lựa chọn tài liệu

có giá trị để lưu giữ và phục vụ sử dụng

Căn cứ lập Danh mục hồ sơ

Các căn cứ chủ yếu để lập danh mục hồ sơ bao gồm: các VB quy định về chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong cơ quan, tổchức; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan,

tổ chức; kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, tổ chức, các đơn vị và củamỗi cá nhân; danh mục hồ sơ của những năm trước; bảng thời hạn bảo quản tài liệu và mụclục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nếu có)

* Nội dung lập Danh mục hồ sơ

Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ

Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức hoặc lĩnhvực hoạt động của cơ quan, tổ chức Căn cứ tình hình thực tế của mỗi cơ quan, tổ chức đểchọn khung đề mục danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ được đầy đủ,chính xác và thuận tiện

Trong đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm

vụ của đơn vị (đối với khung đề mục theo cơ cấu tổ chức); hoặc các vấn đề trong phạm vimột lĩnh vực hoạt động (đối với khung đề mục theo lĩnh vực hoạt động)

Trong mỗi đề mục nhỏ các hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từtổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của hồ sơ

Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập

Xác định những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập

hồ sơ dựa trên các căn cứ lập danh mục hồ sơ đặc biệt là chương trình, kế hoạch và nhiệm

vụ công tác năm của cơ quan, tổ chức và của các đơn vị, nhiệm vụ và công việc cụ thể củatừng cá nhân trong đơn vị

Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các

VB, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc

Dự kiến thời gian bảo quản của hồ sơ

Thời hạn bảo quản của hồ sơ được ghi theo các Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Đánh số ký hiệu, các đề mục và hồ sơ

Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã Các đề mục nhỏ (nếu có)trong từ đề mục lớn được đánh số riêng bằng chữ số Ả Rập

Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và ký hiệu(bằng chữ viết tắt) của đề mục lớn Chữ viết tắt các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do

cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu và dễ nhớ

* Quy trình lập danh mục hồ sơ

Lập danh mục hồ sơ được tiến hành qua các bước như sau:

Bước 1: Lập dự thảo danh mục hồ sơ, được thực hiện theo hai cách sau:

- Văn thư xây dựng dự thảo danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; lấy ý kiến đónggóp của các đơn vị, cá nhân liên quan; hoàn thiện dự thảo trình lãnh đạo Văn phòng hoặcPhòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành

- Các đơn vị dự kiến danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ củavăn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa(nếu cần); hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trìnhngười đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành