Tổng quan các khái niệm về công tác quản lý văn thư và Ứng dụng phần mềm iDesk trong công tác quản lý văn thư tại bệnh viện Bà Rịa. các thực trạng và giải pháp tại bệnh viện bà rịa.......................................
TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN, QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
Những khái niệm liên quan đến văn bản, văn bản đi
Văn bản là một loại hình phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các thông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng ký hiệu gọi là chữ viết Nó gồm tập hợp các câu có tính trọn vẹn về nội dung, hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định Hay nói khác đi, văn bản là một dạng sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ được thể hiện ở dạng viết trên một chất liệu nào đó (giấy, bia đá, ) Văn bản bao gồm các tài liệu, tư liệu, giấy tờ có giá trị pháp lý nhất định, được sử dụng trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế như: các văn bản pháp luật, các công văn, tài liệu, giấy tờ
Một số loại văn bản: Văn kiện; Văn bản quy phạm pháp luật: Luật, Nghị định, Nghị quyết, Thông tư, Quyết định; Hợp đồng; Hóa đơn …
1.1.2 Khái niệm văn bản đi
Khái niệm văn bản đi được giải thích trong nhiều tài liệu khác nhau Ta có thể xem văn bản đi là “tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan soạn thảo để gửi đến các cơ quan, đơn vị khác nhằm giải quyết các công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị mình” Điều 17, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08-04-2004 quy định: “Văn bản đi là tất cả các văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành Bên cạnh đó, Thông tư 07/2012- TT-BNV ngày 22/11/2012 định nghĩa: “Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên đề ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi”
Như vậy, dù có diễn đạt khác nhau thì chúng ta vẫn hiểu văn bản đi là tất cả các văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành Văn bản đi phong phú về thể loại, đa dạng về nội dung Đó có thể là các văn bản quy phạm pháp luật như: nghị định của Chính phủ, quyết định của Thủ tướng Chính phủ, thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, chỉ thị, quyết định của Ủy ban nhân dân… Đó có thể văn bản hành chính như: kế hoạch, thông báo, báo cáo, công văn hoặc văn bản chuyên ngành như công hàm, hiệp định, dự toán, hóa đơn, chứng từ… Văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành và được chuyển giao trong nội bộ cơ quan, không chuyển phát ra bên ngoài cũng được
5 coi là văn bản đi Ngoài ra văn bản đi còn là văn bản của cơ quan khác gửi đến và cơ quan tiến hành sao lại như Sao y bản chính, sao lục, trích sao phục vụ cho quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức
1.1.3 Khái niệm quản lý văn bản
Quản lý văn bản chính là việc áp dụng các biện pháp khoa học, nghiệp vụ để nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức; lưu giữ văn bản phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng Việc quản lý văn bản là một khâu của công tác văn thư “Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - Xã hội, các đơn vị Vũ trang nhân dân
Hành động quản lý văn bản do cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ theo quy định của pháp luật thực hiện trong lĩnh vực của mình, nhằm tiếp nhận, xử lý, chuyển giao văn bản nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn cho văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức; lưu giữ văn bản phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng thông tin trong văn bản đó vì: “Trong thế giới thương mại, công nghiệp và chính quyền hiện nay, thông tin là nguồn lực quan trọng nhất hiện có Việc tổ chức giải quyết tốt văn bản góp phần giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác trong các cơ quan tổ chức”
Các loại văn bản và chức năng của từng loại
1.2.1 Văn bản quy phạm pháp luật
Tại Ðiều 2 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015 giải thích, văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật và được ban hành theo đúng hình thức, thẩm quyền, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này
Quy phạm pháp luật là các quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được áp dụng lặp lại nhiều lần với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi cả nước hoặc trong các đơn vị hành chính nhất định
Trường hợp văn bản có chứa quy phạm pháp luật nhưng ban hành không đúng theo thẩm quyền, hình thức, trình tự và thủ tục quy định trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật thì không phải là văn bản quy phạm pháp luật
Các loại văn bản quy phạm pháp luật và cơ quan ban hành tương ứng được quy định trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật như sau:
Cơ quan, cá nhân có thẩm quyền ban hành
Loại văn bản quy phạm pháp luật
Quốc hội Luật, Nghị quyết Ủy ban thường vụ Quốc hội Pháp lệnh, Nghị quyết
Chủ tịch nước Lệnh, Quyết định
Các cơ quan cùng ban hành: Ủy ban thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Ðoàn
Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận
Thủ tướng Chính phủ Quyết định
Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao
Chánh án Tòa án nhân dân tối cao,
Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ
Thông tư hoặc Thông tư liên tịch giữa các cơ quan
Tổng Kiểm toán Nhà nước Quyết định
Hội đồng nhân dân cấp tỉnh Nghị quyết Ủy ban nhân dân cấp tỉnh Quyết định
Văn bản hành chính là loại văn bản được sử dụng phổ biến nhất hiện nay, thường dùng để giải quyết những vụ việc trong quá trình quản lý nhà nước
Văn bản hành chính được chia thành 02 loại là văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính cá biệt là văn bản thể hiện quyết định, chỉ thị của cơ quan nhà nước Ví dụ như Quyết định nâng bậc lương, Quyết định khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức,…
Văn bản hành chính thông thường là văn bản chỉ mang tính chất thông tin, nhằm mục đích điều hành hoặc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật hoặc để giải quyết các công việc cụ thể, trao đổi công việc…
Một số văn bản hành chính thông dụng như: Thông báo, Công văn, Báo cáo
Theo Ðiều 385 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng là văn bản ghi nhận sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự
Các loại hợp đồng cơ bản được quy định trong Bộ Luật Dân sự bao gồm:
- Hợp đồng mua bán tài sản: Là thỏa thuận giữa các bên, trong đó bên bán sẽ chuyển quyền sở hữu tài sản cho bên mua và bên mua phải trả tiền cho bên bán (Theo khoản 1 Ðiều 430)
- Hợp đồng trao đổi tài sản: Là thỏa thuận giữa các bên, trong đó các bên giao tài sản đồng thời chuyển quyền sở hữu đối với tài sản cho nhau (Theo khoản 1 Ðiều 455)
- Hợp đồng tặng cho tài sản: Là sự thỏa thuận giữa các bên, trong đó đó bên tặng cho giao và chuyển quyền sở hữu tài sản của mình cho bên được tặng cho mà không yêu cầu sự đền bù (Theo Ðiều 457)
- Hợp đồng vay tài sản: Là sự thỏa thuận giữa các bên, trong đó bên cho vay giao tài sản cho bên vay; khi đến hạn, bên vay phải hoàn trả cho bên cho vay tài sản cùng loại theo đúng chất lượng số lượng và chỉ trả lãi nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật quy định (Theo Ðiều 463)
Hóa đơn là loại văn bản được sử dụng trong hoạt động kinh doanh, mua bán hàng hóa, dịch vụ Hóa đơn được người bán lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật
1.2.5 Văn bản là văn bằng, chứng chỉ
Văn bằng, chứng chỉ là loại văn được cấp cho người học sau khi hoàn thành một cấp học hoặc một trình độ đào tạo, khóa học, chương trình bồi dưỡng nào đó
1.2.6 Chức năng của văn bản
Chức năng cung cấp thông tin: Mọi văn bản đều cung cấp cho người đọc một thông tin nào đó Ðây là chức năng quan trọng nhất, bởi chỉ khi cung cấp thông tin đến với người đọc thì các chức năng khác của văn bản mới được thực hiện
Tính hiệu quả và quy trình quản lý văn bản đi
1.3.1 Khái niệm hiệu quả và hiệu quả công tác quản lý văn bản đi
Trong khi đó, ở lĩnh vực quản lý hành chính, các nhà quản lý hành chính lại cho rằng, hiệu quả là mục tiêu chủ yếu của khoa học hành chính, là sự so sánh giữa các chi phí đầu tư với các giá trị của đầu ra, sự tăng đối đa lợi nhuận và tối thiểu chi phí, là mối tương quan giữa sử dụng nguồn lực và tỷ lệ đầu ra – đầu vào
Trong lĩnh vực kinh tế, xác định hiệu quả thường gắn với một hoạt động kinh tế cụ thể và thường cho chúng ta những con số chính xác và cụ thể Còn đối với các hoạt động xã hội nói chung, hiệu quả thông tin báo chí nói riêng, để tính được hiệu quả đạt được như thế nào sẽ rất khó khăn và phức tạp Bởi đây là hoạt động mang tính chất định tính nhiều hơn định lượng
Như vậy, thuật ngữ hiệu quả tương đối phong phú về khái niệm, để tối ưu hóa cách hiểu về khái niệm này, chúng ta nên gắn khái niệm với một nội dung, bối cảnh cụ thể để phân tích Cụ thể, trong phạm vi luận văn này, chúng ta hiểu “hiệu quả là phép so sánh dùng để chỉ mối quan hệ giữa kết quả thực hiện các mục tiêu, hoạt động của chủ thể và chi phí mà chủ thể bỏ ra để có kết quả đó trong những điều kiện nhất định” Theo các khái niệm về công tác quản lý văn bản ở phần trên và khái niệm về hiệu quả được đề cập đến ở phần này, ta có thể hiểu “Hiệu quả công tác quản lý văn bản là kết quả thực của hành động quản lý văn bản mang lại”
1.3.2 Tiêu chí đánh giá hiệu quả của công tác quản lý văn bản đi
1.3.2.1 Kinh phí dành cho công tác quản lý văn bản
Kiểm soát kinh phí là hoạt động thiết yếu cho bất kỳ đơn vị, cơ quan, tổ chức nào Hiểu được các loại chi phí, các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí, chúng ta có thể kiểm
9 soát được chi phí, từ đó có thể tiết kiệm chi phí, vấn đề chi tiêu sẽ hiệu quả hơn, và sau cùng là tăng hiệu quả hoạt động của đơn vị Dù cung cấp những sản phẩm hay dịch vụ khác nhau, song hoạt động của các cơ quan quản lý Nhà nước là chuyển hoá các dạng khác nhau của nguồn lực kinh tế thành các dạng khác có giá trị hơn để đáp ứng nhu cầu của người dân cũng như mục tiêu quản lý đối với xã hội Vấn đề tiêu hao các nguồn lực kinh tế ban đầu của các cơ quan Nhà nước được xem là chi phí Như vậy, chi phí là khoản tiêu hao của các nguồn lực đã sử dụng cho một mục đích, biểu hiện bằng tiền Để đạt được một mục tiêu, hoặc thực hiện một nhiệm vụ, cần chi phí Chi phí càng thấp, hiệu quả càng cao, xét trên khía cạnh kinh tế
Kinh phí dành cho công tác quản lý văn bản tại đơn vị Bệnh viện Bà Rịa gồm lương, thưởng, chi phí vận hành các thiết bị hỗ trợ, chi phí chỉnh sửa, lưu kho tài liệu Đây là những khoản chi bắt buộc và thường xuyên hàng năm
Thời gian là một nguồn lực đặc biệt, chúng ta không thể lưu trữ hay tiết kiệm thời gian để ngày mai mang ra dùng Mỗi người đều có cùng một lượng thời gian giống nhau trong ngày Lãng phí thời gian sẽ không thể lấy lại được Vì thế, để có thể giải quyết một khối lượng công việc hay nhiệm vụ cụ thể được giao, việc sắp xếp thời gian là vô cùng quan trọng Thời gian càng ít, càng có thể giải quyết được nhiều công việc, hiệu quả công việc càng cao Với hoạt động quản lý văn bản tại đơn vị Bệnh viện Bà Rịa, hiệu quả về thời gian được xét trên lĩnh vực giờ làm thêm hàng ngày, vì quy định của Nhà nước là 8h/ngày và 5ngày/tuần là không thay đổi và với thực tế là khối lượng văn bản quá lớn, nên nếu văn bản khối lượng nhiều thì việc làm thêm là điều không thể tránh khỏi
1.3.2.3 Tính hợp lý công việc
Khi giải quyết công việc, ngoài chi phí và thời gian bỏ ra, chúng ta cũng cần xét đến sự hợp lý khi công việc được giải quyết xong, tức là kết quả công việc Công việc không thể xem là có hiệu quả khi những khâu tiếp theo trong quá trình vận hành bị ảnh hưởng Xét trong phạm vi công tác xử lý văn bản đi và đến, hiệu quả công việc còn phải xem xét ở khía cạnh phục vụ và hỗ trợ cho công tác của các đơn vị có liên quan như thế nào cũng như sử dụng và phân bố nguồn nhân lực ra sao, ứng dụng được các
10 máy móc, công nghệ gì vào công việc để giảm bớt sức lao động của con người, nâng cao năng suất
1.3.2.4 Đảm bảo tuân thủ theo quy trình và nguyên tắc quản lý được pháp luật quy định Để đánh giá hoạt động quản lý văn bản có hiệu quả hay không, ngoài các tiêu chí trên, chúng ta cần phải đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật Chúng ta không thể vi phạm các quy định này để đạt được các yêu cầu về thời gian, chi phí Đây là yêu cầu quan trọng mà những người thực hiện công việc phải tuân thủ
1.3.3 Quy trình quản lý văn bản đi
B1-Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày
Mục đích của việc này nhằm bảo đảm văn bản ban hành đúng quy trình của Nhà nước, quy chế của cơ quan, không còn sai sót trước khi đến đối tượng tiếp nhận và giải quyết văn bản
Trước khi phát hành văn bản, văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Để văn bản phát hành đảm bảo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày, cơ quan phải phổ biến cho cán bộ, công chức, viên chức những văn bản quy định về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày của cơ quan có thẩm quyền Căn cứ vào những quy định hiện hành, văn thư cơ quan phải kiểm tra xem văn bản có đảm bảo các yếu tố về thể thức hay không, kỹ thuật trình bày văn bản có đúng theo quy định không; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết Những văn bản không đảm bảo về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày phải sửa lại trước khi chuyển giao đến các đối tượng liên quan
B2-Ghi số, ngày, tháng, năm văn bản
Ghi số và ngày tháng văn bản là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả văn bản đi Mỗi văn bản được ghi một số và ngày tháng nhất định Ghi số, ngày tháng năm văn bản giúp cơ quan quản lý chặt chẽ văn bản, giúp cho việc tra tìm văn bản được nhanh chóng, chính xác và tạo thuận lợi cho việc thống kê, trích dẫn văn bản
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác
B3-Đăng ký văn bản đi
11 Đăng ký văn bản đi là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày tháng năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy tính để quản lý và tra tìm văn bản Đăng ký văn bản đi (hay vào sổ văn bản đi) là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng liên quan Hiện nay việc đăng ký văn bản đi thường áp dụng hai hình thức: đăng ký truyền thống (bằng sổ) và đăng ký văn bản máy tính
Tất cả các văn bản đi đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn một cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột, mục theo quy định Khi đăng ký không dùng bút chì, không dập xóa hoặc viết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây sự nhầm lẫn, khó khăn trong việc tra tìm Đối với các văn bản “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” cần phải được đăng ký và bảo quản riêng theo quy định về chế độ bảo mật Nhà nước đã ban hành
B4-Nhân bản, Sao, chụp tài liệu, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn
Nhân bản, Sao, chụp tài liệu
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI BỆNH VIỆN BÀ RỊA
Khát quát chung về Bệnh viện Bà Rịa
Bệnh viện Bà Rịa là bệnh viện hạng 2 tuyến tỉnh của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu Những năm gần đây Bệnh viện đã được đầu tư và phát triển đột phá cả về cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, con người cũng như dịch vụ kỹ thuật Đây là công trình Bệnh viện có quy mô lớn nhất khu vực miền Đông Nam Bộ, được thiết kế theo hướng hiện đại, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế Với cơ sở hạ tầng khang trang, trang thiết bị y tế tại bệnh viện mới cũng được tỉnh đầu tư tương xứng Nhiều loại máy móc hiện đại phục vụ công tác khám, chẩn đoán và điều trị lần đầu tiên được trang bị cho Bệnh viện Bà Rịa như: máy DSA (máy chạy mạch máu xóa nền phục vụ điều trị bệnh về tim mạch); máy chụp nhũ ảnh phát hiện sớm bệnh ung thư vú; máy tán sỏi; máy chụp CT scaner 128 lát cắt, MRI, X-quang kỹ thuật số, hệ thống xét nghiệm sinh hóa hiện đại vận chuyển tự động v.v với quy mô và mức đầu tư lớn, cùng với sự nỗ lực của ngành y tế, Bệnh viện Bà Rịa đã và đang đem lại niềm vui, sự kỳ vọng cho người dân Bà Rịa Vũng Tàu cũng như đối với đội ngũ y, bác sĩ và cũng là niềm tự hào ngành y tế tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu
Bệnh viện Bà Rịa có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Y tế Tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu ; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Y tế
Cơ cấu khoa phòng Bệnh viện Bà Rịa gồm có:
- Có 09 phòng chức năng, nghiệp vụ:
Phòng Kế hoạch tổng hợp: phụ trách kế hoạch hoạt động của các khoa phòng, đôn đốc và kiểm tra thực hiện quy chế, tổ chức chỉ đạo công tác nghiệp vụ chuyên môn v.v…
Phòng Điều dưỡng: tổ chức, điều hành và giám sát công tác chăm sóc người bệnh toàn diện v.v…
Phòng Tổ chức cán bộ: lập kế hoạch tổ chức bộ máy, sắp xếp nhân lực, đào tạo nhân lực, tổ chức thi tuyển nhân lực để trình giám đốc xét duyệt và tổ chức thực hiện v.v
Phòng Vật tư trang thiết bị: tổ chức đấu thầu mua sắm, sửa chữa và tổ chức thanh lý tài sản, thiết bị y tế theo quy định của Nhà nước v.v
Phòng Tài chính kế toán: tổ chức công tác tài chính - kế toán trong bệnh viện theo đúng quy định nhà nước hiện hành v.v
Phòng Hành chính quản trị: tổ chức công tác quy hoạch xây dựng tổng thể, hành chính và quản trị v.v…
Phòng Quản lý chất lượng: xây dựng kế hoạch và nội dung hoạt động quản lý chất lượng trong bệnh viện v.v…
Phòng Công nghệ thông tin: phụ trách về công nghệ thông tin trong bệnh viện
Phòng Công tác xã hội: phụ trách công tác truyền thông và an sinh xã hội
- Có 26 khoa cận lâm sàng và lâm sàng: Khoa Khám bệnh, Khoa Cấp cứu, Khoa Hồi sức, Khoa Nhi, Khoa Ngoại Tổng Hợp, Khoa Chấn thương chỉnh hình, Khoa Ngoại thần kinh, Khoa Nội tổng hợp, Khoa Nội tim mạch, Khoa Truyền nhiễm, Khoa Phẫu thuật gây mê, Khoa Tai mũi họng, Khoa Răng hàm mặt, Khoa Phụ sản, Khoa Ung bướu, Khoa Xét nghiệm, Khoa Chẩn đoán hình ảnh, Khoa Phục hồi chức năng –Vật lý trị liệu, Khoa Y dược cổ truyền, Khoa Dược, Khoa Kiểm soát nhiễm khuẩn, Khoa Dinh dưỡng, Khoa Giải phẫu bệnh, Khoa Lọc máu, Khoa Thần kinh, Khoa Nội soi Tổng nhân sự hiện có 1134 trong đó có 1 công chức, 812 viên chức, 321 hợp đồng theo Nghị định 38/NĐ-CP.
Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại Bệnh viện Bà Rịa
2.2.1 Tình hình quản lý văn bản tại Bệnh viện Bà Rịa 2020-2022
Công tác quản lý văn bản đi tại Bệnh viện Bà Rịa trong những năm qua được thể hiện qua bảng số liệu sau:
Bảng: Tình hình quản lý văn bản đi từ 2020 – 2022 của Bệnh viện Bà Rịa
QĐ TB BC KH TTr CV C h Đ
(Nguồn: Tác giả thu thập) Theo như bảng số liệu tổng hợp ở bên trên từ năm 2020 đến 2022, tổng số lượt văn bản đi và đến đều tăng so với năm trước, cụ thể như sau:
- Tổng số văn bản đi đến:
Nhìn chung trong giai đoạn 2020 đến 2022 tổng số văn bản đi có tăng từ 100 đến khoảng 300 văn ban bản Tuy nhiên, số lượng văn bản đến lại tăng đột biến trong 2 năm 2020 đến 2021 vì do đặc thù ngành y tế trong giai đoạn COVID nên bệnh viện sẽ nhận được nhiều văn bản thông báo, chỉ đạo trong giai đoạn phòng chống dịch
2.2.2 Tổ chức bộ máy quản lý văn bản – văn thư
Theo quyết định số 40/QĐ-UBT ngày 22/1/1992 bệnh viện là bệnh viện đa khoa trung tâm của Tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu thì tổ chức bộ máy của Bệnh viện Bà Ria có 09 phòng chức năng, nghiệp vụ và 26 khoa cận lâm sàn, cận lâm sàng, trong đó chức năng quản lý văn bản thuộc về phòng Văn thư Theo đó, tổ chức bộ máy quản lý văn bản như sau:
- Lãnh đạo Bệnh viện Bà Rịa: Giám đốc là người đứng đầu Bệnh viện Bà Rịa, chịu trách nhiệm trong công tác quản lý văn bản đi như sau:
Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác quản lý văn bản đi, đến theo quy định của pháp luật hiện hành
Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác quản lý văn bản đối với các khoa, phòng trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý pháp luật về công tác quản lý văn bản theo thẩm quyền
- Phòng Hành Chính Quản Trị (HCQT) là phòng nghiệp vụ chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc Bệnh viện và chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác hành chính quản trị trong Bệnh viện Đồng thời hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn bản cho các khoa phòng trực thuộc
- Tổ Văn Thư: gồm 3 viên chức thuộc phòng HCQT được giao nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho phòng HCQT thực hiện quản lý văn bản đi, đến tại Bệnh viện Bà rịa Trong đó
01 viên chức được giao tiếp nhận, xử lý sơ bộ văn bản đến, trình ký văn bản
01 viên chức được giao nhiệm vụ vào sổ, xử lý văn bản đi, phát hành, đóng dấu văn bản đi
01 nhân viên được giao nhiệm vụ photo văn bản, chuyển trả văn bản cho các khoa phòng
Về trình độ chuyên môn: 02 cán bộ chuyên ngành văn thư, 01 cán bộ in ấn
Về lý luận nghiệp vụ; nắm rõ lý luận nghiệp vụ về công tác văn thư, hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn để thực hiện nghiệp vụ đó
Về kỹ năng thực hành: không chỉ nắm vững lý luận nghiệp vụ mà còn có kỹ năng thực hành Cán bộ làm công tác quản lý văn bản đi, đến tại Bệnh viện Bà Rịa đều có kinh nghiệm trên 5 năm, giúp cán bộ văn thư từng bước nâng cao tay nghề và giúp nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ
Về phẩm chất: đáp ứng yêu cầu về phẩm chất chính trị như lòng trung thành, tin tưởng tuyệt đối vào đường lối, chính sách Đảng và Nhà nước, giữ vững lập trường trong bất kỳ tình huống nào, luôn ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật Nhà nước, coi việc chấp hành là nghĩa vụ của mình, luôn rèn luyện bản thân, coi việc học tập chính trị, nâng cao hiểu biết về Đảng, về Nhà nước là nhiệm vụ thường xuyên
Ngoài ra, cán bộ làm công tác văn thư tại Bệnh viện Bà Rịa còn đáp ứng các yêu cầu cơ bản của bất cứ lao động nào như tính trung thực, thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiên quyết, công bằng… mà còn đòi hỏi phải đáp ứng những yêu cầu về tính bí mật, tỉ mỉ, thận trọng, ngăn nắp, gọn gàng, độ tin cậy, tính ngăn nắp, gọn gàng, tính tế nhị
Trang thiết bị phục vụ cho công tác quản lý văn bản tại Bệnh viện Bà Rịa được trang bị khá đầy đủ, hiện đại Hệ thống máy vi tính được kết nối LAN, Internet với tốc độ đường truyền cao, cài đặt phần mềm quản lý văn bản iDesk về hồ sơ công việc hiện đại
2.2.5 Quy trình và hiệu quả công tác quản lý văn bản đi a) Soạn thảo văn bản hành chính
Các khoa phòng sau khi dự thảo văn bản phát hành có trách nhiệm chuyển văn bản cho trưởng khoa phòng xem xét, ký tắt vào phần cuối của nội dung văn bản
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tuân thủ theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư Trưởng khoa phòng và cán bộ được giao văn bản phải chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản và các tài liệu liên quan (nếu có) kèm theo văn bản trình ký b) Kiểm tra thể thức, trình ký
Văn thư tiếp nhận văn bản trình ký và các hồ sơ tài liệu liên quan, kiểm tra thể thức văn bản:
- Nếu không đạt các quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản văn thư trả ngay cho khoa phòng soạn thảo đề nghị chỉnh sửa lại (trường hợp gấp có thể báo trực tiếp cho Giám đốc Bệnh viện để xin ý kiến chỉ đạo xử lý)
- Nếu văn bản đạt các quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày, văn thư nhận và trình ký văn bản c) Xem xét nội dung, ký duyệt
Đánh giá công tác quản lý văn bản đi tại Bệnh viện Bà Rịa
Bộ phận Văn thư Bệnh viện Bà Rịa nghiêm túc tuân thủ quy trình quản lý văn bản đã được ban hành, bảo đảm các nguyên tắc của công tác văn thư về: tính tập trung, nhanh chóng, kịp thời; chính xác, an toàn, bí mật; đảm bảo đúng quy trình
Bộ phận Văn thư Bệnh viện Bà Rịa rất linh hoạt trong thực hiện nhiệm vụ của mình Khi nhận được những văn bản có tính quan trọng, khẩn, hỏa tốc, bộ phận văn thư có trách nhiệm báo ngay với Giám đốc Bệnh viện để xin ý kiến chỉ đạo trực tiếp, chuyển cho các khoa phòng liên quan để giải quyết giúp đảm bảo tiến độ công việc, bộ phận văn bản có thể xử lý ngay Đặc thù của ngành y tế Tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu, thường xuyên có các sự việc bất ngờ, đòi hỏi phải giải quyết kịp thời Văn bản khẩn, hỏa tốc khi nhận được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được xem xét và ký duyệt
Bệnh viện Bà Rịa rất chú trọng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản giúp việc sửa chữa và gửi nhận văn bản được nhanh chóng, kịp thời, để theo dõi quá trình xử lý và giải quyết văn bản của cơ quan Thực hiện ứng dụng phần mềm quản lý văn bản iDesk vào công việc, 100 văn bản đi đến được scan lưu dưới dạng file pdf, có đính chữ ký điện tử vào hệ thống quản lý văn bản, nhờ vậy việc khai thác văn bản được thực hiện rất thuận lợi, dễ dàng, chỉ cần vài thao tác nhấp chuột có thể tìm được nội dung văn bản cần sử dụng
Bệnh viện Bà Rịa nghiêm túc thực hiện theo đúng quy trình ban hành cũng như chuyển nhận văn bản nhờ vậy văn bản ban hành được đảm bảo đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ; văn bản đến đúng khoa phòng nhận kịp thời, nhanh chóng Về nội dung các văn bản được Bệnh viện Bà Rịa ban hành đã đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc của cơ quan và của ngành Y tế; không trái với văn bản quy phạm pháp luật của Nhà Nước, các quy định của Đảng, dẫn chứng trung thực, số liệu đầy đủ, chứng cứ rõ ràng
Bệnh viện Bà Rịa sử dụng phần mềm hệ thống quản lý văn bản hiện đại, được cài đặt đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt đảm bảo sự bảo mật Các cá nhân được giao quản lý tài khoản sử dụng hệ thống quản lý văn bản đặc biệt là bộ phận văn thư chịu trách nhiệm giữ bí mật tài khoản, không được tiết lộ ra ngoài Mỗi tài khoản được phân quyền khai thác hệ thống quản lý văn bản theo chức năng, nhiệm vụ cá nhân được giao tài khoản đó
Công tác quản lý văn bản đi đến tại bộ phận Văn thư bệnh viện đã và đang ngày càng được quan tâm, thực thiện tốt hơn Tuy nhiên, hoạt động này vẫn còn một số mặt hạn chế cần khắc phục
- Quá trình chuẩn bị ban hành văn bản phải làm đi làm lại nhiều lần do không sát với thực tế hoặc thiếu sót trong quá trình ban hành Tình trạng văn bản sai thể thức còn nhiều, một số nhầm lẫn về nội dung văn bản (như các lỗi chính tả, đánh nhầm tên, số…)
- Việc quản lý văn bản đi chưa đảm bảo nguyên tắc tập trung Một số thủ tục hành chính không được quản lý tại sổ văn bản đi của văn thư mà có sổ riêng do khoa phòng chức năng mở sổ Việc này ảnh hưởng không nhỏ đến công tác tìm kiếm, lưu trữ tài liệu
- Việc bố trí văn phòng hiện nay khá hợp lý, tuy nhiên chưa thực hiện một cách toàn diện chế độ bảo mật tài liệu, nhiều cá nhân có thể ra vào phòng văn thư khá tự do
- Tuy chưa xảy ra đến công tác bảo mật, nhưng việc đảm bảo tính bảo mật vẫn còn một số lỗ hổng Việc đưa văn bản lên hệ thống mạng Internet mặc dù mang lại hiệu quả cao, tuy nhiên nó lại chứa đựng các nguy cơ bị hacker ăn cắp thông tin dữ liệu Do hạn chế về mặt kinh phí nên chưa có hệ thống máy tính scan lưu riêng văn bản mật theo đúng quy định
- Khối lượng công việc khá nhiều song lại chỉ có 3 cán bộ làm công tác văn thư nên bộ phận văn thư thường xuyên phải làm việc ngoài giờ hành chính
Nguyên nhân của các mặt hạn chế nêu trên đó là:
- Về nhân sự: Khối lượng văn bản đi, đến tại Bệnh viện Bà Rịa mỗi ngày khá lớn 30 văn bản đến, 80 văn bản đi và các công việc liên quan khác nhưng số lượng cán bộ công tác quản lý văn bản đi, đến lại có 03 người Điều này gây khó khăn không nhỏ
25 cho công tác quản lý văn bản đi, đến tại Bệnh viện Bà Rịa Muốn hoàn thành hết công việc đòi hỏi bộ phận văn thư phải làm thêm giờ
- Việc soạn thảo văn bản hành chính thông thường do cán bộ, viên chức được giao giải quyết công việc thực hiện Đó chủ yếu là các bác sĩ, dược sĩ, điều dưỡng không nắm vững các quy định về thể thức văn bản dẫn đến việc soạn thảo văn bản sai thể thức, đôi khi phải “trình lên, trình xuống” nhiều lần
- Việc trang bị phương tiện kỹ thuật công tác quản lý văn bản còn hạn chế
Cấu hình máy tính còn thấp, chưa cài đặt hệ điều hành windows bản quyền, phần mềm diệt vi rút được cung cấp miễn phí không đủ mạnh
Máy tính scan, máy fax, máy photocopy được sử dụng đã lâu với tần suất hoạt động thường xuyên nên thình thoảng hay bị hư hỏng, trong khi thủ tục sữa chữa lại rườm rà
- Về quy trình quản lý văn bản và việc tuân thủ quy trình:
ỨNG DỤNG PHẦN MỀM IDESK TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI BỆNH VIỆN BÀ RỊA
Giới thiệu
3.1.1 Giới thiệu tổng quan về phần mềm iDesk – viết tắt là iNet Solutions for Desktop iDesk là phần mềm tích hợp tất cả các chức năng cơ bản của người sử dụng các ứng dụng văn phòng như soạn thảo văn bản, tính toán theo dạng bảng tính, nhắc lịch công việc, trao đổi công việc, quản lý bảo mật theo dạng quản lý tài khoản người sử dụng, điều khiển hệ thống qua việc tích hợp các tin nhắn từ điện thoại, quản lý và trao đổi công việc từ những hệ thống khác nhau
Từ những tính năng này, cơ quan có thể triển khai hệ thống cho toàn bộ những người sử dụng của mình để triển khai một hệ thống đồng nhất dữ liệu Không chỉ giúp cải tiến công tác quản lý tài liệu, phần mềm còn có những ưu điểm vượt trội, mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
Tiết kiệm thời gian, chi phí:
Chuyển đổi từ văn phòng giấy sang sử dụng phần mềm văn phòng điện tử, cơ quan sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian cho việc: Tạo lập, vận chuyển, lưu trữ và xử lý văn bản Cơ sở dữ liệu được tập trung nên tiết kiệm thời gian di chuyển, không mất nhiều công sức để tìm kiếm và tra cứu, theo dõi hồ sơ
Đồng thời cơ quan sẽ cắt giảm được chi phí mua văn phòng phẩm, chi phí in ấn văn bản, tài liệu như đổ mực, mua giấy in, mua và bảo trì máy móc Các nghiệp vụ văn thư cũng sẽ được tiết kiệm đáng kể nhờ có sự hỗ trợ đắc lực của hệ thống phần mềm Nâng cao hiệu suất công việc
Khác với các phương thức làm việc truyền thống, quản lý văn bản qua phần mềm giúp nhân viên phân bổ hợp lý công việc Toàn bộ các nghiệp vụ bao gồm quản lý văn bản đến, văn bản đi, lưu trữ văn bản, văn bản nội bộ, đều được thực hiện hoàn toàn trên hệ thống
Người dùng dễ dàng tìm kiếm được các thông tin cần thiết và xử lý các dữ liệu về văn bản trên phần mềm, qua đó tiết kiệm được thời gian xử lý công việc, tập trung cho các đầu việc khác quan trọng hơn nhằm nâng cao hiệu suất làm việc
Mặt khác, với phần mềm quản lý văn bản, cả bộ phận lãnh đạo và nhân viên có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi để quản lý và theo dõi tiến độ công việc, không phụ
27 thuộc vào thời gian hoặc địa điểm cố định Vì vậy, đây là công cụ nâng cao năng suất làm việc rất hiệu quả
Các chức năng trong hệ thống dành cho văn thư bao gồm:
- Giảm lưu trữ giấy tờ văn bản
- Theo dõi, tìm kiếm, trình tự, xử lý văn bản, công việc dễ dàng
- Theo dõi đánh giá công việc
- Cập nhật thông tin kịp thời chính xác
Trong hệ thống, chuyên viên sẽ thực hiện chức năng xử lý chuyên môn trước khi gửi và sau khi nhận nhiệm vụ được giao từ lãnh đạo cấp trên
Khi đăng nhập thành công thì xuất hiện giao diện trang chủ
Hình 3.1: Màn hình trang chủ
Trang chủ được thiết kế thành 4 khu vực chính:
Nhắc nhở Tiếp nhận văn bản
- Cây chức năng chính (1): không có thay đổi so với phiên bản
- Lịch làm việc (2): được thiết kế rộng hơn cho người dùng có thể dễ dàng theo dõi và đọc các thông tin
- Công việc (3): Cho phép hiển thị các công việc liên quan đến
- người dùng, thông báo nội dung các công việc mới xuất hiện
- Xử lý công việc (4): Đây là thay đổi ưu việt nhất của phiên bản mới lần này
Cho phép nhắc nhở đối với người dùng những công việc chưa và đang xử lý Giúp người dùng tương tác dễ hơn đối với những công việc này
- Ngoài ra Tính năng Tìm kiếm (5) cũng là một chức năng khá thú vị Cho phép người dùng có thể tìm kiếm bất kì một công việc hay văn bản có trong tài khoản người dùng
Hình 3.2 : Màn hình tra cứu tìm kiếm trên trang chủ
L ưu ý: Đối với mục 4 Xử lý công việc Tùy vào chức vụ của người dùng sẽ hiển thị các nội dung nhắc nhở khác nhau Sau đây sẽ trình bày chi tiết các tính năng đối với chức vụ văn thư:
Hình 3.3 : Các công việc nhắc nhở dành cho Văn thư
Nhắc nhở Văn thư các văn bản cần xử lý:
- Văn bản trễ hạn cần xử lý
- Văn bản đã duyệt cần ban hành
- Văn bản mới được gửi đến cần tiếp nhận vào sổ
- Văn bản đã tiếp nhận nhưng chưa vào sổ
Quản lý văn bản đi
- Nếu văn bản đi được gửi xuống từ các phòng, ban thông qua hệ thống idesk thì văn thư chỉ cần thêm thông tin và làm thao tác vào sổ văn bản đi và chuyển xử lý là xong Các bước thực hiện:
- Bước 1 : Từ màn hình menu chính bên trái chọn dấu mũi tên xổ xuống bên cạnh nút “Văn bản đi” chọn “Ban hành văn bản”
- Bước 2 : Chọn văn bản được gửi xuống qua hệ thống iDesk
- Bước 3 : Bấm vào nút “Nhận văn bản” để nhận văn bản
- Bước 4 : Chọn loại văn bản và vào sổ văn bản → bấm Lưu
- Bước 5 : Chuyển xử lý văn bản bấm vào “ Chuyển xử lý” → chọn người xử lý chính hoặc đơn vị nhận văn bản → Bấm Đồng ý
Hình 3.4 : Màn hình nhận văn bản đi từ khoa, phòng
- Nếu văn bản đi được gửi xuống từ các phòng, ban là văn bản giấy thì văn thư nhập các thông tin và làm thao tác vào sổ văn bản đi và chuyển xử lý
- Bước 1 : Từ màn hình menu chính bên trái chọn dấu mũi tên xổ xuống bên cạnh nút “Văn bản đi” chọn “Ban hành văn bản”
- Bước 2 : Chọn “Tạo văn bản” => nhập thông tin văn bản
- Bước 3 : Lưu văn bản/ Lưu và tạo mới/ Lưu và chuyển, tạo mới
- Bước 4 : Phát hành văn bản chọn:
“Chuyển xử lý” Chuyển văn bản cho các phòng, ban, đơn vị nội bộ
“Gửi cơ quan” Chuyển văn bản cho các đơn vị trong tỉnh và các đơn vị ngoài tỉnh “Gửi” Chuyển cho các phòng, ban, đơn vị nội bộ, các đơn vị trong tỉnh và các đơn vị ngoài tỉnh
- Bước 5 : Chọn cơ quan cần gửi → bấm nút “Đồng ý”
Hình 3.5: Màn hình chuyển xử lý ban hành
- Ngoài ra, trong phần mềm iDesk còn có các tính năng như Xóa/ Sửa/ Thu hồi/ Chỉnh sửa/ Chuyển xử lý để thuận tiện cho việc quản lý văn bản đi
Là nơi thống kê tất cả các văn bản đã ban hành đi được xuất thành báo cáo thể hiện rõ số ký hiệu, trích yếu, ngày văn bản, nơi nhận văn bản Để xuất báo cáo sổ văn bản đi
- Bước 1 : Từ màn hình menu chính bên trái chọn dấu mũi tên xổ xuống bên cạnh nút “Văn bản đi” chọn “Sổ văn bản đi” và bấm vào nút “Tạo báo cáo’
- Bước 2 : Sau đó chọn ngày cần xuất báo cáo sổ văn bản
- Bước 3 : Bấm vào nút “Xem kết quả” để xem kết quả nhanh trên màn hình/ Bấm vào nút “Tạo báo cáo” sẽ kết xuất ra file excel
Hìnhh 3.6: Màn hình kết quả báo cáo sổ văn bản đi
Cho phép người dùng chia sẻ tài liệu đến với một ai đó với những yêu cầu kèm theo Trao đổi công việc với nhau là vấn đề rất khó khăn và mất nhiều thời gian với người dùng Chính vì vậy, iDesk hỗ trợ người dùng “Nhắc nhở/Thông báo” qua lại rất dễ dàng
- Bước 1: Từ màn hình menu bên trái mục Cần xử lý => chọn “Nhắc nhở”
- Bước 2: Màn hình “Nhắc nhở/ Thông báo” xuất hiện, với 02 biểu tượng nhắc nhở và thông báo Nếu bạn chọn “Nhắc nhở” thì click và biểu tượng hoặc nếu cần “Thông báo” thì chọn biểu tượng
- Bước 3 : Sau khi nhấp chọn vào biểu tượng “Nhắc nhở/ Thông báo” sẽ xuất hiện một màn hình kế bên để nhập tiêu đề, nội dung cho “Nhắc nhở/ Thông báo”
- Bước 4: Nếu có tài liệu cần đính kèm => click chọn biểu tượng để tải “tài liệu đính kèm”
- Bước 5: Tiếp theo chọn “Người nhận” để gửi “Nhắc nhở/ Thông báo” Từ trường giá trị “Người nhận” click chọn vào (chọn người, nhóm hoặc phòng ban) xuất hiện cây thư mục người dùng để bạn chọn người hoặc chọn phòng ban để chuyển hoặc chọn ‘Tất cả” để cho gửi mọi người trong cơ quan
- Bước 6: Cuối cùng nhấn nút “Gửi” để hoàn thành
Chức năng này thông báo cho người dùng nhận thông tin phản hồi sau khi đã gửi thông báo hoặc nhắc nhở cho người dùng khác, việc trao đổi công việc sẽ trở nên dễ dàng và không mất thời gian
Hình 3.7: Màn hình hiển thị thông tin phản hồi
Hàng ngày văn thư phải tiếp nhận rất nhiều công văn và chuyển xử lý cho nhiều phòng ban, đơn vị Để biết được công văn nào được chuyển cho ai xử lý thì văn thư vào trang “Theo dõi” và tìm kiếm công văn cần theo dõi Hệ thống sẽ hiển thị tất cả các thông tin của công văn đó cũng như ai đã và đang xử lý
Chức năng này cho phép theo dõi những văn bản mà văn thư đã ban hành
- Bước 1: Nhấp chuột vào mở một công văn cần theo dõi
- Bước 2: Màn hình hiển thị thông tin công văn xuất hiện như sau:
Hình 3.8: Màn hình theo dõi văn bản đi
Chức năng này cho phép theo dõi tiến trình nhận công văn liên thông khi công văn được gửi đi cho các “Cơ quan”
Hình 3.9: Màn hình văn bản liên thông
Từ màn hình văn bản liên thông thực hiện nhấp mở văn bản => sau đó nhấn vào biểu tượng “Thông tin liên thông” để xem thông tin liên thông => Chương trình hiển thị màn hình xem thông tin liên thông như sau:
Hình 3.10: Màn hình xem thông tin liên thông
3.2.5 Tra cứu và tìm kiếm
Chức năng này cho phép văn thư tìm kiếm lại các văn bản đã gửi, nhận mà đã lưu vào sổ văn bản một cách nhanh chóng và tạo các văn bản thường dùng để phục vụ cho công việc hàng ngày một cách hiệu quả, …
Các bước thực hiện tra cứu văn bản:
- Bước 1: Từ menu bên trái màn hình → chọn “Tra cứu & tìm kiếm” → tiếp theo chọn “ Tra cứu văn bản” , rồi lọc văn bản cần tra cứu theo hình dưới
- Bước 2: Nhấp chuột vào mở một văn bản cần tra cứu cửa sổ hiển thị thông tin văn bản sẽ hiện lên
Màn hình hiển thị thông tin văn bản tra cứu xuất hiện như sau:
Hình 3.11: Màn hình tra cứu văn bản
Các bước thực hiện tìm kiếm văn bản cũng giống như các bước thực hiện tra cứu văn bản
Các bước thực hiện được mô phỏng theo hình hướng dẫn dưới
Hình 3.12: Màn hình tìm kiếm văn bản
Tính năng này cho phép văn thư tạo các văn bản thường sử dụng cho công việc vào một mục riêng để lưu trữ, khi cần sử dụng có thể tìm kiếm văn bản một cách nhanh chóng, hỗ trợ giải quyết công việc hàng ngày cho văn thư một cách hiệu quả
