Quản lý dự án phần mềm bài 7 thực thi dự án pm

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM Bài 7: THỰC THI DỰ ÁN PM TS Bùi Minh Phụng Phung.bm@vlu.edu.vn ThS Nguyễn Thế Quang Quang.nt@vlu.edu.vn Các GV Khoa CNTT HỌC KỲ 2 – NĂM HỌC 2023-2024 KHÓA 27-CNTT NỘI DUNG  Giao tiếp trong dự án  Quản lý các cuộc họp  Các vấn đề (issues) phát sinh  Kiểm soát và báo cáo tiến độ DA GIAO TIẾP TRONG DỰ ÁN  Giao tiếp trong dự án (Project Communication)  Một trong những kỹ năng cần thiết cho quản lý dự án là khả năng giao tiếp tốt: hiểu và được hiểu, tức là phải hai chiều  Giao tiếp tuyệt vời là điểm mấu chốt của bất kỳ mối quan hệ nào và do đó, hiệu quả của giao tiếp của người quản lý dự án có tác động không chỉ đến nhóm dự án mà còn cả khách hàng và các bên liên quan Theo tài liệu của Viện Quản lý Dự án PMI, Guide to the Project Management Body of Knowledge, khoảng 75-90 phần trăm thời gian của người quản lý dự án tại nơi làm việc được dành để giao tiếp GIAO TIẾP TRONG DỰ ÁN  Kế hoạch QL giao tiếp trong dự án (Plan Communication Management)  Kế hoạch quản lý giao tiếp là quy trình phát triển cách tiếp cận và kế hoạch phù hợp cho việc quản lý giao tiếp dựa vào thông tin cần thiết và yêu cầu của các bên liên quan, và tài sản sẵn có của tổ chức  Lợi ích của quy trình này là xác định và lập tài liệu các phương pháp tiếp cận để giao tiếp hiệu quả nhất với các bên liên quan Việc lập kế hoạch không đầy đủ có thể dẫn đến vấn đề như chậm trễ thông tin truyền đi, sai đối tượng hay không đủ thông tin dẫn đến hiểu lầm giữa các bên liên quan GIAO TIẾP TRONG DỰ ÁN  Những lưu ý khi Lập kế hoạch QL giao tiếp trong dự án  Ai cần những thông tin nào, và ai được quyền truy cập vào những thông tin đó  Khi nào họ cần những thông tin đó  Thông tin cần được lưu ở đâu  Thông tin cần được lưu trữ dưới định dạng nào  Thu thập thông tin bằng cách nào/ Làm sao lấy được thông tin  Ngoài ra những yếu tố như rào cản ngôn ngữ, văn hoá, time zone cũng cần được xem xét QUẢN LÝ CUỘC HỌP TRONG DỰ ÁN  Một cuộc họp hiệu quả là gì?  Một cuộc họp hiệu quả là cuộc họp tập hợp một nhóm cá nhân được lựa chọn cho một mục đích cụ thể được xác định để thảo luận và chia sẻ thông tin nhằm đạt được một kết quả cụ thể  Kết quả cuộc họp có thể bao gồm việc tạo ra một kế hoạch, một danh sách các ý tưởng đã được suy nghĩ trước đó hoặc một quyết định về một vấn đề cấp bách nào đó  Mặc dù tạo điều kiện cho các cuộc họp thường xuyên là quan trọng, nhưng hiệu quả và những gì chúng mang lại phải được chú ý nhiều hơn Quản lý các cuộc họp hiệu quả có thể dẫn đến năng suất cao hơn ở nơi làm việc và nhân viên gắn bó hơn - cho dù cuộc họp có sự tham gia của một vài người hay toàn bộ công ty QUẢN LÝ CUỘC HỌP TRONG DỰ ÁN  Tại sao điều hành các cuộc họp hiệu quả lại quan trọng?  Các cuộc họp hiệu quả giúp hướng dẫn các nỗ lực của nhân viên và đảm bảo giao tiếp mạnh mẽ trong toàn công ty  Một cuộc họp được quản lý tốt có thể tăng năng suất và sự gắn kết của nhân viên, đồng thời cải thiện khả năng giao tiếp và làm việc theo nhóm  Các cuộc họp được lên kế hoạch kỹ lưỡng cũng giảm thời gian lãng phí, cho phép nhân viên dành nhiều thời gian hơn cho công việc của họ Các cuộc họp hiệu quả giải quyết những trở ngại, dẫn dắt các nhóm đưa ra quyết định tốt hơn, cho phép tất cả các thành viên trong nhóm có cơ hội được lắng nghe và cảm thấy được hòa nhập và củng cố mối quan hệ giữa nhân viên và người quản lý QUẢN LÝ CUỘC HỌP TRONG DỰ ÁN  Giới thiệu về quản lý cuộc họp  Các cuộc họp đòi hỏi sự chuẩn bị cùng với kỹ năng quản lý thời gian mạnh mẽ  Để cuộc họp diễn ra hiệu quả, người điều hành cuộc họp cần có ý tưởng rõ ràng về cách cuộc họp diễn ra và những gì cần phải hoàn thành  Các cuộc họp hiệu quả tập trung vào các chủ đề cần được trao đổi trực tiếp (hoặc qua trò chuyện video) để tôn trọng thời gian của mỗi nhân viên  Cuối cùng, các cuộc họp hiệu quả nhất xảy ra khi tất cả mọi người tập trung vào một mục tiêu rõ ràng QUẢN LÝ CUỘC HỌP TRONG DỰ ÁN  Cách lập kế hoạch và điều hành cuộc họp hiệu quả  Xác định xem cuộc họp có cần thiết không  Chỉ mời những người cần có mặt ở đó  Đặt một mục tiêu làm việc rõ ràng  Lên lịch trình  Kết thúc bằng một tập hợp các mục hành động QUẢN LÝ CUỘC HỌP TRONG DỰ ÁN  Tình huống giả lập – điều hành cuộc họp  Nhóm dự án được giao triển khai một dự án xây dựng trang web bán vé xe bus online Khách hàng không yêu cầu ngôn ngữ để xây dựng dự án Trưởng nhóm triệu tập 1 cuộc họp để trao đổi và thống nhất ngôn ngữ sẽ sử dụng để xây dựng dự án: Mua vé xe bus online  Một số gợi ý: o Nói về mục tiêu của sản phẩm, mục tiêu của dự án o Cần đặt ra mục tiêu của cuộc họp o Cần được lấy ý kiến của tất cả các thành viên o Cần được ghi biên bản kết luận cuộc họp Một nhóm SV lên triển khai cuộc họp giả lập QUẢN LÝ CUỘC HỌP TRONG DỰ ÁN  Một số tip để giữ cuộc họp tập trung  Tránh lên lịch các cuộc họp kéo dài không cần thiết  Chỉ mời những người sẽ được lợi từ cuộc họp, hoặc có liên quan  Tạo trước một kế hoạch và chia sẻ nó với mọi người tham gia  Mọi người có trách nhiệm giữ cuộc họp tập trung  Lên lịch giải lao cho các cuộc họp dài hơn  Đặc biệt chú ý đến cách bạn bắt đầu, chuyển tiếp và kết thúc cuộc họp QUẢN LÝ ISSUE TRONG DỰ ÁN  Issue Management là gì?  Issue là các vấn đề có thể xảy ra trong dự án, issue management giúp mọi người có thể nhận thức và giải quyết nhanh nhất có thể QUẢN LÝ ISSUE TRONG DỰ ÁN  Các loại issue sau trong dự án: QUẢN LÝ ISSUE TRONG DỰ ÁN  Tại sao lại xảy ra issue?  Có rất nhiều nguyên nhân gây ra issue, hầu hết là do sai sót của con người Cụ thể QUẢN LÝ ISSUE TRONG DỰ ÁN  Cách tiếp cận việc quản lý issue  Bạn đã tạo test plan theo yêu cầu của khách hàng, tuy nhiên khách hàng lại change spec đến 3 lần trong vòng 5 ngày qua, đây có thể là môt issue lớn vì bản thân khách hàng cũng chưa biết mình muốn gì  Dưới đây là từng bước bạn có thể giải quyết vấn đề: BÁO CÁO TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC  Báo cáo tiến độ công việc là gì?  Báo cáo công việc được hiểu là một tài liệu nhằm thể hiện kết quả, cách thức làm việc và cung cấp một cách chi tiết đầy đủ những những hoạt động công việc đã làm trong một dự án hay sự kiện  Với những gì được trình bày trong bản báo cáo tiến độ công việc, người quản lý dự án sẽ nắm được tổng thể công việc đang diễn ra như thế nào, đến bước nào và còn bao nhiêu phần trăm nữa là hoàn thành Từ đó, nhà quản trị có thể dễ dàng lên kế hoạch, phương án tiếp theo để hoàn thiện phần còn lại BÁO CÁO TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC BÁO CÁO TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC  Mục đích của việc báo cáo tiến độ công việc  Giúp cho nhà quản lý có thể theo dõi sát sao tiến độ, tình hình của dự án theo từng giai đoạn  Bất kể lúc nào khi xem một bản báo cáo, họ đều có thể biết được dự án có đang triển khai theo đúng hướng hay không và có giải pháp kịp thời cho bất cứ thiếu sót nào  Mục tiêu của báo cáo dự án là sự kết quả và sự hoàn thiện của công việc BÁO CÁO TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC BÁO CÁO TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC  Tại sao việc báo cáo tiến độ công việc lại quan trọng?  Giúp cho nhà quản trị kiểm soát được chất lượng công việc của nhân viên  Giảm thiểu tối đa trạng thái áp lực, căng thẳng cho nhà quản lý, đồng thời tạo động lực, sự hứng khởi dành cho nhân viên  Giúp cấp trên theo dõi công việc một cách bao quát mà không cần thông qua nhân viên thường xuyên Điều này giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất và chất lượng làm việc một cách tốt nhất  Giúp nâng cao tinh thần làm việc nhóm giữa các bộ phận, phòng ban với nhau một cách ăn khớp, đúng trình tự mà không lo nhầm lẫn phần việc  Khi có vấn đề trong quá trình thực hiện dự án, quản lý nhanh chóng có những biện pháp kịp thời khắc phục, tránh tính trạng dự án đi lạc hướng mục tiêu ban đầu