Theo PGS.Dương Văn Khảm, tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành qua họat động của các cơ quan, tổ chức và được bảo quản trong các
lOMoARcPSD|38895030 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN *****-***** BÀI TIỂU LUẬN CUỐI KÌ Học phần: LƯU TRỮ HỌC ĐẠI CƯƠNG Lớp: K65 QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Tên: VI THỊ HỒNG THẮM MSSV: 20031639 Giảng viên:ThS NGUYỄN VĂN NGỌC Hà Nội, ngày 15 tháng 6 năm 2021 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy Nguyễn Văn Ngọc, trong quá trình học tập và tìm hiểu bộ môn Lưu trữ học đại cương, em đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn và chia sẻ tận tình của thầy Thầy đã giúp em tích lũy được thêm nhiều kiến thức và có cái nhìn bao quát hơn về môn học cũng như những vấn đề liên quan đến ngành học của em Thông qua bài tiểu luận này, em xin phép được trình bày những gì mà mình hiểu được về lưu trữ học Kiến thức là vô cùng rộng lớn mà sự tiếp nhận của bản thân mỗi người lại có giới hạn nhất định Do đó trong quá trình hoàn thành bài tiểu luận chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót Bản thân em rất mong có thể nhận được sự góp ý đến từ thầy để bài tiểu luận của em có thể được hoàn thiện hơn nữa Em xin kính chúc thầy có thật nhiều sức khỏe, hạnh phúc và thành công trong cuộc sống cũng như trên con đường sự nghiệp của mình Em xin trân trọng cảm ơn! Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Câu 1 Anh/chị hãy giới thiệu một tài liệu lưu trữ là di sản tư liệu và phân tích giá trị của di sản tư liệu đó đối với xã hội Tài liệu lưu trữ là: Theo luật lưu trữ 2011, tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá tị phục vu hoạt đông thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Theo PGS.Dương Văn Khảm, tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành qua họat động của các cơ quan, tổ chức và được bảo quản trong các kho lưu trữ => Tài liệu lưu trữ là tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan đoàn thể xí nghiệp và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng kho lưu trữ Di sản tư liệu là những tài sản quan trọng của quốc gia mà qua đó có thể hiểu được về lịch sử, văn hóa, kinh tế - chính trị và các lĩnh vực xã hội của cả nước hay từng vùng, miền, dân tộc, ngành nghề Di sản tư liệu là thuật ngữ được sử dụng bởi Chương trình Ký ức thế giới do UNESCO khởi xướng từ năm 1992 nhằm chỉ những tư liệu, tài liệu có giá trị đặc biệt và có tầm ảnh hưởng rộng lớn trên thế giới Mộc bản triều Nguyễn là Di sản Tư liệu Thế giới đầu tiên tại Việt Nam được UNESCO công nhận ngày 31/7/2009 Số mộc bản này hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV - Đà Lạt, Lâm Đồng Kho tàng tài liệu mộc bản triều Nguyễn có hơn 34 nghìn tấm, phần lớn được khắc hai mặt, theo một số tài liệu cho biết, những bản khắc mộc bản chủ yếu được sử dụng gỗ thị để khắc, bởi gỗ thị có đặc điểm là có mầu trắng, thớ gỗ mịn, nhẹ, thường được dùng để khắc dấu, làm điêu khắc không nứt nẻ, không cong vênh Vì thế trải qua mấy trăm năm mà đến nay những bản khắc mộc bản vẫn có tình trạng vật lý tốt Ngoài ra người ta còn dùng gỗ lê, gỗ táo để khắc mộc bản Theo sách Ðại Nam nhất thống chí, một bộ sách địa chí nổi tiếng của triều Nguyễn còn cho biết: Gỗ dùng để khắc mộc bản là gỗ nha đồng, "thớ gỗ mịn, trắng sáng như ngà voi" Nội dung tài liệu mộc bản rất phong phú và đa dạng, có ý nghĩa lịch sử và văn hóa Việt Nam phản ánh mọi mặt xã hội Việt Nam dưới thời Phong kiến trên chín chuyên đề: lịch sử, địa lý, quân sự, pháp chế, văn thơ, tôn giáo - tư tưởng - triết học, ngôn ngữ - văn tự, chính trị - xã hội, văn hóa - giáo dục.: Về lịch sử: có 30 bộ sách, gồm 836 quyển; ghi chép về lịch sử Việt Nam từ thời Hùng Vương dựng nước cho đến triều Nguyễn Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Về địa lý: có hai bộ sách, gồm 20 quyển; ghi chép về địa lý đã thống nhất ở Việt Nam và ghi chép về Hoàng thành Huế Về chính trị - xã hội: có năm bộ sách, gồm 16 quyển; ghi chép về sách lược của các triều đại phong kiến Việt Nam Về quân sự: có năm bộ sách, gồm 151 quyển; ghi chép về việc đánh dẹp các cuộc nổi dậy ở Bắc Kỳ, Nam Kỳ, Bình Thuận và một số nơi khác Về pháp chế: có 12 bộ sách gồm 500 quyển; ghi chép về các điển chế và pháp luật triều Nguyễn Về tư tưởng, triết học, tôn giáo: có 13 bộ sách, gồm 22 quyển; ghi chép về phương pháp tiếp cận kinh điển Nho gia Về văn thơ: có 39 bộ, gồm 265 quyển; ghi chép thơ văn của các bậc đế vương và Nho gia nổi tiếng Việt Nam Về ngôn ngữ văn tự: có 14 bộ sách, gồm 50 quyển; giải nghĩa Luận ngữ bằng thơ Nôm Về quan hệ quốc tế: tài liệu mộc bản còn có giá trị khi tìm hiểu về lịch sử, văn hóa các nước khác trên thế giới như: Lào, Cam-pu-chia, Thái-lan, Trung Quốc, Pháp Mộc bản còn có giá trị quốc tế; phương pháp chế tác và vật liệu chế tác cũng hết sức đặc biệt Mộc bản Triều Nguyễn là công trình mang tính bách khoa, vô giá, độc nhất và mang đậm dấu ấn thời cuộc Mộc bản triều Nguyễn chính là những tấm gỗ quý được khắc chữ Hán và chữ Nôm (chữ khắc ngược) dùng để nhân bản tài liệu nhằm phổ biến rộng rãi ra công chúng các chuẩn mực xã hội, các điều luật bắt buộc thần dân y tuân Đó cũng là những bản khắc lưu công danh, sự nghiệp của các bậc vua chúa, các sự kiện lịch sử, các biến cố thời cuộc, các cuộc tiễu trừ giặc dã…Tất cả các bản thảo nói trên đều được đích danh Hoàng Ðế ngự lãm, phê duyệt bằng bút tích trước khi giao cho những người thợ tài hoa nhất trong cung đình khắc lên gỗ quý Mộc bản triều Nguyễn được coi là di sản tư liệu thế giới vì trước tiên, nó đem lại giá trị vô cùng to lớn đối với Việt Nam đặc biệt là trong xã hội Đây là hồn phách của dân tộc, là kinh nghiệm của quá khứ Nó vừa là kiến thức, vừa có giá trị lịch sử, vừa là những bài học kinh nghiệm mà chúng ta phải tuyên truyền cho tốt, phổ biến cho tốt, giáo dục cho tốt để nâng cao truyền thống và tự hào dân tộc Mộc bản ghi chép rất nhiều về lịch sử Việt Nam từ thời Hùng Vương dựng nước cho đến triều Nguyễn Dưới triều Nguyễn do nhu cầu phổ biến rộng rãi các chuẩn Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 mực của xã hội, các điều luật bắt buộc thần dân phải tuân theo cũng như để lưu truyền công danh sự nghiệp của các vua chúa, các sự kiện lịch sử, triều đình đã cho biên soạn và khắc in rất nhiều các tác phẩm chính văn chính sử để truyền bá đi các nơi, trong quá trình hoạt động đó đã sản sinh ra một loại hình tài liệu đặc biệt Trong khối tài liệu quý giá này có những bản khắc mộc bản mang nội dung khẳng định chủ quyền thiêng liêng của Việt Nam đối với quần đảo Hoàng Sa Bản gốc sách Đại Nam thực lực tiền biên ghi chép về các sự kiện xảy ra từ thời chúa Nguyễn Hoàng đến Nguyễn Phúc Thuần, trải qua chín đời chúa( 1558-1777), đã khẳng định: quần đảo Hoàng Sa( tục gọi là Vạn lí Hoàng Sa) thuộc địa phận tỉnh Quảng Ngãi Qua đó, phục vụ các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam làm bằng chứng pháp lý để chứng minh chủ quyền của Việt Nam tại hai quần đảo Trường Sa và Hoàng Sa; ngoài ra còn có các tài liệu góp phần giải quyết các bất đồng về biên giới, lãnh thổ, phục vụ việc xác định và cắm mốc biên giới phía Bắc và Tây Nam Trong hồ sơ di sản, Mộc bản triều Nguyễn đánh giá như sau: "34.555 bản khắc mộc bản đã giúp lưu lại những tác phẩm chính văn, chính sử do triều Nguyễn biên soạn, các sách kinh điển và sách lịch sử Ngoài giá trị về mặt sử liệu, còn có giá trị về nghệ thuật, kỹ thuật chế tác Nó đánh dấu sự phát triển của nghề khắc ván in ở Việt Nam Chính vì những tính chất quan trọng và giá trị cao mà trong thời kỳ phong kiến và các nhà nước trong lịch sử của Việt Nam đã rất chú tâm để bảo quản những tài liệu này" Mỗi tấm mộc bản không những là một trang tài liệu quý giá mà còn là một tác phẩm nghệ thuật độc đáo Có thể thấy rằng Mộc bản Triều Nguyễn là khối di sản tư liệu có giá trị trên nhiều phương diện như vật mang tin, phương pháp chế tác và đặc biệt về nội dung ghi chép, phản ánh lịch sử Việt Nam qua các thời đại, từ thời Hùng Vương dựng nước đến Triều Nguyễn Ngoài ra tài liệu Mộc bản Triều Nguyễn còn có giá trị đặc biệt khi nghiên cứu lịch sử, văn hóa của một số nước khác trên thế giới như: Lào, Campuchia, Thái Lan, Trung Quốc, Pháp Hiện nay Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV đã tiến hành xong các bước đưa một số hình ảnh về tài liệu mộc bản ra trưng bày ngoài trời tại Ðà Lạt Qua đó du khách và nhân dân ở đây sẽ được tận mắt chiêm ngưỡng những hình ảnh mà trước đây chỉ được nghe qua trên các phương tiện thông tin đại chúng Mộc bản triều Nguyễn có rất nhiều giá trị đối với xã hội, dân tộc ta nên chúng ta cần phải bảo quản, lưu trữ và khai thác một cách có hiệu quả nhất những giá trị ấy Câu 2: Anh/ chị hãy phân tích trách nhiệm của con người làm lưu trữ đối với công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức * Một số khái niệm : Lưu trữ là giữ lại các loại văn bản, hồ sơ của cơ quan, của cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lí, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ Người làm lưu trữ ở cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật; được đào tạo bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng trong cơ quan, tổ chức và được hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước (xã hội) bao gồm tất cả những vấn đề lí luận, pháp chế và thực tiễn liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ + Tổ chức bảo quản thống nhất và an toàn toàn bộ tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam + Tổ chức phát huy tối đa tài liệu lưu trữ thuộc phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam sao cho hiệu quả nhất để phục vụ vào các mục đích khác nhau của đời sống xã hội Nội dung của công tác lưu trữ gồm: thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ như thu thập và bổ sung, bảo quản thống kê, khai thác sử dụng tài liệu, nghiên cứu dự thảo các văn bản pháp quy về lưu trữ và đệ trình các cơ quan có thẩm quyền ban hành, tổ chức quản lí đối với tài liệu và lưu trữ các cấp quản lí về mặt chuyên môn nghiệp vụ, nghiên cứu khoa học về lưu trữ Nhiệm vụ của công tác lưu trữ là: + Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam + Tổ chức sử dụng chúng vào các mục đích quản lí xã hội, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của nhân dân Hai nhiệm vụ này có quan hệ mật thiết với nhau Công tác lưu trữ ở Việt Nam được xác định trên cơ sở tập trung thống nhất Nguyên tắc này được thể hiện ở hai khía cạnh : 1 Toàn bộ tài liệu lưu trữ được thành lập thành phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, tài liệu lưu trữ được đăng kí, thống kê và bả quản trong các Lưu trữ từ trung ương đến địa phương 2 Có một hệ thống cơ quan quản lí nhà nước và hệ thống các lưu trữ được thành lập để quản lí và chỉ đạo thống nhất về tổ chức và nghiệp vụ lưu trữ * Trách nhiệm của người làm lưu trữ đối với công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức, cụ thể như sau: Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 1 Luật Lưu trữ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân nhất là người đứng đầu cơ quan và các vị trí trong cơ quan, tổ chức liên quan đến quản lý tài liệu lưu trữ như: 1.1 Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức (Điều 6) : Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình 1.2 Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan (Điều 9): Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan 1.3 Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan (Điều 10): Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức 1.4 Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan (Điều 12): Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ cơ quan giữ 01 bản Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 1.5 Trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức chỉnh lý tài liệu (Điều 15): Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý 1.6 Trách nhiệm giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử (Điều 22) Cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm sau đây: + Chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; + Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật; + Giao nộp tài liệu và công cụ tra cứu vào Lưu trữ lịch sử Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu 1.7 Trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ (Điều 25): Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ 1.8 Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ (Điều 29): Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ có trách nhiệm sau đây: + Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý; + Hàng năm rà soát, thông báo tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã được giải mật 2 Quy định cụ thể về trách nhiệm trong tổ chức thực hiện các mặt công tác của hoạt động văn thư, lưu trữ được Bộ Nội vụ tổng hợp tại Quy chế (mẫu) công tác văn thư, lưu trữ ban hành kèm theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV 2.1 Trách nhiệm kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành (Điều 9): Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu /.) trước khi trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận” 2.2 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến (Điều 16): Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức; theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực theo Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Chánh Văn phòng Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định Chánh Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo cơ quan, tổ chức về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan 2.3 Trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi phát hành (Điều 18): Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết 2.4 Trách theo dõi việc chuyển phát văn bản đi (Điều 21): Công chức, viên chức văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 2.5 Trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư (Điều 22): Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức 2.6 Trách nhiệm giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức (Điều 24): Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ cơ quan, tổ chức biết và phải được sự đồng ý của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không quá 02 năm; Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác 2.7 Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức (Điều 25) Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức: Hàng năm Lãnh đạo cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình Trách nhiệm của Chánh Văn phòng: Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc; Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại đơn vị mình Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức: Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết; Giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn và đúng thủ tục quy định Trách nhiệm của công chức, viên chức văn thư, lưu trữ: Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức theo đúng quy định của Nhà nước 2.8 Trách nhiệm quản lý con dấu (Điều 26) Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức Lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị (đối với đơn vị có con dấu riêng) Các con dấu của cơ quan, tổ chức, con dấu đơn vị được giao cho công chức, viên chức văn thư quản lý và sử dụng Công chức, viên chức văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau: + Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của công chức, viên chức văn thư Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan, tổ chức phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc; + Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, cán bộ, công chức, viên chức văn thư phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức làm thủ tục đổi con dấu Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản Khi đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới 2.9 Trách nhiệm sử dụng con dấu nhiệm (Điều 27) Cán bộ, công chức, viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền 2.10 Trách nhiệm về xác định giá trị tài liệu (Điều 30) Phòng/Bộ phận Văn thư, Lưu trữ cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền 2.11 Trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ (Điều 34) Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức do các cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức và tập trung bảo quản trong kho lưu trữ cơ quan, tổ chức Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu Chánh Văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm: bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện nghiêm túc các quy định của cơ quan, tổ chức về văn thư, lưu trữ Làm bất kì việc gì cũng cần phải có trách nhiệm với việc đó Câu 3 Anh/ chị hãy phân tích mối quan hệ giữa lưu trữ học với một trong các khoa học sau: quản trị văn phòng, khoa học thư viện và thông tin học Tất cả các ngành học đều có liên hệ mật thiết với nhau, lưu trữ học và quản trị văn phòng cũng vậy Quản trị văn phòng được hiểu là quá trình hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát các hoạt động hành chính văn phòng trong doanh nghiệp nhằm bảo đảm xử lý thông tin và hỗ trợ kịp thời cho các cấp quản lý trong việc ra quyết định điều hành doanh nghiệp Quản trị văn phòng có các chức năng chính sau: chức năng hoạch định, chức năng tổ chức, chức năng quản lí điều hành, chức năng kiểm tra Lưu trữ học và quản trị văn phòng có mối quan hệ mật thiết với nhau: Đầu tiên là hai ngành này có cùng đối tượng là hoạt động hành chính, hoạt động hành chính này khác với các mảng công việc chuyên môn sản xuất, mặc dù có những chuyên môn khác khác nhau nhưng hai ngành này có chung môi trường không gian làm việc hành chính, cùng thời gian đi làm, có đặc trưng là thường xuyên phải giải quyết các vấn đề mang tính sự vụ và phải chấp nhận sự khác biệt về chuyên môn trong cùng một môi trường Thứ hai, lưu trữ học và quản trị văn phòng có các nghiệp vụ tương đồng nhau, hỗ trợ cho nhau Trong lưu trữ học thì chia ra làm hai nhánh là văn thư và lưu trữ, công tác văn thư và quản trị văn phòng có nhiều tương đồng với nhau hơn Quản trị văn phòng cũng có những nghiệp vụ như văn thư nhưng không chuyên sâu nhưu lưu trữ Mỗi ngành có những nghiệp vụ khác nhau nhưng cũng có những nghiệp vụ tương đồng nhau, người làm trong quản trị văn phòng cũng biết một chút về các nghiệp vụ của lưu trữ nhưng không giỏi bằng những người làm trong lưu trữ và ngược lại Thứ ba là Lưu trữ học và Quản trị văn phòng có mối quan hệ qua lại, bổ sung hỗ trợ cho nhau Trong thực tế thì hoạt động lưu trữ và quản trị văn phòng không phân chia rõ ràng ranh giới mà nó hỗ trợ nhau, tương hỗ cho nhau để nhằm đạt mục đích chung là hoàn thành hoạt động hành chính văn phòng Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Cụ thể là Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng của trường đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, tiền thân là Bộ môn Lưu trữ học, được thành lập năm 1967 đặt trong Khoa Lịch sử, Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội Năm 1996, trước nhu cầu ngày càng cao của xã hội về đào tạo nguồn nhân lực văn thư lưu trữ và quản trị văn phòng, Bộ môn được phát triển thành Khoa Văn thư và Lưu trữ học thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQG Hà Nội Đến năm 1997, Khoa được điều chỉnh tên gọi thành Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng như ngày nay Khoa xây dựng chung cho hai nội dung đào tạo: thứ nhất là các vấn đề thuộc lĩnh vực lưu trữ khoa học(khoa học lưu trữ); thứ hai là các vấn đề thuộc lĩnh vực quản trị văn phòng Hai lĩnh vực này vừa có mối quan hệ mật thiết với nhau, nhưng cũng có những điểm khác nhau nhất định Trong chương trình đào tạo của ngành Quản trị văn phòng cũng có những học phần đào tạo liên quan đến lưu trữ như tổ chức quản lí công tác văn thư lưu trữ, nghiệp vụ văn thư, nghiệp vụ lưu trữ, lưu trữ học đại cương Từ đó có thể thấy rằng, lưu trữ học và quản trị văn phòng có mối quan hệ mật thiết với nhau ngay cả từ chương trình đào tạo đến các nghiệp vụ nghề nghiệp liên quan Mặc dù là hai ngành khác nhau nhưng lại nằm trong cùng một khoa và được các giảng viên trong khoa giảng dạy Hai ngành có những nghiệp vụ tương đồng nhau nên có thể bổ sung, hỗ trợ cho nhau rất nhiều trong thực tế làm việc Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Luật Lưu trữ [2] Thông tư số 04/2013/TT-BNV [3].https://bvhttdl.gov.vn/moc-ban-trieu-nguyen-kho-bau-truong-ton- 20190205083546503.htm Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com)