Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sửcủa
Trang 1ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
- -TIỂU LUẬN
Giảng viên Môn Sinh viên thực hiện
: : Lưu trữ học đại cương
: Ngành
Ngày sinh
: :
Hà Nội – 2023
1
Trang 2MỤC LỤC
1 Cơ sở lý luận về tài liệu lưu trữ……… 3
1.1 Định nghĩa tài liệu lưu trữ……… 3
1.2 Các đặc điểm của tài liệu lưu trữ……….4
2 Các loại tài liệu lưu trữ……….4
2.1 Tài liệu hành chính……….4
2.2 Tài liệu khoa học kỹ thuật……… 5
2.3 Tài liệu nghe nhìn………7
2.4 Tài liệu điện tử……….9
1 Trách nhiệm của người làm lưu trữ đối với công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức……… 11
2.N hững biện pháp để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ của cơ quan……… 11
1 Di sản tư liệu……….14
2 Trách nhiệm của thế hệ trẻ trong việc giữ gìn và phát huy giá trị di sản tư liệu………15
Tài liệu tham khảo………17
Trang 31 Cơ sở lý luận về tài liệu lưu trữ.
1.1 Định nghĩa tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa của dân tộc và cũng là một bộ phận của di sản văn hóa thế giới Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và các nhân vật lịch sử tiêu biểu phục vụ nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn (Điều 1 – Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001)
Tài liệu lưu trữ là kết quả hoạt động của một pháp nhân cụ thể Phần lớn tài liệu lưu trữ
có nguồn gốc là tài liệu văn thư, nhưng không phải tất cả các tài liệu văn thư trở thành tài liệu lưu trữ, mà chỉ gồm những tài liệu có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử Tài liệu lưu trữ là những tài liệu dược bảo quản trong kho, viện lưu trữ theo các yêu cầu, mục đích, đặc điểm và các nguyên tắc tổ chức bảo quản và khai thác tài liệu Lưu trữ quốc gia 2001
1.2 Các đặc điểm của tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc hoặc bản sao hợp pháp của văn bản Đó là những tài liệu chứa đựng thông tin cấp một, mang những bằng chứng thể hiện độ chân thực và chính xác cao như bút tích của tác giả, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu đỏ của cơ quan,…
Tài liệu lưu trữ phản ánh những thông tin quá khứ về các sự kiện, hiện tượng, những thành quả lao động xã hội của con người trong các thời kỳ lịch sử, những hoạt động của nhà nước, của tổ chức xã hội trong quá trình tồn tại, có giá trị khoa học, lịch sử và thực tiễn
Phản ánh trực tiếp hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân và có xuất xứ rõ ràng Tài liệu lưu trữ có chứa đựng nhiều bí mật quốc gia và có giá trị về nhiều mặt như: chính trị, kinh tế, quân sự, khoa học kỹ thuật, văn hóa xã hội
Tài liệu lưu trữ do Nhà nước thống nhất quản lý, được bảo quản trong các lưu trữ, tổ chức sử dụng theo những quy định chặt chẽ và các nguyên tắc khoa học nghiệp vụ nhất định
3
Trang 4Hình 1: Chỉ thị số 1053/CTLT ngày 06/6/1967 của Ủy ban ban hành chính tỉnh về việc chấn chỉnh công tác văn
thư và lưu trữ trong tình hình thời chiến.
2 Các loại tài liệu lưu trữ.
Căn cứ vào nội dung và đặc điểm kỹ thuật, các loại tài liệu lưu trữ thường được chia thành bốn loại: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử
2.1 Tài liệu hành chính.
Tài liệu hành chính xuất hiện từ khi có chữ viết, được ghi trên các vật ghi trên các vật mang tin và ghi tin khác nhau hiện nay như: các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn thi hành văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý nhà nước, văn bản cá biệt, văn bản hành chính thông thường Tài liệu này hình thành chủ yếu trên giấy viết thông thường, bằng các phương pháp đánh máy, in ấn, viết tay, được lập hồ sơ ở văn thư và nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan theo quy định
Tài liệu hành chính còn phụ thuộc vào từng giai đoạn lịch sử của mỗi quốc gia Ví dụ: Ở Việt Nam, dưới thời Phong kiến tài liệu hành chính là các loại: luật, lệ, lệnh, sắc, chiếu, chỉ, dụ, cáo, sách, biểu, sớ… Dưới thời Pháp thuộc là sắc luật, sắc lệnh, nghị định, công văn… và ngày nay tài liệu hành chính là hệ thống các văn bảo quản lý nhà nước như: hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị định, nghị quyết, quyết định, thông tư, tờ trình, kế hoạch, báo cáo, công văn…
Trang 5
Hình 2: Sắc lệnh 65 – Sắc lệnh đầu Hình 3: Nghị quyết 56/2021/NQ-HDND
tiên về bảo tồn văn hóa
Tài liệu hành chính bao gồm các loại văn bản có một nội dung phản ánh những hoạt động về quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, quân sự, ngoại giao Tài liệu chiếm số lượng lớn, phổ biến trong các cơ quan quản lý nhà nước
2.2 Tài liệu khoa học kỹ thuật.
Tài liệu khoa học kỹ thuật là tài liệu phản ánh các hoạt động về khoa học kỹ thuật, những tư tưởng khoa học kỹ thuật chủ yếu ở các cơ quan khoa học kỹ thuật, các cơ sở sản xuất, thiết kế xây dựng,… Tài liệu có nhiều loại như: đồ án thiết kế các công trình xây dựng cơ bản; thiết kế chế tạo sản phẩm công nghiệp; điều tra khảo sát tài nguyên thiên nhiên như: địa chất, trắc địa, khí tượng thủy văn,…; tài liệu nghiên cứu khoa học; tài liệu sáng chế, phát minh; tài liệu quản lý khoa học kỹ thuật;…
Bản vẽ (tổng mặt bằng, toàn thể, lắp, chi tiết, phác, bản gốc, bản chính, bản điệp, bản in) là hình biểu diễn của một vật thể lên một mặt phẳng theo các phương pháp đồ thị đặc biệt và được dùng để làm ra vật thể đó Bản gốc là bản vẽ trên giấy vẽ theo các tiêu chuẩn của bản vẽ
để lập bản chính Bản chính là bản vẽ thực hiện trên vật liệu trong suốt, có đầy đủ chữ ký và con dấu của cơ quan thiết kế, nội dung bản chính hoàn toàn giống bản gốc Bản điệp là bản vẽ sao y nguyên bản chính và được dùng để sao với số lượng lớn các tài liệu cần cho việc chế tạo các sản phẩm Bản in của bản vẽ là những bản vẽ được in từ bản chính, hoặc bản điệp trên giấy nhạy bắt ánh sáng
5
Trang 6Các bản tính toán là loại văn kiện xác định những thông số kỹ thuật làm cơ sở thiết kế, chế tạo các sản phẩm công nghiệp hoặc thi công các công trình xây dựng
Bản thuyết minh kỹ thuật là loại văn kiện giới thiệu đối tượng thiết kế bằng các phương pháp mô tả thông thường, nó cho biết chi tiết về nhiệm vụ của các đối tượng cần thiết kế, hình dáng bên ngoài, kết cấu của các bộ phận, lựa chọn các nguyên vật liệu, phương pháp chế tạo hoặc thi công
Quy phạm kỹ thuật là bản quy định các phương pháp và các quy trình chế tạo hoặc thi công các chi tiết, các bộ phận, các sản phẩm hoặc công trình xây dựng
Quy trình công nghệ là bản hướng dẫn trình tự sản xuất chế tạo một bộ phận hoặc một chi tiết
Tài liệu hạch toán là loại tờ văn kiện xác định giá thành chế tạo các sản phẩm công nghiệp hoặc thi công các công trình xây dựng
Tài liệu tiêu chuẩn là tài liệu kỹ thuật quy định các chi tiêu kinh tế, kỹ thuật bắt buộc khi thực hiện một công việc gì đó
Phim ảnh được dùng rộng rãi trong các hoạt động khoa học kỹ thuật, đóng vai trò quan trọng nghiên cứu các hiện tượng tự nhiên
Bản đồ là một trong những dạng tài liệu thường gặp trong cuộc sống hàng ngày cũng như trong hoạt động khoa học của nhiều ngành kinh tế quốc dân
Hình 4: Bản vẽ thiết kế cầu Long Biên
Trang 7Hình 5: Bản vẽ thiết kế cầu Long Biên
Tài liệu khoa học kỹ thuật được chia làm bốn nhóm: xây dựng cơ bản; thiết kế các sản phẩm công nghiệp; công trình nghiên cứu khoa học; địa chất, thủy văn, khí tượng, trắc đạt, bản
đồ Riêng khối tài liệu khoa học kỹ thuật xây dựng cơ bản được chia làm năm nhóm: tài liệu pháp lý, tài liệu thiết kế sơ bộ, tài liệu thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thi công, tài liệu hoàn công
2.3 Tài liệu nghe nhìn.
Tài liệu nghe nhìn là tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình phản ánh các sự kiện, hiện tượng trong đời sống xã hội bằng hình ảnh và âm thanh và là loại tài liệu được sản sinh ra trong hoạt động của các cơ quan thông tin tuyên truyền, cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan nghiên cứu khoa học, các cá nhân Tài liệu nghe nhìn có ý nghĩa về chính trị, văn hóa, lịch sử
và xã hội
Tài liệu nghe nhìn đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong cuộc sống để lưu giữ và tái hiện lại các sự kiện đã xảy ra Vì thế khi mới xuất hiện tài liệu đã phát triển nhanh chóng và có
sự ảnh hưởng lớn đến đời sống sinh hoạt Tài liệu nghe nhìn là những phương tiện thông tin, tuyên truyền nhanh chóng, hiệu quả, rộng rãi nhất Tài liệu giúp con người cập nhật thông tin một cách nhanh chóng bằng hình ảnh và âm thanh thông qua các trang thông tin truyền thông
Ví dụ như đợt dịch Covid-19 ta có thể thấy những hình ảnh, video về dịch bệnh đều được cập nhật hàng ngày qua hệ thống truyền hình của các quốc gia
Tài liệu nghe nhìn cung cấp cho các nhà nghiên cứu các nguồn sử liệu một cách chính xác; tuyên truyền và giáo dục tới thế hệ trẻ những sự kiện lịch sử được phản ánh qua từng thời
kì của đất nước giúp thế hệ trẻ hiểu rõ hơn về độc lập dân tộc, từ đó, bồi đắp lòng yêu nước, ý thức trách nhiệm bảo vệ Tổ quốc Tài liệu còn được sử dụng nhiều trong chính trị và ngoại giao với các nước khác
Tài liệu lưu trữ nghe nhìn còn được phân loại thành các dạng tài liệu như:
7
Trang 8Tài liệu ảnh là tài liệu tượng hình dùng ánh sáng màu sắc và các phương tiện kỹ thuật nhiếp ảnh để ghi và tái hiện lại các sự kiện, hiện tượng xảy ra tại một thời điểm trong xã hội Ví
dụ như nhờ có các hình ảnh ngày xưa giúp chúng ta phục dựng được các trang phục của các triều đại lớn; hay những hình ảnh tàn ác, man rợn của thực dân Pháp đối với dân tộc Việt Nam
Hình 6: Cảnh cực khổ của người nông dân Việt Nam thời kì Pháp thuộc
Hình 7: Trang phục triều Nguyễn
Tài liệu phim điện ảnh là tài liệu hình ảnh động hoặc tài liệu nghe nhìn trên phim nhựa, dùng để ghi và làm tái hiện lại các sự kiện, hiện tượng bằng các phương tiện kỹ thuật điện ảnh
Ví dụ: những bộ phim điện ảnh của Việt Nam đạt được giải thưởng quốc tế giúp những giá trị
Trang 9văn hóa truyền thống đến gần hơn với bạn bè quốc tế như những bộ phim “Mùa len trâu”, “Áo lụa Hà Đông”, “Trăng nơi đáy giếng”, “Ròm”, “Cánh đồng hoang”, “Mê Thảo: Thời Vang Bóng”, “Ai Xuôi Vạn Lý”,…
Tài liệu ghi âm là loại tài liệu mang nội dung thông tin bằng âm thanh (bài nói, âm nhạc, tiếng động) được ghi trên đĩa, trên phim cảm quang, băng từ tính, bằng phương pháp ghi âm cơ học, quang học,… Tài liệu ghi lại những bài nói, diễn văn của các vị lãnh đạo Đảng và Nhà nước, các nhà hoạt động xã hội và hoạt động khoa học nổi tiếng; những lời ca, bản nhạc của các nghệ sĩ xuất sắc,…
Tài liệu ghi hình là tài liệu mang thông tin bằng âm thanh và hình ảnh được ghi lại trực tiếp bằng hệ thống ghi hình trên băng từ Hiện nay, công nghệ phát triển các loại máy ghi hình cũng được phát triển và sử dụng rộng rãi Tài liệu giúp tái hiện và ghi lại những sự kiện lịch sử của dân tộc Ví dụ: đoạn phim tư liệu về Chủ tịch Hồ Chí Minh đọc bản Tuyên ngôn Độc lập, khai sinh nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa năm 1945 tại quảng trường Ba Đình
Hình 8: Chủ tịch Hồ Chí Minh đọc bản Tuyên ngôn độc lập năm 1945
2.4 Tài liệu điện tử.
Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa (Điều 13 – Luật Lưu trữ năm 2011)
Tài liệu điện tử là tài liệu mà thông tin của nó được trình bày dưới dạng “điện tử - số”, tài liệu điện tử thực hiện các chức năng của tài liệu truyền thống và có giá trị như tài liệu truyền
9
Trang 10thống Tài liệu phụ thuộc vào các thiết bị công nghệ thông tin Tài liệu điện tử có thể tiếp cận được thông tin một cách dễ dàng vào bất cứ thời gian nào khi cần thiết, tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả lao động Tài liệu còn dễ dàng thực hiện và kiểm tra sự tiếp cận, đưa vào những sửa đổi; phân phát thông tin một cách nhanh chóng, có hiệu quả, dễ dàng kiểm tra bản in các bản sao tài liệu bằng giấy; có khả năng tiếp cận tài liệu kể cả khi cách xa về địa lí lãnh thổ cùng nhau thực hiện, xử lý và giải quyết các vấn đề công việc trong cùng một hệ thống lưu trữ Tài liệu điện tử còn có thể dễ dàng xóa bỏ các tài liệu hết giá trị
Tài liệu lưu trữ điện tử cần được khai thác và sử dụng đúng mục đích; tạo lập ra những phần mềm với những kết nối chặt chẽ; đảm bảo an toàn bí mật thông tin tài liệu như mã an toàn
để tránh những nguy cơ từ tội phạm máy tính, sự tấn công của virus máy tính,…; đảm bảo các yêu cầu toàn vẹn về nội dung tài liệu, bản quyền
1 Trách nhiệm của người làm lưu trữ đối với công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức.
Điều 4 Luật lưu trữ 2011 quy định về người làm lưu trữ:
Trang 111 Người làm lưu trữ ở cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc.
3 Người được giao kiêm nhiệm làm lưu trữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp
vụ lưu trữ và những kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc.
Người làm lưu trữ cần thực hiện các nghiệp vụ của công tác lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; phân loại tài liệu lưu trữ; xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ, tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ
Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của
cơ quan, đơn vị, góp phần cải cách hành chính, góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ quan đảm bảo việc an toàn lưu giữ các tài liệu, giúp các cơ quan thuận lợi phục vụ tốt cho các công tác nghiên cứu được thuận lợi Người làm lưu trữ cần đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh
tế, văn hóa, xã hội; đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, phục vụ cho hoạt động quản
lý của các cơ quan tổ chức và giữ gìn những tài liệu có giá trị về hoạt động của cơ quan, phục
vụ cho việc kiểm tra, thanh tra, giám sát
Tham mưu với lãnh đạo để: ban hành văn bản về công tác lưu trữ; các điều kiện cần thiết cho tổ chức thực hiện công tác lưu trữ; các hình thức kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ
Cán bộ lưu trữ phải là những người giác ngộ quyền lợi giai cấp vô sản, quyền lợi dân tộc, luôn cảnh giác cách mạng, có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ của đảng và nhà nước
2 Những biện pháp để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ của cơ quan.
2.1 Những nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu của cơ quan.
Nhiệt độ, độ ẩm không khí luôn cao, khí hậu nóng ẩm gây hại trực tiếp cho tài liệu và là môi trường lý tưởng cho côn trùng, nấm mốc,các loài gặm nhấm Thiên tai đe dọa thường xuyên Điều kiện kinh tế của đất nước trước đây còn nhiều khó khăn Con người chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác bảo quản tài liệu
2.2 Những biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ ở cơ quan.
Điều 25 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ
-Xây dựng các chế độ bảo quản: Nội quy ra vào và làm việc trong kho, quy chế kiểm tra tài liệu trong kho, quy chế không gian bảo mật; quy chế khai thác, sử dụng tài liệu trong kho
- Xây dựng kho lưu trữ: Thuận tiện giao thông; có địa chất ổn định, xa các chấn động nền; có địa thế cao, thoát nước nhanh; không ở gần các khu vực dễ gây cháy, nổ, ô nhiễm và có đất dự phòng để mở rộng khi cần thiết Bảo đảm kết cấu bền vững; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ
11