Hồn thành cơng vi c.ệ2.
lOMoARcPSD|38894866 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA LƯU TRỮ HỌC – QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 🙣🙣🙣 BÀI GIỮA KỲ MÔN KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG QUẢN LÝ Nhóm sinh viên thực hiện: Nhóm 1 GVHD: TS Lê Thị Ngọc Điệp Lớp: 20163 – Lưu trữ học Downloaded by Bach Van (bachvan11@gmail.com) lOMoARcPSD|38894866 ST Họ và tên MSSV Gói Điểm Điểm Điể Tổng m điểm T điểm phát cộng trừ biểu (cá nhân) 1 Lê Minh Tâm 205613008 (Nhóm trưởngT) hành p3hố Hồ Chí Minh, tháng 7 năm 2 Nguyễn Thị 2022205613000 Mỹ Hằng 3 3 Lê Quốc An 205613002 2 4 Lữ Thị 205613002 Hồng Cẩm 4 5 Lê Thị 205613002 Thuý Diễm 6 6 Phan Văn Đức 205613003 4 7 Đặng Hoàng 205613003 Như Hà 7 8 Đào Thị Loan 205613005 3 9 Dương Nguyễn 205613006 Thu Ngân 1 2 Downloaded by Bach Van (bachvan11@gmail.com) lOMoARcPSD|38894866 BÀI TẬP 1 Bạn hãy xem những phẩm chất, kỹ năng mà người quản lý cần phải có, đánh dấu vào cột thích hợp, sau đó suy nghĩ xem những phẩm chất hoặc kỹ năng nào có thể rèn luyện được (lưu ý rằng một nội dung có thể rơi vào hơn một nhóm) luyện Trình bày và phân tích tại sao bạn chọn vào nhóm Phẩm chất/ Kỹ năng/ Rèn TT Nội dung Phẩm chất cá Kỹ năng Rèn nhân tốt quản lý luyện 1 Khả năng gây ảnh hưởng x đến người khác x x x x x 2 Khả năng khơi dậy sự tự tin x x x x 3 Tính kiên định, nhất quán x x x 4 Tính đáng tin cậy x x x x 5 Lòng chính trực x x 6 Một quá trình phấn đấu và thành công x 7 Công bằng x x 8 Biết lắng nghe x x 9 Quan tâm chân thành đến người khác 10 Bộc lộ sự tin tưởng vào tập thể 11 Đánh giá công trạng đúng ngườ i 12 Sát cạnh bên tập thể 13 Cung cấp thông tin kịp thời cho tập thể Phân tích: 3 Downloaded by Bach Van (bachvan11@gmail.com) lOMoARcPSD|38894866 1 Khả năng gây ảnh hưởng đến người khác: - Phẩm chất cá nhân: Là một người quản lý, để có thể tạo dựng được tầm ảnh hưởng thì gây dựng được niềm tin tức sự uy tín sẽ tạo nên sự tin tưởng từ phía nhân viên của mình, Uy tín càng cao thì tiếng nói càng có trọng lượng Từ đó tạo động lực cho cả nhà quản lý lẫn nhân viên cùng nhau hoàn thành và xúc tiến công việc diễn ra thật nhanh chóng và chính xác - Rèn luyện: Bên cạnh tạo dựng sự uy tín trong phẩm chất, vấn đề đặt ra là để người quản lý có tầm ảnh hưởng lớn đến cá nhân trong doanh nghiệp thì họ phải mất một quá trình Đòi hỏi người quản lý vận dụng những cách thức, biện pháp khác nhau và dùng khả năng thuyết phục của mình đến người khác để họ suy nghĩ và hành động theo cách mình muốn hướng đến Nếu người quản lý không có khả năng thuyết phục người khác theo điều họ muốn thì chưa thật sự là một người quản lý 2 Khả năng khơi dậy sự tự tin - Kỹ năng lãnh đạo: Biết cách khơi gợi sự tin cho nhân viên tin tưởng vào mục tiêu chung mình đã đặt ra, công việc mà họ đang làm, Đó cũng là cách người lãnh đạo nhận được sự tín nhiệm từ mọi người Không tổ chức, doanh nghiệp nào muốn nhân viên rụt rè, không thể hiện được cái tôi của chính mình trong công việc Vì thế, đòi hỏi người lãnh đạo phải là người đầu tàu, vừa là người truyền cảm hứng vừa là người truyền sự tự tin trong tất cả các hoạt động của tổ chức - Rèn luyện: Để có được một nguồn năng lượng cùng sự tự tin trong việc quản trị, không thể tự nhiên mà nhà quản lý có được phẩm chất đó Họ phải trải qua một quá trình từ khi họ đảm nhận vai trò là người nhân viên đến khi giữ chức lãnh đạo Thái độ lưỡng lự, do dự ít nhiều các nhà lãnh đạo cũng từng trải qua, và họ biết để có được sự tự tin lâu bền là chỉ khi hiểu rõ được tổ chức, hiểu rõ được công việc, được mục tiêu đặt ra cùng kiến thức mà bản thân đã tích lũy Điều này cần một quá trình lâu dài chứ không thể ngày một ngày hai mà có được Có thể dễ dàng nhận thấy, dù là trong lĩnh vực nào thì việc giao tiếp, nhất là sự tự tin trong giao tiếp sẽ luôn là “chìa khóa” quan trọng dẫn đến thành công 3 Tính kiên định, nhất quán - Phẩm chất: Một nhà lãnh đạo giỏi rất cần tính nhất quán và kiên định Bởi trong một tập thể có rất nhiều sự khác biệt về quan điểm, một người lãnh đạo độc lập, mạnh mẽ phải có lập trường vững vàng, có chính kiến, thống nhất trong mọi hành động, lời nói, tư tưởng, không phải “gió chiều nào theo chiều đó”, sáng nắng chiều mưa Mà phải thống nhất, kiên định với lý tưởng và mục tiêu hướng tới Tuy nhiên, không phải là giữ tư tưởng bảo thủ Điều đó giúp người quản lý có được sự tin tưởng của mọi người, là gương sáng cho nhân viên noi theo Sự kiên định, nhất quán là một yếu tố tạo nên người lãnh 4 Downloaded by Bach Van (bachvan11@gmail.com) lOMoARcPSD|38894866 đạo xuất chúng, giúp người quản lý trở nên hoàn thiện hơn, đạt được một chuẩn mực cao bởi họ luôn đặt ra cho mình mục tiêu nhất định - Rèn luyện: Để đưa ra những quyết định chính xác thì trước hết ta phải học cách làm việc khoa học, logic để thuyết phục người khác, có mục tiêu và kế hoạch rõ ràng Phải biết giữ đúng lời hứa với bản thân nghĩa là hoàn thành các mục tiêu đặt ra, kiên định với nó 4 Tính đáng tin cậy - Phẩm chất: Người quản lý có phẩm chất này họ luôn là người thẳng thắn, trung thực, kiên định trong mọi vấn đề, luôn biết lắng nghe nhân viên Qua đó mang lại cho nhân viên sự thiện cảm, cảm giác an toàn và đặt niềm tin nơi người quản lý - Kỹ năng quản lý: Để trở thành một người đáng tin cậy trong mắt mọi người, người quản lý luôn có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, thẳng thắn nhìn nhận vấn đề, có sự tương tác, trao đổi với cấp dưới, ghi nhận nỗ lực của mọi người, xây dựng niềm tin với những gì mình nói Với vai trò là một người quản lý, cần phải thiết lập được mối quan hệ tin cậy với giữa bạn với nhân viên để họ cảm thấy thoải mái khi chia sẻ thông tin, điều này còn giúp xây dựng vị trí, hình ảnh, gương mẫu của người quản lý, 5 Lòng chính trực - Kỹ năng quản lý: Chính trực là sự trung thực và ngay thẳng, không đi đường tắt, không dối trá nói cách khác là không bị phân tâm bởi những yếu tố như lợi ích, tình cảm, kiến thức hay định kiến đón nhận mọi vật như chúng vốn có Đây là một phẩm chất cá nhân vì lòng chính trực xuất phát từ nền tảng đạo đức tốt của mỗi con người nên không phải ai cũng có Và nó cũng là một kỹ năng quản lý cần có vì nó sẽ giúp tạo nên sự uy tín trong nhân viên cũng như với khách hàng, sản xuất ra sản phẩm hoặc dịch vụ tốt hơn cho khách hàng mở ra sự phát triển dài hạn cho công ty 6 Một quá trình phấn đấu và thành công - Rèn luyện: Đây là một điều có thể rèn luyện được vì không phải ai khi bắt đầu làm một việc gì đó cũng có thể làm tốt và thành công, họ phải trải qua quá trình phấn đấu nỗ lực không ngừng Ví dụ như sinh viên mới ra trường chưa có nhiều kinh nghiệm thì không thể trở thành một người quản lý ngay được phải trải qua quá trình phấn đấu nỗ lực không ngừng nghỉ thì mới thành công 7 Công bằng - Phẩm chất cá nhân: vì nó cũng phải dựa vào nền tảng đạo đức tốt Để cư xử công bằng, bạn cần phải công tâm và không thiên vị trong cách cư xử với người khác Và nó cũng là là một kỹ năng quản lý vì theo đó một nhà quản lý để quản lý tốt nhân viên của mình thì cần phải có sự công bằng, công bằng giữa khả năng, khối lượng công việc, thưởng phạt phân minh, … sẽ giúp nhân viên đồng lòng, tránh được sự đố kỵ và ganh ghét trong công việc giúp tăng tình đoàn kết giữa các nhân viên tăng uy tín của nhà quản lý 5 Downloaded by Bach Van (bachvan11@gmail.com) lOMoARcPSD|38894866 8 Biết lắng nghe Biết lắng nghe vừa là kỹ năng quản lý vừa là phẩm chất vừa là rèn luyện, bởi các lý do sau: - Không một hoạt động quản lý nào là không cần đến việc trao đổi thông tin Lắng nghe là một phương pháp trao đổi thông tin Giải thích theo nghĩa thông thường nhất, nếu không lắng nghe, người quản lý có thể ra quyết định phiến diện, chủ quan, một chiều nên biết lắng nghe là kỹ năng quản lý - Phẩm chất: Biết lắng nghe cũng là phẩm chất, tức là tính chất bên trong của con người, bởi biết lắng nghe còn phụ thuộc vào người phải có tính trầm hay không, chứ nóng vội thì rất ít chịu lắng nghe người khác nên biết lắng nghe là phẩm chất - Rèn luyện: Người nóng tính thì ít chịu lắng nghe người khác, nhưng người nóng tính có thể rèn luyện để con người trở nên trầm lặng hơn khi ngồi nghe ý kiến của người khác nên biết lắng nghe là rèn luyện 9 Quan tâm chân thành đến người khác: là phẩm chất vì nó phụ thuộc vào lòng tốt bụng của bên trong bản thân con người 10 Bộc lộ sự tin tưởng vào tập thể: Vừa là kỹ năng quản lý vừa là phẩm chất, bởi các lý do sau: - Kỹ năng quản lý: Người quản lý không thể tự ôm công việc vào mình mà phải giao nhiệm vụ, phân công công việc cho những người cấp dưới của mình Nếu không tin tưởng thì người quản lý khó giao nhiệm vụ, công việc cho tập thể Việc giao nhiệm vụ, công việc cho tập thể mà mình quản lý mà không bộc lộ tin tưởng vào tập thể, khó tạo động lực tinh thần cho tập thể, vấn đề này liên quan đến động viên khuyến khích Nên bộc lộ sự tin tưởng là kỹ năng quản lý - Phẩm chất: Bộc lộ sự tin tưởng vào tập thể là phẩm chất, bởi nó phụ thuộc vào lòng tin con người nằm sâu bên trong mỗi người và người đó không có bản tính ngại ngùng mà bộc lộ ra bên ngoài nên bộc lộ sự tin tưởng có thể là phẩm chất 11 Đánh giá công trạng đúng người - Kỹ năng quản lý: trong một tập thể tất cả mọi người đều cùng nhau làm việc, người quản lý không được nhận hết công trạng về phía mình hoặc trao cho một người mà mình thân thiết Người quản lý phải ghi nhận và khen thưởng các cá nhân có thành tích tốt một cách công bằng, công khai đánh giá dựa trên năng lực và thành tích cá nhân đó đạt được 12 Sát cạnh bên tập thể - Kỹ năng quản lý: người quản lý cần phải có những kỹ năng giải quyết tình huống, đưa ra những giải pháp, quyết định hướng đi mới, thích nghi nhanh với sự thay đổi, đồng hành và dẫn dắt tập thể vượt qua khó khăn và đi lên 6 Downloaded by Bach Van (bachvan11@gmail.com) lOMoARcPSD|38894866 - Rèn luyện: người quản lý luôn không ngừng trau dồi, học tập các kỹ năng trong công việc, ứng xử với các tình huống, để khi tập thể gặp khó khăn luôn giữ được bình tĩnh, sáng suốt để dẫn dắt tập thể vượt qua 13 Cung cấp thông tin kịp thời cho tập thể: - Kỹ năng quản lý: để cung cấp thông tin kịp thời cho tập thể người quản lý cần có các kỹ năng như: thu thập, kiểm tra, phân tích, xử lý, phân loại và tổng hợp tốt thông tin để từ đó cung cấp thông tin kịp thời cho tập thể - Rèn luyện: chỉ cần làm việc chăm chỉ, tích cực rèn luyện, trau dồi kiến thức, người quản lý không ngừng phát triển bản thân thì dần dần sẽ nâng cao trình độ, kỹ năng, kiến thức ngày càng sâu rộng và tích lũy được nhiều kinh nghiệm Nên việc rèn luyện là cần thiết đối với người quản lý BÀI TẬP 2: Hãy chọn ra 6 trong 10 yếu tố được xem là yếu tố cần thiết đối với một lãnh đạo giỏi Trình bày và phân tích lý do bạn chọn 1 Đáng tin cậy 2 Ngoại hình đẹp 3 Biết lắng nghe 4 Khả năng giao tiếp tốt 5 Chính trực 6 Tính hướng ngoại 7 Cực kỳ thông minh 8 Khả năng khơi dậy niềm tin của người khác 9 Cách tiếp cận có phương pháp 10 Kỹ năng quản lý giỏi ❖ 6 yếu tố được xem là yếu tố cần thiết đối với một lãnh đạo giỏi 1 Đáng tin cậy Độ tin cậy là về việc bạn chắc chắn rằng ai đó có thể quản lý và tôn trọng các cam kết của họ Hay nói một cách khác, nếu bạn hứa với đối tác của mình rằng bạn sẽ làm điều gì đó, hãy đảm bảo rằng bạn sẽ làm được Sabrina Romanoff, PsyD, nhà tâm lý học lâm sàng và giáo sư tại Đại học Yeshiva, cho biết: “Để có được sự tin tưởng trong một mối quan hệ có nghĩa là bạn cảm thấy sự an toàn và trung thành với đối tác của mình” 3 Biết lắng nghe: Kỹ năng cũng rất quan trọng, nghe này không chỉ đơn giản là nghe một cách thông thường mà nó còn là sự thấu hiểu và học hỏi Đối với một nhà lãnh đạo thì lắng nghe người khác càng có ý nghĩa quan trọng hơn, thay vì mà luôn tìm cách làm nổi bật bản 7 Downloaded by Bach Van (bachvan11@gmail.com) lOMoARcPSD|38894866 thân và dìm người khác xuống thì họ sẽ quan tâm lắng nghe, dành nhiều thời gian cho người nói hơn, tạo tâm lý cho người nói thấy mình được tôn trọng nên sẽ thể hiện hết khả năng của bản thân 4 Khả năng giao tiếp tốt Là kỹ năng quản lý, nhà lãnh đạo phải có một kỹ năng giao tiếp tốt bằng cả văn nói và văn viết, vì điều đó sẽ bộc lộ được khả năng nhiều mặt của bạn và có ảnh hưởng không nhỏ tới sự thành công của công ty Muốn thuyết phục được nhân viên tin mình, theo mình, nhà lãnh đạo phải biết cách truyền đạt thông tin Muốn thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên, nhà lãnh đạo phải biết cách khuyến khích, động viên, hay muốn có các bản hợp đồng, nhà lãnh đạo cũng phải biết cách thương thuyết Nhà lãnh đạo giỏi phải có vai trò kết nối mọi nhân viên với nhau bằng sự sáng tạo và động lực để tầm nhìn của mình được truyền tải đầy đủ với mỗi cộng sự Nhà lãnh đạo lớn cũng cần phải học các kỹ năng để hòa nhập cộng đồng nhân viên Giờ đây, chúng ta là một đội với kết cấu là một tập thể cùng nhau đi cùng một chặng đường dài phía trước Trên tất cả, không ai có thể thành công một mình 5 Chính trực: Để trở thành nhà quản lý giỏi đòi hỏi phải có tính chính trực, đó là sự trung thực trong lời nói và hành động Người quản lý mà có tính chính trực là người có khả năng đưa ra các lựa chọn hợp lý, giúp cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp duy trì được hình ảnh tích cực cho đối tác và khách hàng Đồng thời, cũng làm nhân viên cấp dưới tin tưởng hơn 8 Khả năng khơi dậy niềm tin của người khác Hay còn gọi là kỹ năng truyền cảm hứng: Biết cách truyền cảm hứng cho người khác và bạn sẽ nhận được những điều mà bạn mong đợi khi bạn quan tâm nhiều đến họ Muốn trở thành nhà lãnh đạo giỏi, bạn cần phải hiểu nhân viên của mình, biết lắng nghe và chia sẻ với cấp dưới chứ không phải chỉ biết ra lệnh và quát tháo Khi có vấn đề rắc rối, phải đặt mình vào hoàn cảnh cụ thể để từ đó có hướng giải quyết hợp tình hợp lý 11 Kỹ năng quản lý giỏi Để có thể trở thành một nhà quản lý tài ba thì kỹ năng lãnh đạo là một yếu tố không thể thiếu Đây là một kỹ năng không thể thiếu của nhà lãnh đạo Họ xây dựng tầm nhìn chiến lược cho công ty, đồng thời cũng phải quản lý và lập kế hoạch cho các mục tiêu mà công ty cần đạt tới Có khả năng quản lý và lập kế hoạch, thì nhà lãnh đạo mới có thể duy trì, phát triển và thay đổi được tầm nhìn chiến lược khi cần thiết ❖ Các yếu tố không chọn 2 Ngoại hình đẹp Ngoại hình đẹp không phải là yếu tố quyết định người đó có phải là nhà lãnh đạo giỏi hay không Nó chỉ giúp cho họ thêm nhiều lợi thế, nhiều cơ hội hơn những người 8 Downloaded by Bach Van (bachvan11@gmail.com) lOMoARcPSD|38894866 có ngoại hình kém xinh Nếu một người có ngoại hình xinh đẹp mà không có đồng thời kỹ năng khác cũng không thể nào trở thành một người lãnh đạo giỏi được Chính vì thế, yếu tố này không phải là yếu tố cần thiết đối với nhà lãnh đạo giỏi 6 Tính hướng ngoại Không phải người lãnh đạo giỏi nào cũng là người hướng ngoại Để trở thành nhà lãnh đạo giỏi nó hầu như không liên quan tới tính cách mà nó còn phụ thuộc vào những yếu tố khác Trên thực tế, vẫn có rất nhiều người lãnh đạo hướng nội như Bill Gates, Elon Musk, họ rất thành công và nổi tiếng Vì vậy, yếu tố này là không phải là yếu tố cần thiết đối với một nhà lãnh đạo giỏi 7 Cực kỳ thông minh Thường suy nghĩ thay vì cảm nhận, một số nghiên cứu thú vị chỉ ra rằng trí tuệ cảm xúc cao bù đắp cho khả năng nhận thức thấp, ít nhất là ở nơi làm việc Mọi người thường kỳ vọng bạn là người xuất sắc nhất Có thể không học được giá trị của làm việc chăm chỉ Người thông minh cảm thấy họ có thể đạt được điều gì đó với ít nỗ lực hơn những người khác Có xu hướng nghĩ quá nhiều về mọi chuyện 9 Cách tiếp cận có phương pháp Để có cách tiếp cận có phương pháp, nhà lãnh đạo phải có kinh nghiệm và tri thức Không có một người lãnh đạo giỏi nào là không có tri thức và kinh nghiệm nên việc Cách tiếp cận có phương pháp dễ dàng rèn luyện BÀI TẬP 3: Theo bạn vai trò của người quản lý là gì? Hãy đánh dấu vào câu mà bạn cho là đúng nhất về chức năng của nhà quản lý Trình bày và phân tích lý do bạn chọn 1 Hoàn thành công việc 2 Tổ chức và kiểm soát nhân viên để hoàn thành công việc được giao ở mức thoả đáng 3 Đôn đốc nhân viên thực hiện công việc nhằm đạt mục tiêu của doanh nghiệp (chỉ thực hiện đôn đốc, nó nằm trong kiểm soát) 4 Tạo điều kiện để nhân viên cảm thấy hài lòng với công việc của họ 5 Dẫn dắt nhân viên đạt được mục tiêu đã đề ra với nỗ lực lớn nhất X (bất kỳ Tc nào cũng có mục tiêu, dẫn dắt: có định hướng, có chiến lược, có hướng đi, đã bao gồm tổ chức…; nỗ lực lớn nhất: kiểm soát, động viên) 9 Downloaded by Bach Van (bachvan11@gmail.com) lOMoARcPSD|38894866 Vai trò của người quản lý Nhà quản lý là những người làm việc trong tổ chức, điều khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ Nhà quản lý là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát con người, tài chính, vật chất và thông tin một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu Nhà quản lý đóng vai trò quan trọng, góp phần chủ yếu quyết định hiệu quả và sự phát triển bền vững của tập thể Với chức trách của mình, người quản lý đảm đương nhiều vai trò khác nhau - Vai trò quan hệ với con người + Nhà quản trị tượng trưng cho tổ chức và phải thực hiện nhiều chức trách này Trong đó có liên quan tới hành chính, liên quan tới việc cổ vũ, khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên Những việc này đều liên quan tới con người + Nhà quản trị là người chịu trách nhiệm động viên và dẫn dắt cấp dưới, bao gồm việc thuê, dùng, huấn luyện, đánh giá, đãi ngộ, can thiệp và cho thôi việc Vai trò lãnh đạo của các nhà quản trị là ở chỗ kết hợp các nhu cầu cá nhân của các thành viên trong tổ chức với mục tiêu của tổ chức đó, do đó mà thúc đẩy quá trình tác nghiệp một cách hữu hiệu - Vai trò người liên lạc của nhà quản trị + Vai trò này liên quan đến mối quan hệ giữa nhà quản trị với vô số những cá nhân và đoàn thể ở bên ngoài tổ chức Nhà quản trị thông qua các kênh chính thức, thiết lập và duy trì mối quan hệ của tổ chức với những cá nhân và đoàn thể ở bên ngoài tổ chức Vai trò liên lạc là một bộ phận then chốt trong các chức năng của giám đốc Thông qua vai trò này, nhà quản trị liên lạc với thế giới bên ngoài sau đó lại thông qua vai trò người phát ngôn, người truyền bá thông tin và người đàm phán để phát triển hơn nữa mối quan hệ ấy và nhận thức được những điều bổ ích, những thông tin mà mối quan hệ ấy tạo ra - Vai trò thông tin + Nhà quản trị có vai trò thu thập và tiếp nhận các thông tin liên quan đến tổ chức và hoạt động của đơn vị mình Nhà quản trị đảm nhận vai trò thu thập thông tin bằng cách thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để nhận ra những tin tức, những hoạt động, những sự kiện có thể đem lại cơ hội tốt hay sự đe dọa đối với hoạt động của tổ chức Công việc này được thực hiện qua việc đọc báo chí, văn bản và qua trao đổi tiếp xúc với mọi người… + Nhà quản trị có vai trò là người truyền bá thông tin, nghĩa là nhà quản trị phổ biến những thông tin liên hệ đến người có liên quan Người có liên quan có thể là thuộc cấp, đồng cấp hay thượng cấp 10 Downloaded by Bach Van (bachvan11@gmail.com)