Mục tiêu của đề tài Tăng cường kiểm soát chi phí tại Trung tâm Điện toán Truyền số liệu KVIII là tìm hiểu thực trạng kiểm soát chi phí tại Trung tâm điện toán truyền số liệu khu vực III, qua đó đưa ra những giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát chi phí tại đơn vị.
Trang 1
LÊ THỊ MINH TÂM
TĂNG CƯỜNG KIÊM SỐT CHI PHÍ
TẠI TRUNG TÂM ĐIỆN TOÁN TRUYEN SO LIEU KV II
LUẬN VĂN THẠC SI QUAN TR KINH DOANH
Trang 2
LÊ THỊ MINH TÂM
'TĂNG CƯỜNG KIÊM SỐT CHI PHÍ
TẠI TRUNG TÂM ĐIỆN TOÁN TRUYEN SÓ LIỆU KVIHI
Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60.34.30
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS TRAN DINH KHOI NGUYEN
Trang 3Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bồ trong bắt kỳ công trình nào khác
“Tác giả
Trang 4
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4 Phương pháp nghiên cứu 5 Kết cấu luận văn
6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu
CHUONG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VI
È KH
'TRONG DOANH NGHIỆP 7
1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIÊM SOÁT 7
1.1.1 Khái niệm kiểm soát trong quản lý 7
1.1.2 Kiểm soát nội bộ (KSNB) os
1.2 KHÁI QUÁT VỀ CHI PHI SXKD TRONG DOANH NGHIEP 12
1.2.1 Khái niệm và phân loại chỉ phí 12
1.2.2 Vai trò kiểm soát chỉ phí trong doanh nghiệp “
1.2.3 Các nhân tổ ảnh hưởng đến kiểm soát chỉ phí trong doanh nghiệp 17
13 NỘI DƯNG KIÊM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP
CUNG CAP DICH VU 18
1.3.1, Muc tiéu kiém soát chỉ ph 18 1.3.2 Xây dựng dự toán - cơ sở để kiểm soát chỉ phí 19 1.3.3 Các thủ tục kiểm soát chỉ phí trong doanh nghiệp 2 1.3.4 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chỉ phí 30 1.3.5 Phân tích tình hình thực hiện dự toán chỉ phí 31
Trang 52.1 GIOI THIEU VE TRUNG TAM ĐIỆN TOÁN TRUYÊN SỐ LIÊU KVII 36 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn 2.1.3 Cơ cấu tô chức quản lý 2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
2.1.5 Tô chức bộ máy kế toán và hình thức kế toán tại Trung tâm 43
2.2 BAC TRUNG CO BAN CUA HOAT DONG KINH DOANH
VIEN THONG VA NHUNG YEU CAU DAT RA DOI VOI CONG
TAC KIEM SOAT CHI PHI 45
2.2.1 Đặc điểm dịch vụ viễn thông tại VDC3 we AS
2.2.2 Đặc điểm phân cấp tổ chứ
soát chỉ phí tại VDC3 47
2.2.3 Yêu cầu về kiểm soát chỉ phí tại VDC3 50
2.3 CÁC YÊU TÔ CỦA HỆ THÓNG KIÊM SOÁT TẠI VDC3 51 quản lý ảnh hưởng đến công tác kiểm 2.3.1 Môi trường kiểm soát tại Trung tâm
Đánh giá rủi ro
2.3.3 Hoạt động kiểm sốt 5a
2.3.4 Thơng tin và truyền thông 54
2.3.5 Hoại động giám sát "5
2.4 HOẠT ĐỘNG KIÊM SỐT CHI PHÍ TẠI TRUNG TÂM ĐIỆN TOAN TRUYEN SO LIEU KVIHI _
2.4.1 Cơng tác lập dự tốn chỉ phí tại VDC3 „56
Trang 6
‘TRUNG TAM 78
2.5.1 Một số ưu điểm _— eons TB
2.5.2 Những tổn tại trong công tác kiểm sốt chỉ phí "¬ 5
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 83
CHUONG 3 TANG CUONG KIEM SOAT CHI PHI TAI TRUNG
TAM DIEN TOAN TRUYEN SO LIEU KVIIL 84
3.1, SU CAN THIET PHAI TANG CƯỜNG KIÊM SOÁT CHI PHÍ
“TẠI TRUNG TÂM 84
3.2 NOL DUNG HOAN THIEN CAC YEU TO CUA HE THONG
KIEM SOAT CHI PHÍ TAI TRUNG TAM 84
3.2.1 Hoàn thiện về mơi trường kiểm sốt 85
3.2.2 Hoàn thiện về hoạt động kiểm sốt 87 3.2.3 Hồn thiện về công tác thông tin- truyền thông 9
3.3 MỘT SÓ KIỀN NGHỊ ĐÓI VỚI TẬP ĐOÀN
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
KẾT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Trang 7Tên bảng, Trang bang 2.1 | Chỉ phí sản xuất kinh doanh theo nội dung kinh tế năm 49 2012
2.2 | Don gid chi phi marketing năm 2013 59 2.3 | Kế hoạch chi phi được phê duyệt cho năm 2013 60 24 | Bảng tính hệ số tiễn lương tháng 09 năm 2013 6
2.5 | Chi phí tiền lương năm 2012 phân bổ cho CBCNV 6
2.6 | Dinh mite nhiên liệu xe ô tô năm 2013 6
2.7 _ | Kế hoạch chỉ phí và thực hiện theo khoản mục năm T3
2012
2.8 | Một số chỉ tiêu dự toán lập và được phê duyệt năm 2013 |_ 75 2.9 | Kế hoạch và thực hiện chỉ phí tháng 01-09 năm 2013 16 3.1 _ | Mau bảng phân bổ chỉ phí cho các bộ phận 87 3.2 _ | Mẫu bảng kê thanh toán chỉ phí vật liệu 9
3.3 | Mẫu bảng kê thanh toán chỉ phí hỗ trợ, chăm sóc khách 95
hàng
3.4 | Phân loại yếu tố chỉ phí theo cách ứng xử 96
Trang 8
VN “Tên sơ đỗ, lưu đồ Trang
Sơ đồ 1.1 | Sơ đồ lập dự toán chỉ phí kinh doanh 21
Sơ đồ 1.2 | Chỉ tiết sự biến động của chỉ phí 34 Sơ đồ 2.1 | Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 40 Sơ đồ 2.2 | Tổ chức bộ máy kế toán 44
So dé 2.3 | Hình thức kế toán chứng từ ghi số 45 Lưu đồ 2.1 | Qui trình kiểm soát chỉ phí tiền lương 65 Lưu đồ 2.2 | Qui trình kiểm soát chỉ phí nguyên vật liệu gián tiếp 66 Lưu đồ 2.3 | Qui trình kiểm soát chỉ phí dịch vụ, hàng hóa mua ngoài |_ 72
Trang 9Sự cạnh tranh trên thị trường viễn thông Việt Nam đang diễn ra rất quyết liệt Để nâng cao năng lực cạnh tranh, các doanh nghiệp viễn thông cần khẳng định vị thế của mình bằng việc tích lũy vốn, thường xuyên đổi mới công nghệ
hiện đại, kinh nghiệm khai thác, chất lượng dịch vụ tốt, có đội ngũ mạnh Từ chỗ chỉ có một doanh nghiệp là Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam
(VNPT) thì đến nay đã có 7 doanh nị
Trung tâm điện toán truyền số liệu khu vực III (VDC3) là đơn vị trực
thuộc VNPT VDC3 được giao quản lý và phối hợp với các VNPT tỉnh, thành phố để cung cấp dịch vụ Internet trong phạm vi 13 tỉnh thành Là đơn vị hạch
mà VNPT ban liệp cùng khai thác dich vụ viễn thông
toán phụ thuộc, mọi hoạt động của VDC3 đều dựa trên cơ cỉ
ir chi tiêu doanh thu và chỉ phí được giao hàng năm, VDC3 phải chịu
trách nhiệm với cấp trên nếu doanh thu không đạt cũng như chỉ phí chỉ vượt Với sản phẩm dịch vụ đa dạng, đối thủ cạnh tranh sát sao, địa bàn trải đài nên
các loại chỉ phí phát sinh liên tục, nhiều khoản mục chiếm tỉ trọng đáng kể Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như vậy, thiết nghĩ kiểm soát tốt chỉ phí
là nhân tổ hết sức quan trọng cho sự tổn tại của doanh nghiệp Vấn đề quan tâm là làm sao kiểm soát tốt các khoản chỉ phí để đảm bảo chỉ đúng phục vụ
cho việc mang lại doanh thu và chỉ đủ trong hạn mức cho phép Mặc dù đã
ban hành nhiều qui định về định mức chỉ phí, phát động thể cơ quan nhưng thủ tục kiểm soát chỉ ph
kiệm trong toàn
'hưa được chặt chẽ, công tác lập
dự toán chưa được chú trọng, còn nhiều yếu kém Vì vậy chỉ phí chưa được
xử dụng hợp lý, ig phí và thất thoát, ít nhiều đã ảnh hưởng đến hiệu
{qua hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Xuất phát từ yêu cầu
trên tác giả chọn đẻ tài “ Tăng cường kiểm soát chỉ phí tại Trung tâm điện toán truyền số liệu KVII” để nghiên cứu làm luận văn thạc sĩ
Trang 10liệu khu vực III, qua đó đưa ra những giải pháp nhằm tăng cường cơng tác kiểm sốt chỉ phí tại đơn vị
~ Câu hỏi nghiên cứu
Đặc điểm hoạt động tại VDC3 ảnh hướng đến công tác
tại đơn vị như thế nào?
Các rủi ro hoạt động tại VDC3 và những tác động đến kiểm soát chỉ phí trong hiện tại và tương lai?
mm soát chỉ phí
3, Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
tượng nghiên cứu: Công tác kiểm soát chỉ phí tại Trung tâm điện
toán trù
Pham vi nghiên cứu: Toàn bộ chỉ phí hoạt động tại Trung tâm điện toán
truyền số liệu khu vực IIL
.4 Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong luận văn là thu thập, tổng
hợp, phân tích và so sánh nguồn dữ liệu sơ cấp và thứ cắp liên quan đến kiểm
soát chỉ phí
®Nguồn dữ liệu sơ cấp có được từ việc quan sát toàn bộ các qui trình,
hành phỏng vấn những người có
rõ một số hoạt động phát sinh chỉ phí mà thông tỉn thứ cắp
qui chế tại đơn vị Ngoài ra, tác giá còn ti liên quan để không cung cấp được, su kế toán tài chính do phòng Tài chính kế toán cung cấp Ngoài ra, còn có một số thông tin từ các nguồn
khác như phòng Kế hoạch- Kinh doanh
~ Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài ®Nguồn dữ liệu thứ cấp được lấy từ số
Trang 11
truyền số liệu KHI để thấy được những mặt tổn tại, đồng thời đưa ra giải
pháp tăng cường kiếm soát chỉ phí
§ Kết cấu luận văn
Ngoài phần mở đầu, danh mục tài liệu tham khảo và các phụ lục, nội dung luận văn gồm có 3 chương:
“Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát chỉ phí trong doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng cơng tác kiểm sốt chỉ phí tại Trung tâm điện
toán truyền số liệu khu vực HII
“Chương 3: Tăng cường kiếm soát chỉ phí tại Trung tâm điện toán truyền
số liệu khu vực II
6 Tông quan tài liệu nghiên cứu
Kiểm soát chỉ phí là một hoạt động quan trọng của công tác quản lý chỉ
phí Đối với nhà quản lý, để kiểm soát được chỉ phí phát sinh, điều quan trọng
là phải nhận diện ra các loại chỉ phí, đặc biệt là phải nhận diện được chỉ phí nào có thể giảm được và chỉ phí nào không thé giảm được để từ đó đưa ra các
biện pháp thích hợp và hiệu quả nhất góp phần tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Xuất phát từ tằm quan trọng của cơng tác kiểm sốt
chỉ phí nên đã có nhiều tác giả tham gia nghiên cứu như:
‘Tac gia TO Dinh Dan (2010) “Tăng cường kiểm soát chi phi sản xuất tại
công ty cỗ phần khoáng sản Bình Định” Là một công ty sản xuất nhiều mặt
bàng, tuy nhiên đề tài nghiên cứu về vẫn để kiểm soát chỉ phí sản xuất của
đơn vị khai thác và chế biến tinh quặng Titan trên địa bàn tỉnh Bình Định Với một doanh nghiệp có quy trình sản xuất phức tạp phải qua nhiều công đoạn nên nếu không kiểm soát tốt thì các chỉ phí rất dễ xảy ra lãng phí Nội dung đề
Trang 12nhà nước là 51% Tuy nhiên thành viên ban kiểm soát đều là các thành viên kiêm nhiệm vì vậy chưa phát huy được chức năng và nhiệm vụ của mình 'Công ty cũng chưa xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ để đánh giá tình hình thực hiện các chế độ chính sách; cơng tác lập dự tốn chưa linh hoạt, còn
nhiều thiểu sói
Tuy nhiên với một đơn vị sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế nhiều biến động thiết nghĩ luận văn nên đề xuất thêm việc ứng dụng kế toán quản về mặt chỉ phí tại doanh nghiệp im 2010) ban đề kiểm soát chỉ phí ở đơn vị kinh doanh tiễn tê : "Tăng cường kiểm soát chỉ trị chỉ phí để có một cái nhìn đầy đủ chỉ tỉ Luận văn thạc sỹ của tác giả Trần Thị Ánh Hồng (
phí tại ngân hàng nông nghiệp& PTNT Quảng Nam” Nội dung đề tài đi vào
ch thủ tục kiểm soát chi phi trong các hoạt động Đề wi da ct
phân hi ra mot
số tổn tại : Bộ máy kiểm tra, KTNB thiếu sự liên hệ phối hợp, thiểu kinh
nghiệm Bộ máy kế toán được bố trí chưa phù hợp vi phạm nguyên tắc bắt
kiêm nhiệm; công tác kiểm tra, duyệt chỉ với chứng từ kế toán_ sơ sài đã cho
thấy công tác kiểm soát chỉ phí rất lỏng lẻo, còn nhiều yếu kém.Thiết nghĩ luận văn nên để cập nhiều hơn nữa về việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Trên thực tế các đơn vị có hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu thường có các nhân viên đủ năng lực, được huấn luyện quan điểm về tính trung thực và ý thức về việc kiểm soát Quan điểm này do cấp quản lý cao nhất thiết lập
thông qua việc xây dựng và ban hành các chính sách như qui tắc ứng xử mà
trong đó đưa ra các giá trị đạo đức mà các thành viên phải tuân thủ để đạt
được mục tiêu chung của đơn vị
Luận văn của tác giả Lê Thị Minh Sang ( năm 2011) *Kiểm soát chỉ phí
Trang 13
là: Công ty vẫn chưa thực hiện phân loại chỉ phí; công tác lập dự toán còn sơ
sài, chưa được chú trọng; công tác kiểm soát chỉ phí cần được để cao nhiều
hơn nữa Tuy nhiên các giải pháp nêu lên còn chung chung, chưa nói rõ được
kiểm soát như thế nào Thiết nghĩ kinh doanh với nước ngoài có rất nhiều ều rủi ro nên thông tin do kế toán quản trị cung cấp là
biến động, tiềm ấn
bách cho yêu cầu quản lý của doanh nghiệp
Luận văn của tác giả Lê Hoa (năm 2012) "Hồn thiện cơng tác
chỉ phí sản xuất kinh doanh tại công ty TNHH MTV cấp nước Đà Nẵng” Nội dung dé soát l nói về công tác kiểm soát nội bộ của một ngành sản xuất mặt hàng tương đối đặc th là nước Luận văn đã đánh g về thực trạng kiểm soát chỉ phí với các nội dung như công tác tổ chức thông tin phục vụ kiểm sốt, cơng
tác kiểm soát chỉ phí SXKD Tuy hầu hết các khoản mục chỉ phí đã được
kiểm soát tương đối chặt chẽ nhưng vẫn còn một số khoản chỉ phí chiếm tỉ
trọng lớn còn để xảy ra thất thoát Qua quá trình nghiên cứu luận văn đề xuất cần nâng cao công tác lập dự toán, tăng cường kiểm tra mức độ tuân thủ các qui định về kiểm soát chỉ phí
Luận văn của tác giả Trần Ngọc Tuyết ( năm 2011) “ Hồn thiện kiểm sốt chỉ phí tại công ty xăng dầu khu vực V° Nội dung đề tài đề cập đến việc hồn thiện mơi trường kiểm soát và thủ tục kiểm soát đối với chỉ phí kinh doanh Luận văn đã nêu lên những tổn tại như sau:
‘Ton tại ở chính môi trường kiểm soát với sự thiểu hụt của bộ phận kiểm toán nội bộ, hệ thống thông tin kế toán chưa được kết nói đồng bộ, công tác
lập kế hoạch dự toán chưa được chú trọng
“Tôn tại ở thủ tục kiểm soát với việc kiểm soát chưa được qui định đầy đủ
Trang 14
doanh nghiệp với mục tiêu chung là kiểm soát chỉ phí chống thất thoát, ling
phí nhằm đảm bảo lợi nhuận cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh Hầu hết các để tài đi vào nghiên cứu nhiều trong doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh hàng hóa mà chưa đề cập đến vấn đề kiểm soát chỉ phí tại doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, cụ thể là doanh nghiệp Viễn thông Xuất phát từ thực tế đó, tác giả muốn tập trung nghiên cứu đẻ tài "Tăng cường kiểm soát chỉ phí tại trung tâm điện toán truyền số liệu KVIII” nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt
động tại doanh nghiệp viễn thông, với những nội dung như sau
~ Thông tin về các khoản chỉ phí là trung thực
~ Chỉ phí chỉ ra phải đảm bảo đúng mục đích, mang lại hiệu quả, chống
thất thoát lãng phí
~ Đảm bảo các qui định, chế độ, định mức cho phép
`Vì kiểm soát tốt chỉ phí là giải pháp để doanh nghiệp có thể phát triển
bền vững và đâm bảo khả năng cạnh tranh trong thời kỳ suy thoái kinh tế như
Trang 15TRONG DOANH NGHIỆP
1.1, NHUNG VAN DE CHUNG VE KIEM SOAT
1.1 Khi
lệm kiểm soát trong quản lý:
Quản lý là sự tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản lý
lên đối trợng quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực đã xác
định để đạt được các mục tiêu để ra [3]
Quá trình quản lý của một tổ chức có thể chia thành nhiễu chức năng
song có các giai đoạn chủ yếu là giai đoạn định hướng và giai đoạn tổ chức
thực hiện
“Trong giai đoạn định hướng cần có những dự báo về nguồn lực và mục tiêu cần và có thể đạt đến, kiểm tra lại các thông tin về nguồn lực và mục tiêu,
xây dựng các chương trình, kế hoạch Khi các chương trình và kế hoạch đã
được kiểm tra thì có thể đưa ra các quyết định để cụ thể để tiến hành thực
hiện
Trong giai đoạn tổ chức thực hiện thì cần kết hợp các nguồn lực theo phương án tối ưu, đồng thời thường xuyên kiểm tra diễn biến và các kết quả của các quá trình để điều chỉnh các định mức, các mục tiêu trên quan điểm tối
ưu hóa kết quả hoạt động
Kiểm soát trong quản lý là sự hợp thành một cách lôgic các phương
pháp nhằm thu thập và sử dụng thông tin để ra các quyết định về hoạch định
và kiểm soát, thúc đây hành vi của người lao động và đánh giá việc thực hiện “Chức năng kiểm tra, kiểm sốt ln được đề cao bởi nó cho biết được
Trang 16với các mục tiêu đã đặt ra trong kế hoạch Từ đó người quản lý có thể kiểm
tra, đánh giá và điều chỉnh các hoạt động một cách phù hợp nhằm đạt được
mục tiêu để ra một cách tối ưu nhất
Như vậy kiếm tra, kiểm soát được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý Nên kiểm tra, kiểm soát là một chức năng của quá tình
quản lý, giúp cho nhà lãnh đạo thấy được những bắt cập trong tổ chức và tiền hành điều chỉnh cho phù hợp.Tuy nhiên chức năng này cũng thể hiện rất khác nhau tùy thuộc vào cơ chế kinh tế, cấp quản lý và loại hình hoạt động cụ thể
lý [5]
với nhau thể hiện qua các
Mối quan hệ giữa kiểm soát với quá trình qt
Kiểm s
ít và quản lý có mỗi quan hệ chặt c
giai đoạn lập kế hoạch, tổ chức, đáp ứng các nguồn lực và điều hành
Giai đoạn lập kế hoạch là giai đoạn thiết lập mục tiêu, những mục tiêu
này làm căn cứ cho các hoạt động kiểm soát
Tổ chức là giai đoạn được xây dựng dựa trên cơ sở của việc lập kế hoạch Trong giai đoạn này mỗi người trong tổ chức được được phân chia
quyền hạn cụ thể, điều này sẽ đưa ra lộ trình cho kiểm soát
Nguồn lực bao gồm việc mua sắm máy móc thiết bị, công cụ dụng cụ
tuyển dụng lao động Nếu các nguồn lực được áp ứng tốt sẽ sẽ tạo điều kiện cho việc kiểm soát được hiệu quả
Điều hành là giám sát nhân viên, chỉ đạo thực hiện, phối hợp cung cấp
thông tin cho nhân viên Công tác điều hành của nhà quản lý rất cần thiết khi
việc thực hiện kế hoạch có sự thay đổi, do đó có tác động thuận lợi hay khó khăn đến việc kiểm soát
Trang 17a Định nghĩa về kiểm soát nội bộ
Dưới góc độ quản lý, quá trình nhận thức và nghiên cứu kiểm soát nội bộ
đã dẫn đến sự hình thành nhiều định nghĩa khác nhau Hiện nay định nghĩa
được chấp nhận rộng rãi là định nghĩa của COSO Theo báo cáo của COSO năm 1992:
Kiểm soát nội bộ là một tiến trình được thực hiện bởi hội đồng quản trị ban quản lý và các nhân sự liên quan, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý đối với việc đạt được các mục tiêu sau đây:
~ Sự hiệu quả và hiệu suất của hoạt động
- Sự tin cậy của các báo cáo
~ Sự tuân thủ các luật và qui định liên quan
Bốn nội dung cơ bản trong định nghĩa trên là quá trình, con người, đảm
bảo hợp lý, mục
'Kiểm soát nội bộ là một quá trình Các hoạt động của đơn vị được thực hiện thông qua quá tình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát Dé dat
được mục tiêu mong muốn, đơn vị cần
ụ,
soát các hoạt động của mình, kiểm soát nội bộ chính là quá trình này Kiểm soát nội bộ không chỉ là một
thủ tục hay một chính sách được thực hiện ở một vài thời điểm nhất định mà
được vận hành liên tục ở tắt cả mọi cắp độ trong doanh nghiệp soát nội
bộ sẽ hữu hiệu khi nó là một bộ phân không thể tách rời chứ không phải là chức năng bỗ sung
Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người Vì Kiểm:
soát nội bộ không chỉ là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu đơn điệu, độc
Trang 18
thiết lập nên cơ chế kiểm soát và vận hành chúng Cụ thể: HĐQT và các nhà quản trị cấp cao chịu trách nhiệm cho việc thiết lập một văn hóa phù hợp nhằm hỗ trợ cho quy trình KSNB hiệu quả, giám sát tính hiệu quả của hệ thống này một cách liên tục Tắt cả các thành viên của tổ chức để tham gia
vào quy trình này
Đảm bảo hợp lý Kié
soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho
các nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức, chứ không đảm bảo tuyệt Mục tiêu cũa KSNB - Đối với báo cáo tài chính thì KSNB nhấn mạnh phải đảm bảo tính trùng thực và đáng tin cậy
là các mục tiêu sẽ được thực hiện
- Đối với tính tuân thủ thì KSNB nhắn mạnh phải đảm bảo hợp lý việc
chấp hành luật pháp và qui định của nhà nước và các qui định của don vi
-Đối với mục tiêu hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, KSNB giúp
đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, thực hiện các chiến lược kinh doanh
.b.Các yếu tố cầu thành của hệ thống KSNB
~ Mơi trường kiểm sốt: Là nền tảng ý thức, là văn hóa của tổ chức tác
đông đến ý thức kiếm sốt của tồn bộ thành viên trong tổ chức
Các nhân tố của môi trường kiểm soát bao gồm: Tính trung thực và các giá trị đạo đức, cam kết về năng lực, triết lý và phong cách điều hành của nhà
quản lý, cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm, chính sách nhân sự, sự quan tâm và chỉ đạo của hội đồng quan tr,
~ Đánh giá rũi ro: Là việc nhận dạng, phân tích và quản lý các rủi ro có thể đe dọa đến việc đạt được các mục tiêu của tổ chức
Mỗi đơn vị luôn phải đối phó đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong
Trang 19Mục tiêu phải được thiết lập ở các mức độ khác nhau và phải nhất quán
~ Hoạt động kiểm soát: Là những chính sách, thủ tục kiểm soát để đảm
bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận và mọi cắp độ tổ chức trong don vị Hoạt động kiểm soát bao gồm chính sách kiểm soát và thủ tục kiểm soát Chính sách kiểm soát là những nguyên tắc cần làm Thủ tục kiểm soát là những qui định cụ thể để thực thỉ chính sách kiểm soá Các loại hoạt động kiểm soát phổ biến trong doanh nghiệp
+ Soát xét của nhà quản lý cấp cao: So sánh kết quả thực tế với dự toán, dự báo với kỳ trước hay với các đối thú
+ Quản trị hoạt động: Quản lý ở cấp trung gian sẽ sẽ xét các báo cáo về
hiệu quả của tưng bộ phận mà mình phụ trách
+ Phân chia trách nhiệm hợp lý: Một là không để cho một cá nhân nắm
tắt cả các khâu của một qui tình, vì sự kiêm nhiệm sẽ tạo điều kiện cho sai
xót gian lận Hai là phải tách biệt: chức năng phê chuẩn và chức năng bảo “quản tài sản, chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản, chức năng phê
duyệt và chức năng kế toán
+ Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Nhiều hoạt động kiểm soát cần được thực hiện nhằm đảm bảo tính chính xác, tính đầy đủ và phê chuẩn đúng đắn Có thể chia thành hai loại là kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng
+ Kiểm soát vật chất: Là hoạt động kiểm soát nhằm bảo vệ tài sản như: kiểm kê định kỳ, dụng cụ bảo vệ nhằm phòng ngừa như kết sắt
+ Phân tích rà soát: Là việc so sánh giữa kết quả thực hiện với số liệu dự
tốn hay giữa các thơng tin tài chính và phi tài chính nhằm phát hiện ra các biển
động bắt thường
~ Thông tin và truyền thông: Mỗi bộ phận và cá nhân trong doanh
Trang 20mình Vì vậy thông tin cần thiết phải được xác định, thu thập, và truyền đạt tới cá nhân và bộ phận có liên quan một cách kịp thời và thích hợp Hệ thống
thông tỉn của doanh nghiệp tạo ra các báo cáo, trong đó chứa đựng những
thông tin về tài chính, hoạt động hay tuân thủ, giúp cho nhà quản lý điều hành
và kiếm soát doanh nghiệp
~ Giám sát: Bản thân hệ thống KSNB cẩn được giám sát Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ theo thời gian, bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ Những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ cần được phát hiện kịp thời để có biện pháp khắc phục càng sớm càng tốt Các yếu tố của hệ thống KSNB quan hệ chặt chẽ với nhau và có
hoạt cao Vì vậy KSNB thực sự là một quá trình tương tác đa chiều, trong đó
hầu như yếu tố này cũng có thể ảnh hướng đến yếu tố kia
Giữa mục tiêu của tổ chức và các yếu tố hợp thành của hệ thống KSNB có
cquan hệ khăng khít với nhau Mỗi yếu tổ đều cần thiết cho việc đạt được cả ba
nhóm mục tiêu và mỗi mục tiêu chỉ đạt được thông qua năm yếu tố của hệ thống KSNB
1.2 KHAI QUAT VE CHI PHI SXKD TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1 Khái niệm và phân loại chỉ phí «a Khái niệm
Chi phí sản xuất kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các hao phí về lao động sống và lao động vật hóa mà doanh nghiệp bỏ ra có liên quan
đến hoạt động SXKD trong một chu kỳ nhất định (tháng, quý, năm)
b Phân loại chỉ phí sản xuất kinh doanh
Nội dung của chỉ phí rắt đa dạng.Trong doanh nghiệp chỉ phí sản xuất
kinh doanh được phân loại và sử dụng theo nhiều tiêu thức khác nhau nhằm
Trang 21ý doanh nghiệp Đề quản lý và kiểm soát tốt chỉ phí cần tiến hành phân loại
chỉ phí theo các tiêu thức sau:
'*Phân loại theo nội dung kinh tế của chỉ phí
Căn cứ vào nội dung, tính chất kinh tế ban đầu của chỉ phí sản xuất để sắp xếp các chỉ phí phát sinh có cùng nội dung tính chất kinh tế ban đầu và một yếu tố chỉ phí, không phân biệt công dụng kinh tế của chỉ phí đã phát sinh Căn cứ vào tiêu thức trên, chỉ phí sản xuất được phân chia thành các yếu tổ chỉ phí cơ bản sau: ~ Chỉ phí nguyên liệu, vật liệu: Bao gồm toàn bộ giá trị của các loại nguyên li „ vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu phụ tùng thay tl
dụng cụ xuất dùng cho sản xuất trong kỳ báo cáo
-Chỉ phí nhân cơng: Bao gồm tồn bộ chỉ phí trả cho người lao động
(thường xuyên hay tạm thời) về tiền lương gồm tiền công các khoản phụ cấp,
trợ cấp có tính chất lương, tiền ăn giữa ca và các khoản trích theo lương, kinh
phí công đoàn, BHYT, BHXH trong kì báo cáo
~Chỉ phí khấu hao tài sản cố định: bao gồm chỉ phí khấu hao toàn bộ tài sản cố định của doanh nghiệp dùng trong sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp trong kỳ báo cáo như: điện, nước, điện thoại vệ sinh và các dịch vụ khác
án xuất kinh doanh chưa
~Chỉ phí khác bằng tiền: bao gồm các chỉ pl
được phản ánh ở các chỉ tiêu trên, đã chỉ bằng tiền trong kỳ báo cáo như: tiếp khách, hội nghị, thuế, quảng cáo
Phân loại chỉ phí theo nội dung kinh tế có ý nghĩa lớn trong quá trình
quan If chi phí, nó cho biết kết cấu, ỉ trọng của từng yếu tổ chỉ phí giúp cho
Trang 22*Phân loại theo chức năng hoạt động và công dụng kinh tế
Căn cứ vào tiêu thức phân loại này, mỗi khoản mục chỉ phí bao gồm những chỉ phí sản xuất phát sinh có công dụng kinh tế không phân biệt nội dung kinh tế của chỉ phí đó
“Theo cách phân loại này, chỉ phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp
được chia thành hai loại lớn là chỉ phí sản xuất và chỉ phí ngoài sản xuất
= Chi phi san xuất
Là chỉ phí tham gia vào giai doạn chế in nguyên vật liệu thành thành phẩm bằng sức lao động của nhân công kết hợp với máy móc thii bị và được cña thành ba khoản mục; + Khoản mục chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp: bao gồm chi pl nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất sản phẩm
+ Khoản mục chỉ phí nhân công trực tiếp: Bao gồm các khoản phải trả
cho người lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm dịch vụ như: lương các khoản phụ cấp lương, tiền ăn giữa ca và các khoản trích theo lương (BHYT, BHXH,
KPCD)
+ Khoản mục chỉ phí sản xuất chung: là các khoản chỉ phí liên quan đến phục vụ và quản lý sản xuất tại phân xưởng, đội tổ sản xuất như chỉ phí
nhân viên phân xưởng, chỉ phí vật liệu, chỉ phí dụng cụ, chỉ phí khẩu hao
'TSCD, chỉ phí dịch vụ mua ngoài, chỉ phí khác bằng tiền
Chỉ phí sản xuất chung gồm nhiều thành phần có nguồn gốc phát sinh, đặc điểm khác nhau, chúng liên quan đến nhiều quá trình sản xuất, sản phẩm
'Vì vậy việc tập hợp thông tin chỉ phí sản xuất chung thường chậm trễ
~ Chỉ phí ngoài sản xuất
Ay là các chỉ phí phát sinh ngoài quá trình sản xuất sản phẩm liên quan
Trang 23doanh nghiệp Thuộc loại chi phi này gồm có hai khoản mục:
+Chi phí bán hàng là các chỉ phí phát sinh phục vụ cho khâu tiêu thụ sin phẩm Có thể ké đến các chỉ phí như chỉ phí vận chuyển, bốc dỡ thành
phẩm giao cho khách hàng, chỉ phí bao bì, khấu hao các phương tiện vận
chuyển, tiển lương nhân viên bán hàng hoa hồng bán hàng, chỉ phí tiếp thị quảng cáo, bảo trì, khuyến mại
Chỉ phí bán hàng gồm nhiều thành phần có nguồn gốc, đặc điểm khác
nhau nên việc thu thập thông tin thường châm trể, việc hạch toán và phân bổ
dễ dẫn đến sai lệch thông tin chỉ phí trong từng sản phẩm, bộ phận
+Chi phí quản lý doanh nghiệp
Khoản mục chỉ phí này bao gồm tắt cả các chỉ phí phục vụ cho công tác tổ chức và quản lý quá trình sản xuất kinh doanh nói chung liên quan đến
phạm vỉ toàn doanh nghiệp Khoản mục này bao gồm các chỉ phí như: chỉ phí văn phòng, tiền lương, các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý cdoanh nghiệp, khẩu hao TSCĐ phục vụ cho quản lý doanh nghiệp, các khoản chỉ phí liên quan đến sự giảm sút giá trị tài sản do tác động của thị trường, do tình hình kinh tế như dự phòng nợ phải thu khó đồi dự phòng giảm giá hàng tồn kho, hao hụt trong các khâu dự trữ, các chỉ phí dịch vụ mua ngoài khác
Phân loại chỉ phí theo khoản mục rất thuận tiện cho công tác tính giá
thành sản phẩm, lập kế hoạch giá thành và định mức chỉ phí cho kỳ sau.Qua
đó sẽ giúp những nhà quản lý có biện pháp sử dụng chỉ phí một cách hợp lý,
tiết kiệm, đem lại hiệu quả kinh tế cao
*Phân loại theo cách ứng xử của chỉ phí
Để thuận tiện cho việc lập kế hoạch và kiểm tra chỉ phí, đồng thời làm
Trang 24+ Chỉ phí khả biến ( Biến phí) là chỉ phí thay đổi theo tỷ lệ với mức độ hoạt động của doanh nghiệp.Thông thường trong đơn vị sản xuất, chi phi NVL trực tiếp, chỉ phí nhân công trực tiếp là chỉ phí khả biến Một số khoản mục
trong chỉ phí SXC ( như chỉ phí vật liệu phụ, nhiên liệu), chỉ phí bán hàng (như
chỉ phí hoa hồng,môi giới), chỉ phí QILDN có thể là chỉ phí khả biến
+Chỉ phí bắt biến (Định phí) là chỉ phí không có sự thay đổi theo mức độ hoạt động Trong doanh nghiệp chỉ phí bắt biến thường là chỉ phí khấu hao
'TSCD, tiền lương nhân viên quản lý, thuê nhà
+ Chỉ phí hỗn hợp là chỉ phí mà cấu thành nên nó bao gồm bao gồm cả yếu tổ chỉ phí khả biển và bắt biến Ở một mức độ hoạt động cụ thể nao dé,
hợp mang đặc điểm của chỉ phí bắt biến và khi mức độ hoạt động ai Trong doanh nghiệp thì chi phí hỗn hợp như điện,điện thoại, bảo trì máy móc chỉ phí tăng lên, chỉ phí hỗn hợp sẽ bi như đặc điểm của chỉ phí khả biến
Cách phân loại này giúp doanh nghiệp thấy được xu hướng biến đổi của
từng loại chỉ phí theo quy mô kinh doanh, từ đó doanh nghiệp có thể xác định quy mô kinh doanh hợp lý để đạt được hiệu quả cao nhất
Chỉ phí kiểm soát được và chỉ phí khơng kiểm sốt được Một khoản chỉ phí có thể
ở một cấp quản lý nào đó tùy thuộc vào khả năng cấp quản lý này có thể ra
iểm soát được hoặc là không kiểm soát được các quyết định để chỉ phối, tác động đến khoản chỉ phí đó hay không Quản lý chỉ phí thường gắn với một cấp quản lý nhất định Khoản chỉ phí mà ở một cấp quản lý nào đó có quyền ra quyết định để chỉ phối nó thì được gọi là chỉ
phí kiểm soát được, nều ngược lại thì gọi là chỉ phí khơng kiểm sốt được
Cách phân loại này giúp doanh nghiệp hoạch định được ngân sách chỉ
phí chính xác hơn tạo điều kiện hạn chế tình trạng bị động về vốn và trách
Trang 251.2.2 Vai trd kiém soát chỉ phí trong doanh nghiệp
Kiểm soát chỉ phí sẽ giúp doanh nghiệp tích lũy được vốn, đảm bảo
nguồn lực để tái đầu tư, nâng cao được khả năng cạnh tranh và phát triển Quản lý chỉ phí là việc tổng hợp, phân tích, đánh giá thực trạng về việc sử dụng các nguồn vốn và chỉ phí, từ đó đưa ra những quyết định về các chỉ phí ngắn hạn cũng như dài hạn của doanh nghiệp Kiểm soát chỉ phí là một hoạt động quan trọng của quản lý chỉ phí Đối với nhà quản lý, để kiểm soát
được chỉ phí phát sinh hàng ngày, điều quan trọng là phải nhận diện ra các loại chỉ phí, đặc biệt là nhà quản lý nên nhận dạng những chỉ phí kiểm soát được để đề ra biện pháp kiểm soát ch phí thích hợp và nên bỏ qua những chỉ
Pl
không mang lại hiệu quả so với công sức, thời gian bỏ ra
hông thuộc phạm vi kiểm soát của mình nếu không việc kiểm soát sẽ Chỉ phí cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn có những biến động nhất định trong từng thời kỳ Vì vậy, một trong những nhiệm vụ quan
trọng của quản lý chỉ phí là xem xét, lựa chọn cơ cấu chỉ phí sao cho tiết
kiệm, hiệu quả nhất Quản lý chỉ phí bao gồm:
~ Tiến hành phân tích và đưa ra một cơ cấu chỉ phí và nguồn vốn huy động tối ưu cho doanh nghiệp trong từng thời kỳ
- Thiết lập một chính sách phân chia chỉ phí cùng các mức lợi nhuận một cách hợp lý đối với doanh nghiệp
~ Kiểm soát việc sử dụng cả các tài sản trong công ty, tránh tinh trang sit
dụng lãng phí, sai mục đích
1.2.3 Các nhân tố ảnh hướng đến kiểm soát chỉ phí trong doanh
nghiệp
Kiểm soát chỉ phí chịu ảnh hưởng bởi rất nhiều nhân tố cả bên trong lẫn
bên ngoài Bao gồm:
Trang 26các chủ thể thực hiện chức năng kiểm soát Chỉ khi nhận biết và hiểu rõ về
các khoản chỉ phí thì mới có thể điều chỉnh một cách hiệu quả
Hệ thống tiêu chuẩn định mức mà doanh nghiệp xây dựng Đó là những
mục tiêu đã được lập kế hoạch trong chương trình mục tiêu của doanh nghiệp Quan hệ cung cầu và diễn biến của thị trường, đối thủ sẽ trực tiếp ảnh hưởng đến chỉ phí tăng hay giảm
Kiểm soát chỉ phí cũng chịu tác động từ chính những hệ thống giải pháp,
công cụ mà doanh nghiệp dưa ra Chỉ phí được sử dụng hiệu quả hay khơng phụ thuộc hồn tồn vào giải pháp mà doanh nghiệp xây dựng
1.3 NỘI DUNG KIẾM SỐT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP
CUNG CÁP DỊCH VỤ
1.3.1 Mục tiêu kiểm soát chỉ
Kiểm soát chỉ phí kinh doanh nhằm mục đích tăng hiệu quả hoạt động
của doanh nghiệp, giảm thiểu chỉ phí không cần thiết, tăng lợi nhuận, tăng
hiệu quả trong cạnh tranh, đảm bảo hoàn thành kế hoạch của đơn vị hoặc
những cam kết với khách hàng Ngoài ra, nó còn là cơ sở để nâng cao trách
nhiệm của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận trong toàn doanh nghiệp Do vậy, kiểm
soát chỉ phí kinh doanh cũng là một trong những mối quan tâm hàng đầu của
các nhà quản trị doanh nghiệp
Từ lý luận về kiểm soát chỉ phí kinh doanh và để thực hiện được mục
đích của kiểm soát chỉ phí kinh doanh, công tác quản trị chỉ phí của doanh nghiệp cần thiết phải thực hiện các hoạt đơng của kiểm sốt quản lý và kiểm soát kế toán, đồng thời phải thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của kế toán quản trị như: Nghiên cứu phân loại, phân tích chỉ phí, lập dự toán, lập các báo cáo chỉ phí ; kiểm soát sự biến động của chỉ phí và phân tích nguyên nhân
biến động của
Trang 27
1.3.2 Xây dựng dự toán ~ cơ sở để kiểm soát chỉ phí
Lập dự toán chỉ phí sản xuất kinh doanh là việc dự ki
tiêu
những,
của quá trình sản xuất kinh doanh một cách chỉ tiết, phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Dự toán chỉ phí sản xuất kinh doanh dựa trên cơ sở tổng
hợp các định mức chỉ phí của toàn bộ sản phẩm sản xuất và toàn bộ dịch vụ
cung cấp
Xét trong mối quan hệ với các yếu tố của KSNB, dự toán chỉ phí là một bộ phận cấu thành của “ thông tin và truyền thông” vì nó góp phần chuyển tải các mục tiêu cụ thể cho từng bộ phận trong doanh nghiệp để thực thi nhiệm vụ '*Xây dựng định mức cho chỉ phí ~ Xây dựng định mức chỉ phí nguyên, nhiên vật liệu: định mức về lượng và định mức về giá ~ Xây dựng định mức chỉ phí nhân công: định mức về lượng và định mức về giá
~ Xây dựng định mức chỉ phí sản xuất chung : Định mức về giá , lượng của biến phí sản xuất chung
- Xây dựng định mức chỉ phí bán hàng
Định mức chỉ phí được xây dựng từ hai yếu tổ lượng và giá Đối với các doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp có năng lực sản xuất kinh doanh khác nhau,
việc ứng dụng khoa học kỹ thuật công nghệ khác nhau sẽ xây dựng định mức
về lượng chỉ phí khác nhau Còn định mức về giá cũng không có doanh
nghiệp nào giống nhau do đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp Định mức chỉ phí có thể được xây dựng bằng các phương pháp
Phương pháp thống kê kinh nghiệm Đây là phương pháp được sử:
Trang 28số liệu về chỉ phí kinh doanh ở quá khứ có thể cung cấp cho việc dự đoán chỉ
inh doanh trong tương lai
Phương pháp kỹ thuật Quá trình kinh doanh được phân tích để xác định thời gian, thao tác công việc, hoạt động của thiết bị nhằm xác định lượng
nhiên liệu, vật liệu và lao động hao phí cần thiết để thực hiện hoạt động kinh doanh trong điều kiện thực tế tại doanh nghiệp
Phương pháp kết hợp Khi xây dựng định mức thường kết hợp cả hai phương pháp trên Trước tiên, tiến hành phân tích những kết quả đạt được, sau đó xem xét những thay đổi về điều kiện kinh tế, kỹ thuật để điều chỉnh, bo
sung định mức cho phù hợp
Khi đã xây dựng được định mức cho các loại chỉ phí ta sẽ tiễn hành lập dự toán chỉ phí Dự toán chỉ phí được xây dựng cho toàn DN hoặc cho từng
bộ phận
* Có các loại dự toán sau
~ Dự toán chỉ phí nguyên, nhiên, vật liệu - Dự toán chỉ phí nhân cơng
~ Dự tốn chỉ phí sản xuất chung
- Dự toán chỉ phí bán hàng
Trang 29Định mức về lượng Dy toán hàng tổn đầu kỳ, cuỗi 6 * J Pints mic v8 aa xua Định mức về lượng xuan LÄ N Định mức về giá Định mức về lượng ¬¬ tron) | [Đam] [ waewbmneme Ky mã hp Dư toán địhphfbánhàng |_| Dinh mie dink par BHT == King Dự toán biến phí QLDN (“panama " = a Dự toán định phí QLDN Đình mức định pot [| QLDN
So dé 1.1: Sơ đồ lập dự toán chỉ phí kinh doanh
1.3.3 Các thũ tục kiểm soát chỉ phí trong doanh nghiệp
a Kiểm soát chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm các chỉ phí nguyên liệu, vật
Trang 30phí NVL trực tiếp có thề được kiểm soát gắn liền với các nhân tổ giá và lượng
cổ liên quan
Cần kiểm soát chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp vì có một số sai phạm
liên quan như thất thoát về lượng, vẻ giá, về chất lượng
Mục tiêu kiểm soát: Kiểm soát về vật chất và kiểm soát về ghi chép Kiểm soát về vật chất thể hiện: NVL được xuất ra khỏi kho phải đảm bảo về nhu cầu sản xuất, tránh gây nên lãng phí, thất thoát ở các bộ phận NVL được xuất ra phải đảm bảo đúng qui cách đúng chất lượng kỹ thuật để đảm bảo về chất lượng sản phẩm Số liệu NVL tồn kho thực tế và số sách
phải đảm bảo khớp với nhau
Kiểm soát về ghi chép: NVL xuất kho phải được cập nhật đầy đủ ở bộ phân cung ứng nhằm đảm bảo cho công tác quản lý, cập nhật ở bộ phận kế
toán để đảm bảo chỉ phí được ghi nhận đúng kỳ kế toán
“Thủ tục kiếm soát: Quá trình xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất cần
có sự tham gia của các bộ phận: bộ phận sản xuất, bộ phận xét duyệt (Phòng
vật tư giám đốc), kế toán và kho
Bộ phận sản xuất: Căn cứ vào kế hoạch hoặc thực tế sản xuất sẽ lập yêu cầu xuất vật tư để trình cho bộ phận chức năng xét duyệt Phiếu yêu
Pt
cầu này phải có chữ ký của phụ trách bộ phận sản xuất
'Bộ phận xét duyệt (thường là phòng vật tư) sẽ xem xét lý do xuất kho, kiểm tra chủng loại và định mức rồi đồng ý và trình giám đốc phê duyệt
'Bộ phận kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho và chứng từ đã phê duyệt để
cập nhật biển động và chuyển cho bộ phận kho
Bộ phận kho căn cứ phiếu xuất kho đã có đầy đủ chức năng ký duyệt sẽ
thực hiện xuất kho Bộ phận sản xuất sẽ ký nhận đầy đủ trên phiếu xuất kho
.b Kiểm sốt chỉ phí nhân cơng trực tiếp
Trang 31tính vào chỉ phí như KPCĐ, BHXH, BHYT của công nhân trực tiếp vận hành
ở từng bộ phận sản xuất Tiễn lương là một khoản chi phi cl
nên ảnh hưởng nhiều đến hoạt động của doanh nghiệp cũng như người lao động Biến động của chỉ phí nhân công trực tiếp gắn liền với các nhân tố
m tỉ trọng lớn
lượng và giá liên quan
Sai phạm cơ bản liên quan đến chỉ phí nhân công trực tiếp là những gian lận, sai sót về đơn giá tiền lương và số giờ công thực hiện
Mục tiêu kiểm soát : Kiểm soát về giá và kiểm soát về lượng,
Kiểm soát về lượng để đảm bảo việc chấm công và thanh tốn lương cho những cơng nhân là có thực, không kê khống số lượng lao động, không kê khống số giờ làm
Kiểm soát về giá đảm bảo việc tính đơn giá tiền lương đúng với năng lực, đúng với trình độ và đúng với công việc mà lao động thực hiện cũng như việc chỉ trả cho người lao động là có thật, tránh tính giá cao mà trả cho người
lao động giá thấp
Chỉ phí tiền lương rất dễ xảy ra gian lận, thất thoát Dé kiểm soát tốt chỉ phí tiền lương cần có công cụ và các bộ phận chức năng phối hợp Chính vì vậy kiểm soát tốt tiền lương sẽ cho thấy hệ thống KSNB tại đơn vị có hoạt
động hữu hiệu hay không,
“Thủ tục kiểm sốt chỉ phí nhân cơng trực
'Bộ phận sản xuất là bộ phận chịu trách nhiệm chấm công của nhân viên trực tiếp sản xuất( tính lương theo thời gian), hoặc thống kê số lượng sản phẩm hòan thành (tính lương theo sản phảm), sau đó chuyển số liệu cho bộ
phận tính lương để tính lương phải trả Chứng tir trong giai đoạn này là các
Bảng chấm công hay bảng thống kê số lượng sản phẩm hoàn thành Các
Trang 32Bộ phận tính lương : Thông thường là Phòng tổ chức hành chính hoặc
Phòng kế toán căn cứ vào số liệu thống kê của bộ phận sản xuất, tiến hành tính lương cho nhân viên theo quy định Đồng thời căn cứ vào hệ số cắp bậc của từng người, tiến hành trích các khoản bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và kinh phí cơng đồn (KPCĐ) của nhân viên Chứng từ tính
lương và các khoản trích theo lương (Bảng thanh toán lương và bảng trích
BHXH, BHYT, KPCĐ) sau khi lập xong sẽ được chuyển cho bộ phận kế
toán
Bộ phân kế toán sau khi xem xét tính hợp lệ của chứng từ lương và ký xác nhận sẽ chuyển cho lãnh đạo xét duyệt Lãnh đạo xét duyệt xong bộ phân
kế toán làm thủ tục chỉ lương và chuyển nộp BHXH,BHYT,KPCD
Để tránh tình trạng gian lận trong công tác tiền lương, cần thiết phải tách biệt các chức năng chấm công, tính lương và chỉ lương
e Kiểm soát chỉ phí sản xuất chung
Chỉ phí sản xuất chung biến động là do sự biến động biến phí sản xuất
chung và biến động của định phí sản xuất chung
Biến động chỉ Biển động định Bién dong bien phí sản xuất = phísảnxuất + phísản xuất
chung chung chung
Chỉ phí sản xuất chung được tập hợp chung cho toàn bộ hoạt động sản
xuất rồi phân bổ vào giá thành sản phẩm theo một tiêu thức nhất định Kiểm soát chỉ phí sản xuất chung bao gồm kiểm soát chỉ phí vật liệu phục vụ quá trình sản xuất hoặc quản lý sản xuất; kiểm soát tiền lương và và các khoản
trích theo lương của nhân viên quản lý phân xưởng: kiểm soát chỉ phí khẩu hao, sữa chữa bảo trì máy móc thiết bị, nhà xưởng;
:m soát chỉ phí dịch vụ
Trang 33Cá
sai phạm thường gặp trong kiểm soát chỉ phí sản xuất chung Đó là gian lận xảy ra trong việc tính lương, thất thoát trong việc xuất kho vật liệu, thất thoát về giá ở chỉ phí địch vụ mua ngoài; sai sót trong việc tính và trích khấu hao TSCĐ, sai sót trong phân bỗ chỉ pk
chỉ phí SXC chưa chính xác cho từng đối tượng chịu chỉ phí
ông cụ dụng cụ Việc phân bổ
Mục đích kiểm soát: Chỉ phí sản xuất chung là loại chỉ phí gián
từng đơn vị sản phẩm, dịch vụ; gồm nhiều loại chỉ phí có tính chất khác nhau
và do nhiều bộ phận quản lý khác nhau, do vậy chỉ phí sản xuất chung là loại
chỉ phí phức tạp, dễ thất thoát và rất khó soát Kiểm soát chỉ phí sản
xuất chung sẽ đánh giá được năng lực quản lý của đơn vị "Thủ tue ki - Kiém sost chi pl soit : tiền lương và các khoản trích theo lương: tương tự
như thủ tục kiểm soát chỉ phí tiền lương các bộ phận khác
~ Kiểm soát chỉ phí vật liệu, công cụ dụng cụ : tương tự như thủ tục kiểm
soát xuất kho NVLL trực tiếp
~ Kiểm soát chỉ phí khấu hao TSCĐ: Chỉ phí khấu hao được xác định căn cứ vào hai yếu tố là nguyên giá TSCĐ và thời gian tính khấu hao Do đó để
kiểm soát chỉ phí khấu hao cần kiểm soát hai yếu tố này
'TSCD có giá trị lớn nên thủ tục kiểm soát việc mua sắm TSCD cần được qui định chặt chẽ Doanh nghiệp cần qui định rõ thẩm quyền của từng cấp
cquản lý đối với việc phê chuẩn nghiệp vụ mua TSCD, tách biệt chức năng phê chuẩn với chức năng mua, tách biệt chức năng sử dụng tài sản với chức năng
thanh toán, tách biệt chức năng quản lý tài sản với chức năng ghi số kế toán
'Đối với thời gian khấu hao cẩn thực hiện qui định hiện hành
“Kiểm soát chỉ phí dịch vụ mua ngoài và chỉ bằng tiền khác: Thủ tục
Trang 344 Kiểm soát chỉ phí bán hàng
Chỉ phí
phẩm, hàng hoá, cung cắp dịch vụ bao gồm các chỉ phí chào hàng, giới thiệu hàng là các chỉ phí thực tế phát sinh trong quá tình bán sản
sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chỉ phí bảo hành sản
phẩm, hàng hoá, chỉ phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển,
Cụ thể chỉ phí bán hàng bao gồm các chỉ phí sau: Chỉ phí tiền lương và
các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng; chỉ phí vật liệu, dụng eụ đùng cho hoạt động bán hàng; chỉ phí khấu hao TSCĐ; chỉ phí dich vụ mua
ngoài và các chỉ phí bằng tiền khác Kiểm soát chỉ phí bán hàng chính là kiểm soát các chi phi nay
Các sai phạm liên quan đến chỉ phí bán hàng như thất thoát về tiền
lương, lượng mua các khoản hàng hóa, chỉ phí dịch vụ mua ngoài; sử dụng không hiệu quả các khoản chỉ phí Marketing
Mục tiêu kiểm soát chỉ phí bán hàng:
Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được đo bằng kết quả của hoạt động tiêu thụ hàng hóa Chỉ phí bán hàng phát sinh ở nhiều hoạt động nên để xây ra thất thoát Do đó doanh nghiệp cần quản lý tốt chỉ
phí bán hàng để đảm bảo mục tiêu doanh thụ, lợi nhuận đã đặt ra Thi tuc kiếm soát: ~ Kiểm soát về tiền lương “Thủ tục kiểm soát của khâu này được thiết kể tùy thuộc vào hình thức
tính lương của đơn vị Nếu lương được tính theo thời gian thì việc kiếm soát
cần được chú trọng ở khâu chấm công Nếu lương được tính theo kết quả bán
hàng thì việc kiểm soát cằn chú trọng ở khâu tập hợp số lượng hàng hóa tiêu thụ hoặc doanh thu bán hàng,
Trình tự thủ tục kiểm soát chỉ phí tiền lương bán hàng tương tự như:
Trang 35-Kiểm soát chỉ phí vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng, hàng hóa khác
Việc kiểm soát chỉ phí này được thể hiện qua hai giai đoạn: giai đoạn
mua vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng nhập kho và giai đoạn xuất vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng cho hoạt động bán hàng
+ Kiểm soát quá trình mua vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ đùng nhập kho: Để kiểm soát chặt chẽ quá trình mua hàng hóa cần có sự tham mưu đầy đủ của các bộ phận liên quan trong việc kiểm tra, kiểm soát và quản lý thực
hiên nghiệp vụ như: bộ phân bán hàng, bộ phân cung ứng (Phòng kinh doanh), bộ phận xét duyệt (thường là Giám đốc) bộ phận kho và bộ phân kế
toán
Bộ phận bán hàng: căn cứ vào kế hoạch bán hàng, đơn đặt hàng hoặc thực tế bán hàng kết hợp với tồn kho hàng hóa (do bộ phận kho cung cắp) sẽ lập Phiếu yêu cầu mua hàng hóa chuyển cho bộ phận mua hàng Phiếu yêu cầu mua hàng
hóa phải có chữ ký của trưởng bộ phận bán hàng và do trưởng bộ phận này hoàn
toàn chịu trách nhiệm về yêu cầu hàng hóa Phiếu yêu cầu mua hàng hóa cần thể hiện đầy đủ các yếu tố của hàng hóa cần mua như: chủng loại số lượng, chất lượng, tiêu chuẩn
'Bộ phận cung ứng: sau khi nhận Phiếu yêu cầu mua hàng hóa sẽ
lại lượng hàng hóa trong kho, từ đó xem số hàng hóa đề nghị mua có hợp lý hay không Sau đó, bộ phận cung ứng sẽ liên hệ với các nhà cung cấp để so
mưa
sánh các điều kiện mua hàng với nhau, từ đó tìm ra nhà cung cấp tối ưu nhất
và tham mưu cho Giám đốc Khi hàng hóa về đến đơn vị, căn cứ hóa đơn của
người bán, lập phiều nhập kho chuyển xuống bộ phận kho
Bộ phận xét duyệt: Giám đốc sẽ quyết định chọn nhà cung cấp từ sự
Trang 36Bộ phận kho: nhận hàng hóa khi hàng hóa được chuyển đến cho đơn vị
Khi nhận, bộ phận này phải kiểm tra chủng loại, số lượng, chất lượng của
hàng hóa sau đó ký nhận trên phiếu nhập kho
Bộ phận kế toán: căn cứ vào hóa đơn của người bán, phiếu nhập kho (đã có ký nhận của bộ phận kho), hợp đồng kinh tế để kiểm tra, đối chiếu về giá cä và thực hiện việc ghỉ số kế toán
Nhằm ngăn ngừa các sai sót, gian lận xảy ra trong quá trình mua hàng hóa, các bộ phân nói trên phải độc lập với nhau Bộ phận cung ứng không thể
đồng thời là người xét duyệt, bộ phận kho không thẻ đồng thời là bộ phận mua hàng, bộ phận kế toán không thể đồng thời là thủ kho Ngoài ra, các
chứng từ phát sinh trong quá trình này cần có đầy đủ chữ ký của các bộ phận có liên quan
+ Kiểm soát quá trình xuất kho vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng, hàng
hóa khác cho hoạt động bán hàng
“Thông thường quá trình này liên quan đến các bộ phận gồm: bộ phận
bán hàng, bộ phận xét duyệt, bộ phân kế toán và kho
'Bộ phận bán hàng: căn cứ vào nhu cầu phục vụ hoạt động bán hàng, bộ phận bán hàng sẽ lập Phiếu đề nghị cấp vật tư chuyển đến cho bộ phận xét duyệt phê duyệt Trên Phiếu đề nghị cấp vật tư thể hiện đầy đủ các nội dung:
lý do cất
Bộ phận xét duyệt: xem xét lý do cấp, yêu cầu cấp vật tư trên Phiếu đề định mức hoặc kế hoạch của đơn vị đề duyệt chủng loại vật tư cẵn cắp, số lượng, quy cách nghị cấp vật tư, đối chiếu vụ
đồng ý cho cắp hay không
Bộ phận kế toán: căn cứ vào Phiếu đề nghị cấp vật tư đã được duyệt, kế
toán lập Phiếu xuất kho có 03 liên và chuyển lại cho bộ phận xét duyệt để ký cho xuất kho, sau đó chuyển đến bộ phận kho
Trang 37phận bán hàng Bộ phận bán hàng sau khi nhận đầy đủ vật tư sẽ ký nhận trên
Phiếu xuất kho Lúc này Phiếu xuất kho sẽ làm căn cứ cho việc ghi thẻ kho và
số kế toán của kế toán
~Kiểm soát chỉ phí khấu hao tài sản cố định
Khác với các chỉ phí thông thường, chỉ phí khẩu hao là một chỉ phí ước tính Việc xác định chỉ phí khẩu hao hàng kỳ không phải là chỉ phí thực tế mà
là sự ước tính của kế toán về mức độ hao mòn của TSCĐ Chỉ phí khấu hao được xác định căn cứ vào các yếu tố: nguyên giá TSCĐ, thời gian tính khấu hao và phương pháp tính khấu hao Do đó, để kiểm soát chỉ phí khấu hao, cần
thiết phải kiểm soát các yếu tổ này
~ Đối với nguyên giá TSCĐ: TSCĐ thường có giá trị lớn, việc mua
m,
đầu tư xây dựng TSCĐ không đúng hay không phù hợp ảnh hưởng rất lớn đi hoạt động của đơn vị Do vậy, thủ tục kiểm soát đối với việc mua sắm, đầu tư
xây dựng TSCĐ cần được thiết kế rất chặt chẽ Đơn vị cần quy định rõ thẩm quyền của từng cắp quản lý đối với việc phê chuẩn nghiệp vụ mua sắm, đầu tư
xây dựng TSCD, tách biệt chức năng phê chuẩn với bảo quản tài sản, chức năng mua tài sản với chức năng thanh toán, chức năng quản lý tài sản với chức
năng ghi số kế toán
- Đối với thời gian và phương pháp tính khẩu hao: cần theo đúng quy
định hiện hành
~ Kiểm soát chỉ phí dịch vụ mua ngoài và các chỉ phí bằng tiền khác Bộ phận bán hàng khi có nhu cẩu chỉ tiêu, lap pl
bộ phận kế toán, bộ phận kế toán đối chiếu với kế hoạch chỉ tiêu xác nhận các
u để nghị chỉ tiêu, gửi khoản chỉ phù hợp, chuyển bộ phận xét duyệt phê duyệt
“Tùy vào các nội dung chi phí cụ thẻ, các bộ phận có thể tạm ứng trước tiền
hoặc được chỉ tiền sau khi thực hiện Người thực hiện báo cáo hoạt động chỉ
Trang 38hợp lệ của bộ chứng từ cho lập phiều chỉ hoặc séc chỉ trình bộ phận xét duyệt ký duyệt
“Thủ quỹ thanh toán tiền cho bộ phận bán hàng và yêu cầu ký xác nhận vào phiếu chỉ hoặc séc
Bộ phận kế toán tập hợp các chứng từ phát sinh liên quan, kiểm tra các lung trên chứng từ, ghỉ số chỉ tiết, số tổng hợp
“Thực hiện nguyên tắc phân công, phân nhiệm giữa kế toán, thủ quỹ,
người thực hiện và người duyệt chỉ
e Kiểm soát chỉ phí quản lý doanh nghiệp
Chỉ phí quản lý doanh nghiệp là những chỉ phí để thực hiện công tác
quản lý kinh doanh gồm các chỉ phí về lương nhân viên bộ phận quản lý
doanh nghiệp (Tiền lương, mg, các khoản phụ cấp, ); bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn của nhân viên quản lý doanh nghiệp;
chỉ phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp; tiền thuê đất, thuế môn bài; khoản lập dự phòng phải thu
khó đòi; địch vụ mua ngoài (Điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản,
cháy nổ .): chỉ phí bằng tiền khác (Tiếp khách, hội nghị khách hàng ) Đây là những chỉ phí thời kỳ và thường có tỉ trọng lớn, nhiều biến động nên dé xay ra thất thoát
Mục tiêu kiểm soát: Kiểm soát tốt chỉ phí quản lý doanh nghiệp sẽ làm
rõ trách nhí
của từng trung tâm quản lý chỉ phí và biến động của mỗi loại chỉ phí đối với tổng chỉ phí Như vậy sẽ đánh giá được năng lực sử dụng tài
sản cố định và năng lực quản lý của doanh nghiệp
“Thủ tục kiểm soát: Tương tự như thủ tục kiểm soát chỉ phí bán hàng
1.3.4 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chỉ phí
Trang 39xuyên theo tháng hoặc quí Như vậy cần tổ chức thông tin kế toán phù hợp,
thể hiện qua các nội dung sau:
“Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán: sử dụng những chứng từ đã được
quy định của Nhà nước trong kế toán tài chính đồng thời kết hợp thiết kế một số chứng từ kế toán cẩn thiết để phản ánh các nội dung thông tin thích hợp yêu cầu và mục đích của quản trị nội bộ như các chứng từ trung gian để tổng hợp định mức các chỉ phí vật liệu, nhân công và sản xuất chung để tập hợp chỉ phí theo từng đối tượng
-Thiết kế hệ thống tài khoản kế toán chỉ tiết phục vụ cho công tác kế
toán chỉ phí
'Trên cơ sở hệ thông tài khoản của kế toán tài chính cằn xây dưng một hệ
thống tài khoản chỉ tiết để tập hợp, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho
“quản trị nội bộ một cách khoa học
~Cải tiến và hoàn thiện phương pháp xác định và phân bỗ chỉ pk
trước
hết phải tổ chức xây dựng hoàn chinh hệ thống các định mức chỉ phí mang tính tiên tiến dé phục vụ cho việc lập kế hoạch, kiểm tra và đánh giá quá trình
hoạt động của doanh nghiệp Khi có định mức chỉ phí cẳn phải lập dự toán chỉ
phí sản xuất như: dự tóan chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chỉ phí nhân công trực tiếp, dự toán chỉ phí sản xuất chung
1.3.5 Phân tích tình hình thực hiện dự toán chỉ phí
Doanh nghiệp cần phân tích tình hình biển động của chỉ phí kinh doanh
càng sớm càng tốt để có thể xác định được khả năng, các nguyên nhân tác
động đến sự tăng, giảm chỉ phí thực tế so với chỉ phí dự toán Từ đó đề ra các biện pháp, cách thức điều chỉnh cho phù hợp với tình hình sản xuất kinh
doanh Doanh nghiệp cần phân tích biến động của một số loại chỉ phí sau
Phân tích biến động chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp
Trang 40vật liệu thực tế khác với định mức chi phí nguyên vật liệu thì ta gọi mức
chênh lệch đó là biến động chi phí nguyên vật liệu Sự biến động này gồm cả
biến động về giá và biển động về lượng
“Trong thực tế, sự biến động giá phụ thuộc vào cả nguyên nhân khách quan (quan hệ cung cầu thay đổi trên thị trường, sự thay đổi chính sách của
Nhà nước, ) và nguyên nhân chủ quan (chọn chất lượng hàng mua, phương,
pháp tính trị giá nguyên liệu xuất kho ) Biến động về lượng nguyên vật
liệu sử dụng phụ thuộc vào trình độ quản lý nguyên vật liệu, tay nghề của
công nhân trực tiếp sản xuất, tình trạng hoạt động của máy móc thiết bị Sự phân tích các biến động nói trên phải được tiến hành càng sớm càng tốt, nhằm phát kịp thời những bắt hợp lý để điều chỉnh nhằm tìm ra
nguyên nhân và đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả chỉ phí
nguyên vật liệu
'Phân tích biến động chi phí lao động trực tiếp
Chi phí lao động trực tiếp là một loại biển phí, vì vậy việc phân tích các
biến động của nó cũng dùng mô hình chung về phân tích biến động biến phí Biến động chỉ phí lao động trực tiếp có thể chỉ tiết hóa như sau:
~ Biến động năng suất lao động động thời gian nhàn rối động đơn giá tiền lương
Biến động năng suất phụ thuộc vào công nhân phải mắt thời gian sản xuất nhiều hay ít hơn so với định mức Nhà quản lý cần đặc biệt quan tâm về biến động năng suất bắt lợi, và xác định rõ người chịu trách nhiệm và lý do vì sao thời gian sản xuất lại kéo dài Năng suất lao động tăng hay giảm có thể
thường do ảnh hưởng của các nguyên nhân