Tổng quan về chức năng dự báo và hoạch định kế hoạch trong quản lý

PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý do nghiên cứu - Lý do khách quan: Hoạt động của doanh nghiệp dù là lớn hay nhỏ, dù là đang hoạt động trong lĩnh vực nào, đang trở nên ngày càng quan trọng đối với quá trình phát triển của các doanh nghiệp nước ta nói riêng và của thế giới nói chung, đặc biệt là trong giai đoạn hội nhập kinh tế mở Vì thế, việc dự báo và hoạch định kế hoạch trong doanh nghiệp đóng một vai trò quan trọng, là kim chỉ nam để mang đến thành công cho doanh nghiệp 2 Mục đích nghiên cứu : Nghiên cứu này được thực hiện với mục đích sau: - Tìm hiểu về dự báo và hoạch định kế hoạch và tầm quan trọng của nó trong quản lý hiệu quả - Cung cấp thông tin tốt nhất để dự đoán, lập kế hoạch và đưa ra quyết định hiệu quả trong môi trường thay đổi - Nhằm tối ưu hóa sự sử dụng tài nguyên, định hình chiến lược và khuyến khích sự phát triển và đổi mới 3 Phạm vi nghiên cứu Trong nhiều lĩnh vực như: sản xuất, tài chính, nguồn nhân lực, tiếp thị, quản lý chuỗi cung ứng,… 4 Phương pháp thu thập dữ liệu Trong quá trình nghiên cứu nhóm chúng tôi đã dùng những phương pháp sau: • Phương pháp nêu câu hỏi nghi vấn • Phương pháp thu thập dữ liệu • Phương pháp thống kê và so sánh • Phương pháp phân tích • Phương pháp đưa ra kết luận 5 Bố cục đề tài nghiên cứu: Đề tài gồm 3 phần chính: Phần 1:PHẦN MỞ ĐẦU bao gồm các nội dung sau đây: 1 Lý do nghiên cứu 2 Mục đích nghiên cứu 3 Phạm vi nghiên cứu 4 Phương pháp nghiên cứu 5 Bố cục của đề tài Phần 2: PHẦN NỘI DUNG NGHIÊN CỨU CHÍNH Gồm 3 chương: Chương I: Tổng quan về chức năng dự báo và hoạch định kế hoạch trong quản lý 1 Dự báo trong quản lý 2 Hoạch định kế hoạch trong quản lý 3 Liên kết giữa Dự báo và Hoạch định Kế hoạch Chương II: Liên hệ thực tế Phần 3: KẾT LUẬN CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CHỨC NĂNG DỰ BÁO VÀ HOẠCH ĐỊNH KẾ HOẠCH TRONG QUẢN LÝ Trong một thế giới đầy biến động và cạnh tranh, quản lý là một nghệ thuật và khoa học đòi hỏi sự sáng tạo, nhạy bén và chiến lược Để có thể quản lý một tổ chức thành công, không chỉ cần có kỹ năng lãnh đạo, giao tiếp và giải quyết vấn đề, mà còn cần có khả năng dự báo và hoạch định kế hoạch định Dự báo và hoạch định kế hoạch định là hai chức năng quan trọng trong quản lý, liên quan đến việc nhìn xa trông rộng, phân tích tình huống, đưa ra quyết định và thực thi hành động 1.Dự báo trong quản lý 1.1 Khái niệm dự báo trong quản lý Dự báo trong quản lý là một hoạt động quan trọng để giúp các nhà quản lý ra những quyết định hợp lý và hiệu quả cho tương lai của doanh nghiệp Dự báo có thể được hiểu là khoa học và nghệ thuật dự đoán các sự kiện, hiện tượng, nhu cầu, xu hướng trong tương lai trên cơ sở phân tích các dữ liệu và thông tin về tình hình hiện tại và quá khứ Dự báo có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, như phương pháp dự báo (định tính hoặc định lượng), thời gian dự báo (ngắn hạn, trung hạn hoặc dài hạn), mục đích dự báo (sản xuất, kinh doanh, tài chính, nhân sự, chiến lược…) và đối tượng dự báo (sản phẩm, dịch vụ, thị trường, ngành, khu vực…) 1.2 Vai trò của dự báo trong quản lý: Dự báo trong quản lý là một hoạt động rất quan trọng để giúp các nhà quản lý có thể dự đoán và ứng phó với các thay đổi, biến động và cơ hội trong môi trường kinh doanh Dự báo giúp các nhà quản lý có được những thông tin chính xác, khoa học và hệ thống để ra những quyết định hợp lý và hiệu quả cho tương lai của doanh nghiệp Một số tầm quan trọng của dự báo trong quản lý là: Tăng doanh thu và lợi nhuận: Dự báo giúp các nhà quản lý dự đoán được nhu cầu của khách hàng, xu hướng của thị trường, cơ hội kinh doanh và cạnh tranh để có thể ra những chiến lược tiếp thị, sản xuất và phân phối phù hợp Dự báo cũng giúp các nhà quản lý xác định được thời điểm ra mắt sản phẩm hoặc dịch vụ mới, giá cả và khuyến mãi để tăng doanh số bán hàng và doanh thu Giảm chi phí và rủi ro: Dự báo giúp các nhà quản lý ước tính được chi phí định kỳ, nguồn lực cần thiết, ngân sách và dòng tiền để có thể phân bổ và kiểm soát hiệu quả Dự báo cũng giúp các nhà quản lý dự phòng được các rủi ro có thể xảy ra trong tương lai, như thiếu hàng, tồn kho, mất khách hàng, biến động kinh tế, thiên tai… để có thể phòng tránh hoặc giảm thiểu thiệt hại Nâng cao hiệu suất và chất lượng: Dự báo giúp các nhà quản lý cải thiện được các quy trình và công nghệ để nâng cao năng suất và chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ Dự báo cũng giúp các nhà quản lý đánh giá được kết quả hoạt động của doanh nghiệp so với kỳ vọng và tiêu chuẩn để có thể điều chỉnh và cải tiến liên tục 1.3 Phương pháp dự báo *Phương pháp dự báo định tính Dự báo định tính là một phương pháp dự báo không dựa trên dữ liệu số mà dựa trên kinh nghiệm, phán đoán và ý kiến của các chuyên gia, nhân viên bán hàng, khách hàng hoặc các nhóm người có liên quan Phương pháp này thường được sử dụng khi không có đủ dữ liệu quá khứ, khi có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến biến số cần dự báo, hoặc khi muốn điều chỉnh kết quả dự báo bằng các phương pháp định lượng Phương pháp này có nhiều loại khác nhau, tùy theo chuyên gia và cách kết hợp thông tin Một số ví dụ về dự báo định tính là: Dự báo doanh số của công ty trong quý tới bằng cách lấy ý kiến của ban điều hành, người bán hàng và khách hàng Dự báo xu hướng công nghệ trong tương lai bằng cách sử dụng phương pháp điều tra người tiêu dùng, tức hỏi trực tiếp hoặc qua điện thoại, internet về sở thích, nhu cầu và kỳ vọng của họ Dự báo tình hình kinh tế trong năm tới bằng cách sử dụng phương pháp ý kiến chuyên gia, tức mời các nhà kinh tế học, nhà nghiên cứu, nhà quản lý đưa ra nhận định và dự đoán của mình - Ưu điểm: +Phương pháp dự báo định tính tiên đoán được những thay đổi trong mối quan hệ, môi trường hoạt động và các xu hướng mới của thị trường +Phương pháp dự báo định tính kết hợp các nguồn tư liệu phong phú bao gồm: trực giác, kinh nghiệm và phán đoán chuyên môn của các đối tượng nghiên cứu +Phương pháp dự báo định tính linh hoạt và nhanh chóng, có thể thích ứng với các tình huống khác nhau và không cần có dữ liệu quá khứ +Phương pháp dự báo định tính giúp làm rõ được các yếu tố về hành vi, thái độ, nhu cầu và thị hiếu của khách hàng - Nhược điểm: +Phương pháp dự báo định tính có tính chủ quan cao, có thể bị ảnh hưởng bởi sự thiên vị, lạc quan hoặc bi quan của người dự báo +Phương pháp dự báo định tính khó kiểm tra được độ chính xác và tin cậy, vì không có cơ sở dữ liệu để so sánh và đánh giá +Phương pháp dự báo định tính không thể áp dụng cho các dự báo dài hạn hoặc cho các thị trường mới, vì không có đủ thông tin và kinh nghiệm để dựa vào +Phương pháp dự báo định tính có thể bỏ qua một số yếu tố quan trọng hoặc không xem xét được những thay đổi trong mối quan hệ, môi trường hoạt động và xu hướng mới của thị trường *Phương pháp dự báo định lượng Phương pháp dự báo định lượng là một phương pháp dự báo dựa trên số liệu quá khứ, những số liệu này giả sử có liên quan đến tương lai và có thể tìm thấy được Phương pháp này sử dụng các mô hình toán học, lý thuyết hoặc các giả thuyết liên quan đến hiện trường thực tế để đo lường, kiểm tra sự liên quan giữa các biến số dưới dạng thống kê Phương pháp này cũng giúp tổng quát hóa kết quả nghiên cứu thông qua phân phối mẫu đại diện Phương pháp này thường được sử dụng trong các lĩnh vực như tâm lý học, kinh tế học, xã hội học, tiếp thị, y tế cộng đồng, khoa học toán học, v.v… Một số ví dụ về các dạng nghiên cứu định lượng là: Phương pháp sử dụng ví dụ: Mô hình này giúp kiểm soát thử nghiệm hoặc thao tác các biến độc lập nhằm đo lường ảnh hưởng của nó lên một biến phụ thuộc Ví dụ: Nghiên cứu ảnh hưởng của chất béo trong thức ăn lên cân nặng của chuột Khảo sát nhóm: Phương pháp này đặt câu hỏi cho một nhóm người trực tiếp, qua điện thoại hoặc trực tuyến Bạn có thể dùng bảng câu hỏi với thang điểm phù hợp để đánh giá về vấn đề đang nghiên cứu Ví dụ: Bạn phân tích trải nghiệm của những sinh viên quốc tế về sốc văn hóa, bạn có thể phát bảng câu hỏi cho họ rồi thực hiện khảo sát - Ưu điểm: Phương pháp dự báo định lượng có tính khách quan cao, vì dựa trên những dữ liệu có thể kiểm chứng được +Phương pháp dự báo định lượng có tính khái quát cao, độ tin cậy và tính đại diện của kết quả nghiên cứu định lượng khá cao +Phương pháp dự báo định lượng mất ít thời gian hơn để quản lý quá trình khảo sát Ta có thể tận dụng công nghệ để thực hiện nghiên cứu này, đôi khi câu trả lời chỉ cần thu thập được bằng một cú nhấp chuột +Phương pháp dự báo định lượng có thể áp dụng cho các dự báo ngắn hạn, trung hạn và dài hạn, cho các thị trường cũ hoặc mới +Phương pháp dự báo định lượng có thể sử dụng nhiều kỹ thuật khác nhau như: dự báo sơ bộ, bình quân di động, bình quân di động có quyền số, phân tích xu hướng, phân tích chu kỳ, phân tích mùa vụ, phân tích ngẫu nhiên, hồi quy tuyến tính, hồi quy phi tuyến, mô hình Box-Jenkins, v.v… - Nhược điểm của phương pháp dự báo định lượng: +Phương pháp dự báo định lượng đòi hỏi nguồn số liệu dồi dào trong quá khứ, nếu không có đủ dữ liệu hoặc dữ liệu không chính xác thì kết quả dự báo sẽ không tin cậy +Phương pháp dự báo định lượng khó áp dụng cho các trường hợp có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến biến số cần dự báo, hoặc khi có những thay đổi đột ngột trong môi trường hoạt động +Phương pháp dự báo định lượng có thể bỏ qua một số yếu tố quan trọng không thể đo lường được bằng số liệu, như sự hiểu biết, ý kiến và kinh nghiệm của các chuyên gia, nhân viên bán hàng, khách hàng hoặc các nhóm người có liên quan +Phương pháp dự báo định lượng có thể gặp khó khăn trong việc chọn mô hình và kỹ thuật phù hợp cho từng trường hợp cụ thể, cũng như trong việc xác định các thông số và giả thiết cho mô hình 1.4 Quá trình dự báo trong quản lý Bước 1: Xác định mục đích dự báo: Kết quả dự báo sẽ được sử dụng như thế nào trong việc đưa ra quyết định Thống nhất giữa người tiến hành dự bá và người sử dụng kết quả dự báo Bước 2: Xác định đối tượng và khoảng thời gian dự báo: + Xác định đối tượng hay biến dự báo cụ thể (đo bằng gì) + Phạm vi (một sản phẩm hay nhóm sản phẩm, thị trường trong nước hay xuất khẩu) + Dự báo ngắn hạn, trung hạn hay dài hạn Bước 3: Lựa chọn phương pháp dự báo: Việc chọn phương pháp dự báo tuỳ thuộc vào các tiêu chí sau: + Dạng phân bố của dữ liệu + Số lượng quan sát sẵn có + Độ dài của thời đoạn dự báo Bước 4: Thu thập và phân tích dữ liệu: +Chất lượng dự báo phụ thuộc vào chất lượng của dữ liệu +Dữ liệu có thể thu thập từ các nguồn nội bộ hoặc bên ngoài +Chuyển đổi dữ liệu tương thích với yêu cầu của mục đích nếu có đầy đủ cơ sở Bước 5: Tiến hành dự báo: Sau khi chọn được phương pháp dự báo, tiến hành dự báo theo phương pháp đó Có trường hợp phải kết hợp cả hai phương pháp Trình bày rõ ràng, dù là văn bản hay truyền đạt Không cần phải quá phức tạp hoá kết quả bằng các công thức thuật toán phức tạp Bước 6: Kiểm chứng kết quả và rút kinh nghiệm: Liên tục theo dõi, so sánh kết quả dự báo với giá trị thực tế Thay đổi phương pháp khi cần Liên hệ giữa dự báo và quá trình ra quyết định Trong quản lí, dự báo và ra quyết định có mối liên hệ chặt chẽ với nhau Dự báo giúp chúng ta có cái nhìn trước về tương lai và đánh giá các tình huống có thể xảy ra Từ đó, chúng ta có thể đưa ra quyết định phù hợp để đạt được kết quả tốt nhất Quyết định, trong khi đó, là quá trình lựa chọn một hành động cụ thể để đạt được mục tiêu Dự báo cung cấp thông tin cần thiết để đưa ra quyết định thông minh và hiệu quả Tuy nhiên, quyết định cuối cùng vẫn phụ thuộc vào sự đánh giá và lựa chọn của con người 2 Hoạch định kế hoạch trong quản lý: 2.1 Khái niệm hoạch định kế hoạch: Hoạch định kế hoạch là định ra mục tiêu, chương trình hành động và các bước đi cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định của hệ thống quản lý Nó bao gồm toàn bộ quá trình từ xác định mục tiêu, các phương pháp, phương tiện để đạt mục tiêu đến tổ chức thực hiện, kiểm tra, đánh giá quá trình thực hiện mục tiêu Mục đích hoạch định kế hoạch là hướng mọi hoạt động của hệ thống vào các mục tiêu để tạo khả năng đạt được mục tiêu một cách hiệu quả và cho phép người quản lý có thể kiểm soát được quá trình thực hiện nhiệm vụ 2.2 Vai trò của hoạch định kế hoạch: Hoạch định trong quản lý là một quá trình quan trọng và cần thiết, có nhiều vai trò và lợi ích cho sự phát triển của tổ chức Dưới đây là một số vai trò của hoạch định trong quản lý: -Hướng dẫn đối tượng hành động: Nó cung cấp một kế hoạch chi tiết cho các bộ phận và cá nhân trong tổ chức về cách họ nên hoạt động để đạt được mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể Điều này giúp đảm bảo sự đồng thuận và hiệu quả trong việc thực hiện công việc - Lập kế hoạch tài nguyên: Hoạch định kế hoạch cho phép tổ chức xác định tài nguyên cần thiết như nguồn nhân lực, tài chính, và vật lý để đảm bảo rằng chúng được sử dụng một cách hiệu quả và tối ưu hóa - Đánh giá và kiểm soát: Khi có một kế hoạch cụ thể, tổ chức có khả năng đánh giá tiến độ và hiệu suất Điều này giúp kiểm soát quá trình và điều chỉnh khi cần thiết để đảm bảo rằng tổ chức tiến theo hướng đúng - Tối ưu hóa sự linh hoạt: Kế hoạch không chỉ cung cấp hướng dẫn rõ ràng, mà còn tạo ra một cơ hội cho sự linh hoạt khi phải đối mặt với thay đổi không mong muốn Tổ chức có thể điều chỉnh kế hoạch một cách nhanh chóng để đáp ứng những thách thức mới - Tạo ra sự tham gia và động viên: Hoạch định kế hoạch có thể tạo ra cam kết và động viên cho nhân viên, vì họ thấy được sự mục tiêu và ý nghĩa trong công việc của họ => Chức năng hoạch định kế hoạch là chức năng quan trọng nhất trong các chức năng quản lý, bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn chương trình hành động trong tương lai của hệ thống.Thực chất của hoạch định kế hoạch là nhằm hoàn thành những mục đích, mục tiêu đặt ra của tổ chức thông qua dự kiến hợp tác chặt chẽ mọi người trong hệ thống 2.3 Quá trình hoạch định kế hoạch trong quản lý: Quá trình hoạch định kế hoạch là một loạt các bước cụ thể được thực hiện bởi tổ chức hoặc quản lý để xây dựng kế hoạch hành động Dưới đây là quá trình hoạch định kế hoạch cơ bản trong quản lý: - Xác định Mục tiêu: Bước đầu tiên là xác định rõ mục tiêu hoặc nhiệm vụ cụ thể mà bạn muốn đạt được Mục tiêu này phải được đặt ra một cách cụ thể, đo lường được, và thời hạn cụ thể - Thu thập Thông tin: Sau khi xác định mục tiêu, bạn cần thu thập thông tin liên quan, bao gồm dữ liệu hiện tại, dự báo về tương lai, và thông tin về tài nguyên có sẵn - Xác định Các Tùy chọn: Dựa trên thông tin thu thập, xác định các tùy chọn khả thi để đạt được mục tiêu Điều này có thể bao gồm việc xác định các chiến lược, phương pháp, và kế hoạch hành động khác nhau - So sánh và Đánh giá Các Tùy chọn: Đánh giá và so sánh các tùy chọn dựa trên các tiêu chí như khả năng thực hiện, chi phí, hiệu quả, và rủi ro Điều này giúp bạn lựa chọn tùy chọn tốt nhất để thực hiện - Xây dựng Kế hoạch Hành động: Bước này là việc thực hiện kế hoạch theo lịch trình đã đề ra Tài nguyên được sử dụng và các hoạt động thực hiện theo kế hoạch - Triển khai và Thực hiện: Bước này là việc thực hiện kế hoạch theo lịch trình đã đề ra Tài nguyên được sử dụng và các hoạt động thực hiện theo kế hoạch - Đánh giá và Điều chỉnh: Theo dõi tiến trình thực hiện kế hoạch và đánh giá hiệu suất Nếu cần, điều chỉnh kế hoạch để đảm bảo tiến độ và hiệu quả - Hoàn thiện Kế hoạch: Khi hoàn thành mục tiêu, hoặc khi có sự thay đổi trong môi trường hoặc mục tiêu, bạn cần xem xét và cập nhật kế hoạch theo tình hình mới - Báo cáo và Phân phối thông tin: Thông tin về kế hoạch và tiến độ thường cần được báo cáo và chia sẻ với các bên liên quan trong tổ chức 3 Liên kết giữa Dự báo và Hoạch định Kế hoạch Dự báo và hoạch định kế hoạch là hai chức năng quản lý quan trọng, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau Dự báo là quá trình ước tính hoặc dự đoán các sự kiện, xu hướng