Quản trị trong thời kỳ bất ổn bạn đã chuẩn bị để trở thành một nhà quản trị

Theo Peter Drucker, nhà lý thuyết quản trị có uy tín hiện được xem là có công rất lớn trong việc phát triển các học thuyết về quản trị hiện đại thì ông đã khai thác ra 5 nhiệm vụ mà một

CHƯƠNG 1: QUẢN TRỊ TRONG THỜI KỲ BẤT ỔN Là chương đầu tiên của sách Kỷ Nguyên Mới Của Quản Trị của Richard L.Draft Với bối cảnh đầy biến động như hiện nay cùng với sự bùng nổ công nghệ 4.0 đã dẫn đến những cơ hội giao lưu, hội nhập quốc tế về văn hóa, chính trị, xã hội, lao động, con người,…Điều đó khiến cho thế giới thay đổi rất nhanh chóng và có tác động đến môi trường trong nước Từ đó ảnh hưởng đến chức năng quản trị của các doanh nghiệp, tổ chức trong thời kì biến động đầy bất ổn Chương này gồm có 10 mục lớn; trong đó có 8 mục đầu tiên liên quan đến những khái niệm, lý thuyết cần nắm, 2 mục còn lại sẽ là các mục bổ trợ cho 8 mục trên về các lưu ý thực tế để ta có thể áp dụng một cách tốt nhất 1 Bạn đã chuẩn bị để trở thành một nhà quản trị ? Mở đầu là một bài kiểm tra nhỏ để giúp ta nhận thấy được những thứ tự ưu tiên mà mình có để thích ứng với nhu cầu đặt ra cho các nhà quản trị ngày nay và với “cách tính điểm và giải thích” ta có thể tự đánh giá xem mình đã chuẩn bị trở thành một nhà quản trị hay chưa Qua đó đúc kết ra kinh nghiệm rằng, ưu tiên cao nhất của nhà quản trị chính là sự tương tác với con người, có năng lực, kĩ năng thiết lập mối quan hệ với người khác để mở rộng mối quan hệ với bên trong và bên ngoài tổ chức 2 Tại sao đổi mới là một vấn đề quan trọng ? Chính vì môi trường thế giới biến động rất nhanh chóng nên các công ty cần phải trở nên linh hoạt và nhạy bén trong công cuộc đổi mới để mà đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, của thị trường trao đổi, mua bán hàng hóa Đổi mới là một vấn đề quan trọng bởi vì nếu không đổi mới thì sẽ không có một công ty nào có thể hoạt động trường tồn mãi mãi với thời gian cả; không đổi mới thì mẫu mã hàng hóa, sản phẩm sẽ dần bão hòa theo thời gian và không còn phù hợp với nhu cầu thị hiếu của khách hàng nữa Điều đó sẽ đem đến những bất lợi xấu cho tổ chức, doanh nghiệp Chính vì thế mà để đạt được thành công về phương diện dài hạn thì vấn đề đổi mới trở nên rất quan trọng Ví dụ: Biti’s được biết đến là nhãn hàng chuyên sản xuất giày dép nổi tiếng tại Việt Nam Khi thời gian qua đi, sự gia nhập của nhiều nhãn hàng giày dép nổi tiếng trên thế giới: Adidas, Nike… với nhiều mẫu mã đẹp, độc đáo Trong khi đó, Biti’s lại là nhãn hàng chú trọng đến chất lượng sản phẩm, với phương châm “ăn chắc, mặc bền” Song vì mẫu mã không đa dạng nên giới trẻ dần chuyển sang sử dụng những sản phẩm giày dép thời trang hơn, điều đó khiến cho sản phẩm của Biti’s trở nên bão hòa và không còn phù hợp với xu thế thị trường nữa Cũng chính vì thế, Biti’s đã tiến hành đổi mới hàng hóa cho ra đời con Biti’s Hunter vào cuối năm 2016, cùng với sự góp mặt vào MV ca nhạc của Sơn Tùng M-TP và Soobin Hoàng Sơn đã giúp cho Biti’s có bước chuyển mình đầy ấn tượng và tái định vị thương hiệu thành một nhãn hàng thu hút giới trẻ https://advertisingvietnam.com/diem-lai-kho-chien-dich-thanh-cong-cua-bitis-tu- thuong-hieu-lau-doi-thanh-ngua-o-sang-tao-p20771 3 Định nghĩa về quản trị Trước khi tìm hiểu về chức năng cảu quản trị thì, chúng ta cần phải hiểu rõ hơn khái niệm về quản trị Theo Peter Drucker, nhà lý thuyết quản trị có uy tín hiện được xem là có công rất lớn trong việc phát triển các học thuyết về quản trị hiện đại thì ông đã khai thác ra 5 nhiệm vụ mà một nhà quản trị giỏi cần làm để vận hành tổ chức : thiết lập mục tiêu, tổ chức, động viên và truyền thông, đo lường, phát triển con người Từ đó mà người ta đúc kết ra định nghĩa về quản trị - Quản trị là quá trình làm việc với con người và thông qua con người nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức trong môi trường luôn biến động - Quản trị bao gồm toàn bộ các hoạt động hướng tới việc đạt được mục tiêu của tổ chức theo cách có hiệu quả và năng suất cao thông qua hoạt động hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức Bản chất của hoạt động quản trị là chủ thể tác động đến đối tượng (khách thể) trong một tình huống nhất định để đạt được cái mục tiêu, mong đợi, kỳ vọng chung cảu tổ chức 4 Các chức năng của quản trị Đây là tập hợp nhiều công việc quản trị có cùng tính chất do phân công và chuyên môn hóa lao động trong hoạt động quản trị tạo ra Để đạt được mục tiêu chung của tổ chức thì các nhà quản trị cần phải thực hiện bốn chức năng: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát Bốn chức năng sau đây sẽ góp phần hỗ trợ cho nhà quản trị có thể thực hiện được công việc của mình một cách tốt nhất - Hoạch định: là tiến trình thiết lập mục tiêu và quyết định cách thức để thực hiện mục tiêu - Tổ chức: Sau khi hoạch định xong, tổ chức sẽ xây dựng lên kế hoạch và với từng công ty, tổ chức kế hoạch quan trọng chính là các kế hoạch chiến lược và căn cứ vào kế hoạch chiến lược đó người ta tiến hành hoạt động tổ chức Theo giáo trình, hoạt động tổ chức thường đi sau hoạch định vì nó phản ánh cách thức mà tổ chức nỗ lực để hoàn thành kế hoạch như thế nào Tổ chức là tiến trình sắp xếp nguồn lực, phân phối các hoạt động của cá nhân và nhóm để thực hiện kế hoạch - Lãnh đạo: là chức năng liên quan đến việc gây ảnh hưởng, truyền thông một cách có hiệu quả đến thành viên để họ thực hiện công việc Nhà quản trị sẽ tạo ra động lực cho cấp dưới, chia sẻ, truyền thông mục đích chung cảu công ty đến toàn thể mọi người trong tổ chức và truyền cảm hứng đến nhân viên và mong muốn họ làm việc với kết quả cao hơn - Kiểm soát: là việc thực hiện giám sát các hoạt động, so sánh kết quả với tiêu chuẩn và điều chỉnh các hoạt động sao cho đạt được kết quả như mong muốn Xét về mối quan hệ giữa các chức năng thì chức năng hoạch định thường liên quan đến nhà quản trị cấp cao; chức năng tổ chức thường liên quan đến nhà quản trị cấp trung; chức năng lãnh đạo thường liên quan đến nhà quản trị cấp cơ sở và chức năng kiểm soát thì liên quan đến toàn bộ cấp bậc Bên cạnh đó, các chức năng quản trị đều mang tầm quan trọng khác nhau tùy thuộc vào từng vị trí của nhà quản trị mà sử dụng từng chức năng một cách hiệu quả đế vận hành tổ chức 5 Thực hiện hoạt động tổ chức Khi đã biết các chức năng của nhà quản trị rồi thì điều ta cần quan tâm đến tiếp theo chính là việc đạt được mục tiêu của tổ chức theo cách thức có hiệu quả và hiệu suất Quản trị rất quan trọng do chính sự quan trọng của bản thân các tổ chức Trong một xã hội với nhiều sự biến đổi thì việc hình thành nên một tổ chức hoạt động mạnh mẽ, đông đảo, cùng hướng đến mục tiêu chung là yếu tố hết sức quan trọng và vô cùng cần thiết Như vậy để xem xét, đánh giá một tổ chức hoạt động có tốt hay không thì ta cần đánh giá thông qua hai khía cạnh là hiệu quả tổ chức và hiệu suất tổ chức - Hiệu quả tổ chức: dùng để đo lường mức độ hoàn thành nhiệm vụ mà tổ chức đề ra hay mức độ thành công trong công việc mà tổ chức nỗ lực thực hiện Gỉa sử như việc chạy quảng cáo trên các trang mạng xã hội về loại sản phẩm nào đó với mục tiêu là kiếm them được 200 khách hàng tiềm năng và kết quả của tháng đó là đã kiếm được 500 khách hàng tiềm năng nên nó được xem như đã có hiệu quả tổ chức - Hiệu suất tổ chức: đánh dấu khả năng thực hiện nhiệm vụ được hướng đến mục tiêu của tổ chức Hay đó chính là nguồn lực mà ta sử dụng để đạt được mục tiêu đề ra Ví dụ, việc chạy quảng cáo của một nhãn hàng với mục tiêu là kiếm được 1000 khách hàng tiềm năng thì họ phải bỏ ra chi phí cho việc chạy quảng cáo thấp hơn so với mục tiêu của nhãn hàng thế nên nhãn hàng đó đã đạt được hiệu suất tổ chức Như vậy thì mục tiêu mà nhà quản trị theo đuổi đó chính là hiệu quả và hiệu suất đồng thời đạt được mức cao nhất trong một tổ chức Từ đó mà đòi hỏi nhà quản trị phải trang bị cho mình những kĩ năng tốt để hoàn thành được trách nhiệm lớn lao của mình trong hoạt động vận hành tổ chức 6 Các kỹ năng quản trị 6.1 Các kỹ năng quản trị Sự thành công của con người không chỉ đến từ may mắn mà nó còn thông qua các hành vi, biểu hiện và cách thức mà con người thực hiện để vươn đến thành công Để thực hiện được các chức năng quản trị trên thì đòi hỏi ở nhà quản trị phải tự trang bị và phát triển các kỹ năng cần thiết để hỗ trợ trong việc đối phó với sự biến đổi của môi trường cũng như sự phức tạp của tổ chức Theo Richard L.Draft, các kỹ năng đó được tập hợp thành ba nhóm chính: kỹ năng nhận thức, kỹ năng quan hệ con người và kỹ năng chuyên môn - Kỹ năng: là khả năng sử dụng các hành vi, năng lực chuyển hóa kiến thức thành hành động nhằm đạt được kết quả mong muốn Như Thomas Edison đã từng nói: Thiên tài chỉ có 1% năng khiếu bẩm sinh, còn 99% là khổ luyện” chính vì thế nên các nhà quản trị cần phải trau dồi kỹ năng của mình thật nhiều hơn nữa để có thể vận hành doanh nghiệp phát triển bền vững với thời gian Sau đây là các kỹ năng mà các nhà quản trị cần phải trang bị cho mình: - Kỹ năng nhận thức: là kỹ năng mà ta có khả năng về mặt tư duy với khả năng phân tích, đánh giá, có khả năng kết nối các dữ kiện, các thông tin lại với nhau, có cái nhìn tổng thể logic để đánh giá trong từng bối cảnh Kỹ năng này rất cần thiết cho các nhà quản trị và đặc biệt quan trọng với những nhà quản trị cấp cao Vì nhiệm vụ của nhà quản trị cấp cao là điều hành, phối hợp các hoạt động chung của doanh nghiệp, có cái nhìn tổng quát, khái quát hóa để đưa ra các quyết định tổ chức doanh nghiệp https://vietnambiz.vn/nha-quan-tri-cap-cao-top-managers-la-gi-ki-nang-cua- nha-quan-tri-cap-cao-20190920120553185.htm#:~:text=Nh%C3%A0%20qu %E1%BA%A3n%20tr%E1%BB%8B%20c%E1%BA%A5p%20cao%20l %C3%A0%20nh%E1%BB%AFng%20nh%C3%A0%20qu%E1%BA%A3n %20tr%E1%BB%8B,cu%E1%BB%91i%20c%C3%B9ng%20c%E1%BB%A7a %20doanh%20nghi%E1%BB%87p - Kỹ năng quan hệ con người: là khả năng làm việc với con người, là khả năng nhà quản trị làm việc thông qua người khác để thực hiện công việc một cách có hiệu quả với tư cách là thành viên của nhóm Kỹ năng đó còn được biểu hiện rõ như việc ta hợp tác làm việc với một người hay một nhóm người khác để đem lại kết quả cao trong công việc Ngoài ra nó còn bao gồm các khả năng động viên, hỗ trợ, thúc đẩy, phối hợp hay giải quyết xung đột trong các mối quan hệ và tạo đông lực cho mọi người làm việc Kỹ năng quan hệ con người là kỹ năng quan trọng đối với nhà quản trị cấp trung Bởi vai trò chính của nhà quản trị cấp trung là trực tiếp quản lý và điều hành công việc của đội ngũ nhân viên hoặc bộ phận cấp cơ sở trong tổ chức https://www.pace.edu.vn/tin-kho-tri-thuc/quan-ly-cap-trung#:~:text=Vai%20tr %C3%B2%20ch%C3%ADnh%20c%E1%BB%A7a%20nh%C3%A0,ti %C3%AAu%20chung%20c%E1%BB%A7a%20t%E1%BB%95%20ch %E1%BB%A9c - Kỹ năng chuyên môn: là kỹ năng chuyên môn thể hiện sự thông hiểu và thông thạo trong việc thực hiện công việc Kỹ năng này bao gồm kỹ năng sử dụng các phương pháp và kỹ thuật cần thiết, kỹ năng và kiến thức đặc thù để con người phát triển trong lĩnh vực hoặc ngành nghề cụ thể Ví dụ: như trong lĩnh vực marketing, để người ta làm việc, thực hiện nhiệm vụ một cách có hiệu quả và năng suất thì đòi hỏi người đó phải có kỹ năng chuyên môn giỏi về lĩnh vực marketing: nghiên cứu thị trường, định vị thương hiệu, hoạch định ngân sách hay kế hoạch chiến lược,…Chính vì thế nên kỹ năng chuyên môn đóng vai trò rất quan trọng cho các nhà quản trị cấp cơ sở Tất cả ba kỹ năng đều quan trọng, song tầm quan trọng tương đối của kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng quan hệ con người và kỹ năng chuyên môn sẽ tùy thuộc vào cấp bậc của các nhà quản trị mà đóng vai trò chính yếu khác nhau Dù vậy thì nhà quản trị vẫn nên duy trì và phát huy cả ba kỹ năng, không nên bỏ đi kỹ năng nào cả Không những thế các nhà quản trị phải tận dụng các kỹ năng linh hoạt nếu không sẽ dễ dẫn đến những sai lầm, thất bại trong việc vận hành, quản lý tổ chức đặc biệt là trong thời kỳ của sự bất ổn hay khủng hoảng 6.2 Khi thất bại trong việc sử dụng các kỹ năng Quả thật trách nhiệm của nhà quản trị đóng vai trò rất lớn trong tổ chức Đặc biệt là trong thời kỳ bất ổn cùng với sự biến đổi nhanh chóng của môi trường thì nhà quản trị cần phải linh động, linh hoạt trong việc sử dụng các kỹ năng quản trị để đảm bảo được lợi ích chung của tổ chức và các đối tượng hữu quan Thế nhưng bất kỳ một ai đều có thể mắc sai lầm, thiếu sót và những khuyết điểm và chính những nhà quản trị-người điều hành, làm việc trong tổ chức cũng không thể nào tránh khỏi Theo nghiên cứu gần đây đã phát hiện ra mười nguyên nhân gây ra sự thất bại của nhà quản trị Trong đó, yếu tố chính yếu dẫn đến sự thất bại của các nhà quản trị là do kỹ năng và thực tiễn truyền thông kém, thiếu kỹ năng quan hệ nên không thể tạo dựng các mối quan hệ làm việc và tương tác tốt với nhân viên, khách hàng, đối tác, kỹ năng và thực tiễn truyền thông kém, không có sự thích ứng giữa con người và công việc, thất bại trong việc định rõ phương hướng hay kỳ vọng quá vào kết quả công việc Chính vì thế, các nhà quản trị nên thực sự nắm rõ các kỹ năng quản trị, trau dồi và phát triển toàn diện các kỹ năng để vận hành tổ chức một cách tốt nhất vì nếu các nhà quản trị không có kỹ năng truyền thông thông tốt thì sẽ không thể nâng cao hiệu quả công việc, nâng cao chất lượng sản phẩm và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng hay không biết lắng nghe ý kiến của nhân viên, không tạo mối quan hệ tốt với nhân viên và khách hàng thì kết quả hoạt động và danh tiếng của toàn bộ tổ chức đều sẽ bị ảnh hưởng 7 Phân loại các nhà quản trị Nhà quản trị là những con người trong tổ chức thực hiện hoạt động hỗ trợ, giám sát và động viên người khác thực hiện công việc và giúp họ hoàn thành được mục tiêu đề ra Trách nhiệm của nhà quản trị vừa liên quan đến công việc vừa liên quan đến con người Thế nhưng, không phải ai trong tổ chức đều là nhà quản trị Chính vì thế, cần xây dựng một hệ thống quản trị gồm nhiều cấp bậc để mỗi cấp bậc khác nhau có thể hoạt động chuyên môn hóa rõ ràng hơn, tập trung vào công việc của mình từ đó giúp cho việc quản trị tổ chức được nâng cao 7.1 Phân loại nhà quản trị theo chiều dọc Đây là hệ thống cấp bậc quản trị được phân chia theo hơi hướng truyền thống và cơ bản Phân loại nhà quản trị theo chiều dọc bao gồm: quản trị cấp cao, quản trị cấp trung và quản trị cấp cơ sở - Nhà quản trị cấp cao: nằm ở trệ đỉnh của hệ thống cấp bậc, chịu trách nhiệm về toàn bộ hành động của tổ chức với các chức danh : chủ tịch hội đồng quản trị, giám đốc cấp cao, tổng giám đốc hay phó giám đốc điều hành Ngoài ra nhà quản trị cấp cao còn chịu trách nhiệm thiết lập mục tiêu của tổ chức, xác định kết hoạch chiến lược, quan tâm đến môi trường bên ngoài và ra quyết định có tầm ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức, có cái “nhìn xa, trông rộng”, chịu trách nhiệm truyền đạt về tầm nhìn và định hình văn hóa công ty giúp cho công ty thực hiện đổi mới cho theo kịp với tốc độ thay đổi của môi trường Nhà quản trị cấp cao thường quan tâm đến những công việc mang tính chiến lược - Nhà quản trị cấp trung: làm việc ở tầng nấc trung gian của tổ chức, chịu trách nhiệm hoạt động của những đơn vị thành viên kinh doanh và thường bao gồm các bộ phận chủ yếu như: trưởng bộ phận, trưởng nghành,… Bên cạnh đó, các nhà quản trị cấp trung còn chịu trách nhiệm triển khai các hoạt động chiến lược tổng thể thành các kế hoạch chiến thuật, quan tâm đến tương lai gần Tuy nhiên, công việc của nhà quản trị cấp trung dần có sự đổi mới, vì để cải thiện hiệu suất thì tổ chức lựa chọn cắt giảm bớt nhà quản trị cấp trung và cắt giảm trung gian trong cơ cấu tổ chức - Nhà quản trị cấp cơ sở: chịu trách nhiệm trực tiếp về hoạt động sản xuất hàng hóa và dịch vụ với chức danh: quản đốc, trưởng dây truyền sản xuất, trưởng bộ phận, trưởng phòng Họ chịu trách nhiệm về các hoạt động của các đội và những nhân viên không giữ chức vụ quản lý Ngoài ra, họ cong thực hiện các quy định và quy trình đạt hiệu suất cao trong sản xuất, cung cấp hỗ trợ chuyên môn và động viên nhân viên Hay nói cách khác đó là các công việc liên quan đến việc vận hành, công việc liên quan đến hoạt động tác nghiệp 7.2 Phân loại nhà quản trị theo chiều dọc Sự khác biệt chủ yếu của công việc quản trị còn xuất hiện theo chiều ngang của tổ chức Khi phân loại các nhà quản trị theo chiều ngang thì liên quan đến chiều phối hợp của công việc, tính hành chính ít hơn Cách phân loại này bao gồm: nhà quản trị chức năng, nhà quản trị theo tuyến, nhà quản trị tham mưu và nhà quản trị điều hành - Nhà quản trị chức năng: chịu trách nhiệm về các bộ phận chuyên về thực hiện một số chức năng chuyên biệt: tài chính marketing, sản xuất, nguồn nhân lực, kế toán, ngân hàng,… - Nhà quản trị theo tuyến: chịu trách nhiệm về các công việc đóng góp trực tiếp cho kết quả đầu ra của tổ chức - Nhà quản trị tham mưu: lãnh đạo các đơn vị chuyên môn, họ sử dụng năng lực chuyên môn để tư vấn và hỗ trợ những người lao động theo tuyến nỗ lực để thực hiện công việc - Nhà quản trị điều hành: chịu trách nhiệm về hoạt động của nhiều bộ phận thực hiện các chức năng khác nhau 8 Những đặc trưng của nhà quản trị 8.1 Các hoạt động của nhà quản trị - Tính đa nhiệm của công việc quản trị: vì nhà quản trị là người đưa ra quyết định cuối cùng song song trong quá trình đó thì họ còn cần thời gian để xét duyệt các phương án khác nhau để đưa ra phương án tốt nhất cho tổ chức Theo một vài nghiên cứu cho thấy, thời gian trung bình để nhà quản trị thực hiện bất kỳ một hoạt động thường nhỏ hơn 9 phút, một số nhà quản trị cơ sở chỉ sử dụng 48 giây để thực hiện bất kỳ một công việc - Tính linh hoạt trong công việc: phần lớn các nhà quản trị dành khá nhiều thời gian cho việc đi lại: việc đi công tác, đi trao đổi, ký kết hợp đồng với khách hàng,… - Công việc của nhà quản trị mang tính nặng nhọc và căng thẳng, phải đối mặt và giao tiếp qua lời nói, đa dạng và không liên tục, cần có sự tương tác với đồng sự và bên ngoài tổ chức… Chính vì thế các nhà quản trị bị áp lực rất lớn để quản lý thời gian, nên họ cần phân chia thời gian cho hợp lý, phân bổ kế hoạch cho từng ngày để đạt được hiệu quả lẫn hiệu suất cao 8.2 Vai trò của nhà quản trị Khi làm việc, các nhà quản trị phải đảm đương nhiều vai trò khác nhau Theo nghiên cứu, vai trò của nhà quản trị được chia ra làm ba nhóm: nhóm vai trò thông tin, nhóm vai trò tương tác cá nhân và nhóm vai trò quyết định - Nhóm vai trò thông tin: mô tả các hoạt động được tiến hành để duy trì và phát triển mạng lưới thông tin Trong nhóm vai trò thông tin này còn bao gồm ba vai trò nhỏ:  Người giám sát: liên quan đến việc quan sát, thu thập các thông tin bên trong lẫn bên ngoài tổ chức để hiểu rõ về vấn đề và xem xét tác động của nó đến với tổ chức  Người truyền tin: thiết lập cơ chế truyền đạt thông tin đến nhiều người để họ nắm bắt được thông tin một cách nhanh chóng, thực hiện công việc chính xác, rõ ràng hơn  Người phát ngôn: là người đại diện cho toàn bộ tổ chức để truyền đạt các thông tin của tổ chức cho bên ngoài thông qua các bài phát biểu, báo cáo - Nhóm vai trò tương tác cá nhân: liên quan đến mối quan hệ với người khác và chúng có quan hệ với kỹ năng quan hệ con người của nhà quản trị Trong nhóm vai trò lớn này cũng bao gồm ba nhóm vai trò nhỏ sau:  Người đại diện: là hình ảnh, là đại diện cho tổ chức, thực hiện các nhiệm vụ mang tính nghi kễ và biểu tượng cho các hoạt động: tiếp khách, ký hợp đồng với khách hàng,…  Người lãnh đạo: là người thực hiện những hoạt động nhằm xác định các mối quan hệ với cấp dưới, truyền thông, liên lạc, hỗ trợ, động viên, thúc đẩy mọi người làm việc  Người liên kết: là người duy trì các mối liên kết giữa bên trong và bên ngoài tổ chức thông qua thư từ, điện thoại, cuộc họp,… - Nhóm vai trò quyết định: liên quan đến các sự việc mà nhà quản trị cần phải tiến hành sự lựa chọn và thực hiện hành động Bao gồm bốn vai trò nhỏ sau:  Người khởi xướng kinh doanh: là những người thiết kế các phương án, đưa ra những quyết định mới mang tính sáng tạo  Người xử lý vướng mắc: khi có những xung đột giữa các cá nhân, giữa các phòng ban thì nhà quản trị phải chịu trách nhiệm xử lý, giải quyết những xung đột, khủng hoảng hay những tình huống khó khan  Người phân bổ nguồn lực: là người phân bổ các nguồn lực trong tổ chức: tài chính, nhân lực, thiết bị,…  Người thương quyết; là người đại diện chính đi đàm phán, thương lượng ký kết hợp đồng với tổ chức hay cá nhân nào đó để đảm bảo được lợi ích chung của tổ chức Tùy vào những bối cảnh công việc, tình huống khác nhau mà từng nhóm vai trò sẽ đóng từng vai trò khác nhau 9 Quản trị doanh nghiệp nhỏ và các tổ chức phi lợi nhuận Với các nhà quản trị trong những doanh nghiệp nhỏ thường chú trọng đến: - Vai trò của người phát ngôn: vì ta phải có năng lực phát ngôn , có khả năng truyền đạt thông tin đến với khách hàng thì mới giành được sự tín nhiệm của khách hàng Từ đó mà phát triển được tổ chức - Vai trò của người khởi xướng kinh doanh: vì các nhà quản trị phải luôn thực hiện cái hoạt động cải tiến, những ý tưởng độc đáo, sáng tạo, tạo nên hướng đi mới thì mới có thể duy trì lợi thế cạnh tranh trong kinh doanh Với các nhà quản trị trong các tổ chức phi lợi nhuận thì cần nhấn mạnh hơn các vai trò: - Người phát ngôn: để truyền đạt các thông tin của tổ chức, kêu gọi vốn đầu tư từ các nhà tài trợ và công chúng - Người lãnh đạo: để xây dựng nên một cộng đồng nhân viên nhiệt huyết, có trách nhiệm và các tình nguyện viên định hướng theo sứ mệnh - Người phân bổ nguồn lực: để phân bổ nguồn lực cho chính phủ và các quỹ tài trợ mà họ được phân chia từ trên xuống 10 Năng lực quản trị hiện đại Chính vì bối cảnh môi trường hiện nay biến động, thay đổi dẫn đến tư duy và cách tiếp cận của con người về quản trị trở nên khác biệt so với trước nay Sự biến chuyển đó được thể hiện ở việc giám sát nhân viên đã chuyển sang tạo điều kiện, hỗ trợ, động viên nhân viên làm việc, thay vì từng cá nhân làm việc riêng lẽ giờ đây người ta chú trọng đến việc lãnh đạo, làm việc cùng đội nhóm, mối quan hệ hợp tác cùng có lợi giữa nhà quản trị với nhân viên, phân quyền cho cấp dưới, khuyến khích cấp dưới linh hoạt trong việc xử lý cái tình huống bất ngờ trong môi trường biến đổi nhanh chóng Dù cho có nhiều nhiều thay đổi và thách thức trong tương lai thì đây cũng là thời kỳ đầy kích thích để thúc đẩy nhà quản trị tư duy, phát triển các kỹ năng của mình để vận hành tổ chứ và chìa khóa để mang lại thành công đó chính là sự tận dụng thời cơ và tập trung vào những hoạt động đem lại lợi ích cao cho tổ chức Từ đó đem lại sự thịnh vượng cho doanh nghiệp trong tương lai CHƯƠNG 5: ĐẠO ĐỨC VÀ TRÁCH NHIỆM XÃ HỘI Ở chương này, người ta sẽ cung cấp các kiến thức, khái niệm về đạo đức và tầm quan trọng của đạo đức trong hoạt động quản trị Giải thích những tiêu chuẩn quyết định liên quan đến vấn đề đạo đức và trách nhiệm xã hội của tổ chức, doanh nghiệp Trong chương này bao gồm 9 mục lớn, 8 mục đầu tiên sẽ liên quan đến những khái niệm liên quan đến đạo đức của quản trị còn mục cuối sẽ là những tình huống kinh doanh liên quan đến đạo đức và trách nhiệm xã hội Thông qua đó mà các nhà quản trị có thể trau dồi thêm kinh nghiệm để ứng phó với các tình huống trong xã hội 1 Bạn sẽ trở thành nhà quản trị dũng cảm ? Đây là sẽ một bài kiểm tra nhỏ để đánh giá được tính cách của người đọc, thể hiện mức độ quan tâm của họ đến vấn đề đạo đức của nhà quản trị Xem xét từ bảng đánh giá bên dưới để xem bản thân có phải là nhà quản trị dũng cảm hay không 2 Đạo đức quản trị là gì ? Để tìm hiểu các vấn đề sâu hơn liên quan đến đạo đức trong việc quản trị thì ta cần hiểu khái niệm về đạo đức: - Đạo đức là một bộ quy tắc về nhân cách hay phẩm hạnh và những giá trị điều khiển hành vi của một cá nhân hay một nhóm được dùng để đánh giá điều gì là đúng hay sai Đạo đức còn thiết lập những tiêu chuẩn để xem xét điều gì là tốt hay xấu trong quản trị và đưa ra quyết định Tuy nhiên vấ đề về đạo đức đôi khi khá phức tạp để xác định rõ ràng Đạo đức có thể được thấu hiểu rõ ràng hơn khi so sánh giữa hành vi bị kiểm soát bởi luật pháp và tự nguyện Hành vi liên quan đến đạo đức của con người có thể chia thành ba nhóm: vùng phạm trù của luật pháp, vùng phạm trù của đạo đức và vùng phạm trù của sự lựa chọn tự nguyện Vùng phạm trù của pháp luật là liên quan đến luật pháp, hiến chương được quy luật trong nhà nước: giấy phép lái xe, giấy phép kinh doanh,… Vùng phạm trù đạo đức nằm ở mức độ cao hơn phạm trù của luật pháp vì nó không chỉ một phần liên quan đến luật pháp mà nó còn liên quan đến những vấn đề về chuẩn mực, các giá trị xã hội quy định Còn vùng phạm trù của sự lựa chọn tự nguyện dựa trên các nhu câu cá nhân của từng người - Nhiệm vụ của nhà quản trị là việc nhận dạng được các vùng phạm trù đạo đức như là nguồn động lực để thúc đẩy nhà quản trị hướng về cách thức điều tiết hoạt động quản trị cả bên trong và bên ngoài tổ chức 3 Quản trị có đạo đức trong thời đại hiện nay Trong bối cảnh xã hội hiện nay có rất nhiều cuộc bê bối về đạo đức trong việc quản lý, vận hành tổ chức, xã hội Chính vì thế nên niềm tin của công chúng với giới lãnh đạo kinh doanh giảm sút nghiêm trọng Ví dụ điển hình là một trong những nguyên nhân dẫn đến khủng hoảng kinh tế thế giới năm 2007 là do các công ty Hoa Kỳ chỉ chạy theo lợi nhuận, hay nói cách khác là các nhà quản trị đưa ra các quyết định khá rủi ro trong kinh doanh dẫn đến sự sụp đổ về nền kinh tế toàn cầu trong thời gian dài Thế mới thấy, nhà quản trị chịu trách nhiệm rất lớn trong việc hình thành môi trường đạo đức trong mỗi tổ chức và họ cần đóng vai trò là hình mẫu cho người khác 4 Những vấn đề lưỡng nan đạo đức: Bạn sẽ làm gì ? Trở nên có đạo đức trong việc đưa ra quyết định hay các vẫn đề khác trong tổ chức luôn là vấn đề khó khan Vấn đề lưỡng nan về đạo đức nổi lên trong một tình huống liên quan đến vấn đề đúng sai khi các giá trị mâu thuẫn với nhau Vấn đề đúng sai không thể được xác định một cách rõ ràng được Những vấn đề lưỡng nan này thể hiện cách thức mà câu hỏi phức tạp được thể hiện liên quan đến vấn đề đạo đức và đạo lý, buộc người ta phải đưa ra sự lựa chọn, sự đánh đổi giữa thứ này và thứ kia để đạt được mục đích ban đầu đề ra Chính vì thế, để đưa quyết định trong các tình huống lưỡng nan thì đòi hỏi người ta phải dựa vào các chuẩn mực, các tiêu chuẩn để đưa ra quyết định đạo đức 5 Các tiêu chuẩn ra quyết định đạo đức Phần lớn các vấn đề nan giải trong đạo đức bao hàm sự mâu thuẫn giữa nhu cầu của một bộ phận và nhu cầu tổng thể, nhu cầu giữa cá nhần với tổ chức hay nhu cầu giữa tổ chức với xã hội Các nhà quản trị gặp khá nhiều khó khăn trong việc đưa ra các quyết định đạo đức , không thể quyết định cái nào sẽ là phương án đúng và tốt nhất để đưa vào tổ chức Thế nên, để đưa ra được quyết định đạo đức thì nhà quản trị phải dựa vào các quan điểm thích hợp và năm quan điểm đó là: quan điểm vị lợi, quan điểm vị kỷ, quan điểm các quyền đạo đức, quan điểm công bằng và quan điểm thực dụng - Quan điểm vị lợi: quan điểm vị lợi được xem là hành vi có đạo đức nếu như hành vi đó đem lại điều tốt nhất, lợi ích nhất cho số đông Quan điểm này đánh giá đạo đức về phương diện kết quả hoạt động Tuy nhiên, quan điểm này chỉ mang tính dự đoán kết quả, nên chưa chắc những hành động của mình có thực sự có lợi cho nhiều người hay không - Quan điểm vị kỷ: dựa trên niềm tin của con người hành động do sự thúc đẩy lợi ích bản thân Theo cách tiếp cận này, xã hội sẽ tốt hơn nếu mọi người đều hành động theo cách được tối đa hóa lợi ích hay hạnh phúc cá nhân Tuy nhiên quan điểm này cũng rất dễ dấn đến sai lầm vì sự chú trọng vào lợi ích cá nhân nên cần phải có sự liêm khiết và trung thực cá nhân nếu không sẽ có thể dẫn đến hành vi tham lam, vô đạo đức - Quan điểm quyền đạo đức: được xem là hành vi đạo đức nếu như hành động đó liên quan đến việc tôn trọng và bảo vệ quyền cơ bản của con người như: quyền riêng tư, quyền được đối xử công bằng, quyền tự do ngôn luận, quyền tự do tín ngưỡng,…những quyền ấy không thể bị xâm phạm bởi bất kỳ một quyết định cá nhân nào cả - Quan điểm công bằng: quan điểm công bằng phải dựa trên những nền tảng chuẩn mực về sự hợp lý, trung thực và không thiên vị Ba tính chất của sự công bằng mà nhà quản trị cần quan tâm là: công bằng phân phối, công bằng thủ tục và công bằng trong đền bù  Công bằng phân phối: đòi hỏi các cách đối xử như nhau, không phân biệt đối xử, không nên dựa vào những đặc trưng để đánh giá tùy tiện và chủ quan của nhà quản trị Ví dụ: giữa lao động giữa những người nhập cư ở nước ngoài, giữa những người lao động da màu với những người lao động da trắng,  Công bằng thủ tục: đòi hỏi các quy định được áp dụng như nhau cho tất cả mọi người Các quy định phải được phân công rõ ràng, có hiệu lực nhất quán và không phân biệt Ví dụ như văn hóa xếp hàng khi đi mua đồ  Công bằng trong đền bù: cho rằng các cá nhân phải được đền bù các chi phí điều trị chấn thương bởi những người hay bộ phận có trách nhiệm - Nhà quan trị phải xác định được các thuộc tính và thông qua đó để đối xử tốt hơn với nhân viên trong tổ chức, xây dựng nên tổ chức vững mạnh - Quan điểm thực dụng: cách tiếp cận thực dụng thì sẽ không theo các chuẩn mực đạo đức cố định nào như những quan điểm trên Thế nhưng người ta sẽ dựa vào cộng đồng, nghề nghiệp, xã hội, dựa theo số đông mà họ cho là đúng mà tuân theo đó Tuy nhiên đối với nhà quản trị- người vận hạnh tổ chức thì nên xem xét kĩ lưỡng, xem xét có chọn lọc và kết hợp linh hoạt, cùng lúc các quan điểm trên để đưa ra các quyết định đạo đức 6 Nhà quản trị và các lựa chọn đạo đức Khi đối mặt với các tình huống lưỡng nan về đạo đức nhà quản trị không chỉ dựa vào các quan điểm, tiêu chuẩn để ra quyết định mà còn phải dựa trên rất nhiều yếu tố khác để đưa ra quyết định đạo đức Mỗi nhà quản trị đều có những phẩm chất và hành vi riêng của mình và chúng sẽ có ảnh hưởng đến cách thức họ vận hành tổ chức, doanh nghiệp Hàng loạt các yếu tố tác động đến việc đưa ra các quyết định đạo đức của nhà quản trị: - Các nhu cầu cá nhân, sự ảnh hưởng từ gia đình và các nền văn hóa, tôn giáo - Văn hóa công ty và các áp lực từ cấp trên, đồng nghiệp - Các áp lực của tổ chức có thể làm cho nhân viên hành xử một cách phi đạo đức Đôi khi những tình huống trong cuộc sống, những tình huống lưỡng nan sẽ quyết định hành vi đạo đức của mỗi người Dựa vào mục tiêu của mỗi cá nhân mà họ sẽ đưa ra các quyết định đạo đức khác nhau Mục tiêu đó được chia thành hai dạng: - Mục tiêu phương tiện (trung gian): đây là mục tiêu trung gian để đạt được mục tiêu cuối cùng: kiếm được thật nhiều tiền, có được công việc tốt,… - Mục tiêu mục đích (cuối cùng): chỉ những mục tiêu mang giá trị cao, mang tính liên tưởng cao như: mang lại hạnh phúc cho người khác, mang lại lợi ích cho xã hội,… Vì thế tại mỗi một thời điểm, khi đưa ra quyết định mà quyết định của ta quan tâm nhiều hơn đến mục tiêu trung gian thì rủi ro về đạo đức sẽ cao còn nếu quyết định của ta liên quan đến mục tiêu cuối cùng nhiều hơn thì rủi ro đạo đức sẽ thấp hơn Căn cứ vào các mục tiêu, các yếu tố đó thì người ta chia thành ba cấp độ phát triển đạo đức cá nhân: cấp độ 1, cấp độ 2 và cấp độ 3 - Cấp độ 1 (tiền quy ước) : đây là cấp độ đưa ra quyết định dựa trên lợi ích của cá nhân, thường quan tâm đến mục tiêu phương tiện, tuân thủ các quy định để tránh bị trừng phạt và bất lợi cho bản thân Trong bối cảnh của tổ chức, cấp độ này thường xuất hiện khi những nhà quản trị mang phong cách lãnh đạo quyền lực hay áp đặt, cũng xuất hiện khi nhân viên thực hiện nhiệm vụ mang tính phụ thuộc - Cấp độ 2 (quy ước) : đây là cấp độ mà người ta sẽ làm việc, đưa ra quyết định theo quy tắc mà xã hội đưa ra: luật pháp, chuẩn mực đạo đức của xã hội, sống theo kỳ vọng của người khác Việc đáp ứng với các nghĩa vụ của xã hội và sự tương tác giữa các cá nhân là một việc rất quan trọng Việc hợp tác làm việc nhóm được ưu tiên hướng đến việc hoàn thành mục tiêu Trong cấp độ này, nhà quản trị thường áp dụng cách lãnh đạo khuyến khích các mối quan hệ giữa các cá nhân và sự hợp tác - Cấp độ 3 (hậu quy ước) : đây là cấp độ cao nhất , mỗi cá nhân phải tự đặt ra cho mình những bộ quy tắc đạo đức riêng và mỗi cá nhân phải tuân theo những quy tắc đó Mỗi cá nhân sẽ dựa vào các giá trị bên trong, các giá trị nội tại dựa trên những nguyên tắc công bằng, hiệu quả và các giá trị này trở nên quan trọng hơn cả những kỳ vọng từ những người có tác động đáng kể đến cá nhân Với cấp độ này thì nhà quản trị thường sử dụng cách thức lãnh đạo chuyển hóa về chất hay quan điểm lãnh đạo là người phục vụ, theo đó họ tập trung vào các nhu cầu của mỗi cá nhân và khuyến khích họ thực hiện công việc gắn kết với những cấp bậc đạo đức cao hơn, tích cực trong việc đóng góp tổ chức trở nên tốt đẹp hơn 7 Trách nhiệm xã hội của công ty là gì ? Không chỉ là trách nhiệm của nhà quản trị với công ty mà còn là trách nhiệm của toàn thể công ty với xã hội Trách nhiệm xã hội là trách nhiệm quản trị trong việc tiến hành các lựa chọn và thực hiện các hành động để đóng góp cho phúc lợi và lợi ích của xã hội, chứ không nên chỉ chú ý vào lợi ích của riêng công ty Mặc dù định nghĩa này nghe có vẻ đơn giản nhưng tùy vào mỗi cá nhân có mỗi niềm tin khác nhau mà dựa vào đó họ sẽ hành động để đóng góp cho phúc lợi xã hội Khi nhắc đến vấn đề trách nhiệm của xã hội thì nó mang một hàm nghĩa khá rộng khá bao quát Vây xã hội mà họ nhắc đến cụ thể là ai ? 7.1 Các đối tượng hữu quan của tổ chức Đối tượng hữu quan là những người bị ảnh hưởng bởi những hoạt động của công ty đồng thời họ cũng có những tác động ngược trở lại đến công ty như: nhân viên, khách hàng, cổ đông, người lao động, cộng đồng,…Mỗi đối tượng hữu quan có những cách thức phản ứng hay hoạt động khác nhau vì họ hướng đến những mục tiêu, lợi ích khác nhau Phần lớn trong các tổ chức bị tác động bởi tập hợp các nhóm hữu quan tương tự Tổ chức, doanh nghiệp phải xem xét những nhu cầu, mong muốn của các bên liên quan, các đối tượng hữu quan để đáp ứng được nó Ngày nay thì các đối tượng hữu quan dần đóng vai trò quan trọng khác trong các tổ chức và doanh nghiệp Với phát triển toàn cầu thì vấn đề về môi trường cũng dần trở nên nóng hơn và các đối tượng hữu quan trong môi trường thì ngày càng trở nên quan trọng hơn cả Một nhóm lợi ích đặc biệt có tầm quan trọng rất lớn ngày nay là “phong trào xanh” 7.2 Phong trào xanh Bảo vệ môi trường xanh cũng là những quyết định mang tính đạo đức “ Trở thành xanh” cũng đang dần trở thành một mệnh lệnh kinh doanh mới, được thúc đẩy từ sự chuyển dịch của thái độ xã hội, các chính sách mới của chính phủ, sự thay đổi khí hậu và công nghệ thông tin đã lan tỏa nhanh chóng bất kỳ một thông tin về tác động tiêu cực của một công ty nào đó đến môi trường Các đơn vị kinh doanh cũng dần triển khai các hoạt động thân thiện với môi trường, dần dần tạo thành “phong trào xanh” 7.3 Sự bền vững và ba tiêu chuẩn cốt yếu Mục tiêu cuối cùng của các công ty thường vươn đến sự bền vững, phát triển kinh tế để tạo ra sự thịnh vượng và đáp ứng nhu cầu của thế hệ hiện tại trong khi vẫn giữ gìn môi trường và xã hội để thế hệ tương lai có thể thỏa mãn nhu cầu của họ Để một công ty thực hiện tốt trách nhiệm xã hội và duy trì được sự bền vững trong hiện tại và tương lai thì đòi hỏi họ phải đạt được 3 mục tiêu bền vững và cân đối được 3 mục tiêu đó Các mục tiêu đó còn gọi là tiêu chuẩn cốt yếu Khái niệm về tiêu chuẩn cốt yếu đề cập đến việc đo lường kết quả xã hội của tổ chức, kết quả về môi trường và kết quả về tài chính Khái niệm này đôi khi được gọi là 3 P : con người (People), hành tinh (Planet) và lợi nhuận (Profit) - Con người (People) : là tiêu chuẩn cốt yếu để xem xét cách thức thực hiện trách nhiệm xã hội về phương diện công bằng trong thực tiễn, sử dụng lao động, đa dạng hóa lao động, mối quan hệ tác động, hợp tác - Hành tinh (Planet) : đo lường sự cam kết của công ty với sự bền cững môi trường - Lợi nhuận (Profit) : xem xét lợi nhuận của tổ chức, yếu tố tài chính trong ba tiêu chuẩn thiết y 8 Đánh giá trách nhiệm xã hội của công ty Để đánh giá trách nhiệm xã hội của công ty thì người ta dựa vào tháp 4 nhóm tiêu chuẩn chủ yếu: trách nhiệm kinh tế, pháp lý, đạo đức và chủ độ - Trách nhiệm kinh tế: là công ty có tiến hành các hoạt động kinh doanh nhằm đáp ứng mong muốn, kỳ vọng của xã hội và tối đa hóa lợi nhuận cho những người chủ doangh nghiệp và các cổ đông Ở một góc độ cực đoan nhất thì trách nhiệm kinh tế còn được gọi là trách nhiệm tối đa hóa lợi nhuận Điều này có nghĩa là các doanh nghiệp phải luôn duy trì trách nhiệm kinh tế, tạo ra lợi nhuận dài hạn vì đây là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp tồn tại dài lâu - Trách nhiệm pháp lý: bên cạnh việc đem lại lợi ích thì cách tổ chức phải tuân thủ luật pháp Trách nhiệm pháp lý còn được xác định là những gì xã hội cho rằng có tầm quan trọng liên quan đến các hành vi phù hợp của công ty Điều này cũng có nghĩa là các tổ chức phải hoàn thành trách nhiệm xã hội trong khuôn khổ pháp lý - Trách nhiệm đạo đức: ngoài những điều khoản về luật pháp thì tổ chức cũng phải đáp ứng các chuẩn mực, yêu cầu về đạo đức mà xã hội đề ra Các nhà quản trị nên hành động một cách công bằng, trung thực, không phân biệt , tôn trọng từng cá nhân và động viên, thúc đẩy toàn thể mọi người hoàn thành mục tiêu của tổ chức và hoàn thành trách nhiệm xã hội của tổ chức - Trách nhiệm chủ động: hoàn toàn mang tính tự nguyện, có trách nhiệm tùy chọn, chủ động tham gia hoạt động đóng góp cho xã hội Ví dụ: công ty tài trợ gây quỹ cho các hoạt động thiện nguyện,…Đây là tiêu chuẩn cao nhất của trách nhiệm xã hội vì nó vượt qua mọi mong đợi của xã hội để đóng góp cho phúc lợi của cộng đồng 9 Quản trị đạo đức công ty và trách nhiệm xã hội Với tư cách là một nhà quản trị thì ta phải thực hiện hoạt động quản trị đạo đức và hoàn thành được trách nhiệm xã hội Các nhà quản trị, đặc biệt là ở cấp thấp có vai trò quan trọng là các tấm gương quan trọng cho các hành vi về đạo đức của tổ chức và họ có ảnh hưởng rất mạnh đến bầu không khí chung của tổ chức Chính vì thế, để trở thành nhà quản trị giỏi thì trước hết phải là nhà lãnh đạo có đạo đức Các nhà quản trị cũng phải triển khai các cơ chế của tổ chức để giúp cho nhân viên và tổ chức đứng vững trên nền tảng tổ chức và một trong những cơ chế đó là: bộ quy tắc đạo đức, cấu trúc đạo đức và hoạt động thổi còi 9.1 Bộ quy tắc đạo đức Không chỉ xây dựng quy tắc cho bản thân nhà quản trị mà nhà quản trị còn phải xây dựng một bộ quy tắc đạo đức cho tổ chức Bộ quy tắc đạo đức được hiểu là một bản tuyên bố chính thức về giá trị của công ty liên quan đến vấn đề đạo đức và trách nhiệm xã hội Bộ quy tắc đạo đức chia làm 2 dạng: những tuyên bố dựa trên nguyên tắc mang tính nền tảng và những tuyên bố dựa trên chính sách nền tảng - Bộ quy tắc mang tính nền tảng: là những tuyên bố dựa trên chính sách nền tảng, những quy tắc đó được tạo ra để đem đến những tác động đến văn hóa công ty - Quy tắc dựa trên chính sách nền tảng: vạch ra những quy trình được sử dụng trong những tình huống đạo đức cụ thể Bộ quy tắc đạo đức trong phạm vi đơn vị và liên quan đến bản thân có tác động rất nhỏ và đảm bảo không nhiều cho hành vi đạo đức giữ nhân viên và nhà quản trị Tuy nhiên bộ quuy tắc về đạo đức vẫn được xem là yếu tố then chốt của khuôn khổ đạo đức của tổ chức 9.2 Cấu trúc đạo đức Thông qua cấu trúc đạo đức thì ta sẽ hiểu rõ hơn về bộ quy tắc đạo đức và tính ứng dụng của bộ quy tắc đó Cấu trúc đạo đức thể hiện hệ thống, các luận điểm và các chương trình khác nhau mà một công ty thực hiện để khuyến khích và hỗ trợ các hành vi đạo đức Tổ chức sẽ thành lập ra uy ban về đạo đức và trong đó thường bao gồm nhà quản trị cấp cao phụ trách về đạo đức Nhiệm vụ của họ là thiết lập, truyền thông rộng rãi về các tiêu chuẩn đạo đức, đào tạo về đạo đức, giải quyết các trường hợp hay vấn đề ngoại lệ, tư vấn cho nhà quản trị cấp cao các vấn đề liên quan đến khía cạnh đạo đức và sự tuân thủ luật pháp khi đưa ra quyết định 9.3 Hoạt động thổi còi Ngoài những bộ quy tắc về đạo đức hay cấu trúc đạo đức để nhân viên tuân theo thì việc nhân viên phơi bày các hành vi phi đạo đức, phi pháp luật trong tổ chức còn được gọi là hoạt động thổi còi Hoạt động thổi còi sẽ là một hành động mang lại lợi ích lâu dài cho tổ chức và duy trì được các tiêu chuẩn đạo đức Tuy nhiên, một số nhà quản trị lại cho rằng hoạt động thổi còi sẽ đem lại tiếng xấu cho công ty và coi những người hoạt động thổi còi là những người gây khó khăn cho công ty Chính vì thế các nhà quản trị cần phải thiết lập các hệ thống báo vệ những người nhân viên mạnh dạn báo cáo những hành vi phi đạo đức hay vi phạm pháp luật 10 Các tình huống kinh doanh về đạo đức và trách nhiệm xã hội Các nhà quản trị ngày nay cần nhận thức được tầm quan trọng đến đạo đức và trách nhiệm xã hội như việc quan tâm đến chi phí, lợi nhuận và tăng trưởng Đặc biệt là trong thời đại hiện nay, việc giữ đạo đức trong kinh doanh cùng với việc đóng góp trách nhiệm cho xã hội lại được nâng cao hơn Về bản chất, mối quan hệ giữa đạo đức công ty, trách nhiệm xã hội với kết quả tài chính của công ty là mối quan tâm của nhà quản trị và cấc học giả nghiên cứu về quản trị, nên nó được xem là vấn đề bàn luận sôi nổi Một trong những yếu tố làm nên sự phát triển của tổ chức chính là một nhà quản trị có tầm nhìn xa luôn nhận thức rằng liêm khiết và trung thực là các yếu tố cốt lõi cho việc duy trì thành công vã những mối quan hệ kinh doanh sinh lợi được gắn kết chặt chẽ Một tổ chức có đạo đức tốt sẽ thu hút được nhiều nhân tài là tiền đề để phát triển, tạo nên sự bền vững cho tổ chức đồng thời góp phần hoàn thành trách nhiệm xã hội CHƯƠNG 7: HOẠCH ĐỊNH VÀ THIẾT LẬP MỤC TIÊU Chương 7 là chương đầu tiên của mục 3 lớn liên quan đến chức năng chức năng thứ ba của nhà quản trị là chức năng hoạch định Ở chương này nhà quản trị sẽ biết được cách thức hoạch định và thiết lập mục tiêu cho tổ chức 1 Phong cách quản trị của bạn có phụ hợp với việc thiết lập mục tiêu hay không ? Mở đầu là một bài kiểm tra nhỏ bằng việc trả lời các câu hỏi được đề ra thì sẽ giúp ta hiểu được những thói quen trong công việc của mình có phụ hợp với việc hoạch định và thiết lập mục tiêu hay không Từ đó mà rút ra kinh nghiệm cho bản thân và trau dồi học hỏi thêm để hoàn thiện kỹ năng đưa ra quyết định của mình 2 Tổng quan về việc thiết lập mục tiêu và hoạch định Trước tiên ta nên hiểu về định nghĩa của một số khái niệm Mục tiêu là những mong đợi mà tổ chức muốn hướng đến và làm mọi cách để đạt được mục tiêu đó Mục tiêu có thể bị tác động bởi yếu tố bên trong và yếu tố bên ngoài Hoạch định là quá trình thiết lập mục tiêu và xác định cách thức tốt nhất để hoàn thành mục tiêu đề ra 2.1 Các cấp độ của kế hoạch và mục tiêu Việc thực hiện kế hoạch và mục tiêu được chia làm 4 cấp độ: tuyên bố sức mệnh, các kế hoạch và mục tiêu chiến lược, các kế hoạch và mục tiêu chiến thuật, các kế hoạch và mục tiêu hoạt động - Tuyên bố sứ mệnh: là triết lý hoạt động, thể hiện những giá trị cốt lõi của tổ chức, nói lên lý tưởng mà tổ chức theo đuổi Ví dụ: Vinamilk là doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam về sản xuất sữa đã tuyên bố sứ mệnh của doanh nghiệp là: “Vinamilk cam kết mang đến cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng và chất lượng cao cấp hàng đầu bằng chính sự trân trọng, tình yêu và trách nhiệm cao của mình với cuộc sống con người và xã hội” Mỗi một tổ chức đều mang trong mình mỗi sứ mệnh riêng biệt và việc tuyên bố sứ mệnh là điểm tạo nên sự khác biệt giữa các tổ chức https://dnvntd.bvntd.gov.vn/moi-quan-he-ket-noi-giua-su-menh-doanh-nghiep-va- bo-quy-tac-ung-xu-cua-doanh-nghiep-voi-nguoi-tieu-dung/#:~:text=C%C3%B4ng %20ty%20C%E1%BB%95%20ph%E1%BA%A7n%20s%E1%BB%AFa,con %20ng%C6%B0%E1%BB%9Di%20v%C3%A0%20x%C3%A3%20h%E1%BB %99i%E2%80%9D - Các kế hoạch và mục tiêu chiến lược: mang tính tổng thể, tính chi phối toàn bộ tổ chức, để đạt được sứ mệnh của tổ chức thì tổ chức cần phải định hướng tương lai, xác định phương hướng mà tổ chức thực hiện để đạt được mục tiêu Các nhà quản trị cấp cao thường chịu trách nhiệm cho việc thiết lập kế hoạch và mục tiêu chiến lược hướng đến một cam kết đạt được hiệu quả và hiệu suất - Các kế hoạch và mục tiêu chiến thuật: những mục tiêu cụ thể hơn để nhằm thực hiện được mục tiêu chiến lược, mang tính chất của từng bộ phận, từng đơn vị, sắp xếp công việc linh hoạt thích hợp cho hoạt động của tổ chức Việc thiết lập mục tiêu và kế hoạch chiến thuật là trách nhiệm của nhà quản trị cấp trung Họ sẽ thiết lập kế hoạch và mục tiêu liên quan chủ yếu đến các hành động mà đơn vị đó phải thực hiện, được thiết kế bởi nhà quản trị cấp cao - Các kế hoạch và mục tiêu hoạt động: để thực hiện được các kế hoạch và mục tiêu chiến thuật thì cần phải đưa ra các kế hoạch và mục tiêu hoạt động Bằng việc đưa ra các kế hoạch, phương án cụ thể cho từng hoạt động và phân công từng công việc đó cho từng cá nhân, từng bộ phận để thực hiện công việc được đề ra Các kế hoạch và mục tiêu trên có mối liên hệ chặt chẽ với nhau vì các kết hoạch và mục tiêu ở cấp thấp hơn sẽ bổ sung, hỗ trợ cho việc thực hiện các kế hoạch và mục tiêu ở mức cao hơn 2.2 Quy trình hoạch định của tổ chức Quy trình hoạt động của tổ chức giúp ngăn ngừa tư duy ngắn hạn chỉ quan tâm đến công việc thường ngày của nhà quản trị Quy trình hoạch được bắt đầu bằng việc phát triển kế hoạch: xác định sứ mệnh mà tổ chức muốn hướng đến, xác định mục tiêu và kế hoạch chiến lược Sau khi đã phát triển kế hoạch thì nhà quản trị sẽ bắt đầu công cuộc chuyển hóa kế hoạch: xác định các kế hoạch và mục tiêu chiến thuật, phát triển sơ đồ chiến lược, phát triển các kế hoạch tình huống và kịch bản, xác định các đội thu thập thông tin kinh doanh Từ đó, nhà quản trị sẽ xây dựng các kế hoạch hoạt động: xác định kế hoạch và mục tiêu hoạt động, lựa chọn công cụ đo lường và kết quả, thiết lập mục tiêu mở rộng, hoạch định khủng hoảng Kế tiếp, nhà quản trị sẽ triển khai kế hoạch: quản trị theo mục tiêu, bảng đo lường kết quả, các kế hoạch đơn dụng, phân cấp trách nhiệm Cuối cùng, nhà quản trị sẽ giám sát và học tập thông qua việc xem xét các hoạt động hoạch định và xem xét các hoạt động điều chỉnh 3 Thiết lập mục tiêu trong tổ chức Khi đã có cái nhìn tổng quan, bao quát về việc thiết lập mục tiêu và hoạch định trong tổ chức thì ở mục tiếp theo ta sẽ được tìm hiểu sâu hơn và hiểu rõ hơn về cách các nhà quản trị thiết lập mục tiêu trong tổ chức 3.1 Sứ mệnh Như đã biết ở phần trên thì sứ mệnh của tổ chức là những tuyên bố của tổ chức và cách để đạt được nó như thế nào Sứ mệnh được xem là bậc cao nhất trong hệ thống cấp bậc mục tiêu, mang tính định tính và rõ ràng Sứ mệnh còn là những mong ước, những khát vọng mà tổ chức muốn hướng đến Một tuyên bố sứ mệnh là sự khẳng định chính thức sẽ tạo nên điểm khác biệt giữa các đơn vị tổ chức trong cùng lĩnh vực Một sứ mệnh rõ ràng sẽ làm gia tăng sự động viên đối với người lao động và kết quả hoạt động của tổ chức Tuy nhiên nếu một tổ chức không biết được sứ mệnh của mình là gì thì sẽ dẫn đến tổ chức đó không thể định hình được hướng đi của mình cũng như không có kế hoạch và mục tiêu phát triển 3.2 Các mục tiêu và kế hoạch Khi đã biết được sứ mệnh rồi thì nhà quản trị tiếp tục đặt ra mục tiêu và kế hoạch cho tổ chức - Mục tiêu chiến lược: hay còn gọi là mục tiêu chính thức, là tuyên bố dứt khoát về việc tổ chức muốn đi đến đâu trong tương lai Các mục tiêu này gắn liền với tổ chức dưới góc độ tổng thể