Slide kỹ năng bổ trợ kỹ năng giao tiếp

Trang 2 NỘI DUNG CƠ BẢN  Khái niệm giao tiếp  Tầm quan trọng của giao tiếp  Các chức năng của giao tiếp  Các phương tiện giao tiếp  Quá trình giao tiếp  Các loại hình giao tiếp T

CHƯƠNG 1: KỸ NĂNG GIAO TIẾP

NỘI DUNG CƠ BẢN

 Khái niệm giao tiếp

 Tầm quan trọng của giao tiếp

 Các chức năng của giao tiếp

 Các phương tiện giao tiếp

 Quá trình giao tiếp

 Các loại hình giao tiếp

 Các nguyên tắc trong giao tiếp

1 KHÁI NIỆM GIAO TIẾP

 Là hành vi (nói, nghe, hỏi, đáp, viết, sử dụng các phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ, cách đối nhân xử thế,…) và

quá trình (trao đổi thông tin cá nhân, nhận thức đánh

giá, tác động qua lại lẫn nhau biểu hiện bằng những

hành động cụ thể )

 Trong đó con người:

 Tiến hành trao đổi thông tin với nhau

 Nhận thức, đánh giá về nhau

 Tác động qua lại ảnh hưởng lẫn nhau

2.TẦM QUAN TRỌNG CỦA GIAO TIẾP

 Kết quả điều tra độc giả của tạp chí kinh doanh Havard:

- 100% cho rằng giao tiếp có vai trò đặc biệt quan trọng

- Trong các lĩnh vực mua bán và xúc tiến thương mại - đầu tư thì trao đổi thông tin bằng miệng (kỹ năng nói) được xếp vị trí

cao nhất trong số 15 kỹ năng quan trọng

- 90% giám đốc nhân sự được hỏi cho rằng giao tiếp đóng vai trò chủ đạo đảm bảo thành công trong kinh doanh

- 75-80% thời gian làm việc của các nhà quản trị là giao tiếp

2.TẦM QUAN TRỌNG CỦA GIAO TIẾP

3 CÁC CHỨC NĂNG CỦA GIAO TIẾP

 Nhóm chức năng xã hội

- Chức năng thông tin, tổ chức

- Chức năng điều khiển/ ảnh hưởng đến nhau

4 CÁC PHƯƠNG TIỆN GIAO TIẾP

 Ngôn ngữ

 Phi ngôn ngữ

Ngôn ngữ

 Các hình thức: nói, viết

 Hiệu quả phụ thuộc vào:

- Nội dung ngôn ngữ

- Tính chất ngôn ngữ

- Điệu bộ khi nói

 Các trường hợp giao tiếp bằng hình thức nói

 Các trường hợp giao tiếp bằng hình thức viết

Giao tiếp phi ngôn ngữ

5 QUÁ TRÌNH GIAO TIẾP

 Giao tiếp là quá trình diễn ra đồng thời 3 quá trình có liên quan mật thiết với nhau

Quá trình trao đổi thông tin

 Diễn ra giữa người gửi và người nhận thông tin

 Bao gồm 2 cấp độ:

- Trao đổi thông tin giữa các cá nhân

- Trao đổi thông tin trong tổ chức

Trao đổi thông tin giữa các cá nhân

 Luôn là quá trình hai chiều

 Các yếu tố ảnh hưởng:

- Tính cách của người giao tiếp

- Cảm xúc vào thời điểm đó của người giao tiếp

- Thái độ của người giao tiếp với đối tác

- Kiến thức của người giao tiếp

- Kinh nghiệm của người giao tiếp

- Văn hóa tổ chức

- sự khác biệt giữa các nền văn hóa

 Tác động 2 mặt: thuận lợi và bất lợi (rào cản)

13

Quá trình truyền thông giữa các cá nhân

Mô hình truyền thông

Nhiễu có thể do những nguyên nhân sau :

Môi trường ồn ào

Sử dụng các ký hiệu không rõ ràng hoặc hai bên không sử dụng chung một mã ngôn ngữ, không cùng trình độ

Các kênh truyền thông hoạt động kém hiệu quả

Không tập trung chú ý trong quá trình tiếp nhận thông tin

Sự nhận định vội vã

Các định kiến, thành kiến có thể gây cản trở sự hiểu biết thông tin

14

Hoàn thiện quá trình truyền thông giữa các cá nhân

• Yêu cầu đối với người phát

Muốn truyền thông có hiệu quả, trước hết người phát phải phải trả lời các câu hỏi sau :

- Cái gì (What) ?

- Tại sao (Why) ?

- Với ai (Who) ?

- Bao giờ (When) ?

- Tại đâu (Where)?

- Bằng cách nào ? Như thế nào (How) ?

16

• Yêu cầu đối với người nhận

Trong giao tiếp điều quan trọng là biết nghe hơn là biết nói, phải biết tiếp nhận những gì đối tác đang nói để phản ứng cho đúng đắn

Khi nhận tin chúng ta cũng nên áp dụng những vấn đề sau :

- Cái gì (What) (họ đang nói cái gì ?, vấn đề gì ?)

- Tại sao họ nói (Why) (vì những nhu cầu, quyền lợi, động cơ thúc đẩy nào ?)

- Ai, người nào (Who) (đối tượng giao tiếp là ai, thành phần, giai cấp, địa vị….)

Hoàn thiện quá trình truyền thông giữa các cá nhân

17

- Bao giờ, lúc nào (When) (họ nêu ý kiến, khiếu nại, phản đối, xây dựng ngay khi nhận tin hay sau đó bao lâu để đo lường mức độ quan trọng của phản ứng.)

- Nơi nào, ở đâu (Where) (phản ứng của họ xuất phát ở đâu, họ nói ở đâu ?)

- Bằng cách nào (How) (họ phản ứng bằng cách nào, hình thức nào, phương cách nào ?)

 Trong tiếp nhận thông tin cũng phải đặt mình vào vị trí của họ để xem họ với thái độ như thế nào (xây dựng/đả phá….)

 Khi nghe cũng cần phải làm chủ và kiềm chế cảm xúc của mình vì cảm xúc thường làm cho ta tiếp nhận sai lệch thông tin

Một số vấn đề lưu ý khi truyền và nhận tin

Người truyền tin Người nhận tin What Truyền thông tin gì? Đối tác truyền thông tin gì? Why Tại sao phải truyền thông tin đó Tại sao họ truyền thông tin đó Who Đối tượng nhận tin là ai? Đối tượng truyền tin là ai?

When Khi nào truyền tin là thích hợp

nhất? Thông tin được gửi đi khi nào? Where Cần truyền đến nơi nào? ở đâu Thông tin được chuyển đi từ

đâu?

How Cách truyền tin nào mang lại

hiệu quả mong muốn Thông tin được chuyển đi bằng cách nào?

Quá trình nhận thức

 Nhận thức người khác

 Nhận thức bản thân

Nhận thức người khác

 Là quá trình tri giác những đặc điểm bên ngoài và

sự phán quyết về bản chất bên trong của đối

tượng cần nhận thức

 Yếu tố ảnh hưởng: khách quan, chủ quan

Nhận thức về bản thân

 Là quá trình trong đó mỗi con người xây dựng

 Việc con người tự đánh giá về bản thân như thế nào sẽ ảnh hưởng đến cách xử sự của họ trong giao tiếp

 Đây là quá trình phát triển dần dần

Quá trình tác động qua lại lẫn nhau

 Sự lây lan tâm lý: hiện tượng bùng nổ và lây lan từ từ

 Ám thị: là sự tác động tâm lý tới cá nhân hay một nhóm

người nhằm làm họ tiếp thu thông tin mà không có sự

phê phán Là hình thức thôi miên nhẹ

 Thuyết phục: thông báo, giải thích

 Bắt chước: là sự mô phỏng, tái tạo, lặp lại cử chỉ, hành

động, tâm trạng

 Áp lực nhóm:phản ứng của một thành viên có thể bị chi

phối bởi đám đông

6.CÁC LOẠI HÌNH GIAO TIẾP

- Giao tiếp trực tiếp

- Giao tiếp gián tiếp

- Giao tiếp chính thức

- Giao tiếp không chính thức

thỏa hiệp, cạnh tranh, nhượng bộ, tránh né

hoạt động

Thảo luận

 Nhận biết vai trò và các loại hình của giao tiếp phi ngôn ngữ

7 CÁC NGUYÊN TẮC GIAO TIẾP

 Những nguyên tắc cơ bản trong truyền đạt thông tin giữa các cá nhân

 Các nguyên tắc giao tiếp trong cuộc

sống

 Các nguyên tắc giao tiếp trong kinh

doanh

 Các nguyên tắc cơ bản cần nắm vững trong đàm phán

Các nguyên tắc cơ bản trong truyền đạt thông tin giữa các cá nhân

 Nguyên tắc ABC

 Nguyên tắc 7C

 Nguyên tắc 5C

Nguyên tắc ABC

 A – Accucracy: Chính xác

 B – Brevity: Ngắn gọn

 C – Clarity: Rõ ràng

Các nguyên tắc giao tiếp trong cuộc sống

 Mười quy tắc giao tiếp xã hội

 Các chuẩn mực giao tiếp xã hội

10 quy tắc giao tiếp xã hội

 Luôn quan tâm đến con người

 Trong giao tiếp phải biết tôn trọng người khác

 Luôn biết cách tìm ra ưu điểm của người khác để động viên, khuyến khích

 Đặt mình vào vị trí của đối tác

 Dùng cách nói tế nhị, có lý có tình, tránh sỗ sàng, vỗ mặt

 Không chạm vào tự ái của người khác, khiến người khác phải buồn lòng đau khổ

 Tránh dùng cách nói mỉa mai, cay độc

 Đôi khi nên dùng cách nói triết lý để giảm bớt nỗi bất hạnh của người khác

 Xử lý công việc thấu tình đạt lý

 Luôn giữ chữ tín trong kinh doanh

Các chuẩn mực giao tiếp xã hội

- Tự trọng nhưng phải tôn trọng người khác

- Tin tưởng nhưng không cả tin

- Biết cách thể hiện mình, nhưng không nên bằng cách hạ thấp người khác

- Bộc trực, thẳng thắn, nhưng không được cẩu thả, bừa bãi

- Khiêm tốn, nhưng không giả dối

- Cẩn thận nhưng không quá cầu kỳ hoặc rập khuôn máy móc

- Nhanh nhảu hoạt bát nhưng không gặp đâu nói đấy

- Nghiêm khắc với mình, nhưng phải độ lượng với người khác