Dự án tốt nghiệp được thực hiện bởi nhóm sinh viên trường Đại học Hà Nội. Nội dung chính của bài viết này là tìm ra và lên phương án cải thiện cho doanh nghiệp, từ đó chúng tôi cũng đã ghi lại kết quả sau khi doanh nghiệp thực hiện những phương án đó của chúng tôi. Xin mời các bạn tham khảo
Quản lý chi phí cho các trung tâm dạy tiếng Anh tại Việt Nam
Từ lâu, người ta đã tin rằng chi phí quản lý, chi phí chung và chi phí bán hàng thay đổi tùy theo mức độ hoạt động.
Theo ông, các trung tâm dạy tiếng Anh ở Việt Nam thường gặp khó khăn về tài chính do quản lý chi phí kém Dòng tiền thực sự phản ánh sự tối ưu hóa hoạt động kinh doanh Chi phí được chia thành 3 loại: chi phí tiếp thị & bán hàng, chi phí quản lý và kiểm soát và các chi phí khác Tuy nhiên, ở Việt Nam, các trung tâm dạy tiếng Anh chủ yếu chỉ định một người cụ thể, thường được gọi là kế toán để kiểm soát tình hình thu chi, điều này được coi là thiếu sót lớn trong việc quản lý chi phí Do đó, nguy cơ gian lận tiền tệ là rất lớn Người sáng lập được đề xuất tiến hành một bước ngắn hạn là xem xét tất cả
Hơn nữa, nguyên tắc phù hợp, yêu cầu doanh thu và mọi chi phí liên quan phải được ghi nhận cùng một lúc, cũng bị vi phạm Ngoài ra, tài khoản nên xem xét bằng chứng và tính hợp lý cho các giao dịch của mình trước khi ghi lại, chứ không chỉ bằng cách dựa vào ý kiến và phán đoán của người khác Kế toán cần theo dõi các khoản chi phí như tiền lương, nguyên vật liệu, khấu hao tài sản cố định,… Ngoài ra, các khoản chi phí không được coi là tính thuế theo quy định của Luật thuế nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và hạch toán đúng theo chính sách kế toán hiện hành không được ghi giảm chi phí kế toán mà được điều chỉnh trong quyết toán thuế làm tăng số thuế doanh nghiệp phải nộp Tất cả các tài khoản chi phí đều không có số dư và cuối kỳ phải kết chuyển tất cả các tài khoản chi phí phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh (Luật tài chính Việt Nam 2014)
4.5 Quản lý chi phí tiền lương.
Theo quy trình kiểm toán nội bộ đối với các khoản phải trả lương, Alibaba hiện đã không hoàn thành tất cả các nhiệm vụ kiểm toán, đặc biệt là vấn đề thiếu sự phân biệt nhiệm vụ Có 3 khía cạnh cần được xem xét định kỳ: chi phí tiền lương phát sinh, phương pháp tính toán và
Chi phí hành chính
Phản hồi của ban lãnh đạo công ty
NCH kiểm tra vào cuối tháng Khi được hỏi liệu họ có cảm thấy gánh nặng khi cùng lúc đảm đương hai trọng trách hay không, nhưng họ vẫn cảm thấy rất ổn với công việc mình đang phụ trách Đầu tiên, họ cho biết đây không phải là vấn đề nghiêm trọng tại công ty và hiện tại công ty vẫn đang quản lý tốt chi phí.
Tuy nhiên, hãng vẫn chưa tìm ra giải pháp ngăn chặn những vụ việc tương tự xảy ra.
Anh cho biết công ty có 4 phòng ban chính gồm phòng marketing, phòng tuyển dụng, phòng đào tạo và phòng kinh doanh Trong công ty, ông Ngô Xuân Thắng cũng xác nhận ông NCH và bà LA chịu trách nhiệm quản lý chi phí Vì cả hai đều là nhân viên lâu năm, yêu thích kinh doanh nên chị L.A – nhân viên có bằng kế toán là nhân viên phòng kinh doanh còn anh NCH vừa là giáo viên vừa là người kiểm tra lương thông qua kinh nghiệm thực tế làm việc tại công ty và xem qua tài chính của Alibaba các tài liệu Khi chúng tôi đề cập đến vấn đề quản lý chi phí của công ty, ông rất hài lòng và cũng khẳng định rằng vấn đề của công ty cần được giải quyết ngay lập tức Anh ấy nhận ra rằng công ty có vấn đề trong lỗ hổng quản lý chi phí và muốn quản lý chặt chẽ vấn đề dòng tiền trong công ty Lúc đầu, anh ấy nghĩ rằng quản lý chi phí có thể kiểm soát được và dễ dàng thực hiện, vì vậy anh ấy đã giao nhiệm vụ này cho hai nhân viên lâu năm và đáng tin cậy Tuy nhiên, Mr NCH và Ms LA đều đa nhiệm nên không thể tập trung và kiểm soát chi phí liên tục Nhiều vấn đề như lương, thưởng, chi phí phát sinh, chi phí thuê mặt bằng, chi phí quản lý đều được kê khai rõ ràng và được CEO vô cùng tin tưởng Mãi cho đến khi vụ gian lận trong hoa hồng được tiết lộ, anh ta mới nhận ra
Theo họ, tiêu chí tính lương sẽ căn cứ vào số giờ cán bộ, giảng viên điểm danh trên hồ sơ cũng như các khoản chi phí phát sinh trước đó Khi được hỏi về cách đánh giá lương và chi phí ở công ty hiện tại, họ đều cảm thấy cách này khá đơn giản, dễ so sánh và không mất quá nhiều thời gian để xem xét Tuy nhiên, khi chúng tôi hỏi về những trường hợp vi phạm chi phí trước đây, ông NCH và bà LA tỏ ra ngập ngừng Họ cũng cho biết, các chi phí phát sinh của cán bộ, giảng viên đôi khi không được biết chính xác vì nhiều khoản chi (quản lý dòng tiền, photocopy, in tài liệu, tiền tiệc, thưởng, phạt) không rõ ràng, không có hóa đơn chứng từ để đối chiếu Chi lương và chi quản lý chỉ kiểm tra đối chiếu vào cuối tháng nên đôi khi xảy ra sai sót, không kiểm tra chính xác được Đặc biệt, khi nhóm chúng tôi hỏi về việc gian lận chi phí hoa hồng trong năm 2019, họ thừa nhận có trường hợp lợi dụng chính sách công ty để tư lợi.
Trước hết là vấn đề quản lý các chi phí phát sinh trong quá trình đào tạo của công ty như chi phí in ấn tài liệu sổ sách cho học viên, chi phí khen thưởng cho học viên trên lớp có thành tích tốt trong lớp… do số lượng và chất lượng học sinh của mỗi lớp khác nhau, việc trừ thưởng không rõ ràng. quản lý chi phí kém của công ty Anh chia sẻ muốn tập trung quản lý dòng tiền ra vào, anh cũng đang tính toán chi phí nếu công ty thành lập thêm bộ phận kế toán kiểm toán Tuy nhiên, các biện pháp tạm thời để xử lý các vi phạm trong công ty cũng như giảm thiểu khả năng lặp lại các sai phạm tương tự vẫn chưa được đưa ra rõ ràng.
Thay vì đưa ra một chính sách cụ thể về quá trình giảng dạy, công ty cho phép giáo viên tạo ra các phần thưởng, ví dụ như quà tặng và các bữa tiệc kết thúc khóa học, để thúc đẩy tinh thần của học viên nhưng không giới hạn ngân sách dành cho những phần thưởng đó Những phần thưởng đó có thể được mua bởi trợ giảng hoặc giảng viên mà không được phép Ngoài ra, chi phí thưởng sẽ do cá nhân người lao động tự khai trong hồ sơ lương do công ty cung cấp mà không có bất kỳ xác nhận nào.
Trong quá trình giảng dạy, ngoài tài liệu thực hành mà học viên được trung tâm phát để hỗ trợ học tập, khi lên lớp, trợ giảng hoặc giảng viên sẽ phát thêm tài liệu chỉ khi học trực tiếp buổi đó Do bài giảng của mỗi lớp khác nhau và số lượng học sinh của mỗi lớp cũng khác nhau nên các tài liệu này do giáo viên của lớp đó phụ trách, trước mỗi buổi học trợ giảng sẽ in tài liệu cho học sinh của lớp với số lượng ứng trước tiền trợ giảng cho công ty và tổng số tiền này sẽ do người lao động tự tổng hợp vào hồ sơ lương của công ty mà không thông qua bất kỳ giấy tờ xác nhận nào Ngoài ra, trong giờ học, trợ giảng hoặc giảng viên có thể mua quà tặng cho những sinh viên có thành tích tốt trong quá trình học tập và điều này phụ thuộc vào phong cách giảng dạy của bài giảng, và những con số quà tặng này không được chứng minh rõ ràng là con số có chính xác hay không việc mua quà có diễn ra hay không.
Do đó, rủi ro cao là số tiền chính xác chi cho phần thưởng có thể bị phóng đại.
Qua đó, không có cá nhân, bộ phận nào đứng ra quản lý các khoản chi phí phát sinh đó.
Thứ hai, vấn đề lớn nhất về tiền lương là thiếu sự tách biệt trong quá trình đối chiếu và ghi chép Theo câu trả lời của NCH và LA trong cuộc phỏng vấn, được xác nhận bởi các nhân viên khác, trách nhiệm trong các quy trình đó hiện rất mơ hồ Giờ đây, tất cả nhân viên có thể thoải mái tải kết quả làm việc của mình lên File Excel được kiểm tra bởi ông NCH, một giáo viên và một người quản lý tiền lương cùng một lúc Hơn nữa, mặc dù mức lương dự kiến sẽ được kiểm tra hai lần (bởi NCH
Kết quả của dự án
Quản lý chi phí hoa hồng
Do đó, hoa hồng dựa trên hiệu suất sẽ được coi là phần thưởng tốt nhất để thúc đẩy đội ngũ bán hàng gắn bó với công việc của họ Tuy nhiên, nó có thể tạo ra sự cạnh tranh không lành mạnh trong công ty (Water, 2005) Một nhân viên bán hàng có thể đi tắt đón đầu và sử dụng các chiến thuật trái ngược với các giá trị của doanh nghiệp chỉ để giành lấy các giao dịch và do đó nhận được tiền hoa hồng mà họ mong muốn.
Trong một trung tâm dạy tiếng Anh, mục tiêu hướng đến chắc chắn phải là doanh số bán các khóa học tiếng Anh. Đôi khi, sẽ có lợi cho công ty khi hai hoặc nhiều nhân viên bán hàng làm việc cùng nhau thành một nhóm bán hàng Các nhân viên khác nhau hỗ trợ các tổ chức bán hàng đạt được các giải pháp tốt nhất cho các tài khoản đã xác định Trong những năm tài chính, một chính sách của công ty nên được hoạch định để sử dụng lực lượng lao động và do đó, thúc đẩy bán sản phẩm (Hiệp hội quản lý bán hàng, 2010) Người quản lý có thể thấy khó xử lý các thành viên trong nhóm kiếm được số tiền khác nhau Một trong những giải pháp chính là thiết lập các mục tiêu thực tế Để tránh xung đột, các nhà quản lý nên tiến hành đánh giá từng người một thường xuyên để đảm bảo rằng tất cả các kỳ vọng được đồng bộ hóa với nhau Hơn nữa, tất cả các nhà quản lý cần kiểm tra xem nhân viên của họ có tuân thủ các giá trị của công ty hay không, đây là một số dấu hiệu của các hành vi gian xảo nhằm đạt được các giao dịch giả Nếu không, công ty có thể phải chịu rủi ro mất đi những khách hàng có giá trị và làm suy giảm đạo đức cũng như danh tiếng của công ty (James, 2019).
5 Phương pháp điều tra 5.1 Thiết kế câu hỏi phỏng vấn Với mục đích tìm hiểu công ty, chúng tôi đã thực hiện một cuộc phỏng vấn kỹ lưỡng và định tính nhằm đi sâu vào công tác quản lý hàng tồn kho của công ty Thay vì đặt câu hỏi cho tất cả mọi người cùng một lúc, chúng tôi đã thực hiện các cuộc phỏng vấn riêng với từng nhân viên để đảm bảo tính trung lập và trung thực, cũng như sẵn sàng cung cấp thông tin cá nhân và suy nghĩ về việc quản lý hàng tồn kho của công ty Chúng tôi tin rằng đây là một phương pháp phỏng vấn tuyệt vời mang lại câu trả lời nhanh nhất và rõ ràng nhất, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập dữ liệu và hỗ trợ nhóm nhanh chóng xác định các thách thức và giải pháp cho tổ chức.
Ngay sau đó, ngày 15-20/2, chúng tôi đã cùng nhau khảo sát sơ bộ và xác định vấn đề nghiêm trọng là quản lý chi phí kém Đồng thời, hai thành viên Linh và Vân của chúng tôi đã đến các địa điểm làm việc và giảng dạy của công ty để có những quan sát nhất định và khách quan nhất về môi trường làm việc của công ty Sau đó, cả nhóm chúng tôi dành một buổi để thiết kế những câu hỏi phỏng vấn hợp lý nhất và tìm ra những vấn đề còn tồn đọng của công ty.
Khi tổng hợp tất cả các câu trả lời phỏng vấn, cả nhóm dành khoảng 7 ngày (từ 1 đến 7/3) để xây dựng các đề xuất dự án Từ ngày 8 đến ngày 15 tháng 3, chúng tôi đã đánh giá tiềm năng và hạn chế của các vấn đề.
Rất tiếc vì dịch Covid19, Cao Thu Huyền và Ngô Thị Huyền phải đặt lịch phỏng vấn trực tuyến với CEO và các nhân viên khác Cụ thể, ngày 21/2, hai thành viên đã dành khoảng 2,5 tiếng trò chuyện để tìm hiểu cũng như phỏng vấn CEO bằng những câu hỏi được thiết kế sẵn và áp dụng hình thức phỏng vấn định lượng Ban đầu, CEO của Alibaba từ chối cung cấp nhiều thông tin liên quan đến dữ liệu của công ty vì sợ các công ty tư nhân của công ty bị rò rỉ Tuy nhiên, sau khi chúng tôi thuyết phục và bàn bạc, anh ấy đã hợp tác và chúng tôi đã có được báo cáo chi phí phát sinh của các cơ sở tại Hà Nội từ năm 2018 đến năm 2020 Ngày 23/2, hai quản lý là anh P.
Ngày 10 đến ngày 17 tháng 1 cùng năm, chúng tôi hẹn gặp TGĐ nhờ mối quan hệ của Ngô Thị Huyền để có thể tiếp cận sơ bộ với công ty và có được sơ đồ về bộ máy tính của công ty và xin phép được xem nội dung của công ty các tài liệu Sau khi được sự đồng ý của TGĐ, cả nhóm chúng tôi truy cập vào các nền tảng mạng xã hội như website, Facebook, fanpage để tìm hiểu về công ty dựa trên các thống kê về doanh thu, chi phí, nguồn vốn, lợi nhuận, đào tạo nhân sự để tìm kiếm thông tin về công ty Alibaba rõ ràng hơn Chúng tôi dành cả buổi tối, khoảng 4-5 giờ, đọc cùng nhau và thảo luận ngắn gọn về công ty.
Vào ngày 9 tháng 1 năm 2022, nhóm của chúng tôi đã dành một buổi tối để nghiên cứu và cùng nhau lựa chọn các doanh nghiệp và công ty để chọn làm dự án Sau 3 tiếng đồng hồ, chúng tôi quyết định chọn công ty Alibaba - trung tâm tiếng Anh chuyên dạy giao tiếp.
Vào ngày 7 đến 14 tháng 2 trong khoảng 2 giờ mỗi đêm để gặp nhau để phân tích lợi nhuận của
NCH và bà LA, chúng tôi đã dành khoảng 2 giờ cho cuộc phỏng vấn Nhờ sự khéo léo trong cách đặt câu hỏi cũng như tạo không khí vui vẻ khi trò chuyện, chúng tôi đã tìm hiểu thành công một số thông tin có thể giúp ích cho dự án của bạn chúng tôi thêm nhiều điểm hấp dẫn hơn Vào ngày 26 tháng 2, chúng tôi đã xin phép nhân viên và trợ giảng dành 15-20 phút cho bảng câu hỏi và chúng tôi đã phản hồi về việc nhân viên cần che giấu tất cả thông tin nhận dạng khi thực hiện bảng câu hỏi Dù đã trả lời phỏng vấn trực tuyến nhưng sau khi dịch Covid19 được kiểm soát, C.T.Huyền và N.T.Huyền vẫn nhiều lần trực tiếp đến công ty để trao đổi với nhân viên cũng như tìm hiểu thêm thông tin, số liệu về các vấn đề của công ty. công ty thông qua báo cáo tài chính & tìm ra một số vấn đề của công ty
Họ có thể cung cấp bảng điểm của buổi học ngày hôm đó hoặc yêu cầu những sinh viên đã tham gia lớp học xác minh điều đó cho họ Số giảng viên còn lại cảm thấy cách ghi nhận chi phí bao gồm tiền lương và các khoản chi khác chưa hợp lý chiếm 35% tổng số giảng viên của trung tâm.
5.2.1 Phản hồi của giảng viên và trợ giảng Khảo sát được thực hiện bởi 35 người, bao gồm cả trợ giảng và giảng viên Khi được phỏng vấn, họ yêu cầu giữ bí mật tên của họ Kết quả khảo sát có thể tiết lộ nhiều điều về kinh nghiệm của đa số giảng viên trong công ty đối với công việc của họ Có thể thấy 60% giảng viên tham gia khảo sát cho biết đã gắn bó với công ty từ 1 đến 2 năm, trong khi hơn 1/4 số người được hỏi cho biết đã gắn bó với công ty trên 2 năm năm Điều này chứng tỏ rằng phần lớn những người tham gia coi công việc là toàn thời gian Theo thống kê, gần một nửa trong số họ chọn vị trí tuyển dụng này vì sở thích và sở thích, hơn 1/3 cho biết họ ứng tuyển vì lý do tài chính hạn chế và 20% cho biết họ không có lựa chọn công việc nào khác tốt hơn Với trợ giảng, họ thường chỉ làm việc tại công ty dưới một năm và coi công việc này là bán thời gian.
Tuy nhiên, khi giáo viên, cán bộ tự ghi các khoản thu chi cũng như tự điểm danh các tiết dạy thì nảy sinh nhiều vấn đề Điều đáng ngạc nhiên là một tỷ lệ lớn các bài giảng ở trung tâm tiếng Anh cảm thấy hồ sơ chi phí này không phức tạp và không đáng tin cậy, với khoảng 2/3 số bài giảng Vì họ có thể dễ dàng vào lớp mà không bị trễ học hay bị trừ lương Khi giảng viên quên điểm danh bằng file excel, họ có thể dễ dàng gửi đơn khiếu nại.
Họ cảm thấy rằng hồ sơ chi phí như vậy sẽ không đủ tin cậy và có khả năng giả mạo hóa đơn.
Họ cũng chỉ ra rằng có thể xảy ra trường hợp nhiều giáo viên không tổ chức lớp học hôm đó nhưng vẫn điểm danh.
Khi chúng tôi hỏi về cách hạch toán các khoản chi tiêu, hầu hết họ thường điền vào file Excel chi phí đi lại và chi phí phát sinh trong ngày hôm đó Những chi phí đó sẽ được ghi vào hồ sơ cùng với hóa đơn Tuy nhiên, nhiều khoản chi sẽ không có hóa đơn, chứng từ xác minh như photocopy, in tài liệu Vì Giám đốc điều hành không cung cấp bảng lương, chúng tôi đã cố gắng thu thập tiền lương của một số nhân viên dựa trên mô-đun theo khóa học Chúng tôi muốn có được tổng số khóa học mở từ 2018-2020 theo loại khóa học. Để cải thiện công tác quản lý chi phí, biểu đồ đã cung cấp số liệu thể hiện mức độ hài lòng của trợ giảng cũng như giảng viên Phần lớn cán bộ, giảng viên cảm thấy khá hài lòng về cách quản lý chi phí, chiếm khoảng 45% Nhóm còn lại tỏ ra trung lập trong việc quản lý chi tiêu, họ không gặp khó khăn gì trong việc ghi chép chi tiêu, chiếm 20% 35% còn lại cảm thấy không hài lòng với cách quản lý chi phí như vậy Việc quản lý chi phí không thuận tiện, đôi khi khiến cán bộ, giảng viên nhầm lẫn tổng số giờ dạy cũng như các khoản chi phí phát sinh không được ghi chép chính xác.
5.2.3 Phản hồi của CEO Với CEO của công ty – ông Ngô Xuân Thắng, ông cho phép rất nhiều quyền tự do trong các phương pháp thu thập thông tin (ví dụ: tham quan công ty, phỏng vấn trực tiếp và yêu cầu dữ liệu) Giám đốc điều hành cung cấp cho chúng tôi tổng số khóa học mà công ty mở từ năm 2018 đến năm 2020, chia theo loại khóa học.
5.2.2 Phản hồi của ban lãnh đạo công ty Về ban lãnh đạo công ty gồm có 2 thành viên: Mr.NCH và Mrs.LA, Mr.NCH vừa là giáo viên vừa là người kiểm tra lương của công ty; Mrs.LA là nhân viên phòng kinh doanh, người được tin cậy để ghi lại các giao dịch vào nhật ký dựa trên tệp Drive và Mr.
Báo cáo vấn đề
Thiết kế câu hỏi phỏng vấn
Ngay sau đó, ngày 15-20/2, chúng tôi đã cùng nhau khảo sát sơ bộ và xác định vấn đề nghiêm trọng là quản lý chi phí kém Đồng thời, hai thành viên Linh và Vân của chúng tôi đã đến các địa điểm làm việc và giảng dạy của công ty để có những quan sát nhất định và khách quan nhất về môi trường làm việc của công ty Sau đó, cả nhóm chúng tôi dành một buổi để thiết kế những câu hỏi phỏng vấn hợp lý nhất và tìm ra những vấn đề còn tồn đọng của công ty.
Khi tổng hợp tất cả các câu trả lời phỏng vấn, cả nhóm dành khoảng 7 ngày (từ 1 đến 7/3) để xây dựng các đề xuất dự án Từ ngày 8 đến ngày 15 tháng 3, chúng tôi đã đánh giá tiềm năng và hạn chế của các vấn đề.
Rất tiếc vì dịch Covid19, Cao Thu Huyền và Ngô Thị Huyền phải đặt lịch phỏng vấn trực tuyến với CEO và các nhân viên khác Cụ thể, ngày 21/2, hai thành viên đã dành khoảng 2,5 tiếng trò chuyện để tìm hiểu cũng như phỏng vấn CEO bằng những câu hỏi được thiết kế sẵn và áp dụng hình thức phỏng vấn định lượng Ban đầu, CEO của Alibaba từ chối cung cấp nhiều thông tin liên quan đến dữ liệu của công ty vì sợ các công ty tư nhân của công ty bị rò rỉ Tuy nhiên, sau khi chúng tôi thuyết phục và bàn bạc, anh ấy đã hợp tác và chúng tôi đã có được báo cáo chi phí phát sinh của các cơ sở tại Hà Nội từ năm 2018 đến năm 2020 Ngày 23/2, hai quản lý là anh P.
Ngày 10 đến ngày 17 tháng 1 cùng năm, chúng tôi hẹn gặp TGĐ nhờ mối quan hệ của Ngô Thị Huyền để có thể tiếp cận sơ bộ với công ty và có được sơ đồ về bộ máy tính của công ty và xin phép được xem nội dung của công ty các tài liệu Sau khi được sự đồng ý của TGĐ, cả nhóm chúng tôi truy cập vào các nền tảng mạng xã hội như website, Facebook, fanpage để tìm hiểu về công ty dựa trên các thống kê về doanh thu, chi phí, nguồn vốn, lợi nhuận, đào tạo nhân sự để tìm kiếm thông tin về công ty Alibaba rõ ràng hơn Chúng tôi dành cả buổi tối, khoảng 4-5 giờ, đọc cùng nhau và thảo luận ngắn gọn về công ty.
Vào ngày 9 tháng 1 năm 2022, nhóm của chúng tôi đã dành một buổi tối để nghiên cứu và cùng nhau lựa chọn các doanh nghiệp và công ty để chọn làm dự án Sau 3 tiếng đồng hồ, chúng tôi quyết định chọn công ty Alibaba - trung tâm tiếng Anh chuyên dạy giao tiếp.
Vào ngày 7 đến 14 tháng 2 trong khoảng 2 giờ mỗi đêm để gặp nhau để phân tích lợi nhuận của
NCH và bà LA, chúng tôi đã dành khoảng 2 giờ cho cuộc phỏng vấn Nhờ sự khéo léo trong cách đặt câu hỏi cũng như tạo không khí vui vẻ khi trò chuyện, chúng tôi đã tìm hiểu thành công một số thông tin có thể giúp ích cho dự án của bạn chúng tôi thêm nhiều điểm hấp dẫn hơn Vào ngày 26 tháng 2, chúng tôi đã xin phép nhân viên và trợ giảng dành 15-20 phút cho bảng câu hỏi và chúng tôi đã phản hồi về việc nhân viên cần che giấu tất cả thông tin nhận dạng khi thực hiện bảng câu hỏi Dù đã trả lời phỏng vấn trực tuyến nhưng sau khi dịch Covid19 được kiểm soát, C.T.Huyền và N.T.Huyền vẫn nhiều lần trực tiếp đến công ty để trao đổi với nhân viên cũng như tìm hiểu thêm thông tin, số liệu về các vấn đề của công ty. công ty thông qua báo cáo tài chính & tìm ra một số vấn đề của công ty
Họ có thể cung cấp bảng điểm của buổi học ngày hôm đó hoặc yêu cầu những sinh viên đã tham gia lớp học xác minh điều đó cho họ Số giảng viên còn lại cảm thấy cách ghi nhận chi phí bao gồm tiền lương và các khoản chi khác chưa hợp lý chiếm 35% tổng số giảng viên của trung tâm.
5.2.1 Phản hồi của giảng viên và trợ giảng Khảo sát được thực hiện bởi 35 người, bao gồm cả trợ giảng và giảng viên Khi được phỏng vấn, họ yêu cầu giữ bí mật tên của họ Kết quả khảo sát có thể tiết lộ nhiều điều về kinh nghiệm của đa số giảng viên trong công ty đối với công việc của họ Có thể thấy 60% giảng viên tham gia khảo sát cho biết đã gắn bó với công ty từ 1 đến 2 năm, trong khi hơn 1/4 số người được hỏi cho biết đã gắn bó với công ty trên 2 năm năm Điều này chứng tỏ rằng phần lớn những người tham gia coi công việc là toàn thời gian Theo thống kê, gần một nửa trong số họ chọn vị trí tuyển dụng này vì sở thích và sở thích, hơn 1/3 cho biết họ ứng tuyển vì lý do tài chính hạn chế và 20% cho biết họ không có lựa chọn công việc nào khác tốt hơn Với trợ giảng, họ thường chỉ làm việc tại công ty dưới một năm và coi công việc này là bán thời gian.
Tuy nhiên, khi giáo viên, cán bộ tự ghi các khoản thu chi cũng như tự điểm danh các tiết dạy thì nảy sinh nhiều vấn đề Điều đáng ngạc nhiên là một tỷ lệ lớn các bài giảng ở trung tâm tiếng Anh cảm thấy hồ sơ chi phí này không phức tạp và không đáng tin cậy, với khoảng 2/3 số bài giảng Vì họ có thể dễ dàng vào lớp mà không bị trễ học hay bị trừ lương Khi giảng viên quên điểm danh bằng file excel, họ có thể dễ dàng gửi đơn khiếu nại.
Họ cảm thấy rằng hồ sơ chi phí như vậy sẽ không đủ tin cậy và có khả năng giả mạo hóa đơn.
Họ cũng chỉ ra rằng có thể xảy ra trường hợp nhiều giáo viên không tổ chức lớp học hôm đó nhưng vẫn điểm danh.
Khi chúng tôi hỏi về cách hạch toán các khoản chi tiêu, hầu hết họ thường điền vào file Excel chi phí đi lại và chi phí phát sinh trong ngày hôm đó Những chi phí đó sẽ được ghi vào hồ sơ cùng với hóa đơn Tuy nhiên, nhiều khoản chi sẽ không có hóa đơn, chứng từ xác minh như photocopy, in tài liệu Vì Giám đốc điều hành không cung cấp bảng lương, chúng tôi đã cố gắng thu thập tiền lương của một số nhân viên dựa trên mô-đun theo khóa học Chúng tôi muốn có được tổng số khóa học mở từ 2018-2020 theo loại khóa học. Để cải thiện công tác quản lý chi phí, biểu đồ đã cung cấp số liệu thể hiện mức độ hài lòng của trợ giảng cũng như giảng viên Phần lớn cán bộ, giảng viên cảm thấy khá hài lòng về cách quản lý chi phí, chiếm khoảng 45% Nhóm còn lại tỏ ra trung lập trong việc quản lý chi tiêu, họ không gặp khó khăn gì trong việc ghi chép chi tiêu, chiếm 20% 35% còn lại cảm thấy không hài lòng với cách quản lý chi phí như vậy Việc quản lý chi phí không thuận tiện, đôi khi khiến cán bộ, giảng viên nhầm lẫn tổng số giờ dạy cũng như các khoản chi phí phát sinh không được ghi chép chính xác.
5.2.3 Phản hồi của CEO Với CEO của công ty – ông Ngô Xuân Thắng, ông cho phép rất nhiều quyền tự do trong các phương pháp thu thập thông tin (ví dụ: tham quan công ty, phỏng vấn trực tiếp và yêu cầu dữ liệu) Giám đốc điều hành cung cấp cho chúng tôi tổng số khóa học mà công ty mở từ năm 2018 đến năm 2020, chia theo loại khóa học.
5.2.2 Phản hồi của ban lãnh đạo công ty Về ban lãnh đạo công ty gồm có 2 thành viên: Mr.NCH và Mrs.LA, Mr.NCH vừa là giáo viên vừa là người kiểm tra lương của công ty; Mrs.LA là nhân viên phòng kinh doanh, người được tin cậy để ghi lại các giao dịch vào nhật ký dựa trên tệp Drive và Mr.
NCH kiểm tra vào cuối tháng Khi được hỏi liệu họ có cảm thấy gánh nặng khi cùng lúc đảm đương hai trọng trách hay không, nhưng họ vẫn cảm thấy rất ổn với công việc mình đang phụ trách Đầu tiên, họ cho biết đây không phải là vấn đề nghiêm trọng tại công ty và hiện tại công ty vẫn đang quản lý tốt chi phí.
Tuy nhiên, hãng vẫn chưa tìm ra giải pháp ngăn chặn những vụ việc tương tự xảy ra.
Anh cho biết công ty có 4 phòng ban chính gồm phòng marketing, phòng tuyển dụng, phòng đào tạo và phòng kinh doanh Trong công ty, ông Ngô Xuân Thắng cũng xác nhận ông NCH và bà LA chịu trách nhiệm quản lý chi phí Vì cả hai đều là nhân viên lâu năm, yêu thích kinh doanh nên chị L.A – nhân viên có bằng kế toán là nhân viên phòng kinh doanh còn anh NCH vừa là giáo viên vừa là người kiểm tra lương thông qua kinh nghiệm thực tế làm việc tại công ty và xem qua tài chính của Alibaba các tài liệu Khi chúng tôi đề cập đến vấn đề quản lý chi phí của công ty, ông rất hài lòng và cũng khẳng định rằng vấn đề của công ty cần được giải quyết ngay lập tức Anh ấy nhận ra rằng công ty có vấn đề trong lỗ hổng quản lý chi phí và muốn quản lý chặt chẽ vấn đề dòng tiền trong công ty Lúc đầu, anh ấy nghĩ rằng quản lý chi phí có thể kiểm soát được và dễ dàng thực hiện, vì vậy anh ấy đã giao nhiệm vụ này cho hai nhân viên lâu năm và đáng tin cậy Tuy nhiên, Mr NCH và Ms LA đều đa nhiệm nên không thể tập trung và kiểm soát chi phí liên tục Nhiều vấn đề như lương, thưởng, chi phí phát sinh, chi phí thuê mặt bằng, chi phí quản lý đều được kê khai rõ ràng và được CEO vô cùng tin tưởng Mãi cho đến khi vụ gian lận trong hoa hồng được tiết lộ, anh ta mới nhận ra
Theo họ, tiêu chí tính lương sẽ căn cứ vào số giờ cán bộ, giảng viên điểm danh trên hồ sơ cũng như các khoản chi phí phát sinh trước đó Khi được hỏi về cách đánh giá lương và chi phí ở công ty hiện tại, họ đều cảm thấy cách này khá đơn giản, dễ so sánh và không mất quá nhiều thời gian để xem xét Tuy nhiên, khi chúng tôi hỏi về những trường hợp vi phạm chi phí trước đây, ông NCH và bà LA tỏ ra ngập ngừng Họ cũng cho biết, các chi phí phát sinh của cán bộ, giảng viên đôi khi không được biết chính xác vì nhiều khoản chi (quản lý dòng tiền, photocopy, in tài liệu, tiền tiệc, thưởng, phạt) không rõ ràng, không có hóa đơn chứng từ để đối chiếu Chi lương và chi quản lý chỉ kiểm tra đối chiếu vào cuối tháng nên đôi khi xảy ra sai sót, không kiểm tra chính xác được Đặc biệt, khi nhóm chúng tôi hỏi về việc gian lận chi phí hoa hồng trong năm 2019, họ thừa nhận có trường hợp lợi dụng chính sách công ty để tư lợi.
Giới thiệu
Phản hồi của giảng viên và trợ giảng
đã gắn bó với công ty từ 1 đến 2 năm, trong khi hơn 1/4 số người được hỏi cho biết đã gắn bó với công ty trên 2 năm năm Điều này chứng tỏ rằng phần lớn những người tham gia coi công việc là toàn thời gian Theo thống kê, gần một nửa trong số họ chọn vị trí tuyển dụng này vì sở thích và sở thích, hơn 1/3 cho biết họ ứng tuyển vì lý do tài chính hạn chế và 20% cho biết họ không có lựa chọn công việc nào khác tốt hơn Với trợ giảng, họ thường chỉ làm việc tại công ty dưới một năm và coi công việc này là bán thời gian.
Tuy nhiên, khi giáo viên, cán bộ tự ghi các khoản thu chi cũng như tự điểm danh các tiết dạy thì nảy sinh nhiều vấn đề Điều đáng ngạc nhiên là một tỷ lệ lớn các bài giảng ở trung tâm tiếng Anh cảm thấy hồ sơ chi phí này không phức tạp và không đáng tin cậy, với khoảng 2/3 số bài giảng Vì họ có thể dễ dàng vào lớp mà không bị trễ học hay bị trừ lương Khi giảng viên quên điểm danh bằng file excel, họ có thể dễ dàng gửi đơn khiếu nại.
Họ cảm thấy rằng hồ sơ chi phí như vậy sẽ không đủ tin cậy và có khả năng giả mạo hóa đơn.
Họ cũng chỉ ra rằng có thể xảy ra trường hợp nhiều giáo viên không tổ chức lớp học hôm đó nhưng vẫn điểm danh.
Khi chúng tôi hỏi về cách hạch toán các khoản chi tiêu, hầu hết họ thường điền vào file Excel chi phí đi lại và chi phí phát sinh trong ngày hôm đó Những chi phí đó sẽ được ghi vào hồ sơ cùng với hóa đơn Tuy nhiên, nhiều khoản chi sẽ không có hóa đơn, chứng từ xác minh như photocopy, in tài liệu Vì Giám đốc điều hành không cung cấp bảng lương, chúng tôi đã cố gắng thu thập tiền lương của một số nhân viên dựa trên mô-đun theo khóa học Chúng tôi muốn có được tổng số khóa học mở từ 2018-2020 theo loại khóa học. Để cải thiện công tác quản lý chi phí, biểu đồ đã cung cấp số liệu thể hiện mức độ hài lòng của trợ giảng cũng như giảng viên Phần lớn cán bộ, giảng viên cảm thấy khá hài lòng về cách quản lý chi phí, chiếm khoảng 45% Nhóm còn lại tỏ ra trung lập trong việc quản lý chi tiêu, họ không gặp khó khăn gì trong việc ghi chép chi tiêu, chiếm 20% 35% còn lại cảm thấy không hài lòng với cách quản lý chi phí như vậy Việc quản lý chi phí không thuận tiện, đôi khi khiến cán bộ, giảng viên nhầm lẫn tổng số giờ dạy cũng như các khoản chi phí phát sinh không được ghi chép chính xác.
Quản lý chi phí tiền lương
Theo quy trình kiểm toán nội bộ đối với các khoản phải trả lương, Alibaba hiện đã không hoàn thành tất cả các nhiệm vụ kiểm toán, đặc biệt là vấn đề thiếu sự phân biệt nhiệm vụ Có 3 khía cạnh cần được xem xét định kỳ: chi phí tiền lương phát sinh, phương pháp tính toán và
Người lao động được trả lương cao hơn khả năng của họ, dẫn đến tình trạng bội chi (Truong Manh, 2021). các giao dịch trong 2 tháng gần nhất, sau đó đánh dấu những giao dịch có khả năng ảnh hưởng ít nhất đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để phán đoán và quyết định loại bỏ các giao dịch đó trong tương lai Hơn nữa, chi phí cho nguồn nhân lực nên được xem xét bởi vì hiệu quả và hiệu quả đòi hỏi sự đánh giá kỹ lưỡng, đây là điểm yếu phổ biến ở hầu hết các trung tâm dạy tiếng Anh.
4.3 Ghi nhận chi phí theo tiêu chuẩn VAS.
Chi phí hành chính phản ánh trực tiếp vào hiệu quả của công ty Nghiên cứu từ Đại học Texas cho thấy 82% quản lý dòng tiền kém dẫn đến sự thất bại của một doanh nghiệp vừa và nhỏ Người quản lý nên xem lại tất cả các công cụ quản lý văn phòng để theo dõi chi phí tốt hơn (Akerks, 2016) Doanh nghiệp là một tổ chức bao gồm nhiều cá nhân Như vậy, rủi ro cao là thiếu kiểm soát chi phí quản lý, đặc biệt là một số chi phí biến đổi như in ấn tài liệu, hoa hồng, công tác phí Tại một trung tâm tiếng Anh, chi phí chính đến từ việc học tài liệu (Truong Manh, 2021) Một số doanh nghiệp có phần mềm và công cụ quản lý hiệu quả để kiểm soát, nhưng phần lớn lại coi nhẹ tầm quan trọng của vấn đề này, dẫn đến thất thu cân đối ngân sách Người ta cho rằng những chi phí đó là khó kiểm soát nhất, do đó là hành vi gian lận được thúc đẩy nhiều nhất (Styles et al, 2018) Trong hệ thống kế toán Việt Nam, chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) được phân loại chi tiết rõ ràng bao gồm thuế, khấu hao tài sản cố định, chi phí hội nghị, nghiên cứu và đào tạo Trường hợp của Alibaba, chi phí in ấn tài liệu được hạch toán vào TK 6427 (Chế độ kế toán Việt Nam).
Thông tư 200 áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa với phạm vi kế toán, lập và trình bày báo cáo tài chính Điều 82 Thông tư số 200/2014/TT-BTC định nghĩa, chi phí là các khoản làm giảm lợi ích kinh tế được ghi nhận tại thời điểm phát sinh giao dịch hoặc có khả năng xảy ra trong tương lai mà chưa hoặc chưa được trả (VAS,nd).
Kiểm soát chi phí nhân viên kém có thể dẫn đến cả sự không hài lòng của nhân viên và xử lý chi phí cao hơn Do đó, quản lý chi phí đã trở thành một chức năng quan trọng của công ty ngày nay. thu âm tại công ty Xét đoán kiểm soát nội bộ giúp doanh nghiệp xác định các sai phạm có thể xảy ra và các yếu tố rủi ro tiềm ẩn Về mặt phân tách nhiệm vụ, các nhà quản lý hoặc kiểm toán viên nên tiến hành kiểm soát nội bộ để kiểm tra sự phân tách trách nhiệm giữa bộ phận nhân sự và bộ phận kế toán Ngoài ra, kiểm toán viên nội bộ nên kiểm tra hợp đồng lao động, tài liệu và chính sách của công ty cho phép trả lương và hoa hồng cụ thể để xem xét quy trình tuyển dụng, thỏa thuận trả lương và tính độc lập trong 3 quy trình khác nhau (báo cáo giờ làm việc, trả lương và ghi nhận chi phí lương) Hơn nữa, các mô hình liên quan đến tiền lương trong công ty nên được xem xét để ngăn chặn gian lận và rủi ro trong bảng lương và xác nhận hoàn thành nghĩa vụ và hồ sơ Đây là những chức năng quan trọng nhất do có ảnh hưởng trực tiếp và rộng lớn đến công tác quản lý chi phí tiền lương trong doanh nghiệp (SCIC, nd).
Ngày nay, với sự phát triển kinh tế, các công ty hướng tới quy mô lớn cần xây dựng một hệ thống quản lý tiền lương vững chắc Hệ thống quản lý tiền lương có một định nghĩa đầy đủ hơn so với bản thân từ “quản lý tiền lương” Nó là sự kết hợp giữa kiểm soát nguồn nhân lực và hoạt động kinh doanh cũng như phân tích mô hình hoạch định chính sách và cơ sở dữ liệu của công ty (Zhang et al, 2012)
Trong một dự án nghiên cứu, Suresh đã đề xuất sử dụng phần mềm như một cách hữu hiệu để quản lý chi tiết ngày công, giờ làm của nhân viên.
Dưới đây là những điểm yếu có thể được gây ra do thiếu sự phân biệt nhiệm vụ.
(Ảnh chụp từ dự án của Suresh, 2020)
Nhìn vào thí nghiệm, trong hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ, một người được cho là tham gia vào nhiều nhiệm vụ Hạn chế về nguồn nhân lực có thể hạn chế số lượng nhân viên, đôi khi dẫn đến sự phân chia nhiệm vụ Ngoài ra, sự tham gia hàng ngày của ban quản lý vào các giao dịch vật chất có thể liên quan đến việc giảm thiểu các vấn đề về phân chia nhiệm vụ Do đó, một nhà quản lý cấp cao bắt buộc phải tham gia vào tất cả các giao dịch quan trọng và trực tiếp tham gia vào báo cáo tài chính (Audrey, 2010) Audrey chủ yếu đề xuất đánh giá quản lý bổ sung và đối chiếu để tăng cường kiểm soát nội bộ Hơn nữa, nếu việc xem xét của lãnh đạo được áp dụng trong nội bộ, các nhà quản lý phải có kiến thức phù hợp về cả kế toán và hiểu biết về các giao dịch cơ bản đang được xem xét.
MISA được đánh giá là ứng dụng tốt giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ kiểm soát chi phí, tận dụng hiệu quả hoạt động kinh doanh Phiên bản cập nhật mới có thể phục vụ nhu cầu kinh doanh tốt hơn Misa không chỉ giúp kế toán ghi chép mà còn tổ chức, điều hành và kiểm soát tổng thể hoạt động kinh doanh Nó phản ánh tình hình các khoản chi phí Một trong những chức năng riêng biệt của MISA là kiểm soát tiền lương Nó cho phép nhiều cách khác nhau để tính lương, theo dõi các khoản thanh toán nâng cao, bảo hiểm và quá trình thanh toán tiền lương.
(Trích dẫn trong một thí nghiệm từ nghiên cứu của Audrey, 2010)
4.6 Quản lý chi phí hoa hồng.
Do đó, hoa hồng dựa trên hiệu suất sẽ được coi là phần thưởng tốt nhất để thúc đẩy đội ngũ bán hàng gắn bó với công việc của họ Tuy nhiên, nó có thể tạo ra sự cạnh tranh không lành mạnh trong công ty (Water, 2005) Một nhân viên bán hàng có thể đi tắt đón đầu và sử dụng các chiến thuật trái ngược với các giá trị của doanh nghiệp chỉ để giành lấy các giao dịch và do đó nhận được tiền hoa hồng mà họ mong muốn.
Trong một trung tâm dạy tiếng Anh, mục tiêu hướng đến chắc chắn phải là doanh số bán các khóa học tiếng Anh. Đôi khi, sẽ có lợi cho công ty khi hai hoặc nhiều nhân viên bán hàng làm việc cùng nhau thành một nhóm bán hàng Các nhân viên khác nhau hỗ trợ các tổ chức bán hàng đạt được các giải pháp tốt nhất cho các tài khoản đã xác định Trong những năm tài chính, một chính sách của công ty nên được hoạch định để sử dụng lực lượng lao động và do đó, thúc đẩy bán sản phẩm (Hiệp hội quản lý bán hàng, 2010) Người quản lý có thể thấy khó xử lý các thành viên trong nhóm kiếm được số tiền khác nhau Một trong những giải pháp chính là thiết lập các mục tiêu thực tế Để tránh xung đột, các nhà quản lý nên tiến hành đánh giá từng người một thường xuyên để đảm bảo rằng tất cả các kỳ vọng được đồng bộ hóa với nhau Hơn nữa, tất cả các nhà quản lý cần kiểm tra xem nhân viên của họ có tuân thủ các giá trị của công ty hay không, đây là một số dấu hiệu của các hành vi gian xảo nhằm đạt được các giao dịch giả Nếu không, công ty có thể phải chịu rủi ro mất đi những khách hàng có giá trị và làm suy giảm đạo đức cũng như danh tiếng của công ty (James, 2019).
5 Phương pháp điều tra 5.1 Thiết kế câu hỏi phỏng vấn Với mục đích tìm hiểu công ty, chúng tôi đã thực hiện một cuộc phỏng vấn kỹ lưỡng và định tính nhằm đi sâu vào công tác quản lý hàng tồn kho của công ty Thay vì đặt câu hỏi cho tất cả mọi người cùng một lúc, chúng tôi đã thực hiện các cuộc phỏng vấn riêng với từng nhân viên để đảm bảo tính trung lập và trung thực, cũng như sẵn sàng cung cấp thông tin cá nhân và suy nghĩ về việc quản lý hàng tồn kho của công ty Chúng tôi tin rằng đây là một phương pháp phỏng vấn tuyệt vời mang lại câu trả lời nhanh nhất và rõ ràng nhất, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập dữ liệu và hỗ trợ nhóm nhanh chóng xác định các thách thức và giải pháp cho tổ chức.
Ngay sau đó, ngày 15-20/2, chúng tôi đã cùng nhau khảo sát sơ bộ và xác định vấn đề nghiêm trọng là quản lý chi phí kém Đồng thời, hai thành viên Linh và Vân của chúng tôi đã đến các địa điểm làm việc và giảng dạy của công ty để có những quan sát nhất định và khách quan nhất về môi trường làm việc của công ty Sau đó, cả nhóm chúng tôi dành một buổi để thiết kế những câu hỏi phỏng vấn hợp lý nhất và tìm ra những vấn đề còn tồn đọng của công ty.
Khi tổng hợp tất cả các câu trả lời phỏng vấn, cả nhóm dành khoảng 7 ngày (từ 1 đến 7/3) để xây dựng các đề xuất dự án Từ ngày 8 đến ngày 15 tháng 3, chúng tôi đã đánh giá tiềm năng và hạn chế của các vấn đề.
Rất tiếc vì dịch Covid19, Cao Thu Huyền và Ngô Thị Huyền phải đặt lịch phỏng vấn trực tuyến với CEO và các nhân viên khác Cụ thể, ngày 21/2, hai thành viên đã dành khoảng 2,5 tiếng trò chuyện để tìm hiểu cũng như phỏng vấn CEO bằng những câu hỏi được thiết kế sẵn và áp dụng hình thức phỏng vấn định lượng Ban đầu, CEO của Alibaba từ chối cung cấp nhiều thông tin liên quan đến dữ liệu của công ty vì sợ các công ty tư nhân của công ty bị rò rỉ Tuy nhiên, sau khi chúng tôi thuyết phục và bàn bạc, anh ấy đã hợp tác và chúng tôi đã có được báo cáo chi phí phát sinh của các cơ sở tại Hà Nội từ năm 2018 đến năm 2020 Ngày 23/2, hai quản lý là anh P.
Kế hoạch hành động
Phương pháp điều tra
Xây dựng Phòng Kế toán
vụ và chức năng Về cơ cấu tổ chức trung tâm, để thành lập phòng kế toán, công ty sẽ thuê 10 nhân viên, trong đó có 1 kế toán trưởng, 4 kế toán tổng hợp và 5 kế toán ghi sổ Những nhân viên được thuê này sẽ được phân bổ hợp lý cho từng cơ sở của công ty Tại chi nhánh Giải Phóng công ty cần tuyển 4 nhân viên bao gồm: 1 kế toán trưởng, 1 kế toán tổng hợp và 2 kế toán ghi sổ Ba chi nhánh khác sẽ lập phương án tuyển 2 nhân viên giúp việc gồm: 1 kế toán tổng hợp và 1 kế toán sổ sách Vì Giải Phóng là chi nhánh chính nên cực kỳ cần nhiều nhân viên kế toán có trình độ quản lý để đảm bảo tính đúng đắn và chính xác trong công việc Kế toán trưởng có vai trò vô cùng quan trọng trong việc theo dõi và quản lý tài chính của một doanh nghiệp Kế toán trưởng chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra các hợp đồng kinh tế để đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp Bên cạnh đó, kế toán trưởng sẽ quản lý nguồn vốn của doanh nghiệp với mục tiêu giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của công ty Ngoài ra, một kế toán tổng hợp cũng sẽ chịu trách nhiệm về công việc hàng ngày và hàng tháng Hàng ngày kế toán tổng hợp sẽ nhập số liệu sổ quỹ tiền mặt, sổ quỹ tiền gửi và các sổ sách liên quan khác Cuối mỗi tháng kế toán tổng hợp theo dõi công nợ, rà soát các hóa đơn chứng từ ghi sổ kế toán Hai kế toán trưởng và kế toán tổng hợp sẽ là những nhân viên có kinh nghiệm lâu năm trong nghề Họ cũng sẽ chịu trách nhiệm đào tạo nhân viên kế toán mới, quan sát và kiểm tra các chứng từ và giao dịch phát sinh trong công ty Hai kế toán còn lại sẽ ở vị trí nhân viên kế toán nội bộ và nhân viên kế toán thu chi.
Không ai là hoàn hảo, và sẽ bỏ sót sai sót nếu không thực hiện đánh giá Dữ liệu tài chính, báo cáo/ngân sách của ban quản lý, báo cáo IRS, v.v có thể chứa lỗi và rất có thể sẽ gây ra vấn đề cho tổ chức.
Trung tâm tiếng Anh muốn phát triển mạnh thì phải tập trung kiểm soát chi phí Để giảm thiểu chênh lệch chi phí, CEO của trung tâm tiếng Anh phải kiểm soát bộ phận nhân sự nội bộ.
Nhân viên kế toán nội bộ sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra thông tin và quản lý công việc vốn trong doanh nghiệp Trong khi đó, nhân viên kế toán thu chi sẽ theo dõi các khoản thu chi, xuất quỹ, hóa đơn phát sinh trong ngày.
Bảng chi phí tuyển dụng nhân sự là tập hợp tất cả các chi phí mà doanh nghiệp phải trả cho từng đối tượng, từng bước tham gia vào quá trình tuyển dụng nhân sự Bộ phận tuyển dụng sẽ thực hiện công việc tuyển dụng, công ty đã chi trả các chi phí về cơ sở vật chất sẵn có cho bộ phận tuyển dụng như: phần mềm quản lý tuyển dụng, chi phí văn phòng phẩm, điện nước,… Chi phí truyền thông cho tuyển dụng như các trang tuyển dụng trực tuyến phải trả phí như TopCV, Vietnamworks,
HRchannels, v.v sẽ có giá khoảng 2.000.000đ – 6.000.000đ cho 2 tuần sử dụng Chi phí liên hệ, tiếp nhận ứng viên, tổ chức phỏng vấn và cuối cùng là chi phí thử việc, đào tạo nếu thiếu ứng viên Các chi phí còn lại gần như bằng nhau theo chính sách của bộ phận tuyển dụng của Alibaba.
* Ước tính chi phí tiền lương nhân viên:
Dựa trên 4 cơ sở của Alibaba, chúng tôi khuyến nghị như sau:
Kế toán trưởng ĐVT: VNĐ 1
Chi phí photocopy Trong trung tâm dạy tiếng Anh, giáo viên nên in tài liệu để phục vụ cho mục đích giảng dạy Các chi phí liên quan đến in ấn hoặc sao chụp tài liệu được coi là nhỏ nhưng có nguy cơ bị phóng đại cao Hiện tại, Alibaba cho phép nhân viên của họ tự do ghi lại các khoản chi phí đó cùng với bằng chứng thuyết phục (được trình bày trong Phụ lục) Trên thực tế, tại tất cả các cửa hàng photocopy ở Việt Nam đều không có hóa đơn in chính thức mà chỉ có hóa đơn viết tay, rất dễ bị làm giả nên thông thường các đơn vị khác có thể chấp nhận rủi ro này một cách không mong muốn Tuy nhiên, vì giảng dạy là hoạt động chính ở Alibaba nên công ty này không nên bỏ qua vấn đề này Căn cứ vào khả năng của công ty, đề xuất rằng công ty nên sở hữu một máy in và photocopy
(2 trong 1) Theo các giảng viên, tài liệu chủ yếu cần được in và
7.2.2 Kế hoạch tuyển dụng Phòng Kế toán *Chi phí tuyển dụng. Đến nay, các khoản phát sinh trong lớp như tiền mua quà cho học sinh đạt thành tích tốt hay tiền in sách vở, tài liệu phát tay, dụng cụ như bút viết đều được CBGV ứng trước và nhân viên tính tổng để cuối tháng, nhân viên tự điền vào hồ sơ lương của công ty mà không có xác nhận của người có thẩm quyền.
Cuối cùng, các khoản chi phí như bút, nước, chứng từ, sổ sách sẽ được giao cho nhân viên quản lý chi phí ghi chép và phải có sự giám sát của kế toán trưởng.
Vì vậy, trong quá trình học tập của một khóa học 16 buổi, chỉ học 3 buổi gồm buổi thứ 4, thứ 8 và thứ
11 lớp sẽ chọn ra những học viên có thành tích tốt nhất để trao phần thưởng nhằm động viên khích lệ tinh thần Ngoài ra, tránh phát sinh dư thừa chi phí thưởng và dẫn đến không đồng bộ giữa các lớp Ngân sách cho mỗi lần thưởng là 90.000 VND tổng 3 buổi là 270.000đ Điều này được áp dụng cho tất cả các khóa học.
UPDATE (22/05/2022): Sau khi nhận được phản hồi từ Ms Đỗ Vân Anh, cố vấn dự án của chúng tôi, cả nhóm đã đánh giá lại chi phí của máy in được đề xuất trước đó và lợi ích kinh tế Nhóm tác giả nhận thấy giá của RICOH MP 2352 có thể quá cao và không cần thiết so với nhu cầu của công ty Vì vậy, chúng tôi đã nghiên cứu lại thị trường và đề xuất Alibaba mua Brother DCP-B7535DW (~6 triệu đồng) Việc điều chỉnh này sẽ được thông báo ngay cho TGĐ Chúng tôi xin chân thành cảm ơn chị Đỗ Vân Anh về phản hồi này và thực sự xin lỗi Alibaba vì những bất tiện đã gây ra. photocopy thông thường 25-40 bản/lớp, ít scan Vì vậy, chúng tôi đã giúp công ty nghiên cứu thị trường máy in
& photocopy Loại vừa RICOH MP 2352 hay CANON 2006N IR có giá dao động từ 15-25 triệu đồng phù hợp với khả năng tài chính và khối lượng công việc của công ty Sau khi có máy in, bầu cử một người làm quản lý giám sát các khoản chi phí phát sinh bao gồm chi phí giấy A4, mực in và nội dung in ấn của giảng viên Do chưa có bộ phận chính thức chịu trách nhiệm kiểm soát chi phí nên TGĐ có thể cân nhắc một người nào đó ở Phòng Kinh doanh hoặc Tuyển dụng chịu trách nhiệm và không liên quan đến hoạt động in ấn tại trung tâm lúc này để tránh thiếu sự phân biệt Trong tương lai, khi Phòng kế toán được thành lập, trách nhiệm nên được giao lại sau.
7.3.2 Chính sách về các chi phí phát sinh trong khóa học.
Tiền bồi dưỡng cho cán bộ gồm trợ giảng, giảng viên cho mỗi bên tham gia lớp học để gắn kết tinh thần lớp học sẽ là 150.000đ cho 1 lần Tổng khóa học sẽ được trợ giá 2 lần vào giữa và cuối khóa học (buổi thứ 8 và buổi thứ 16) Trợ giảng và phụ cấp giảng viên sẽ được thanh toán thông qua kế toán trước buổi học. Để các chi phí phát sinh trong lớp học được minh bạch, công ty nên thiết lập một chính sách quản lý chi phí lớp học chính thức Tất nhiên, những chính sách này nên được soạn thảo và truyền đạt tới nhân viên bằng văn bản chính thức chứ không chỉ bằng lời nói Chính sách nên được thông báo qua email cho tất cả nhân viên trong công ty.
Thay vì sử dụng file excel để hạch toán chi phí như công ty vẫn làm thì một phần mềm kế toán sẽ giúp kế toán công ty dễ dàng thao tác và quản lý công việc MISA (SME) là một phần mềm kế toán đơn giản, thông minh và đôi khi kỳ diệu Phần mềm hạch toán tự động từ: Hóa đơn, Sao kê ngân hàng, tổng hợp báo cáo thuế, báo cáo tài chính giúp tiết kiệm 80% thời gian nhập liệu Ngoài ra còn giúp kết nối dễ dàng với 100 đối tác như : tổng cục thuế, ngân hàng, hóa đơn điện tử, chữ ký số, phần mềm bán hàng, nhân sự, email, sms, hình thành hệ sinh thái xử lý dữ liệu nhanh chóng, thuận tiện và hạn chế tối đa việc chồng chéo dữ liệu, sai sót dữ liệu MISA có mức giá khá rẻ, phù hợp với các công ty nhỏ, doanh nghiệp mới hoạt động Đặc biệt có
2 gói mua phù hợp với công ty Thứ nhất, với gói tiêu chuẩn dành cho người mới kinh doanh chỉ 4.450.000đ/năm với 1 user, 3 user chỉ 3.550.000đ, bao gồm: quỹ, thủ quỹ, ngân hàng mua hàng, bán hàng, hóa đơn