Dự án tốt nghiệp được thực hiện bởi nhóm sinh viên trường Đại học Hà Nội. Nội dung chính của bài viết này là tìm ra và lên phương án cải thiện cho doanh nghiệp, từ đó chúng tôi cũng đã ghi lại kết quả sau khi doanh nghiệp thực hiện những phương án đó của chúng tôi. Xin mời các bạn tham khảo
Machine Translated by Google ĐẠI HỌC HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VÀ DU LỊCH -o0o - QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI TRUNG TÂM ANH NGỮ ALIBABA Người hướng dẫn: Bà Đỗ Vân Anh Đề xuất dự án Nguyễn Thị Hồng Vân Các thành viên: Cao Thu Huyền 1704010124 Ngô Thị Huyền 1804010043 Đặng Thị Khánh Linh 1804010047 1804010056 _Ngày 7 tháng 3 năm 2022_ 1 Machine Translated by Google trừu tượng Qua 7 năm hoạt đvộưnợgt(b2ậ0c15v-à20n2h2a)n,hTcrhuónnggtvâềm sAốnhlưnợgnữgAhlọicbavbiaênđãtrcêónn4h0i.ề0u00n.ămMộđtạttrđoưnợgc nshựữnpghádtoatnrhiểnghiệp là kiểm soát chi phí Quản lý chi phí là một là yếu tố mối quan tâm phê bình hàng đầu vì nó cũng thúc đẩy hiệu quả hoạt động của công ty, đặc biệt là ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ và trong giai đoạn khó khăn, cụ thể là hai năm dịch Covid-19 Trung tâm Anh ngữ Alibaba là công ty cỡ vừa, Một Vì thế trung tâm cũng tiết lộ ĐẾN các vấn đề phổ biến của yếu Đối với điều ntàryê,n ctôhnịg ttryườtnăgngvàcưdờunyg ttrhìươhnigệcuháicsệuutấ,đrtộuqnnmuggạảnncthủâlamýẽct,chihiếqinupgảphnhíAínl.đhýếđnncểổhidutpyihếítnrgđìưtợlạcýicdVảoi,ệtchạNinaệhmn,tbrtởaáinch bây giờ một ưu tiên cho quản lý của trung tâm Dự án này nhằm mục đích hàng đầu ĐẾN hệ thống quản lý chi phí tại một là Trung mục tiêu của tổ chức sẽ tâm Anh ngữ Alibaba Vấn đề chi phí, được thể hiện ttyr,oncgụ dtựhểánl.à Dcựhiánphníàyhànnhhằmchmíụnch,đícchhi hpỗhítrhợoagihảồingquvyàếtchciácphvíấntiđềền lliưêơnngq.uan đến chi phí của công Dữ liệu được thu thập từ việc xác định cáđcếnvấhnệđtềhốtnồgn tại về chi phí và nhân viên, trực tiếp quản lý của công ty thông qua các cuộc phỏng vấn với các quan sát của các nhà quản lý về và xem xét cátcưởtnàgi llẫinệunhlaiuêngiqữuaanc.ácBấtthàcnhhấpviqêuny ttrroìnngh,nhkóhmó vkàhăCnEOvềcủsaự Atliinbaba tôi hy vọng sẽ kiểm soát được chpihápthít.risểựn qmuộảtnslốýcông cụ và thủ tục thuận tiện nhất định hỗ trợ công ty, chúng 2 Machine Translated by Google Mục lục trừu tượng .2 1 Giới thiệu 4 2 Giới thiệu công ty 4 Một Tóm tắt lịch sử 4 b, Tầm nhìn và Sứ mệnh 5 c, Cơ cấu tổ chức 5 3 Tuyên bố vấn đề 6 4 Tổng quan tài liệu 7 4.1 Quản lý chi phí trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ 7 4.2 Quản lý chi phí cho các trung tâm dạy tiếng Anh tại Việt Nam số 8 4.3 Ghi nhận chi phí theo tiêu chuẩn VAS 9 4.4 Chi phí hành chính 9 4.5 Quản lý chi phí tiền lương 10 4.6 Quản lý chi phí hoa hồng 12 5 Phương pháp luận 12 6 Phân bổ công việc 13 7 Thời gian hoàn thành dự án 14 8 Các trở ngại tiềm tàng và tính khả thi 14 NGƯỜI GIỚI THIỆU 17 3 Machine Translated by Google 1 Giới thiệu Chi phí quản lý doanh nghiệp là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tổ chức hoạt động kinh doanh mà doanh nghiệp đó phải bỏ ra để hoạt động kinh doanh Chi phí quản lý doanh nghiệp liên quan đến tất cả các hoạt động của doanh nghiệp, không tách rời cho từng hoạt động cụ thể Đồng thời, tùy thuộc vào cách thức hoạt động của doanh nghiệp mà chi phí quản lý cũng khác nhau Do đó, điều mà hầu hết các giám đốc đều quan tâm là phương pháp xử lý khoản chi phí này một cách hợp lý nhất cho hoạt động kinh doanh của họ Quản lý doanh nghiệp là công việc đòi hỏi nhà quản trị phải hiểu rõ cơ cấu tổ chức và chuẩn hóa quy trình quản lý cũng như tối ưu chi phí để quản lý doanh nghiệp hiệu quả mang lại lợi nhuận lớn hơn Để tối đa hóa lợi nhuận, mỗi doanh nghiệp phải tối đa hóa doanh thu và tối thiểu hóa chi phí Đối với nhiều doanh nghiệp, chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm một tỷ trọng nhỏ Một trong những chìa khóa quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý chi phí kinh doanh hiệu quả là xác định định mức quản lý doanh nghiệp Đây là cơ sở giúp doanh nghiệp lập dự toán hoạt động vì để lập dự toán nhân công phải có định mức giờ công, định mức nguyên vật liệu phải có định mức nguyên vật liệu Ngoài ra, nó còn giúp nhà quản lý kiểm soát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vì chi phí định mức là tiêu chuẩn, là cơ sở để đánh giá, góp phần cung cấp thông tin kịp thời để nhà quản lý ra quyết định hàng ngày chẳng hạn như định giá sản phẩm, chấp nhận hoặc từ chối đơn đặt hàng, phân tích lợi nhuận Cụ thể hơn, nó gắn trách nhiệm của mỗi nhân viên với việc sử dụng tiết kiệm các nguồn lực Quản lý tốt chi phí doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động kinh doanh hiệu quả, tối ưu hóa các chi phí không cần thiết, kiểm soát tài chính của doanh nghiệp Những vấn đề tồn tại trong hệ thống quản lý chi phí của doanh nghiệp? Đề xuất nào phù hợp với tình hình hiện tại của công ty? Làm thế nào để áp dụng kế hoạch này trong tình hình thực tế? 2 Giới thiệu công ty a lịch sử tóm tắt Alibaba English - công ty mà chúng tôi tiến hành tìm hiểu là công ty trách nhiệm hữu hạn có trụ sở chính tại 186 Giải Phóng, Hà Nội do ông Ngô Xuân Thắng sáng lập Công ty được thành lập từ tháng 8 năm 2015 với chặng đường phát triển tính đến nay đã gần 7 năm Sau 2 năm hoạt động, đến năm 2017, Alibaba lọt top 100 doanh nghiệp trẻ tiêu biểu Việt Nam Đến nay, Alibaba đã trở thành trung tâm tiếng Anh lớn nhất Hà Nội với hơn 40.000 học viên và cũng là trung tâm ngoại ngữ có học phí rẻ nhất Hà Nội Sau 6 năm thành lập, đến nay công ty đã mở rộng quy mô lên 7 cơ sở với 4 cơ sở tại Hà Nội, 2 cơ sở tại Nghệ An và 1 cơ sở tại Sài Gòn Trọng tâm mà nhóm chúng tôi muốn nghiên cứu là về cơ sở vật chất tại Hà Nội Hệ thống đào tạo tại công ty bao gồm phát âm, ngữ pháp, giao tiếp và TOEIC Ngoài đào tạo kiến thức chuyển ngành, trung tâm còn lồng ghép dạy học viên về tư duy phản biện, tư duy sáng tạo, kỹ năng thuyết trình và làm việc nhóm, cụ thể hơn và 4 Machine Translated by Google cũng là điểm sáng nhất Alibaba là một môi trường năng động, khác hẳn với các nước Anh khác các trung tâm b, Tầm Nhìn và Sứ Mệnh Ngay từ khi thành lập, công ty đã mang theo tâm nguyện của người sáng lập công ty là đưa tiếng Anh trở thành ngôn ngữ phổ cập cho người Việt Nam trong bối cảnh kinh tế hội nhập và toàn cầu hóa kinh tế hiện nay, với sứ mệnh giúp một triệu học viên nói được tiếng Anh như tiếng mẹ đẻ của họ Hơn nữa, Alibaba còn mang trong mình sứ mệnh xây dựng cộng đồng tiếng Anh vững mạnh và không ngừng nỗ lực kết hợp với các đối tác hàng đầu trong lĩnh vực để tạo cơ hội và tương lai tốt đẹp hơn cho người Việt Nam c, Cơ cấu tổ chức Để công ty hoạt động linh hoạt thì cơ cấu tổ chức đóng vai trò hết sức quan trọng Alibaba có đội ngũ nhân viên vô cùng trẻ trung, năng động và nhiệt huyết, toàn công ty tính đến thời điểm hiện tại có khoảng 150 nhân viên Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV Alibaba do chủ sở hữu kiêm Giám đốc công ty do ông Ngô Xuân Thắng phụ trách và chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản có liên quan của công ty trong phạm vi vốn điều lệ Công ty có 4 phòng ban chính gồm phòng marketing, phòng tuyển dụng, phòng đào tạo và phòng kinh doanh 5 Machine Translated by Google 3 Báo cáo vấn đề Cộng đồng mục tiêu của nhóm chúng tôi sẽ tập trung vào Trung tâm tiếng Anh Alibaba dành cho mọi lứa tuổi muốn học với trọng tâm là giao tiếp hàng ngày cũng như giao tiếp chuyên sâu Trung tâm Anh ngữ Alibaba được thành lập từ năm 2015, sau 7 năm hoạt động trung tâm đã có 7 chi nhánh trên toàn quốc và hơn 40.000 học viên Với hệ thống quy trình đào tạo và giảng dạy tập trung vào giao tiếp cơ bản hàng ngày cho mọi lứa tuổi, Alibaba đã khẳng định vị thế của mình trong việc giúp học viên luyện nghe nói tiếng Anh trong thực tế cuộc sống Tuy nhiên, khi đi sâu vào hệ thống quản lý của công ty, chúng tôi nhận thấy có lỗ hổng do quản lý chi phí yếu kém Đặc biệt, trong công tác quản lý chi phí quản lý, chi phí lương, chi phí hoa hồng còn nhiều yếu kém, sơ hở có thể dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng trong việc cải thiện sự phát triển của công ty sau này Sau khi khảo sát và làm việc với công ty, chúng tôi được biết, không có bộ phận kế toán cụ thể nào chịu trách nhiệm ghi chép các loại chi phí và chứng từ liên quan Và khi ghi nhận các loại chi phí sẽ do Mr NCH, giữ vị trí giảng viên vs kiểm soát chi phí, sau khi mọi người tải dữ liệu lên tệp drive để so sánh Về lương sẽ có file Excel trên Google Drive để kiểm soát hoạt động giảng dạy cũng như thu chi sau buổi học Hơn nữa, khi có chi phí phát sinh, mỗi nhân viên có trách nhiệm up lên Google Drive hóa đơn hoặc ảnh chụp để đối chiếu và thanh toán cho anh NCH File Excel sẽ tự động tính số tiền phải trả người lao động theo công thức: Phải trả người lao động = Tiền lương (dựa trên yêu cầu của chúng tôi) + Chi phí họ trả trước Một khi ông NCH một mình cáng đáng mọi công việc liên quan đến chi phí phát sinh sẽ dẫn đến nhiều kẽ hở Hơn nữa, vì Alibaba không có bộ phận kế toán nên chị LA, nhân viên phòng kinh doanh, là người đáng tin cậy để ghi chép các giao dịch vào nhật ký dựa trên tệp Drive & dựa trên kiểm tra của anh NCH vào cuối tháng Tuy nhiên, bà L.A đã vi phạm nguyên tắc kế toán chi phí của Thông tư 200 vì bà L.A không chủ động ghi nhận chi phí tại thời điểm phát sinh mà chỉ ghi nhận toàn bộ chi phí vào cuối tháng Do việc quản lý chi phí chưa chặt chẽ đã dẫn đến những hậu quả sau Vấn đề đầu tiên, dựa trên quan sát trực tiếp sau khi làm việc trong môi trường này trong một thời gian dài, là chi phí hành chính mà không có người chuyên trách hoặc bộ phận quản lý chi phí/tài sản Trên thực tế, giảng viên/nhân viên mua tài liệu, in bài, liên hoan, thưởng hoàn toàn tự do và up chi phí lên file Excel nhưng file này không được quan tâm lắm Nếu không có người quản lý dòng tiền chuyên dụng, việc sao chụp, in tài liệu, tiền tiệc, tiền thưởng và tiền phạt chỉ là một vài ví dụ và không có người quản lý kho, không thể theo dõi chứng từ, giấy tờ trùng lặp không được xử lý và bất kỳ ai cũng có thể đến và đi từ nhà kho Điều này dẫn đến các chi phí mờ ám, không có căn cứ, có thể dẫn đến nhiều hoạt động gian lận, mờ ám Mối quan tâm về chi phí thứ hai là chi phí trả lương khá phức tạp Trên thực tế, giảng viên và nhân viên sẽ tự động báo cáo ngày làm việc trên một tệp Excel Chúng tôi thấy rằng ông NCH vừa là một 6 Machine Translated by Google giáo viên và một người kiểm tra lương thông qua kinh nghiệm thực tế khi làm việc tại công ty và xem qua tài liệu tài chính của Alibaba khi được nhóm này hỏi Cuối cùng, theo chính sách của công ty, bạn sẽ được trả hoa hồng nếu giới thiệu được người khác tham gia khóa học thử Về cách tính hoa hồng cho từng người thì mỗi nhân viên đều có đóng góp cho công ty là điểm tích lũy và nhân viên tự kê khai phần đóng góp của mình trên file excel Tuy nhiên, ba sự cố nhân viên tạo email giả để đăng ký khóa học thử đã bị phát hiện vào tháng 12 năm 2019 và ba nhân viên đó cũng phụ trách việc xem xét các học viên đã đăng ký Kết quả là tôi đã lừa được một số học viên đăng ký học thử để hưởng hoa hồng Giám đốc điều hành vẫn chưa tìm ra giải pháp hoàn chỉnh cho hai thách thức nêu trên Dự án này sẽ đưa ra cách giải quyết các vấn đề về quản lý chi phí một cách phù hợp nhất theo quan điểm của nhóm chúng tôi Đây là cơ sở để hỗ trợ doanh nghiệp lập dự toán hoạt động, vì dự toán nhân công cần định mức giờ công, định mức nguyên vật liệu cần định mức nguyên vật liệu Hơn nữa, vì chi phí tiêu chuẩn là cơ sở để đánh giá, nó hỗ trợ các nhà quản lý kiểm soát các hoạt động kinh doanh của tổ chức bằng cách cung cấp thông tin kịp thời để các nhà quản lý đưa ra quyết định hàng ngày, chẳng hạn như định giá sản phẩm, chấp nhận hoặc từ chối đơn đặt hàng và xem xét khả năng sinh lời Cụ thể hơn, nó ràng buộc trách nhiệm giải trình của mỗi nhân viên với việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực Nó sẽ ảnh hưởng tích cực đến khía cạnh cộng đồng về lâu dài Một tác dụng tích cực đối với tổ chức là nó sẽ giúp công ty nắm được chi phí tiền vào và tiền ra, dễ dàng quản lý cũng như phân bổ hợp lý mà không lãng phí tiền bạc Alibaba sẽ có thể hoạt động hiệu quả hơn, giảm chi phí thừa và theo dõi tình hình tài chính của mình với việc quản lý chi phí doanh nghiệp tốt 4 Đánh giá tài liệu 4.1 Quản lý chi phí trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ Trong kế toán chi phí truyền thống, người ta cho rằng chi phí cố định độc lập với mức độ hoạt động và chi phí khả biến thay đổi tỷ lệ thuận với sự thay đổi của mức độ hoạt động Chi phí nên được chia thành chi phí cố định và chi phí biến đổi Hầu hết kế toán quản trị mong đợi rằng tỷ lệ giữa chi phí và hoạt động có nghĩa là hoạt động tăng 1% dẫn đến chi phí tăng 1% và hoạt động giảm 1% dẫn đến giảm 1% về chi phí (Allen, 2007) Quản lý chi phí là một chỉ số tổng hợp để đo lường trình độ quản lý của doanh nghiệp Nói chung, các công ty có khả năng tiếp cận vốn hạn chế có chi phí nội bộ cao hơn bao gồm tiền lương và chi phí thuê Có hai loại trong chi phí xử lý là ra quyết định hợp lý và động lực Việc ra quyết định hợp lý coi chi phí là hệ quả của việc cân nhắc giữa chi phí và lợi ích kinh tế Thứ hai là động lực và kích thích, cung cấp các khuyến khích để làm việc, chẳng hạn như đặc quyền Đáng chú ý, ở một số công ty, việc thưởng cho nhân viên để cải thiện hiệu suất của công ty hiện đã trở thành một thông lệ Tuy nhiên, do một số chi phí có thể thay đổi nên quy trình ra quyết định của ban quản lý gặp một số khó khăn, đòi hỏi phải có thông tin quan trọng (Rougnaghi, 2017) 7 Machine Translated by Google Ngày nay, nhiều công ty quản lý chi phí của họ bằng cách sử dụng các nguồn lực Khi kết quả hoạt động hiện tại không tốt như mong đợi, quyết định quan trọng của người quản lý là duy trì nguồn lực và giữ khả năng chi phí trong ngắn hạn hay cắt giảm ngay lập tức Vấn đề phổ biến nhất liên quan đến chi phí hiện nay là hầu hết thông tin về chi phí mà các nhà quản lý nhận được chủ yếu từ báo cáo tài chính trong khi một doanh nghiệp có thể có nhiều hành vi chi phí khác nhau Từ lâu, người ta đã tin rằng chi phí quản lý, chi phí chung và chi phí bán hàng thay đổi tùy theo mức độ hoạt động Tuy nhiên, các nghiên cứu thử nghiệm gần đây đã tiết lộ bằng chứng cho thấy việc giảm chi phí có thể dẫn đến chất lượng xử lý bán hàng thấp hơn trong tương lai (Anderson et al, 2019) Như vậy, trong một số trường hợp, việc tăng chi phí có thể mang lại kết quả tích cực cho hoạt động kinh doanh Để quyết định chi phí của doanh nghiệp và liệu có nên cắt giảm chi phí hay không, cần phải có một quá trình cân nhắc và phân tích lâu dài trước khi áp đặt các chi phí đó cho doanh nghiệp 4.2 Quản lý chi phí cho các trung tâm dạy tiếng Anh tại Việt Nam Trương Mạnh, nhà quản lý chiến lược người Việt, chỉ ra mô hình phổ biến cho các trung tâm dạy tiếng Anh tại Việt Nam Theo ông, các trung tâm dạy tiếng Anh ở Việt Nam thường gặp khó khăn về tài chính do quản lý chi phí kém Dòng tiền thực sự phản ánh sự tối ưu hóa hoạt động kinh doanh Chi phí được chia thành 3 loại: chi phí tiếp thị & bán hàng, chi phí quản lý và kiểm soát và các chi phí khác Tuy nhiên, ở Việt Nam, các trung tâm dạy tiếng Anh chủ yếu chỉ định một số 8 Machine Translated by Google người cụ thể, thường được gọi là kế toán để kiểm soát tình hình doanh thu và chi phí, điều này được coi là thiếu quản lý chi phí lớn Do đó, nguy cơ gian lận tiền tệ là rất lớn Người sáng lập nên tiến hành một bước ngắn hạn là xem xét tất cả các giao dịch trong 2 tháng gần nhất và sau đó đánh dấu những giao dịch có thể ít ảnh hưởng nhất đến hoạt động kinh doanh để đánh giá và quyết định loại bỏ các giao dịch đó trong tương lai Hơn nữa, chi phí cho nguồn nhân lực nên được xem xét bởi vì hiệu quả và hiệu quả đòi hỏi sự đánh giá kỹ lưỡng, đây là điểm yếu phổ biến ở hầu hết các trung tâm dạy tiếng Anh Người lao động được trả lương cao hơn khả năng của họ, dẫn đến tình trạng bội chi (Truong Manh, 2021) 4.3 Ghi nhận chi phí theo tiêu chuẩn VAS Alibaba áp dụng tiêu chuẩn VAS Không có căn hộ kế toán trong công ty Tất cả các giao dịch và báo cáo được ghi lại và chuẩn bị bởi LA- một người đáng tin cậy có bằng kế toán và hiện đang làm việc trong bộ phận bán hàng Cuối mỗi tháng, L.A sẽ căn cứ vào lương và chi phí đã kê khai trước đó trong file Excel chung của toàn thể nhân viên và kiểm tra kết quả do NCH, người chịu trách nhiệm vừa giảng dạy tại trung tâm vừa kiểm tra chi phí để ghi chép đầy đủ các giao dịch phát sinh rồi lập báo cáo Trên thực tế, hành động của LA vi phạm TT 200- chuẩn mực và nguyên tắc kế toán VAS Theo VAS, chi phí là các tài khoản làm giảm lợi ích kinh tế và được ghi nhận vào thời điểm phát sinh giao dịch hoặc khả năng xảy ra trong tương lai mà chưa được hoặc chưa được thanh toán (VAS,nd) Hơn nữa, nguyên tắc phù hợp, yêu cầu doanh thu và mọi chi phí liên quan phải được ghi nhận cùng một lúc, cũng bị vi phạm Ngoài ra, tài khoản nên xem xét bằng chứng và tính hợp lý cho các giao dịch của mình trước khi ghi lại, chứ không chỉ bằng cách dựa vào ý kiến và phán đoán của người khác 4.4 Chi phí hành chính Chi phí hành chính phản ánh trực tiếp vào hiệu quả của công ty Nghiên cứu từ Đại học Texas cho thấy 82% quản lý dòng tiền kém dẫn đến sự thất bại của một doanh nghiệp vừa và nhỏ Người quản lý nên xem lại tất cả các công cụ quản lý văn phòng để theo dõi chi phí tốt hơn (Akerks, 2016) Doanh nghiệp là một tổ chức bao gồm nhiều cá nhân Như vậy, rủi ro cao là thiếu kiểm soát chi phí quản lý, đặc biệt là một số chi phí biến đổi như in ấn tài liệu, hoa hồng, công tác phí Tại một trung tâm tiếng Anh, chi phí chính đến từ việc học tài liệu (Truong Manh, 2021) Một số doanh nghiệp có phần mềm và công cụ quản lý hiệu quả để kiểm soát, nhưng phần lớn lại coi nhẹ tầm quan trọng của vấn đề này, dẫn đến thất thu cân đối ngân sách Người ta cho rằng những chi phí đó là khó kiểm soát nhất, do đó là hành vi gian lận được thúc đẩy nhiều nhất (Styles et al, 2018) Trong hệ thống kế toán Việt Nam, chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) được phân loại chi tiết rõ ràng bao gồm thuế, khấu hao tài sản cố định, chi phí hội nghị, nghiên cứu và đào tạo Trường hợp của Alibaba, chi phí in ấn tài liệu được hạch toán vào TK 6427 (Chế độ kế toán Việt Nam) 9 Machine Translated by Google 4.5 Quản lý chi phí tiền lương Theo quy trình kiểm toán nội bộ đối với các khoản phải trả lương, Alibaba hiện đã không hoàn thành tất cả các nhiệm vụ kiểm toán, đặc biệt là vấn đề thiếu sự phân biệt nhiệm vụ Có 3 khía cạnh cần được xem xét định kỳ: chi phí tiền lương phát sinh, phương pháp tính toán và ghi chép trong công ty Xét đoán kiểm soát nội bộ giúp doanh nghiệp xác định các sai phạm có thể xảy ra và các yếu tố rủi ro tiềm ẩn Về mặt phân tách nhiệm vụ, các nhà quản lý hoặc kiểm toán viên nên tiến hành kiểm soát nội bộ để kiểm tra sự phân tách trách nhiệm giữa bộ phận nhân sự và bộ phận kế toán Ngoài ra, kiểm toán viên nội bộ nên kiểm tra hợp đồng lao động, tài liệu và chính sách của công ty cho phép trả lương và hoa hồng cụ thể để xem xét quy trình tuyển dụng, thỏa thuận trả lương và tính độc lập trong 3 quy trình khác nhau (báo cáo giờ làm việc, trả lương và ghi nhận chi phí lương) Hơn nữa, các mô hình liên quan đến tiền lương trong công ty nên được xem xét để ngăn chặn gian lận và rủi ro trong bảng lương và xác nhận hoàn thành nghĩa vụ và hồ sơ Đây là những chức năng quan trọng nhất do có ảnh hưởng trực tiếp và rộng lớn đến công tác quản lý chi phí tiền lương trong doanh nghiệp (SCIC, nd) Ngày nay, với sự phát triển kinh tế, các công ty hướng tới quy mô lớn cần xây dựng một hệ thống quản lý tiền lương vững chắc Hệ thống quản lý tiền lương có một định nghĩa đầy đủ hơn so với bản thân từ “quản lý tiền lương” Nó là sự kết hợp giữa kiểm soát nguồn nhân lực và hoạt động kinh doanh cũng như phân tích mô hình hoạch định chính sách và cơ sở dữ liệu của công ty (Zhang et al, 2012) Kiểm soát chi phí nhân viên kém có thể dẫn đến cả sự không hài lòng của nhân viên và xử lý chi phí cao hơn Do đó, quản lý chi phí đã trở thành một chức năng quan trọng của công ty ngày nay Trong một dự án nghiên cứu, Suresh đã đề xuất sử dụng phần mềm như một cách hữu hiệu để quản lý chi tiết ngày công, giờ làm của nhân viên 10 Machine Translated by Google (Ảnh chụp từ dự án của Suresh, 2020) Dưới đây là những điểm yếu có thể được gây ra do thiếu sự phân biệt nhiệm vụ 11 Machine Translated by Google (Trích dẫn trong một thí nghiệm từ nghiên cứu của Audrey, 2010) Nhìn vào thí nghiệm, trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, một người được cho là tham gia vào nhiều nhiệm vụ Hạn chế về nguồn nhân lực có thể hạn chế số lượng nhân viên, đôi khi dẫn đến sự phân chia nhiệm vụ Ngoài ra, sự tham gia hàng ngày của ban quản lý vào các giao dịch vật chất có thể liên quan đến việc giảm thiểu các vấn đề về phân chia nhiệm vụ Do đó, một nhà quản lý cấp cao bắt buộc phải tham gia vào tất cả các giao dịch quan trọng và trực tiếp tham gia vào báo cáo tài chính (Audrey, 2010) Audrey chủ yếu đề xuất đánh giá quản lý bổ sung và đối chiếu để tăng cường kiểm soát nội bộ Hơn nữa, nếu việc xem xét của lãnh đạo được áp dụng trong nội bộ, các nhà quản lý phải có kiến thức phù hợp về cả kế toán và hiểu biết về các giao dịch cơ bản đang được xem xét 4.6 Quản lý chi phí hoa hồng Trong một trung tâm dạy tiếng Anh, mục tiêu hướng đến chắc chắn phải là doanh số bán các khóa học tiếng Anh Do đó, hoa hồng dựa trên hiệu suất sẽ được coi là phần thưởng tốt nhất để thúc đẩy đội ngũ bán hàng gắn bó với công việc của họ Tuy nhiên, nó có thể tạo ra sự cạnh tranh không lành mạnh trong công ty (Water, 2005) Một nhân viên bán hàng có thể đi tắt đón đầu và sử dụng các chiến thuật trái ngược với các giá trị của doanh nghiệp chỉ để giành lấy các giao dịch và do đó nhận được tiền hoa hồng mà họ mong muốn Đôi khi, sẽ có lợi cho công ty khi hai hoặc nhiều nhân viên bán hàng làm việc cùng nhau thành một nhóm bán hàng Các nhân viên khác nhau hỗ trợ các tổ chức bán hàng đạt được các giải pháp tốt nhất cho các tài khoản đã xác định Trong những năm tài chính, một chính sách của công ty nên được hoạch định để sử dụng lực lượng lao động và do đó, thúc đẩy bán sản phẩm (Hiệp hội quản lý bán hàng, 2010) Người quản lý có thể thấy khó xử lý các thành viên trong nhóm có số tiền kiếm được khác nhau Một trong những giải pháp chính là đặt mục tiêu thực tế Để tránh xung đột, các nhà quản lý nên tiến hành đánh giá từng người một thường xuyên để đảm bảo rằng tất cả các kỳ vọng được đồng bộ hóa với nhau Hơn nữa, tất cả các nhà quản lý cần kiểm tra xem nhân viên của họ có tuân thủ các giá trị của công ty hay không, đây là một số dấu hiệu của các hành vi gian xảo nhằm đạt được các giao dịch giả Nếu không, công ty có thể phải chịu rủi ro mất đi những khách hàng có giá trị và làm suy giảm đạo đức cũng như danh tiếng của công ty (James, 2019) 5 Phương pháp luận Để tiến hành dự án cần có đủ số liệu cụ thể, đầy đủ để phân tích các vấn đề Để có được những thông tin như vậy, chúng tôi đã chuẩn bị một số câu hỏi để hỏi những người tham gia này: 20 trợ giảng, giảng viên, quản lý trung tâm và CEO Phương pháp khảo sát mà chúng tôi thực hiện trong đồ án này là phương pháp định tính Theo Bhadari (2020), khác với phương pháp định lượng, phương pháp định tính là quá trình thu thập và phân tích dữ liệu phi số để tìm ra quan điểm và kinh nghiệm Nó có thể được sử dụng để thu thập thông tin chi tiết về một vấn đề hoặc nghiên cứu những ý tưởng mới cho một dự án Hơn nữa, khi sử dụng phương pháp này, thời gian thực hiện các dự án nghiên cứu định tính thường khá ngắn và tốn ít chi phí hơn Chúng tôi đã đặt một số câu hỏi cho các trợ giảng để nắm bắt thông tin về hệ thống đào tạo hiện tại của trung tâm và cũng để lấy ý kiến phản hồi sau khóa đào tạo Nếu phương pháp định lượng làm cho nó 12 Machine Translated by Google khó khăn để có được thông tin cụ thể, phương pháp định tính có thể giúp với điều đó Để thu thập thông tin chi tiết hơn, chúng tôi đã phỏng vấn trực tiếp các đối tượng Sau khi tìm hiểu qua tình hình công ty cũng như liên hệ với ban lãnh đạo công ty để sắp xếp thời gian phỏng vấn trực tiếp, sau khi kết thúc kỳ nghỉ Tết Nguyên Đán, ngay khi công ty hoạt động trở lại, chúng tôi đã có cơ hội sắp xếp phỏng vấn ngay tại trụ sở công ty với đội ngũ giảng viên, trợ giảng và quản lý Vì giảng viên, trợ giảng là người trực tiếp đứng lớp nên sẽ hiểu rõ hơn, sâu hơn về các vấn đề hay chi phí phát sinh trong buổi học nên chúng tôi mở rộng phạm vi phỏng vấn các trợ giảng, trợ giảng Chúng tôi cũng đã phỏng vấn hai người đang trực tiếp phụ trách quản lý chi phí của công ty Thứ nhất, ông NCH - là giảng viên của công ty, cũng là người kiểm tra các khoản chi kê khai của nhân viên trong hoạt động của công ty Người thứ hai là chị L.A – nhân viên có bằng kế toán, là nhân viên phòng kinh doanh phụ trách ghi chép các giao dịch và lập báo cáo tài chính vào cuối mỗi tháng Qua chuyến tham quan quan sát tại trụ sở công ty, chúng tôi đã được tận mắt chứng kiến cách thức hoạt động của công ty Ngoài ra, chúng ta còn được cung cấp một bản báo cáo tài chính để từ đó dễ dàng quan sát chính xác các vấn đề mà công ty gặp phải thông qua các số liệu trình bày trên báo cáo tài chính 6 Phân bổ công việc Nhạc trưởng Công việc Ngô Thị Huyền Tiếp cận sơ bộ với công ty bằng mối quan hệ của cô ấy với Ngô Thị Huyền CEO Cả đội Đặt lịch hẹn với CEO & nhận báo cáo tài chính qua email Linh & Vân Cả đội Lấy thông tin công ty (website, fanpage Facebook) Tham quan sơ bộ công ty để quan sát môi trường làm việc Cả đội - Phát hiện một số vấn đề: quản lý nhân sự, truy cập hàng tồn Cao Thu Huyền & Ngô kho, quản lý chi phí Thị Huyền - Thảo luận và quyết định vấn đề nghiêm trọng nhất: quản lý chi Cả đội phí Thiết kế câu hỏi phỏng vấn Phỏng vấn CEO & nhân viên - Xây dựng đề xuất dự án - Đánh giá tiềm năng và khó khăn 13 Machine Translated by Google Cả đội - Đề xuất các khuyến nghị & kế hoạch hành động - Áp dụng nghiên cứu hành động thử nghiệm & nhận phản hồi từ CEO 7 Thời gian hoàn thành dự án capstone Ngày Các kế hoạch ngày 10 tháng 1 Tổng quan tài liệu phong phú về công ty dựa trên số liệu thống kê về doanh thu, chi phí, nguồn vốn, lợi nhuận, đào tạo nguồn nhân lực ngày 17 ngày 18 tháng 1 Quan sát công việc kinh doanh và phòng nhân sự của công ty ngày 27 ngày 7 tháng 2 Phân tích lợi nhuận của công ty thông qua báo cáo tài chính & tìm ra một số vấn đề của công ty ngày 14 ngày 15 tháng 2 Xác định vấn đề nghiêm trọng là quản lý chi phí kém ngày 20 ngày 21 tháng 2 Phỏng vấn CEO và nhân viên bằng phương pháp định lượng ngày 28 ngày 1 tháng 3 Xây dựng đề xuất nghiên cứu thứ 7 ngày 8 tháng 3 Đánh giá tiềm năng và hạn chế của các vấn đề ngày 15 Bước đều Tìm giải pháp và kế hoạch hành động trong ngắn hạn và dài hạn ngày 15-31 ngày 1 tháng 4 Ứng dụng nghiên cứu hành động vào thực tế & nhận phản hồi từ công ty ngày 15 ngày 16 tháng 4 Kết thúc dự án nghiên cứu & rút ra kết luận ngày 30 8 Trở ngại tiềm năng và tính khả thi Xử lý capstone này, chúng ta gặp cả thuận lợi và thách thức Thuận lợi lớn nhất là ông Ngô Xuân Thắng, CEO có cùng mục đích với chúng tôi – tìm hiểu 14 Machine Translated by Google các vấn đề của công ty Do đó, khả năng tiếp cận của chúng tôi với công ty rất dễ dàng và được chào đón Các tác giả được cung cấp rất nhiều quyền tự do trong các phương pháp thu thập thông tin (ví dụ: tham quan công ty, phỏng vấn trực tiếp và yêu cầu dữ liệu) tin tưởng vấn đề an toàn thông tin Các Tuy nhiên, có một vấn đề lớn ở đây- các tác giả mong muốn tiếp tục với khả năng tiếp cận và điều tra chặt chẽ nhất có thể để xem liệu Trung tâm Anh ngữ Alibaba có nhiều vấn đề hơn là quản lý chi phí kém hay không Tuy nhiên, có lẽ ông Thắng tỏ ra vui mừng khi tiết lộ phần mà ông cho rằng đã là vấn đề của công ty ông cần giải quyết ngay Bên cạnh đó, Alibaba, từ một trung tâm tiếng Anh ít tiếng tăm, đang lên kế hoạch tạo bước ngoặt để lan tỏa danh tiếng khắp Việt Nam, công ty càng phải tránh xa những rủi ro như bê bối hay đánh cắp thông tin nội bộ Chia sẻ với chúng tôi trong một cuộc gọi thân mật, anh ấy thể hiện sự bối rối của mình về các mục đích quan trọng nhất của chúng tôi Khi nói đến vấn đề tin tưởng lẫn nhau, anh ấy dường như bày tỏ sự nghi ngờ về việc liệu tất cả thông tin anh ấy cung cấp có được công bố hay không và liệu nó có bị tiết lộ cho các đối thủ cạnh tranh của công ty anh ấy hay không Rõ ràng, không công ty nào muốn tiết lộ công khai điểm yếu của mình và những điểm cần cải thiện Tất cả đều muốn khách hàng của mình tin vào thứ gọi là “hoàn hảo từ trong ra ngoài” Vì vậy, trên thực tế, ông Thắng đã giới hạn cuộc điều tra của chúng tôi vào việc tìm ra các vấn đề khác và chỉ cho chúng tôi tiếp cận thông tin mà ông tin rằng có thể tiết lộ việc quản lý chi phí kém, vấn đề của công ty ông Cùng quan điểm với anh Thắng, nhân viên của anh, những người mà chúng tôi đã phỏng vấn sơ bộ, cũng chào đón chúng tôi bằng những lời lẽ thận trọng Đặc biệt, khi được hỏi về nhiệm vụ công việc của họ và của đồng nghiệp, chúng tôi khó lòng xoa dịu sự do dự của họ vì sợ bị sa thải và hủy hoại mối quan hệ đồng nghiệp Hiểu được tất cả những thách thức đó có thể ảnh hưởng đến kết quả capstone của chúng tôi, tại thời điểm viết đề xuất capstone này, chúng tôi vẫn đang thuyết phục anh Thắng cung cấp cho chúng tôi dữ liệu và thông tin thực tế và đầy đủ hơn với một lời hứa chắc chắn rằng tất cả những gì được tìm thấy từ capstone này sẽ chỉ được phục vụ trong phạm vi Đại học Hà Nội Trong khi đó, chúng tôi dự định tiến hành các cuộc phỏng vấn chuyên sâu với nhân viên bằng cách tiếp cận gần hơn với họ, thiết kế các câu hỏi “lừa và bẫy” và quan trọng nhất là đảm bảo danh tính của họ được giấu kín Quá trình này có thể mất nhiều thời gian Ngoài ra, độ phản xạ nên được lưu ý Có 4 chi nhánh trung tâm tại Hà Nội và các chi nhánh khác tại Nghệ An và TP.HCM Mặc dù các BCTC cung cấp có thể phản ánh đầy đủ tình hình tài chính của Công ty nhưng phạm vi nghiên cứu trực tiếp được thực hiện tại trụ sở chính tại Hà Nội do điều kiện khách quan có thể thiếu tính đại diện Tuy nhiên, một nghiên cứu sâu rộng và khách quan được cố gắng hết sức có thể Một trở ngại khách quan cần liệt kê ở đây là tình hình căng thẳng của Covid-19 tại Hà Nội, nơi mà tất cả các cuộc điều tra đang diễn ra ngay lúc này Thực tế cho thấy, hầu hết các tập đoàn trong thời kỳ Covid-19 đều có thu nhập thấp hơn Một giả định được đặt ra rằng nếu thu nhập của Alibaba thấp hơn và chi phí cao hơn do đại dịch, thì kết luận cuối cùng có thể bị ảnh hưởng Như vậy, ngoài số liệu hiện tại, công ty còn cần cung cấp thông tin của các năm trước Ngoài ra, tình hình dịch bệnh nghiêm trọng khiến chúng tôi không thể tiến hành một chuyến tham quan rộng rãi đến văn phòng Alibaba tại Hà Nội vào ngày 15/2 như dự kiến vì thời điểm đó có tới 4.000 ca dương tính, khi đó cuộc điều tra trực tiếp thực sự diễn ra trong 3 ngày chứ không phải 5 ngày theo kế hoạch do hạn chế xã hội Do đó, có lẽ chúng tôi sẽ tiến hành trực tuyến các công việc còn lại và đồng thời cập nhật tình hình Covid-19 tại Hà Nội, 15 Machine Translated by Google Tóm lại, bất chấp tất cả những thách thức đó, các tác giả đánh giá cao và đánh giá cao tính khả thi của capstone khi đề cập đến lợi thế lớn nhất của chúng tôi, đó là sự sẵn lòng và hoan nghênh của CEO trong việc thực hiện quản lý chi phí Vì vậy, có thể cho rằng trong tương lai anh Thắng sẽ tiếp tục hỗ trợ để đưa các kế hoạch hành động của chúng tôi vào thực nghiệm Để có được sự tin tưởng của anh ấy và sự thành công của capstone này, nhóm chúng tôi đã cố gắng tiến hành nghiên cứu, khả năng tiếp cận công ty và sau đó vạch ra các kế hoạch hành động sơ bộ Trong khi đó, chúng tôi vẫn giữ liên lạc với công ty để xin phép và thuyết phục ông ấy cho phép chúng tôi có thêm quyền hạn Một khi capstone này thành công, nó được cho là bước ngoặt của Alibaba, phù hợp nhất với công ty vào thời điểm này - thời điểm chinh phục thị trường dạy tiếng Anh và cạnh tranh với các đối thủ mạnh Khi các khoản chi phí được kiểm soát tốt hơn, hoạt động hiệu quả, tối ưu hóa các chi phí không cần thiết, kiểm soát tài chính của doanh nghiệp 16 Machine Translated by Google NGƯỜI GIỚI THIỆU 1 Allen, 2007 Hệ thống kế toán chi phí 2 Akerks, 2016 Hướng dẫn hiện đại ĐẾN quản lý chi phí G&A Trường Đại Học Texas 3 Audrey, 2010 Giải quyết các vấn đề với việc phân chia nhiệm vụ trong các công ty nhỏ hơn Đại học Bang Kennesaw 4 Dunnes Styles và cộng sự, 2018 Nâng cao khả năng quản lý của bạn: Chi phí hành chính 5 Hiệp hội quản lý bán hàng, tháng 11 năm 2010 Chính sách kế hoạch hoa hồng bán hàng 6 Sarah James, 2019 cách ĐẾN quản lý chính sách hoa hồng Đại học Starshieve ổ 7 SCIC, thứT ng ph ợth ủ tục kicông mviệc kế toán quy trình ề tôưi ơ ng – KI Ể m TOÁN N Ộ TÔI b Ộ Lấy ra từ ti n https://kiemtoanscic.com/van-ban/tong-hop-thu-tuc-kiem-toan-quy-trinh tien-luong 8 Chắc chắn, Hệ thống quản lý chi phí nhân viên Tạp chí công nghệ mới nổi 2020 và nghiên cứu sáng tạo 9 Mohammed Rougnaghi, 2017 Thực hiện quản lý chi phí trong doanh nghiệp Nghiên cứu tạp chí kinh doanh 10 Trương Mạnh, 2021 Ba bước ĐẾN tối ưu chi phí trong quản lý dạy tiếng Anh việt nam TRONG trung tâm EasyEdu 11 Zhang và cộng sự (2012) Đại học Elsevier Quản lý tiền lương cho doanh nghiệp vừa và nhỏ các doanh nghiệp 12 Nước, 2005 Cơ cấu chính sách hoa hồng: Nâng cao vị thế của bạn Cộng đồng Illinois Trường cao đẳng 13 VAS,nd Nguyên tMộtc k ế toán các kho MộtN chi phí theo TT 200 Lấy ra từ http://ketoanthienung.org/tin-tuc/nguyen-tac-ke-toan-cac-khoan-chi-phi.htm 14 Chế độ Kế toán Việt Nam H Mcộth chi phi li toan Một n qu 17