Việc xây dựng một phần mềm kế toán thực tế giúp emnắm vững các kỹ năng cần thiết để thực hiện một dự án phần mềm từ đầuđến cuối, từ phân tích nhu cầu đến thiết kế giao diện, xây dựng cơ
LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀ
Khi lựa chọn đề tài nghiên cứu cho đồ án của mình, em đã có nhiều lý do để chọn "Xây dựng phần mềm kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Gia Cát Phúc" làm đề tài của mình. Đầu tiên, đề tài này có tính ứng dụng cao trong thực tiễn kinh doanh của Gia Cát Phúc là một công ty xây dựng nhà ở, công trình, cơ sở hạ tầng. Trong quá trình hoạt động, công ty cần phải quản lý rất nhiều thông tin về nguyên vật liệu và dụng cụ, từ việc nhập kho đến phân bổ và sử dụng chúng cho các dự án sản xuất Vì vậy, việc xây dựng một phần mềm kế toán chuyên dụng để quản lý thông tin này sẽ giúp công ty tiết kiệm thời gian và nỗ lực quản lý nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ một cách hiệu quả hơn.
Thứ hai, đề tài này cũng phù hợp với chuyên ngành của em – Hệ thống thông tin kinh tế Việc nghiên cứu về phần mềm kế toán, quản lý nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ không chỉ giúp em nâng cao kiến thức chuyên môn mà còn giúp em hiểu sâu hơn về cách thức hoạt động của một doanh nghiệp xây dựng.
Cuối cùng, đề tài này cũng cho phép em áp dụng những kiến thức đã học được vào thực tế Việc xây dựng một phần mềm kế toán thực tế giúp em nắm vững các kỹ năng cần thiết để thực hiện một dự án phần mềm từ đầu đến cuối, từ phân tích nhu cầu đến thiết kế giao diện, xây dựng cơ sở dữ liệu, lập trình và triển khai phần mềm.
Với những lý do trên, em tin rằng đề tài "Xây dựng phần mềm kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Gia Cát Phúc" là một sự lựa chọn tốt cho đồ án của mình và sẽ mang lại nhiều giá trị cho em trong quá trình nghiên cứu và học tập của em Đồng thời, việc hoàn thành đề tài này cũng có thể giúp cải thiện quá trình quản lý nguyên vật liệu và dụng cụ của mình, tăng hiệu quả kinh doanh và cạnh tranh trong thị trường.
Ngoài ra, việc làm đồ án cũng là cơ hội để em rèn luyện các kỹ năng như tư duy logic, phân tích và giải quyết vấn đề, giao tiếp và làm việc nhóm.
Những kỹ năng này sẽ rất hữu ích cho em trong tương lai, khi tham gia vào các dự án phần mềm hoặc làm việc trong môi trường công nghệ cao.
MỤC ĐÍCH CHỌN ĐỀ TÀI
- Giúp Công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí thông qua việc giảm bớt đội ngũ nhân công, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý nguyên vật liệu và công cụ.
- Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời và nhanh chóng là một yếu tố quan trọng để hỗ trợ quá trình quản lý nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, đồng thời cũng phục vụ tốt cho bộ phận kế hoạch sản xuất và bộ phận sản xuất.
- Hỗ trợ cho thủ kho và nhân viên kế toán trong việc quản lý nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ của Công ty.
- Tận dụng tối đa năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính, con người) nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán.
- Hơn nữa, việc thực hiện nhiệm vụ này sẽ cung cấp cho em một cái nhìn sâu sắc hơn về việc thực hiện kế toán cho nguyên liệu và công cụ dụng cụ sau khi hoàn thành thời gian thực tập.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Nghiên cứu đề tài theo phương pháp duy vật biện chứng
Thu thập thông tin thông qua phỏng vấn, ghi chép, trưng cầu ý kiến chuyên gia kế toán.
Phương pháp phân tích hệ thống thông tin và xác định các mối quan hệ giữa các yếu tố.
Phương pháp tin học bằng công cụ lập trình Visual FoxPro để giải quyết bài toán đã được phân tích.
V KẾT CẤU CỦA ĐỂ TÀI
Kết cấu của để tài gồm 3 phần:
PHẦN NỘI DUNG gồm 3 chương:
Chương 1: Nhận thức chung để xây dựng phần mềm kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng hệ thống phần mềm kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ Công ty CP Gia Cát Phúc.
Chương 3: Xây dựng hệ thống phần mềm kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ Công ty CP Gia Cát Phúc
CHƯƠNG I :NHẬN THỨC CHUNG VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ
DỤNG CỤ 1.1 Lý thuyết chung để xây dựng phần mềm kế toán tại doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm, vai trò của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
Phần mềm kế toán trong doanh nghiệp là một loại phần mềm có thể hỗ trợ các quản lý doanh nghiệp trong quản lý nhật ký kế toán của họ, bao gồm các giao dịch nhập, xuất, giao dịch mua bán và sử dụng tài khoản Phần mềm này cũng cung cấp các tính năng như tổng hợp và báo cáo tài khoản, lập bảng lương và tài khoản thuế.
Một trong những vai trò quan trọng của phần mềm kế toán là giúp các doanh nghiệp quản lý tài chính và kế toán một cách chuyên nghiệp Phần mềm kế toán giúp các doanh nghiệp tổ chức thông tin tài chính một cách cụ thể, rõ ràng và dễ dàng truy xuất, từ đó giúp quản lý và đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả hơn.
Phần mềm kế toán giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí. Với sự tự động hóa quy trình kế toán, các doanh nghiệp không còn phải bỏ nhiều thời gian vào việc nhập liệu, tính toán và soát xét số liệu Điều này giúp tiết kiệm được thời gian cho các nhân viên kế toán, từ đó giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và tăng hiệu quả làm việc.
Phần mềm kế toán cũng giúp các doanh nghiệp nâng cao tính chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán Các phần mềm kế toán hiện đại được thiết kế với nhiều tính năng như kiểm soát và giám sát số liệu tự động, giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu và tính toán Điều này giúp cải thiện tính chính xác của thông tin kế toán và tăng độ tin cậy của các số liệu này.
Việc sử dụng phần mềm kế toán sẽ giúp các doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao hơn trong quản lý tài chính và kế toán, từ đó đóng góp vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
1.1.2 Các đặc điểm, đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
Một số đặc điểm của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp:
- Tính tuân thủ: Phần mềm kế toán phải tuân thủ nghiêm ngặt các chuẩn mực trong kế toán theo các chế độ, các thông tư, các nghị định được ban hành.
- Tính linh hoạt và mềm dẻo: Phần mềm kế toán cần có tính linh hoạt để thích ứng với các nhu cầu kế toán khác nhau của doanh nghiệp, đồng thời cần có khả năng cấu hình và tùy chỉnh để phù hợp với từng công ty.
Các đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp:
Tính chất cơ bản của phương pháp kế toán trên máy tính là việc thực hiện các nhiệm vụ kế toán thông qua một chương trình phần mềm kế toán trên máy tính
Phần mềm kế toán được xây dựng dựa trên nguyên tắc của một trong bốn phương pháp kế toán (chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, tính giá và tổng hợp cân đối kế toán) khác nhau hoặc có thể kết hợp chúng với nhau. Một phần mềm kế toán có thể không cần trình bày chi tiết cách thức ghi sổ kế toán, nhưng phải có khả năng in được các sổ sách kế toán và báo cáo tài chính đúng với quy định.
Việc phân loại các tài liệu đầu vào là cần thiết khi sử dụng phần mềm kế toán để đảm bảo tính chính xác của thông tin Ví dụ, chứng từ được phân loại vào phân hệ kế toán tiền là phiếu thu/chi, trong phân hệ kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ là phiếu nhập/xuất
Dựa trên thông tư số 200/2014/TT-BTC được ban hành bởi Bộ Tài Chính vào năm 2014, doanh nghiệp có thẩm quyền tự thiết kế các mẫu chứng từ theo nhu cầu và quy trình hoạt động nội bộ của mình Tuy nhiên, riêngBáo cáo Tài Chính vẫn phải tuân theo bản mẫu chuẩn được quy định bởi Nhà nước Đối với các Báo cáo Quản trị doanh nghiệp, có quyền tự chủ thiết lập theo từng nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp Tất cả các loại báo cáo đều được tạo ra bằng cách lấy thông tin từ các chứng từ đã được thu thập và lưu trữ trong phần mềm.
Việc tạo ra phần mềm kế toán được thực hiện thông qua việc trao đổi và xử lý thông tin bởi con người cùng với sự hỗ trợ của các công cụ máy tính.
HTTT kế toán sử dụng máy tính là một hệ thống phức tạp bao gồm năm thành phần chính như sau:
1.1.2.1.1 Con người: là thành phần quan trọng nhất trong hệ thống thông tin kế toán sử dụng máy tính Con người có nhiệm vụ sử dụng hệ thống, thực hiện các thủ tục kế toán và quản lý dữ liệu kế toán.
1.1.2.1.2 Phần cứng: Nền tảng của phần cứng trong HTTT là máy tính - thiết bị điện tử có khả năng sắp xếp và lưu trữ các dữ liệu được truyền vào với khối lượng khổng lồ, thao tác dữ liệu với tốc độ cao, chuẩn xác chuyển hóa thành các thông tin hữu ích cho người sử dụng
1.1.2.1.3 Thủ tục kế toán: là các quy trình và quy định được thiết lập bởi Nhà nước và doanh nghiệp
1.1.2.1.4 Dữ liệu kế toán: là tất cả các thông tin và số liệu nhằm phục vụ cho việc thiếp lập hệ thống, được thu thập từ các hóa đơn, chứng từ phát sinh trong công việc của doanh nghiệp
1.1.2.1.5 Phần mềm kế toán: là các chương trình và ứng dụng được sử dụng để thực hiện các thao tác kế toán.
1.1.3 Phân loại phần mềm kế toán theo quy mô doanh nghiệp
Phần mềm kế toán có thể được phân loại theo quy mô của doanh nghiệp sử dụng:
NHẬN THỨC CHUNG VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ 5 1.1 Lý thuyết chung để xây dựng phần mềm kế toán tại doanh nghiệp 5 1.1.1 Khái niệm, vai trò của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
Các đặc điểm, đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 6 1.1.3 Phân loại phần mềm kế toán theo quy mô doanh nghiệp
Một số đặc điểm của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp:
- Tính tuân thủ: Phần mềm kế toán phải tuân thủ nghiêm ngặt các chuẩn mực trong kế toán theo các chế độ, các thông tư, các nghị định được ban hành.
- Tính linh hoạt và mềm dẻo: Phần mềm kế toán cần có tính linh hoạt để thích ứng với các nhu cầu kế toán khác nhau của doanh nghiệp, đồng thời cần có khả năng cấu hình và tùy chỉnh để phù hợp với từng công ty.
Các đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp:
Tính chất cơ bản của phương pháp kế toán trên máy tính là việc thực hiện các nhiệm vụ kế toán thông qua một chương trình phần mềm kế toán trên máy tính
Phần mềm kế toán được xây dựng dựa trên nguyên tắc của một trong bốn phương pháp kế toán (chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, tính giá và tổng hợp cân đối kế toán) khác nhau hoặc có thể kết hợp chúng với nhau. Một phần mềm kế toán có thể không cần trình bày chi tiết cách thức ghi sổ kế toán, nhưng phải có khả năng in được các sổ sách kế toán và báo cáo tài chính đúng với quy định.
Việc phân loại các tài liệu đầu vào là cần thiết khi sử dụng phần mềm kế toán để đảm bảo tính chính xác của thông tin Ví dụ, chứng từ được phân loại vào phân hệ kế toán tiền là phiếu thu/chi, trong phân hệ kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ là phiếu nhập/xuất
Dựa trên thông tư số 200/2014/TT-BTC được ban hành bởi Bộ Tài Chính vào năm 2014, doanh nghiệp có thẩm quyền tự thiết kế các mẫu chứng từ theo nhu cầu và quy trình hoạt động nội bộ của mình Tuy nhiên, riêngBáo cáo Tài Chính vẫn phải tuân theo bản mẫu chuẩn được quy định bởi Nhà nước Đối với các Báo cáo Quản trị doanh nghiệp, có quyền tự chủ thiết lập theo từng nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp Tất cả các loại báo cáo đều được tạo ra bằng cách lấy thông tin từ các chứng từ đã được thu thập và lưu trữ trong phần mềm.
Việc tạo ra phần mềm kế toán được thực hiện thông qua việc trao đổi và xử lý thông tin bởi con người cùng với sự hỗ trợ của các công cụ máy tính.
HTTT kế toán sử dụng máy tính là một hệ thống phức tạp bao gồm năm thành phần chính như sau:
1.1.2.1.1 Con người: là thành phần quan trọng nhất trong hệ thống thông tin kế toán sử dụng máy tính Con người có nhiệm vụ sử dụng hệ thống, thực hiện các thủ tục kế toán và quản lý dữ liệu kế toán.
1.1.2.1.2 Phần cứng: Nền tảng của phần cứng trong HTTT là máy tính - thiết bị điện tử có khả năng sắp xếp và lưu trữ các dữ liệu được truyền vào với khối lượng khổng lồ, thao tác dữ liệu với tốc độ cao, chuẩn xác chuyển hóa thành các thông tin hữu ích cho người sử dụng
1.1.2.1.3 Thủ tục kế toán: là các quy trình và quy định được thiết lập bởi Nhà nước và doanh nghiệp
1.1.2.1.4 Dữ liệu kế toán: là tất cả các thông tin và số liệu nhằm phục vụ cho việc thiếp lập hệ thống, được thu thập từ các hóa đơn, chứng từ phát sinh trong công việc của doanh nghiệp
1.1.2.1.5 Phần mềm kế toán: là các chương trình và ứng dụng được sử dụng để thực hiện các thao tác kế toán.
1.1.3 Phân loại phần mềm kế toán theo quy mô doanh nghiệp
Phần mềm kế toán có thể được phân loại theo quy mô của doanh nghiệp sử dụng:
- Phần mềm kế toán doanh nghiệp cá nhân: Được thiết kế cho các cá nhân tự kinh doanh hoặc doanh nghiệp nhỏ Nó cung cấp các tính năng cơ bản để quản lý hóa đơn, theo dõi thu chi, quản lý sản phẩm và khách hàng, và tạo báo cáo tài chính Phần mềm này thường có giá thành rẻ hơn và dễ sử dụng.
- Phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa: Được thiết kế cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ Nó cung cấp các tính năng để quản lý tài khoản, quản lý kho, quản lý đơn hàng, tính thuế, tạo báo cáo tài chính và nhiều hơn nữa Phần mềm này thường có tính năng tích hợp để hỗ trợ quản lý khách hàng và quản lý nhân sự.
- Phần mềm kế toán doanh nghiệp lớn: Được thiết kế cho các doanh nghiệp lớn với nhiều chi nhánh và nhiều hơn Nó cung cấp các tính năng quản lý tài khoản, quản lý đặt hàng, theo dõi chi phí, tính thuế, tạo báo cáo tài chính và nhiều hơn nữa Phần mềm này thường tích hợp với các hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning - Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp) để đáp ứng nhu cầu quản lý toàn diện của doanh nghiệp lớn.
Các phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa và doanh nghiệp lớn thường có tính năng mở rộng và linh hoạt hơn, và thường có tính năng tích hợp để hỗ trợ các quy trình quản lý kinh doanh phức tạp hơn Tuy nhiên, giá thành của phần mềm doanh nghiệp lớn thường cao hơn và cần có nhân viên có trình độ cao để sử dụng và quản lý phần mềm.
Điều kiện của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
Việc xây dựng phần mềm kế toán phải tuân theo các nguyên tắc cơ bản sau đây:
- Tuân thủ các luật và nguyên tắc cơ bản về kế toán bao gồm cả chuẩn mực kế toán, hệ thống chế độ kế toán hiện hành để đảm bảo tính chính xác và trung thực của thông tin kế toán.
- Đảm bảo tính chính xác và trung thực: Các doanh nghiệp cùng phần mềm kế toán cần phải tôn trọng và tuân thủ các luật và nguyên tắc cơ bản về kế toán, bao gồm cả chuẩn mực kế toán và hệ thống chế độ kế toán hiện hành.
- Bảo đảm sự linh hoạt: Phải thiết kế phần mềm kế toán một cách mở rộng để cho phép việc thay đổi, bổ sung, cập nhật khi hệ thống kế toán có sự thay đổi và phát triển một cách dễ dàng.
- Đảm bảo khả năng thích ứng: Phần mềm kế toán cần đáp ứng và thích nghi với các yêu cầu và đặc điểm riêng của hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý của doanh nghiệp.
- Tính bảo mật và độ an toàn của dữ liệu: Phần mềm kế toán cần được thiết kế sao cho đảm bảo tính bảo mật và lưu trữ dữ liệu kế toán lâu dài, an toàn và hiệu quả Nó cũng phải có khả năng phân quyền sử dụng và quản lý truy cập dữ liệu và thông tin theo các quy định của người quản lý.
- Đảm bảo nguyên tắc xử lý bút toán trùng: Trong kế toán, có nhiều giao dịch kinh tế phát sinh liên quan đến đồng thời nhiều loại chứng từ như:
+ Các phát sinh liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
+ Các giao dịch phát sinh liên quan đến mua, bán ngoại tệ
+ Các phát sinh liên quan đến giao dịch mua bán hàng hóa, NVL và CCDC thanh toán ngay bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng
Vì vậy, để đảm bảo nguyên tắc xử lý bút toán trùng, các bút toán phải được xử lý đúng thứ tự, chính xác và trung thực.
Các thành phần cơ bản của phần mềm kế toán
Các thành phần cơ bản của phần mềm kế toán bao gồm:
- Database (CSDL): đây là thành phần cung cấp cấu trúc nhằm lưu trữ thông tin, dữ liệu Trong CSDL bao gồm các Table, View và mối quan hệ giữa các bảng.
- Menu: danh sách các mục được hiển thị trên màn hình mà người dùng có thể chọn để thực hiện.
- Documents (các tài liệu): bao gồm các tệp tin, dữ liệu trong báo cáo:
+ Form (giao diện): được sử dụng để chứa các đối tượng khác trong một lớp ứng dụng nào đó Một Form khi thực hiện sẽ tạo ra một màn hình giao diện cho người dùng.
+ Labels (nhãn): bao gồm các tệp nhãn.
+ Report (báo cáo): đây là thành phần chứa các thông tin được tạo từ các bảng cơ sở dữ liệu, bảng trung gian và được hiển thị ra màn hình hoặc tùy theo nhu cầu người sử dụng.
- Query (truy vấn): là một công cụ tìm kiếm thông tin nhanh từ các bảng dữ liệu.
Cách thức xây dựng phần mềm kế toán
Quy trình xây dựng phần mềm kế toán bao gồm 7 giai đoạn:
Giai đoạn 1: Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch
Khảo sát hiện trạng là giai đoạn bắt đầu của quá trình phát triển phần mềm kế toán, là nhu cầu phát phần mềm và tìm hiểu yêu cầu nghiệp vụ Dựa trên cơ sở này, kế hoạch xây dựng phần mềm kế toán được thiết lập.
Trong giai đoạn này, mục tiêu chính là tập trung giải quyết các vấn đề sau:
+ Tìm hiểu chuyên môn, nghiệp vụ, môi trường hoạt động chi phối đến quá trình xử lý thông tin.
+ Phân tích các chức năng và nhiệm vụ mục tiêu cần đạt được của hệ thống. + Thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi của chúng, đề ra giải pháp phân tích. Việc khảo sát được chia ra làm hai giai đoạn:
+ Khảo sát sơ bộ: nhằm hình tạo ra dự án phát triển HTTT.
+ Khảo sát chi tiết: thu thập thông tin chi tiết của hệ thống, hỗ trợ cho việc phân tích và thiết kế.
Căn cứ vào các thông tin đã thu thập được, người thiết kế cần phải đánh giá, xác định được yêu cầu, quy tắc ràng buộc của phần mềm mình xây dựng sẽ đạt được và lập ra kế hoạch thực hiện chi tiết.
Lập kế hoạch: Đây là giai đoạn đoạn xây dựng và đề xuất các công việc chính phải thực hiện trên hệ thống
Nội dung của việc lập kế hoạch bao gồm:
- Xác định mục tiêu dự án
- Xác định lợi ích nghiệp vụ
- Xác định lợi ích người dùng
- Xác định lợi ích kinh tế
- Đề xuất các chức năng chính và cấu trúc chung của hệ thống
- Lập kế hoạch triển khai dự án.
Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống Đây là quá trình quan trọng để xác định nhu cầu thông tin của tổ chức và đưa ra các dữ liệu cơ sở sử dụng cho việc thiết kế hệ thống thông tin sau này. Trong nhiều trường hợp, việc phân tích hệ thống cần sự tư vấn từ những người lập trình viên để đưa ra những lời khuyên về chức năng của hệ thống và đáp ứng được các yêu cầu kinh doanh Điều này giúp đảm bảo rằng hệ thống được thiết kế đáp ứng được các nhu cầu quản lý và mục đích kinh doanh của khách hàng
Các công việc trong quá trình phân tích hệ thống bao gồm:
+ Xác định được các ràng buộc quan hệ giữa môi trường và hệ thống.
+ Xác định được các dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống cần lưu trữ và xử lý: hoá đơn, sổ sách, chứng từ và báo cáo…
+ Xác định được các nhiệm vụ, module xử lý thể hiện các chức năng của hệ thống.
+ Xác định được các quy trình nghiệp vụ hoạt động của hệ thống.
+ Xác định được các dữ liệu và chức năng hoạt động trong tương lai của nghiệp vụ hoạt động của hệ thống.
Phân tích hệ thống về chức năng gồm có:
- Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống
- Biểu đồ phân cấp chức năng
- Biểu đồ luồng dữ liệu
- Ma trận thực thể chức năng
- Tài liệu đặc tả chức năng
Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống
Sơ đồ ngữ cảnh là sơ đồ diễn tả tổng thể về hệ thống, cho thấy các mối liên hệ thông tin của hệ thống đối với môi trường bên ngoài.
Sơ đồ ngữ cảnh bao gồm 3 thành phần:
1.1.6.1.1 Tiến trình hệ thống: mô tả toàn bộ hệ thống
Ký pháp: Thể hiện thông qua một hình tròn có dây cung phân cách, phía trên ghi số 0 (mức biểu đồ mức 0), ở dưới ghi tên hệ thống.
Tên của hệ thống được thể hiện thông qua một cụm động từ có từ “hệ thống”
1.1.6.1.2 Các tác nhân: được sử dụng để mô tả các yếu tố môi trường có sự tương tác đối với hệ thống. Để xác định được một tác nhân, phải đảm bảo 3 yếu tố : + Tác nhân cần phải là người, một nhóm người, một tổ chức hay một bộ phận, một bộ phận của một tổ chức hoặc một hệ thống thông tin khác.
+ Tác nhân không thuộc hệ thống đang được xây dựng và không có nhiệm vụ thực hiện chức năng của hệ thống.
+ Có sự tương tác đối với hệ thống, truyền thông tin vào hệ thống hoặc tiếp nhận thông tin ra.
Tên tác nhân: cần phải là danh từ chỉ người, nhóm người hoặc một tổ chức, một bộ phận
Ký pháp: Thể hiện thông qua một hình chữ nhật có điền tên tác nhân bên trong.
1.1.6.1.3 Các luồng dữ liệu: là các luồng dữ liệu được chuyển từ vị trí này sang vị trí khác.
Tên luồng dữ liệu: phải là một danh từ, khi dữ liệu di chuyển hoặc nằm trên một phương tiện truyền tin, thì thường sử dụng tên của phương tiện truyền tin làm tên cho luồng dữ liệu.
Ký pháp: thể hiện thông qua một mũi tên, phía trên mũi tên có ghi tên luồng dữ liệu, hai đầu mũi tên ghi tên nguồn và đích đến của dữ liệu.
1.1.6.1.4 Biểu đồ phân cấp chức năng
Biểu đồ phân cấp chức năng có cấu trúc hình cây, trong đó gốc cây biểu thị cho chức năng chung và các chức năng con phân cấp từ chức năng gốc Các chức năng lá ở cuối cùng của cây, tương đối cụ thể và dễ hiểu khi thực hiện Biểu đồ này giúp trình bày các chức năng và mối quan hệ giữa chúng một cách rõ ràng và trực quan.
- Một biểu đồ phân rã chức năng gồm có: các chức năng cùng với các mối liên kết.
- Chức năng: Diễn tả một loạt các nhiệm vụ dẫn đến một sản phẩm cho một dịch vụ thông tin.
- Mối liên kết: là đường gấp khúc hình cây liên kết một chức năng gốc cùng với một chức năng con của nó.
1.1.6.1.5 Biểu đồ luồng dữ liệu
Biểu đồ luồng dữ liệu là đại diện cho quá trình xử lý thông tin trong hệ thống, mỗi biểu đồ gồm có các tiến trình, tác nhân, luồng dữ liệu và kho dữ liệu.
Tiến trình (Process) là: một hoặc một số công việc hay hành động để tác động lên các dữ liệu, gây ra sự di chuyển, phân phối hoặc thay đổi chúng.
Thường có nhiều tiến trình trong quá trình xử lý dữ liệu trong hệ thống và mỗi tiến trình thực hiện một phần chức năng nghiệp vụ cụ thể Có thể phân loại tiến trình thành hai loại: vật lý nếu con người hoặc phương tiện thực hiện chức năng đó và logic nếu không có đối tượng thực hiện chức năng.
Trong đó: n biểu thị số hiệu của tiến trình Tác nhân (Actor): Tác nhân của một hệ thống được nghiên cứu có thể tương tác với các tác nhân khác trong và ngoài phạm vi của nó để trao đổi thông tin (nhận hay ghi dữ liệu) Các tác nhân này có thể là người, nhóm người, bộ phận, tổ chức hoặc hệ thống khác Tác nhân có thể được xác định dựa trên vị trí của nó như là nguồn hoặc đích của dữ liệu trong phạm vi của hệ thống.
Luồng dữ liệu (data flow): Các dữ liệu được chuyển từ một vị trí trong hệ thống đến một vị trí khác thông qua một phương tiện truyền tải thông tin. Luồng dữ liệu có thể bao gồm dữ liệu trên một phương tiện truyền tải, dữ liệu từ cơ sở dữ liệu truyền qua mạng, hoặc dữ liệu được in ra bởi máy in hoặc hiển thị trên màn hình Tổng thể, một luồng dữ liệu có thể gồm nhiều mảng dữ liệu riêng lẻ được tạo ra cùng một lúc và chuyển đến cùng một đích.
Tên luồng dữ liệu phải là một cụm từ danh từ và thể hiện được sự kết hợp của các thành phần dữ liệu riêng lẻ có trong đó.
Kho dữ liệu (data store): là nơi lưu giữ các dữ liệu tại một vị trí cụ thể Kho lưu trữ dữ liệu là đại diện cho việc lưu trữ dữ liệu tại nhiều vị trí không gian khác nhau.
1.1.6.1.6 Ma trận thực thể chức năng
Các công cụ tin học để khởi tạo phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
1.1.7.1 Công cụ quản trị dữ liệu
Người ta sử dụng công cụ tin học là hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) để quản trị dữ liệu trên máy tính.
Khái niệm hệ quản trị cơ sở dữ liệu Đây là một hệ thống các chương trình để thực hiện các thao tác trên CSDL. Để xây dựng được các chương trình và tạo được các tệp dữ liệu cần phải dùng các ngôn ngữ phù hợp với hệ quản trị Có nhiều ngôn ngữ quản trị dữ liệu như: các hệ Access, SQL Server, Visual Foxpro, Oracle, dBase,
Chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu:
- Tạo môi trường cho người sử dụng dễ dàng khai báo kiểu dữ liệu, các kiểu cấu trúc dữ liệu để mô tả các thông tin, ràng buộc dữ liệu.
- Cung cấp môi trường để khai thác và cập nhật cơ sở dữ liệu.
- Cung cấp các công cụ kiểm soát và điều khiển quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu.
Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu phổ biến:
Trên thực tế, có rất nhiều hệ quản trị cở sở dữ liệu để ta có thể sử dụng, tuy nhiên mỗi hệ quản trị CSDL đều có những ưu - nhược điểm riêng, tương ứng với mỗi một hệ thống cụ thể.
- Có giao diện đồ họa thân thiện và dễ hiểu, cho phép người dùng không chuyên có thể tạo và quản lý cơ sở dữ liệu một cách dễ dàng.
1.1.7.1.1.1 Tiết kiệm thời gian, cung cấp các mẫu sẵn có và công cụ thiết kế giao diện, giúp người dùng nhanh chóng tạo và tùy chỉnh các biểu mẫu và báo cáo.
1.1.7.1.1.2 Tích hợp tốt với các ứng dụng Microsoft Office khác như Excel, Word và Outlook, dễ dàng chia sẻ dữ liệu và tương tác với các ứng dụng khác.
1.1.7.1.2.1 Không phù hợp cho các dự án có quy mô lớn hoặc số lượng người dùng đồng thời cao, thường được dùng cho các ứng dụng CSDL cá nhân hoặc nhóm nhỏ.
1.1.7.1.2.2 Với dữ liệu lớn và các tác vụ phức tạp, có thể phát sinh vấn đề về hiệu suất và tốc độ xử lý Nó không được tối ưu cho việc xử lý dữ liệu lớn và truy vấn phức tạp.
1.1.7.1.2.3 Bất tiện, không hỗ trợ truy cập qua mạng từ xa.
1.1.7.1.3.1 Hỗ trợ quản lý dữ liệu phức tạp và quy mô lớn, cho phép lưu trữ và xử lý hàng terabytes dữ liệu một cách hiệu quả.
1.1.7.1.3.2 Cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ như quản lý quyền truy cập, mã hóa dữ liệu và giám sát hoạt động hệ thống để bảo vệ dữ liệu quan trọng.
1.1.7.1.3.3 Tích hợp tốt với các công nghệ và công cụ Microsoft khác như NET Framework và Visual Studio, tạo ra các ứng dụng, dịch vụ đa nền tảng và dễ dàng tích hợp với các hệ thống hiện có.
- Có mức giá khá cao, đặc biệt là các phiên bản cao cấp và công cụ mở rộng, điều này có thể làm tăng chi phí triển khai và quản lý hệ thống.
- Các tính năng và hiệu suất tốt của SQL Server đòi hỏi phần cứng mạnh mẽ, đặc biệt là đối với các hệ thống quy mô lớn và tải trọng cao.
- Có nhiều cấu hình và tùy chọn phức tạp, đòi hỏi kiến thức chuyên sâu để quản lý và điều chỉnh hệ thống một cách hiệu quả.
Ngôn ngữ lập trình là một hệ thống các quy ước và cấu trúc được sử dụng để biểu diễn các thuật toán, chương trình và hành vi của các ứng dụng Ngôn ngữ lập trình cho phép lập trình viên tạo ra các chương trình máy tính bằng cách sử dụng các câu lệnh, biểu thức và cấu trúc lệnh điều khiển Các ngôn ngữ lập trình có thể được biên dịch hoặc thông dịch thành mã máy để chạy trên các máy tính Mã máy là ngôn ngữ mà máy tính có thể hiểu và thực thi để thực hiện các chương trình được viết bằng các ngôn ngữ lập trình khác. Các ngôn ngữ lập trình phổ biến hiện nay bao gồm Java, Python, C++, C#, JavaScript, Ruby và PHP.
Ưu điểm và nhược điểm của một số ngôn ngữ lập trình phổ biến:
- C# là ngôn ngữ lập trình đơn giản và dễ học, có cú pháp gần giống với C,C++ và Java, nhưng được cải tiến để làm cho ngôn ngữ trở nên đơn giản hơn.
- C# là ngôn ngữ hiện đại với nhiều đặc tính như xử lý ngoại lệ, thu go bộ nhớ động, kiểu dữ liệu mở rộng và bảo mật mã nguồn Cho phép lập trình viên xây dựng các ứng dụng phức tạp một cách an toàn.
- C# hỗ trợ mạnh mẽ cho các đặc tính hướng đối tượng, cho phép lập trình viên tạo ra mã mềm dẻo và tái sử dụng dễ dàng Nó cũng có ít từ khóa hơn một số ngôn ngữ khác, giảm sự phức tạp trong việc viết mã.
Các phần mềm kế toán, quản trị phổ biến hiện nay
- MISA là một phần mềm kế toán phổ biến và được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực kế toán tại Việt Nam.
- Với tính năng quản lý hóa đơn, chi phí và thu chi: MISA cho phép người dùng quản lý và ghi nhận hóa đơn, chi phí và thu chi một cách dễ dàng và chính xác.
- Phần mềm cung cấp các báo cáo tài chính như báo cáo công nợ, báo cáo lợi nhuận, báo cáo tình hình tài chính, giúp người dùng theo dõi và phân tích tình hình kế toán của công ty.
- Tích hợp các tính năng quản lý thuế, giúp người dùng thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến thuế một cách hiệu quả và tuân thủ quy định pháp luật.
- Có khả năng tương tác và tích hợp với các phần mềm khác như phần mềm quản lý nhân sự và phần mềm quản lý kho, tạo sự thuận tiện và liên kết dữ liệu giữa các phòng ban trong doanh nghiệp.
- BRAVO là một phần mềm kế toán tiện ích với các tính năng phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Phần mềm được thiết kế với giao diện trực quan, dễ sử dụng.
- Cung cấp tính năng quản lý kế toán cho các lĩnh vực như tài sản cố định, nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, nhân sự, thuế và lợi nhuận.
- Phần mềm cho phép tạo các báo cáo tài chính, báo cáo công nợ, báo cáo doanh thu, giúp người dùng có cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh và quản lý tài chính.
- Có tính năng kết nối và lưu trữ dữ liệu trên nền tảng đám mây, giúp người sử dụng có thể truy cập và quản lý dữ liệu từ mọi thiết bị và mọi nơi.
- Fast Accounting là một phần mềm kế toán đơn giản và dễ sử dụng, thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ.
- Phần mềm cung cấp các tính năng quản lý tài sản, công nợ, thu chi và lợi nhuận, giúp người sử dụng có kiểm soát và theo dõi tình hình tài chính của công ty.
- Cho phép tạo các báo cáo kế toán cơ bản như báo cáo công nợ, báo cáo lãi lỗ, báo cáo tình hình tài chính, đáp ứng nhu cầu thông tin cơ bản về kế toán của người dùng.
- Phần mềm được thiết kế dễ cài đặt, giúp người dùng có thể nhanh chóng làm quen và sử dụng một cách thuận tiện.
- Cho phép người dùng in các báo cáo và tài liệu kế toán một cách dễ dàng,giúp chia sẻ thông tin một cách thuận tiện.
Nhận thức chung về công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp
1.2.1 Khái niệm, nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ
Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ là quá trình ghi nhận, phân loại, kiểm soát và báo cáo các hoạt động liên quan đến quản lý và sử dụng nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ trong một tổ chức.
Các nhiệm vụ cụ thể của kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ bao gồm:
- Ghi nhận các thông tin liên quan đến việc mua sắm nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ của doanh nghiệp Trong đó, bao gồm cae các hợp đồng mua bán, các phiếu đặt hàng và các hóa đơn mua hàng.
- Theo dõi số lượng và giá trị của các nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho và sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc kinh doanh của doanh nghiệp.
- Kiểm kê định kỳ để xác định số lượng và giá trị thực tế của các nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ hiện có trong kho.
- Ghi nhận các thông tin liên quan đến việc thanh lý hoặc bán lại các nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ của doanh nghiệp.
Thông tin từ kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ cũng sẽ cung cấp cho các bộ phận khác trong công ty như bộ phận kế toán, quản lý chi phí và quản lý dự án, để đưa ra các quyết định kinh doanh hợp lý và hiệu quả.
1.2.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ
1.2.2.1 Phân loại nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ
Việc phân loại nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ là quá trình quan trọng để đưa các loại NVL và CCDC vào các nhóm tương ứng để phục vụ cho công tác quản lý Tùy vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, mỗi doanh nghiệp hoặc loại hình doanh nghiệp sẽ sử dụng các loại NVL và CCDC khác nhau, có tỷ trọng và danh mục cụ thể Từ đó, các NVL và CCDC được phân loại thành nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, dựa trên yêu cầu quản trị và hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Là các thành phần cơ bản được sử dụng để sản xuất các sản phẩm hoặc cung cấp các dịch vụ Các loại nguyên vật liệu có thể là các nguyên liệu tự nhiên như gỗ, đá, khoáng sản, kim loại, cao su, thủy tinh, vải, nhựa,
Theo công tác quản lý, nguyên liệu vật liệu gồm:
- Nguyên vật liệu chính: đây là những nguyên liệu được sử dụng chủ yếu trong quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm cuối cùng, ví dụ như thép, gỗ, sắt, nhựa, hóa chất,
- Nguyên vật liệu phụ: đây là những nguyên liệu sử dụng để hỗ trợ quá trình sản xuất như các chất tẩy rửa, chất bảo quản, các loại keo,
- Nguyên vật liệu tiêu hao: đây là những nguyên liệu sử dụng để bảo trì và sửa chữa máy móc, thiết bị, tuy nhiên chúng được sử dụng một lần và không thể sử dụng lại như các linh kiện như đinh, bu lông,
- Nguyên vật liệu phế liệu: đây là những nguyên liệu không còn giá trị sử dụng và cần được xử lý đúng quy trình và phân loại để tránh tác động xấu đến môi trường.
Theo nguồn gốc, nguyên vật liệu được phân chia:
- Nguyên vật liệu được nhập từ bên ngoài.
- Nguyên vật liệu được sản xuất.
Theo mục đích và nơi sử dụng, nguyên vật liệu được phân chia:
- Nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất kinh doanh.
- Nguyên vật liệu phục vụ cho công tác quản lý.
- Nguyên vật liệu phục vụ mục đích khác.
Công cụ dụng cụ là các phương tiện, dụng cụ, thiết bị hoặc tư liệu sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh mà không đủ điều kiện được ghi nhận vào TSCĐ Tuy vậy, theo quy định hiện hành, có những CCDC không phân biệt giá trị và thời gian sử dụng cụ thể, vẫn được hạch toán là:
Các CCDC gá lắp chuyên dụng dành cho công tác xây lắp như: ván khuôn, giàn giáo,
Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính giá riêng và có trừ dần giá trị trong quá trình dự trữ bảo quản:
- CCDC đồ nghề được làm từ sành sứ, thủy tinh.
- Phương tiện quản lý, văn phòng phẩm.
- Quần áo, giày dép bảo hộ lao động.
CCDC cũng có nhiều tiêu chuẩn phân loại Mỗi tiêu chuẩn phân loại có tác dụng riêng trong quản lý.
Theo phương pháp phân bổ:
CCDC được chia thành loại phân bổ 1 lần (100% giá trị) và loại phần bổ nhiều lần.
Loại phân bổ 1 lần là những CCDC có giá trị nhỏ và thời gian sử dụng ngắn. Loại phân bổ từ 2 lần trở lên là những CCDC chuyên dụng và CCDC có giá trị lớn hơn, thời gian sử dụng lâu hơn.
Theo nội dung công cụ dụng cụ được phân chia:
Giàn giáo, cốp pha, lán trại tạm thời sử dụng trong xây dựng cơ bản, dụng cụ gá lắp chuyên dụng cho vận chuyển hàng hóa và sản xuất.
CCDC được làm từ sành sứ, thủy tinh.
Quần áo chuyên dụng để làm việc.
Theo yêu cầu quản lý công việc ghi chép kế toán, công cụ dụng cụ được phân chia:
Bao bì đóng gói luân chuyển.
Trang thiết bị cho thuê.
Theo mục đích sử dụng, công cụ dụng cụ được phân chia:
CCDC vụ sản xuất kinh doanh.
CCDC phục vụ công tác quản lý.
CCDC phục vụ các mục đích khác.
1.2.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ
Các loại nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp, do đó về nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ cũng phải tuân thủ nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho Dựa trên Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 “Hàng tồn kho”, hàng tồn kho của doanh nghiệp được đánh giá theo giá gốc (trị giá vốn thực tế) và trong trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được Điều này chính là nội dung của nguyên tắc thận trọng. Để thực hiện nguyên tắc này, doanh nghiệp phải lên kế hoạch lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. Để có thể so sánh được giữa các kỳ hạch toán và phản ánh chính xác giá trị của nguyên vật liệu, việc đánh giá nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ cần tuân theo nguyên tắc nhất quán Nội dung của nguyên tắc này là: Kế toán đã chọn phương pháp kế toán nào thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp kế toán đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp kế toán thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách hợp lý, trung thực; đồng thời phải giải thích được sự thay đổi đó (nguyên tắc thời điểm).
Nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho
Nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp có thể được đánh giá theo giá hạch toán và trị giá gốc (giá vốn thực tế)
Đánh giá theo trị giá vốn thực tế :
Trị giá vốn thực tế nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập.
Nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ được nhập kho từ các nguồn khác nhau nên có những loại giá thực tế khác nhau.
Trường hợp 1: Nhập kho do mua ngoài:
Trị giá vốn thực tế nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn + Chi phí mua + Thuế TTĐB, thuế NK (nếu có)
- Giá mua ghi trên hóa đơn được xác định tùy theo từng trường hợp:
Trường hợp nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ mua vào được sử dụng cho các đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc sử dụng cho hoạt động phúc lợi, dự án, sự nghiệp thì giá mua ghi trên hóa đơn là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT).
Trường hợp nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ mua vào được sử dụng cho đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua ghi trên hóa đơn là giá chưa có thuế GTGT.
- Chi phí mua bao gồm: Chi phí lưu kho, lưu bãi, vận chuyển, bốc dỡ, chi phí hao hụt trong định mức cho phép kiểm nhận, ….
Trường hợp 2: Nhập kho do tự gia công, chế biến
Giá vốn thực tế nhập kho = Giá thành thực tế
Trường hợp 3: Nhập kho do thuê ngoài gia công
Giá vốn thực tế nhập kho = Giá vốn thực tế xuất thuê gia công + chi phí thuê gia công phải trả + Chi phí lưu kho, bốc dỡ, vận chuyển, … (nếu có)
Trường hợp 4: Nhập kho do nhận vốn góp liên doanh:
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÔNG
CÔNG TY CỔ PHẦN GIA CÁT PHÚC 2.1 Giới thiệu về Công ty CP Gia Cát Phúc
2.1.1 Đôi nét về Công ty CP Gia Cát Phúc
Công ty CP Gia Cát Phúc được thành lập 16/05/2016, có trụ sở tại Hà Nội, là một trong những nhà thầu xây dựng uy tín đã tham gia vào nhiều dự án xây dựng lớn nhỏ bao gồm các dự án cao ốc văn phòng, xây dựng nhà ở, các cơ sở hạ tầng, công trình đường sắt và đường bộ Ngoài ra, công ty cũng có các dịch vụ tư vấn thiết kế, quản lý dự án và cung cấp vật liệu xây dựng.
2.1.1.1.1 Tên quốc tế: GIA CAT PHUC JOINT STOCK COMPANY
2.1.1.1.2 Tên viết tắt: GIA CAT PHUC., JSC
2.1.1.1.4 Giám đốc công ty: NGUYỄN HUYỀN TRANG
2.1.1.1.5 Vốn điều lệ: 9.600.000.000 đồng (chín tỷ sáu trăm triệu đồng) 2.1.1.1.6 Mệnh giá cổ phần: 10.000 đồng
2.1.1.1.8 Được quản lý bởi: Chi cục thuế Quận Long Biên
2.1.1.1.9 Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần ngoài Nhà nước
2.1.1.1.10 Lĩnh vực hoạt động: Xây dựng nhà ở các loại, thiết kế công trình, tư vấn đầu tư, hoạt động kiến trúc, …
2.1.1.1.11 Địa chỉ: Số 1, NO11B, KĐT mới Sài Đồng, đường Sài Đồng,Phường Việt Hưng, Quận Long Biên, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Gia Cát Phúc
Sơ đồ tổ chức hệ thống quản lý của công ty CP Gia Cát Phúc
Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty
Chức năng của từng phòng ban:
Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của công ty có đầy đủ quyền hành đại diện cho công ty quyết định về mọi vấn đề liên quan đến mục tiêu và quyền lợi của công ty Nhiệm vụ của hội đồng quản trị bao gồm chiến lược phát triển và kế hoạch đầu tư tài chính của công ty, cũng như bổ nhiệm và miễn nhiệm giám đốc cùng các cán bộ quản lý khác.
- Là người đứng đầu quản lý và điều hành tất cả các hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao theo chức năng và nhiệm vụ được quy định trong điều lệ công ty.
- Là đại diện của công ty trước pháp luật và các cơ quan Nhà nước liên quan trong việc quản lý và điều hành hoạt động chung của doanh nghiệp.
- Đóng vai trò quan trọng trong việc ra quyết định chiến lược và quản lý tổ chức để đạt được mục tiêu kinh doanh và tăng trưởng.
- Nắm giữ thẩm quyền ký kết các hợp đồng kinh tế và xét duyệt đề xuất từ cấp dưới.
Ban kiểm soát: Bao gồm 3 thành viên được bầu bởi Đại hội cổ đông, có trách nhiệm theo dõi và kiểm tra việc thực hiện các chính sách của các bộ phận theo hướng dẫn của Hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị, và báo cáo cho Hội đồng quản trị.
Phòng hành chính: Phối hợp với Giám đốc để tổ chức cơ cấu công ty, xây dựng các quy định quản lý và chiến lược tài nguyên nhân lực.
Phòng kế hoạch, kỹ thuật, đấu thầu: Đánh giá và lựa chọn thiết bị và công nghệ tiên tiến nhất để đạt được hiệu quả cao và đảm bảo an toàn lao động trong quá trình thi công Ngoài ra, phòng còn chịu trách nhiệm đấu thầu các dự án.
Phòng tài chính và kế toán:
+ Quản lý vốn, tài sản và nợ của công ty.
+ Quản lý dòng tiền, đưa ra các chiến lược về tài chính cho công ty.
+ Thực hiện các hoạt động huy động vốn và đầu tư.
+ Tư vấn cho lãnh đạo công ty về các quyết định tài chính.
+ Quản lý, kiểm tra và giám sát các hoạt động kế toán của công ty.
+ Theo dõi và ghi nhận các giao dịch tài chính của công ty.
+ Chuẩn bị báo cáo tài chính và báo cáo thuế hàng năm của công ty.
+ Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến thuế và pháp lý.
+ Ngoài ra, phòng tài chính và kế toán còn đảm nhận nhiều chức năng khác như đào tạo nhân viên, tư vấn cho các bộ phận khác trong công ty về các vấn đề tài chính và kế toán, đảm bảo việc tuân thủ các quy định liên quan đến tài chính và kế toán Qua đó, phòng tài chính và kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự phát triển bền vững và lâu dài của công ty.
Phòng tư vấn thiết kế:
- Tư vấn và thiết kế các công trình xây dựng, dân dụng hoặc công nghiệp.
- Đưa ra các giải pháp thiết kế, lập kế hoạch thi công và giám sát quá trình thi công để đảm bảo chất lượng và hiệu quả.
Phòng quản lý thi công:
- Quản lý và điều hành quá trình thi công các công trình xây dựng của công ty.
- Đảm bảo tính đồng bộ giữa các bộ phận liên quan trong quá trình thi công.
- Đưa ra các giải pháp để giảm thiểu chi phí, tối ưu hoá thời gian và đảm bảo chất lượng.
- Quản lý và kiểm soát hàng hoá, nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, thiết bị xây dựng trong công ty.
- Đảm bảo sự cân đối giữa nguồn cung và nhu cầu sử dụng hàng hoá, nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, thiết bị xây dựng trong quá trình thi công.
- Thực hiện việc nhập kho, xuất kho, lưu trữ và bảo quản hàng hoá, nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, thiết bị xây dựng của công ty.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty cổ phần Gia Cát Phúc
Bộ máy kế toán là một bộ phận thiết yếu trong hệ thống quản lý kinh tế của công ty, giúp hạch toán, lên kế hoạch kinh doanh theo tháng quý, năm và hoàn thành các công việc tài chính liên quan đến các nghiệp vụ trong quá trình hoạt động của công ty Công ty cổ phần Gia Cát Phúc tổ chức bộ phận kế toán theo hình thức tập trung, phù hợp với đặc thù của tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý, cũng như trình độ chuyên môn của các nhân viên kế toán.
Hình 2.2 Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty
Việc bố trí bộ máy kế toán phù hợp với hệ thống kinh doanh của công ty là cực kỳ quan trọng bởi vì nó sẽ giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn trong việc quản lý tài chính Nếu bộ máy kế toán không phù hợp với hệ thống kinh doanh của công ty, có thể dẫn đến việc ghi chép tài liệu kế toán không chính xác, thiếu sót hoặc gây ra những sai sót khác trong quá trình ghi nhận và phân tích dữ liệu kế toán.
Ngoài ra, khi bố trí bộ máy kế toán phù hợp, các nhân viên kế toán có thể dễ dàng tiếp cận và hiểu được các quy trình, thủ tục, hệ thống kế toán và các chế độ, thể lệ tài chính của công ty Điều này sẽ giúp tăng cường tính minh bạch, trung thực và đáng tin cậy trong quá trình quản lý tài chính của công ty, góp phần tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và giúp tăng cường sự tin tưởng của khách hàng và các đối tác liên quan đến công ty.
Tổ chức lưu trữ và bảo quản tài liệu kế toán Thực hiện kế hoạch đào tạo, đào tạo nâng cao trình độ, phát triển đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán trong doanh nghiệp.
Kế toán trưởng phải giám sát việc thực hiện chế độ quản lý và kỷ luật lao động, các tiêu chuẩn lao động, mức lương, phần thưởng, các khoản phụ cấp và chính sách về lao động với nhân viên.
Thực hiện việc phân tích hoạt động kinh tế trong công ty thường xuyên, nhằm đánh giá chính xác hiệu quả của kế hoạch kinh doanh, phát hiện lãng phí, thiệt hại, các hoạt động không hiệu quả và sự chậm trễ trong kinh doanh, từ đó đưa ra biện pháp khắc phục để đảm bảo tăng cường kết quả hoạt động của công ty.
Tham gia nghiên cứu cải tiến tổ chức kinh doanh, xây dựng phương án kinh doanh và cải tiến quản lý kinh doanh thông qua công tác tài chính kế toán, nhằm khai thác tiềm năng, tiết kiệm và nâng cao hiệu quả đầu tư của vốn.
XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIA CÁT PHÚC
3.1 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ
3.1.1 Xác định yêu cầu và mô tả bài toán
Thực tế cho thấy, mục tiêu cuối cùng của hầu hết các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh là hoàn thành tốt mục tiêu ngắn hạn, dài hạn nhằm tối đa hóa lợi nhuận và giá trị doanh nghiệp Để thực hiện mục tiêu nói trên, doanh nghiệp cần đề ra một kế hoạch kinh doanh có tính khả thi và tập trung vào việc quản lý chi phí một cách hiệu quả nhất Nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ là yếu tố đầu vào rất quan trọng đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng Vì vậy, việc quản lý nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ hiệu quả đóng vai trò rất lớn đối kết quả hoạt động kinh doanh, góp phần tăng khả năng cạnh tranh và là nhân tố tác động tích cực đến sự phát triển và tồn tại của công ty Trên cơ sở hệ thống hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ hiện tại, cần phải xây dựng một hệ thống mới để khắc phục những hạn chế trong hệ thống cũ và giúp cho công việc hạch toán của các nhân viên kế toán được thực hiện một cách dễ dàng hơn.
Hệ thống thông tin mới cần phải đảm bảo được các yêu cầu sau:
+ Quản lý được danh mục, số lượng nhập - xuất - tồn của NVL và CCDC một cách hiệu quả.
+ Cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời và đầy đủ, phục vụ tốt cho quá trình quản lý NVL và CCDC của bộ phận kế hoạch và bộ phận thi công.
+ Có khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng, thực hiện thao tác vào ra dữ liệu đơn giản, chính xác và dễ dàng, đồng thời có khả năng phát hiện lỗi tốt.
+ Tận dụng triệt để năng lực con người và tài nguyên máy tính để nâng cao hiệu quả công tác quản lý.
+ Hỗ trợ thủ kho quản lý NVL và CCDC và kế toán viên của công ty một cách chính xác và hiệu quả hơn.
+ Tận dụng triệt để năng lực con người và tài nguyên máy tính để nâng cao hiệu quả công tác quản lý.
+ Đảm bảo tính bảo mật thông tin.
3.1.2 Phân tích yêu cầu và mô tả bài toán
Căn cứ vào các yêu cầu của công tác kế toán NVL và CCDC, cần phải xây dựng một hệ thống để công việc quản lý và kế toán NVL và CCDC có hiệu quả hơn so với công việc thủ công trước đây, để thực hiện được điều đó hệ thống phải bảo đảm các yêu cầu sau:
- Bảo đảm các yêu cầu đầu vào: Phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh dựa trên các chứng từ đầu vào (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT)
- Bảo đảm các yêu cầu đầu ra: Tạo ra được các báo cáo và sổ sách cần thiết (Thẻ kho, sổ chi tiết, bảng kê nhập - xuất, báo cáo N - X - T, báo cáo tồn kho, báo cáo N – X của NVL và CCDC)
Theo kế hoạch triển khai các công trình và tình hình tồn kho, thông qua sự hỗ trợ của kế toán trưởng, phòng kế hoạch sẽ lập kế hoạch mua NVL và CCDC phục vụ hoạt động thi công trong tháng Phòng kế hoạch sẽ liên hệ với nhà cung cấp để tiến hành mua NVL và CCDC thông qua hợp đồng mua. Khi nhà cung cấp giao đơn hàng và hóa đơn GTGT ban kiểm nghiệm sẽ kiểm tra và lập biên bản kiểm nghiệm NVL và CCDC Nếu không đạt chất lượng, sản phẩm sẽ được trả lại cho nhà cung cấp và không cho nhập kho. Dựa vào biên bản kiểm nghiệm, hợp đồng và hóa đơn GTGT bộ phận kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho thành 3 liên: 1 liên lưu hồ sơ gốc để hạch toán, 1 liên gửi thủ kho và 1 liên chuyển cho nhà cung cấp Thủ kho sẽ tiến hành nhập kho dựa trên phiếu nhập kho Các khoản thu chi sẽ được kế toán theo dõi dựa trên biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT
Hóa đơn GTGT sẽ được gửi cho kế toán công nợ để thanh toán cho nhà cung cấp và kiểm tra các chứng từ thanh toán.
Khi có nhu cầu xuất NVL và CCDC, trưởng bộ phận phụ trách công trình viết phiếu yêu cầu xuất kho gửi cho kế toán trưởng để được ký duyệt Kế toán sẽ kiểm tra thông tin trên sổ sách và liên hệ với thủ kho để biết tình hình tồn kho NVL và CCDC, từ đó kế toán sẽ lập phiếu xuất kho Phiếu xuất kho được chia thành 3 liên: 1 liên lưu hồ sơ gốc để hạch toán, 1 liên gửi cho thủ kho để ghi thẻ kho, 1 liên giao cho đơn vị có nhu cầu NVL và CCDC.
Cuối kỳ, kế toán sẽ thực hiện tính toán giá vốn xuất kho cho từng NVL và CCDC và cập nhật lại đơn giá xuất kho theo đơn giá bình quân gia quyền cho các phiếu xuất kho NVL và CCDC trong tháng.
Mọi chứng từ đều được chuyển đến phòng tài chính kế toán và bộ phận kế toán NVL và CCDC sẽ tiến hành phân loại chứng từ, nhập số liệu lên phần mềm kế toán Phần mềm kế toán xử lý số liệu và tạo ra các sổ chi tiết, đồng thời cung cấp các bảng kê N-X-T NVL và CCDC để theo dõi lượng tồn kho của từng loại NVL và CCDC Từ đó, có thể điều chỉnh mua và xuất NVL và CCDC một cách hợp lý.
Cuối kỳ kế toán, ban kiểm kê cùng với thủ kho xuống kho tiến hành kiểm kê NVL và CCDC thực tế tại các kho Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế và bảng kê N-X-T lập biên bản kiểm kê NVL và CCDC tồn kho Nếu phát hiện sự thiếu hụt hoặc thừa dựa trên báo cáo chênh lệch kiểm kê , kế toán trưởng sẽ đưa ra quyết định xử lý chênh lệch NVL và CCDC Dựa vào quyết định xử lý chênh lệch và biên bản kiển kê NVL và CCDC, kế toán thực hiện các bút toán điều chỉnh sao cho phù hợp nhất.
Cuối cùng, kế toán sẽ tổng hợp báo cáo N-X-T , báo cáo tồn kho NVL và
CCDC gửi đến ban lãnh đạo để cùng nhau xem xét và lập kế hoạch mua, xuất NVL và CCDC cho kỳ tiếp theo.
3.1.2.3 Các hồ sơ thu thập được
3.2 Phân tích hệ thống về chức năng
Biểu đồ ngữ cảnh là biểu đồ thể hiện tất cả các thực thể ngoài và các dòng dữ liệu vào, ra hệ thống.
Hình 3.1: Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống Ghi chú (1) bao gồm:
- Bảng số dư đầu kỳ
3.2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng
Hình 3.2: Biểu đồ phân rã chức năng
* Mô tả chức năng là:
(1.1) Cập nhật danh mục tài khoản: Kế toán NVL và CCDC cập nhật danh mục tài khoản
(1.2) Cập nhật bảng số dư đầu kỳ: Kế toán NVL và CCDC cập nhật bảng số dư đầu kỳ
(1.3) Cập nhật danh mục NVL và CCDC: Kế toán NVL và CCDC cập nhật danh mục NVL và CCDC
(1.4) Cập nhật danh mục nhà cung cấp: Kế toán NVL và CCDC cập nhật danh mục nhà cung cấp
(1.5) Cập nhật danh mục công trình: Kế toán NVL và CCDC cập nhật danh mục công trình
(1.6) Cập nhật danh mục kho: Kế toán NVL và CCDC cập nhật danh mục kho
(2.1) Nhận hợp đồng mua NVL và CCDC: Sau khi phòng kế hoạch lập hợp đồng mua NVL và CCDC với nhà cung cấp họ sẽ chuyển hợp đồng này cho kế toán NVL và CCDC.
(2.2) Nhận hóa đơn GTGT: Sau khi mua NVL và CCDC, nhà cung cấp sẽ chuyển cho hóa đơn giá trị gia tăng.
(2.3) Nhận biên bản kiểm nghiệm NVL và CCDC: Sau khi bộ phận kiểm soát chật lượng kiểm tra NVL và CCDC sẽ lập biên bản kiểm nghiệm nguyên NVL và CCDC và đưa biên bản này cho kế toán NVL và CCDC, để kế toán NVL và CCDC căn cứ vào đó lập phiếu nhập kho.
(2.4) Lập phiếu nhập kho: Viết phiếu nhập kho theo số lượng thực và giá trị
NVL và CCDC nhập kho ghi trên hóa đơn (ghi giá địch danh).
(2.5) Ghi thẻ kho: Dựa vào các phiếu nhập kho, xuất kho và các danh mục kế toán NVL và CCDC lập thẻ kho
(3.1) Nhận phiếu yêu cầu xuất NVL và CCDC: Nhận phiếu yêu cầu xuất
NVL và CCDC từ các bộ phận công trình.
(3.2) Kiểm tra NVL và CCDC tồn kho: Trước khi muốn xuất NVL và
CCDC, dựa vào phiếu yêu cầu xuất NVL và CCDC của bộ phận công trình, kế toán NVL và CCDC phải truy cập vào hệ thống và kiểm tra số NVL và CCDC tồn kho và phải liên kết với thủ kho để biết được số lượng tồn kho thực tế của loại NVL và CCDC cần xuất, từ đó viết phiếu xuất kho.
(3.3) Lập phiếu xuất kho: Kế toán NVL và CCDC sẽ viết phiếu xuất kho dựa trên số lượng kiểm kê NVL và CCDC tồn kho thực tế và số lượng NVL và CCDC được yêu cầu (lấy số lượng nhỏ nhất trong hai số lượng trên), ghi trên cột yêu cầu xuất Thủ kho sẽ là người điền vào số lượng thực xuất
(3.4) Ghi sổ: Dựa vào các phiếu xuất kho và kiểm tra tồn kho để ghi sổ chi tiết NVL và CCDC.