Mục tiêu của dự án- Mục tiêu bán được 40 hộp bánh mỗi ngày- Dự án sẽ tăng cường quảng cáo và marketing để thu hút khách hàng mới, duytrì chất lượng sản phẩm và dịch vụ để giữ chân khách
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH *** BÁO CÁO TỔNG HỢP MÔN QUẢN TRỊ ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN Dự án bán hộp bánh đặc biệt cho ngày 20/10 Thành viên: Đinh Thị Hiền Anh 11210326 Bùi Minh Đức 11217063 Nguyễn Hà Mỹ Hằng 11212051 Vương Nhật Hoàng 11197016 Nguyễn Hương Ly 11205979 Giảng viên hướng dẫn: TS Vũ Tuấn Anh Hà Nội, ngày 29 tháng 10 năm 2023 Mục lục TÓM TẮT CHI TIẾT VỀ TOÀN BỘ DỰ ÁN 1 Ý nghĩa dự án Nội dung dự án Thực dự án NỘI DUNG DỰ ÁN Mô tả dự án 2 Các giả thuyết, giới hạn phạm vi - Mô tả đối tượng có liên quan - Đánh giá rủi ro Đánh giá tính khả thi dự án 11 Xây dựng WBS 12 Xây dựng Gantt chart 13 Xây dựng danh sách nguồn lực 13 Xây dựng dự toán cho dự án 14 Xây dựng CPM (Pert chart) 18 Xây dựng RAM cho sản phẩm dự án 18 10 Xây dựng kế hoạch mua sắm trang thiết bị, nguyên vật liệu… 19 11 Xây dựng mô tả cho gói cơng việc 20 12 Xây dựng quy trình truyền thơng, báo cáo nội cho sản phẩm dự án 22 13 Xây dựng quy trình kiểm sốt thay đổi 22 14 Xây dựng quy trình nghiệm thu khối lượng cơng việc cho sản phẩm 26 15 Kiểm sốt trạng thái dự án công cụ EVM; báo cáo trạng thái dự án thời điểm dự án triển khai ½ thời gian 26 16 Xây dựng quy trình đóng dự án 27 17 Bài học kinh nghiệm rút cho nhóm thực dự án đến thời điểm 27 KẾT LUẬN 28 PHỤ LỤC 29 Hợp đồng, biên nghiệm thu lý hợp đồng 29 Báo giá biên lựa chọn báo giá 36 TĨM TẮT CHI TIẾT VỀ TỒN BỘ DỰ ÁN Ý nghĩa dự án Ngày Phụ nữ Việt Nam tới gần, nhiên, để lựa chọn q cho dịp đặc biệt thật khó nghĩ, dự án đời giống gợi ý quà để người mua tặng cho người phụ nữ quan trọng đời Dự án cịn mong muốn lan tỏa thơng điệp trân trọng yêu thương phụ nữ Việt Nam nhân ngày 20/10 Nội dung dự án 2.1 Mục tiêu dự án Dự án đặt mục tiêu quan trọng - tăng cường quảng cáo marketing nhằm thu hút thêm khách hàng Để làm điều này, ta cần đảm bảo sử dụng chiến dịch quảng cáo hiệu quả, đặc biệt tảng trực tuyến mạng xã hội quảng cáo trực tuyến Ngoài cần xác định mục tiêu cụ thể, tạo nội dung hấp dẫn theo dõi kết để điều chỉnh chiến lược theo thời gian Ngoài việc tập trung vào việc thu hút khách hàng mới, không quên việc trì chất lượng sản phẩm dịch vụ để giữ chân khách hàng có Khách hàng có thường nguồn doanh thu quan trọng, việc trì giúp tăng lợi nhuận xây dựng mối quan hệ lâu dài Mục tiêu hoàn thành vòng ngày từ ngày triển khai dự án Việc thiết lập thời hạn cụ thể giúp tập trung vào công việc cần làm theo dõi tiến trình cách nghiêm túc Nếu cần thiết, ta cần sẵn sàng điều chỉnh chiến lược để đảm bảo mục tiêu đề thực cách hiệu Điều đồng nghĩa với việc có sẵn hệ thống theo dõi đánh giá kết quả, từ tạo hội cho cải thiện liên tục 2.2 Sản phẩm dự án Sản phẩm dự án gồm loại bánh: Brownies, Pastry Cookies Các loại bánh đựng hộp giấy (Paper bag) kèm sản phẩm phụ như: Golden Teddy Bear (gấu bông), Heart Balloon (bóng bay trái tim), Love card & Heart clip (thiệp & kẹp hình trái tim) Có kích thước để lựa chọn hộp lớn hộp nhỏ cho phù hợp nhu cầu khách hàng, khách tự lên thiết kế trang trí hộp quà (shop hỗ trợ tư vấn cho khách) Phương thức, công cụ sử dụng để chạy dự án 3.1 Phương thức thực Quá trình lên ý tưởng: Tham khảo concept từ quán bánh khác, lựa chọn thời gian dịp 20/10 lúc có lượng lớn khách mua hàng làm quà tặng Các công việc chính: phân tích tình hình thị trường - lập kế hoạch - tổ chức thực dự án - đánh giá, kiểm sốt 3.2 Cơng cụ sử dụng Stakeholder Management (Quản lý bên liên quan): Quản lý Stakeholders gồm trình: Xác định Stakeholders Lên kế hoạch tham gia, đóng góp Stakeholders Quản lý đóng góp, tham dự Stakeholders Giám sát hoạt động Stakeholders Work Breakdown Structure (Cấu trúc phân rã công việc): ● ● ● ● ● Xác định phạm vi dự án, mục tiêu Xác định giai đoạn dự án tài khoản kiểm soát Liệt kê kết chuyển giao Phân cấp mức độ WBS Chọn người sở hữu công việc Critical Path Method (Phương pháp đường găng): Cách xác định critical path (đường găng): ● Xác định tất công việc cần làm để hoàn thành dự án theo cấu trúc phân rã công việc (WBS) ● Xác định thời gian nguồn lực để hồn thành cơng việc ● Xác định phụ thuộc công việc: SS (Start to Start), FS (Finish to Start), SF (Start to Finish), FF (Finish to Finish) ● Xác định danh sách mốc mục tiêu Sau phân tích đủ liệu cho bước trên, nhóm tiến hành ngược đánh dấu công việc từ thời điểm kết thúc thời điểm bắt đầu dự án qua cơng việc phụ thuộc để tìm đường dài nhất, ta có critical path Net Present Value - NPV (Dòng tiền ròng dự án): NPV tổng giá trị chuỗi dòng tiền tương lai, trừ giá trị tổng số tiền đầu tư ban đầu Giá trị dịng tiền tính cách sử dụng lãi suất xem “lãi suất không rủi ro” “lãi suất yêu cầu” Earned Value Management - EVM (Quản lý giá trị thu được): Quản lý giá trị thu có khả kết hợp phép đo phạm vi, tiến độ chi phí hệ thống tích hợp Khi áp dụng đúng, việc quản lý giá trị thu cung cấp cảnh báo sớm vấn đề thực thi dự án Quản lý giá trị thu công cụ đo lường kết thực dự án có kết hợp liệu phạm vi, thời gian chi phí Với kế hoạch sở chi phí thực hiện, giám đốc dự án nhóm dự án xác định mức độ thực dự án đáp ứng mục tiêu mặt phạm vi, thời gian chi phí cách nhập liệu thực tế so sánh chúng với kế hoạch sở Kế hoạch sở kế hoạch dự án ban đầu với thay đổi chấp nhận Thông tin thực tế bao gồm cơng việc có hồn thành khơng mức độ hoàn thành, thời điểm bắt đầu kết thúc thực tế cơng việc, chi phí thực tế để hồn thành cơng việc Tổng kết 4.1 Kết đạt ● Dự án có lợi nhuận (doanh thu>chi phí) ● Thu hút tệp khách hàng đồng thời giữ chân khách hàng có ● Các thành viên phối hợp nhịp nhàng có hiệu quả, q trình làm việc xảy sai sót lớn 4.2 Cịn tồn ● Chưa tối ưu hóa chi phí ● Phát sinh nhiều khoản chi phí khơng có dự tốn NỘI DUNG DỰ ÁN Mô tả dự án 1.1 Mục tiêu dự án - Mục tiêu bán 40 hộp bánh ngày - Dự án tăng cường quảng cáo marketing để thu hút khách hàng mới, trì chất lượng sản phẩm dịch vụ để giữ chân khách hàng có - Mục tiêu đạt vòng ngày từ ngày triển khai dự án, để theo dõi tiến trình điều chỉnh chiến lược cần thiết 1.2 Tính cấp thiết Các dịp lễ đặc biệt hội tốt để xúc tiến doanh số bán hàng tăng lượt tiếp cận cửa hàng đến với nhiều khách hàng mới, đặc biệt dịp 20/10 với đối tượng khách hàng trẻ tuổi, box bánh lựa chọn phù hợp, tối ưu tiện lợi, dự trở thành sản phẩm ưa chuộng Vì vậy, tính cấp thiết dự án tiệm bánh cao 1.3 Sản phẩm dự án a Các loại sản phẩm Các sản phẩm bánh dự án bao gồm loại (Phân loại: sản phẩm chính) ● The Brownies: Bánh brownies loại bánh có nguồn gốc từ Mỹ, tiếng với hương vị đậm đà sơ la Bánh có cấu trúc mềm mịn độ ẩm cao, thường làm từ thành phần bơ, đường, trứng, bột cacao chocolate Bề ngồi bánh brownies thường có lớp vỏ giòn màu nâu sẫm hấp dẫn ● The Pastry: Bánh pastry loại bánh có nguồn gốc từ văn hóa Pháp Đây loại bánh có cấu trúc giịn nhẹ, thường làm từ lớp vỏ bên mỏng lớp nhân kem bên Vỏ bánh pastry làm từ hỗn hợp bơ, nước, đường bột mì Khi nướng, vỏ tạo hiệu ứng phồng lên tạo thành lớp giòn rụm ● The Cookies: Bánh cookies loại bánh nhỏ, giịn thường có hình trịn hình vng Sau lựa chọn xong, sản phẩm đặt hộp thiết kế đặc biệt dành riêng cho Ngày Phụ nữ Việt Nam Bao bì sản phẩm kèm bao gồm: (Phân loại: Sản phẩm phụ) ● Paper bag: Là hộp giấy có thiết kế đơn giản khơng phần tinh tế Hộp q có vai trị bảo vệ trang trí cho sản phẩm bên ● Golden Teddy Bear: Là sản phẩm gấu bông, làm từ vật liệu chất lượng cao ● Heart Balloon: Một bóng bay nhẹ nhàng với gam màu đỏ, biểu trưng cho tình u lịng nồng nhiệt ● Love card & Heart clip: Love Card loại thiệp thiết kế đặc biệt để gửi lời u thương thơng điệp tình cảm đến người thân u Thiệp có kích thước nhỏ, dễ dàng mang theo truyền tải cảm xúc sâu sắc Heart Clip kẹp hình trái tim sử dụng để gắn kết trang trí vật phẩm khác nhau, biểu tượng tình u lịng chung thuỷ - - Mẫu bao bì tham khảo b Đặc tính bật sản phẩm Sản phẩm trang trí nghệ thuật với gam màu chủ đạo trắng, đỏ nâu Ít đường, béo, hương vị tự nhiên hấp dẫn nhằm mục đích sức khỏe tới khách hàng Khách hàng tự thiết kế gửi thông điệp cho bánh Bánh làm theo khn mẫu đa dạng, sáng tạo Thiết kế bao bì xinh xắn, tinh tế, gọn nhẹ mang tới cảm giác ngào tới khách hàng c Nguồn nguyên liệu nhân Nguyên liệu hoa lấy từ nguồn chất lượng, bảo đảm uy tín giá phải Nguyên vật liệu đầu vào có lựa chọn kỹ Thợ làm bánh thủ cơng có tay nghề, khéo léo có tính thẩm mĩ cao Nhân viên bán hàng nhiệt tình, vui vẻ có kỹ giao tiếp tốt 1.4 Dịch vụ dự án - Bán bánh ngọt: Dự án cung cấp loạt loại bánh đa dạng, từ bánh Brownies, Pastry, Cookies Khách hàng chọn từ danh sách sản phẩm yêu cầu đặt hàng theo ý muốn - Đặt hàng trực tuyến: Dự án cho phép khách hàng đặt hàng trực tuyến thông qua website ứng dụng di động Khách hàng xem danh sách sản - - phẩm, chọn loại số lượng mong muốn, sau tốn giao nhận theo yêu cầu Giao hàng: Dự án có dịch vụ giao hàng để mang sản phẩm tới khách hàng nhanh chóng tiện lợi Khách hàng chọn phương thức giao nhận phù hợp với nhu cầu Tư vấn thiết kế: Nếu khách hàng có yêu cầu riêng thiết kế hay ý tưởng cho bánh mình, dự án hỗ trợ tư vấn thiết kế theo ý muốn để mang lại hài lòng cao 1.5 Yêu cầu cụ thể a Yêu cầu sản phẩm - Hình thức: Đẹp mắt, concept phù hợp với ngày 20/10, bao bì hạn chế sử dụng sản phẩm gây ô nhiễm môi trường - Hương vị bánh mang đến cảm giác dễ chịu gợi nhớ khoảnh khắc êm đềm, ấm áp Được làm ngày, bảo quản để từ 4-5 ngày - Các sản phẩm kèm với Package chất lượng, không bị hỏng b Yêu cầu truyền thông - Các đăng sản phẩm tiếp cận 1000 người - Các thuê Pr đạt 5000 lượt tiếp cận c Yêu cầu bán hàng - Sản phẩm bán trực tiếp cửa hàng nhận ship nội thành Hà Nội - Mở bán trước tuần tính đến 20/10 - Bán 20 hộp bánh ngày - Tổng quy mô vốn: 150.000.000 Các giả thuyết, giới hạn phạm vi - Mô tả đối tượng có liên quan Đánh giá rủi ro 2.1 Giả thuyết Khách hàng mua nhiều dự tính Sản phẩm cửa hàng trở thành trend Có đoàn thanh/kiểm tra VSATTP kiểm/thanh tra cửa hàng Nguồn vốn cạn kiệt chủ đầu tư cung cấp Tốc độ sản xuất cửa hàng bánh chậm Chiến dịch marketing khơng hồn thành mục tiêu: Chiến dịch marketing đề không khiến cho khách hàng tăng nhận diện sản phẩm => không tăng doanh thu Thời tiết xấu: Thời tiết xấu mưa bão xuất hiện, khiến cho khách hàng ngại đường mua bánh Chi phí nguyên vật liệu tăng: Nguyên vật liệu đột ngột tăng, khiến cho sản phẩm tăng giá so với dự tính Dự báo nhu cầu sai: Nhu cầu khách hàng so với dự báo 10 Sức cạnh tranh đối thủ: Những cửa hàng khác gần có chiến dịch thu hút khách hàng tốt hơn, khiến khách hàng từ bỏ bên cửa hàng ta 11 Đứt gãy chuỗi cung ứng: Các nhà cung cấp không cung cấp nguyên vật liệu, bên marketing ngừng hợp tác, … 12 Cửa hàng bị tẩy chay: Cửa hàng dính phải drama khiến cho bị tẩy chay sai sót chất lượng, thái độ nhân viên, … 13 Cửa hàng gặp vấn đề hoả hoạn, 14 Nhân viên khơng hồn thành mục tiêu đề 15 Chủ đầu tư (nguồn vốn) bị vỡ nợ 2.2 Giới hạn phạm vi Tổng ngân sách chi cho dự án 150tr Thời gian dự án từ 1-8 đến 20-10-2023 Hoàn thành phân bổ nguồn nhân lực từ 15/8- 21/8/2023 Nguyên vật liệu: (bn tấn, số lượng) Nguyên liệu làm bánh phải giao vào 5h sáng hàng ngày từ ngày 1/8-20/10/2023 Ln phải có quản lý chất lượng bánh Ln phải có nhân viên bán bánh; làm bánh Luôn phải sản xuất 50 bánh ngày Cửa hàng phải mở cửa từ 6h sáng đến 22h đêm 2.3 Đối tượng liên quan Căn vào mức độ quan tâm, mức độ ảnh hưởng stakeholders ta xếp theo cấp độ: ● Không nhận thức dự án tác động tiềm ẩn ● Nhận thức dự án tác động tiềm ẩn kháng cự thay đổi ● Nhận thức dự án; không kháng cự không hỗ trợ ● Nhận thức dự án tác động tiềm ẩn hỗ trợ dự án ● Nhận thức dự án tác động tiềm ẩn, tích cực tham gia vào việc đảm bảo dự án thành công Chủ thể Chủ cửa hàng Nhân viên làm bánh Nhân viên bán hàng Nhân viên kiểm tốn/Thu ngân Nhà đầu tư góp vốn thành lập cửa hàng Khách hàng Nhà cung cấp nguyên liệu Các cửa hàng bán bánh khác Công ty marketing (Facebook, instagram, website, …) Nhà phân phối bánh (Những cửa hàng nhập bánh bán lẻ ) Phân loại stakeholders 4 1 Mức độ tác động: ❖ Rất cao: ❖ Cao: ❖ Trung bình: ❖ Thấp: ❖ Rất thấp: => Mức độ ưu tiên từ → 2.4 Đánh giá rủi ro 2.4.1 Xác định rủi ro gặp phải Chiến dịch marketing khơng hồn thành mục tiêu: Chiến dịch marketing đề không khiến cho khách hàng tăng nhận diện sản phẩm => không tăng doanh thu Thời tiết xấu: Thời tiết xấu mưa bão xuất hiện, khiến cho khách hàng ngại đường mua bánh Chi phí nguyên vật liệu tăng: Nguyên vật liệu đột ngột tăng, khiến cho sản phẩm tăng giá so với dự tính Dự báo nhu cầu sai: Nhu cầu khách hàng so với dự báo Sức cạnh tranh đối thủ: Những cửa hàng khác gần có chiến dịch thu hút khách hàng tốt hơn, khiến khách hàng từ bỏ bên cửa hàng ta Đứt gãy chuỗi cung ứng: Các nhà cung cấp không cung cấp nguyên vật liệu, bên marketing ngừng hợp tác, … Cửa hàng bị tẩy chay: Cửa hàng dính phải drama khiến cho bị tẩy chay sai sót chất lượng, thái độ nhân viên, … Cửa hàng gặp vấn đề hoả hoạn,