ĐỀ BÀI HÃY TRÌNH BÀY NỘI DUNG TỔ CHỨC, QUẢN LÍ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA MỘT CƠ QUAN TỔ CHỨC MỞ ĐẦU Lí do chọn đề tài NỘI DUNGE CHƯƠNG 1 CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 1 1 Khái niệm, vai trò,[.]
Trang 1ĐỀ BÀI : HÃY TRÌNH BÀY NỘI DUNG TỔ CHỨC, QUẢN LÍ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA MỘT CƠ QUAN TỔ CHỨC
MỞ ĐẦU:
Lí do chọn đề tài :
Trang 2NỘI DUNGE
CHƯƠNG 1: CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 1.1 Khái niệm, vai trò, tính chất, nội dung và nguyên tắc của công tác lưu trữ: 1.1.1 Một số khái niệm:
Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tư liệu có giá trị được hình thành trong quá trình họat động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết Công tác lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong họat động quản lý của bộ máy nhà nước
1.1.2 Vai trò của công tác lưu trữ:
Hồ sơ, tài liệu chắc chắn dành để phục vụ cho họat động nội bộ Các cấp quản
lý, những người cần họach định, cần lập báo cáo, cần ra quyết định đều thường dùng đến những tài liệu sẳn cho các công việc khác nhau của mình Bên cạnh đó, không ít khách hàng hoặc thân chủ của công ty cũng có những khi cần dùng đến tài liệu, trao đổi thông tin với chúng ta Các đối tác, các công ty trong ngành, và nhất
là các cơ quan quản lý cũng có yêu cầu cung cấp thông tin, tài liệu của công ty Còn nữa, ngay cả các đơn vị cung ứng dịch vụ cho văn phòng (công ty quảng cáo chẳng hạn) hoặc đơn vị nghiên cứu thuộc một lĩnh vực nhất định nào đó cũng muốn tiếp cận nguồn thông tin của văn phòng Vì thế, công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu có vai trò quan trọng như sau:
Làm cơ sở thông tin phục vụ cho việc họach định và ra quyết định ở mọi cấp trong công ty
Làm chứng liệu cho các quyết định và họat động đã thực hiện
Góp phần tối ưu hiệu suất họat động của văn phòng (bằng các số liệu cập nhật, các báo cáo diễn biến mới nhất…)
Chia sẻ thông tin trong nội bộ và với các mối quan hệ liên kết, đối tác…
Cung cấp số liệu thống kê cho cơ quan quản lý
Làm nguồn tham khảo cho các chương trình nghiên cứu, phát triển
Đáp ứng yêu cầu về lưu trữ theo qui định của pháp luật
Trang 31.1.3 Tính chất của công tác lưu trữ:
Lưu trữ có các tính chất:
+Tính chất cơ mật: Những hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều bí mật của Nhà nước Do đó đòi hỏi công tác lưu trữ phải được tiến hành theo những nguyên tắc, chế độ, thủ tục chặt chẽ; đòi hỏi nhân viên lưu trữ phải có ý thức tổ chức kỷ luật cao, chấp hành nghiêm chỉnh các qui định về bảo vệ tài liệu lưu trữ
+Tính chất khoa học: Những hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa đựng một khối lượng thông tin rất lớn về nhiều mặt Để bảo quản an tòan và tổ chức sử dụng có hiệu quả, đòi hỏi các khâu nghiệp vụ lưu trữ như phân lọai, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu… đều phải được tiến hành theo những phương pháp khoa học, có tính hệ thống và nhiều biện pháp tỷ mỷ
+Tính chất nghiệp vụ: Những hồ sơ, tài liệu được lưu trữ luôn gắn liền với từng ngành, lĩnh vực cụ thể trong mọi họat động kinh tế, xã hội đất nước Ví dụ, quản lý công tác lưu trữ của Bộ, các sở Giáo dục và Đào tạo liên quan chặt chẽ đến họat động chuyên môn, nghiệp vụ của ngành Giáo dục và Đào tạo…
1.1.4 Nội dung quy định về công tác lưu trữ:
Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức
1.1.5 Nguyên tắc của công tác lưu trữ:
Theo quy định tại Điều 3 Luật lưu trữ 2011 quy định quản lý lưu trữ phải đảm bảo các nguyên tắc sau đây:
Thứ nhất: Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
Theo đó, phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam + Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội; các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của tổ chức chính trị - xã hội
Trang 4+ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước
Có thể thấy tầm quan trọng của tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Đây là những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong hoạt động của cơ quan nhà nước, các tổ chức, cá nhân nên cần phải thống nhất quản lý chặt chẽ, đồng bộ để bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả
Thứ hai: Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp
luật
Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống
kê, sử dụng tài liệu lưu trữ
Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác
Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp
Thứ ba: Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê.
Xuất phát từ tầm quan trọng của tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam nêu trên nên Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê, đảm bảo tính xác thực của tài liệu cũng như quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam
1.1.6 Chính sách của công tác lưu trữ:
Chính sách của Nhà nước về lưu trữ được quy định tại Điều 4 Luật Lưu trữ 2011, theo đó:
Trang 51 Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực trong việc bảo vệ, bảo quản an toàn, tổ chức
sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam
2 Tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ trong hoạt động lưu trữ
3 Thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ; khuyến khích tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ của mình cho Nhà nước, đóng góp, tài trợ cho hoạt động lưu trữ và thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ
4 Tăng cường mở rộng hợp tác quốc tế trong hoạt động lưu trữ
Trang 6CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND THÀNH PHỐ NAM ĐỊNH
2.1 Khái quát về UBND thành phố Nam Định:
2.1.1 Qúa trình hình thành:
+ Lịch sử hình thành
Thành phố Nam Định có lịch sử hơn 750 năm hình thành và phát triển Năm 1262, nhà Trần đã xây dựng Nam Định thành thủ phủ Thiên Trường dọc bờ hữu ngạn sông Hồng Năm1831, nhà Nguyễn đặt tên là tỉnh Nam Định Dưới thời Nguyễn, Nam Định là một thành phố lớn cùng với Hà Nội và Huế Thời đó Nam Định còn
có trường thi Hương, thi Hội, có Văn Miếu
Dưới thời Pháp thuộc, Nam Định được Toàn quyền Đông Dương công nhận là thành phố vào ngày 17/10/1921 Ngay sau khi Cách mạng tháng Tám thành công, Chủ tịch Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân Chủ Cộng Hòa quy định trong Sắc lệnh số 77 năm 1945, Nam Định là thành phố đặt dưới quyền cấp kỳ (Bắc Bộ) Từ năm 1945-1956, Nam Định là thành phố trực thuộc Trung ương Ngày 3/9/1957, sáp nhập thành phố Nam Định vào tỉnh Nam Định, là tỉnh lỵ tỉnh Nam Định
Đến ngày 06/11/1996, sau nhiều lần chia tách sáp nhập, thành phố Nam Định chính thức là tỉnh lỵ tỉnh Nam Định đến ngày nay
Ngày 24/9/1998, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 183/1998/QĐ-TTg công nhận thành phố Nam Định là đô thị loại II
Ngày 28/11/2011, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 2106/QĐ-TTg công nhận thành phố Nam Định là đô thị loại I trực thuộc tỉnh Nam Định
Cùng với lịch sử hình thành và phát triển, Đảng bộ và nhân dân thành phố Nam Định luôn luôn tự hào về mảnh đất quê hương Sự tham gia tích cực của mọi tầng lớp nhân dân Nam Định đã và đang góp phần tạo dựng một hình ảnh tốt đẹp của một thành phố đang từng bước trở thành đô thị trung tâm vùng Nam đồng bằng sông Hồng,có vai trò quan trọng trong hệ thống đô thị Việt Nam
+ Vị trí địa lý
Thành phố Nam Định nằm ở phía Bắc của tỉnh Nam Định cách Thủ đô Hà Nội 90km về phía Tây Bắc, cách thành phố Thái Bình - tỉnh Thái Bình 18km và cách
Trang 7thành phố Hải Phòng 90km về phía Đông Bắc, cách thành phố Ninh Bình - tỉnh Ninh Bình 28km về phía Nam, cách thành phố Phủ Lý, Hà Nam 30km về phía Tây Bắc
Thành phố Nam Định là đầu mối giao thông quan trọng Giao thông qua thành phố Nam Định dày đặc và thuận tiện bao gồm: quốc lộ QL21, QL10; đại lộ Thiên Trường - có vaitrò chiến lược, nối trung tâm hành chính, chính trị của tỉnh với vùng kinh tếtrọng điểm phía Nam tỉnh; ngoài ra hệ thống đường tỉnh có dạng hướng tâm đi cáchuyện (Các Tỉnh lộ: 486, 487, 488, 490, 490B, 490C); có tuyến đường sắt Bắc Nam chạy qua, Ga Nam Định là một trong những ga lớn trên tuyến đường sắt Bắc Nam,thuận tiện cho hành khách vùng Nam đồng bằng đi đến các thành phố lớn trong cảnước như Hà Nội, Huế, Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh + Chức năng vai trò đối với thành phố Nam Định
Trải qua nhiều lần sáp nhập, chia tách tỉnh, thành phố Nam Định luôn được xác định là Trung tâm chính trị - kinh tế - khoa học kỹ thuật của tỉnh Hà Nam Ninh, tỉnh Nam Hà và nay là tỉnh Nam Định Nằm ở trung tâm khu vực phía Nam vùng đồng bằng sông Hồng (gồm 4 tỉnh: Nam Định, Hà Nam, Thái Bình, Ninh Bình); nằm trong vùng ảnh hưởng của vùng kinh tế trọng điểm của các tỉnh phía Bắc (Hà Nội, Vĩnh Phúc, Bắc Ninh, Hưng Yên, Hải Dương, Hải Phòng và Quảng Ninh) Như vậy, thành phố Nam Định có tầm ảnh hưởng quan trọng tới sự phát triển của tỉnh Nam Định nói riêng và vùng Nam đồng bằng sông Hồng nói chung theo Nghị quyết số 54-NQ/TW ngày14/9/2005 của Bộ Chính trị về phát triển kinh tế - xã hội
và bảo đảm quốc phòng, an ninh vùng đồng bằng sông Hồng đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020
2.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND thành phố Nam Định
2.1.2.1 Vị trí :
Văn phòng HĐND và UBND thành phố Nam Định (sau đây gọi tắt là Văn phòng)
là cơ quan tham mưu, giúp việc, phục vụ hoạt động của HĐND và UBND thành phố Nam Định, là cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Nam Định Văn phòng có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, được cấp kinh phí hoạt động; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của HĐND và UBND thành phố, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn
Trang 8nghiệp vụ của Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Văn phòng HĐND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh Nam Định
2.1.2.2 Chức năng:
Tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND về: Hoạt động của HĐND, UBND thành phố; tham mưu cho Chủ tịch UBND thành phố về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND thành phố; kiểm soát thủ tục hành chính; cung cấp thông tin phục
vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND thành phố và các cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND, và UBND thành phố; tổ chức triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc phạm vi, chức năng quản lý của UBND thành phố; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND thành phố, chuyển hồ sơ đến các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND thành phố giải quyết và nhận kết quả để trả cho cá nhân,
tổ chức
2.1.2.3 Nhiệm vụ và quyền hạn:
1 Xây dựng, trình chương trình, kế hoạch hoạt động hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm, báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của HĐND thành phố, Thường trực HĐND thành phố, UBND thành phố và các báo cáo khác của UBND thành phố theo sự chỉ đạo của Chủ tịch UBND thành phố
2 Kịp thời báo cáo, điều chỉnh chương trình, kế hoạch công tác, đáp ứng yêu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành của HĐND, UBND thành phố
3 Thực hiện công tác tổng hợp, thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật
4 Chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc chung của Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND và UBND thành phố theo quy định của pháp luật
5 Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, các Ban của HĐND và đại biểu HĐND thành phố, Văn phòng HĐND và UBND thành phố có các nhiệm vụ sau đây:
Trang 9a) Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND thành phố, các Ban của HĐND thành phố, các đại biểu HĐND thành phố; phối hợp hoạt động các Ban của HĐND thành phố; bảo đảm việc thực hiện quy chế hoạt động của HĐND thành phố, Thường trực HĐND thành phố, các Ban của HĐND thành phố, nội quy
kỳ họp HĐND thành phố, giúp Thường trực HĐND thành phố giữ mối liên hệ với
Tổ đại biểu và đại biểu HĐND tỉnh; phục vụ HĐND thành phố, Thường trực HĐND thành phố, các Ban của HĐND thành phố trong hoạt động đối ngoại; phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu HĐND thành phố tiếp xúc cử tri; giúp Thường trực HĐND thành phố tổng hợp ý kiến, nguyện vọng của nhân dân và gửi cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết
b) Phối hợp với các Ban của HĐND giúp Thường trực HĐND thành phố xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳ họp HĐND, phiên họp của Thường trực HĐND
và các Ban của HĐND thành phố; phối hợp với các cơ quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp HĐND, phiên họp của Thường trực HĐND, cuộc họp của các Ban thuộc HĐND thành phố; tổng hợp chất vấn của đại biểu HĐND thành phố
c) Phục vụ Thường trực HĐND thành phố và đại biểu HĐND thành phố tiếp công dân; tiếp nhận, tham mưu xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo của cơ quan, tổ chức, công dân gửi đến HĐND, Thường trực HĐND thành phố; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của cơ quan, tổ chức, công dân
d) Phục vụ Thường trực HĐND thành phố tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự án Luật, dự án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trực HĐND tỉnh
e) Phục vụ Thường trực HĐND thành phố trong công tác bầu cử đại biểu Quốc hội và bầu cử đại biểu HĐND các cấp; phê chuẩn kết quả bầu Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND phường, xã
g) Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND thành phố giải quyết các vấn đề giữa hai kỳ họp; giúp Ban của HĐND thành phố thẩm tra các văn bản do UBND trình giữa hai kỳ họp của HĐND theo sự phân công của Thường trực HĐND thành phố h) Phục vụ Thường trực HĐND, các Ban của HĐND thành phố trong công 3 tác giao ban, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ năng hoạt động cho đại biểu HĐND các cấp
Trang 10i) Phục vụ HĐND thành phố, Thường trực HĐND thành phố, các Ban của HĐND thành phố giữ mối liên hệ công tác với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố và UBND thành phố, Thường trực Thành ủy, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ quan, tổ chức, đoàn thể ở địa phương
k) Được ký văn bản thông báo ý kiến, kết luận của Thường trực HĐND thành phố; được quyền đề nghị hoặc yêu cầu các đơn vị cùng cấp, cấp dưới phối hợp thực hiện nhiệm vụ; được quyền yêu cầu các tổ chức, cá nhân cung cấp thông tin, tài liệu cho HĐND thành phố, Thường trực HĐND thành phố, các Ban của HĐND thành phố,
Tổ đại biểu HĐND thành phố và đại biểu HĐND thành phố hoạt động theo quy định
l) Giúp HĐND thành phố trình Thường trực HĐND tỉnh phê chuẩn kết quả bầu cử, phê chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND thành phố; Tham mưu Thường trực HĐND thành phố phê chuẩn kết quả bầu cử, phê chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND phường, xã
m) Thực hiện chế độ, chính sách đối với đại biểu HĐND thành phố
6 Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND thành phố:
a) Xây dựng, trình UBND thành phố ban hành:
- Quy chế làm việc của UBND thành phố
- Quyết định thành lập, kiện toàn và Quy chế hoạt động của Ban Tiếp công dân thành phố trực thuộc Văn phòng
- Quy chế hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; Quyết định phân công cán bộ làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông
- Quyết định về thành lập (hoặc kiện toàn), Quy chế tổ chức và hoạt động của Ban biên tập Cổng thông tin điện tử thành phố Nam Định
- Quyết định về thành lập (hoặc kiện toàn), Quy chế tổ chức và hoạt động của các Ban chỉ đạo, Bộ phận khác liên quan đến nhiệm vụ xây dựng chính quyền điện tử,
đô thị thông minh theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND và UBND thành phố