ĐỀ BÀI HÃY TRÌNH BÀY NỘI DUNG TỔ CHỨC, QUẢN LÍ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA MỘT CƠ QUAN TỔ CHỨC MỞ ĐẦU Lí do chọn đề tài NỘI DUNGE CHƯƠNG 1 CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 1 1 Khái niệm, vai trò,[.]
ĐỀ BÀI : HÃY TRÌNH BÀY NỘI DUNG TỔ CHỨC, QUẢN LÍ CƠNG TÁC LƯU TRỮ CỦA MỘT CƠ QUAN TỔ CHỨC MỞ ĐẦU: Lí chọn đề tài : NỘI DUNGE CHƯƠNG 1: CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 1.1 Khái niệm, vai trò, tính chất, nội dung ngun tắc cơng tác lưu trữ: 1.1.1 Một số khái niệm: Công tác lưu trữ việc lựa chọn, giữ lại tổ chức khoa học văn bản, tư liệu có giá trị hình thành trình họat động quan, cá nhân để làm chứng tra cứu thông tin khứ cần thiết Công tác lưu trữ công việc thiếu họat động quản lý máy nhà nước 1.1.2 Vai trị cơng tác lưu trữ: Hồ sơ, tài liệu chắn dành để phục vụ cho họat động nội Các cấp quản lý, người cần họach định, cần lập báo cáo, cần định thường dùng đến tài liệu sẳn cho công việc khác Bên cạnh đó, khơng khách hàng thân chủ cơng ty có cần dùng đến tài liệu, trao đổi thông tin với Các đối tác, công ty ngành, quan quản lý có u cầu cung cấp thơng tin, tài liệu cơng ty Cịn nữa, đơn vị cung ứng dịch vụ cho văn phịng (cơng ty quảng cáo chẳng hạn) đơn vị nghiên cứu thuộc lĩnh vực định muốn tiếp cận nguồn thơng tin văn phịng Vì thế, cơng tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu có vai trị quan trọng sau: Làm sở thông tin phục vụ cho việc họach định định cấp công ty Làm chứng liệu cho định họat động thực Góp phần tối ưu hiệu suất họat động văn phòng (bằng số liệu cập nhật, báo cáo diễn biến nhất…) Chia sẻ thông tin nội với mối quan hệ liên kết, đối tác… Cung cấp số liệu thống kê cho quan quản lý Làm nguồn tham khảo cho chương trình nghiên cứu, phát triển Đáp ứng yêu cầu lưu trữ theo qui định pháp luật 1.1.3 Tính chất cơng tác lưu trữ: Lưu trữ có tính chất: +Tính chất mật: Những hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều bí mật Nhà nước Do địi hỏi công tác lưu trữ phải tiến hành theo nguyên tắc, chế độ, thủ tục chặt chẽ; đòi hỏi nhân viên lưu trữ phải có ý thức tổ chức kỷ luật cao, chấp hành nghiêm chỉnh qui định bảo vệ tài liệu lưu trữ +Tính chất khoa học: Những hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa đựng khối lượng thông tin lớn nhiều mặt Để bảo quản an tòan tổ chức sử dụng có hiệu quả, địi hỏi khâu nghiệp vụ lưu trữ phân lọai, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu… phải tiến hành theo phương pháp khoa học, có tính hệ thống nhiều biện pháp tỷ mỷ +Tính chất nghiệp vụ: Những hồ sơ, tài liệu lưu trữ gắn liền với ngành, lĩnh vực cụ thể họat động kinh tế, xã hội đất nước Ví dụ, quản lý công tác lưu trữ Bộ, sở Giáo dục Đào tạo liên quan chặt chẽ đến họat động chuyên môn, nghiệp vụ ngành Giáo dục Đào tạo… 1.1.4 Nội dung quy định công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ bao gồm công việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức 1.1.5 Nguyên tắc công tác lưu trữ: Theo quy định Điều Luật lưu trữ 2011 quy định quản lý lưu trữ phải đảm bảo nguyên tắc sau đây: Thứ nhất: Nhà nước thống quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Theo đó, phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam toàn tài liệu lưu trữ nước Việt Nam, khơng phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin vật mang tin Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam + Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam toàn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân Đảng, tổ chức trị - xã hội; nhân vật lịch sử, tiêu biểu Đảng, tổ chức tiền thân Đảng tổ chức trị - xã hội + Phơng lưu trữ Nhà nước Việt Nam toàn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu tài liệu khác hình thành qua thời kỳ lịch sử đất nước Có thể thấy tầm quan trọng tài liệu Phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam Đây tài liệu có giá trị trị, kinh tế, quốc phịng, an ninh, ngoại giao, văn hố, giáo dục, khoa học cơng nghệ hình thành hoạt động quan nhà nước, tổ chức, cá nhân nên cần phải thống quản lý chặt chẽ, đồng để bảo vệ an tồn sử dụng có hiệu Thứ hai: Hoạt động lưu trữ thực thống theo quy định pháp luật Hoạt động lưu trữ hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ Tài liệu vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, vẽ thiết kế, đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ in; ấn phẩm vật mang tin khác Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp khơng cịn gốc, thay hợp pháp Thứ ba: Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Nhà nước thống kê Xuất phát từ tầm quan trọng tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam nêu nên Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Nhà nước thống kê, đảm bảo tính xác thực tài liệu quản lý tập trung thống tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam 1.1.6 Chính sách cơng tác lưu trữ: Chính sách Nhà nước lưu trữ quy định Điều Luật Lưu trữ 2011, theo đó: Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực việc bảo vệ, bảo quản an tồn, tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Tập trung đại hóa sở vật chất, kỹ thuật ứng dụng khoa học, công nghệ hoạt động lưu trữ Thừa nhận quyền sở hữu tài liệu lưu trữ; khuyến khích tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ cho Nhà nước, đóng góp, tài trợ cho hoạt động lưu trữ thực hoạt động dịch vụ lưu trữ Tăng cường mở rộng hợp tác quốc tế hoạt động lưu trữ CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND THÀNH PHỐ NAM ĐỊNH 2.1 Khái quát UBND thành phố Nam Định: 2.1.1 Qúa trình hình thành: + Lịch sử hình thành Thành phố Nam Định có lịch sử 750 năm hình thành phát triển Năm 1262, nhà Trần xây dựng Nam Định thành thủ phủ Thiên Trường dọc bờ hữu ngạn sông Hồng Năm1831, nhà Nguyễn đặt tên tỉnh Nam Định Dưới thời Nguyễn, Nam Định thành phố lớn với Hà Nội Huế Thời Nam Định cịn có trường thi Hương, thi Hội, có Văn Miếu Dưới thời Pháp thuộc, Nam Định Toàn quyền Đông Dương công nhận thành phố vào ngày 17/10/1921 Ngay sau Cách mạng tháng Tám thành công, Chủ tịch Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân Chủ Cộng Hòa quy định Sắc lệnh số 77 năm 1945, Nam Định thành phố đặt quyền cấp kỳ (Bắc Bộ) Từ năm 1945-1956, Nam Định thành phố trực thuộc Trung ương Ngày 3/9/1957, sáp nhập thành phố Nam Định vào tỉnh Nam Định, tỉnh lỵ tỉnh Nam Định Đến ngày 06/11/1996, sau nhiều lần chia tách sáp nhập, thành phố Nam Định thức tỉnh lỵ tỉnh Nam Định đến ngày Ngày 24/9/1998, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 183/1998/QĐ-TTg cơng nhận thành phố Nam Định đô thị loại II Ngày 28/11/2011, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 2106/QĐ-TTg công nhận thành phố Nam Định đô thị loại I trực thuộc tỉnh Nam Định Cùng với lịch sử hình thành phát triển, Đảng nhân dân thành phố Nam Định luôn tự hào mảnh đất quê hương Sự tham gia tích cực tầng lớp nhân dân Nam Định góp phần tạo dựng hình ảnh tốt đẹp thành phố bước trở thành đô thị trung tâm vùng Nam đồng sơng Hồng,có vai trị quan trọng hệ thống thị Việt Nam + Vị trí địa lý Thành phố Nam Định nằm phía Bắc tỉnh Nam Định cách Thủ Hà Nội 90km phía Tây Bắc, cách thành phố Thái Bình - tỉnh Thái Bình 18km cách thành phố Hải Phịng 90km phía Đơng Bắc, cách thành phố Ninh Bình - tỉnh Ninh Bình 28km phía Nam, cách thành phố Phủ Lý, Hà Nam 30km phía Tây Bắc Thành phố Nam Định đầu mối giao thông quan trọng Giao thông qua thành phố Nam Định dày đặc thuận tiện bao gồm: quốc lộ QL21, QL10; đại lộ Thiên Trường - có vaitrị chiến lược, nối trung tâm hành chính, trị tỉnh với vùng kinh tếtrọng điểm phía Nam tỉnh; ngồi hệ thống đường tỉnh có dạng hướng tâm cáchuyện (Các Tỉnh lộ: 486, 487, 488, 490, 490B, 490C); có tuyến đường sắt Bắc Nam chạy qua, Ga Nam Định ga lớn tuyến đường sắt Bắc Nam,thuận tiện cho hành khách vùng Nam đồng đến thành phố lớn cảnước Hà Nội, Huế, Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh + Chức vai trò thành phố Nam Định Trải qua nhiều lần sáp nhập, chia tách tỉnh, thành phố Nam Định xác định Trung tâm trị - kinh tế - khoa học kỹ thuật tỉnh Hà Nam Ninh, tỉnh Nam Hà tỉnh Nam Định Nằm trung tâm khu vực phía Nam vùng đồng sơng Hồng (gồm tỉnh: Nam Định, Hà Nam, Thái Bình, Ninh Bình); nằm vùng ảnh hưởng vùng kinh tế trọng điểm tỉnh phía Bắc (Hà Nội, Vĩnh Phúc, Bắc Ninh, Hưng Yên, Hải Dương, Hải Phòng Quảng Ninh) Như vậy, thành phố Nam Định có tầm ảnh hưởng quan trọng tới phát triển tỉnh Nam Định nói riêng vùng Nam đồng sơng Hồng nói chung theo Nghị số 54-NQ/TW ngày14/9/2005 Bộ Chính trị phát triển kinh tế - xã hội bảo đảm quốc phịng, an ninh vùng đồng sơng Hồng đến năm 2010 định hướng đến năm 2020 2.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng UBND thành phố Nam Định 2.1.2.1 Vị trí : Văn phịng HĐND UBND thành phố Nam Định (sau gọi tắt Văn phòng) quan tham mưu, giúp việc, phục vụ hoạt động HĐND UBND thành phố Nam Định, quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Nam Định Văn phịng có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng, cấp kinh phí hoạt động; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác HĐND UBND thành phố, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chun mơn nghiệp vụ Văn phịng Đồn đại biểu Quốc hội Văn phòng HĐND tỉnh Văn phòng UBND tỉnh Nam Định 2.1.2.2 Chức năng: Tham mưu tổng hợp cho HĐND UBND về: Hoạt động HĐND, UBND thành phố; tham mưu cho Chủ tịch UBND thành phố đạo, điều hành Chủ tịch UBND thành phố; kiểm sốt thủ tục hành chính; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động HĐND, UBND thành phố quan nhà nước địa phương; bảo đảm sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND, UBND thành phố; tổ chức triển khai thực chế cửa, cửa liên thông giải thủ tục hành thuộc phạm vi, chức quản lý UBND thành phố; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ cá nhân, tổ chức tất lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải UBND thành phố, chuyển hồ sơ đến quan chuyên môn thuộc UBND thành phố giải nhận kết để trả cho cá nhân, tổ chức 2.1.2.3 Nhiệm vụ quyền hạn: Xây dựng, trình chương trình, kế hoạch hoạt động hàng tháng, hàng quý, sáu tháng năm, báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động, báo cáo kiểm điểm công tác đạo, điều hành HĐND thành phố, Thường trực HĐND thành phố, UBND thành phố báo cáo khác UBND thành phố theo đạo Chủ tịch UBND thành phố Kịp thời báo cáo, điều chỉnh chương trình, kế hoạch công tác, đáp ứng yêu cầu quản lý, đạo, điều hành HĐND, UBND thành phố Thực công tác tổng hợp, thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất giao theo quy định pháp luật Chuẩn bị báo cáo phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành công việc chung Thường trực HĐND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND UBND thành phố theo quy định pháp luật Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động HĐND, Thường trực HĐND, Ban HĐND đại biểu HĐND thành phố, Văn phòng HĐND UBND thành phố có nhiệm vụ sau đây: a) Tổ chức phục vụ hoạt động HĐND, Thường trực HĐND thành phố, Ban HĐND thành phố, đại biểu HĐND thành phố; phối hợp hoạt động Ban HĐND thành phố; bảo đảm việc thực quy chế hoạt động HĐND thành phố, Thường trực HĐND thành phố, Ban HĐND thành phố, nội quy kỳ họp HĐND thành phố, giúp Thường trực HĐND thành phố giữ mối liên hệ với Tổ đại biểu đại biểu HĐND tỉnh; phục vụ HĐND thành phố, Thường trực HĐND thành phố, Ban HĐND thành phố hoạt động đối ngoại; phối hợp với quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu HĐND thành phố tiếp xúc cử tri; giúp Thường trực HĐND thành phố tổng hợp ý kiến, nguyện vọng nhân dân gửi quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải b) Phối hợp với Ban HĐND giúp Thường trực HĐND thành phố xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳ họp HĐND, phiên họp Thường trực HĐND Ban HĐND thành phố; phối hợp với quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp HĐND, phiên họp Thường trực HĐND, họp Ban thuộc HĐND thành phố; tổng hợp chất vấn đại biểu HĐND thành phố c) Phục vụ Thường trực HĐND thành phố đại biểu HĐND thành phố tiếp công dân; tiếp nhận, tham mưu xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo quan, tổ chức, công dân gửi đến HĐND, Thường trực HĐND thành phố; theo dõi, đôn đốc việc giải khiếu nại, tố cáo kiến nghị quan, tổ chức, công dân d) Phục vụ Thường trực HĐND thành phố tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự án Luật, dự án Pháp lệnh văn khác theo yêu cầu Thường trực HĐND tỉnh e) Phục vụ Thường trực HĐND thành phố công tác bầu cử đại biểu Quốc hội bầu cử đại biểu HĐND cấp; phê chuẩn kết bầu Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND phường, xã g) Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND thành phố giải vấn đề hai kỳ họp; giúp Ban HĐND thành phố thẩm tra văn UBND trình hai kỳ họp HĐND theo phân công Thường trực HĐND thành phố h) Phục vụ Thường trực HĐND, Ban HĐND thành phố công tác giao ban, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ hoạt động cho đại biểu HĐND cấp i) Phục vụ HĐND thành phố, Thường trực HĐND thành phố, Ban HĐND thành phố giữ mối liên hệ công tác với quan chuyên môn thuộc UBND thành phố UBND thành phố, Thường trực Thành ủy, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân quan, tổ chức, đoàn thể địa phương k) Được ký văn thông báo ý kiến, kết luận Thường trực HĐND thành phố; quyền đề nghị yêu cầu đơn vị cấp, cấp phối hợp thực nhiệm vụ; quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân cung cấp thông tin, tài liệu cho HĐND thành phố, Thường trực HĐND thành phố, Ban HĐND thành phố, Tổ đại biểu HĐND thành phố đại biểu HĐND thành phố hoạt động theo quy định l) Giúp HĐND thành phố trình Thường trực HĐND tỉnh phê chuẩn kết bầu cử, phê chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND thành phố; Tham mưu Thường trực HĐND thành phố phê chuẩn kết bầu cử, phê chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND phường, xã m) Thực chế độ, sách đại biểu HĐND thành phố Đối với chức quan chuyên môn UBND thành phố: a) Xây dựng, trình UBND thành phố ban hành: - Quy chế làm việc UBND thành phố - Quyết định thành lập, kiện toàn Quy chế hoạt động Ban Tiếp cơng dân thành phố trực thuộc Văn phịng - Quy chế hoạt động Bộ phận tiếp nhận trả kết theo chế cửa, cửa liên thông; Quyết định phân công cán làm việc Bộ phận tiếp nhận trả kết theo chế cửa, cửa liên thông - Quyết định thành lập (hoặc kiện toàn), Quy chế tổ chức hoạt động Ban biên tập Cổng thông tin điện tử thành phố Nam Định - Quyết định thành lập (hoặc kiện toàn), Quy chế tổ chức hoạt động Ban đạo, Bộ phận khác liên quan đến nhiệm vụ xây dựng quyền điện tử, đô thị thông minh theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng HĐND UBND thành phố - Văn quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng - Quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý Văn phòng b) Giúp UBND thành phố kiểm tra, đôn đốc, tổng kết việc thực Quy chế theo quy định c) Theo dõi, nắm tình hình hoạt động chung UBND thành phố d) Tổ chức thực chương trình, kế hoạch cơng tác UBND thành phố thu thập, xử lý thông tin, kiến nghị với Chủ tịch UBND thành phố đưa vào chương trình, kế hoạch cơng tác vấn đề cần tập trung đạo, điều hành giao quan liên quan nghiên cứu, xây dựng đề án, dự án, dự thảo văn đ) Tham mưu, giúp Chủ tịch UBND thành phố thực nhiệm vụ trước HĐND thành phố; tiếp xúc, báo cáo, trả lời kiến nghị cử tri e) Tham mưu, giúp Chủ tịch UBND thành phố ban hành nội quy tiếp công dân Trụ sở tiếp công dân thành phố g) Triệu tập, chủ trì, phối hợp với quan liên quan chuẩn bị chương trình, nội dung, phục vụ họp UBND thành phố h) Tham mưu, giúp Chủ tịch UBND thành phố đạo, áp dụng biện pháp cần thiết giải công việc trường hợp đột xuất, khẩn cấp i) Tham mưu, giúp Chủ tịch UBND thành phố cải tiến lề lối làm việc; trì kỷ luật, kỷ cương máy hành nhà nước địa phương k) Tổ chức triển khai thực nhiệm vụ kiểm sốt thủ tục hành theo đạo UBND thành phố, hướng dẫn quan cấp theo quy định pháp luật kiểm sốt thủ tục hành chính; tham mưu giúp UBND thành phố đạo, tổ chức thực rà soát, đánh giá thủ tục hành thực địa bàn thành phố để kiến nghị, đề xuất việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, bãi bỏ; hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực niêm yết công khai thủ tục hành chính, báo cáo tình hình, kết giải thủ tục hành tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị quy định hành quan chuyên môn trực thuộc UBND thành phố, UBND phường, xã Chủ trì, phối hợp với Phịng Tư pháp thành phố quan liên quan việc thực rà sốt thủ tục hành UBND thành phố, UBND phường, xã; trình UBND thành phố chương trình, biện pháp tổ chức thực cơng tác cải cách hành nhà nước thuộc phạm vi Văn phịng l) Tiếp nhận, xử lý, trình UBND, Chủ tịch UBND thành phố giải văn bản, hồ sơ quan, tổ chức, cá nhân gửi, trình (văn đến): - Đối với đề án, dự án, dự thảo văn quan trình: Kiểm tra hồ sơ, trình tự, thủ tục soạn thảo, thể thức, kỹ thuật trình bày dự thảo văn bản; tóm tắt nội dung, nêu rõ thẩm quyền định, đồng đạo, điều hành UBND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố vấn đề liên quan, đề xuất phương án: ban hành, phê duyệt; đưa phiên họp UBND thành phố; gửi lấy ý kiến thành viên UBND thành phố; thông báo ý kiến Chủ tịch UBND thành phố yêu cầu quan soạn thảo hoàn chỉnh lại, bổ sung ý kiến quan, tổ chức, cá nhân thực nhiệm vụ khác theo quy định quy chế làm việc UBND thành phố Trong trình xử lý, đề án, dự án, dự thảo văn ý kiến khác nhau, chủ trì họp với quan, tổ chức liên quan để trao đổi trước trình - Đối với dự thảo báo cáo, phát biểu: phối hợp với quan liên quan biên tập, hoàn chỉnh theo đạo Chủ tịch UBND thành phố - Đối với văn khác: kiến nghị với Chủ tịch UBND thành phố giao quan liên quan triển khai thực hiện; tổ chức điều kiện cần thiết để UBND, Chủ tịch UBND thành phố xử lý theo quy định pháp luật nội dung văn đến Quản lý, đạo Bộ phận tiếp nhận trả kết theo chế Một cửa, cửa liên thông Phát hành, quản lý, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình, kết thực văn HĐND, UBND thành phố: a) Quản lý, sử dụng dấu, phát hành văn HĐND thành phố, UBND thành phố b) Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình, kết thực văn HĐND thành phố, UBND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố; định kỳ rà soát, báo cáo HĐND thành phố, UBND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố để đảm bảo đồng bộ, thống đạo, điều hành c) Rà soát nhằm phát vướng mắc, phát sinh thẩm quyền, hồ sơ, trình tự, thủ tục nghiệp vụ hành văn phịng q trình đạo, điều hành HĐND thành phố, UBND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố; kịp thời báo cáo HĐND thành phố, UBND thành phố sửa đổi, bổ sung; hàng năm, tổng hợp, báo cáo Văn phòng HĐND tỉnh Văn phòng UBND tỉnh d) Lưu trữ văn bản, hồ sơ, tài liệu, báo cáo HĐND thành phố, UBND thành phố Theo dõi, chịu trách nhiệm quản lý việc thực công tác tiếp công dân theo quy định pháp luật; 10 Thực chế độ thông tin: a) Tổ chức quản lý, cập nhật thông tin phục vụ đạo, điều hành HĐND thành phố, UBND thành phố b) Thực chế độ thông tin báo cáo hoạt động Cổng thông tin điện tử kết nối hệ thống thông tin hành điện tử đạo, điều hành HĐND thành phố, UBND thành phố 11 Bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật: a) Bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND thành phố, UBND thành phố b) Phục vụ chuyến công tác, làm việc, tiếp khách HĐND thành phố, UBND thành phố 12 Hướng dẫn nghiệp vụ hành văn phịng: Chủ trì tổng kết, hướng dẫn chun mơn, nghiệp vụ hành văn phịng, phối hợp với Thanh tra thành phố hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ công tác tiếp công dân HĐND, UBND phường, xã, cơng chức Văn phịng - Thống kê phường, xã 13 Thực nhiệm vụ quản trị nội bộ: a) Tổ chức thực văn bản, quy hoạch, kế hoạch quan có thẩm quyền ban hành phê duyệt liên quan đến hoạt động Văn phòng; b) Tiếp nhận, xử lý văn quan, tổ chức, cá nhân gửi Văn phòng; ban hành quản lý văn theo quy định c) Nghiên cứu, ứng dụng kết nghiên cứu khoa học cải cách hành phục vụ nhiệm vụ giao d) Quản lý tổ chức máy, biên chế công chức, cấu ngạch cơng chức, vị trí việc làm, số lượng người làm việc thuộc Văn phòng đ) Quản lý tổ chức cán bộ, công chức, người lao động; thực chế độ tiền lương chế độ, sách quy hoạch, đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ công chức người lao động thuộc phạm vi quản lý Văn phòng e) Quản lý chịu trách nhiệm tài chính, tài sản giao theo quy định 14 Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác HĐND thành phố, UBND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố giao theo quy định pháp luật 2.1.2.3 Tổ chức máy: Văn phịng có Chánh Văn phịng, 02 Phó Chánh Văn phịng, cơng chức khác lao động hợp đồng theo Nghị định số 68/2000/NĐ-CP ngày 17/11/2000 Chính phủ thực chế độ hợp đồng số loại công việc quan hành nhà nước, đơn vị nghiệp Nghị định số 161/2018/NĐ-CP ngày 29/11/2018 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số quy định tuyển dụng công chức, viên chức, nâng ngạch công chức, thăng hạng viên chức thực chế độ hợp đồng số loại cơng việc quan hành nhà nước, đơn vị nghiệp công lập Bộ phận Tiếp nhận trả kết theo chế cửa, cửa liên thông thành phố Ban Tiếp công dân thành phố tổ chức thuộc trực thuộc Văn phòng HĐND UBND thành phố a) Chánh Văn phòng Ủy viên Ủy ban nhân dân thành phố Hội đồng nhân dân thành phố bầu, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân thành phố, Ủy ban nhân dân thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố trước pháp luật thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng thực nhiệm vụ, quyền hạn Ủy viên Ủy ban nhân dân thành phố theo Quy chế làm việc phân công Ủy ban nhân dân thành phố Chánh Văn phịng có trách nhiệm báo cáo với Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố, Văn phịng Đồn đại biểu Quốc hội Văn phòng HĐND tỉnh Văn phòng UBND tỉnh tổ chức, hoạt động quan mình; báo cáo cơng tác trước Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố yêu cầu; phối hợp với người đứng đầu quan chun mơn, tổ chức trị - xã hội thành phố giải vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn b) Phó Chánh Văn phòng người giúp Chánh Văn phòng đạo số mặt công tác chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND, Lãnh đạo UBND thành phố, trước Chánh Văn phòng trước pháp luật nhiệm vụ phân cơng; 01 Phó Chánh Văn phịng phụ trách, chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý Trụ sở Tiếp công dân thành phố làm Trưởng Ban tiếp công dân thành phố; Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, 01 Phó Chánh Văn phịng Chánh Văn phịng ủy nhiệm điều hành hoạt động Văn phòng Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, cho từ chức, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật thực chế độ, sách Chánh Văn phịng, Phó Chánh Văn phịng Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố định theo quy định Đảng pháp luật Biên chế công chức số lượng người lao động theo hợp đồng Văn phịng giao sở vị trí việc làm, gắn với chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động thuộc tổng biên chế công chức, số lượng người lao động quan, tổ chức hành thành phố cấp có thẩm quyền giao Căn chức năng, nhiệm vụ, danh mục vị trí việc làm, cấu ngạch cơng chức cấp có thẩm quyền phê duyệt, hàng năm Văn phịng chủ trì, phối hợp với Phòng Nội vụ xây dựng kế hoạch biên chế công chức, số lượng người lao động theo quy định pháp luật bảo đảm thực nhiệm vụ giao, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Điều 2.1.2.4 Tổ chức thực hiện: Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực nhiệm vụ theo Quy định này; xây dựng, ban hành Quy chế làm việc quan phân cơng nhiệm vụ cụ thể cho Phó Chánh Văn phịng, cơng chức người lao động quan phù hợp với vị trí việc làm, tiêu chuẩn ngạch cơng chức trình độ, lực cơng chức, người lao động Trong trình thực Quy định này, có vấn đề phát sinh, cần phải sửa đổi, bổ sung, Chánh Văn phòng báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố để xem xét, định 2.2 Thực trạng tổ chức, quản lí cơng tác lưu trữ HĐN 2.2.1 Thực trạng năm trước biện pháp khắc phục thành công Chi cục Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ thành lập ngày 10/12/2010 theo Quyết định 2694/2010/QĐ-UBND UBND tỉnh Nam Định quan vừa thực chức quản lý nhà nước công tác văn thư lưu trữ vừa thực chức đơn vị nghiệp Chi cục Văn thư – Lưu trữ bảo quản phục vụ độc giả khai thác gần 400 mét giá tài liệu, chủ yếu tài liệu phông UBND tỉnh Nam Định giai đoạn 1945 – 1965, UBND tỉnh Nam Hà giai đoạn 1965 – 1975, UBND tỉnh Hà Nam Ninh giai đoạn 1976 – 1991, UBND tỉnh Nam Hà giai đoạn 1992 – 1997, UBND tỉnh Nam Định từ 1998 đến hết năm 2003 tài liệu thi đua khen thưởng thời kỳ kháng chiến chống Pháp, kháng chiến chống Mỹ; số tài liệu phơng khác: Sở Giao thông vận tải, Khách sạn Giao tế, Nhà khách UBND tỉnh, Công ty cá biển Ninh Cơ, Công ty Giấy nhựa, Công ty Thuỷ tinh Bên cạnh kết đạt được, nhìn lại tồn diện công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Nam Định thấy gặp nhiều khó khăn, vướng mắc Những khó khăn hạn chế phát triển lưu trữ tỉnh nhà, nguyên nhân ảnh hưởng đến nguồn tài liệu, hồ sơ quý giá tài sản quan, nhà nước cần phải giữ gìn, bảo quản Khó khăn cần quan tâm đặc biệt nhận thức chưa đầy đủ giá trị công tác lưu trữ quan, đơn vị cấp, ngành; phận không nhỏ cán bộ, công chức, viên chức hàng ngày sản sinh khối lượng lớn tài liệu thuộc nhiều lĩnh vực Phần lớn quan chưa xây dựng quy chế cơng tác văn thư lưu trữ Cũng có quan, đơn vị ban hành Danh mục hồ sơ có chế độ phụ cấp độc hại cho cán lưu trữ Công tác lưu trữ chưa có chỗ đứng xứng đáng, chưa quan tâm hoạt động khoa học thực nên đầu tư cấp, ngành cho lưu trữ hồ sơ, tài liệu hạn chế Công tác quản lý nhà nước văn thư lưu trữ tỉnh Nam Định việc ban hành văn quản lý công tác lưu trữ chưa đầy đủ Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ nhiều điều chưa giải Ngun nhân kinh phí đào tạo cịn hạn chế, lớp bồi dưỡng không tổ chức thường xuyên, số lượng cán đông mà lớp tổ chức thời gian ngắn nên truyền tải hết kiến thức kỹ cần thiết nghiệp vụ lưu trữ Có thực tế tỉnh ta gặp khó khăn phía đội ngũ cán làm cơng tác lưu trữ Tại quan, đơn vị địa bàn tỉnh tính đến năm 2011 bố trí 27 cán lưu trữ, số cán đào tạo chuyên ngành văn thư lưu trữ có 19 người Ngồi Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh biên chế 15 cán bộ, công chức, viên chức; lại Sở, ban ngành, huyện, thành phố bố trí đến hai cán văn thư lưu trữ; phận lưu trữ, cán lưu trữ chuyên trách chiếm tỉ lệ nhỏ, phần lớn cán kiêm nhiệm công tác lưu trữ Lực lượng mỏng, lại chưa đào tạo chuyên ngành, thiếu kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ nên đội ngũ cán lưu trữ chưa thể theo kịp yêu cầu mà công tác lưu trữ hành đặt ra, chưa nắm vững nhiệm vụ nên không tham mưu cho lãnh đạo công tác lưu trữ đơn vị Thực trạng nói đặt câu hỏi chế độ đãi ngộ cán ngành lưu trữ - công việc “âm thầm, lặng lẽ”, địi hỏi kiên trì, cẩn thận, tỉ mỉ chưa nhận nhiều quan tâm, chia sẻ Nguồn nhân lực thiếu lại yếu, sở vật chất trang bị cho công tác lưu trữ thực mối lo đáng quan tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh chưa có kho lưu trữ chuyên dụng, diện tích sàn kho lưu trữ 180m2 trang bị giá kệ, cặp hộp quy định Tuy nhiên với diện tích sàn đủ bảo quản chưa đến 1000 mét giá, thực việc bảo quản tài liệu thu thập đủ tài liệu từ quan thuộc nguồn nộp lưu Hơn địa điểm kho lưu trữ nằm sâu khuôn viên UBND tỉnh nên việc khai thác nhiều hạn chế, đặc biệt độc giả nhân dân đến khai thác Diện tích cho kho lưu trữ hành quan, đơn vị, huyện, thành phố địa bàn tỉnh diện tích dành cho kho lưu trữ hạn hẹp Phòng kho lưu trữ tài liệu huyện, thành phố diện tích từ 15m2 đến 50m2 (Thành phố: 17m2, Mỹ Lộc, Giao Thuỷ: 15m2, Hải Hậu: 30m2, Trực Ninh: 45m2, Ý Yên: 50m2), đủ diện tích lưu trữ phần tài liệu Văn phòng UBND Thực tế tài liệu lưu giữ nơi bao tải, hịm tơn, tủ, gầm cầu thang, hành lang, nhà kho bụi bặm, mối, mốc… Và hệ tỉnh ta tồn khối lượng tài liệu tích đống khổng lồ từ nhiều chục năm cịn tình trạng lộn xộn, chưa lập thành hồ sơ hồn chỉnh chưa có biện pháp để khắc phục Tính đến năm 2011, tài liệu hành tỉnh đưa vào lưu trữ khoảng 1842 mét, có 541 mét tài liệu chỉnh lý hồn chỉnh Khó khăn phần lớn nhận thức cán bộ, công chức, viên chức quan, đơn vị tỉnh chưa ý thức việc lập hồ sơ công việc nhiệm vụ thân, chưa coi hồ sơ, tài liệu tài sản quan, nhà nước cần phải lưu trữ cẩn thận hàng năm chưa giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành theo quy định Thật dễ nhận thấy tài liệu hình thành trình giải cơng việc cán chun mơn lập hồ sơ, tài liệu người người tự cất giữ, tra tìm Tại nhiều quan cán nghỉ hưu thuyên chuyển công tác khơng có chịu trách nhiệm tài liệu bị thất lạc, mát Thực trạng nói gây nhiều khó khăn việc lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào lưu trữ lịch sử việc tra tìm, khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ công tác chuyên môn