Giáo trình ứng dụng tin học trong quản trị kinh doanh phần 1

Bùi Thị Thu Hiền GIÁO TRÌNH ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG QUẢN TRỊ KINH DOANH Trang 2 LỜI NÓI ĐẦU Trong xu hướng phát triển của Cách mạng công nghiệp lần thứ 4 trên thế giới, chuyển đổi số đa

TỔNG QUAN VỀ ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG QUẢN TRỊ KINH

Khái quát về quản trị kinh doanh

Xã hội hiện đại không thể nhắc đến vai trò của kinh tế và theo đó là các hoạt động kinh doanh trên khắp thế giới Một quốc gia phát triển luôn gắn tới hình ảnh kinh tế phát triển Hoạt động kinh doanh hiện nay trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng cực kỳ rộng lớn và sôi động Việt Nam hiện cũng đã có khoảng một triệu doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực của đời sống xã hội

Hiện có nhiều cách hiểu khác nhau về quản trị Theo James Stoner và Stephen Robins: “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đề ra” Mary Parker Follett cho rằng: “Quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác” Các ý kiến khác cho rằng: Quản trị là sử dụng một nguồn lực hữu hạn để đạt được mục tiêu tối đa; hay nói cách khác là tận dụng tốt nhất nguồn lực, sử dụng nguồn lực đạt hiệu quả nhất Tuy nhiên, nhiều ý kiến đồng thuận theo cách hiểu sau: “Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trường”

Ngày nay, rất nhiều nghiên cứu xoay quanh các chức năng của Quản trị và có thể tóm lược thành bốn chức năng cơ bản: Hoạch định, Tổ chức, Lãnh đạo (Điều khiển, Chỉ huy), Kiểm tra (Giám sát và Điều chỉnh)

 Hoạch định: Hoạch định đóng vai trò trọng yếu vì hoạch định là xác định con đường mà doanh nghiệp lựa chọn, cách thức để đi trên con đường đó, những công việc cụ thể phải làm Hoạch định có thể chia làm ba cấp độ: Hoạch định chiến lược, hoạch định chiến thuật và hoạch định tác nghiệp

 Tổ chức: Chức năng Tổ chức bao gồm quá trình xác định những nhiệm vụ phải được thực hiện, người thực hiện các nhiệm vụ đó, cách thức phân nhóm các nhiệm vụ, ai sẽ phải báo cáo cho ai và cấp nào sẽ được ra quyết định

 Lãnh đạo: Như ta đã biết, mỗi tổ chức luôn có yếu tố con người và công việc của nhà quản trị là làm thế nào để đạt được mục tiêu của tổ chức thông qua người khác Đây chính là chức năng lãnh đạo Khi nhà quản trị khích lệ các nhân viên cấp dưới của mình, tạo ảnh hưởng đến từng cá nhân hay tập thể lúc họ làm việc, lựa chọn kênh thông tin hiệu quả nhất hay giải quyết các vấn đề liên quan đến hành vi của nhân viên thì các nhà quản trị đang thực hiện chức năng lãnh đạo

 Kiểm tra: Sau khi các mục tiêu được xác lập, các kế hoạch được hoạch định, cơ cấu tổ chức được xác định và nhân viên được tuyển dụng và làm việc thì sai sót vẫn có thể xảy ra Để đảm bảo cho mọi việc đi đúng hướng, nhà quản trị phải giám sát và đánh giá kết quả công việc Kết quả thực tế phải được so sánh với những mục tiêu đã xác lập trước đó để nhà quản trị có thể đưa ra những quyết định cần thiết, đảm bảo hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp đi đúng quỹ đạo Quá trình giám sát, so sánh và hiệu chỉnh là nội dung của chức năng kiểm tra

Thông qua chức năng Kiểm tra nhà quản trị sẽ biết được mục tiêu nào đạt, chưa đạt để điều chỉnh cho hợp lý với sự thay đổi nhằm hoàn thành mục đích tổng thể đã đặt ra của tổ chức

Quản trị doanh nghiệp là hệ thống các quy tắc, cơ chế, quy định mà thông qua đó doanh nghiệp được điều hành và kiểm soát Về cơ bản, quản trị doanh nghiệp liên quan đến việc cân bằng lợi ích của các bên liên quan như cổ đông, người quản lý, khách hàng, nhà cung cấp, người xuất vốn, chính phủ và cộng đồng

Quản trị doanh nghiệp có các chức năng cơ bản sau: a) Hoạch định: Hoạch định là định hướng, xác định hướng đi cho doanh nghiệp trong tương lai Việc xây dựng một bản kế hoạch hành động chi tiết và hợp lý thực sự là phần khó nhất trong các chức năng của quản trị doanh nghiệp Chức năng này đòi hỏi sự tham gia tích cực của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp

Liên quan đến 2 yếu tố quan trọng là thời gian và cách thức thực hiện, hoạt động hoạch định và lên kế hoạch phải thể hiện được sự liên kết, điều phối hợp lý giữa các bộ phận và các cấp quản lý khác nhau của doanh nghiệp

Kế hoạch đề ra cũng phải tận dụng tối ưu nguồn lực sẵn có của doanh nghiệp và sự linh hoạt của nhân sự để đảm bảo việc thực hiện, triển khai diễn ra thuận lợi b) Tổ chức: Một doanh nghiệp chỉ có thể vận hành thuận lợi nếu nó có một cơ cấu tổ chức tốt Điều này có nghĩa là doanh nghiệp cần có đủ lượng vốn, nhân sự và nguyên vật liệu sản xuất cần thiết để có thể hoạt động liên tục, đồng thời xây dựng một cơ cấu tổ chức chặt chẽ Cơ cấu tổ chức tốt cùng với việc thực hiện các chức năng và nhiệm vụ đúng với tầm nhìn là điều tối quan trọng đối với doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp phát triển, mở rộng quy mô, số lượng các phòng ban và nhân sự tăng lên, doanh nghiệp sẽ mở rộng theo cả chiều ngang và chiều dọc Điều này đòi hỏi sự thay đổi trong phương thức lãnh đạo Chức năng tổ chức do đó cũng là một chức năng rất quan trọng của quản trị doanh nghiệp c) Chỉ đạo: Khi nhận được những chỉ thị và hướng dẫn công việc rõ ràng, nhân viên sẽ biết chính xác họ cần phải làm gì Kết quả công việc nhận được từ mỗi nhân viên sẽ được tối ưu nếu quản lý có những định hướng, chỉ đạo hợp lý và rõ ràng liên quan đến những nhiệm vụ mà nhân viên cần thực hiện

Một nhà quản trị sáng suốt là người luôn giao tiếp cởi mở, truyền đạt trung thực, rõ ràng và thường xuyên xem xét, thảo luận kỹ các quyết định chỉ đạo của mình cùng các cố vấn Nhà quản trị giỏi cũng phải có khả năng tạo động lực và khuyến khích sự sáng tạo của nhân viên d) Điều phối: Khi tất cả các hoạt động được phối thực hiện một cách ăn ý và nhuần nhuyễn, doanh nghiệp cũng sẽ vận hành hiệu quả hơn Ảnh hưởng tích cực từ thái độ và cách ứng xử của nhân viên đóng vai trò rất quan trọng trong việc phối hợp giữa các phòng ban Vì vậy mục tiêu của chức năng điều phối trong quản trị doanh nghiệp là khuyến khích, tạo động lực, vừa duy trì kỷ luật vừa tạo không khí thoải mái trong các phòng ban Để thực hiện tốt chức năng điều phối đòi hỏi khả năng lãnh đạo cũng như sự trung thực, cởi mở trong giao tiếp, liên lạc nội bộ Thông qua điều phối cách ứng xử và phối hợp hoạt động hiệu quả của nhân sự, doanh nghiệp mới có thể đạt được mục tiêu đặt ra e) Kiểm soát: Bằng cách thường xuyên theo dõi và tình hình hoạt động của doanh nghiệp, nhà quản trị mới có thể biết được liệu doanh nghiệp có đang vận hành đúng theo kế hoạch và mục tiêu đề ra hay không

Chức năng kiểm soát là một quy trình gồm 4 bước sau:

 Thiết lập tiêu chuẩn hoạt động, hệ thống đánh giá chất lượng (KPI - Key Performance Indicator) dựa trên mục tiêu của doanh nghiệp

 Đo lường và lập báo cáo về hoạt động thực tế

 So sánh kết quả báo cáo thực tế với chỉ tiêu kế hoạch

 Thực hiện thay đổi hoặc các biện pháp phòng ngừa cần thiết

Các chức năng này có mối quan hệ chặt chẽ trong một hệ thống quản trị thống nhất Trong quản trị doanh nghiệp, các chức năng này cần được thực hiện một cách đồng bộ và phù hợp, tạo ra sự cộng hưởng nhằm đảm bảo doanh nghiệp hoạt động liên tục và không ngừng phát triển, đạt được những mục tiêu chung đã đề ra

Trong doanh nghiệp, nhà Quản trị có các vai trò chính sau đây:

Sự cần thiết ứng dụng tin học trong quản trị kinh doanh

Sự phát triển và ứng dụng của Internet đã làm thay đổi mô hình và cách thức hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp; việc chuyển dần các giao dịch truyền thống sang giao dịch điện tử đã ảnh hưởng đến vị trí, vai trò và cả nhu cầu của các bên liên quan (khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư…) của doanh nghiệp

Các hoạt động ứng dụng tin học trong doanh nghiệp nhằm hỗ trợ các hoạt động tác nghiệp, hỗ trợ cho việc ra các quyết định quản lý, hỗ trợ việc xây dựng các chiến lược để đạt lợi thế cạnh tranh,… Có nhiều mô hình ứng dụng tin học trong doanh nghiệp, mỗi mô hình có cách tiếp cận khác nhau nhưng đều có chung mục đích là giúp doanh nghiệp xác định được lộ trình triển khai và mối quan hệ giữa các thành phần trong bức tranh tổng thể về ứng dụng tin học trong doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp cần phải chọn cho mình mô hình triển khai ứng dụng công nghệ thông tin cho phù hợp để phát huy hiệu quả các khoản đầu tư, phục vụ cho mục tiêu kinh doanh và phù hợp với năng lực khai thác công nghệ của doanh nghiệp

Mô hình triển khai ứng dụng tin học trong doanh nghiệp được tổng hợp theo 4 giai đoạn kế thừa nhau: Đầu tư cơ bản về tin học; Tăng cường ứng dụng điều hành, tác nghiệp; Ứng dụng toàn diện nâng cao năng lực quản lý và sản xuất; Ứng dụng tin học để đổi mới doanh nghiệp và tạo lợi thế cạnh tranh quốc tế Tại mỗi giai đoạn đều có những mục tiêu cụ thể và tuân theo các nguyên tắc: Phù hợp với mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp; Đem lại hiệu quả; Đầu tư cho con người đủ để sử dụng và phát huy các đầu tư cho công nghệ

Giai đoạn 1: Đầu tư cơ bản về tin học

Giai đoạn này muốn nói đến sự đầu tư ban đầu của doanh nghiệp vào tin học, bao gồm các trang bị cơ bản về phần cứng, phần mềm và nhân lực Mức độ trang bị “cơ bản” có thể không đồng nhất, tuy nhiên cần trang bị đủ để triển khai một số ứng dụng cơ bản

Về phần cứng, cần trang bị máy tính, mạng nội bộ (LAN), kết nối Internet; về phần mềm, cần xây dựng một số ứng dụng thường xuyên sử dụng của doanh nghiệp; về con người được đào tạo để sử dụng được các hạ tầng trên vào một số hoạt động tác nghiệp hoặc quản lý của doanh nghiệp, các đầu tư trong giai đoạn này nhằm xây dựng “nền tảng” cho các ứng dụng công nghệ thông tin tiếp theo

Giai đoạn 2: Tăng cường ứng dụng điều hành, tác nghiệp

Mục tiêu của giai đoạn này là ứng dụng tin học để nâng cao hiệu suất hoạt động, hỗ trợ cho các bộ phận nghiệp vụ trong doanh nghiệp Đây là bước phát triển tự nhiên của hầu hết các doanh nghiệp, vì khối lượng thông tin cần xử lý tăng lên và do đã có được các kỹ năng cần thiết về ứng dụng tin học trong các giai đoạn trước Các đầu tư nhằm tự động hóa các quy trình tác nghiệp, kinh doanh để nâng cao hiệu quả hoạt động doanh nghiệp như các phần mềm quản lý tài chính-kế toán, quản lý bán hàng

Giai đoạn 3: Ứng dụng toàn diện nâng cao năng lực quản lý và sản xuất

Nếu coi giai đoạn 2 là giai đoạn ứng dụng cục bộ, thì giai đoạn 3 là giai đoạn ứng dụng đồng bộ trong toàn thể doanh nghiệp Việc chuyển từ cục bộ sang toàn thể là vấn đề lớn nhất của giai đoạn 3 này Về cơ sở hạ tầng kỹ thuật cần có mạng diện rộng phủ khắp doanh nghiệp, đảm bảo cho các luồng thông tin lưu chuyển thông suốt giữa các bộ phận; các phần mềm tích hợp và các cơ sở dữ liệu chung của toàn bộ doanh nghiệp là những công cụ chủ đạo hỗ trợ cho hoạt động quản lý và tác nghiệp; triển khai các giải pháp đồng bộ giúp doanh nghiệp thay đổi chất lượng quản lý nội tại, nâng cao năng lực điều hành, tăng hiệu quả và tăng năng lực cạnh tranh như hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP), hệ thống quản lý hệ thống cung ứng (SCM), hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (CRM),…

Giai đoạn 4: Ứng dụng tin học để đổi mới doanh nghiệp, tạo lợi thế cạnh tranh quốc tế Đây là giai đoạn đầu tư ứng dụng tin học nhằm đạt được lợi thế cạnh tranh trong môi trường kinh doanh hiện đại, tức là đầu tư ứng dụng tin học vào các sản phẩm và dịch vụ để tạo nên ưu thế về giá, tạo nên sự khác biệt, và các sản phẩm khác, phù hợp với chiến lược cạnh tranh của doanh nghiệp Hiện nay, các vấn đề sử dụng công nghệ và các dịch vụ của Internet trong kinh doanh có vai trò quyết định: Xây dựng mạng riêng Intranet để chia sẻ thông tin trong doanh nghiệp, mạng Extranet để kết nối và chia sẻ có lựa chọn các nguồn thông tin với các đối tác, nhà cung cấp, khách hàng,… Sử dụng Internet để hình thành các quan hệ thương mại điện tử như: Doanh nghiệp với Doanh nghiệp (B2B), Doanh nghiệp với Người tiêu dùng (B2C) và Doanh nghiệp với Chính phủ (B2G) Kế thừa phát huy sức mạnh trên nền tảng dữ liệu và các quy trình nghiệp vụ đã hình thành trong doanh nghiệp để đưa doanh nghiệp lên tầm cao mới, kinh doanh toàn cầu, tin học là công cụ đắc lực trong việc thực thi các chiến lược kinh doanh

Các giai đoạn triển khai ứng dụng tin học trên đây nhằm nhấn mạnh đầu tư tin học trong doanh nghiệp phải phù hợp với sự phát triển và phục vụ cho chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong mỗi giai đoạn Mô hình triển khai ứng dụng tin học là một căn cứ tốt khi quyết định đầu tư cũng như là một mô hình tham chiếu tốt khi trình bày các vấn đề liên quan Thêm nữa, tốc độ phát triển của doanh nghiệp và của công nghệ không phải khi nào cũng giống nhau, do vậy đôi khi có sự đan xen giữa các giai đoạn đầu tư công nghệ với giai đoạn phát triển của doanh nghiệp Có thể có doanh nghiệp hội tụ được các điều kiện để bỏ qua một giai đoạn nào đó hoặc chọn được mô hình đầu tư khác với mô hình trên đây

1.2.2 Đặc điểm của ứng dụng tin học trong quản trị kinh doanh

Với sự đa dạng của các hoạt động kinh doanh ngày nay, việc quản lý, điều hành trở nên phức tạp hơn, yêu cầu về thời gian, độ chính xác và tính hiệu quả cao hơn

Các nhà quản trị khó có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình bởi lượng thông tin cần xử lý ngày càng nhiều, yêu cầu về độ chính xác và thời gian xử lý ngày càng cao

Vì vậy, việc ứng dụng tin học vào hoạt động kinh doanh sẽ giúp rất nhiều cho doanh nghiệp cũng như hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Các doanh nghiệp ứng dụng tin học trong quản trị kinh doanh có các đặc điểm sau:

– Có tiếp thị hiệu quả hơn

– Có doanh số toàn cầu cao hơn

– Quản lý có hệ thống hơn

– Sử dụng theo dõi thời gian thực

– Cung cấp sự hỗ trợ cho khách hàng nhanh chóng

Trên thực tế, thật khó để tăng trưởng kinh doanh lâu dài mà không có sự thúc đẩy của việc ứng dụng tin học

1.2.3 Các lợi ích của ứng dụng tin học trong quản trị kinh doanh

Các lợi ích dễ nhận thấy của ứng dụng tin học trong quản trị kinh doanh đó là giúp cải tiến các dịch vụ và sản phẩm; thể phát triển được các thị trường mới, các hình thức bán hàng mới hiệu quả với chi phí thấp…

– Tin học đóng vai trò quan trọng trong quản trị và điều hành các hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp: Sự phát triển của Internet đã làm thay đổi cách thức quản lý giao dịch từ những thao tác thủ công truyền thống sang giao dich điện tử đã ảnh hưởng đến nhu cầu các bên hữu quan của doanh nghiệp (khách hàng, nhà cung cấp, kho vận,…)

– Tin học thúc đẩy sự đổi mới trong kinh doanh: Sự đổi mới thể hiện trong các ứng dụng thông minh hơn, lưu trữ dữ liệu được cải thiện, xử lý nhanh hơn và phân phối thông tin rộng hơn Đổi mới làm cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn và đổi mới làm tăng giá trị, nâng cao chất lượng và tăng năng suất hoạt động của doanh nghiệp

– Tin học giúp cải thiện tiếp thị: Tiếp thị qua Internet sử dụng các phương thức quảng cáo trực tuyến (SEO, PPC, Facebook) là những cách thức hiệu quả hơn nhiều so với tiếp thị truyền thống trong việc tìm kiếm đối tượng mục tiêu, khám phá nhu cầu của khách hàng và xây dựng một chiến dịch tiếp thị để thuyết phục họ mua sản phẩm

Một số ứng dụng tin học trong quản trị kinh doanh

1.3.1 Hệ thống thương mại điện tử

Hoạt động thương mại điện tử là việc tiến hành một phần hoặc toàn bộ quy trình của hoạt động thương mại bằng phương tiện điện tử có kết nối với mạng Internet, mạng viễn thông di động hoặc các mạng mở khác

Hình 1.3: Quy trình thực hiện mua hàng trong TMĐT

So với thương mại truyền thống, thương mại điện tử có các đặc trưng sau:

- Các bên tiến hành giao dịch không cần tiếp xúc trực tiếp

Trong thương mại truyền thống, các bên phải gặp nhau trực tiếp để tìm hiểu về thông tin, khảo hàng, thương lượng, hợp đồng, thanh toán,… Trong thương mại điện tử, giao dịch thực hiện qua các phương tiện điện tử, họ gặp gỡ nhau qua những “Chợ ảo” trên mạng để thực hiện khảo hàng và mua bán; hợp đồng, thanh toán qua mạng

- Xóa mờ biên giới quốc gia

Các giao dịch thương mại truyền thống được thực hiện với sự tồn tại của khái niệm biên giới quốc gia, còn trong thương mại điện tử, biên giới quốc gia dần được xoá mờ Trong thương mại truyền thống, chi phí giao dịch, rào cản thuế quan và phi thuế quan có thể cản trở một doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trên những thị trường nước ngoài Trong thương mại điện tử, doanh nhân có thể kinh doanh ở nước ngoài mà không hề phải bước chân ra khỏi nhà, một công việc mà trước kia phải mất nhiều năm để thực hiện

- Tốc độ giao dịch nhanh chóng Để thực hiện một giao dịch thương mại truyền thống thường phải mất một khoảng thời gian dài, đôi khi là cả năm Trong thương mại điện tử, ta chỉ thao tác trên ứng dụng để thực hiện một giao dịch hoặc ký kết một hợp đồng Nguyên tắc của các doanh nghiệp khi tham gia thương mại điện tử là phải xử lý yêu cầu của khách hàng trong vòng 48 giờ, điều này cho thấy yếu tố tốc độ thực hiện giao dịch là rất quan trọng

- Có sự tham gia của ít nhất 3 chủ thể

Trong thương mại điện tử, ngoài các chủ thể tham gia giao dịch chính (người mua và người bán) đã xuất hiện thêm bên thứ 3, là nhà cung cấp dịch vụ mạng, các cơ quan chứng thực… Đây là những người tạo môi trường cho các giao dịch thương mại điện tử Nhà cung cấp dịch vụ mạng có nhiệm vụ chuyển, lưu giữ các thông tin giữa các bên tham gia giao dịch thương mại điện tử, đồng thời họ cũng xác nhận độ tin cậy của các thông tin trong giao dịch thương mại điện tử

Hiện có rất nhiều hệ thống thương mại điện tử trên thế giới cũng như tại Việt Nam Một số hệ thống thương mại điện tử điển hình trên thế giới như: www.amazon.com, hệ thống thương mại điện tử điển hình tại Việt Nam như: www.lazada.vn, www.shopee.vn, www.sendo.vn, tiki.vn, www.thegioididong.com, www.vatgia.com,

Một trong số các hệ thống thương mại điện tử nêu trên là www.walmart.com Walmart là tập đoàn bán lẻ kinh doanh chuỗi siêu thị hàng đầu thế giới hiện nay, được thành lập năm 1962 bởi Sam Watson tại Bentonville bang Arkansas (Mỹ)

Walmart sử dụng cả 2 mô hình B2B và B2C, áp dụng thương mại điện tử vào việc mở các cửa hàng online như siêu thị Cyber Mall, các khách hàng của Walmart được vận chuyển hàng miễn phí từ cửa hàng Walmart ở địa phương

Walmark kinh doanh các sản phẩm gia dụng: Giày dép, đồ chơi, xe đẩy, tạp hóa, quần áo, đồ nhà bếp,… các thiết bị, phụ kiện điện tử: Máy vi tính, điện thoại cầm tay, đồng hồ thông minh, màn hình máy tính,… các sản phẩm giải trí số: Máy chơi game, camera,… Hiện Walmart cung cấp cho người tiêu dùng hơn 4 triệu sản phẩm trong các cửa hàng Các sản phẩm được trưng bày theo từng loại khác nhau tùy thuộc vào các tính năng của chúng để người dùng tiện xem và mua sắm Walmark có rất nhiều chương trình ưu đãi và khuyến mại được cập nhật hàng ngày Walmart cam kết mang tới những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất, bằng cách cung cấp nguồn gốc xuất xứ rõ ràng; có chế độ bảo hành và hỗ trợ sau bán hàng tốt

Không chịu gò bó trong phạm vi chật hẹp của nước Mỹ, WalMart đã mở rộng thị trường của mình sang nhiều quốc gia khác trên thế giới và đạt được những thành tựu khá ấn tượng như tại Nhật Bản, Mexico, Nam Phi, Trung Quốc, Ấn Độ, Đức, Anh… Hiện Walmart có hơn 11.000 cửa hàng nằm ở 27 quốc gia và vùng lãnh thổ

Hình 1.4: Xếp hạng của Walmart tại Mỹ và toàn cầu

Mỗi ngày có rất nhiều đơn hàng được được đặt mua trên khắp nước Mỹ và từ nhiều quốc gia khác Có khoảng 2,08% lưu lượng truy cập đến từ các mạng xã hội trong đó: 47% là truy cập trên Facebook; 33,00% lượng truy cập đến từ Youtube; 6,0% lượng truy cập đến từ Pinterest; 5% lượng truy cập đến từ Reddi, 3% lượng truy cập đến từ Twitter

1.3.2 Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng CRM

Trong môi trường kinh doanh hiện nay, việc theo dõi, xử lý và duy trì mối quan hệ với khách hàng gặp nhiều khó khăn và cũng gặp phải nhiều tình huống phức tạp cần xử lý kịp thời Chính vì vậy, các doanh nghiệp đã triển khai ứng dụng hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (gọi tắt là CRM), nhằm giúp doanh nghiệp quản lý các mối quan hệ khách hàng hiệu quả, ứng phó nhanh với các tình huống phát sinh, vượt qua thử thách để đạt được kết quả kinh doanh cao

Về công nghệ, Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng bao gồm một bộ các công cụ tin học hỗ trợ các công việc liên quan đến quản lý khách hàng và các dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng Hạt nhân của hệ thống Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng là một cơ sở dữ liệu tổng hợp về khách hàng, được thu thập từ các bộ phận trong doanh nghiệp Hàng loạt các công cụ phân tích dựa trên kỹ thuật khai thác dữ liệu hoạt động trên cơ sở dữ liệu này và đưa ra báo cáo cho các đối tượng khác nhau Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng cũng cho phép các doanh nghiệp thiết lập các quan hệ có lợi hơn với khách hàng trong khi vẫn tiết giảm được chi phí hoạt động, cụ thể là:

 Bộ phận bán hàng có thể rút ngắn chu kỳ bán hàng và nâng cao các định mức quan trọng như doanh thu bán hàng trung bình theo nhân viên, giá trị trung bình đơn hàng và doanh thu trung bình theo khách hàng

 Bộ phận tiếp thị có thể nâng cao tỷ số phản hồi của các chiến dịch tiếp thị đồng thời giảm chi phí liên quan đến việc tìm ra đối tượng tiềm năng và biến họ thành khách hàng của doanh nghiệp

MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CHÍNH CỦA QUẢN TRỊ KINH DOANH

Nghiệp vụ kinh doanh hàng hóa, dịch vụ

Kinh doanh hàng hóa, dịch vụ (gọi chung là hàng hóa) là phương thức hoạt động kinh tế trong điều kiện tồn tại nền kinh tế hàng hoá, gồm tổng thể những phương pháp, hình thức và phương tiện mà chủ thể kinh tế sử dụng để thực hiện các hoạt động kinh tế của mình, bao gồm hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ do các chủ thể kinh doanh tiến hành một cách độc lập, trên cơ sở vận dụng quy luật giá trị cùng với các quy luật khác, nhằm đạt mục tiêu vốn sinh lời cao nhất

Các nghiệp vụ quản lý kinh doanh hàng hóa bao gồm: Mua, bán, vận chuyển, lưu trữ Tùy đặc thù tính chất hay mô hình của doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể trực tiếp hay thuê dịch vụ vận chuyển, lưu trữ nhưng đều phải có sự quản lý các nghiệp vụ này

Chức năng chủ yếu của hoạt động thương mại là tổ chức lưu thông hàng hoá, đưa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng thông qua mua, bán; trong đó mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hoá, là quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán về trị giá hàng hoá thông qua quan hệ thanh toán tiền hàng, là quá trình vốn doanh nghiệp chuyển hoá từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hoá Doanh nghiệp nắm được quyền sở hữu về hàng hoá nhưng mất quyền sở hữu về tiền hoặc có trách nhiệm thanh toán tiền cho nhà cung cấp

Hiện nay có một số phương thức mua hàng chính sau đây: a) Đối với các hoạt động thương mại nội địa, việc mua hàng có thể được thực hiện theo hai phương thức: Phương thức mua hàng trực tiếp và phương thức chuyển hàng – Mua hàng theo phương thức trực tiếp: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ mang giấy uỷ nhiệm nhận hàng đến đơn vị bán để nhận hàng theo quy định trong hợp đồng hay để mua hàng trực tiếp tại cơ sở sản xuất hoặc tại thị trường và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hoá về doanh nghiệp Tiền hàng có thể được thanh toán ngay hoặc trả sau phụ thuộc vào hợp đồng đã ký kết

– Mua hàng theo phương thức chuyển hàng: Bên bán căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc đơn đặt hàng, chuyển hàng tới cho bên mua, giao hàng tại kho của bên mua hay tại địa điểm do bên mua quy định trước Chi phí vận chuyển có thể do bên mua hoặc bên bán trả, tùy thuộc vào hợp đồng đã ký kết b) Mua từ nước ngoài (nhập khẩu): Đây là hình thức doanh nghiệp mua hàng từ nước ngoài về để phục vụ cho việc kinh doanh ở trong nước Có hai hình thức nhập khẩu:

- Nhập khẩu uỷ thác: Là hình thức nhập khẩu trong đó doanh nghiệp đóng vai trò làm trung gian để tiến hành các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá và thiết bị máy móc nước này doanh nghiệp không phải sử dụng vốn của mình và được hưởng một khoản gọi là phí uỷ thác

- Nhập khẩu trực tiếp: Là hình thức nhập khẩu trong đó doanh nghiệp thực hiện từ khâu đầu đến khâu cuối từ khi tìm hiểu nhu cầu của thị trường để mua đến khi bán hàng và thu tiền về bằng vốn của mình

Bán hàng là một nghiệp vụ quan trọng của doanh nghiệp sản xuất kinh doanh và nó quyết định sự thành bại của doanh nghiệp Mọi hoạt động đều nhằm mục đích là bán được hàng hoá và chỉ có bán hàng mới thực hiện được mục tiêu lợi nhuận, bởi vì lợi nhuận là chỉ tiêu chất lượng phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Ngoài ra từ khâu bán hàng, hàng hoá chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ, vòng chu chuyển vốn của doanh nghiệp được hoàn thành và tiếp tục vòng mới, doanh nghiệp tiếp tục đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh Vì vậy hoạt động bán hàng là hoạt động nghiệp vụ cơ bản nhất, nó chi phối và quyết định các nghiệp vụ khách hàng của doanh nghiệp

Nếu khâu bán được tổ chức tốt, hàng hoá bán ra được nhiều sẽ làm cho lợi nhuận của doanh nghiệp tăng lên, ngược lại nếu khâu bán hàng không được tổ chức tốt sẽ làm lợi nhuận của doanh nghiệp giảm Tổ chức tốt khâu bán hàng làm tăng lượng hàng hoá bán ra, tăng khả năng thu hồi vốn nhanh, từ đó làm tăng vòng quay của vốn lưu động cho phép tiết kiệm một khoản vốn đầu tư sản xuất, kinh doanh hàng hoá khác, hoặc cho phép mở rộng quy mô sản xuất, kinh doanh hàng hoá của doanh nghiệp

Hoạt động bán hàng được thực hiện, sản phẩm của doanh nghiệp bán được chứng tỏ thị trường đã chấp nhận sản phẩm, doanh nghiệp tạo được sự tín nhiệm trên thị trường Bán hàng là khâu có quan hệ mật thiết với khách hàng, vì vậy khâu này ảnh hưởng tiếp tới niềm tin, uy tín và tái tạo nhu cầu của người tiêu dùng đối với doanh nghiệp Đây chính là vũ khí cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường

Bán hàng là hoạt động vừa liên quan đến người sản xuất – người bán, vừa liên quan đến người tiêu dùng – người mua Vì vậy nó thúc đẩy tính chủ động sáng tạo của các doanh nghiệp Qua hoạt động bán hàng, doanh nghiệp có thể thu thập được đầy đủ, chính xác các thông tin về cung, cầu, giá cả, thị hiếu, của người tiêu dùng Từ đó doanh nghiệp có thể tổ chức các hoạt động sản xuất, kinh doanh những mặt hàng phù hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động bán hàng đạt hiệu quả cao hơn

Bán hàng là hoạt động liên quan đến việc bán một lượng hàng hóa hoặc dịch vụ trong một khoảng thời gian định trước, bao gồm một tập hợp các hoạt động và quy trình kinh doanh giúp một doanh nghiệp bán hàng hiệu quả, đáp ứng các chiến lược và mục tiêu kinh doanh

Theo quan niệm cổ điển: “Bán hàng là hoạt động thực hiện sự trao đổi sản phẩm hay dịch vụ của người bán chuyển cho người mua để được nhận lại từ người mua tiền, vật phẩm hoặc giá trị trao đổi đã thỏa thuận”

Theo một số quan điểm phổ biến hiện nay thì bán hàng được định nghĩa như sau:

– Bán hàng là nền tảng trong kinh doanh, đó là sự gặp gỡ của người bán và người mua để thương thảo, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu nếu cuộc gặp gỡ thành công trong cuộc đàm phán về việc mua bán sản phẩm

– Bán hàng là quá trình liên hệ với khách hàng tiềm năng, tìm hiểu nhu cầu khách hàng, trình bày và chứng minh sản phẩm, đàm phán mua bán, giao hàng và thanh toán – Bán hàng là sự phục vụ, giúp đỡ khách hàng nhằm cung cấp cho khách hàng những thứ mà họ muốn

Cách thức bán hàng chủ yếu gồm:

– Bán hàng không qua trung gian (doanh nghiệp tự tổ chức bán hàng)

– Bán hàng qua trung gian (đại lý, bán buôn, bán lẻ)

Một số hình thức tiếp cận khách hàng, bán hàng phổ biến gồm:

- Bán hàng cá nhân: Người bán hàng và người mua gặp nhau trực tiếp để tư vấn, thuyết phục mua hàng

- Marketing trực tiếp, gồm: Trao đổi quan điện thoại, email, SMS, chat trên mạng xã hội,…

Các đối tượng khách hàng bao gồm:

- Khách hàng tổ chức (cơ quan, doanh nghiệp)

Nghiệp vụ quản trị quan hệ khách hàng

Các nhà quản lý thấy rằng, để gia tăng được doanh thu thì doanh nghiệp phải hiểu khách hàng, tăng cường mối quan hệ gắn kết và duy trì liên tục mối quan hệ với khách hàng, từ đó hình thành khái niệm quản trị quan hệ khách hàng (Custom Relationship Management- CRM)

Từ khi ra đời đến nay, các quan điểm và khái niệm về quản trị quan hệ khách hàng không ngừng thay đổi, trong đó có ba quan điểm chính, gồm công nghệ, quy trình quản lý bán hàng và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp:

+ Quản trị quan hệ khách hàng là một giải pháp công nghệ: Đây là quan điểm tương đối phổ biến trong nhận thức của các nhà quản trị doanh nghiệp và các nhà cung cấp giải pháp công nghệ Theo quan điểm này, quản trị quan hệ khách hàng được định nghĩa là một hệ thống thông tin thu thập từ nhiều nguồn khác nhau cùng những phương pháp phân tích để đưa ra những báo cáo, giúp doanh nghiệp có một bức tranh tổng thể về khách hàng, thị trường và những vấn đề khác theo yêu cầu của quản trị Quản trị quan hệ khách hàng là những phần mềm sử dụng các khả năng của công nghệ nhằm hỗ trợ quản lý các mối quan hệ khách hàng

+ Quản trị quan hệ khách hàng là một quy trình quản lý bán hàng: Theo quan điểm này, quản trị quan hệ khách hàng được xem là năng lực của doanh nghiệp về việc tiếp xúc và/hoặc mua bán với khách hàng thông qua quy trình bán hàng Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng của doanh nghiệp chủ yếu tập trung vào các bộ phận quản lý tiếp xúc với khách hàng như marketing, bán hàng, kế hoạch, v.v…

+ Quản trị quan hệ khách hàng là một chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp:

Theo quan điểm này, Quản trị quan hệ khách hàng là nhiệm vụ của toàn bộ tổ chức chứ không phải của các bộ phận riêng lẻ Quản trị quan hệ khách hàng là một chiến lược kinh doanh nhằm tăng doanh thu, tối ưu hóa lợi nhuận và sự hài lòng của khách hàng, nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường

Các khái niệm về quản trị quan hệ khách hàng được đưa ra rất phong phú và theo các quan điểm khác nhau Tuy nhiên, bản chất của quản trị quan hệ khách hàng là hướng mọi hoạt động của doanh nghiệp tới khách hàng Do đó khái niệm quản trị quan hệ khách hàng theo quan điểm chiến lược kinh doanh định hướng khách hàng là đầy đủ nhất:

“Quản trị quan hệ khách hàng là tập hợp các hoạt động mang tính chiến lược nhằm lựa chọn, thiết lập, duy trì và phát triển các mối quan hệ tốt đẹp và lâu dài giữa doanh nghiệp và khách hàng trên cơ sở làm thích ứng các quá trình tạo ra lợi ích của khách hàng và doanh nghiệp”

Như vậy, Quản trị quan hệ khách hàng không đơn thuần là một giải pháp công nghệ mà còn là một chiến lược kinh doanh bao gồm cả chiến lược tiếp thị, đào tạo và các dịch vụ mà doanh nghiệp cung ứng tới khách hàng Doanh nghiệp có thể lựa chọn một giải pháp quản trị quan hệ khách hàng phù hợp dựa trên tiêu chí đặt khách hàng ở vị trí trung tâm, quan tâm tới nhu cầu của khách hàng nhằm đạt được mục đích là duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và đạt được lợi nhuận tối đa trong kinh doanh

Mục tiêu tổng thể của quản trị quan hệ khách hàng là tìm kiếm, thu hút, giành được niềm tin của khách hàng mới, duy trì những đối tác đã có, lôi kéo khách hàng cũ trở lại, giảm chi phí tiếp thị và mở rộng dịch vụ khách hàng Hay nói cách khác, dựa trên dữ liệu và thông tin thu được từ khách hàng, doanh nghiệp có thể đề ra được chiến lược chăm sóc khách hàng hợp lý và hiệu quả để thúc đẩy bán hàng, tăng doanh thu cho doanh nghiệp

Quản lý quan hệ khách hàng cung cấp một hệ thống đáng tin cậy, giúp quản lý khách hàng và nhân viên, cải thiện mối quan hệ giữa nhân viên với khách hàng Một chính sách quan hệ khách hàng hợp lý còn bao gồm chiến lược đào tạo nhân viên, điều chỉnh phương pháp kinh doanh và áp dụng một hệ thống công nghệ thông tin phù hợp

Thông qua hệ thống quản trị quan hệ khách hàng, các thông tin của khách hàng sẽ được cập nhật và được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu khách hàng Nhờ công cụ truy vấn dữ liệu, doanh nghiệp có thể phân tích, hình thành danh sách khách hàng tiềm năng và khách hàng lâu năm để đề ra những chiến lược chăm sóc khách hàng hợp lý Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể xử lý các vấn đề vướng mắc của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả

Quản trị quan hệ khách hàng bao gồm 6 hoạt động nghiệp vụ chính, lấy khách hàng làm trung tâm

Hình 2.5: Mô hình tổng quan các hoạt động nghiệp vụ CRM

 Tiếp thị: Là quá trình tạo xây dựng dựng và cung cấp những giá trị thiết thực đến khách hàng thông qua sản phẩm, dịch vụ, thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng và từ đó doanh nghiệp có thể thu về những lợi ích cho mình Khi có hàng hóa, dịch vụ, doanh nghiệp cần lập các kế hoạch tiếp thị nhằm mục đích lôi kéo khách hàng mua sản phẩm của mình

Các công cụ hỗ trợ hoạt động tiếp thị gồm:

+ Quản trị chiến dịch tiếp thị: Các công cụ giúp lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch và đánh giá hiệu quả các chiến dịch quảng cáo Công cụ này còn giúp xác định các phân

Phân tích Cộng tác khúc thị trường, chọn các mẫu đối tượng, lập kế hoạch đa bước và đa kênh về thông tin quảng bá, theo vết các phản hồi và phân tích kết quả thu được

+ E-marketing: Là những ứng dụng tạo công cụ tiếp thị trực tuyến thiết yếu trong các hoạt động thương mại điện tử, tiếp thị số hóa trực tiếp và các giao tiếp khác trên Web Công cụ này có thể gồm các phân hệ thực hiện việc quảng cáo trên Internet, thực hiện các chiến dịch phát phiếu giảm giá (coupon) và những việc tương tự

Nghiệp vụ Quản trị nguồn vốn của doanh nghiệp

2.3.1 Vốn, vai trò của vốn và phân loại vốn của doanh nghiệp

2.3.1.1 Khái niệm vốn của doanh nghiệp Để tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần phải có các yếu tố đầu vào cơ bản như nhà xưởng, thiết bị, nguyên nhiên vật liệu… và sức lao động Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, để có được các yếu tố đó, đòi hỏi doanh nghiệp phải ứng ra một lượng tiền nhất định, phù hợp với quy mô và điều kiện kinh doanh

Số vốn tiền tệ ứng trước để đầu tư mua sắm, hình thành nên các tài sản cần thiết cho các hoạt động của doanh nghiệp được gọi là vốn của doanh nghiệp Như vậy, có thể nói, vốn là toàn bộ số tiền ứng trước mà doanh nghiệp phải bỏ ra để đầu tư hình thành nên các tài sản cần thiết cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Theo khía cạnh kế toán, vốn được hiểu là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ giá trị tài sản mà doanh nghiệp đang nắm giữ, có khả năng huy động, khai thác và sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm mục đích sinh lời

Nói cách khác, vốn là biểu hiện bằng tiền của tài sản được đầu tư vào quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm thu lợi nhuận, còn tài sản là hình thái hiện vật của vốn tại từng thời điểm nhất định

2.3.1.2 Vai trò của vốn trong doanh nghiệp

Vai trò của vốn được thể hiện qua các mặt sau:

- Về mặt pháp lý: Một doanh nghiệp khi muốn thành lập thì điều kiện đầu tiên là doanh nghiệp phải có một lượng vốn nhất định mà lượng vốn này tối thiểu phải bằng lượng vốn pháp định, khi đó địa vị pháp lý của doanh nghiệp mới được xác lập

Thu thập, cập nhật thông tin KH

Cập nhật trạng thái KH

Hỗ trợ sau bán hàng

Phân tích Tiếp thị, giới thiệu SP

Trong trường hợp quá trình hoạt động kinh doanh, vốn doanh nghiệp không đạt được điều kiện mà luật pháp quy định thì kinh doanh đó sẽ bị chấm dứt hoạt động như: phá sản hoặc sáp nhập doanh nghiệp

Như vậy, có thể xem vốn là một trong những cơ sở quan trọng để đảm bảo sự tồn tại tư cách pháp nhân của một doanh nghiệp trước pháp luật

- Về mặt kinh tế: Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, vốn là một trong những yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Nó không những đảm bảo khả năng mua sắm máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ để phục vụ cho quá trình sản xuất mà còn đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được diễn ra thường xuyên và liên tục Ngoài ra, vốn còn là một trong những điều kiện để sử dụng các nguồn tiềm năng hiện có và tương lai về sức lao động, nguồn hàng hoá, mở rộng, phát triển trên thị trường, mở rộng lưu thông và tiêu thụ hàng hoá

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn tham gia vào tất cả các khâu từ sản xuất đến tiêu thụ và cuối cùng nó lại trở về hình thái ban đầu là tiền tệ Như vậy, sự luân chuyển vốn giúp doanh nghiệp thực hiện được hoạt động tái sản xuất và tái sản xuất mở rộng của mình

2.3.1.3 Phân loại vốn của doanh nghiệp

Phân loại vốn có tác dụng kiểm tra, phân tích quá trình phát sinh những loại chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để tiến hành sản xuất kinh doanh Có nhiều cách phân loại vốn, tuỳ thuộc vào mỗi góc độ khác nhau ta có các cách phân loại vốn khác nhau a) Phân loại vốn dựa trên giác độ chu chuyển của vốn

Phân loại vốn dựa trên giác độ chu chuyển của vốn thì vốn của doanh nghiệp bao gồm hai loại là vốn cố định và vốn lưu động

- Vốn cố định: Để phục vụ cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh, các doanh nghiệp ứng trước số vốn để đầu tư mua sắm, xây dựng hay lắp đặt các tài sản cố định hữu hình hoặc vô hình; số vốn đầu tư ứng trước này nếu được sử dụng có hiệu quả sẽ không mất đi, doanh nghiệp sẽ thu hồi lại được sau khi tiêu thụ các sản phẩm, hàng hoá hay dịch vụ của mình và nó được gọi là vốn cố định

Như vậy, vốn cố định của doanh nghiệp là số vốn ứng trước để đầu tư, mua sắm tài sản cố định; là biểu hiện bằng tiền của tài sản cố định, mà đặc điểm của nó là luân chuyển dần từng phần trong nhiều chu kỳ sản xuất, kinh doanh và hoàn thành một vòng tuần hoàn khi tài sản cố định hết thời gian sử dụng

Vốn cố định biểu hiện dưới hai hình thái:

+ Hình thái hiện vật: Đó là toàn bộ tài sản cố định dùng trong kinh doanh của các doanh nghiệp, bao gồm nhà cửa, máy móc, thiết bị, công cụ

+ Hình thái tiền tệ: Đó là toàn bộ tài sản cố định chưa khấu hao và vốn khấu hao khi chưa được sử dụng để đầu tư tài sản cố định, là bộ phận vốn cố định đã hoàn thành vòng luân chuyển và trở về hình thái tiền tệ ban đầu

Tài sản cố định trong các doanh nghiệp là những tư liệu lao động chủ yếu có giá trị lớn tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất, giá trị của nó thì được chuyển dịch dần từng phần vào giá trị sản phẩm trong các chu kỳ sản xuất

Tài sản cố định phải đồng thời thỏa mãn các tiêu chuẩn cơ bản sau:

+ Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai

+ Nguyên giá tài sản cố định phải được xác định một cách tin cậy

+ Thời gian sử dụng từ một năm trở lên

+ Giá trị từ 10 triệu VNĐ trở lên (theo quy định hiện hành)

Nghiệp vụ Quản trị Marketing

Hoạt động marketing xuất hiện đồng thời với nhu cầu trao đổi, mua bán sản phẩm giữa người bán với người mua Để bán được hàng thì các doanh nghiệp phải cung ứng những sản phẩm phù hợp với nhu cầu khách hàng và khách hàng có thể nhận diện hay cảm nhận được về sự tồn tại hay giá trị mà sản phẩm mang lại Các hoạt động marketing giúp doanh nghiệp nhận diện nhu cầu khách hàng để từ đó cung ứng những giá trị phù hợp đồng thời thông qua các phương tiện truyền thông giúp khách hàng nhận biết đến sự tồn tại của sản phẩm hay nói cách khác là thông báo giá trị cho khách hàng, tạo ra sự thuận tiện trong mua sắm và cung cấp hoạt động hỗ trợ sau bán

Marketing có thể hiểu là việc thực hiện nhiều cách và thông qua nhiều phương tiện khác nhau để đưa sản phẩm, dịch vụ đến gần hơn với khách hàng và thúc đẩy quá trình tiêu thụ chúng Do đó, marketing là tổ hợp của nhiều công việc khác nhau như quảng cáo, quan hệ công chúng, bán hàng cá nhân bán hàng trực tiếp,…

Quản trị marketing là sự phân tích, kế hoạch hóa, thực hiện và điều khiển các chiến lược và chương trình marketing nhằm thực hiện các trao đổi mong muốn với thị trường mục tiêu để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp

Quản trị Marketing bao gồm 3 giai đoạn chính như sau:

- Kế hoạch hóa, bao gồm: Nghiên cứu thị trường làm cơ sở cho quyết định marketing; Xây dựng các chiến lược và kế hoạch marketing; Xây dựng và đề xuất sử dụng ngân sách marketing

- Tổ chức thực hiện, bao gồm: Tổ chức thực hiện chiến lược/kế hoạch marketing đã xây dựng; Xây dựng, thực hiện và điều chỉnh các biện pháp marketing

- Kiểm soát, bao gồm: Giám sát và kiểm tra tình hình thực hiện chiến lược, kế hoạch và biện pháp marketing cụ thể

Hình 2.12: Mô hình hoạt động marketing

Vì thị trường luôn thay đổi và không một doanh nghiệp nào có thể tồn tại mà chỉ dựa vào những sản phẩm và thị trường đang có, nên doanh nghiệp phải điều tra nghiên cứu khách hàng, phân tích những biến đổi của môi trường, các xu hướng tiêu dùng, thái độ ứng xử của người mua, qua đó mà phát hiện các cơ hội và vận dụng vào hoạt động marketing của mình Doanh nghiệp cần phải đo lường nhu cầu hiện tại, dự báo nhu cầu tương lai của thị trường về sản phẩm để quyết định qui mô kinh doanh và cách thức thâm nhập thị trường Doanh nghiệp cũng phải phân đoạn thị trường theo những đặc điểm của khách hàng và chọn thị trường mục tiêu đủ sức hấp dẫn về qui mô, cơ cấu và phù hợp với khả năng marketing của doanh nghiệp Đối với mỗi thị trường mục tiêu cần xác định vị trí của nhãn hiệu sản phẩm trong tâm trí khách hàng theo những thuộc tính có ưu thế đặc biệt so với đối thủ cạnh tranh; trên cơ sở đó, hình thành một chiến lược marketing với những mục tiêu và marketing phù hợp, ngân sách tương ứng Cuối cùng doanh nghiệp cần phải tổ chức thực hiện và kiểm tra hoạt động marketing bằng cách xây dựng các chính sách hỗ trợ, triển khai các chương trình hành động cụ thể, các tiêu chuẩn kiểm tra và tiến hành những điều chỉnh cần thiết nhằm đảm bảo thành đạt các mục tiêu marketing

Trong giai đoạn hiện nay, quản trị marketing với cách tiếp cận quản trị và mang tính chiến lược hơn dưới tên gọi Quản trị marketing định hướng giá trị Marketing định hướng giá trị nhắm đến việc sáng tạo và chuyển giao các giá trị vượt trội hơn cho khách hàng với chi phí hợp lý, trên cơ sở đó tạo ra giá trị giành cho các cổ đông và các nhà đầu tư của doanh nghiệp

Quản trị marketing định hướng giá trị là việc tập trung xây dựng một hệ thống marketing tích hợp, trong đó tất cả các quá trình và nỗ lực marketing phải hướng đến việc chuyển giao nhiều giá trị hơn cho khách hàng và định hướng xây dựng giá trị cho các cổ đông, chủ doanh nghiệp

Quản trị marketing định hướng giá trị nhằm hướng đến việc sáng tạo và chuyển giao các giá trị vượt trội hơn cho khách hàng mà lại tối ưu chi phí nhất Trên cơ sở đó tạo ra giá trị dành cho các doah nghiệp trong ngắn và dài hạn

Marketing hình thành và phát triển trong quá trình hoàn thiện không ngừng của nhận thức về quản trị doanh nghiệp Hiện nay đang có một số quan điểm về quản trị marketing như sau:

- Quan điểm marketing về sản xuất: Đó là khách hàng yêu thích các sản phẩm có giá thành càng rẻ càng tốt Muốn làm được điều đó thì doanh nghiệp cần mở rộng quy mô sản xuất và phạm vi phân phối

+ Ưu điểm: Nhiều doanh nghiệp đã áp dụng theo quan điểm này cho mở rộng sản xuất nhằm giảm chi phí sản xuất trên từng sản phẩm và thành công Hầu hết đó là những doanh nghiệp có sản phẩm được sản xuất ra vẫn không đủ cầu

+ Nhược điểm: Có không ít doanh nghiệp gặp khó khăn khi áp dụng quan điểm về sản xuất vào sản phẩm và hàng hóa của họ Hiện nay, Trung Quốc đang phát triển mạnh mẽ, giá thành sản phẩm được đưa sang Việt Nam với mẫu mã đẹp, giá thành rẻ Các doanh nghiệp trong nước vì thế khó có thể thể cạnh tranh được Cung lớn hơn cầu dẫn đến doanh nghiệp gặp khó khăn trong tiêu thụ sản phẩm

- Quan điểm hoàn thiện sản phẩm: Người tiêu dùng ưu thích những sản phẩm có chất lượng cao, tính năng sử dụng tốt; từ đó, doanh nghiệp cần nỗ lực hoàn thiện sản phẩm của mình

+ Ưu điểm: Quan điểm hoàn thiện sản phẩm được nhiều doanh nghiệp áp dụng và thành công, các sản phẩm được người tiêu dùng yêu thích

+ Nhược điểm: Thị hiếu và nhu cầu của người tiêu dùng thay đổi nhanh chóng Nếu doanh nghiệp chỉ tập trung vào cải tiến sản phẩm mà không tìm hiểu nhu cầu thật sự của khách hàng thì nguy cơ thất bại rất cao

- Quan điểm marketing hướng về bán hàng: Quan điểm này cho rằng, khách hàng ngần ngại trong việc mua sắm hàng hóa Doanh nghiệp cần thúc đẩy bán hàng thì mới thành công Theo quan điểm này, doanh nghiệp sản xuất rồi mới thúc đẩy tiêu thụ

Doanh nghiệp sẽ cần phải đầu tư vào tổ chức cửa hàng hiện đại và chú trọng vào việc đào tạo nhân viên, công cụ quảng cáo, khuyến mãi,

+ Ưu điểm: Nhiều doanh nghiệp đã thành công rực rỡ trong việc áp dụng quan điểm marketing hướng về bán hàng, doanh số tăng cao

Nghiệp vụ Quản trị Logistics

Logistics là một thuật ngữ có nguồn gốc Hilạp là logistikos, phản ánh môn khoa học nghiên cứu tính quy luật của các hoạt động cung ứng và đảm bảo các yếu tố tổ chức, vật chất và kỹ thuật (một số từ điển định nghĩa là hậu cần) để cho quá trình chính yếu được tiến hành đúng mục tiêu Hoạt động logistics hoàn toàn không phải là lĩnh vực mới mẻ Từ xa xưa, sau mùa thu hoạch người ta đã biết cách cất giữ lương thực để dùng cho những lúc giáp hạt; tơ lụa từ Trung Quốc đã tìm được đường đến với nhiều nơi trên thế giới

Trước đây công việc logistics chỉ là một hoạt động chức năng đơn lẻ thì ngày nay logistics là hoạt động quản lý dòng chảy vật chất, tài chính và thông tin từ điểm đầu vào đầu tiên đến tay người tiêu dùng cuối cùng nhằm mục đích thỏa mãn được yêu cầu của khách hàng hoặc mục tiêu của doanh nghiệp Logistics là một quá trình khép kín từ việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm soát hàng hóa đến người tiêu dùng, gồm có 3 mảng chính: kho bãi, giao nhận và vận chuyển Định nghĩa được nhiều doanh nghiệp sử dụng khi giải thích về logistics là “việc có được sản phẩm phù hợp với số lượng phù hợp ở thời điểm phù hợp, tại vị trí phù hợp, với giá phù hợp và cho người phù hợp”

Ngày nay, logistics trong doanh nghiệp có thể chia làm 2 loại chính: Logistics nội bộ (tối ưu hóa các hoạt động trong doanh nghiệp) và Logistics bên ngoài, bao gồm việc quản lý dòng chảy nguyên vật liệu từ điểm đầu tiên đến điểm cuối cùng

Hình 2.17: Logistics trong chuỗi cung ứng

2.5.1.2 Vị trí và vai trò của logistics

Ngành logistics có vị trí ngày càng quan trọng trong các nền kinh tế hiện đại và có ảnh hưởng to lớn đến sự phát triển kinh tế của các quốc gia và toàn cầu Phần giá trị gia tăng do ngành logistics tạo ra ngày càng lớn và tác động của nó thể hiện rõ dưới những khía cạnh dưới đây:

- Logistics là công cụ liên kết các hoạt động kinh tế trong một quốc gia và toàn cầu qua việc cung cấp nguyên liệu, sản xuất, lưu thông phân phối, mở rộng thị trường Trong các nền kinh tế hiện đại, sự tăng trưởng về số lượng của khách hàng đã thúc đẩy sự gia tăng của các thị trường hàng hóa và dịch vụ trong nước và quốc tế Hàng nghìn sản phẩm và dịch vụ mới đã được giới thiệu, đang được bán ra và phân phối hàng ngày đến các ngõ ngách của thế giới trong thập kỷ vừa qua Để giải quyết các thách thức do thị trường mở rộng và sự tăng nhanh của hàng hóa và dịch vụ, các hãng kinh doanh phải mở rộng quy mô và tính phức tạp, phát triển các nhà máy liên hợp thay thế cho những nhà máy đơn Hệ thống logistics hiện đại đã giúp các hãng làm chủ được toàn bộ năng lực cung ứng của mình qua việc liên kết các hoạt động cung cấp, sản xuất, lưu thông, phân phối kịp thời chính xác Nhờ đó mà đáp ứng được những cơ hội kinh doanh trong phạm vi toàn cầu

- Tối ưu hóa chu trình lưu chuyển của sản xuất, kinh doanh từ khâu đầu vào đến khi sản phẩm đến tay người tiêu dùng cuối cùng Logistics hỗ trợ sự di chuyển và dòng chảy của nhiều hoạt động quản lý hiệu quả, nó tạo thuân lợi trong việc bán hầu hết các hàng hóa không đến đúng thời điểm, không đến đúng các vị trí và với các điều kiện mà khách hàng cần thì khách hàng không thể mua chúng, và việc không bán được hàng hóa sẽ làm mọi hoạt động kinh tế trong chuỗi cung cấp bị vô hiệu

- Tiết kiệm và giảm chi phi phí trong lưu thông phân phối Với tư cách là các tổ chức kinh doanh cung cấp các dịch vụ logistics chuyên nghiệp, các doanh nghiệp logistics mang lại đầy đủ các lợi ích của các third – party cho các ngành sản xuất và kinh doanh khác Từ đó mà mang lại hiệu quả cao không chỉ ở chất lượng dịch vụ cung cấp mà còn tiết kiệm tối đa về thời gian và tiền bạc cho các quá trình lưu thông phân phối trong nền kinh tế

- Mở rộng thị trường trong buôn bán quốc tế, góp phần giảm chi phí, hoàn thiện và tiêu chuẩn hóa chứng từ trong kinh doanh đặc biệt trong buôn bán và vận tải quốc tế Trong thời đại toàn cầu hóa, thương mại quốc tế là sự lựa chọn tất yếu cho mọi quốc gia trong tiến trình phát triển đất nước Các giao dịch quốc tế chỉ thực hiện được và mang lại hiệu quả cho quốc gia khi dựa trên một hệ thống logistics rẻ tiền và chất lượng cao

Hệ thống này giúp cho mọi dòng hàng hóa được lưu chuyển thuận lợi, suôn sẻ từ quốc gia này đến quốc gia khác nhờ việc cung ứng kịp thời, phân phối chính xác, chứng từ tiêu chuẩn, thông tin rõ ràng…

- Logistics nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu chi phí sản trong quá trình sản xuất, tăng cường sức cạnh tranh cho doanh nghiệp Quan điểm marketing cho rằng, kinh doanh tồn tại dựa trên sự thỏa mãn nhu cầu khách hàng và cho thấy 3 thành phần chủ yếu của khái niệm này là sự phối hợp các nỗ lực marketing, thỏa mãn khách hàng và lợi nhuận công ty Logistics đóng vai trò quan trọng với các thành phần này theo cách thức khác nhau Nó giúp phối hợp các biến số marketing –mix, gia tăng sự hài lòng của khách hàng, trực tiếp làm giảm chi phí, gián tiếp làm tăng lợi nhuận trong dài hạn

- Logistics tạo ra giá trị gia tăng về thời gian và địa điểm: Mỗi sản phẩm được sản xuất ra luôn mang một hình thái hữu dụng và giá trị nhất định với con người Tuy nhiên để được khách hàng tiêu thụ, hầu hết các sản phẩm này cần có nhiều hơn thế Nó cần được đưa đến đúng vị trí, đúng thời gian và có khả năng trao đổi với khách hàng Các giá trị này cộng thêm vào sản phẩm và vượt xa phần giá trị tạo ra trong sản xuất được gọi là lợi ích địa điểm, lợi ích thời gian và lợi ích sở hữu Lợi ích địa điểm là giá trị cộng thêm vào sản phẩm qua việc tạo cho nó khả năng trao đổi hoặc tiêu thụ đúng vị trí Lợi ích thời gian là gía trị được sáng tạo ra bằng việc tạo ra khả năng để sản phẩm tới đúng thời điểm mà khách hàng có nhu cầu, những lợi ích này là kết quả của hoạt động logistics Như vậy Logistics góp phần tạo ra tính hữu ích về thời gian và địa điểm cho sản phẩm, nhờ đó mà sản phẩm có thể đến đúng vị trí cần thiết vào thời điểm thích hợp Trong xu hướng toàn cầu hóa, khi mà thị trường tiêu thụ và nguồn cung ứng ngày càng trở nên xa cách về mặt địa lý thì các lợi ích về thời gian và địa điểm do logistics mang trở nên đặc biệt cần thiết cho việc tiêu dùng sản phẩm

- Logistics cho phép doanh nghiệp di chuyển hàng hóa và dịch vụ hiệu quả đến khách hàng: Logistics không chỉ góp phần tối ưu hóa về vị trí mà còn tối ưu hóa các dòng hàng hóa và dịch vụ tại doanh nghiệp nhờ vào việc phân bố mạng lưới các cơ sở kinh doanh và điều kiện phục vụ phù hợp với yêu cầu vận động hàng hóa Hơn thế nữa, các mô hình quản trị và phương án tối ưu trong dự trữ, vận chuyển, mua hàng…và hệ thống thông tin hiện đại sẽ tạo điều kiện để đưa hàng hóa đến nơi khách hàng yêu cầu nhanh nhất với chi phí thấp, cho phép doanh nghiệp thực hiện hiệu quả các hoạt động của mình

- Logistics có vai trò hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định chính xác trong hoạt động sản xuất kinh doanh, là một nguồn lợi tiềm tàng cho doanh nghiệp: Một hệ thống logistics hiệu quả và kinh tế cũng tương tự như một tài sản vô hình cho công ty Nếu một công ty có thể cung cấp sản phẩm cho khách hàng của mình một cách nhanh chóng với chi phí thấp thì có thể thu được lợi thế về thị phần so với đối thủ cạnh tranh Điều này có thể giúp cho việc bán hàng ở mức chi phí thấp hơn nhờ vào hệ thống logistics hiệu quả hoặc cung cấp dịch vụ khách hàng với trình độ cao hơn do dó tạo ra uy tín 2.5.1.3 Quản trị logistics

Trong phạm vi một doanh nghiệp, quản trị logistics là hoạt động bao gồm việc hoạch định, thực hiện và kiểm soát có hiệu lực, hiệu quả các dòng vận đông và dự trữ hàng hóa, dịch vụ cùng các thông tin có liên quan từ điểm khởi đầu đến các điểm tiêu thụ theo đơn đặt hàng nhằm thoả mãn yêu cầu của khách hàng

Tùy vào cách vận hành của từng của công ty, các chức năng của quản trị logistics có thể bao gồm thêm dịch vụ khách hàng, thu mua và lên kế hoạch sản xuất Quản trị Logistics nằm trong mọi hoạt động của công ty từ cấp chiến lược cho đến cấp Quản lý và ngay cả trong thực thi Trong một doanh nghiệp, phòng ban Logistics sẽ làm việc trực tiếp với nhiều phòng ban khác, như: marketing, sales, tài chính, và công nghệ thông tin

Hình 2.18: Các thành phần và hoạt động cơ bản của hệ thống quản trị logistics

Nghiệp vụ Quản trị nguồn nhân lực

Có nhiều khái niệm khác nhau về quản trị nguồn nhân lực do cách tiếp cận và nhận thức khác nhau Một trong những khái niệm thường dùng là: “Quản trị nguồn nhân lực là các hoạt động, chính sách, quyết định quản lý liên quan và có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp với người lao động”

Trong xã hội phát triển, quản trị nguồn nhân lực hướng tới phát triển năng lực cá nhân hài hòa với lợi ích của doanh nghiệp: “Quản trị nguồn nhân lực là những hoạt động nhằm tăng cường sự đóng góp có hiệu quả của cá nhân vào mục tiêu của tổ chức trong khi đồng thời cố gắng đạt được những mục tiêu của cá nhân” Trong khái niệm này bao gồm các yếu tố sau:

- Nhân lực: Bao gồm tất cả các tiềm năng của con người trong một tổ chức hay xã hội (kể cả những thành viên trong ban lãnh đạo doanh nghiệp, tức là tất cả các thành viên trong doanh nghiệp) sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử và giá trị đạo đức để thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp lực phụ thuộc vào tình trạng sức khoẻ của con người, mức sống, thu nhập, chế độ ăn uống, chế độ làm việc, nghỉ ngơi, Trí lực là nguồn tiềm tàng to lớn của con người, đó là tài năng, năng khiếu cũng như quan điểm, lòng tin, nhân cách,

Các doanh nghiệp đều có các nguồn lực, bao gồm tiền bạc, cơ sở vật chất, thiết bị kỹ thuật và con người cần thiết để tạo ra hàng hóa và dịch vụ mà doanh nghiệp cung ứng ra thị trường Hầu hết các doanh nghiệp đều xây dựng các thủ tục, quy trình về cung cấp nguyên vật liệu và thiết bị nhằm đảm bảo việc cung cấp đầy đủ chúng khi cần thiết Tương tự như vậy, các doanh nghiệp cần phải quan tâm đến qui trình quản lý con người, một nguồn lực quan trọng của họ

Mục tiêu chủ yếu của quản trị nguồn nhân lực là nhằm đảm bảo đủ số lượng người lao động với trình độ và kỹ năng phù hợp, bố trí họ vào đúng công việc và vào đúng thời điểm để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp

Quản trị nguồn nhân lực bao gồm tất cả các quyết định và hoạt động quản lý có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp, bảo đảm có đúng người với kỹ năng và trình độ phù hợp, bố trí vào đúng công việc và vào đúng thời điểm thích hợp để thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp

Các hoạt động nghiệp vụ chính của quản trị nguồn nhân lực bao gồm: Hoạch định nguồn nhân lực; Tuyển dụng và quản lý sử dụng nhân lực; Đào tạo và phát triển nhân lực; Quản lý tiền công, tiền lương; Chế độ đãi ngộ, phúc lợi, khen thưởng, kỷ luật Trong mỗi hoạt động nghiệp vụ đều có quy trình riêng

Hình 2.27: Quy trình tổng thể nghiệp vụ quản trị nguồn nhân lực

Các hoạt động nghiệp vụ cụ thể như sau:

2.6.2.1 Hoạch định nguồn nhân lực

Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình xem xét một cách có hệ thống các nhu cầu về nguồn nhân lực để vạch ra kế hoạch nhằm đảm bảo mục tiêu “đúng người, đúng việc, đúng nơi, đúng lúcˮ

Hoạch định nguồn nhân lực sẽ giúp doanh nghiệp trả lời những câu hỏi sau:

– Doanh nghiệp cần những nhân viên như thế nào?

– Khi nào doanh nghiệp cần họ?

– Họ cần phải có những kỹ năng nào?

– Doanh nghiệp sẽ tuyển dụng họ từ bên ngoài hay lựa chọn từ những nhân viên

Các nghiệp vụ chính của quản trị nguồn nhân lực

Quản lý tiền công, tiền lương Đào tạo và phát triển nhân lực

Chế độ đãi ngộ, phúc lợi, khen thưởng, kỷ luật

Hoạch định nguồn nhân lực

Hoạch định nguồn nhân lực được tiến thành theo qui trình 5 bước như sau:

Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực Để dự báo nhu cầu nhân lực một cách chính xác, doanh nghiệp cần xác định rõ trong tương lai mong muốn đạt được mục tiêu gì, cần phải thực hiện những hoạt động gì và quy mô hoạt động như thế nào?

Dựa vào những thông tin này, doanh nghiệp sẽ xác định nhu cầu nhân lực, bao gồm:

– Số lượng: Bao nhiêu nhân viên cho từng vị trí công việc?

– Chất lượng: Những phẩm chất và kỹ năng cần thiết là gì?

– Thời gian: Khi nào thì cần?

Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

Bước này nhằm mục đích xác định những ưu và nhược điểm nguồn nhân lực hiện có của doanh nghiệp Khi phân tích, ta cần căn cứ vào các yếu tố chính sau:

– Số lượng, cơ cấu, trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, năng lực làm việc thái độ làm việc và các phẩm chất cá nhân

– Cơ cấu tổ chức: Loại hình hoạt động, trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ công việc trong cơ cấu

– Các chính sách quản lý nguồn nhân lực (tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật, )

Bước 3: Đưa ra quyết định tăng hoặc giảm nguồn nhân lực

Trong bước này, cần so sánh nhu cầu nhân lực với thực trạng nguồn nhân lực hiện có để xác định liệu nhân lực đang dư thừa hay thiếu hụt so với nhu cầu của doanh nghiệp Sau đó ta sẽ lựa chọn các giải pháp để khắc phục sự dư thừa hoặc thiếu hụt nhân lực

Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện

Kế hoạch thực hiện thường bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:

– Kế hoạch tuyển dụng nhân viên

– Kế hoạch bố trí lại cơ cấu tổ chức

– Kế hoạch đề bạt và thuyên chuyển nhân viên

– Kế hoạch tinh giảm lao động dôi dư

Bước 5: Đánh giá việc thực hiện kế hoạch

Khi đánh giá việc thực hiện kế hoạch, ta cần phải:

– Xác định những sai lệch giữa mục tiêu với quá trình thực hiện kế hoạch

– Phân tích nguyên nhân dẫn đến các sai lệch đó

– Đề ra các giải pháp điều chỉnh sai lệch và các biện pháp hoàn thiện

– Sau khi đã hoạch định nguồn nhân lực cần thiết, doanh nghiệp phải tìm kiếm nguồn nhân lực này để đảm bảo nguồn nhân lực sẵn sàng khi cần đến

Tuyển dụng nhân sự nhằm đảm bảo đủ số lượng nhân viên với trình độ, kỹ năng, phẩm chất phù hợp với công việc và bố trí họ vào đúng công việc để đạt được hiệu quả cao nhất có một quy trình tuyển dụng khoa học và hợp lí Mỗi một doanh nghiệp sẽ lựa chọn cho mình những cách tuyển dụng khác nhau, tuy nhiên quy trình tuyển dụng sau đây là khá phổ biến:

Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng Đây là bước đầu tiên và cũng là phần quan trọng nhất quyết định hiệu quả của việc tuyển dụng Sự chuẩn bị càng cụ thể, chi tiết, khoa học thì các bước tiếp theo thực hiện càng hiệu quả

Các nhà tuyển dụng cần phải chuẩn bị kỹ từ những chi tiết nhỏ nhất như: Lên kế hoạch tuyển dụng trong thời gian bao lâu, yêu cầu đặt ra cho ứng viên là gì, trong thông báo tuyển dụng cần những nội dung gì,…

TIẾP CẬN HƯỚNG ĐỐI TƯỢNG VÀ NGÔN NGỮ MÔ HÌNH HÓA THỐNG NHẤT

Ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất

Phát triển phần mềm ngày càng trở nên phức tạp Nhìn lại lịch sử phát triển của nền công nghiệp phần mềm ta thấy: Bắt đầu từ các bit nhị phân đến các xâu ký tự, chuyển sang giao diện đồ hoạ; kiến trúc hệ thống đa tầng; cơ sở dữ liệu phân tán,… cho nên thách thức trong tương lai của việc xây dựng phần mềm không phải là tốc độ thực hiện, kinh phí hay sức mạnh của nó mà chính là độ phức tạp

Các phương pháp tiệm cận hướng cấu trúc, công nghệ thành phần, lập trình trực quan, đã giải quyết các vấn đề này ở những mức độ khác nhau Khi lập trình hướng đối tượng phát triển thì nhu cầu về phương pháp mô hình hóa hướng đối tượng nảy sinh

Do đó ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất (UML - Unified Modeling Language) được tạo ra nhằm đáp ứng những nhu cầu này

UML là ngôn sử dụng những ký hiệu và biểu đồ để đặc tả quá trình phân tích thiết kế hệ thống phần mềm theo phương pháp hướng đối tượng Trong khi tính phức tạp của hệ thống ngày càng tăng thì trực quan hóa và tạo mô hình trở nên cần thiết UML được chấp nhận rộng rãi để đáp ứng nhu cầu đó; trở thành một ngôn ngữ chuẩn, sử dụng xuyên suốt vòng đời phát triển hệ thống phần mềm và độc lập với các công nghệ cài đặt hệ thống UML có thể được sử dụng làm công cụ giao tiếp giữa người dùng, nhà phân tích, nhà thiết kế và nhà phát triển phần mềm

 Tính ngôn ngữ (Language): Ngôn ngữ cho phép chúng ta có thể giao tiếp, truyền đạt thông điệp về một vấn đề, chủ đề nào đó Trong quá trình phát triển hệ thống các chủ đề, vấn đề này bao gồm các yêu cầu, phương pháp và thành phần, những yếu tố xây dựng lên hệ thống

 Tính mô hình (Modeling): Mô hình là sự thể hiện của vấn đề, chủ đề nào đó

 Tính thống nhất (Unified): Tạo ra một ngôn ngữ thống nhất, giúp cho tất cả những ai biết về UML đều có thể dễ dàng giao tiếp được với nhau Nếu không có một ngôn ngữ chung, thống nhất sẽ rất khó cho các thành viên mới của một nhóm có thể nhanh chóng bắt tay ngay vào sản xuất và đóng góp năng lực vào quá trình phát triển hệ thống

UML phù hợp cho việc mô hình hóa các hệ thống như hệ thống tin doanh nghiệp, các ứng dụng phân tán trên nền Web, hệ thống nhúng thời gian thực,… Như mọi ngôn ngữ mô hình hóa khác, UML có các ký pháp (các biểu tượng sử dụng trong mô hình) và tập các quy tắc sử dụng chúng Các quy tắc bao gồm cú pháp, ngữ nghĩa Để sử dụng UML có hiệu quả, đòi hỏi phải nắm được 3 vấn đề chính sau:

 Các phần tử cơ bản của mô hình

 Các qui định liên kết các phần tử mô hình

3.1.2 Kiến trúc hệ thống phần mềm trong UML

3.1.2.1 Khái niệm kiến trúc hệ thống phần mềm

Một hệ thống phần mềm cần phải được mô tả với các khía cạnh khác nhau: Về mặt chức năng (cấu trúc tĩnh của nó cũng như các tương tác động), về mặt phi chức năng (yêu cầu về thời gian, về độ đáng tin cậy, về quá trình thực thi,…), về khía cạnh tổ chức (tổ chức làm việc, ánh xạ nó vào các code modul, ) để thể hiện kiến trúc của hệ thống

Vì vậy một hệ thống phần mềm thường được miêu tả trong các góc nhìn khác nhau, mỗi góc nhìn sẽ thể hiện một khía cạnh riêng của hệ thống và được miêu tả bằng một số biểu đồ, chứa đựng các thông tin nêu bật khía cạnh đó của hệ thống

Cụ thể hơn, kiến trúc hệ thống phần mềm là một mô tả về các hệ thống con, các thành phần của hệ thống và mối quan hệ giữa chúng Các hệ thống con và các thành phần được xác định theo nhiều góc nhìn khác nhau để chỉ ra các thuộc tính chức năng và phi chức năng của hệ thống

Hình 3.1: Kiến trúc 3 tầng của ứng dụng Web

Kiến trúc hệ thống được chia thành hai loại: Logic và vật lý

 Kiến trúc logic chỉ ra các lớp và đối tượng, các quan hệ và sự cộng tác để hình thành chức năng của hệ thống Kiến trúc logic được mô tả bởi các biểu đồ ca sử dụng, biểu đồ lớp và các biểu đồ tương tác Kiến trúc phổ biến chung hiện nay là kiến trúc ba tầng: tầng giao diện, tầng tác nghiệp và tầng lưu trữ

 Kiến trúc vật lý đề cập đến việc mô tả chi tiết hệ thống về phương diện phần cứng và phần mềm của hệ thống Đồng thời nó cũng mô tả cấu trúc vật lý và sự phụ thuộc của các modul cộng tác trong cài đặt những khái niệm đã được định nghĩa trong kiến trúc logic

Kiến trúc hệ thống là vật phẩm (artfact) quan trọng nhất, được sử dụng để quản lý các góc nhìn khác nhau, điều khiển tiến trình phát triển hệ thống tăng dần và lặp trong suốt chu kỳ sống

3.1.2.2 Kiến trúc hệ thống phần mềm trong UML

Kiến trúc hệ thống phần mềm trong UML được mô tả bằng các góc nhìn (view), ánh xạ vào tổ chức và cấu trúc hệ thống; mỗi góc nhìn tập trung vào một khía cạnh cụ thể của hệ thống, được biểu diễn bằng một tập các biểu đồ Để có thể quan sát và mô hình hóa được các thành phần khác nhau của một hệ thống phần mềm, UML định nghĩa 5 góc nhìn sau:

Hình 3.2: Các góc nhìn trong kiến trúc hệ thống phần mềm của UML

Các góc nhìn cụ thể như sau: a) Góc nhìn Ca sử dụng – Use case view

Góc nhìn Ca sử dụng là góc nhìn từ tác nhân bên ngoài vào hệ thống, chỉ ra khía cạnh chức năng, nhiệm vụ lớn mà hệ thống phải đáp ứng cho người dùng; nó mô tả chức năng của hệ thống sẽ phải cung cấp theo sự mong đợi của người dùng

Góc nhìn Ca sử dụng là góc nhìn dành cho khách hàng, nhà thiết kế, nhà phát triển và người thử nghiệm; nó được miêu tả qua các biểu đồ Use case (Use case diagram) và đôi khi cũng bao gồm cả các biểu đồ hoạt động (Activity diagram) Cách sử dụng hệ thống nói chung sẽ được miêu tả qua các Use case trong góc nhìn Ca sử dụng, nơi mỗi một Use case là một lời miêu tả mang tính đặc thù cho một tính năng của hệ thống (có nghĩa là một chức năng được mong đợi)

Tiếp cận hướng đối tượng trong phát triển ứng dụng tin học

3.2.1.1 Hệ thống thông tin, phần mềm ứng dụng

Hệ thống thông tin, phần mềm ứng dụng (gọi chung là hệ thống ứng dụng) là một hệ thống được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin

Ví dụ: Hệ thống (hay phần mềm) quản lý bán hàng của doanh nghiệp là một hệ thống ứng dụng để thu thập thông tin về hoạt động kinh doanh và cung cấp thông tin về kết quả kinh doanh hàng năm của doanh nghiệp Hệ thống thông tin kinh tế là một hệ thống ứng dụng để thu thập thông tin về hoạt động kinh tế của các ngành và cung cấp thông tin về tăng trưởng kinh tế của một lĩnh vực, một ngành hay của một quốc gia Nếu không kể con người và thiết bị thì các thành phần cơ bản của một hệ thống ứng dụng gồm có:

 Dữ liệu: Là thông tin được lưu trữ và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hay quá khứ của tổ chức, doanh nghiệp

 Thủ tục: Là những quy định biến đổi thông tin (quy tắc quản lý, thủ tục,…), nhằm tạo ra các thông tin theo thể thức quy định (báo cáo, chứng từ,…)

 Phần mềm: Là tập các lệnh xử lý dữ liệu theo các quy trình, thủ tục quy định

Hình 3.43: Các thành phần cơ bản của một hệ thống ứng dụng 3.2.1.2 Đối tượng, lớp liệu,… Khi mô hình hóa, mỗi Đối tượng bao gồm 3 loại thông tin:

- Tên đối tượng Ví dụ: Nhân viên

- Thuộc tính: Là những thông tin, đặc điểm của đối tượng Ví dụ: Mỗi Nhân viên đều có: Họ tên, ngày sinh, quê quán,

- Hành vi (hay phương thức): Là những hành động mà đối tượng đó có thể thực hiện Ví dụ: Một nhân viên sẽ có thể thực hiện hành động nói, viết,…

Trạng thái của đối tượng thể hiện bởi một tập hợp các thuộc tính Ở mỗi thời điểm, mỗi thuộc tính có một giá trị nhất định

Lớp (Class) là một mô tả của một tập các đối tượng cùng có chung các thuộc tính, hành vi, các ràng buộc và ngữ nghĩa Như vậy, lớp là một kiểu, còn mỗi đối tượng thuộc Lớp là một cá thể

Tương tự Đối tượng, mỗi Lớp cũng bao gồm 3 loại thông tin :

- Tên lớp Ví dụ: Lớp Nhân viên

- Thuộc tính: Là những thông tin, đặc điểm của Lớp Ví dụ: Họ tên, ngày sinh, quê quán,

- Hành vi (hay phương thức): Là những hành động mà đối tượng đó có thể thực hiện Ví dụ: Nói, viết, ăn, uống,…

Sự khác nhau giữa Đối tượng và Lớp ở chỗ: Lớp là một khuôn mẫu còn Đối tượng là một thể hiện cụ thể dựa trên khuôn mẫu đó

Hình 3.44: Sự khác nhau giữa Đối tượng và Lớp 3.2.1.3 Tiếp cận phân tích, thiết kế hướng đối tượng

Tiếp cận hướng đối tượng là kiểu tư duy về vấn đề theo cách ánh xạ các thành phần trong bài toán vào các đối tượng ngoài đời thực Với cách tiếp cận này, ta chia ứng dụng thành các thành phần nhỏ, gọi là các đối tượng, chúng tương đối độc lập với nhau rồi có thể ghép chúng lại với nhau để tạo thành các ứng dụng

Hệ thống được xem như là tập các đối tượng tác động qua lại và trao đổi với nhau bằng các thông điệp để thực hiện những nhiệm vụ đặt ra Một ví dụ đơn giản là rút tiền mặt tại nhà ngân hàng Các đối tượng ngoài đời thực như tài khoản, nhân viên, khách hàng, sẽ được nhận diện như các đối tượng để đưa vào bài toán

Phân tích thiết kế hướng đối tượng là phương pháp sử dụng tiếp cận hướng đối tượng và mô hình trực quan trong suốt quá trình phát triển hệ thống ứng dụng Phân tích thiết kế hướng đối tượng tập trung vào cả 2 khía cạnh của hệ thống là dữ liệu và hành động, theo đó hệ thống được tạo thành từ các đối tượng với dữ liệu và hành động liên quan đến đối tượng đó

Phân tích hướng đối tượng (Object Oriented Analysis - OOA) là giai đoạn phát triển một mô hình chính xác và xúc tích của vấn đề, có thành phần là các đối tượng và khái niệm đời thực, dễ hiểu đối với người sử dụng

Phân tích hướng đối tượng tập trung vào việc tìm kiếm các đối tượng, khái niệm trong lĩnh vực bài toán và xác định mối quan hệ của chúng trong hệ thống

Nhiệm vụ của người phân tích là nghiên cứu kỹ các yêu cầu của hệ thống và phân tích các thành phần của hệ thống cùng các mối quan hệ của chúng Trong pha phân tích hệ thống, người phân tích chủ yếu phải trả lời các câu hỏi sau:

- Hệ thống gồm những thành phần, bộ phận nào?

- Hệ thống cần thực hiện những cái gì?

Dựa trên một vấn đề có sẵn, người phân tích cần ánh xạ các đối tượng hay thực thể có thực như khách hàng, người bán hàng, hàng hóa,… vào các mô hình phân tích để tạo ra được bản đặc tả gần với thực tế Mô hình phân tích sẽ chứa các thực thể và giữ nguyên các mẫu hình về cấu trúc, quan hệ cũng như hành vi của chúng Nói một cách khác, sử dụng phương pháp hướng đối tượng, chúng ta có thể mô hình hóa các thực thể thuộc một vấn đề có thực mà vẫn giữ được cấu trúc, quan hệ cũng như hành vi của chúng Kết quả chính của pha phân tích hệ thống hướng đối tượng là tập các biểu đồ Ca sử dụng, biểu đồ lớp, biểu đồ trạng thái, biểu đồ trình tự, biểu đồ cộng tác và biểu đồ thành phần

Thiết kế hướng đối tượng (Object Oriented Design - OOD) là một giai đoạn trong quá trình phát triển phần mềm, trong đó hệ thống được tổ chức thành tập các đối tượng tương tác với nhau và mô tả được cách để hệ thống thực thi nhiệm vụ của bài toán ứng dụng

Mục đích của giai đoạn thiết kế hướng đối tượng là tạo thiết kế dựa trên kết quả của giai đoạn phân tích hướng đối tượng, dựa trên những quy định phi chức năng, những yêu cầu về môi trường, những yêu cầu về khả năng thực thi

Nhiệm vụ chính của thiết kế hệ thống là xây dựng các thiết kế chi tiết mô tả các thành phần của hệ thống ở mức cao hơn (khâu phân tích) để phục vụ cho việc cài đặt Nghĩa là, các lớp đối tượng được định nghĩa chi tiết gồm đầy đủ các thuộc tính, các phương thức phục vụ cho việc cài đặt bằng ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng được lựa chọn ở các bước sau; đồng thời đưa ra được kiến trúc của hệ thống để đảm bảo cho hệ thống có thể thay đổi, có tính mở, dễ bảo trì, thân thiện với người sử dụng, Nghĩa là tổ chức các lớp thành các gói hoặc các hệ thống con theo một kiến trúc phù hợp với nhu cầu phát triển của công nghệ (mạng, phân tán, ) đồng thời phù hợp với xu thế phát triển của lĩnh vực ứng dụng

PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG QUẢN TRỊ KINH DOANH

Khái quát

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống ứng dụng là cung cấp cho các tổ chức, doanh nghiệp những công cụ hỗ trợ công tác quản lý, nghiệp vụ tốt nhất, giúp tăng năng suất lao động, mang lại hiệu quả kinh doanh cao

Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống ứng dụng là điều gì bắt buộc một tổ chức, doanh nghiệp phải tiến hành phát triển hệ thống ứng dụng đó? Phải chăng sự hoạt động yếu kém của hệ thống hiện tại, những vấn đề hạn chế trong công tác quản lý, việc thâm hụt tài chính hay những yêu cầu nghiệp vụ mới nảy sinh, sự thay đổi của công nghệ,… là những nguyên nhân đầu tiên thúc đẩy một yêu cầu phát triển hệ thống

Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một hệ thống ứng dụng mới: Những quy định pháp luật mới đươc nhà nước ban hành, việc đổi mới mô hình tổ chức, đa dạng hoá các hoạt động của doanh nghiệp bằng các sản phẩm hoặc dịch vụ mới,…

Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức, doanh nghiệp phải xem lại những trang thiết bị hiện có trong hệ thống ứng dụng của mình: Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời, các doanh nghiệp phải rà soát lại các hệ thống thông tin của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này

Phát triển một hệ thống ứng dụng bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và nghiên cứu chúng để đưa ra được đánh giá về khả năng thực tế Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic, mô hình vật lý của hệ thống đó Việc phát triển một hệ thống ứng dụng liên quan tới xây dựng mô hình vật lý của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học Cài đặt một hệ thống là việc lắp đặt, đưa hệ thống vào sử dụng trong hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp

Mục đích chính của dự án phát triển một hệ thống ứng dụng là có được một hệ thống đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được gắn kết với các hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước Thực tế cho thấy, không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp luận để phát triển một hệ thống ứng dụng; tuy nhiên nếu không có phương pháp luận thì sẽ có nguy cơ không đạt được những mục tiêu định trước Bởi lẽ một hệ thống ứng dụng là một đối tượng phức tạp, vận hành trong một môi trường cũng rất phức tạp; do vậy, để làm chủ sự phức tạp đó, đội ngũ phát triển hệ thống cần phải có một cách tiến hành nghiêm túc bằng một phương pháp phát triển hệ thống tin cậy

Trong những năm 70 – 80 của thế kỷ 20, phương pháp hướng cấu trúc được coi là phương pháp chuẩn để phát triển phần mềm Tuy nhiên, phương pháp này tỏ ra không việc sử dụng lại, mà đó lại là một yêu cầu quan trọng trong công nghiệp phần mềm Từ những năm đầu của thập niên 90, phương pháp luận phân tích thiết kế hướng đối tượng được quan tâm nghiên cứu và đã nhanh chóng trở thành phổ biến trong ngành công nghiệp phần mềm hiện nay Chính vì lẽ đó, trong khuôn khổ giáo trình này, chúng tôi sử dụng phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng để phát triển các hệ thống ứng dụng trong quản trị kinh doanh Theo đó tiến trình phân tích, thiết kế hệ thống được tiến hành thông qua việc mô hình hóa hệ thống bằng tập các biểu đồ của UML và sử dụng ngôn ngữ PHP hướng đối tượng, hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySQL để xây dựng hệ thống Các giai đoạn cơ bản của tiến trình này đã được trình bày trong chương 3 Để thuận lợi cho việc trình bày, xuyên suốt toàn bộ giáo trình chúng tôi sử dụng bài toán quản lý bán hàng online làm ví dụ để minh họa tiến trình phát triển ứng dụng.

Nghiên cứu, khảo sát xác định yêu cầu

Mục đích của giai đoạn này là có được đầy đủ thông tin về môi trường, các quy trình nghiệp vụ, các yêu cầu chức năng và các yêu cầu phi chức năng đặt ra đối với hệ thống cần phát triển; đồng thời đề xuất mục tiêu, giải pháp phát triển hệ thống mới

4.2.2 Nội dung, quy trình, phương pháp tiếp cận và các giai đoạn thực hiện 4.2.2.1 Nội dung nghiên cứu, khảo sát

Các nội dung cơ bản cần nghiên cứu, khảo sát một hệ thống về bao gồm:

 Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ của tổ chức

 Tìm hiểu môi trường của hệ thống (phạm vi hoạt động, các tác nhân của hệ thống và quan hệ trao đổi thông tin với hệ thống)

 Thu thập, nghiên cứu các quy định quản lý làm căn cứ cho quá trình xử lý thông tin của hệ thống

 Thu thập, nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách, số liệu lưu trữ và các phương thức xử lý dữ liệu của tổ chức

 Thu thập thông tin về hệ thống hiện tại (nếu có): Các chức năng, dữ liệu của hệ thống, dữ liệu đầu vào, thông tin đầu ra

 Thu thập các ý kiến đánh giá (phê phán) hệ thống hiện tại và các yêu cầu cho hệ thống mới

 Đánh giá hiện trạng, đề xuất hướng xử lý

4.2.2.2 Quy trình nghiên cứu, khảo sát

 Quy trình khảo sát được tiến hành từ trên xuống:

+ Khảo sát mức quyết định (Lãnh đạo của tổ chức như Giám đốc,…)

+ Khảo sát mức điều phối (Lãnh đạo bộ phận như Trưởng phòng,…)

+ Khảo sát mức thực hiện (Cán bộ nghiệp vụ như kế toán, thủ kho,…)

 Quy trình khảo sát phải được lặp lại:

+ Lần đầu thường có thông tin đại thể, sơ bộ

+ Những lần sau thông tin sẽ chi tiết dần

4.2.2.3 Phương pháp tiếp cận tổ chức

Việc nghiên cứu, khảo sát các hệ thống ứng dụng tại các tổ chức, doanh nghiệp được chia thành 4 mức khác nhau:

 Mức phương thức thừa hành: Tìm hiểu các công việc cụ thể mà người nhân viên thừa hành trên hệ thống ứng dụng hiện có

 Mức điều phối quản lý: Tìm hiểu các nhu cầu thông tin cho mức này Tham khảo ý kiến của người thực hiện về khả năng cải tiến hệ thống hiện có

 Mức quyết định lãnh đạo: Tìm hiểu các nhu cầu thông tin của ban lãnh đạo, các sách lược phát triển doanh nghiệp nhằm tìm đúng hướng đi cho hệ thống dự kiến

 Mức chuyên gia cố vấn: Tham khảo các chiến lược phát triển nhằm củng cố thêm phương hướng phát triển hệ thống dự kiến

Khi tiếp cận một tổ chức, doanh nghiệp, có thể thực hiện theo các nguyên tắc sau:

 Nguyên tắc từ trên xuống:

+ Tổ chức: Tiếp cận từ bộ phận cao nhất đến bộ phận thấp nhất

+ Quản lý: Tiếp cận từ Người quản lý cao nhất đến người thấp nhất

+ Nghiệp vụ: Tiếp cận từ chức năng chung nhất đến các chức năng cụ thể

 Nguyên tắc từ dưới lên:

+ Từ công việc cụ thể

4.2.2.4 Các giai đoạn khảo sát và đánh giá hiện trạng:

 Giai đoạn khảo sát sơ bộ:

+ Mục đích: Xác định tính khả thi phát triển hệ thống

+ Nội dung: Xác định chức năng chính, các ràng buộc chính, môi trường hệ thống

 Giai đoạn khảo sát chi tiết:

+ Mục đích: Xác định các yêu cầu cụ thể cho hệ thống cần xây dựng

+ Nội dung: Thu thập thông tin và dữ liệu chi tiết các bộ phận liên quan đến hệ thống cần phát triển

Có nhiều phương pháp khảo sát, tìm hiểu về môi trường, các nghiệp vụ của hệ thống ứng dụng cần xây dựng Tuy nhiên, một số phương pháp thường được sử dụng kết hợp với nhau khi khảo sát, tìm hiểu một hệ thống, bao gồm: Nghiên cứu các tài liệu, Phỏng vấn, Thăm dò và Quan sát

4.2.3.1 Phương pháp nghiên cứu các hồ sơ, tài liệu

Nghiên cứu hồ sơ, tài liệu về hệ thống ứng dụng là bước đầu tiên của quá trình phân tích hệ thống và cũng là phương pháp thu thập thông tin thường được áp dụng Mục đích của nghiên cứu hồ sơ, tài liệu về hệ thống là thu nhận các thông tin tổng

Kết quả của nghiên cứu về hệ thống sẽ cho ta cái nhìn tổng thể ban đầu về đối tượng nghiên cứu

Nghiên cứu hệ thống bắt đầu từ nghiên cứu môi trường của hệ thống ứng dụng hiện tại Môi trường của của hệ thống ứng dụng hiện tại bao gồm:

- Môi trường bên ngoài, gồm điều kiện cạnh tranh trên thị trường, xu hướng phát triển công nghệ trong lĩnh vực

- Môi trường kỹ thuật, gồm phần cứng và phần mềm hiện có để xử lý thông tin, các cơ sở dữ liệu hiện đang sử dụng, đội ngũ phát triển, vận hành hệ thống hiện có

- Môi trường vật lý, gồm qui trình tổ chức xử lý số liệu, độ tin cậy trong hoạt động của hệ thống

- Môi trường tổ chức, gồm chức năng của hệ thống, qui mô của hệ thống, đặc trưng về nhân sự trong hệ thống quản lý, tình trạng tài chính của cơ sở, các dự án đầu tư hiện tại và tương lai

Phỏng vấn là hình thức đối thoại trực tiếp hoặc gián tiếp giữa người phỏng vấn và người được phỏng vấn để thu thập thông tin về một lĩnh vực nào đó Phương pháp phỏng vấn cho phép chúng ta nắm được nguồn thông tin chính yếu nhất về một hệ thống cần phát triển trong tương lai và hệ thống hiện tại

Khi tiến hành phỏng vấn cần lưu ý một số vấn đề sau:

- Chuẩn bị rõ nội dung chủ đề cuộc phỏng vấn, các câu hỏi, các tài liệu liên quan, mục đích cần thu được các thông tin gì sau phỏng vấn

- Chọn số người phỏng vấn, thống nhất trước nội dung, chủ đề cuộc phỏng vấn để các bên có thời gian chuẩn bị

- Lựa chọn các câu hỏi hợp lý: Xác định rõ loại câu hỏi sẽ đưa ra, câu hỏi mở hay câu hỏi đóng tuỳ theo yêu cầu nội dung phỏng vấn (Câu hỏi mở có nhiều cách trả lời, câu hỏi đóng các câu trả lời xác định trước)

- Luôn giữ tinh thần thoải mái, thái độ đúng mực khi phỏng vấn

Phương pháp phỏng vấn có những ưu, nhược điểm sau:

+ Thông tin thu thập được trực tiếp nên có độ chính xác cao

+ Biết được khá đầy đủ các yêu cầu của người sử dụng đối với hệ thống mới

+ Nếu có nhiều dự án xây dựng hệ thống thông tin khác nhau đối với cùng một tổ chức thì qua việc phỏng vấn lãnh đạo có thể xác định được quan hệ giữa các dự án này để có thể tận dụng các thành quả đã có hay đảm bảo sự nhất quán cũng như tạo được các giao tiếp với hệ đó

+ Kết quả thu được phụ thuộc nhiều vào các yếu tố khách quan như sự thân thiện giữa người phỏng vấn và người được phỏng vấn, các yếu tố ngoại cảnh, các yếu tố tình cảm

+ Nếu công tác phỏng vấn không được chuẩn bị tốt thì dễ dẫn đến thất bại

+ Có thể gặp bất đồng về ngôn ngữ cũng như các khái niệm được đề cập

+ Cần phải hỏi được trực tiếp người có thông tin của họ

Thăm dò là phương pháp rất thông dụng của thống kê học nhằm mục đích thu thập thông tin cho một mục đích nghiên cứu theo một chủ đề nào đó Phương pháp điều tra thăm dò dùng để nắm những thông tin có tính vĩ mô Phương pháp này thích hợp với việc khảo sát, thu thập thông tin trên diện rộng hoặc số lượng lớn Có 2 hình thức thăm dò: Thăm dò toàn bộ hoặc thăm dò chọn mẫu

Trong phương pháp thăm dò, việc thiết kế phiếu thăm dò có vai trò quyết định Một phiếu thăm dò tốt phải đảm bảo được các yêu cầu sau :

- Thu thập được đầy đủ các thông tin cần thiết

- Dễ dàng cho người được thăm dò khi trả lời các câu hỏi trên phiếu thăm dò

- Câu hỏi phải rõ ràng, không đa nghĩa, không gây hiểu lầm cho người được hỏi

- Câu hỏi phải xác định không mập mờ

- Các câu hỏi phải tạo điều kiện tốt nhất cho việc xử lý

Phương pháp thăm dò có một số ưu, nhược điểm sau:

+ Bổ sung cho 2 phương pháp trên để khẳng định kết quả khảo sát

+ Là một phương pháp hiệu quả điều tra tần suất trong nghiên cứu khả thi

- Nhược điểm: Việc xây dựng bảng hỏi để có thể đáp ứng được nhu cầu thể hiện được các thông tin cần biết là khó khăn

Phương pháp quan sát giúp cho người quan sát thấy được cách quản lý các hoạt động của tổ chức cần tìm hiểu

Có 2 hình thức quan sát: Quan sát trực tiếp và quan sát gián tiếp

- Quan sát trực tiếp là hình thức quan sát bằng mắt, quan sát tại chỗ, quan sát tỉ mỉ từng chi tiết công việc của hệ thống cũ, của các nhân viên thừa hành

Phân tích yêu cầu nghiệp vụ

Trong các bước của chu trình phát triển hệ thống nói chung, pha phân tích có các nhiệm vụ chính sau đây:

 Thiết lập cái nhìn tổng quan về hệ thống và các mục đích chính của hệ thống

Bước 6: Nhận tiền hàng từ BP giao hàng và cập nhật vào HT

Bước 2: Liên hệ với khách hàng để xác nhận đơn hàng

Bước 4: Xác nhận trạng thái đơn hàng đang xử lý và chờ kết quả giao hàng

Bước 5: Cập nhật trạng thái đơn hàng đã xong

Bước 1: Chọn đơn hàng để xử lý

Bước 3: Đóng gói và chuyển

 Làm rõ các chức năng, nhiệm vụ mà hệ thống cần thực hiện

Pha phân tích được chia làm các bước chính sau:

 Phân tích yêu cầu nghiệp vụ

 Phân tích cấu trúc hệ thống

 Phân tích hành vi của hệ thống

Kết quả chính của pha phân tích là các biểu đồ UC cùng với kịch bản của nó, biểu đồ lớp (mức khái lược), biểu đồ tuần tự, biểu đồ trạng thái, biểu đồ hoạt động,…

Trong giai đoạn phân tích yêu cầu nghiệp vụ, trên cơ sở mô tả hệ thống với các yêu cầu nghiệp vụ nêu trên, sẽ tập trung phân tích, xác định các tác nhân của hệ thống và các ca sử dụng, đồng thời tìm ra các mối liên quan và đặc tả chúng

4.3.2 Xác định các tác nhân và mô hình hóa môi trường hệ thống

4.3.2.1 Xác định các tác nhân của hệ thống

Tác nhân (Actor) là người hay thực thể có sự tương tác với hệ thống, hay nói cách khác là có trao đổi thông tin với hệ thống Nhiều người hay thực thể có cùng một vai trò sẽ được diễn tả như là một tác nhân day nhất, nhưng một người hay thực thể lại có thể có nhiều vai trò khác nhau như một người vừa là Nhân viên bán hàng, vừa kiêm quản trị hệ thống thì cũng sẽ được diễn tả bởi nhiều tác nhân khác nhau Để tìm các tác nhân của hệ thống, cần trả lời các câu hỏi sau:

 Ai/Hệ thống nào sẽ sử dụng những chức năng chính của hệ thống?

 Ai/Hệ thống nào cần sự hỗ trợ của hệ thống để thực hiện công việc hàng ngày?

 Ai sẽ cần đến kết quả của hệ thống?

 Ai sẽ quản trị và bảo đảm cho hệ thống hoạt động (tác nhân phụ)?

Với Hệ thống quản lý bán hàng online được mô tả ở trên thì có 2 tác nhân là Khách hàng và Nhân viên bán hàng (để đơn giản trình trình bày, ta tạm thời chưa đề cập đến vai trò của Quản trị hệ thống)

4.3.2.2 Mô hình hóa môi trường hệ thống

Môi trường hệ thống được thể hiện bằng một tập hợp các tác nhân (hay đối tác) có quan hệ trao đổi thông tin (hay tương tác) với hệ thống

Mô hình hóa môi trường hệ thống là việc xác định mối quan hệ giữa các tác nhân với hệ thống, xác định bởi chức năng tổng quát của hệ thống, được biểu diễn bằng biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống hay còn gọi là biểu đồ UC ngữ cảnh của hệ thống, với các yếu tố sau:

 Hệ thống đang nghiên cứu được biểu diễn bởi một Ca sử dụng (UC) tổng quát

 Các tác nhân (Actors) của hệ thống

 Các mối quan hệ giữa tác nhân với hệ thống biểu diễn bằng các đoạn thẳng gọi là liên kết giao tiếp (hoặc bằng các mũi tên, nếu giao tiếp một chiều), trên đó có thể có các thông tin trao đổi giữa tác nhân và hệ thống

 Bao quanh UC tổng quát là một khung hình chữ nhật để mô tả biên hay ranh giới của hệ thống với môi trường

Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống được biểu diễn như sau:

Hình 4.3: Biểu đồ ngữ cảnh của Hệ thống

Với Hệ thống quản lý bán hàng online nêu trên thì biểu đồ ngữ cảnh được biểu diễn như sau:

Hình 4.4: Biểu đồ ngữ cảnh của Hệ thống quản lý bán hàng Online

4.3.3 Xác định các yêu cầu nghiệp vụ chính và lập biểu đồ UC tổng quát

4.3.3.1 Xác định các yêu cầu nghiệp vụ chính

Từ tập các tác nhân và biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống, cần phân tích để tìm ra các chức năng, hoạt động chính của hệ thống và biểu diễn chúng bằng các Ca sử dụng (UC chính) Các chức năng, hoạt động này phải có tính khái quát ở mức cao, được phân rã từ chức năng tổng thể và dễ nhìn thấy trên quan điểm của tác nhân Để xác định các chức năng, hoạt động chính của hệ thống, ta đặt các câu hỏi sau:

 Mỗi Actor cần chức năng hay các hoạt động nào từ hệ thống; hành động/nhiệm vụ chính của Actor này là gì?

 Actor có cần thông báo cho hệ thống những thông tin/sự kiện nào không? Cần xem, cập nhật, lưu trữ thông tin/dữ liệu nào không?

 Hệ thống có cần thông báo gì cho Actor không?

Câu trả lời sẽ tìm được từ bản mô tả yêu cầu hệ thống

Ví dụ: Đối với hệ thống Quản lý bán hàng online, từ mô tả nêu trên ta nhận thấy:

 Tìm hàng hóa có trên hệ thống

 Đăng ký là khách hàng của doanh nghiệp

 Lập đơn hàng để đặt mua hàng

 Đăng nhập vào hệ thống trước khi mua hàng

- Đối với nhân viên bán hàng (viết tắt là NV bán hàng):

 Xử lý đơn hàng: Xác nhận khách hàng, Cập nhật trạng thái đơn hàng (đang thực hiện, đã xong); Hủy đơn hàng khi không xác nhận được khách hàng hoặc hàng bị trả lại)

 Cập nhật thông tin về hàng hóa (nhập hàng mới, nhập thêm lượng hàng, sửa thông tin về hàng hóa);

 Thống kê doanh thu bán hàng

 Cập nhật thông tin về nhân viên vào hệ thống mỗi khi có nhân viên mới

 Phải đăng nhập mới có thể thực hiện các công việc trên hệ thống

4.3.3.2 Lập các biểu đồ UC tổng quát

Biểu đồ UC tổng quát là biểu đồ mô tả mối quan hệ giữa các tác nhân với UC chính của hệ thống

Sau khi xác định các tác nhân và các chức năng (UC), ta có thể tạo các biểu đồ ca sử dụng bằng cách tạo các mối quan hệ giữa chúng với nhau; trong đó, mối quan hệ giữa các tác nhân có thể là quan hệ tổng quát hóa, còn giữa các UC có thể là quan hệ bao hàm

hoặc quan hệ mở rộng

- Quan hệ chỉ ra rằng một UC được sử dụng bởi một UC khác; nó được dùng để tách những phần chung của nhiều UC thành một UC riêng để sử dụng khi cần Chẳng hạn, khi Lập đơn hàng, cần Tìm hàng để đưa vào Đơn hàng

- Quan hệ chỉ ra rằng một UC được mở rộng từ một UC khác bằng cách thêm vào một số chức năng cụ thể Chẳng hạn, khi Thanh toán đơn hàng, có thể chọn Thanh toán bằng tiền mặt hoặc Chuyển khoản

Từ phân tích trên, có thể nhận ra các UC chính liên quan đến tác nhân Khách hàng gồm: Đăng ký, Tìm hàng, Đăng nhập và Lập đơn hàng Do vậy, biểu đồ UC mô tả mối quan hệ giữa tác nhân Khách hàng với hệ thống được biểu diễn như sau:

Hình 4.5: Biểu đồ UC quan hệ giữa tác nhân Khách hàng với hệ thống

Tương tự, tác nhân NV bán hàng gồm: Đăng nhập, Tìm đơn hàng, Xử lý đơn hàng, Cập nhật hàng hóa và Thống kê; nên ta có biểu đồ UC mô tả mối quan hệ giữa tác nhân Khách hàng với hệ thống được biểu diễn như sau:

Hình 4.6: Biểu đồ UC quan hệ giữa tác nhân Nhân viên bán hàng với hệ thống

Tuy nhiên, để có thể Đặt mua hàng hay Cập nhật thông tin hàng hóa đòi hỏi phải tìm được hàng hóa, do vậy cần có UC Tìm hàng Tương tự cho UC Xử lý đơn hàng cũng cần có UC Tìm đơn hàng Quan hệ giữa các UC trên là Từ đó, ta lập biểu đồ UC tổng quát như sau:

Hình 4.7: Biểu đồ UC tổng quát của Hệ thống quản lý bán hàng Online 4.3.4 Phân rã các yêu cầu nghiệp vụ

Phân tích cấu trúc hệ thống

Hoạt động của hệ thống thể hiện qua trạng thái của các đối tượng và sự tương tác giữa các đối tượng, được biểu diễn thông qua mối quan hệ giữa các đối tượng, lớp Phân tích cấu trúc của hệ thống nhằm phát hiện các đối tượng, lớp cùng với cấu trúc và hành vi của chúng; trên cơ sở đó xác định biểu đồ lớp phân tích của hệ thống (biểu đồ lớp khái quát)

Việc các định các đối tượng, lớp bao gồm:

 Xác định được các đối tượng, lớp

 Xác định được các thuộc tính, phương thức của các lớp

 Xác định được các mối quan hệ của các lớp

Giai đoạn phân tích nghiệp vụ thực chất là quá trình đặc tả hệ thống bằng các Ca sử dụng thông qua biểu đồ Use case, cho thấy các chức năng của hệ thống theo góc nhìn của người sử dụng Tiếp theo, ta sẽ tiến hành phân tích cấu trúc của hệ thống nhằm xác định các đối tượng, các lớp cùng với cấu trúc và hành vi của chúng

Tuy nhiên, việc xác định các đối tượng, các lớp cùng với cấu trúc và hành vi và mối quan hệ đầy đủ của chúng là phức tạp, nên trong giai đoạn này ta chỉ tập trung phát hiện và mô tả chúng ở mức sơ bộ; chỉ ra vai trò, các thuộc tính cơ bản và các mối quan hệ của chúng

4.4.2 Xác định các lớp đối tượng thực thể

4.4.2.1 Xác định các lớp đối tượng

Vấn đề xác định các đối tượng và lớp là một trong những nhiệm vụ cơ bản của phân tích thiết kế hướng đối tượng

Có hai nguồn để phát hiện các đối tượng và lớp:

 Từ các thực thể hoặc sự kiện được mô tả trong đặc tả yêu cầu

 Từ mỗi UC, xác định các đối tượng, lớp hợp tác thực hiện Để phát hiện ra các lớp đối tượng ta thực hiện các bước sau:

 Nghiên cứu bản đặc tả hệ thống để phát hiện các thực thể hoặc sự kiện được mô tả trong bản đặc tả yêu cầu sẽ được xem xét là ứng viên đối tượng, lớp

 Phân tích, loại bỏ các ứng viên không thích hợp do:

 Trùng lặp thực thể vì có nhiều danh từ khác nhau cùng chỉ một thực thể, nên chỉ cần giữa lại một

 Thực thể không thích hợp, không liên quan đến các yêu cầu của hệ thống

Ví dụ: Trong hệ thống quản lý bán hàng Online, từ bản đặc tả hệ thống, ta nhận thấy có các thực thể sẽ được xem xét là ứng viên lớp đối tượng như: Khách hàng, Nhân viên bán hàng, Người mua hàng, Hàng hóa, Đơn hàng, Bộ phận giao hàng, Địa chỉ,

Tuy nhiên, trong các ứng viên trên có sự trùng lặp thực thể giữa Khách hàng và Người mua hàng nên ta chỉ chọn một là Khách hàng Ngoài ra, còn có các ứng viên không liên quan đến các yêu cầu của hệ thống như Bộ phận giao hàng, Địa chỉ nên ta loại bỏ các ứng viên này

Cuối cùng, các lớp đối tượng thực thể trong hệ thống sẽ là: Khách hàng, Nhân viên bán hàng, Hàng hóa và Đơn hàng

Hình 4.10: Các lớp đối tượng thực thể trong hệ thống quản lý bán hàng Online 4.4.2.2 Xác định các thuộc tính và các phương thức cơ bản các của lớp đối tượng

Dựa trên các lớp đối tượng thực thể đã xác định được, tiếp tục nghiên cứu các UC và kịch bản để trả lời các câu hỏi sau giúp tìm các thuộc tính và các phương thức cơ bản

 Với mỗi lớp, những danh từ nào mô tả thông tin của lớp đó (giúp tìm ra các thuộc tính của lớp)?

 Những thông tin nào của lớp thực sự liên quan đến vấn đề của hệ thống (giúp ta loại các thuộc tính không cần thiết)?

 Những thông tin nào là thông tin riêng của lớp (thuộc tính private), những thông tin nào có thể chia sẻ trong mối quan hệ với các lớp khác (thuộc tính public hoặc protected)?

 Rà soát các động từ kèm danh từ biểu diễn lớp trong kịch bản để tìm một số phương thức cơ bản (chưa cần xác định chi tiết)

Ví dụ: Với đối tượng Khách hàng nêu trên, các thuộc tính cơ bản gồm Mã khách hàng, tên khách hàng, Số điện thoại, Địa chỉ; các phương thức cơ bản gồm: Lấy mã khách hàng, tên khách hàng, lưu mã khách hàng, tên khách hàng

Tương tự như vậy cho các đối tượng Nhân viên bán hàng, Đơn hàng, Hàng hóa Hình sau minh họa các thuộc tính và các phương thức cơ bản của các lớp đối tượng trong hệ thống quản lý bán hàng Online:

Hình 4.11: Các thuộc tính và các phương thức cơ bản của các lớp đối tượng thực thể trong hệ thống quản lý bán hàng Online 4.4.3 Xây dựng biểu đồ lớp phân tích

Biểu đồ lớp phân tích là biểu đồ mô tả mối quan hệ giữa các lớp đối tượng thực thể của hệ thống mà chúng đã xác định được các thuộc tính và các phương thức cơ bản nêu ở mục trên Do vậy, trong mục này, ta sẽ xác định các quan hệ giữa các lớp đối tượng và trên cơ sở đó, sẽ xây dựng biểu đồ lớp phân tích

4.4.3.1 Xác định các quan hệ giữa các lớp đối tượng

Nhiều mối quan hệ giữa các lớp đối tượng có thể được phát hiện trực tiếp từ bản đặc tả hệ thống hoặc từ ý kiến của người dùng, ý kiến của chuyên gia, hoặc cách thông thường là phân tích sự liên quan giữa các lớp để xác định các quan hệ giữa chúng

Ví dụ: Trong mô tả hệ thống quản lý bán hàng Online, ta nhận thấy có mối liên hệ nghiệp vụ giữa các đối tượng Khách hàng, Nhân viên bán hàng với Đơn hàng do Đơn hàng ghi nhận Ai là chủ nhân và Ai là người xử lý Ngoài ra, giữa các đối tượng Đơn hàng với Hàng hóa cũng có mối quan hệ do trong Đơn hàng ghi nhận các hàng hóa được chọn mua

4.4.3.2 Xây dựng biểu đồ lớp phân tích

Phân tích hành vi hệ thống

Hành vi là cách hành động, cách ứng xử của hệ thống, thể hiện những gì nó cần làm Phân tích hành vi là sự diễn tả khía cạnh động của hệ thống

Có 3 cách tiếp cận hành vi của hệ thống:

 Hành vi thể hiện sự tương tác, trao đổi thông điệp giữa các đối tượng

 Hành vi biểu lộ cách ứng xử của mỗi đối tượng trước những sự kiện tác động đến nó

 Hành vi bộc lộ ở công việc và các luồng công việc

4.5.2 Phân tích sự tương tác giữa các lớp đối tượng tham gia Ca sử dụng

Tương tác giữa các đối tượng (hay lớp đối tượng) là việc chuyển giao thông điệp giữa các đối tượng, được mô tả bằng biểu đồ tuần tự hoặc biểu đồ giao tiếp Mô hình hóa sự tương tác nhằm làm rõ việc các đối tượng (hay lớp đối tượng) hợp tác với nhau khi thực hiện kịch bản của mỗi Ca sử dụng

Nguyên tắc tương tác giữa các đối tượng như sau:

 Các tác nhân chỉ có thể tương tác (gửi thông điệp) tới các đối tượng/lớp biên

 Các đối tượng/lớp biên chỉ có thể tương tác với đối tượng/lớp điều khiển hoặc tượng/lớp biên khác

 Các đối tượng/lớp điều khiển chỉ có thể tương tác với các đối tượng/lớp thực thể hay các đối tượng/lớp điều khiển khác

 Các đối tượng/lớp thực thể chỉ có thể tương tác với các đối tượng/lớp thực thể

4.5.2.2 Xác định các đối tượng và sự tương tác giữa các đối tượng tham gia Ca sử dụng Để thực hiện được các kịch bản của một Ca sử dụng thì các lớp phân tích phải có đủ 3 loại sau:

 Các lớp Biên (Boundary) hay lớp Giao diện đối thoại (Interface): Đó là các lớp để chuyển đổi thông tin giao tiếp giữa các Tác nhân và Hệ thống; điển hình là các màn hình giao diện vào - ra, cho phép nhập thông tin vào hệ thống hay kết xuất kế quả đã xử lý ra màn hình

 Các lớp Điều khiển (Control): Đó là lớp điều khiển sự diễn biến trong một Ca sử dụng, chứa các quy tắc nghiệp vụ và đứng trung gian giữa lớp Giao diện và lớp Thực thể, cùng tham gia thực hiện Ca sử dụng Mỗi Ca sử dụng phải lập ít nhất một Lớp điều khiển

 Các lớp Thực thể (Entity): Đây là lớp nghiệp vụ, chúng được lưu trữ lâu dài trong hệ thống

Phương pháp xác định các lớp đối tượng:

 Với mỗi Ca sử dụng, nghiên cứu kịch bản và các lớp thực thể đã xác định nêu trên để tìm ra các lớp Thực thể tham gia Ca sử dụng

 Xác định các lớp Giao diện giữa Tác nhân với Ca sử dụng

 Xác định các lớp Điều khiển: Mỗi Ca sử dụng đều có ít nhất 01 lớp Điều khiển

Ví dụ: Ta xét Ca sử dụng Tìm hàng trong hệ thống quản lý bán hàng Online

Từ kịch bản của Ca sử dụng Tìm hàng, ta nhận thấy các đối tượng tham gia có tác nhân Khách hàng, khi muốn tìm hàng hóa thì cần truy cập vào CSDL hàng hóa Vậy có

2 đối tượng thực thể là tác nhân Khách hàng ( Khách hàng) và CSDL Hàng hóa ( Hàng hóa); ngoài ra còn có lớp đối tượng giao diện Tìm hàng ( Tìm hàng) và có lớp đối tượng Điều khiển có nhiệm vụ kiểm soát thông tin hàng hóa ( Kiểm tra hàng)

4.5.2.3 Mô hình hóa sự tương tác (hay lập biểu đồ tuần tự) Để mô hình hóa sự tương tác giữa các đối tượng/lớp trong một UC, ta thực hiện theo các bước sau:

 Xem lại biểu đồ các lớp tham gia UC đã mô tả ở phần trước để xác định các đối tượng nào tham gia vào kịch bản của UC đang xét và nó đóng vai trò gì trong mỗi bước

 Dàn các đối tượng thành hàng ngang trên đỉnh biểu đồ trình tự, theo đó Tác nhân đặt ở bên trái cùng của biểu đồ, tiếp theo là đối tượng biên, đối tượng điều khiển, đối tượng thực thể

 Các thông điệp được thiết lập theo trình tự kịch bản, xuất phát với thông điệp khởi đầu tương tác

Ví dụ: Với Ca sử dụng Tìm hàng, từ kết quả xác định các đối tượng nêu trên và các chuỗi sự kiện trong kịch bản, ta lập Biểu đồ tuần tự thể hiện sự tương tác của các lớp đối tượng như sau:

Hình 4.13: Biểu đồ tuần tự của UC Tìm hàng

 Một số lưu ý khi vẽ biểu đồ tuần tự:

 Biểu đồ tuần tự được trình bày theo 2 chiều:

 Chiều ngang bố trí các lớp đối tượng Trật tự các lớp đối tượng không quan trọng, nhưng các đối tượng khởi phát thông điệp nên vẽ ở bên trái Các đối tượng mới tạo lập thì vẽ thấp xuống, ngang với thông điệp tạo lập chúng

 Chiều dọc là trục thời gian (hướng xuống dưới) Mỗi đối tượng có mang một trục đứng gọi là Lifeline (đường đời)

 Các thông điệp (đồng bộ, không đồng bộ hay trả lời) là những mũi tên nằm ngang nối Lifeline của 2 đối tượng và được vẽ lần lượt từ trên xuống theo trình tự thời gian

 Nếu muốn làm rõ thời kỳ hoạt động (tức là lúc đối tượng nắm giữ điều khiển) và làm rõ sự lồng nhau của các thông điệp, ta vẽ thêm trên Lifeline một hay một số dải hẹp hình chữ nhật gọi là tiêu trình điều khiển (focus of control)

4.5.3 Phân tích sự ứng xử của đối tượng

Phân tích sự ứng xử của đối tượng là việc làm rõ cách phản ứng của đối tượng khi có các sự kiện (thông điệp) tác động đến chúng

Thiết kế chi tiết các lớp đối tượng

Giai đoạn phân tích tập trung vào cấu trúc logic của hệ thống, theo góc nhìn sử dụng mà chưa tính tới các điều kiện công nghệ Trong giai đoạn thiết kế, đặc biệt là thiết kế chi tiết, ta cần nghiên cứu các phương pháp để cài đặt cấu trúc logic nói trên, có nghĩa là phải nhìn theo khía cạnh kỹ thuật

Giai đoạn thiết kế tiếp nhận các kết quả của giai đoạn phân tích làm đầu vào, bao gồm các biểu đồ về cấu trúc (biểu đồ lớp), các biểu đồ mô tả hành vi (biểu đồ ca sử dụng, biểu đồ trạng thái, biểu đồ hoạt động,…) Kết quả của giai đoạn thiết kế là các mô hình sẵn sàng cho cài đặt (lập trình), gồm biểu đồ lớp chi tiết, biểu đồ hoạt động mô tả chi tiết các thuật toán của các phương thức phức tạp, biểu đồ thành phần, biểu đồ triển khai Đối với việc thiết kế chi tiết biểu đồ lớp đối tượng, các bước tiến hành như sau:

 Thiết kế các lớp bằng việc tối ưu hóa biểu đồ lớp phân tích và thiết kế chi tiết các liên kết trong biểu đồ lớp

 Bổ sung, hoàn thiện các thuộc tính của các lớp

 Bổ sung, hoàn thiện các phương thức

 Thiết kế chi tiết một số tao tác phức tạp

4.6.2 Thiết kế chi tiết các lớp

Thiết kế chi tiết các lớp chính là việc biến đổi các lớp phân tích thành các lớp thiết các lớp làm nhiệm vụ thuần túy kỹ thuật (như các lớp cấu trúc dữ liệu,…), đồng thời thiết kế các liên kết giữa các lớp đó

4.6.2.1 Phân bổ lại trách nhiệm cho các lớp phân tích

Khi phân tích thì các lớp được đưa ra theo nhu cầu mà chưa tính đến hiệu năng hay sự phù hợp với điều kiện kỹ thuật Do đó, trong thiết kế cần phân bổ lại trách nhiệm cho các lớp theo các mục đích khác nhau:

 Rút các nhiệm vụ có tính chất kỹ thuật khỏi các lớp phân tích

 Phân bổ lại trách nhiệm, đặc biệt là các sự trao đổi thông điệp (messages), sự kiện (event) cho phù hợp với kiến trúc phân tầng

 Chuyển việc lưu giữ các kết quả trung gian hay việc thực hiện các nhiệm vụ mức thấp cho các lớp mới

4.6.2.2 Thêm các lớp mới để cài đặt cấu trúc dữ liệu

Khi phân tích, nhiều cấu trúc dữ liệu được xem như mặc định Trong thiết kế, các cấu trúc dữ liệu đó phải được xem xét việc cài đặt Thường thì nhiều cấu trúc dữ liệu là có sẵn trong các thư viện của ngôn ngữ lập trình như mảng, hàng đợi, ngăn xếp,

4.6.2.3 Thêm các lớp mới để tối ưu hóa

Nhiều biện pháp tối ưu hóa được thực hiện bằng cách bổ sung các lớp mới

 Các siêu lớp: Là những lớp mà đối tượng của nó lại là một lớp Chẳng hạn khi ta xem xét một lớp A mà thấy trong các trách nhiệm của nó có những trách nhiệm không thuộc riêng từng đối tượng mà thuộc vào từng nhóm (hay loại) đối tượng Khi đó ta thêm lớp Loại A (hay kiểu A) và phân bố lại các thuộc tính và liên kết trên 2 lớp; kết nối lớp mới Loại A với lớp A bằng liên kết 1 – nhiều

 Các lớp dẫn xuất: Nếu ta muốn loại bỏ sự tính toán để tăng hiệu năng thì ta có thể lập ra các đối tượng/lớp mới để lưu giữ các thuộc tính (dữ liệu) dẫn xuất Tuy nhiên phải cập nhật các thuộc tính dẫn xuất mỗi khi các thuộc tính cơ sở thay đổi

 Các lớp cha: Khi có cùng một thao tác hay thuộc tính được phát hiện trên nhiều lớp khác nhau thì có thể đưa chúng vào một lớp cha để các lớp nói trên sử dụng nó theo quan hệ kế thừa Tuy nhiên, các phương thức trong các lớp khác nhau thường chỉ tương tự nhau chứ không thật sự đồng nhất Do vậy ta phải điều chỉnh tiêu đề của các phương thức thì mới quy được các dịch vụ tương tự nhau vào một dịch vụ để tổ chức thành kế thừa

Ví dụ: Ta xét Biểu đồ lớp phân tích của Hệ thống quản lý bán hàng Online

Biểu đồ lớp phân tích hiện có 4 lớp đối tượng là: Khách hàng, NV bán hành, Đơn hàng và Hàng hóa Đối với lớp Hàng hóa, ta nhận thấy, mỗi hàng hóa đều thuộc một loại hàng nào đó, chẳng hạn máy tính PC, máy tính xác tay (Note book), … do vậy để thuận tiện cho việc tổ chức quản lý dữ liệu phục vụ công tác thống kê, ta có thể bổ sẽ bổ sung lớp Tên hàng và lớp Loại hàng để lưu những loại hàng này Lớp Hàng hóa có quan hệ phụ thuộc với lớp Tên hàng và Lớp Tên hàng có quan hệ phụ thuộc với lớp Loại hàng (qua thuộc tính Mã-loại)

Tương tự với lớp Đơn hàng, ta nhận thấy trong mỗi đơn hàng có thể có nhiều mặt hàng được chọn, chẳng hạn khách hàng chọn mua 01 máy tính PC Dell, 01 quạt điện treo tường Toshiba, 01 TV Samsung 32 inch Do vậy, để thuận tiện cho việc tổ chức dữ liệu, ta có thể bổ sung lớp Chi tiết ĐH (chi tiết đơn hàng) để lưu những mặt hàng này trong một đơn hàng Lớp Chi tiết ĐH có quan hệ phụ thuộc với lớp Đơn hàng (qua thuộc tính Mã-ĐH)

Lớp Đơn hàng có quan hệ phụ thuộc với lớp Khách hàng (qua thuộc tính Mã-KH) và lớp Nhân viên bán hàng (qua thuộc tính Mã-NV)

Lớp Chi tiết ĐH có quan hệ phụ thuộc với lớp Hàng hoa (qua thuộc tính Mã-HH) và hủy bỏ quan hệ giữa lớp Đơn hàng với lớp Hàng hoá đã thiết lập trong Biểu đồ lớp phân tích

Sau khi bổ sung thêm các lớp và các quan hệ, ta có Biểu đồ lớp thiết kế như sau:

Hình 4.17: Biểu đồ lớp thiết kế 4.6.3 Thiết kế bổ sung, hoàn thiện các thuộc tính

Do trong giai đoạn phân tích hệ thống, khi xây dựng biểu đồ lớp phân tích, ta chỉ cần nêu một số thuộc tính cơ bản của các lớp đối tượng không bắt buộc phải xác định đầy đủ tất cả thuộc tính của chúng, nên trong giai đoạn thiết kế này, ta cần nghiên cứu và bổ sung đầy đủ các thuộc tính của các lớp đối tượng trong biểu đồ lớp thiết kế nêu trên

Mặt khác, thiết kế các thuộc tính là định nghĩa kiểu dữ liệu cho các thuộc tính Mặc dù phần lớn các kiểu thuộc tính là các kiểu cơ sở có sẵn trong các ngôn ngữ lập trình, song vẫn có các thuộc tính có kiểu dữ liệu với cấu trúc được định nghĩa Ngoài ra, thiết kế thuộc tính còn là việc xác định phạm vi (public hay private) và cách truy cập vào chúng

Ví dụ: Ta xét Biểu đồ lớp thiết kế của Hệ thống quản lý bán hàng Online

Trên cơ sở Biểu đồ lớp thiết kế nêu trên và nghiên cứu các đặc điểm của từng lớp đối tượng, ta bổ sung hoàn thiện các thuộc tính, theo đó, tác lớp mới tạo lập sẽ được bổ sung thuộc tính và loại bỏ các thuộc tính bị trùng lặp ở các lớp cũ

Ngoài ra, các kiểu dữ liệu cũng được bổ sung cho các thuộc tính của các lớp đối tượng Ta nhận được biểu đồ lớp sau khi đã thiết kế bổ sung, hoàn thiện các thuộc tính như sau:

Hình 4.18: Biểu đồ lớp thiết kế sau khi thiết kế, bổ sung các thuộc tính

4.6.4 Bổ sung, hoàn thiện các phương thức

Thiết kế lưu trũ

Trong hệ thống ứng dụng, có những đối tượng cần phải được lưu trữ trên các thiết bị nhớ ngoài để có thể sử dụng lâu dài Do vậy, các đối tượng đó cần được thiết kế lưu trữ phù hợp để đáp ứng yêu cầu trên

Thông thường, các đối tượng cần lưu trữ lâu dài là các đối tượng thực thể

4.7.2 Lựa chọn cách lưu trữ Để lưu trữ các đối tượng một cách lâu dài trên bộ nhớ ngoài, ta có thể dùng một trong các cách sau:

 Các hệ thống tệp tin: Đây là cách lưu trữ đơn giản nhất, tuy nhiên nó chỉ cho phép đọc và ghi các đối tượng mà không có khả năng đặt ra các câu hỏi tìm kiếm dữ liệu phức tạp Do vậy, cách này trong thực tế ít được sử dụng

 Các cơ sở dữ liệu quan hệ: Cách này khá hiệu quả khi truy vấn thông tin với các câu hỏi phức tạp và hiện cũng đang được sử dụng phổ biến Tuy nhiên, khi thiết kế lưu trữ, phải biến đổi các lớp đối tượng và các liên kết cho phù hợp với hệ quản trị cơ sở dữ liệu được sử dụng Một số hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ hiện nay đang được sử dụng rộng rãi, điển hình như MS SQL serever, Oracle (thương mại), MySQL (mã nguồn mở)

 Các cơ sở dữ liệu hướng đối tượng: Cách này cho phép lưu trữ và quản lý các đối tượng một cách trực tiếp, nhờ đó mà có thể sử dụng ngay kết quả thiết kế chi tiết các biểu đồ lớp của hệ thống Hiện cũng đã có một số hệ quản trị cơ sở dữ liệu hướng đói tương như: ObjectStore, GemStore, Objectivity; Ngoài ra, các hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ như Oracle, Informix, IBM và cả MySQL cũng đã mở rộng thành các hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ - đối tượng Tuy nhiên, hiện nay các hệ quản trị cơ sở dữ liệu hướng đối tượng chưa thật sự hoàn thiện và chưa chiếm ưu thế trên thị trường Để phù hợp với thực tiễn, sau đây ta sẽ trình bày việc thiết kế lưu trữ dữ liệu bằng cách sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ Việc biến đổi các lớp đối tượng và các liên kết cho phù hợp với hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ thực hiện như sau:

4.7.2.1 Biến đổi các lớp sang các bảng

Mỗi lớp đối tượng cần lưu trữ sẽ được biến đổi tương ứng thành một bảng trong mô hình quan hệ, theo đó mỗi thuộc tính của lớp đối tượng sẽ được biến đổi tương ứng thành một cột của bảng, mỗi cá thể (tức đối tượng) của lớp đối tượng sẽ được biến đổi tương ứng thành một hàng (bản ghi) của bảng, trong đó mã của đối tượng sẽ đóng vai trò khóa chính của bảng

Trong trường hợp có các thuộc tính của lớp đối tượng có kiểu dữ liệu phức tạp (dữ liệu có cấu trúc) thì phái biến đổi các kiểu dữ liệu phức tạp đó thành nhiều cột hoặc bằng một bảng riêng biệt, có sự liên hệ với bảng chính bằng một khóa ngoài, cho phép kết nối các đói tượng với các giá trị của thuộc tính phức tạp

4.7.2.2 Biến đổi các liên kết

Việc biến đổi các liên kết giữa các lớp thành các quan hệ giữa các bảng mô hình quan hệ được thực hiện như sau:

 Với liên kết 1-1: Ta lập bảng cho mỗi lớp và khóa chính của mỗi bảng cũng là khóa ngoài của bảng kia

 Với liên kết 1-Nhiều: Ta lập bảng cho mỗi lớp (bảng A và B) Khóa chính của bảng A (đầu 1) là khóa ngoài của bảng B (đầu Nhiều)

 Với liên kết Nhiều-Nhiều: Ta lập bảng cho mỗi lớp (bảng A và B) và lập thêm một bảng kết nối (bảng C) Khóa chính của các bảng A, B được định nghĩa là khóa ngoài của bảng C Khóa chính của các bảng C có thể là một cột riêng, song cũng có thể là khóa bội hợp thành từ 2 khóa ngoài

4.7.2.3 Biến đổi các mối liên hệ tổng quát hóa Để biến đối mối quan hệ tổng quát hóa vào mô hình quan hệ, ta có thể thực hiện theo các cách sau:

 Lập một bảng cho mỗi lớp (lớp cha và lớp con) Mối quan hệ giữa các bảng được biến đối theo một trong các cách:

+ Dùng một mã định danh đối tượng (OID) chung cho mọi bảng trong cùng một phả hệ kế thừa Khi đó, để truy cấn dữ liệu của một đối tượng phải thực hiện phép kết nối (join) giữa lớp cha và lớp con

+ Lập một khung nhìn SQL (view) cho mỗi cáp lớp cha/con Như vậy số bảng sẽ tăng thêm và thực chất cũng phải dùng phép kết nối khi truy vấn dữ liệu

 Chỉ lập một bảng (ứng với lớp cha), mọi thuộc tính của lớp con sẽ dồn vào bảng tượng) có những cột là không dùng tới Do vậy, cách này chỉ thích hợp khi số các thuộc tính trong các lớp con là bé

 Chỉ lập một bảng cho mỗi lớp con, đưa các thuộc tính của lớp cha vào bảng của mỗi lớp con (hạ chuẩn) Như vậy, số bảng sẽ rút bớt 1 (không có bảng cho lớp cha) và việc tăng các lớp con sau này sẽ không ảnh hưởng, nhưng việc điều chỉnh lớp cha sẽ buộc phải điều chính lại tất cả các bảng của lớp con Cách này chỉ thuận lợi khi các thuộc tính của lớp cha là ít

Ví dụ: Để tổ chức lưu trữ các đối tượng của hệ thống quản lý bán hàng Online bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ, ta dựa vào biểu đồ lớp thiết kế chi tiết của hệ thống rồi tiến hành biến đổi các lớp sang các bảng và biến đổi các liên kế thành các quan hệ

Các lớp: Khách hàng, NV bán hàng, Đơn hàng, Chi tiết ĐH, Hàng hóa, Tên hàng, Loại hàng được biến đổi thành các bảng có tên tương ứng là: Khách hàng, NV bán hàng, Đơn hàng, Chi tiết ĐH, Hàng hóa, Tên hàng, Loại hàng

Các thuộc tính của các lớp cũng được chuyển sang các bảng tương ứng

Các liên kết được biến đỏi thành các quan hệ 1-n tương ứng, trong đó phía mũi tên của liên kết sẽ chuyển sang quan hệ và có bội số 1, phía gốc liên kết sẽ chuyển sang quan hệ và có bội số n

Kết quả được mô tả bằng lược đồ quan hệ sau:

Hình 4.21: Lược đồ quan hệ lưu trữ các đối tượng

Thiết kế giao diện người dùng

Từ trước đến nay chúng ta thường nghĩ “giao diện” là những gì có mặt trên phần mềm của máy tính, điện thoại hay máy tính bảng Điều này không sai, nhưng nó chỉ là một phần của khái niệm “giao diện người dùng” (user interface)

Trong thực tế, cách bố trí nút trên chiếc điều khiển từ xa của ti vi, quạt điện (remote control), cách bố trí đèn và cần gạt trên lò vi sóng,… đều là giao diện người dùng, vì chúng tạo ra một phương thức mà con người có thể tương tác với thiết bị, máy móc; còn giao diện của người dùng và máy tính, cũng được gọi là giao diện người – máy hay giao diện đồ họa người dùng (graphical user interface – GUI), là thành phần trung gian hiển thị trên màn hình, để giao tiếp và tương tác giữa người với hệ thống ứng dụng thông qua các thiết bị như màn hình, bàn phím, chuột,…

Hình 4.22: Giao diện người dùng hệ thống ứng dụng (máy tính) Đa số người dùng đánh giá chất lượng của một hệ thống thông qua giao diện hơn là thông qua chức năng Thiết kế giao diện người dùng không tốt là nguyên nhân dẫn đến nhiều phần mềm không được sử dụng

Hình thức giao diện người dùng phổ biến hiện nay giao tiếp qua các cửa sổ (windows), bao gồm các yếu tố chính sau:

 Các nội dung hiển thị trong cửa sổ mà người dùng có thể nhìn thấy, bao gồm: Tên giao diện (Ví dụ: Open, Save As, Prints,…), các nội dung thông tin (Ví dụ: Mã SP, Tên SP,…), các lệnh hoặc lựa chọn (Ví dụ: Đăng ký, Đăng nhập,…) Đây là phần cấu trúc tĩnh của giao diện

 Các hành động mà người dùng có thể kích hoạt (thông qua các nút lệnh như Đăng nhập, Thoát hay OK, Cancel,…), tạo nên sự thay đổi trạng thái của giao diện Đó là phần hành vi của giao diện

 Các luồng thông tin mà người dùng đưa vào hệ thống hoặc hệ thống đưa ra cho người dùng quan các danh sách lựa chọn hay các ô nhập liệu Đó là phần trao đổi thông tin giữa người dùng với hệ thống và đó chính là phần chức năng của giao diện Đó là 3 sắc thái của giao diện người dùng: Hiển thị, hành vi và chức năng

Ví dụ với giao diện người dùng sau:

Hình 4.23: Giao diện Đăng nhập hệ thống

Giao diện này cho thấy: Đây là giao diện đăng nhập hệ thống với các thông tin đăng nhập là: Tên đăng nhập và Mật khẩu đăng nhập Hai dấu (*) được hiểu rằng, cả 2 thông tin này đều bắt buộc phải nhập vào các khung bên cạnh mà không được để trống Hai nút lệnh: Đăng nhập, Thoát được dùng cho người sử dụng kích hoạt giao diện, theo đó, nếu click Thoát thì sẽ ngừng việc đăng nhập vào hệ thống, còn click Đăng nhập sẽ chuyển các thông tin về Tên đăng nhập và Mật khẩu vào hệ thống để kiểm tra:

 Bước kiểm tra thứ nhất: Kiểm tra sự đầy đủ thông tin đăng nhập Nếu thông tin đăng nhập không đầy đủ thì hiển thị thông báo: Thông tin đăng nhập không đầy đủ và cho phép người dùng nhập lại Ngược lại, thông tin đăng nhập là đầy đủ, thì thực hiện tiếp bước kiểm tra thứ hai

 Bước kiểm tra thứ hai: Kiểm tra sự hợp lệ (xác thực) của thông tin đăng nhập Nếu thông tin đăng nhập là hợp lệ thì hiển thị mà hình làm việc chính của hệ thống để người dùng bắt đầu làm việc Ngược lại thì hiển thị thông báo: Thông tin đăng nhập không hợp lệ và cho phép người dùng nhập lại

Trong bước 2 này, việc kiểm tra sự hợp lệ của thông tin đăng nhập được thực hiện bằng cách truy vấn vào cơ sở dữ liệu người dùng (hoặc cơ sở dữ liệu phân quyền người dùng, tùy thuộc cách tổ chức quản lý người dùng của từng hệ thống) để tìm và so sánh thông tin vừa nhập vào với các thông tin tương ứng của người dùng đang được quản lý trong hệ thống

4.8.1.2 Phân loại giao diện người dùng

Hiện có một số cách phân loại giao diện người dùng như sau:

+ Giao diện nhập: Để người dùng nhập thông tin vào cho hệ thống xử lý Ví dụ sau là giao diện để nhập thông tin về sản phẩm vào hệ thống

Hình 4.24: Giao diện Thêm sản phẩm

+ Giao diện xuất: Để hệ thống hiện thị kết quả đã xử lý theo yêu cầu người dùng lên màn hình Ví dụ sau là giao diện thống kê kết quả bán hàng

Hình 4.25: Giao diện Thống kê bán hàng

 Theo hình thức tương tác:

+ Hội thoại (Câu lệnh và câu nhắc): Là một hộp hội thoại dùng để hệ thống hỏi hay nhắc việc và người sử dụng đáp lại

Ví dụ: Để đăng nhập vào hệ thống, người dùng phải nhập các thông tin như Tên đăng nhập và Mật khẩu để hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của ngườ dùng qua giao diện Đăng nhập như sau:

Hình 4.26: Giao diện Đăng nhập có thông tin trợ giúp

Khi nhận được thông tin nhập vào, hệ thống sẽ kiểm tra Nếu các thông tin nhập vào là hợp lệ thì hệ thống hiển thị giao diện chính, cho phép người dùng tiếp rục công việc Ngược lại, hệ thống sẽ hiển thị thông tin nhắc nhở người dùng về sự không hợp lệ của thông tin đã nhập qua giao diện sau:

Một ví dụ khác: Khi người dùng đóng ứng dụng hoặc đóng một tài liệu đang xử lý, nếu dữ liệu hoặc tà liệu đang xử lý mà chưa được lưu lên thiết bị nhớ ngoài thì Ứng dụng sẽ hiển thị giao diện như sau để nhắc người dùng có lưu (Save), không lưu (Don’t Save) hoặc hủy bỏ việc đóng một tài liệu đang xử lý (Cancel):

Hình 4.28: Giao diện tương tác của MS Word với người dùng

Thiết kế biểu đồ thành phần

Ta biết rằng, một hệ thống ứng dụng có thể được xây dựng từ đầu bằng cách sử dụng mô hình lớp hoặc cũng có thể được tạo nên từ các thành phần sẵn có

Mỗi thành phần có thể coi như một hệ thống con, cung cấp một khối dạng hộp đen trong quá trình xây dựng hệ thống phần mềm lớn Nói cách khác, các thành phần là các gói được xây dựng cho quá trình triển khai hệ thống Các thành phần có thể là các gói thư viện liên kết động, hoặc các phần mềm nhỏ được tạo ra từ các thành phần nhỏ hơn như các lớp và các thư viện chức năng

Biểu đồ thành phần được sử dụng để biểu diễn các thành phần cấu thành nên hệ thống ứng dụng, nó chỉ ra cấu trúc vật lý của các thành phần trong hệ thống

4.9.2 Thiết kế biểu đồ thành phần Để thiết kế biểu đồ thành phần, ta có thể gom các thành phần vào các gói, tức là đưa chúng vào các hệ con, rồi thiết lập mối quan hệ phụ thuộc giữa chúng

Thông thường, ta gom các lớp đối tượng có cùng chức năng thành một nhóm để tạo thành một thành phần của hẹ thống, sau đó tạo biểu đồ thàng phần của hệ thống

Ví dụ sau là một cách thiết kế Biểu đồ thành phần của hệ thống bán hàng Online

Hình 4.41: Biểu đồ thành phần của hệ thống bán hàng Online

Thiết kế biểu đồ triển khai

Các thành phần của hệ thống ứng dụng mà ta phát triển phải được bố trí, cài đặt lên các thiết bị phần cứng (máy chủ, máy trạm, hệ thống mạng,…) thì mới có thể chạy được Để thiết kế việc này, ta sẽ sử dụng biểu đồ triển khai (Deployment Diagram) Biểu đồ triển khai biểu diễn kiến trúc cài đặt và triển khai hệ thống dưới dạng các nodes và các mối quan hệ giữa các node đó Thông thường, các nodes được kết nối với nhau thông qua các liên kết truyền thông như các kết nối mạng, liên kết TCP- IP,… và được đánh số theo thứ tự thời gian tương tự như trong biểu đồ cộng tác

Biểu đồ triển khai chỉ ra cách bố trí vật lý các thành phần theo kiến trúc được thiết

4.10.2 Thiết kế biểu đồ triển khai

Việc thiết kế Biểu đồ triển khai có thể thực hiện như sau:

 Xác định kiến trúc của ứng dụng và các yêu cầu kỹ thuật

 Xác định các nodes và các kết nối giữa chúng

 Bố trí các gói vào các nodes

Ví dụ sau là một cách thiết kế Biểu đồ triển khai của hệ thống bán hàng Online

Hình 4.42: Biểu đồ triển khai của hệ thống bán hàng Online

Xây dựng và cài đặt hệ thống

Mục đích của phần này là trình bày về phát triển phần mềm thông qua việc xây dựng một số chức năng của hệ thống quản lý bán hàng bằng công cụ mã nguồn mở

Trong giáo trình này, ta sử dụng công cụ mã nguồn mở là ngôn ngữ lập trình PHP và hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySQL, cùng với môi trường soạn thảo hỗ trợ lập trình PHP là Visual Studio Code Phương pháp phát triển ứng dụng là hướng đối tượng

Lập trình hướng đối tượng (OOP- Object Oriented Programming) có tốc độ nhanh hơn, tiết kiệm thời gian hơn so với lập trình hướng thủ tục, giúp giảm bớt sự phức tạp chồng chéo, đơn giản quá trình quản lý, bảo mật và phát triển Đa số các ngôn ngữ lập trình hiện nay đều có hỗ trợ code OOP và nổi bật trong số đó là ngôn ngữ PHP

Ngôn ngữ lập trình PHP (Personal Home Page) là một ngôn ngữ lập trình kịch bản được chạy ở phía Server nhằm sinh ra mã HTML trên Client PHP đã trải qua rất nhiều phiên bản và được tối ưu hóa cho các ứng dụng web, với cách viết mã rõ rãng, tốc độ nhanh nên PHP đã trở thành một trong các ngôn ngữ lập trình web rất phổ biến và được ưa chuộng nhất hiện nay PHP chạy trên môi trường Webserver và lưu trữ dữ liệu thông qua hệ quản trị cơ sở dữ liệu nên PHP thường đi kèm với Apache, MySQL

MySQL là hệ quản trị cơ sở dữ liệu nguồn mở phổ biến nhất và được các nhà phát triển rất ưa chuộng trong quá trình phát triển ứng dụng Vì MySQL là cơ sở dữ liệu tốc độ cao, ổn định và dễ sử dụng, có tính khả chuyển, hoạt động trên nhiều hệ điều hành cung cấp một hệ thống lớn các hàm tiện ích rất mạnh

PHP là một ngôn ngữ lập dùng để lập trình phía Server nhằm xử lý các yêu cầu của client, còn MySQL là một hệ quản trị CSDL dùng để lưu trữ dữ liệu và nó thường được dùng kèm theo với PHP, theo đó PHP có nhiệm vụ kết nối MySQL và yêu cầu MySQL thực thi các câu truy vấn và trả kết quả về cho PHP để từ đó PHP lấy kết quả để xử lý Kể từ phiên bản PHP5 trở đi ta có thể kết nối và phương thức với MySQL bằng cách sử dụng thư viện MySQLi (MySQL improved)

Ví dụ: Đoạn mã sau viết bằng PHP hướng đối tượng:

$conn = new mysqli ( 'localhost', 'root', ' ', 'database' ); if (! $ conn) { die ( 'Connection failed: ' $conn ->error () );

$sql = "SELECT artist_name FROM artists";

$result = $link->query ( $sql ); while ( $row = $result->fetch_assoc () ) { echo ( "Artist: %s", $row ['artist_name'] );

?> Để hỗ trợ lập trình viên nhanh chóng cài đặt môi trường phát triển ứng dụng PHP, một số hãng xây dựng các gói server mã nguồn mở Các gói này thường gồm 3 thành phần chính: Apache web server, MySQL, tích hợp chương trình dịch PHP Một trong số các gói đó là XAMPP

Do vậy, để tạo môi trường phát triển ứng dụng ta cần cài đặt XAMPP và môi trường soạn thảo hỗ trợ lập trình, có thể sử dụng Visual Studio Code hay Subline Text,… Để cài đặt được môi trường soạn thảo hỗ trợ lập trình Visual Studio Code, ta có thể download bộ công cụ qua đường link https://code.visualstudio.com/

XAMPP là chương trình tạo máy chủ web (Web Server) được tích hợp sẵn Apache, PHP, MySQL, FTP Server, Mail Server, XAMPP có chương trình quản lý tiện lợi, cho phép chủ động bật tắt hoặc khởi động lại các dịch vụ máy chủ bất cứ lúc nào Hầu hết việc triển khai máy chủ Web thực tế đều sử dụng cùng thành phần như XAMPP nên rất dễ dàng để chuyển từ máy chủ Local sang máy chủ Online Để cài đặt XAMPP, ta tải về từ https://www.apachefriends.org/index.html Sau khi cài đặt xong phần máy chủ Apache (Xampp) ta bật máy chủ Apache cùng với hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySQL bằng việc mở Xampp Control Panel, tại nhóm frame Modules bật start Apache và MySQL để khởi động máy chủ và hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySQL như trong hình dưới đây

Việc chạy hai dịch vụ này nhằm phục vụ cho việc phát triển hệ thống phần mềm bán hàng trên mạng mà cụ thể ở đây là xây dựng một website bán hàng trên môi trường mạng với Apache để khởi tạo máy chủ còn MySQL dùng để lưu trữ dữ liệu của Website

Trong hình trên thì chúng ta thấy có các thông số trên các cột mà chúng ta cần quan tâm:

- Module: Có Apache, MySQL, FileZilla, Mercury, Tomcat

- Port(s): 80 (cổng internet của máy chủ Apache)

- Actions: Chính là việc Start hoặc Stop của các dịch vụ tương ứng

Hình 4.44: Màn hình XAMPP sau khi cài đặt xong

Việc khởi động hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySQL để quản lý cũng như tạo và thiết lập cơ sở dữ liệu trong MySQL theo hai cách sau:

1 Kích hoạt Start MySQL và đồng thời click chuột trái vào Admin để khởi động đến dịch vụ của hệ quản trị cơ sở dữ liệu

2 Tại trình duyệt gõ đường dẫn: http://localhost/phpmyadmin

Sau khi thực hiện một trong hai cách trên ta được một hệ quản trị cơ sở với giao diện phục vụ thiết kế như sau:

Hình 4.45: Cửa sổ hệ quản trị CSDL cho phép phương thức tạo, chỉnh sửa dữ liệu

Sau đó chúng ta tạo cơ sở dữ liệu cho hệ thống như đã phân tích và đưa ra được mô hình quan hệ cơ sở dữ liệu như phần thiết kế ở trên

4.11.3 Xây dựng ứng dụng Để minh họa việc phát triển ứng dụng, đồng thời bảo đảm việc trình bày được cô đọng, phần này chỉ minh họa việc thiết lập cơ sở dữ liệu và lập trình một số chức năng của hệ thống Việc xây dựng đầy đủ hệ thống sẽ được trình bày trong chương sau

4.11.3.1 Tổ chức thư mục quản lý ứng dụng:

Việc đầu tiên cần thực hiện là thiết lập các thư mục để quản lý dữ liệu trong quá trình xây dựng ứng dụng Các thư mục này thường gồm:

 Các thư mục lưu trữ mã nguồn và tài nguyên của ứng dụng

 Thư mục lưu trữ dữ liệu của ứng dụng (trong MySQL thì tên thư mục này đồng nhất với tên cơ sở dữ liệu)

Mô hình tổ chức thư mục quản lý ứng dụng được minh họa như sau:

Tùy theo đặc điểm của ứng dụng mà có thể tổ chức các thư mục con bên trong mỗi thư mục trên để quản lý các file mã nguồn hay file dữ liệu cho khoa học, dễ kiểm soát

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG

KHỞI TẠO CƠ SỞ DỮ LIỆU

XÂY DỰNG ỨNG DỤNG PHẦN BACKEND

XÂY DỰNG ỨNG DỤNG PHẦN FRONTEND