61 Trang 8 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận Bệnh viện Đa Khoa Khu Vực Phía Nam Bình Thuận BHYT Bảo hiểm y tế ĐKKV Đa khoa khu vực HCSN Hành chính sự nghiệ
Lý do lựa chọn vấn đề giải quyết
Kiểm soát nội bộ (KSNB) là công cụ hữu ích giúp các cơ quan, đơn vị ngăn ngừa được hành vi gian lận, qua đó sử dụng hiệu quả, minh bạch ngân sách, tài sản nhà nước Tại Việt Nam, trong quá trình đổi mới đơn vị sự nghiệp công lập nói chung và đơn vị sự nghiệp y tế nói riêng cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cho các đơn vị sự nghiệp Tuy nhiên, chưa có những văn bản, hay quy định rõ ràng về việc tổ chức, áp dụng, triển khai hệ thống kiểm soát nội bộ như thế nào đối với hoạt động của đơn vị sự nghiệp y tế công lập Vì thế phương pháp quản lý còn lỏng lẻo, thường dựa vào kinh nghiệm quản lý cá nhân, phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra, giám sát gây ra những sai phạm ảnh hưởng lớn đến đơn vị Năm 2017, tại kỳ họp thứ 3, Quốc hội khóa XIV, Kiểm toán Nhà nước đã công bố một loạt sai phạm trong việc mua sắm thiết bị y tế tại các địa phương; các bệnh viện trung ương như cùng một vật tư, hoá chất nhưng mỗi nơi một giá; hàng loạt thiết bị đầu tư mới nhưng chưa đưa vào sử dụng hoặc mới đưa vào sử dụng đã hỏng…Thực tế đó đòi hỏi phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và đặc biệt quan tâm đến việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản công để ngăn chặn các sai phạm kịp thời tại các đơn vị sự nghiệp y tế công lập
Bệnh viện Đa Khoa Khu Vực Phía Nam Bình Thuận là đơn vị sự nghiệp có thu trực thuộc Sở Y Tế tỉnh Bình Thuận Bệnh viện đang từng bước thực hiện theo Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ về việc quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập Khi giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, nhân sự và đơn vị bệnh viện phải tự tạo nguồn thu để phục vụ cho các hoạt động thường xuyên Tuy đã đạt nhiều kết quả tích cực nhưng bên cạnh đó bệnh viện vẫn còn nhiều tồn tại yếu kém, hàng loạt các sai phạm được công bố trong kết luận thanh tra gần đây như tiền chuyển viện bằng xe cứu thương không được ghi vào sổ sách kế toán, không lưu trữ chứng từ; việc phê duyệt mời thầu có một số nội dung chưa phù hợp với các quy định của
Luận văn thạc sĩ KT pháp luật; trong đó sai sót gây tổn thất nhiều nhất là việc đánh giá hồ sơ dự thầu của tổ chuyên gia đấu thầu, việc thẩm định của tổ thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu chưa chặt chẽ… Những sai phạm nêu trên đã chỉ ra rằng hệ thống kiểm soát nội bộ không hữu hiệu trong việc ngăn chặn những sai phạm trong quản lý tài chính và đặc biệt là quy trình mua sắm tài sản công Nhận thấy được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ cho nên người viết đã mạnh dạn đưa đề tài “ Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản công tại Bệnh viện Đa Khoa Khu Vực Phía Nam Bình Thuận” để làm luận văn tốt nghiệp của mình, với mục tiêu là hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị để giảm thiểu rủi ro sai sót, ngăn chặn kịp thời các sai phạm trong quy trình mua sắm tài sản công Từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị, với hy vọng các giải pháp sẽ là tài liệu tham khảo hữu ích để bệnh viện có thể lựa chọn áp dụng để từng bước hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản công của bệnh viện, giúp bệnh viện đạt được mục tiêu đề ra trong tiến trình tự chủ đơn vị.
Mục tiêu nghiên cứu
Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm ngăn chặn sai phạm trong quy trình mua sắm tài sản công và nâng cao hiệu quả hoạt động tại Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận b) Mục tiêu cụ thể
Phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản công tại bệnh viện Đề xuất các giải pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản công tại bệnh viện.
Câu hỏi nghiên cứu
Để giải quyết các mục tiêu nghiên cứu nói trên, các câu hỏi nghiên cứu được đặt ra như sau:
Luận văn thạc sĩ KT
Câu hỏi 1: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản công hiện tại của bệnh viện như thế nào?
Câu hỏi 2: Những giải pháp, điều kiện phù hợp nào để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản công tại bệnh viện?
Câu hỏi 3: Kế hoạch triển khai những giải pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản công tại bệnh viện như thế nào?
Phương pháp nghiên cứu
Bài nghiên cứu này tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính cụ thể:
Sử dụng công cụ phỏng vấn: tiến hành xây dựng bảng câu hỏi mở và đóng
Phỏng vấn mở để đánh giá về thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản công như thế nào và phỏng vấn đóng nhằm xác định lại nhu cầu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ có mang lại hữu hiệu cho ban giám đốc trong việc ngăn chặn những sai phạm trong quy trình mua sắm tài sản công hay không Ngoài ra, tác giả còn tiến hành thảo luận giữa các phòng ban có liên quan, những người trực tiếp tham gia vào quá trình mua sắm tài sản công và có nhiều kinh nghiệm như trưởng phòng Vật tư-thiết bị y tế, trưởng phòng Tài chính kế toán, nhân viên mua hàng và kế toán viên mảng thiết bị và tài sản
Ngoài ra còn sử dụng công cụ thống kê, tổng hợp thu thập thông tin thực tế từ Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận.
Ý nghĩa thực tiễn của luận văn tại đơn vị nghiên cứu
Luận văn thạc sĩ KT
Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình sắm tài sản công tại Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận, luận văn đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản công nhằm ngăn chặn các sai phạm trong quy trình mua sắm tài công, hạn chế đến mức thấp nhất các sai sót dẫn đến việc thất thoát, lãng phí làm tăng chi phí đầu vào để từ đó nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của bệnh viện.
Kết cấu luận văn
Chương 1: Sự cần thiết về hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản công tại Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận
Chương 2: Cơ sở lý thuyết và tổng quan nghiên cứu liên quan về hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản công
Chương 3: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản công tại Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận
Chương 4: Kiểm chứng nguyên nhân hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản công không hữu hiệu tại Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận và các giải pháp
Chương 5: Kế hoạch triển khai các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản công tại Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận
Luận văn thạc sĩ KT
SỰ CẦN THIẾT VỀ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH MUA SẮM TÀI SẢN CÔNG TẠI BỆNH VIỆN ĐKKV PHÍA NAM BÌNH THUẬN
Giới thiệu chung về Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận
1.1.1 Sự hình thành và phát triển của Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận
Năm 1989, Trung tâm Y tế huyện Đức Linh được thành lập trên cơ sở xác nhập Phòng Y tế huyện Đức Linh và Bệnh viện huyện Đức Linh theo Quyết định số 104/QĐ-UB ngày 29/7/1989 của UBND huyện Đức Linh Khi mới thành lập, Trung tâm Y tế huyện Đức Linh gồm một bệnh viện huyện (có 04 phòng chức năng, 06 khoa lâm sàng và 02 khoa cận lậm sàng) và 11 trạm y tế xã Chỉ tiêu giường bệnh của bệnh viện huyện là 100 giường bệnh Lúc mới thành lập, bệnh viện có nhiều khó khăn về nhân lực, cơ sở vật chất, trang thiết bị …trong bối cảnh tình hình bệnh tật trên địa bàn huyện diễn biến phức tạp, đời sống của nhân dân còn gặp nhiều khó khăn, sự tham gia phòng bệnh của cộng đồng còn hạn chế nên hiệu quả hoạt động của bệnh viện còn thấp
Năm 2006, Trung tâm Y tế Đức Linh được tách ra thành 02 đơn vị là Trung tâm Y tế Dự phòng huyện Đức Linh và Bệnh viện huyện Đức Linh theo quyết định số 3203/QĐ-UBND ngày 13/12/2006 của UBND tỉnh Bình Thuận Chỉ tiêu giường bệnh của bệnh viện huyện được nâng lên 130 giường Cơ cấu tổ chức của bệnh viện gồm có 04 phòng chức năng, 08 khoa lâm sàng và 04 khoa cận lâm sàng Đến năm
2007, để đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh cho nhân dân của hai huyện Đức Linh và Tánh Linh, UBND tỉnh Bình Thuận quyết định nâng cấp bệnh viện huyện Đức Linh lên thành Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận theo quyết định số 2565/QĐ-UBND ngày 03/10/2007 của Ủy ban Nhân dân tỉnh Bình Thuận Chỉ tiêu giường bệnh được nâng lên là 190 giường Cơ cấu tổ chức có 06 phòng nghiệp vụ,
09 khoa lâm sàng và 04 khoa cận lâm sàng Tổng số cán bộ viên chức của bệnh viện là 155 người Tháng 04 năm 2008, UBND tỉnh Bình Thuận có quyết định xếp hạng
Luận văn thạc sĩ KT
Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận từ đơn vị sự nghiệp y tế hạng III lên đơn vị sự nghiệp y tế hạng II
Từ năm 2010 đến nay, Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận đã có những bước đột phá không chỉ về quy mô được mở rộng, đội ngũ nhân lực cũng được nâng cao cả về số lượng lẫn chất lượng, cùng với đó là cơ sở hạ tầng, trang thiết bị rất được chú trọng đầu tư Hiện tại bệnh viện có 380 giường thực kê, nhân sự gồm 350 người Ban giám đốc đặc biệt quan tâm đến việc đào tạo nguồn nhân lực, đào tạo chuyên môn Hằng năm, bệnh viện đều tham gia các lớp đào tạo thạc sĩ, bác sĩ chuyên khoa cấp 1, bác sĩ chuyên khoa cấp 2; nhiều bác sĩ, điều dưỡng được cử đi học hỏi, tham gia tập huấn ở các tuyến trên Hệ thống trang thiết bị y tế tại bệnh viện ngày càng được trang bị hiện đại như máy chạy thận nhân tạo, hệ thống máy chụp cộng hưởng từ, hệ thống máy chụp CT-Scanner, hệ thống xử lý nước RO dùng cho máy chạy thận nhân tạo…
1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận
Cấp cứu, khám chữa bệnh cho nhân dân:
Bệnh viện tiếp nhận mọi người bệnh đến cấp cứu, khám bệnh, chữa bệnh nội trú và ngoại trú theo phân tuyến kỹ thuật của bệnh viện hạng II
Thực hiện khám sức khỏe và xác nhận tình trạng sức khỏe theo các quy định hiện hành
Giải quyết các trường hợp cấp cứu, bệnh nhân từ các nơi khác chuyển đến và tại địa phương
Bệnh viện là cơ sở thực hành để đào tạo cán bộ y tế ở bậc trung học và cao đẳng y tế
Thực hiện công tác đào tạo liên tục cho cán bộ nhân viên tại bệnh viện
Đề tài nghiên cứu khoa học: Bệnh viện phấn đấu thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học và ứng dụng các kết quả vào công tác cải tiến chất lượng khám chữa bệnh, nâng cao chất lượng bệnh viện
Luận văn thạc sĩ KT
Chỉ đạo tuyến: Lập kế hoạch cùng với việc thực hiện chỉ đạo bệnh viện và các phòng khám ĐKKV tuyến dưới về mọi mặt, như là: về công tác chuyên môn, về kỹ thuật chữa trị, điều trị nhằm nâng cao chất lượng khám chữa bệnh tại địa phương nói riêng và ngành y tế nói chung Thực hiện tốt Đề án 1816 của Bộ Y tế trong việc luân chuyển tăng cường bác sĩ cho Bệnh viện huyện Tánh Linh, các trạm y tế xã (thị trấn) của huyện Đức Linh
Phòng ngừa bệnh, dịch bệnh:
Thực hiện các biện pháp tuyên truyền về phòng bệnh, phòng dịch nhằm bảo vệ sức khỏe cho mọi người dân
Chỉ đạo cùng với việc phối hợp với các trung tâm y tế dự phòng có các biện pháp nhằm ngăn chặn kịp thời bệnh, dịch bệnh
Hợp tác quốc tế: Chưa triển khai thực hiện
Quản lý kinh tế y tế:
Có kế hoạch sử dụng hiệu quả ngân sách Nhà nước cấp Thực hiện tốt quy định của Nhà nước về thu, chi tài chính, từng bước thực hiện tự chủ tài chính theo Nghị định 43 của Chính phủ
Phát triển nguồn kinh phí từ nhiều nguồn khác nhau: dịch vụ y tế và dịch vụ khác trong đơn vị
1.1.3 Tổ chức bộ máy hoạt động của Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận
Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận gồm 08 phòng nghiệp vụ, 12 khoa lâm sàn, 06 khoa cận lâm sàn và 02 phòng khám đa khoa khu vực
Giám đốc bệnh viện: là cấp quản lý có quyền lực cao nhất trong bệnh viện Giám đốc quyết định những vấn đề quan trọng như: điều lệ hoạt động của bệnh viện, bầu các thành viên trong ban giám đốc, quyết định phương hướng phát triển cho bệnh viện Mặt khác, Giám đốc cũng là người trực tiếp điều hành toàn bộ các hoạt động của bệnh viện
Luận văn thạc sĩ KT
Phó giám đốc: gồm có 3 Phó Giám đốc, là những người giúp đỡ Giám đốc trong quản lý hoạt động của bệnh viện, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ được phân công Tổng hợp trong quản lý hoạt động của các phòng ban, chuyên môn nghiệp vụ
Khối phòng ban chức năng gồm các phòng: Tài chính kế toán, Tổ chức cán bộ, Hành chính quản trị, Kế hoạch tổng hợp, Điều dưỡng, Vật tư - thiết bị y tế, Quản lý chất lượng, Công tác xã hội (ký hiệu thứ tự: TCKT, TCCB, HCQT, KTTH, ĐD, VT-TBYT, QLCL, CTXH)
Phòng Tài chính kế toán: là phòng nghiệp vụ chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc bệnh viện và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ hoạt động tài chính của bệnh viện,
Phòng Tổ chức cán bộ: tổ chức bộ máy, sắp xếp nhân sự, tổ chức phong trào hoạt động thi đua tại đơn vị, tổ chức tốt mảng công văn đi và đến tại bệnh viện…
Phòng Hành chính quản trị: chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ hành chính quản trị tại bệnh viện, tổ chức các buổi lễ, hội họp…
Phòng Kế hoạch tổng hợp: xây dựng công tác chỉ đạo tuyến, công tác nghiên cứu khoa học, kỹ thuật tại bệnh viện…
Phòng Điều dưỡng: Tổ chức, kiểm tra kiểm tra hộ lý, điều dưỡng viên; xây dựng quy trình chăm sóc người bệnh…
Phòng Vật tư - thiết bị y tế: tham mưu cho Giám đốc quản lý, mua sắm, sửa chữa, bảo dưỡng và sử dụng tài sản chuyên môn và tài sản bán chuyên môn một cách hiệu quả
Phòng Quản lý chất lượng: triển khai và tham mưu cho Giám đốc về công tác quản lý chất lượng bệnh viện
Khối khoa lâm sàn gồm các khoa: Khám bệnh, Cấp cứu, Hồi sức tích cực, Nội 1, Nội 2, Nội 3, Ngoại 1, Ngoại 2, Ngoại 3, Sản, Nhi, Phẫu thuật gây mê hồi sức
Khối khoa cận lâm sàn gồm các khoa: Dược, Xét nghiệm, Chuẩn đoán HA, Nội soi, Dinh dưỡng, Kiểm soát nhiễm khuẩn
Luận văn thạc sĩ KT
Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy của Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận
(Nguồn: Phòng Tổ chức cán bộ)
Luận văn thạc sĩ KT
1.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận
1.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận
Tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung
Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận
( Nguồn: Phòng Tổ chức cán bộ)
Trưởng phòng kế toán: kiêm kế toán tổng hợp (kế toán vốn bằng tiền và kế toán thanh toán) Là người lãnh đạo bộ máy kế toán, kiểm tra giám sát hoạt động kế toán, cân đối thu chi, quyết toán và ký các báo cáo định kỳ
Quy trình mua sắm tài sản công tại Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận…
Việc xây dựng kế hoạch đầu tư, mua sắm tài sản công Định kỳ 6 tháng hoặc 1 năm, căn cứ yêu cầu chuyên môn, các khoa-phòng đề xuất nhu cầu trang thiết bị y tế hoặc trang thiết bị văn phòng cần thiết gửi về phòng Vật tư - thiết bị y tế để tổng hợp và lên kế hoạch báo cáo Giám đốc Trường hợp cần mua sắm đột xuất, các khoa- phòng phải thuyết minh rõ lý do và tính cấp thiết cần mua sắm Trong việc thực hiện mua sắm tài sản trong bệnh viện, các khoa- phòng có nhu cầu đều gửi Phiếu dự trù về phòng Vật tư - thiết bị y tế Phòng Vật tư - thiết bị y tế dựa vào hai quy trình gồm “Quy trình mua sắm trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng dưới 100 triệu đồng” và” Quy trình mua sắm trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng trên 100 triệu đồng” được ban hành năm 2015 để thực hiện tuần tự các bước Nội dung trong quy trình như sau:
1.2.1 Quy trình mua sắm trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng dưới
Mục đích: thực hiện việc mua sắm trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng đúng thủ tục
Phạm vi áp dụng: Tại Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận
Luận văn thạc sĩ KT
+ Nghị định 63/NĐ-CP ngày 26/06/2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật đấu thầu về lựa chọn nhà thầu
+ Thông tư số 68/2012/TT-BTC ngày 26/04/2012 của Bộ Tài chính quy định việc đấu thầu để mua sắm tài sản nhằm duy trì sự hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức chính trị xã hội- nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội –nghề nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân
Bảng 1.1: Bảng mô tả công việc của Quy trình mua trang sắm thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng dưới 100 triệu đồng
( Nguồn: Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận năm 2015)
Nội dung Mô tả công việc
Thời gian và ngày làm việc
Các hồ sơ thực hiện
-Khi các khoa, phòng có nhu cầu sử dụng trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng để phục vụ cho công việc khám và điều trị bệnh nhân, lập dự trù trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng gửi phòng Vật tư- thiết bị y tế
-Phòng Vật tư- thiết bị y tế tiếp nhận và tổng hợp danh mục, số lượng
-Phòng Vật tư- thiết bị y tế trình Giám đốc xem xét danh mục:
+Không đồng ý trả về khoa, phòng dự trù
-Phòng Vật tư- thiết bị y tế chuẩn bị cấu
-Phiếu dự trù của các khoa, phòng sử dụng
-Danh mục trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng
Luận văn thạc sĩ KT hình và cung cấp 03 bảng báo giá cho từng loại thiết bị theo đúng quy định
-Phòng Vật tư- thiết bị y tế trình 03 bản báo giá cho Tổ mua sắm
15 giá, -Biên bản họp của Tổ mua sắm
-Tờ trình của Phòng Vật tư- thiết bị y tế -Tờ trình của
Phê duyệt kế hoạch mua sắm
-Phòng Vật tư- thiết bị y tế trình kế hoạch mua sắm cho Giám đốc bệnh viện
-Giám đốc xem xét kế hoạch mua sắm, có sai sót về nội dung, giám đốc ghi nhận và chuyển phòng Vật tư- thiết bị y tế chỉnh sửa và trình giám đốc phê duyệt
-Trường hợp gói thầu từ 20 triệu đồng trở lên phải có Quyết định chọn đơn vị bán trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng của Giám đốc
02 -Quyết định về việc phê duyệt kết quả chọn đơn vị bán trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng
Hợp đồng và thanh lý hợp đồng
-Phòng Vật tư- thiết bị y tế và phòng Tài chính kế toán tham mưu cho Giám đốc về soạn thảo và ký kết hợp đồng
-Phòng Vật tư- thiết bị y tế tham mưu cho Giám đốc việc tổ chức nghiệm thu, nhập, xuất, lắp đặt, thanh lý hợp đồng đúng quy định
-Biên bản nghiệm thu -Biên bản kiểm nhập -Phiếu nhập, xuất kho -Biên bản lắp
Luận văn thạc sĩ KT đặt thiết bị y tê, thiết bị văn phòng
1.2.2 Quy trình mua sắm trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng trên
Mục đích: thực hiện việc mua sắm trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng đúng thủ tục
Phạm vi áp dụng: Tại Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận
+ Nghị định 63/NĐ-CP ngày 26/06/2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật đấu thầu về lựa chọn nhà thầu
+ Thông tư số 68/2012/TT-BTC ngày 26/04/2012 của Bộ Tài chính quy định việc đấu thầu để mua sắm tài sản nhằm duy trì sự hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức chính trị xã hội- nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội –nghề nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân
Bảng 1.2: Bảng mô tả công việc của Quy trình mua trang sắm thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng trên 100 triệu đồng
( Nguồn: Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận năm 2015)
Nội dung Mô tả công việc
Thời gian và ngày làm việc
Các hồ sơ thực hiện
Luận văn thạc sĩ KT
-Khi các khoa, phòng có nhu cầu sử dụng trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng để phục vụ cho công việc, lập dự trù gửi phòng Vật tư- thiết bị y tế
-Phòng Vật tư - thiết bị y tế tiếp nhận và tổng hợp danh mục, số lượng
-Phòng Vật tư- thiết bị y tế trình Giám đốc xem xét danh mục:
+Không đồng ý trả về khoa, phòng dự trù
-Phiếu dự trù của các khoa, phòng sử dụng, -Danh mục trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng
Lập kế hoạch đấu thầu
Phòng Vật tư – thiết bị y tế kết hợp phòng Tài chính kế toán lập kế hoạch đấu thầu
Tờ trình về kế hoạch đấu thầu
Phê duyệt kế hoạch đấu thầu
-Phòng Vật tư – thiết bị y tế trình kế hoạch đấu thầu cho Giám đốc bệnh viện
-Giám đốc xem xét kế hoạch đấu thầu, có sai sót về nội dung, Giám đốc ghi nhận và chuyển phòng Vật tư – thiết bị y tế chỉnh sửa và trình Giám đốc phê duyệt
-Quyết định về việc phê duyệt kế hoạch đấu thầu
Tổ chức đấu thầu lựa chọn đơn vị cung cấp theo Luật Đấu thầu và các Thông tư hiện hành Tổ chức đầu thầu gồm có: tổ
Căn theo Luật đấu thầu và các thông tư
Luận văn thạc sĩ KT thầu và chọn đơn vị trúng thầu chức mời thầu, đóng thầu, mở thầu (đăng tải thông tin mời thầu theo quy định, phát hành hồ sơ mời thầu; giải thích, làm rõ hồ sơ mời thầu khi có yêu cầu ) hướng dẫn hiện hành
Hợp đồng và thanh lý hợp đồng
-Phòng Vật tư- thiết bị y tế và phòng Tài chính kế toán tham mưu cho Giám đốc về soạn thảo và ký kết hợp đồng
-Phòng Vật tư- thiết bị y tế tham mưu cho Giám đốc việc tổ chức nghiệm thu, nhập, xuất, lắp đặt, thanh lý hợp đồng đúng quy định
-Biên bản nghiệm thu -Biên bản kiểm nhập -Phiếu nhập, xuất kho -Biên bản lắp đặt trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng
Sự cần thiết hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản công tại Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận
Tài sản trong các bệnh viện có rất nhiều loại, thường được phân loại gồm trang thiết bị văn phòng và trang thiết bị y tế Trong đó, tổng giá trị trang thiết bị y
Luận văn thạc sĩ KT tế thường chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu tài sản của bệnh viện Do tiến bộ khoa học kỹ thuật trong nghiên cứu ứng dụng về chẩn đoán và khám chữa bệnh nên các trang thiết bị y tế cũng thường xuyên được cải tiến, các loại thiết bị này rất phong phú và đa dạng về mẫu mã, chất lượng…Các bệnh viện hiện nay thường theo xu hướng chung cũng cố gắng thay thế, mua sắm mới trang thiết bị y tế khi có nhu cầu
Về mặt giá trị, đa phần chúng thường có giá trị rất lớn nên trong quá trình mua sắm dễ xảy ra sai phạm mặc dù là đã có quy định hướng dẫn về quy trình mua sắm tài sản Cụ thể các sai phạm như là:
Trong ngành y tế những năm gần đây việc một số bệnh viện không tiến hành đăng tải thông tin về kế hoạch lựa chọn nhà thầu, kết quả lựa chọn nhà thầu lên hệ thống mạng quốc gia; một số khác không tổ chức đấu giá mà cố tình phân chia nhỏ giá trị mua sắm các mặt hàng có giá trị dưới 100 triệu đồng để không phải tổ chức đấu thầu theo quy định Đặc biệt sai phạm nghiêm trọng gần đây nhất vào đầu năm
2019 của Bệnh viện ĐKKV La Gi – Tỉnh Bình Thuận là giám đốc bệnh viện không ký trên tất cả các trang của bản gốc hồ sơ đề xuất của các nhà thầu và không tuân thủ quy định của nhà nước ở các bước hướng dẫn thực hiện…Các sai phạm trong quy trình mua sắm tài sản công là tình trạng báo động về hệ thống hoạt động quản lý bệnh viện đang ngày càng yếu kém, vì vậy cần phải có biện pháp chấn chỉnh kịp thời
Tại Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận, sau cuộc thanh tra việc chấp hành pháp luật về quản lý tài chính và mua sắm tài sản công vào năm 2018 đã phát hiện hàng loạt sai phạm: phê duyệt hồ sơ mời thầu có một số nội dung chưa phù hợp với các quy định của pháp luật; việc đánh giá hồ sơ dự thầu, việc thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu chưa chặt chẽ; xét chọn trúng thầu một số mặt hàng với đơn giá trúng thầu cao hơn đơn giá gói thầu đã được phê duyệt là không đúng theo quy định; thực hiện thiếu các thủ tục trong quy trình mua sắm tài sản công theo quy định, làm thất thoát số tiền nộp vào ngân sách nhà nước là 224.239.688 đồng Mặc dù trong đơn vị có xây dựng quy trình mua sắm tài sản và tổ chức hệ thống kiểm
Luận văn thạc sĩ KT soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản công nhưng sau khi thanh tra vẫn có sai phạm xảy ra trong quy trình thực hiện
Các sai phạm trong ngành y tế nói chung và tại Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận nói riêng gây ảnh hưởng, thất thoát tài chính của Nhà nước Trong ban giám đốc Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận có tổ chức cuộc họp kiểm điểm và đưa ra một số kiến nghị cần tìm ra nguyên nhân gây sai phạm nhưng đến nay vẫn chưa triển khai nhanh chóng và đề xuất biện pháp khắc phục kịp thời Nhận thấy vấn đề mang tính thiết thực nhằm ngăn chặn các sai phạm và nâng cao hiệu quả hoạt động của bệnh viện do đó người viết mạnh dạn tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản công để tìm ra nguyên nhân và đưa ra một số giải pháp đề xuất cho ban giám đốc bệnh viện tham khảo.
Tóm tắt chương 1
Trong chương này đã giới thiệu sơ lược về Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận là đơn vị sự nghiệp có thu và khái quát về quy trình mua sắm tài sản công tại bệnh viện Hiện nay, các đơn vị bệnh viện công lập đang trong quá trình hướng đến tự chủ về mọi mặt trong hoạt động trong đó có lĩnh vực tài chính Nhằm nâng cao lĩnh vực tài chính trong các bệnh viện nói chung và đơn vị nghiên cứu nói riêng để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động thì đơn vị cần tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ Tuy nhiên, hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản công hiện nay của một số bệnh viện, trong đó có đơn vị đang nghiên cứu chưa thật sự hữu hiệu, một số sai phạm gây thất thoát, lãng phí nguồn ngân sách nhà nước… Chính vì thế, nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản công tại Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận là đề tài nghiên cứu được tác giả lựa chọn để thực hiện
Luận văn thạc sĩ KT
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU LIÊN
Cơ sở lý thuyết
Liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài công đối với khu vực công cần lựa chọn chuẩn mực hướng dẫn về kiểm soát nội bộ do Tổ chức quốc tế các cơ quan Kiểm toán Tối cao (INTOSAI) ban hành để làm cơ sở lý luận Bệnh viện đang nghiên cứu là đơn vị sự nghiệp có thu nên việc áp dụng đầy đủ năm thành phần của kiểm soát nội bộ theo INTOSAI là rất quan trọng bao gồm: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát
Ngoài cơ sở lý luận về năm thành phần INTOSAI của hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản công tại bệnh viện để tìm ra nguyên nhân và đề xuất giải pháp thì còn phải dựa vào cơ sở thực tế, vào các văn bản pháp luật đã được ban hành
Các văn bản hướng dẫn đang lưu hành:
Luật số 43/2013/QH13 ngày 26/11/2013 của Quốc hội về đấu thầu
Luật số 15/2017/QH14 ngày 21/06/2017 của Quốc hội về quản lý, sử dụng tài sản công
Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/06/2014 về việc Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật đấu thầu về lựa chọn nhà thầu
Nghị định số 151/2017/NĐ-BTC ngày 26/12/2017 về việc Quy định chi tiết một số điều của Luật quản lý, sử dụng tài sản công
Thông tư số 58/2016/TT-BTC ngày 29/03/2016 của Bộ tài chính về việc Quy định chi tiết việc sử dụng vốn nhà nước để mua sắm nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp
Luận văn thạc sĩ KT
Riêng đối với Bệnh viện ĐKKV Nam Bình Thuận dựa theo sự hướng dẫn của các văn bản pháp luật, trên cơ sở đó tự xây dựng cho đơn vị mình quy trình từ năm
2015, gồm có các quy trình dưới đây:
Quy trình mua sắm trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng dưới 100 triệu đồng (QT.NBT.028) (Tham khảo Chương I- Mục 1.2- Tiểu mục 1.2.1)
Quy trình mua sắm trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng trên 100 triệu đồng (QT.NBT.029) (Tham khảo Chương I- Mục 1.2- Tiểu mục 1.2.2)
Các nghiên cứu có liên quan đến mục tiêu của đề tài
Cho đến nay có rất nhiều công trình nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ trên những khía cạnh và lĩnh vực khác nhau của rất nhiều tác giả trong nước và nước ngoài Một số công trình mà tác giả nghiên cứu mục đích là tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến yếu kém của hệ thống KSNB trong chu trình chi phí (liên quan đến việc mua tài sản) và khẳng định hoạt động của hệ thống KSNB có tác động đến kết quả hoạt động của tổ chức
Tác giả Mawanda, S.P (2008) với nghiên cứu “ Effects of internal control systems on Financial performance in an institution of higher learning in Uganda” đã nghiên cứu tác động của hệ thống KSNB đến hiệu quả hoạt động tài chính tại Uganda Trong nghiên cứu này ông xem xét mối quan hệ giữa hệ thống KSNB và hiệu quả hoạt động tài chính thông qua nghiên cứu hồ sơ của các bộ phận kiểm toán nội bộ Kết quả nghiên cứu cho thấy, có mối quan hệ thuận chiều giữa tính hữu hiệu của hệ thống KSNB với hiệu quả hoạt động, KSNB được xem xét dựa trên các nhân tố như môi trường kiểm soát, kiểm toán nội bộ, các hoạt động kiểm soát và hiệu quả hoạt động được đo lường bằng chỉ số tài chính như tỷ số thanh khoản và các biện pháp phòng ngừa rủi ro hoạt động tài chính
Tác giả Muraleetharan, P.(2011) với nghiên cứu “Internal Control and Impact of Financial Performance of the Organizations” đã tiến hành nghiên cứu tại Jaffna, nhằm xem xét các mối quan hệ giữa hệ thống KSNB và hiệu quả hoạt động của các công ty Trong đó, các nhân tố của KSNB được đo lường bằng môi trường kiểm
Luận văn thạc sĩ KT soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát và hiệu quả tài chính được đo lường bằng lợi nhuận và tính thanh khoản Tác giả sử dụng bảng câu hỏi, quan sát và phỏng vấn với mẫu nghiên cứu là 181 người làm việc trong các công ty, sử dụng kiểm định bằng hồi quy để đo lường ảnh hưởng KSNB đến hiệu quả hoạt động Kết quả nghiên cứu cho thấy rằng KSNB ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả hoạt động của công ty
Nghiên cứu của Lannoye (1999) “Evaluation of internal Controls”, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đánh giả rủi ro trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức Đánh giá rủi ro là một quá trình nhằm phát hiện các điều kiện và các sự kiện bất lợi có thể xảy ra, đánh giá khả năng thiệt hại (về tài chính và phi tài chính) Điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro là doanh nghiệp phải có các mục tiêu rõ ràng, phù hợp KSNB cung cấp cho doanh nghiệp cách thức đánh giá những rủi ro từ bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp như: xác định rủi ro, phân tích rủi ro, ước tính những nguy cơ, đánh giá tần suất xảy ra, xem xét cách thức để quản lý rủi ro Nghiên cứu của Lannoye cho rằng các nhân tố như: quy tắc ứng xử, các chính sách đạo đức, cơ cấu tổ chức là những nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến tính hữu hiệu và hiệu quả của KSNB Đơn vị cần có cấu trúc tích hợp, không bị chi phối bởi một hay một vài cá nhân và phải được giám sát một cách hiệu quả bởi ban giám đốc, ban kiểm toán và hội đồng quản trị Nhà quản lý cần phải thường xuyên truyền đạt cho nhân viên về tầm quan trọng của KSNB để nâng cao hiểu biết của nhân viên về cách thức kiểm soát Nếu môi trường kiểm soát tốt, sẽ ảnh hưởng đến các nhân tố còn lại và nâng cao tính hữu hiệu của KSNB
Và một số luận văn thạc sĩ hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các đơn vị cụ thể, cùng lĩnh vực như:
Vũ Thị Thanh Thủy (2016) “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ về hoạt động kinh doanh dịch vụ tại Bệnh viện Nhi Đồng 1” Luận văn thạc sĩ Trường Đại Học Kinh Tế Thành phố Hồ Chí Minh Bài nghiên cứu này tác giả nghiên cứu bằng phương pháp định tính gồm quan sát thực tiễn và sử dụng bảng câu hỏi khảo sát để
Luận văn thạc sĩ KT khảo sát hệ thống kiểm soát nội bộ tại bệnh viện, sau khi có kết quả nghiên cứu tác giả đưa ra một số nguyên nhân tồn tại như việc đưa ra các hình thức kỷ luật còn mang tính chất cả nể nhất là người vi phạm là người thân quen của ban giám đốc; thái đội tiếp xúc của thường nóng nảy cáu gắt do áp lực công việc; do không xem xét bảng mô tả công việc nên khi công việc phát sinh trưởng phòng khó khăn trong việc giao việc; ban giám đốc chưa quan tâm đến việc đánh giá rủi ro và đối phó với các rủi ro;trưởng phòng TCKT chưa quan tâm đối với quy trình quản lý và sử dụng hóa đơn; đối với quy trình thu tiền nội dung ghi trên hóa đơn thường viết tắt vì bệnh quá đông; bệnh ban giám đốc chưa quan tâm đến quy trình công việc, sự luận chuyển chứng từ giữa các phòng khoa Từ các nguyên nhân kể trên, tác giả đề xuất cách giải pháp khắc phục Tác giả mong muốn các giải pháp đưa ra của mình sẽ giúp ích cho bệnh viện đạt các mục tiêu đề ra
Trần Thị Thu Quỳnh (2017) “Đánh giá sự tác động của các yếu tố cấu thành đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB tại các bệnh viện công lập tỉnh Phú Yên” Luận văn thạc sĩ Trường Đại Học Kinh Tế Thành phố Hồ Chí Minh Tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu định lượng cho nghiên cứu của mình Từ kết quả thu thập được tác giả dùng phân tích nhân tố khám phá EFA để khẳng định 5 nhân tố cấu thành nên hệ thống KSNB có tồn tại trong hệ thống KSNB hiện hành tại các bệnh viện công lập tỉnh Phú Yên Dùng phương pháp phân tích mô hình hồi quy đa biến để đánh giá mối quan hệ nhân quả giữa các yếu tố nói trên với tính hữu hiệu của hệ thống KSNB Dùng phương pháp suy diễn từ kết quả mô hình hồi quy đa biến để bàn luận và kiến nghị chính sách phù hợp nhằm nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNB tại các bệnh viện công lập tỉnh Phú Yên Từ kết quả phân tích tác giả đã nhận diện được các nguyên nhân dẫn tới sự yếu kém của hệ thống KSNB và từ đó đưa ra các kiến nghị để giúp nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNB tại các bệnh viện công lập tỉnh Phú Yên.
Tóm tắt chương 2
Tác giả đã giới thiệu cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ và các văn bản pháp luật hướng dẫn liên quan đến quy trình mua sắm tài sản công Một số công trình mà
Luận văn thạc sĩ KT tác giả nghiên cứu mục tiêu là khái quát nguyên nhân dẫn đến yếu kém của hệ thống KSNB trong chu trình chi phí (liên quan đến việc mua tài sản) và khẳng định hoạt động của hệ thống KSNB có tác động đến kết quả hoạt động của tổ chức Những nội dung của chương 2 nói trên là cơ sở để tác giả tiến hành kiểm chứng cũng như dự đoán nguyên nhân và tác động của việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản công nhằm tăng cường tính hữu hiệu và giảm sai sót, gian lận trong quy trình mua sắm tài sản công và nâng cao hiệu quả hoạt động tại bệnh viện
Luận văn thạc sĩ KT
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH MUA SẮM TÀI SẢN CÔNG TẠI BỆNH VIỆN ĐKKV PHÍA NAM BÌNH THUẬN
Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản công tại Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận
3.1.1 Phương pháp định tính được sử dụng để phân tích và kết luận trong nhận định vấn đề cần giải quyết tại bệnh viện
Tại Hội nghị tổng kết hoạt động năm 2018 và triển khai phương hướng nhiệm vụ năm 2019, tận dụng cơ hội có sự tham gia đầy đủ ban giám đốc và trưởng, phó phòng của bệnh viện Tác giả tiến hành các cuộc phỏng vấn mở với nội dung liên quan đến phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ hiện nay của bệnh viên có ngăn chặn các sai phạm trong quy trình mua sắm tài sản công và nâng cao hiệu quả hoạt động hay không Đối tượng phỏng vấn:
Ban giám đốc: Giám đốc và 3 phó giám đốc
Khoa có nhu cầu mua sắm: 5 người là trưởng, phó các khoa thuộc chức năng khám chữa bệnh
Phòng Vật tư -thiết bị y tế: 1 người là trưởng phòng và 2 người nhân viên phụ trách mua tài sản
Phòng Tài chính kế toán: 1 người là trưởng và 1 nhân viên kế toán vật tư và tài sản
Kết quả phỏng vấn: Đối tượng phỏng vấn trực tiếp:
Ban giám đốc bao gồm: Giám đốc và 3 phó giám đốc
Câu hỏi 1: Sau khi có kết quả thanh tra UBND tỉnh năm 2018 thì Ông có nhận định gì về kết quả đó không? Những sai phạm trong quy trình mua sắm tài sản công thời gian vừa qua là do những nguyên nhân gì?
Luận văn thạc sĩ KT
Kết quả tổng hợp nhận được:
Việc thanh tra của UBND tỉnh năm 2018 là thanh tra theo kế hoạch hàng năm của tỉnh, thanh tra toàn diện về quản lý tài chính trong đó có quy trình mua sắm tài sản công Thanh tra từ luân chuyển hồ sơ ở các bộ phận, quy định thời hạn, định mức các gói thầu áp dụng có đúng theo hình thức lựa chọn thầu hay không… Các bộ phận đã thực hiện đúng theo quy định theo các văn bản hướng dẫn Tuy nhiên, một số văn bản chỉ đạo có sự chồng chéo, hiểu sai văn bản là điều không tránh khỏi và kiểm soát nội ở ở quy trình mua sắm tài sản chưa thật sự hữu hiệu Sai phạm nhiều nhất ở hồ sơ đấu thầu, về việc tuân thủ theo quy định của pháp luật Sau khi thanh tra, kết quả chỉ ra sự phối hợp của các phòng ban là chưa đồng bộ, quy trình mua sắm tài sản chưa nêu được rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của từng khoa-phòng Hướng sắp tới là bệnh viện sẽ xây dựng lại quy trình dựa trên các văn bản nhà nước ban hành có đầy đủ các nội dung về nhiệm vụ thực hiện của từng khoa phòng, phân loại tài sản, quy định thời gian, quy định biểu mẫu… Phân chia hai loại tài sản gồm trang thiết bị y tế và trang thiết bị văn phòng cho lần lượt cho phòng Vật tư- thiết bị y tế và phòng Hành chính quản trị đảm nhiệm mua riêng biệt, mục đích để giảm bớt khối lượng công việc ở phòng Vật tư- thiết bị y tế hiện nay, phòng Vật tư- thiết bị y tế chỉ tập trung vào mảng trang thiết bị y tế có giá trị lớn trong bệnh viện
Câu hỏi 2: Với vai trò là Ban giám đốc bệnh viện, Tôi muốn biết suy nghĩ của Ông về việc xây dựng quy trình đánh giá rủi ro quy trình mua sắm công tại bệnh viện? Việc mua bảo hiểm cho các tài sản đều dưới dạng đối phó, trường hợp rủi hỏng, cháy thì đã có các biện pháp nào quản lý rủi ro đó hay không?
Kết quả tổng hợp nhận được:
Việc xây dựng nhận diện rủi ro là khá lạ lẵm, với lại thời gian để xử lý công việc quá nhiều, việc xây dựng thêm khá mất thời gian và không cần thiết Nói đến vấn đề mua bảo hiểm cho tài sản, thật sự kinh phí của bệnh viện sẽ không cho phép mua tất cả các bảo hiểm tài sản Vì vậy trường hợp cháy, mất sẽ không có bồi thường thiệt hại Bệnh viện đang trình ý kiến về các cơ quan ban ngành xem xét
Câu hỏi 3: Trong hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản công,
Luận văn thạc sĩ KT vai trò giám sát của Giám đốc rất quan trọng Ông đã thực hiện công việc giám sát quy trình đó như thế nào?
Kết quả tổng hợp nhận được:
Về quá trình giám sát quy trình mua tài sản công, Giám đốc cho hay công việc của một người lãnh đạo bệnh viện gặp phải rất nhiều áp lực, lịch công việc dày đặc, nên việc giám sát chi tiết từng hoạt động của bệnh viện thì ở mức tương đối Trong đó hoạt động quy trình mua sắm công là phát sinh liên tục, Giám đốc chỉ đứng ở vị trí xét duyệt qua từng hồ sơ, có thắc mắc gì giữa các phòng, ban sẽ giải quyết Định kỳ hàng tháng, tổ chức giao ban họp giữa ban lãnh đạo và trưởng, phó các phòng Định kỳ hàng quý, bệnh viện có tiến hành họp xét thi đua tại từng bộ phận, từng nhân viên Nếu có sai sót gì đến quy trình mua sắm tài sản công thì sẽ tìm nguyên nhân và đưa ra các biện pháp xử lý Bệnh viện chưa thực hiện đánh giá tính hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ để điều chỉnh lại quy trình mua sắm tài sản công
Câu hỏi 4: Trong quy trình mua tài sản dưới 100 triệu đồng, phòng Vật tư- thiết bị y tế là bộ phận chuẩn bị ba bảng báo giá Ông có bao giờ nghĩ đến việc nhân viên phòng Vật tư - thiết bị y tế giấu bớt các bảng báo giá có giá trị hợp lý, hoặc thông đồng với nhà cung cấp tạo ra các báo giá có giá trị trường cao hơn không? Ông có đã nghĩ ra việc kiểm soát tình trạng như trên không?
Kết quả tổng hợp nhận được:
Bam giám đốc đã từng nghĩ rằng nếu giao cho phòng Vật tư thiết bị y tế chuẩn bị ba bảng báo giá thì có những ưu điểm và nhược điểm sau: Phòng Vật tư- thiết bị y tế là bộ phận am hiểu về các máy móc, trang thiết bị tại bệnh viện, nên việc lựa chọn các sản phẩm sẽ tương đối chuẩn xác, hiểu và đọc được các thông số, các quy định cần thiết khi đưa bảng báo giá Còn về nhược điểm sẽ che giấu bớt những bảng báo giá có giá trị hợp lý hoặc thông đồng với nhà cung cấp để tạo các bảng báo giá có giá thị trường cao hơn Về vấn đề này ban giám đốc bệnh viện cũng đang xem xét
Câu hỏi 5: Ông nghĩ thế nào về việc cần luân chuyển vị trí công tác của nhân
Luận văn thạc sĩ KT viên tại phòng Vật tư thiết bị y tế?
Kết quả tổng hợp nhận được:
Những bộ phận trong trong phòng chức năng đều chưa luân chuyển nhân sự đến nay Vì việc tinh giảm biên chế và những năm gần đây không có thi biên chế, nên phòng chức năng nào cũng thiếu nhân sự Phòng Vật tư thiết bị y tế 1 trưởng phòng và 2 viên chức đảm nhiệm mua hàng Nhân sự phòng này đều chưa có sự luân phiên, luân chuyển nhân viên Và một trong những lý do khác là các nhân viên trong bộ phận mua tài sản này đã có kinh nghiệm mua sắm tài sản, nên để đào tạo lại một nhân viên khác cũng khá tốn thời gian
Câu hỏi 6: Bệnh viện có các quy định về việc nghiêm cấm nhân viên nhận quà hay những thứ khác từ nhà cung cấp không? Có đưa ra biện pháp xử lý kỷ luật cho từng hành vi trên không?
Kết quả tổng hợp nhận được:
Chưa có một quy định nào ban hành về việc nghiêm cấm nhân viên nhận quà hay những thứ khác từ nhà cung cấp hay các biện pháp xử lý kỷ luật Việc này chỉ được nhắc nhở khi họp giao ban
Câu hỏi 7: Bệnh viện có phân định quyền hạn rõ ràng cho các cá nhân có liên quan (ví dụ người đề xuất mua tài sản, người xét duyệt, người sử dụng và ghi chép sổ sách tài sản…) không?
Kết quả tổng hợp nhận được: Đều có sự phân công rõ ràng, nhưng chưa được quy định cụ thể trong quy trình mua sắm tài sản công ban hành tại bệnh viện
Câu hỏi 8: Bệnh viện có thành lập Ban kiểm soát nội bộ hay không?
Kết quả tổng hợp nhận được:
Không có Ban kiểm soát nào thành lập trong quy trình mua sắm tài sản công
Câu hỏi 9: Bệnh viện có thiết kế mẫu thống nhất và đánh số thứ tự liên tục cho các chứng từ (như Phiếu đề nghị mua tài sản, Biên bản giao nhận tài sản, Thẻ tài sản, Biên bản đánh giá lại tài sản…) hay không?
Kết quả tổng hợp nhận được:
Luận văn thạc sĩ KT Đa phần thì có thống nhất chứng từ kế toán theo Thông tư số 107/2017/TT- BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính, nhưng một số mẫu như Đơn dự trù không đồng nhất, không đánh khi hiệu tham chiếu…
Câu hỏi 10: Ban giám đốc có nhận được báo cáo kiểm soát nội bộ về sự tuân thủ các quy định trong chu trình mua hàng hay không?
Kết quả tổng hợp nhận được:
Chưa có loại báo cáo kiểm soát nội bộ nào được thực hiện Đối tượng phỏng vấn trực tiếp:
Tóm tắt chương 3
Trong chương này, tác giả đã trình bày thực tế việc tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản công để từ đó nhận diện được ưu, nhược điểm đang tồn tại trong hệ thống này Bên cạnh đó tác giả dựa trên việc phỏng vấn ban lãnh đạo; các trưởng phòng, nhân viên phòng Vật tư thiết bị y tế và phòng Tài chính kế toán; một số trưởng- phó của đơn vị có nhu cầu mua sắm để khẳng định sự tồn tại của ảnh hưởng hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm công là vấn đề mà bệnh viện cần quan tâm và giải quyết triệt để để ngăn chặn các sai phạm kịp thời trong quản lý tài sản tại bệnh viện
Luận văn thạc sĩ KT
KIỂM CHỨNG NGUYÊN NHÂN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH MUA SẮM TÀI SẢN CÔNG KHÔNG HỮU HIỆU TẠI BỆNH VIỆN ĐKKV PHÍA NAM BÌNH THUẬN VÀ CÁC GIẢI PHÁP
Kiểm chứng nguyên nhân hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản công không hữu hiệu tại Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận…
4.1.1 Phương pháp định tính được sử dụng để kiểm chứng nguyên nhân hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản công không hữu hiệu tại bệnh viện
Sau khi đã xác định được nguyên nhân chủ quan, hệ thống kiểm soát nội bộ không hữu hiệu nguyên nhân chính trong việc dẫn đến các sai phạm trong quy trình mua sắm tài sản công Tác giả tiếp tục thực hiện cuộc phỏng vấn đóng, mục đích là đánh giá nhu cầu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ dựa trên những câu trả lời “
Có hoặc Không” của các đối tượng được phỏng vấn Các cuộc phỏng vấn thường diễn ra khoản 5 đến 10 phút/1 cuộc Đối tượng phỏng vấn:
Ban giám đốc: Giám đốc và 3 phó giám đốc
Phòng Vật tư -thiết bị y tế: 1 người là trưởng phòng và 2 người nhân viên phụ trách mua tài sản
Phòng Tài chính kế toán: 1 người là trưởng và 1 nhân viến kế toán vật tư và tài sản
Kết quả phỏng vấn: Đối tượng phỏng vấn trực tiếp:
Ban giám đốc bao gồm: Giám đốc và 3 phó giám đốc
Câu hỏi 11: Ông nghĩ là cần hoàn thiện lại hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản công tại đơn vị mình đang công tác hay không?
Kết quả tổng hợp nhận được:
Luận văn thạc sĩ KT
Câu hỏi 12: Ông nghĩ cần xây dựng lại quy trình mua sắm tài sản công hay không?
Kết quả tổng hợp nhận được:
Câu hỏi 13: Có nên quy định trách nhiệm cụ thể của các đơn vị liên quan trong quy trình mua sắm hay không?
Kết quả tổng hợp nhận được:
Câu hỏi 14: Có nên thành lập Ban kiểm soát giám sát toàn bộ quy trình mua sắm, kiểm tra tính tuân thủ pháp luật hay không?
Kết quả tổng hợp nhận được:
Có Đối tượng phỏng vấn trực tiếp:
Bộ phận thực hiện quy trình mua tài sản 5 người: đại diện là 2 trưởng phòng và 3 nhân viên của các phòng Vật tư thiết bị y tế và phòng Tài chính kế toán
Câu hỏi 6: Khung pháp lý trong quy trình mua sắm trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng năm 2015 có đầy đủ hay không?
Kết quả tổng hợp nhận được:
Câu hỏi 7: Có nên xây dựng lại quy trình mua sắm tài sản công hay không?
Kết quả tổng hợp nhận được:
4.1.2 Thực tế về nhân sự
Không xây dựng mục “trách nhiệm” và không quy định rõ yêu cầu kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong quy trình mua tài sản công
Luận văn thạc sĩ KT
Không thường xuyên luân chuyển nhân sự tại các bộ phận, vị trí nhạy cảm
Ví dụ phòng Vật tư trang thiết bị y tế chỉ có ba nhân sự đã nắm giữ vị trí rất lâu
Không thành lập Ban kiểm soát độc lập để kiểm tra quy trình mua sắm tài sản và kiểm tra việc tuân thủ các quy định của pháp luật
4.1.3 Thực tế về hệ thống chứng từ kế toán
Quá trình lập và luân chuyển chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm tra, kiểm soát các nghiệp vụ kinh tế tài chính, ngăn chặn kịp thời các hành vi sai phạm để bảo vệ tài sản của đơn vị và có tính quyết định đến sự chính xác, tin cậy của số liệu, tài liệu kế toán Tuy nhiên bệnh viện chưa ban hành các quy định cụ thể về trách nhiệm lập, duyệt, kiểm tra, hoàn chỉnh và xử lý các sai sót nếu có trên chứng từ kế toán đối với từng loại chứng từ kế toán cho các cán bộ và phòng ban có liên quan
Không xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ kế toán đối với từng loại chứng từ kế toán đảm bảo chứng từ kế toán được luân chuyển kịp thời đến các cá nhân và bộ phận có liên quan thực hiện chức năng cung cấp thông tin phục vụ quản lý và ghi sổ kế toán Trên phương diện kiểm soát, chứng từ kế toán được sử dụng và bảo quản ở các bộ phận khác nhau trong đơn vị góp phần tăng cường công tác kiểm soát chéo giữa các cá nhân, bộ phận có liên quan
Thời gian luân chuyển chứng từ đôi khi còn mất nhiều thời gian dẫn đến việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chưa kịp thời
Các chứng từ luân chuyển được áp dụng bắt buộc theo quy định lập mẫu chứng từ Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp Tuy nhiên một số mẫu chứng từ như phiếu dự trù lại không đồng nhất cách soạn thảo, không đánh số thứ tự ở từng khoa-phòng để biết được đơn dự trù đó đã được duyệt hay chưa Chứng từ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…không đánh ký hiệu biểu mẫu để dễ dàng tham chiếu…Các trường hợp như sau:
Luận văn thạc sĩ KT
SỞ Y TẾ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
BỆNH VIỆN ĐKKV Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Kính gửi: - Ban Giám đốc Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận
- Trưởng Phòng TC - KT Bệnh viện
Tôi tên: Hồ Phi Vũ Đơn vị công tác: Phòng Kế Hoạch – Tổng Hợp Bệnh viện ĐKKV Phía Nam
Nay tôi làm dự trù xin đặt 1 máy tính để bàn và 1 bình tích điện để phục vụ cho nhu cầu công tác
Vậy kính mong Ban Giám đốc quan tâm xem xét và giải quyết Đức Linh, ngày 12 tháng 01 năm 2019
Chú thích: tại mẫu dự trù này đã không có ký hiệu đánh số thứ tự theo khoa-phòng để theo dõi tài sản này được mua hay chưa Không có người lập, người xét duyệt mẫu dự trù
Luận văn thạc sĩ KT
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ĐƠN DỰ TRÙ
Kính gửi: - Ban Giám đốc Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận
Tôi tên: Hồ Văn Sơn Đơn vị công tác: Khoa Ngoại 2- Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận
Nay tôi làm dự trù xin 2 bộ bàn làm việc để thay mới các bàn làm việc cũ đã bị hư hỏng
Vậy kính mong Ban Giám đốc quan tâm xem xét và giải quyết Đức Linh, ngày 06 tháng 01 năm 2019
Chú thích: tại mẫu dự trù này đã không có ký hiệu đánh số thứ tự theo khoa-phòng để theo dõi tài sản này được mua hay chưa Không có người lập, người xét duyệt mẫu dự trù Không đồng nhất cách thức trình bày với mẫu 1, lúc phiếu dự trù có tên gọi là Đơn dự trù, lúc thì là Dự trù
Luận văn thạc sĩ KT
Mẫu: Phiếu nhập kho Đơn vị: BỆNH VIỆN ĐA KHOA KHU VỰC PHÍA NAM BÌNH THUẬN
Bộ phận: TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN
PHIẾU NHẬP KHO Ngày … tháng… năm …
Họ tên người giao hàng: … Địa chỉ, (bộ phận): …
Theo: … Số: … Ngày … tháng … năm …
Nhập tại kho: … Địa điểm: …
Tên nhãn hiệu, quy cách
Phẩm chất vật tư, dụng cụ
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Tổng số tiền ( viết bằng chữ): ( Mười bốn triệu đồng )
Số chứng từ gốc kèm theo:
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Chú thích: Phiếu nhập kho không có ký hiệu tham chiếu
Luận văn thạc sĩ KT
Mẫu: Phiếu xuất kho Đơn vị: BỆNH VIỆN ĐA KHOA KHU VỰC PHÍA NAM BÌNH THUẬN
Bộ phận: TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN
Họ tên người nhận hàng: … Địa chỉ, (bộ phận): …
Xuất tại kho (ngăn lô) : … Địa điểm: …
Tên nhãn hiệu, quy cách Phẩm chất vật tư, dụng cụ
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Tổng số tiền ( viết bằng chữ): ( Mười lăm triệu ba trăm ngàn đồng)
Số chứng từ gốc kèm theo:
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Chú thích: Phiếu xuất kho không có ký hiệu tham chiếu
Luận văn thạc sĩ KT
4.1.4 Thực tế về hệ thống quy trình mua sắm tài sản
Bệnh viện có xây dựng cho đơn vị hai quy trình mua sắm tài sản gồm :
Quy trình mua sắm trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng dưới 100 triệu đồng (QT.NBT.028) ban hành ngày 14/03/2015
Quy trình mua sắm trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng trên 100 triệu đồng (QT.NBT.029) ban hành ngày 14/03/2015
Tuy nhiên trong quy trình mua sắm tài sản chỉ đưa ra các bước thực hiện ngắn gọn, không quy định trách nhiệm của các khoa- phòng tham gia vào quy trình, không cập nhật các hình thức lựa chọn nhà cung cấp Không thể hiện quy trình bằng sơ đồ khiến người đọc khó hình dung Bên cạnh đó, bệnh viện chưa cập nhật đầy đủ các văn bản hướng dẫn vào trong quy trình, chỉ có hai văn bản được đưa vào chỗ tài liệu biễn dẫn:
Nghị định 63/NĐ-CP ngày 26/06/2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật đấu thầu về lựa chọn nhà thầu (Vẫn còn hiệu lực)
Thông tư số 68/2012/TT-BTC ngày 26/04/2012 của Bộ Tài chính quy định việc đấu thầu để mua sắm tài sản nhằm duy trì sự hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức chính trị xã hội- nghề nghiệp,tổ chức xã hội, tổ chức xã hội –nghề nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân (Hết hiệu lực ngày 16/05/2016) (Tham khảo Chương I- Mục 1.2- Tiểu mục 1.2.1 và tiểu mục 1.2.2)
Từ 2016 đến nay bệnh viện vẫn chưa xây dựng lại quy trình mới áp dụng thông tư mới theo Thông tư số 58/2016/TT-BTC ngày 29/03/2016 của Bộ Tài chính về việc Quy định chi tiết việc sử dụng vốn nhà nước để mua sắm nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp Và một số văn bản pháp luật khác
Luận văn thạc sĩ KT
Đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản công
Xây dựng lại một quy trình mua sắm tài sản công bằng văn bản áp dụng tại bệnh viện, xây dựng lại dựa trên hướng dẫn của Luật đấu thầu và cập nhật mới các văn bản khác có liên quan Đặt lại tên quy trình mua sắm tài sản công là “ Quy trình mua sắm tài sản” (tham khảo phụ lục 4) Khắc phục nhược điểm của quy trình cũ, quy trình mới xây dựng phân chia rõ ràng trang thiết bị y tế thuộc phòng Vật tư - thiết bị y tế đảm nhiệm mua sắm, trang thiết bị văn phòng thuộc phòng Hành chính quản trị đảm nhiệm mua sắm Mục đích để giảm thiểu khối lượng công việc, giảm sai sót của phòng Vật tư –thiết bị y tế Bên cạnh đó, mô tả quy trình bằng sơ đồ để người đọc dễ hình dung Quy trình mua sắm tài sản công xây dựng mới phải đầy đủ năm thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ Bên cạnh những mặt đạt được của năm thành phần, cần đưa ra giải pháp khắc phục những mặt chưa tốt như sau:
4.2.1 Giải pháp về môi trường kiểm soát a) Trong quy trình mua sắm tài sản công cần phải xây dựng thêm mục “nhiệm vụ” của các khoa – phòng có liên quan đến quy trình mua sắm tài sản công (Tham khảo phụ lục 4, Chương I: Quy định chung - Điều 5: Quy định về trách nhiệm của các bên) b) Mỗi khoa-phòng có liên quan đến quy trình mua sắm tài sản công cần lập bảng phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên để mỗi cá nhân đều hiểu rõ nhiệm vụ của mình để không đùn đẩy trách nhiệm, đùn đẩy công việc cho nhau
Bảng 4.1: Bảng phân công công việc của từng nhân viên trong quy trình mua sắm tài sản công
Bộ phận Họ và tên nhân viên Công việc
Phòng có nhu cầu sử dụng Điều dưỡng D Lập đơn dự trù 1 ngày Đơn vị mua Trần Văn A Chuẩn bị ba bảng báo giá 3-5 ngày
Luận văn thạc sĩ KT sắm Nguyễn Thị C Soạn thảo hợp đồng
Phòng Tài chính kế toán Nguyễn Thị B
Rà soát giá cả trên thị trường Kiểm tra tính đúng sai trên hợp đồng
Kiểm tra chứng từ thanh toán
Ban kiểm soát Nguyễn Thị E
Giám sát tất cả các hoạt động trong quy trình và kiểm tra tính tuân thủ pháp luật
2-3 ngày c) Tổ chức một Ban kiểm soát từ một đến hai nhân viên Đề xuất nhân sự ở Ban kiểm soát là thuộc thành viên của Tổ mua sắm, lý do đề xuất là Tổ mua sắm tách biệt với các chức năng trong quy trình mua sắm tài sản, Tổ mua sắm là thành lập trong khi mua tài sản và giải tán khi đã hoàn thành Việc thành lập Ban kiểm soát ở đây đã căn nhắc giữa lợi ích và chi phí bỏ ra, có nghĩa là bệnh viện không phải trả bất cứ khoản lương nào thêm cho nhân viên trong Ban kiểm soát nhưng lợi ích mang lại là thực hiện báo cáo kiểm soát nội bộ về tính tuân thủ pháp luật và giám sát toàn bộ quy trình mua sắm tài sản công để trình lên Giám đốc bệnh viện theo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu d) Bệnh viện thường xuyên luân chuyển nhân sự phòng Vật tư thiết bị y tế, hiện nay chỉ có ba viên chức đảm nhiệm việc mua trang thiết bị (một trưởng phòng và hai nhân viên), ba viên chức này đã làm việc khá lâu từ khi thành lập phòng đến hiện nay Việc bổ nhiệm và luân chuyển nhân sự được thực hiện thông qua đánh giá quá trình phấn đấu của nhân viên ở nhiều khía cạnh: sự nhiệt tình, khả năng xử lý công việc, năng lực chuyên môn… để có cơ sở định hướng cho sự phát triển lâu dài của nhân viên cũng như góp phần tăng tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản công e) Đẩy mạnh nghiên cứu, bồi dưỡng, tham gia tập huấn tăng cường kiến thức về quản lý và mua sắm tài sản công, các quy định của pháp luật về đấu thầu Kiện toàn,
Luận văn thạc sĩ KT nâng cao chất lượng tham mưu của đội ngũ cán bộ làm công tác tham mưu trong đấu thầu
4.2.2 Giải pháp về đánh giá rủi ro
Trong tất cả các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản công tại đơn vị nghiên cứu, dựa trên kết quả phỏng vấn, tác giả nhận thấy đơn vị chưa xây dựng đánh giá rủi ro cho quy trình mua sắm tài sản Khi xây dựng đánh giá rủi ro, trước hết đơn vị cần xây dựng các mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động trong quy trình mua sắm, thanh toán tiền và ghi nhận báo cáo Mục tiêu được thực hiện như sau:
Bảng 4.2: Bảng xây dựng chỉ tiêu về đánh giá rủi ro
Hoạt động của quy trình Mục tiêu cụ thể Đánh giá rủi ro
Mua tài sản công Đáp ứng nhu cầu và mục đích sử dụng, đúng tiêu chuẩn chất lượng yêu cầu, có xuất xứ rõ ràng, chế độ bảo hành tốt, mua đủ số lượng theo yêu cầu, giá cả phù hợp và cung cấp kịp thời
- Mua sắm không có kế hoạch làm ảnh hưởng đến dự toán chi tiêu
- Không có nhu cầu vẫn mua tài sản
- Tài sản mua không đáp ứng được nhu cầu sử dụng, không khai thác được công dụng của tài sản
- Mua không đúng loại tài sản, không đúng quy cách phẩm chất, khác số lượng yêu cầu (dư thừa phải nhập kho hoặc thiếu hàng để sử dụng)
- Mua giá cao hơn so với giá của hàng hóa cùng loại trên thị trường cùng thời điểm Bị cấu kết làm giá
- Mua hàng không kịp thời,
Luận văn thạc sĩ KT không đúng tiến độ làm ảnh hưởng đến hoạt động của bệnh viện
Thanh toán tiền - Thanh toán đúng đối tượng, đúng hàng hóa dịch vụ, đúng số tiền và kịp thời
- Giảm thiểu các sai sót, gian lận trong quá trình lập hồ sơ và thủ tục thanh toán Minh bạch, công khai thủ tục thanh toán để các khoa, phòng tham gia giám sát
- Thanh toán không đúng đối tượng, sai số tiền, sai định mức chế độ quy định
- Chứng từ đề nghị có sai sót, không hợp lệ, không hợp pháp hoặc cố ý gian lận lập chứng từ giả mạo…
- Kiểm soát thanh toán không phát hiện được sai sót, gian lận mà đồng ý thanh toán dẫn đến phản ánh sai nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phản ánh không trung thực tình hình tài chính
- Người đề nghị cố ý thanh toán chứng từ trùng lắp hoặc quên không đề nghị thanh toán Kế toán thanh toán trùng lắp hoặc quên
Trung thực và hợp lý - Ghi chép không kịp thời, sai lệch số liệu báo cáo…
4.2.3 Giải pháp về hoạt động kiểm soát
Về hệ thống kế toán
Về chứng từ, mẫu biểu nên đồng nhất, đặc biệt là phiếu dự trù cần đánh số thứ tự và ký hiệu từng khoa phòng để dễ dàng thống kê các đơn đã duyệt và chưa duyệt
Luận văn thạc sĩ KT
Cần đánh số tham chiếu vào các mẫu biểu theo đúng quy định của pháp luật (Tham khảo phụ lục 1, phụ lục 2, phụ lục 3)
Lựa chọn nhà cung cấp
Phòng Vật tư - thiết bị y tế liên hệ nhà cung cấp lấy báo giá (đảm bảo 3 báo giá) Thì phòng Tài chính kế toán cần chuẩn bị ít nhất một trong các tài liệu sau: i) Giá hàng hoá cần mua của ít nhất 3 đơn vị cung cấp hàng khác nhau trên địa bàn để làm căn cứ xác định giá gói thầu; ii) Giá thị trường tại thời điểm mua sắm được tham khảo từ thông tin chính thống do các đơn vị cung cấp công bố được khai thác qua mạng Internet; iii) Giá của gói thầu mua sắm loại hàng hoá tương tự trong thời gian trước đó gần nhất Để khi trong cuộc họp xét chọn nhà cung cấp được khách quan hơn
Nên hoán đổi nhân viên mua hàng ở phòng Vật tư- thiết bị y tế để tránh tình trạng nhân viên này có quan hệ với một số nhà cung cấp trong một thời gian dài dẫn đến nhân viên này chọn nhà cung cấp bán tài sản không phù hợp, mức giá không hợp lý vì họ nhận tiền hoa hồng từ nhà cung cấp
4.2.4 Giải pháp về thông tin và truyền thông
Hiện nay bệnh viện có một trang web: http://www.benhviennambinhthuan.vn đang hoạt động, tuy nhiên việc đăng bản tin của bệnh viện rất ít Các bài đăng đã cũ, không cập nhật những bản tin mới Bộ phận quản lý website cần đăng các bài về sai phạm về khám chữa bệnh, về quản lý tài chính ở một số bệnh viện khác và mức kỷ luật của các trường hợp sai phạm lên trang chủ của bệnh viện, nhằm để người đọc là nhân viên trong bệnh viện có tính kỷ luật hơn, chấp hành đúng các chính sách mà nhà nước quy định
Bệnh viện nên xây dựng một hộp thư điện thử nội bộ, ví dụ như sử dụng Microsoft Outlook tạo tài khoản cho các nhân viên trong bệnh viện Mục đích khi bệnh viện ban hành một quy định, quy trình, ví dụ như là quy trình mua sắm tài sản, Luật đấu thầu mới, …có thể chuyển tới các bộ phận hoặc nhân viên liên quan để nắm kỹ hơn về chính sách.Tại đây các đối tượng có liên quan được phân công cụ thể và quy định thời gian báo cáo kết quả thực hiện về cấp quản lý trực tiếp Tránh
Luận văn thạc sĩ KT trường hợp thông báo bằng miệng làm chậm tiến độ công việc và không có dấu tích lưu lại
4.2.5 Giải pháp về giám sát
Bệnh viện nên hoàn thiện hoạt động giám sát nhằm xét trong hoạt động mua tài sản và thanh toán, ghi chép sổ sách có đúng như thiết kế ban đầu hay không và cần phải điều chỉnh gì cho phù hợp với môi trường hoạt động của đơn vị nhà nước trong từng giai đoạn, đặc biệt là giai đoạn đang tự chủ tài chính Để hoạt động giám sát được đạt hiệu quả cao, bệnh viện cần thực hiện các bước như sau:
Thứ nhất, giám sát các bước thực hiện quy trình mua sắm tài sản, thanh toán và ghi chép sổ sách để đảm bảo các thủ tục kiểm soát đều được thực hiện nghiêm túc nhằm hạn chế các sai phạm xảy ra, ngăn chặn đúng lúc Lúc này Ban kiểm soát là bộ phận phát huy vai trò và nhiệm vụ của mình
Thứ hai, định kỳ (cuối mỗi tháng) hoặc có yêu cầu đột xuất của Giám đốc, Đơn vị mua sắm cần báo cáo tình hình thực hiện hoạt động mua sắm tài sản và so sánh các chỉ tiêu, kế hoạch đã định trước
Tóm tắt chương 4
Trình bày các chứng minh thực tế tại bệnh viện, từ khâu nhân sự, hệ thống chứng từ và quy trình đã được ban hành có ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản công không hữu hiệu Từ đó tác giả đưa ra các giải pháp chi tiết cho từng thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm tăng tính hữu hiệu, giảm gian lận và sai sót trong toàn bộ quy trình
Luận văn thạc sĩ KT
KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI CÁC GIẢI PHÁP VỀ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH MUA SẮM TÀI SẢN CÔNG TẠI BỆNH VIỆN ĐKKV PHÍA NAM BÌNH THUẬN
Kế hoạch triển khai về pháp lý nội bộ, trên cơ sở quy định pháp luật hiện hành về hướng dẫn hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản công tại Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận
Để thay đổi quy trình mua sắm tài sản công, phòng Tài chính kế toán tham mưu lại Giám đốc bệnh viện xây dựng lại quy trình mua sắm cũ gồm “ Quy trình mua sắm trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng trên 100 triệu đồng” và “ Quy trình mua sắm trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng dưới 100 triệu đồng” sang phương pháp xây dựng mới là theo “Quy trình mua sắm tài sản” Cụ thể gồm các thủ tục sau:
Thứ nhất, lập tờ trình đề nghị xây dựng quy trình mua sắm tài sản công, trong đó nêu rõ các bước thực hiện, cụ thể như sau:
BỆNH VIỆN ĐKKV PHÍA CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM NAM BÌNH THUẬN Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
(Về việc xây dựng quy trình mua sắm tài sản công)
- Căn cứ Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 ngày 26/11/2013 của Quốc hội;
- Căn cứ Luật Xây dựng số 50/2014/QH13 ngày 18/6/2014 của Quốc hội;
- Căn cứ Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu;
- Căn cứ Thông tư số 58/2016/TT-BTC ngày 29/3/2016 của Bộ Tài chính Quy định chi tiết về việc sử dụng vốn nhà nước để mua sắm nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước, đơn vị thuộc lực lương vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp;
Luận văn thạc sĩ KT
- Căn cứ Thông tư số 31/2016/TT-BNNPTNT ngày 05/10/2016 của Bộ trưởng
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn quy định trình tự sử dụng vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư; mua sắm tài sản, hàng hóa, dịch vụ nhằm duy trì hoạt động thường xuyên; xử lý tài sản nhà nước tại các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập do Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn quản lý;
- Căn cứ Nghị định số 59/2015/NĐ-CP ngày 18/06/2015 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng;
I Xây dựng quy trình mua sắm tài sản công
Xây dựng “Quy trình mua sắm tài sản” (có Quyết định về quy trình mua sắm đính kèm)
II Thành lập Ban kiểm soát nằm trong Tổ mua sắm
- Nhiệm vụ thực hiện: Lập hệ thống kiểm soát nội bộ, giám sát việc thực hiện hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm tra và báo cáo kiểm soát định kỳ
III Công tác thuyên chuyển nhân viên
Xây dựng kế hoạch luân chuyển nhân viên ở 2 phòng (Phòng Hành chính quản trị và Phòng Vật tư thiết bị y tế) Định kỳ luân chuyển nhân viên cần tham khảo ở các cơ ban ban ngành và văn bản hướng dẫn Định kỳ có thể là 3 năm hoặc 5 năm
IV Nhiệm vụ của các bộ phận liên quan
+ Phòng Hành chính quản trị, Phòng Vật tư thiết bị y tế và Phòng Tài chính kế toán thực hiện quy trình mua sắm tài sản và tham khảo văn bản hướng dẫn của nhà nước
+ Ban kiểm soát thuộc Tổ mua sắm có chức năng giám sát tất cả hoạt động của quy trình mua sắm tài sản, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình mua sắm tài sản, đồng thời báo cáo Giám đốc định kỳ
+ Phòng Tổ chức cán bộ thực hiện xây dựng kế hoạch luân chuyển nhân viên ở các phòng mua sắm
+ Tất cả các công việc trên dưới sự giám sát của Ban Lãnh Đạo
Luận văn thạc sĩ KT
Trên đây là tờ trình kính đề nghị Giám đốc xét duyệt./ Đức Linh, Ngày… tháng…năm 2019
Giám đốc bệnh viện duyệt Trưởng phòng TCKT
Thứ hai, tổ chức các buổi tập huấn chuyên môn về quy trình mua sắm tài sản công, các văn bản hướng dẫn phức tạp, giải đáp các thắc mắc thường bị vướng ở những văn bản.
Tóm tắt chương 5
Dựa trên nhận định về vấn đề hệ thống kiểm soát nội bộ không hữu hiệu trong việc ngăn chặn các sai phạm trong quy trình mua sắm tài sản công, từ các giải pháp cụ thể được xây dựng ở chương 4, trong chương này tác giả thiết lập kế hoạch triển khai phù hợp với thực tế và tình hình hoạt động tại đơn vị Kế hoạch triển khai từ khâu pháp lý văn bản đã được quy định đến các chính sách nhân sự cũng như việc thay đổi quy trình mua sắm tài sản phải thật chi tiết các quy định, điều khoản áp dụng để người đọc hiểu và thực hiện đúng theo quy định
Luận văn thạc sĩ KT