Quản lý sinh viên

Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng Mục lục Mục lôc Lời nói đầu .4 Chơng 1: Phân Tích Yêu CÇu 1.1 TÝnh cÊp thiết đề tài 1.2 Mục đích yêu cầu đề tài 1.3 Khảo sát hÖ thèng thùc tÕ 1.3.1 Quản lý hồ sơ sinh viên 1.3.2 Qu¶n lý líp häc 1.3.3 Quản lý môn học hệ số môn học 1.3.4 Quản lý điểm sinh viên 1.3.5 Cách thức tìm kiếm thông tin học sinh 1.4 Nhợc điểm phơng pháp thủ công 1.5 u điểm phơng pháp thủ công .9 1.6 Yêu cầu đổi míi hƯ thèng .10 1.7 u ®iĨm cđa hƯ thèng míi .10 1.8 Nhợc điểm hệ thống 10 Chơng 2: Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Sinh Viên .11 2.1 Phân tích thiết kế hệ thống .11 2.1.1 Kh¸i niƯm .11 2.1.2 Mơc ®Ých 12 2.1.3 Phơng pháp 12 2 Phân tích chức nghiệp vụ 13 2.2.1 Biểu đồ phân cấp chức 13 2.2.1.1 Định nghĩa 13 2.2.1.2 Đặc ®iÓm 14 2.2.1.3 Sơ đồ phân cấp chức hệ thống .15 2.2.2 Biểu đồ Luồng liệu 16 2.2.2.1 Biểu đồ luồng liệu mức khung cảnh 19 2.2.2.2 Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh 19 2.2.2.3 Biểu ®å lng d÷ liƯu møc díi ®Ønh .21 Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng 2.2.2.3.1.Biểu đồ luồng liệu phân rà chức Quản lý hồ s¬ 21 2.2.2.3.2 Biểu đồ luồng liệu phân rà chức Quản lý điểm 22 2.2.2.3.3 BiĨu ®å lng liệu phân rà chức Quản lý mô học 23 2.3 Mô hình thực thể liên kết 23 2.3.1 Ph¸t hiƯn kiĨu thùc thĨ liên kết 24 2.3.2 Phát kiểu liên kết, xác định mối quan hệ thùc thÓ .24 2.3.3 Biểu đồ luồng liệu ER .27 2.4 Cơ sở liÖu 27 2.4.1 Khái niệm Cơ sở liệu 27 2.4.2 Sù cÇn thiÕt cña CSDL 28 2.4.3 Các bớc xây dựng CSDL 28 2.4.4 Hệ quản trị CSDL 29 2.4.5 Phân loại sở d÷ liƯu 30 2.4.5.1 Cơ sở liệu mạng .30 2.4.5.2 Cơ sở liệu phân cấp 30 2.4.5.4 Cơ sở liệu quan hƯ 31 2.4.5.4.1 C¸c kh¸i niệm 31 2.4.5.4.2 Các thành phần CSDL 33 2.4.6 Thiết kế File liệu 35 2.5 Ngôn ngữ lập trình VisualBasic 38 2.5.1 Giíi thiƯu vỊ ng«n ngữ lập trình Microsoft Visual Basic 39 2.5.2 Đặc điểm chơng trình Visual Basic 39 2.6 Thiết kế giao diện cho chơng trình .41 2.6.1 Giao diện chơng trình 41 2.6.2 Form Nhập hồ sơ Sinh Viên 42 2.6.3 Form NhËp Líp 43 2.6.4 Form NhËp §iĨm 44 2.6.5 Form NhËp M«n Häc .45 2.6.6 Form NhËp Khoa 46 Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng 2.6.8 Form Nhập Khoá Học 47 2.6.9 Form NhËp D©n Téc .48 2.6.10 Form NhËp T«n Gi¸o 49 2.6.11 Form T×m KiÕm 50 2.7 ThiÕt kÕ c¸c Modul 51 2.7.1 Modul hồ sơ sinh viên 51 2.7.2 Modul ®iĨm 69 Ch¬ng 3: Hớng dẫn cài đặt bảo trì .80 3.1 Cài đặt .80 3.2 Bảo trì bảo dỡng máy tính 80 KÕt luËn 82 Tài liệu tham khảo 83 Lời nói đầu Ngày với phát triển mặt xà hội, ngành công ngệ thông tin đà trở thành nhu cầu thiếu đời sống ngời Là ngành khoa khọc kỹ thuật xây dựng hệ thống xử lý liệu tinh sảo (Data processing system) Nền khoa khọc máy tính ngày giữ vị trí trung tâm hầu hết lĩnh vực xà hội Trong thời đại Công nghệ thông tin bùng nổ toàn cầu quốc gia giới dù phát triển hay phát triển cố gắng áp dụng tin học vào mặt đời sống xà hội Tin học có mặt lúc, nơi nhằm hỗ trợ cho ngành nghiên cứu đạt đợc thành tựu to lớn nh để đại hoá quy trình quản lý sản xuất kinh doanh nhằm đạt hiệu kinh tÕ cao nhÊt ChÝnh v× vËy, thêi gian gần ngành nghề đà trọng đến việc xây dựng phần mềm ứng dụng tin học công tác quản lý Với lợi ích hiển nhiên Công nghệ thông tin mang lại, nhà quản lý đà kịp thời đa ứng dụng tin học vào phục vụ cho công tác quản lý kinh doanh Tuỳ thuộc vào quy mô, mục trờng, mức độ phục vụ, quyền sở hữu mà ta phân tích thiết kế cho ngời quản lý nắm đợc nhanh chóng Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng xác đồng thời giảm đợc chi phí, thao tác thủ công đạt hiệu kinh tế cao Thế kỷ XXI kỷ phát triĨn khoa häc kü tht ®ã Tin häc ®ãng vai trò quan trọng, đạt đợc nhiều thành tựu to lớn Việc áp dụng công nghệ khoa học kỹ thuật vào đời sống ngời ngày tăng không ngừng can thiệp vào hầu hết công việc đời sống Công nghệ thông tin nghành khoa học Song song với phát triển công nghệ chế tạo thiết bị máy tính việc sản phẩm phần mềm ứng dụng đời có tính chất định việc áp dụng nghành khoa học Phần mềm tin học đợc ứng dụng rộng rÃi quản lý, häc tËp… Nã gióp Nã gióp cho ngêi sử dụng có đợc thông tin nhanh chóng xác, từ mà chất lợng công việc đạt hiệu cao Có nhiều sản phẩm phần mềm dời với ngôn ngữ lập trình khác nh: Assembly, C++, Visual Basic : Trong ®ã Visual Basic gắn liền với khái niệm trực quan, nghĩa thiết kế chơng trình bạn thấy đợc kết sau thao tác giao diện chơng trình thực Visual Basic cho phép bạn chỉnh sửa đơn giản, nhanh chóng mặt màu sắc kích thớc, hình dáng đối tợng có mặt ứng dụng Mặc dù Windows đà xâm nhập rộng rÃi vào nớc ta, ứng dụng môi trờng Windows đà xuất ngày nhiều vô cïng phong phó, nhiªn ë níc ta ngêi ta biết Windows chủ yếu thông qua phần mỊm øng dơng nh Word, Excel, Access… Nã gióp Mét ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý Mọi thông tin đợc thể lu trữ dới dạng liệu trơng trình hệ thống quản trị sở liệu, làm tăng thêm khả quản lý, tra cứu tinh giản đợc đáng kể công việc Với lợi ích hiển nhiên Công nghệ thông tin mang lại, nhà quản lý đà kịp thời đa ứng dụng tin học vào phục vụ cho công tác quản lý sinh viên Bài toán Quản lý Sinh Viên nhằm giải đáp ứng cách hiệu nhu cầu mặt quản lý thông tin trờng Đại Học Tin học hoá công tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao động ngời, tiết kiệm đợc thời gian, độ xác cao, gọn nhẹ tiện lợi nhiều so với việc làm thủ Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng công quản lý giấy tờ nh trớc Tin học hoá giúp thu hẹp không gian lu trữ, tránh đợc thất lạc liệu, tự động hệ thống hoá cụ thể hoá thông tin theo nhu cầu ngời Là đề tài mang tính thực tiễn cao, đà nhận đề tài phần đ a đợc nhận xét, đánh giá tổng thể từ đa hệ thống có nhiều chức áp dụng cho công tác quản lý dựa hỗ trợ máy tính Với vốn kiến thức đà đợc học trờng, đam mê tin học cộng vào nhu cầu cấp thiết xà hội giai đoạn mà tin häc ph¸t triĨn nh vị b·o, chóng em mong muốn thiết kế chơng trình ứng dụng đợc vào thực tế Vì em đà chọn đề tài: Quản lý sinh viên Chính đề tài phần đa đợc nhận xét, đánh giá tổng thể từ đa đợc hệ thống với chức nhập, tìm kiếm, xem, sửa, xoá Trong công tác quản lý dựa hỗ trợ máy tính Hệ thống quản lý đợc xây dựng ngôn ngữ Visual Basic Hệ thống quản lý liệu nhà khoa học đợc xây dựng hệ quản trị sở liệu Microsoft ACCESS, đợc đánh giá cao số phần mềm quản trị CSDL máy PC hiƯn søc m¹nh, tÝnh linh ho¹t cïng víi mäi møc ngêi dïng vµ rÊt dƠ sư dơng Để có đợc sở liệu cần thiết cho việc thực đề tài, em đà nhận đợc giúp đỡ Thầy cô bạn Một lần em xin đợc bày tỏ lòng kính trọng biết ơn tới thầy cô giáo đà tận tình dạy dỗ, truyền đạt cho em kiến thức quý báu suốt bốn năm học tập Đặc biệt, em xin đợc bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Thầy giáo PGS-TS Đoàn Văn Ban Trong phạm vi đồ án em trình bày đợc cặn kẽ hệ thống quản lý, Do em nêu lên vấn đề mà đà thực đợc việc phân tích thiết kế hệ thống xây dựng chơng trình Mặc dù có nhiều cố gắng nhng đồ án em tránh khỏi thiếu sót kính mong thầy cô bạn đa ý kiến để em làm việc thật tốt chuyên ngành mà em chọn Em mong đợc góp ý thầy cô bạn Chơng Phân Tích Yêu Cầu Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng 1.1 Tính cấp thiết đề tài Cùng với phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin với xâm nhập nhanh chóng tin học vào lĩnh vực đời sống xà hội việc sử dụng máy tính công tác quản lý đà trở thành nhu cầu cấp bách, yếu tố thiếu nhằm nâng cao chất lợng hiệu công tác quản lý Trong lĩnh vực quản lý sinh viên việc điều chỉnh bổ xung thông tin thực khó khăn không rõ ràng, việc tìm kiếm thông tin nhiều thời gian, độ xác Do việc Tin học hoá hoạt động nhà trờng vào Quản lý sinh viên ngày trở nên cần thiết Việc ứng dụng Tin học công tác quản lý giúp cho ngời thoát khỏi lao động thủ công, nâng cao hiệu công việc, tiết kiệm đợc nhiều thời gian 1.2 Mục đích yêu cầu đề tài Quản lý sinh viên công việc nhằm quản lý tất trình hoạt động học tập sinh viên trờng Đại học để nâng cao công nghệ thông tin Quản lý sinh viên trờng Đại học quản lý trình học tập, có tất hồ sơ sinh viên diểm trình học tập tr ờng đợc lu chơng trình Quản lý sinh viên Trong quản lý sinh viên có nhiều đầu điểm, có nhiều môn có điểm nhiều lần thi Chơng trình Quản lý sinh viên gồm nhiều lĩnh vực nh quản lý họ tên, ngày sinh, giới tính, dân tộc, nơi sinh Xây dựng chơng trình Quản lý sinh viên nhằm hỗ trợ cho công tác quản lý họ tên, ngày sinh, điểm Bài toán đặt phân tích thiết kế hệ thống thông tin vấn đề đặt phải quản lý? Và quản lý quản lý nh để công việc có hiệu quả, tiết kiệm đợc thời gian cho cán công nhân viên 1.3 Khảo sát hệ thống thực tế 1.3.1 Quản lý hồ sơ sinh viên Quản lý hồ sơ sinh viên trờng Đại học vấn đề cần đề cập đến Việc quản lý hồ sơ không tốt làm ảnh hởng đến việc theo dõi sinh viên Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng việc liên quan đến sinh viên theo học trờng nh sinh viên đà trờng Quản lý hồ sơ sinh viên tốt giúp đỡ biết đợc thông tin sinh viên Khi mà muốn biết thông tin sử dụng hồ sơ mà quản lý để tìm thông tin họ Chẳng hạn nh: Sinh viên thuộc diện u tiên nào? tình trạng nghỉ học sinh viên, sinh viên chuyển lớp 1.3.2 Quản lý lớp học Lớp học đơn vị để quản lý sinh viên trờng Đại học tuỳ theo trờng mà lớp học có sinh viên học theo ngành khác Một lớp học thờng bao gồm thông tin sau : Mà lớp, tên lớp 1.3.3 Quản lý môn học hệ số môn học Môn học đơn vị học tập sinh viên Muốn cho lớp học học môn này, cần phải có thông tin môn học danh sách môn học trờng 1.3.4 Quản lý điểm sinh viên Quản lý điểm trờng Đại học hầu hết trờng làm tốt không tình trạng nhầm điểm hay sai điểm Điểm trờng Đại học hệ thống điểm có nhiều đầu điểm với nhiều hệ số Vì việc quản lý khó khăn, đặc biệt khâu tính điểm Hệ thống điểm trờng Đại học gồm đầu điểm: Điểm lý thuyết lần 1, điểm thực hành lần 1, diểm lý thuyết lần 2, điểm thực hành lần 2, điểm trung bình học kỳ, điểm trung bình năm 1.3.5 Cách thức tìm kiếm thông tin học sinh Trong trờng Đại học việc tìm kiếm vấn đề mà cần quan tâm Việc tìm kiếm sinh viên gặp nhiều khó khăn nh: Các sinh viên khá, giỏi, sinh viên cán lớp 1.4 Nhợc điểm phơng pháp thủ công Lu giữ thông tin sinh viên, giáo viên phức tạp phải sử dụng nhiều loại giấy tờ, sổ sách nên cồng kềnh, nơi lu giữ không đợc thuận tiện, cần nhiều nhân viên Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng Khi cần tìm kiếm thông tin sinh viên, giáo viên nhiều thời gian phải trực tiếp tìm thông tin giấy tờ sổ sách đà đợc ghi chép lại 1.5 u điểm phơng pháp thủ công Vốn đầu t tốn hơn, thiết bị tin học, phần mềm tin học cho việc quản lý không cần phải đầu t Tóm lại phơng pháp thủ công không phù hợp Quản lý sinh viên quản lý phơng pháp thủ công phức tạp, hệ thống đòi hỏi phải có lực lợng lớn nhân viên để thực công việc Do tạo máy cồng kềnh hoạt động hiệu Khả đáp ứng không cao Xuất phát từ nhu cầu đổi phù hợp với phát triển xà hội ngày nay, việc thay đổi hệ thống quản lý thủ công hệ thống quản lý tối u điều tất yếu 1.6 Yêu cầu đổi hệ thống Với trợ giúp đắc lực Khoa học Công nghệ thông tin, đặc biệt ứng dụng Công nghệ thông tin, hệ thống quản lý sinh viên phải đáp ứng đợc yêu cầu sau: Hạn chế tối thiểu việc xử lý thủ công Chủ động việc nắm bắt thông tin Tìm kiếm điều kiện Lu giữ đợc thông tin thời gian dài 1.7 u điểm hệ thống Rút ngắn đợc thời gian chờ đợi sinh viên Sử dụng máy tính vào công việc tìm kiếm thông tin chi tiết sinh viên dễ dàng nhanh chóng thuận tiện Việc lu trữ đơn giản, không cần phải có nơi lu trữ lớn, thông tin sinh viên xác nhanh chóng Việc thống kê định kỳ kỳ, năm thuận tiện, nhanh chóng Với chức xử lý hệ thống rút ngắn công việc nhân viên quản lý giảm số lợng nhân viên quản lý, tránh tình trạng d thừa Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng 1.8 Nhợc điểm hệ thống Kinh phí để xây dựng hệ thống quản lý thiết bị cho nhà trờng bao gồm máy móc, phần mềm tốn Chơng Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Sinh Viên 2.1 Phân tích thiết kế hệ thống Phân tích hệ thống bớc quan trọng trình xây dựng triển khai hệ thống quản lý thông tin máy tính Hiệu hệ thống phụ thuộc vào kết phân tích ban đầu Nếu phân tích thiết kế hệ thống tốt sản phẩm chơng trình quản lý đợc triển khai mục đích, đối tợng có hiệu sử dụng cao Hơn nữa, chơng trình sáng sủa hơn, dễ hiểu, dễ bảo trì, giúp cho ta nhẹ đợc chi phí phần mềm Với hệ thống này, tiến hành theo hớng phân tích từ xuống (phân tích Top-Down), phân rà hệ thống từ tổng thể đến chi tiết, bớc phân hoá chức hệ thống thành chức nhỏ tiến tới xây dựng môdul chơng trình nhằm xây dựng chơng trình cách hiệu Sau tiến hành khảo sát hoạt động chơng trình Quản lý sinh viên thực tế, mô hình đợc đa với chức xử lý đợc phân rà thành chức nhỏ nh sau : - Sinh viên - Khoa - Giao viên - Hồ sơ Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng 2.1.1 Khái niệm Phân tích hệ thống công cụ kỹ thuật đại cho phÐp tiÕp cËn, tỉ chøc vµ thiÕt kÕ hƯ thống thông tin cách hiệu ([1]) 2.1.2 Mục ®Ých Ph©n tÝch hƯ thèng nh»m mơc ®Ých thùc hiƯn tốt công việc định Trong trình phân tích hệ thống, việc tạo sơ đồ dòng liệu đầy đủ công việc quan trọng Nó cung cấp cho ta phơng pháp thiết lập mối quan hệ chức hệ thống với thông tin mà hệ thống sử dụng ([1]) 2.1.3 Phơng pháp Sử dụng phơng pháp phân tích thiết kế có cấu trúc Quá trình phân tích thiết kế có giai đoạn : Giai đoạn chiến lợc cần phải vạch mục tiêu hệ thống, xác định xem cần phải làm gì, làm bao lâu, có thuận lợi khó khăn Nói tóm lại cần xác định cần thiết hệ thống, mục tiêu nhân tố thành công hệ thống ([2]) Giai đoạn phân tích sâu vào phân tích chi tiết hệ thống Trớc hết, ngời phân tích cần phải tìm hiểu khảo sát mô hình nghiệp vụ hệ thống tại, xác định trình xử lý, đơn vị, phận xử lý dòng thông tin liên quan đến chức xử lý Quá trình đợc thông qua tìm hiểu thực tế Giai đoạn phân tích giai đoạn quan trọng toàn trình phát triển, việc hệ thống có đợc phát triển theo yêu cầu ngời dùng hay không hoàn toàn phụ thuộc vào giai đoạn Trong giai đoạn phân tích thờng có nhiều việc phải lµm nhng cã hai nhiƯm vơ chđ u nhÊt lµ : Phân tích chức nghiệp vụ Phân tích thực thể mối quan hệ chúng 2 Phân tích chức nghiệp vụ Mục tiêu trình đa mô hình xác chức nghiệp vụ phân rà chức thành chức nguyên tố Sơ đồ chức có đặc điểm :