Hoàn thiện ông tác quản lý vật tư ở nhà máy thuốc lá bắc sơn

 Khái niệm vật tư kỹ thuật: Hoạt động SX kinh doanh của DN ít nhiều đều cần đến các tư liệu vật chất khác nhau như vật liệu, nhiên liệu, thiết bị máy móc… Khái niệm vật tư kỹ thuật dùn

Công tác quản lý vật tư ở doanh nghiệp

Các khái niệm

 Khái niệm vật tư kỹ thuật:

Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cần các tư liệu vật chất như vật liệu, nhiên liệu và thiết bị máy móc Vật tư kỹ thuật là những vật có chức năng làm tư liệu sản xuất, đang trong quá trình từ sản xuất đến tiêu dùng nhưng chưa được tiêu dùng trực tiếp Tư liệu sản xuất bao gồm đối tượng lao động và tư liệu lao động, trong đó tư liệu lao động như nhà xưởng, hầm mỏ và cầu cống là cố định và có thể sử dụng ngay khi trở thành thành phẩm Sản phẩm được phân loại là vật tư kỹ thuật hay vật phẩm tiêu dùng dựa trên công dụng cuối cùng Vật tư kỹ thuật bao gồm nguyên liệu, nhiên liệu, điện lực, bán thành phẩm, thiết bị máy móc và dụng cụ phụ tùng.

Vật tư kỹ thuật được phân loại theo công dụng trong sản xuất thành hai nhóm chính: vật tư làm đối tượng lao động và vật tư làm tư liệu lao động Vật tư làm đối tượng lao động chỉ sử dụng một lần và toàn bộ giá trị sẽ chuyển sang sản phẩm cuối cùng, do đó doanh nghiệp cần đảm bảo cung cấp liên tục và đủ số lượng để duy trì quy trình sản xuất Ngược lại, vật tư làm tư liệu lao động có thể sử dụng nhiều lần trong quá trình sản xuất.

Luận văn Thạc sỹ QTKD 6 Trờng ĐHBK Hà Nội

Nguyễn Minh Đạt đã hoàn thiện công tác quản lý vật tư tại N/MTL Bắc Sơn, nhấn mạnh rằng giá trị vật tư không nhất thiết phải tương đương với giá trị sản phẩm, ngay cả khi quy mô sản xuất tăng Vật tư kỹ thuật được chia thành hai loại: vật tư thông dụng, sử dụng phổ biến cho nhiều ngành, và vật tư chuyên dùng, chỉ dành cho một ngành hoặc doanh nghiệp cụ thể Đặc biệt, một số loại vật tư có tầm quan trọng cao, việc thiếu hụt chúng có thể làm gián đoạn hoạt động của doanh nghiệp Do đó, các doanh nghiệp cần chú trọng phân loại và quản lý hiệu quả các vật tư quan trọng này Thống kê cho thấy 10-20% vật tư (nhóm A) chiếm 70-80% giá trị dự trữ, trong khi 20-30% vật tư (nhóm B) chỉ chiếm 10-20% giá trị, và 50-60% vật tư (nhóm C) chiếm 5-10% giá trị, cho thấy sự phân bổ giá trị vật tư có sự khác biệt giữa các doanh nghiệp.

Phân loại A.B.C là phương pháp quan trọng trong quản lý vật tư tại doanh nghiệp, giúp đưa ra những quyết định chiến lược Phương pháp này dựa trên quy luật Pareto 20/80, trong đó 20% tổng số loại vật tư chiếm tới 80% giá trị.

1.1.2 - Mô hình công tác đảm bảo vật tư cho SX ở DN

Quá trình tổ chức công tác vật tư được mô hình hoá trong hình (1.1) :

Phân tích quá trình mua sắm v à quản lý vật tư

Xác đị nh nhu cầu v ật tư

Xây dựng kế hoạch yêu cầu vật tư

Xác nh các đị phương thức đảm bả o v t t ậ ư

- Quản lý dự trữ v b o qu à ả ản

- Cấp phát vật tư n ội bộ

T ổ ch ức quản lý vật tư ộ ộ n i b

-Lựa chọn nh à cung ng ứ

- Thươ ng l ượ ng v à đặt h à ng

- Theo dõi đặt h ng v à à nhận h ng à

Lập v à tổ ch ức thự c hiệ n k ế ho ch mua ạ s ắm vật tư

Nguyễn Minh Đạt Hoàn thiện công tác quản lý vật t ở N/MTL B ắc Sơn

Hình 1.1 : Mô hình công tác vật tư ở DN

(Nguồn: Những vấn đề cơ bản về hậu cần vật tư doang nghiệp, trang 13)

Doanh nghiệp (DN) mua sắm hàng hóa cần thiết cho quá trình sản xuất của mình từ thị trường Các sản phẩm này, bao gồm mặt hàng cụ thể, dịch vụ và bản quyền, được cung cấp bởi các đơn vị kinh tế khác Hoạt động bảo đảm vật tư tại các DN chủ yếu tập trung vào hai nhóm lớn: vật tư và dịch vụ cần thiết cho sản xuất.

SX kinh doanh yêu cầu quản lý vật tư hiệu quả, bao gồm toàn bộ các đầu vào vật chất cho quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ Vật tư được chia thành hai dạng chính: phương tiện sản xuất và nguyên vật liệu Các dịch vụ như tín dụng và tư vấn thuế cũng đóng vai trò quan trọng Bản quyền và phát minh sáng chế cần được bảo vệ để doanh nghiệp có quyền sử dụng chúng trong sản xuất Công tác hậu cần vật tư phải đảm bảo cung ứng kịp thời và đúng chất lượng cho các kế hoạch sản xuất Do đó, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng các yếu tố như loại vật tư cần mua, chất lượng, số lượng, thời gian và địa điểm mua sắm.

Để quản lý vật tư hiệu quả, cần dựa vào các định mức kinh tế - kỹ thuật Các định mức này được chia thành hai loại chính: mức tiêu dùng và mức điều tiết quá trình sử dụng vật tư kỹ thuật.

SX kinh doanh và quản lý liên quan đến việc tiêu dùng và sử dụng vật tư kỹ thuật, bao gồm các mức tiêu dùng nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu và điện năng, cũng như mức sử dụng máy móc thiết bị Ngoài ra, quá trình SX kinh doanh và quản lý còn phải điều tiết các mức dự trữ vật tư, chuyển thẳng, đặt hàng, giao hàng, giá cả vật tư và mức hao hụt tự nhiên.

Hệ thống các mức được hình thành qua công tác định mức, đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng phương án sản xuất kinh doanh và kế hoạch mua sắm vật tư kỹ thuật Mức tiêu dùng nguyên vật liệu và mức dự trữ có ý nghĩa lớn trong quản trị vật tư, giúp quản lý chặt chẽ và đánh giá chính xác kết quả cũng như hiệu quả kinh doanh.

1.2.NHU CẦU VÀ XÂY DỰNG KẾ HOẠCH YÊU CẦU VẬT TƯ.

1.2.1 Nhu cầu vật tư và những đặc trưng cơ bản

 Khái niệm, đặc điểm của nhu cầu vật tư:

Nhu cầu là khái niệm cơ bản trong Marketing, phản ánh cảm giác thiếu hụt mà con người trải nghiệm Khi có đủ tiền, nhu cầu này sẽ chuyển thành cầu trên thị trường Nhu cầu mang tính khách quan và tuân theo quy luật của quá trình tái sản xuất Nhu cầu vật tư là yêu cầu về nguyên liệu và thiết bị để thực hiện sản xuất kinh doanh, và do đó, nó có những đặc điểm giống như nhu cầu hàng hóa và dịch vụ Sự vận động của cầu vật tư khác biệt so với cầu hàng hóa tiêu dùng, với độ co giãn cầu vật tư thường thấp hơn Nhóm nguyên liệu chính có độ co giãn ít hơn so với vật liệu phụ Quá trình bảo đảm vật tư phụ thuộc vào quy trình sản xuất và công nghệ, không phải do thói quen người tiêu dùng Trong sản xuất hàng hóa, nhu cầu vật tư luôn thể hiện dưới dạng cầu, liên hệ trực tiếp đến sản xuất thông qua khả năng thanh toán, giá cả, cung hàng hóa và các điều kiện tín dụng.

 Những đặc trưng cơ bản của nhu cầu vật tư:

Nhu cầu trong sản xuất vật chất có tính xã hội và khách quan, phản ánh sự thay thế và bổ sung lẫn nhau giữa các loại vật tư kỹ thuật Đặc điểm này tạo nên sự đa dạng và phong phú trong nhu cầu vật tư, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất.

1.2.2 Kết cấu nhu cầu vật tư và các nhân tố hình thành

 Kết cấu nhu cầu vật tư DN:

Nhu cầu vật tư phản ánh toàn bộ yêu cầu của doanh nghiệp trong kế hoạch để đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, nghiên cứu khoa học, sửa chữa và dự trữ Cấu trúc nhu cầu vật tư được thể hiện qua mối quan hệ giữa từng loại nhu cầu và tổng thể nhu cầu vật tư của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, mục tiêu chủ yếu của chúng ta là tính toán nhu cầu vật tư cho

Để nghiên cứu kết cấu nhu cầu vật tư của sản phẩm, chúng ta tiến hành phân tích kết cấu sản phẩm theo thứ tự sản xuất và lắp ráp Mỗi bộ phận chi tiết được liên kết với một danh mục trong hệ thống quản lý vật tư của doanh nghiệp Kết cấu sản phẩm cung cấp thông tin về các loại vật tư cần thiết để sản xuất, số lượng cụ thể cho từng loại vật tư, và thời điểm cần có vật tư để đảm bảo sản xuất sản phẩm cuối cùng đúng kế hoạch.

Nhu c u v ầ ậ ư t t cho các hoạt động khác

Nhu c u v ầ ậ ư t t cho phân xưởng phụ

Nhu c u v ầ ậ ư t t cho phân xưởng chính

Nhu c u v ầ ật tư b ổ sung dự trữ

Hình 1.2: Kết cấu nhu cầu vật tư ở DN

(Nguồn: Những vấn đề cơ bản về hậu cần vật tư doang nghiệp, trang 26)

Liên hệ trong sơ đồ kết cấu là các đường dây kết nối giữa hai bộ phận trong cấu trúc hình cây, trong đó bộ phận trên được gọi là bộ phận hợp thành và bộ phận dưới là bộ phận thành phần Mối liên hệ này không chỉ bao gồm một khoảng thời gian như chu kỳ sản xuất hay chu kỳ mua sắm, mà còn có một hệ số nhân thể hiện quan hệ về mặt số lượng giữa hai bộ phận.

Cấp trong sơ đồ kết cấu xác định rằng cấp 0 là cấp tương ứng với sản phẩm cuối cùng Mỗi lần phân tích thành phần cấu tạo của một bộ phận sẽ chuyển từ cấp i sang cấp i + 1 Nguyên tắc cấp thấp nhất (Low Level Code) quy định rằng một bộ phận phải được đặt ở cấp thấp nhất có thể Điều này có nghĩa là nếu một bộ phận xuất hiện ở cấp 3 trong một cấu thành nhưng ở cấp 2 trong cấu thành khác, nó sẽ được ghi nhận ở cấp 3 trong sơ đồ kết cấu sản phẩm.

Nhu cầu và xây dựnh kế hoạch yêu cầu vật tư ……………… 1 Nhu cầu vật tư và những đặc trưng cơ bản ……………………… 8 8 2 Kết cấu nhu cầu vật tư và các nhân tố hình thành

Phương pháp xác định nhu cầu vật tư của doanh nghiệp

1.2.3.1 Phương pháp trực tiếp: Theo phương pháp này, việc xác định nhu cầu dựa vào mức tiêu dùng vật tư và khối lượng sản phẩm SX trong kỳ

Phương pháp này có 4 cách tính: a- Cách tính theo mức sản phẩm:

Nhu cầu được tính bằng cách lấy mức tiêu dùng vật tư cho một sản phẩm nhân với số lượng sản phẩm SX

Công thức tính: Nsx = ∑Qsf msf Trong đó:

Nsx – Nhu cầu vật tư dùng để SX sản phẩm trong kỳ

Qsf – Số lượng sản phẩm SX trong kỳ msf – Mức sử dụng vật tư cho đơn vị sản phẩm b- Cách tính theo mức chi tiết sản phẩm:

Nhu cầu được tính bằng cách tổng các mức tiêu dùng vật tư cho một chi tiết sản phẩm nhân với số lượng chi tiết sản phẩm

Công thức tính: Nct = ∑Qct mct Trong đó:

Nct – Nhu cầu vật tư dùng để SX các chi tiết sản phẩm trong kỳ

Qct là số lượng chi tiết sản phẩm dự kiến sẽ sản xuất trong kỳ, trong khi mct là mức sử dụng vật tư cho mỗi đơn vị chi tiết sản phẩm Cách tính này dựa trên mức của các sản phẩm tương tự để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình sản xuất.

Để tính toán giá trị sản phẩm mới, cần lấy những sản phẩm không có mức đối chiếu với các sản phẩm tương tự đã có mức để tính, đồng thời xem xét các đặc điểm riêng của sản phẩm mới và áp dụng hệ số điều chỉnh Công thức tính giá trị sản phẩm mới được biểu diễn như sau: Nsx = Qsf x mtt x K.

Qsf – Số lượng sản phẩm SX trong kỳ mtt – Mức tiêu dùng vật tư sản phẩm tương tự

K – Hệ số điều chỉnh giữa hai loại sản phẩm d- Cách tính theo mức của sản phẩm đại diện:

Công thức tính: Nsx = Qsf mdd Trong đó:

Qsf – Số lượng sản phẩm SX trong kỳ mdd – Mức sử dụng vật tư của sản phẩm đại diện

Trong đó: mdd (mức sử dụng vật tư của sản phẩm đại diện) được chọn dựa vào mức bình quân (mbq)

∑mi.Ki mbq = Trong đó:

∑Ki mi – Mức tiêu dùng vật tư của loại sản phẩm thứ i

Ki – Tỷ trọng sản phẩm thứ i trong tổng số

1.2.3 2 Phương pháp tính dựa trên cơ sở số liệu về thành phần chế tạo sản phẩm Nhu cầu được xác định theo ba bước:

Bước 1: Xác định nhu cầu vật tư để thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm

Nt = ∑ Qi Hi Trong đó:

Nt – Nhu cầu vật tư để thực hiện kế hoạch tiêu thụ

Qi – Khối lượng sản phẩm thứ i theo kế hoạch tiêu thụ trọng kỳ

Hi – Trọng lượng tinh của sản phẩm thứ i

Bước 2: Xác định nhu cầu vật tư cần thiết cho SX sản phẩm có tính đến tổn thất trong quá trình sử dụng Nt

Nvt – Nhu cầu vật tư để SX sản phẩm trong kỳ kế hoạch

K – Hệ số thu thành phẩm

Bước 3: Xác định nhu cầu về từng loại vật tư hàng hoá

Ni= Nvt hi Trong đó:

Ni – Nhu cầu vật tư thứ i hi – Tỷ lệ % của loại vật tư thứ i

1.2.3.3 Phương pháp tính nhu cầu dựa trên cơ sở thời hạn sử dụng

Nhu cầu được tính theo công thức:

P vt – Nhu cầu hàng hoá cần có cho sử dụng

1.2.3.4 Phương pháp tính theo hệ số biến động:

Công thức tính: Nsx= Nbc x Tsx x Htk Trong đó:

Nbc – Số lượng vật tư sử dụng trong năm báo cáo

Tsx - Nhịp độ phát triển SX kỳ kế hoạch

Htk – Hệ số tiết kiệm vật tư năm kế hoạch so với năm báo cáo

Trong các doanh nghiệp sản xuất, ngoài việc xác định nhu cầu vật tư cho sản xuất sản phẩm hoàn chỉnh, cần phải tính toán nhu cầu vật tư cho các sản phẩm dở dang Phương pháp được sử dụng là tính toán mức chênh lệch giữa sản phẩm dở dang ở cuối kỳ và đầu kỳ.

Ndd = (Qdd2 – Qdd1) msf Trong đó:

Ndd – Nhu cầu vật tư cho sản phẩm dở dang

Qdd2 – Số lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ kế hoạch

Qdd1 – Số lượng sản phẩm dở dang đầu kỳ kế hoạch msf – Mức tiêu dùng vật tư cho đơn vị sản phẩm

Hai là: Tính theo chu kỳ sản xuất

Tk – Số ngày cần thiết để SX sản phẩm dở dang ở cuối năm kế hoạch

Mức tiêu dùng vật tư hàng ngày cho sản xuất sản phẩm dở dang cần được xác định rõ ràng Số lượng vật tư của nửa thành phẩm và hàng chế dở vào đầu năm kế hoạch cũng cần được tính toán chính xác để đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra hiệu quả.

Ba là: Tính theo giá trị

Qcd2 – Giá trị hàng chế dở cuối năm kế hoạch

Qcd1 – Giá trị hàng chế dở đầu năm kế hoạch

Gkh – Toàn bộ giá trị sản lượng sản phẩm năm kế hoạch

Nkh- Số lượng vật tư cần dùng trong năm kế hoạch

Bốn là: Tính theo hệ số biến động

Qcd1 – Giá trị hàng chế dở đầu năm kế hoạch

Gkh – Toàn bộ giá trị sản lượng sản phẩm năm kế hoạch

Nkh đại diện cho số lượng vật tư cần thiết trong năm kế hoạch, trong khi tkh thể hiện tỷ lệ giá trị tổng sản phẩm của năm kế hoạch so với năm báo cáo Ngoài nhu cầu vật tư phục vụ sản xuất, doanh nghiệp cần xác định các loại nhu cầu vật tư cho sửa chữa thiết bị, nhà xưởng, nghiên cứu khoa học và xây dựng cơ bản Đặc biệt, nhu cầu về máy móc thiết bị trong doanh nghiệp có thể được phân chia thành ba nhóm chính để dễ dàng tính toán.

Nhóm 1: Nhu cầu thiết bị để mở rộng năng lực của DN xác định như sau:

Ntb -Nhu cầu máy móc, thiết bị tăng thêm kỳ kế hoạch

Qi -Khối lượng sản phẩm thứ i cần SX trong kỳ kế hoạch

Mi - Định mức giờ máy để SX một đơn vị sản phẩm thứ i

Gk - Số giờ máy dùng vào những công việc khác

T - Số ngày máy làm việc trong kỳ kế hoạch

G - Số giờ máy làm việc trong một ca

Ksd - Hệ số sử dụng thiết bị có tính đến thời gian ngừng để sữa chữa theo kế hoạch, thời gian điều chỉnh

Km – Hệ số thực hiện mức

A – Số máy móc thiết bị hiện có

Nhóm 2.: Nhu cầu máy móc thiết bị để lắp máy sản phẩm

Ntb = Mtb Ksp + Tck – Tđk Trong đó:

Ntb -Nhu cầu thiết bị cho lắp máy sản phẩm trong kỳ kế hoạch

Mtb -Mức thiết bị dùng cho một máy sản phẩm

Ksp -Số lượng máy sản phẩm dự kiến sản xuất trong kỳ kế hoạch

Tck -Tồn kho cuối kỳ về thiết bị dùng cho lắp máy sản phẩm

Tđk -Tồn kho đầu kỳ về thiết bị dùng cho lắp máy sản phẩm

Nhóm 3: Nhu cầu máy móc thiết bị dùng để thay thế những máy móc thiết bị loại ra trong quá trình SX.Trong trường hợp để thay thế máy móc thiết bị do hoạt động lâu ngày không còn sử dụng được nữa, cách tính phải dựa trên yêu cầu về mở rộng năng lực SX của DN, số lượng thực tế máy móc thiết bị hư hỏng loại ra và biên bản của hội đồng giám định kỹ thuật Trường hợp để thay thế những máy móc thiết bị lạc hậu về mặt kỹ thuât, nhu cầu được xác định dựa vào yêu cầu nâng công suất máy của DN, mức độ lạc hậu, hiệu quả của việc sử dụng thiết bị

1.2.4 Phương pháp xác định các nguồn hàng để đáp ứng nhu cầu DN

 Nguồn hàng tồn kho đầu kỳ:

Do thời điểm xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư là lúc kỳ báo cáo chưa kết thúc nên phải xác định tồn kho đầu kỳ:

Công thức: Qđk = Qtt + Nh – X Trong đó:

Qđk – Tồn kho ước tính đầu kỳ kế hoạch

Qtt – Tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch được xác định căn cứ vào thẻ kho hoặc kiểm kê thực tế

Nh – Lượng hàng ước nhập vào kể từ thời điểm lập kế hoạch đến hết năm báo cáo

X – Lượng hàng ước xuất cùng thời điểm trên

 Nguồn động viên tiềm lực nội bộ DN:

Tự tổ chức sản xuất, chế biến và thu gom hàng hóa là cách hiệu quả để bổ sung nguồn hàng, dựa trên yêu cầu sản xuất và khả năng hiện có.

Doanh nghiệp (DN) đóng vai trò quan trọng trong việc chế biến hàng hóa bổ sung, bao gồm thu hồi và tái sử dụng phế liệu, phế phẩm Nguồn phế liệu này được xác định dựa trên số lượng, chất lượng và chủng loại thu được, cùng với năng lực sửa chữa và chế biến lại của DN Bên cạnh đó, việc tổ chức gia công tại các DN cũng là một yếu tố cần thiết để tối ưu hóa quy trình sản xuất và giảm thiểu lãng phí.

 Nguồn tiết kiệm trong tiêu dùng SX kinh doanh của DN:

Thông qua các biện pháp kỹ thuật SX, tổ chức quản lý, yếu tố con người

Nguồn hàng mua trên thị trường bao gồm vật tư nhập khẩu và nội địa Vật tư nhập khẩu thường là máy móc hoặc nguyên vật liệu mà sản xuất trong nước chưa đáp ứng đủ về số lượng, chủng loại và chất lượng Trong khi đó, nguồn vật tư mua trong nước được xác định dựa trên nhiệm vụ sản xuất và kế hoạch tiêu thụ sản phẩm.

Để đáp ứng yêu cầu sản xuất, cần cân nhắc kỹ lưỡng từng quy cách và chủng loại vật tư Các vật tư cần thiết sẽ được đặt hàng từ các doanh nghiệp thương mại hoặc các doanh nghiệp sản xuất khác.

1.2.5 Quá trình lập kế hoạch vật tư

Kế hoạch vật tư đóng vai trò quan trọng trong kế hoạch sản xuất kỹ thuật tài chính của doanh nghiệp, có mối quan hệ chặt chẽ với các kế hoạch khác Nó đảm bảo các yếu tố vật chất cần thiết để thực hiện các kế hoạch đó, trong khi các kế hoạch khác lại là cơ sở để xác định nhu cầu vật tư và xây dựng kế hoạch vật tư Đặc điểm của kế hoạch vật tư là dự kiến trực tiếp thời gian của một quá trình sản xuất.

Quá trình lập kế hoạch vật tư

Kế hoạch vật tư đóng vai trò quan trọng trong kế hoạch sản xuất kỹ thuật tài chính của doanh nghiệp, có mối liên hệ chặt chẽ với các kế hoạch khác Nó đảm bảo cung cấp các yếu tố vật chất cần thiết để thực hiện các kế hoạch này, trong khi các kế hoạch khác lại là cơ sở để xác định nhu cầu vật tư và xây dựng kế hoạch vật tư Đặc điểm nổi bật của kế hoạch vật tư là khả năng dự kiến trực tiếp thời gian cần thiết cho việc cung ứng.

Nguyễn Minh Đạt đã hoàn thiện công tác quản lý vật tư tại N/MTL Bắc Sơn, trong đó quy trình sản xuất và tiêu dùng trực tiếp các tư liệu sản xuất rất phức tạp, với nhiều loại vật tư khác nhau về chủng loại, khối lượng, thời gian và đơn vị tính Kế hoạch vật tư là tổng hợp các tài liệu tính toán nhu cầu vật tư, phản ánh toàn bộ nhu cầu cho sản xuất, xây dựng cơ bản, sửa chữa và dự trữ, đồng thời chỉ ra các nguồn cung cấp vật tư như tồn kho, nội lực và mua ngoài Quy trình lập kế hoạch bao gồm ba giai đoạn: chuẩn bị thông tin về thị trường và yêu cầu sản xuất, tính toán đầy đủ nhu cầu vật tư cho sản xuất, và xác định lượng vật tư tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ bằng các phương pháp ước tính và định mức.

Giai đoạn kết thúc là thời điểm quan trọng để xác định số lượng vật tư hàng hóa cần mua cho doanh nghiệp nhằm thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Nhu cầu này được doanh nghiệp xác định dựa trên phương pháp cân đối, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc lập kế hoạch mua sắm.

- ∑N là tổng nhu cầu về loại vật tư i dùng cho mục đích thứ j i,j

- ∑Q là tổng nguồn về loại vật tư i được đáp ứng bằng nguồn j i,j

Mục tiêu của lập kế hoạch vật tư là tối ưu hóa số lượng vật tư mua vào, đảm bảo đáp ứng đầy đủ yêu cầu sản xuất và kinh doanh.

Công tác kế hoạch nghiệp vụ về vật tư cho SX ở DN

Nội dung công tác kế hoạch nghiệp vụ……………….………… 17 1.3.2 Lập kế hoạch bảo đảm vật tư cho SX

Công tác kế hoạch nghiệp vụ về vật tư trong sản xuất tại doanh nghiệp là các hoạt động hàng ngày của phòng quản trị vật tư, nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời và đồng bộ vật tư cho sản xuất và xây dựng.

Công tác kế hoạch nghiệp vụ về vật tư trong sản xuất tại doanh nghiệp bao gồm các nội dung chính như lập kế hoạch vật tư theo quý và tháng, xây dựng đơn hàng, tổ chức vận chuyển vật tư về doanh nghiệp và tiếp nhận vật tư với tiêu chí về số lượng và chất lượng Bên cạnh đó, việc tìm ra các biện pháp giải quyết tình trạng thừa, thiếu vật tư trong quá trình tiêu dùng sản xuất cũng rất quan trọng, cùng với việc theo dõi thường xuyên tình hình đảm bảo vật tư cho doanh nghiệp.

1.3.2 Lập kế hoạch đảm bảo vật tư cho SX

Để lập kế hoạch vật tư hàng quý chính xác, cần có đầy đủ tài liệu và sổ sách như kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, khối lượng sửa chữa, kế hoạch phát triển kỹ thuật mới, định mức tiêu hao vật tư cho từng sản phẩm, và tồn kho thực tế của từng loại vật tư Ngoài ra, cần xác định số lượng vật tư dự kiến nhập và xuất cho sản xuất từ thời điểm lập kế hoạch đến đầu quý, cùng với lượng dự trữ cuối quý theo từng quy cách vật tư Các tài liệu liên quan đến phẩm chất vật tư như tiêu chuẩn Nhà nước và tiêu chuẩn ngành cũng cần được xem xét để làm căn cứ chọn mua vật tư.

Có thể lập kế hoạch bảo đảm vật tư trong quý theo bảng 1.1 dưới đây

Bảng 1.1: Kế hoạch bảo đảm vật tư quý……năm 200…

Tên quy và cách vật tư Đơn vị tính Đơn giá

Nhu cầu trong quý Nguồn vật tư Giá trị thành tiền mua vật tư

Cho sản xuất sản phẩm Cho xây dựng Các nhu cầu khác

Cộng nhu cầu Tồn đầu quý Động viên tiềm lực nội bộ

Trong đó chia theo các tháng

Dựa trên kế hoạch bảo đảm vật tư hàng quý, phòng kinh doanh tiến hành liên hệ với các nhà cung cấp để đặt mua vật tư, tổ chức hạch toán và kiểm tra mức độ bảo đảm vật tư cho sản xuất Đồng thời, phòng cũng xác định số tiền cần thiết để mua vật tư, lập kế hoạch vận chuyển và bốc xếp.

Để đảm bảo nguồn vật tư hàng tháng cho doanh nghiệp, cần lập kế hoạch chi tiết cho các vật tư chính và những vật tư thường xuyên mất cân đối Kế hoạch này nên được xây dựng sau khi đã nắm rõ khả năng cung ứng từ các đơn vị và thực hiện trước 10 ngày so với tháng kế hoạch Khác với kế hoạch vật tư hàng quý, kế hoạch hàng tháng cần có các cột phản ánh tình trạng thừa thiếu vật tư cùng với các biện pháp giải quyết cụ thể Việc lập kế hoạch bảo đảm vật tư hàng tháng đánh dấu sự kết thúc giai đoạn lập kế hoạch, tuy nhiên, công tác kế hoạch vẫn tiếp tục trong suốt quá trình thực hiện.

Bảng 1.2: Kế hoạch bảo đảm vật tư tháng ……năm 200…

Tên và quy cách vật tư Đơn vị tính

Nguồn vật tư Kết quả

Chỉ tiêu mua trong tháng

Thiếu hụt Dư quá mức

Ban hành theo Quyết định số 186/TC/CĐKT ngày 14/3/1995 của

- Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư:………

Số lượng Ký xác nhận của kế toán

Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn

1.3.3 Tổ chức quá trình mua, chuyển đưa vật tư về DN và tiếp nhận vật tư về số lượng chất lượng

 Tổ chức quá trình mua (Hình 1.4):

Thoả mãn Không thoã mãn

Hình 1.4: Quá trình mua a- Xác định nhu cầu mua trên cơ sở kế hoạch vật tư là giai đoạn đầu của quá trình mua

Tìm v à l a ự chọn người cung ứng

Theo dõi đặt h à ng v à nh n ậ h à ng giao Đánh giá nh ng ữ k ết quả

Nguyễn Minh Đạt đã hoàn thiện công tác quản lý vật tư tại N/MTL Bắc Sơn bằng cách tìm kiếm và lựa chọn nhà cung ứng thông qua nhiều nguồn thông tin như danh bạ điện thoại, hội chợ triển lãm và các đại diện thương mại Việc lựa chọn nhà cung ứng dựa trên các tiêu chuẩn như chất lượng, giá cả, khả năng kỹ thuật, độ nổi tiếng, thời gian giao hàng và vị trí địa lý Đánh giá nhà cung ứng được thực hiện định kỳ và không chỉ giới hạn ở các đơn hàng đầu tiên để đảm bảo chất lượng dịch vụ ổn định Trong quá trình thương lượng và đặt hàng, các mục tiêu cần đạt bao gồm xác định tiêu chuẩn kỹ thuật sản phẩm, giá cả, điều kiện giao hàng, thời hạn giao hàng và hình phạt cho việc giao hàng chậm Đơn đặt hàng, được coi là tài liệu giao dịch hợp đồng, cần phải rõ ràng, cụ thể và không có sai sót, với nội dung không sử dụng các cụm từ chung chung.

- Tên và địa chỉ DN đặt hàng Tên và địa chỉ DN nhận đơn hàng Số ký hiệu

Số lượng sản phẩm và dịch vụ cần thiết phải được xác định rõ ràng, bao gồm mô tả chi tiết về kiểu dáng, loại hình, phẩm cấp và các quy định liên quan Cần có tiêu chuẩn quy cách cho sản phẩm hoặc dịch vụ, cùng với mọi dữ liệu kỹ thuật liên quan Ngoài ra, cần ghi rõ các chứng chỉ theo quy định phải được gửi kèm theo hàng hóa khi giao.

- Giá được thoả thuận giữa người mua và người bán

- Cách thức giao hàng thoả thuận giữa người mua và người bán

-Hướng dẫn giao hàng Điều kiện kinh doanh của mỗi bên

Nguyễn M Hoàn thiện công tác quản lý vật t ở N/MTL B ắc Sơn

Chữ ký của người mua và chức vụ trong doanh nghiệp rất quan trọng, vì thường doanh nghiệp sẽ uỷ quyền cho một hoặc hai người ký đơn hàng Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể quy định mức chi tiêu tối đa cho mỗi lần ký, nhằm đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả.

 Tổ chức chuyển đưa vật tư về DN:

Nếu cung ứng tại kho bãi của đơn vị cung ứng DN phải tổ chức chuyển đưa vật tư về DN

 Tiếp nhận vật tư về số lượng và chất lượng:

Trước khi nhập kho, vật tư chuyển về doanh nghiệp cần trải qua quy trình tiếp nhận, bao gồm kiểm tra số lượng và chất lượng, cũng như xác định trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân liên quan Việc tổ chức tiếp nhận, bảo quản và giao hàng thường tuân theo quy trình công nghệ cụ thể Nếu đơn vị sử dụng phương tiện riêng hoặc thuê ngoài, việc kiểm tra số lượng và chất lượng vật tư sẽ diễn ra tại kho của doanh nghiệp trước khi nhập kho Trong trường hợp doanh nghiệp thương mại cung cấp vật tư, việc tiếp nhận cũng sẽ được thực hiện tại kho của doanh nghiệp, và trách nhiệm về thiếu hụt hoặc hư hỏng cần được làm rõ giữa các bên liên quan Tùy thuộc vào tính chất vật tư và tình hình giao nhận, kiểm tra số lượng sẽ được thực hiện bằng các phương pháp khác nhau, chủ yếu là kiểm tra toàn bộ và kiểm tra điển hình (xác suất).

Nhập h à ng về kho DN

Tiế p nh ậ n theo số lượng v ị trí h à ng (sơ ộ b )

Lập các chứng từ nhập, xuất h à ng v à hạch toán vật tư h à ng hoá

Hình 1.5 Quy trình công nghệ xử lý hàng nhập kho doanh nghiệp

Khi lập biên bản kiểm nghiệm theo mẫu 05-VT, đây là cơ sở pháp lý quan trọng để giải quyết tranh chấp trong mua bán Biên bản này được lập thành hai bản: một bản gửi cho phòng vật tư và một bản cho phòng kế toán Nếu vật tư hoặc hàng hóa không đúng số lượng, quy cách hoặc phẩm chất so với hóa đơn, cần lập thêm một liên kèm theo chứng từ liên quan để gửi cho đơn vị bán nhằm giải quyết vấn đề.

Mẫu số 05 – VT Ban hành theo quyết định số: 186 TC/CĐKT ngày 14 – 3 – 1995

(Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày… tháng….năm 200…

- Căn cứ……số……ngày ……tháng……năm 200… Của:

- Ban kiểm nghiệm gồm: Ông, Bà: ………Trưởng ban

Tháo mở h à ng Tiế p nh ậ n theo số lượng Tiế p nh ậ n theo chất lượng

Lựa chọn, ghép đồ ng b ộ, chuẩn bị v c à ấ p phát

Giao h à ng – giao tại nơi l à m việc v à giao tại kho Xếp đặt v à bảo quản h à ng hoá

Nguyễn Minh Đạt Hoàn thiện công tác quản lý vật t ở N/MTL B ắc Sơn Ông, Bà: ………Uỷ viên Ông, Bà: ………Uỷ viên

- Đã kiểm nghiệm các loại

Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư

Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính

Số lượng theo chứng từ

Số lượng đúng quy cách phẩm chất

Số lượng không đúng quy cách phẩm chất

A B C D E 1 2 3 4 Ý kiến của ban kiểm nghiệm ……… Đại diện kỹ thuật

(Ký, họ tên) Thủ kho

(Ký, họ tên) Trưởng ban

Kiểm tra hóa đơn là bước cuối cùng nhằm đối chiếu giữa phiếu đặt hàng, phiếu nhận hàng và hóa đơn Quá trình này bao gồm việc xác nhận lại giá đơn vị cùng các điều kiện khác như phương thức thanh toán, cảng và quy trình đóng hàng so với các điều khoản đã được thống nhất trước đó.

1.3.4 Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch hậu cần vật tư kỹ thuật Để kế hoạch lập ra có tác dụng to lớn đối với việc bảo đảm vật tư kỹ thuật cho sản xuất ở DN được liên tục và đều đặn, một trong những công việc quan trọng không thể thiếu được của DN là tổ chức theo dõi thường xuyên tình hình thực hiện kế hoạch vật tư kỹ thuật.Việc theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch hậu cần vật tư kỹ thuật là trách nhiệm của phòng kinh doanh (bộ phận vật tư) trong đó nhân viên tiếp liệu đóng vai trò quan trọng.Là những người lĩnh trách nhiệm tìm mua vật tư cho doanh nghiệp, các nhân viên tiếp liệu cần thường xuyên liên hệ với các đơn vị cung ứng và tổ chức đưa vật tư về DN được kịp thời - đó chính là biện pháp tích cực nhất mà phòng kinh doanh tác động vào đơn vị cung ứng nhằm thực hiện hợp đồng mua bán vật tư được tốt.Người mua hàng là chiếc cầu nối giữa DN và người cung ứng

1.4 QUẢN LÝ DỰ TRỮ SX Ở DN

1.4.1 Khái quát về quản lý dự trữ

Dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp là yếu tố cần thiết để đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất và kinh doanh Dự trữ bao gồm tất cả các loại hàng hoá cần thiết để đáp ứng nhu cầu thị trường và duy trì hoạt động của doanh nghiệp Việc quản lý dự trữ hiệu quả giúp tối ưu hóa chi phí và nâng cao khả năng cạnh tranh.

Doanh nghiệp cần quản lý tốt SP và nguyên vật liệu, phụ tùng để sản xuất và cung cấp dịch vụ Các yếu tố chính ảnh hưởng đến lượng dự trữ bao gồm: lượng vật tư tiêu dùng trung bình hàng ngày, phụ thuộc vào quy mô sản xuất và định mức tiêu hao nguyên vật liệu Mức xuất hàng tối thiểu cũng ảnh hưởng đến khả năng nhận vật tư nhiều lần, từ đó giảm lượng dự trữ Ngoài ra, trọng tải và tốc độ của phương tiện vận tải, chất lượng dịch vụ cung ứng, và tính chất thời vụ của sản xuất cũng đóng vai trò quan trọng Doanh nghiệp còn dự trữ để phòng ngừa giá nguyên vật liệu tăng trong tương lai.

Mục tiêu

Các biện pháp thực hiện

Cơ cấu lại lao động nhằm nâng cao tỷ lệ lao động có trình độ đào tạo từ các trường lớp, đồng thời tăng cường số lượng công nhân kỹ thuật có tay nghề cao Để đạt được mục tiêu này, cần kiện toàn tổ chức và nhân lực, đồng thời thành lập phòng quản lý vật tư.

- Tổ chức mạng lưới thông tin trong và ngoài doanh nghiệp

Rà soát các định mức tiêu hao vật tư nhằm khuyến khích người lao động tích cực tham gia nghiên cứu và áp dụng sáng kiến vào sản xuất Đồng thời, cần áp dụng công nghệ mới và sử dụng nguyên vật liệu sản xuất trong nước có chất lượng tốt với giá thành cạnh tranh để thay thế hàng nhập khẩu.

- Giá mua vật tư hàng hoá phải sát với giá thị trường, có khảo sát cụ thể các nhà cung cấp

Tổ chức mua nguyên vật liệu và vật tư trực tiếp từ các đơn vị sản xuất hoặc nhập khẩu, hạn chế mua qua trung gian Đặc biệt, tăng cường thu mua nguyên

Nguyễn Minh Đạt đã hoàn thiện công tác quản lý vật tư ở N/MTL Bắc Sơn, đồng thời liên kết chặt chẽ với hộ nông dân trồng thuốc lá Ông cung cấp hướng dẫn hỗ trợ kỹ thuật, giúp nông dân tiếp cận nguồn vốn và đảm bảo bao tiêu sản phẩm.

Thành lập liên minh cung ứng vật tư giúp giảm áp lực từ các nhà cung cấp, đồng thời tìm kiếm các nguồn cung ứng nguyên vật liệu mới với giá cả hợp lý và chất lượng phù hợp với yêu cầu sản xuất.

- Giảm chi phí dự trữ, áp dụng lý thuyết quản lý dự trữ để tính toán lượng hàng nhập theo yêu cầu

- Tăng cường kiểm tra, kiện toàn việc kiểm tra đầu vào hoàn thiện hệ thống biểu mẫu, sổ sách, ghi chép, báo cáo số liệu

Hoàn thiện quy định về quản lý vật tư là cần thiết để nâng cao hiệu quả sử dụng và giảm thiểu lãng phí Việc kiểm soát chặt chẽ việc cấp phát và sử dụng vật tư sẽ giúp giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu, đồng thời hạn chế phế liệu và phế phẩm Cần có chính sách thưởng cho các cá nhân và đơn vị khai thác nguồn vật tư tại chỗ với chất lượng tốt, giá cả hợp lý, cùng với việc sử dụng tiết kiệm Đồng thời, áp dụng hình thức phạt đối với những hành vi lãng phí vật tư nhằm thúc đẩy ý thức trách nhiệm trong quản lý và sử dụng tài nguyên.

Nhà máy đang triển khai dự án đầu tư dây chuyền bao cứng mới với công nghệ tiên tiến, nâng cao năng suất và tiết kiệm vật tư hơn so với dây chuyền cũ.

Cơ cấu lại vốn cho sản xuất kinh doanh là yếu tố quan trọng, vì nguồn vốn của nhà máy có hạn và việc thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư gắn liền với thanh toán và giải pháp tài chính Khi nhà máy mở rộng sản xuất và tăng sản lượng tiêu thụ, lượng tài sản cũng tăng, đòi hỏi nguồn vốn bổ sung Nếu nguồn vốn tự có không đủ, nhà máy phải vay ngân hàng, vay từ các đơn vị trong Tổng Công ty, và sử dụng các khoản nợ ngắn hạn như lương, thuế và nợ phải trả Đầu tư vào máy móc thiết bị mới cũng cần nguồn vốn, ảnh hưởng đến kế hoạch mua vật tư Tuy nhiên, với tình hình tài chính lành mạnh, có lãi, và nguồn vốn khấu hao quỹ đầu tư phát triển lớn, nhà máy có thể duy trì hoạt động hiệu quả.

Nguyễn Minh Đạt nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hoàn thiện công tác quản lý vật tư tại N/MTL Bắc Sơn ngân hàng, điều này sẽ dẫn đến sự thay đổi trong cơ cấu nguồn vốn Giải pháp hiệu quả là thực hiện tái cấu trúc tài chính cho nhà máy.

Kiện toàn tổ chức và nhân lực phòng quản lý vật tư

Thành lập phòng quản lý vật tư

Hiện nay, tại Nhà máy Thuốc lá Bắc Sơn, các bộ phận quản lý vật tư được phân chia rõ ràng: Phòng Kỹ thuật - Nguyên liệu quản lý lá nguyên liệu và nguyên liệu chính; Phòng Vật tư Tiêu thụ quản lý sợi VT1 cùng các vật liệu khác Phòng Kế hoạch tổ chức lập kế hoạch mua vật tư, nguyên phụ liệu và soạn thảo hợp đồng mua bán Để nâng cao hiệu quả quản lý vật tư, cần thành lập Phòng Quản lý vật tư với chức năng quản lý toàn bộ quy trình từ xác định nhu cầu, lập kế hoạch cung ứng, giao dịch, ký hợp đồng, đến tổ chức dự trữ, bảo quản và cấp phát vật tư cho sản xuất Cơ cấu tổ chức của Phòng Quản lý vật tư được thiết kế để đảm bảo tính hiệu quả trong việc kiểm soát và sử dụng vật tư trong toàn nhà máy.

Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức phòng Quản lý vật tư

Phụ trách phòng quản lý vật tư

Các nhân viên cung ứng

Các thủ kho Công nhân kho

Người phụ trách phòng quản lý vật tư cần có tinh thần trách nhiệm cao và thái độ khách quan trong công việc Họ phải thể hiện sự nghiêm túc, cẩn thận và sâu sát trong từng nhiệm vụ Kỹ năng giải quyết vấn đề theo hướng có lợi cho doanh nghiệp, cùng với hiểu biết về sản xuất kinh doanh và các loại vật tư là rất quan trọng Ngoài ra, sự nhanh nhạy, năng động, sáng tạo, cùng khả năng quan sát, phân tích và tổng hợp thông tin cũng là những yếu tố cần thiết Đặc biệt, trung thực, có kinh nghiệm quản lý vật tư, kỹ năng tư duy, chuyên môn nghiệp vụ và khả năng tổ chức là những phẩm chất không thể thiếu của người đảm nhiệm vị trí này.

Nhân viên thống kê cần có nghiệp vụ vững vàng, trung thực và cẩn thận, đảm bảo số liệu thống kê kịp thời, đầy đủ và chính xác Nhân viên cung ứng phải có kinh nghiệm và chuyên môn kỹ thuật, được đào tạo về thương mại, có khả năng giao tiếp tốt và lập luận khéo léo, đồng thời hiểu biết về vật tư và quy trình sản xuất, duy trì mối quan hệ chặt chẽ với nhà cung ứng Thủ kho và công nhân kho cần trung thực, đáng tin cậy, am hiểu về hàng hóa và có kinh nghiệm, có khả năng sắp xếp kho tàng một cách hợp lý, sạch sẽ và gọn gàng.

Phân công trách nhiệm phòng quản lý vật tư

Người chịu trách nhiệm chính trước giám đốc trong việc đảm bảo vật tư cho sản xuất và tổ chức điều hành hoạt động của phòng cần xây dựng và báo cáo giám đốc về các nội quy, quy chế làm việc cho nhân viên Lãnh đạo phòng phải duy trì nề nếp, tuân thủ nghiêm chỉnh nội quy, quy định của nhà máy, cũng như các chính sách và pháp luật của Nhà nước Họ cũng tham gia xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy phòng cháy chữa cháy, phòng chống thiên tai, bảo đảm an toàn lao động và an toàn về người và tài sản Phụ trách phòng có quyền phân công nhiệm vụ, đánh giá, đề xuất khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và nâng lương cho nhân viên Ngoài ra, họ còn có quyền điều động lao động và ký các văn bản liên quan đến quản lý vật tư.

Ghi chép và phân tích các số liệu thống kê một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác là rất quan trọng Số liệu thống kê cần phải là những thông tin có giá trị, giúp viết các hóa đơn phiếu nhập, xuất vật tư Thống kê cũng có nhiệm vụ đối chiếu và tổng hợp số liệu liên quan đến tình hình nhập, xuất và tồn kho vật tư Ngoài ra, việc lưu giữ và bảo quản hóa đơn, phiếu nhập, phiếu xuất, hợp đồng cùng các báo cáo xuất, nhập, tồn kho hàng tháng là cần thiết Cuối cùng, việc kiểm tra báo cáo tháng của các thủ kho và tham gia kiểm kê theo quy định cũng là một phần quan trọng trong công tác thống kê.

Chịu trách nhiệm quản lý kho tàng và hàng hóa, đảm bảo tuân thủ quy định của phòng, nhà máy và pháp luật Nhà nước Thực hiện nội quy kho và phòng cháy chữa cháy, đồng thời tổ chức kho tàng một cách gọn gàng và đúng kỹ thuật Thực hiện quy trình xuất nhập và bảo quản hàng hóa, cập nhật số liệu hàng ngày như sổ nhật ký và thẻ kho, báo cáo số tồn của các vật tư chủ yếu và các vật tư gần hết cho phòng Định kỳ hàng tháng tiến hành kiểm kê kho và lập báo cáo về xuất, nhập và tồn kho.

Khảo sát giá cả nguyên vật liệu và tìm kiếm nhà cung ứng là nhiệm vụ quan trọng để hỗ trợ trưởng phòng trong việc lựa chọn đối tác phù hợp Quá trình này bao gồm việc mua sắm, tiếp nhận vật tư, hàng hóa và thực hiện thủ tục thanh toán theo quy định Đảm bảo mua vật tư kịp thời, đầy đủ về số lượng, chủng loại và đúng yêu cầu chất lượng là yếu tố then chốt cho sản xuất.

Bốc xếp và vận chuyển vật tư hàng hóa từ xe vào kho và ngược lại trong phạm vi phòng làm việc là nhiệm vụ quan trọng Việc cấp phát vật tư cho các phân xưởng sản xuất cần tuân thủ quy định, đảm bảo kỹ thuật bốc xếp và an toàn cho hàng hóa cũng như kho tàng Ngoài ra, vệ sinh kho và sắp xếp, bảo quản vật tư hàng hóa theo hướng dẫn của thủ kho là cần thiết, cùng với việc quản lý các phương tiện làm việc và bốc dỡ được giao.

Hoàn thiện kế hoạch cung ứng vật tư …………………………… 1 Mục đích…………………………………………………………… 88 88 2 Rà soát lại các mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm …… 3 Xác định nhu cầu vật tư năm 2005 của Nhà máy………………… 4 Xác định số lượng kinh tế và chi phí dự trữ……………………… 88 91 99 5 Theo dõi và điều chỉnh dự trữ

Lập kế hoạch cung ứng vật tư hợp lý là yếu tố quan trọng để đảm bảo cung ứng kịp thời và đồng bộ cho sản xuất Việc giảm tồn đọng vật tư trong dự trữ và sử dụng vật tư một cách tiết kiệm sẽ giúp giảm chi phí vật tư trên mỗi đơn vị sản phẩm Điều này không chỉ góp phần giảm giá thành sản phẩm mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh của nhà máy.

3.3.2 Rà soát lại các mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm

Bảng : 3.1 - Mức tiêu hao nguyên vật liệu cho 1000 bao thuốc lá

(20 điếu/ bao) được SX tại nhà máy thuốc lá Bắc Sơn

Tên vật tư Quy cách, chủng loại Đơn vị tính Định mức được duyệt

117mm;19g/m 2 360mm,;19g/m 2 2mm;42g/m 2 Các loại

52mm;31g/m 2 82mm; 43g/m 2 96,5mm;240g/m 2 Của TCT

Của TCT 119mm;18g/m 2 360mm;18g/m 2 2,5mm;42g/m 2 Các loại

( Nguồn: Báo cáo tiêu hao vật tư của nhà máy thuốc lá Bắc Sơn)

Dựa vào điều kiện sản xuất ổn định của nhà máy, chúng ta có thể sử dụng số liệu thống kê để xác định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm Mức tiêu

3.3.3 Xác định nhu cầu vật tư năm 2005 của nhà máy

3.3.3.1- Kết cấu nhu cầu vật tư của nhà máy:

Nhu cầu về máy móc thiết bị tại nhà máy đã được trình bày trong chương 2, với sự tập trung vào thiết bị trương nở cuộng và dây chuyền sản xuất thuốc lá đầu lọc bao cứng Do hạn chế về vốn đầu tư và sản lượng sản xuất còn thấp, nhà máy đã thực hiện luận chứng kinh tế kỹ thuật và phê duyệt dự án đầu tư cho dây chuyền sản xuất thuốc lá đầu lọc bao cứng nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường Sau khi tiến hành đấu thầu, nhà máy đã chọn được nhà cung cấp và ký hợp đồng, dự kiến hoàn thành dây chuyền vào cuối quý 1 năm 2004.

Nhu cầu về dụng cụ và phụ tùng thay thế cho nhà xưởng được xác định dựa trên kế hoạch sửa chữa và lịch trình tu sửa máy móc Mặc dù các nhu cầu này không thường xuyên và giá trị hàng hóa không lớn, các phân xưởng sản xuất cùng bộ phận kỹ thuật cần lập kế hoạch sửa chữa, kiểm tra và xác định chi tiết cần mua, kèm theo số bộ phận hoặc bản vẽ kỹ thuật Sau đó, dự trù sẽ được trình Giám đốc phê duyệt và gửi đến phòng quản lý vật tư để tiến hành mua hàng.

Nhu cầu về vật tư cho gia công cơ khí và phương tiện vận tải không cao, thường là các vật liệu rẻ tiền và dễ hỏng, có thể được khai thác tại chỗ Các bộ phận cần lập dự trù và trình Giám đốc phê duyệt, sau đó gửi cho phòng quản lý vật tư để tiến hành mua sắm.

- Nhu cầu về điện không lớn, điện năng hiện nay Nhà nước độc quyền quản lý

Nhu cầu xăng dầu cho ô tô và máy phát hiện nay chủ yếu phục vụ cho phương tiện vận tải, trong khi giá thành điện từ máy phát cao hơn điện lưới, dẫn đến việc nhà máy chỉ sử dụng máy phát trong trường hợp khẩn cấp Xăng dầu dễ dàng mua tại các cây xăng và cần được bảo quản trong kho chuyên dụng với yêu cầu nghiêm ngặt về phòng cháy chữa cháy Việc quản lý xăng dầu theo định mức (tấn.km) khiến nhà máy không dự trữ mà chỉ mua khi cần Nhu cầu than của nhà máy không lớn, và mối quan hệ giữa nhà máy với Công ty chế biến kinh doanh than Hà Bắc đã được xây dựng trên sự hiểu biết và tin cậy qua nhiều năm, đảm bảo than được cung cấp thường xuyên theo nhu cầu sản xuất mà tồn kho không đáng kể.

Nhu cầu về nguyên vật liệu cho sản xuất thuốc lá là rất lớn, chiếm từ 80% đến 90% tổng lượng vật tư sử dụng tại nhà máy Nguyên vật liệu này có tính đồng bộ cao, với nhiều quy cách khác nhau trong cùng một loại vật tư, chẳng hạn như giấy.

Nguyễn Minh Đạt đã hoàn thiện công tác quản lý vật tư ở N/MTL Bắc Sơn, sử dụng giấy cuốn từ Pháp, Ý và Inđô với các chỉ tiêu khác nhau về độ dày, chiều rộng, độ cháy và độ thấu khí Lá thuốc lá có sự đa dạng về vùng trồng và cấp chất lượng.

3.3.3.2- Xác định nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu tại nhà máy

Kế hoạch năm 2005 của nhà máy về sản lượng sản phẩm chủ yếu (bảng 3.2)

Bảng 3.2 Sản lượng sản phẩm chủ yếu kế hoạch 2005 Đơn vị tính: 1000 bao

Sản lượng SX theo kế hoạch năm 2005 Tổng cả năm Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4

- Thuốc đầu lọc bao cứng 30.000 7500 7.500 7.500 7.500

- Thuốc lá ĐL bao mềm 15.000 3750 3.750 3.750 3.750

(Nguồn: Dự kiến kế hoạch sản xuất năm 2005 nhà máy TLBS)

Dựa trên kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm hàng năm, cần xác định mức tiêu dùng nguyên vật liệu trung bình cho mỗi đơn vị sản phẩm sau khi rà soát Điều này bao gồm việc tính toán nhu cầu sử dụng nguyên liệu chính cho năm kế hoạch 2005, dựa trên công thức phối chế và thiết kế của từng loại sản phẩm.

Nguyên liệu sản xuất sản phẩm Vinataba chủ yếu là sợi VT1, được cung cấp định kỳ từ Singapore mỗi 10 ngày bởi Công ty XNK thuốc lá Nhu cầu nguyên liệu được xác định bằng cách nhân sản lượng sản phẩm với mức tiêu hao kế hoạch.

Nhu cầu sử dụng sợi VT1 cho kế hoạch 2005 = 30.000 x 14,2 = 426.000kg

+ Nguyên liệu chính để SX ra các sản phẩm khác là các loại lá nội và ngoại…Sau khi rà soát định mức kế hoạch là : 19,7 kg/1000 bao

Để thực hiện chủ trương tăng cường sử dụng lá thuốc lá nội thay vì lá ngoại, phòng kỹ thuật nhà máy đã nghiên cứu và phát triển công thức phối chế cho các sản phẩm thuốc lá bao cứng và bao mềm, đảm bảo đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật với tỷ lệ thành phần hợp lý.

1-Thuốc bao cứng: Lá vàng sấy Cao Bằng: 5%; Lá vàng sấy Lạng Sơn: 20%;

Lá vàng sấy Tây ninh: 30%; Lá nâu:4%; Lá vàng K và Trung Quốc:20%; Lá Ấn Độ: 6%; Lá Mỹ: 15%

2- Thuốc bao mềm: Lá vàng sấy Cao Bằng: 12% Lá vàng sấy Lạng Sơn:30%;

Lá vàng sấy Tây Ninh: 32%; Burley; 4%; Lá nâu 6%; Lá vàng K, TQ: 16%

Tính toán nhu cầu lá theo công thức: Nsj = ΣQi Mij Kj i

Trong đó: Nsj – nhu cầu sử dụng lá nguyên liệu loại J để SX thuốc bao i

Mij: Mức tiêu hao loại lá j cho một đơn vị sản phẩm thuốc bao i

Kj: Tỷ lệ thành phần lá trong công thức phối chế

Tính toán nhu cầu sử dụng nguyên liệu chính cho kế hoạch năm 2005 theo công thức trên

- Lá vàng sấy Cao Bằng: 30.000x19,7x0,05 + 15.000x19.7x0,12 = 65.010kg

- Lá vàng sấy Lạng Sơn : 30.000x19,7 x 0,2 + 15.000x19,7x 0,3 = 206.850kg.

- Lá vàng sấy Tây Ninh: 30.000x19,7x 0,3 + 15.000x19,7x0,32 = 271.860 kg

Cuối năm 2005, tồn kho nguyên liệu được xác định đủ để đảm bảo sản xuất liên tục trong tháng 1-2006 Đối với các loại lá nguyên liệu chưa chế biến, cần duy trì lượng tồn kho cho 40 ngày sản xuất Riêng đối với sợi VT1, do hàng về liên tục, cũng cần có lượng tồn kho để gối đầu cho sản xuất.

Vào cuối năm 2005, lượng tồn kho được xác định bằng số ngày cần thiết để chuẩn bị cho sản xuất đầu năm 2006, được nhân với nhu cầu sử dụng trung bình trong một ngày đêm Kết quả tính toán được trình bày trong bảng 3.3.

Bảng: 3.3 Nhu cầu sử dụng nguyên liệu chính của Nhà máy thuốc lá Bắc Sơn kế hoạch năm 2005 Đơn vị tính: kg

Chủng loại nguyên liệu Nhu cầu sử Nhu cầu sử Thời gian Tồn kho

Nguyễn Minh Đạt Hoàn thiện công tác quản lý vật t ở N/MTL B ắc Sơn chính dụng năm

2005 dụng bình quân 1 ngày gối đầu (ngày) cuối năm

Tổng cộng 1.312.500 3.645,8 110.333 b Xác định nhu cầu sử dụng vật liệu, nguyên liệu phụ kế hoạch năm 2005 của nhà máy thuốc lá Bắc Sơn

- Nhu cầu vật liệu, nguyên liệu phụ của nhà máy được tính toán theo công thức: Nj = ΣQi Mij Trong đó: i

NJ- Nhu cầu vật liệu, nguyên liệu phụ loại j cho sản xuất sản phẩm i

Qi - Số lượng sản phẩm i được sản xuất theo kế hoạch

MiJ - Mức tiêu hao vật liệu thứ j cho một đơn vị sản phẩm i sau khi đã rà soát lại định mức (mức tiêu hao kế hoạch)

Hoàn thiện việc mua hàng

Đánh giá lựa chọn nhà cung cấp

3.4.1.1 Điều tra nhà cung cấp:

Dựa trên danh sách các nhà cung cấp được Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam chỉ định và những nhà cung cấp có mối quan hệ lâu dài với nhà máy, việc đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp là cần thiết để đảm bảo họ đáp ứng tốt các yêu cầu về quy cách, số lượng, chủng loại, chất lượng, giá cả và thời gian giao hàng của nhà máy.

Nguyễn Minh Đạt đã hoàn thiện công tác quản lý vật tư tại N/MTL Bắc Sơn hàng Phòng cung ứng vật tư thực hiện việc thu thập thông tin nhằm đánh giá và

- Năng lực SX kinh doanh, trình độ công nghệ, quy mô SX

Bộ máy tổ chức của nhà cung cấp ảnh hưởng đến khách hàng chính và thị phần trên thị trường, đồng thời phản ánh năng lực tài chính của họ Chất lượng và giá cả vật tư cung cấp là yếu tố quan trọng, cùng với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 Phương thức đánh giá nhà cung cấp có thể được thực hiện qua nhiều cách khác nhau.

- Gửi phiếu điều tra đến nhà cung cấp

- Cử người trực tiếp đến nhà cung cấp để xem xét đánh giá

Thông qua các phương tiện truyền thông, các nhà máy cung cấp, và các bằng khen, huy chương, chúng tôi tiến hành đánh giá nhà cung cấp qua các hội chợ triển lãm và kết quả kiểm tra mẫu chào hàng Tất cả các kết quả này sẽ được ghi lại trong phiếu điều tra đánh giá nhà cung cấp.

3.4.1.2 Lập danh sách các nhà cung cấp

Theo quy định của Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam, các nhà cung cấp nội bộ được chỉ định là những nhà cung cấp chủ yếu Đặc biệt, vật tư cho sản xuất thuốc Vinataba chỉ được mua từ các nhà cung cấp do Tổng Công ty chỉ định do yêu cầu tiêu chuẩn hóa cao Để tăng cường khả năng cạnh tranh, các nhà máy có thể lựa chọn nhà cung cấp khác với mức giá thấp hơn từ 5-10% so với giá của các nhà cung cấp được chỉ định, nhưng chỉ áp dụng cho vật tư không dùng cho sản xuất mác thuốc Vinataba.

Bảng 3.12 Danh sách các nhà cung cấp nguyên vật liệu do Tổng Công ty thuốc lá Việt Nam chỉ định năm 2005

T Tên nhà cung cấp Địa chỉ Loại hàng hoá cung cấp

1 Công ty nguyên liệu thuốc lá Bắc - Tổng Công ty thuốc

Khu công nghiệp Tiên Sơn Bắc Ninh -

Nguyên liệu lá thuốc lá

Nguyễn Minh Đạt Hoàn thiện công tác quản lý vật t ở N/MTL B ắc Sơn lá Việt Nam

2 Công ty nguyên liệu thuốc lá Nam-Tổng Công ty thuốc lá Việt Nam

Phường Long Bình - Biên Hoà - Đồng Nai

3 Viện kinh tế – kỹ thuật thuốc lá - Tổng Công ty thuốc lá Việt Nam

235 Nguyễn Trãi - Thanh Xuân – Hà Nội

Nguyên liệu lá thuốc lá, gia liệu thuốc lá

4 Công ty xuất nhập khẩu thuốc lá Tổng Công ty - thuốc lá Việt Nam

Sợi VT 1, nguyên liệu thuốc lá ngoại, gia hương thuốc lá, vật liệu nhập khẩu

5 Công ty Vina ToYo liên doanh của Tổng Công ty thuốc lá Việt Nam với Công ty NEW TOYO

61/6 Truông Tre - phường Linh Xuân - Quận Thủ Đức -

6 Công ty cổ phần Cát Lợi –

Tổng Công ty thuốc lá Việt

Nam Đường D - Khu công nghiệp Cát Lái Phường - Thạch Mỹ Lợi - Quận 2 -TP Hồ Chí Minh

- Một số vật liệu phụ

Các nhà cung cấp được phê duyệt phải đảm bảo các điều kiện sau: Là

DN được phép sản xuất và kinh doanh vật tư theo quy định pháp luật; có khả năng cung ứng kịp thời, đầy đủ số lượng vật tư cho nhà máy Hàng hóa cung cấp phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn, chất lượng và giá cả cạnh tranh nhất DN cần có khả năng tài chính để cung cấp vật tư ổn định và thanh toán sau khi vật tư được đưa vào sản xuất Là nhà cung cấp có trên 2 năm kinh nghiệm với hiểu biết về quy trình công nghệ của nhà máy Ngoài các nhà cung cấp chỉ định bởi Tổng Công ty thuốc lá Việt Nam, còn có một số nhà cung cấp không thường xuyên và nhà cung cấp mới.

Nguyễn Minh Đạt đã hoàn thiện công tác quản lý vật tư tại N/MTL Bắc Sơn bằng cách dựa vào bản chào hàng và mẫu vật tư Qua khảo sát của nhà máy, các điều kiện như số lượng, chủng loại, giá cả, chất lượng, tiến độ giao hàng và điều kiện thanh toán được so sánh để đáp ứng yêu cầu của nhà máy Sau một thời gian cung cấp vật tư đạt tiêu chuẩn, nhà cung cấp sẽ được xem xét phê duyệt là nhà cung cấp chính thức cho nhà máy.

Dựa trên kết quả theo dõi và đánh giá các nhà cung cấp về số lượng, giá cả, chất lượng và thời gian giao nhận, Phòng cung ứng vật tư cùng các phòng liên quan sẽ tiến hành đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp Quá trình này bao gồm việc cho điểm và lập danh sách các nhà cung cấp vật tư, phụ liệu, nguyên liệu, sau đó trình Giám đốc phê duyệt.

Bảng 3.13 Danh sách các nhà cung cấp được phê duyệt năm 2005 của Nhà máy thuốc lá Bắc Sơn

STT Tên nhà cung cấp Địa chỉ Loại hàng hoá cung cấp

1 Công ty Cổ phần In và bao bì Nông nghiệp

171 Trường Chinh - Quận Đống Đa - Hà Nội

Nhãn bao, nhãn tút thuốc lá các loại

2 Công ty in hàng không Sân bay Gia Lâm- Quận

Nhãn bao nhãn tút thuốc lá các laọi

3 Công ty TNHH bao bì giấy nhôm NEW

KCX Linh Trung II - Bình Chiểu Thủ Đức -

Giấy nhôm trắng và một số vật liệu

4 Công ty bao bì Hoà

Khu công nghiệp Vĩnh Tuy - Hà Nội

- Hộp thùng các loại trừ hộp Vinataba

Sao Mai Ấp Tân Hoà - Tân Lập - Tân Biên - Tây Ninh

6 Công ty An Khang Cầu Gồ Yên Thế - - Bắc

Giang Nguyên liệu lá thuốc lá

Các nhà cung cấp được chỉ định bởi TCT Thuốc lá Việt Nam và đã được phê duyệt bởi nhà máy là những đối tác có mối quan hệ lâu dài, dựa trên sự hợp tác tin cậy và lợi ích chung cho cả hai bên.

3.4.1.3 Theo dõi đánh giá nhà cung cấp

Theo dõi đánh giá nhà cung cấp giúp xác định khả năng đáp ứng yêu cầu cung ứng của họ đối với nhà máy Việc lập sổ theo dõi nhà cung cấp cung cấp thông tin chính xác, cho phép loại bỏ những nhà cung cấp không đạt tiêu chuẩn và thay thế bằng các nhà cung cấp mới, từ đó nâng cao hiệu quả cung ứng.

Tất cả các nhà cung cấp, bao gồm cả những nhà cung cấp được Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam chỉ định và các nhà cung cấp mới chưa được phê duyệt, đều phải lập sổ theo dõi đánh giá Sổ theo dõi này cần bao gồm các chỉ tiêu theo mẫu trong bảng 3.14.

- Tên nhà cung cấp ………tên giao dịch………

- Họ và tên Giám đốc hoặc đại diện pháp luật:

- Tài khoản và mã số thuế của nhà cung cấp

Bảng 3.14 Nội dung các chỉ tiêu đánh giá nhà cung cấp

Số lượng cung ứng Tiến độ giao hàng

Giá cả Chất lượng Đánh giá nhận xét khác

Hàng năm, nhà máy tiến hành đánh giá các nhà cung cấp dựa trên sổ theo dõi Phòng cung ứng vật tư nhận xét về thời gian cung ứng, chất lượng hàng hóa, tiến độ giao hàng, giá cả, quy cách, khả năng phục vụ và điều kiện thanh toán Kết quả đánh giá giúp tổng hợp và so sánh các nhà cung cấp cho cùng một loại nguyên vật liệu.

Nguyễn Minh Đạt đã hoàn thiện công tác quản lý vật tư tại N/MTL Bắc Sơn bằng cách chọn và trình Giám đốc nhà máy phê duyệt bổ sung các nhà cung cấp mới, đồng thời loại bỏ những nhà cung cấp đã được phê duyệt nhưng không đáp ứng yêu cầu của nhà máy Đối với các nhà cung cấp được Tổng Công ty thuốc lá Việt Nam chỉ định, việc theo dõi và đánh giá sẽ được thực hiện để rút kinh nghiệm và gửi công văn trình Tổng Công ty khi cần thiết, nhằm đảm bảo các nhà cung cấp phục vụ tốt hơn các yêu cầu của nhà máy.

Tiêu đề	Hoàn Thiện Công Tác Quản Lý Vật Tư Ở Nhà Máy Thuốc Lá Bắc Sơn
Tác giả	Nguyễn Minh Đạt
Người hướng dẫn	TS. Ngô Trần Ánh
Trường học	Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội
Chuyên ngành	Quản Trị Doanh Nghiệp
Thể loại	Luận Văn Thạc Sỹ
Năm xuất bản	2004
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	150
Dung lượng	2,88 MB