Quy định, phân công trách nhiệm thiết lập, duy trì và kiểm soát có hệ thống việc biên soạn, kiểm tra, phê duyệt, ban hành, sửa đổi, thu hồi, phát hành và lưu trữ tài liệu hồ sơ của Hệ thống quản lý Chất lượng Môi trường, và các văn bản tài liệu nội bộ khác được ban hành bởi Công ty ABC. Đảm bảo các tài liệu luôn phù hợp và sẵn có tại nơi làm việc, xác định rõ tài liệu hiệu lực, lỗi thời của từng tài liệu trong hệ thống quản lý Chất lượng Môi trường, Các quy trình, Chính sách xã hội; nhân quyền; an ninh; An toàn vệ sinh lao động; Phòng chống cháy nổ. Nhận biết, phân loại, mượn, bảo quản các hồ sơ để cung cấp bằng chứng cho các hoạt động đã được thực hiện của các bộ phận liên quan đến Hệ thống quản lý Chất lượng Môi trường, Các Quy trình, Chính sách xã hội; nhân quyền; an ninh; An toàn vệ sinh lao động; phòng chống cháy nổ…
CƠNG TY ABC Địa chỉ:… ****** QUY TRÌNH KIỂM SỐT THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN Người soạn thảo Người kiểm tra Người phê duyệt Nguyễn Văn A Nguyễn Văn B Nguyễn Văn C Chức vụ Nhân viên TCHC Trưởng phòng TCHC Giám đốc Ngày 06/01/2023 07/01/2023 09/01/2023 Họ tên Chữ ký QUY TRÌNH KIỂM SỐT THƠNG TIN DẠNG VĂN BẢN Mã số: QT-NS.13 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 09/01/2023 Bộ phận: Phòng TCHC Trang /tổng số trang: 01/06 PHÂN PHỐI TÀI LIỆU Vị trí Bản tin Ban ISO Phân phối Vị trí Phịng Kinh doanh Phân phối Bộ phận cắt Ban điều hành sản xuất Bộ phận may Bộ phận kế tốn Hồn thiện Phịng Kế hoạch Xuất nhập Phòng TCHC, nhân QA, QC Bộ phận tuận thủ Kỹ thuật Bộ phận kho Cơ điện Trang/vị trí sửa đổi / THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Nội dung sửa đổi Lần sửa đổi Ban hành lần đầu 01 Ngày áp dụng 08/01/2023 MỤC ĐÍCH QT-NS.13: QUY TRÌNH KIỂM SỐT THƠNG TIN DẠNG VĂN BẢN QUY TRÌNH KIỂM SỐT THƠNG TIN DẠNG VĂN BẢN Mã số: QT-NS.13 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 09/01/2023 Bộ phận: Phòng TCHC Trang /tổng số trang: 02/06 Quy định, phân công trách nhiệm thiết lập, trì kiểm sốt có hệ thống việc biên soạn, kiểm tra, phê duyệt, ban hành, sửa đổi, thu hồi, phát hành lưu trữ tài liệu hồ sơ Hệ thống quản lý Chất lượng & Môi trường, văn tài liệu nội khác ban hành Công ty ABC Đảm bảo tài liệu phù hợp sẵn có nơi làm việc, xác định rõ tài liệu hiệu lực, lỗi thời tài liệu hệ thống quản lý Chất lượng & Môi trường, Các quy trình, Chính sách xã hội; nhân quyền; an ninh; An tồn vệ sinh lao động; Phịng chống cháy nổ Nhận biết, phân loại, mượn, bảo quản hồ sơ để cung cấp chứng cho hoạt động thực phận liên quan đến Hệ thống quản lý Chất lượng & Môi trường, Các Quy trình, Chính sách xã hội; nhân quyền; an ninh; An tồn vệ sinh lao động; phịng chống cháy nổ… PHẠM VI ÁP DỤNG Quy trình quy định nội dung, phương pháp trình tự thực việc kiểm sốt thơng tin dạng văn Hệ thống quản lý Chất lượng & Mơi trường, Các Quy trình, Chính sách xã hội; nhân quyền; an ninh; An toàn vệ sinh lao động; phịng chống cháy nổ Cơng ty ABC ban hành Các phận/ phịng ban Cơng ty thực hoạt động kiểm sốt thơng tin dạng văn phải tuân thủ đầy đủ trình tự nội dung quy trình THAM KHẢO Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 ; Tiêu chuẩn ISO 14001:2015; ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ VIẾT TẮT 4.1 Định nghĩa Thông tin dạng văn bản: thông tin yêu cầu phải kiểm sốt trì tổ chức phương tiện mà trình bày lưu trữ (dưới định dạng phương tiện từ nguồn nào) Tài liệu: thông tin dạng văn phục vụ cho việc hoạch định kiểm soát Hệ thống quản lý Chất lượng & Mơi trường, Các Quy trình, Chính sách xã hội; nhân quyền; an ninh; An toàn vệ sinh lao động; phịng chống cháy nổ Hồ sơ: thơng tin dạng văn dùng để công bố kết hay cung cấp chứng hoạt động thực Hệ thống quản lý Chất lượng & Mơi trường, Các Quy trình, Chính sách xã hội; nhân quyền; an ninh; An toàn vệ sinh lao động; phịng chống cháy nổ + Hồ sơ mơi trường: Là hồ sơ hình thành trình áp dụng Hệ thống quản lý Chất lượng & Môi trường theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 14001:2015 + Hồ sơ tác nghiệp hay hồ sơ cơng việc: Là hồ sơ hình thành q trình thực cơng việc Công ty ABC, ghi nhận kết thực Chú thích: + Hồ sơ mơi trường sử dụng để lập tài liệu xác định nguồn gốc để cung cấp chứng kiểm tra xác nhận, hành động khắc phục QT-NS.13: QUY TRÌNH KIỂM SỐT THƠNG TIN DẠNG VĂN BẢN QUY TRÌNH KIỂM SỐT THƠNG TIN DẠNG VĂN BẢN Mã số: QT-NS.13 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 09/01/2023 Bộ phận: Phòng TCHC Trang /tổng số trang: 03/06 + Hồ sơ tác nghiệp hồ sơ khơng thuộc diện kiểm sốt sửa đổi 4.2 Viết tắt - HTQL: Hệ thống quản lý Chất lượng & Mơi trường; Các Quy trình, Chính sách xã hội; nhân quyền; an ninh; An toàn vệ sinh lao động; phòng chống cháy nổ - P.TCHC: Phòng Tổ chức – hành MƠ TẢ QUY TRÌNH KIỂM SỐT VĂN BẢN DẠNG TÀI LIỆU 5.1 Kiểm sốt tài liệu 5.1.1 Hệ thống tài liệu HTQL a) Tài liệu HTQL quan bao gồm: + Chính sách Chất lượng & Môi trường, mục tiêu Chất lượng & Môi trường + Các Quy trình, Chính sách xã hội; nhân quyền; an ninh; An tồn vệ sinh lao động; phịng chống cháy nổ + Các hướng dẫn công việc + Các phụ lục, biểu mẫu b) Tài liệu HTQL nhận biết kiểm soát Danh mục tài liệu HTQL theo Biểu mẫu số QT-NS.13/BM.02 5.1.2 Tạo lập tài liệu 5.1.2.1 Trách nhiệm biên soạn, soát xét, phê duyệt T Loại tài liệu Biên soạn Soát xét Phê duyệt T Chính sách Chất Phó Trưởng lượng & Mơi trường, Tổ Thư ký ban đạo Tổng Giám đốc mục tiêu Chất lượng Ban đạo ISO ISO & Mơi trường Phó Trưởng Quy trình vận hành Tổ Thư ký ban đạo kiểm soát HTQL Ban đạo ISO ISO Các Quy trình, Quy định Chính sách xã hội; nhân quyền; an Giám đốc ninh; An tồn vệ sinh Phịng TCHC lao động; phịng chống cháy nổ Hướng dẫn cơng việc Nhân viên phận Trưởng phận Tổng Giám đốc Tổng Giám đốc Phó Tổng giám đốc Tổng Giám đốc 5.1.2.2 Bố cục tài liệu Bố cục tài liệu HTQL trình bày tuân thủ theo yêu cầu văn pháp quy có liên quan Bao gồm mục sau: QT-NS.13: QUY TRÌNH KIỂM SỐT THƠNG TIN DẠNG VĂN BẢN QUY TRÌNH KIỂM SỐT THƠNG TIN DẠNG VĂN BẢN Mã số: QT-NS.13 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 09/01/2023 Bộ phận: Phòng TCHC Trang /tổng số trang: 04/06 MỤC ĐÍCH: Trả lời câu hỏi Quy trình/ Quy định/ Hướng dẫn thiết lập nhằm giải vấn đề gì? PHẠM VI ÁP DỤNG: Trả lời câu hỏi Quy trình/ Quy định/ Hướng dẫn áp dụng lĩnh vực nào, phận hay cá nhân phải thực hiện? TÀI LIỆU VIỆN DẪN: Trả lời câu hỏi tài liệu quy định liên quan tới việc giải Quy trình/ Quy định/ Hướng dẫn này? ĐỊNH NGHĨA/ VIẾT TẮT: Nêu định nghĩa chữ viết tắt sử dụng Quy trình/ Quy định/ Hướng dẫn NỘI DUNG: Nêu trình tự nội dung, công việc phải thực hiện, trách nhiệm, phương pháp, tài liệu làm sở thực hiện, thời gian nơi thực hiện, cách ghi nhận kết quả, cách lập lưu giữ hồ sơ tiếp nhận hay tạo thực (có 03 dạng quy trình, gồm: Quy trình mẫu dạng lưu đồ; quy trình dạng diễn giải chi tiết; quy trình dạng lưu đồ chi tiết) BIỂU MẪU: Liệt kê biểu mẫu sử dụng bước cơng việc Quy trình/ Quy định/ Hướng dẫn HỒ SƠ CẦN LƯU: Quy định loại hồ sơ, thời gian trách nhiệm lưu hồ sơ 5.1.2.3 Quy định thông tin ban hành tài liệu * Mã hiệu tài liệu quy định sau: Loại tài liệu Ký hiệu Quyết định XX/QĐ-AA Quy chế XX/QC-AA Quy trình QT-AA.XX Chính sách CS-AA.XX Hướng dẫn HD-AA.YY Biểu mẫu QT-AA.XX/BM.YY Trong đó: o AA : viết tắt Phòng, Ban soạn thảo văn lĩnh vực văn đề cập tới o XX : số thứ tự tài liệu ban hành Phòng, Ban soạn thảo tài liệu, 01, đánh theo thứ tự liền o YY số thứ tự biểu mẫu, hướng dẫn Quy trình * Ngày ban hành tài liệu: Ngày ban hành tài liệu quy ước: dd/mm/yyyy Trong đó: dd: ngày ban hành tài liệu (các ngày nhỏ 10 ghi kèm số đằng trước) mm: tháng ban hành tài liệu (các tháng nhỏ 10 ghi kèm số đằng trước) yyyy: năm ban hành tài liệu viết đầy đủ số 5.1.3 Viết sửa đổi tài liệu QT-NS.13: QUY TRÌNH KIỂM SỐT THƠNG TIN DẠNG VĂN BẢN QUY TRÌNH KIỂM SỐT THƠNG TIN DẠNG VĂN BẢN Mã số: QT-NS.13 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 09/01/2023 Bộ phận: Phòng TCHC Trang /tổng số trang: 05/06 Các đơn vị thuộc phạm vi HTQL có nhu cầu viết mới, sửa đổi, bổ sung tài liệu (bao gồm biểu mẫu) phải báo cáo Lãnh đạo Công ty xem xét để phân công người soạn thảo phê duyệt ban hành Người phân công thu thập thông tin, nghiên cứu tình hình thực tế để soạn thảo tài liệu nộp lại Ban đạo ISO thời gian quy định Trong trường hợp cần thiết, tài liệu người viết, sửa chuyển đến đơn vị có liên quan để lấy ý kiến đóng góp phối hợp thực Nội dung sửa đổi tài liệu tóm tắt trang Sửa đổi tài liệu Khi ban hành phiếu hủy bỏ, nội dung ghi trang Sửa đổi tài liệu xóa bỏ 5.1.4 Phân phối tài liệu Tài liệu kiểm soát thuộc HTQL Ban đạo ISO chịu trách nhiệm kiểm soát phân phối mềm (file điện tử pdf) giấy trường hợp cần thiết Tài liệu phân phối cho cá nhân, đơn vị có liên quan quản lý theo quy định quản lý hồ sơ văn có liên quan Cơng ty 5.1.5 Kiểm sốt tài liệu bên ngồi Các tài liệu bên ngồi liên quan đến HTQL Cơng ty bao gồm: tiêu chuẩn (Việt Nam, quốc tế, khu vực…), loại tài liệu tham khảo, văn pháp quy kiểm soát theo quy định quản lý công tác văn thư hành Đối với tài liệu tải từ internet, Trưởng phận chịu trách nhiệm kiểm soát nội dung, cập nhật vào danh mục tài liệu xếp theo thứ tự Đối với tài liệu tải từ internet, yêu cầu cán bộ, nhân viên phải để thư mục (Folder) quy định 5.2 Kiểm soát hồ sơ - Hồ sơ HTQL quan bao gồm: + Hồ sơ đánh giá nội hệ thống quản lý Chất lượng & Môi trường + Hồ sơ xem xét lãnh đạo + Hồ sơ việc giải rủi ro hội + Hồ sơ liên quan đến hoạt động khắc phục, cải tiến + Hồ sơ liên quan đến đào tạo, lực + Hồ sơ quản lý tài sản, trang thiết bị + Hồ sơ giải đầu không phù hợp + Hồ sơ giải khiếu nại, tố cáo + Hồ sơ quản lý lĩnh vực chuyên môn thuộc chức năng, nhiệm vụ giao Phương pháp xếp quản lý hồ sơ tuân thủ theo yêu cầu văn có liên quan Cơng ty Hồ sơ xếp phải đảm bảo tính khoa học dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra Hồ sơ phải đảm bảo tính đồng phương pháp xếp, bìa hồ sơ, số thứ tự hồ sơ; thống phân định loại hồ sơ phận quản lý Hồ sơ sau đến hạn nộp lưu phải làm thủ tục chuyển vào lưu trữ Trình tự nộp lưu hồ sơ phải theo quy định pháp luật QT-NS.13: QUY TRÌNH KIỂM SỐT THƠNG TIN DẠNG VĂN BẢN QUY TRÌNH KIỂM SỐT THƠNG TIN DẠNG VĂN BẢN Mã số: QT-NS.13 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 09/01/2023 Bộ phận: Phòng TCHC Trang /tổng số trang: 06/06 Thời gian lưu hồ sơ theo quy định pháp luật, theo quy định Công ty 5.3 Yêu cầu trình sử dụng Liên tục cập nhật vào danh mục có hồ sơ phát sinh, lập cặp hồ sơ Khi sử dụng xong hồ sơ phải xếp vào vị trí lấy sử dụng, theo thứ tự BIỂU MẪU TT TÊN BIỂU MẪU Yêu cầu ban hành/sửa đổi văn Danh mục văn kiểm soát Danh mục hồ sơ pháp lý môi trường Phiếu đề nghị hủy hồ sơ MÃ HIỆU THỜI GIAN LƯU VỊ TRÍ LƯU QT-NS.13/BM.01 03 Năm P.TCHC QT-NS.13/BM.02 03 Năm P.TCHC QT-NS.13/BM.03 03 năm P.TCHC QT-NS.13/BM.04 Vĩnh viễn P.TCHC - QT-NS.13: QUY TRÌNH KIỂM SỐT THƠNG TIN DẠNG VĂN BẢN