Đang tải... (xem toàn văn)
Phương pháp Kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả và chính xác Dữ liệu hàng tồn kho chính xác là rất quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp vì thông tin hàng tồn kho ảnh hưởng đến mọi thứ, từ việc đáp ứng khách hàng đến tài chính. Khi số lượng hàng tồn kho bị sai, dịch vụ, hiệu quả và lợi nhuận đều bị ảnh hưởng. Nó ngăn cản các công ty dự báo chính xác và họ có thể đặt hàng quá nhiều hàng tồn kho hoặc nhận thấy rằng họ không có đủ hàng trong tay để giữ đúng cam kết với khách hàng. Tuy nhiên, việc duy trì thông tin hàng tồn kho chính xác có thể là một thách thức. Theo truyền thống, nhiều công ty đã dựa vào kiểm kê vật lý định kỳ tốn thời gian, điều này có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh hàng ngày. Ngày nay, nhiều người đang chuyển sang một cách tiếp cận linh hoạt và nhanh chóng hơn: Kiểm kê thường xuyên. Mặc dù một số quy tắc kế toán và quy định về thuế yêu cầu số lượng thực tế hàng năm hoặc sáu tháng một lần, nhưng bài viết này khám phá cả hai tùy chọn, đồng thời giúp bạn chọn và triển khai phương pháp tốt nhất cho công ty của mình.
Phương pháp Kiểm kê hàng tồn kho hiệu xác SmartBiz https://sbiz.vn/ Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website: https://sbiz.vn Phương pháp Kiểm kê hàng tồn kho hiệu xác Dữ liệu hàng tồn kho xác quan trọng thành công doanh nghiệp thơng tin hàng tồn kho ảnh hưởng đến thứ, từ việc đáp ứng khách hàng đến tài Khi số lượng hàng tồn kho bị sai, dịch vụ, hiệu lợi nhuận bị ảnh hưởng Nó ngăn cản cơng ty dự báo xác họ đặt hàng nhiều hàng tồn kho nhận thấy họ khơng có đủ hàng tay để giữ cam kết với khách hàng Tuy nhiên, việc trì thơng tin hàng tồn kho xác thách thức Theo truyền thống, nhiều công ty dựa vào kiểm kê vật lý định kỳ tốn thời gian, điều ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh hàng ngày Ngày nay, nhiều người chuyển sang cách tiếp cận linh hoạt nhanh chóng hơn: Kiểm kê thường xuyên Mặc dù số quy tắc kế toán quy định thuế yêu cầu số lượng thực tế hàng năm sáu tháng lần, viết khám phá hai tùy chọn, đồng thời giúp bạn chọn triển khai phương pháp tốt cho cơng ty Nội dung Kiểm kê hàng tồn kho vật lý định kỳ gì? Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên gì? Sự khác Kiểm kê thường xuyên kiểm kê định kỳ Chọn cách tốt để kiểm kê hàng tồn kho Tại kiểm kê thường xuyên lại hiệu quả? Quy trình kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên Lợi ích việc kiểm kê thường xuyên Hướng dẫn thực hành kiểm kê thường xuyên hàng tồn kho 10 Tự động hóa kiểm kê thường xuyên 11 Các câu hỏi Kiểm kê thường gặp FAQ Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website: https://sbiz.vn Kiểm kê hàng tồn kho vật lý định kỳ gì? Trong cách đếm vật lý thông thường, tổ chức dành vài ngày để đếm mặt hàng kho, tất kho, cửa hàng địa điểm khác Kết số lượng toàn diện đóng vai trị phương tiện kiểm tra cân để đảm bảo bạn có kệ thể xác hệ thống quản lý hàng tồn kho bạn Việc kiểm đếm thực tế thường thực hàng năm, phần lớn chúng tốn thời gian làm gián đoạn hoạt động kinh doanh Trên thực tế, việc kiểm đếm thực tế thường yêu cầu công ty tạm dừng hoạt động vận chuyển nhận hàng thời gian trình kiểm đếm diễn Chúng tốn nhiều cơng sức, công ty sử dụng thẻ tần số vô tuyến (RF) phương pháp quét hàng tồn kho khác Theo truyền thống, công ty coi trọng việc kiểm đếm thực tế hàng năm cách để bắt đầu năm tài với kiến thức hàng tồn kho họ điều chỉnh sổ sách họ để đưa định kinh doanh dựa thơng tin xác Các cơng ty có hàng tồn kho thường thấy nỗ lực liên quan đến việc kiểm kê hàng hóa thực tế hàng năm quản lý khơng thấy lý thuyết phục để thay đổi Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên gì? Kiểm kê thường xuyên phương pháp kiểm tra cân theo cơng ty xác nhận số lượng hàng tồn kho thực tế khớp với hồ sơ hàng tồn kho họ Phương pháp liên quan đến việc thực đếm thường xuyên ghi lại điều chỉnh sản phẩm cụ thể Theo thời gian, họ đếm tất hàng hóa họ Các nhà quản lý kho hàng chuyên gia chuỗi cung ứng thường chuẩn bị kế hoạch cho nhân viên kiểm tra hàng tồn kho Các kế hoạch quản lý hàng tồn kho hiệu dẫn đến tỷ lệ lỗi giao dịch tối thiểu độ xác hàng tồn kho cực cao mà không làm nhiệm vụ thiết yếu nhân viên Kiểm kê thường xuyên tùy chọn quản lý hàng tồn kho cho phép bạn đếm mặt hàng khu vực định nhà kho mà không cần dừng hoạt động để thực kiểm kê thực tế hoàn chỉnh Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website: https://sbiz.vn Sự khác Kiểm kê thường xuyên Kiểm kê định kỳ Mặc dù kiểm kê vật lý định kỳ kiểm đếm chu kỳ nhắm đến mục tiêu — liệu hàng tồn kho xác — chúng thực cách tiếp cận khác để đạt mục tiêu Những khác biệt có ý nghĩa quan trọng hoạt động kho hàng ngày Bảng sau so sánh nhanh hai phương pháp: So sánh Kiểm kê thường xuyên (kiểm kê theo chu kỳ) Liên tục (thường hàng ngày, tuần, tháng) Kiểm kê định kỳ Các mặt hàng kiểm kê Mức độ gián đoạn Thông tin cung cấp Chọn SKU khoảng thời gian định Thấp Số lượng mục chọn cách thường xuyên Tất SKU mặt hàng lúc Cao Số lượng xác SKU kho Nhân viên Có thể trách nhiệm nhóm nhân viên định kết hợp với nhân viên khác Có thể liên quan đến nhiều nhân viên số công nhân tạm thời Mức độ linh hoạt Đáng kể (ví dụ: tính theo giá trị, số lượng, chủng loại, tính thời vụ đặc điểm khác) Thơng thường, người có hàng tồn kho lớn, ngày tăng phức tạp, nơi khó kiểm đếm thực tế Tối thiểu Lịch trình Các loại công ty Thỉnh thoảng (thường hàng năm) Thông thường, nơi có hàng tồn kho hạn chế việc kiểm đếm thực tế gây gián đoạn Các cơng ty đại chúng số kiểm tốn viên kế tốn viên u cầu họ lập báo cáo tài Chọn cách tốt để kiểm kê hàng tồn kho? Khi nhà kho sở khác trở nên lớn phức tạp hơn, việc kiểm kê hàng tồn kho thực tế hàng năm trở nên khó khăn hơn, tốn thời gian chi phí hơn, đồng thời giá trị kinh doanh tương đối việc kiểm kê thường xuyên tăng lên Một số công ty dựa kết hợp kiểm kê thường xuyên định kỳ/vật lý Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website: https://sbiz.vn Một số nhà bán lẻ có kiểm kê thường xuyên hàng tồn kho năm, đặc biệt tập trung vào mặt hàng có nhu cầu cao Sau đó, họ tiến hành kiểm kê tồn sau kỳ nghỉ lễ/mùa kết thúc Các công ty khác thực lần kiểm đếm thực tế cuối để thiết lập tảng vững cho trình chuyển đổi sang kiểm đếm theo chu kỳ/thường xuyên Khám phá: Cách cải thiện khả hiển thị Hàng tồn kho quan trọng nào? Tại kiểm kê thường xuyên lại hiệu quả? Đối với nhiều công ty, việc kiểm kê thường xuyên mang lại lợi đáng kể so với kiểm kê vật lý định kỳ Đầu tiên, gây rối Vì tỷ lệ nhỏ kho bạn đếm vào thời điểm nào, doanh nghiệp hoạt động bình thường Việc đếm theo chu kỳ đòi hỏi lượng nhỏ nỗ lực liên tục suốt năm, điều dễ quản lý so với việc đếm lớn vào cuối năm Vì số lượng tạo liên tục, nên việc đếm theo chu kỳ (thường xuyên) nhanh chóng phát vấn đề trở nên tồi tệ không ý lần đếm hàng tồn kho thực tế đầy đủ Trong thời đại đơn đặt hàng thương mại điện tử liên tục, điều chưa quan trọng Cơng ty liên tục theo dõi độ xác số lượng hàng tồn kho tinh chỉnh phương pháp đếm đào tạo số liệu trượt Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên Quy trình kiểm kê thường xuyên hàng tồn kho Các công ty bắt đầu kiểm kê thường xuyên hàng tồn kho để loại bỏ nguyên nhân gốc rễ sai sót Hành động dẫn đến quy trình kiểm sốt đáng tin cậy Sau hoàn thành việc kiểm kê thực tế đầy đủ (kiểm kê định kỳ vật Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website: https://sbiz.vn lý) để điều chỉnh sai lệch kho, công ty thiết lập chương trình kiểm đếm thường xuyên để bảo trì Các bước cần thực trình kiểm kê thường xuyên là: Xem xét hồ sơ, chứng từ Bạn muốn bắt đầu với sở liệu xác Bắt đầu quy trình cách xem xét sửa lỗi nhập liệu tất giao dịch kiểm kê hàng tồn kho In Tải lên Báo cáo Kiểm kê Tạo báo cáo kiểm kê Nếu bạn sử dụng thiết bị di động để kiểm đếm, cập nhật báo cáo lên thiết bị Bắt đầu đếm So sánh vị trí, mơ tả số lượng hàng tồn kho từ báo cáo thực tế dãy, giá, kệ hàng Điều tra Đối chiếu Xác định khác biệt tìm thấy trình kiểm kê đối chiếu chúng với người quản lý kho Tìm kiếm mẫu lỗi Thủ tục thay Thực sách thủ tục kiểm đếm hàng tồn kho nào, cần Điều chỉnh hồ sơ Thực thay đổi sở liệu hàng tồn kho để phản ánh có giá, kệ hàng thực tế Tính tốn lặp lại Kiểm tra hàng tồn kho thường xun tính tốn tỷ lệ phần trăm xác hàng tồn kho Phương pháp kiểm kê thường xuyên Các phương pháp để đếm thường xuyên dựa khu vực thực tế xếp hạng doanh số bán hàng Đối với việc đếm diện tích thực tế, xem xét mục có khối lượng lớn thường xuyên Khi sử dụng Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website: https://sbiz.vn phương pháp xếp hạng doanh số bán hàng, dựa Nguyên tắc Pareto, đếm mặt hàng bán chạy hơn, đắt tiền thường xuyên Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho Phương pháp Nguyên tắc Pareto, gọi kiểm đếm chu kỳ ABC, giả định 20% số hàng hoá kho liên quan đến 80% doanh số bán hàng Đây mặt hàng “A” (“Các mặt hàng B” chiếm 30% hàng tồn kho 15% doanh thu, v.v.) Các mặt hàng “A” SKU bán chạy tài sản có giá trị bạn Phần mềm kiểm sốt hàng tồn kho xác định mặt hàng tính A, B C Bạn muốn đếm mục “A” thường xuyên “B” “C” thường xuyên Bạn tính chu kỳ ABC dựa số liệu khác giao dịch số lượng sản xuất Có nhiều số bạn sử dụng để xác định mặt hàng có tác động đáng kể đến tổng chi phí hàng tồn kho tổ chức bạn Tuy nhiên, hầu hết hệ thống phần mềm dựa hoàn toàn phần vào việc kiểm đếm chu kỳ ABC, số liệu sử dụng để xác định A, B C Các phương pháp kiểm kê thường xuyên bao gồm: Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website: https://sbiz.vn Các phương pháp kiểm kê thường xuyên Diễn giải Đếm mục "A" thường xuyên nhất, mục "B" sau đếm mục "C" thường xuyên Giả sử số lần đếm giảm theo thời gian hồ sơ kiểm kê trở nên xác Bạn trì tỷ lệ số lượng mục A, B C Áp dụng Bắt đầu với phương pháp ABC bạn cần chương trình tùy chỉnh để ý nhiều đến sản phẩm thiết yếu Kiểm kê theo mức độ sử dụng Đếm mục sử dụng thường xun sau thường xuyên cho mục khác Sử dụng phương pháp bạn có đầy đủ quyền kiểm sốt mặt hàng có giá trị cao cần nhiều Nhóm kiểm sốt Thực kiểm đếm nhiều lần khoảng thời gian ngắn Sử dụng nhóm kiểm sốt bạn muốn tìm lỗi quy trình Dựa hội Sử dụng để đếm mặt hàng thời điểm quan trọng quy trình quản lý hàng tồn kho, chẳng hạn sau 10 giao dịch mặt hàng cụ thể Sử dụng phương pháp cách tiết kiệm thời gian khác để kiểm tra tính xác quy trình bạn Chọn mẫu ngẫu nhiên Sử dụng để đếm mặt hàng thời điểm quan trọng quy trình quản lý hàng tồn kho, chẳng hạn sau 10 giao dịch mặt hàng cụ thể Sử dụng phương pháp bạn dự trữ nhiều mặt hàng tương tự Kiểm kê mục tiêu theo diện tích bề mặt Tần suất bạn kiểm kê dựa mục tiêu công ty, bạn nên tính lần năm cho khu vực Để đảm bảo vị trí lưu trữ xác Nó giúp bạn tìm thấy mơ hình chênh lệch hàng tồn kho dựa bố trí kho (Layout kho) Hỗn hợp Tần suất kiểm đếm phụ thuộc vào phương pháp bạn thiết lập Công ty bạn cần phương pháp đếm linh hoạt Phân tích ABC (Pareto) Đọc ngay: Cách quản lý hàng tồn kho theo quy tắc 80/20 (nguyên tắc Pareto) Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website: https://sbiz.vn Lợi ích việc kiểm kê thường xuyên Cho dù hệ thống bổ sung, theo dõi quản lý tốt đến đâu, tổ chức phải thường xuyên kiểm tra mức tồn kho thực tế cho hạng mục quan trọng Duy trì số lượng mặt hàng xác giúp giảm dự trữ an tồn cần thiết giảm chi phí chung Bởi khơng buộc công ty phải ngừng hoạt động thực kiểm đếm toàn hàng tồn kho thực tế lúc, nên việc kiểm kê thường xuyên trở thành chiến lược quản lý hàng tồn kho phổ biến cho công ty tất ngành Các lợi ích khác bao gồm: Tỷ lệ thực đơn hàng cao Mức độ dịch vụ khách hàng tốt Đánh giá hàng tồn kho xác Doanh số bán hàng cao Nhiều thời gian lần đếm vật lý Ít lỗi Ít xóa sổ hàng tồn kho hàng tồn kho lỗi thời Một hoạt động hiệu tổng thể Có thể loại bỏ kiểm kê hàng năm Cải tiến quy trình đóng số Giảm phí kiểm tốn Khơng có chi phí làm thêm nhân viên Phát trộm cắp kịp thời Hướng dẫn thực hành kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên Bất kể phương pháp kiểm toán hàng tồn kho bạn gì, hoạt động phải có hệ thống phần hoạt động kinh doanh thường xuyên Mỗi tổ chức nên định khoảng thời gian kiểm kê dựa chi tiết cụ thể hàng tồn kho Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website: https://sbiz.vn Hướng dẫn kiểm kê hàng tồn kho 12 bước Thực hành kiểm kê tốt bao gồm: Đóng tất giao dịch cho mặt hàng kho trước kiểm kê Nếu sử dụng phương pháp ABC, phân loại mục thành nhóm đếm tương ứng cách sử dụng quy trình ghi lại định Số lượng SKU: Xác định số lượng sản phẩm đơn vị lưu kho mà bạn muốn kiểm kê lúc Căn vào bạn chọn để tính tổng số SKU, số lượng sản phẩm có giá trị cao để tính khoảng thời gian Đếm tất sản phẩm cho tất SKU liệt kê Tần suất đếm: Tần suất kiểm kê hàng tồn kho tùy thuộc vào số lượng SKU bạn muốn đếm theo chu kỳ năm Ví dụ: bạn muốn đếm 1.000 sản phẩm (SKU) năm, đếm ~83 SKU tháng, ~21 SKU tuần ~3 SKU ngày, giả sử bạn đếm SKU năm lần Bạn muốn đếm mặt hàng có giá trị cao thường xuyên Dù cách nào, bạn phải xác định thời gian hàng ngày mà đếm ghi lại SKU chúng 10 Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website: https://sbiz.vn Tìm hiểu thêm: SKU gì? SKU hỗ trợ cho việc quản lý kho Quyết định để kiểm kê Thật hợp lý đếm mặt hàng có giá trị cao mặt hàng di chuyển nhanh qua nhà kho vào hàng tuần Đếm tất hàng tồn kho khác hàng quý Conway gợi ý liệt kê mặt hàng theo vị trí nhà kho để định số lượng bạn tính cho quý Chính sách kiểm kê hàng tồn kho định thời điểm thực đếm định kỳ để xác nhận số dư hàng tồn kho Các công ty nên xác định xem họ kiểm đếm sản phẩm cách ngẫu nhiên hay theo khuôn mẫu định liệu họ có tiến hành kiểm tra “đặc biệt” khơng thường xun hay khơng Sử dụng cơng thức tính xác hàng tồn kho để xem thay đổi theo thời gian Xác định mặt hàng di chuyển nhanh kho Đánh dấu chúng nhanh đến chậm để tìm cách phân loại mục để đếm tương lai Dành nhân cụ thể cho đội kiểm đếm Nguồn lực phụ thuộc vào số lượng nhân viên có lượng thời gian họ dành cho việc kiểm đếm hàng tồn kho Ví dụ: số cơng ty đề nghị nhân viên sử dụng thời gian trước kết thúc ca làm việc để đếm SKU khu vực định họ Thời gian tận dụng thời gian tạm lắng tự nhiên suất nhân Đảm bảo nhóm đếm tất sản phẩm quý lần Kiểm kê vị trí trống “Nếu lệnh lấy hàng dẫn đến thùng giá, kệ trống, nhân viên kho hàng lệnh yêu cầu họ kiểm đếm thùng xác nhận thùng vị trí có trống khơng Conway giải thích hành động nhanh chóng xác minh thùng trống giúp xác nhận việc kiểm kê hoàn thành cấp độ vị trí kho vật phẩm xác Ban đầu, bạn muốn đếm hai lần để đảm bảo số liệu xác Người giám sát kiểm tra số lượng hàng tồn kho hệ thống Thực điều tra lỗi tăng lên 11 Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website: https://sbiz.vn Ghi lại thứ: trình, thay đổi kết Tự động hóa kiểm kê thường xuyên Sử dụng tự động hóa quy trình kiểm kê thường xun bạn cải thiện độ xác kết Tự động hóa làm giảm chi phí lao động, tăng suất cơng nhân, mang lại tin tưởng vào mức tồn kho bạn cho phép hiển thị theo thời gian thực kho bạn thay đổi Nhờ có cơng nghệ, quy trình kiểm kê thường xuyên trở nên dễ dàng hơn, xâm phạm chí cần nhân lực Bằng cách thay bảng tính Excel hệ thống kiểm soát hàng tồn kho thủ cơng khác phần mềm kiểm sốt hàng tồn kho, cơng ty theo dõi hàng tồn kho họ hiệu — đồng thời giảm thiểu sai sót người tiết kiệm thời gian, tiền bạc số lao động quý giá Các giải pháp Quản lý kho thông minh giúp dễ dàng làm bật khác biệt biến q trình lâu dài, gian khổ trở nên đơn giản tương đối nỗ lực Các thiết bị bao gồm máy tính di động, máy đếm rô-bốt máy quét mã vạch Nếu bạn dựa hoàn toàn vào số liệu kiểm kê hàng tồn kho thực tế hàng năm, điều đảm bảo cân nhắc nghiêm túc Các câu hỏi thường gặp FAQs Khi nên thực kiểm kê chu kỳ/thường xuyên? Việc kiểm đếm chu kỳ thường thực hàng tháng hàng quý, số doanh nghiệp thực phép tính nhỏ hàng tuần chí hàng ngày Nó thường phụ thuộc vào loại hàng hóa bạn bán môi trường làm việc Nhưng kiểm kê thường xuyên thường nhiều nhiều so với kiểm kê định kỳ vật lý đầy đủ hàng tồn kho, điều xảy hai lần năm Tần suất kiểm kê thường xuyên nên thực nào? Việc kiểm kê chu kỳ/thường xuyên thường quy trình hàng ngày, việc đếm ngày liên quan đến phần nhỏ tổng số hàng tồn kho Tùy thuộc vào phương pháp kiểm kê thường xuyên sử dụng, công 12 Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website: https://sbiz.vn ty đếm số loại hàng tồn kho thường xuyên loại khác Ví dụ, nhiều cơng ty ưu tiên đếm mặt hàng có giá trị sử dụng nhiều kiểm đếm mặt hàng thường xuyên Với hệ thống quản lý kho thông minh, biến việc kiểm kê thường xuyên trở thành phần thói quen hàng ngày nhân viên bạn Nó nhắc nhở nhân viên nhà kho cửa hàng thực đếm cho họ biết mặt hàng cần đếm vào ngày hơm Họ quét mặt hàng kiểm tra giá nhập số lượng có, sau hệ thống so sánh với số hệ thống quản lý hàng tồn kho Kiểm kê thường xuyên bán lẻ gì? Kiểm kê chu kỳ bán lẻ tuân theo nguyên tắc giống số lượng ngành khác, chúng xảy cửa hàng thay kho hàng So sánh mức tồn kho dự kiến với thực có sẵn đặc biệt quan trọng cửa hàng chúng mục tiêu trộm cắp thường xuyên Điều quan trọng đào tạo cộng cách thực đếm dấu hiệu vấn đề SmartBiz 13 Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website: https://sbiz.vn