Why: Xác định mục đích tổ chức sự kiện- Để tổng kết, đánh giá lại những thành quả đã đạt được trong một năm qua của toànthể cán bộ, nhân viên ngân hàng BIDV.- Để khen thưởng, vinh danh n
TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN KHOA DU LỊCH LỮ HÀNH QUỐC TẾ ĐỒ ÁN NHÓM DU LỊCH KHEN THƯỞNG ĐỀ TÀI: GALA KHEN THƯỞNG CUỐI NĂM Giảng viên hướng dẫn : Phạm Thị Mỹ Linh Nhóm thực : Nhóm Lớp : EVT 201 A Đà Nẵng, ngày 27 tháng 12 năm 2023 DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM Họ Tên MSSV Đánh Giá Trương Tuấn Tú 28218241820 100% Nguyễn Khánh Hằng 28208253998 100% Bùi Thị Mỹ Linh 28206252223 100% Trần Thị Oanh 28208238298 100% Đỗ Văn Phước Thịnh 28218238255 100% Dương Thị Thanh Ly 28204738625 100% Phạm Thị Bảo Trâm 28204600417 100% Phan Nguyễn Hoàng Phúc 28218251544 100% A XÂY DỰNG Ý TƯỞNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Tên kiện: Gala khen thưởng cuối năm Loại hình du lịch: Du lịch khen thưởng Chủ kiện: BIDV – Ngân hàng Thương mại cổ phần Đầu tư Phát triển Việt Nam chi nhánh Đà Nẵng Nhà tổ chức kiện: Công ty tổ chức kiện Sea Event Đà Nẵng Sologan kiện: “Vững bước tiên phong, đồng hành phát triển” 5.1 Ý nghĩa Slogan: “Vững bước tiên phong, đồng hành phát triển” thông điệp thể mong muốn tiếp tục giữ lửa, gắn bó hợp tác cá nhân, cán nội BIDV, lãnh đạo với tập thể người lao động, phận, phòng ban đơn vị hay chi nhánh, đơn vị hệ thống BIDV khối thống nhất, nỗ lực, đồn kết trưởng thành, thành công ngày cá nhân, đơn vị hướng tới phát triển tập thể tồn hệ thống B PHÂN TÍCH Ý TƯỞNG SỰ KIỆN THEO NGUYÊN TẮC “5W1H" I Why: Xác định mục đích tổ chức kiện - Để tổng kết, đánh giá lại thành đạt năm qua toàn thể cán bộ, nhân viên ngân hàng BIDV - Để khen thưởng, vinh danh cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc - Để tạo sân chơi lành mạnh, gắn kết tinh thần đồng đội, tạo động lực cho cán bộ, nhân viên, người lao động tiếp tục nỗ lực, phấn đấu công việc II Who: Xác định thành phần khách tham dự kiện 2.1 Danh sách khách VIP: thành phần khách có chức vụ cao, nắm quyền điều hành ngân hàng thành phần đưa hình ảnh ngân hàng tới công chúng - Ban lãnh đạo Ngân hàng BIDV :Chủ tịch, ban giám đốc, đối tác ngân hàng - Cơ quan báo chí: + Báo Đà Nẵng: + VPĐD Báo diễn đàn Doanh nghiệp: 2.2 Danh sách khách mời thức: nhân lực có thành tích xuất sắc ngân hàng - Ban quản lý - Trưởng phòng - Các nhân viên kì cựu - Nhân viên có thành tích xuất sắc III What: Xác định hoạt động diễn kiện - Khai mạc chuơng trình - Giới thiệu đại biểu, tri ân đối tác - Văn nghệ - Khai tiệc - Tổng kết khen thưởng, tôn vinh thành tích - Giao lưu, kết nối - Bế mạc IV.Where: Xác định địa điểm tổ chức kiện 4.1 Địa điểm: Lăng Cô Beach Resort 463 Lạc Long Quân, thị trấn Lăng Cơ, tỉnh Thừa Thiên Huế 4.2 Lí chọn địa điểm: - Vị trí thuận lợi: Gần Đà Nẵng, điều giúp cho việc di chuyển khách mời đến với đêm gala khen thưởng trở nên dễ dàng thuận tiện - Không gian rộng rãi, sang trọng: Lăng Cô Resort sở hữu khuôn viên rộng lớn, thống mát với nhiều khơng gian đa dạng, từ phòng họp, nhà hàng khu vực tổ chức tiệc ngồi trời Nơi đáp ứng nhu cầu tổ chức kiện khách hàng, kể kiện có quy mơ lớn - Tiện nghi đại, đẳng cấp: Lăng Cô Resort trang bị đầy đủ tiện nghi đại, đẳng cấp, đáp ứng nhu cầu khách hàng Các phòng họp, nhà hàng thiết kế sang trọng, tiện nghi với hệ thống âm thanh, ánh sáng đại, đảm bảo chất lượng cho đêm gala khen thưởng - Ẩm thực đặc sắc: Lăng Cô Resort tiếng với ẩm thực đặc sắc, kết hợp hài hòa hương vị truyền thống Việt Nam nét tinh tế ẩm thực quốc tế Đến với đêm gala khen thưởng đây, khách mời thưởng thức ăn ngon miệng hấp dẫn, để lại ấn tượng khó qn - Dịch vụ chun nghiệp, tận tình: Đội ngũ nhân viên Lăng Cô Resort đào tạo bản, có tác phong chuyên nghiệp thái độ phục vụ tận tình, chu đáo Họ hỗ trợ khách hàng khâu tổ chức kiện, từ khâu chuẩn bị đến khâu thực hiện, đảm bảo thứ diễn sn sẻ hồn hảo - Giá hợp lý: Mặc dù sở hữu nhiều ưu điểm bật, giá Lăng Cô Resort lại hợp lý, phù hợp với nhiều đối tượng khách hàng Đây lựa chọn lý tưởng cho BIDV chọn địa điểm để tổ chức đêm gala khen thưởng với chi phí vừa phải V When: Xác định thời gian tổ chức kiện 5.1 Thời gian tổ chức: Sáng ngày 30/12/2023 - chiều ngày 31/12/2023 5.2 Lí chọn thời gian: -Gần cuối năm trước thềm năm mới: Thời điểm đánh dấu kết thúc năm làm việc vất vả thời gian thích hợp để ngân hàng tổ chức tour du lịch khen thưởng cho nhân viên Điều cho thấy quan tâm, ghi nhận động viên tinh thần Ban lãnh đạo cống hiến nhân viên suốt năm qua - Thời tiết thuận lợi: Thời tiết đẹp mát mẻ giúp cho chuyến trở nên thoải mái, dễ chịu thuận tiện cho hoạt động ngồi trời - Ít khách du lịch: Cuối năm Lăng Cô Resort thường thời điểm khách du lịch so với thời điểm khác năm Điều giúp cho đồn du lịch BIDV tránh tình trạng đông đúc, chen chúc, đảm bảo riêng tư thoải mái suốt chuyến - Nhiều chương trình khuyến mãi: Cuối năm thời điểm mà Lăng Cô Resort Sea Event tung chương trình khuyến hấp dẫn BIDV tận dụng chương trình khuyến để tiết kiệm chi phí mang đến cho nhân viên trải nghiệm tốt với mức giá hợp lý - Trong thời gian rơi vào thứ chủ nhật nên thường ngân hàng không làm việc - Thời điểm lý tưởng để team building: Thời điểm cuối năm thời điểm thích hợp để tổ chức hoạt động team building nhằm tăng cường tinh thần đoàn kết, gắn bó hợp tác thành viên ngân hàng VI How: Xác định công việc cần phải làm giai đoạn trước, sau kiện 6.1 Quản trị rủi ro giải pháp xử lí: - Thời tiết khơng ủng hộ: Lắp rạp che thay đổi vị trí tổ chức - Sự cố kĩ thuật, trang thiết bị kiện: Chuẩn bị tủ điện dự phòng cúp điện, nhân viên kĩ thuật có tay nghề cao - Quản lý an ninh nội bộ: mâu thuẫn, va chạm, ẩu đả, sử dụng chất kích thích chuẩn bị đội ngũ bao an túc trực xuyên suốt, ngăn cản kịp thời - Sự cố khác: Xử lý theo khả năng, linh hoạt 6.2 Trước kiện: 6.2.1 Xác định mục tiêu: Sea Event làm việc với BIDV để tìm mục đích kiện, xác định mục tiêu, đối tượng tham dự, địa điểm, kế hoạch chi phí nội dung cụ thể kiện 6.2.2 Phân công nhân sự: - Lên ý tưởng, kịch chương trình gala teambuilding: Sáng tạo phát triển ý tưởng độc đáo, sáng tạo cho chương trình gala teambuilding phù hợp với mục tiêu, đối tượng tham gia ngân sách kiện Phác thảo kịch chi tiết cho chương trình, bao gồm thời gian, nội dung, hoạt động phần chương trình Làm việc chặt chẽ với thành viên khác nhóm để đảm bảo kịch thực thành công - Đồ họa (thiết kế): backdrop, băng rôn: Thiết kế tạo backdrop, băng rôn, poster ấn phẩm quảng cáo cho kiện Đảm bảo thiết kế phù hợp với chủ đề, thơng điệp hình ảnh kiện Làm việc với nhà cung cấp để sản xuất ấn phẩm quảng cáo chất lượng cao - Kỹ thuật (lắp ráp, điều chỉnh âm ánh sáng, thiết bị kiện): Lắp ráp điều chỉnh hệ thống âm thanh, ánh sáng thiết bị kiện khác cần thiết cho kiện Đảm bảo thiết bị hoạt động cách tạo hiệu ứng mong muốn Làm việc với nhà cung cấp để đảm bảo thiết bị lắp đặt vận hành an toàn - Chuẩn bị media: Chuẩn bị thiết bị chụp ảnh, hình ảnh tài liệu khác cần thiết cho kiện Đảm bảo phương tiện trình bày cách chuyên nghiệp hấp dẫn - Quảng cáo: tuyển BG,BG có kinh nghiệm chạy kiện từ bên Đăng tin tuyển dụng nhân viên phục vụ lễ tân khu vực thị trấn Lăng Cô Kiểm tra đơn xin việc vấn ứng viên tiềm Tuyển dụng nhân viên kiện có kinh nghiệm kỹ phù hợp với yêu cầu kiện - Quản lý kiện: Lên kế hoạch tổ chức kiện, bao gồm hoạt động như: Xác định mục tiêu, chủ đề, đối tượng tham dự ngân sách cho kiện Tìm kiếm đặt địa điểm tổ chức kiện Thiết kế gửi lời mời đến người tham dự Quản lý, điều phối hoạt động kiện Đánh giá hiệu kiện thực điều chỉnh cần thiết cho kiện tương lai - Kế toán: Ký kết hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ cho kiện Theo dõi quản lý chi phí kiện Thanh tốn hóa đơn nhà cung cấp sau kiện kết thúc - Khảo sát ,liên hệ đặt phòng địa điểm diễn ra: Sea Event làm việc với BIDV từ đầu để nắm số lượng.Khảo sát địa điểm tổ chức kiện tiềm để đánh giá tính phù hợp với mục đích ngân sách kiện Liên hệ với địa điểm để đặt phòng thương lượng giá Đảm bảo địa điểm đặt trước có đủ khơng gian, trang thiết bị dịch vụ cần thiết cho kiện - Đặt thực đơn cho đoàn khách khu resort: Sea Event thống với BIDV chọn suất ăn phù hợp cho bữa tiệc, lên menu dựa theo thực đơn có sẵn nhà hàng resort - Chuẩn bị phương tiện lại: Chuẩn bị xe 32 chỗ để đón đồn khách BIDV, lên lịch trình di chuyển thơng báo cho người tham dự thời gian địa điểm đón trả Đảm bảo phương tiện lại sẽ, thoải mái an toàn 6.2.3 Làm việc với nhà cung ứng dịch vụ: - An ninh: Công ty cổ phần dịch vụ bảo vệ Thắng Lợi Đà Nẵng - Cơ quan báo chí:Báo Đà Nẵng,VPĐD Báo diễn đàn Doanh nghiệp - Lưu trú: Lăng Cô Beach Resort -Thừa Thiên Huế 6.3 Trong kiện: 6.3.1 Ngày 30/12/2023: * Sáng: - Chuẩn bị xe đưa đón đồn khách phân cơng nhân viên hướng dẫn cho xe: Xe đến trụ sở BIDV để đón đồn khách, cung cấp cho nhân viên hướng dẫn thơng tin lộ trình, điểm đón trả khách - Quản lý, giám sát điểm danh nhân sự: Quản lý giám sát nhân tham gia kiện để đảm bảo người thực nhiệm vụ cách hiệu Điểm danh nhân trước sau kiện để đảm bảo khơng có vắng mặt Giải vấn đề phát sinh liên quan đến nhân cách nhanh chóng hiệu - Check in Resort, hướng dẫn đoàn tới khu vực lễ tân để làm thủ tục nhận phòng: Liên hệ với Resort để xác nhận thơng tin đặt phịng chuẩn bị thủ tục cần thiết Hướng dẫn đoàn khách tới khu vực lễ tân để làm thủ tục nhận phòng Giải đáp thắc mắc khách hàng liên quan đến phòng ốc dịch vụ Resort * Trưa: - Hỗ trợ, dẫn đoàn khách tới khu vực ăn uống: Thiết lập biển báo dẫn rõ ràng để đồn khách dễ dàng tìm thấy khu vực ăn uống Đứng vị trí chiến lược để chào đón hướng dẫn khách đến khu vực ăn uống Đảm bảo đoàn khách phục vụ đồ ăn thức uống kịp thời hiệu Trả lời câu hỏi khách hàng khu vực ăn uống dịch vụ khác có sẵn Đón tiếp khách khu vực nghỉ ngơi, sảnh bãi đậu xe Kiểm tra danh sách khách mời xác nhận đặt chỗ Hướng dẫn khách đến khu vực ăn uống phù hợp (ví dụ, khu vực VIP, khu vực dành cho khách thường, khu vực trời, v.v.) Cung cấp thông tin thực đơn, đồ uống dịch vụ khác có sẵn - Setup chuẩn bị chơi teambuilding theo trạm setup lắp ráp sân khấu, bàn tiệc đêm gala: + Chuẩn bị vật liệu cần thiết cho hoạt động team building, chẳng hạn thiết bị, dụng cụ đồ dùng thể thao Thiết lập trạm teambuilding theo kế hoạch đảm bảo trạm vận hành an toàn hiệu + Chuẩn bị sân khấu cho đêm gala, bao gồm lắp ráp sân khấu, trang trí thiết lập hệ thống âm ánh sáng Chuẩn bị bàn tiệc cho đêm gala, bao gồm xếp chỗ ngồi, trang trí chuẩn bị đồ ăn thức uống Đảm bảo thứ chuẩn bị sẵn sàng trước kiện bắt đầu giải vấn đề phát sinh trình chuẩn bị * Chiều: Chơi teambuilding: - Chuẩn bị: + Kiểm tra nhân sự: MC,Kĩ thuật,hậu cần, media… + Kiểm tra hệ thống âm thanh, đạo cụ + Thông báo tập trung đoàn khách khu vực bãi biển Resort để chơi teambuilding - Tham gia thử thách: + Mc cho khởi động, chia đội, phát đạo cụ ruy băng, cờ, áo đội MC: Khởi động chương trình: chào mừng khách tham gia, giới thiệu kiện Chia đội: chia khách tham gia thành đội nhỏ, đảm bảo đội có số lượng thành viên tương đương Phát đạo cụ: phát cờ, áo đội, băng rôn, túi đựng đồ cho đội + MC triển khai luật chơi cho khách tham gia trò chơi chuẩn bị trước: Triển khai luật chơi: giải thích rõ ràng luật chơi, đảm bảo tất người chơi hiểu rõ Cho khách tham gia trò chơi: giám sát điều phối trò chơi, đảm bảo tất đội tham gia tích cực an toàn + Nhân hỗ trợ đoàn khách di chuyển theo trạm để chơi: Hướng dẫn giúp đỡ đội di chuyển đến trạm chơi cách nhanh chóng an tồn Cung cấp đạo cụ vật dụng cần thiết cho trò chơi Giúp đỡ khách tham gia trình chơi, đảm bảo họ hiểu rõ luật chơi chơi cách + Trọng tài, ghi điểm: Giám sát trò chơi đảm bảo tất đội chơi theo luật Ghi điểm cho đội họ hoàn thành nhiệm vụ giành chiến thắng trò chơi Tuyên bố đội chiến thắng sau hồn thành tất trị chơi - Tổng kết, trao giải: + Trọng tài tổng hợp kết quả: Thu thập tổng hợp kết đội thi + MC vinh danh đội giành chiến thắng: Giới thiệu đội giành chiến thắng, trao giải thưởng cho đội giành chiến thắng + Nhân trao quà: Chuẩn bị quà tặng cho đội thi, trao quà cho đội thi + Media chụp ảnh đoàn làm kỷ niệm: Chuẩn bị quà tặng cho đội thi, trao quà cho đội thi + Hậu cần lại dọn dẹp: Dọn dẹp khu vực tổ chức kiện, thu dọn trang thiết bị sử dụng + Kĩ thuật kiểm lại trang thiết bị, điểm danh nhân sự: Kiểm tra lại tất trang thiết bị sử dụng Điểm danh nhân để đảm bảo tất có mặt * Tối: - Trước gala: + Đến trước 1-2 tiếng để kiểm tra lại thiết bị, ánh sáng, âm thanh, trang trí, đội hậu cần, để đảm bảo thứ hoạt động tốt, kiểm tra lại danh sách khách mời xếp chỗ ngồi cho phù hợp Chuẩn bị sẵn vật dụng cần thiết bảng tên, thẻ vào… + lễ tân đứng trước để chào đón khách đến tham gia: Kiểm soát thẻ lưu danh dựa theo danh sách khách mời + nhân viên dẫn khách VIP đến chỗ ngồi + nhân viên hướng dẫn mời lại đến chỗ ngồi + Các phận liên quan đến tiệc chuẩn bị sau hậu trường: Để đảm bảo phục vụ thức ăn, đồ uống kịp thời chất lượng cho khách mời Nhân phụ trách chương trình tổng duyệt lại lần cuối với nghệ sĩ, MC, để đảm bảo chương trình diễn suôn sẻ Nhân phụ trách hậu cần theo dõi tình hình chung xử lý kịp thời cố phát sinh - Trong gala : + MC nêu lý chương trình, tuyên bố khai mạc: Chào mừng quý vị đại biểu, vị khách quý, vị lãnh đạo BIDV, cán nhân viên BIDV toàn thể quý vị khách mời đến tham dự đêm gala khen thưởng BIDV Đêm gala khen thưởng hoạt động thường niên BIDV nhằm ghi nhận tơn vinh thành tích xuất sắc cá nhân, tập thể có đóng góp to lớn cho phát triển BIDV Với chủ đề "BIDV - Vững bước tương lai, đồng hành phát triễn", đêm gala khen thưởng năm dịp để nhìn lại chặng đường qua, đồng thời tiếp thêm động lực để BIDV tiếp tục phát triển mạnh mẽ thời gian tới… + Giới thiệu thành phần tham gia: Trong đêm gala khen thưởng BIDV năm nay, vinh dự đón tiếp: Ơng/Bà [Tên chủ tịch hội đồng quản trị BIDV] - Chủ tịch Hội đồng Quản trị BIDV Ông/Bà [Tên tổng giám đốc BIDV] - Tổng Giám đốc BIDV Ơng/Bà [Tên phó tổng giám đốc BIDV phụ trách khối kinh doanh] - Phó Tổng giám đốc BIDV phụ trách khối kinh doanh Ơng/Bà [Tên phó tổng giám đốc BIDV phụ trách khối tài chính] - Phó Tổng giám đốc BIDV phụ trách khối tài chính… Ngồi ra, cịn có tham gia giám đốc đơn vị trực thuộc BIDV, đại diện doanh nghiệp khách hàng thân thiết BIDV, cán nhân viên BIDV, nhà báo toàn thể quý vị khách mời… + MC mời đại diện BIDV phát biểu cảm ơn: Trước vào chương trình chính, nghe lời phát biểu ông/bà [Tên đại diện doanh nghiệp] - Tổng Giám đốc [Tên doanh nghiệp] Trong lời phát biểu mình, ơng/bà [Tên đại diện doanh nghiệp] ghi nhận cảm ơn hỗ trợ BIDV thời gian qua… + Tiết mục văn nghệ giải trí: Nhân điều phối tiết mục văn nghệ hỗ trợ biểu diễn Trình diễn tiết mục văn nghệ so đội văn nghệ Sea Event tập duyệt trước + Đội ngũ phục vụ mang thức ăn vào bắt đầu khai tiệc: Mang thức ăn đến bàn tiệc theo trình tự phục vụ quy định Đặt thức ăn lên đĩa bát khách mời theo cách trình bày Đổ đồ uống vào ly cốc khách mời Dọn dẹp bàn tiệc: Thu dọn đĩa, bát, dao kéo đồ dùng khác sau khách dùng xong đồ ăn Làm bàn tiệc lau chùi vết bẩn Bỏ rác thức ăn thừa vào thùng rác Phục vụ đồ uống: Đổ đầy đồ uống vào ly cốc khách mời cần Mở chai rượu rót rượu vào ly Phục vụ loại đồ uống khác nước ngọt, nước trái cây, trà, cà phê Giữ gìn vệ sinh an tồn: Giữ gìn vệ sinh cá nhân vệ sinh khu vực phục vụ thức ăn Sử dụng găng tay trang cần thiết Thực quy trình an tồn thực phẩm để đảm bảo chất lượng vệ sinh thức ăn + MC đọc lý khen thưởng, MC đọc tên cá nhân, tập thể mời đại diện lên sân khấu,MC mời đại diện BGĐ lên trao quà: Đọc lý khen thưởng: MC đọc rõ ràng, mạch lạc hấp dẫn lý khen thưởng cho cá nhân, tập thể vinh danh MC thêm vào số thơng tin thú vị thành tích bật cá nhân tập thể để làm tăng thêm hứng thú cho người nghe Đọc tên cá nhân, tập thể mời đại diện lên sân khấu: MC đọc rõ ràng, xác đầy đủ tên cá nhân, tập thể khen thưởng MC mời đại diện cá nhân, tập thể lên sân khấu cách trang trọng lịch MC sử dụng lời mời hấp dẫn tạo động lực để khuyến khích đại diện lên sân khấu Mời đại diện BGĐ lên trao quà: MC mời đại diện Ban Giám đốc BIDV lên sân khấu để trao quà cho cá nhân, tập thể khen thưởng MC giới thiệu ngắn gọn chức vụ, tên tuổi thành tích đại diện BGĐ để tăng thêm tính trang trọng cho buổi lễ MC yêu cầu đại diện BGĐ trao quà cho cá nhân, tập thể cách trân trọng lịch + Lễ tân mang hoa quà để tặng: Sau Mc đọc tên mục liên quan đến trao thưởng, lễ tân mang hoa quà lên sân khấu để Đại diện ngân hàng tiến hành trao thưởng * Kết thúc gala: - Mc cảm ơn thành phần tham dự chương trình, gửi lời chúc quan khách tham gia: +MC: Cảm ơn thành phần tham dự chương trình, bao gồm: Ban lãnh đạo ngân hàng BIDV, khách mời đặc biệt,các cán nhân viên ngân hàng BIDV, nhà báo… Gửi lời chúc quan khách tham gia đêm đáng nhớ thành công rực rỡ năm tới - Các phận thực công tác dọn dẹp: +Thực công tác dọn dẹp: Thu dọn vật dụng, thiết bị trang trí sân khấu khu vực khán đài,quét dọn quanh khu vực sân lối đi, lau chùi bàn ghế vật dụng - nhân viên hộ tống khách vip về: +Hộ tống khách VIP cách an toàn riêng tư Chăm sóc khách VIP q trình di chuyển Đảm bảo khách VIP cảm thấy thoải mái hài lòng - nhân viên tiễn vị khách tham gia lại: +Tiễn vị khách tham gia lại cách lịch chuyên nghiệp Chúc khách tham gia đêm đáng nhớ thành công rực rỡ năm tới Đảm bảo khách tham gia cách an toàn - Đội hậu cần lại dọn dẹp, kĩ thuật tháo rã sân khấu: +Dọn dẹp khu vực hậu trường sân khấu Tháo rã sân khấu thiết bị trang trí Đóng gói vận chuyển thiết bị kho - Kiểm tra thiết bị, điểm danh lại nhân sự: +Kiểm tra lại tất thiết bị âm thanh, ánh sáng, hình,… Điểm danh lại tất nhân để đảm bảo không bị bỏ lại 6.3.2 Ngày 28/12/2023: * Sáng: - Hỗ trợ, dẫn đoàn khách tới khu vực ăn uống: + Đưa khách đến khu vực ăn uống định Trả lời câu hỏi khách khu vực ăn uống ăn Giúp khách tìm chỗ ngồi phù hợp - Tập trung đoàn khách, làm thủ tục check out: + Thu thập chìa khóa phịng vật dụng khác khách Kiểm tra phòng để đảm bảo khơng có hư hỏng Làm thủ tục check out cho khách quầy lễ tân - Điểm danh số lượng nhân sự: + Điểm danh số lượng nhân tham dự đêm gala khen thưởng Ghi chép lại tên, chức vụ đơn vị nhân - Hướng dẫn khách lên xe điểm danh số lượng khách theo danh sách: + Hướng dẫn khách lên xe định Kiểm tra danh sách khách để đảm bảo tất khách lên xe Điểm danh số lượng khách xe - Đoàn quay lại Đà Nẵng: Đảm bảo xe sẵn sàng để khởi hành Kiểm tra hành lý khách xếp lên xe chưa Thông báo cho khách thời gian khởi hành 6.4 Sau kiện: - Chỉnh sửa video, hình ảnh sau chương trình event: Thu thập tuyển chọn đoạn video, hình ảnh đẹp suốt chuyến Biên tập video để tạo thành câu chuyện hấp dẫn, thể khơng khí sơi nổi, vui vẻ chuyến Thêm nhạc, hiệu ứng phù hợp để tạo ấn tượng cho người xem - Xin feedback từ toàn thể khách trải nghiệm BIDV: Thiết kế biểu mẫu đánh giá kiện, bao gồm câu hỏi chất lượng dịch vụ, chương trình hoạt động, địa điểm tổ chức, Phát biểu mẫu cho toàn thể khách tham dự sau chuyến gửi qua email để thu thập phản hồi - Truyền thông sau kiện: Viết báo cáo, tạo đăng mạng xã hội tổ chức họp báo để chia sẻ thơng tin chương trình event kết đạt - Thống kê lại chi phí tổ chức kiện: Thu thập hóa đơn, chứng từ liên quan đến chi phí tổ chức kiện ( khách sạn, ăn uống,thuê bảo vệ ).Kiểm tra tổng hợp chi phí, lập báo cáo chi tiết ngân sách sử dụng Làm việc với BIDV để tốn khoản cịn lại: Đối chiếu khoản chi phí tốn với ngân sách BIDV phê duyệt Lập hóa đơn tốn gửi cho BIDV để nhận toán - - Thanh toán khoản nợ cho bên liên quan: Kiểm tra khoản nợ cịn lại phải tốn cho nhà cung cấp dịch vụ (khách sạn, nhà hàng,bảo vệ, ) Thực toán theo hợp đồng ký kết - Họp team để rút kinh nghiệm cho kiện tiếp theo: Tổ chức họp để thảo luận điểm mạnh, điểm yếu học kinh nghiệm rút từ chương trình event vừa qua, nhằm cải thiện chất lượng chương trình event 6.5 Kế hoạch phương án thực công việc quan trọng đặt trưng nhất: * Cơng việc kế tốn tài chính: - Vai trị quan trọng phận kế toán kiện: + Kiểm sốt chi phí: Theo dõi kiểm sốt tất chi phí liên quan đến kiện, đảm bảo ngân sách tuân thủ + Quản lý doanh thu: Ghi nhận theo dõi doanh thu từ vé bán, tài trợ, quảng cáo nguồn khác + Lập báo cáo tài chính: Chuẩn bị báo cáo tài bao gồm báo cáo thu nhập, báo cáo cân đối kế toán báo cáo lưu chuyển tiền tệ, để đánh giá hiệu kiện + Thanh tốn hóa đơn: Kịp thời tốn hóa đơn cho nhà cung cấp đối tác tham gia kiện + Thuế: Trách nhiệm nộp thuế liên quan đến kiện cho quan thuế có thẩm quyền - Kế hoạch thực phương án kế toán cho kiện: + Thiết lập ngân sách: • Xác định mục tiêu tài cho kiện, bao gồm doanh thu dự kiến chi phí ước tính • Phân bổ ngân sách vào hạng mục chi phí khác nhau, chẳng hạn ăn uống, tiếp thị, in ấn,… + Theo dõi chi phí: • u cầu phận liên quan kiện cung cấp hóa đơn, chứng từ chứng khác liên quan đến chi phí • Kiểm tra tính hợp lý xác hóa đơn chứng từ trước tốn + Lập báo cáo tài + Kết tốn khoản chi chương trình + Quyết tốn với đối tác + Thanh toán khoản nợ VII Tổng kết: 7.1 Thành công đạt công ty tổ chức kiện Sea Event sau tour du lịch khen thưởng cho ngân hàng BIDV: - Tổ chức thành công kiện thời gian ngắn: Sea Event có tuần để lên kế hoạch tổ chức tour du lịch khen thưởng cho ngân hàng BIDV vịng ngày, cơng ty hồn thành xuất sắc nhiệm vụ Sự kiện diễn thời gian, địa điểm đáp ứng yêu cầu khách hàng - Đảm bảo chất lượng dịch vụ: Sea Event hợp tác với đối tác uy tín để cung cấp dịch vụ chất lượng cao cho khách hàng, bao gồm khu lưu trú, An ninh, phương tiện di chuyển đại hoạt động du lịch hấp dẫn - Tạo dựng khơng khí đồn kết gắn bó: Tour du lịch khen thưởng hội để nhân viên ngân hàng BIDV giao lưu, gắn kết với tăng cường tinh thần đoàn kết, gắn bó Sea Event tạo nhiều hoạt động thú vị để giúp nhân viên có kỷ niệm đẹp bên - Đáp ứng yêu cầu khách hàng: Sea Event lắng nghe đáp ứng yêu cầu khách hàng Công ty linh hoạt thay đổi kế hoạch chương trình để phù hợp với nhu cầu mong muốn khách hàng, đảm bảo hài lòng tuyệt đối - Nhận phản hồi tích cực từ khách hàng: Ngân hàng BIDV đánh giá cao chuyên nghiệp chất lượng dịch vụ Sea Event Sự kiện thành công rực rỡ để lại nhiều ấn tượng đẹp lòng nhân viên ngân hàng BIDV - Tăng cường uy tín thương hiệu: Thành cơng tour du lịch khen thưởng cho ngân hàng BIDV giúp Sea Event tăng cường uy tín thương hiệu Cơng ty chứng minh lực tổ chức kiện chuyên nghiệp khả đáp ứng nhu cầu khách hàng, từ thu hút thêm nhiều khách hàng 7.2 Những điều chưa đạt công ty tổ chức kiện Sea Event sau tour du lịch khen thưởng cho ngân hàng BIDV: - Linh hoạt lịch trình: Cơng ty chưa linh hoạt lịch trình để thích ứng với thay đổi bất ngờ C Đặc điểm thị trường mục tiêu xây dựng chiến lược xúc tiến kiện: VIII Đặc điểm thị trường mục tiêu: 8.1 Theo địa lý: địa bàn Thành phố Đà Nẵng - Đa dạng cảnh quan thiên nhiên: Đà Nẵng thiên nhiên ưu đãi với nhiều thắng cảnh đẹp như: bãi biển, núi, sông, hồ, rừng Sự đa dạng đáp ứng nhu cầu khám phá du khách, từ người yêu thích tắm biển, lặn biển, leo núi đến người thích bộ, cắm trại, tham quan danh lam thắng cảnh - Cơ sở hạ tầng phát triển: Đà Nẵng thành phố có sở hạ tầng du lịch phát triển Việt Nam Thành phố có sân bay quốc tế, cảng biển, hệ thống đường bộ, đường sắt đại giúp cho du khách dễ dàng đến Ngồi ra, Đà Nẵng cịn có nhiều khách sạn, nhà hàng, khu vui chơi giải trí phục vụ nhu cầu du khách - Nhiều hoạt động giải trí hấp dẫn: Đà Nẵng thành phố có nhiều hoạt động giải trí hấp dẫn, từ hoạt động thể thao biển như: lướt sóng, lướt ván, chèo thuyền kayak đến hoạt động văn hóa nghệ thuật như: xem biểu diễn nghệ thuật truyền thống, tham quan bảo tàng, phòng tranh - Ẩm thực phong phú: Đà Nẵng thành phố có ẩm thực phong phú, từ ăn truyền thống Việt Nam đến ăn quốc tế - Du khách thưởng thức nhiều ăn ngon như: mì Quảng, cao lầu, bánh xèo, nem lụi, hải sản - Chi phí hợp lý: So với thành phố du lịch khác Việt Nam, chi phí du lịch Đà Nẵng tương đối hợp lý Du khách dễ dàng tìm khách sạn, nhà hàng, dịch vụ với giá phải - An ninh tốt: Đà Nẵng thành phố có an ninh tốt, du khách yên tâm du lịch Thành phố có lực lượng an ninh mạnh, ln đảm bảo an tồn cho du khách 8.2 Theo đặc điểm nhân học: - Độ tuổi: Độ tuổi khách hàng SEA event gala khen thưởng chủ yếu nằm độ tuổi từ 25 đến 45 tuổi Đây độ tuổi có khả chi tiêu cao có nhu cầu tham gia kiện giải trí - Giới tính: Tỷ lệ khách hàng nam giới nữ giới tham dự đêm gala khen thưởng tương đương - Sở thích nhu cầu: Đối tượng khán giả mục tiêu xác định dựa sở thích nhu cầu người tham gia kiện Nhu cầu tổ chức đêm gala khen thưởng nhân viên có thành tích xuất sắc 8.3 Theo tâm lý học: - Động lực nhu cầu: + Nhu cầu công nhận: Nhân viên mong muốn công nhận nỗ lực thành tích mình, cảm thấy đánh giá cao trân trọng + Nhu cầu khen thưởng: Nhân viên mong muốn nhận phần thưởng xứng đáng với đóng góp mình, đặc biệt phần thưởng có giá trị ý nghĩa + Nhu cầu nghỉ ngơi thư giãn: Sau thời gian dài làm việc chăm chỉ, nhân viên cần có thời gian để nghỉ ngơi, thư giãn tái tạo lượng - Thái độ niềm tin: + Thái độ tích cực du lịch: Nhân viên thường có thái độ tích cực du lịch, xem du lịch hoạt động giải trí bổ sung lượng + Niềm tin giá trị du lịch: Nhân viên thường tin du lịch có giá trị thân gia đình, giúp họ mở rộng kiến thức, trải nghiệm gắn kết với - Quyết định mua tour du lịch: + Quyết định mua dựa nhu cầu sở thích cá nhân: Nhân viên thường định mua tour du lịch dựa nhu cầu sở thích cá nhân, chẳng hạn địa điểm, thời gian, hoạt động giá + Quyết định mua dựa thông tin đánh giá: Nhân viên thường tìm kiếm thơng tin đánh giá tour du lịch trước định mua, nhằm đảm bảo tour du lịch đáp ứng nhu cầu sở thích + Quyết định mua dựa giới thiệu bạn bè người thân: Nhân viên thường bị ảnh hưởng giới thiệu bạn bè người thân định mua tour du lịch, họ tin người có trải nghiệm thực tế cung cấp thông tin đáng tin cậy - Hành vi sau mua tour du lịch: + Mong đợi háo hức: Sau mua tour du lịch, nhân viên thường cảm thấy mong đợi háo hức chuyến tới, hình dung địa điểm mới, hoạt động thú vị trải nghiệm độc đáo mà họ có IX Xây dựng chiến lượt xúc tiến kiện: 9.1 Mối quan hệ công chúng: - Phụ trách quan hệ báo chí (Mời nhà báo lớn: Báo Đà Nẵng, Văn Phòng đại diện Báo diễn đàn doanh nghiệp), quan hệ cộng đồng, tổ chức truyền thông nội bộ, tổ chức kiện cho Ngân hàng BIDV - Phân tích nghiên cứu nhu cầu thị trường, từ tư vấn cho ngân hàng BIDV phương án, chiến lược tối ưu - Liên hệ tạo mối quan hệ thân thiết với bên cộng tác, tạo hợp tác lâu dài 9.2 Xúc tiến bán: - Giảm giá: Công ty SEA Event giảm giá cho BIDV từ 10% đến 20% cho dịch vụ tổ chức kiện, bao gồm: địa điểm, âm thanh, ánh sáng, MC, ca sĩ, diễn viên, - Tặng quà: Công ty SEA Event tặng quà cho BIDV voucher cho lần hợp tác tiếp theo, - Khuyến khác: Cơng ty SEA Event có khuyến khác dành cho BIDV, chẳng hạn ưu tiên thời gian, dịch vụ, - Dưới số ví dụ cụ thể khuyến mà cơng ty SEA Event dành cho BIDV: Giảm giá 15% cho dịch vụ tổ chức kiện dành cho khách hàng BIDV đặt trước 30 ngày 9.3 Quảng cáo đêm gala: - In Brochure: thơng tin, dịch vụ, chương trình hoạt động công ty Sea Even - Suất chiếu thông tin cơng ty màng hình led trước kết thúc chương trình 9.4 Marketing trục tiếp: - Gửi email cảm ơn khảo sát theo dõi: Gửi email cảm ơn tất người tham gia tour du lịch khen thưởng, bày tỏ trân trọng đánh giá cao tham gia họ Bao gồm liên kết đến khảo sát theo dõi để thu thập phản hồi tour du lịch xác định điểm mạnh điểm yếu để cải thiện cho kiện tương lai - Đăng chia sẻ hình ảnh mạng xã hội: Đăng trang mạng xã hội thức Sea Event, chia sẻ hình ảnh video tour du lịch, đồng thời cảm ơn đối tác nhân viên tham gia Khuyến khích người tham gia sử