Hiện tại kí túc xá chưa có hệ thống chuyên quản lý việc thuê phòng, thanh toán, lưu trữ hồ sơ sinh viên và quản lí dịch vụ. Nhân viên của kí túc dùng phần mềm Excel và sổ ghi chép để quản lý việc đặt phòng, đăng ký, trả phòng,... của sinh viên. Chính vì thế đã gặp phải một số khó khăn sau: • Những xử lý thủ tục đặt phòng , đăng ký, trả phòng mất thời gian. • Khó kiểm tra phòng hư, kiểm soát trạng thái phòng ( phòng trống , phòng đang sử dụng... ) • Khó trong việc quản lý các thông tin sinh viên, thông tin hoá đơn, thông tin phiếu đăng ký phòng, đăng ký dịch vụ… Vì những lý do trên, ban quản lý kí túc xá yêu cầu phải có 1 chương trình nhỏ đặt tại bộ phận kinh doanh của khách sạn có khả năng quản lý những thông tin về khách hàng, thông tin đặt phòng, nhận phòng, trả phòng, các báo cáo, quản lý thiết bị phòng…
XÁC ĐỊNH YÊU CẦU
Mô tả hệ thống
1.1.1 Giới thiệu hệ thống thông tin quản lý kí túc xá.
Ký túc xá Đại học Hồng Đức là một phần thiết yếu trong cơ sở vật chất của trường, với diện tích gần 300m² cho mỗi tòa nhà, phục vụ gần 2000 sinh viên và nhân viên Nơi đây cung cấp môi trường an toàn, thuận tiện cho học tập và sinh hoạt hàng ngày, được quản lý chặt chẽ để đảm bảo trải nghiệm sống tốt nhất Mỗi phòng có diện tích hơn 20m², đủ không gian cho 4 người, trang bị đầy đủ tiện nghi như internet, điện, nước, giường và tủ, nhằm đảm bảo điều kiện học tập và sinh hoạt tối ưu Địa chỉ ký túc xá là 565 Quang Trung 3, phường Đông Vệ, thành phố Thanh Hóa.
Kí túc xá có 7 tòa, với tổng cộng 432 phòng được chia làm 2 loại phòng:
Hiện tại, kí túc xá thiếu hệ thống quản lý chuyên nghiệp cho việc thuê phòng, thanh toán và lưu trữ hồ sơ sinh viên Nhân viên đang sử dụng phần mềm Excel và sổ ghi chép để quản lý các hoạt động như đặt phòng, đăng ký và trả phòng, dẫn đến một số khó khăn trong quy trình quản lý.
Những xử lý thủ tục đặt phòng , đăng ký, trả phòng mất thời gian.
Khó kiểm tra phòng hư, kiểm soát trạng thái phòng ( phòng trống , phòng đang sử dụng )
Khó trong việc quản lý các thông tin sinh viên, thông tin hoá đơn, thông tin phiếu đăng ký phòng, đăng ký dịch vụ…
Ban quản lý ký túc xá yêu cầu triển khai một chương trình nhỏ tại bộ phận kinh doanh của khách sạn nhằm quản lý thông tin khách hàng, quy trình đặt phòng, nhận phòng, trả phòng, cũng như các báo cáo và quản lý thiết bị phòng.
Hoạt động của kí túc xá trường Đại học Hồng Đức diễn ra như sau:
- Nhận phiếu đăng kí của sinh viên.
- Nhập và lưu trữ dữ liệu sinh viên.
- Hướng dẫn sinh viên nhận phòng.
- Thu tiền điện – nước hàng tháng.
Bộ phận quản lý sinh viên:
- Xét duyệt hồ sơ đăng kí vào kí túc xá của sinh viên.
- Cấp thẻ lưu trú cho sinh viên.
- Kiểm tra phòng và tài sản.
- Kiểm tra đối chiếu lại thông tin của sinh viên qua hệ thống lễ tân đã nhập.
Bộ phận quản lý dịch vụ:
- Kiểm tra đồng hồ điện nước.
- Lưu lại chỉ số điện nước và tính toán tiền điện nước hàng tháng.
- Cập nhật và kiểm tra hộ thống quản lí nước.
Bộ phận quản lý phòng:
- Kiểm tra sinh viên về đúng phòng và ở đúng số người quy định(phòng VIP tối đa 2 người ở, phòng bình dân 4 người).
- Tiếp nhận các yêu cầu sửa chữa thiết bị và vệ sinh kí túc.
- Lập hóa đơn sửa chữa và bảo trì.
Quản lý khách ra vào kí túc:
- Yêu cầu sinh viên xuất trình thẻ cư trú và thông tin cá nhân của người thân vào thăm.
- Kiểm tra giờ giấc ra vào và số người vào thăm theo quy định.
- Lập phiếu phạt, nếu vượt quá quy định sẽ phải làm đơn tường trình và nộp phạt theo quy định.
1.1.3 Quy trình xử lý và quy tắc quản lý.
Các quy trình nghiệp vụ.
- Quản lý sinh viên vào kí túc xá.
- Quản lý sinh viên ra khỏi kí túc xá.
- Quản lí khách ra vào.
Quy trình xử lý và quy tắc quản lý.
- Quản lý sinh viên vào kí túc xá.
Khi sinh viên cần tạm trú tại ký túc xá, họ sẽ nộp phiếu đăng ký cho bộ phận tiếp nhận Sau đó, bộ phận này sẽ chuyển hồ sơ lên bộ phận quản lý sinh viên để xem xét và phê duyệt.
Sau khi bộ phận quản lý sinh viên xét duyệt và sắp xếp phòng cho sinh viên, họ sẽ thông báo lại với bộ phận tiếp nhận Nếu sinh viên đồng ý, bộ phận quản lý sẽ tiến hành ký hợp đồng thuê phòng Sau khi hoàn tất các thủ tục, bộ phận tiếp nhận sẽ chịu trách nhiệm dẫn sinh viên lên nhận phòng.
Khi sinh viên nhận phòng, bộ phận quản lý sẽ cấp thẻ lưu trú cho họ Tiếp theo, lễ tân sẽ nhập thông tin của sinh viên vào hệ thống quản lý để đảm bảo quy trình lưu trú được thực hiện chính xác.
- Xử lý sinh viên ra khỏi kí túc xá.
Khi sinh viên muốn rời khỏi ký túc xá, họ cần nộp đơn xin chuyển ra Bộ phận tiếp nhận sẽ tiếp nhận yêu cầu này và chuyển đến bộ phận quản lý để xem xét và phê duyệt.
+ Hoàn tất thủ tục cho sinh viên sau khi đã kiểm tra đối chiếu lại.
+ Sau khi sinh viên trả phòng ,bộ phận tiếp nhận cập nhật lại thông tin vào hệ thống quản lý sinh viên.
+ Bộ phận quản lý sinh viên kiểm tra lại thông tin mà bộ phận tiếp nhận đã nhập
+ Bộ phận quản lý sinh viên kiểm tra lại phòng và cơ sở vật chất trước khi đồng ý cho sinh viên chuyển ra khỏi kí túc xá
+ Kiểm tra khách ra vào kí túc, phòng trường hợp người lạ đột nhập, nếu phát hiện có người lạ báo ngay cho bảo vệ hoặc công an.
+ Sau khi kiểm tra bộ phận quản lý sinh viên sẽ thông báo với bộ phận tiếp nhận để hoàn tất việc trả phòng.
- Quản lý dịch vụ tiêu dùng.
+ Hàng tháng bộ phận quản lý sẽ kiểm tra đồng hồ và chốt số điện của từng phòng.
Bộ phận quản lý điện nước thực hiện việc ghi nhận chỉ số tiêu thụ điện và nước, sau đó tính toán chi phí và lập hóa đơn Cuối cùng, hóa đơn sẽ được gửi đến bộ phận tiếp nhận để thu tiền điện nước từ sinh viên.
+ Nếu các vật dụng trong phòng xảy ra tình trạng mất hay hỏng hóc thì sinh viên phải bồi thường theo quy định của kí túc xá
+ Lập phiếu phạt nếu phòng ở sai quy định.
Tiếp nhận yêu cầu sửa chữa và vệ sinh ký túc xá, lập hóa đơn sửa chữa, và gửi đến bộ phận tiếp nhận để thu tiền sửa chữa từ sinh viên.
- Xử lý khách đến thăm.
+ Khách đến thăm, yêu cầu sinh viên xuất trình thẻ cư trú và thông tin khách.
+ Lập phiếu thăm cho khách
+ Thu tiền và lập phiếu phạt nếu vi phạm quy định khi khách đến thăm.
1.1.4 Mẫu biểu. Đơn đăng kí ở kí túc xá.
Thẻ lưu trú Đơn xin chuyển ra khỏi kí túc xá.
Mô hình hóa hệ thống
1.2.1 Mô hình tiến trình nghiệp vụ.
PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG
Mô hình hóa chức năng nghiệp vụ
Xác định chức năng chi tiết.
- Bước 1: Gạch chân trong quy trình xử lý
(1) Tiếp đón và tiếp nhận yêu cầu của sinh viên thông qua đơn xin vào ở KTX.
(2) Xét duyệt yêu cầu đăng kí của sinh viên.
(3) Sắp xếp phòng cho sinh viên.
(4) Kí hợp đồng thuê phòng với sinh viên.
(5) Hướng dẫn sinh viên nhận phòng.
(6) Cấp thẻ lưu trú cho sinh viên.
(7) Cập nhật thông tin của sinh viên lên hệ thống quản lý sinh viên.
(8) Tiếp nhận yêu cầu trả phòng của sinh viên.
(9) Xét duyệt yêu cầu của sinh viên.
(10) Cập nhật lại thông tin vào hệ thống quản lý sinh viên.
(11) Kiểm tra thông tin trên hệ thống.
(12) Kiểm tra phòng và tài sản trước khi đồng ý cho sinh viên trả phòng.
(13) Thông báo với bộ phận lễ tân hoàn tất việc trả phòng.
(14) Kiểm tra đồng hồ và chốt số điện nước.
(16) Lập hóa đơn thu tiền điện-nước.
(17) Thu tiền điện nước của sinh viên.
- Bước 2: Loại bỏ trùng lặp.
(1) Tiếp đón và tiếp nhận yêu cầu yêu cầu của sinh viên thông qua Đơn xin vào ở KTX.
(2) Xét duyệt yêu cầu của sinh viên.
(3) Sắp xếp phòng cho sinh viên.
(4) Kí hợp đồng thuê phòng với sinh viên.
(5) Hướng dẫn sinh viên nhận phòng.
(6) Cấp thẻ lưu trú cho sinh viên.
(7) Cập nhật thông tin của sinh viên lên hệ thống quản lý sinh viên.
(8) Tiếp nhận yêu cầu trả phòng của sinh viên.
(9) Kiểm tra thông tin trên hệ thống.
(10) Kiểm tra phòng và tài sản trước khi đồng ý cho sinh viên trả phòng.
(11) Thông báo với bộ phận lễ tân hoàn tất việc trả phòng.
(12) Kiểm tra đồng hồ điện nước.
(13) Ghi lại chỉ số và tính toán chi phí.
(14) Lập hóa đơn thu tiền điện-nước.
(15) Thu tiền điện nước của sinh viên.
- Bước 3: Gom nhóm đơn giản.
- Bước 4: Loại bỏ chức năng không ý nghĩa.
(1) Tiếp đón và tiếp nhận yêu cầu yêu cầu của sinh viên.
(2) Xét duyệt yêu cầu của sinh viên.
(3) Sắp xếp phòng cho sinh viên.
(4) Kí hợp đồng thuê phòng với sinh viên.
(5) Hướng dẫn sinh viên nhận phòng.
(6) Cấp thẻ lưu trú cho sinh viên.
(7) Cập nhật thông tin của sinh viên lên hệ thống quản lý sinh viên.
(8) Tiếp nhận yêu cầu trả phòng của sinh viên.
(9) Kiểm tra thông tin trên hệ thống.
(10) Kiểm tra phòng và tài sản trước khi đồng ý cho sinh viên trả phòng.
(11) Kiểm tra đồng hồ điện nước.
(13) Lập hóa đơn thu tiền điện-nước.
(14) Thu tiền điện nước của sinh viên.
(7) Cập nhật thông tin lên hệ thống quản lý.
(9) Kiểm tra thông tin sinh viên
(10) Kiểm tra phòng và tài sản.
(11) Kiểm tra đồng hồ điện nước.
(13) Lập hóa đơn tiền điện-nước.
Cơ cấu tổ chức bao gồm ba bộ phận chính: bộ phận tiếp nhận, bộ phận quản lý sinh viên và bộ phận quản lý điện nước Các bộ phận này có thể được phân chia thành ba nhóm chức năng quan trọng: quản lý giao dịch, quản lý sinh viên và quản lý điện-nước.
Quản lý kí túc xá
(7) Cập nhật thông tin lên hệ thống
(9) Kiểm tra thông tin sinh viên
(10) Kiểm tra phòng và tài sản
(11) Kiểm tra đồng hồ điện nước
(13) Lập hóa đơn điện nước
(14)Kiểm tra phòng ở và việc thực hiện nội quy Quản lí phòng
(15) Lập hóa đơn sửa chữa.
(16)Kiểm tra thẻ cư trú và thông tin khách Quản lí khách
Vẽ biểu đồ phân cấp chức năng
Mô hình tiến trình nghiệp vụ
Sơ đồ dữ liệu (DFD) mức ngữ cảnh.
Thông tin sắp xếp và nội quy
- DFD mức 2 tiến trình quản lý giao dịch.
DFD tiến trình quản lý sinh viên.
DFD tiến trình quản lý điện nước.
DFD tiến trình quản lí phòng.
DFD tiến trình quản lí khách.
Đặc tả tiến trình nghiệp vụ
1 Đặc tả tiến trình đăng kí phòng
- Đầu vào: Yêu cầu đăng kí vào ở KTX của sinh viên.
- Đầu ra: Xử lý yêu cầu của sinh viên theo trình tự.
Lặp: Tiếp nhận đơn đăng kí của sinh viên.
Nếu: Duyệt thì sắp xếp phòng cho sinh viên.
Nếu không: Thông báo với sinh viên. Đến khi: Sinh viên hết nhu cầu đăng kí.
2 Đặc tả tiến trình trả phòng
- Đầu vào: Yêu cầu của sinh viên.
Lặp: Nhận yêu cầu và tiến hành làm thủ tục trả phòng cho sinh viên.
Nếu: Sinh viên đồng ý thì hoàn tất thủ tục trả phòng.
Nếu không: tiếp tục thương lượng với sinh viên. Đến khi: Trả phòng thành công.
3 Đặc tả tiến trình nhận phòng
- Đầu ra: Sinh viên nhận phòng
Lặp: Hướng dẫn sinh viên nhận phòng.
Nếu phòng được sắp xếp đúng yêu cầu của sinh viên, hãy giao chìa khóa cho họ; nếu không, tiến hành đổi phòng cho sinh viên cho đến khi họ nhận được phòng phù hợp.
4 Đặc tả tiến trình cập nhật thông tin sinh viên lên hệ thống
- Đầu vào: Thông tin sinh viên.
- Đầu ra: Thông tin sinh viên có trên hệ thống.
Lặp: Lấy thông tin của sinh viên.
Nếu: thông tin sinh viên chính xác thì cập nhật lên hệ thống Nếu không thì kiểm tra lại thông tin sinh viên. Đến khi: Cập nhật thành công.
5 Đặc tả tiến trình xét duyệt
- Đầu vào: Đơn đăng kí của sinh viên.
- Đầu ra: Thông tin trả lời sinh viên.
Lặp: Xem xét phiếu đăng kí của sinh viên.
Nếu sinh viên đủ điều kiện, phòng sẽ được sắp xếp và thông tin sẽ được gửi đến bộ phận tiếp nhận Ngược lại, nếu không đủ điều kiện, cần trao đổi lại với sinh viên Quy trình này sẽ hoàn tất khi yêu cầu được xử lý xong.
6 Đặc tả tiến trình sắp xếp phòng
- Đầu vào: Yêu cầu của sinh viên.
Lặp: Sắp xếp phòng cho sinh viên.
Nếu nhận được yêu cầu đăng kí từ bộ phận tiếp nhận thì sắp xếp phòng cho sinh viên. Đến khi: Có phòng cho sinh viên.
7 Đặc tả tiến trình cấp thẻ lưu trú
- Đầu vào: Thông tin sinh viên
- Đầu ra: Sinh viên nhận thẻ lưu trú
Lặp: Kiểm tra thẻ lưu trú.
Nếu thẻ lưu trú của sinh viên có đầy đủ thông tin chính xác, hãy chuyển thẻ đến bộ phận tiếp nhận để trả lại cho sinh viên Ngược lại, nếu thông tin không đúng, cần tiến hành làm lại thẻ Cuối cùng, sinh viên sẽ nhận được thẻ lưu trú của mình.
8 Đặc tả tiến trình kiểm tra thông tin sinh viên
- Đầu vào: Thông tin sinh viên trên hệ thống.
- Đầu ra: Thông tin sinh viên đã kiểm tra.
Lặp: Kiểm tra thông tin sinh viên.
Sau khi bộ phận tiếp nhận thông tin sinh viên nhập vào hệ thống, bộ phận quản lý sinh viên sẽ tiến hành kiểm tra lại Nếu phát hiện thông tin sai sót, bộ phận tiếp nhận sẽ được yêu cầu nhập lại thông tin chính xác.
PHÂN TÍCH DỮ LIỆU
Mô hình hóa dữ liệu ban đầu
3.1.1 Xác định các thực thể và thuộc tính.
Dựa vào tài nguyên : o Con người: Sinh viên o Tài sản:
Phòng,dịch vụ o Kho bãi: Loại phòng
Dựa vào tài nguyên : o Con người: Sinh viên o Tài sản:
Phòng,dịch vụ o Kho bãi: Loại phòng
+ Tài sản: Phòng, dịch vụ.
+ Có mẫu biểu: Đăng kí, hủy đăng kí, thanh toán tiền điện nước, kí hợp đồng.
+ Giao dịch không mẫu : Không có.
- Kiểu thực thể (thuộc tính):
+ Sinh viên (Mã sinh viên, tên sinh viên, ngày sinh, giới tính, số điện thoại, lớp).
+ Loại phòng (mã loại phòng, tên loại phòng , đơn nguyên).
+ Phòng (mã phòng, tên phòng, số người, tên loại phòng).
+ Điện nước (mã công tơ, tên sản phẩm, tên phòng, tháng ghi sổ, chỉ số đầu, chỉ số cuối).
+ Hóa đơn điện nước (Mã hóa đơn,tên phòng phòng,ngày lập,tên sản phẩm,mức tiêu thụ,đơn giá,thành tiền,tổng tiền).
+ Hợp đồng (Mã hợp đồng,Tên sinh viên,Tên phòng,ngày bắt đầu, ngày kết thúc).
3.1.2 Xác định kiểu liên kết.
Kiểu thực thể Tên kiểu liên kết/số bản Kiểu thực thể
3.1.3 Mô hình dữ liệu ban đầu.
Chuẩn hóa dữ liệu
3.2.1 Chuyển đổi ERD mở rộng về ERD kinh điển.
Xử lý kiểu thuộc tính đa trị:
- Xử lý kiểu thuộc tính đa trị.
Hóa đơn điện nước bao gồm các thông tin quan trọng như mã hóa đơn, mã phòng, ngày lập, tên sản phẩm, mức tiêu dùng, đơn giá, thành tiền và tổng tiền Áp dụng quy tắc 1 chuyển đổi, chúng ta có thể dễ dàng theo dõi và quản lý chi phí sử dụng điện nước hàng tháng.
+ Hóa đơn điện nước( mã hóa đơn, mã phòng, ngày lập, tổng tiền).
+ D_Hóa đơn điện nước(tên sản phẩm, mức tiêu dùng, đơn giá, thành tiền).
- Tìm khóa cho kiểu thực thể chính:
Kiểu thực thể chính Khóa
Loại phòng Mã loại phòng
Sinh viên Mã sinh viên Điện nước Mã công tơ
Hóa đơn Mã hóa đơn
Hợp đồng Mã hợp đồng
+ Sinh viên (m ã sinh viên , tên sinh viên, ngày sinh, giới tính, số điện thoại, lớp). + Loại phòng (mã loại phòng , tên loại phòng, đơn nguyên).
+ Phòng (m ã phòng , tên phòng, số người, tên loại phòng).
+ Điện nước (m ã công tơ , tên sản phẩm, tên phòng, tháng ghi sổ, chỉ số đầu, chỉ số cuối).
+ Hóa đơn điện nước (m ã hóa đơn , tên phòng, ngày lập, tổng tiền).
+ Hợp đồng (m ã hợp đồng , tên sinh viên, tên phòng , ngày bắt đầu, ngày kết thúc).
3.2.2 Chuyển đổi từ ERD kinh điển về ERD hạn chế.
- Xử lý liên kết 1-1: Áp dụng quy tắc 5 chuyển đổi ta có:
- Xử lý liên kết 1-n: Không có.
-Xác định thuộc tính kết nối : Áp dụng quy tắc 7:
- Xác định khóa chính cho từng thực thể:
+ Sinh viên: Mã sinh viên.
+ Loại phòng: Mã loại phòng.
+ Hóa đơn điện nước: Mã hóa đơn.
+ Điện nước: Mã công tơ.
+ Hợp đồng: Mã hợp đồng.
+ D_Hóa đơn điện nước: Mã hóa đơn , mã công tơ.
3.2.3 Chuyển đổi từ ERD hạn chế về mô hình quan hệ.
- Mã hóa kiểu thực thể thành bảng quan hệ.
+ Mỗi bảng thực thể thành một bảng quan hệ.
- Mã hóa kiểu thuộc tính chuyển thành trường dữ liệu.
+ Kiểu thuộc tính khóa chuyển sang bảng tương ứng.
+ Kiểu thuộc tính mô tả :
- Kết xuất được -> bỏ đi.
- Xuất hiện ở 1 kiểu thực thể chuyển bảng tương ứng.
- Xuất hiện ở nhiều chuyển sang bảng chính, ở các bảng khác thay bằng khóa chính của bảng chính.
Đặc tả dữ liệu
STT Khóa chính Khóa ngoại Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải
THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Xác định tiến trình hệ thống
4.1.1 Xác định tiến trình hệ thống.
STT Tiến trình nghiệp vụ Tiến trình hệ thống
1 Sắp xếp phòng - Mở form phòng.
- Tìm kiếm phòng trống hoặc phòng thiếu người.
2 Lập hợp đồng - Mở form nhập hợp đồng.
- Kiểm soát kiểu dữ liệu nhập.
- Lưu thông tin hợp đồng.
- Tìm kiếm thông tin hợp đồng.
3 Cập nhật thông tin sinh viên - Mở form nhập sinh viên.
- Kiểm soát kiểu dữ liệu nhập.
- Lưu thông tin sinh viên.
- Tìm kiếm thông tin sinh viên.
4 Kiểm tra thông tin sinh viên - Mở form sinh viên.
- Tìm kiếm thông tin sinh viên.
5 Xác nhận trả phòng - Mở form sinh viên.
- Tìm kiếm thông tin sinh viên.
- Tìm kiếm thông tin hợp đồng.
- Cập nhật lại số người.
6 Lập hóa đơn điện nước - Mở form lập hóa đơn điện nước.
- Kiểm soát kiểu dữ liệu nhập.
- Tính toán trường dữ liệu có công thức kết xuất.
- Lưu thông tin hóa đơn đã nhập.
- Tìm kiếm thông tin hóa đơn.
- Tìm kiếm thông tin điện nước.
7 Kiểm tra thông tin điện nước - Mở form nhập điện nước.
- Kiểm soát kiểu dữ liệu nhập.
- Tính toán trường dữ liệu có công thức kết xuất.
- Lưu thông tin đã nhập.
- Tìm kiếm thông tin điện nước.
8 Tính tiền điện nước - Mở form điện nước.
- Tìm kiếm thông tin điện nước.
9 Thanh toán hóa đơn điện nước - Mở form hóa đơn điện nước đã lập.
- Tìm kiếm hóa đơn cần thanh toán.
- Lưu thông tin thanh toán.
4.1.2 Xác định bảng dữ liệu hệ thống.
STT Kho dữ liệu( DFD
2) Bảng quan hệ Tiến trình hệ thống
- Lưu thông tin hóa đơn hóa đơn điện nước.
- Lập hóa đơn điện nước.
- Tìm kiếm thông tin điện nước.
- Lưu thông tin điện nước.
- Tìm kiếm thông tin phòng.
- Tìm kiếm thông tin phòng.
- Tìm kiếm thông tin loại phòng.
- Lưu thông tin loại phòng.
3 Điện nước DIENNUOC - Lưu thông tin điện nước.
- Tìm kiếm thông tin điện nước.
- Tìm kiếm thông tin phòng.
4 HTQLSV SINHVIEN - Lưu thông tin sinh viên.
- Tìm kiếm thông tin sinh viên.
5 Hợp đồng HOPDONG - Lưu thông tin hợp đồng.
- Tìm kiếm thông tin hợp đồng.
- Tìm kiếm thông tin sinh viên.
- Tìm kiếm thông tin phòng.
Thiết kế kiểm soát
4.2.1 Xác định nhóm người dùng.
Dựa trên cơ cấu tổ chức của hệ thống gồm có 3 nhóm người dùng là:
- Nhóm người dùng nghiệp vụ:
Nhóm 1, gồm nhân viên quản lý giao dịch, thực hiện các nhiệm vụ như cập nhật thông tin sinh viên lên hệ thống, nhận và xác nhận trả phòng, cùng với việc thanh toán hóa đơn điện nước Trong khi đó, Nhóm 2, nhân viên quản lý sinh viên, đảm nhiệm việc xét duyệt yêu cầu đăng ký, sắp xếp phòng, lập hợp đồng, cấp thẻ lưu trú và kiểm tra thông tin sinh viên.
+ Nhóm 3: Nhóm nhân viên quản lý điện nước làm nhiệm vụ của nhóm chức năng “quản lý điện nước”: kiểm tra công cơ điện nước, tính toán
- Nhóm người dùng quản trị: Có 2 nhu cầu quản trị người dùng và quản trị dữ liệu.
4.2.2 Phân định quyền hạn nhóm người dùng.
Phần đ nh quyếần h n d li u CERD ( C- Crẽat, E- Edit, R- Rẽad, D-ị ạ ữ ệ
Phần đ nh quyếần h n d li u CERD ( C-Crẽat, E- Edit, R-Rẽad, D-ị ạ ữ ệ
Phần định quyền hạn dữ liệu CERD (C- Creat, E- Edit, R- Read, D-Delete).
Quản lí giao dịch Quản lí sinh viên Quản lí điện nước Quản trị
Phân quyền hạn tiến trình.
Quản lý giao dịch Quản lý sinh viên Quản lí điện nước Quản trị
Tìm kiếm phòng trống nA A nA nA
Lập hợp đồng A nA nA nA
Kiểm soát kiểu dữ liệu nhập A A A nA
Lưu thông tin hợp đồng nA A nA nA
Tìm kiếm thông tin hợp đồng
Nhập thông tin sinh viên A nA nA nA
Lưu thông tin sinh viên A nA nA nA
Tìm kiếm thông tin sinh viên
Cập nhật lại số người trong phòng A nA nA nA
Lập hóa đơn điện nước nA nA A nA
Lưu thông tin hóa đơn điện nước nA nA A nA
Tìm kiếm hóa đơn điện nước
Nhập thông tin điện nước nA nA A nA
Lưu thông tin điện nước nA nA A nA
Tìm kiếm thông tin điện nước nA nA A nA
Xác nhận thanh toán hóa đơn A nA nA A
Thay đổi mật khẩu user A A A A
Tạo, xóa người dùng nA nA nA A
Thay đổi mật khẩu quản trị nA nA nA A Đăng nhập vào hệ thống A A A A
Thiết kế cơ sở dữ liệu
4.3.1 Thiết kế bảng dữ liệu phục vụ bảo mật.
- Xác định thực thể phục vụ bảo mật
Trước khi thực hiện các thao tác trên hệ thống, mỗi nhân viên cần đăng nhập bằng tài khoản và mật khẩu hợp lệ Hệ thống sẽ xác minh thông tin đăng nhập và quyền truy cập, từ đó xác định các chức năng mà người dùng được phép sử dụng.
+ Bảng NGUOIDUNG: Lưu trữ thông tin, tài khoản đăng nhập, quyền hạn của nhân viên.
+ Bảng NHOMNGUOIDUNG: lưu trữ quyền hạn bảng được phép tác động của mỗi quyền.
4.3.2 Xác định thuộc tính kiểm soát, bảng kiểm soát.
Dựa vào mô hình quan hệ, bảng hóa đơn điện nước và hợp đồng liên quan đến giao dịch cần bổ sung thuộc tính kiểm soát (maNV) vào bảng.
4.3.3 Xây dựng mô hình hệ thống.
4.3.4 Đặc tả bảng dữ liệu.
Thiết kế giao diện người máy
4.4.1 Thiết kế hệ thống đơn chọn.
4.4.2 Thiếốt kế giao diện nhập liệu cho danh mục.
- Thiết kế giao diện quản lý sinh viên:
+ Tên giao diện: quản lý sinh viên.
+ Người sử dụng: bộ phận thu ngân.
+ Nhiệm vụ: cập nhật thông tin sinh viên.
+ Tiền điều kiện: đăng nhập với tài khoản bộ phận lễ tân + Hậu điều kiện: trở về màn hình chính
+ Quy trình, công thức xử lý.
- txtSearch: sau khi nhập Tensv vào txt_search Các Sv có tên giống với dữ liệu đã nhập sẽ được hiển thị lên listview.
To enable user input for the fields txt_MaSV, txt_tenSV, txt_SDT, txt_GT, txt_Lop, and datetime_NS, click the button labeled "btn_them." This action will set Enable=true, allowing users to enter their information seamlessly.
Nhấn vào nút "btn_sua" để kích hoạt các trường dữ liệu như txt_tenSV, txt_SDT, txt_GT, txt_Lop và datetime_NS, cho phép người dùng cập nhật thông tin sinh viên theo mã sinh viên (maSV) tương ứng.
Sau khi người dùng thực hiện thao tác trên các ô dữ liệu, họ cần nhấn nút "Lưu" (btn_luu) để lưu lại thông tin Dữ liệu đã được lưu sẽ được hiển thị trên danh sách (listview).
Khi người dùng nhấp vào một dòng trong listview, tất cả thông tin liên quan sẽ được hiển thị trên các ô txt_idSV, txt_tenSV, txt_SDT, txt_GT, txt_Lop và datetime_NS tương ứng.
- Sinh viên phải lớn hơn 18 tuổi:
Check(year(datetime.Now)-year(datetime_NS)>)
4.4.3 Thiết kế giao diện xử lý nghiệp vụ.
- Thiết kế giao diện lập hóa đơn điện nước.
+ Tên giao diện: quản lý sinh viên.
+ Người sử dụng: bộ phận thu ngân.
+ Nhiệm vụ: cập nhật thông tin sinh viên.
+ Tiền điều kiện: đăng nhập với tài khoản của bộ phận quản lý điện nước. + Hậu điều kiện: trở về màn hình chính.
+ Quy trình , công thức xử lý.
- txtSearch: sau khi nhập Maphong vào txt_search Phòng có mã giống với dữ liệu đã nhập sẽ được hiển thị lên listview.
- listview: sau khi click vào một dòng trên listview, mọi thông tin trên dòng sẽ được hiển thị lên các ô txtmahd, txtmaphong, dtngaylap, txtmanv, txttongtien.
- btnchitiet: nhấn vào nút này sẽ có một form chitiethoadon tương ứng với mã hóa đơn đó hiện lên.
- btnThanhtoan: sau khi sinh viên nộp tiền nhân viên bấm vào nút này form sẽ thông báo đã thanh toán.
1 Tên báo cáo: hóa đơn điện nước.
2 Người lập: bộ phận quản lý điện nước.
3.Nhiệm vụ: cung cấp thông tin thanh toán tiền điện nước.
4.Môi trường: nhân viên và sinh viên.
Bảng dữ liệu sử dụng Trường sử dụng Mức độ sử dụng
HOADONDIENNUOC sMaHD sMaphong sMaNV dNgaylap fTongtien
C sMaHD sMaCT sTenSP iMucTT fDongia fThanhTien
DIENNUOC sMaCT sTenSP sMaphong sThang iCS_dau iCS_cuoi
7 Trường dữ liệu tính toán:
- MucTT= Chisodau – Chỉ số cuối
9: Số lượng phiên bản: lớn hơn hoặc bằng 1 ĐÁNH GIÁ VÀ KẾT LUẬN
Thông tin về nghiệp vụ ký túc xá chủ yếu được lưu trữ trên sổ sách và giấy tờ, bao gồm dữ liệu sinh viên, yêu cầu của khách và thông tin phòng Việc này gây khó khăn trong việc cập nhật, tra cứu dữ liệu và lập báo cáo Quá trình xử lý dữ liệu trở nên nặng nề, tốn nhiều công sức và thường gặp sai sót.
Thông tin trùng lặp không cần thiết trong quản lý sinh viên gây khó khăn trong việc cập nhật tình trạng buồng phòng Bộ phận quản lý sinh viên cần lưu giữ thông tin chính xác và kịp thời, đồng thời thông báo cho bộ lễ tân mỗi khi có sự thay đổi để đảm bảo tính nhất quán trong sổ thông tin.
Mọi công việc như cập nhật, lập báo cáo và tính tiền đều được thực hiện thủ công bởi nhân viên, trong khi hệ thống máy tính chỉ hỗ trợ rất ít Điều này không chỉ tốn thời gian mà còn dễ dẫn đến sai sót trong quá trình làm việc.
Cách quản lý hiện tại gây khó khăn trong việc đưa ra dự đoán chính xác và nhanh chóng, ảnh hưởng đến khả năng điều chỉnh kịp thời các chính sách của ký túc xá Do đó, hiệu quả công việc này phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm của từng cán bộ trong ký túc xá.
Việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận gặp nhiều khó khăn, đặc biệt là trong các công việc gấp, khi phải cử người đi thông báo trực tiếp Đối với những công việc khác, thường phải thống nhất một thời điểm trong ngày để trao đổi thông tin Điều này dẫn đến luồng thông tin không thông suốt và tạo ra kẽ hở mà kẻ gian có thể lợi dụng.
Hệ thống quản lý này cũng có được một số ưu điểm sau:
Ký túc xá được điều hành bởi một đội ngũ quản lý dày dạn kinh nghiệm, giúp tối ưu hóa hiệu quả công việc Cơ chế quản lý này khai thác triệt để những kỹ năng và kiến thức của từng cán bộ, điều mà máy móc không thể thay thế.