TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo Mọi mục đích khác mang tính[.]
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG
Khái niệm, mục đích, ý nghĩa
Công tác văn thư là một trong những phương tiện thông tin quan trọng trong hoạt động của Nhà nước, đáp ứng nhu cầu giao tiếp, truyền thông tin và quản lý Việc tổ chức hợp lý công tác văn thư có ảnh hưởng tích cực đến chất lượng hoạt động quản lý Nhà nước, bao gồm tính linh hoạt, tính bền vững, tính tổ chức và tiết kiệm Trong bối cảnh cải cách nền hành chính quốc gia hiện nay, việc hoàn thiện và hợp lý hóa công tác văn thư trong các cơ quan hành chính Nhà nước là cần thiết, đặc biệt là thông qua việc nghiên cứu và ứng dụng tin học trong công tác văn thư.
Công tác văn thư trong các cơ quan hành chính Nhà nước hiện nay đang tồn tại một số hạn chế cần khắc phục, mặc dù đã đạt được một số kết quả đáng ghi nhận.
Tình trạng quá tải đối với công tác văn thư trong việc xử lý thông tin do lượng thông tin không ngừng tăng lên;
Phương tiện xử lý thông tin còn hạn chế và thủ công, dẫn đến việc tổ chức công tác văn thư vẫn chưa được đổi mới, gây khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu thông tin nhanh chóng và chính xác trong thời đại hiện nay.
Nhiều cơ quan gặp khó khăn trong việc xử lý thông tin do phương tiện lạc hậu, dẫn đến việc chỉ có thể quản lý tài liệu hồ sơ trong phạm vi một năm Điều này khiến cho việc tra cứu văn bản pháp quy đã đăng trên Công báo trở nên khó khăn, và người ta thường không thể nhớ hết những thông tin cần thiết trước khi ban hành văn bản mới Kết quả là, việc xây dựng và ban hành văn bản thường bị trùng lặp, chồng chéo và thậm chí mâu thuẫn nhau.
Tài liệu lưu trữ là di sản văn hoá đặc biệt của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước Tuy nhiên, việc quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại nhiều cơ quan, đơn vị hiện nay vẫn còn nhiều hạn chế do chủ yếu dựa vào các công cụ truyền thống, dẫn đến khó khăn trong việc khai thác và sử dụng hiệu quả nguồn tài liệu này.
Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và công tác lưu trữ là một tất yếu trong giai đoạn hiện nay.
Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu và triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thống nhất việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực này Với đội ngũ viên chức trẻ, có trình độ và nhiệt huyết, Trung tâm không ngừng nghiên cứu các giải pháp công nghệ thông tin để áp dụng vào thực tiễn ngành văn thư và lưu trữ, đặc biệt là phát triển phần mềm ứng dụng trong công tác văn thư, lưu trữ Trong quá trình hình thành và phát triển, Trung tâm đã tổ chức tập huấn và triển khai ứng dụng tin học tại nhiều cơ quan, đơn vị như các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Đài Phát thanh và Truyền hình Hà Nội, Đài Truyền hình Việt Nam, Bộ Công Thương, Bộ Giao thông Vận tải, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Thông tấn xã Việt Nam.
…Văn phòng UBND các tỉnh Vĩnh Phúc, Bắc Ninh, Yên Bái, Thanh Hoá, Hoà Bình, Lạng Sơn, Bình Định, Quảng Nghãi, Nghệ An, Phú Thọ, Bắc Giang, Đăk Lắc,
Môi trường mạng là không gian thông tin nơi các hoạt động cung cấp, truyền tải, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin được thực hiện thông qua cơ sở hạ tầng thông tin hiện đại.
Cơ sở hạ tầng thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các hoạt động sản xuất, truyền tải, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số Hệ thống này bao gồm mạng viễn thông, mạng Internet, mạng máy tính và cơ sở dữ liệu, tạo thành một mạng lưới phức tạp để phục vụ cho việc xử lý và trao đổi thông tin một cách hiệu quả.
Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu được sắp xếp và tổ chức một cách có hệ thống, cho phép người dùng truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật thông tin một cách hiệu quả thông qua phương tiện điện tử.
Văn bản điện tử: là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu;
Thông điệp dữ liệu: là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử;
Phương tiện điện tử là loại phương tiện hoạt động dựa trên các công nghệ hiện đại như điện, điện tử, kỹ thuật số, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ và các công nghệ tương tự khác.
Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, sự việc hoặc đối tượng cụ thể, thường được hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân Các tài liệu trong hồ sơ thường có một hoặc một số đặc điểm chung như tên loại văn bản, cơ quan ban hành, thời gian hoặc những đặc điểm khác.
Khung phân loại hồ sơ: là hệ thống phân loại hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức theo ngành, lĩnh vực.
- Phần mềm cho phép tạo nhiều sổ văn bản đi, văn bản đến, số thứ tự văn bản tự động nhảy theo sổ văn bản.
Quản lý hồ sơ công việc là một tính năng quan trọng giúp người dùng sắp xếp và tổ chức thông tin một cách khoa học Với tính năng này, người dùng có thể dễ dàng quản lý danh mục hồ sơ công việc theo từng năm, từ đó có thể nhanh chóng tìm kiếm và truy cập vào các văn bản cụ thể Đặc biệt, tính năng này còn cho phép người dùng quản lý văn bản trong hồ sơ công việc đến mức toàn văn của văn bản, giúp họ có thể xem xét và sử dụng thông tin một cách đầy đủ và chính xác.
Hệ thống cung cấp tính năng tùy chỉnh linh hoạt, cho phép người dùng tự tạo các trường tin riêng biệt cho văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ công việc và văn bản trong hồ sơ công việc Điều này được thực hiện dựa trên danh mục các trường tin mẫu có sẵn và người dùng có thể bổ sung thêm các trường tin đặc thù để phù hợp với nhu cầu quản lý của mình.
Hệ thống quản lý văn bản của chúng tôi được trang bị phân hệ báo cáo và thống kê toàn diện, cho phép tổng hợp và tạo báo cáo văn bản theo yêu cầu một cách nhanh chóng và chính xác Ngoài ra, phân hệ quản lý văn bản đến và văn bản đi cũng được tích hợp chức năng tìm kiếm nhanh và tìm kiếm nâng cao, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin cần thiết.
Tìm kiếm nhanh là tính năng cho phép người dùng tìm kiếm văn bản tại danh mục văn bản, hồ sơ một cách nhanh chóng và tiện lợi mà không cần xác định chuỗi ký tự tìm kiếm nằm ở trường thông tin nào, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất công việc.
- Tìm kiếm nâng cao: cho phép người dùng có thể kết hợp nhiều điều kiện tìm kiếm để kết quả tìm kiếm được chính xác.
Yêu cầu
Công tác Văn thư giữ vai trò quan trọng đối với cơ quan, tổ chức, giúp quản lý công việc nhanh chóng và cung cấp thông tin đầy đủ cho hoạt động của các cơ quan Nhờ đó, Văn phòng có thể thực hiện công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời hỗ trợ quá trình tham mưu cho lãnh đạo và quản lý hậu cần tốt hơn Để đạt được điều này, công tác Văn thư đòi hỏi phải đáp ứng những yêu cầu chặt chẽ và nghiêm ngặt.
Trong bất kỳ lĩnh vực hoạt động nào, yêu cầu nhanh chóng đóng vai trò quan trọng trong quyết định sự thành công của cơ quan, tổ chức Đối với công tác Văn thư, yêu cầu nhanh chóng là một nguyên tắc không thể thiếu, giúp quá trình giải quyết công việc của cơ quan diễn ra hiệu quả Khi công tác Văn thư được thực hiện nhanh chóng, thông tin sẽ đến kịp thời với các đơn vị giải quyết văn bản, từ đó tạo điều kiện nâng cao hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan.
Hoạt động Văn thư của cơ quan, tổ chức đòi hỏi không chỉ tốc độ nhanh chóng mà còn phải đảm bảo tính chính xác tuyệt đối Nội dung của văn bản phải tuân thủ các quy định của pháp luật, không trái với các văn bản quy phạm pháp luật liên quan và có đầy đủ các thành phần thể thức do Nhà nước quy định Quy trình kỹ thuật, nghiệp vụ của công tác Văn thư cũng phải đảm bảo chính xác ở mọi khâu, từ soạn thảo, đánh máy, đăng ký, chuyển giao đến tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, đều phải tuân thủ các quy định của pháp luật.
Do đặc thù của một số lĩnh vực hoạt động nhất định, công tác Văn thư đòi hỏi phải đảm bảo yêu cầu bảo mật cao để đảm bảo hoạt động của cơ quan được hiệu quả và giữ gìn được bí mật Nhà nước Điều này giúp ngăn chặn sự lộ lọt thông tin quan trọng và bảo vệ lợi ích của tổ chức.
Trong quá trình xây dựng và quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức, việc giải quyết văn bản và bố trí làm việc của các cán bộ Văn thư phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về bảo mật Nhà nước Việc giữ gìn bí mật của cơ quan, tổ chức là nhiệm vụ quan trọng và là trách nhiệm của mỗi cán bộ, đồng thời cũng là sự thành công của mỗi cơ quan, tổ chức trong việc bảo vệ thông tin và duy trì hoạt động ổn định.
Áp dụng công nghệ hiện đại vào công tác văn thư là yêu cầu tất yếu để nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan Việc này không chỉ giúp tăng hiệu quả công việc mà còn góp phần nâng cao hiệu quả chung của toàn bộ cơ quan Để đáp ứng yêu cầu hiện đại, cần áp dụng các trang thiết bị hiện đại vào công việc và tiếp thu các phương pháp công tác văn thư mới, từ đó góp phần tăng cường hiệu quả hoạt động chung cho cả cơ quan.
Nội dung
3.1 Xây dựng và ban hành văn bản
Việc xây dựng và ban hành văn bản trong môi trường cần được thực hiện một cách khoa học và tuân thủ các bước của quy trình chung Mặc dù môi trường có thể giúp giải quyết một số khâu trong quy trình, nhưng về cơ bản, văn bản vẫn cần đáp ứng đầy đủ các bước xây dựng và ban hành Điều này đảm bảo rằng văn bản được xây dựng và ban hành một cách hiệu quả, chính xác và tuân thủ các quy định.
Việc soạn thảo văn bản được quy định như sau:
Căn cứ vào tính chất và nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức sẽ giao nhiệm vụ cho đơn vị hoặc cá nhân phù hợp để thực hiện soạn thảo hoặc chủ trì quá trình soạn thảo Đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ sẽ có trách nhiệm thực hiện các công việc cần thiết để hoàn thành văn bản một cách hiệu quả.
+ Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; +Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
Khi cần thiết, việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan sẽ được đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức để hoàn thiện bản thảo Quá trình này bao gồm nghiên cứu và tiếp thu ý kiến góp ý để hoàn chỉnh bản thảo một cách toàn diện.
+Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan
Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định. Đánh máy, nhân bản
Quy trình đánh máy và nhân bản văn bản cần tuân thủ các yêu cầu nghiêm ngặt để đảm bảo độ chính xác và chất lượng Đánh máy phải đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trong trường hợp phát hiện sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo, người đánh máy phải liên hệ lại với đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo để xác minh và chỉnh sửa kịp thời.
Nhân bản đúng số lượng quy định:
Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.
Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.
Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính và người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản Đây là những vị trí quan trọng trong việc đảm bảo tính hợp lệ và chính xác của văn bản, giúp duy trì sự chuyên nghiệp và uy tín của cơ quan, tổ chức.
Ký văn bản Ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức và có thể giao cho cấp phó ký thay trong phạm vi được phân công phụ trách Tuy nhiên, đối với những vấn đề quan trọng cần thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, quy trình ký văn bản sẽ được thực hiện theo quy định của pháp luật hoặc điều lệ của tổ chức.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức;
Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác có thể ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền hoặc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách, đại diện cho tập thể trong các hoạt động và quyết định quan trọng.
Việc ký văn bản về những vấn đề khác được thực hiện như quy định
Trong một số trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho một cán bộ cấp dưới trực tiếp ký thừa ủy quyền một số văn bản Việc ủy quyền này phải được quy định rõ ràng bằng văn bản và chỉ được áp dụng trong một thời gian nhất định Người được ủy quyền không được phép ủy quyền lại cho người khác ký các văn bản đó.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) đối với một số loại văn bản cụ thể Tuy nhiên, việc ủy quyền này phải được quy định rõ ràng trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch.
Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.
Thể thức bản sao được quy định như sau:
Một bản sao văn bản hợp lệ cần đảm bảo các thông tin quan trọng, bao gồm hình thức sao như sao y bản chính, trích sao hoặc sao lục, cùng với tên cơ quan, tổ chức sao văn bản, số và ký hiệu bản sao, địa danh và ngày, tháng, năm sao Ngoài ra, bản sao cũng cần có chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản, và thông tin về nơi nhận.
Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục khi được thẩm định và công chứng có giá trị pháp lý như bản chính.
Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức quy định, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
3.2 Quản lý văn bản a Trình tự quản lý văn bản đến
Quản lý văn bản đến là một quy trình quan trọng trong các cơ quan, tổ chức, bao gồm việc tiếp nhận, xử lý và lưu trữ các văn bản, đơn, thư gửi đến từ cá nhân Để đảm bảo tính hiệu quả và minh bạch, quy trình quản lý văn bản đến cần được thực hiện theo một trình tự nhất định.
+ Tiếp nhận văn bản đến
+ Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến; + Trình, chuyển giao văn bản đến;
+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến b.Trình tự quản lý văn bản đi
Tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành (sau đây gọi chung là văn bản đi) được quản lý theo trình tự sau:
+ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
+ Đóng dấu cơ quan và đóng dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); + Đăng ký văn bản đi
+ làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi + Lưu văn bản đi
3.3 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm:
Việc lập hồ sơ theo hướng dẫn của bản danh mục hồ sơ mang lại nhiều lợi ích cho cán bộ cơ quan, nhưng trên thực tế, hầu hết các cơ quan Nhà nước chưa xây dựng được bản danh mục này Điều này dẫn đến việc văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan không được phân loại khoa học ngay từ đầu, khiến các văn bản bị phân tán và lẫn lộn giữa các vấn đề khác nhau Khi đó, việc lập hồ sơ trở nên khó khăn hơn và cần được thực hiện theo một trình tự cụ thể.
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trog quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ
- Kết thúc và biên mục hồ sơ
* Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
SOẠN THẢO VĂNBẢNTRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG
Khái niệm, mục đích, ý nghĩa và yêu cầu
1.1 Khái niệm văn bản điện tử
Văn bản điện tử có giá trị tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước Theo quy định, văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước không nhất thiết phải sử dụng chữ ký điện tử, miễn là văn bản đó có thông tin về người gửi đảm bảo tính xác thực về nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản.
Văn bản điện tử được định nghĩa là văn bản thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu, theo Nghị định số 64/2007/NĐ-CP Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử, như quy định trong Luật giao dịch điện tử năm 2005 Phương tiện điện tử được hiểu là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự Để xác định một tài liệu hoặc văn bản là dạng điện tử, điều kiện cần thiết là nó phải được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
Văn bản điện tử là loại tài liệu điện tử được tạo lập và bảo quản đúng quy định, nhằm mục đích làm chứng cứ hoặc tham khảo trong tương lai Loại tài liệu này thường được hình thành trong quá trình thực hiện các công việc hợp pháp của một người hoặc tổ chức, và được duy trì bởi chính họ Với vai trò quan trọng trong việc lưu trữ và tham khảo, văn bản điện tử cần được bảo quản cẩn thận để đảm bảo tính toàn vẹn và chính xác của thông tin.
Các tài liệu văn bản (có định dạng: *.txt, *.doc, *.docx, *.rtf, *.odt).
Các tài liệu bảng tính (có định dạng *.csv, *.xls, *.xlsx, *.ods).
Các tài liệu chỉ đọc (có định dạng *.pdf, *.odf).
Các tài liệu dạng ảnh, đồ thị, đồ họa chuyên ngành.
- Tiết kiệm chi phí giấy tờ, mực in… văn phòng phẩm khi thực hiện công tác văn thư tại cơ quan, tổ chức.
Việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử giúp tiết kiệm đáng kể thời gian, giảm thiểu thời gian luân chuyển và chuyển phát văn bản trong và ngoài cơ quan, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc điều hành hoạt động quản lý văn bản, giấy tờ và thư điện tử một cách hiệu quả.
- Đảm bảo được tính bí mật, an toàn trong quá trình phát hành văn bản.
Việc tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan, tổ chức trong quá trình kiểm soát và ban hành văn bản là một giải pháp quan trọng giúp giảm thiểu tình trạng lạm phát giấy tờ Bằng cách áp dụng quy trình số hóa, các cơ quan tổ chức có thể tiết kiệm văn phòng phẩm và nâng cao hiệu quả công việc, đồng thời giảm thiểu chi phí và tăng cường tính minh bạch trong hoạt động kiểm soát và ban hành văn bản.
- Đảm bảo tính xác thực các đối tượng tham gia trực tuyến, dữ liệu mang tính chính xác và bảo mật cao.
- Cho phép phân công nhiều Phòng Ban, đơn vị, cá nhân xử lý đồng thời.
- Người xử lý có thể phân việc tiếp, hỗ trợ phân việc tiếp nhiều cấp.
Hỗ trợ theo dõi hồi báo là một chức năng quan trọng giúp theo dõi việc thực hiện triển khai văn bản đi, bao gồm cả việc giám sát các nhiệm vụ hành chính, các quyết định và chỉ thị của cơ quan cấp trên giao cho các cơ quan cấp dưới, cũng như văn bản chỉ đạo của thường trực UBND, nhằm đảm bảo việc thực hiện được tiến hành một cách hiệu quả và đúng tiến độ.
- Phông chữ tiếng Việt sử dụng trong văn bản điện tử là bộ mã các ký tự chữ Việt Unicode theo tiêu chuẩn TCVN 6909 : 2001
Văn bản điện tử được trao đổi trên môi trường mạng sẽ có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy khi đáp ứng đủ các điều kiện cần thiết, bao gồm việc được lãnh đạo cơ quan, đơn vị ký và đóng dấu theo quy định Điều này đảm bảo tính hợp pháp và đáng tin cậy của văn bản điện tử, giúp cho quá trình trao đổi thông tin trở nên tiện lợi và hiệu quả hơn.
Cơ quan nhà nước tham gia trao đổi văn bản điện tử cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Luật Giao dịch điện tử và các quy định pháp luật liên quan đến bảo vệ bí mật nhà nước, công nghệ thông tin, viễn thông, văn thư và lưu trữ Việc thực hiện này không chỉ đảm bảo tính hợp pháp của giao dịch điện tử mà còn góp phần bảo vệ thông tin mật và an toàn thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
Các danh mục văn bản trao đổi hoàn toàn qua môi trường mạng bao gồm:
- Lịch làm việc, lịch công tác (tuần, tháng, quý ) của lãnh đạo UBND tỉnh, UBND cấp huyện, UBND cấp xã, các sở, ban, ngành,
- Giấy mời hoặc công văn mời dự họp, dự hội nghị và các tài liệu kèm theo.
- Các tài liệu phục vụ cho các cuộc họp, hội nghị để nghiên cứu trước hoặc để góp ý.
- Các tài liệu trao đổi phục vụ công việc, các văn bản sao y.
- Báo cáo chuyên đề; báo cáo tuần, tháng, quý, năm.
- Các văn bản dự thảo để xin ý kiến, văn bản để biết hoặc để báo cáo.
- Các văn bản, tài liệu khác mà cơ quan nhận văn bản không yêu cầu gửi bản chính thức.
Các văn bản không thuộc danh mục quy định phải được gửi đồng thời qua môi trường mạng và gửi kèm văn bản giấy qua đường công văn thông thường, ngoại trừ các trường hợp liên quan đến bí mật nhà nước, công tác tổ chức cán bộ, khiếu nại, tố cáo và phòng chống tham nhũng.
Nội dung của việc soạn thảo và ban hành văn bản
Thư mục là một phân vùng hình thức trên đĩa cứng, cho phép lưu trữ các tập tin một cách có hệ thống và khoa học Người dùng có thể chia đĩa cứng thành nhiều vùng riêng biệt, mỗi vùng có thể chứa một phần mềm cụ thể hoặc các tập tin riêng của từng người dùng Mỗi vùng này được gọi là một thư mục, giúp quản lý và tổ chức dữ liệu một cách hiệu quả.
Mỗi đĩa trên máy tính tương ứng với một thư mục được gọi là thư mục gốc (Root Directory), nơi có thể chứa các tập tin hoặc các thư mục con (Sub Directory) Các thư mục con này cũng có thể chứa các tập tin hoặc thư mục con khác, tạo thành một cấu trúc phân cấp được gọi là cây thư mục.
- Tên của thư mục (Directory Name) được đặt theo đúng quy luật đặt tên của tập tin, thông thường tên thư mục không đặt phần mở rộng.
Thư mục gốc là thư mục cao nhất được tổ chức trên đĩa, được tạo ra tự động trong quá trình định dạng đĩa bằng lệnh Format Do đó, thư mục này đóng vai trò quan trọng và không thể bị xóa bỏ.
- Thư mục hiện hành (Working Directory) là thư mục mà tại đó chúng ta đang chọn hay đang làm việc.
- Thư mục rỗng (Empty Directory) là thư mục trong đó không chứa tập tin hay thư mục con.
Ví dụ: Theo sơ đồ cấu trúc của cây thư mục hình trên ta thấy:
- Thư mục gốc C:\ chứa các thư mục BC4, BP, DYNEDWIN, …
- Trong thư mục con cấp 1 WINDOWS chứa các thư mục con ALL USERS, APPLICATION DATA,…
- Trong thư mục con cấp 2 COMMAND chứa thư mục con cấp 3 EBD và các tập tin ANSI.SYS, ATTRIB.EXE,
Tập tin (File) là tập hợp các thông tin có liên quan với nhau được lưu trữ trên bộ nhớ ngoài, thường bao gồm các chương trình và dữ liệu được lưu trữ trên đĩa Để phân biệt giữa các tập tin với nhau, mỗi tập tin sẽ được gán một tên duy nhất, giúp người dùng dễ dàng quản lý và truy cập.
Để quản lý khoa học và hiệu quả các tài liệu điện tử trong tổ chức, việc thiết lập quy tắc đặt tên thống nhất cho các file và tệp là điều cần thiết Mỗi cán bộ, chuyên viên tạo lập tài liệu điện tử phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc này để đảm bảo tính thống nhất và dễ dàng truy cập, quản lý.
Việc đặt tên thống nhất cho các file và tệp có ý nghĩa quan trọng trong quản lý tài liệu - web của cơ quan, tổ chức Để đảm bảo tính hiệu quả, các quy tắc đặt tên cần dựa trên các yêu cầu về tính độc đáo, sự không phụ thuộc vào nơi bảo quản và bền vững theo thời gian Điều này có nghĩa là các tên file phải giữ nguyên như trước đó, ngay cả khi các file được di chuyển sang máy chủ khác, cấu trúc của site thay đổi hoặc khi sử dụng chương trình khác bảo đảm trang web.
Khi đặt tên cho các file và tệp, cần tìm sự cân bằng giữa tính ngắn gọn và tính tiện ích, đảm bảo độ chính xác của các đặc trưng và sự tổng quát Tên file nên mô tả nội dung một cách ngắn gọn, chính xác và dễ hiểu, đồng thời cho phép nhóm các file và tệp dưới những cái tên tổng quát, phân biệt các phiên bản khác nhau và tránh trùng lặp tên Việc sử dụng ký hiệu chung cho các tài liệu và tệp liên quan sẽ giúp việc tìm kiếm và quản lý trở nên hiệu quả hơn.
Quy tắc đặt tên file và tệp cần phải được xây dựng dựa trên logic thống nhất, đảm bảo sự khác biệt và khả năng phối hợp giữa các file và tệp Khi đã hiểu rõ quy tắc này, người sử dụng cần phải dự kiến cách áp dụng chúng trong các tình huống mới để đảm bảo tính hiệu quả và nhất quán.
Việc đặt tên cho các file và tệp cần được thực hiện một cách thống nhất và hợp lý Tên file không nên lặp lại thông tin chung đã có trong tên tệp chứa nó, chẳng hạn như tên dự án hoặc tên đơn vị trực thuộc Đồng thời, tên file và tệp phải được đặt một cách rõ ràng, dễ hiểu không chỉ cho người lập mà còn cho các nhân viên khác trong cơ quan, tổ chức Để đảm bảo tính thống nhất, cách viết tắt nên được thống nhất sử dụng trong các trường hợp cần thiết, còn trong các trường hợp khác nên viết tên gọi đầy đủ.
Khi tạo nội dung, việc sử dụng từ viết tắt và thuật ngữ thống nhất là rất quan trọng Chúng ta nên tận dụng những từ viết tắt chuẩn đã được sử dụng trong cơ quan tổ chức, chẳng hạn như tên viết tắt của các đơn vị trực thuộc hoặc các cơ quan, bộ, ngành Việc áp dụng thống nhất các thuật ngữ và mẫu tên, đặc biệt là tên của các tổ chức, tên người, tên gọi của các dự án và dạng hoạt động, cũng như các kiểu tài liệu, sẽ giúp tăng cường tính chính xác và nhất quán Để đạt được điều này, việc sử dụng từ điển kiểm tra là cần thiết, giúp xác định các thuật ngữ đã thống nhất và quy tắc viết tắt các từ thường sử dụng trong hoạt động của tổ chức.
Cấu trúc của tên cần được sắp xếp hợp lý để đảm bảo tính thông tin cao nhất và hiệu quả trong tìm kiếm tài liệu Thông tin hữu ích nhất về tài liệu nên được đặt đầu tiên, bao gồm các yếu tố như chủ đề, người nhận và dạng thư, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và truy cập tài liệu cần thiết.
Khi đặt tên cho tệp và tài liệu, bạn nên tránh đưa vào các thông tin tự động ghi nhận bởi hệ thống, chẳng hạn như mở rộng file hoặc thời gian lập/thay đổi Tuy nhiên, để đơn giản hóa việc quản lý tài liệu điện tử, đặc biệt là khi tìm kiếm, bạn nên đưa một số siêu dữ liệu nhất định vào tên file, chẳng hạn như chỉ ra rằng file đó là dự thảo tài liệu.
Không nên sử dụng tên hay chức vụ cá nhân làm tên gọi của các thư mục và tệp Thay vào đó, tên tệp nên thể hiện sự đồng nhất hóa các thành phần logic, chẳng hạn như chức năng và hình thức hoạt động, hoặc các chủ đề và tiểu chủ đề liên quan Điều này giúp đảm bảo tính rõ ràng và dễ dàng tìm kiếm, quản lý các tệp và thư mục.
Bộ từ điển lớn là một công cụ rất hữu ích để đặt tên cho các tệp, giúp tạo ra một danh sách được cấu trúc của các thuật ngữ thông dụng sắp đặt theo mối liên hệ tương quan logic Khi xây dựng cấu trúc file dựa trên cơ sở danh mục hồ sơ của tổ chức, điều quan trọng là phải nhớ rằng việc sử dụng bộ từ điển lớn có thể giúp tạo ra một hệ thống đặt tên tệp hiệu quả và dễ quản lý.
Môi trường điện tử của quản lý tài liệu đòi hỏi một cách tiếp cận mới trong việc tổ chức tài liệu văn thư, đồng thời yêu cầu hoàn thiện cấu trúc của danh mục hồ sơ để phù hợp với yêu cầu quản lý hiện đại, vượt ra ngoài giới hạn của quản lý tài liệu giấy truyền thống.
Thực hành soạn thảo văn bản
Bài tập: Sinh viên tiến hành soạn đoạn văn sau:
Khi bước vào cuộc gặp gỡ, anh mới nhận ra những nỗi sợ hãi của mình là hoàn toàn vô căn cứ Bá Kiến thực sự có ý định hòa giải với anh, không phải vì sợ hãi mà vì anh ta là người khôn ngoan và am hiểu đời sống, luôn sợ hãi những kẻ anh hùng và những kẻ liều lĩnh Mặc dù Chí Phèo không phải là anh hùng, nhưng anh ta là người liều lĩnh và không ai muốn chấp nhận Trong công việc quan lại, nếu áp dụng nguyên tắc cứng rắn với mọi việc thì sẽ không thể thành công, và đó là lý do tại sao cụ vẫn khuyên nhủ lý Cường phải mềm dẻo và linh hoạt.
Làm tổng lý ở làng này không phải là việc dễ dàng, đặc biệt là khi dân số lên đến hơn hai nghìn người và vị trí địa lý xa phủ, xa tỉnh Một thầy địa lý từng qua đây đã nhận xét rằng đất làng này nằm trong thế "quần ngư tranh thực", nơi mà các đàn anh chỉ là những con cá tranh mồi Mặc dù bề ngoài họ có vẻ tử tế với nhau, nhưng thực chất họ luôn muốn cho nhau thất bại để có thể đứng trên Việc quản lý làng trở nên phức tạp khi phải đối mặt với nhiều phe phái khác nhau, và việc giải quyết mâu thuẫn có thể tốn kém nếu không được xử lý khéo léo.
Việc bỏ tù một người có thể dễ dàng thực hiện, nhưng điều quan trọng là phải xem xét hậu quả lâu dài Khi người đó được thả ra, liệu họ có để yên cho chúng ta hay không? Một ví dụ điển hình là vụ việc của Năm Thọ, một sự kiện vẫn còn để lại dấu ấn sâu đậm cho đến ngày nay.
( Trích truyện ngắn: Chí Phèo - Nam Cao)
Yêu cầu: Sinh viên tạo File và nhân bản văn bản bằng 1 cái tên khác.
LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG
Khái niệm, mục đích, yêu cầu
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản được gửi đến cơ quan, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành và các loại đơn, thư Các văn bản này có thể được gửi qua nhiều hình thức khác nhau, chẳng hạn như bản fax, văn bản điện tử được chuyển qua mạng và văn bản mật được đăng ký tại bộ phận Văn thư chuyên trách của cơ quan thông qua phần mềm quản lý văn bản.
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản do cơ quan phát hành, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành và văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài, cũng như bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật.
Quy trình tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản cần tuân thủ các nguyên tắc quan trọng, trong đó đảm bảo yêu cầu cải cách hành chính và đáp ứng hiệu quả công tác quản lý nhà nước của UBND tỉnh, nhằm nâng cao hiệu suất và tính minh bạch trong hoạt động quản lý.
Quy trình liên thông cần được thiết kế một cách khoa học và hợp lý để đảm bảo sự tập trung và thống nhất trong quá trình thực hiện Điều này giúp xác định rõ trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị và cá nhân liên quan, từ đó nâng cao hiệu quả công việc Đồng thời, quy trình cũng cần đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin, đặc biệt là đối với các tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước, để duy trì sự an toàn và bảo mật cần thiết.
2 Nội dung quản lý văn bản đến
* Lưu đồ mô tả văn bản đến trong môi trường mạng
Lãnh đạo Văn thư cơ quan văn phòng/lãnh đạo cơ quan
Văn bản Ý kiến phân phối đến văn bản
Lãnh đạo đơn vị g Tổ chức thực hiện Ý kiến chỉ đạo giải quyết
Cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) chuyên môn
Chú thích: Đường đi của văn bản điện tử Đường đi của văn bản giấy
Người thực hiện Nội dung công việc
Văn thư cơ quan a) Đối với văn bản giấy:
- Tiếp nhận văn bản đến;
Phân loại sơ bộ là bước đầu tiên trong quy trình xử lý văn bản, bao gồm hai loại chính: loại bóc bì và loại không bóc bì Loại bóc bì là loại văn bản được gửi đến cơ quan và không có yêu cầu bảo mật đặc biệt Ngược lại, loại không bóc bì là loại văn bản có ghi dấu chỉ mức độ mật hoặc được gửi đích danh cho cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, đòi hỏi sự xử lý cẩn thận và bảo mật cao hơn.
- Bóc bì văn bản đến (đối với loại được bóc bì);
- Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến;
- Đăng ký văn bản đến trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục:1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9,10, 11 - Phụ lục 1);
- Scan văn bản đến và đính kèm biểu ghi văn bản đến trong PHÂN
HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 14 - Phụ lục 1);
- Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn bản đến (lãnh đạo văn phòng hoặc lãnh đạo cơ quan, tổ chức).
Văn bản đến qua mạng được xử lý theo quy định của từng cơ quan Đối với văn bản giấy, sau khi scan, văn thư cơ quan sẽ giữ lại bản giấy và chuyển cho cán bộ, công chức, viên chức chuyên môn được giao chủ trì giải quyết sau khi nhận được ý kiến phân phối.
- Kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản;
- Đăng ký văn bản đến trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục:1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9,10, 11 - Phụ lục 1);
- Đính kèm biểu ghi văn bản đến trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 14 - Phụ lục 1);
- Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn bản đến (lãnh đạo văn phòng hoặc lãnh đạo cơ quan, tổ chức).
Lãnh đạo văn phòng/lãnh đạo cơ quan, tổ chức
Căn cứ vào quy định của từng cơ quan, tổ chức, người cho ý kiến phân phối văn bản đến có thể là chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính đối với cơ quan không có văn phòng Trong một số trường hợp, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc cấp phó được ủy quyền khi người đứng đầu đi vắng cũng có thể thực hiện việc này.
Trường hợp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) cho ý kiến phân phối:
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong cơ quan, tổ
Người thực hiện nội dung công việc chức và nội dung, mức độ quan trọng của văn bản đến, sẽ trình lên chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) để xin ý kiến đề xuất trong phân hệ quản lý văn bản đến, sau đó chuyển tiếp cho các đơn vị liên quan theo quy định tại mục 12, 13 - Phụ lục 1.
- Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (để báo cáo hoặc xin ý kiến chỉ đạo đối với văn bản có nội dung quan trọng);
- Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện);
- Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để phối hợp tổ chức thực hiện).
Trường hợp người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến phân phối:
Người đứng đầu đơn vị căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị và lĩnh vực công tác được phân công cho cấp phó phụ trách, để cho ý kiến phân phối hoặc chỉ đạo trong phân hệ quản lý văn bản đến.
12, 13 - Phụ lục 1) và chuyển cho:
- Cấp phó để chỉ đạo giải quyết (thuộc lĩnh vực phụ trách);
- Chánh văn phòng/Trưởng phòng hành chính (để theo dõi);
- Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện);
- Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để phối hợp tổ chức thực hiện).
Trường hợp cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến phân phối:
Khi người đứng đầu cơ quan, tổ chức ủy quyền cho cấp phó, người này sẽ thực hiện các công việc tương tự như người đứng đầu và báo cáo lại cho họ Việc ủy quyền này cho phép cấp phó có thẩm quyền quyết định và thực hiện các nhiệm vụ quan trọng, đồng thời vẫn đảm bảo sự giám sát và kiểm soát từ người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Lãnh đạo đơn vị Đơn vị được hiểu là: vụ, ban, phòng trong một cơ quan, tổ chức.
Trưởng đơn vị sẽ căn cứ vào nội dung văn bản đến, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan và trình độ, năng lực của cán bộ trong đơn vị để đưa ra ý kiến chỉ đạo trong phân hệ quản lý văn bản đến và chuyển tiếp cho các bộ phận liên quan theo quy định tại Mục 12 - Phụ lục 1.
- Người đứng đầu cơ quan và cấp phó của người đứng đầu cơ quan phụ trách lĩnh vực có liên quan (để báo cáo);
- Chánh văn phòng/trưởng phòng hành chính (để theo dõi);
- Phó trưởng đơn vị để tổ chức thực hiện (nếu cần);
- CBCCVC chuyên môn trong đơn vị (chủ trì giải quyết trong
Người thực hiện Nội dung công việc
Trường hợp đơn vị được giao chủ trì giải quyết hoặc phối hợp giải quyết trong trường hợp đơn vị được giao phối hợp giải quyết);
- Lãnh đạo đơn vị phối hợp giải quyết (nếu cần);
- Văn thư cơ quan (để chuyển văn bản giấy cho CBCCVC chủ trì giải quyết).
Khi phó trưởng đơn vị được trưởng đơn vị giao nhiệm vụ tổ chức thực hiện, họ sẽ đảm nhận các công việc tương tự như trưởng đơn vị và có trách nhiệm báo cáo lại cho trưởng đơn vị về tiến độ và kết quả thực hiện.
CBCCVC chủ trì giải quyết:
- Nhận văn bản giấy do văn thư cơ quan chuyển đến;
Căn cứ vào nội dung văn bản đến và ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo đơn vị sẽ xác định và nhập thông tin "Mã hồ sơ" trong phân hệ quản lý hồ sơ một cách chính xác và khoa học.
HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 8 - Phụ lục 1);
Khi nhận được văn bản đến, cần nghiên cứu nội dung để thực hiện các bước tiếp theo Trong trường hợp văn bản đến yêu cầu phải phúc đáp, nhân viên sẽ tiến hành soạn thảo văn bản trả lời, quy trình này sẽ được quản lý thông qua phân hệ quản lý văn bản đi.
Việc tập hợp văn bản liên quan đến công việc được giao chủ trì giải quyết thành hồ sơ là một bước quan trọng trong quản lý tài liệu Hồ sơ này có thể tồn tại ở hai dạng: hồ sơ giấy và hồ sơ dữ liệu điện tử, giúp cho quá trình lưu trữ, quản lý và truy cập thông tin trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
- Đối với văn bản đến không cần lập hồ sơ thì không phải xác định
CBCCVC phối hợp giải quyết:
Nghiên cứu nội dung văn bản đến để phối hợp giải quyết và gửi ý kiến cho:
- Lãnh đạo đơn vị (để báo cáo);
2.1 Tiếp nhận, Scan văn bản
Nội dung quản lý văn bản đi
a Lưu đồ mô tả văn bản đi trong môi trường mạng b.
CBCCVC chuyên môn Lãnh đạo đơn vị
Pháp chế Văn thư cơ quan/Lãnh cơ quan đạo văn phòng
Dự thảo, tiếp thu, hoàn thiện dự thảo văn bản
Tiếp thu ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, chỉ đạo chuyên viên
Không dung, thể Không thức, kỹ thuật, có bổ sung, sửa đổi
Kiểm tra pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật, có bổ sung, sửa đổi Ý kiến chỉ đạo,
Không có bổ sung, sửa đổi Ý kiến đóng góp
In, trình ký Ký tắt về nội dung
Ký tắt về pháp chế, thể thức, Chuyển kỹ thuật giao Ký ban hành
Lưu hồ sơ Đăng ký, làm thủ tục phát hành, lưu văn bản Phát hành
Chú thích: Đường đi của văn bản điện tử Đường đi của văn bản giấy
- Trường hợp cần thiết thì chuyển dự thảo văn bản xin ý kiến đóng góp, tiếp thu và hoàn thiện dự thảo;
- Chuyển dự thảo văn bản đã hoàn thiện cho lãnh đạo đơn vị xem xét;
- Chỉnh sửa dự thảo văn bản;
- In và trình lãnh đạo đơn vị;
- Chuyển văn bản giấy cho văn thư cơ quan;
- Đăng ký văn bản đi trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI (Mục: 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 - Phụ lục 2), chuyển văn thư cơ quan.
- Kiểm tra nội dung văn bản;
- Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi thì cho ý kiến và chuyển cho:
+ Phó trưởng đơn vị (trường hợp uỷ quyền cho phó trưởng đơn vị chỉ đạo giải quyết);
+ CBCCVC chuyên môn soạn thảo văn bản.
- Chuyển pháp chế cơ quan/văn phòng để kiểm tra pháp chế, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
- Tiếp thu ý kiến và chỉ đạo CBCCVC chuyên môn chỉnh sửa dự thảo;
- Ký tắt về nội dung.
Khi phó trưởng đơn vị được trưởng đơn vị giao nhiệm vụ chỉ đạo giải quyết công việc, họ sẽ thực hiện các công việc tương tự như trưởng đơn vị và sau đó chuyển văn bản báo cáo lại cho trưởng đơn vị để cập nhật tiến độ và kết quả.
Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của văn bản trước khi trình ký, chuyển ý kiến cho nơi gửi và lãnh đạo văn phòng.
Trước khi trình ký và chuyển tới nơi nhận, chánh văn phòng hoặc văn thư cơ quan được ủy quyền có trách nhiệm kiểm tra kỹ lưỡng về thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản, đảm bảo rằng mọi thông tin và yêu cầu được thể hiện một cách chính xác và rõ ràng, đồng thời chuyển ý kiến tới lãnh đạo cơ quan để xem xét và phê duyệt.
Trường hợp cấp phó của người đứng đầu được giao phụ trách lĩnh vực chỉ đạo giải quyết:
- Kiểm tra văn bản (cả nội dung, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày);
- Trường hợp không chấp thuận thì cho ý kiến và chuyển lại cho trưởng đơn vị được giao chủ trì giải quyết để chỉ đạo bổ sung, sửa đổi;
- Trường hợp chấp thuận thì cho ý kiến đồng ý và chuyển cho:
+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức (để báo cáo);
+ Trưởng đơn vị được giao chủ trì giải quyết (để biết và chỉ đạo CBCCVC chuyên môn);
+ Chánh văn phòng (để biết)
Việc ký văn bản có thể được thực hiện bằng chữ ký điện tử, miễn là cá nhân hoặc tổ chức đã đăng ký chữ ký số và được cấp chứng thực chữ ký số theo đúng quy định của Luật giao dịch điện tử.
Trường hợp người đứng đầu cơ quan chỉ đạo giải quyết:
Người đứng đầu cũng thực hiện các công việc tương tự như công việc mà cấp phó của mình thực hiện nêu trên.
- Nhận văn bản giấy từ CBCCVC chuyên môn đã có chữ ký tắt về nội dung của trưởng đơn vị;
- Chuyển cho pháp chế cơ quan và lãnh đạo văn phòng để ký tắt về pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật;
- Trình lãnh đạo cơ quan để ký ban hành;
Đăng ký văn bản đi và làm thủ tục phát hành là một bước quan trọng trong quy trình hành chính, bao gồm các công việc như đóng dấu văn bản với các loại dấu khác nhau, chẳng hạn như dấu cơ quan, dấu khẩn, mật và các dấu khác, nhằm đảm bảo tính xác thực và bảo mật của văn bản.
+ Đăng ký văn bản đi trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI (Mục: 1, 2 - Phụ lục 2);
+ Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi;
Văn bản giấy sau khi gửi đi sẽ được lưu lại tại văn thư cơ quan thành 02 bản, bao gồm 01 bản lập thành tập lưu văn bản đi và 01 bản chuyển cho cán bộ, công chức, viên chức chuyên môn chủ trì giải quyết để lập hồ sơ công việc Bản gốc văn bản đi phải có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền và được lưu tại tập lưu văn bản đi Việc sắp xếp bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan cần tuân thủ thứ tự đăng ký để đảm bảo tính hệ thống và dễ dàng tra cứu.
47 ngày văn bản đó được ký.
Văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.
3.1 Đăng ký văn bản a) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này. b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó. c) Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.
3.2 Làm thủ tục phát hành
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong
3.3 Chuyển và theo dõi chuyển giao văn bản
Theo dõi, tra cứu, in ấn một cách nhanh nhất những văn bản đi.
In ấn sổ công văn đi.
Theo dõi, kiểm soát tìm kiếm sổ công văn đi.
Thao tác xem, in sổ và tìm kiếm sổ công văn đi được thực hiện tương tự như với sổ công văn đến Người dùng có thể áp dụng các hướng dẫn tương tự như khi làm việc với sổ công văn đến để thực hiện các tác vụ này với sổ công văn đi một cách dễ dàng và hiệu quả.
Người dùng có thể dễ dàng sắp xếp các văn bản trong sổ công văn dựa trên một chỉ tiêu cụ thể bằng cách nhấn chuột vào tên chỉ tiêu đó, từ đó danh mục các văn bản sẽ được hiển thị theo đúng cách sắp xếp đã lựa chọn.
Khi người dùng nhập nhiều điều kiện tìm kiếm cùng lúc vào cửa sổ tìm kiếm, kết quả trả về sẽ là những văn bản đáp ứng tất cả các điều kiện đã nhập, giúp người dùng nhanh chóng tìm thấy thông tin cần thiết và chính xác.
Thực hành đăng ký và làm thủ tục phát hành văn bản
Học viên thực hiện soạn thảo văn bản "Thông báo về việc nghỉ lễ mùng 2-9 năm 2017" theo đúng yêu cầu Sau khi hoàn thiện văn bản, học viên lưu lại và tiến hành gửi văn bản qua mạng cho các thành viên trong lớp để thông báo và chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng và tiện lợi.
LẬP HỒ SƠ VÀGIAO NỘP HỒ SƠTRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG 50 1 Khái niệm, mục đích, yêu cầu 50 1.1 Khái niệm
Mục đích, ý nghĩa, yêu cầu
- Giúp cho việc quản lý các hoạt động của cơ quan và cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ có trong danh mục hồ sơ;
Việc tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được thực hiện một cách chặt chẽ và khoa học giúp cơ quan chủ động trong công tác quản lý, lưu trữ và tra cứu thông tin.
Việc kiểm tra, đôn đốc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan Qua đó, góp phần đảm bảo việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được thực hiện một cách nghiêm túc và hiệu quả.
- Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng có hiệu quả.
Việc quản lý văn bản hình thành khi giải quyết công việc giúp cán bộ, công chức nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu, từ đó tránh được tình trạng phân tán, thất lạc tài liệu quan trọng.
Việc lập hồ sơ công việc đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các cán bộ, công chức, viên chức mới tiếp cận công việc một cách hiệu quả Khi có hồ sơ công việc, nhân viên mới có thể dễ dàng hiểu được quy trình thực hiện công việc, bao gồm cả việc xây dựng các văn bản cần thiết và các bước triển khai cụ thể, từ đó tự tin thực hiện công việc mà không cần hướng dẫn chi tiết.
Công tác lập hồ sơ đóng vai trò quan trọng trong quản lý công việc tại cơ quan, giúp phân loại và sắp xếp văn bản, công văn, giấy tờ một cách khoa học và hợp lý Thông qua việc lập hồ sơ, cơ quan có thể quản lý chặt chẽ và lưu giữ những hồ sơ cần thiết, có giá trị, đồng thời tránh việc lập hồ sơ trùng lặp hoặc bỏ sót công việc quan trọng.
- Lập hồ sơ tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao nộp những hồ sơ có giá trị vào lưu trữ cơ quan;
Khi lập hồ sơ, cần đảm bảo chỉ đưa vào những văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao Điều này giúp hồ sơ phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đồng thời đảm bảo tính chính xác và liên quan của thông tin Mỗi người, mỗi cơ quan cần thiết lập hồ sơ riêng biệt, thể hiện rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của mình, giúp việc lưu trữ và tra cứu thông tin trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Văn bản trong một hồ sơ cần phải đảm bảo tính hoàn chỉnh và có sự liên kết chặt chẽ, hợp lý giữa các công văn, giấy tờ Điều này giúp phản ánh một cách trung thực và tự nhiên quá trình hình thành và diễn biến của công việc, tạo nên một bức tranh tổng thể đầy đủ và rõ ràng về hồ sơ.
Văn bản trong hồ sơ cần đảm bảo giá trị pháp lý và đủ thể thức, đồng thời phải được chọn lọc kỹ lưỡng để phù hợp với quá trình hình thành hồ sơ trong giải quyết công việc thực tế.
Để đảm bảo tính tương thích và an toàn, hệ thống cần tuân thủ các quy định của pháp luật về công nghệ thông tin và giao dịch điện tử Điều này bao gồm việc đáp ứng các tiêu chuẩn kết nối, tích hợp dữ liệu, truy cập thông tin và an toàn thông tin Đồng thời, hệ thống cũng cần đảm bảo khả năng truy cập thông tin và dữ liệu đặc tả để bảo vệ thông tin cá nhân và dữ liệu nhạy cảm Việc áp dụng các tiêu chuẩn này sẽ giúp đảm bảo kết nối thông suốt, đồng bộ và an toàn giữa các cơ quan, tổ chức, đồng thời cho phép chia sẻ thông tin một cách thuận tiện và hiệu quả.
- Thông tin trong cơ sở dữ liệu (CSDL) phải chính xác, kịp thời, đầy đủ, bảo vệ được bí mật thông tin.
- Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu giấy không để mất mát, thất lạc
Phương pháp lập hồ sơ trong môi trường mạng
Môi trường mạng là không gian ảo nơi thông tin được cung cấp, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông qua cơ sở hạ tầng thông tin, tạo điều kiện cho việc chia sẻ và truy cập thông tin một cách nhanh chóng và tiện lợi.
Để bắt đầu quá trình lập hồ sơ, điều quan trọng là phải xác định rõ hồ sơ cần lập thuộc loại nào và bao gồm những tài liệu gì Trong thực tế, có hai loại hồ sơ chính là hồ sơ hoàn chỉnh và hồ sơ không hoàn chỉnh, mỗi loại có yêu cầu và mục đích khác nhau Việc xác định đúng loại hồ sơ sẽ giúp đảm bảo hồ sơ được lập đầy đủ và chính xác, phục vụ tốt cho mục đích sử dụng sau này.
- Hồ sơ hoàn chỉnh: là tập hợp các văn bản tài liệu phản ánh quá trình phát sinh, phát triển, kết thúc một sự việc vấn đề Cụ thể:
+ Hồ sơ cán bộ: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan đến một cá nhân cụ thể
+ Các hồ sơ chuyên môn, kỹ thuật khác: hồ sơ các khóa đào tạo, chuyển giao kỹ thuật
Hồ sơ không hoàn chỉnh là tập văn bản, tài liệu có cùng đặc điểm về thể loại hoặc thời gian, nhưng lại không có quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc rõ ràng, điều này khiến cho hồ sơ không thể hiện đầy đủ thông tin hoặc giá trị sử dụng như mong muốn.
+ Tập Quyết định khen thưởng cán bộ.
Các tập lưu văn bản tại văn thư của tổ chức cũng được coi là những hồ sơ quan trọng, bao gồm tập lưu quyết định, tập lưu chỉ thị, tập lưu công văn và các loại hồ sơ khác, đóng vai trò lưu trữ và quản lý thông tin một cách khoa học và hiệu quả.
L ưu ý: Hồ sơ không hoàn chỉnh thường dùng thuật ngữ là tập, còn Hồ sơ hoàn chỉnh thường dùng thuật ngữ là hồ sơ.
Khi xây dựng hồ sơ có nhiều loại văn bản khác nhau, việc viết câu tiêu đề hồ sơ có thể được thực hiện bằng cách liệt kê một số tên loại văn bản chính, đồng thời khái quát các loại văn bản còn lại bằng cụm từ "các văn bản khác", giúp người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung chính của hồ sơ.
Khi hồ sơ chứa văn bản từ nhiều thời gian khác nhau, việc ghi tiêu đề hồ sơ có thể được đơn giản hóa bằng cách chỉ liệt kê một số thời gian chính Các thời gian còn lại có thể được khái quát thành cụm từ như "các thời gian khác" hoặc "một số cơ quan khác", giúp tiêu đề hồ sơ trở nên rõ ràng và dễ hiểu hơn.
Như vậy khi bạn xác định được loại hồ sơ cần lập thì bạn bắt đầu tiền hành lập hồ sơ theo đúng với loại hồ sơ cần lập.
Lập hồ sơ
Dữ liệu quản lý hồ sơ (Kèm theo Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)
3.1 Mã hồ sơ (theo Khung phân loại hồ sơ)
Mã hồ sơ là số thứ tự hồ sơ được lập, bao gồm cả số và ký hiệu của hồ sơ, nhằm mục đích phân loại và tạo dấu hiệu nhận biết khi cần tra cứu hồ sơ.
Hồ sơ được sắp xếp và phân loại dựa trên số hồ sơ ghi trên hồ sơ, bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và ký hiệu viết tắt của đề mục lớn Ký hiệu viết tắt này cần được quy định bởi cơ quan, tổ chức và phải đảm bảo ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ để thuận tiện cho việc quản lý và tra cứu.
Việc đánh số của hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau:
+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn danh mục, bắt đầu từ số 01.
+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.
Khi viết tiêu đề của hồ sơ, cần đảm bảo ngắn gọn, khái quát chính xác nội dung của các văn bản trong hồ sơ Điều quan trọng là sử dụng ngôn ngữ hiện đại và thể hiện quan điểm chính trị đúng đắn Tiêu đề phải phản ánh được bản chất của hồ sơ và thu hút người đọc.
Một số loại tiêu đề hồ sơ tiêu biểu
1 Tên loại văn bản - nội dung - thời gian – tác giả: áp dụng đối với các hồ sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thường kỳ của cơ quan, tổ chức.
Ví dụ 1: Chương trình/ kế hoạch/ báo cáo công tác năm 2012 của TTĐTDVTNCXH
2.Tên loại văn bản - tác giả - nội dung - thời gian: áp dụng đối với các hồ sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo chuyên đề
Ví dụ: Chương trình/ kế hoạch/ báo cáo của TTĐTDVTNCXH về thực hiện các khóa đào tạo công chức viên chức năm 2012.
3 Tập lưu (quyết định, chỉ thị, công văn v.v…) - thời gian - tác giả: áp dụng đối với các hồ sơ là tập lưu văn bản đi của cơ quan.
Ví dụ: Tập lưu công văn quý I năm 2012 của TTĐTDVTNCXH
4 Hồ sơ Hội nghị (Hội thảo) - nội dung – tác giả (cơ quan tổ chức hoặc cơ quan chủ trì) - địa điểm - thời gian: áp dụng đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo.
Ví dụ 1: Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác năm 2012 của TTĐTDVTNCXH 5 Hồ sơ - vấn đề - địa điểm - thời gian: áp dụng đối với loại hồ sơ việc
Ví dụ 1: Hồ sơ về khóa đào tạo chuyên khoa định hướng Mắt năm 2012.
6 Hồ sơ - tên người: áp dụng đối với hồ sơ nhân sự (khi tuyển dụng nhân viên mới)
Ví dụ: Hồ sơ của Nguyễn Văn A.
Ngày tháng bắt đầu là thông tin quan trọng trong hồ sơ, thường đánh dấu giới hạn thời gian bắt đầu của một vấn đề cần giải quyết Việc ghi ngày tháng vào hồ sơ không chỉ giúp tra cứu dễ dàng mà còn phục vụ cho việc hệ thống hóa hồ sơ một cách khoa học và hiệu quả.
Tập lưu Quyết định của UBND xã Quang Sơn năm 2017 có văn bản ban hành sớm nhất là ngày 01 tháng 01 năm 2017, và đây cũng được coi là ngày bắt đầu của tập hồ sơ này.
Khác với thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc thường được tính là ngày tháng văn bản được lập muộn nhất, phản ánh giới hạn thời gian kết thúc một vấn đề cần giải quyết trong hồ sơ Việc ghi ngày tháng vào hồ sơ có vai trò quan trọng trong việc tra cứu và hệ thống hóa hồ sơ, giúp quản lý và theo dõi thông tin một cách hiệu quả.
Một hồ sơ được coi là hoàn thành khi văn bản được ban hành muộn nhất trong hồ sơ đó xác định thời gian kết thúc Ví dụ, nếu hồ sơ có văn bản được ban hành muộn nhất vào ngày 28/12/2017, thì ngày này sẽ được coi là thời gian kết thúc của hồ sơ, đồng nghĩa với việc vấn đề sự việc đã được giải quyết và hồ sơ có thể được đóng lại.
Thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác định dựa trên Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, đây là cơ sở quan trọng giúp các cơ quan, tổ chức quản lý và bảo quản hồ sơ một cách khoa học và hiệu quả.
- Thời hạn bảo quản tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc.
- Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức được quy định gồm hai mức như sau:
Bảo quản vĩnh viễn là mức độ lưu trữ dành cho những hồ sơ, tài liệu quan trọng và có giá trị lâu dài Những tài liệu này sẽ được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan và sau đó sẽ được lựa chọn để nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn theo quy định của pháp luật về lưu trữ, đảm bảo sự an toàn và bảo mật cho những tài liệu quan trọng này.
Bảo quản có thời hạn là mức độ lưu trữ dành cho những hồ sơ, tài liệu có giá trị sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định Khi hết thời hạn bảo quản, các tài liệu này sẽ được thống kê và trình lên Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan để xem xét quyết định có tiếp tục giữ lại bảo quản hay không Nếu không còn giá trị, các tài liệu này sẽ bị loại ra và tiêu hủy theo đúng quy định của pháp luật về lưu trữ.
(Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ)
Số tờ là thông tin quan trọng trong hồ sơ, thể hiện số lượng tờ của các văn bản được lưu trữ Thông thường, số tờ được ghi ở phía dưới thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc trên hồ sơ Việc ghi số tờ ở bìa hồ sơ chủ yếu nhằm phục vụ cho công tác kiểm tra và bảo quản các văn bản một cách khoa học và hiệu quả.
Số lượng tờ được ghi theo số lượng tờ trong đơn vị bảo quản, không bao gồm tờ mục lục văn bản và tờ chứng từ kết thúc Trong trường hợp có các tờ phụ như a, b, c, , cần phải cộng thêm số lượng tờ này vào tổng số lượng tờ.
3.8 Hạn chế sử dụng (mật/tình trạng vật lý kém/đang xử lý nghiệp vụ/lý do khác)
Văn bản được đưa vào hồ sơ cần phải liên quan đến một vấn đề, sự việc hoặc đối tượng cụ thể, được hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề đó hoặc kết hợp lại dựa trên các đặc điểm chung Các văn bản này phải có mối liên hệ về hình thức, chủng loại, tác giả hoặc thời gian ban hành để đảm bảo tính thống nhất và dễ dàng khai thác khi cần Việc lựa chọn văn bản cũng cần hạn chế các tài liệu mật, có tình trạng vật lý kém hoặc đang trong quá trình xử lý nghiệp vụ để đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của hồ sơ.
Thực hành lập hồ sơ qua mạng
Cho các loại văn bản sau:
- Văn bản chỉ đạo về việc xây dựng văn bản;
- Biên bản các hội thảo và ý kiến đóng góp;
- Tờ trình kèm dự thảo cuối cùng trình cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Quyết định thành lập ban soạn thảo (nếu có);
- Tài liệu về tổng kết tình hình thi hành pháp luật, đánh giá các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành có liên quan (nếu có);
- Văn bản góp ý của các cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan;
- Các bản dự thảo chính;
- Văn bản thẩm định của cơ quan có thẩm quyền;
- Bản chính văn bản đã được ban hành. Đặt tiêu đề hồ sơ, sắp xếp các văn bản theo một trình tự hợp lý? Trinh bày bìa hồ sơ?
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ PHẦNMỀM TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN 57 1 ECM - Quản lý tài nguyên thông tin doanh nghiệp
Mục đích ứng dụng ECM
Ứng dụng ECM (Quản lý Nội dung Doanh nghiệp) nhằm mục đích đơn giản hóa việc quản lý thông tin doanh nghiệp, tăng cường tính minh bạch và bảo mật thông qua việc lưu trữ, quản lý phiên bản, định tuyến quy trình nghiệp vụ và hỗ trợ sử dụng sau này, giúp doanh nghiệp dễ dàng truy cập và quản lý thông tin của mình.
Lợi ích rõ rệt của ECM
+ Nâng cao hiệu quả kinh doanh
+ Tăng khả năng kiểm soát
Lịch sử phát triển ECM trên thế giới
- ECM hôm nay là con cháu của cuối thập niên 1980 và đầu 1990 của hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDM – Enterprise Document Management)
EDM là giải pháp độc lập, cung cấp các chức năng trong bốn lĩnh vực chính: hình ảnh, công việc, quản lý tài liệu và ERM (Quản lý hồ sơ doanh nghiệp), tất cả đều hướng tới mục tiêu xây dựng văn phòng không giấy, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc và quản lý thông tin hiệu quả hơn.
Vào cuối những năm 1990, ngành công nghiệp EDM đã tiếp tục phát triển một cách bền vững Sự phát triển này đã dẫn đến nhu cầu về các giải pháp công nghệ nhằm giúp doanh nghiệp tập trung vào mục tiêu và chiến thuật cụ thể để giải quyết các vấn đề được xác định rõ ràng, từ đó thúc đẩy sự tăng trưởng và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
Hiện nay đang có chuyển dịch từ các giải pháp EDM đóng gói sang dạng tích hợp.
Các tiêu chuẩn về quản lý văn bản
2.1 ISO 15489 - Tiêu chuẩn quốc tế về quản lý văn bản
+ ISO 15489–1:2001 “Thông tin và tài liệu – Quản lý văn bản – Phần 1: Các nguyên tắc chung” (Information and documentation – Records management – Part 1: General).
+ ISO 15489–2:2001 “Thông tin và tài liệu – Quản lý văn bản – Phần 2: Hướng dẫn” (Information and documentation – Records management – Part 2: Guidelines)
Việc quản lý văn bản trên vật mang tin bất kỳ theo định dạng bất kỳ cũng như tài nguyên thông tin được tạo ra hoặc nhận được bởi các tổ chức trong quá trình hoạt động cần được quy định rõ ràng Các quy định này áp dụng cho cả các nhân có trách nhiệm nghề nghiệp liên quan đến việc tạo và xử lý văn bản, nhằm đảm bảo tính chính xác và bảo mật của thông tin.
+ Đơn giản hóa việc xử lý và triển khai hệ thống quản lý văn bản trong tổ chức hoặc hoàn thiện hệ thống.
+ Yêu cầu xây dựng các quy định cục bộ (nội bộ) trong tổ chức.
Để đảm bảo hệ thống truy cập văn bản phù hợp cho việc quản lý truy cập, cần phải đáp ứng một số yêu cầu quan trọng Hệ thống phải có khả năng quản lý truy cập thông qua dấu hiệu truy cập văn bản, cho phép kiểm soát và theo dõi hoạt động truy cập của người dùng Đồng thời, hệ thống cũng phải có khả năng xác thực và phân quyền cho người sử dụng, đảm bảo rằng chỉ những người có thẩm quyền mới có thể truy cập vào thông tin quan trọng.
2.2 Moreq - Tiêu chuẩn liên minh
- MoReq có bao gồm các yêu cầu đối với:
+ Hệ thống văn bản điện tử;
+ Sơ đồ phân loại văn bản (danh mục hồ sơ điện tử);
+ Công cụ bảo mật cho văn bản;
+ Cất giữ văn bản trong thời hạn đã định, chuyển giao và tiêu hủy;
+ Nhập mới văn bản vào hệ thống;
+ Các mục tin nhận diện văn bản;
+ Tìm kiếm, lấy ra thông tin và đưa ra văn bản;
+ metadata (siêu dữ liệu) và mô hình mẫu.
- MoReq2, trong đó có các hướng ưu tiên bao gồm:
+ Xây dựng chương trình thẩm định các sản phẩm phần mềm theo đúng như yêu cầu của tiêu chuẩn;
+ Sửa đổi lại các yêu cầu cơ bản hiện có, bao gồm các đánh giá theo tiêu chuẩn ISO;
+ Quản lý hồ sơ chuyên đề;
+ Quản lý hồ sơ hỗn hợp và văn bản phi điện tử;
+ Tích hợp với hệ thống quản lý tài nguyên thông tin (quản lý thông tin trên Website).
(văn bản chính thức có ý nghĩa pháp lý)
Có thể chỉnh sửa Cấm thay đổi
Có bằng chứng về việc, văn bản này là văn bản toàn diện không có lỗi
Có thể tồn tại nhiều phiên bản
Cho phép tồn tại các văn bản trong một phiên bản cuối cùng
Phiên bản cuối cùng là phiên bản gốc
Chủ sở hữu có thể xóa bỏ
Cấm xóa bỏ, ngoại trừ một số trường hợp kiểm soát chặt chẽ
Sau khi phê duyệt, không thể xóa bỏ văn bản pháp lý chính thức
Trước tiên, được sử dụng để hỗ trợ làm việc hàng ngày với văn bản
Mục đích chính là cất giữ tin cậy các văn bản có ý nghĩa trong kinh doanh
Mục đích chính là bằng chứng cho thấy văn bản chính thức được lưu làm văn bản gốc
3 Giải pháp phần mềm 1C: Quản lý văn bản (ECM)
+ Văn bản đến, đi và nội bộ
+ Quy trình và nhiệm vụ
+ Quản lý dự án và nhiệm vụ dự án
3.2 Quản lý văn bản điều hành tác nghiệp
- Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp
Quản lý các quy trình văn bản, quản lý hồ sơ, quản lý giao việc và theo dõi tiến trình thực hiện, đảm bảo phân quyền truy cập.
- Xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử
Xây dựng hệ thống thư mục văn bản hiện đại cho phép số hóa văn bản giấy, đảm bảo phân quyền truy cập an toàn và linh hoạt Hệ thống này cũng cho phép khai thác và sử dụng văn bản điện tử một cách hiệu quả, đồng thời hỗ trợ truy cập từ nhiều phương tiện khác nhau, bao gồm cả truy cập qua web và thiết bị di động, mang lại sự tiện lợi và linh hoạt cho người dùng.
Quản lý dự án hiệu quả đòi hỏi sự theo dõi chặt chẽ các hạng mục công việc, tiến độ thực hiện và các văn bản liên quan Việc tính công lao động và giao việc theo dự án cũng là những yếu tố quan trọng cần được quan tâm Ngoài ra, quản lý cuộc họp và giao tiếp, bao gồm cả việc quản lý email, cũng đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo dự án được thực hiện một cách trơn tru và hiệu quả.
Quản lý thời hạn hợp đồng, các bên trong hợp đồng, các công việc liên quan đến hợp đồng, các tài liệu và vấn đề liên quan…
3.3 Quản lý văn bản, hồ sơ, giáo trình, tài liệu.
- Quản lý văn bản và hồ sơ
+ Ghi nhận văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ;
+ Quản lý hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử;
+ Trình xin ý kiến và phê duyệt (ký) văn bản.
+ Soạn thảo giáo trình điện tử với nhiều định dạng khác nhau, trong đó có thể gồm nhiều người tham gia, và lưu theo nhiều phiên bản;
+ Thống nhất giáo trình giữa những người tham gia soạn thảo và biên tập; + Phê duyệt giáo trình bởi người có trách nhiệm trong bộ môn;
+ Lưu trữ giáo trình dưới dạng điện tử để tái sử dụng sau này;
+ Chia sẻ và hạn chế truy cập.
- Quản lý tài liệu học tập
+ Xây dựng kho tài liệu điện tử từ nhiều nguồn khác nhau: từ giảng viên, từ các em sinh viên, số hóa tài liệu giấy;
+ Lưu trữ các tài liệu dành cho sinh viên;
+ Chia sẻ và hạn chế truy cập tài liệu.
Các khái niệm cơ bản 1C: ECM
Tệp tin: là file điện tử được ghi trên đĩa.
- Các kiểu tệp tin: hình ảnh, văn bản thuần, bảng tính, bản vẽ thiết kế,…
- Các thao tác làm việc với tệp tin: tạo mới, xem, soạn (sửa), xóa bỏ.
- Mẫu tệp tin: là khuôn mẫu văn bản với các trường đã có sẵn để sau này có thể sử dụng ngay mà không cần đánh lại nội dung.
Dạng văn bản đến: công văn, văn bản đến khác.
Thuộc tính văn bản đến: là các trường thông tin đặc trưng cho văn bản để phân biệt với các văn bản khác.
Thẻ văn bản đến: là nơi lưu các thông tin thuộc tính văn bản và các tệp đính kèm.
Mẫu văn bản đến: là thẻ văn bản với một số các trường thuộc tính đã được điền sẵn để làm khuôn mẫu tạo mới các văn bản đến.
"Văn bản nội bộ" được dùng để ghi nhận văn bản tra cứu thông tin chính thức hoặc văn bản tổ chức điều hành,…
Dạng văn bản nội bộ trong khoa: giáo trình, văn bản hành chính, quy định tài chính, tài liệu, hợp đồng…
Thuộc tính văn bản nội bộ: là các trường thông tin đặc trưng cho văn bản để phân biệt với các văn bản khác.
Thẻ văn bản nội bộ: là nơi lưu các thông tin thuộc tính văn bản và các tệp đính kèm.
Mẫu văn bản nội bộ: là thẻ văn bản với một số các trường thuộc tính đã được điền sẵn để làm khuôn mẫu tạo mới các văn bản
Dạng văn bản đi: công văn, gửi cấp trên, thông báo, văn bản đi khác…
Thuộc tính văn bản đi: là các trường thông tin đặc trưng cho văn bản để phân biệt với các văn bản khác.
Thẻ văn bản đi: là nơi lưu các thông tin thuộc tính văn bản và các tệp đính kèm.
Mẫu văn bản đi: là thẻ văn bản với một số các trường thuộc tính đã được điền sẵn để làm khuôn mẫu tạo mới các văn bản đến.
- Quy trình nghiệp vụ: là trình tự các bước thực hiện xử lý các loại văn bản khác nhau.
- Nhiệm vụ: là công việc cần thực hiện của một người tại một bước xử lý văn bản hoặc công việc
Bàn làm việc: danh sách công việc cần làm tại thời điểm hiện tại.
Vai trò là một tập hợp các quyền hoặc hạn chế được áp dụng đối với một số thao tác hoặc đối tượng metadata cụ thể trong chương trình, và có thể được gắn kết với một hoặc nhiều người dùng.
Nhóm người sử dụng: gồm nhóm người sử dụng theo các tiêu chí chung để thuận tiện khi phân quyền và giao việc theo nhóm người sử dụng.
4.6 Thực hành trên phần mềm
Các quy trình xử lý văn bản
5.1 Quy trình xử lý văn bản đến
Văn thư Văn bản đã
Lưu vào hồ sơ thực hiện
5.2 Quy trình xử lý văn bản đi nhất
5.3 Quy trình xử lý văn bản nội bộ
5.4 Quy trình xử lý hồ sơ
Quy trình quản lý hồ sơ
Lập danh mục hồ sơ
Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
Khai thác sử dụng hồ sơ lưu trữ
Xác định giá trị tài liệu
Yêu cầu: Sinh viên nhập văn bản và thực hiện các yêu cầu chuyển văn bản cho một cả nhân, tập thể trong phần mềm.