TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo Mọi mục đích khác mang tính[.]
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Cơng tác văn thư có chức đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý quan, tổ chức Cho nên công tác văn thư gắn với thông tin, thông tin văn đối tượng mà người làm công tác cơng văn, giấy tờ phải xử lý Chính việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác yêu cầu mang tính chất tất yếu để tiến tới đại hóa cơng tác văn thư văn phịng Giáo trình Quản lý văn môi trường mạng đời giúp cho học sinh - sinh viên tìm hiểu quy trình quản lý văn đến, môi trường mạng diễn từ ứng dụng kiến thức học để thực thao tác quản lý sau học xong Bố cục giáo trình gồm nội dung chính, tìm hiểu vấn đề chung quản lý văn môi trường mạng, soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ quản lý hồ sơ, ứng dụng vào thực tiễn Với quan điểm nội dung giáo trình phải trình bày ngắn gọn, cô đọng vấn đề nên tất nhiên không tránh khỏi hạn chế, khiếm khuyết định Vì mong nhận đóng góp ý kiến đồng nghiệp bạn quan tâm để giáo trình hồn thiện Xin trân trọng cảm ơn Ngày 27 tháng 04 năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: GV Trương Thị Trang MỤC LỤC TRANG LỜI GIỚI THIỆU .1 BÀI 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG Khái niệm, mục đích, ý nghĩa 1.1 Khái niệm 1.2 Mục đích 1.3 Ý nghĩa Yêu cầu 2.1 Nhanh chóng 2.2 Chính xác 10 2.3 Bí mật 10 2.4 Hiện đại 10 Nội dung 10 3.1 Xây dựng ban hành văn 10 3.2 Quản lý văn 12 3.3 Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 13 BÀI 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG .14 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa yêu cầu 14 1.1 Khái niệm văn điện tử 14 1.2 Mục đích 15 1.3 Ý nghĩa 15 1.4 Yêu cầu 15 Nội dung việc soạn thảo ban hành văn 16 2.1 Tạo thư mục 16 2.2 Tạo File 17 2.3 Soạn thảo văn 19 2.4 Trình ký văn 28 Thực hành soạn thảo văn 33 BÀI 3: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG 35 Khái niệm, mục đích, yêu cầu 35 1.1 Khái niệm 35 1.2 Mục đích, yêu cầu 35 Nội dung quản lý văn đến 35 2.1 Tiếp nhận, Scan văn 39 2.2 Đăng ký văn 40 2.3 Chuyển xin ý kiến giải 40 2.4 Chuyển văn đến đơn vị cá nhân giải 41 2.5 Theo dõi việc giải văn đến 41 Nội dung quản lý văn 44 Thực hành đăng ký làm thủ tục phát hành văn 49 BÀI 4: LẬP HỒ SƠ VÀGIAO NỘP HỒ SƠ TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG 50 Khái niệm, mục đích, yêu cầu 50 1.1 Khái niệm 50 1.2 Mục đích, ý nghĩa, yêu cầu 50 Phương pháp lập hồ sơ môi trường mạng 51 Lập hồ sơ 52 3.1 Mã hồ sơ (theo Khung phân loại hồ sơ) 52 3.2 Hồ sơ số 52 3.3 Tiêu đề hồ sơ 53 3.4 Thời gian bắt đầu 53 3.5 Thời gian kết thúc 54 3.6 Thời hạn bảo quản 54 3.7 Số lượng tờ 54 3.8 Hạn chế sử dụng (mật/tình trạng vật lý kém/đang xử lý nghiệp vụ/lý khác) 54 3.9 Đặc điểm tài liệu có hồ sơ 55 3.10 Hồ sơ kết thúc 55 3.11 Không nộp lưu vào lưu trữ quan 55 Thực hành lập hồ sơ qua mạng 56 BÀI 5: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN 57 ECM - Quản lý tài nguyên thông tin doanh nghiệp 57 1.1 Mục đích ứng dụng ECM 57 1.2 Lịch sử phát triển ECM giới 58 Các tiêu chuẩn quản lý văn 58 2.1 ISO 15489 - Tiêu chuẩn quốc tế quản lý văn 58 2.2 Moreq - Tiêu chuẩn liên minh 59 Giải pháp phần mềm 1C: Quản lý văn (ECM) 60 3.1 Các tính 60 3.2 Quản lý văn điều hành tác nghiệp 61 3.3 Quản lý văn bản, hồ sơ, giáo trình, tài liệu 61 Các khái niệm 1C: ECM 62 4.1 Kiểu liệu 62 4.2 Kiểu văn 62 4.3 Quy trình nghiệp vụ 65 4.4 Bàn làm việc 66 4.5 Phân quyền 66 4.6 Thực hành phần mềm 67 Các quy trình xử lý văn 67 5.1 Quy trình xử lý văn đến 67 5.2 Quy trình xử lý văn 69 5.3 Quy trình xử lý văn nội 70 5.4 Quy trình xử lý hồ sơ 71 5.5 Thực hành 71 TÀI LIỆU THAM KHẢO 72 GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Tên mơ đun: QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG MƠI TRƯỜNG MẠNG Mã mơ đun: MĐ23 Vị trí, tính chất ý nghĩa vai trị mơ đun: - Vị trí: mơ đun bố trí vào học kỳ năm thứ hai khố học - Tính chất: mơ đun chun mơn - Ý nghĩa vai trị mơ đun: Học tốt mô đun giúp học sinh - sinh viên, tích cực, động q trình làm việc quản lý văn môi trường mạng Mục tiêu mơ đun: - Về kiến thức: + Trình bày đượcvị trí, tác dụng việc quản lý văn môi trường mạng; + Vận dụng bước quy trình soạn thảo văn mơi trường mạng; + Mô tả bước thực quản lý văn đi, đến mơi trường mạng + Trình bày bước thực quy trình lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ môi trường mạng - Về kỹ : + Làm tương đối thành thạo bước, công việc: soạn thảo, quản lý văn đi, đến lập hồ sơ môi trường mạng - Về lực tự chủ trách nhiệm: + Nhận thức vị trí tầm quan trọng quản lý văn môi trường mạng, + Thái độ đắn, có trách nhiệm với nghề Nội dung mô đun: Bài 1: Những vấn đề chung quản lý văn môi trường mạng Bài 2: Soạn thỏa văn môi trường mạng Bài 3: Quản lý văn đi, đến môi trường mạng Bài 4: Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ môi trường mạng Bài 5: Ứng dụng công nghệ phần mềm quản lú văn BÀI 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG Mã bài: MĐ23.01 Mục tiêu: - Trình bày vị trí, mục đích, ý nghĩa nội dung việc quản lý văn môi trường mạng - Thành thạo kỹ quản lý văn - Thái độ thận trọng, tỉ mỉ, nguyên tắc, bảo mật có trách nhiệm với nghề Nội dung chính: Khái niệm, mục đích, ý nghĩa 1.1 Khái niệm Công văn giấy tờ phương tiện thông tin cần thiết hoạt động Nhà nước Nó đời khơng nhu cầu giao tiếp truyền thơng tin, mà cịn nhu cầu quản lý Nhà nước Vì cơng tác văn thư xem chức quản lý trở thành điều kiện thiếu việc phát triển hoàn thiện xã hội Tổ chức hợp lý cơng tác văn thư có ảnh hưởng tốt đến chất lượng hoạt động quản lý Nhà nước tính linh hoạt, tính bền vững, tính tổ chức tiết kiệm Đứng trước yêu cầu đổi Nhà nước ta nay, đặc biệt công cải cách hành quốc gia cho phù hợp với kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa diễn sôi động từ trung ương đến địa phương, khơng thể khơng nói đến việc hồn thiện hợp lý hố cơng tác văn thư quan hành Nhà nước mà khơng nghiên cứu ứng dụng tin học công tác văn thư Thực tế cho thấy, công tác văn thư quan hành Nhà nước nay, bên cạnh kết đạt nhiều tồn cần khắc phục như: Tình trạng tải công tác văn thư việc xử lý thông tin lượng thông tin không ngừng tăng lên; Phương tiện xử lý thơng tin cịn nghèo nàn thủ cơng, việc tổ chức công tác văn thư theo nề nếp cũ, không đáp ứng nhu cầu , nhanh chóng , xác; Nhiều quan phương tiện xử lý thơng tin lạc hậu dẫn đến tình trạng xử lý tài liệu hồ sơ sản sinh năm, văn nằm tủ văn pháp quy đăng Công báo, người ta không nhớ hết văn bản, thông tin cần thiết trước ban hành văn dẫn đến việc xây dựng ban hành văn cịn bị trùng lặp, chồng chéo, chí cịn mâu thuẫn Tài liệu lưu trữ di sản văn hố đặc biệt dân tộc, có giá trị đặc biệt công xây dựng bảo vệ đất nước Trải qua bề dầy thời gian, khối