áp dụng công nghệ thông tin tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện điện tử làm thay đối các phương tiện luân chuyên tin, mở rộng dịch vụ và phố biến thông tin, phát huy tiềm l
Trang 1Phần mỡ đầu 1 ý nghĩa của đề tài
Ngày nay, cuộc cách mạng thông tin đang diễn ra ở nhiều nước trên thế giới và tác động mạnh mẽ đến Việt Nam Việc áp dụng công nghệ thông tin đã tạo ra một không gian thông tin mới, trong đó hệ thống thư viện và các cơ quan thông tin được coi là một trong những khâu quan trọng nhất trong hệ thống luân chuyên thông tin áp dụng công nghệ thông tin tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện điện tử làm thay đối các phương tiện luân chuyên tin, mở rộng dịch vụ và phố biến thông tin, phát huy tiềm lực của từng thư viện và vươn tới việc sử dụng các nguồn lực thông tin của các thư viện khác qua việc nối mạng và khai thác mạng công nghệ thông tin mới, làm thay đôi mối quan hệ giữa cán bộ thư viện với bạn đọc đồng thời làm thay đổi phương thức thu thập xử lý kỹ thuật tài liệu, phương thức phục vụ bạn đọc
Vấn đề hiện đại hoá hệ thống thông tin thư viện đã trở thành nhu cầu cấp bách nhằm hoà nhập vào hệ thống thông tin thư viện trong nước và quốc tế đảm bảo nâng cao chất lượng công tác thông tin thư viện Giải pháp hiện đại hố hệ thống thơng tin thư viện có tính chất quyết định không những với sự tồn tại và phát triển của thư viện mà còn có ý nghĩa rất lớn đối với sự lớn mạnh của nhà trường trong công tác đào tạo, giảng dạy và nghiên cứu khoa học, thoả mãn tối đa nhu cầu thông tin của cán bộ, sinh viên trong trường
Với vai trò là một trường đại học chuyên ngành khoa học kỹ thuật lớn trong cả nước, Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội (DHKTHN) đã tích cực
Trang 2biệt là Trung tâm đã áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thông tin thư viện của mình, cụ thể là áp dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol Sau một thời gian áp dụng Trung tâm đã đạt được những thành tựu đáng kẻ
Với ý nghĩa đó nên tôi đã chọn đề tài khoá luận là: “Tìm hiểu quá trình áp dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol tại Trung tâm Thông tin — Thư viện Đại học Kiến trúc Hà Nội”
2 Mục đích nghiên cứu của đề tài
Đề tài đi sâu vào nghiên cứu quá trình áp dụng phần mềm tích hợp
quản trị thư viện Libol tại Trung tâm Thông tín — Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội Qua đó rút ra một số nhận xét và mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện việc áp dụng phần mềm Libol tại Trung tâm
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là quá trình áp dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol Phạm vi nghiên cứu của đề tài giới hạn trong Trung tâm Thông tin —- Thư viện Trường ĐHKTTHN
4 Các phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu tôi đã sử dụng các phương pháp chính sau: - Nghiên cứu lý thuyết
- Khảo sát thực tế hoạt động, quá trình áp dụng phần mềm tích hợp quản lý thư viện Libol tại Trung tâm
- Phương pháp điều tra - Phương pháp tổng hợp - Phương pháp so sánh 5 Tình hình nghiên cứu cúa đề tài
Trước đây đã có Khoá luận tốt nghiệp: Chuyên ngành Thông tin -Thư
Trang 3nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin
- Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội Trong khoá luận đó, tác giả
mới chỉ khảo sát sơ bộ về thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin, về phần mềm Libol áp dụng tại Trung tâm
Còn trong khoá luận với đề tài: “Từ biểu quá trình áp dung phan mêm tích hợp quản trị thư viện Libol tại Trung tâm Thông tin — Thư viện ĐHKTHN”, tôi đã khảo sát thực tế sau 4 năm áp dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol vào hoạt động tại Trung tâm TT — TV ĐHKTHN, nêu lên những kết quả đã đạt được cũng như những hạn chế trong quá trình áp
dụng cần khắc phục Qua đó mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn
thiện quá trình áp dụng phần mềm tại Trung tâm 6 Bồ cục của khoá luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, phụ lục, danh mục tài liệu tham
khảo, khoá luận được chia thành 3 chương:
Chương |: Trung tam Thông tín - Thư viện Trường Đại học Kiến trúc
Hà Nội và việc áp dụng công nghệ thông tin
Chương 2: Thực trạng ứng dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện
Libol tại Trung tâm Thông tin — Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội
Chương 3: Nhận xét, đánh giá và một vài kiến nghị nhằm hoàn thiện
việc áp dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol tại Trung tâm Thông
Trang 4Phân nội dung
Chương I: Trung tâm Thông tin — Thu viện Trường Đại học Kiến trúc và việc 4p dụng công nghệ thông tín
1.1 Giới thiệu về Trung tâm Thông tin —- Thư viện Trường Đại học
Kiến trúc Hà Nội
Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội (DHKTHN) thuộc Bộ Xây dựng,
được thành lập theo quyết định số 181/CP ngày 17/9/1969 của Thủ tướng Chính phủ, đến nay đã có hơn 40 năm truyền thống
Hiện nay Trường ĐHKTHN có tổng cán bộ hơn 700 người, có 400 cán bộ giảng dạy, 30 giáo sư và phó giáo sư, 70 tiễn sĩ, 162 thạc sỹ, I nhà giáo nhân dân, 28 nhà giáo ưu tú
Hiện tại nhà trường có § khoa, 2 trung tâm và l bộ môn trực thuộc với tong số 44 bộ môn phục vụ đào tạo các ngành với hơn 8000 sinh viên đang
học tại 5 cơ sở trong cả nước, hon 100 nghiên cứu sinh cùng hơn 3000 hoc
viên cao học
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển cia Trung tâm Thông tin —
Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội
Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Thông tin — Thư viện Đại học Kiến trúc Hà nội (Trung tâm TT-TV ĐHKTHN) gắn chặt với sự hình thành và phát triển của Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội
+ Giai đoạn từ 1961 đến 1969
Trường ĐHKTHN chưa được thành lập mà chỉ là khoa Kiến trúc thuộc
Trường Đại học Xây dựng
Năm 1969 theo Quyết định I§ICP, Trường Đại học Kiến trúc được
Trang 5+ Giai doan tir nim 1971 dén 1980
Năm 1971, thư viện vẫn thuộc sự quản lý của phòng Đào tạo Hoạt động thư viện trong thời gian này cũng chưa có gì mới, cán bộ thư viện, cơ sở vật chất và vốn tài liệu đều bị phân tán do ảnh hưởng của chiến tranh song đã
bắt đầu thê hiện vai trò trong việc phục vụ cán bộ giáo viên, sinh viên của
trường
+ Giai đoạn từ 1981 đến 2000
Mặc dù vẫn chịu sự quản lý của phòng Đào tạo song thư viện đã tổ
chức hoạt động một cách hợp lý, đưa hoạt động thư viện ngày càng khởi sắc,
đã có mối quan hệ mở với các thư viện khác, trang bị các thiết bị hiện đại như máy vi tính, máy in, máy photocopy và một hệ thống phòng phục vụ rộng rãi,
đội ngũ cán bộ vững về chuyên môn Các hoạt động của thư viện đã dan dan
khẳng định vai trò không thể thiếu trong quá trình giáo duc đào tạo của Truong DHKTHN
+ Từ năm 2001 đến nay
Năm 2001, Trung tâm TT-TV ĐHKTHN được thành lập theo quyết định số 43/QÐ - BXD ngày 8/1/2001 Trung tâm TT-TV ĐHKTHN đã ra đời và bắt đầu phát triển theo xu thế mới của thư viện các trường đại học Trung tâm đã có nhiều sự đối mới từ cơ cấu tổ chức, phương thức hoạt động cũng như việc áp dụng công nghệ thông tin vào thư viện
Mặc dù mới được thành lập vài năm song Trung tâm đã phát triển từ nền tảng có sẵn cộng với sự quan tâm đầu tư của Trường ĐHKT và Bộ Xây dựng, Trung tâm TTI-TV ĐHKTHN đã trở thành một trong những trung tâm thông tin thư viện có bước phát triển mới của các trường đại học ngày nay
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, đối tượng phục vụ, cơ cấu tổ chức và doi ngit can bo cua Trung tim TT-TVDHKTHN
Trang 6Cung cap các thông tin, tư liệu, sách báo, tạp chí, băng hình, phim, ảnh, tài liệu khác phục vụ việc giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học, thực
hành của cán bộ, giáo viên, sinh viên của trường
+ Nhiệm vụ:
Thu thập, xử lý, lưu trữ, quản lý sử dụng các tài liệu, tin tức hoạt động về đào tạo, nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ để phục vụ các nhiệm vụ của Nhà trường
Xây dựng, quản lý, tổ chức phát triển thông tin trên Website của
Trường đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin trên mạng, hỗ trợ công tác đào
tạo, nghiên cứu, quản lý điều hành công việc của Trường
Biên tập, trình bày chế ban, in ấn, phát hành Bản tin hoạt động khoa
học công nghệ và đào tạo của Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội
Tham gia biên tập, trình bày chế bản, in ấn, phát hành, lập cơ sở dữ liệu
các tài liệu, ấn phẩm, giáo trình có nội dung tuyên truyền, chỉ đạo, thông tin khoa học, chuyển giao công nghệ, nghiên cứu sáng tác theo yêu cầu của Nhà trường
Xây dựng và thực hiện các dự ắn, đề tài về thông tin thư viện, cơ sở dữ
liệu, các đề án về đào tạo, nghiên cứu, phát triển khoa học công nghệ do Nhà
trường giao
Phát triển mối quan hệ hợp tác, trao đổi với các trường, các cơ sở nghiên cứu trong và ngoài nước về công tác thông tin — tư liệu, thư viện để phục vụ các nhiệm vụ của Nhà trường
Quản lý cán bộ, viên chức, người lao động hợp đồng thuộc Trung tâm
theo phân cấp của Hiệu trưởng: Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị, vật tư
được Nhà trường giao để thực hiện nhiệm vụ được giao
Chủ trì hoặc phối hợp, tham gia với các đơn vị liên quan để thực hiện
Trang 7+ Đổi tượng phục vụ:
Là tất cả các sinh viên của các khoá trong hệ đào tạo từ sinh viên năm
thứ nhất đến năm cuối cùng với nhu cầu tin rất đa dạng và phong phú Ngoài ra, thư viện còn phục vụ cán bộ giảng dạy, cán bộ nghiên cứu, nghiên cứu
sinh và các đối tượng là cán bộ quản lý cùng nhân viên của trường + Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bô:
Dé phủ hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao của Trung tâm, cơ cầu
Trung tâm được tổ chức thành 4 bộ phận với chức năng tương ứng với nhiệm
vụ cụ thê như sau:
- Bộ phận Chuyên môn nghiệp vụ: có nhiệm vụ sưu tam, bé sung, phan
loại, biên dịch, biên mục các tài liệu chuyên ngành: Xây dựng, Kiến trúc, Quy hoạch, Kỹ thuật hạ tầng và Môi trường đô thị trong và ngoài nước
- Bộ phận Phục vụ — tra cứu: có nhiệm vụ tô chức, quản lý, sắp xếp, tuyên truyền, phô biến, phục vụ đọc, mượn tài liệu cho cán bộ và sinh viên
trong Trường
- Bộ phận Thông tin — tư liệu và Biên tập — xuất bản: có nhiệm vụ xây dựng, phát triển nguồn khai thác thông tin Tổ chức, quản lý, xử lý, biên tập, chế bản, phố biến thông tin, xây dựng đề án phát triển thông tin — xuất bản, quản trị Website, hệ thống mạng và thiết bị thông tin tư liệu, dàn trang, quản lý ân phẩm theo luật xuất bản
- Bộ phận Quản trị mạng và thiết bị: có nhiệm vụ quản trị mạng, xây dựng, tư vấn đề án phát triển mạng và an ninh mạng của Trường và Trung
tâm, theo dõi, quản lý, hướng dẫn sử dụng các thiết bị của Trung tâm được trang bị, lập kế hoạch, bảo dưỡng, bảo trì, tu sửa các thiết bị bị hư hỏng thuộc
Trang 8Sơ đồ cơ cấu tô chức: Ban giom Oc = Ss ¬ E s5 H3 => © 9Ð, i SS eo 5= 53 Oo a) 5 = oe SE a, a Of a‘ .= re cj os % a, Đ a5 m 3 ma a = HE
- Đội ngii can bé: tong sé 20 ngudi trong dé cd 1 tiến sĩ, 3 thạc sỹ, 2 cán bộ đang học cao học, còn lai déu có trình độ đại học
1.2 Quá trình áp dụng công nghệ thông tin ở Trung tam Thong tin - Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội
1.2.1 Lợi ích của công nghệ thông tín vào công tác thông tín — thư viện
Hiện nay nhân loại đang chứng kiến cuộc cách mạng khoa học công nghệ lần thứ 3 — cách mạng thông tin Khác với cuộc cách mạng khoa học công nghệ trước đây chủ yếu tập trung vào năng lượng và vật chất, cuộc cách mạng thông tin đem đến sự hiểu biết về thời gian, không gian, khoảng cách và tri thức Cuộc cách mạng này dẫn tới sự hình thành một xã hội thông tin toàn cầu, đó là một xã hội dựa trên nền tảng thông tin như một quyên lực phát
Trang 9Việc ap dụng máy tính và công nghệ thông tin đã trở thành một động
lực thúc đây sự phát triển của tồn hệ thống thơng tin — thư viện Việc kết nối
giữa các mạng lưới giúp chia sẻ nguồn lực thông tin, giúp người dùng tin có
thể tiếp cận trực tiếp đến nguồn tài liệu có trên mạng Đó là những ưu việt rất lớn khi chúng ta sử dụng công nghệ hiện đại trong hoạt động thông tin —
thư viện
Công nghệ thông tin đã và đang phát triển nhanh chóng, đa dạng, tiến hố khơng ngừng và được sử dụng như một công cụ và phương tiện kỹ thuật hiện đại, nhằm thực hiện các quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý truyền dẫn và
khai thác để sử dụng thông tin với hiệu quả cao nhất, phục vụ cho sự phát
triển của đất nước
Trước kia nhiệm vụ của cán bộ thông tin — thư viện có thê khái quát là:
thu thập, giữ gìn và bảo quản tài liệu, phân loại và sắp xếp theo một trật tự
phù hợp đề có thê dễ dàng tìm kiếm được; đồng thời có thể làm thư mục để dễ
dàng phục vụ bạn đọc một cách tốt nhất
Ngày nay khi áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện đã
ảnh hưởng rất nhiều đến nhiệm vụ của cán bộ thư viện Các hoạt động của họ
trở nên đa dạng hơn, thích nghi với sự phát triển của công nghệ tin học
Công việc của họ là cung cấp các thông tin mới nhất có chất lượng —
phù hợp với nhu cầu của người dùng tin Đồng thời làm thay đổi phương thức
Trang 10Trong công tác quản lý kho tài liệu: Vốn tài liệu trong kho tăng lên nhanh chóng với sự đa dạng về ngôn ngữ, hình thức và phong phú về nội dung thì việc quản lý kho tài liệu trở nên cực kỳ khó khăn đối với mỗi thư viện Khi áp dụng công nghệ thông tin thì thông tin ngoài việc được lưu giữ trên các vật mang tin truyền thống trước kia còn có thể được lưu giữ trên rất
nhiều vật mang tin hiện đại như: CD — ROM, các cơ sở dữ liệu, các trang web
trên mạng Nhờ vậy, áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý kho không chỉ giải quyết được vấn đề quản lý, lưu trữ tài liệu mà còn thoả mãn nhu cầu tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng
Đây là một công tác rất quan trọng, nó ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ của thư viện Sự gia tăng nhanh chóng số lượng tài liệu làm cho công tác này trở nên rất khó khăn bởi không thê bố sung một cách bừa bãi mà phải làm theo những quy định về loại hình tài liệu phù hợp với tính chất, đặc điểm của thư viện, khiến cho cán bộ thư viện rất khó khăn khi làm việc
Việc áp dụng công nghệ thông tin sẽ giúp kiểm soát dễ dàng việc đặt
mua tài liệu thông qua các đĩa CD giới thiệu sách mới của các nhà xuất bản, hoặc qua các cơ sở đữ liệu tra cứu trực tuyến và đặt mua thông qua mạng máy tính với các nhà cung cấp Nó còn giúp cán bộ bổ sung năm rõ tình hình tư liệu hiện có và mới nhập một cách nhanh chóng để tránh bổ sung trùng lặp,
kiểm soát được từng nguồn tài liệu cũng như có được những báo cáo chính xác về tình hình tài chính
Trong công tác xử lý tài liệu: Công tác xử lý tài liệu là một khâu quan trọng trong hoạt động thông tin thư viện, nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng phục vụ bạn đọc Công tác xử lý tài liệu gồm: mô tả, phân loại, xây dựng các cơ sở dữ liệu Việc áp dụng những công nghệ thông tin sẽ đem lại
nhiều lợi ích cho công tác xử lý và khắc phục được những nhược điểm khi xử
Trang 11xử lý, tránh được những sai sót không đáng có Những thông tin tài liệu qua xử lý bằng ứng dụng tin học sẽ được quản lý theo hệ thống cơ sở đữ liệu thống nhất và được máy tính đảm nhiệm, nhờ đó mà việc cập nhật hay sửa đổi đữ liệu có thể được tiến hành thuận tiện và nhanh chóng
Trước những ưu điểm của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện cũng như do nhu cầu quản lý tài liệu và tra cứu thông tin ngày càng đỏi hỏi phải nhanh chóng, đầy đủ, chính xác của bạn đọc, Trung tâm TT- TV ĐHKTHN đã tiến hành xây dựng một dự án ứng dụng công nghệ thông
tin vào hoạt động của mình nhằm tổ chức phục vụ bạn đọc khai thác sử dụng
hiệu quả vốn tư liệu phong phú của thư viện Một trong những phần quan
trọng của dự án là lựa chọn và áp dụng một phan mém quan tri thu vién tich
hợp phù hợp với các tiêu chuẩn nghiệp vụ thư viện và chuẩn tin học tiên tiễn hiện nay Và Trung tâm TT-TV ĐHKTHN đã lựa chọn phần mềm tích hợp
quản trị thư viện điện tử Libol- phiên bản 5.0 cho hoạt động của mình
1.2.2 Co sé ha tang thong tin cia Trung tâm TT-TVĐHKTHN Trung tâm TT-TVĐHKTHN gồm 3 tầng 4-5-6 của khu nhà 9 tầng với đầy đủ các trang thiết bị hiện đại để phục vụ cho bạn đọc
- Phòng mượn giáo trình (tầng 4): phục vụ cán bộ, giáo viên và sinh
viên trong trường mượn tài liệu và sách thuộc các ngành nhà trường đang đào
tạo
Kho Giáo trình có hơn 98.000 bản sách gồm các loại tài liệu của các ngành đảo tạo: kiến trúc, xây dựng, quy hoạch và kỹ thuật hạ tầng đô thị cùng các loại tài liệu hữu ích cho sinh viên các ngành đào tạo trong trường
- Phòng đọc sinh viên (tằng 4):
Trang 12Phong đọc có 19.850 sách giáo trình và tài liệu tham khảo Ngoài ra còn có các loại báo, tạp chí theo ngày, theo tuần, theo tháng phục vụ cho mọi
đối tượng bạn đọc
- Phòng đọc tạp chí (tầng 5):
Phục vụ sinh viên trong trường đến đọc tại chỗ các loại tạp chí, tài liệu,
sách chuyên ngành kiến trúc, xây dựng, kỹ thuật đô thị và môi trường
Kho tạp chí có 6537 cuốn với các loại báo gồm cả tạp chí trong nước và của nước ngoài bằng nhiều thứ tiếng: Nga, Anh, Pháp Sinh viên có thể tìm được ở đây các loại tài liệu quý, các tạp chí về kiến trúc, quy hoạch, nghệ thuật trang trí nỗi tiếng trên thế giới
- Phòng đọc giáo viên (tầng 6):
Phục vụ giáo viên, cán bộ, học viên cao học, nghiên cứu sinh đến đọc
và tham khảo tài liệu tại chỗ
Sách chuyên ngành có số lượng 4951 cuốn, bao gồm 2065 tên sách viết
bằng nhiều thứ tiếng: Anh, Đức, Pháp, Nga
Các loại tài liệu: nghiên cứu lý luận, sách về từng loại công trình, giới
thiệu về kiến trúc sư cùng những công trình tiêu biểu, cẩm nang xây dựng, từ điển chuyên ngành, tài liệu tiêu chuẩn dưới dạng báo, tạp chí, sách ngoại văn ở đây còn có luận văn đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường, bao gồm: 248 luận văn thạc sỹ, 30 biểu ghi cơ sở dữ liệu báo, tạp chí Ngoài ra, độc
giả còn có thể tra cứu thông tin, tim va in tài liệu trên mạng
Đặc biệt, Trung tâm Thông tin — Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà
Nội còn xây dựng được một cơ sở dữ liệu đồ án của sinh viên từ năm thứ
Trang 13Ngoài nguồn vốn tài liệu phong phú, Trung tâm TT-TV ĐHKTHN còn
được đầu tư trang bị một hệ thống máy tính và các thiết bị phụ trợ hiện đại dé
phục vụ các cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường Cụ thé là:
Máy chủ: 3 chiếc của dự án mức A, và hiện đang có kế hoạch bổ sung
thêm theo mức B của dự án
Máy trạm: tổng số 80 máy, trong đó có 60 máy phục vụ giáo viên, sinh viên tra cứu, 5 máy thuộc phòng Tư liệu Ngoài ra Trung tâm còn có 3 máy tính xách tay
Các thiết bị phụ trợ được trang bị có: máy in, máy phôtôcopy, máy scan, máy chụp ảnh kỹ thuật số
Trung tâm cũng đã tiễn hành nối mạng nội bộ LAN, mạng Intranet và
mang Internet dé khai thác thông tin
Sơ đồ mạng LAN của Trung tâm Thông tin — Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội: Moy chil
TUng 6: Tung 5 TUng 4
P Gidm Dc P Phú Giỏm [Lc P Oc gido trỡnh và
P Thilt lp cf sO dO P O0c boo, tip ché sóch tham khllo
lilu P Thung tin tO lilu P Min giỏo trỡnh
P [Ilc giỏo viờn
Trang 14
Với một nguồn lực thông tin phong phú cùng các thiết bị kỹ thuật hiện đại như trên, Trung tâm đã góp phần quan trọng vào quá trình giáo dục, đào tạo của Nhà trường Bên cạnh những thông tin thiết thực, phù hợp với chương
trình đào tạo của Nhà trường, Trung tâm còn có chính sách bố sung, phát triển
những nguồn tài liệu nâng cao, giúp sinh viên bố sung thêm kiến thức trong quá trình nghiên cứu và hoc tap
Chương 2: Thực trạng ứng dụng phần mềm tích hợp quan tri thư viện Libol tại Trung tâm Thông tin — Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội
2.1 Phần mềm quần trị thư viện tích hợp và phan mém Libol Để mở rộng ứng dụng tin học trong các chức năng quản lý khác nhau
của thư viện như: theo dõi, bố sung tài liệu, tổ chức biên mục tự động, cung cấp khả năng tra cứu tại chỗ hay từ xa cho bạn đọc, quản lý việc mượn tài
liệu, trao đối thông tin thư mục với các hệ thống khác người ta phải xây dựng các phần mềm có khả năng thực hiện các chức năng trên, gọi là phần mêm tích hợp quản trị thư viện
Định nghĩa:
Phần mềm tích hợp quản trị thư viện là một cụm các chương trình được
viết để giải quyết các công đoạn khác nhau trong thư viện, được tô chức theo
kiểu modul, mỗi modul nhằm giải quyết một nhóm các thao tác, giữa các
modul có quan hệ mật thiết với nhau, kết quả của modul này coi là đầu vào của modul kia
Giới thiệu phần mêm tích hợp quần trị thư viện Libol
Trang 15hoạt động của ngành Thông tin — Thư viện Việt Nam, biến khái niệm thư viện
điện tử trở thành thực tiễn thuyết phục Nguồn tài nguyên đồ sộ của các thư viện đang dần được số hoá và bước đầu được liên kết trực tuyến với nhau Libol đã giúp thư viện không còn là một kho tri thức riêng biệt nữa mà đã trở thành công vào trí thức kho tàng chung của nhân loại Thực tiễn triển khai
Libol tới các thư viện công cộng, thư viện các trường đại học của cả nước là
minh chứng rõ ràng nhất về những đóng góp tích cực của Libol cho xã hội
Nhiều năm liền Libol nhận được cúp vàng Libol tiếp tục nhận được giải
thưởng Sao Khuê 2005 cho phần mềm giáo dục xuất sắc nhất
Hiện nay Libol có các phiên bản 5.0, 5.5, 6.0 với các tính năng ngày càng được cải tiễn Trung tâm TT-TVĐHKTHN đang áp dụng Libol 5.0
Các tính năng nồi bật:
Phần mềm Thư viện điện tử — Thư viện số Libol có đầy đủ các tính năng cần thiết để một thư viện có thẻ hội nhập với hệ thống thư viện quốc gia và quốc tế
Hỗ trợ chuẩn biên mục MARC 21, AARC2, ISBD
Hỗ trợ các khung phân loại thong dung nhu DDC, BBK, NLM, LOC,
UDC, subject headings
Nhập/xuất dữ liệu theo chuẩn ISO 2790
Liên kết với các thư viện và tài nguyên thông tin trực tuyến trên Internet qua giao thức Z39.50 và OAI-PMH
Mượn liên thư viện theo giao thức ISO 10161
Tích hợp với các thiết bị mã vạch, thẻ từ và RFID
Tích hợp với các thiết bị mượn trả tự động theo chuẩn SIP2
Hỗ trợ đa ngữ Unicode với dữ liệu và giao diện làm việc
Trang 16Xuất bản các cơ sở đữ liệu hoặc thư mục trên đĩa CD
Tìm kiếm toàn văn Khả năng tuỳ biến cao
Bảo mật và phân quyên chặt chế
Thống kê tra cứu đa dạng, chi tiết và trực quan phục vụ mọi nhóm đối tượng
Vận hành hiệu quả trên những cơ sở dữ liệu lớn nhiều triệu bản ghi
Hỗ trợ hệ quản trị cơ sở dữ liệu Oracle hoặc Microsoft SQL Server
Khai thác trao đổi thông tin qua Wcb, thư điện tử, GPRS (điện thoại di
động) và thiết bị hỗ trợ người khiếm thị
Tương thích với cả mô hình kho đóng và kho mở Hỗ trợ hệ thống thư viện nhiều kho, điểm lưu thông Các phán hệ:
Phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol có các phân hệ sau đây: + Phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC:
Là công thông tin chung cho mọi đối tượng để khai thác tài nguyên và dịch vụ thư viện theo cách riêng phù hợp với nhu cầu của từng cá nhân
Là môi trường giao tiếp và trao đổi thông tin giữa bạn đọc với nhau, giữa bạn đọc và thư viện, giữa bạn đọc với các thư viện khác
+ Phân hệ bố sung:
Quy trình quản lý ấn phẩm chặt chẽ và xuyên suốt kể từ lúc phát sinh nhu cầu bố sung, đặt mua, kiểm nhận, gắn số đăng ký cá biệt, xếp giá tới lưu kho và đưa ra khai thác
+ Phân hệ biên mục:
Công cụ mạnh, thuận tiện và mềm dẻo giúp biên mục mọi dạng tài
Trang 17biên mục với các thư viện trên mạng Internet và giúp xuất bản các 4n pham thư mục phong phú và đa dạng
+ Phân hệ ấn phẩm định kỳ:
Tự động hoá và tối ưu hoá các nghiệp vụ quản lý đặc thù cho mọi dạng an phẩm định kỳ (báo, tạp chí ) như bổ sung, theo dõi, đăng ký, đóng tập và khiếu nại
+ Phân hệ bạn đọc:
Quản lý thông tin cá nhân và phân loại bạn đọc giúp thư viện ấp dụng được những chính sách phù hợp với mỗi nhóm bạn đọc và tiến hành các xử lý nghiệp vụ theo lô hoặc theo từng cá nhân
+ Phân hệ mượn trả:
Tự động hoá những thao tác thủ công lặp đi lặp lại trong quá trình
muon tra và tự động tính toán, áp dụng mọi chính sách lưu thông do thư viện
thiết đặt
+ Phân hệ mượn liên thư viện (ILL):
Quản lý những giao dịch trao đổi tư liệu với các thư viện khác theo
chuẩn quốc tế dưới các vai trò là thư viện cho mượn và thư viện yêu cầu
mượn
+ Phân hệ phát hành:
Theo dõi và xử lý các yêu cầu đặt mua tài liệu điện tử qua mạng
+ Phân hệ ấn phẩm điện tử:
Quản lý việc lưu trữ, xử lý, khai thác mọi định dạng tư liệu số hoá trên nền tảng của một hệ quản trị nội dung (CMS) mạnh
+ Phân hệ quản lý:
Trang 182.2 Các phân hệ của phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol được Trung tâm Thông tin — Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội áp dụng
Năm 2002, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã tranh thủ được nguồn đầu tư của Ngân hàng thế giới cho một dự án là: “Đầu tư hỗ trợ giáo dục đại học”, trong
đó 10 trường đại học trong cả nước sẽ nhận được trọn nguồn kinh phí cho
việc nâng cấp thư viện Trường Đại học Kiến trúc là 1 trong 10 trường đó
Một trong những nội dung của dự ăn “Đầu tư hỗ trợ giáo dục” là “Lựa
chọn mua và cài đặt phần mềm cho một giải pháp thư viện điện tử, nhằm nâng
cao chất lượng và hiệu quả phục vụ của thư viện nhằm tạo môi trường thuận lợi cho việc trao đỗi, liên kết, khai thác, sử dụng nguồn lực thông tin
của nhau”
Sau một thời gian tìm kiếm và thử nghiệm, Trường Đại học Kiến trúc
Hà Nội đã lựa chọn sử dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol 5.0
Đây là phần mềm thư viện được thiết kế theo hai nguyên tắc chủ đạo là mở và tích hợp Về mặt công nghệ nó tích hợp các phân hệ nghiệp vụ trong một giao diện thống nhất và khai thác một cơ sở dữ liệu chung, đồng thời có thể liên
kết với những phần mềm khác hoặc bố sung thêm tính năng, giao diện, cầu trúc dữ liệu mới Về mặt nghiệp vụ, Libol áp dụng các chuẩn quốc tẾ, tuy
nhiên vẫn cho phép tạo thêm các tính năng đặc thù cho thư viện dựa trên cơ sở nghiên cứu thực tiễn và xu thế phát triển thư viện ở Việt Nam
Phần mềm tích hợp thư viện điện tử Libol có 10 phân hệ (modul]), trong
đó Trung tâm TT-TVĐHKTHN đã chon mua và sử dụng 7 phân hệ Cụ thể các phân hệ đó là:
2.2.1 Phan hé bo sung:
Trang 19pham đặt mua (có trật tự ưu tiên), lựa chọn nhà phát hành dựa trên những
thống kê về các lần giao dịch diễn ra trước đó, đồng thời theo dõi thời gian
giao hàng và lập thư khiếu nại nếu việc bàn giao diễn ra chậm trễ hoặc không đầy đủ Đồng thời phân hệ còn cho phép quan lý việc bổ sung từ các nguồn khác như trao đỗi, tặng phẩm
Khả năng in mã vạch cho từng chỉ số cá biệt theo lô cho phép tự động hoá các quy tắc nghiệp vụ, sử dụng chỉ số này trong phân hệ và trong các phân hệ khác
Phân hệ cung cấp khả năng cung cấp ngân sách bé sung theo các quỹ
với khả năng cân đối dự chi, thực chi, bé sung ngân sách quỹ, phân bố khoản
chi theo từng hợp đồng, khả năng quy đổi tỷ giá tại thời điểm thanh toán giữa các đơn vị tiền tệ khác nhau Phân hệ có khả năng in ra báo cáo kế toán tình trạng quỹ tại thời điểm bắt kỳ và cho khoảng thời gian bất kỳ
Phân hệ bố sung còn giúp tiễn hành việc quản lý và kiểm kê kho sách
dé dang hơn với các tính năng xác định ấn phẩm thất lạc hoặc ấn phẩm xếp nhầm vị trí cũng như ghi lại số lượng và tên đầu ấn phẩm bị mắt, thanh lý,
huỷ
Phân hệ bổ sung cung cấp khả năng tạo các khuôn dạng nhãn khác nhau và cho phép in các nhãn sách theo khuôn dạng thiết kế Ngoài tính năng in nhãn sách, phân hệ bố sung còn cho phép người dùng in mã vạch cho sách
Các tính năng thống kê, phân loại dưới dạng biểu bảng và đồ thị cho phép đưa ra các báo cáo định kỳ về công tác bổ sung như báo cáo hàng ngày, hàng tháng, hàng năm cũng như đồ thị phân bố ấn phẩm theo chủng loại, chủ
đề, kho
Sau đây chúng ta tìm hiểu chỉ tiết từng chức năng trong phân hệ này:
Trang 20Đối với bất kỳ thư viện nào, việc đặt mua các ấn phẩm cho thư viện
luôn là một trong những vấn đề được nhiều thư viện quan tâm Đối với vấn đề này, chương trình đã hỗ trợ cho người dùng nhanh chóng tạo ra các bản hợp đồng với những đặc trưng riêng cho ngành thư viện cũng như việc quản lý nó trong phân hệ Bồ sung
Chức năng Hợp đồng có 6 phân là: Xử lý yêu cầu đặt mua, Tạo đơn đặt ân phẩm đơn bản, Nhà phát hành, Tạo đơn đặt ấn phẩm định kỳ và Xử lý đơn đặt
A, Xử lý yêu cầu đặt mua
Để bắt đầu quá trình đặt mua sách cho thư viện, người dùng trước hết phải lên danh sách những ấn phẩm cần mua Công đoạn này gọi là tạo yêu cầu
đặt mua
Sau khi tạo yêu cầu đặt mua, ấn phẩm được đưa vào một danh sách chờ
duyệt
B, Tạo đơn đặt ấn phẩm
Libol 5.0 cung cấp cho người dùng 2 chức năng tạo đơn mua sách (hợp
đồng) khác nhau Đó là hợp đồng mua sách cho ẫn phẩm đơn bản và ấn phẩm
định kỳ Việc lập đơn đặt cho 2 tài liệu này cũng tương tự như nhau, tức là
trước khi tạo đơn mua hàng, người dùng phải tạo yêu cầu mua và duyệt ân phẩm định mua Nhưng đặc trưng của ấn phẩm định kỳ là đối tượng mua được phát hành định kỳ (ví dụ: các tờ báo, tạp chí ) Do đó hợp đồng mua những đối tượng đó có tính chất lặp lại theo định kỳ thời gian Đề giải quyết van đề này, Libol 5.0 cung cấp cho người dùng chức năng gia hạn hợp đồng Với tính năng này hợp đồng được tạo mới có thê chính là hợp đồng gia hạn thêm của một hợp đồng đã hết thời gian thực hiện
Trang 21Voi phan nay, ngudi dung co thể nhập mới tên nhà phát hành hoặc lựa chọn nhà phát hành dựa trên danh sách có sẵn được cập nhật thông tin trong
thư viện Thông tin về nhà phát hành gồm: tên, địa chỉ, điện thoại, fax, email
và cả những quy định, định mức về việc phát hành, vận chuyển an pham Nho
vậy thư viện có thê lựa chọn nhà phát hành tốt nhất phù hợp với yêu cầu của
thư viện mình
D, Mẫu đơn đặt hàng
Libol 5.0 cung cấp cho người dùng chức năng lập mẫu đơn đặt hàng nhằm giúp cho người dùng tự tạo những mẫu đơn đặt hàng mang những thông tin khác nhau phù hợp với từng đối tượng đặt mua
E, Xử ly đơn đặt
Trong xử lý đơn đặt người dùng có thể duyệt nối tiếp đơn đặt, gửi đơn đặt mua sách tới nhà cung cấp, kiểm kê ấn phẩm hoặc khiếu nại khi tiến trình
thực hiện hợp đồng có sai sót
Cả 6 phần trên của chức năng Hợp đồng đều được Trung tâm Thông tin
- Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội thực hiện bằng thủ công
Nguyên nhân là do việc bỗ sung tài liệu của Trung tam TT - TV DHKTHN
không được tiễn hành theo dot mà do nhu cầu của các cán bộ, giảng viên của
từng khoa đưa lên, Trung tâm sẽ tập hợp lại và tiễn hành bỗ sung Bo sung:
Trong quá trình khai thác và lưu trữ các ấn pham của thư viện, nếu vì một lý do nào đó mà các ấn phẩm bị thất thoát hoặc được cập nhật thêm vào thư viện thì ẫn phẩm đó cần phải được cập nhật lại các thông tin về sự thay đổi của ẫn phẩm Với chức năng Bồ sung người dùng có thể thực hiện điều đó
một cách dễ dàng
Trong phân hệ Bồ sung có các phần cụ thê sau:
Trang 22Trước khi một ấn phẩm được nhập vào kho của thư viện, việc đầu tiên là ta cần biên mục sơ lược một số thông tin có liên quan đến ấn phẩm đó, còn các thông tin chi tiết về cuốn sách sẽ được biên mục trong phân hệ Biên mục
Trung tam TT — TV DHKTHN da 4p dụng phức năng Bồ sung và biên
mục sơ lược để biên mục cho các tài liệu được nhập vào thư viện Ngoài
Leader, mã tài liệu và số định danh thì các trường biên mục sơ lược được
Trung tâm sử dụng là: trường 245$a nhan đề chính, 245$b nhan dé song song; trường 260$a nơi xuất bản, 260$b nhà xuất bản, 260$c năm xuất bản; trường 300 đặc trưng số lượng
B, Bé sung
Người dùng sử dụng chức năng này để bổ sung mã xếp giá cho ấn phẩm được bồ sung vào thư viện Chức năng bổ sung này được chia thành 2 mảng chính:
Thứ nhất là mảng thông tin về ấn phẩm bé sung: bao gồm thông tin về mã tài liệu, số định danh, ngày tháng bổ sung, lý do bố sung mã xếp giá, giá tiền mỗi ấn phẩm, kiểu ấn phẩm thuộc loại gì
Thứ hai là mảng thông tin về chỉ số đăng ký cá biệt: mảng thông tin này lại bao gồm 2 phân: ấn phẩm có đăng ký cá biệt và ấn phẩm không có đăng ký ca biệt
Những chỉ số đăng ký cá biệt sau khi được thay đôi hay bổ sung mới được liệt kê ngay phía dưới phần nhập thông tin Thông qua bảng đăng ký cá biệt, cán bộ thư viện có thể in mã vạch bằng cách lựa chọn những đăng ký cá biệt và nhắn nút “in mã vạch”
Sau khi được bố sung vào thư viện, tài liệu được định dạng đăng ký cá
biệt, thiết đặt số thứ tự (đánh số thứ tự tăng dần) Sau đó cán bộ của Trung
Trang 23Libol 5.0 cung cấp cho cán bộ khả năng in những mã vạch hay in nhan cho một hay nhiều ấn phẩm
Hiện nay Trung tâm TT — TV DHKTHN da lam mã vạch cho khoảng 85.000 cuốn sách và cũng tương ứng với nó là 85.000 nhãn sách
Cấu tạo mã vạch của Trung tam TT — TV DHKTHN: Trung tam str dụng chỉ số đăng ký cá biệt để làm mã vạch cho tài liệu
Ví dụ về mã vạch tài liệu của Trung tâm có thể xem ở phan Phu luc
Trung tâm TT - TV ĐHKTHN còn áp dụng chức năng Báo cáo bổ sung để lập báo cáo về những danh sách được bỗ sung vào thư viện trong những khoảng thời gian xác định và Báo cáo đăng ký cá biệt bị huỷ bỏ để thống kê những đăng ký cá biệt đã bị huỷ bỏ
Kế toán:
Tuy thuộc vào chức năng khác nhau mà mỗi thư viện có những quỹ tiền tệ với những mục đích sử dụng khác nhau Libol 5.0 cung cấp chức năng Kế toán nhằm giúp cho thư viện có được sự quản lý chi tiêu của các quỹ trong
thư viện một cách thống nhất, phục vụ việc mua bán sách và các loại tài liệu
đạt hiệu quả cao
Trong chức năng Kế toán có các phần là: khai báo chi, khẳng định chị, nhập quỹ, báo cáo quỹ, tỷ giá hạch toán, trạng thái quỹ và chuyên tiền Mỗi phân này lại có những tính năng khác nhau giúp cho thư viện hoặc trung tâm thông tin có thể quản lý quỹ của mình một cách chỉ tiết và thông nhất
Tuy nhiên do những đặc thù trong việc bổ sung nên Trung tam TT — TV DHKTHN đã không áp dụng chức năng Kế toán này trong hoạt động của mình
Trang 24Thông qua chức năng kho, thư viện có thể quản lý chặt chế số ấn phẩm có trong thư viện, kiểm tra được thường xuyên tình trạng của các kho sách
Trong chức năng kho có các phần là Kiểm kê, Báo cáo và Xử lý Trung tâm TT - TV ĐHKTHN chỉ áp dụng chức năng Kiểm kê
Dé bat dau công việc kiểm kê kho, cán bộ của Trung tâm phải tạm ngừng hoạt động kho hoặc giá sách cần kiểm kê Sau đó cán bộ có thể bắt đầu kỳ kiểm kê bằng việc khai báo một số thông tin liên quan đến kỳ kiểm kê như tên kiểm kê, ngày kiểm kê và người kiểm kê
Sau khi kiểm kê xong, cán bộ sẽ cho kho vừa kiểm kê trở lại hoạt động bình thường
Thống kê:
Trung tâm TT - TV ĐHKTHN đã áp dụng chức năng Thống kê trong hoạt động của mình Chức năng này giúp cho cán bộ của Trung tâm có cái nhìn tổng quát về cả quá trình bỗ sung Dựa vào đó để lên những kế hoạch
hoạt động bé sung cho hợp lý, phục vụ công tác phục vụ bạn đọc đạt hiệu quả
cao Những bản thống kê sẽ được hiển thị dạng biéu đồ hình cột Cán bộ của Trung tâm có thể các hình thức thống kê sau:
- Thống kê toàn bộ hoặc theo giai đoạn, trong đó có thống kê theo số đầu ấn phẩm hoặc theo số bản ấn phẩm
- Thống kê bổ sung theo định kỳ thời gian: hàng năm, hàng tháng hoặc hàng ngày
- Thống kê bồ sung theo thuộc tính ấn phẩm như: theo khung phân loại, theo ngôn ngữ hoặc theo nước xuất bản
2.2.2 Phần hệ biên mục:
Phân hệ biên mục cung câầp cho cán bộ thư viện một công cụ hữu hiệu
Trang 25kế sẵn sàng cho các dạng tư liệu phong phú gồm sách, bài trích luận án, báo cáo khoa học, phim, tranh ảnh, bản đồ, băng, đĩa nhạc, tập máy tính, vật phẩm cán bộ thư viện còn có thể dễ dàng chỉnh sửa các mẫu này hoặc xây dựng các mẫu biên mục mới với khả năng tạo trường, dán nhãn và đặt tên,
định các trường con, cũng như quy định các thuộc tính lặp, bắt buộc, kiểu dữ
liệu cho chúng Các trường biên mục có thể được ghép nhóm theo chức năng và được thiết đặt để sử dụng các từ điển tham chiếu có sẵn để kiểm soát tính nhất quán
Phân hệ biên mục cho phép cắn bộ nhập mới, sữa chữa, xoá, duyệt xem, tái sử dụng, đặt các giá trị mặc định cho phiên làm việc cũng như biên mục chỉ tiết các bản phi được bộ phận bố sung nhập sơ lược vào hệ thống
Phân hệ biên mục hỗ trợ mọi trường theo chuân MARC 21 phiên bản được tu chỉnh tháng 3 năm 2000 và được bổ sung thêm các trường dữ liệu đặc
thù cho ngành Thư viện Việt Nam dựa trên những tư vấn về nghiệp vụ của Thư viện quốc gia và Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học và Công nghệ
Quốc gia Phân hệ hỗ trợ các khung phân loại BBK, DDC, LC, khung đề mục
quốc gia, tiêu đề đề mục, bộ từ khố thơng nhất với những từ điển tham chiếu được nhập trước sẵn sàng cho người dùng khai thác
Phân hệ này còn cho phép cán bộ thư viện cũng có thể tạo các ấn phẩm đầu ra như danh mục sách mới hoặc phích phiếu, nhãn sách với khả năng sắp xếp tiếng Việt do người dùng tự quy định
Trung tâm TT —TV ĐHKTHN đã áp dụng phân hệ này trong hoạt động thư viện của mình
Trang 26dùng đang đăng nhập hiện thời, chương trình sẽ đưa ra thông báo và yêu cầu người dùng phải đăng nhập lại dưới một tài khoản khác có quyền thích hợp hơn Quyền được cấp phát tài khoản là do những người phụ trách phân hệ Quản lý
Quy trình nghiệp vụ biên mục có: A, Giá trị ngầm định:
Khi biên mục cho những an pham có một vài thuộc tính chung nào đó,
cán bộ của Trung tâm có thể dùng chức năng này để đặt những giá trị cố định cho các trường tương ứng trong bản ghi biên mục, nhằm giảm bớt thao tác lặp đi lặp lại khi nhập tin cho những trường này với các đầu ân phẩm khác nhau Giá trị cố định này sẽ có hiệu lực trong suốt phiên làm việc trừ khi nó được lặp lại
Trong phần Giá trị ngầm định cán bộ có thể đặt giá trị ngầm định cho một trường hoặc tra cứu nhãn trường cần nhập giá trị ngầm định
B, Biên mục bỗ sung:
Khi bổ sung một đầu ẫn phẩm mới vào kho sách của thư viện, biên
cạnh những thông tin lưu trữ (VD: chỉ số đăng ký cá biệt, tên kho ), thông tin về số lượng, cán bộ bổ sung còn cần phải khai báo một số thông tin thư mục cơ bản của ấn phẩm đó như Nhan đề, Năm xuất bản, Đặc trưng sỐ lượng để làm đữ liệu ban đầu cho quá trình biên mục chỉ tiết Công tác này
được tiễn hành qua chức năng Bồ sung và biên mục sơ lược thuộc phân hệ Bồ
sung
Chức năng Biên mục bổ sung cho phép cán bộ thư viện có thể nhanh
chóng va dễ dàng theo dõi được các đầu ấn phẩm mới được bé sung này qua một hàng đợi, từ đó tiễn hành biên mục chỉ tiết cho các ấn phẩm đó
ân phẩm sẽ tiếp tục nằm trong hàng đợi cho đến khi được đánh dấu và
Trang 27Danh mục các ấn phẩm trong hàng đợi chờ được biên mục chi tiết được
hiển thị dưới dạng ISBD rút gọn, cùng với mã tài liệu, tên cán bộ tiến hành
biên mục sơ lược và ngày nhập vào cơ sở đữ liệu
C, Nhập mới bản ghi:
Chức năng Nhập mới bản ghi cho phép người dùng biên mục chỉ tiết
cho một tư liệu trong thư viện Tư liệu này có thé la mot an pham dang van tu
hoặc các dạng thức khác như phim video, ban đồ, tranh ảnh, vật phẩm, âm thanh, các dữ liệu điện tử hoặc trang Wcb
Chức năng Nhập mới bản ghi sử dụng cơ chế kiểm sốt tính nhất qn
thơng qua các từ điển tham chiếu để hạn chế những nhằm lẫn, sai sót
Để việc nhập mới bản ghi được tiến hành nhanh chóng, căn bộ của Trung tâm có thể tiến hành phân nhóm các trường trên giao diện nhập liệu
Các trường trong mẫu nhập liệu được hiển thị theo hàng ngang và được phân nhóm theo 2 kiểu là Nhóm theo chức năng và Nhóm theo vùng MARC 21 Cán bộ Trung tâm có thể dễ dàng chuyên đổi giao diện giữa hai kiểu phân nhóm này Mô tả cụ thể hai kiêu phân nhóm như sau:
- Nhóm theo chức năng: các trường có củng một chức năng sẽ được hiển thị lân cận nhau và được đặt dưới một nhan đề tiểu mục chung là tên của chức năng Có 9 nhóm chức năng sau:
Quản lý: các thông tin phục vụ cho việc quản lý như mã tài liệu, dạng
tài liệu, vật mang tin, độ mật, cấp mô tả thư mục
Nhan dé — Thư mục: các thông tin về nhan đề và thư mục (tùng thư, đặc trưng số lượng ), cũng như các thông tin thư mục bổ sung cho các loại ấn
phẩm cụ thể (luận án, ấn phẩm định kỳ )
Trang 28Khung phân loại: thông tin về các chỉ số khung phân loại (tại Trung tâm TT — TV ĐHKTHN sử dụng khung phân loại BBK), từ khóa và các tiêu đề đề mục (subject heading)
Nội dung: thông tin tóm tắt ấn phẩm và các trường phụ chú khác
Dữ liệu điện tử: thông tin về các dữ liệu điện tử liên kết với bản ghi
biên mục của ấn phẩm đưới dạng đường dẫn (các tệp văn bản, hình ảnh, âm thanh, phim số hoá )
Liên kết: thông tin về sự liên kết giữa bản ghi biên mục của ấn phẩm hiện thời với bản ghi biên mục của các ấn phẩm khác trong cơ sở dữ liệu (VD: bài trích nằm trong một cuốn sách, tạp chí, An pham dinh ky bi phan tách hoặc sát nhập lại từ các ấn phẩm định kỳ khác, )
Mã xếp giá: thông tin về vị trí vật lý của các bản ấn phẩm
Chỉ số chuẩn: thông tin về các chỉ số theo tiêu chuẩn quốc tế và quốc gia cua an pham (ISBN, ISSN, s6 luu chiéu )
- Nhom theo vung MARC21: Trung tim TT — TV DHKTHN cing da sử dụng MARC 21 làm cho các trường thuộc cùng một vùng sẽ được hiển thi lân cận nhau và được đặt dưới một nhan đề tiểu mục chung của vùng Điều này rất thuận tiện trong quá trình Biên mục tài liệu của cho các cán bộ của Trung tâm
D, Sửa chữa:
Chức năng sửa chữa bản ghi cho phép cán bộ trung tâm sửa lại giá trị của một nhóm trường trong bản ghi biên mục của một tư liệu trong thư viện Tư liệu này có thể là một trong những ấn phẩm dạng văn tự hoặc các dạng tư liệu khác
Trang 29Chức năng Xoa ban ghi cho phép cán bộ huỷ thông tin biên mục của một tư liệu trong thư viện, đồng thời cũng huỷ các thông tin có liên quan (thông tin về bổ sung, xếp giá, lịch sử mượn- trả) của tư liệu đó
E, Xem:
Tính năng Xem bản ghi cho phép cán bộ duyệt xem thông tin biên mục
của một nhóm hoặc toàn bộ số bản phi trong cơ sở đữ liệu
Tính năng Xem bản ghi còn cho phép người dùng tái sử dụng toàn bộ
hoặc một phần các thông tin biên mục đã được cập nhật ở một bản ghi có sẵn
cho các bản ghi mới
Đồng thời nó còn cho phép hiển thị thông tin của ấn phẩm theo các
dạng định dạng khác nhau như MARC, XML
Chế độ ngầm định của chức năng Xem bản ghi là duyệt toàn bộ cơ sở đữ liệu Tuy nhiên trong phần Xem bản ghi có chức năng Lọc bản ghi để chọn xem chỉ một tập hợp các bản ghi thoả mãn một số điều kiện nhất định nào đó tuỳ vào yêu cầu của cán bộ Trung tâm
G, Nhập khẩu bản ghi:
Trong quá trình biên mục một an pham, cán bộ tìm được thông tin của
an pham đó trên Internet (do một thư viện nào đó đưa lên) hay cán bộ tìm
được trong một thư viện nào đó qua giao thức Z39.50, để có thể dùng lại các thông tin đó cho ấn phẩm cần biên mục trong thư viện của mình thì phải làm thế nào? Đề giải quyết vấn đề này, cán bộ của Trung tâm đã sử dụng chức năng Nhập khẩu bản ghi của phần mềm Libol 5.0
H, Xuất khẩu bản ghi:
Trang 30Kết quả sử dụng: Trung tâm TT —- TV ĐHKTHN đã tạo ra các ấn phẩm đầu ra như danh mục sách mới hoặc phích, phiếu, nhãn sách với khả năng sắp xếp tiếng Việt do người dùng tự quy định
Cơ sở đữ liệu có hơn 5000 biểu ghi, trong đó cơ sở dữ liệu sách có gần 2000 biéu ghi; cơ sở dữ liệu luận văn, thạc sỹ, đồ án tốt nghiệp, các công trình nghiên cứu khoa học của giáo viên có hơn 3000 biểu ghi Ngoài ra, Trung tâm còn có 30 biểu ghi cơ sở đữ liệu báo tạp chí Với kết quả đạt được này, Trung tâm đã đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của sinh viên và cán bộ, giáo viên trong trường
* Từ điển:
Một trong những phương pháp để đảm bảo chất lượng của công tác
biên mục là kiểm soát tính nhất quán của dữ liệu biên mục Kiểm soát tính
nhất quán giúp cán bộ nhập tin cho các trường biên mục theo quy cách đữ liệu được quản lý tập trung, thống nhất và chuẩn hố Khơng phải trường biên mục nào cũng cần phải kiểm soát tính nhất quán Các trường cần kiểm soát tính nhất quán thường là các trường mà giá trị có thể lặp lại nhiều lần ở các bản ghi khác nhau như các trường Tác giả, Nhà xuất bản, Khung phân loại, Từ khoá, Tùng thư, Nhan dé thong nhất
Việc kiểm soát tính nhất quán có thể được tiến hành qua cơ chế tham chiếu từ điển Điều này có nghĩa là khi người dùng nhập tin cho các trường cần có tính nhất quán, người dùng sẽ tra cứu từ điển chứa các mục từ tương ứng với trường đó để lấy ra giá trị phù hợp và tham chiếu đến nó, thay vì gõ vào mục từ này
Dữ liệu không có tính nhất quán sẽ làm giảm hiệu quả của các tiễn trình tra cứu thông tin Dữ liệu không được kiểm soát tính nhất quán còn dễ tạo ra
Trang 31không đơn giản Với cơ chế từ điển sử dụng tham chiếu, việc sửa lỗi trái lại sé rất thuận tiện và hiệu quả vì người dùng chỉ cần sửa duy nhất mục từ trong từ điển tham chiếu mà không cần sửa lại từng bản ghi
Mặt khác cơ chế từ điển tham chiếu còn cho phép người dùng sử dụng
các dữ liệu nhập sẵn trong cơ sở dữ liệu hoặc bổ sung thêm các nguồn dữ liệu
từ bên ngoài, và qua đó làm giảm bớt công sức nhập liệu
Phân hệ Biên mục cung cấp cho người dùng các từ điển tham chiếu bao gồm thông tin nhập sẵn và cơ chế bổ sung, sửa chữa các từ điển này Phiên bản 5.0 có 14 từ điển tham chiếu gồm có:
- Tác giả: Từ điển tham chiếu tác giả cung cấp các mục từ tên cá nhân, tập thể chịu trách nhiệm về mặt trí tuệ cho tư liệu cần biên mục
- Từ khoá: Từ điển tham chiếu từ khoá cung cấp các mục dùng để từ mô tả nội dung một tư liệu Giá trị của các từ khoá thường là không chuẩn hóa và không có phân cấp hay quan hệ lẫn nhau Phân hệ Biên mục cung cấp một từ điển từ khoá nhập sẵn được tổng hợp từ nguồn dữ liệu của Thư viện quốc gia và Trung tâm thông tin tư liệu khoa học công nghệ quốc gia
- Nhà xuất bản: Từ điển tham chiếu nhà xuất bản cung cấp các mục từ
là tên nhà xuất bản, cơ quan, đơn vị phát hành tư liệu
- Ngôn ngữ: Từ điển tham chiếu ngôn ngữ cung cấp thông tin về các
ngôn ngữ (nói và viết) có thể được dùng để biên mục các thuộc tính về ngôn
ngữ của một tư liệu
- Tên nước: Từ điển tham chiếu tên nước cung cấp thông tin về tên gọi của các quốc gia trên thế giới Thông tin này có thé được dùng để biên mục
các thuộc tính về vị trí địa lý của một tư liệu
Phân hệ Biên mục cung cấp một từ điển tên nước nhập sẵn cùng với
Trang 32- BBK: Tw dién tham chiếu BBK cung cấp các mục từ về các chỉ số phân loại theo khung phân loại BBK do Liên Xô cũ phát triển
Phân hệ Biên mục cung cấp một từ điển các chỉ số BBK nhập san được
tổng hợp từ dữ liệu đang được áp dụng tại Thư viện Quốc gia và Trung tâm Thông tinTư liệu Khoa học Công nghệ Quốc gia
- UDC: từ điển tham chiễu UDC cung cấp các mục từ về các chỉ số phân loại theo khung phân loại ƯDC
Phân hệ Biên mục cung cấp một từ điển các chỉ số UDC nhập sẵn (không đây đủ) được lấy từ mạng Internet
- DDC: : từ điển tham chiễu DDC cung cấp các mục từ về các chỉ số phân loại theo khung phân loại DDC do Melvin Dewey phat trién
Phân hệ Biên mục cung cấp một từ điển các chỉ số DDC nhập sẵn (không đây đủ) được lấy từ mạng Internet
- LC: : từ điển tham chiếu LC cung cấp các mục từ về các chỉ số phân
loại theo khung phân loại LC do Thư viện Quốc hội Mỹ phát triển
Phân hệ Biên mục cung cấp một từ điển các chỉ số LC nhập sẵn (không đầy đủ) được lẫy từ trang Web của Thư viện Quốc hội Mỹ
- Khung đề mục quốc gia: Từ điển tham chiếu Khung đề mục quốc gia cung cấp các mục từ chỉ số phân loại theo Khung đề mục quốc gia do Việt Nam phát triển
Phân hệ Biên mục cung cấp một từ điển Khung đề mục quốc gia nhập săn (đầy đủ)
- Đề mục chu dé (subject heading): Từ điển tham chiếu đề mục chủ đề cung cấp các từ khoá có kiểm soát và phân cấp dùng đề mô tả nội dung của ấn phẩm
Phân hệ Biên mục cung cấp một từ điển Tiêu đề đề mục nhập sẵn lẫy từ
Trang 33- Chuyên ngành luận án: Từ điển tham chiếu chuyên ngành luận án cung cấp các mục từ ghi tên và mã chuyên ngành khoa học của luận án (theo bảng phân loại của Bộ giáo dục và Đào tạo)
- Thư viện: Từ điển tham chiếu Thư viện lưu các mục từ mang thông
tin về các thư viện cung cấp bản ghi biên mục cho cơ sở đữ liệu
- Tùng thư: Từ điển tham chiếu Tùng thư cung cấp thông tin về các tùng thư
Việc sử dụng từ điển tham chiếu của cán bộ Trung tâm không thường
xuyên, chưa được đêu, có lúc dùng có lúc không
2.2.3 Phần hệ bạn đọc:
Là công cụ trợ giúp thư viện trong việc quản lý bạn đọc và tiến hành
các hoạt động nghiệp vụ liên quan đến bạn đọc như cấp the, in thẻ, gia hạn
thẻ, cắt hiệu lực thẻ
Phân hệ cho phép người dùng tự tạo những khuôn dạng thẻ đọc khác nhau, phủ hợp với nghiệp vụ và chức năng của từng thư viện Cho phép in ma
vạch cho thẻ
Phân hệ cũng cho phép thư viện phân loại bạn đọc và quy định các chính sách riêng biệt và thích hợp cho từng nhóm bạn đọc
Cung cấp nhiều phép thống kê bạn đọc khác nhau như thống kê theo tuổi, độ tuổi, nhóm ngành nghề, nhóm bạn đọc, thời gian cấp thẻ và hết hạn thẻ
Trung tâm TT — TV ĐHKTHN đã áp dụng phân hệ bạn đọc để quản lý bạn đọc trong hoạt động của mình
Trang 34Các thông tin về bạn đọc như: ảnh, ngày sinh, trình độ học vẫn, địa chỉ
liên lạc, nhóm ngành nghề, tên cơ quan, niên khoá, khoa, trường (với bạn đọc là học sinh, sinh viên) cũng như các thông tin về thẻ (số thẻ, loại thẻ, ngày
cấp, ngày hết hạn) được cập nhật vào cơ sở dữ liệu dé phuc vu cho viéc tra
cứu, thống kê cũng như in thẻ (có tích hợp mã vạch) Khả năng xử lý lô:
Khả năng xử lý lô với các nghiệp vụ gia hạn thẻ, rút hạn thẻ, xoá thẻ
tạo thuận tiện cho thư viện (đặc biệt là thư viện của các trường đại học) trong
việc quản lý bạn đọc được cấp thẻ theo đợt với thời hạn sử dụng giống nhau
Phân loại bạn đọc theo nhóm:
Tính năng phân loại bạn đọc thành nhóm cho phép quy định chính sách cụ thể với từng nhóm như danh sách những thể loại ẫn phẩm được mượn, hạn
định số lượng và thời gian cho việc mượn an pham ra về, mượn đọc tại chỗ,
số lần gia hạn mượn, tiền phạt trong trường hợp trả sách chậm, quyền đặt chỗ và thời hạn yêu cầu đặt chỗ được giữ khi bạn đọc đến lượt
In thể và mã vạch theo các khuôn dạng khác nhau:
Mỗi một bạn đọc tuỳ thuộc vào đặc trưng và chức năng của mỗi thư
viện sẽ có những khuôn dạng thẻ khác nhau và mỗi thẻ đọc sẽ mang những thông tin khác nhau Để giải quyết vẫn đề này, tính năng tạo khuôn dạng thẻ đọc cho phép cán bộ thư viện tự tạo những kiểu thẻ khác nhau, mang những thông tin khác nhau
Sau khi thẻ đã được tạo kiểu đáng, Libol 5.0 cung cấp cho người dùng tính năng in thẻ và in mã vạch cho thẻ Người dùng có thể ¡in thẻ theo một
nhóm hay là in cho từng đối tượng cụ thể
Trang 35Người dùng có thể tiến hành các thống kê khác nhau liên quan đến
cộng đồng bạn đọc như vẽ đồ thị phân loại bạn đọc theo nhóm tuổi, niên
khoá, ngày cấp thẻ, ngày hết hạn thẻ, theo nhóm bạn đọc
* Phân hệ Bạn đọc có 3 phần: Thẻ bạn đọc; Thống kê và In thẻ Cụ thể
từng phân là:
Thẻ bạn đọc:
Trong Thẻ bạn đọc có các chức năng sau:
- Chức năng tra cứu: Chức năng này cho phép người dùng tìm kiếm thông tin về một hoặc một nhóm bạn đọc theo các tiêu chí khác nhau
- Chức năng nhập mới: cho phép người dùng cập nhật các thông tin về
một bạn đọc vào cơ sở dữ liéu dé phục vụ cho việc quản lý, thống kê Chức
năng này cũng cho phép người dùng phân loại bạn đọc theo các nhóm khác nhau và đặt ra các chính sách quản lý cũng như quy định những quyên lợi của
bạn đọc thuộc mỗi nhóm một cách thích hợp
- Chức năng sửa và gia hạn thẻ:
Chức năng sửa hồ sơ bạn đọc cho phép người dùng thay đổi lại các thông tin về hồ sơ bạn đọc Đề sửa thông tin của một bạn đọc nào đó trước hết
cán bộ phải đưa vào một hoặc một nhóm tiêu chí tìm kiếm để xác định bạn
đọc (hoặc một nhóm bạn đọc) cần sửa Danh sách bạn đọc thoả mãn các điều
kiện đặt ra sẽ được liệt kê trong một cửa số nhỏ Thông tin hiển thị bao gồm:
tên bạn đọc, số thẻ được cấp tại thư viện, ngày tháng năm sinh, nơi công tác/ trường đang học Dựa vào những thông tin đó, cán bộ có thể chọn cụ thê hồ sơ cần sửa thông tin và hiệu đính các thông tin hiện thời
Chức năng gia hạn thẻ cho phép cán bộ thay đổi hạn sử dụng của một hoặc một nhóm thẻ thư viện
Trang 36Đề có thể xoá được một thẻ đọc trong cơ sở dữ liệu thì người dữ thẻ
phải đã hoàn trả tất cả các cuốn sách từng mượn
Nếu thẻ bị xoá, tất cả các lần mượn sách của người giữ thẻ được cơ sở
dữ liệu ghi nhận sẽ mắt thông tin về người mượn
- Xem thông tin bạn đọc: tính năng này giúp cho người dùng có thê
xem tồn bộ thơng tin về bạn đọc Hồ sơ bạn đọc được hiển thị theo thứ tự tăng dần của số thứ tự bạn đọc
Thông kê:
Chức năng Thống kê bạn đọc cho phép người dùng có thể tiễn hành một số thống kê bạn đọc dựa trên các thông tin liên quan có trong cơ sở dữ liệu Các phép thống kê có thé tiến hành được bao gồm: Độ tuôi bạn đọc Nhóm bạn đọc Số thẻ được cấp Nhóm ngành nghề Số thẻ hết hạn Tuỳ thuộc mục đích thống kê mà bạn chọn những tính năng trên sao cho phù hợp In the:
Trong phần In thẻ có các tính năng sau:
- Tạo khuôn dạng thẻ đọc cho phép người dùng tự tạo những kiểu thẻ khác nhau, phù hợp với chức năng cũng như nghiệp vụ của từng thư viện
- Sửa khuôn dạng thẻ: cho phép người dùng thay đổi lại khuôn dạng thẻ
đã được tạo
- In mã vạch: Chức năng in mã vạch cho số thẻ cho phép người dùng
chon in giá trị mã vạch cho một nhóm thẻ thư viện nằm trong một trong ba
Trang 37Các thẻ được cấp trong một khoảng thời gian (nhập mốc ngày tháng bắt đầu và kết thúc)
Các thẻ có chỉ số ID nằm trong một đải xác định (thông qua giá trị ID cận dưới và ID cận trên)
Các thẻ được chỉ định cụ thé
- In thẻ: cho phép người dùng chọn ïn thẻ đọc (có mã vạch cho số thẻ) hoặc mã vạch cho một nhóm bạn đọc có chỉ số ID nằm trong một dải nào đó
Trung tâm TT-TV ĐHKTHN đã bắt đầu làm thẻ đọc qua phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol cho sinh viên từ khoá 2002 Đến nay Trung
tâm đã làm được hơn 5000 thẻ đọc
Ví dụ về mẫu thẻ bạn đọc có thể xem ở phần Phụ lục
2.2.4 Phần hệ mượn — trả:
Là quá trình lưu thông ẫn phẩm giữa thư viện và bạn đọc cũng như giữa các thư viện với nhau Đồng thời nó giúp cho thư viện sử dụng có hiệu quả các thông tin được ghi nhận trong quá trình mượn trả, từ đó đưa ra những báo cáo thống kê đa dạng về tần suất, số lượt mượn ấn phẩm
Các tính năng chính:
- Tự động hoá tối đa:
Hoạt động mượn trả được tự động hoá tối đa nhắm giảm bớt số thao tác thủ công của cán bộ thư viện và đảm bảo chính sách với bạn đọc của thư viện được chấp hành chặt chẽ Chương trình tự động hợp lệ bạn đọc: kiểm tra hạn
thẻ, số sách bạn đọc được mượn, vị trí của bạn đọc trong hàng đợi, sách bạn
đọc giữ quá hạn và tiền phạt nếu có; Hợp lệ ẫn phẩm: ấn phẩm đang được xếp
hàng cho ai? Những mã xếp giá nào còn rỗi? Loại đối tượng nào được mượn?
Ngày trả ẫn phẩm Chương trình cũng tự động in phiếu ghi mượn sau khi
Trang 38- Tích hợp mã vạch:
Việc tích hợp với mã vạch (cả cho thẻ đọc và cho ấn phẩm) giúp cho cán bộ thư viện có thể nhanh chóng ghi mượn, trả bằng máy đọc mã vạch Có thê tích hợp với các thiết bị ngoại vi khác như thẻ từ, công từ chính
- Thống kê đa dạng:
Vẽ đồ thị về hoạt động lưu thông tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau
như những an pham được mượn nhiều nhất, những bạn đọc, nhóm bạn đọc
mượn nhiều nhất, thỗng kê lượt lưu thông tài liệu theo năm, tháng, ngày - Xử lý ấn phẩm mượn quá hạn:
Phân hệ tự động lên danh sách những ẫn phẩm mượn quá hạn và gửi
thư nhắc nhở qua email hoặc in thư theo mẫu định sẵn theo thời gian biểu quy
định
Phân hệ mượn trả trên Web:
Phân hệ Mượn & trả có chức năng quản lý việc lưu thông ấn phẩm giữa cộng đồng bạn đọc và thư viện và đảm bảo việc thực thi các chính sách của thư viện liên quan đến hoạt động này
Phân hệ Mượn & trả có 3 phần là: Mượn & trả, Bạn đọc và Thống kê và lập lịch Trung tâm TT — TV ĐHKTHN đã áp dụng 2 phần là Mượn & trả và Bạn đọc, còn phần Thống kê và lập lịch thì Trung tâm chưa áp dụng
Muon & tra:
Muon & tra có các chức năng sau:
- Ghi mượn: chức năng Ghi mượn có nhiệm vụ ghi lại những thông tin về việc mượn sách hoặc các ấn phẩm khác trong thư viện của bạn đọc và nó cũng cho phép người ta kiểm tra được số bản rỗi của một cuốn sách hay trạng
thái mượn sách của một bạn đọc
Đề thực hiện chức năng Ghỉ mượn, người sử dụng phải thực hiện các
Trang 39Nhập thẻ của bạn đọc: số thẻ được nhập vào trước hết phải được kiểm
tra lại độ chính xác của thông tin đưa vào Công việc này rất quan trọng vì chương trình cần phải đưa ra được những thông tin sơ bộ về bạn đọc và trạng thái mượn sách của bạn đọc ví dụ: ngày sinh, ngày cấp thẻ, ngày hết hạn thẻ,
số sách được mượn, số sách đã mượn, số sách còn được mượn Những thông tin này giúp cho cán bộ thư viện dễ dàng quyết định bạn đọc có quyền mượn
sách nữa hay không, hay bạn đọc có phải nộp tiền phạt vì sách đã quá hạn hay không?
Nhập mã tài liệu: khi biết bạn đọc có được quyền mượn sách nữa hay
không, người dùng tiếp tục cập nhật thông tin về ấn phẩm mà bạn đọc cần mượn
Ghi mượn: sau khi đã xác định được số thẻ bạn đọc mượn sách và
thông tin về ấn phẩm cần mượn, chương trình sẽ yêu cầu thủ thư xác định một
số thông tin sau: thời điểm mượn, thời điểm trả, hình thức mượn, lượt mượn
Bước cuối cùng sau khi đã xác định đầy đủ những thông số cần thiết cho lượt mượn, cán bộ thư viện sẽ nhấn nút “Ghi mượn” để kết thúc công việc ghi mượn
- Ghi trả: chức năng này có nhiệm vụ ghi nhận việc trả sách, xác định
lại những yêu cầu đặt mượn được đến lượt hay chưa Ngoài ra nó còn có nhiệm vụ lưu lại nhật ký quá trình mượn sách của bạn đọc
Sau khi ấn phẩm được hoàn trả lại cho thư viện, chương trình sẽ cân
đối lại số bản rỗi của ẫn phẩm và những yêu cầu đặt mượn trước sao cho số
bản rỗi phải tương đương với số yêu cầu đặt mượn được đến lượt Những yêu
cầu nào đã đến lượt sẽ được liệt kê trong An pham “Đặt trước” thuộc phân hệ
Tra cứu
Trang 40Tìm và liệt kê xem đối với một cuốn sách nào đó đang được mượn bởi
bạn đọc nào hoặc những cuốn sách nào đang được mượn bởi cùng một bạn
đọc
Liệt kê những cuốn sách đã bị mượn quá hạn
Tra cứu và xử lý các yêu cầu giữ chỗ In ra mẫu thư thông báo sách đã bị quá hạn
- Ai tửng mượn: chức năng này cho phép người dùng khai thắc các thông tin về lịch sử lưu thông của ấn phẩm
Để thực hiện chức năng này, cán bộ nhập vào những thông tin cần tra cứu và thông tin nào không cần dùng thì bỏ trống không nhập, sau đó nhắn nút nhập chương trình sẽ tìm và liệt kê ra những ai đã từng mượn một cuốn
sách nào đó hoặc một bạn đọc nào đó đã từng mượn những cuốn sách nào
- Chính sách lưu thông:
Mỗi một đạng tài liệu trong thư viện, khi tham gia vào quá trình mượn,
trả sách đều phải có một chính sách quy định riêng Chức năng này giúp cho người dùng thiết đặt những chính sách lưu thông ấn phẩm trong thư viện
- Xem và thay đôi dạng tài liệu:
Chức năng này cho phép người dùng xem thông tin chỉ tiết về các mã xếp giá thuộc dạng tài liệu được thiết lập chính sách lưu thông
Để xem những mã xếp giá khác, người dùng có thể nhập các tiêu chí tìm kiếm vào trong phần Tra cứu
Ban đọc:
Phần Bạn đọc có những tính năng sau: - ấn phẩm giữ quá hạn:
- Yêu câu giữ chỗ:
- Khoá thẻ: cung cấp cho người dùng khả năng tạm dừng hoạt động của