khao sat danh gia quy trinh so hoa tai lieu luu tru tai trung tam luu tru lich su tinh son số hóa khao sat danh gia quy trinh so hoa tai lieu luu tru tai trung tam luu tru lich su tinh son ...................................................................................................................................................................
LỜI CẢM ƠN Đầu tiên, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên môn - Cô Phạm Thị Hồng Quyên dạy dỗ, truyền đạt kiến thức quý báu suốt thời gian học tập vừa qua Trong thời gian tham gia lớp học Số hóa tài liệu lưu trữ cơ, tơi có thêm cho nhiều kiến thức bổ ích, tinh thần học tập hiệu quả, nghiêm túc Đây chắn kiến thức quý báu, hành trang để tơi vững bước sau Tơi xin gửi lời cảm ơn chị Vi Thị Oanh- Lữu trữ viên Trung tâm Lưu trũ lịch sử tỉnh Sơn La giúp tơi hồn thành tiểu luận Tuy nhiên, vốn kiến thức nhiều hạn chế khả tiếp thu thực tế nhiều bỡ ngỡ nên tiểu luận cịn nhiều thiếu xót Kính mong thầy, xem xét góp ý để tiểu luận hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tiểu luận thời gian qua Những số liệu kết nghiên cứu trung thực, hoàn toàn thực Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La, không chép nguồn khác Ngồi ra, báo cáo có sử dụng số nguồn tài liệu tham khảo trích dẫn nguồn thích rõ ràng Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm trước mơn, khoa nhà trường cam đoan BẢNG CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt UBND HĐND Cục VTLTNN Viết đầy đủ Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước MỞ ĐẦU Lý chọn đề tàin đề tài tài Trong thời đại cơng nghệ 4.0 việc áp dụng cơng nghệ thông tin vào lĩnh vực, ngành nghề khơng cịn điều xa lạ Có thể thấy phần mềm, công cụ điện tử, thiết bị máy móc,… dần len lỏi có mặt nhiều cơng đoạn quy trình sản xuất, sáng tạo giúp ích phục vụ thỏa mãn nhu cầu người Việc ứng dụng công nghệ thông tin truyền thông hoạt động quan nhà nước, hướng tới phát triển phủ điện tử xu tất yếu, mơ hình phổ biến nhiều quốc gia Những khái niệm công dân số, doanh nghiệp số, văn phịng điện tử, phủ điện tử, thành phố thơng minh trở nên phổ biến, trở thành xu hướng tất yếu Khơng nằm ngồi xu đó, việc xây dựng Chính phủ điện tử Việt Nam có tác động không nhỏ đến lề lối, phương thức làm việc quan, tổ chức Thay ban hành văn bản, tài liệu giấy, quan, tổ chức chuyển sang dùng văn bản, tài liệu điện tử Đặc biệt sau Luật Giao dịch điện tử, Luật Công nghệ thông tin, Luật Lưu trữ … nhiểu văn luật công nhận giá trị văn bản, tài liệu điện tử chữ ký số Có thể nói rằng, văn bản, tài liệu điện tử đời mơt kết tất yếu Chính phủ điện tử Với ưu điểm vượt trội như: chuyển giao dễ dàng, nhanh chóng; tiết kiệm diện tích lưu trữ…, văn bản, tài liệu điện tử thay văn bản, tài liệu truyền thống Tuy nhiên, theo quan điểm nhiều nhà nghiên cứu, văn bản, tài liệu truyển thống khơng bị thay hồn toàn Đối với quan, tổ chức sử dụng văn bản, tài liệu điện tử hệ thống quản lý văn điều hành công việc qua mạng văn bản, tài liệu quan trọng liên quan đến nhân sự, tài đất đai chứa đựng bí mật nhà nước dạng giấy Nhiều quan, tổ chức sử dụng 100% văn bản, tài liệu giấy sau số hóa chúng để cập nhật, quản lý hệ thống quản lý văn điều hành cơng việc qua mạng Đó giai đoạn văn thư, giai đoạn lưu trữ, kết nhiều khảo sát cho thấy phần lớn tài liệu giao nộp vào lưu trữ dạng giấy Do đó, khẳng định văn bản, tài liệu giấy giai đoạn văn thư, lưu trữ quan tổ chức chiếm đa số Có thời kì, “cơn bão giấy” cơng khơng gian làm việc, việc lưu trữ, quản lý, tìm kiếm thơng tin trờ nên khó khăn, nhiều thời gian hơn, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu thực công việc Trước thực tế vậy, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La tổ chức thực dự án số hóa tài liệu lưu trữ, quan thấy rõ lợi ích mà việc số hóa đem lại khối tài liệu lưu trữ nguồn di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt việc xây dựng bảo vệ tổ quốc Việc phục vụ nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La chủ yếu phương pháp truyền thống qua mục lục hồ sơ thẻ tra tìm đưa trực tiếp tài liệu phục vụ Với thực trạng tài liệu nêu trên, việc trực tiếp đưa tài liệu phục vụ dễ làm cho tài liệu mau bị hư hỏng tốn nhiều thời gian, cơng sức Vì vậy, bảo vệ an tồn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ nội dụng quan trọng hoạt động lưu trữ, muốn cần phải áp dụng triệt để biện pháp khoa học kỹ thuật, số hóa giải pháp hiệu Với thực tế nêu trên, lựa chọn vấn đề : “Đánh giá quy trình số hóa tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La ” để làm đề tài nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứum vụ nghiên cứu nghiên cứuu - Khái quát số hóa tài liệu lưu trữ - Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La - Thực trạng, đánh giá quy trình số hóa tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La Đối tượng phạm vi nghiên cứui tượng phạm vi nghiên cứung phạm vi nghiên cứum vi nghiên cứuu Đối tượng nghiên cứu: Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La Phạm vi nghiên cứu Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La Lịch sử nghiên cứuch sử nghiên cứu nghiên cứuu T i Việt Nam, số hóa tài liệu vấn đề tương đối mẻ.t Nam, số hóa tài liệu cịn vấn đề tương đối mẻ hóa tài liệt Nam, số hóa tài liệu cịn vấn đề tương đối mẻ.u vấn đề tương đối mẻ.n vấn đề tương đối mẻ.n đề tương đối mẻ tương đối mẻ.ng đố hóa tài liệu vấn đề tương đối mẻ.i mẻ.i mẻ Qua tìm hiểu, kể tên số đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn,u, có thểu, kể tên số đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn, kểu, kể tên số đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn, tên số đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn,t số hóa tài liệu cịn vấn đề tương đối mẻ đề tương đối mẻ tài nghiên cứu khoa học, luận văn,u khoa học, luận văn,c, luận văn,n văn, viết đăng tạp chí chuyên nghành:t đăng t p chí chuyên nghành: -“ Cơng tác số hóa tài liệu cịn vấn đề tương đối mẻ hóa tài liệt Nam, số hóa tài liệu cịn vấn đề tương đối mẻ.u lưu trữ- nhữ nỗ lực tự thân Lưu trữ- nhữ- nhữ nỗ lực tự thân Lưu trữ nỗ lực tự thân Lưu trữ lực tự thân Lưu trữc tực tự thân Lưu trữ thân Lưu trữa Lưu trữ- nhữ nỗ lực tự thân Lưu trữ Qu ng Ngãi” Lưu trữa H nh Dung Ngọc, luận văn,c Linh năm 2011, T p chí Văn thư Lưu trữ- nhữ nỗ lực tự thân Lưu trữ Việt Nam, số hóa tài liệu cịn vấn đề tương đối mẻ.t Nam, số hóa tài liệu cịn vấn đề tương đối mẻ - “Số hóa tài liệu vấn đề tương đối mẻ hóa tài liệt Nam, số hóa tài liệu vấn đề tương đối mẻ.u- đường hội nhập Lưu trữ kinh tếng hột số đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn,i nhận văn,p Lưu trữa Lưu trữ- nhữ nỗ lực tự thân Lưu trữ nề tương đối mẻ.n kinh tết đăng tạp chí chuyên nghành: tri thứu khoa học, luận văn,c”, Lưu trữa cán bột số đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn, T p chí Văn thư Lưu trữ- nhữ nỗ lực tự thân Lưu trữ Việt Nam, số hóa tài liệu vấn đề tương đối mẻ.t Nam, năm 2019, T p chí Văn thư Lưu trữ- nhữ nỗ lực tự thân Lưu trữ Việt Nam, số hóa tài liệu cịn vấn đề tương đối mẻ.t Nam, số hóa tài liệu cịn vấn đề tương đối mẻ Phương pháp nghiên cứung pháp nghiên cứuu Các phương đối mẻ.ng pháp nghiên cứu khoa học, luận văn,u khoa học, luận văn,c cụ thể sử dụng thểu, kể tên số đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn, sử dụngc sử dụng dụ thể sử dụngng - Phương đối mẻ.ng pháp lịch sửch sử dụng - Phương đối mẻ.ng pháp phân tích chứu khoa học, luận văn,c năng, mô t , hệt Nam, số hóa tài liệu cịn vấn đề tương đối mẻ thố hóa tài liệu cịn vấn đề tương đối mẻ.ng - Phương đối mẻ.ng pháp tổng hơp, khảo sát thực tếng hơng đối mẻ.p, kh o sát thực tự thân Lưu trữc tết đăng tạp chí chuyên nghành: - Phương đối mẻ.ng pháp phân tích - Phương đối mẻ.ng pháp so sánh, đố hóa tài liệu cịn vấn đề tương đối mẻ.i chiết đăng tạp chí chun nghành:u Đây q trình vận văn,n dụ thể sử dụngng phương đối mẻ.ng pháp số đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn,t cách kết đăng tạp chí chuyên nghành:t hợc sử dụngp, đan xen nhằm đạt kết nghiên cứu tốt cho đề tài.m đ t kết đăng tạp chí chuyên nghành:t qu nghiên cứu khoa học, luận văn,u tố hóa tài liệu cịn vấn đề tương đối mẻ.t nhấn đề tương đối mẻ.t cho đề tương đối mẻ tài Kết cấu tiểu luậnt cấu tiểu luậnu tiểu luậnu luậnn Bố cục tiểu luận gồm phần sau: Chương Cơ sở lý luận pháp lý số hóa tài liệu lưu trữ Chương Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La Chương Đánh giá giải pháp nhằm nâng cao cơng tác số hóa Trung tâm Lưu trữ lịch sủ tỉnh Sơn La Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1 Cơng pháp nghiên cứu sở lý luận lý luậnn 1.1.1 Một số khái niệm bảnt sối tượng phạm vi nghiên cứu khái niệm vụ nghiên cứum cơng pháp nghiên cứu bảnn * Khái niệm số hóam số hóa hóa Khoản 18 Điều Luật Công nghệ năm 2006 định nghĩa: “Số hóa việc biến đổi loại hình thơng tin sang thơng tin số” *Khái niệm số hóam số hóa hóa tài liệm số hóau lưu trữu trữ Là trình chuyển đổi liệu vật mang tin khác sang dạng số nhận biết thiết bị số *Khái niệm số hóam tài liệm số hóau lưu trữu trữ số hóa hóa - Khoản Điều Thông tư 02/2019/TT-BNV, tài liệu lưu trữ số hóa tài liệu điện tử tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, xác nội dung tài liệu lưu trữ ký số quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hóa - Chữ ký số: Điều Thơng tư 01/2019/TT-BNV, Chữ ký số quan, tổ chức chữ ký số tạo lập khóa mật tương ứng với chứng thư số cấp cho quan, tổ chức theo quy định pháp luật giao dịch điện tử *Dữ liệm số hóau đặc tảc tả Khoản Thông tư 04/2014/TT-BNV định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ Dữ liệu đặc tả thông tin mơ tả đặc tính liệu nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho trình tìm kiếm truy nhập, quản lý lưu trữ liệu Xây dựng liệu đặc tả công việc xây dựng trường thông tin nội dung trường thông tin mô tả liệu số hóa sở liệu phục vụ tìm kiếm, truy nhập, quản lý lưu trữ liệu *Dữ liệm số hóau đặc tảc tả văn bản, hồ sơa văn bản, hồ sơ sơ Là mô tả nội dung, định dạng, ngữ cảnh, cấu trúc, yếu tố cấu thành văn bản, hồ sơ; Mối liên hệ văn bản, hồ sơ với văn bản, hồ sơ khác; Thông tin ký số văn bản, lịch sử hình thành, sử dụng đặc tính khác nhằm phục vụ trình quản lý, tìm kiếm lưu trữ văn bản, hồ sơ 1.1.2 Quy trình sối tượng phạm vi nghiên cứu hóa tài liệm vụ nghiên cứuu lưu trữ Theo Quyết đăng tạp chí chun nghành:t địch sửnh số hóa tài liệu vấn đề tương đối mẻ 176/2011/-VTLTNN, ngày 21/10/2011, quy trình số hóa tài liệu cịn vấn đề tương đối mẻ hóa sử dụngc thực tự thân Lưu trữc hiệt Nam, số hóa tài liệu vấn đề tương đối mẻ.n theo 12 bưới mẻ.c: Bưu trữớc 1c Giao nhận văn,n vận văn,n chuyểu, kể tên số đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn,n tài liệt Nam, số hóa tài liệu cịn vấn đề tương đối mẻ.u tương đối mẻ nơng đối mẻ.i chuẩn bị tài liệu.n bịch sử tài liệt Nam, số hóa tài liệu cịn vấn đề tương đối mẻ.u Bưu trữớc 1c Chuẩn bị tài liệu.n bịch sử tài liệt Nam, số hóa tài liệu cịn vấn đề tương đối mẻ.u: a) Nhận văn,n tài liệt Nam, số hóa tài liệu cịn vấn đề tương đối mẻ.u; b) Bóc, tách làm phẳng tài liệu;ng tài liệt Nam, số hóa tài liệu cịn vấn đề tương đối mẻ.u; c) Xác địch sửnh đặt tiêu chụp đặc biệt.t tiêu chụ thể sử dụngp đặt tiêu chụp đặc biệt.c biệt Nam, số hóa tài liệu cịn vấn đề tương đối mẻ.t Bưu trữớc 1c Thực tự thân Lưu trữc hiệt Nam, số hóa tài liệu cịn vấn đề tương đối mẻ.n số hóa tài liệu vấn đề tương đối mẻ hóa: a) Nhận văn,n tài liệt Nam, số hóa tài liệu vấn đề tương đối mẻ.u; b) Kh i đột số đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn,ng máy quét, máy tính, thiết đăng tạp chí chuyên nghành:t bịch sử lưu điệt Nam, số hóa tài liệu cịn vấn đề tương đối mẻ.n t o lận văn,p thư mụ thể sử dụngc l ưu nh; c) Thực tự thân Lưu trữc hiệt Nam, số hóa tài liệu cịn vấn đề tương đối mẻ.n số hóa tài liệu vấn đề tương đối mẻ hóa lưu nh Bưu trữớc 1c Chuyểu, kể tên số đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn,n nh từ máy trạm máy chủ máy tr m tương đối mẻ máy chủa Lưu trữ Bưu trữớc 1c Kiểu, kể tên số đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn,m tra số hóa tài liệu vấn đề tương đối mẻ lược sử dụngng, chấn đề tương đối mẻ.t lược sử dụngng nh; quét l i nh chưa đ t u cầu (nếu có).u (nết đăng tạp chí chun nghành:u có) Bưu trữớc 1c Lo i bỏ files ảnh tiêu chụp đặc biệt liệu ảnh màu files nh tiêu chụ thể sử dụngp đặt tiêu chụp đặc biệt.c biệt Nam, số hóa tài liệu cịn vấn đề tương đối mẻ.t dữ- nhữ nỗ lực tự thân Lưu trữ liệt Nam, số hóa tài liệu cịn vấn đề tương đối mẻ.u nh màu đặt tiêu chụp đặc biệt.t tên files nh Bưu trữớc 1c Sao lưu toàn bột số đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn, dữ- nhữ nỗ lực tự thân Lưu trữ liệt Nam, số hóa tài liệu vấn đề tương đối mẻ.u nh đen trắng, liệu ảnh màu sang ổ ng, dữ- nhữ nỗ lực tự thân Lưu trữ liệt Nam, số hóa tài liệu cịn vấn đề tương đối mẻ.u nh màu sang hơp, khảo sát thực tế cứu khoa học, luận văn,ng Bưu trữớc 1c Lận văn,p danh mụ thể sử dụngc thố hóa tài liệu cịn vấn đề tương đối mẻ.ng kê số hóa tài liệu cịn vấn đề tương đối mẻ lược sử dụngng nh theo hồ sơ sơng đối mẻ Bưu trữớc 1c Bàn giao dữ- nhữ nỗ lực tự thân Lưu trữ liệt Nam, số hóa tài liệu cịn vấn đề tương đối mẻ.u nh đen trắng, liệu ảnh màu sang ổ ng cho đơng đối mẻ.n vịch sử ghi phim dữ- nhữ nỗ lực tự thân Lưu trữ liệt Nam, số hóa tài liệu vấn đề tương đối mẻ.u nh màu cho đơng đối mẻ.n vịch sử qu n lý cơng đối mẻ s dữ- nhữ nỗ lực tự thân Lưu trữ liệt Nam, số hóa tài liệu cịn vấn đề tương đối mẻ.u Bưu trữớc 1c 10 Chuyểu, kể tên số đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn,n dữ- nhữ nỗ lực tự thân Lưu trữ liệt Nam, số hóa tài liệu cịn vấn đề tương đối mẻ.u nh màu vào hệt Nam, số hóa tài liệu cịn vấn đề tương đối mẻ thố hóa tài liệu cịn vấn đề tương đối mẻ.ng qu n lý cơng đối mẻ s dữ- nhữ nỗ lực tự thân Lưu trữ liệt Nam, số hóa tài liệu vấn đề tương đối mẻ.u Bưu trữớc 1c 11 Vận văn,n chuyểu, kể tên số đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn,n bàn giao tài liệt Nam, số hóa tài liệu vấn đề tương đối mẻ.u cho kho b o qu n Bưu trữớc 1c 12 Lận văn,p hồ sơ sơng đối mẻ tương đối mẻ việt Nam, số hóa tài liệu cịn vấn đề tương đối mẻ.c số hóa tài liệu cịn vấn đề tương đối mẻ hóa phơng/khố hóa tài liệu cịn vấn đề tương đối mẻ.i tài liệt Nam, số hóa tài liệu vấn đề tương đối mẻ.u 1.1.3 Đặc điểm tài liệu lưu trữ số hóac điểu luậnm tài liệu lưu trữ số hóaa tài liệm vụ nghiên cứuu lưu trữ sối tượng phạm vi nghiên cứu hóa - Đặc điểm chung: + Nội dung tài liệu lưu trữ số hóa chứa đựng thơng tin khứ + Tài liệu lưu trữ số hóa với việc quy định phải có chữ ký số quan, tổ chức để xác định tính xác thực tính tồn vẹn tài liệu lưu trữ suốt q trình số hóa, lưu, chuyển giao từ sở liệu đến thiết bị khác + Quản lý tài liệu lưu trữ số hóa quan, tổ chức quản lý bảo quản đặc biệt lưu trữ lịch sử Trung tâm Lưu trữ Quốc gia số hóa tài liệu lưu trữ phục vụ cho khai thác sử dụng - Đặc điểm đặc thù: + Tài liệu lưu trữ số hóa: thơng tin số hóa tài liệu lưu trữ thông tin mã hóa dạng dãy số nhị phân + Bản số hóa tài liệu lưu trữ lưu giữ mơi trường điện tử để thác sử dụng phải cần đến phần mềm (chương trình tương ứng để đọc) + Bản số hóa tài liệu lưu trữ từ lúc tạo lập kết thúc vịng đời khơng tách rời sở liệu + Các số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản vĩnh viễn + Bản số hóa tài liệu lưu trữ đảm bảo tính tồn vẹn, đầy đủ tài liệu lưu trữ gốc + Các số hóa tài liệu lưu trữ làm giảm chi phí vận hành quản lý hiệu lại cao 1.1.4 Mụ nghiên cứuc đích, ý nghĩa tài liệu lưu trữ số hóaa sối tượng phạm vi nghiên cứu hóa tài liệm vụ nghiên cứuu lưu tr ữ * Góp phần kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ, bảo quản an toàn tài liệu gốc Việc số hóa tài liệu lưu trữ có vai trị góp phần kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ tài liệu lưu trữ có nguy bị hỏng, đưa khai thác sử dụng với tần suất lớn Số hóa tài liệu lưu trữ giúp kéo dài tuổi thọ bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ gốc Đây giải pháp quy trình bảo quản bảo hiểm tài liệu lưu trữ mà lâu, quan quản lý ngành lưu trữ trăn trở * Thống biện pháp bảo quản liệu Đồng loại hình tài liệu, với phương pháp quản lý tài liệu lưu trữ truyền thống, phải bảo quản tài liệu với vật mang tin loại hình tài liệu lưu trữ riêng, như: tài liệu giấy, tài liệu phim ảnh, phim điện ảnh, tài liệu ghi âm , chế độ bảo quản tài liệu chế độ nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng khác nhau; thiết bị phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu khác Nhưng với liệu số, loại trừ hầu hết khác biệt đó, tạo thuận lợi cho người sử dụng *Giảm tải không gian giữ liệu vật lý Tài liệu lưu trữ số hóa tiết kiệm khơng gian lưu giữ, tài liệu cần số hóa phần mềm lưu giữ *Hạn chế tình trạng quan liêu thủ tục hành Khi số hóa, tài liệu lưu trữ tiết kiệm hạn chế quan liêu giấy tờ, lưu phục hồi tài liệu sau thảm họa không lường trước dễ dàng *Hỗ trợ quy trình giải cơng việc, nâng cao xuất lao động Q trình giải cơng việc hàng ngày thuận lợi tài liệu số hóa giúp cán bộ, cơng chức, viên chức thực thao tác tìm kiếm văn bản, tài liệu hệ thống, phần mềm nhanh chóng từ giúp nâng cao xuất lao động *Nâng cao khả truy cập khai thác sử dụng Số hóa tài liệu lưu trữ giúp truy cập, tìm kiếm thơng tin nhanh chóng Cùng lúc nhiều người sử dụng tài liệu; Và người khai thác nhiều tài liệu 1.1.5 Nguyên tắc việc số hóa tài liệuc tài liệu lưu trữ số hóaa việm vụ nghiên cứuc sối tượng phạm vi nghiên cứu hóa tài liệm vụ nghiên cứuu * Nguyên tắc tính giá trịc tính giá trị tính giá trị Về nguyên tắc ưu tiên số hóa tài liệu có giá trị cao kho * Ngun tắc tính giá trịc số hóa hóa theo nhu cầu sử dụngu sử dụng dụngng Ưu tiên lựa chọn để số hóa tài liệu lưu trữ theo tỷ lệ khai thác sử dụng cao người dùng Vì tài liệu khai thác sử dụng nhiều việc đưa khai thác sử dụng nhiều nhiều ảnh hưởng đến tuổi thọ tài liệu lưu trữ Muốn kéo dài tuổi thọ đảm bảo giá trị tài liệu lưu trữ vĩnh viễn số hóa biện pháp cần làm * Nguyên tắc tính giá trịc tính giá trị tính mở (chế độ sử dụng) (chế độ sử dụng) độ sử dụng) sử dụng dụngng) Ưu tiên tiến hành lựa chọn số hóa cho tài liệu lưu trữ có khả mở Mức độ mật tài liệu lưu trữ nhân tố chủ yếu ảnh hưởng đến tính mở Ở cấp độ mật khác nhau, phạm vi khai thác, sử dụng mức độ khai thác sử dụng khác Khi tiến hành số hóa, cần ưu tiên lựa chọn để tiến hành số hóa loại tài liệu lưu trữ giải mật nhằm cung cấp kịp thời cho người dùng khai thác sử dụng Với tài liệu lưu trữ công khai hạn chế tạm thời cấp mật, tạm thời chưa số hóa, đồng thời kịp thời tiến hành kiểm định với tài liệu hết thời hạn bảo quản * Nguyên tắc tính giá trịc tính giá trị tính đặc tảc sắc tính giá trịc Ưu tiên tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ đặc sắc kho Đó tài liệu tiêu biểu, đặc trưng mà kho lưu trữ có Ví dụ: Tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I số hóa tồn khối tài liệu Châu Triều Nguyễn, địa bạ Triều Nguyễn, Nha Kinh lược Bắc Kỳ, Nha huyện Thọ Xương phông tài liệu lưu trữ tiếng Pháp với số lượng lên tới 6,5 triệu trang văn 1.1.5 Yêu cầu số hóa tài liệu lưu trữu tài liệu lưu trữ số hóaa sối tượng phạm vi nghiên cứu hóa tài liệm vụ nghiên cứuu lưu trữ Để đảm bảo chất lượng tài liệu lưu trữ số hóa, đáp ứng mục đích số hóa, số hóa tài liệu lưu trữ phải đảm bảo yêu cầu sau: * Tính quy phạmm Yêu cầu tính quy phạm phải số hóa phương pháp, kỹ thuật, cách thức văn tiêu chuẩn theo quy định hành Nhà nước