GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH ATOTECH VIỆT NAM
Quá trình hình thành và phát triển
1.1.1 Giới thiệu sơ lược về tập đoàn Atotech
Atotech là một công ty thuộc ngành hóa chất của tập đoàn dầu khí Total (Pháp), một trong những tập đoàn hàng đầu thế giới trong lĩnh vực hóa dầu và hóa chất Được hình thành từ sự sáp nhập của TotalFinal và Elf Aquitaine, Atotech tận dụng nguồn lực và lợi ích từ sản xuất, nghiên cứu, phát triển và hệ thống phân phối mạnh mẽ của tập đoàn lớn này.
Atotech được thành lập vào năm 1993 tại Berlin, Đức, với nguồn gốc từ bộ phận mạ điện ra đời năm 1901, sản xuất muối lưu trữ kim loại mang thương hiệu Trisalyt Năm 1951, Schering AG thiết lập bộ phận mạ điện tại Feucht, hiện là nhà máy sản xuất chính của Atotech Năm 1994, Schering AG bán bộ phận này cho ELF Atochem, sau đó sáp nhập với Harshaw M&T để thành lập Atotech Đức Hiện nay, Atotech là nhà lãnh đạo toàn cầu trong lĩnh vực hóa chất xi mạ, thiết bị và dịch vụ cho bảng mạch in, sản xuất chất nền và chất bán dẫn, cũng như hoàn thiện bề mặt trang trí và chức năng.
Atotech đã phát triển năng lực mạnh mẽ trong hai lĩnh vực kinh doanh chính: sản xuất bo mạch in điện tử (ELT) và hoàn thiện bề mặt kim loại (GMF) Cả hai bộ phận đều mang đến kinh nghiệm sâu rộng và hiểu biết thị trường, cung cấp các giải pháp tiên tiến đáp ứng nhu cầu cụ thể Hơn nữa, Atotech còn cung cấp quy trình công nghệ hóa học và thiết bị cho ngành sản xuất bo mạch điện tử, linh kiện bán dẫn, cũng như ngành hoàn thiện bề mặt trang trí và chức năng.
Atotech nhận thức rõ rằng mỗi doanh nghiệp có những đặc thù riêng, do đó công ty đã tiến hành nghiên cứu và phát triển để cung cấp dịch vụ địa phương tối ưu Với mạng lưới Tech-Center toàn cầu, Atotech có 3 trung tâm vùng, dịch vụ bán hàng tại hơn 40 quốc gia và 5 vùng lãnh thổ, cùng với 18 trung tâm kỹ thuật, 17 nhà máy sản xuất và các công ty con trên toàn thế giới, tạo thành đội ngũ hơn 4.000 nhân viên Tập đoàn Atotech đã thành công trong việc kết hợp các khả năng độc đáo với thiết bị công nghệ tiên tiến và đội ngũ chuyên gia dày dạn kinh nghiệm.
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Atotech Việt Nam Để thực hiện được mục tiêu cung cấp dịch vụ địa phương tốt nhất, Atotech đã có mặt tại Việt Nam từ năm 2004 với hình thức là đặt văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh Mãi sau năm năm, vào ngày 5 tháng 1 năm 2009 thì Công ty TNHH Atotech Việt Nam chính thức được thành lập với giám đốc công ty là ông Khajorn Phongnarin
Atotech là một tập đoàn quốc tế hoạt động tại hơn 40 quốc gia, cung cấp dịch vụ địa phương hàng đầu trong các ngành công nghiệp trọng điểm toàn cầu.
Hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong quản lý mua hàng tại Công ty TNHH Atotech Việt Nam Việc áp dụng ERP giúp tối ưu hóa quy trình mua sắm, nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu chi phí Công ty Atotech Việt Nam sử dụng hệ thống ERP để theo dõi và quản lý các giao dịch mua hàng, từ đó cải thiện khả năng dự báo và lập kế hoạch Điều này không chỉ tăng cường tính minh bạch trong quản lý mà còn hỗ trợ quyết định nhanh chóng và chính xác hơn trong các hoạt động kinh doanh.
Công ty TNHH Atotech Việt Nam tiếp tục khẳng định vị thế là nhà cung cấp hàng đầu về hóa chất và công nghệ trong ngành xi mạ, phục vụ chủ yếu cho thị trường nội địa và khu chế xuất Đặc biệt, công ty đã xây dựng mối quan hệ bền vững với nhiều khách hàng lớn tại Việt Nam, bao gồm Samsung Electronics Việt Nam, Fujitsu Việt Nam và Thiện Mỹ.
Thông tin đăng kí doanh nghiệp
Tên pháp lý của công ty: Công ty TNHH Atotech Việt Nam (gọi tắt là Atotech Việt Nam)
- Tên tiếng Anh : Atotech Vietnam Co., Ltd
- Loại hình công ty : 100% vốn nước ngoài
- Địa chỉ trụ sở chính tại miền Nam : Tầng 5 ,tòa nhà Hải Âu, 39B Trường Sơn, phường 4, quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh
- Địa chỉ văn phòng đại diện tại miền Bắc: Tầng 2, tòa nhà VPI, đường Trung Kính, phường Yên Hòa, quận Cầu Giấy, Hà Nội
Hình 1.1 Logo công ty TNHH Atotech Việt Nam
Cơ cấu tổ chức bộ máy
Hiện nay, công ty TNHH Atotech Việt Nam đang được tổ chức như sơ đồ sau đây:
Hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong quản lý mua hàng tại Công ty TNHH Atotech Việt Nam Việc áp dụng ERP giúp tối ưu hóa quy trình mua sắm, nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu chi phí Hệ thống này cung cấp thông tin chính xác và kịp thời, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả Nhờ vào ERP, Atotech có thể theo dõi tình hình tồn kho, quản lý nhà cung cấp và cải thiện mối quan hệ với khách hàng Từ đó, công ty không chỉ tăng cường khả năng cạnh tranh mà còn phát triển bền vững trong thị trường hiện nay.
Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Atotech Việt Nam
Nguồn: Bộ phận Hành chính – Nhân sự - Công ty TNHH Atotech Việt Nam
Mỗi bộ phận đảm nhận các nhiệm vụ và chức năng khác nhau trong tổ chức:
Giám đốc công ty TNHH Atotech Việt Nam, được chọn bởi tập đoàn Atotech toàn cầu, chịu trách nhiệm quản lý hoạt động kinh doanh tại địa phương Vai trò của giám đốc không chỉ là tạo cầu nối giữa các công ty con trong tập đoàn mà còn bao gồm việc trình bày báo cáo về phương hướng phát triển kinh doanh cho Tổng giám đốc Để đảm bảo doanh thu và tăng trưởng bền vững, mọi kế hoạch, chính sách, chiến lược và quy định tài chính đều phải được giám đốc phê duyệt.
Bộ phận Cung ứng đảm nhận trách nhiệm toàn diện về hoạt động mua hàng, ngoại trừ các sản phẩm văn phòng phẩm do bộ phận Hành chính - Nhân sự quản lý Họ cũng có nhiệm vụ quản lý, vận hành và tối ưu hóa chuỗi cung ứng của công ty, đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
Một số nhiệm vụ cụ thể bao gồm:
- Phối hợp cùng bộ phận Kinh doanh hoạch định kế hoạch mua hàng theo từng tháng
Thực hiện quy trình nhập khẩu hàng hóa, bao gồm hóa chất và thiết bị điện tử, từ các công ty con trong tập đoàn.
- Quản lý hệ thống kho bãi, kiểm soát tồn kho và điều phối hoạt động giao hàng
- Thường xuyên lập báo cáo tình hình hoạt động của chuỗi cho giám đốc công ty
Bộ phận Tài chính & IT có vai trò quan trọng trong việc tổng hợp, phân tích và đánh giá hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời lập báo cáo định kỳ về tình hình tài chính, công nợ khách hàng và tài sản quản lý Qua đó, bộ phận này hỗ trợ giám đốc công ty trong việc xây dựng các chiến lược phát triển kinh doanh tương lai Ngoài ra, quản trị rủi ro, xử lý tình huống khẩn cấp về tài chính và kiểm soát hoạt động kinh doanh theo quy định pháp luật cũng là những ưu tiên hàng đầu Để đảm bảo hệ thống ERP hoạt động hiệu quả, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các chức năng trong bộ phận.
Bộ phận Tài chính & IT
Bộ phận Hành chính - Nhân sự
GMF Phòng thí nghiệm ELT
Hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong quản lý mua hàng tại Công ty TNHH Atotech Việt Nam, với sự hỗ trợ từ bộ phận IT Nhân viên IT có nhiệm vụ duy trì kết nối mạng và đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối cho hệ thống dữ liệu nội bộ Họ cũng hỗ trợ nhân viên công ty giải quyết các vấn đề liên quan đến phần mềm và xử lý sự cố ảnh hưởng đến hệ thống mạng.
Bộ phận Hành chính – Nhân sự có vai trò quan trọng trong việc xây dựng cấu trúc nhân sự phù hợp với chính sách phát triển của công ty Bộ phận này kiểm soát các chính sách về lương, thưởng, bảo hiểm xã hội và chi phí công đoàn theo quy định của Nhà nước Ngoài ra, Hành chính – Nhân sự còn phụ trách tuyển dụng nhân sự, quản lý cơ sở vật chất tại văn phòng, tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho nhân viên, cũng như tổ chức các sự kiện và hoạt động team-building.
• Bộ phận Kinh doanh (Business department): bao gồm 2 nhóm kinh doanh và phòng thí nghiệm
Nhóm kinh doanh hóa chất hoàn thiện bề mặt kim loại (GMF) chuyên trách phục vụ khách hàng trong lĩnh vực mạ tổng quát, với mục tiêu đạt doanh thu cao và báo cáo kết quả hoạt động cho Giám đốc Nhiệm vụ quan trọng của nhóm là hỗ trợ khách hàng áp dụng công nghệ xi mạ mới, xây dựng mối quan hệ bền chặt Nhân viên nhóm cung cấp số liệu dự báo nhu cầu hàng tháng để bộ phận Cung ứng có kế hoạch mua hàng phù hợp, đảm bảo hàng tồn kho an toàn Ngoài ra, nhóm thường xuyên tổ chức hội thảo về công nghệ xi mạ và triển khai chương trình khuyến mãi để thu hút khách hàng.
Bộ phận Kinh doanh thiết bị xi mạ bo mạch điện tử (ELT) chuyên cung cấp dịch vụ cho các công ty lớn trong lĩnh vực điện tử như Samsung Electronics Việt Nam và Fujitsu Việt Nam, cùng một số công ty nhỏ khác Nhiệm vụ của bộ phận này là tư vấn và chào bán thiết bị cũng như phụ kiện thay thế cho dây chuyền xi mạ điện Nhân viên thường xuyên đến tận cơ sở sản xuất của khách hàng để thực hiện nâng cấp, bảo trì và phục hồi thiết bị.
Hiện tại, phòng thí nghiệm tại Atotech Việt Nam chưa phát triển mạnh mẽ và được tích hợp vào bộ phận Kinh doanh, dưới sự quản lý của trưởng bộ phận này Nhân viên phòng thí nghiệm có nhiệm vụ thực hiện các thí nghiệm trên mẫu sản phẩm từ khách hàng theo chỉ đạo của trưởng bộ phận Kinh doanh, với mục tiêu tìm ra giải pháp công nghệ xi mạ hiệu quả nhất Đồng thời, họ cũng phải đảm bảo an toàn cho bản thân và toàn thể nhân viên khi sử dụng hóa chất nguy hiểm, tuân thủ đúng quy định của Atotech.
Quy mô hoạt động của công ty
Số lượng nhân viên khoảng 42 người: 18 nữ và 24 nam với 2/3 nhân viên làm việc ở trụ sở
Hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong quản lý mua hàng tại Công ty TNHH Atotech Việt Nam, với trụ sở chính đặt tại TP Hồ Chí Minh và một phần ba nhân viên làm việc tại chi nhánh văn phòng đại diện tại Hà Nội Việc áp dụng ERP giúp tối ưu hóa quy trình mua sắm, nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo tính chính xác trong quản lý tồn kho Hệ thống này không chỉ cải thiện khả năng theo dõi đơn hàng mà còn hỗ trợ ra quyết định kịp thời, góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty.
Tại Việt Nam, ngành học về hóa chất và thiết bị điện tử chủ yếu thu hút nam sinh, dẫn đến việc bộ phận bán hàng của Atotech Việt Nam, chuyên về mạ kim loại và thiết bị điện tử, 100% là nam giới Ngược lại, nhân viên nữ thường làm việc trong các bộ phận như Cung ứng, kế toán, và hành chính – nhân sự Cơ cấu lao động này phản ánh sự phù hợp với lĩnh vực sản phẩm hóa chất và thiết bị điện tử của công ty.
1.4.2 Cơ sở vật chất kỹ thuật
Atotech Việt Nam cam kết cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng trong lĩnh vực xi mạ điện bằng cách thiết lập hai phòng thí nghiệm tại mỗi trụ sở Các phòng thí nghiệm được trang bị đầy đủ máy móc và thiết bị, phục vụ cho hoạt động thí nghiệm và phân tích công nghệ xi mạ trên từng sản phẩm mẫu của khách hàng.
Ngoài ra, Atotech Việt Nam còn thuê 02 kho chứa hàng lớn nhằm đảm bảo tính sẵn có của hàng hóa:
- Kho ở Bắc Ninh: kho Schenker Việt Nam Co.,Ltd, nhà kho Mapletree, lô số 4, số 1, đường số 6, KCN VSIP, thị xã Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh
- Kho ở Đồng Nai: kho ICD Tân Cảng Long Bình (Kho 9A), Kho DHL, số 10, Phan Đăng Lưu, Bùi Văn Hòa, KP7 Long Bình, TP Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai.
Sản phẩm, dịch vụ và các lĩnh vực liên quan
Trong 4 nhóm sản phẩm của tập đoàn, thì Atotech Việt Nam đã chọn kinh doanh hai nhóm sản phẩm chính tại thị trường Việt Nam sau đây:
ELT cung cấp các hóa chất và thiết bị công nghệ tiên tiến cho dây chuyền xi mạ bo mạch điện tử, mang đến những giải pháp tối ưu cho ngành công nghiệp điện tử.
- Chức năng sơn điện tử
GMF (Hoàn thiện bề mặt kim loại) cung cấp hóa chất và giải pháp công nghệ toàn diện cho ngành công nghiệp hoàn thiện bề mặt sản phẩm, phục vụ nhiều lĩnh vực như ô tô, xây dựng, truyền thông, vệ sinh, hàng tiêu dùng và đồ nội thất Trong số các giải pháp công nghệ xi mạ hàng đầu, GMF nổi bật với những sản phẩm chất lượng và hiệu quả cao.
Hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong quản lý mua hàng tại Công ty TNHH Atotech Việt Nam Việc áp dụng ERP giúp tối ưu hóa quy trình mua sắm, nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu chi phí Hệ thống này cho phép theo dõi và quản lý các đơn hàng một cách chính xác, từ đó cải thiện khả năng ra quyết định Thêm vào đó, ERP hỗ trợ tích hợp thông tin giữa các phòng ban, tạo ra sự đồng bộ và minh bạch trong quy trình làm việc Nhờ vào những lợi ích này, Atotech Việt Nam có thể nâng cao năng lực cạnh tranh và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của thị trường.
- Lớp phủ bảo vệ chống ăn mòn
- Mạ trên nhựa / sơn trang trí
- Lớp phủ trên áo chống nước
Các sản phẩm cũng như dịch vụ của Công ty TNHH Atotech Việt Nam trong các lĩnh vực công nghiệp có vai trò như sau:
Với sự phát triển của ngành công nghiệp ô tô, sản phẩm hóa chất xi mạ của Atotech Việt Nam không chỉ tạo nên vẻ đẹp bắt mắt cho các phương tiện vận tải mà còn bảo vệ chúng khỏi tác động ăn mòn từ môi trường Công nghệ xử lý bề mặt của Atotech được áp dụng cho nhiều loại vật liệu như nhôm, sắt, thép, và cả trên bề mặt sản phẩm nhựa.
Atotech Việt Nam chuyên cung cấp hóa chất xi mạ trang trí cho nhiều loại sản phẩm gia dụng, từ đơn giản đến phức tạp Các sản phẩm nổi bật bao gồm máy tính, điện thoại, thiết bị nhà bếp và thiết bị truyền dẫn sóng.
• Ứng dụng cho sản phẩm gia dụng:
Sản phẩm gia dụng được sản xuất từ nhiều ngành công nghiệp như thiết bị vệ sinh, đồ trang sức và thiết bị nội thất, tạo ra thách thức cho Atotech Việt Nam trong việc đáp ứng các yêu cầu đặc trưng của từng lĩnh vực.
Triết lý kinh doanh
Atotech Việt Nam cam kết trở thành nhà cung cấp hàng đầu trong ngành công nghiệp hóa chất và thiết bị, cung cấp giải pháp công nghệ tiên tiến về xi mạ điện Chúng tôi không ngừng nỗ lực đổi mới công nghệ để mang lại giải pháp sản xuất tối ưu hơn cho khách hàng, vượt trội hơn so với các đối thủ cạnh tranh.
Atotech Việt Nam cam kết hỗ trợ khách hàng tối ưu hóa hiệu suất trong ngành công nghiệp thông qua công nghệ xi mạ bảo vệ môi trường tiên tiến Sứ mệnh của Atotech là dẫn đầu trong xu hướng chuyển đổi sang công nghệ xi mạ xanh, góp phần vào sự phát triển bền vững của ngành xi mạ điện.
Hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong quản lý mua hàng tại Công ty TNHH Atotech Việt Nam Việc áp dụng ERP giúp tối ưu hóa quy trình mua sắm, nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu chi phí Hệ thống này cho phép theo dõi và kiểm soát nguồn hàng một cách chính xác, từ đó cải thiện khả năng ra quyết định Bên cạnh đó, ERP còn hỗ trợ tích hợp thông tin giữa các bộ phận, tạo ra sự đồng bộ trong hoạt động kinh doanh Sự triển khai hiệu quả hệ thống ERP không chỉ nâng cao năng lực cạnh tranh mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của Atotech Việt Nam.
Đối thủ cạnh tranh
Bảng 1.1 Các đối thủ cạnh tranh của Atotech Việt Nam
Nguồn: Bộ phận Kinh doanh – Công ty TNHH Atotech Việt Nam
Tất cả các đối thủ của Atotech Việt Nam hoạt động trong nhiều lĩnh vực công nghiệp, ngoại trừ Ethone, công ty chuyên sâu về mạ chức năng và mạ trang trí Atotech Việt Nam có các đối thủ riêng cho từng dòng sản phẩm, nhưng xi mạ điện là lĩnh vực kinh doanh chủ chốt của công ty Với việc quản lý tất cả các sản phẩm từ phân khúc thấp đến cao, Atotech Việt Nam gần như không có đối thủ trong lĩnh vực này Công ty Okuno từ Nhật Bản là đối thủ cạnh tranh trực tiếp nhất với Atotech Việt Nam, nhờ vào mối quan hệ tốt với các khách hàng lớn nhỏ trong khu vực.
Kết quả hoạt động kinh doanh
Trong suốt 10 năm hoạt động tại Việt Nam, Atotech Việt Nam đã ghi nhận sự tăng trưởng ấn tượng, với những con số doanh thu, chi phí và lợi nhuận ổn định qua từng năm từ 2014 đến 2018, như thể hiện trong bảng tổng kết dưới đây.
Bảng 1.2 Doanh thu - chi phí - lợi nhuận của Công ty TNHH Atotech Việt Nam trong giai đoạn 2014-2018
Nguồn: Bộ phận Tài chính & IT – Công ty TNHH Atotech Việt Nam
Công ty Quốc gia Lĩnh vực
Okuno Nhật Bản Xử lý bề mặt kim loại
Ethone Hoa kỳ Mạ chức năng, mạ trang trí
Dipsol Nhật Bản Mạ kim loại
Daliang Trung Quốc Xi mạ
Hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong quản lý mua hàng tại Công ty TNHH Atotech Việt Nam Việc áp dụng ERP giúp tối ưu hóa quy trình mua sắm, nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu chi phí Hệ thống này cho phép theo dõi và quản lý thông tin hàng hóa một cách chính xác, từ đó hỗ trợ ra quyết định kịp thời và chính xác hơn Ngoài ra, ERP còn giúp cải thiện khả năng giao tiếp giữa các bộ phận trong công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phối hợp và chia sẻ thông tin Sự tích hợp của ERP trong quản lý mua hàng không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty.
Biểu đồ 1.1 Doanh thu - chi phí - lợi nhuận trước và sau thuế của Công ty TNHH Atotech Việt Nam trong giai đoạn năm 2014-2018
Nguồn: Bộ phận Tài chính & IT – Công ty TNHH Atotech Việt Nam
Báo cáo doanh thu, chi phí và lợi nhuận của Công ty TNHH Atotech Việt Nam trong giai đoạn 2014 - 2018 cho thấy sự biến động đáng kể trong tốc độ tăng trưởng của công ty.
Công ty luôn hướng tới mục tiêu phát triển bền vững và lâu dài, áp dụng các chiến lược phù hợp với xu hướng thị trường và định hướng từ tập đoàn Atotech Doanh thu từ năm 2016 đến 2018 đã có sự tăng trưởng mạnh mẽ, đặc biệt năm 2018 ghi nhận mức tăng 66,1% so với năm 2016 Kết quả kinh doanh năm 2017 cho thấy sự gia tăng đáng kể về doanh thu và lợi nhuận, nhờ vào nguồn thu từ các khách hàng lớn như TNHH Samsung Electronics Việt Nam (doanh thu 147,121,284,145 đồng), công ty TNHH Fujitsu Việt Nam (125,152,385,914 đồng) và công ty TNHH Thiện Mỹ (20,467,397,558 đồng).
Giai đoạn 2016 – 2018, chi phí của công ty tăng theo doanh số bán ra Để tăng lợi nhuận, Tập đoàn sẽ cắt giảm chi phí trong những năm tới Từ năm 2019, Atotech Việt Nam sẽ tập trung vào quản trị chi phí nhằm phát triển theo đúng kế hoạch của Tập đoàn.
Lợi nhuận sau thuế của Atotech Việt Nam trong giai đoạn 2016 – 2017 đã có sự gia tăng, tuy nhiên, chi phí phát sinh vẫn ở mức cao, dẫn đến tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu chưa có dấu hiệu cải thiện Theo biểu đồ 1.1, công ty đang đối mặt với xu hướng chững lại trong mức tăng lợi nhuận.
Doanh thu Chi Phí Lợi nhuận trước thuế Lợi nhuận sau thuế
Hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong quản lý mua hàng tại Công ty TNHH Atotech Việt Nam Việc áp dụng ERP giúp tối ưu hóa quy trình mua sắm, nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu chi phí Hệ thống này cung cấp thông tin chính xác và kịp thời, hỗ trợ quyết định mua hàng thông minh hơn Ngoài ra, ERP còn giúp cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp và tăng cường khả năng theo dõi đơn hàng Từ đó, Công ty TNHH Atotech Việt Nam có thể nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Thuận lợi và khó khăn
Atotech Việt Nam là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực hóa chất, với nguồn nguyên liệu chủ yếu được nhập khẩu từ các công ty trong hệ thống Atotech tại nhiều quốc gia như Hàn Quốc, Đức, Trung Quốc và Thái Lan Công ty áp dụng các công nghệ xanh từ các trung tâm nghiên cứu của tập đoàn, góp phần phát triển ngành xi mạ điện đồng và nâng cao ý thức bảo vệ môi trường, từ đó chiếm được lòng tin của khách hàng Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực hóa chất xi mạ, có khả năng giao tiếp đa ngôn ngữ, đặc biệt có hai nhân viên chăm sóc khách hàng gốc Hàn Quốc, phục vụ cho việc trao đổi thông tin với các khách hàng lớn như công ty TNHH Samsung Electronics Việt Nam.
Cấu trúc nhân sự theo chiều dọc giúp quản lý nhân viên một cách rõ ràng và thống nhất, với quy trình phê duyệt từ cấp trên Giám đốc và trưởng phòng có thể linh hoạt làm việc từ xa, vẫn giám sát hiệu quả nhân viên thông qua hệ thống công nghệ thông tin của công ty.
Sự chủ động hỗ trợ kỹ thuật từ các chuyên gia của tập đoàn, cùng với sự hợp tác chặt chẽ với các đối tác trong và ngoài nước, đã góp phần quan trọng vào thành công của Atotech Việt Nam.
Hóa chất là hàng hóa đặc thù, yêu cầu nhiều chứng từ khi nhập khẩu cùng với quy định nghiêm ngặt về đóng gói, vận chuyển và bảo quản Những yêu cầu này dẫn đến chi phí cao, làm tăng giá thành sản phẩm và giảm tính cạnh tranh so với các đối thủ.
Atotech Việt Nam không sản xuất mà chỉ nhập khẩu hóa chất từ các công ty trong tập đoàn, sau đó bán lại cho khách hàng Quá trình vận chuyển này tốn nhiều thời gian và chi phí, gây khó khăn trong việc đảm bảo tính sẵn có của sản phẩm để đáp ứng nhu cầu cao của khách hàng Việc lưu kho hóa chất nhằm cải thiện điểm yếu này cũng gặp nhiều khó khăn về quản lý kho và rủi ro hàng hóa hết hạn sử dụng.
Tỷ giá hối đoái biến động thường xuyên ảnh hưởng đến sự ổn định trong giao dịch mua bán hóa chất giữa các công ty trong tập đoàn Atotech Phương thức nhập khẩu theo hình thức giao hàng tại xưởng (Ex-work, incoterm 2010) dẫn đến chi phí ngoại tệ cao cho Atotech Việt Nam Một thay đổi nhỏ trong tỷ giá có thể gây ra tổn thất đáng kể trong chi phí mua hàng.
Hoạt động kinh doanh hóa chất tại Việt Nam phải tuân theo những quy định pháp luật phức tạp, gây khó khăn cho các công ty trong việc chuẩn bị và đảm bảo tuân thủ Thêm vào đó, các thủ tục Hải quan thường là nguyên nhân chính dẫn đến sự chậm trễ trong việc thông quan hàng hóa nhập khẩu.
Hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong quản lý mua hàng tại Công ty TNHH Atotech Việt Nam Nó giúp tối ưu hóa quy trình mua sắm, nâng cao hiệu quả và giảm thiểu chi phí Bằng cách tích hợp thông tin và tự động hóa các bước trong quy trình, hệ thống ERP hỗ trợ công ty theo dõi và quản lý nguồn cung một cách hiệu quả Ngoài ra, việc áp dụng ERP còn giúp cải thiện khả năng ra quyết định nhờ vào dữ liệu chính xác và kịp thời Từ đó, Atotech Việt Nam có thể nâng cao năng lực cạnh tranh và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG ERP TRONG QUẢN LÝ
Giới thiệu về hệ thống ERP tại công ty TNHH Atotech Việt Nam
2.1.1 SAP Logon 750 và các chức năng:
2.1.1.1 Giới thiệu về SAP Logon 750
SAP, viết tắt của System Application Programing, là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) nổi tiếng do tập đoàn công nghệ hàng đầu của Đức phát triển Sau hơn 47 năm hoạt động, SAP đã phục vụ hơn 413.000 khách hàng sử dụng hệ thống ERP Hiện tại, SAP cung cấp nhiều phiên bản khác nhau, bao gồm SAP S/4HANA, SAP S/4HANA Cloud và SAP Business One.
SAP Logon 750 là phiên bản phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp của SAP, Đức, cung cấp nhiều chức năng hữu ích cho quản lý doanh nghiệp.
- Và một số chức năng khác tùy thuộc vào đặc tính của từng công ty yêu cầu thêm
Nguồn: Phần mềm SAP là gì? < https://giacat.vn/vi/11115/phan-mem-erp-la-gi/> [Ngày truy cập: 20 tháng 8 năm 2019]
SAP Logon 750 được thiết kế phát triển theo cấu trúc phân hệ (module) Phần mềm có hơn
15 phân hệ được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa các quy trình liên quan đến các bộ phận như tài chính, bán hàng và nhân sự Chi phí triển khai hệ thống không chỉ bao gồm chi phí ban đầu mà còn phụ thuộc vào số lượng tài khoản người dùng, vì mỗi tài khoản cần phải mua bản quyền sử dụng từ hệ thống.
Giao diện SAP Logon 750 rất thân thiện và dễ sử dụng, hoàn toàn bằng tiếng Anh Mỗi nhân viên cần đăng ký, trả phí và hoàn thành thủ tục để có tài khoản riêng, từ đó truy cập vào nguồn dữ liệu tập trung của hệ thống SAP Logon 750.
Khi truy cập vào hệ thống, người dùng sẽ được nhận một danh sách các Servers và mỗi người dùng sẽ đăng nhập vào một Server
Hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong quản lý mua hàng tại Công ty TNHH Atotech Việt Nam Việc áp dụng ERP giúp tối ưu hóa quy trình mua sắm, tăng cường hiệu quả và giảm thiểu chi phí Hệ thống này cung cấp thông tin chính xác và kịp thời, hỗ trợ quyết định mua hàng nhanh chóng và chính xác hơn Ngoài ra, ERP còn giúp theo dõi và quản lý tồn kho, từ đó nâng cao khả năng phục vụ khách hàng Sự tích hợp của ERP trong quản lý mua hàng không chỉ cải thiện quy trình nội bộ mà còn góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh cho công ty.
Hình 2.1 Giao diện màn hình đăng nhập vào phần mềm SAP Logon 750
Nguồn: Bộ phận Cung ứng – Công ty TNHH Atotech Việt Nam
Màn hình chủ của SAP Logon 750 rất thân thiện và dễ sử dụng Sau khi đăng nhập, nhân viên chỉ cần nhập lệnh để truy cập dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Hình 2.2 Giao diện màn hình nhập lệnh của phần mềm SAP Logon 750
Nguồn: Bộ phận Cung ứng – Công ty TNHH Atotech Việt Nam
Hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong quản lý mua hàng tại Công ty TNHH Atotech Việt Nam Việc áp dụng ERP giúp tối ưu hóa quy trình mua sắm, nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu chi phí Hệ thống này cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, hỗ trợ quyết định mua hàng và quản lý nhà cung cấp một cách hiệu quả Nhờ vào ERP, Atotech có thể cải thiện tính minh bạch trong các giao dịch và tăng cường khả năng theo dõi hàng hóa Sự tích hợp của ERP trong quản lý mua hàng không chỉ nâng cao hiệu suất mà còn đóng góp vào sự phát triển bền vững của công ty.
2.1.2 Cấu trúc hệ thống ERP tại Atotech Việt Nam
Sơ đồ 2.1 Các phân hệ tương ứng với từng bộ phận chức năng trong hệ thống ERP tại công ty TNHH Atotech Việt Nam
Atotech Việt Nam, nhờ vào hệ thống công nghệ thông tin của tập đoàn mẹ, đã có lợi thế trong việc triển khai hệ thống ERP, chỉ mất khoảng một năm để điều chỉnh cho phù hợp với đặc điểm kinh tế và quy định pháp luật Việt Nam Là một doanh nghiệp thương mại mua đi bán lại, hệ thống ERP của công ty được xây dựng dựa trên các phân hệ cụ thể để tối ưu hóa quy trình hoạt động.
Quản lý bán hàng và phân phối trong hệ thống PP (Production Planning) bắt đầu bằng việc thiết lập danh mục sản phẩm, phân loại sản phẩm, và quản lý đội ngũ kinh doanh cũng như danh mục khách hàng Nhà quản trị có thể theo dõi thông tin chi tiết của từng khách hàng liên quan đến đơn đặt hàng, kế hoạch giao hàng và phương thức thanh toán nhờ vào cơ sở dữ liệu chung SAP Logon 750 không chỉ giúp quản lý hợp đồng mà còn theo dõi doanh thu và chi phí, đồng thời kiểm soát chặt chẽ công nợ phải thu của khách hàng, điều này rất quan trọng trong doanh nghiệp thương mại Hệ thống cũng hỗ trợ quản lý việc trả hàng và cho phép cập nhật tình hình nhập xuất kho thông qua việc quản lý hàng hóa theo lô (batch) Ngoài ra, việc sắp xếp các cuộc hẹn gặp khách hàng và ghi nhận lịch sử trao đổi cũng được hệ thống hỗ trợ hiệu quả.
Quản lý mua hàng (MM – Material Management) mang lại nhiều lợi ích cho bộ phận Cung ứng bằng cách tự động hóa quy trình mua hàng, đặc biệt là trong việc nhập khẩu hóa chất và thiết bị cho ngành xi mạ Thông tin về nhà cung cấp và các công ty Atotech toàn cầu sẽ được truy xuất từ cơ sở dữ liệu tập đoàn Dựa trên dự báo tổng nhu cầu mua hàng từ hệ thống quản lý bán hàng – phân phối, bộ phận có thể tối ưu hóa quy trình mua sắm.
Hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong quản lý mua hàng tại Công ty TNHH Atotech Việt Nam Việc áp dụng ERP giúp tối ưu hóa quy trình mua sắm, tăng cường hiệu quả hoạt động và giảm thiểu chi phí Hệ thống này cung cấp thông tin chính xác và kịp thời, hỗ trợ quyết định mua hàng thông minh hơn Ngoài ra, ERP còn giúp theo dõi tồn kho và quản lý nhà cung cấp hiệu quả, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng Việc triển khai ERP tại Atotech Việt Nam không chỉ cải thiện quy trình nội bộ mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.
Cung ứng đã triển khai quy trình lựa chọn nhà cung cấp và đặt hàng tự động thông qua phần mềm SAP Logon 750 Hệ thống ERP này giúp quản lý đơn hàng hiệu quả, theo dõi tiến độ nhập khẩu hàng hóa theo thời gian thực, và hỗ trợ quản lý tồn kho một cách toàn diện.
Quản lý tài chính (FICO – Financial Accounting and Controlling) là một chức năng quan trọng của SAP Logon 750, đóng vai trò cốt lõi trong việc hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả Phân hệ FICO giúp doanh nghiệp tự tin trong việc quản lý các hoạt động tài chính và kế toán, bao gồm kế toán tổng hợp, bút toán và ngân sách, nhờ vào các công cụ tiện ích được tích hợp sẵn trong phần mềm.
Quản lý nhân lực (HRM) là công cụ hỗ trợ quan trọng cho bộ phận Hành chính - Nhân sự trong tuyển dụng, đào tạo, theo dõi và đánh giá nhân viên Tất cả thông tin về lương, thuế thu nhập và thay đổi cá nhân được tích hợp vào cơ sở dữ liệu theo quy định pháp luật Việt Nam Phân hệ HRM còn cung cấp các công cụ quản lý ngày nghỉ, chấm công, theo dõi chi phí nhân viên và hỗ trợ lập kế hoạch cho các chương trình thường niên như hoạt động ngoài trời, đào tạo kỹ năng và du lịch.
SAP Logon 750 không chỉ cung cấp các chức năng quản lý mà còn trang bị cho doanh nghiệp công cụ truy xuất báo cáo cho tất cả các hoạt động chức năng như mua hàng, bán hàng, tài chính, kho và nhân sự.
2.1.3 Một số phần mềm và nền tảng bổ trợ
Tổng quan hoạt động nhập khẩu tại công ty TNHH Atotech Việt Nam
2.2.1 Thị trường hóa chất xử lý bề mặt kim loại tại Việt Nam
Lĩnh vực xử lý bề mặt kim loại đã phát triển hàng trăm năm, đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ kim loại khỏi sự ăn mòn trong môi trường khắc nghiệt Phương pháp này không chỉ giúp tăng cường độ bền mà còn nâng cao vẻ thẩm mỹ, đặc biệt trong sản xuất trang sức Mục tiêu chính của xử lý bề mặt kim loại bao gồm chống ăn mòn, phục hồi kích thước, tăng độ cứng, cải thiện khả năng phản quang và dẫn điện.
Ngành xử lý bề mặt tại Việt Nam đang phát triển nhanh chóng để phục vụ cho các ngành công nghiệp sản xuất Các doanh nghiệp thường sử dụng hóa chất xi mạ chủ yếu trong sản xuất phụ tùng cho xe hơi, xe máy, chi tiết cơ khí, vật trang trí và bo mạch điện tử.
Hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong quản lý mua hàng tại Công ty TNHH Atotech Việt Nam Việc áp dụng ERP giúp tối ưu hóa quy trình mua sắm, nâng cao hiệu quả và giảm thiểu chi phí Hệ thống này cung cấp thông tin chính xác và kịp thời, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn Bên cạnh đó, ERP còn giúp cải thiện khả năng theo dõi và quản lý tồn kho, từ đó tăng cường sự linh hoạt và đáp ứng nhu cầu của thị trường Sự tích hợp của các chức năng trong ERP mang lại lợi ích lớn cho hoạt động mua hàng tại Atotech, góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty.
Theo số liệu từ Công ty TNHH Atotech Việt Nam, nhu cầu về hóa chất xử lý bề mặt kim loại tại Việt Nam trong giai đoạn 2014 – 2018 được thể hiện qua bảng dưới đây.
Bảng 2.1 Nhu cầu sử dụng hóa chất xử lý bề mặt kim loại tại Việt Nam trong giai đoạn năm 2014-2018
Năm Nhu cầu (Tấn) Tăng, giảm (%)
Nguồn: Bộ phận kinh doanh- Công ty TNHH Atotech Việt Nam
2.2.2 Thực trạng nhập khẩu hóa chất xử lý bề mặt kim loại của Công ty TNHH Atotech Việt Nam
Từ khi thành lập tại Việt Nam, Atotech Việt Nam luôn tuân thủ định hướng phát triển của tập đoàn Tất cả hóa chất mà công ty cung cấp cho khách hàng trong nước đều được nhập khẩu từ các công ty con trong mạng lưới toàn cầu của Atotech Trong số các công ty con, Atotech Việt Nam và Atotech Thái Lan là hai đơn vị chuyên kinh doanh hóa chất xi mạ, trong khi các công ty còn lại chủ yếu tập trung vào sản xuất.
Atotech Việt Nam, mặc dù là một phần của tập đoàn Atotech lớn, nhưng có sự khác biệt đặc biệt khi chỉ tập trung vào kinh doanh sản phẩm mà không tham gia vào quá trình sản xuất trực tiếp Tất cả các hóa chất mà Atotech Việt Nam cung cấp đều được nhập khẩu từ các công ty con của Atotech trên toàn cầu.
Mua hàng nội bộ tại Atotech Việt Nam khác biệt so với các doanh nghiệp thương mại quốc tế khác, đặc biệt là về giá hóa chất Giá hóa chất được cố định khi nhập khẩu từ các công ty Atotech toàn cầu, do đó việc thương lượng giá với nhà cung ứng là không cần thiết, và quy trình này được tự động hóa qua SAP Logon 750 Hợp đồng thương mại cũng được quản lý bởi hệ thống SAP Logon 750, giúp các công ty con Atotech trên toàn cầu sử dụng cùng một cơ sở dữ liệu Nhờ đó, thông tin liên quan đến đơn đặt hàng và lô hàng được cập nhật tự động Nhân viên mua hàng cần chú ý đến số lượng hàng và thời gian di chuyển của lô hàng từ nhà cung cấp Atotech.
Hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong quản lý mua hàng tại Công ty TNHH Atotech Việt Nam Việc áp dụng ERP giúp tối ưu hóa quy trình mua sắm, nâng cao hiệu quả và giảm thiểu chi phí Hệ thống này cho phép theo dõi và quản lý tồn kho một cách chính xác, từ đó cải thiện khả năng ra quyết định Ngoài ra, ERP còn hỗ trợ tích hợp thông tin từ các phòng ban khác nhau, giúp tăng cường sự phối hợp và minh bạch trong quá trình mua hàng Sự chuyển đổi sang hệ thống ERP không chỉ giúp Atotech Việt Nam nâng cao năng lực cạnh tranh mà còn đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của thị trường.
Trong quy trình mua hàng hóa chất, cần tuân thủ các thủ tục đặc biệt như giấy chứng nhận và khai báo hóa chất, tiền chất theo Nghị định 113/2017/NĐ-CP Trước khi hàng hóa về Việt Nam và thực hiện thủ tục Hải quan, cần có giấy phép phân tích kim loại cho các hóa chất nhập khẩu Ngoài ra, việc vận chuyển hóa chất cũng phải tuân theo các quy định đặc biệt trong Nghị định 104/2009/NĐ-CP, quy định danh mục hàng nguy hiểm và các yêu cầu vận chuyển hàng nguy hiểm bằng phương tiện giao thông cơ giới đường bộ.
Atotech Việt Nam chuyên nhập khẩu các loại hóa chất phục vụ cho ngành xi mạ và xử lý bề mặt kim loại Một số sản phẩm tiêu biểu bao gồm CUPRACID ULTRA A, CUPRACID ULTRA B, CUPRACID 210 B, PRINTOGANTH P BASIC, PRINTOGANTH P COPPER và PRINTOGANTH P STABILIZER PLUS.
Bảng 2.2 Một số loại hóa chất được nhập khẩu trong quý 3 năm 2019 tại Atotech Việt Nam
Tên hóa chất Số lượng nhập (kg) Nước xuất khẩu
Nguồn: Bộ phận cung ứng - Công ty TNHH Atotech Việt Nam
Công ty TNHH Atotech Việt Nam chủ yếu nhập khẩu hóa chất từ các quốc gia như Trung Quốc, Đức, Malaysia, Slovenia, Nhật Bản và Hàn Quốc Theo thống kê của Bộ phận Cung ứng, Trung Quốc là nguồn cung cấp hóa chất lớn nhất, với số lượng nhập khẩu hàng năm đáng kể, tiếp theo là Đức và Malaysia.
Mô hình quy trình mua hàng tại công ty TNHH Atotech Việt Nam
2.3.1 Sơ đồ quy trình mua hàng theo theo từng bộ phận chức năng và theo từng bước
Hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong quản lý mua hàng tại Công ty TNHH Atotech Việt Nam Việc áp dụng ERP giúp tối ưu hóa quy trình mua sắm, nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu chi phí Nhờ vào hệ thống này, công ty có thể theo dõi và phân tích dữ liệu mua hàng một cách chính xác, từ đó đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác hơn Hệ thống ERP còn hỗ trợ tích hợp thông tin từ các bộ phận khác nhau, tạo sự liên kết chặt chẽ trong toàn bộ quy trình hoạt động của công ty Việc triển khai ERP không chỉ nâng cao năng suất lao động mà còn góp phần cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng, giúp Atotech Việt Nam phát triển bền vững trong thị trường cạnh tranh.
2.3.1.1 Sơ đồ quy trình mua hàng theo từng bộ phận chức năng trong công ty
Sơ đồ 2.2 Quy trình mua hàng theo từng bộ phận chức năng tại Atotech Việt Nam
Nguồn: Bộ phận cung ứng – Công ty TNHH Atotech Việt Nam
Atotech Việt Nam cung cấp các sản phẩm phục vụ khách hàng, bao gồm hóa chất độc quyền và thiết bị cho ngành công nghiệp hóa chất xi mạ Hóa chất là sản phẩm đặc biệt, được kiểm soát chặt chẽ theo quy định của công ty và pháp luật địa phương Quy trình mua hàng được tổng công ty quy định và áp dụng cho tất cả các công ty con toàn cầu Mỗi bước trong quy trình đều có chứng từ kèm theo và xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân Nhân viên tham gia quy trình mua hàng cần có kiến thức sâu rộng về sản phẩm và các vấn đề liên quan.
Quy trình đặt hàng sản phẩm trực tiếp chủ yếu do bộ phận Cung ứng đảm nhận, từ việc tạo đơn hàng cho đến theo dõi và hoàn tất đơn hàng Bộ phận này bao gồm Trưởng bộ phận cung ứng và nhân viên quản lý vật tư, đảm bảo mọi bước đều được thực hiện hiệu quả.
Hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong quản lý mua hàng tại Công ty TNHH Atotech Việt Nam Việc áp dụng ERP giúp tối ưu hóa quy trình mua sắm, nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu chi phí Hệ thống này cho phép theo dõi và quản lý thông tin về nhà cung cấp, đơn hàng và hàng tồn kho một cách hiệu quả Nhờ vào ERP, Atotech Việt Nam có thể cải thiện khả năng ra quyết định và tăng cường sự linh hoạt trong các hoạt động kinh doanh Việc triển khai hệ thống ERP không chỉ mang lại lợi ích về mặt tài chính mà còn góp phần nâng cao sự hài lòng của khách hàng thông qua dịch vụ tốt hơn.
2.3.1.2 Sơ đồ quy trình mua hàng theo từng bước gắn liền với các bên liên quan
Sơ đồ 2.3 Quy trình mua hàng từng bước gắn liền với các bên liên quan
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Do hạn chế về số lượng nhân sự trong bộ phận Cung ứng, Atotech Việt Nam phụ thuộc vào các forwarder cho hoạt động nhập khẩu hóa chất Mỗi lô hàng nhập khẩu yêu cầu ít nhất 4 forwarder để thực hiện các công việc như đóng gói, vận chuyển và làm thủ tục Hải quan tại nước xuất khẩu Khi hàng đến cảng Việt Nam, các forwarder khác sẽ thực hiện khai báo hóa chất, xin cấp phép và vận chuyển hàng về kho của Atotech Tất cả hoạt động của forwarder đều phải được điều phối và giám sát bởi nhân viên Atotech Hệ thống ERP của Atotech chỉ quản lý một số bước trong quy trình, trong khi các bước giữa không được quản lý, yêu cầu nhân viên tự cập nhật thông tin về lô hàng qua điện thoại hoặc email với forwarder.
Hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong quản lý mua hàng tại Công ty TNHH Atotech Việt Nam Việc áp dụng ERP giúp tối ưu hóa quy trình mua sắm, nâng cao hiệu quả và giảm thiểu chi phí Hệ thống này cho phép theo dõi và kiểm soát nguồn hàng một cách chính xác, đồng thời cải thiện khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu phân tích Nhờ vào ERP, Atotech Việt Nam có thể cải thiện sự phối hợp giữa các bộ phận và tăng cường tính minh bạch trong quy trình mua hàng.
Mối liên hệ giữa các bên liên quan với công ty trong quy trình mua hàng
Nguồn: Bộ phận Cung ứng – công ty TNHH Atotech Việt Nam
(1): Atotech Việt Nam ký kết hợp đồng mua bán với Atotech China Chemical Co., LTD
Atotech Việt Nam đã ủy quyền cho VICA thực hiện vai trò là người gửi hàng và tiến hành các thủ tục hải quan xuất khẩu, đồng thời làm việc với Atotech China thông qua công ty chuyển phát PCL tại quốc gia xuất khẩu chính.
(3) Atotech Việt Nam ủy quyền cho Danko thực hiện các thủ tục xin cấp giấy phép nhập khẩu hóa chất tại Việt Nam.
Phân tích vai trò của hệ thống ERP trong quản lý mua hàng tại công ty TNHH Việt Nam
(5) Atotech Việt Nam ủy quyền cho ĐBX là người nhận hàng và thực hiện các thủ tục hải quan nhập khẩu
2.5 Phân tích vai trò của hệ thống ERP trong quản lý mua hàng tại công ty TNHH Việt Nam
2.5.1 Dự báo nhu cầu Đây là bước đầu tiên trong quy trình mua hàng Dựa trên những dữ liệu bán hàng được ghi nhận và thống kê trên hệ thống SAP Logon 750 và yêu cầu đặt hàng từ khách hàng, bộ phận Kinh doanh sẽ dự đoán số lượng sản phẩm cần mua trong tương tai
SAP Logon 750 sẽ tham gia vào quá trình so sánh số liệu dự đoán do bộ phận Kinh doanh
Sơ đồ 2.4 Mối liên hệ giữa các bên liên quan với công ty TNHH Atotech Việt Nam trong quy trình mua hàng
Hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong quản lý mua hàng tại Công ty TNHH Atotech Việt Nam, giúp theo dõi số lượng hóa chất tồn kho và đơn đặt hàng hiện tại của bộ phận Cung ứng Thông qua việc phân tích dữ liệu, hệ thống cung cấp những con số đề xuất mua hàng chính xác cho nhân viên, từ đó tối ưu hóa quy trình cung ứng và đảm bảo nguồn nguyên liệu luôn sẵn có.
Tại Atotech Việt Nam, kế hoạch nhập hàng được thực hiện trước từ hai đến ba tháng để giảm thiểu rủi ro thiếu hụt hàng hóa Ngoài ra, việc kiểm soát tồn kho cũng gặp thách thức do diện tích kho thuê ngoài có giới hạn.
Theo báo cáo từ năm 2013 đến 2018, xác suất chính xác của các đề xuất đặt hàng do phần mềm SAP Logon 750 đưa ra so với nhu cầu thực tế được trình bày trong bảng dưới đây.
Bảng 2.3 Độ chính xác của dự báo nhu cầu tại Atotech Việt Nam trong giai đoạn 2014-2018
(ĐVT: %) Năm Độ chính xác của dự báo Độ chính xác của dự báo mục tiêu
Nguồn: Bộ phận Cung ứng – công ty TNHH Atotech Việt Nam
So với chỉ số dự đoán yêu cầu mục tiêu của Atotech Việt Nam, SAP Logon 750 đã hoàn thành nhiệm vụ với tỷ lệ đạt khoảng 97%, phản ánh sự tin tưởng của doanh nghiệp vào hệ thống này Tại Atotech Việt Nam, việc đặt hàng chủ yếu dựa trên đề xuất của SAP Logon 750, ngoại trừ một số vấn đề phát sinh trong quá trình bán hàng, như thay đổi số lượng do khách hàng hủy hợp đồng hoặc nhu cầu từ phòng Kinh doanh.
2.5.2.1 Lựa chọn nhà cung cấp
Quá trình lựa chọn nhà cung cấp dựa vào hệ thống SAP Logon 750, giúp tự động xác định nguồn hàng từ các công ty Atotech toàn cầu Hệ thống sẽ đề xuất các lựa chọn cho nhân viên, người sẽ liên hệ với công ty sở hữu nguồn hàng để tiến hành đặt hàng.
Quy trình mua hàng nội bộ tại Tập đoàn Atotech có những đặc điểm riêng biệt, trong đó việc chọn nhà cung ứng không dựa vào giá cả cố định mà tập trung vào tính sẵn có của hàng hóa, thời gian và chi phí vận chuyển Điều này giúp đảm bảo rằng các sản phẩm hóa chất luôn đạt chất lượng đồng nhất, bất kể nguồn gốc xuất xứ.
Hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong quản lý mua hàng tại Công ty TNHH Atotech Việt Nam Việc áp dụng ERP giúp tối ưu hóa quy trình mua sắm, nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu chi phí Hệ thống này không chỉ hỗ trợ theo dõi đơn hàng mà còn cải thiện khả năng dự báo nhu cầu, từ đó giúp Atotech duy trì nguồn cung ổn định Sự tích hợp giữa các bộ phận trong công ty thông qua ERP cũng nâng cao tính minh bạch và khả năng ra quyết định Atotech Việt Nam, cùng với các công ty Atotech ở nước khác, đang tận dụng công nghệ ERP để nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Hệ thống SAP Logon 750 của tập đoàn Atotech cho phép liên kết dữ liệu giữa các công ty con, giúp nhân viên dễ dàng truy xuất thông tin về hàng tồn kho và sản phẩm đang sản xuất Nhờ vào số liệu từ hệ thống, nhân viên có thể lựa chọn nhà cung cấp phù hợp về địa điểm và thời gian, đảm bảo hàng hóa được nhập kho đúng hạn.
2.5.2.2 Tạo và duyệt đơn đặt hàng
Mỗi tháng, nhân viên quản lý vật tư sẽ đặt hàng theo dự báo có sẵn thông qua hệ thống SAP Logon 750 Quá trình này bao gồm việc nhập mã nhà cung cấp, mã đơn đặt hàng, số lượng, tên sản phẩm, đơn giá và tổng giá Mỗi đơn đặt hàng sẽ được gán một mã số riêng để theo dõi Đơn đặt hàng chỉ được in sau khi được Giám đốc và Trưởng bộ phận Tài chính phê duyệt trên hệ thống SAP Nếu cần in lại đơn do mất hoặc thay đổi giá, đơn đó phải được duyệt lại và kèm theo chữ ký của Trưởng phòng Tài chính cùng dấu mộc của công ty.
Tỷ lệ tạo đơn đặt hàng thành công hiện đạt 100%, không có sự cố nào ảnh hưởng đến hoạt động này Tuy nhiên, việc duyệt đơn hàng đôi khi bị chậm trễ do Giám đốc đi công tác, dẫn đến khó khăn trong việc nhận và phản hồi email thông báo Nhân viên quản lý vật tư phải thường xuyên gửi email thông báo duyệt đơn hàng, gây ra vấn đề cho nhiều đơn hàng gấp.
Nhân viên quản lý vật liệu gửi đơn đặt hàng qua email cho nhân viên chuyên trách bên nhà cung cấp và thông báo nếu đơn hàng cần gấp để ưu tiên sắp xếp hàng hóa Các công ty Atotech quốc tế, là nhà cung cấp sản phẩm trực tiếp, có khả năng theo dõi đơn hàng của Atotech Việt Nam Sau khi ước lượng thời gian chuẩn bị hàng hóa, thông tin sẽ được cập nhật lên hệ thống SAP Logon 750 để Atotech Việt Nam theo dõi Dù quá trình này tốn thời gian, nhưng nó đảm bảo độ chính xác và giảm thiểu rủi ro, đồng thời hai bên có thể kịp thời thông báo về các vấn đề phát sinh Khi đơn hàng được đặt thành công, hệ thống sẽ tính toán ngày đặt hàng và ngày giao hàng cố định Nếu có vấn đề với nhân viên giao nhận dẫn đến trì hoãn, hai bên sẽ liên hệ trực tiếp để thương lượng.
2.5.3 Tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương
2.5.3.1 Ký hợp đồng ngoại thương
Hiện tại, Atotech Việt Nam thực hiện nhập khẩu trực tiếp từ các công ty trong tập đoàn Atotech, cụ thể là ký hợp đồng với Công ty Atotech China Chemicals Ltd.
Hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong quản lý mua hàng tại Công ty TNHH Atotech Việt Nam Nó giúp tối ưu hóa quy trình mua sắm, nâng cao hiệu quả và giảm thiểu chi phí Bằng cách tích hợp thông tin và tự động hóa các công việc, hệ thống ERP cải thiện khả năng ra quyết định và tăng cường tính minh bạch trong quản lý Sự áp dụng ERP không chỉ giúp Atotech Việt Nam nâng cao năng lực cạnh tranh mà còn đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thị trường.
Công ty nhập khẩu: ATOTECH VIETNAM CO., LTD
Address: 5F, Hai Au Buildung, 39B Truong Son Street, Ward 4, Tan Binh District, Ho Chi Minh City, Viet Nam
Tel: +84 8 6296 1670 Fax: +84 8 6296 1975 Công ty xuất khẩu: ATOTECH (CHINA) CHEMICALS LTD, Address: 73 Xinzhuang Rd 2-Lu, Yonghe District, Gettd, Guangzhou 511356, China Tel: +02082975160 Fax: +020 82975171
Hợp đồng giữa hai bên được ký vào ngày 05/04/2019
Số hợp đồng: 5013/ATOTECH VN-CHINA
Hai bên đã thống nhất các điều khoản giao nhận, thanh toán và mô tả hàng hóa, bao gồm tên hàng, số lượng và đơn giá, theo chứng từ danh sách đính kèm như đã thỏa thuận trong hợp đồng.
2.5.3.2 Xin giấy phép nhập khẩu
Đánh giá hệ thống ERP trong quản lý mua hàng tại công ty TNHH Atotech Việt
2.6.1 Ưu điểm của hệ thống ERP trong quản lý mua hàng của Công ty TNHH Atotech Việt Nam:
Hệ thống ERP, đặc biệt là phần mềm SAP Logon 750, đã đóng vai trò quan trọng trong quản lý mua hàng tại Công ty TNHH Atotech Việt Nam SAP Logon 750 tham gia vào hầu hết các giai đoạn của quy trình mua hàng tại bộ phận Cung ứng, tự động hóa hiệu quả các hoạt động lặp đi lặp lại cũng như các hoạt động chiến lược trong thu mua Sự hỗ trợ từ các nền tảng bổ trợ như IBM Notes và Ishea-Intelliway cũng góp phần nâng cao hiệu quả quản lý mua sắm.
SAP Logon 750 tối ưu hóa quy trình tự động hóa trong quản lý mua hàng, giúp tăng tốc độ xử lý công việc Nó hỗ trợ các hoạt động như xử lý đơn hàng, yêu cầu báo giá và xác định số lượng hàng hóa cần đặt Nhờ vào khả năng đưa ra đề xuất đơn hàng cho tương lai, SAP Logon 750 không chỉ giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên mà còn tiết kiệm thời gian lập kế hoạch Hệ thống này còn tự động phối hợp với dự đoán lượng hàng từ bộ phận Kinh doanh và dữ liệu tồn kho, nâng cao hiệu quả quản lý.
Hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong quản lý mua hàng tại Công ty TNHH Atotech Việt Nam, giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả Năng suất của các đề xuất từ hệ thống đạt khoảng 97% so với lượng hàng thực tế đặt, cho thấy sự chính xác và hiệu quả của dữ liệu được tập trung từ SAP Logon 750 Kết quả này chứng minh rằng việc áp dụng hệ thống ERP không chỉ cải thiện quy trình mua sắm mà còn nâng cao khả năng ra quyết định trong công ty.
Hệ thống SAP Logon 750 tự động cập nhật ngày đến và ngày đi của lô hàng ngay khi hợp đồng được ký kết, giúp tối giản quy trình mua hàng và giảm tải công việc cho nhân viên quản lý vật tư Tại Atotech Việt Nam, có hai hình thức nhập khẩu chính là đường biển và đường hàng không, mỗi hình thức có cách quản lý đơn hàng khác nhau Hàng nhập khẩu bằng đường biển thường mất thời gian di chuyển lâu hơn nhưng có thủ tục nhận hàng đơn giản hơn, trong khi hàng không yêu cầu thời gian gấp rút, chi phí cao và nhiều chứng từ hải quan hơn Việc quản lý thời gian đặt và giao hàng của SAP Logon đóng vai trò quan trọng trong quy trình này.
Sử dụng 750 giúp rút ngắn thời gian quy trình mua hàng, từ đó tinh gọn chuỗi cung ứng của công ty Thời gian chờ giảm sẽ làm tăng tốc độ và hiệu quả cung ứng Tự động hóa quản lý mua hàng cho phép cập nhật nhanh chóng và chính xác thông tin về số lượng hàng, thời gian vận chuyển, nhà cung cấp, báo giá và phương tiện di chuyển, đáp ứng kịp thời nhu cầu của các bên liên quan.
Quy trình mua hàng của Atotech Việt Nam hiện nay chủ yếu dựa vào việc mua hàng nội bộ từ các công ty con trong tập đoàn Atotech trên toàn cầu Hệ thống SAP Logon 750 đóng vai trò quan trọng trong giai đoạn báo giá và chốt giá, giúp tối ưu hóa quy trình mua hàng Khi xác định được lượng hàng cần thiết, SAP Logon 750 sẽ tự động đề xuất các quốc gia có sẵn hàng hóa phù hợp, và nhân viên sẽ gửi yêu cầu báo giá đến các công ty này thông qua hệ thống.
750 Quy trình này trở nên nhanh chóng, nên nhân viên tránh được sự tính toán mang tính máy móc
SAP Logon 750 cung cấp một giải pháp quản lý dữ liệu hiệu quả cho công ty thông qua việc kết nối và đồng bộ hóa dữ liệu lớn từ các bộ phận khác nhau Dữ liệu từ nhiều bộ phận được lưu trữ tập trung trong một cơ sở dữ liệu duy nhất và chia sẻ thông qua phân quyền, đảm bảo tính nhất quán và đồng bộ cho thông tin hàng hóa, nhà cung cấp và công nợ khách hàng Tính sẵn có của dữ liệu trên SAP Logon 750 cho phép nhân viên Cung ứng dễ dàng truy xuất thông tin quan trọng phục vụ quản lý hàng hóa và mua sắm Đặc biệt, với mô hình kinh doanh như Atotech, hệ thống ERP này giúp kết nối dữ liệu giữa các công ty con, cải thiện quản lý mua hàng B2B trong nội bộ tập đoàn.
Hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong quản lý mua hàng tại Công ty TNHH Atotech Việt Nam Nó giúp tối ưu hóa quy trình mua sắm, nâng cao hiệu quả và giảm thiểu chi phí Bằng cách tích hợp thông tin và tự động hóa các tác vụ, hệ thống ERP cải thiện khả năng ra quyết định và tăng cường tính minh bạch trong quản lý hàng hóa Việc áp dụng ERP không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn hỗ trợ công ty trong việc đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của thị trường.
SAP Logon 750 là công cụ hỗ trợ hiệu quả cho nhân viên trong quản lý quy trình mua hàng, giúp lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với loại hàng, số lượng và thời gian giao hàng Hệ thống này cũng cung cấp phân hệ quản lý kho, cho phép nhân viên cập nhật thường xuyên tình trạng hàng hóa khi có đơn hàng đến Việc theo dõi xuất hàng giúp SAP Logon 750 nắm bắt tình hình kho và khả năng cung cấp hàng hóa của công ty, từ đó dễ dàng truy xuất dữ liệu cần thiết cho quản lý cung ứng Thống kê cho thấy thời gian lưu kho hàng hóa từ 2014-2018 đã giảm trung bình 2% mỗi năm, với mục tiêu giảm xuống dưới 80 ngày vào năm 2019, tương ứng giảm 5% so với năm trước Việc giảm thời gian lưu kho rất quan trọng trong chuỗi cung ứng, giúp tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận cho công ty Đặc biệt, trong kinh doanh hóa chất, quản lý thời gian tới hạn của hàng hóa là rất cần thiết để tránh chi phí tiêu hủy cao do ô nhiễm môi trường Phân hệ quản lý tồn kho của SAP Logon 750 đã giúp giảm giá trị hàng hóa tới hạn trung bình 5% mỗi năm, với mục tiêu đạt 6000 USD vào năm 2019, giảm khoảng 3% so với năm 2018.
Tập đoàn Atotech cam kết phát triển bền vững và cung cấp sản phẩm dịch vụ đáp ứng nhu cầu địa phương, đồng thời tối thiểu hóa chi phí không cần thiết để tăng lợi nhuận Kế hoạch cắt giảm chi phí bao gồm cả bộ phận mua hàng, yêu cầu sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận trong công ty Để giảm chi phí mua hàng, quy trình mua sắm cần được thực hiện chính xác và nhanh chóng, từ việc xác định nhu cầu đến tìm nhà cung ứng và theo dõi hàng hóa Việc sử dụng SAP Logon 750 giúp tự động hóa các hoạt động quản lý trong quy trình mua hàng, nâng cao hiệu quả và rút ngắn thời gian xử lý công việc.
Kết quả khảo sát ý kiến nhân viên bộ phận Cung ứng cho thấy SAP Logon 750 được đánh giá hiệu quả dựa trên mô hình chất lượng, với các tiêu chí liên quan đến cảm nhận của người dùng về phần mềm.
Sau hơn 10 năm triển khai phần mềm SAP Logon 750 tại Công ty TNHH Atotech Việt Nam, hiệu quả quản lý đã được cải thiện rõ rệt Phần mềm này giúp giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên, với mỗi vị trí chỉ cần từ một đến hai người đảm nhiệm Nhờ đó, số lượng nhân viên đã được cắt giảm, dẫn đến tiết kiệm chi phí cho công ty.
Hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong quản lý mua hàng tại Công ty TNHH Atotech Việt Nam Bộ phận Cung ứng đảm nhận việc thu mua thông qua hai nhân viên quản lý vật tư, những người này sẽ thực hiện mua hàng từ nước ngoài và quản lý các vấn đề liên quan Việc sử dụng SAP Logon 750 giúp tự động hóa quy trình quản lý mua hàng, từ đó giảm chi phí cho bộ phận và góp phần vào mục tiêu tăng lợi nhuận của tập đoàn.
Năng suất là lợi thế nổi bật của phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), nhờ vào khả năng xử lý nhanh chóng lượng dữ liệu lớn thông qua các câu lệnh ngắn Dữ liệu luôn sẵn có để truy xuất 24/7, không bị giới hạn bởi giờ làm việc của các quốc gia, nhờ vào hệ thống lưu trữ dữ liệu trên SAP Logon 750 Điều này giúp nhân viên dễ dàng kiểm soát quá trình thực hiện yêu cầu dữ liệu, phục vụ hiệu quả cho việc lập các báo cáo liên quan.
Việc sử dụng nguồn dữ liệu trong hệ thống SAP Logon 750 được giới hạn cho tất cả nhân viên có tài khoản do công ty quản lý Các tài khoản này được bảo vệ và quản lý bởi nhân viên công ty, yêu cầu thẻ thông minh (smart card) để đăng nhập Hệ thống kiểm soát lịch sử người dùng, đảm bảo tính an toàn và bảo mật dữ liệu, giúp nhân viên yên tâm khi truy cập thông tin.