Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Thành phố sơn la Trong hoạt động quản lí nhà nước, văn phòng có vai trò, nhiệm vụ quan trọng trong hỗ trợ cơ quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của mình. Văn phòng thực hiện hai chức năng cơ bản là tham mưu tổng hợp và đáp ứng hậu cần cho cơ quan tổ chức. Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, các cơ quan, tổ chức cần có văn phòng mạnh, công tác văn phòng phải đủ khả năng đáp ứng giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác, hiệu quả. Đầu tư cho văn phòng nói chung và công tác văn phòng nói riêng là đẩy nhanh sự thông suốt trong hoạt động quản lí. Đẩy mạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng cũng như trong hoạt động cơ quan nhà nước là yêu cầu cấp thiết hiện nay. Trong những năm qua, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng cũng như hoạt động của cơ quan nhà nước còn nhiều bất cập và hạn chế làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ đầu tư chưa phù hợp, trình độ một số cán bộ công chức làm công tác văn phòng chưa tương xứng với các yêu cầu thực tiễn.
Câu hỏi: Trình bày thực trạng ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phịng quan anh làm việc, cho kiến nghị cá nhân anh công tác này? Bài làm: Thực trạng ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phịng UBND phường Quyết Tâm, thành phố Sơn La, tỉnh Sơn La Trong hoạt động quản lí nhà nước, văn phịng có vai trị, nhiệm vụ quan trọng hỗ trợ quan, tổ chức thực nhiệm vụ Văn phịng thực hai chức tham mưu tổng hợp đáp ứng hậu cần cho quan tổ chức Để thực tốt nhiệm vụ mình, quan, tổ chức cần có văn phịng mạnh, cơng tác văn phịng phải đủ khả đáp ứng giải công việc cách nhanh chóng, xác, hiệu Đầu tư cho văn phịng nói chung cơng tác văn phịng nói riêng đẩy nhanh thông suốt hoạt động quản lí Đẩy mạng ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phịng hoạt động quan nhà nước yêu cầu cấp thiết Trong năm qua, ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác văn phịng hoạt động quan nhà nước nhiều bất cập hạn chế làm ảnh hưởng đến hiệu công việc Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ đầu tư chưa phù hợp, trình độ số cán cơng chức làm cơng tác văn phịng chưa tương xứng với u cầu thực tiễn UBND phường Quyết Tâm quan hành nhà nước có chức quản lí nhà nước chung địa bàn phường Quyết Tâm, thành phố Sơn La, tỉnh Sơn La tất lĩnh vực: Kinh tế, Văn hóa, Xã hội, Quốc phịng - An ninh, chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, pháp luật, văn khác cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, đường lối, biện pháp để phát triển Kinh tế - Xã hội thực sách khác địa bàn phường Quyết Tâm Trong trình hoạt động, UBND phường Quyết Tâm quan tâm trọng tới công nghệ thông tin, thông qua việc đầu tư trang thiết bị, kĩ thuật tiên tiến, phục vụ cho hoạt động công tác cán nhân viên, đào tạo bồi dưỡng cán sử dụng công nghệ thông tin hoạt động công tác I MỘT SỐ KHÁI NIỆM CHUNG 1.1 Khái niệm Văn phòng “Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạt động điều hành lãnh đạo, giúp nhà lãnh đạo điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung tồn quan, tổ chức đó” 1.2 Khái niệm Công nghệ thông tin “Công nghệ thông tin tập hợp phương pháp khoa học, phương tiện công cụ kỹ thuật đại - chủ yếu kỹ thuật máy tính viễn thơng nhằm tổ chức khai thác sử dụng có hiệu nguồn tài nguyên thông tin phong phú tiềm lĩnh vực hoạt động người xã hội” 1.3 Khái niệm Ứng dụng Công nghệ thông tin “Ứng dụng công nghệ thông tin việc sử dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh hoạt động khác nhằm nâng cao suất, chất lượng, hiệu hoạt động này” 1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phịng “Ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng ứng dụng thiết bị kĩ thuật đại máy vi tính phần mềm ứng dụng vào hoạt động thu thập, tổng hợp, xử lí truyền đạt thơng tin, liệu nhằm trì hoạt động hành quan, tổ chức để đạt sứ mệnh mục tiêu tổ chức” II THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI BỘ CỈ HUY QN SỰ TỈNH SƠN LA 2.1 Chức nhiệm vụ UBND phường Quyết Tâm Theo Quy chế làm việc UBND phường Quyết Tâm, UBND phường thảo luận tập thể, định theo đa số vấn đề quy định điều 14 Luật tổ chức HĐND UBND năm 2003 vấn đề quan trọng khác mà pháp luận quy định thuộc thẩm quyền UBND phường Các thành viên UBND phường Quyết Tâm có trách nhiệm tích cực, chủ động tham gia cơng việc chung UBND phường; tham dự đầy đủ phiên họp UBND, tập thể định vấn đề thuộc nhiệm vụ quyền hạn UBND; tổ chức đạo thực chủ trương, sách, pháp luật Đảng Nhà nước; kiên đấu tranh chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; tăng cường kiểm tra, đơn đốc cán bộ, cơng chức phường, tổ trưởng tổ dân phố hoàn thành nhiệm vụ, thường xuyên học tập, nâng cao trình độ, nghiên cứu đề xuất với cấp có thẩm quyền chủ trương, sách thi hành sở Các thành viên UBND phường Quyết Tâm khơng nói làm trái Nghị HĐND, Quyết định, Chỉ thị UBND phường văn đạo quan nhà nước cấp Trường hợp có ý kiến khác phải chấp hành, trình bày ý kiến với HĐND, UBND, chủ tịch UBND phường 2.2 Chức năng, nhiêm vụ Văn phòng Tham mưu, giúp UBND phường tổ chức thực nhiệm vụ, quyền hạn UBND lĩnh vực: Văn phòng, thống kê, tổ chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, tín ngưỡng, tơn giáo, dân tộc niên địa bàn theo quy định pháp luật Phụ trách công tác tham mưu, tổng hợp trực tiếp thực nhiệm vụ sau: Xây dựng theo dõi việc thực chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc định kỳ đột xuất HĐND, Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch UBND phường; Giúp Thường trực HĐND UBND phường tổ chức kỳ họp; chuẩn bị điều kiện phục vụ kỳ họp hoạt động HĐND UBND phường; Quản lý, sử dụng dấu đăng ký mẫu dấu UBND, HĐND, ban vận động phường Thực công tác văn thư, lưu trữ tài liệu, quản lý văn đi, đến HĐND, UBND; lập lưu trữ hồ sơ công việc quan; hướng dẫn phận, cán bộ, công chức chuyên môn lập hồ sơ công việc nộp lưu trữ theo quy định; Theo dõi, đôn đốc phận, cán bộ, công chức chuyên môn thực nhiệm vụ Chủ tịch UBND phường giao, kịp thời báo cáo tình hình với Lãnh đạo UBND biết để đạo Thực nhiệm vụ photo, in ấn tài liệu, quản lý văn phòng phẩm theo quy định Phục vụ hoạt động HĐND tổ chức kỳ họp, hội nghị; giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếp khách, phục vụ sở vật chất hội nghị, đảm bảo tốt hoạt động nội vụ vệ sinh quan 2.3 Tình hình cơng tác văn phòng văn phòng UBND phường Quyết Tâm 2.3.1 Tổ chức cơng tác văn phịng UBND phường Quyết Tâm Cơng tác tham mưu tổng hợp có vị trí đặc biệt quan trọng hoạt động quản lí thực cơng việc quan hành nhà nước Chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc hậu cần năm qua đảm bảo kịp thời sở vật chất đầy đủ đảm bảo cho trình hoạt động quan 2.3.2 Ứng dụng cơng nghệ thơng tin văn phịng UBND phường Quyết Tâm 2.3.2.1 Trang thiết bị kĩ thuật thông tin UBND phường Quyết Tâm đơn vị trực thuộc thành phố Sơn La, công tác thông tin nhu cầu quan trọng hoạt động chuyên môn UBND Để đảm bảo thông tin cập nhật thông suốt, đáp ứng kịp thời cho cơng tác UBND UBND phường Quyết Tâm đầu tư cho phòng ban đơn vị trực thuộc trang thiết bị đại, tiên tiến Hiện tất phòng ban UBND trang bị máy tính Qua q trình khảo sát, tơi thống kê sau: - Bộ phận Văn phòng - Thống kê: 01 máy tính, 01 máy in, 01 máy photocopy - Bộ phận Quân : 01 máy tính, 01 máy in - Bộ phận Tài - Kế tốn: 01 máy tính, 01 máy in - Bộ phận Văn hố - Xã Hội: 01 máy tính, 01 máy in - Bộ phận Tư pháp - Hộ tịch: 01 máy tính, 01 máy in - Bộ phận Địa - Xây Dựng: 01 máy tính, 01 máy in UBND phường đầu tư lắp đặt máy tính có nhớ cao, tốc độ xử lí nhanh chóng, phục vụ cơng việc mang tính khẩn trương, có độ xác cao Về thơng tin liên lạc, phận trang bị điện thoại bàn để tiện liên lạc Máy fax thiết bị thiếu việc truyền tải thông tin UBND phường cho phép truyền tải thơng tin dạng kí tự, hình vẽ,… Một yếu tố quan trọng khơng thể thiếu người Đội ngũ cán nhân viên UBND phường có chun mơn cơng việc, hầu hết cán sử dụng máy tính… có số cán có thâm niên chưa đào tạo tin học, sử dụng máy tính chưa thành thạo Việc sử dụng máy tình gần dừng mức độ vài thao tác bản, chủ yếu dùng để soạn thạo văn Do việc khai thác, sử dụng máy tính cịn chưa triệt để, chưa tạo thành thói quen phương thức làm việc người 2.3.2.2 Tổ chức công tác ứng dụng CNTT công tác văn phịng Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin hoạt động quản lí văn phịng UBND phường Quyết Tâm thể chủ yếu qua việc sử dụng máy tính để soạn thảo văn bản, in ấn tài liệu, phương tiện để lưu trữ tài liệu, tra cứu thơng tin cần thiết Tuy nhiên thấy, cơng việc cịn mang tính thủ cơng, công tác văn thư lưu trữ UBND phường Quyết Tâm Nó thể loạt tủ đựng hồ sơ với nhiều cặp đựng tài liệu phòng ban Việc lưu trữ văn tài liệu quan trọng máy tính cịn hạn chế Trong khảo sát UBND phường Quyết Tâm, số lượng lớn văn tài liệu UBND gần lưu trữ thủ công Bên cạnh đó, việc quản lí cơng văn giấy tờ dừng lại việc ghi chép vào sổ theo quy định chưa có sổ cơng văn máy tính Đây hạn chế cơng tác văn phịng việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin quản lí văn Tại UBND phường Quyết Tâm, mạng nội mạng diện rộng đầu tư nhà lãnh đạo trọng, thấy tầm quan trọng mạng nội công tác trao đổi, làm việc quan Điều giúp cho việc truyền tải thông tin cá nhân với lãnh đạo thực nhanh chóng, thay truyền tải văn theo cách thủ cơng bưu điện, nhờ có mạng nội mà việc truyền tải thực nhanh gọn hiệu quả, giúp cho công việc UBND phường thực nhanh chóng, khơng tốn thời gian, định truyền nhanh chóng, làm tăng tính hiệu lực văn định 2.4 Hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng UBND phường Quyết Tâm 2.4.1 Cơ sở hạ tầng phần mềm Hiện nay, Văn phòng UBND phường Quyết Tâm sử dụng hệ thống phần mềm soạn thảo văn Word Excel hệ thống quản lí văn điều hành tác nghiệp Việc soạn thảo thảo văn văn phòng UBND phường Quyết Tâm tiến hành hồn tồn máy tính, sử dụng chương trình soạn thảo văn Word, Excel,… tất phận trang bị hệ thống máy tính, mạng Internet, thiết bị khác máy photo, máy in Sau cán có trách nhiệm soạn thảo văn soạn xong trình cho Chủ tịch lãnh đạo có thẩm quyền để kiểm tra chỉnh sử đến khâu cuối cùng, công việc tiến hành thông qua mạng nội quan Đến hồn chỉnh việc soạn thảo, văn chuyển qua mạng nội tới người có thẩm quyền duyệt, cán phải đến chỗ lãnh đạo nhận văn thực việc chuyển giao văn theo quy định Với việc ứng dụng phần mềm việc soạn thảo văn mang lại nhiều lợi ích, hiệu cơng việc Nó giúp cơng việc soạn thảo văn diễn cách nhanh chóng, đảm bảo tính xác, thể thức, đảm bảo thẩm mĩ văn Đồng thời giúp cho việc tìm lưu trữ văn thực cách thuận tiện, tiết kiệm thời gian Bên cạnh đó, văn phịng UBND phường Quyết Tâm sử dụng phần mềm hệ thống quản lí văn điều hành Ioffice Phần mềm quản lí văn đến phần mềm quản lí điều hành cơng tác qua mạng, quản lí văn đi, đến nhiều nội dung công tác khác Chức phần mềm Ioffice quản lí tồn văn cơng văn đi, công văn đến, văn nội bộ, định, tài liệu,… Các văn cập nhật, tìm kiếm, gửi tài liệu theo kênh khác nhau, công báo tự động, thiết lập quyền hạn sử dụng văn bản, lập báo cáo thống kê Cung cấp công cụ định nghĩa cách động quy trình giải cơng việc dạng sơ đồ trực quan 2.4.2 Công tác soạn thảo văn Công tác soạn thảo văn văn thư tiến hành theo hướng dẫn văn pháp luật quy phạm pháp luật quy định thể thức, quy trình ban hành Các khâu nghiệp vụ soạn thảo tiến hành hoàn toàn máy tính, sau thơng qua mạng nội chuyển qua cho lãnh đạo xem xét chuyền đạo sửa chữa ln qua hệ thống quản lí văn phịng tiến hành việc ban hành văn Công tác soạn thảo - ban hành văn đựơc giao cho cán chuyên trách văn phòng UBND phường Quyết Tâm Văn phòng UBND phường Quyết Tâm thường xuyên quan tâm đến việc đầu tư thiết bị, bố trí cán phụ trách công nghệ thông tin đạt theo tiêu chuẩn yêu cầu Các chuyên viên sử dụng thành thạo máy tính, sử dụng thư điện tử để trao đổi thông tin Đã thiết lập chế bảo mật chia sẻ liệu hệ thống mạng Lan, mạng Internet, số máy tính cài đặt phần mềm quyền chống virus, phần mềm quản lí văn hồ sơ công việc 2.4.3 Công tác thu thập xử lí thơng tin Văn phịng UBND phường có chức tham mưu, giúp việc nên thường xuyên phải thu thập xử lí thơng tin để giúp Chủ tịch điều hành cơng việc cách có hiệu Tuy nhiên, công tác thu thập thông tin cịn chưa phong phú, nhiều hạn chế, thủ cơng lạc hậu, Chủ yếu hình thức thu thập thông tin qua văn bản, điện thoại hay trực tiếp đến tận nơi để tìm kiếm thơng tin Cho nên số lượng thơng tin mà Văn phịng UBND phường Quyết Tâm thu thập thụ động 2.4.4 Thực trạng đội ngũ cán Văn phòng UBND phường Quyết Tâm với chức tham mưu giúp việc cho lãnh đạo UBND việc định, vậy, đội ngũ cán văn phịng UBND phải người có chun mơn sâu rộng nghiệp vụ văn phịng Bên cạnh đó, văn phòng UBND phải phận nắm rõ thơng tin để triển khai, phân tích xử lí Xem xét tình hình thực tế Văn phịng UBND phường, thấy đội ngũ cán văn phịng thực tốt cơng việc cấp giao, đạt hiệu cao 2.5 Một số nhận xét 2.5.1 Ưu điểm Văn phòng UBND phường Quyết Tâm có nhiều bước đổi mới, tích cực công tác Công tác soạn thảo văn thực chủ yếu máy tính Hiện có nhiều phần mềm phục vụ cho việc soạn thảo văn Microsoft word, … Việc ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác văn phịng nhằm nâng cao chất lượng văn bản, rút ngắn thời gian soạn thảo chuyển văn Các văn ban hành thể thức, quy định pháp luật Bên cạnh việc truyền tải thơng tin phận, UBND phường Quyết Tâm với quan cấp hay cấp diễn nhanh chóng nhờ phương tiện truyền thơng đại Fax, điện thoại, Email,… tiết kiệm công sức, tiền của, thời gian 2.5.2 Hạn chế Mặc dù UBND phường Quyết Tâm ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác văn phịng có hiệu quả, bên cạnh bộc lộ hạn chế: Các trang thiết bị máy tính điện tử chưa trang bị nhiều, hầu hết việc sử dụng máy tính cán chưa sử dụng hết tính năng, hiệu máy tính, ảnh hưởng tới suất làm việc Công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu máy tính cịn kém, chưa xây dựng phần mềm riêng sử dụng công tác lưu trữ nên cán lưu trữ nhập nội dung danh mục hồ sơ tài liệu thủ công, chưa đảm bảo mặt khoa học yêu cầu công tác lưu trữ đại Việc bảo quản lưu trữ tài liệu dùng cặp tài lưu lưu tủ đựng hồ sơ Như vậy, việc tra cứu, truy tìm liệu nhiều thời gian Bên cạnh cán có tuổi đời cịn trẻ, UBND phường Quyết Tâm cịn có cán có thâm niên, nên trình độ ngoại ngữ hạn chế, phần mềm tin học tiếng anh, nên việc khai thác sử dụng phần mềm chưa triệt để Cơng tác thu thập xử lí nguồn thơng tin cịn thủ cơng qua nhiều tầng lớp trung gian, phức tạp tốn nhiều thời gian 2.5.3 Nguyên nhân Sở dĩ việc ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác văn phịng UBND phường Quyết Tâm bộc lộ nhiều hạn chế số nguyên nhân sau: Ban lãnh đạo UBND phường chưa trọng, quan tâm mức cơng nghệ thơng tin, cịn chưa hiểu hết giá trị, lợi ích to lớn mà ứng dụng cơng nghệ thơng tin mang lại Bên cạnh đó, vấn đề tài nguyên nhân khiến cho việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phịng UBND phường cịn chưa tồn diện triệt để Do vậy, việc xem xét đến ứng dụng công nghệ thông tin mạnh mẽ nay, đặc biệt xây dựng hệ thống mạng nội lãnh đạo UBND phường Quyết Tâm bàn bạc giải Thêm vào đó, trình độ cán UBND phường nguyên nhân ảnh hưởng nhiều đến tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin Ngồi ngun nhân chủ yếu trên, cịn có số nguyên nhân khác cấp lãnh đạo, cấp chưa có chủ trương sách mạnh mẽ để khuyến khích tăng cường đầu tư vào công nghệ thông tin Cán nhân viên UBND chưa mạnh dạn đề xuất vấn đề nên việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin cịn chưa sâu rộng, chưa triệt để III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 3.1 Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học ngoại ngữ Trong thời đại mới, thời đại công nghệ thơng tin, người làm cơng tác văn phịng ngồi kiến thức chun mơn cần phải có kiến thức lĩnh vực tin học, đặc biệt ứng dụng phần mềm quản lí cơng tác văn phòng, trau dồi kiến thức, kĩ làm việc với máy tính Do vậy, để nâng cao trình độ tin học cán nhân viên UBND phường Quyết Tâm lãnh đạo UBND cần quan tâm tới việc tổ chức lớp đào tạo ngắn ngày tin học cho cán UBND mời chun viên cơng nghệ thông tin đến trao đổi số vấn đề quan trọng tin học ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phịng UBND phường 3.2 Bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ Cán làm cơng tác văn phịng cần nắm vững nghiệp vụ để hồn thành tốt nhiệm vụ giao Vì vậy, họ phải ln tự bồi dưỡng kiến thức chun mơn cho mình, cơng tác soạn thảo văn bản, đòi hỏi nắm kiến thức Văn phịng UBND phường Quyết Tâm tổ chức lớp đào tạo ngắn hạn cho đội ngũ cán nhằm nâng cao khả phân tích, xử lí thông tin để đạt kết cao công việc, đặc biệt công tác tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo Các cán đào tạo áp dụng kiến thức lí luận vào cơng việc, từ so sánh chọn lọc kiến thức nhằm thực cơng việc văn phịng hiệu quả, tiết kiệm nguồn nhân lực cho đơn vị 3.3 Trang bị phương tiện kĩ thuật công nghệ thông tin Việc trang bị phương tiện kĩ thuật đại cần thiết, song cần để tâm tới tính đồng bộ, tính hiệu kinh tế việc sử dụng phương tiện nhằm đem lại hiệu cao chi phí hợp lí Tóm lại, bên cạnh việc đại hóa trang thiết bị văn phòng cần thiết văn phòng UBND phường cần phải trọng tới việc đào tạo nhân Đây mục tiêu lâu dài mà văn phòng UBND phường cần phải đạt tới Trong văn phịng đại, yếu tố người ln yếu tố quan trọng, yếu tố chung tâm quản lí Nếu khơng có người thiết bị dù có đại tới đâu vô dụng Chú trọng công tác đào tạo nhân tạo động lực thúc đẩy người phát huy hết lực, kích thích sáng tạo công việc, mở hội thăng tiến đường nghiệp