TIỂU LUẬN CUỐI kì ERP hệ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN lực DOANH NGHIỆP trình bày các phương pháp triển khai dự án ERP, các bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP HỒ CHÍ MINH KHOA KINH TẾ  TIỂU LUẬN CUỐI KÌ ERP HỌC PHẦN: HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP MÃ HỌC PHẦN: ERPS431208_06 GVHD: ThS Trần Kim Toại SVTH: Nhóm 14 Họ tên MSSV Đỗ Hữu Trí Tồn 20132241 Lê Xn Lâm 20132214 Nguyễn Xuân Nhị 20132001 Nguyễn Ngọc Anh Thư 20132054 Nguyễn Ngọc Anh Thy 20132128 Lê Ngọc Tiến 20132239 Tp Hồ Chí Minh, tháng năm 2022 BẢNG PHÂN CƠNG NHIỆM VỤ STT Họ Tên MSSV Đỗ Hữu Trí Tồn 20132256 - Câu 100% Lê Xn Lâm 20132214 - Powerpoint 100% Nguyễn Xuân Nhị 20132001 - Câu 100% 20132054 - Câu 100% 20132128 - Câu 100% - Câu - Tổng hợp Word Nguyễn Ngọc Anh Thư Nguyễn Ngọc Anh Thy Lê Ngọc Tiến Nhiệm vụ 20132239 i Hoàn thành 100% LỜI CẢM ƠN Qua thời gian học tập nghiên cứu, nhóm chúng tơi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên hướng dẫn ThS Trần Kim Toại tận tâm hướng dẫn, định hướng, góp ý sửa chữa sai sót để nhóm tác giả hồn thành nghiên cứu kịp tiến độ Nhóm cố gắng để hồn thành nghiên cứu Tuy nhiên, nghiên cứu khơng tránh khỏi sai sót, mong Q Thầy, Cơ bạn thơng cảm! Nhóm xin chân thành cảm ơn! ii LỜI CAM ĐOAN Nhóm chúng tơi cam đoan cơng trình nghiên cứu nhóm Nhóm chịu hoàn toàn trách nhiệm với nội dung trình bày luận văn, trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp.HCM không liên đới trách nhiệm Các số liệu, kết nêu luận văn trung thực chưa công bố cơng trình khác Tp Hồ Chí Minh, tháng năm 2022 (Ký ghi rõ họ tên) iii MỤC LỤC BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ i LỜI CẢM ƠN ii LỜI CAM ĐOAN iii MỤC LỤC iv Trình bày phương pháp triển khai dự án ERP, bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP, tái cấu trúc mơ hình quản trị doanh nghiệp triển khai ERP với quản trị thay đổi (OCM) (2.0 điểm) 1.1 Các phương pháp triển khai dự án ERP 1.2 Các bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP 1.2.1 Quá trình lựa chọn đánh giá 1.2.2 Nhà cung cấp phần mềm ERP 1.2.3 Lợi doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp ERP chuyên nghiệp, hiệu 1.3 Tái cấu trúc mơ hình quản trị doanh nghiệp triển khai ERP với quản trị thay đổi (OCM) 1.3.1 Tái cấu trúc mơ hình quản trị doanh nghiệp 1.3.2 Thách thức với nhà quản lý Chọn cơng ty nước ngồi VN, phân tích q trình chuyển đổi số cơng ty đó, đánh giá thành tựu khó khăn với số liệu minh họa cụ thể Đề xuất số giải pháp để chuyển đối số thành công triển khai ERP Phân tích tính khả thi hiệu mong muốn (1.5 điểm) 2.1 Giới thiệu, phân tích đánh giá q trình chuyển đổi số Starbucks iv 2.1.1 Giới thiệu công ty Starbucks 2.1.2 Phân tích q trình chuyển đổi số Starbucks 10 2.2 Những thành tựu khó khăn trình chuyển đổi số 16 2.2.1 Thành tựu 16 2.2.2 Khó khăn 18 2.3 Giải pháp để chuyển đổi số thành công triển khai ERP 19 2.4 Phân tích tính khả thi hiệu mong muốn 22 2.4.1 Tính khả thi giải pháp 22 2.4.2 Hiệu mong muốn 23 Trình bày yếu tố đảm bảo thành công triển khai dự án ERP với trích dẫn đầy đủ (1.5 điểm) 25 Lựa chọn doanh nghiệp VN nước đánh giá lựa chọn phương pháp triển khai ERP (2.0 điểm) 30 4.1 Trình bày ưu điểm nhược điểm đánh giá lựa chọn phần mềm ERP theo phương pháp ERP SaaS ERP on Premise (1.0 điểm) 30 4.1.1 Phương pháp ERP SaaS 30 4.1.2 Phương pháp ERP on Premise 34 4.2 Tính tốn chi phí hai phương pháp triển khai hệ thống ERP năm (NPV) lựa chọn phương pháp sao? (1.0 điểm) 36 4.2.1 Tổng quan NPV 36 4.2.2 Tính NPV triển khai theo hướng ERP on Premise 37 4.2.3 Tính NPV triển khai theo hướng ERP SaaS 38 4.2.4 Đánh giá, lựa chọn phương pháp phù hợp 40 Thiết kế xây dựng hệ thống mini-ERP doanh nghiệp cụ thể (hư cấu) (3.0 điểm) 42 v 5.1 Giới thiệu phần mềm Odoo 42 5.1.1 Sơ lược đôi nét phần mềm Odoo 42 5.1.2 Khái niệm Odoo ERP – Tổng quan phần mềm Odoo ERP 42 5.1.3 Lợi ích triển khai phần mềm Odoo ERP 42 5.2 Giới thiệu công ty PepsiCo 42 5.2.1 Giới thiệu công ty 42 5.2.2 Giới thiệu sản phẩm 43 5.3 Việc sử dụng Odoo công ty PepsiCo 43 5.3.1 Lợi ích sử dụng Odoo 43 5.3.2 Yêu cầu công ty PepsiCo sử dụng Odoo 44 5.4 Thực trạng công ty sử dụng phần mềm Odoo giải pháp 44 5.4.1 Ưu điểm 44 5.4.2 Nhược điểm 45 5.4.3 Giải pháp 45 5.5 Quy trình Odoo PepsiCo 46 5.5.1 Quy trình mua hàng PepsiCo 46 5.5.2 Quy trình bán hàng PepsiCo 50 5.5.3 Quy trình tuyển nhân 61 5.5.4 Quy trình chăm sóc khách hàng PepsiCo 67 5.5.5 Chi phí, doanh thu, lợi nhuận 68 Kết luận 70 TÀI LIỆU THAM KHẢO 72 vi Trình bày phương pháp triển khai dự án ERP, bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP, tái cấu trúc mơ hình quản trị doanh nghiệp triển khai ERP với quản trị thay đổi (OCM) (2.0 điểm) 1.1 Các phương pháp triển khai dự án ERP Hệ thống ERP viết tắt từ Enterprise Resource Planning systems Đây giải pháp công nghệ đa nhiệm, có chức quản lý hệ thống nhiều phịng, ban doanh nghiệp Hệ thống ERP dùng để quản lý, thu thập, lưu trữ phân tích liệu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh, nhân sự, sản phẩm, tốn… doanh nghiệp Có thể nói hệ thống ERP trở thành công cụ quản lý đắc lực mà nhiều doanh nghiệp ngày áp dụng Giải pháp thân thiện với người dùng, bảo mật cao tối ưu chi phí cho doanh nghiệp sử dụng Triển khai ERP nhằm tổng hợp, thống quản lý thơng tin từ phịng/ ban doanh nghiệp Triển khai hệ thống ERP giúp nâng cao chất lượng hoạt động nhờ nhiều tính khép kín kết nối chặt chẽ Xây dựng hệ thống ERP mang lại hiệu thiết thực cho doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận, tối ưu thời gian chi phí sản xuất, cải thiện hiệu suất làm việc Đứng góc độ nhà lãnh đạo có định trực tiếp tới phương pháp triển khai ERP Odoo, lựa chọn chiến lược triển khai ERP sau: - Big Bang (phương pháp triển khai tổng lực): Đây phương pháp triển khai tổng thể cho tồn phịng ban tất phân hệ đồng thời Đòi hỏi kết hợp lớn nguồn lực không tránh khỏi việc gián đoạn hoạt động kinh doanh - Phased (phương pháp phân chia thành giai đoạn): Chúng ta chia dự án bạn làm nhiều giai đoạn để triển khai, mở rộng từ từ giải pháp ERP cho phịng ban cần thiết Giải pháp phương pháp cốt lõi TopERP áp dụng để tránh làm tổn thương đến trình vận hành hữu Doanh nghiệp - Parallel (phương pháp triển khai song song): Đây phương pháp triển khai mà bạn sử dụng đồng thời giải pháp phần mềm song song với bạn triển khai giải pháp Giải pháp thời điểm gần bắt buộc để đáp ứng tính vẹn tồn quy trình vận hành có Big Bang - Triển khai tổng lực Như phân tích trên, chiến lược triển khai mang rủi ro lớn, lớn chiến lược bù lại có hai điểm thuận lợi (1) thời gian triển khai nhanh (2) chi phí thấp Hãy chon Big Bang yêu cầu cấp lãnh đạo cần làm nhanh nhanh chóng đưa giải pháp ERP Odoo vào doanh nghiệp, cần chuẩn bị kỹ lưỡng cho toàn q trình triển khai Với phương án thơng thường triển khai vào giai đoạn thấp điểm vào thời điểm thị trường thiếu thuận lợi giai đoạn Doanh nghiệp gặp phải dịch Covid 2019 Covid 2020 Phương pháp tiếp cận vấn đề cần xem xét thấu đáo Đa phần giải pháp ERP thiết kế với quy trình chuẩn mực, nên cố gắng nắn chỉnh quy trình có theo ERP, đặc biệt ERP có nhiều năm kinh nghiệm Odoo, SAP, Oracle, Microsoft Dynamic AX Muốn thành công, bắt buộc phải nhận diện giảm thiểu rủi ro đến mức thấp việc hiểu rõ nhu cầu đặc tính Business điều tối quan trọng - tính giải pháp đáp ứng phần trăm người dùng yêu cầu? yêu cầu lại cần phải tùy chỉnh phát triển riêng? thời gian phát triển nào? Có ảnh hưởng đến q trình vận hành theo kế hoạch khơng? Rất nhiều yếu tố cần phải cân nhắc bàn bạc kỹ lưỡng nhóm triển khai đội ngũ tư vấn, đội ngũ kỹ thuật Đối với Big Bang tiết hơn, phải giám sát chặt chẽ với mục đích giảm rủi ro cho dự án Mọi thay đổi yêu cầu người dùng ảnh hưởng lớn đến tiến độ kế hoạch triển khai dự án Do vậy, cần phải kiểm soát chặt chẽ Triển khai chiếu phần - Phased Rollout Implementation Phased Rollout sử dụng bạn mong muốn chia dự án làm nhiều giai đoạn bạn triển khai phần bán hàng, mua hàng, kho trước; sau tới phần logistics, sản xuất, sau tới phần kế tốn tài chính,v.v Cụ thể giai đoạn trước sau tùy thuộc vào mức độ cấp thiết cụm quy trình lõi tồn q trình vận hành Có cách chia giai đoạn sau: - Chia giai đoạn theo phân hệ (Bán hàng, kế tốn, tài chính) - Chia giai đoạn theo chuỗi quy trình liên kết nhiều phịng ban Đây phương án TopERP gợi ý cho nhiều khách hàng triển khai ERP thành công - Chia giai đoạn theo Business Unit doanh nghiệp bạn (thường áp dụng cho cấp Tập Đoàn) - Chia Phased theo vị trí địa lý (thường áp dụng cho công ty đa quốc gia) Chúng ta thấy Phased Rollout chiến lược triển khai trung dung nhất, rủi ro đặt mức độ trung bình, thời gian triển khai nằm mức độ trung bình phương pháp triển khai cuối chi phí nằm mức độ trung bình phương pháp triển khai Khi triển khai thành công giai đoạn, doanh nghiệp đơn vị triển khai có nhiều kinh nghiệm để điều chỉnh lại giai đoạn sau, thay đổi cách tiếp cận cho phù hợp hơn, điều chỉnh lại bước triển khai, cách thức làm việc nội team triển khai người dùng cuối nhân viên Parallel Implementation - Triển khai song song Với phương án triển khai vận hành song song phần mềm (excel, misa, bravo, fast, v.v ) giải pháp ERP thời gian dài, cắt chuyển từ từ bước phần mềm quản lý cũ Đây phương pháp triển khai tốn thời gian tiền bạc nhất, bù lại an tồn người dùng tiếp cận cách từ từ họ hoàn toàn thục giải pháp ERP đủ kinh nghiệm để bỏ giải pháp cũ Với doanh nghiệp, TopERP đưa phương án phù hợp tùy theo tình hình thực tế, lực nhân chọn phương pháp cụ thể, trộn lẫn cho giai đoạn triển khai nhằm đảm bảo cho thành công dự án Mục tiêu cuối đảm bảo mặt thời gian đưa giải pháp ERP vào vận hành chi phí chấp nhận Xây dựng hệ thống ERP mang lại hiệu thiết thực cho doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận, tối ưu thời gian chi phí sản xuất, cải thiện hiệu suất làm việc…Sự khôn khéo truyền thông ban lãnh đạo ban điều hành Dự án chiến lược triển khai giải 58 Bước 5: Lúc phận bán hàng tạo hóa đơn Hình thức tốn trường hợp tốn lần tiền mặt Hóa đơn gửi cho phận kế toán để ghi nhận toán 59 5.5.2.3 Quy trình bán hàng khách hàng tốn dư Giống quy trình bán hàng đủ sản phẩm thiếu sản phẩm khách hàng tiến hành toán Bộ phận kế toán ghi nhận số tiền dư khấu trừ vào lần mua khách hàng 60 5.5.3 Quy trình tuyển nhân Hình 5.4: Quy trình tuyển dụng nhân Nguồn: Nhóm tác giả tổng hợp Đề xuất nhu cầu tuyển dụng Khi phận cơng ty có nhu cầu nhân lực, trưởng phận thông báo số lượng cần cho bên nhân Bên nhân nhận báo cáo tiến hành quy trình tuyển dụng 61 Thực nhận hồ sơ ứng tuyển Bước 1: Ứng viên gửi đơn ứng tuyển, công ty nhận hồ sơ ứng tuyển ứng viên Bước 2: Lúc công ty nhận hồ sơ ứng viên tiến hành xem hồ sơ Hồ sơ nhận bao gồm thơng tin kèm theo, file CV đính kèm ứng viên gửi 62 Bước 3: Tiến hành đặt lịch vấn cho ứng viên 63 Bước 4: Sau lựa lịch vấn, nhóm liên hệ với ứng viên qua mail số điện thoại Giả sử công ty liên lạc qua mail Bước 5: Sau ứng viên nhận mail thông báo lịch hẹn vấn ứng viên bắt đầu thực trình vấn Ở ứng viên tiến hành vấn lần đầu Bước 6: Nếu ứng viên vấn khơng thành cơng cơng ty lưu trữ lại hồ sơ để sử dụng lại sau Nhập lý từ chối tự động gửi mail cho ứng viên 64 Lưu ý: Muốn khơi phục hồ sơ ứng viên chọn khôi phục Nếu khôi phục, hồ sơ ứng viên quay quy trình thẩm định ban đầu Bước 7: Nếu ứng viên qua vịng thử thách tiến hành đề xuất hợp đồng 65 Bước 8: Sau tiến hành đề xuất hợp đồng với ứng viên ta tiếp tục tiến hành tạo hồ sơ nhân viên cho ứng viên Bước 9: Sau hoàn thành, ta sang phần module “Nhân viên” để xem hồ sơ thêm vào danh sách nhân viên hay chưa Nếu lưu hồ sơ thành cơng, nhân viên bắt đầu làm việc 66 5.5.4 Quy trình chăm sóc khách hàng PepsiCo Hình 5.5: Quy trình chăm sóc khách hàng, Nguồn: Nhóm tác giả tổng hợp Bước 1: Xem xét câu hỏi khách hàng gửi từ web, email, fanpage Bước 2: Phân công công việc cho nhân viên sale 67 Bước 3: Nhân viên sale liên hệ khách hàng Nếu liên hệ thành công thực quy trình chăm sóc khách hàng, xác nhận phản hồi Nếu khách hàng chốt đơn tạo báo giá mới, lên đơn cho khách hàng Tiếp tục quy trình bán hàng 5.5.5 Chi phí, doanh thu, lợi nhuận Báo cáo Lãi Lỗ 68 Theo hình trên, tổng chi phí bao gồm thuế GTGT HHDV mua vào, chi phí bán hàng (chi phí nhân viên, chi phí lưu kho, chi phí ngun vật liệu, bao bì, chi phí dụng cụ, đồ dùng), chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí khác 694.128.700 VNĐ, tổng doanh thu bán hàng hóa 11.626.000.000 VNĐ, giá vốn hàng bán 8.288.719.793 VNĐ, lợi nhuận ròng 2.643.151.507 VNĐ Bảng Cân đối kế toán Theo hình Tổng Tài Sản = Nợ + Vốn Chủ Sở Hữu 69 Kết luận Xã hội ngày phát triển, thời đại công nghệ 4.0 lên ngơi Thế nên, doanh nghiệp có lựa chọn: thay đổi theo bước xã hội - tái cấu trúc mơ hình kinh doanh, giữ hoài lối dần tụt hậu sau Nhưng muốn thay đổi thay đổi được, với phát triển vượt bậc công nghệ thông tin cho phép giải pháp pháp công nghệ đời Và hệ thống ERP hệ thống giải pháp bật trình quản lý vận hành, cung cấp giải pháp giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng hiệu quả, hỗ trợ hoạt động doanh nghiệp từ kế toán , tài chính, quản lý bán hàng, mua hàng, quản lý hàng tồn kho, quản trị nhân sự, sản xuất, quản trị quan hệ khách hàng,… Bên cạnh việc áp dụng hệ thống trình vận hành doanh nghiệp cần phải thay đổi tư duy, cấu tổ chức theo hướng chuyển đổi số Nói rõ việc triển khai hệ thống ERP cần áp dụng chuyển đổi số để tạo nên tính khả thi hiệu tối ưu Cụ thể, Starbucks chuyển đổi số khơng góp phần giúp cho họ vượt qua khỏi khủng hoảng năm 2007 mà giúp họ trở nên phát triển hôm Khi họ đưa công hệ tối ưu: Starbucks Digital Ventures Digital Flywheel giúp họ vừa dễ dàng tiếp cận nhiều khách hàng hơn, tối ưu hóa quy trình vận hành suất làm việc trở nên nhanh chóng đơn giản Song, thân việc triển khai ERP phải đảm bảo nhiều yếu tố đặt ra, ví dụ như: tập trung vào yêu cầu, quy trình kinh doanh đầu tiên, lựa chọn giải pháp, đơn vị triển khai, lập planning dự án cẩn thận… Và hai phần mềm bật ERP kể đến ERP SaaS ERP on Premise, hai phương pháp có ưu nhược điểm khác chúng góp phần lớn tạo nên phát triển bền vững doanh nghiệp, chẳng hạn Tổng công ty Tân Cảng Sài Gịn việc lựa chọn ERP On Premise phương pháp phù hợp Cuối cùng, trình ứng dụng ERP, doanh nghiệp thường gặp phải khó khăn liên quan đến việc học để tiếp thu cơng nghệ, thay đổi quy trình cho phù hợp với quy trình phần mềm… Và phần mềm Odoo trợ thủ đắc lực mà PepsiCo nói riêng doanh nghiệp nói chung sử dụng để quản lí 70 hoạt động doanh nghiệp, giúp cơng ty tối ưu hóa quy trình mua, bán hàng, kho vận, tuyển dụng nhân sự, chăm sóc khách hàng, marketing đặc biệt quy trình kế tốn Từ việc triển khai ERP công ty PepsiCo, học rút muốn triển khai hệ thống ERP cơng ty phải lựa chọn giải pháp, lựa chọn đơn vị triển khai, lập kế hoạch dự án cách cẩn thận, tập trung vào lợi ích xác định Không cạnh, việc lựa chọn đội dự án với thành viên phù hợp không phần quan trọng, đảm bảo có cam kết từ cấp lãnh đạo, hạ tầng công nghệ thông tin cần phải đồng hóa, hóa củng cố, cần có hợp tác hỗ trợ từ đối tác nhà tư vấn từ nhà cung cấp phần mềm ERP Đây học quý báu cho doanh nghiệp có ý định triển khai hệ thống ERP 71 TÀI LIỆU THAM KHẢO Andrew Ly (2020, 11 30) The Definitive Guide to Cloud ERP Retrieved from Better Buys: https://www.betterbuys.com/erp/cloud-erp/ Capgemini Consulting (2014) tarbucks: Taking the "Starbucks experience" digital ERPViet (2022, 04 30) Chi phí triển khai ERP bao nhiêu? Retrieved from ERP Việt: https://erpviet.vn/chi-phi-trien-khai-erp-la-bao-nhieu/ Gòn, T c (2022, 05 15) Retrieved from Sài Gòn new Port: https://saigonnewport.com.vn/ Hoang Nam Le (2018) Digital transformation in Starbucks FPT Insight Huy, Q (2021, 08 16) Chuyện Starbucks chuyển đổi số (Kỳ 1): Bước ngoặt lớn Retrieved from Diễn đàn doanh nghiệp: https://diendandoanhnghiep.vn/chuyen-starbuckschuyen-doi-so-204043.html Larry Dignan (2017) Starbucks to step up rollout of 'digital flywheel' strategy Zdnet Minh Chiến (2022, 04 04) SaaS gì? Những điểm đặc trưng software as a service Retrieved from Cloudify: https://cloudify.vn/saas-la-gi-nhung-diem-dactrung-co-ban-cua-software-as-a-service/ PepsiCo (2022, 04 15) Về PepsiCo Retrieved from Sun story PepsiCo: https://www.suntorypepsico.vn/page/gioi-thieu-pepsico thstreetgrille (2021, 07 20) NPV gì? Cách tính, Ý Nghĩa, Ưu nhược điểm nhà đầu tư áp dụng Retrieved from 8thstreetgrille: https://8thstreetgrille.com/npv-la-gi/ 72