Trình bày các phương pháp triển khai dự án ERP, các bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP, tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp khi triển khai
Các phương pháp triển khai dự án ERP
Hệ thống ERP, hay còn gọi là Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp, là giải pháp công nghệ đa nhiệm giúp quản lý hiệu quả các phòng ban trong một doanh nghiệp.
Hệ thống ERP là công cụ quản lý hiệu quả giúp doanh nghiệp thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh, nhân sự, sản phẩm và thanh toán Với tính năng thân thiện với người dùng, bảo mật cao và khả năng tối ưu chi phí, hệ thống ERP ngày càng được nhiều doanh nghiệp áp dụng để nâng cao hiệu quả quản lý.
Triển khai hệ thống ERP giúp tổng hợp và quản lý thông tin từ các phòng ban trong doanh nghiệp, nâng cao chất lượng hoạt động nhờ tính năng kết nối chặt chẽ Việc xây dựng hệ thống ERP mang lại hiệu quả thiết thực như gia tăng lợi nhuận, tối ưu thời gian và chi phí sản xuất, cũng như cải thiện hiệu suất làm việc Đối với nhà lãnh đạo, có ba chiến lược triển khai ERP Odoo để lựa chọn.
Phương pháp Big Bang là một chiến lược triển khai đồng bộ cho tất cả các phòng ban và phân hệ trong tổ chức Phương pháp này yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ về nguồn lực và có thể gây ra gián đoạn trong hoạt động kinh doanh.
Phương pháp phân chia thành giai đoạn giúp triển khai dự án ERP một cách hiệu quả bằng cách mở rộng dần dần đến các phòng ban ít cần thiết hơn Đây là một trong những phương pháp cốt lõi mà TopERP áp dụng nhằm bảo vệ quá trình vận hành hiện tại của doanh nghiệp, tránh gây gián đoạn và đảm bảo sự ổn định trong hoạt động.
Phương pháp triển khai song song cho phép bạn sử dụng đồng thời giải pháp phần mềm hiện tại và triển khai giải pháp mới Đây là một cách tiếp cận gần như bắt buộc để đảm bảo tính vẹn toàn của quy trình vận hành hiện có.
Big Bang - Triển khai tổng lực
Chiến lược triển khai Big Bang mang lại rủi ro cao nhất trong ba chiến lược, nhưng bù lại, nó có hai lợi thế lớn: thời gian triển khai nhanh và chi phí thấp Phương pháp này phù hợp khi lãnh đạo yêu cầu nhanh chóng đưa giải pháp ERP Odoo vào doanh nghiệp, nhưng cần chuẩn bị kỹ lưỡng cho toàn bộ quá trình Thông thường, triển khai nên diễn ra vào giai đoạn thấp điểm hoặc khi thị trường gặp khó khăn, như trong thời kỳ dịch Covid-19 Cần xem xét thấu đáo phương pháp tiếp cận, vì hầu hết các giải pháp ERP được thiết kế theo quy trình chuẩn mực, do đó nên điều chỉnh quy trình hiện có theo ERP, đặc biệt là những hệ thống có kinh nghiệm như Odoo, SAP, Oracle và Microsoft Dynamic AX.
Để đạt được thành công, việc nhận diện và giảm thiểu rủi ro là rất quan trọng, trong đó hiểu rõ nhu cầu và đặc tính của doanh nghiệp là yếu tố then chốt Cần đánh giá mức độ đáp ứng của giải pháp đối với yêu cầu người dùng, xác định những yêu cầu cần tùy chỉnh và phát triển thêm, cũng như thời gian phát triển và ảnh hưởng đến quá trình vận hành Sự phối hợp chặt chẽ giữa nhóm triển khai, đội ngũ tư vấn và kỹ thuật là cần thiết, đặc biệt trong các dự án Big Bang, nhằm giảm thiểu rủi ro Mọi thay đổi từ phía người dùng đều có thể tác động lớn đến tiến độ và kế hoạch dự án, do đó, việc kiểm soát các yêu cầu là cực kỳ quan trọng.
Triển khai cuốn chiếu từng phần - Phased Rollout Implementation
Phased Rollout là phương pháp chia nhỏ dự án thành nhiều giai đoạn, cho phép triển khai từng phần như bán hàng, mua hàng và kho trước, sau đó đến logistics, sản xuất và cuối cùng là kế toán tài chính Thứ tự các giai đoạn được xác định dựa trên mức độ cấp thiết của từng quy trình lõi trong toàn bộ hoạt động.
Có các cách chia giai đoạn như sau:
- Chia giai đoạn theo phân hệ (Bán hàng, kế toán, tài chính)
- Chia giai đoạn theo chuỗi quy trình liên kết nhiều phòng ban Đây là phương án được TopERP gợi ý cho rất nhiều khách hàng triển khai ERP thành công
- Chia giai đoạn theo các Business Unit của doanh nghiệp bạn (thường áp dụng cho cấp Tập Đoàn)
- Chia Phased theo vị trí địa lý (thường áp dụng cho các công ty đa quốc gia)
Phased Rollout là chiến lược triển khai có mức độ rủi ro, thời gian và chi phí ở mức trung bình so với ba phương pháp khác Khi hoàn thành một giai đoạn, doanh nghiệp và đơn vị triển khai sẽ tích lũy được nhiều kinh nghiệm, từ đó điều chỉnh phương pháp tiếp cận, các bước triển khai và cách thức làm việc của đội ngũ cũng như tương tác với nhân viên một cách hiệu quả hơn.
Parallel Implementation - Triển khai song song
Phương án triển khai này cho phép vận hành song song giữa phần mềm hiện tại như Excel, MISA, Bravo, Fast và giải pháp ERP trong một khoảng thời gian dài Quá trình chuyển đổi sẽ diễn ra từ từ, từng bước một đối với phần mềm quản lý cũ Mặc dù đây là phương pháp tốn thời gian và chi phí nhất, nhưng nó đảm bảo an toàn, giúp người dùng tiếp cận dần dần với giải pháp ERP mới cho đến khi họ hoàn toàn thuần thục và có đủ kinh nghiệm để loại bỏ phần mềm cũ.
TopERP cung cấp các giải pháp ERP linh hoạt, phù hợp với tình hình thực tế và năng lực nhân sự của từng doanh nghiệp Chúng tôi có thể lựa chọn phương pháp triển khai cụ thể hoặc kết hợp nhiều phương pháp cho từng giai đoạn, nhằm đảm bảo thành công cho dự án Mục tiêu cuối cùng là đảm bảo thời gian đưa giải pháp ERP vào vận hành và chi phí hợp lý.
Xây dựng hệ thống ERP mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, bao gồm gia tăng lợi nhuận, tối ưu hóa thời gian và chi phí sản xuất, cũng như cải thiện hiệu suất làm việc Sự khéo léo và hiệu quả trong truyền thông của ban lãnh đạo cùng ban điều hành dự án là yếu tố quan trọng trong chiến lược triển khai giải pháp này.
Việc lựa chọn hệ thống ERP là rất quan trọng và cần được cân nhắc kỹ lưỡng Chúng ta nên tìm kiếm sự tư vấn từ các chuyên gia quản trị doanh nghiệp và chuyên gia triển khai hệ thống để đảm bảo đưa ra quyết định đúng đắn về giải pháp và phương thức triển khai.
Các bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP
1.2.1 Quá trình lựa chọn và đánh giá
Quá trình lựa chọn và đánh giá phần mềm ERP là một trong những giai đoạn quyết định thành công hay thất bại của dự án Việc đầu tư vào hệ thống ERP đòi hỏi nguồn lực lớn, do đó, một khi đã chọn lựa, việc thay đổi sẽ trở nên khó khăn Ông Shankarnarayana, tư vấn cấp cao tại Baan Infosystems India Pvt Ltd, nhấn mạnh rằng có một số điểm quan trọng cần lưu ý khi đánh giá phần mềm ERP để đảm bảo đạt được lợi thế cạnh tranh thông qua công nghệ thông tin.
- Chức năng phù hợp với quy trình kinh doanh của công ty
- Mức độ tích hợp giữa các phân hệ khác nhau của hệ thống ERP
- Sự linh động và khả năng thích ứng (scalability)
- Sự thân thiện với người sử dụng
- Triển khai nhanh chóng: thời gian triển khai ngắn đồng nghĩa với rủi ro dự án thấp và cơ hội thành công sẽ nhiều hơn
- Khả năng hỗ trợ việc kiểm soát và hoạch định đa chiều
- Khả năng kỹ thuật client/server, cơ sở dữ liệu độc lập, bảo mật
- Khả năng nâng cấp thường xuyên
- Số lượng yêu cầu chỉnh sửa hệ thống
- Cơ sở hạ tầng CNTT
- Các địa điểm tham khảo
- Tổng chi phí bao gồm: Giấy phép, đào tạo, triển khai, bảo trì, sửa chữa (customization) và các yêu cầu về phần cứng
1.2.2 Nhà cung cấp phần mềm ERP
Nhà cung cấp phần mềm ERP đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện Họ sẽ đồng hành cùng các đơn vị từ giai đoạn tư vấn, khảo sát cho đến khi triển khai và sử dụng Một nhà cung cấp chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm sẽ mang lại nhiều lợi ích cho công ty khi quyết định triển khai ERP Dưới đây là các tiêu chí để đánh giá nhà cung cấp giải pháp ERP tốt nhất cho doanh nghiệp.
Để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, một nhà triển khai cần hiểu rõ các vấn đề mà doanh nghiệp đang đối mặt, từ đó đưa ra những giải pháp phù hợp và hiệu quả nhất.
- Khả năng công nghệ của doanh nghiệp: Khi quy mô và người dùng hệ thống
Khi ERP phát triển, yêu cầu về khả năng xử lý khối lượng công việc của phần mềm cũng cần được mở rộng Chỉ những nhà cung cấp giải pháp có công nghệ tiên tiến mới có thể xây dựng phần mềm có khả năng mở rộng hiệu quả, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí triển khai Hơn nữa, nhà cung cấp ERP có kinh nghiệm còn thể hiện qua khả năng phát triển giải pháp tích hợp với các phần mềm thông minh khác, đáp ứng nhu cầu của xu hướng kinh doanh luôn thay đổi.
Mức độ và cam kết hỗ trợ từ nhà cung cấp là tiêu chí quan trọng để doanh nghiệp quyết định lựa chọn đối tác Chính sách hỗ trợ cần được duy trì trong và sau quá trình triển khai dự án, nhằm tránh những sai sót khi vận hành chính thức Nếu bên cung cấp chỉ dừng lại ở việc triển khai ERP mà không có hỗ trợ sau đó, thì đây không phải là sự lựa chọn đúng đắn cho doanh nghiệp.
Chất lượng dịch vụ khách hàng là yếu tố quan trọng phản ánh hiệu quả của các doanh nghiệp cung cấp giải pháp ERP Khi tìm kiếm đối tác triển khai ERP, hãy lựa chọn những công ty có uy tín, được đánh giá cao và đã thành công trong việc phát triển phần mềm cho nhiều lĩnh vực khác nhau.
1.2.3 Lợi thế khi doanh nghiệp lựa chọn được nhà cung cấp ERP chuyên nghiệp, hiệu quả
ERP là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp nâng cao lợi thế cạnh tranh Khi lựa chọn được nhà cung cấp giải pháp chuyên nghiệp và hiệu quả, doanh nghiệp sẽ thu được nhiều lợi ích đáng kể.
Để tăng tỷ lệ thành công khi triển khai ERP, doanh nghiệp cần nhận thức rằng mỗi lĩnh vực hoạt động và quy trình làm việc đều có những đặc thù riêng Ngay cả trong cùng một doanh nghiệp, các giai đoạn khác nhau cũng dẫn đến sự khác biệt trong quy trình Việc tìm kiếm một đối tác có quy trình làm việc chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp xác định các vấn đề nội tại cần giải quyết Bằng cách hiểu rõ nhu cầu của khách hàng và phát triển các giải pháp phù hợp, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả khi ERP chính thức đi vào hoạt động.
Xây dựng các tính năng giải pháp phù hợp với doanh nghiệp là điều quan trọng Qua quy trình khảo sát và triển khai kỹ lưỡng, doanh nghiệp có thể loại bỏ những yêu cầu không thực tế, từ đó tập trung phát triển các module cần thiết đáp ứng nhu cầu kinh doanh của mình.
Tối ưu chi phí triển khai là yếu tố quan trọng khi lựa chọn nhà cung cấp ERP chuyên nghiệp, vì họ sẽ tập trung vào những giải pháp thực sự cần thiết cho doanh nghiệp, giúp giảm thiểu lãng phí Bên cạnh đó, việc đánh giá rõ ràng các khoản chi phí cần thiết sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị ngân sách hợp lý, tránh tình trạng dự án phải dừng lại trong quá trình triển khai.
Cam kết về thời gian triển khai là yếu tố quan trọng khi lựa chọn nhà cung cấp ERP Các nhà cung cấp có kinh nghiệm sẽ cung cấp thời gian tối thiểu và dự kiến hoàn thành dự án, giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch kinh doanh hiệu quả Điều này giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc xử lý các tình huống phát sinh.
Tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp khi triển khai ERP với quản trị của sự thay đổi (OCM)
của sự thay đổi (OCM)
1.3.1 Tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp
Tái cấu trúc là quá trình thay đổi cấu trúc tổ chức thông qua việc sắp xếp lại các phòng ban, chia tách hoặc hợp nhất Đối với doanh nghiệp, tái cấu trúc (reengineering) nhằm cải thiện hiệu suất hoạt động dựa trên kết cấu cũ Quá trình này không chỉ ảnh hưởng đến cơ cấu mà còn đến nhân sự trong công ty Với sự hỗ trợ của công nghệ hiện đại, việc tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp đã trở nên an toàn hơn Hiện đại hóa hệ thống CNTT cần tập trung vào các tiêu chí cụ thể để đạt được hiệu quả tối ưu.
- Phục vụ những nhu cầu mới của khách hàng
- Xây dựng các mô hình hợp tác mới với nhà cung cấp
- Mở rộng khả năng phân phối
- Phát triển các dịch vụ điện tử
- Ứng dụng tối đa quản lý dùng quy trình
- Thân thiện hóa việc sử dụng hệ thống CNTT nhằm tăng hiệu quả công việc cho người dùng
Đối với doanh nghiệp Việt Nam lần đầu triển khai hệ thống ERP, việc xây dựng một hệ thống hiệu quả dựa trên nền tảng hiện có là rất quan trọng Để đạt được điều này, doanh nghiệp cần tái cơ cấu theo mô hình quản lý quy trình Tái cơ cấu không còn là thách thức nếu có một kiến trúc quy trình tốt trước khi triển khai Trách nhiệm thiết kế nên được giao cho một tổng công trình sư (Business Process Architect) có hiểu biết sâu sắc về hiệu quả từng quy trình và quy mô doanh nghiệp sau cải tổ.
1.3.2 Thách thức với nhà quản lý
Khi hệ thống (ERP) đang ngày một thay thế vai trò con người, lãnh đạo DN luôn phải đối đầu với những thách thức mới:
- Hiệu quả của công việc dần không còn phụ thuộc vào mức thưởng nhân viên mà vào việc làm thế nào để không xảy ra sự cố hệ thống
- Các phòng ban mất dần khả năng tự tổ chức, tự đánh giá Mọi sự thay đổi về cơ cấu ngày càng phải phụ thuộc vào hệ thống
Nâng cấp và mở rộng hệ thống cần được coi là một khoản đầu tư chiến lược thay vì chỉ là chi phí Đầu tư sai vào hệ thống ERP sẽ khó thu hồi, khác với đầu tư vào tài sản Do đó, việc đánh giá và đưa ra quyết định chính xác cho dự án phát triển công nghệ thông tin là rất quan trọng.
Hệ thống ERP không có khả năng tự động sửa lỗi hay đánh giá chất lượng công việc, và cũng không thể đưa ra quyết định hay phàn nàn Nó luôn cần sự giám sát chặt chẽ từ con người Các lãnh đạo cần nhận thức rõ rằng việc quản lý nhân viên và bộ phận đòi hỏi kiến thức chuyên môn và sự chú ý liên tục.
DN cần nghiên cứu sâu hơn để sử dụng thành thạo các chức năng của hệ thống và tận dụng khả năng hỗ trợ của CNTT, nhằm đóng góp tích cực vào sự phát triển của hệ thống Các nhà quản lý cần hiểu rằng giải pháp nâng cấp hệ thống phải tăng hiệu quả quy trình, thay vì chỉ gia tăng sức lao động của nhân viên Để quản lý tổng thể và nhất quán, cần bổ sung cơ cấu hệ thống và quy trình, tạo ra một mô hình quản lý thống nhất và thân thiện Sau mỗi giai đoạn nâng cấp CNTT, các nhà quản lý sẽ đối mặt với trách nhiệm mới và cần tối ưu hóa khả năng của hệ thống Nếu lãnh đạo không hiểu rõ vai trò và chức năng của hệ thống ERP, điều này sẽ trở thành nhược điểm lớn nhất trong dự án triển khai CNTT.
Chọn 1 công ty nước ngoài hoặc VN, phân tích quá trình chuyển đổi số của công ty đó, đánh giá những thành tựu và khó khăn với số liệu minh họa cụ thể Đề xuất một số giải pháp để chuyển đối số thành công khi triển khai ERP Phân tích tính khả thi và hiệu quả mong muốn (1.5 điểm)
Giới thiệu, phân tích và đánh giá quá trình chuyển đổi số của Starbucks
2.1.1 Giới thiệu công ty Starbucks
Hơn 40 năm thành lập, Cà phê Starbucks luôn là công ty dẫn đầu thị trường về doanh số bán lẻ cà phê và là một trong số những thương hiệu mạnh và uy tín nhất tại Mỹ cũng như trên toàn thế giới
Quán cà phê Starbucks đầu tiên được thành lập vào ngày 30 tháng 3 năm 1971 tại Seattle, Washington, bởi ba người: Jerry Baldwin, Zev Siegl và Gordon Bowker, với mục tiêu bán cà phê hảo hạng và thiết bị xay cà phê Sự chuyển mình của Starbucks bắt đầu khi Howard Schultz gia nhập và đảm nhận vai trò giám đốc marketing, người đã nhận ra tiềm năng của phong cách phục vụ cà phê Ý và biến Starbucks thành một thương hiệu toàn cầu có giá trị cao.
Dưới sự lãnh đạo của Howard Schultz, Cà phê Starbucks đã trải qua giai đoạn phát triển ấn tượng, với hơn 1.500 cửa hàng tại Bắc Mỹ và khu vực vành đai Thái Bình Dương vào năm 1998, mở rộng với tốc độ trung bình hơn một cửa hàng mỗi ngày Doanh thu năm 1997 đạt 967 triệu USD, trong khi lợi nhuận cũng đạt mức cao kỷ lục 57,4 triệu USD Đối thủ cạnh tranh chính của Starbucks chỉ có hơn 300 địa điểm bán lẻ Kể từ khi trở thành công ty công chúng vào năm 1992, cổ phiếu của Starbucks đã tăng gần 9 lần.
Quá trình phát triển của Cà phê Starbucks đã trải qua nhiều khó khăn và sai lầm trong chiến lược phát triển Đặc biệt, vào các năm 2007-2008, Starbucks đã đối mặt với một cuộc khủng hoảng nghiêm trọng, ảnh hưởng lớn đến chuỗi cửa hiệu cà phê lớn nhất thế giới.
Vào quý một năm 2009, Starbucks đã vượt qua những khó khăn với doanh thu đạt 2,7 tỷ đô la Mỹ và lợi nhuận ròng tăng 300% so với cùng kỳ năm 2008, đạt 242 triệu đô la Mỹ.
Công ty Cà phê Starbucks đã không ngừng phát triển thông qua việc đa dạng hóa dòng sản phẩm, bao gồm đồ uống từ cà phê, nước ép, bánh, salad, rượu, và thiết bị pha chế, cùng các sản phẩm liên quan đến âm nhạc Doanh thu từ các sản phẩm của Starbucks đã tăng cao trong những năm gần đây Sự phát triển mạnh mẽ của Starbucks còn thể hiện qua việc mở rộng thị trường, với gần 20.000 cửa hàng tại 61 quốc gia và hơn 150.000 nhân viên, trong đó hơn 65% cửa hàng nằm tại Mỹ Mỗi tuần, Starbucks phục vụ hơn 40 triệu khách hàng và bán ra hơn 4 tỷ cốc cà phê mỗi năm Đặc biệt, Starbucks không có chính sách nhượng quyền thương hiệu và không có kế hoạch thực hiện điều này trong tương lai.
2.1.2 Phân tích quá trình chuyển đổi số của Starbucks
Chuyển đổi số là yếu tố sống còn cho doanh nghiệp trong thời đại công nghệ 4.0, khi mà sự ảnh hưởng ngày càng sâu rộng Các doanh nghiệp nhận thức rằng nếu không tham gia vào cuộc chơi này, họ sẽ nhanh chóng thất bại Trong 2-3 năm qua, chuyển đổi số đã trở thành chủ đề được nhắc đến nhiều trên các phương tiện truyền thông Vậy chuyển đổi số thực sự là gì và tầm quan trọng của nó ra sao?
- Khái niệm “Chuyển đổi số”
Chuyển đổi số là quá trình tích hợp công nghệ kỹ thuật số vào mọi lĩnh vực của doanh nghiệp, nhằm cải thiện cách thức vận hành và mô hình kinh doanh Qua đó, doanh nghiệp không chỉ tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn tạo ra giá trị mới cho khách hàng.
Chuyển đổi số không chỉ là việc áp dụng công nghệ mới mà còn là sự thay đổi văn hóa trong doanh nghiệp, yêu cầu doanh nghiệp phải liên tục cập nhật và thích nghi với những xu hướng mới, đồng thời chấp nhận và học hỏi từ những thất bại.
Chuyển đổi số tại Việt Nam được hiểu là quá trình chuyển đổi mô hình doanh nghiệp từ truyền thống sang số hóa Quá trình này dựa vào các công nghệ mới như Big Data, điện toán đám mây và IoT để cải thiện phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình thực hiện và văn hóa doanh nghiệp.
- Starbucks và chuyển đổi số
Những bước chuyển đổi số đầu tiên
Vào năm 2008, Starbucks đã phải đối mặt với một cuộc khủng hoảng nghiêm trọng, đặc biệt là trong giai đoạn 2007-2008, khi giá cổ phiếu của công ty giảm 42%, trở thành một trong những cổ phiếu tệ nhất trong lịch sử của hãng Khó khăn này không hoàn toàn do sai lầm nội bộ, mà còn do giá nguyên liệu đầu vào tăng cao, buộc Starbucks phải tăng giá sản phẩm Đồng thời, nỗi lo về suy thoái và lạm phát đã khiến người tiêu dùng, đặc biệt là ở Bắc Mỹ, phải tiết kiệm chi tiêu, dẫn đến doanh thu giảm sút Thêm vào đó, sự cạnh tranh từ các hãng đồ ăn nhanh như McDonald’s, khi họ đưa đồ uống cà phê vào thực đơn, đã làm giảm lượng khách hàng của Starbucks.
Sau khi phải đóng cửa gần 1.000 cửa hàng và sa thải gần 10.000 nhân viên, CEO Howard Schultz đã thực hiện một quyết định táo bạo để hồi sinh Starbucks, đưa công ty trở lại vị thế hàng đầu với doanh thu hàng năm lên tới hàng chục tỷ đô la Sự chuyển đổi số là chìa khóa giúp ông lèo lái Starbucks vượt qua khủng hoảng năm 2008, thay đổi "bộ gen" của thương hiệu này.
"DNA kỹ thuật số" đánh dấu một cuộc cách mạng chuyển đổi số quan trọng trong lịch sử của Starbucks, một trong những công ty cà phê hàng đầu thế giới Lãnh đạo của Starbucks đã tuyên bố rằng họ không chỉ là một công ty cà phê, mà còn là một công ty công nghệ, nhấn mạnh tầm quan trọng của công nghệ trong chiến lược kinh doanh của mình.
Tận dụng nền tảng số thiết lập vườn ươm dự án số – Starbucks Digital Ventures
Vào năm 2008, Starbucks đã thành lập trung tâm nghiên cứu công nghệ Starbucks Digital Ventures (SDV) nhằm tập trung vào các dự án số SDV hoạt động độc lập, cho phép triển khai ý tưởng một cách nhanh chóng và hiệu quả, trong bối cảnh Starbucks đang gặp khó khăn với bộ máy hoạt động cồng kềnh.
“hồi sinh” sau khủng hoảng
Vào năm 2008, website My Starbucks Ideas (MSI) đã được ra mắt với mục tiêu thu hút và tiếp cận một lượng lớn khách hàng trên thị trường.
Những thành tựu và khó khăn trong quá trình chuyển đổi số
Kiến tạo sản phẩm qua các kênh dịch vụ, hành trình khách hàng
Website My Starbucks Ideas (MSI) đã ra đời để tiếp cận và thu hút một lượng lớn khách hàng trên thị trường MSI hoạt động như một cầu nối giữa khách hàng và Starbucks, cho phép họ tự do đề xuất những ý tưởng sáng tạo nhằm cải thiện trải nghiệm của mình.
Những ý tưởng được cộng đồng người dùng Starbucks bình chọn nhiều nhất sẽ được trình bày lên đội ngũ quản lý của Starbucks để xem xét và triển khai thực tế.
Chuyển đổi số tạo ra sự kết nối giữa doanh nghiệp và khách hàng, đồng thời giúp người dùng tương tác với nhau, hình thành các cộng đồng chia sẻ thông tin và trải nghiệm trên mạng xã hội Điều này không chỉ thúc đẩy sự gắn bó mà còn nuôi dưỡng thương hiệu - trái tim của doanh nghiệp.
Chuyển đổi số hỗ trợ và minh bạch thông tin người dùng
Starbucks đã chú trọng vào việc nâng cao trải nghiệm người dùng trên điện thoại di động, tiếp bước thành công của MSI Hai ứng dụng myStarbucks (mS) và My Starbucks Mobile Card (MSMC) được ra mắt lần lượt vào tháng 9 năm 2009 và tháng 1 năm 2011, nhằm hỗ trợ khách hàng sở hữu thẻ thành viên Bộ đôi ứng dụng này mang đến cho người dùng nhiều tiện ích hữu ích.
− Quản lý tài khoản thẻ thành viên
− Tra cứu tải số dư thẻ trực tiếp qua điện thoại thông minh
− Kiểm tra trạng thái điểm thưởng Starbucks
− Tìm các cửa hàng Starbucks xung quanh
− Thanh toán nhanh chóng đơn hàng qua thẻ thành viên
Sau hai năm ra mắt, bộ đôi ứng dụng này đã thu hút 9 triệu người dùng thường xuyên Trong năm 2012, doanh thu từ thanh toán qua điện thoại của ứng dụng này đã vượt mốc 30 triệu đô la Mỹ.
Nâng cao tính cá nhân hóa – Marketing 1:1
Khách hàng hiện nay thuộc nhiều phân khúc khác nhau với nhu cầu đa dạng và không ngừng thay đổi, vì vậy việc cá nhân hóa và tạo sự khác biệt trong thông điệp truyền thông trở thành xu hướng thiết yếu cho sự thành công của thương hiệu Chuyển đổi số đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng nền tảng dữ liệu quý giá từ lịch sử mua hàng của người tiêu dùng Năm 2016, Starbucks đã thử nghiệm công nghệ AI để gửi email cá nhân hóa, cho phép họ tự động hóa quy trình này.
18 động tạo và gửi 400,000 mẫu email hoàn toàn cá nhân hóa tới khách hàng, và tất cả đều dựa trên thời gian khách hàng bạn không thể chối từ
Howard Schultz, chủ tịch chuỗi cà phê Starbucks, nhận thấy rằng dưới sự lãnh đạo của giám đốc mới Jim Donald, công ty đang đối mặt với nhiều khó khăn, với dịch vụ và tình hình tài chính ngày càng xấu đi.
Schultz muốn trở lại lãnh đạo Starbucks để làm mới thương hiệu, giúp công ty bắt kịp xu hướng và khôi phục quy mô, danh tiếng toàn cầu Để đạt được điều này, ông cần công nghệ và may mắn thay, ông có người bạn Michael Dell, chủ tịch hãng máy tính Dell Hai người đã có cuộc trò chuyện sâu sắc trong khi đạp xe dọc bờ biển Hawaii vào kỳ nghỉ Giáng sinh.
Michael Dell đã trở lại làm giám đốc hãng Dell sau 3 năm từ nhiệm, dẫn đến sự thay đổi nhẹ nhưng quan trọng cho công ty với một trang web mới, được thiết kế để thu hút phản hồi và đề xuất từ khách hàng Benioff, giám đốc điều hành của Salesforce, là người đứng sau sự thay đổi này Trong một bữa sáng với Schultz, Benioff đã bày tỏ mong muốn được hỗ trợ tạo ra một trang web tương tự như của Dell Kết quả là, vào đầu năm 2008, Starbucks đã ra mắt trang gợi ý mới.
Dự án My Starbucks Idea được hỗ trợ bởi Benioff, giám đốc điều hành Salesforce, đóng vai trò cố vấn chính Sự giúp đỡ của Benioff đã giúp Starbucks dễ dàng hơn trong quá trình chuyển đổi số, giảm thiểu các khó khăn gặp phải.
My Starbucks Idea đánh dấu một bước ngoặt quan trọng trong lịch sử của Starbucks và trong hành trình của Schultz với công ty Nhờ vào sáng kiến này, Starbucks đã mở rộng chuỗi cửa hàng cà phê toàn cầu trong nhiệm kỳ đầu tiên và nâng cao khả năng số hóa trong nhiệm kỳ thứ hai.
Mặc dù quá trình chuyển đổi số của Starbucks không gặp phải quá nhiều khó khăn, nhưng vẫn tồn tại những thách thức ảnh hưởng đến sự hoàn thiện của quá trình này Trong bối cảnh đó, Starbucks phải đối mặt với nhiều khó khăn từ cả bên ngoài lẫn bên trong, đặc biệt là trong thị trường châu Á, nơi có sự cạnh tranh gay gắt từ các quán cà phê khác.
Nhiều quán cà phê nhỏ đang áp dụng công nghệ tiên tiến để nâng cao năng suất và khả năng hoàn vốn Sự xuất hiện của các quầy cà phê do robot vận hành đã tạo ra sự cạnh tranh mới Tại thị trường Mỹ, các tập đoàn thức ăn nhanh như Dunkin' và McDonald's đang thâm nhập vào phân khúc cà phê giá rẻ, trong khi các thương hiệu nhỏ địa phương đang nỗ lực giành thị phần cà phê hạng sang, khiến Starbucks gặp khó khăn trong việc định vị mình.
Khi Schultz trở lại, ông phải đối mặt với một chuỗi cà phê lớn nhưng thiếu kiểm soát hoạt động, dẫn đến tình hình tài chính khó khăn và lợi nhuận chỉ tăng 1,5% Sản phẩm không còn tính đột phá, phong cách bài trí quán mất đi sự đặc trưng, dịch vụ trở nên tầm thường và việc tập huấn nhân viên giảm sút đáng kể.
My Starbucks Idea đánh dấu bước tiến công nghệ trong quá trình phục hồi của Starbucks, bên cạnh việc khôi phục các đặc trưng cũ và mở rộng thị trường tại Trung Quốc và Ấn Độ.
Giải pháp để chuyển đổi số thành công khi triển khai ERP
Để tăng cường lượng khách hàng và nâng cao trải nghiệm của họ, nhóm có thể đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện hiệu quả chuyển đổi số của Starbucks, đặc biệt là trong việc triển khai hệ thống ERP.
20 Ứng dụng trí tuệ nhân tạo để mang đến trải nghiệm khách hàng tốt hơn
Hiện nay, chuyển đổi số gắn liền với trí tuệ nhân tạo (AI) nhằm nâng cao trải nghiệm khách hàng Nhiều doanh nghiệp lớn như Facebook và Amazon đã áp dụng AI để tương tác trực tiếp với người dùng Việc tích hợp AI vào hệ thống ERP tại Starbucks là cần thiết để tăng cường sự tương tác với khách hàng.
Việc tích hợp AI vào hệ thống ERP giúp cải thiện hiệu quả quản lý dữ liệu và quy trình kinh doanh Hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong việc tạo, xử lý, báo cáo và quản lý thông tin doanh nghiệp Nhu cầu xử lý dữ liệu trong các lĩnh vực tài chính, sản xuất, dự án và nhân sự là thiết yếu cho hoạt động của doanh nghiệp Khi công nghệ AI ngày càng phát triển, chúng có khả năng đảm nhận nhiều nhiệm vụ mà trước đây cần đến sự can thiệp của con người, đặc biệt là trong việc phân tích khối lượng dữ liệu lớn.
Dịch vụ trò chuyện cùng AI
Dịch vụ AI giúp doanh nghiệp như Starbucks hiểu rõ nhu cầu khách hàng thông qua dữ liệu thu thập từ người dùng Starbucks có thể sử dụng thông tin này để phát triển các loại thức uống và đồ ăn theo sở thích của khách hàng AI không chỉ bổ sung cho các vấn đề quản lý dữ liệu ERP mà còn hỗ trợ đưa ra các quyết định kinh doanh quan trọng, giúp tăng năng suất và lợi nhuận Các công cụ AI, với khả năng xử lý dữ liệu lớn, có thể xác định khách hàng tiềm năng, tối ưu hóa chi phí và dự đoán nhân viên có khả năng gắn bó với công ty Những quyết định này không chỉ dừng lại ở tự động hóa quy trình cơ bản mà còn tạo ra sự khác biệt so với các công cụ tự động hóa trước đây.
Điện toán đám mây là công nghệ cho phép trí tuệ nhân tạo (AI) khai thác và phân tích dữ liệu hiệu quả hơn, đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự đổi mới cho các phần mềm AI Các accelerator, là các vi xử lý hoặc hệ thống chuyên dụng, cung cấp khả năng tăng tốc phần cứng cho ứng dụng AI Hơn nữa, các nhà cung cấp dịch vụ đám mây có lợi thế vượt trội so với AI không sử dụng đám mây nhờ vào mạng lưới trung tâm dữ liệu toàn cầu rộng lớn, giúp họ xử lý lượng dữ liệu khổng lồ được tạo ra trên toàn thế giới một cách hiệu quả.
Sự linh hoạt của đám mây cho phép cung cấp tài nguyên nhanh chóng, như máy chủ và không gian lưu trữ chỉ trong vài phút Hiện nay, việc phân phối IaaS được thực hiện qua bảng điều khiển của các nhà cung cấp đám mây, liên tục cập nhật tính năng mới cho người dùng Dịch vụ đám mây giúp rút ngắn thời gian phát triển, thử nghiệm và triển khai ứng dụng phần mềm Với điện toán đám mây, đội ngũ lãnh đạo của Starbucks có thể dễ dàng đưa ra quyết định về chiến lược, đánh giá và ngân sách, đồng thời ứng dụng phân tích dữ liệu hiệu quả hơn.
Big data và phân tích dữ liệu là công cụ quan trọng giúp nhiều doanh nghiệp lớn đạt vị thế hàng đầu thế giới Starbucks cũng có thể áp dụng phân tích dữ liệu lớn để cải thiện dịch vụ và tiếp cận khách hàng hiệu quả hơn Việc chú trọng vào phân tích dữ liệu lớn và thích nghi với công nghệ mới như trí thông minh nhân tạo (AI) là cần thiết để xây dựng nền tảng vững chắc cho chuyển đổi kỹ thuật số Tại Việt Nam, nhiều lĩnh vực đã nhận thức sớm về việc sử dụng dữ liệu lớn trong quản lý nhà nước và sản xuất kinh doanh Việt Nam có những lợi thế cho quá trình chuyển đổi số, bắt đầu bằng việc xây dựng dữ liệu lớn Đầu tiên, tỷ lệ dân số sở hữu điện thoại thông minh và máy tính tại Việt Nam tăng nhanh, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập dữ liệu Thứ hai, các công ty trẻ tại Việt Nam có khả năng xây dựng cơ sở hạ tầng hiện đại từ đầu.
Các công ty trẻ tại Việt Nam có thể nhanh chóng phát triển nhờ không bị ảnh hưởng bởi hệ thống cũ Lợi thế này, nếu được đầu tư nghiêm túc ngay từ đầu, sẽ giúp họ tạo ra sức bật mạnh mẽ trong thị trường.
Trên toàn cầu, việc phân tích dữ liệu diễn ra nhanh chóng và chính xác nhờ vào sự hỗ trợ của công nghệ hiện đại như AI và Machine Learning Công nghệ này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian phân tích và cung cấp thông tin sâu sắc hơn, từ đó nâng cao hiệu quả ra quyết định.
− Hỗ trợ người dùng ra quyết định nhanh chóng và chính xác, tăng cường kiểm soát thông tin
− Cải thiện quy trình mang lại lợi thế cạnh tranh
− Lập các kế hoạch và đưa ra dự báo cụ thể
− Hạn chế các quyết định có tính rủi ro cao
− Tiết kiệm được lượng chi phí đáng kể.
Phân tích tính khả thi và hiệu quả mong muốn
2.4.1 Tính khả thi của giải pháp
Starbucks có khả năng gợi ý nội dung chính xác cho khách hàng dựa trên sở thích cá nhân và sở thích tương đồng của những người khác trong hồ sơ của họ.
Starbucks sử dụng thuật toán nén AI để giảm kích thước file truyền tải, từ đó nâng cao chất lượng trải nghiệm trực tuyến Công nghệ AI giúp cải thiện độ chính xác của các gợi ý bằng cách học hỏi từ một bộ dữ liệu ngày càng phong phú về thói quen của khách hàng.
Nền tảng Starbucks được thiết kế với mục tiêu đơn giản và dễ sử dụng, tạo sự thân thiện cho người dùng Các nhà phát triển đã liên kết các yếu tố và cung cấp khả năng tự thiết lập thông qua cổng thông tin, yêu cầu qua email, cùng với tùy chọn liên hệ trực tiếp với đại diện qua điện thoại và trò chuyện trực tiếp.
Starbucks đã hợp tác với Amazon để phát triển tính năng mới, cho phép người dùng sử dụng dịch vụ từ các nhà cung cấp đám mây như Amazon Web Services.
23 gọi lại thức uống ưa thích của họ, mô phỏng theo trải nghiệm tương tác với một người pha cà phê thật ở ngoài đời
Starbucks, với sự hiện diện toàn cầu, đã thu hút một lượng lớn khách hàng và nhận được sự ủng hộ rộng rãi Hãng cũng đã tham gia vào mạng lưới các nhà cung cấp dữ liệu lớn như Google và Amazon, trong đó có sự hợp tác đáng chú ý giữa Amazon và Starbucks.
Thông tin liên kết và cập nhật chính xác liên tục giúp cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng, từ đó gia tăng sự giữ chân khách hàng và nâng cao mức độ hài lòng của họ.
Chúng tôi không chỉ chú trọng vào việc tăng doanh số với các sản phẩm nổi bật, mà còn hoàn thiện và giới thiệu ra thị trường những bộ sưu tập mới có tính cạnh tranh khác biệt về nội dung, thể loại và các dự án, đồng thời đảm bảo chi phí phù hợp với thị trường toàn cầu.
Hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP liên kết mọi dữ liệu và quy trình, giúp tạo ra cái nhìn tổng quát cho doanh nghiệp Để duy trì sức cạnh tranh, Starbucks cần phát triển thêm các sản phẩm đa dạng và mở rộng thị trường toàn cầu cũng như khu vực.
Sử dụng ERP giúp thống nhất luồng dữ liệu, giảm thiểu công việc thủ công, phân công công việc một cách hợp lý và kiểm soát hiệu quả năng suất làm việc của nhân viên.
Từ đó có thể cắt giảm tối đa chi phí hoạt động để có vốn đầu tư cho những thương vụ lớn hơn trong tương lai
Hệ thống ERP mang lại cho chủ doanh nghiệp một cái nhìn tổng thể rõ ràng về hoạt động của công ty, giúp họ cảm thấy yên tâm và tự tin hơn trong việc đưa ra các quyết định Nhờ vào thông tin chi tiết từ ERP, họ có thể nhanh chóng và chính xác đối phó với những thay đổi hay khủng hoảng trong doanh nghiệp.
Chuyển đổi số mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, từ cắt giảm chi phí vận hành đến tăng cường khả năng tiếp cận khách hàng và cải thiện quyết định lãnh đạo thông qua hệ thống báo cáo hiệu quả Những lợi ích này không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn tăng tính cạnh tranh cho tổ chức Các mục tiêu chính mà doanh nghiệp hướng đến khi chuyển đổi số bao gồm tăng tốc độ ra thị trường, củng cố vị trí cạnh tranh, thúc đẩy tăng trưởng doanh thu, nâng cao năng suất nhân viên, và mở rộng khả năng thu hút khách hàng Đối với Starbucks, chuyển đổi số đã giúp họ vượt qua khủng hoảng năm 2007 và phát triển mạnh mẽ nhờ vào hai công cụ tối ưu: Starbucks Digital Ventures và Digital Flywheel, giúp cải thiện quy trình vận hành và tăng cường năng suất làm việc.
Trình bày các yếu tố đảm bảo thành công khi triển khai dự án ERP với các trích dẫn đầy đủ (1.5 điểm)
Tập trung vào các yêu cầu và quy trình kinh doanh đầu tiên
Các công ty thường bị giới hạn bởi khả năng kỹ thuật hoặc nền tảng của phần mềm hỗ trợ Tuy nhiên, điều quan trọng hơn cả là xác định cách mà hệ thống kinh doanh của bạn cần hoạt động và các yêu cầu thiết yếu để đảm bảo hiệu quả Khi đã rõ ràng về những yếu tố này, bạn có thể lựa chọn phần mềm ERP phù hợp với nhu cầu kinh doanh đặc thù của mình một cách hiệu quả hơn.
Để đạt được tỷ suất hoàn vốn ERP (ROI) lành mạnh, cần phải đo lường hiệu suất sau khi triển khai, không chỉ dừng lại ở việc phát triển một nghiệp vụ cấp cao để được sự chấp thuận từ ban quản lý Việc này bao gồm thiết lập các biện pháp đo lường chính, xác định đường cơ sở và mục tiêu cho các chỉ số đó, cũng như theo dõi hiệu suất sau khi hệ thống đi vào hoạt động Đây là cách duy nhất để nhận ra lợi ích của ERP.
Lựa chọn giải pháp ERP phù hợp là điều quan trọng nhưng không phải lúc nào cũng dễ dàng Các nhà cung cấp thường phóng đại khả năng của sản phẩm để thu hút khách hàng, khiến doanh nghiệp dễ bị lầm tưởng rằng giải pháp có thể đáp ứng mọi nhu cầu Do đó, doanh nghiệp cần đặt câu hỏi cho nhà cung cấp về cách họ giải quyết các bài toán cụ thể và kinh nghiệm của họ trong lĩnh vực này Việc này giúp xác định tính khả thi của giải pháp Hơn nữa, doanh nghiệp cần thực hiện một quy trình lựa chọn nghiêm ngặt và có cấu trúc để tìm ra giải pháp tối ưu cho nhu cầu của mình.
Lựa chọn đúng đơn vị triển khai là yếu tố quan trọng không kém gì việc chọn giải pháp phù hợp Đơn vị triển khai cần có năng lực chuyên môn và kinh nghiệm để đảm bảo doanh nghiệp tận dụng tối đa các tính năng và lợi ích của giải pháp đầu tư Doanh nghiệp có thể tự thực hiện lựa chọn này hoặc thuê đơn vị tư vấn độc lập, một xu hướng đang ngày càng phổ biến Tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp lớn và nhỏ như Petrolimex, Trung Nguyên, Maxport, ALS, An Hưng Tường, và Eurowindow đã triển khai giải pháp ERP để quản trị hiệu quả Hiện nay, số lượng doanh nghiệp áp dụng ERP đã lên đến hàng trăm, với ERP SAP là phần mềm được ưa chuộng nhất.
Lựa chọn đội dự án với các thành viên phù hợp
Nhiều doanh nghiệp thường nghĩ rằng việc triển khai ERP chỉ là trách nhiệm của đơn vị triển khai, dẫn đến việc đánh giá thấp vai trò của đội dự án nội bộ Kỹ năng và kinh nghiệm của đội này là yếu tố quyết định cho sự thành công của quá trình triển khai, vì họ sẽ phối hợp chặt chẽ với đơn vị triển khai để xây dựng hệ thống và sau đó vận hành nó Do đó, doanh nghiệp cần lựa chọn những nhân viên có hiểu biết sâu về nghiệp vụ và các vấn đề hiện tại để tham gia vào đội dự án, đồng thời đảm bảo rằng họ là những người có kế hoạch gắn bó lâu dài với công ty.
Trong quá trình triển khai dự án, việc để nhóm tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ chính là rất quan trọng Các công việc hàng ngày nên được chuyển giao cho những người khác để đảm bảo hiệu quả và tiến độ của dự án.
Lập kế hoạch dự án một cách cẩn thận
Lập kế hoạch triển khai chi tiết và thực tế là rất quan trọng để doanh nghiệp luôn kiểm soát được các nhiệm vụ cần thực hiện Điều này giúp mỗi cá nhân trong đội dự án hiểu rõ trách nhiệm của mình, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc và đảm bảo tiến độ dự án.
27 nhiệm phần công việc nào Đây là những điều rất cơ bản trong việc thực hiện bất kỳ dự án nào không chỉ là dự án ERP.
Thời gian triển khai các dự án ERP tại Việt Nam thường kéo dài hơn kế hoạch ban đầu do nhiều nguyên nhân như thay đổi nhân sự, phức tạp trong nghiệp vụ và quy mô triển khai Một nguyên nhân chung là sự lạc quan hoặc phi thực tế trong việc lập kế hoạch thời gian của doanh nghiệp và đơn vị triển khai Việc không ước lượng chính xác khối lượng công việc hoặc mong muốn hoàn thành dự án sớm có thể dẫn đến trễ thời gian, phát sinh công việc và chi phí, đồng thời ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần của các thành viên trong dự án.
Quản lý dự án chặt chẽ và cam kết tài nguyên
Để đảm bảo thành công cho dự án ERP lớn, công ty cần quản lý dự án một cách hiệu quả, bao gồm việc có một quản lý dự án giỏi và sự tham gia của những nhân viên xuất sắc trong tổ chức Thực hiện theo một kế hoạch dự án chặt chẽ và tuân thủ nghiêm túc là yếu tố then chốt, cùng với việc đảm bảo cam kết từ lãnh đạo cấp cao trong công ty.
Dự án ERP cần sự chỉ đạo và hỗ trợ liên tục từ đội ngũ lãnh đạo, đảm bảo định hướng từ trên xuống dưới Trong quá trình triển khai, mâu thuẫn hoặc sự không thống nhất có thể xảy ra giữa các thành viên trong dự án, do đó, lãnh đạo cần thể hiện sự quyết đoán và khả năng dung hòa để giải quyết vấn đề hiệu quả.
Bất kỳ một dự án không được hỗ trợ từ các quản lý cấp cao của công ty sẽ thất bại
Sự hỗ trợ từ CIO hoặc Giám đốc CNTT là quan trọng, nhưng không đủ để đảm bảo thành công cho dự án Dù dự án có tiến triển tốt đến đâu, vẫn sẽ phát sinh những vấn đề cần giải quyết Do đó, sự tham gia của CEO và toàn bộ nhân viên cấp cao là cần thiết để xử lý các vấn đề này.
Dành thời gian lên kế hoạch trước khi bắt đầu
Trong quá trình lựa chọn phần mềm ERP, các nhà cung cấp thường muốn hoàn tất thỏa thuận nhanh chóng Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo rằng quy trình này diễn ra đúng cách Nhiều công ty thường bắt tay vào dự án mà không xác nhận rằng nhà cung cấp hiểu rõ các yêu cầu kinh doanh và kế hoạch dự án của họ Dành thời gian để làm rõ những điều này ngay từ đầu sẽ giúp bạn giảm thiểu thời gian sửa chữa sai lầm sau này Đặc biệt, việc đào tạo người dùng cuối một cách đầy đủ là rất quan trọng.
Hệ thống ERP đòi hỏi sự thay đổi lớn trong cách thức làm việc của con người, và việc triển khai chỉ có hiệu quả khi người dùng hiểu rõ cách sử dụng Sau khi thiết kế, cấu hình và cài đặt, hệ thống cần có sự hỗ trợ từ người dùng cuối, bao gồm đội ngũ quản trị và nhân viên tác nghiệp, thông qua việc đào tạo bài bản Đào tạo nên kết hợp lý thuyết với thực hành trên máy để đảm bảo hiệu quả Doanh nghiệp cần đầu tư thời gian và tài chính cho việc đào tạo, quản lý thay đổi, và thiết kế công việc, điều này là rất quan trọng cho sự thành công của bất kỳ dự án ERP nào.
Doanh nghiệp nên xem xét việc đào tạo toàn bộ người dùng nếu có điều kiện, nhưng trong trường hợp số lượng người dùng quá đông hoặc có nhiều chi nhánh tại các địa điểm khác nhau, việc đào tạo những người chủ chốt là lựa chọn hợp lý Những người này sẽ tiếp tục truyền đạt kiến thức cho những người khác Tất cả các hoạt động đào tạo này cần được tích hợp vào kế hoạch thay đổi hệ thống ERP của doanh nghiệp.
Quản lý thay đổi hiệu quả
Sự ra đời của hệ thống ERP mới sẽ tác động mạnh mẽ đến nhiều khía cạnh trong doanh nghiệp, bao gồm quy trình kinh doanh và thay đổi thủ tục, dẫn đến sự thay đổi vai trò của nhân sự Mỗi cá nhân sẽ có những phản ứng khác nhau trước sự thay đổi này, vì vậy doanh nghiệp cần xây dựng một chiến lược khéo léo để triển khai ERP một cách suôn sẻ và hiệu quả.
Lựa chọn 1 doanh nghiệp ở VN hoặc nước ngoài hãy đánh giá và lựa chọn phương pháp triển khai ERP (2.0 điểm)
Trình bày ưu điểm và nhược điểm đánh giá lựa chọn phần mềm ERP dưới
Mô hình SaaS mang lại lợi ích tiết kiệm đáng kể cho các công ty bằng cách giảm thiểu chi phí mua key và không yêu cầu không gian phần cứng để cài đặt hoặc xây dựng cơ sở dữ liệu Điều này giúp doanh nghiệp tránh được khoản phí cao khi cần cơ sở dữ liệu mới Ngoài ra, mô hình SaaS cũng không đòi hỏi chi phí hỗ trợ hay bảo trì trong quá trình sử dụng Hiện nay, hầu hết các mô hình SaaS đều cung cấp dịch vụ phần mềm dưới hai dạng chính, giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn và triển khai giải pháp phù hợp.
− Freemium: người dùng được sử dụng miễn phí trước và nếu muốn dùng các tính năng nâng cao thì mới trả thêm phí (gói Premium)
Gói dịch vụ Premium được bán dựa trên số lượng tài khoản và thời gian sử dụng, với mức phí và cấu trúc tính giá khác nhau tùy theo nhà cung cấp, có thể tính theo tài khoản hoặc theo tháng/năm Người dùng có quyền ngừng đăng ký dịch vụ SaaS bất kỳ lúc nào, và chi phí sẽ được dừng ngay lập tức tại thời điểm hủy.
Chi phí cho SaaS không chỉ thấp hơn mà còn dễ dàng dự đoán hơn so với các hệ thống ERP khác, giúp doanh nghiệp chỉ phải chi trả cho số người dùng thực sự Doanh nghiệp có thể lựa chọn các chức năng kinh doanh trong hệ thống ERP như kế toán, nhân sự, chuỗi cung ứng và quản lý quan hệ khách hàng (CRM) để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
Giảm chi phí duy trì cơ sở hạ tầng CNTT là một trong những lợi ích lớn nhất của dịch vụ lưu trữ đối với doanh nghiệp Hệ thống lưu trữ giúp công ty tiết kiệm chi phí liên quan đến việc mua giấy phép phần mềm, đầu tư vào phần cứng và thiết lập mạng.
Tiết kiệm thời gian, nhân lực
Thay vì mất ít nhất 6 tháng để tạm ngưng hoạt động và lắp đặt hệ thống on-premise, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian với mô hình SaaS, khi nhà cung cấp dịch vụ sẽ trực tiếp hỗ trợ thiết lập tài khoản và đào tạo nhân viên chỉ trong chưa tới 2 ngày Hơn nữa, khả năng nâng cấp tự động giúp doanh nghiệp dễ dàng cập nhật các chức năng kinh doanh mới, tiết kiệm thời gian và công sức.
Triển khai nhanh, ít rủi ro
SaaS giúp triển khai nhanh chóng và giảm thiểu rủi ro thất bại dự án, cho phép các tổ chức không còn lo lắng về việc cài đặt phần cứng, khôi phục cơ sở dữ liệu, kích hoạt tính năng bảo mật, cũng như duy trì và quản lý phần mềm.
Sử dụng mọi lúc, mọi nơi
Các nhà cung cấp dịch vụ SaaS cho phép người dùng truy cập phần mềm qua internet, chỉ cần có kết nối mạng Điều này có nghĩa là bạn có thể sử dụng dịch vụ trên bất kỳ thiết bị nào, từ máy tính bảng đến điện thoại di động, mà không cần phải ngồi ở văn phòng hay mở máy tính Nhờ vào tính linh hoạt này, người dùng có thể thao tác và sử dụng các tính năng không giới hạn, giúp nâng cao hiệu quả làm việc ở bất kỳ đâu.
Hiện nay, hầu hết các nhà cung cấp phần mềm SaaS phát triển ứng dụng tương thích với tất cả các hệ điều hành như Windows, Android, MacOS, iOS và nhiều trình duyệt như Internet Explorer, Chrome, Apple Safari, Firefox Điều này giúp người dùng có trải nghiệm thuận tiện hơn, cho phép họ đăng nhập vào phần mềm trên nhiều thiết bị cùng lúc.
SaaS có thể cho phép các địa điểm khác nhau có cùng mức độ truy cập vào hệ thống
Vì phần mềm được lưu trữ trong một môi trường ảo hóa nên người dùng có thể truy cập nó bất cứ lúc nào và từ bất cứ đâu
Giao diện đơn giản, hiện đại
Giao diện người dùng hiện đại, đơn giản và trực quan giúp người dùng tối ưu hóa các chức năng của hệ thống, đồng thời nâng cao khả năng chấp nhận và thích nghi với hệ thống ERP mới.
Khả năng tích hợp cao
Phần mềm on-premise thường hoạt động độc lập và không liên kết với các ứng dụng khác Tuy nhiên, nhu cầu trao đổi dữ liệu giữa các phần mềm ngày càng tăng cao, giúp tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm thời gian, công sức Mô hình SaaS đã ra đời như một giải pháp hiệu quả để khắc phục những trở ngại này.
Hầu hết các phần mềm SaaS hiện nay đều được tối ưu hóa hệ thống API, cho phép đồng bộ và trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng của nhiều nhà cung cấp khác nhau.
Dễ dàng mở rộng quy mô sử dụng
Một trong những lợi ích nổi bật của phần mềm SaaS là khả năng mở rộng linh hoạt Người dùng có thể dễ dàng thêm tài khoản hoặc tích hợp các phần mềm khác mà không làm ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu hiện tại Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu suất công việc mà còn nâng cao hiệu quả làm việc tổng thể.
Những ưu điểm của SaaS ERP vô cùng vượt trội Nhưng SaaS ERP có thể không phù hợp với một số doanh nghiệp vì những lý do sau:
Ứng dụng phần mềm nội bộ cung cấp cho doanh nghiệp khả năng kiểm soát cao hơn so với các giải pháp lưu trữ bên thứ ba Người dùng thường phải sử dụng phiên bản mới nhất của ứng dụng và không thể trì hoãn việc nâng cấp hoặc thay đổi tính năng.
Gây khó khăn cho người dùng với phiên bản mới cập nhật
Tính năng tự động cập nhật phiên bản mới miễn phí mang lại nhiều lợi ích cho người dùng, nhưng cũng có thể trở thành "con dao 2 lưỡi" Nhiều người dùng quen với giao diện và tính năng cũ có thể cảm thấy bỡ ngỡ khi phiên bản mới ra mắt, dẫn đến việc họ cần thời gian để làm quen với những thay đổi này.
Mối bận tâm về bảo mật và dữ liệu
Quản lý quyền truy cập và quyền riêng tư thông tin nhạy cảm là vấn đề quan trọng trong các dịch vụ đám mây và lưu trữ Mặc dù mô hình SaaS mang lại tính linh hoạt và dễ triển khai, nhưng vẫn tồn tại những điểm yếu về bảo mật Việc lưu trữ dữ liệu trên "đám mây" và server của phần mềm tại nhà cung cấp dịch vụ khiến người dùng cảm thấy thiếu an toàn, lo ngại về khả năng rò rỉ thông tin hoặc mất cắp dữ liệu.
Tính toán chi phí của hai phương pháp triển khai hệ thống ERP trong 5 năm (NPV) lựa chọn phương pháp nào tại sao? (1.0 điểm)
Giá trị hiện tại thuần (NPV) là chỉ số tài chính quan trọng, thể hiện sự chênh lệch giữa giá trị hiện tại của dòng tiền vào và dòng tiền ra NPV giúp đánh giá hiệu quả của các khoản đầu tư bằng cách xác định liệu lợi ích tài chính từ một dự án có vượt quá chi phí đầu tư hay không.
NPV giúp nhà đầu tư đo lường giá trị hiện tại của một khoản đầu tư hay một dự án Nôm na, nó là phần “lãi” của 1 dự án
Hình 4.1: Công thức tính NPV
- Ct: là dòng tiền ròng của dự án ở thời gian t
- C0: là Chi phí ban đầu dùng để thực hiện dự án
- t: thời gian tính toán dòng tiền
- r: tỷ lệ chiết khấu dòng tiền
- n: thời gian thực hiện dự án
4.2.2 Tính NPV khi triển khai theo hướng ERP on Premise
Triển khai On-premise ERP hiện nay yêu cầu doanh nghiệp đầu tư đáng kể vào phần cứng, phần mềm, máy chủ và thiết bị cần thiết cho hoạt động Nếu đội ngũ IT hiện tại thiếu kinh nghiệm, doanh nghiệp còn phải chi thêm cho nhân sự IT Hơn nữa, để đảm bảo hệ thống luôn sẵn sàng hoạt động, đội ngũ IT cần dành nhiều thời gian và ngân sách cho việc bảo trì phần cứng và các phòng server.
Giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP On-Premise thường được triển khai trên chính server của doanh nghiệp, phù hợp với các doanh nghiệp có số lượng nhân sự lớn hơn 50 người Bằng cách tùy chỉnh theo nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp, giải pháp này mang lại hiệu quả cao trong việc quản trị và vận hành doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp cỡ trung bình có khoảng 100 nhân viên, triển khai ERP On-Premise có thể là lựa chọn phù hợp, như trường hợp của Tổng công ty Tân Cảng Sài Gòn.
- Phí một lần là $2,975 cho mỗi người dùng có nghĩa là doanh nghiệp sẽ phải chi ra
- Phí bảo trì hàng năm: 18%*$297,500 = $53.55
- Chi phí lắp đặt và cấu hình: với mức $195/giờ sẽ rơi vào khoảng $10,000 trở lên
- Các dịch vụ tùy chỉnh và đào tạo: Giả sử $100,000/dịch vụ)
Khi đó, Tổng công ty Tân Cảng Sài Gòn có thể phải chi trả chi phí vượt quá $500,000 cho phần mềm
Chi phí dành cho các phần khác sẽ có tỷ lệ như sau:
- 15-30% chi phí được chi trả cho chính phần mềm
- 5-10% dành cho cơ sở dữ liệu và quản lý hệ thống
- 10-20% dành cho cơ sở hạ tầng
- 40-60% chi phí dành cho nguồn nhân lực
Tổng công ty Tân Cảng Sài Gòn có thể phải trả $1,200,000 cho giải pháp ERP on Premise
Dựa trên các báo cáo tài chính của doanh nghiệp, nhóm nghiên cứu đã ước lượng dòng tiền ròng mong muốn từ năm 1 đến năm 5.
Tỉ lệ chiết khấu sẽ được xác định dựa trên mức độ rủi ro của liên doanh mới, với tỉ lệ các khoản đầu tư tương tự hiện tại đang thanh toán hoặc lợi nhuận kỳ vọng đạt khoảng 12%.
Sau khi ước tính được các thông số trên, ta sẽ tính được NPV thông qua Excel trong
Hình 4.2: NPV trong 5 năm khi triển khai ERP theo phương pháp ERP on Premise
Nguồn: Nhóm tác giả tổng hợp
NPV= $5,177,156.23 > 0 thì có nghĩa là đầu tư sẽ có thể thêm giá trị cho doanh nghiệp, dự án sử dụng phương pháp ERP on Premise được chấp nhận
4.2.3 Tính NPV khi triển khai theo hướng ERP SaaS
Thay vì phải sở hữu và cài đặt phần cứng như với ERP on Premise, ERP SaaS sử dụng mô hình cấp phép và phân phối phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) hoạt động trên nền tảng web của nhà cung cấp Điều này giúp tiết kiệm thời gian cho việc cài đặt phần cứng và xây dựng cơ sở dữ liệu.
Tổng công ty Tân Cảng Sài Gòn áp dụng phương pháp ERP SaaS với phí đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm dựa trên số lượng người dùng và tính năng Công ty chỉ trả cho những gì cần thiết và dễ dàng mở rộng quy mô khi cần Nhà cung cấp sẽ duy trì và cập nhật phần mềm ERP tiêu chuẩn hóa, thường không có nhiều tùy chỉnh Theo TOPERP.VN, gói ERP SaaS cho doanh nghiệp cỡ trung bình như Tân Cảng Sài Gòn có chi phí 230,000 USD cho 100 tài khoản người dùng trong 1 năm, phí bảo trì hàng năm là 260 USD, và các tài nguyên bổ sung khoảng 1,220 USD Ngoài ra, còn có các dịch vụ gia tăng như tư vấn, đào tạo và lập trình tùy biến khoảng 3,478 USD Tổng chi phí doanh nghiệp phải trả là 234,958 USD.
1 năm sử dụng ERP SaaS Sau khi có được chi phí triển khai ERP SaaS ta sẽ tính được NPV thông qua Excel trong 5 năm như sau:
Hình 4.3: NPV trong 5 năm khi triển khai ERP theo phương pháp ERP SaaS
Nguồn: Nhóm tác giả tổng hợp
NPV= 6,142,198.23 > 0 thì có nghĩa là đầu tư sẽ có thể thêm giá trị cho doanh nghiệp, dự án sử dụng phương pháp ERP SaaS được chấp nhận
4.2.4 Đánh giá, lựa chọn phương pháp phù hợp
Sau khi tính toán NPV của hai phương pháp ERP, chúng ta nhận thấy rằng NPV của ERP SaaS cao hơn nhiều so với ERP on Premise Điều này cho thấy rằng, đối với các doanh nghiệp cỡ trung bình như Tổng công ty Tân Cảng Sài Gòn, việc triển khai ERP theo phương pháp SaaS sẽ phù hợp hơn và mang lại sự phát triển bền vững trong tương lai.
Theo các chuyên gia ERP, việc lựa chọn phương pháp triển khai phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, thời gian triển khai và nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp Do đó, họ đưa ra những lời khuyên quan trọng để giúp doanh nghiệp có quyết định đúng đắn trong quá trình triển khai ERP.
Chọn phương pháp ERP SaaS nếu:
- Không đủ khả năng đầu tư ban đầu lớn
- Cần triển khai nhanh chóng
- Không yêu cầu nhiều tùy chỉnh
- Có ít hoặc không có nhân viên CNTT
- Muốn tích hợp giải pháp ERP với các dịch vụ hoặc phần mềm khác ngay bây giờ hoặc trong tương lai
- Có nhiều vị trí cần sử dụng hệ thống đồng thời
- Có thoải mái khi thuê bên ngoài bảo mật, sao lưu và lưu trữ dữ liệu
- Thích giao diện dựa trên web và truy cập di động tốt hơn
Chọn một hệ thống ERP on Premise nếu:
- Duy trì một trung tâm dữ liệu lớn và số lượng nhân viên CNTT
- Yêu cầu tùy chỉnh rộng rãi
Các quy trình kinh doanh, bao gồm hệ thống thực thi sản xuất hiện tại và lập kế hoạch, lập lịch nâng cao, cần một lượng băng thông lớn để hoạt động hiệu quả.
- Cần truy cập ngay cả trong thời gian Internet ngừng hoạt động
- Muốn duy trì quyền kiểm soát phần mềm và dữ liệu
Tổng công ty Tân Cảng Sài Gòn nổi bật với hệ thống quản lý nguồn lực hiệu quả, được phát triển bởi đội ngũ nhân lực IT nội bộ Doanh nghiệp này không chỉ khẳng định quy mô lớn mà còn thể hiện sự đầu tư mạnh mẽ vào công nghệ thông tin.
Tổng công ty Tân Cảng Sài Gòn có 41 nghiệp lớn với nguồn tài chính mạnh và đội ngũ nhân lực IT dồi dào, đáp ứng nhu cầu truy cập khi không có Internet và dẫn đầu trong chuyển đổi số Công ty áp dụng nhiều ứng dụng và phần mềm như TOPX, TOPOVN, WMSVN, PortOCR, yêu cầu một hệ thống ERP hiệu quả để quản lý và duy trì chúng Giải pháp ERP được xây dựng dựa trên nhu cầu cụ thể, giúp giải quyết nhiều yêu cầu theo mô hình kinh doanh của công ty Hơn nữa, công ty có khả năng cải tiến, thay đổi cấu hình và nâng cấp hệ thống mà vẫn giữ lại các tính năng đã được sửa đổi.
Chi phí triển khai ban đầu của ERP on Premise cao hơn so với phương pháp SaaS, nhưng doanh nghiệp sẽ sở hữu giấy phép vĩnh viễn cho phần mềm mà không cần trả phí hàng tháng Các doanh nghiệp lớn hiện nay ưu tiên triển khai ERP on Premise nhờ vào lợi ích lâu dài mà nó mang lại Theo thời gian, chi phí hàng tháng của ERP SaaS có thể tích lũy và đạt con số lớn, tương đương với chi phí triển khai ban đầu của ERP on Premise Do đó, lựa chọn ERP on Premise là phương pháp phù hợp cho Tổng công ty Tân Cảng Sài Gòn.
Thiết kế và xây dựng 1 hệ thống mini-ERP của một doanh nghiệp cụ thể (hư cấu) (3.0 điểm)
Giới thiệu phần mềm Odoo
5.1.1 Sơ lược đôi nét về phần mềm Odoo
Odoo, hay còn gọi là Open ERP, được thành lập bởi Fabien Pinckaers vào năm 2005 Đây là một bộ sưu tập ứng dụng đa dạng, bao gồm các mô-đun như CRM, quản lý bán hàng, thương mại điện tử, quản lý kho, quản lý mua hàng, kế toán và quản lý nhân sự Tất cả các mô-đun này đều thuộc về phần mềm lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP).
5.1.2 Khái niệm Odoo ERP – Tổng quan về phần mềm Odoo ERP
Odoo là phần mềm ERP mã nguồn mở với khả năng tùy chỉnh và phát triển vô hạn Bên cạnh các module mặc định như CRM, POS và Sales, người dùng có thể tạo ra nhiều ứng dụng mới để tích hợp cho doanh nghiệp trên nền tảng Odoo.
5.1.3 Lợi ích khi triển khai phần mềm Odoo ERP
− Phần mềm toàn diện cùng kho ứng dụng đa dạng
− Công nghệ được cập nhật liên tục
− Tích hợp các phần mềm khác.
Giới thiệu về công ty PepsiCo
PepsiCo là một trong những công ty giải khát và thực phẩm hàng đầu thế giới, có hơn 100 năm hoạt động và phát triển nhanh chóng Sản phẩm của PepsiCo được tiêu thụ hơn 1 tỷ lần mỗi ngày tại hơn 200 quốc gia, nhờ vào đội ngũ nhân viên lên tới 285.000 người.
PepsiCo, công ty có doanh thu hàng năm lên tới 70 tỷ USD, đang ghi nhận sự tăng trưởng mạnh mẽ Họ cung cấp đa dạng sản phẩm, từ những món ăn vui nhộn, năng động đến các lựa chọn tốt cho sức khỏe, đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng hiện đại.
Tập trung các sản phẩm hàng tiêu dùng, chủ yếu vào thực phẩm tiện dụng và nước giải khát
− Nước uống có gas: Pepsi, 7UP, Mirinda, Mountain Dew, C.C Lemon, Nước uống tăng lực (Sting)
− Nước uống đóng chai, giải khát: Aquafina
− Nước trái cây: Tropicana Twister: Nước cam ép Twister
Việc sử dụng Odoo của công ty PepsiCo
5.3.1 Lợi ích khi sử dụng Odoo
－ Nhiều mô-đun và tích hợp
－ Thực hiện nhanh chóng bằng cách điều chỉnh các quy trình
－ Tăng trưởng có kế hoạch
－ Cải thiện trải nghiệm khách hàng
－ Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp lựa chọn Odoo là hệ thống ERP chính là khả năng thích ứng của phần mềm khi doanh nghiệp mở rộng quy mô
5.3.2 Yêu cầu của công ty PepsiCo khi sử dụng Odoo
Để tối ưu hóa lượng tồn kho, cần kiểm tra thường xuyên số lượng hàng hóa và tự động liên lạc với nhà cung cấp nhằm đảm bảo nguồn cung kịp thời Điều này giúp duy trì một lượng hàng tồn kho nhất định, đáp ứng nhu cầu khách hàng mà không thừa hoặc thiếu.
− Quản lý tài chính của công ty
− Giảm bớt các công việc thủ công
Thiết lập quy trình mua hàng chuẩn giúp tối ưu hóa kế hoạch mua sắm một cách nhanh chóng và chính xác, đồng thời theo dõi kiểm soát lượng hàng tồn kho và hàng bán ra, nhằm giảm thiểu chi phí một cách hiệu quả nhất.
Quy trình chăm sóc khách hàng liên tục cập nhật và giải quyết nhanh chóng các thắc mắc, đảm bảo chất lượng dịch vụ và mang lại sự hài lòng cho khách hàng.
− Tránh gián đoạn trong sản xuất kinh doanh
− Giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả
− Giao diện dễ sử dụng
Thực trạng của công ty khi sử dụng phần mềm Odoo và giải pháp
Triển khai ERP tại Việt Nam hiện đang gặp nhiều thách thức, với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý doanh nghiệp còn hạn chế Phần mềm Odoo nổi bật với nhiều ưu điểm, giúp cải thiện hiệu quả quản lý và tối ưu hóa quy trình kinh doanh cho các công ty.
− Kho ứng dụng đa dạng
− Giải pháp quản lý toàn diện
− Linh hoạt, dễ mở rộng và ra quyết định nhanh
− Bắt kịp xu hướng công nghệ
− Giá cả đắt đỏ của phần mềm
− Khả năng tương thích ngược chưa được đánh giá cao
− Khó khăn trong việc thiết lập
− Thiếu sự hỗ trợ từ Odoo
− Khó khăn trong việc duy trì hệ thống
− Odoo cho phép người dùng 15 ngày miễn phí dùng thử để trải nghiệm toàn bộ tính năng
− Nâng cấp phiên bản như các phiên bản Odoo 12 hay Odoo 13…
− Tổ chức training triển khai Odoo một cách sâu rộng cho đội ngũ lập trình viên
Các nhược điểm nêu trên có thể được khắc phục hiệu quả thông qua sự hỗ trợ của các công ty thứ ba, đối tác của Odoo, chuyên tư vấn, triển khai và tùy chỉnh giải pháp cho khách hàng.
Khách hàng có thể liên hệ với Magenest, đối tác chính thức của Odoo tại Việt Nam, để nhận tư vấn chuyên nghiệp từ đội ngũ có 6 năm kinh nghiệm triển khai giải pháp cho nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Quy trình trên Odoo của PepsiCo
5.5.1 Quy trình mua hàng của PepsiCo
Hình 5.1: Quy trình mua hàng
Nguồn: Nhóm tác giả tổng hợp
Bộ phận kế hoạch cần nhanh chóng yêu cầu cung ứng sản phẩm khi phát hiện kho hàng thiếu hụt, tức là lượng hàng trong kho thấp hơn mức tối thiểu quy định cho việc tái cung ứng.
Bước 2: Bộ phận mua hàng PepsiCo lập tức tạo đơn mua hàng
Bước 3: Tiến hành xác nhận đơn mua hàng
Khi hàng hóa được giao từ nhà cung cấp, kho vận sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng Nếu hàng hóa đạt yêu cầu, sẽ được nhập kho và xuất phiếu nhập hàng, đồng thời lập hóa đơn và chuyển cho phòng kế toán để thanh toán Ngược lại, nếu hàng không đạt chất lượng, sẽ được trả lại cho nhà cung cấp.
5.5.2 Quy trình bán hàng của PepsiCo
5.5.2.1 Quy trình bán hàng đủ sản phẩm thanh toán bằng đặt cọc
Hình 5.2: Quy trình bán hàng đủ sản phẩm thanh toán bằng đặt cọc
Nguồn: Nhóm tác giả tổng hợp
Bước 1: Sau khi nhận được yêu cầu đặt hàng, phòng bán hàng sẽ tiến hành tạo đơn bán hàng
Quá trình kiểm tra bao gồm việc xác minh tồn kho, tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, ngày hết hạn thanh toán và điều khoản thanh toán trong thời gian cố định Nếu số lượng sản phẩm trong kho đáp ứng yêu cầu, sẽ gửi email xác nhận cho khách hàng.
Bước 2: Khách hàng xác nhận, phòng bán hàng tạo hóa đơn
Khách hàng có thể lựa chọn hình thức thanh toán bằng cách đặt cọc một tỷ lệ phần trăm trên tổng hóa đơn, với yêu cầu tối thiểu là 50% từ công ty PepsiCo Trong một số trường hợp đặc biệt, khách hàng cũng có thể đặt cọc một số tiền cụ thể.
Bước 3: Xác nhận lại và gửi cho phòng kế toán hóa đơn vừa tạo
Bước 4: Phòng kế toán tiến hành nhận thanh toán đặt cọc trước của khách hàng
Bước 5: Sau khi ghi nhận thanh toán, bộ phận kế toán liên lạc với bộ phận kho vận để giao hàng cho khách
Bước 6: Nếu sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng, quá trình giao hàng sẽ diễn ra thành công Ngược lại, nếu chất lượng không đạt, sản phẩm sẽ được trả lại để thay thế và giao hàng lại.
Bộ phận kho vận sẽ thông báo cho phòng bán hàng đã giao hàng thành công để tạo hóa đơn thu số tiền còn lại từ khách hàng
Sau khi bộ phận bán hàng thông báo, phòng kế toán sẽ nhận hóa đơn còn lại và tiến hành ghi nhận thanh toán cho số tiền còn lại mà khách hàng phải trả.
5.5.2.2 Quy trình bán hàng thiếu sản phẩm thanh toán ngay
Hình 5.3: Quy trình bán hàng thiếu sản phẩm thanh toán ngay
Nguồn: Nhóm tác giả tổng hợp
Khi nhận được yêu cầu đặt hàng từ khách, phòng bán hàng sẽ tạo đơn bán hàng bằng cách kiểm tra tồn kho, tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, ngày hết hạn thanh toán và điều khoản thanh toán Nếu số lượng hàng trong kho không đủ, bộ phận bán hàng sẽ gửi email xác nhận với khách hàng về số lượng hiện có và thông báo số lượng còn thiếu sớm nhất có thể.
Bước 2: Nếu khách hàng đồng ý, tiến hành xác nhận đơn hàng đã tạo đồng thời tạo phần dở dang Nếu khách hàng không đồng ý, đơn hàng sẽ bị hủy
Sau khi đơn hàng được xác nhận, bộ phận kho sẽ liên hệ với kho vận để giao hàng theo số lượng có sẵn Hàng hóa sẽ được đánh giá kiểm tra chất lượng; nếu đạt yêu cầu, hàng sẽ được giao thành công, ngược lại, nếu không đạt, hàng sẽ được trả về kho và thay thế bằng sản phẩm khác.
Khi số lượng hàng trong kho giảm xuống dưới mức tối thiểu, bộ phận mua hàng sẽ nhận yêu cầu báo giá từ nhà cung cấp Sau khi xác nhận, kho vận sẽ tiến hành đánh giá chất lượng và nhận hàng để nhập kho Ngay khi hàng được nhập kho, bộ phận kho sẽ chịu trách nhiệm xuất hàng cho các đơn hàng dở dang trước đó.
Bước 5: Bộ phận bán hàng tiến hành tạo hóa đơn, với hình thức thanh toán là thanh toán một lần bằng tiền mặt Hóa đơn sau đó được gửi đến bộ phận kế toán để ghi nhận thanh toán.
5.5.2.3 Quy trình bán hàng khách hàng thanh toán dư
Khi khách hàng thanh toán, quy trình bán hàng sẽ ghi nhận số tiền dư nếu sản phẩm đủ hoặc thiếu Bộ phận kế toán sẽ trừ số tiền này vào lần mua tiếp theo của khách hàng.
5.5.3 Quy trình tuyển nhân sự
Hình 5.4: Quy trình tuyển dụng nhân sự
Nguồn: Nhóm tác giả tổng hợp Đề xuất nhu cầu tuyển dụng
Khi các bộ phận trong công ty cần tuyển dụng nhân lực, trưởng bộ phận sẽ thông báo số lượng cần thiết cho bộ phận nhân sự Sau khi nhận được yêu cầu, bộ phận nhân sự sẽ tiến hành quy trình tuyển dụng để đáp ứng nhu cầu này.
Thực hiện nhận hồ sơ ứng tuyển
Bước 1: Ứng viên gửi đơn ứng tuyển, công ty sẽ nhận được hồ sơ ứng tuyển của ứng viên
Bước 2: Lúc này công ty đã nhận được hồ sơ của ứng viên và tiến hành xem hồ sơ
Hồ sơ nhận được bao gồm những thông tin kèm theo, file CV đính kèm ứng viên đã gửi
Bước 3: Tiến hành đặt lịch phỏng vấn cho ứng viên
Sau khi xác định lịch phỏng vấn, nhóm sẽ liên lạc với ứng viên qua email hoặc số điện thoại Nếu công ty chọn phương thức liên lạc qua email, ứng viên sẽ nhận được thông tin chi tiết về buổi phỏng vấn.
Sau khi nhận được email thông báo lịch hẹn phỏng vấn, ứng viên sẽ bắt đầu tham gia vào quá trình phỏng vấn, trong đó diễn ra buổi phỏng vấn lần đầu.
Nếu ứng viên không thành công trong phỏng vấn, công ty sẽ lưu trữ hồ sơ để có thể tham khảo sau này Đồng thời, lý do từ chối sẽ được ghi lại và email tự động sẽ được gửi đến ứng viên.
Lưu ý: Muốn khôi phục hồ sơ của ứng viên thì chọn khôi phục Nếu khôi phục, hồ sơ ứng viên sẽ quay về quy trình thẩm định ban đầu
Bước 7: Nếu ứng viên qua vòng thử thách 2 thì tiến hành đề xuất hợp đồng
Bước 8: Sau khi tiến hành đề xuất hợp đồng với ứng viên thì ta tiếp tục tiến hành tạo hồ sơ nhân viên cho ứng viên